Document · PDF

Agendabundel

Raadsadviescommissie 9 februari 2026, gemeente Roerdalen24.976 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Bundel - Raadsadviescommissie van 9 februari 2026 1 2 3 4

Vaststellen agenda Agenda 9 februari 2026 Mededelingen (zonder stukken) Rondvraag (zonder stukken) Vaststellen besluitenlijst 6 januari 2026 Besluitenlijst 06-01-2026 RAC Bijdrage van de heer Merkx bij agendapunt 6 Presentatie onderzoeksrapport 'Openheid in het proces, kracht in het besluit' Mondelinge presentatie door de voorzitter van de Rekenkamer de heer B. (Bart) Seesing en dhr. S. (Sander) Jennissen lid van de Rekenkamer en behandeling van de aanbevelingen. Ná afronding van de presentatie is er gelegenheid tot het stellen van vragen en discussie over de aanbevelingen. De aanbevelingen kunnen overgedragen worden aan de nieuwe raad ter verwerking in bijvoorbeeld het regelement van orde of andere regelgeving en werkafspraken. Aanbiedingsbrief onderzoeksrapport Rekenkamer Roerdalen Bestuurlijke reactie college Roerdalen Onderzoeksrapport bestuurlijk besluitvormingsproces Maasgouw Roerdalen Onepager onderzoeksrapport Verordening Toeristenbelasting 2027 In het raadsvoorstel staat bij 4.1.3 het jaartal 2027 in de zin: "De tarieven voor toeristenbelasting blijven daarmee gelijk aan die van 2027, namelijk € 2,45 voor campings en € 2,70 voor overige verblijven." Dit is een schrijffout en moet 2026 zijn.

Raadsvoorstel - Verordening toeristenbelasting 2027 Bijlage 1 - Raadsbesluit - Verordening toeristenbelasting Roerdalen 2027 Incidentele subsidie molenaarsonderkomen Melick Raadsvoorstel Subsidie Molenaarsonderkomen Melick Raadsbesluit Subsidie Molenaarsonderkomen Melick bijlage 1. Tekening Molenaarsonderkomen bijlage 2. Begroting Molenaarsonderkomen bijlage 3. Brief subsidieverzoek (22 maart 2024) bijlage 4. Principeverzoek (9 april 2020) bijlage 5. Begrotingswijziging 2026-07 Ophogen krediet ten behoeve van woningbouwontwikkelingen Raadsvoorstel - Ophogen krediet ten behoeve van woningbouwontwikkelingen. Raadsbesluit - Ophogen krediet ten behoeve van woningbouwontwikkelingen Bijlage 2 - Begrotingswijziging 2026-09 Ophoging krediet strategische grondaankopen

gemeente roerdalen

Agenda raadsadviescommissie d.d. maandag 9 februari 2026

Aanvangstijdstip: 19.30 uur

Nr.

Onderwerp

Indiener Agendapunt

Aard Behandeling

Opening

Vaststellen agenda

n.v.t.

Ter bespreking/besluitvorming

Mededelingen (zonder stukken)

n.v.t.

Ter bespreking

Rondvraag (zonder stukken)

n.v.t.

Ter bespreking

Vaststellen concept besluitenlijst Griffie 6 januari 2026

Ter bespreking/besluitvorming

Presentatie onderzoeksrapport Rekenkamer 'Openheid in het proces, kracht in het besluit'

Raadspresidium

Ter bespreking/advisering

Verordening Toeristenbelasting

College van Ben W (portefeuillehouder J. Smits)

Ter bespreking/advisering

2027 07

Incidentele subsidie Molenaarsonderkomen Melick

College van Ben W (portefeuillehouder J. Smits)

Ter bespreking/advisering

Ophogen krediet ten behoeve College van Ben W van woningbouwontwikkelingen. (portefeuillehouder J. Smits)

Ter bespreking/advisering

Sluiting

Sint Odiliënberg, woensdag 21 januari 2026

Besluitenlijst vergadering raadsadviescommissie dinsdag 6 januari 2026 Aanwezig Voorzitter: Commissiegriffier:

J. Roubroeks D. Abels

Leden:

R. Ramakers, CDA J. Welters, CDA P. van Elmpt, Democraten Roerdalen R. Joosten, Democraten Roerdalen J. Peggen, Ons Roerdalen I. Thevissen, Ons Roerdalen P. Joris, PvdA-GroenLinks M. Schotemeijer, PvdA-GroenLinks M. Willems, Roerstreek Lokaal! R. Wolters, Roerstreek Lokaal!

Tevens aanwezig Burgemeester: Wethouders:

Ambtelijke ondersteuning:

Opening Pagina 1

J. van Agtmaal J. Smits R. Slangen L. Vestjens F. Demarteau L. van Melick, team Leefomgeving, agendapunt 6 M. Heijnen, directeur RUD LN, agendapunt 7 P. Claessens, team Samenleving, agendapunt 8 M. Linssen, team Dienstverlening, agendapunt 9

De vergadering wordt geopend om 19.35 uur. 1. Vaststelling agenda 2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 3. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 4. Vaststelling besluitenlijst 17 november 2025 De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 5. Vaststelling besluitenlijst 18 november 2025 De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. 6. Subsidie OLS 2026 Het voorgestelde besluit behelst: 1. In te stemmen met de onttrekking van € 110.000 uit de algemene reserve voor het verlenen van een subsidie aan Stichting OLS Melick 2026; 2. In te stemmen met begrotingswijziging nummer 5 van 2026. Voor dit agendapunt heeft dhr. J.W. Merkx, voorzitter van de stichting OLS Melick , gebruikt gemaakt van het spreekrecht. Voor zijn bijdrage wordt verwezen naar de bijlage bij deze besluitenlijst. Toezegging: Wethouder R. Slangen zegt toe om bij de stichting OLS Melick te informeren of de vergadering meer inzage kan krijgen in de baten en/of subsidies die de stichting ontvangt of nog zal ontvangen en deze gegevens met de vergadering te delen (toezegging reg. nr. 2026-01). Advies raadsadviescommissie: 1. Is het voorstel rijp voor besluitvorming in de gemeenteraad? CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

Pagina 2

2. Inhoudelijk advies CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

Positief

3. Agendering gemeenteraad

Hamerstuk

7. GR Regionale Uitvoeringsdienst Limburg Noord - Ontwerp-begrotingswijziging 2026 Het voorgestelde besluit behelst: 1. Kennis te nemen van de eerste ontwerp-begrotingswijziging 2026 van de GR Regionale Uitvoeringsdienst Limburg-Noord (RUD LN). Advies raadsadviescommissie: 1. Is het voorstel rijp voor besluitvorming in de gemeenteraad? CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

2. Overweegt de fractie een eigen zienswijze in te dienen? CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

Nee

3. Agendering gemeenteraad

Bespreekstuk

8. Opzet Mensontwikkel Bedrijf (MOB) Roerdalen Het voorgestelde besluit behelst: 1. In te stemmen met de ontwikkeling van een Mensontwikkelbedrijf (MOB) volgens scenario 1A uit het haalbaarheidsonderzoek, inclusief een pilotfase van drie jaar waarin het concept gefaseerd wordt opgebouwd en geëvalueerd. 2. In te stemmen met het starten van het MOB op een tijdelijke locatie (KA-huis), na afstemming met huurder (stichting voor Jeugd en Jongeren) en de definitieve locatiekeuze te koppelen aan de dorpsgesprekken over het accommodatiebeleid in 2026. 3. In te stemmen met bijgevoegde begrotingswijziging nr. BW2026-04. Advies raadsadviescommissie: 1. Is het voorstel rijp voor besluitvorming in de gemeenteraad?

