Agendabundel
Tekst van het document
plaatsvinden, waarbij geen politiek
beide gemeenten nooit openbaar. De
voor de raadsvergadering en voor de
debat of besluitvorming plaatsvindt
bijbehorende agenda en documenten
vergaderingen van raadscommissies,
maar die een informerend dan wel
van de niet openbare bijeenkomsten
die zijn ingesteld op grond van artikel
beeldvormend karakter hebben.
zijn ook niet openbaar.
82 Gemeentewet en de besluitvorming
Het gaat dan bijvoorbeeld om technische sessies met ambtenaren of bijeenkomsten met zowel raadsleden
“Voor een goed functionerend openbaar bestuur is het cruciaal dat politieke besluitvorming helder en zichtbaar is voor burgers.” 30
(en eventueel leden van het college) als burgers. Dit type bijeenkomsten wordt niet gereguleerd in de Gemeentewet. Van belang is dat tijdens deze bijeenkomsten geen besluitvorming of finale beraadslaging kan plaatsvinden. Die behoren op grond van de wet altijd in een raadsvergadering plaats te vinden (zie ook antwoord op Kamervragen 3491 31-8-2023).
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
2.1 Reglementen en verordeningen De verordening auditcommissie
Verordening gemeentelijke
Beide verordeningen bevatten
Rekenkamer
een artikel waarin is opgenomen
Er zijn geen constateringen gedaan
dat de auditcommissie een
waarbij de werking afwijkt van de
overlegplatform is tussen accountant,
verordening.
Rekenkamercommissie en college (Roerdalen) ofwel afstemmingsoverleg
Verordening ambtelijke bijstand
over de voorgenomen audits voor
Er zijn geen constateringen gedaan
accountant, Rekenkamercommissie en
waarbij de werking afwijkt van de
college (Maasgouw). Zie ook bijlage 4.
verordening.
Daarnaast hebben beide gemeenten
Gedragscode integriteit
op grond van de verordening
volksvertegenwoordigers en
gemeentelijke Rekenkamer 2023
gedragscode burgemeester
een raadsbesluit genomen voor de
en wethouders (Roerdalen) en
bemensing van een klankbordgroep
gedragscode politieke ambtsdragers
Rekenkamer. Als doelstelling is hierin
en protocol integriteitsmeldingen
opgenomen: De klankbordgroep zal
(Maasgouw)
als gespreks- en sparringpartner
Ten aanzien van deze gedragscodes
fungeren voor de Rekenkamer.
zijn er geen constateringen gedaan
Periodiek en/of op verzoek van een
waarbij de werking afwijkt van de
van beide partijen kan informatie-
regeling.
uitwisseling plaatsvinden, waarbij de onafhankelijkheid van de Rekenkamer
Processtappen/werkinstructies
voorop staat. Daarnaast heeft de
omtrent het bestuurlijk
klankbordgroep de opdracht om
besluitvormingsproces
de vacatures voor leden voor de
De processtappen van het interne
Rekenkamer in te vullen.
besluitvormingsproces zijn uitgebreid beschreven. De werking van het interne
In de praktijk vindt er afstemming
proces maakt geen onderdeel uit van
plaats tussen raad en Rekenkamer
dit onderzoek.
via de klankbordgroep en niet via de auditcommissie.
Openheid in het proces, kracht in het besluit
31
2.2 Verschillen tussen Roerdalen en Maasgouw
Ten aanzien van de reglementen en verordeningen komen de volgende verschillen naar voren: Het reglement van orde gemeenteraad
In grote lijnen zijn de reglementen gelijk aan elkaar. De meest opvallende verschillen zijn: •
Gemeente Roerdalen biedt haar burgers de gelegenheid om gebruik te maken van het spreekrecht tijdens de raadsvergadering (art.12). De gemeente Maasgouw heeft deze mogelijkheid voor haar burgers niet in het reglement opgenomen. Bij de gemeente Roerdalen wordt de voorkeur gegeven om te spreken vanaf het spreekgestoelte (art.13.6). De gemeente Maasgouw heeft deze voorkeur niet in haar regeling opgenomen.
•
Bij de gemeente Maasgouw zijn de vergaderingen van het presidium in de praktijk altijd opgesplitst in twee delen: de agendacommissie en het seniorenconvent. Bij de gemeente Roerdalen is in de huidige regeling het seniorenconvent niet meer opgenomen en er wordt ook niet meer mee gewerkt.
Gemeente Roerdalen heeft in aanvulling op deze regeling nadere instructies uitgewerkt bijvoorbeeld over emailvragen en technische (email)vragen over geagendeerde onderwerpen. Gemeente Maasgouw heeft geen nadere instructies uitgewerkt.
Raads(advies)commissie
Instelling raadscommissie De gemeente Maasgouw heeft in artikel 2 van de verordening opgenomen dat er één raadscommissie is. Bij de gemeente Roerdalen is een raadscommissie opgenomen in artikel 2 van het reglement. In de praktijk werkt de gemeente Roerdalen met meerdere raadscommissies. In artikel 17 van de verordening heeft de gemeente Maasgouw het spreekrecht voor burgers opgenomen. De gemeente Roerdalen kent uitgebreid spreekrecht, in twee termijnen, bij commissievergaderingen en daarnaast (in)spreekrecht bij raadsvergaderingen. Taken Gemeente Maasgouw heeft in haar verordening opgenomen dat de taken bestaan uit beeldvorming, oordeelsvorming, het aangeven welke voorstellen als hamerof bespreekstuk op de concept-raadsagenda komen te staan en het voeren van overleg met het college over de verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen die ter voorbereiding zijn voorgelegd. →
32
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
2.2 Verschillen tussen Roerdalen en Maasgouw Raads(advies)commissie (vervolg)
De taken van de raadscommissie in de gemeente Roerdalen bestaan uit het advies uitbrengen over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking heeft, kan advies uitbrengen over andere onderwerpen en voert overleg met het college over in de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur. Samenstelling Gemeente Roerdalen Elke fractie is met maximaal 2 leden vertegenwoordigd (art. 4.5). Per fractie kunnen maximaal 6 leden, niet zijnde raadsleden, worden benoemd (art. 4.2). Raasleden, niet zijnde de commissieleden, kunnen tijdens de vergadering optreden als lid van de raadscommissie (art.4.4). Tijdens de vergadering kunnen de leden van de fractie per agendapunt wisselen (art.4.6). Gemeente Maasgouw Een fractie heeft in de raadscommissie net zoveel zetels als in de raad. Voor fracties met 1 raadszetel wordt 1 extra commissiezetel toegevoegd (art. 4.1). De fractie mag tijdens de commissievergadering de bezetting van de commissiezetels per agendapunt wijzigen (art. 4.2). De raad benoemt maximaal 7 burgerleden per fractie (art. 4.4). Voor wat betreft de samenstelling geldt dat zowel raadsleden als burgerleden commissielid kunnen zijn (art. 1).
Gedragscode
Gemeente Roerdalen heeft twee gedragscodes opgesteld, één voor volksvertegenwoordigers en één voor burgemeester en wethouders. De gemeente Maasgouw heeft één gedragscode voor politieke ambtsdragers (inclusief burgemeester en wethouders). Inhoudelijk zijn er geen noemenswaardige verschillen.
Processtappen/ werkinstructies omtrent het bestuurlijk besluitvormingsproces
Op hoofdlijnen verloopt het proces nagenoeg hetzelfde. Een verschil dat opvalt is dat binnen de gemeente Roerdalen bij de auteur bij de start van een proces een kick-off organiseert (fase nul), waarin de steller het onderwerp toelicht aan de betrokkenen en haalt op waar, vanuit de diverse contexten, rekening mee gehouden dient te worden bij de uitwerking. (Aanbeveling voor Maasgouw). Beide gemeenten werken aan het verbeteren van de kwaliteitscontrole op de dossiers aan de voorkant van het proces. Bij de gemeente Maasgouw is de kwaliteitscontrole ingevoerd in januari 2025.
Openheid in het proces, kracht in het besluit
33
Hoofdstuk 3 Bevindingen Interviews In dit hoofdstuk worden de bevindingen gepresenteerd die zijn voortgekomen uit de interviews die in het kader van dit onderzoek zijn afgenomen. In paragraaf 1 wordt hierbij ingezoomd op de bevindingen van Maasgouw; en in paragraaf 2 op de bevindingen van Roerdalen. De focus ligt daarbij op het perspectief van het gemeenteraadslid: hoe ervaart de raad het besluitvormingsproces en welke rol speelt zij daarin? Om dit perspectief goed te kunnen duiden en in context te plaatsen, zijn daarnaast ook andere sleutelactoren geïnterviewd, waaronder de burgemeester, wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.