Pagina 3

CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

2. Inhoudelijk advies CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

Positief

3. Agendering gemeenteraad

Bespreekstuk

9. Eerste wijziging financiële verordening 2023, controle protocol 2025 en normenkader 2025 Het voorgestelde besluit behelst: 1. De verordening “Eerste wijziging financiële verordening ex art 212 Gemeentewet van de gemeente Roerdalen 2023” vast te stellen 2. Het controle protocol vast te stellen 3. Het normenkader 2025 vast te stellen Advies raadsadviescommissie: 1. Is het voorstel rijp voor besluitvorming in de gemeenteraad? CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

2. Inhoudelijk advies CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

Positief

3. Agendering gemeenteraad

Bespreekstuk

10. Aanvraag rijkssubsidie suppletieregeling opsporen en ruimen niet gesprongen explosieven 2025 - 2026 Het voorgestelde besluit behelst: Ten behoeve van het gemeentelijk project Zonnepark Montfort bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een aanvraag voor een suppletie uitkering uit het gemeentefonds in te dienen ter hoogte van 68% van de totale kosten ad.€ 45.391,30 (excl. BTW) zijnde dus € 30.866,08 Advies raadsadviescommissie: 1. Is het voorstel rijp voor besluitvorming in de gemeenteraad?

Pagina 4

CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

2. Inhoudelijk advies CDA, Democraten Roerdalen, Ons Roerdalen, PvdA-GroenLinks, Roerstreek Lokaal!

Positief

3. Agendering gemeenteraad

Bespreekstuk

De voorzitter sluit de vergadering om 21.27 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van 9 februari 2026 De commissiegriffier,

De voorzitter,

D. Abels

C. Moorman

Pagina 5

Bijdrage van de heer Merkx bij agendapunt 6. OLS Subsidie

Het is voor ons en ik spreek natuurlijk namens het bestuur van de stichting OLS een grote eer om voor u een paar dingen te mogen vertellen. We hebben u een brief gestuurd, waarin wij subsidie bij u aanvragen, daar hoef ik denk ik niet al te veel over te zeggen, Maar ik vind het wel leuk om even te vertellen hoe het met ons gaat op dit moment. Nou, wij leven nog, kan ik u wel zeggen. Het is een enorme klus om al de dingen te doen die nodig zijn om een OLS tot stand te brengen. Er is dus ook heel veel op ons afgekomen. Om er een paar te noemen, de keuze van het terrein, het opzetten van een eigen organisatie, inzicht krijgen en een start maken met het begrijpen wat ons allemaal te doen staat. Daar zijn we wel een paar maanden mee bezig geweest. Ik vertelde net tegen wethouder Slangen en burgemeester van Agtmaal dat we langzaam maar zeker het gevoel hebben dat we vaste grond onder de voeten krijgen. Inmiddels hebben we dan ook zo’n 30 mensen aan het werk om de voorbereidingen die nodig zijn te realiseren. En binnenkort, begin februari, gaan we 1.500 vrijwilligers werven die nodig zijn om in de feestweek alles tot een succes te maken. Ja, u begrijpt wel, we praten over aantallen, die kun je je bijna niet voorstellen.

Ik kan u overigens wel meedelen dat er in Melick heel veel talent rondloopt en ik ben er ernstig van onder de indruk om te zien hoeveel mensen wij uit onze eigen gemeenschap bij elkaar kunnen brengen. Waarvan enkelen ook nog niet eens wisten dat ze bepaalde deskundigheid hadden. En ja, het is goed om te zien dat die mensen er zijn en nog veel hartverwarmender dat ze ook nog zin hebben om mee te werken. Volgende week hebben we een bijeenkomst waarin we alle omwonenden uit hebben genodigd om nog eens even te vertellen hoe de optochtroute eruit zal zien. Hoe de website eruit gaat zien, want die kunnen we volgende week ook lanceren en bovendien kunnen we een feestvlag bekend maken. Al met al hebben we dus het gevoel dat we goed op schema liggen. Ik wil wel graag ook nog even melden dat de samenwerking met en de ondersteuning van de gemeente effectief is en goed werkt. Met andere woorden, de gemeente onderschrijft onze slogan ‘Vanoet us Hert”. Wij zijn daar, en ik spreek ook namens de schutterij, denk ik, enorm blij mee. En wat ons betreft gaan we daar verder mee door. De werkzaamheden op het gebied van vergunningen, verkeer, veiligheid, maar ook aan de openbare ruimte, waar een aantal aanpassingen gedaan worden die nodig zijn om het feest soepel te laten lopen. Wij komen daar met de gemeente zonder meer uit waarvoor uw dank of onze dank aan u.

En ja, ik zou willen afsluiten met de opmerking, ‘We hebben een beroep op u gedaan om ons financieel te ondersteunen zodat wij het OLS financieel succesvol kunnen maken. Dat is denk ik in één zin het beroep wat wij op u gaan doen of hebben gedaan. Dank u zeer.

Aan: De gemeenteraad van Roerdalen i.a.a.: College van B&W Roerdalen Postbus 6099 6077 ZH Sint Odiliënberg Datum: 27 januari 2026 Betreft: Aanbieding definitief rekenkamerrapport‘Openheid in het proces, kracht in het besluit’ Geachte leden van de gemeenteraad, De Rekenkamer Roerdalen biedt u hierbij het definitieve rapport ‘Openheid in het proces, kracht in het besluit’ aan. Dit rapport is het resultaat van het gezamenlijke onderzoek van de Rekenkamer Roerdalen en de Rekenkamer Maasgouw naar het bestuurlijk besluitvormingsproces binnen beide gemeenten. Conform de gebruikelijke werkwijze is het college in de gelegenheid gesteld om een bestuurlijke reactie te geven op het definitieve rapport. De bestuurlijke reactie van het college van Roerdalen is als bijlage opgenomen. Ter ondersteuning ontvangt u tevens een onepager, waarin doel, werkwijze en kernboodschap van het onderzoek voor de raad beknopt zijn samengevat. Het rapport en de bijbehorende stukken worden daarnaast openbaar beschikbaar gesteld via de gemeentelijke website. Indien gewenst is de rekenkamer graag bereid het rapport nader toe te lichten. Hoogachtend, Namens de Rekenkamer Roerdalen,

Bart Seesing Voorzitter Rekenkamer Roerdalen

gemeente roerdalen

Rekenkamer Roerdalen t.a.v. D. Wouda-Mueters Postbus 6099 6077 ZH Sint-Odiliënberg