34
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.1 Gemeente Maasgouw Bijsturingsmogelijkheden in het besluitvormingsproces
Of binnen het besluitvormingsproces kan worden ingespeeld op veranderende omstandigheden en/of bijgestuurd kan worden, is afhankelijk van de situatie en voorgaande besluitvorming. Gemeenteraadsleden geven aan in sommige gevallen ‘met de rug tegen de muur’ te staan bij de besluitvorming. Een veelvuldig genoemd voorbeeld hiervan is als een Gemeenschappelijke Regeling geagendeerd is. In dat geval zijn de mogelijkheden beperkt om een afwijkend besluit te nemen. In andere gevallen zijn de mogelijkheden om bij te sturen in het besluitvormingsproces toereikend. Zo kunnen tussen bijvoorbeeld tussen de commissie- en de raadsvergadering zaken zich voordoen, die invloed hebben op het raadsbesluit. Het komt ook voor dat om moverende redenen agendapunten door worden geschoven naar een andere vergadering. Een andere mogelijkheid is om de vergadering te schorsen om ‘ad hoc’ te bespreken hoe bijgestuurd kan worden (bijv. in geval van een deadline).
Voorafgaand aan commissieen raadsvergadering
Raadsleden worden in de aanloop naar een commissie- en raadsvergadering via verschillende kanalen geïnformeerd: onder andere via raadsinformatiebrieven, themabijeenkomsten, informatieavonden, werkgroepen en via vergaderstukken in relatie tot de commissie- en raadsvergaderingen. Een aantal kanalen wordt hier nader toelicht. Informatieavonden Allereerst organiseert de gemeente met regelmaat informatieavonden voor burgers, welke ook voor raadsleden interessant zijn. Deze bijeenkomsten zijn niet alleen voor burgers interessant, maar ook voor Raadsleden, die tijdens deze bijeenkomsten al op kunnen halen hoe er ‘buiten’ tegen onderwerpen aangekeken wordt. Raadsinformatiebrieven en themabijeenkomsten In 2024 stuurde het college van burgemeester en wethouders 58 raadsinformatiebrieven naar de gemeenteraad; en hield 27 themabijeenkomsten om de raadsleden en burgerleden te informeren over een breed scala aan onderwerpen (Waekblaad, 2025). De tevredenheid over de themabijeenkomsten is wisselend. Een aantal geïnterviewden is tevreden over deze bijeenkomsten, gezien dit wat meer open en ‘ongeremder’ voelt. Tegelijkertijd klinken er overwegend kritische geluiden over de themabijeenkomsten: •
De themabijeenkomsten zijn niet direct gelinkt aan een commissie- en raadsvergadering. Soms vinden de bijeenkomsten al maanden voorafgaand aan agendering in de gemeenteraad plaats.
•
Er is onduidelijkheid of de themabijeenkomsten puur informatief (dienen te) zijn; of dat het verkennen, dan wel toetsen van de richting (ook) het doel is. Ervaring is namelijk dat ook gevoeld wordt wat de raad ergens van vindt. →
Openheid in het proces, kracht in het besluit
35
3.1 Gemeente Maasgouw Voorafgaand aan commissieen raadsvergadering (vervolg)
•
De themabijeenkomsten zijn niet openbaar en er zijn geen notulen. Dit staat (mede in relatie tot het vorige aandachtspunt) volgens sommige geïnterviewden haaks op de democratische legitimatie/transparantie: “Het voelt een beetje als achterkamertjespolitiek” (geïnterviewde, 2025).
•
Er zijn geen leesstukken en een eventuele presentatie wordt vrij laat gedeeld, waardoor een gedegen voorbereiding niet echt mogelijk is en een ad hoc discussie ontstaat.
Een idee, mede in relatie tot voorgaande kritische geluiden, van een aantal geïnterviewden is om de onderwerpen van de themabijeenkomsten te laten landen in de commissievergadering - en deze eventueel meer thematisch op te zetten. Hiermee wordt niet alleen de openbaarheid een dienst bewezen (weg van het gevoel van de ‘achterkamertjespolitiek’), maar wordt ook het politieke debat gestimuleerd. Zie ook: ‘Verloop commissie- en raadsvergadering’ en ‘Vergadercultuur’. Werkgroepen Naast de themabijeenkomsten wordt er soms ook een tijdelijke werkgroep opgezet, gericht op een specifiek beleidsterrein met als belangrijkste doel om voorbereidend werk te verrichten voor de gemeenteraad. Een voorbeeld hiervan is de werkgroep wonen, waar onder meer de wethouder, een of twee fractiespecialisten van elke partij en (op uitnodiging) de ambtenaren zitting in hebben. Deze werkwijze verdient volgens de deelnemers ook navolging op andere beleidsterreinen. De geïnterviewden zijn overall gezien dus tevreden over het functioneren van de werkgroepen, gezien het onder meer draagvlak creëert. Tour de Maasgouw Tot slot is er ‘Tour de Maasgouw’. Hierbij gaan de gemeenteraadsleden, ambtenaren en college samen op pad om burgers, ondernemers of verenigingen te ontmoeten. De ‘tour’ vindt zo’n drie tot viermaal per jaar plaats.
De tour is erop gericht om meer verdieping te krijgen op een bepaald onderwerp (eventueel in aanwezigheid van externe deskundigen om de ins en outs gepresenteerd te krijgen). Voorbeelden van locaties die zijn bezocht zijn de bunkerhaven en stichting Wel.Kom. Geïnterviewden vinden het prettig om op deze manier meer over een onderwerp te weten te komen. De tour wordt door sommige geïnterviewden zelfs als ‘best practice’ aangemerkt.
36
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
De Tour de Maasgouw wordt door geïnterviewden als ‘best practice’ aangemerkt.
Openheid in het proces, kracht in het besluit
37
3.1 Gemeente Maasgouw Presidium, agendacommissie, seniorenconvent
Het college beslist om een stuk aan de gemeenteraad ter besluitvorming aan te bieden. Het presidium (de agendacommissie) beslist of een stuk wordt geagendeerd. Het presidium voert de taken overeenkomstig het reglement van orde uit. Het presidium vindt voorafgaand aan de commissievergadering plaats. Het presidium bereidt de voorlopige agenda van de raad en van de raadscommissie voor en stelt ze vast. Het presidium beoordeelt de raadsvoorstellen op basis van het criterium volledigheid. In 2025 is er als test een wijziging doorgevoerd in de bezetting van de agendacommissie. De agendacommissie wordt nu gevormd door: voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raad en voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie. Door de gewijzigde samenstelling maken de fractievoorzitters niet langer onderdeel uit van de agendacommissie. Geïnterviewden geven aan dat deze keuze is gemaakt, omdat er geen ‘politieke kleur’ nodig is om te beoordelen of stukken rijp zijn voor de besluitvorming. Niet alle geïnterviewden hebben het idee dat de raad zich bewust is van (de essentie van) deze reden. Het komt zelden voor dat een stuk niet wordt doorgeleid naar de raadsagenda. Uit de interviews komt verder naar voren dat raadsleden de termen presidium en agendacommissie door elkaar halen.
Daarnaast functioneert het 'Seniorenconvent', dat met name vertrouwelijk de overleggen, uitdagingen, ontwikkelingen en eventueel het functioneren van overlegorganen evalueert. De samenstelling van dit overleg bestaat (sinds 2025, als test) uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. Verslagen van dit overleg worden niet verspreid.
Kwaliteit van de vergaderstukken
De gemeente Maasgouw kent een kwaliteitsteam, met kwaliteitsmedewerkers die zich o.a. focussen op hoe processen (nog) meer ‘lean’ ingeregeld kunnen worden). Er wordt gewerkt middels zaakgericht werken. Sinds januari 2025 vindt er een binnen het ambtelijk proces een kwaliteitscontrole van de raadsvoorstellen plaats door een adviseur bedrijfsvoering. Hierbij wordt onder meer gelet op uniformiteit met het doel om toe te werken naar kwalitatief (nog) betere voorstellen. In sommige gevallen wordt de griffier ook door het ambtelijk apparaat aan de voorkant betrokken om mee te kijken naar de opbouw/samenstelling van een conceptvoorstel (voordat het stuk wordt aangeboden aan het college). Dit is echter geen ‘verplichte stap’. Uit de interviews komt naar voren dat de kwaliteit van de vergaderstukken/ informatievoorziening over het algeheel toereikend is. De vaste onderdelen van een raadsvoorstel (argumenten, kanttekeningen, financieel) geven houvast. Tegelijkertijd zijn er een aantal verbeterpunten aan te merken volgens de geïnterviewden: →
38
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.1 Gemeente Maasgouw Kwaliteit van de vergaderstukken (vervolg)
Tijdigheid Enkele geïnterviewden geven aan dat de stukken niet altijd tijdig worden ontvangen. Zo geeft een geïnterviewde aan dat de “tijdigheid soms wel een aandachtspunt” is. Het komt ook voor dat aan het presidium/agendacommissie om toestemming wordt gevraagd om de stukken die later dan de afgesproken deadline komen, later aan te leveren. Evaluatie Het wordt door diverse raadsleden als waardevol gezien om (meer) aan de voorkant van de besluitvorming aandacht te hebben voor (tussentijdse) evaluatie van het besluit (zie ook de toelichting bij ‘evaluatie’). Bij het nemen van een besluit is er namelijk niet structureel aandacht voor de evaluatie. De meerderheid van de respondenten geeft aan het wenselijk te vinden als evaluatie een standaard onderdeel van het raadsvoorstel zou vormen. Zo geeft een raadslid aan: “Eigenlijk zou er in elk raadsvoorstel een kopje moeten staan dat de evaluatie volgt op moment X; en er dan wordt gekeken wat de effecten zijn”. Rol van burgers Het is voor geïnterviewden nog niet altijd zichtbaar of en hoe burgers (of werkgroepen van burgers, dorpsraden, enzovoort) betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van het raadsvoorstel.
Dit blijkt niet altijd uit de stukken.8 Indien er bijvoorbeeld een bijeenkomst met burgers heeft plaatsgevonden, is het van meerwaarde wanneer hier niet alleen naar wordt verwezen, maar tevens het bijbehorende verslag als bijlage bij de vergaderstukken is opgenomen. Een aantal geïnterviewden geeft aan het wenselijk te vinden als de betrokkenheid van burgers standaard wordt uitgewerkt in een raadsvoorstel (eventueel door dit een standaard onderdeel te maken van de indeling van het raadsvoorstel). Daarnaast geven geïnterviewden aan dat er nog “niet een duidelijke uniforme lijn” is in hoe de gemeente de burgers betrekt bij de totstandkoming van een raadsvoorstel. Scenario’s Er zijn wel eens raadsstukken waar opties in worden uitgewerkt, waar het college dan een keuze uit maakt. Dergelijke opties, die soms al richting geven, worden in de praktijk als prettig ervaren. Echter, het wordt wenselijk geacht om dergelijke scenario’s in meer raadsstukken uit te werken (bijvoorbeeld de light versus medium
Zienswijzen worden bijgevoegd of hiervan wordt
variant). “Dergelijke scenario’s toevoegen aan een raadsstuk maken uiteindelijk de
melding gemaakt in het raadsvoorstel.
besluitvorming beter” geeft een geïnterviewde aan.
8
Openheid in het proces, kracht in het besluit
39
3.1 Gemeente Maasgouw Ambtelijke bijstand
Uit de interviews komt naar voren dat raadsleden vrijwel geen gebruik van ambtelijke ondersteuning maken (bijvoorbeeld bij de voorbereiding van moties of amendementen). Indien hier wel gebruik van wordt gemaakt loopt het verzoek hiertoe formeel gezien (en in de praktijk ook meestal) via de griffier. Incidenteel neemt een raadslid rechtstreeks contact op met een ambtenaar. Echter, het wordt ontmoedigd om rechtstreeks met een ambtenaar in contact te treden. Dit is zo afgesproken om de ambtenaar enerzijds enigszins in bescherming te nemen, maar anderzijds ook om alle raadsleden van dezelfde informatie te voorzien. Zo geeft een raadslid aan: “In aansluiting op een overleg van een werkgroep is een vraag aan een ambtenaar voorgelegd. Eigenlijk hoor je dit via de griffie te vragen. Zij moeten er een bepaald zicht op hebben – ook om de ambtenaren te beschermen”.
Verloop commissie- en raadsvergadering
In 2024 vergaderde de gemeenteraad 7 keer. Er werd over 83 voorstellen een besluit genomen (Waekblaad, 2025). De algemene ervaring van de geïnterviewden is dat het proces behoorlijk gestructureerd verloopt en deadlines nageleefd worden. De gemeentelijke reglementen en verordeningen zijn bekend en geven houvast. Bij gemeenteraadsleden is niet altijd even helder wat er aan een raadsvoorstel vooraf is gegaan (vanuit de ambtenarij, inhoud van burgerbijeenkomsten). Het ambtelijke proces van totstandkoming van een raadsvoorstel bij het college komt, daar heeft de gemeenteraad amper zicht op. Ze krijgen veelal het ‘kant en klare’ stuk met onderbouwing. Binnen de commissievergadering wordt onder meer besproken of een agendapunt een hamerstuk betreft of niet. Het is mogelijk om een stuk weer te ‘onthameren’, bijvoorbeeld als er in de tussentijd een ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Voorafgaand aan de commissievergadering is het mogelijk om technische vragen in te dienen. De antwoorden hierop zijn openbaar en worden voorgaand aan de commissievergadering schriftelijk beantwoord. Tijdens de commissievergadering is het (in principe) niet de bedoeling om nieuwe technische vragen te stellen; een verdiepende of vervolgvraag stellen is toegestaan. Deze werkwijze wordt wisselend ervaren.
De indruk van de oppositie is dat zij relatief meer technische vragen stellen dan de coalitie, gezien ze soms een informatieachterstand hebben (zie ook: ‘Rol oppositie versus coalitie’). In de commissie mogen geen nieuwe technische vragen gesteld worden (alleen n.a.v. de gegeven antwoorden). Dat werd door oppositie als minder prettig ervaren. Voorheen werden alle technische vragen tijdens de vergadering gesteld en dat werkte minder prettig (volgens de geïnterviewden die deze situatie hebben gekend). Een beperkt aantal geïnterviewden is van mening dat ook nieuwe technische vragen tijdens de commissievragen gesteld mogen worden. →
40
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.1 Gemeente Maasgouw Verloop commissie- en raadsvergadering (vervolg)
Naast technische vragen, kunnen raadsleden ook de volgende vragen stellen: •
Raadsvragen en antwoorden zijn niet openbaar, maar wel beschikbaar voor alle raads- en burgerleden. Voor wat betreft de niet openbare vragen, hierover kan een raadslid dus zelf eventueel/waar relevant naar de buitenwereld benoemen dat deze gesteld zijn. Op basis van de documentenstudie blijkt dat in 2024 er 72 raadsvragen gesteld zijn.
•
Schriftelijke vragen (RvO art. 38 vragen) en antwoorden hierop zijn openbaar. Deze worden volgens de geïnterviewden zelden tot niet gesteld bij de gemeente Maasgouw.9
De burgemeester heeft begin 2024 getracht de structuur van de commissievergaderingen te wijzigen. Het voorstel was om van één commissie naar meerdere vak/themacommissies over te gaan. Dit met als voordeel dat specialismen ontwikkelt kunnen worden (en fracties de specialismen onderling verdelen) en meer leden van een partij aan bod kunnen komen. Een aantal fracties vond het voorstel rondom de twee vakcommissies echter te abrupt, waardoor het niet is ingevoerd. Tijdens de commissievergadering is er sprake van weinig debat (zie ook: ‘vergadercultuur’). De oordeelsvorming in de commissie blijft vaak uit, voor het gevoel worden vaak de kaarten (bewust) tegen de borst gehouden. Hierdoor komt het geambieerde BOB-model niet zo zeer tot uitdrukking tijdens de vergaderingen. De bedoeling is dat beeld- en oordeelsvorming in de commissie plaatsvindt en oordeelsen besluitvorming in de gemeenteraadsvergadering. “In de commissie worden de moties niet al aangekondigd. Het is meer een kwestie van wie weet de beste vragen te stellen, daardoor is het moeilijk om te peilen of er andere ideeën zijn” (geïnterviewde, 2025). Een aantal raadsleden geeft aan dat er wel eens voorzichtig wordt geprobeerd om een amendement of motie tijdens de commissievergadering aan te kondigen. In die (uitzonderlijke) situaties wordt meer het debat aangegaan, wat als positief ervaren wordt.