Zaaknummer

r VERZONDEN 1 9 DEC 2025 uw kenmerk

225-062552 onderwerp Bestuurlijke reactie reken kamerrapport

contactpersoon Ron van Dinteren

datum 16 december 2025

telefoon 0475-255354

Geachte mevrouw, We hebben het concept rapport van de rekenkamer "Openheid in het proces, kracht in het besluit" ontvangen en in onze collegevergadering van 16 december besproken. Het concept rapport geeft een goed beeld omtrent de werking en inrichting van onze bestuurlijke besluitvorming. In dit rapport doet u aanbevelingen voor beide gemeenten en afzonderlijk voor enerzijds Roerdalen en anderzijds Maasgouw. Tegelijkertijd zijn het aanbevelingen voor de gemeenteraad zelf en aanbevelingen die er toe dienen te leiden dat de raad successievelijk de griffie en het college aanspoort tot gerichte actie. Wij reageren nu gericht op de aanbevelingen die uiteindelijk tot een actie van ons college beogen te leiden. Het betreft de navolgende aanbevelingen;

► Verbetering kwaliteit raadsvoorstellen; voeg vaker scenario's toe, voeg standaard een evaluatieparagraaf toe en maak de betrokkenheid van burgers expliciet in elk voorstel. Reactie:

Deze aanbeveling bevat een drietal componenten die we onderschrijven maar waar we wel enkele kanttekeningen bij willen plaatsen. Het toevoegen van scenario's behelst maatwerk. Immers niet ieder raadsvoorstel leent zich daarvoor. Bovendien willen we benadrukken dat bij complexe dossiers het uitwerken van meerdere scenario's kostenverhogend en tijd vertragend kan uitpakken. In ons functioneren hanteren wij het motto 'Samen doen'. Betrokkenheid van burgers vinden wij belangrijk. Echter ook hier de nuancering dat de mate van betrokkenheid afhankelijk is van het onderwerp. In het sjabloon 'raadsvoorstel' wat wij hanteren hebben wij een specifieke paragraaf 'planning & uitvoering' opgenomen. In deze paragraaf zullen wij er op toezien dat de Bezoekadres Schaapsweg 20, 6077 CG Sint Odiliënberg Postadres Postbus 6099, 6077 ZH Sint Odiliënberg Telefoon 0475 538 888 E-mail info@roerdalen.nl Website www.roerdalen.nl

Pagina 1

111111111111111111111111111 IIIIII IIII IIIIII IIII IIIII IIIIII III IIII

aspecten evaluatie en betrokkenheid burger in voorkomende gevallen expliciet worden geduid.

► Werk meer met procesvoorstellen en benut de termijnkalender als strategisch stuurinstrument: geadviseerd wordt om bij complex, gevoelige dossiers te starten met een procesvoorstel. Hierin wordt duidelijk hoe het traject wordt opgezet en welke processtappen te verwachten zijn. Reactie:

Deze aanbeveling onderschrijven wij. Bij ons dossier accommodatiebeleid hanteren we reeds deze aanpak. Dit schept naar alle betrokkenen duidelijkheid en gelijke verwachtingen. Wij zullen er nadrukkelijk op toezien dat dit bij andere complexe gevoelige dossiers ook geschiedt. •

Introduceer een 'Tour de Roerdalen': geadviseerd wordt dat gemeenteraadsleden, ambtenaren en college volgens een vaste cyclus samen op pad gaan om met burgers, ondernemers en/of verenigingen te ontmoeten. Daarmee kan meer verdieping worden verkregen op bepaalde onderwerpen. Reactie:

Deze aanbeveling kunnen wij ook onderschrijven. Wij gaan al periodiek de kernen in waarmee wij de verbinding maar ook onze zichtbaarheid willen vergroten. Wij achten het zeker zinvol om dit te verbreden waarbij raadsleden en/of ambtenaren aanhaken.

Voor het overige hebben wij geen opmerkingen. Het rapport is een gedegen analyse van de rekenkamer. Het rapport geeft onze raad en ons handvatten om de kwaliteit van onze bestuurlijke besluitvorming te optimaliseren. Met vriendelijke groet,

De secretaris,

ing.L.H.C. Bijl

Pagina 2

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Een rekenkameronderzoek naar het bestuurlijk besluitvormingsproces in Roerdalen en Maasgouw

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw Opgesteld door Carmen Geraads Jan Haazen Dien Wouda-Mueters Verschijning November 2025

Voorwoord

Voor u ligt het rapport van de Rekenkamer Roerdalen en de Rekenkamer Maasgouw over het bestuurlijk besluitvormingsproces binnen beide gemeenten. Hoewel het formeel twee aparte rekenkamers zijn, beschikken ze in de praktijk over dezelfde bemensing. Er is gekozen voor een gemeenschappelijk onderzoek naar het bestuurlijk besluitvormingsproces om inzicht te geven in de wijze waarop besluitvorming in beide gemeenten is georganiseerd en in de praktijk verloopt. Daarbij is gekeken naar sterke punten, leerzame ervaringen en verbeterpunten, zodat het lerend vermogen van beide gemeenten kan worden versterkt. Tijdens de uitvoering van het onderzoek heeft de Rekenkamer te maken gehad met een bijzondere situatie. Twee van de drie leden hebben in de loop van het traject hun functie neergelegd. Dit heeft geleid tot enige vertraging in de oplevering. De Rekenkamer benadrukt dat de totstandkoming van dit rapport – inclusief alle teksten, analyses en interviews – steeds is getoetst volgens het vier-ogenprincipe. Door de tijdelijke onderbezetting heeft de Rekenkamer keuzes moeten maken in de scope. Zo is het perspectief van de burger in dit onderzoek niet meegenomen. Wij vinden dit een belangrijk thema en zullen het onderwerp burgerbetrokkenheid nadrukkelijk opnemen in de meerjarenplanning van de Rekenkamer. Het rapport geeft een beeld van de huidige praktijk in Roerdalen en Maasgouw.

Daarbij zijn diverse voorbeelden van goede werkwijzen (best practices) naar voren gekomen, die ook voor de andere gemeente inspirerend kunnen zijn. Tegelijkertijd signaleren wij enkele aandachtspunten die verdere versterking van de transparantie, effectiviteit en legitimiteit van het besluitvormingsproces mogelijk maken. De Rekenkamer spreekt haar dank uit aan alle raadsleden, bestuurders, griffie, ambtenaren en overige betrokkenen die hebben meegewerkt aan dit onderzoek. Hun openheid en bereidheid om ervaringen te delen hebben dit rapport mogelijk gemaakt. Om lezers houvast te bieden bij het gebruik van dit rapport, wordt hieronder kort toegelicht hoe het is opgebouwd. Het rapport bestaat uit twee delen die samen een volledig beeld geven van het onderzoek en de bevindingen: Deel 1

Bestuurlijk rapport

Bevat de belangrijkste resultaten van het onderzoek: de conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer. Dit deel biedt in beknopte vorm inzicht in de kern van het onderzoek en is bedoeld voor lezers die snel zicht willen krijgen op de hoofduitkomsten en verbeterpunten. Deel 2

Nota van bevindingen

Bevat de onderbouwing van de conclusies, met de onderzoeksopzet, aanpak en een gedetailleerde uitwerking van de bevindingen. Dit deel biedt verdieping voor lezers die de analyse en achtergrond van de resultaten nader willen bestuderen. Wij hopen dat dit onderzoek bijdraagt aan een constructieve dialoog binnen beide raden en dat de inzichten en aanbevelingen zullen leiden tot verdere versterking van de kwaliteit van de besluitvorming.