De wens van diverse geïnterviewden is om nog meer (op die manier) het voorbereidend debat met elkaar aan te gaan, gezien dit de kwaliteit van de besluitvorming ten goede komt. Stemverklaringen worden niet vaak al voorafgaand aan de raadsvergadering gedeeld. 9
Vanaf 2023 zijn er geen schriftelijke vragen
gesteld in relatie tot artikel 38 RvO (bron: Ibabs gemeente Maasgouw). Zie ook het artikel van VML Nieuws (5 juli 2024) hieromtrent: https://
“Soms volgt ook al een stemverklaring vooraf; dat betekent dat we dus niet de kaarten tegen de borst houden. Dat geeft veel meer verdieping. De griffie heeft ons
www.vmlnieuws.nl/maasgouw/maasgouw-
opgeroepen om dat vooral te blijven doen: Een aanmoediging om al meer het debat
houdt-raadsvragen-verborgen-voor-publiek/.
op te zoeken; en niet alleen maar te blijven komen met nieuwe vragen. →
Openheid in het proces, kracht in het besluit
41
3.1 Gemeente Maasgouw Verloop commissie- en raadsvergadering (vervolg)
Dat verbetert ook het besluitvormingsproces en dan voorkom je dat één iemand de hele vergadering naar zich toetrekt (waardoor de balans weg is). Soms worden voor ‘het publiek’ de vragen ook wel eens opnieuw gesteld” (geïnterviewde, 2025). De driehoek burgemeester, secretaris en griffier werken in gezamenlijkheid aan het bevorderen van de politieke discussie in de overtuiging, dat dit bijdraagt aan betere besluitvorming. Een geïnterviewde geeft aan dat de digitale toegankelijkheid nog niet aan de maat is (bijvoorbeeld notulen voor doven/slechthorenden; streaming van vergaderingen zouden ondertiteld kunnen worden).
Betrokkenheid burgers
Hoewel ‘belanghebbenden’ in verschillende categorieën kunnen worden onderverdeeld, richt dit onderzoek zich – in het kader van betrokkenheid bij besluitvorming – specifiek op de burgers. Daarbij is de insteek beperkt tot de vraag in hoeverre raadsleden een beeld hebben van de belangen van deze burgers en of zij van mening zijn dat burgers in voldoende mate bij het besluitvormingsproces worden betrokken. Van belang om hierbij op te merken is dat burgers niet zijn geraadpleegd in dit onderzoek. Binnen de gemeente Maasgouw worden burgers op verschillende manieren in het bestuurlijk besluitvormingsproces (actief dan wel passief) betrokken, waarbij zij in de verschillende fases verschillende mogelijkheden hebben om hun inbreng te leveren. Zo kunnen burgers zienswijzen indienen, inspreken bij commissievergaderingen of zich melden bij de dorpscontactpersoon via de rondrijdende ‘keet’. Verder kunnen burgers bij een commissievergadering gebruik maken van spreekrecht (bij een raadsvergadering is die mogelijkheid er niet). Verder wordt voor sommige beleidsonderwerpen de bewonersenquête ingezet. Daarnaast worden informatiebijeenkomsten georganiseerd, welke ook door raadsleden bezocht worden om voeling te houden met wat leeft in de gemeenschap. Raadsleden houden niet alleen via de informatiebijeenkomsten voeling met de burgers.
Zij onderhouden ook zelfstandig contact met hun eigen achterban, al worstelen zij daarbij soms met het spanningsveld tussen draagvlak en het algemeen belang. Uit de interviews komt naar voren dat het de rol van burgers in het besluitvormingsproces een complexe aangelegenheid is. Zo geeft een geïnterviewde aan: “Inwoners betrekken bij belangrijke projecten is van belang. Er kan een verschil zijn in hoe en wanneer je inwoners betrekt in een proces. Liggen er dan al concrete voorstellen of begin je helemaal blanco?” →
42
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
Themabijeenkomsten verkennen soms richting, maar zijn niet openbaar. Dit raakt de democratische legitimatie.
Openheid in het proces, kracht in het besluit
43
3.1 Gemeente Maasgouw Betrokkenheid burgers (vervolg)
Een raadslid geeft aan dat het belangrijk is om niet alleen aan de voorkant de verbinding met burgers te zoeken, maar ook aan de achterkant van het besluitvormingsproces (om de relatie te onderhouden). Aan de voorkant is het belangrijk om te voorkomen dat er verkeerde verwachtingen of aannames ontstaan. Dat de gemeente niet iedereen volledig tevreden kan stellen is onontkoombaar, zo wordt gesteld. Uit de interviews blijkt dat van praktijkvoorbeelden al veel kan worden geleerd. Als voorbeelden – een positief versus een negatief – wordt gewezen op de ‘herinrichting van de kern in Stevensweert’ versus de ‘dijk ten behoeve van de overstromingen in Wessem’. De indruk van de geïnterviewden is dat burgers van de laatstgenoemde kern hebben de aanpak hebben ervaren als het ‘lopen tegen een muur’. Communicatie wordt gezien als het sleutelwoord. Het is van belang dat alle betrokkenen - zowel ambtenaren als bestuurders - zuiver in hun rol goede communicatie met betrokkenen onderhouden. Zo geven meer geïnterviewden aan dat de communicatie met burgers over (te maken) besluiten beter zou kunnen.
Vergadercultuur
Voor wat betreft de vergadercultuur is er uniformiteit onder de geïnterviewden dat deze als ‘braaf’ kan worden aangemerkt (woorden van soortgelijke strekking die genoemd zijn: tam, kalm, open, gemoedelijk, volgzaam, rustig, harmonieus, veilig). Gemeenschappelijke deler is dat men deze cultuur als een kracht ervaart. In de praktijk uit zich deze cultuur onder meer op de volgende wijze: Er wordt politiek gezien niet op de man gespeeld, portefeuillehouders worden zelden onder druk gezet en de samenwerking is constructief. De sfeer is goed en niet vijandig. Door een aantal geïnterviewden wordt de open vergadercultuur als ‘best practice’ aangemerkt. Tegelijkertijd is men zich bewust van de keerzijde/valkuil van deze brave cultuur. Uit de interviews komt naar voren dat de raadsleden weinig (durven te) debatteren. Geïnterviewde raadsleden geven aan dat de burgemeester reeds heeft getracht om het debat meer te prikkelen. Ook vanuit de griffie wordt meer debat gestimuleerd. Echter, het debat blijft (vooralsnog) beperkt. Er is duidelijk behoefte aan meer peper/ wrijving/scherpte/pit in het debat; en er wordt aangegeven dat de oppositie meer het vuur aan de schenen van de coalitie mag leggen. Men is zich ervan bewust dat meer debat de besluitvorming ten goede kan komen: “Op het scherpst van de snede debatteren doen we nooit, maar dat zou wel goed zijn voor de besluitvorming.
Dat zou de verschillen beter blootleggen en voor betere besluitvorming kunnen zorgen. In Maasgouw heerst er een cultuur dat als iemand heel uitgesproken is, dat men dat niet zo ‘chique’ vindt. Daar pas je je stijl wel op aan” (geïnterviewde, 2025). Een aantal geïnterviewden noemt de laatste commissiebespreking van de begroting in 2024 een mooi voorbeeld van meer debat. Het wordt als waardevol aangemerkt om de zienswijze of motie onderling te bespreken, om zodoende te achterhalen waar draagvlak voor is en wat en waarom de raadsleden ergens van vinden.
44
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.1 Gemeente Maasgouw Rol oppositie versus coalitie
De meerderheid van de geïnterviewden geeft aan dat de coalitie soms ook meegaat in een voorstel van de oppositie. Andersom geldt eveneens dat de oppositie ook een goed voorstel vanuit de coalitie kan steunen. Het krachtenveld oppositie versus coalitie wordt niet door alle geïnterviewden (even sterk) herkent. De oppositie ervaart op twee manieren soms een informatieachterstand ten opzichte van de coalitie. Allereerst, de ervaring is dat de coalitie via met name de eigen wethouder eerder en/of meer informatie krijgt. Dit komt omdat de wethouder bij sommige partijen standaard bij het fractieoverleg aansluit (niet bij alle partijen sluit de wethouder standaard aan). Tevens sluiten de wethouders soms ook bij het coalitieoverleg aan (niet standaard). De coalitieleden zijn zich ervan bewust dat dit strikt gezien niet als ‘dualistisch’ kan worden aangemerkt, maar vinden dat het in de praktijk geen afbreuk doet aan het dualistisch handelen/gedachtegoed. De coalitieleden ervaren het juist als waardevol en zien het als handig om bepaalde informatie (al) te krijgen. De coalitieleden geven aan dat er geen sprake is van sturing vanuit de wethouder, maar het doel enkel informeren en duidelijkheid verschaffen is. Als een wethouder de coalitie- of fractievergadering bijwoont, dan is het duidelijk dat de besluitvorming bij de raad ligt.
“Je moet elkaar informeren, maar niet verrassen”, geeft een coalitielid aan. Tegelijkertijd geeft een aantal coalitieleden aan dat de mening van de wethouder en de coalitie uit elkaar kan liggen, maar dat het weinig voorkomt dat de coalitie tegen het voorstel van de wethouder stemt.10
10
In 2024 werd over 83 voorstellen door de
gemeenteraad Maasgouw een besluit genomen. De raad besloot vijf keer anders dan werd voorgesteld. Negen keer vroeg de raad het
Ten tweede, de oppositie hoort soms pas laat of de coalitie met bijvoorbeeld een amendement gaat komen tijdens de raadsvergadering. Dit wordt niet gedeeld in
college nog iets uit te onderzoeken of uit te
de commissievergadering, maar veelal kort voorafgaand aan de raadsvergadering
werken (Waekblaad, 2025).
waardoor de tijd om gedegen inhoudelijk te reageren kort kan zijn.
Reactief opereren (‘nu’) vs. proactief opereren (‘ontwikkelwens’)
Uit de interviews komt naar voren dat de handelswijze van de gemeenteraad in relatie tot het proces van bestuurlijke besluitvorming overwegend reactief is. De gemeenteraad heeft grotendeels een afwachtende en volgende houding, waardoor de regie over het proces van kaderstelling weinig bij de gemeenteraad ligt. Dat betekent in de praktijk niet dat de raad alleen maar reactief haar belangen verdedigd. Ter voorbereiding op sommige kaderstellende documenten vinden er thema- of werkgroep bijeenkomsten plaats, waardoor de raad in die situaties de kans krijgt om meer proactief beleid te beïnvloeden (zie ook: ‘Voorgaand aan commissie/ raadsvergadering’). In andere gevallen waar dergelijke bijeenkomsten (vooraf) niet aan de orde zijn, is de rol van de raad meer beperkt tot het (achteraf) reflecteren op de voorstellen aan het college. →
Openheid in het proces, kracht in het besluit
45
3.1 Gemeente Maasgouw Reactief opereren (‘nu’) vs. proactief opereren (‘ontwikkelwens’) (vervolg)
Bij uitzondering initieert de raad zelf agendapunten, terwijl volgens een aantal respondenten de griffie juist wel daartoe aanspoort. Diverse geïnterviewde gemeenteraadsleden geven aan de wens te hebben dat de gemeenteraad meer proactief zou mogen opereren en dus meer een eigen inbreng mag tonen. Niet gedeeld is hoe de gemeenteraad meer zelf de regie kan nemen bij het formuleren van de actuele agenda en de gewenste richting van de gemeente. Er zijn ook geen ‘gemeenteraadsbrede’ acties ondernomen om dat te bewerkstelligen. Uit de interviews komt naar voren dat de reactieve rol ook samenhangt met de ‘brave’ cultuur die heerst (zie ook: ‘Vergadercultuur’).
Evaluatie in relatie tot besluitvorming
Uit de interviews komen drie soorten ‘aandachtspunten’ naar voren. Aandachtspunt 1 Allereerst is er bij de besluitvorming niet altijd aandacht voor de evaluatie. Zie voor een nadere toelichting: ‘Kwaliteit van de vergaderstukken’. Aandachtspunt 2 Ten tweede is er na de besluitvorming weinig aandacht voor evaluatie. Zo geven geïnterviewden aan: •
“Na de raadsbesluiten kraait er geen haan meer naar, er is nooit een follow up, een evaluatie. Alleen als er extra krediet nodig is, dan komt het verhaal terug (bijvoorbeeld verhoogde prijzen). Dat is wel jammer, je zou eigenlijk eens in de zo veel tijd moeten kijken of de besluiten de gewenste effecten hebben (of niet). Dat gebeurt te weinig”.
•
“Het zou goed zijn om meer alertheid te tonen rondom dossiers die een langere looptijd hebben en deze aan de orde laten komen om tegen het licht te houden/ evalueren hoe de vlag erbij hangt”.
Aandachtspunt 3 Ten derde is evaluatie niet altijd eenvoudig. Een geïnterviewde benadrukt dat evaluatie in besluitvorming complex is, omdat succes lastig te definiëren en te meten is, en het onduidelijk blijft wat er met de uitkomsten van een evaluatie gedaan moet worden.
“Evalueren is lastig, omdat succes moeilijk te meten is en onduidelijk blijft wat er met de uitkomsten gebeurt.” 46
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.1 Gemeente Maasgouw Integriteit en belangenverstrengeling
Zoals uit de documentenstudie blijkt heeft de gemeenteraad van Maasgouw een gedragscode vastgesteld voor politieke ambtsdragers en een protocol integriteitsmeldingen. In de interviews wordt ook gerefereerd aan deze documenten. Het kan voorkomen dat er op basis van de vastgestelde ‘Gedragscode politieke ambtsdragers Maasgouw’ mogelijk sprake is van een integriteitsschending. De gemeente kent daarom ook een protocol integriteitsmeldingen dat helpt om in een dergelijke situatie de juiste stappen te volgen. Het protocol geldt voor raadsleden, burgerleden, wethouders en de burgemeester. In de gesprekken die de Rekenkamer heeft gevoerd is dit protocol niet uitgelicht door de geïnterviewden. De burgemeester heeft op grond van artikel 170, tweede lid, van de Gemeentewet de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. Uit de interviews komt deze sleutelrol van de burgemeester ook naar voren. Daarnaast blijkt uit de interviews dat de burgemeester ook een integriteitskwestie rondom een raadslid heeft afgehandeld. Juist de raadsleden zijn veelal (buiten de gemeenteraad om) actief in de gemeenschap; of hebben familie of kennissen die (neven)functies hebben die kunnen linken aan de besluitvorming.
Uit de gesprekken komt naar voren dat raadsleden met nevenfuncties in principe mogen meestemmen met een onderwerp dat een relatie heeft met nevenfunctie (bijvoorbeeld als iemand bestuurslid is van een lokale vereniging). De beslissing over het wel of niet meestemmen ligt bij het raadslid zelf. Het komt wel eens voor dat iemand zich onthoudt van stemming om redenen/ vanwege een nevenfunctie. Verder blijkt uit de interviews dat ook training en/of onderzoeken helpend kunnen zijn als het gaat om voorkomen van integriteitsissues. De gemeenteraad heeft in het verleden bijvoorbeeld deelgenomen aan een sessie over integriteit. Wethouders worden bij aanstelling op het gebied van integriteit getoetst door een extern bureau, waarbij soms aanbevelingen volgen. Door de geïnterviewden worden soms toch nog dilemma’s ervaren. Enkele voorbeelden: •
Als iemand zich van de coalitie zich terugtrekt om belangenverstrengeling te voorkomen, moet iemand van de oppositie zich dan ook terugtrekken om te voorkomen dat het raadsvoorstel het anders niet zou halen?
•
Als iemand niet meestemt in de raadsvergadering, mag deze persoon dan wel ‘losgaan’ binnen de commissievergadering? Er zijn partijen die hierover zelf afspraken hebben gemaakt.