Dien Wouda-Mueters Waarnemend voorzitter Rekenkamer Roerdalen en Rekenkamer Maasgouw

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Inhoud

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Voorwoord

Bestuurlijk rapport

Conclusies en aanbevelingen

Nota van bevindingen

Inleiding

Bevindingen documentenstudie

Bevindingen interviews

Toetsen normenkader

Bronnenlijst

Bijlagen

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Bestuurlijk rapport

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Conclusies en aanbevelingen Dit onderzoek is gericht op de kwaliteit en effectiviteit van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen de gemeenten Maasgouw en Roerdalen. In dit onderzoek is gebruikgemaakt van een vastgesteld normenkader, dat als uitgangspunt diende voor een systematische beoordeling van de processen. Om de bevindingen te onderbouwen, is een kwalitatief onderzoek uitgevoerd waarin deskresearch (documentenstudie) en fieldresearch (interviews) zijn gecombineerd. Door de onderzoeksaanpak en beoordelingssystematiek identiek toe te passen in beide gemeenten, is een evenwichtige vergelijking mogelijk gemaakt. De belangrijkste bevindingen worden op de volgende pagina's per deelvraag gepresenteerd, waarna een integrale eindconclusie volgt die antwoord geeft op de centrale vraag en de algemene inzichten van het onderzoek samenvat. In deel 2 van het rapport is meer informatie opgenomen over de onderzoeksopzet en de bevindingen, die als onderbouwing dienen voor de hier gepresenteerde conclusies.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Beantwoording deelvragen Deelvraag 1

Beantwoording

Hoe is het bestuurlijk besluitvormingsproces voor de raad georganiseerd, welke afspraken zijn hierover gemaakt; en welke reglementen zijn hierover van toepassing?

Uit het onderzoek komt naar voren dat de besluitvormingsprocessen voor de raden van Maasgouw en Roerdalen verankerd zijn in diverse officiële documenten die door de gemeenteraad zijn vastgesteld en gepubliceerd op Overheid.nl. Deze documenten vormen daarmee een heldere basis voor de organisatie van het besluitvormingsproces. Belangrijke regelingen zijn onder meer het reglement van orde van de gemeenteraad1, de regeling voor raads(advies)commissie2, de verordening van de auditcommissie, de verordening van de Rekenkamer, de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, diverse gedragscodes en werkinstructies voor het bestuurlijk besluitvormingsproces. Hierdoor zijn de procedures en stappen voor alle betrokkenen duidelijk en inzichtelijk. Uit het onderzoek blijkt echter dat in de praktijk niet alle overleggen volledig openbaar zijn. Dit betreft vooral bijeenkomsten zonder formele besluitvorming, zoals themabijeenkomsten3 of (raads)werkgroepen4. Hoewel formeel geen besluiten worden genomen, worden deze bijeenkomsten door geïnterviewden wél gezien als onderdeel van het bestuurlijk besluitvormingsproces. Vanuit het oogpunt van openbaarheid en democratische legitimiteit vormt dit daarom een aandachtspunt. Ook de kwaliteit van raadsvoorstellen kan verder worden verbeterd.

Hoewel bij beide gemeenten al inspanningen zijn geleverd om de kwaliteit van raadsvoorstellen te verbeteren, zien raadsleden nog mogelijkheden om deze verder te versterken, bijvoorbeeld door vaker scenario’s toe te voegen aan een raadsvoorstel. Daarnaast leeft binnen beide gemeenten de vraag hoe vergaand burgers binnen het besluitvormingsproces betrokken dienen te worden.

Bij Maasgouw genaamd: reglement van

orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. 2

Bij de gemeente Roerdalen gaat het

De samenwerking tussen raad en college vertoont soms een monistisch karakter. Wethouders nemen namelijk soms deel aan fractie- of coalitieoverleggen, waardoor oppositiepartijen het gevoel hebben achter te blijven in de informatievoorziening.

om het reglement van orde van de

Bovendien is de inbreng van raadsleden vaak reactief en gericht op communiceren

raadsadviescommissie en bij de gemeente

richting het college, waarbij het overleg meer agendavolgend dan agendastellend is.

Maasgouw betreft het de verordening

Dit beperkt de invloed van de raad op het proces en op de inhoud van de besluiten.

raadscommissie. 3

Bij de gemeente Maasgouw zijn

themabijeenkomsten niet openbaar; bij de gemeente Roerdalen is dit wisselend. 4

In de gemeente Maasgouw wordt gesproken

Samengevat is het besluitvormingsproces formeel goed georganiseerd en helder vastgelegd, maar in de praktijk zijn er verbeterpunten op het gebied van openbaarheid, kwaliteit van raadsvoorstellen en de actieve rol van de raad.

over werkgroepen, in Roerdalen over

Aandacht voor deze aspecten kan bijdragen aan een transparanter en effectiever

raadswerkgroepen.

besluitvormingsproces.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Beantwoording deelvragen Deelvraag 2

Beantwoording

Hoe verschilt de rol van de gemeenteraad in de bestuurlijke besluitvormingsprocessen tussen de gemeenten Roerdalen en Maasgouw, welke ervaringen en best practices kunnen worden geïdentificeerd, en welke adviezen5 kunnen worden geformuleerd om het bestuurlijk besluitvormingsproces in beide gemeenten te verbeteren?

In beide gemeenten bestaat over het algemeen tevredenheid over het bestuurlijk besluitvormingsproces. Raadsleden ervaren de samenwerking tussen raad en college als constructief en respectvol. De heersende cultuur wordt door veel betrokkenen omschreven als ‘braaf’, wat bijdraagt aan goede onderlinge verhoudingen en een prettige werksfeer binnen het gemeentebestuur. Deze respectvolle omgang kent echter ook een keerzijde: het debat in de raad is soms beperkt en de standpunten lijken vaak al te zijn bepaald vóór de raadsvergadering plaatsvindt. Hierdoor komt het politieke debat niet altijd volledig tot zijn recht. Binnen beide gemeenten is sprake van een open cultuur waarin over integriteit gesproken kan worden. Tegelijkertijd worden raadsleden in de praktijk soms geconfronteerd met integriteitsdilemma’s, bijvoorbeeld de vraag of zij wel of niet moeten meestemmen wanneer sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling. Opvallend is verder dat schriftelijke vragen (op grond van artikel 38 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Maasgouw en artikel 33 van dat van Roerdalen) bij beide gemeenten slechts zelden worden ingediend. Tussen de gemeenten Roerdalen en Maasgouw bestaan enkele duidelijke verschillen in de inrichting en uitvoering van het besluitvormingsproces. Roerdalen werkt in tegenstelling tot Maasgouw met meerdere vakcommissies.

Binnen Roerdalen ervaren raadsleden soms onduidelijkheid over de betekenis van de verschillende niveaus van openbaarheid – openbaar, vertrouwelijk en geheim – een vraagstuk dat binnen Maasgouw niet speelt. Ook in de wijze van vergaderen zijn verschillen zichtbaar: in Maasgouw spreken raadsleden via de microfoon vanaf hun zitplaats, terwijl men in Roerdalen vaak achter het spreekgestoelte spreekt of bij de interruptiemicrofoons. De behandeling van technische vragen verschilt eveneens. In Maasgouw is de afspraak dat raadsleden voorafgaand aan de commissievergadering hun technische vragen kunnen indienen, terwijl in Roerdalen deze vragen ook tijdens deze vergadering gesteld mogen worden. Tijdens het onderzoek zijn volgens de respondenten verschillende best practices naar voren gekomen. In Maasgouw worden met name de heidag, gericht op acties in het kader van bestuurlijke vernieuwing, en de ‘Tour de Maasgouw’, waarbij locaties worden bezocht om thema’s in de praktijk te verkennen, als waardevolle instrumenten genoemd. Ook het hanteren van een vaste indeling van

De aanbevelingen zijn in dit hoofdstuk terug te

raadsvoorstellen – met de ambitie om deze verder te verbeteren – wordt gezien als

vinden na de uitwerking van de eindconclusie.

een sterke en consistente werkwijze.

→

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Beantwoording deelvragen → In Roerdalen noemen respondenten vooral de periodieke evaluaties van het Presidium en het gebruik van raadswerkgroepen om specifieke thema’s uit te diepen als positieve voorbeelden. Daarnaast worden de trainingen bestuurlijke stukken schrijven en de kwaliteitscheck binnen het collegeproces gewaardeerd, omdat deze bijdragen aan de verdere professionalisering van het besluitvormingsproces. Tot slot wordt in beide gemeenten de eerdergenoemde positieve vergadercultuur als best practice uitgelicht, omdat de samenwerking tussen bestuur, raad en organisatie over het algemeen goed verloopt.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Conclusie

De Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen de gemeenten Maasgouw en Roerdalen. Centrale vraag was in hoeverre de procesgang bijdraagt aan de effectiviteit van de besluitvorming. Uit het onderzoek blijkt de procesgang

een zekere terughoudendheid of

Ten slotte is er nog sprake van een

binnen zowel de gemeente Maasgouw

‘koudwatervrees’ om het debat stevig

zekere zoektocht naar de wijze

als Roerdalen op papier zodanig is

te voeren, waardoor de controlerende

waarop burgers verder/structureel

ingericht dat deze in hoge mate de

en kaderstellende rol van de raad

kunnen worden betrokken bij het

effectiviteit van de besluitvorming

minder zichtbaar wordt. Hier ligt een

bestuurlijk besluitvormingsproces.

ondersteunt. De procesgang is

uitdaging voor de nieuwe raden om het

Beide gemeenten erkennen het belang

helder beschreven en voldoet aan de

evenwicht te vinden tussen harmonie

hiervan, maar de praktische invulling

formele vereisten (rechtmatigheid,

en een kritisch, zichtbaar debat.

hiervan is nog in ontwikkeling.

in de praktijk komt een overwegend

Verder is vastgesteld dat niet

De Rekenkamer concludeert dat

positief beeld naar voren: de

alle overleggen die als onderdeel

de procesgang in zowel Maasgouw

besluitvormingsprocessen verlopen

worden gezien van het bestuurlijk

als Roerdalen in de kern solide en

ordelijk, voorspelbaar en met een

besluitvormingsproces openbaar

ondersteunend is aan effectieve

duidelijke rolverdeling tussen raad,

plaatsvinden. Het gaat hierbij met

besluitvorming. De formele inrichting

college en ambtelijke organisatie.

name om themabijeenkomsten

is op orde en de bestuurscultuur

Tegelijkertijd zijn er op enkele punten

en (raads)werkgroepen. Hoewel

vormt een sterk fundament voor

verbeterkansen zichtbaar die de

deze bijeenkomsten bijdragen

samenwerking en vertrouwen.

effectiviteit verder kunnen versterken.

aan kennisdeling en afstemming,

Tegelijkertijd liggen er duidelijke kansen

raken daarmee openbaarheid en

om de effectiviteit verder te vergroten

De bestuurscultuur binnen beide

democratische legitimiteit op de

– vooral door meer openheid in het

gemeenten wordt gekenmerkt door

achtergrond. Dit vraagt om blijvende

besluitvormingsproces. Openheid

openheid, harmonie en onderling

alertheid en reflectie op het zogeheten

komt tot uiting in een scherper politiek

vertrouwen. Deze cultuur vormt een

‘zelfreinigend vermogen’ van de raad.

debat, waarin verschillen en keuzes

zorgvuldigheid en transparantie). Ook

belangrijke kracht, omdat zij bijdraagt

meer zichtbaar mogen zijn. Openheid

aan een constructieve samenwerking

Ook op het gebied van de inhoudelijke

groeit door raadsvoorstellen verder

en een prettige werksfeer. Tegelijkertijd

kwaliteit van raadsvoorstellen is ruimte

te verdiepen en vaker scenario’s te

is zichtbaar dat deze harmonie

voor verdere verbetering. Ondanks

verkennen, zodat besluitvorming beter

soms ten koste gaat van een scherp

dat in beide gemeenten al stappen

onderbouwd wordt. En openheid

politiek debat. Er lijkt sprake van

zijn gezet om de kwaliteit van stukken

krijgt betekenis wanneer overleg

te verhogen, zien raadsleden nog

– zoals (raads)werkgroepen – dat

mogelijkheden om voorstellen beter

als onderdeel wordt gezien van het

te onderbouwen en/of alternatieve

bestuurlijke besluitvormingsproces, in

scenario’s vaker te verkennen. Een

openbaarheid plaatsvindt. Zo ontstaat

goed onderbouwd voorstel draagt

ruimte voor echte openheid in het

immers direct bij aan de effectiviteit

proces – en daarmee kracht in het

van de besluitvorming.

besluit.

“De kracht van de bestuurscultuur ligt in vertrouwen — de uitdaging in meer openheid.”

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Aanbevelingen

Hieronder wordt ingezoomd op de aanbevelingen, zowel voor beide gemeenten gezamenlijk als voor Roerdalen en Maasgouw afzonderlijk.

Aanbevelingen beide gemeenten Aanbeveling

Beide gemeenten hebben reeds stappen gezet om de kwaliteit van de

‘Raadsvoorstellen 2.0’ ten behoeve van verdere kwaliteitsslag

vergaderstukken te verbeteren. Om een volgende kwaliteitsslag te maken, verdient het aanbeveling om een meer uniforme, structurele en transparante werkwijze te ontwikkelen, waarin leesbaarheid, volledigheid, scenario’s, evaluatie en burgerparticipatie expliciet worden meegenomen. Voor beide gemeenten geldt het advies: •

Voeg standaard een evaluatieparagraaf toe aan elk raadsvoorstel, waarin wordt beschreven hoe en wanneer de effecten van het besluit worden gemeten en teruggekoppeld.

•

Maak de betrokkenheid van burgers expliciet in elk voorstel, bijvoorbeeld door een standaardparagraaf over consultaties of bijlagen met verslagen van bijeenkomsten.

•

Overweeg in meer voorstellen verschillende scenario’s uit te werken om de besluitvorming beter te onderbouwen. Door scenario’s die ambtelijk zijn uitgewerkt ook daadwerkelijk in de raadsstukken te laten terugkomen, krijgen raadsleden meer afwegingsruimte en een beter beeld van implicaties en keuzes.