•
Mag iemand meestemmen als deze zelf van mening is de rollen goed te kunnen scheiden, of moet je de schijn van ook al willen voorkomen? →
Openheid in het proces, kracht in het besluit
47
3.1 Gemeente Maasgouw Integriteit en belangenverstrengeling (vervolg)
Uit de interviews komt naar voren dat de grens in relatie tot integriteit tussen personen kan verschillen; en sommigen ook van mening zijn dat een eventuele schijn van belangenverstrengeling kan afstralen op de raad als geheel. Het gesprek met elkaar aangaan over integriteit/belangenverstrengeling wordt door de geïnterviewden dan ook als belangrijk aangemerkt. De open cultuur (zie ‘vergadercultuur’) die heerst binnen het gemeentebestuur is hierin helpend.
48
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.1 Gemeente Maasgouw
Best practices In de voorgaande uiteenzetting zijn de best practices waar van toepassing reeds benoemd. Samengevat zijn de best practices:
✓
De vergadercultuur en goede verhoudingen die er zijn (respectvol, open met elkaar omgegaan);
✓
De heidag, waarbij acties zijn besproken onder meer in het kader van een soort bestuurlijke vernieuwing;
✓
De ‘Tour de Maasgouw’, waarbij een locatie wordt bezocht om een thema te verkennen;
✓
Vasthouden aan een vaste indeling van raadsvoorstellen (en deze verder uitbouwen).
Openheid in het proces, kracht in het besluit
49
3.2 Gemeente Roerdalen Bijsturingsmogelijkheden in het besluitvormingsproces
Binnen het besluitvormingsproces kan worden ingespeeld op veranderende omstandigheden (te denken valt aan de veranderende markt in relatie tot de zonneenergie) via bijvoorbeeld een ‘nota van wijziging’. Zo’n nota wordt door meerdere geïnterviewden als bijsturingsmogelijkheid genoemd. Met een nota van wijziging (soms inclusief nieuw raadsvoorstel) kan het concept besluit door het college worden aangepast in geval van veranderende omstandigheden. Diverse geïnterviewden refereren - als het gaat om bijsturingsmogelijkheden - ook aan de ‘motie vreemd aan de orde van de dag’. Deze motie kan door een raadslid worden ingediend als iets niet op de agenda staat, maar wel spoedeisend is. Tegelijkertijd komt uit de interviews naar voren dat in algehele zin de besluitvorming bij de complexere dossiers te maken krijgt met vertraging, door bijvoorbeeld vragen, rechtszaken, enzovoort.
Voorgaand aan commissie/ raadsvergadering
Raadsleden worden in de aanloop naar een commissie- en raadsvergadering via verschillende kanalen geïnformeerd, onder meer via vergaderstukken in relatie tot de commissie- en raadsvergaderingen. In 2024 stuurde het college van burgemeester en wethouders 41 raadsinformatiebrieven aan de gemeenteraad. Daarnaast waren er 10 raadswerkgroepen en vonden er 28 informatie-, beeldvormende en themabijeenkomsten11 om raadsleden en burgerleden te informeren over een breed scala aan onderwerpen12. De gemeenteraadsleden gaan soms binnen de gemeente Roerdalen samen op pad om bijvoorbeeld een bedrijf of locatie te bezoeken. Dit vindt niet plaats volgens een vaste cyclus (geijkt aantal momenten per jaar). Themabijeenkomsten vinden minder vaak plaats. De openbaarheid van deze bijeenkomsten is wisselend. Uit de interviews komt naar voren dat er ook wel eens themabijeenkomsten zijn georganiseerd waarbij burgers mogen aansluiten. Er vinden ook informatiebijeenkomsten plaats, om eerder in het traject over een bepaald onderwerp te kunnen spreken (ook met andere belanghebbenden, zoals burgers). “Er is niet een consequente aanpak dat er altijd een beeldvormende bijeenkomst wordt gehouden voordat het stuk wordt voorgelegd aan de raad. Je kunt vooraf
11
Dit is inclusief de bijeenkomsten die in relatie
eigenlijk al bedenken welke onderwerpen zich daar wel voor lenen. Dat zou
tot de Gemeenschappelijke Regelingen zijn
ingevoerd kunnen worden. Er is een termijn kalender die ieder presidium wordt
georganiseerd.
besproken. Je ziet op die lijst ook de thema-avondbijeenkomsten al terug”
12
Bron: https://roerdalen.bestuurlijkeinformatie.nl/
(geïnterviewde, 2025). →
50
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.2 Gemeente Roerdalen Voorgaand aan commissie/ raadsvergadering (vervolg)
In de aanloop naar de commissie -en raadsvergadering vinden voor wat betreft sommige thema’s raadswerkgroepen plaats. Hierbij kan gedacht worden aan thema’s als duurzaamheid of financiën. In elke raadswerkgroep hebben per partij twee raads- en commissieleden zitting. Daarnaast nemen de medewerkers die ambtelijk betrokken zijn bij het onderwerp deel aan de raadswerkgroep. Tot slot sluit de verantwoordelijk wethouder aan, welke veelal meer op de achtergrond bewaakt dat het gesprek over de inhoud gaat, dat kan worden meegedacht en niet te politiek wordt. Het werken met de raadswerkgroep wordt door de geïnterviewden als positief (en soms zelfs als best practice) ervaren omwille van onder meer de volgende redenen: •
Raads- en commissieleden krijgen eerder in het proces een rol/invloed: Hun input kan worden meegenomen in de voorbereiding van stukken.
•
Het wordt door de geïnterviewde als prettig ervaren dat ambtenaren aan tafel zitten om een gezamenlijk gesprek te voeren. “Voor ambtenaren is het fijn om te leren hoe een raadslid kijkt naar een bepaald vraagstuk. Dat geeft ambtenaren veel meer mogelijkheden om kennis over te dragen ten opzichte van de officiële route” (Geïnterviewde, 2025).
•
Een geïnterviewde geeft aan dat het meerwaarde heeft als bij elke raadswerkgroep-bijeenkomst gericht een vraag centraal staat. In dat geval lukt het beter om als raad al kaders mee te geven (bijv. wat gaan we doen, wat zijn ideeën, welke ideeën zijn kansrijk).
Als uitdaging/kanttekeningen komen de volgende punten naar voren voor wat betreft het werken met raadswerkgroepen: •
Er wordt soms een spanningsveld gevoeld met betrekking tot hoever een raads- of commissielid input kan leveren: Raadsleden kunnen niet geheel het beleid bepalen. “Het gevaar is dat ze te veel in de details gaan zitten. Sommigen zitten meer op proces/sturing; en een ander houdt zich veel met details bezig. Het is wel eens schipperen hoe we de rollen voor iedereen duidelijk houden” (Geïnterviewde, 2025).
•
De indruk kan ontstaan dat als een onderwerp via de raadswerkgroep is afgestemd, dat het dan automatisch als hamerstuk naar de gemeenteraad kan
13
Uit het onderzoek komt naar voren dat een
gaan. De raadswerkgroep kan iets voorbereiden, maar de gemeenteraad beslist.
fractie eigenlijk het vertrouwen hoort te geven
De indruk kan ontstaan dat alle raadsleden op de hoogte zijn van alles dat is
aan twee personen om over een bepaald
afgestemd in de raadswerkgroep. De informatie van de raadswerkgroep is niet
onderwerp mee te denken met de ambtenaren en
beschikbaar voor de gehele raad. Dit kan wel via de fractie worden ontsloten.
wethouder en eventueel een voorstel mee voor te bereiden. De oordeelsvorming en besluitvorming over dit voorstel vindt formeel gezien plaats
Zo geeft een geïnterviewde aan: “Nu ben ik afhankelijk van de doorvertaling van wat iemand mij vertelt. Dilemma’s worden daar besproken; en die komen
in een reguliere commissievergadering en
niet altijd in de raad”. De oordeelsvorming vindt daarmee – naar het idee van de
raadsvergadering.
geïnterviewden – niet altijd in het openbaar plaats13.
Openheid in het proces, kracht in het besluit
51
3.2 Gemeente Roerdalen Ambtelijke bijstand
Uit de interviews komt naar voren dat raadsleden beperkt gebruikmaken van ambtelijke ondersteuning (bijvoorbeeld bij de voorbereiding van moties of amendementen of bij het opstellen van een initiatiefvoorstel). Als er contact plaatsvindt in relatie tot een initiatiefvoorstel, dan wordt dat door sommigen gezien als een mooi voorbeeld van hoe het kan. Contact met ambtenaren wordt voor een stukje ook georganiseerd via de raadswerkgroepen. Daarnaast zijn er ook raadsleden die rechtstreeks contact opnemen met ambtenaren, maar dat gebeurt niet structureel. Er is ook weleens discussie over geweest - en het spanningsveld dat dit met zich meebrengt - wordt herkend. Uit de interviews blijkt dat onderling contact voordelen biedt: raadsleden blijven beter op de hoogte, ambtenaren kunnen vragen beter duiden en krijgen meer inzicht in de achterliggende intentie. Tegelijkertijd schuilt er een risico in dit contact: het is niet de bedoeling dat een ambtenaar een raadslid politiek voedt, ten koste van de wethouder.
Verloop commissie- en raadsvergadering
In 2024 vergaderde de gemeenteraad 10 keer (bron: Ibabs gemeente Roerdalen). Het besluitvormingsproces is helder vastgelegd volgens de geïnterviewden. De protocollen worden als dienend ervaren. In algehele zin is er tevredenheid over de wijze waarop het besluitvormingsproces verloopt. Geïnterviewden geven aan dat burgers vaak gebruikmaken van spreekrecht tijdens de commissie- en/of raadsvergadering. Eén geïnterviewde geeft aan het opvallend te vinden dat een raadslid fysiek dient op te staan om te spreken (dus niet via een knop met microfoon op de tafel). Dit vormt een drempel om te spreken: “De meeste raadsleden op de flanken blijven zitten” (geïnterviewde, 2025). Een aantal geïnterviewde raadsleden geeft aan ontevreden te zijn over de lange doorlooptijd van totstandkoming/initiatief tot besluitvorming. Dit staat los van de formele termijn voor het aanleveren van raadsstukken, die in de praktijk niet worden overgeschreden. De periode vanaf het opstellen van een beleidsstuk door een ambtenaar tot het nemen van een besluit in de raad wordt als onnodig lang ervaren. Zo geeft een geïnterviewd raadslid aan: “Het moet niet zo zijn dat ambtenaren al die tijd mogen benutten; en wij maar kort. Men houdt zich stipt aan de weken, daarmee worden we altijd min of meer onder druk gezet. De aanloop duurt vaak lang, uiteindelijk bij besluitvorming sta je vaak met de rug tegen de muur”.
De geïnterviewden geven aan dat voor een ‘spoedje’ na zorgvuldige afweging toch een oplossing wordt gevonden. Er is tevredenheid over de commissiestructuur. De commissie bestaat per onderwerp uit twee leden van de fractie. Per fractie zijn er maximaal zes commissieleden, ongeacht de grootte van de fractie. →
52
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.2 Gemeente Roerdalen Verloop commissie- en raadsvergadering (vervolg)
De bemensing kan daarmee wisselen per bijeenkomst. Er worden drie dagen gereserveerd, maar in de praktijk wordt niet altijd op alle dagen ook daadwerkelijk een commissievergadering gepland. In de commissie wordt op basis van de meerderheid getoetst of een voorstel rijp is voor behandeling in de raad. Daarnaast geeft de commissie een positief of negatief advies, waarbij de vraag ‘waarom’ niet (standaard) aan de orde komt. Tot slot wordt besproken of het een hamerstuk/bespreekstuk betreft. Als iedereen positief is wordt het een hamerstuk. De technische vragen worden voorafgaand aan de commissievergadering gesteld, maar mogen ook tijdens de vergadering nog gesteld worden. Technische vragen mogen worden gesteld door raads -en burgerleden. Er zijn fracties die zelden een technische vraag vooraf al indienen, maar de voorkeur geven aan ‘on spot’ vragen stellen (en andersom). Het komt ook voor dat in de raadsvergadering nog een technische vraag wordt gesteld. Naast technische vragen, kunnen raadsleden ook schriftelijke vragen (RvO art. 33 vragen) stellen. De antwoorden hierop zijn openbaar. Uit de interviews blijkt dat sommige geïnterviewden de indruk hebben dat de oppositie regelmatig schriftelijke vragen indient. In werkelijkheid zijn er in 2024 echter slechts twee van dergelijke vragen door de oppositie gesteld.
Andere geïnterviewden geven juist aan dat er inderdaad terughoudend wordt omgegaan met dit type vragen. Voor burger commissieleden geldt bovendien dat zij geen schriftelijke vragen kunnen indienen. Een geïnterviewde geeft aan dat de situatie hierdoor ontstaat dat raadsleden worden gecontacteerd om alsnog de vraag te stellen. Raadsleden kunnen ook per e-mail vragen stellen. De antwoorden hierop zijn niet openbaar. Diverse raadsleden geven aan dat er nog meerdere e-mailvragen openstaan (sommige al sinds 2024 of zelfs nog uit de vorige collegeperiode). Uit het onderzoek/I-Babs blijkt echter dat dit niet klopt: er staan momenteel slechts twee e-mailvragen open. In de commissievergadering wordt het gesprek tussen fracties onderling – wat is belangrijk voor een goede afweging – niet of nauwelijks gevoerd. “Daarna wordt het politiek en zijn de kaarten al geschud. Het is zelden dat door een debat nog iets schuift en de afweging nog anders wordt gemaakt” (geïnterviewde, 2025). Diverse geïnterviewden geven aan dat het debat/gesprek met elkaar veel meer gevoerd mag worden (zie ook ‘vergadercultuur’). Een geïnterviewde geeft aan dat voor een bepaalde fractie de commissievergadering als proefvijver voor kandidaat raadsleden wordt gezien: “zodat ze toch een beetje politiek kunnen bedrijven in de commissie” (geïnterviewde, 2025).
Er is dus sprake van weinig tot geen oordeelsvorming in de commissievergadering. Na de commissievergadering is er een fractievergadering en coalitievergadering; en dan vindt pas de definitieve oordeelsvorming plaats (met raadsleden, wethouder, commissieleden, fractie-burgers).
Openheid in het proces, kracht in het besluit
53
Het presenteren van scenario’s stelt raadsleden beter in staat om een eigen afweging te maken.
54
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.2 Gemeente Roerdalen Presidium
Het presidium vindt plaats na de commissievergadering. De timing van de vergadering (voorafgaand aan de raadsvergadering) wordt door sommige geïnterviewden als een voordeel ervaren, gezien dit meer flexibiliteit geeft. Alle fracties zijn vertegenwoordigd in het presidium. Tijdens het presidium worden onder meer de volgende zaken besproken: •
Er wordt definitief bepaald of een stuk een hamer/bespreekpunt betreft. Het komt wel eens voor dat een bespreekstuk na verduidelijking in het presidium toch een hamerstuk wordt.
•
Tijdens het presidium ligt ook de termijnkalender voor, waarin de onderwerpen voor de volgende commissie worden bepaald (en het aantal vergaderingen dat daarvoor nodig is). De termijnkalender wordt nauwelijks als ‘stuurinstrument’ gebruikt om de jaaragenda te bepalen of om te komen tot initiatiefvoorstellen. Alleen de aanwezigen van het presidium hebben toegang tot de termijnkalender. Een geïnterviewde laat blijken dat het presidium sterker zou mogen sturen richting het college (betere spreiding van besluiten en dus de werkdruk over het jaar).
•
Het presidium besluit of er een vragen half uurtje voorafgaand aan de raadsvergadering wordt ingezet.
•
Tijdens het presidium worden (bij uitzondering) ook stukken gedeeld die niet in de commissie zijn besproken. Het Presidium doet voorstellen aan de raad over de eigen organisatie van de raad. Een raadsvoorstel voor bijv. de Verordening gemeentelijke Rekenkamer wordt via het Presidium in de routing gebracht voor de raadsvergadering (niet via het college).
•
Er wordt teruggeblikt op de vorige vergadering. Deze evaluatie wordt als waardevol aangemerkt.
•
Tijdens het presidium worden inhoudelijk zaken besproken (losstaand van de raadsagenda). Het komt voor dat aan de burgemeester vragen worden gesteld over bepaalde onderwerpen. Er is ook een rondvraag geagendeerd als: wat verder ter tafel komt. Als hierbij iets aan de orde komt, dan komt dit in het verslag te staan. Het verslag wordt aan alle raadsleden gemaild. Desalniettemin komt uit de interviews het signaal naar voren dat raadsleden die geen zitting hebben in het presidium, geen kennis kunnen nemen van de antwoorden. Aangegeven wordt dat de aanwezige fractievoorzitters hierin wel als doorgeefluik kunnen opereren.