•

Overweeg het ontwikkelen van een gemeenschappelijk kwaliteitskader voor raadsvoorstellen, waarin best practices van beide gemeenten (zoals het nieuwe format van Roerdalen) worden gebundeld.

Specifiek voor Maasgouw Overweeg om de training ‘bestuurlijke stukken schrijven’, welke een succes vormt bij de gemeente Roerdalen, ook in te zetten. Specifiek voor Roerdalen •

Introduceer een ‘oplegvel’ of korte samenvatting bij elk raadsvoorstel waarin de kernpunten, keuzes en voorstellen duidelijk worden weergegeven. Dit vergemakkelijkt snelle en effectieve besluitvorming, zeker bij omvangrijke dossiers.

•

Ontwikkel heldere richtlijnen en communicatie over hoe om te gaan met vertrouwelijke vergaderstukken, zodat raadsleden weten hoe ze hiermee moeten omgaan en dit consequent toepassen in hun besluitvorming. Dit zodat raadsleden ook het verschil beter begrijpen tussen vertrouwelijke stukken versus geheime of openbare stukken (gezien deze laatste twee varianten een wettelijke basis middels de Wet open overheid hebben).

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Aanbevelingen

Aanbevelingen beide gemeenten (vervolg) Aanbeveling

Vanuit het oogpunt van transparantie en democratische legitimatie van

Zorg voor transparantie over niet-openbare bijeenkomsten.

besluitvorming blijft het van belang er scherp op te blijven dat geen formele besluitvorming plaats kan vinden tijdens niet openbare (informele) overleggen. Ook als wel gebruik wordt gemaakt van niet openbare (informele) overleggen, is het van belang om hierover zo transparant mogelijk te zijn richting burgers. Zo kan bijvoorbeeld op de website van de gemeente worden geplaatst dat en wanneer een dergelijke niet-openbare (thema)bijeenkomst of (raads)werkgroep plaatsvindt. Ook kunnen eventuele documenten die er besproken worden actief openbaar gemaakt worden. Dit om een schijn van besloten besluitvorming te voorkomen. Zorg tevens voor transparantie over het doel van de bijeenkomst: is dit puur informatief of ook ten behoeve van het toetsen of verkennen van de richting. Een afweging kan verder zijn om de inhoud van de besloten (thema)bijeenkomsten en (raads)werkgroepen te laten landen in een commissievergadering. Voorgaande speelt met name bij de gemeente Maasgouw; en in mindere mate bij de gemeente Roerdalen.

Aanbeveling

Het advies is om bij complexe, belangrijke of gevoelige dossiers te starten met een

Werk (meer) met procesvoorstellen en benut de termijnkalender (meer) als strategisch stuurinstrument.

procesvoorstel vanuit het college. Hierin wordt duidelijk hoe het traject wordt opgezet en welke processtappen te verwachten zijn. Door dit voorstel in de termijnkalender te laten landen, ontstaat vooraf meer helderheid en grip. De termijnkalender wordt nu veelal gebruikt als planningsoverzicht, maar kan effectiever worden ingezet als strategisch instrument om besluitvorming te versterken. Een strategische inzet van de termijnkalender biedt voordelen, zoals: •

Spreiding van werkdruk: tijdig clusteren of verspreiden van onderwerpen voorkomt piekbelasting.

•

Duidelijkheid en voorspelbaarheid: vastleggen welke thema’s via commissie, themabijeenkomst of andere vorm worden behandeld, verhoogt transparantie.

•

Meer regie voor de raad: betrokkenheid bij de invulling en prioritering vergroot de kaderstellende rol.

•

Proactief beïnvloeden: bij de invulling en prioritering van de termijnkalender kan de raad meer regie krijgen over de eigen agenda (bezien vanuit coalitie- of partijprogramma) en vergroot zij haar kaderstellende rol.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Aanbevelingen

Aanbevelingen beide gemeenten (vervolg) Aanbeveling

De huidige vergadercultuur binnen beide gemeenten wordt gekenmerkt door

Stimuleer een kritische vergadercultuur.

loyaliteit, collegialiteit en een constructieve sfeer. Deze kernkwaliteiten zijn waardevol en dragen bij aan een open en respectvolle samenwerking. Tegelijkertijd schuilt er een risico in dat deze cultuur ertoe leidt dat verschillen in opvattingen onvoldoende naar voren komen en/of de inhoudelijke discussie soms te weinig scherpte krijgt. Om de kracht van de huidige cultuur te behouden én de bijbehorende valkuil te voorkomen, is het van belang dat de gemeenteraad actief inzet op transparantie in het debat. De uitdaging is om verschillen van inzicht niet uitsluitend in fractieof coalitieoverleg te bespreken, maar zichtbaar te maken in de openbare vergaderingen. Niet om de onderlinge samenwerking te ondermijnen, maar juist om de kracht van het debat te benutten en richting inwoners duidelijk te maken welke afwegingen de raad maakt. De raad kan dit realiseren door bijvoorbeeld: •

Afspraken te maken dat bij belangrijke voorstellen expliciet verschillende invalshoeken of scenario’s worden besproken (zie ook de aanbeveling over de raadsvoorstellen, dit kan hierbij kan helpen).

•

Raadsleden te stimuleren om vaker door te vragen en elkaar inhoudelijk uit te dagen.

•

Vaker een motie of amendement vooraf aan te kondigen en bespreken, zodat er ruimte is voor inhoudelijke dialoog.

•

In het presidium regelmatig stil te staan bij de kwaliteit en scherpte van het debat.

Op deze manier blijft de cultuur collegiaal, maar wordt zij verrijkt met meer kritische uitwisseling van standpunten, wat de rol en legitimiteit van de raad versterkt.

Kernkwaliteit

Valkuil

Loyaal, collegiaal

Blind vertrouwen, kritiekloos volgen, te braaf

Allergie

Uitdaging

Verraad, samenzwering Achterkamertjespolitiek

Kritisch blijven

Positief tegenovergestelde →

Figuur 1 Kernwadrant

Positief tegenovergestelde →

Te veel van het goede →

← Te veel van het goede

Specifiek voor Roerdalen: Verlaag de drempel tot het debat Het is aanbevolen om in het reglement van orde voor de gemeenteraad (art. 13.6) de bepaling dat de voorkeur uitgaat naar fysiek spreken vanaf het spreekgestoelte te versoepelen, omdat dit een onnodige drempel vormt voor raadsleden om deel te nemen aan het debat.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Aanbevelingen

Aanbevelingen beide gemeenten (vervolg) Aanbeveling

Bij zowel de gemeente Maasgouw als Roerdalen nemen sommige wethouders

Evalueer de rol van wethouders in fractie- en coalitieoverleggen.

(soms) nog deel aan fractie- of coalitieoverleggen. Hoewel dit vanuit de praktijk begrijpelijk is, kan het leiden tot een vervaging van rollen: de raad is verantwoordelijk voor kaderstelling en controle, het college voor de uitvoering. Wanneer wethouders in partijpolitieke overleggen aanwezig zijn, kan de indruk ontstaan dat besluiten feitelijk daar al worden voorbereid, wat de openbaarheid en geloofwaardigheid van het raadsdebat onder druk zet. Het is daarom zinvol dat de raad de huidige handelswijze evalueert en bespreekt of deze past bij de gewenste bestuurscultuur. Daarbij kan overwogen worden om informatievoorziening en overlegvormen transparanter en raadbreed te organiseren, bijvoorbeeld via openbare themasessies, technische briefings of schriftelijke informatievoorziening. Zo krijgt ieder raadslid (coalitie/oppositie) dezelfde informatie.

Aanbeveling

Belangrijk is dat afspraken over evaluaties daadwerkelijk worden opgevolgd en niet

Overweeg een structurele evaluatie van raadsbesluiten.

vrijblijvend blijven. Zo blijft de raad in positie en kan zij beter toezien op de uitvoering

Aanbeveling

Vanuit het oogpunt van een optimale inzet van mensen en middelen wordt

Verordening auditcommissie aanpassen

aanbevolen de Verordening auditcommissie aan te passen, zodat deze beter

van haar besluiten.

aansluit op de feitelijke werkwijze. In de praktijk vindt de afstemming tussen raad en Rekenkamer immers plaats via de klankbordgroep en niet via de auditcommissie. Daarom ligt het voor de hand om in de verordening te schrappen dat de auditcommissie een overlegplatform vormt voor onder meer de Rekenkamer. Hiermee wordt de formele regeling in overeenstemming gebracht met de bestaande praktijk en ontstaat een helderder rolverdeling tussen auditcommissie, Rekenkamer en klankbordgroep.

Aanbeveling

Maak de rol van burgers in het besluitvormingsproces helder en voorspelbaar.

Versterk en verduidelijk de betrokkenheid van burgers in het besluitvormingsproces.

Ontwikkel een gemeentebreed kader hiertoe, waarin duidelijk is wie, wanneer en op welke manier betrokken wordt. Specifiek voor Maasgouw Maak het (net als bij de gemeente Roerdalen) mogelijk dat burgers naast commissievergaderingen ook tijdens raadsvergaderingen hun standpunt kunnen toelichten. Stel duidelijke regels op voor duur en inhoud van het (in)spreekrecht, zodat de vergaderingen efficiënt blijven verlopen.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Aanbevelingen

Aanbevelingen beide gemeenten (vervolg) Aanbeveling

Blijf actief inzetten op een open en veilige cultuur waarin raadsleden

Blijf het gesprek aangaan over integriteit.

integriteitsdilemma’s kunnen bespreken, zowel individueel als in groepsverband. Gezien dat de perceptie van integriteit en belangenverstrengeling tussen personen kan verschillen, is het belangrijk dat raadsleden elkaar aanspreken en het gesprek hierover continu voeren. Dit draagt bij aan het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling en versterkt het vertrouwen in de raad als geheel. Om dit te bewerkstelligen is het advies om bijvoorbeeld (meer) periodiek trainingen, casuïstiekbesprekingen of intervisies over integriteit te organiseren, zodat raadsleden handvatten krijgen om dilemma’s tijdig te herkennen en bespreekbaar te maken.

Aanbevelingen Roerdalen Aanbeveling Roerdalen

De buurgemeente kent ‘Tour de Maasgouw’: Hierbij gaan de gemeenteraadsleden,

Introduceer een ‘Tour de Roerdalen’.

ambtenaren en college volgens een vaste cyclus (!) samen op pad om burgers, ondernemers of verenigingen te ontmoeten. De ‘tour’ vindt zo’n drie tot viermaal per jaar plaats. De tour is erop gericht om meer verdieping te krijgen op een bepaald onderwerp (eventueel in aanwezigheid van externe deskundigen om de ins en outs gepresenteerd te krijgen). Deze best practice vanuit Maasgouw verdient aanbeveling om ook bij Roerdalen in te voeren.

Aanbevelingen Maasgouw Aanbeveling Maasgouw

Evalueer de huidige commissiestructuur in Maasgouw met als doel om beter aan

Evalueer de commissiestructuur

te sluiten bij het BOB-model en de kwaliteit van de oordeelsvorming te versterken. Daarbij kan worden onderzocht in hoeverre thematische of vakcommissies alsnog meerwaarde bieden, bijvoorbeeld door specialismen te ontwikkelen en meer raadsleden actief te betrekken bij de voorbereiding van besluitvorming. Betrek fracties nadrukkelijk bij deze evaluatie, zodat er draagvlak ontstaat voor eventuele aanpassingen en de werkwijze minder als abrupt wordt ervaren. Besteed in de evaluatie ook aandacht aan de vergadercultuur: hoe kan worden gestimuleerd dat moties en ideeën eerder worden gedeeld en het debat in de commissie meer inhoud en richting krijgt, zodat de raadsvergadering zich kan richten op oordeels- en besluitvorming.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Aanbevelingen

Aanbevelingen Maasgouw (vervolg) Aanbeveling Maasgouw

De gemeente Roerdalen heeft, in aanvulling op het reglement van orde, nadere

Nadere instructies ter ondersteuning van (met name nieuwe) raadsleden

instructies uitgewerkt over onder andere emailvragen en technische (email)vragen over geagendeerde onderwerpen. De gemeente Maasgouw heeft dergelijke instructies nog niet opgesteld. Het verdient aanbeveling dat ook Maasgouw dergelijke praktische richtlijnen ontwikkelt en beschikbaar stelt. Dit kan met name nieuwe raadsleden ondersteunen bij hun werkzaamheden en bijdragen aan een sneller en eenduidiger proces. Door deze instructies op te nemen in het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden, wordt de toegankelijkheid en effectiviteit van de raadswerkzaamheden verder vergroot.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Aanbevelingen Voor alle aanbevelingen geldt dat de gemeenteraad verantwoordelijk is (zelf, of voor aansporen tot actie bij bijvoorbeeld college).

Overzicht aanbevelingen en verantwoordelijkheden Gemeente

Aanbeveling

Gericht op/uit te voeren door

Beide

Raadsvoorstellen 2.0: kwaliteitsslag met

College en griffie aansporen

evaluatie, scenario’s en participatie Beide

Zorg voor transparantie over niet openbare

Gemeenteraad en college aansporen

bijeenkomsten. Beide

Werk (meer) met procesvoorstellen en benut

College en griffie aansporen

de termijnkalender (meer) als strategisch stuurinstrument. Beide

Stimuleer een kritische vergadercultuur.

Gemeenteraad (zelf)

Beide

Blijf het gesprek aangaan over integriteit.

Gemeenteraad (zelf)

Beide

Verordening auditcommissie aanpassen

Gemeenteraad (zelf)

Beide

Versterk en verduidelijk de betrokkenheid

College en griffie aansporen

van burgers in het besluitvormingsproces. Beide

Evalueer de rol van wethouders in fractie- en

Gemeenteraad (zelf)

coalitieoverleggen. Beide

Overweeg een structurele evaluatie van

Gemeenteraad (zelf)

raadsbesluiten. Roerdalen

Introduceer een ‘Tour de Roerdalen’.

College aansporen

Maasgouw

Evalueer de commissiestructuur.