De burgemeester maakt soms gebruik van het seniorenconvent. Formeel kent de gemeente dit niet, maar dan wordt het presidium afgerond om vervolgens bijvoorbeeld verder in te zoomen op een onderwerp als integriteit (hoe daarmee om te gaan).
Openheid in het proces, kracht in het besluit
55
3.2 Gemeente Roerdalen Kwaliteit van de vergaderstukken
Uit de interviews blijkt dat het proces rondom de vergaderstukken – ten behoeve van het verbeteren van de kwaliteit - een aantal jaar geleden onder de loep is genomen. Ambtelijk vindt er om te beginnen een ‘fase nul gesprek’ plaats met de bestuursadviseur. Tijdens dit gesprek komt de essentie/het doel aan bod; en wordt getracht de blik van de ambtenaar te laten verbreden (ook financiële/juridische componenten die bijvoorbeeld van belang zijn). Uit de interviews blijkt dat de bestuursadviseur deze nieuwe werkwijze nog niet consequent inzet omwille van onder meer praktische redenen. Het stuk wordt ook altijd door de teammanager geaccordeerd. Op het moment dat een voorstel aan het college volgt, start nog een kwaliteitscontrole. De juristen en de bestuursadviseur worden dan betrokken om een ‘finale check’ uit te voeren, waarbij onder meer wordt gekeken naar de opbouw van het voorstel en of de geheimhouding en mandatering juist is. De gemeentesecretaris bepaalt daarna of het rijp is voor het college. De griffie vervult in de omgang met gevoelige informatie (in complexe/incidentele gevallen) soms een tussenschakel voordat een voorstel in het college wordt behandeld. Dat wil zeggen dat de griffier soms controleert of op goede gronden geheimhouding wordt opgelegd. Dit is echter geen standaard stap.
Het format voor een raadsvoorstel is nieuw ontworpen, zodat het een duidelijke lijn omvat met betrekking tot opbouw, kanttekeningen besluit, enzovoort. Ten aanzien van de leesbaarheid van de stukken zijn er ook al stappen gezet na een training ‘Schrijven van bestuurlijke stukken’ (op basis van het nieuwe format). Dit wordt door een geïnterviewde zelfs als best practice gezien. Uit de interviews komt naar voren dat voor wat betreft de kwaliteit van de vergaderstukken/informatievoorziening er een aantal verbeterpunten aan te merken zijn. Samenvatting Gezien de omvang van de beschikbare informatie doen een aantal raadsleden de suggestie om – in het besef, dat compactheid en compleetheid met elkaar concurreren – te werken met een oplegvel. Dit oplegvel dient de essenties van het te behandelen voorstel weer te geven. Zo geven geïnterviewden aan: •
“Maak er een soort mini-versie van of voeg een oplegger toe met de belangrijkste punten. Een samenvatting vanuit de gemeente zou daarom erg handig zijn”.
•
“Probeer meer samenvattend bezig te zijn, zodat niet iedereen per se alle documenten hoeft door te worstelen. Het raadsvoorstel zie ik als een oplegvel. Ik ben er voorstander van om de raadsvoorstellen meer te zien als een fatsoenlijke samenvatting van de onderliggende stukken; en daar moet ook het voorstel van het college in zitten waar de raad over moet beslissen”. →
56
Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw
©2025
3.2 Gemeente Roerdalen Kwaliteit van de vergaderstukken (vervolg)
Scenario’s Een aantal geïnterviewden geeft aan dat scenario’s (nog) beter geduid mogen worden in de vergaderstukken. Het gaat dan om meer dan alleen de keuze tussen ‘ja’ en ‘nee’. Zo geeft een geïnterviewde aan: “We kunnen ons nog verbeteren in het weergeven van verschillende scenario’s. Het is makkelijk om te zeggen: Het voorstel omvat (alleen) scenario a, want we hebben daar over nagedacht. Je ziet vaak dat in de stap naar het college wel scenario’s zijn uitgewerkt. Vervolgens gaat het stuk dan zonder scenario’s naar de raad. Het presenteren van scenario’s stelt raadsleden beter in staat om een eigen afweging te maken”. Een presentatie van de scenario’s – zo is de verwachting – draagt bij aan de bevordering van het debat en daarmee aan de verbetering van de besluitvorming. Compleetheid Verschillende geïnterviewden geven aan dat ze een voorstel/besluit graag zo compleet mogelijk wensen; en daarmee wordt vooral gedoeld op de onderliggende/ bijbehorende documenten. Hierbij kan gedacht worden aan een (werkende) ‘link’ naar verslaglegging van besprekingen met belanghebbenden. Indien wet- en regelgeving van medeoverheden op het voorstel van invloed zijn worden raadsleden hieromtrent graag geïnformeerd.
Evaluatie Ten slotte wordt het door diverse raadsleden als waardevol gezien indien ook aan de voorkant van de besluitvorming meer aandacht is voor (eventueel tussentijdse) evaluatie van het besluit (zie ook de toelichting bij ‘evaluatie’). Onduidelijkheid over gevoeligheid Voor wat betreft de vergaderstukken wordt binnen de gemeente Roerdalen onderscheid gemaakt tussen openbaar, geheim en vertrouwelijk. Het onderscheid tussen de smaken ‘geheim’ en ‘vertrouwelijk’ is voor sommige geïnterviewde
14
In onderstaande tabel zijn de
raadsleden onduidelijk.14 Het blijkt lastig om de rol van een raadslid te vervullen,
belangrijkste verschillen kort samengevat.
wanneer er informatie in vertrouwelijkheid is verkregen. Zo geeft een geïnterviewde
Vertrouwelijkheid heeft geen formele status
aan: “Sommigen ontwijken deze informatie bij voorkeur”. Er zijn echter ook dossiers,
onder de Woo. Bij de gemeente Roerdalen zijn geen afspraken en/of gedragscodes
waarbij de informatie dermate gevoelig ligt, dat het raadslid het juist prettig vindt
opgesteld omtrent vertrouwelijkheid (zie ook
dat deze niet met burgers hoeft te worden besproken. Als voorbeeld kunnen de
hoofdstuk 2).
uitbreidingslocaties voor woningbouw worden genoemd.
Aspect
Openbaarheid
Geheimhouding
Vertrouwelijkheid
Wettelijke basis
Wet open overheid (Woo):
Gemeentewet art. 25 en Woo art. 5.1
Geen formele basis in Woo; gebaseerd
openbaarheid is het uitgangspunt
(uitzonderingsgronden)
op afspraken of gedragscodes)
Formeel besluit
Nee, tenzij er reden is voor
Ja – college, burgemeester of raad legt het
Nee – informele afspraak
nodig?
beperking
op; raad bekrachtigt
Doel
Transparantie, democratische
Bescherming van zwaarwegende belangen
Vertrouwen in besluitvorming of
controle
(bijv. veiligheid, privacy, economie)
overleg bevorderen
Openheid in het proces, kracht in het besluit
57
3.2 Gemeente Roerdalen Betrokkenheid burgers
Hoewel ‘belanghebbenden’ in verschillende categorieën kunnen worden onderverdeeld, richt dit onderzoek zich – in het kader van betrokkenheid bij besluitvorming – specifiek op de burgers. Daarbij is de insteek beperkt tot de vraag in hoeverre raadsleden een beeld hebben van de belangen van deze burgers en of zij van mening zijn dat burgers in voldoende mate bij het besluitvormingsproces worden betrokken. Van belang om hierbij op te merken is dat burgers niet zijn geraadpleegd in dit onderzoek. Binnen de gemeente Roerdalen worden burgers op verschillende manieren binnen het bestuurlijk besluitvormingsproces (actief dan wel passief) betrokken, waarbij zij in de verschillende fases verschillende mogelijkheden hebben om hun inbreng te leveren. Zo kunnen burgers zienswijzen indienen of gebruik maken van het inspreekrecht bij commissie -of raadsvergaderingen. Om burgers bij de besluitvormingsprocessen te betrekken zijn er ook burgerpanels ingericht. Het burgerpanel wordt niet als instrument gebruikt door de gemeenteraad. De ervaring van diverse geïnterviewden is dat de betrokkenheid van burgers toeneemt, zodra zij (meer) geraakt worden door een onderwerp. Dit betekent dat de betrokkenheid van burgers bijvoorbeeld tijdens informatieavonden groter is, zodra het thema direct op hunzelf betrekking heeft.