Gemeenteraad (zelf), college/griffie betrekken

Maasgouw

Nadere instructies ter ondersteuning

Gemeenteraad (zelf), griffie betrekken

Tabel 1 Aanbevelingenmatrix

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Nota van bevindingen

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

Hoofdstuk 1

Inleiding Een zorgvuldig en transparant bestuurlijk besluitvormingsproces is essentieel voor goed bestuur. Het bepaalt niet alleen de kwaliteit van besluiten, maar ook het vertrouwen van burgers, partners en medewerkers in het bestuur. De Rekenkamer heeft onderzocht in hoeverre het huidige bestuurlijke besluitvormingsproces binnen de gemeenten Roerdalen en Maasgouw juist en effectief verloopt. Daarbij is onder meer gekeken naar de voorbereiding en vaststelling van besluiten, de betrokkenheid van relevante partijen en de naleving van kaders. Dit onderzoek biedt inzicht in sterke punten en aandachtspunten, met als doel het bestuur te ondersteunen bij het verbeteren van de kwaliteit van besluitvorming.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

1.1 Aanleiding

“Een onderzoek heeft toegevoegde waarde en zet een leer- en verbeterproces in gang met als doel stapsgewijs te verbeteren. Niet eenmalig, maar continu.”

De Rekenkamer Maasgouw en Rekenkamer Roerdalen heeft in de eerste helft van 2024 bij de fracties van beide gemeenten diverse onderzoeksthema’s geïnventariseerd. Op basis van deze gesprekken is

aan de basiseisen van transparantie,

gekozen voor een gemeenschappelijk

tijdige communicatie en betrokkenheid

onderzoek, omdat de Rekenkamer een

belanghouders.

breed draagvlak constateerde voor een onderzoek over het bestuurlijk

Daarnaast is het leren van elkaar

besluitvormingsproces binnen beide

(Maasgouw vs. Roerdalen) een

gemeenten.

belangrijke doelstelling. Dit is het leidmotief van de Rekenkamer: “Een

Uit de gesprekken met de fracties is

onderzoek heeft toegevoegde waarde

namelijk het beeld naar voren gekomen

en zet een leer- en verbeterproces

dat op verschillende beleidsterreinen

in gang met als doel stapsgewijs

de besluitvormingsprocessen - zoals

te verbeteren. Niet eenmalig, maar

ze zijn ingebed in het dualistisch

continu”. Om die reden worden beide

stelsel - niet altijd lijken te voldoen

gemeenten met elkaar vergeleken.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

1.2 Doel en vraagstelling

De belangrijkste doelstelling is om inzicht te geven in de praktijk van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen en de rol van de gemeenteraad hierin.

Centrale vraag De centrale vraag voor het onderzoek luidt: In hoeverre draagt de procesgang bij aan de effectiviteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces?

Deelvragen Deelvraag 1

Deelvraag 2

Hoe is het bestuurlijk besluitvormingsproces voor de raad georganiseerd, welke afspraken zijn hierover gemaakt; en welke reglementen zijn hierover van toepassing?

Hoe verschilt de rol van de gemeenteraad in de bestuurlijke besluitvormingsprocessen tussen de gemeenten Roerdalen en Maasgouw, welke ervaringen en best practices kunnen worden geïdentificeerd, en welke adviezen kunnen worden geformuleerd om het besluitvormingsproces in beide gemeenten te verbeteren?6

Tijdens het onderzoek is binnen de Rekenkamer onderbezetting ontstaan. Om de doorlooptijd van het onderzoek acceptabel te houden is ervoor gekozen om de

voorgenomen deelvraag 3 “Hoe verloopt de communicatie met de burgers en welke rol spelen burgers in het besluitvormingsproces?” buiten beschouwing te laten. De Rekenkamer gaat het onderwerp in relatie tot de communicatie met de burger echter wel opnemen in de (meerjaren)planning. Om die reden zal dit aspect op een later tijdstip in een onderzoek aan de orde komen.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

1.3 Normenkader Voor dit onderzoek is een normenkader gehanteerd. Voor de onderbouwing van het normenkader is een beroep gedaan op verschillende wetenschappelijke bronnen die inzicht bieden in het besluitvormingsproces, waaronder bijvoorbeeld besluitvormingstheorieën. Voor een uitwerking van deze onderbouwing wordt verwezen naar het theoretisch kader, welke is opgenomen in bijlage 1 van dit onderzoek. In het onderzoek is het volgende normenkader gehanteerd7:

Deelvraag

Norm

Hoe is het bestuurlijk besluitvormingsproces

✓

vastgelegde werkafspraken.

voor de raad georganiseerd, welke afspraken zijn hierover gemaakt; en welke reglementen zijn hierover van toepassing?

De gemeente heeft reglementen/verordeningen en

✓

De procedures en stappen in het besluitvormingsproces zijn duidelijk voor alle deelnemers.

✓

Besluiten worden in openbare vergaderingen genomen, tenzij er een wettelijke basis is voor beslotenheid.

✓

Er is een heldere vastlegging van het besluitvormingsproces (o.a. besluitenlijst, beslissingscriteria, stemgedrag van raadsleden).

✓

Besluiten worden genomen zonder belangenverstrengeling. Deelnemers aan het besluitvormingsproces handelen volgens integriteitsregels.

✓

Het college heeft de raad tijdig, juist, en begrijpelijk geïnformeerd.

✓

Er is tevredenheid van de gemeenteraad, het college, de gemeentesecretaris (vanuit zijn rol als algemeen directeur) en de griffier over de rol van burgers binnen het besluitvormingsproces.

Hoe verschilt de rol van de gemeenteraad in de

✓

bestuurlijke besluitvormingsprocessen tussen de gemeenten Roerdalen en Maasgouw, welke ervaringen en best practices kunnen worden geïdentificeerd, en welke adviezen kunnen worden geformuleerd om het bestuurlijk

Een vergelijking van de processen van beide gemeenten; en hoe deze van elkaar verschillen.

✓

De tevredenheid van de gemeenteraad, college, gemeentesecretaris (vanuit zijn rol als algemeen directeur) en de griffier over het besluitvormingsproces.

besluitvormingsproces in beide gemeenten te verbeteren? Tabel 2 Normenkader

Tijdens het onderzoek is binnen de Rekenkamer onderbezetting ontstaan. Om de doorlooptijd van het onderzoek acceptabel te houden is ervoor gekozen om de

volgende normen niet mee te nemen in het onderzoek: het communicatiebeleid en de instrumenten, transparantie van het proces om bezwaar te maken. Om een beeld te schetsen van de rol van burgers in het besluitvormingsproces, is een norm hieromtrent toegevoegd aan het normenkader.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

1.4 Onderzoeksopzet

Het normenkader biedt een basis voor het onderzoeken (en beoordelen) van de effectiviteit van het gemeentelijk besluitvormingsproces. Om het normenkader te kunnen beoordelen, is een kwalitatief onderzoek uitgevoerd, waarbij gebruik is gemaakt van een combinatie van desk -en fieldresearch. De aanpak van het onderzoek is identiek voor de gemeenten Maasgouw en Roerdalen. Deskresearch

Deskresearch is ingezet om relevante documenten te onderzoeken die een beeld

Onderzoek documentatie

geven van hoe het besluitvormingsproces (in theorie en in de praktijk) verloopt: •

Allereerst is documentatie onderzocht die inzicht geeft in hoe het besluitvormingsproces voor de raad is georganiseerd en welke afspraken hierover gemaakt zijn. Hierbij kan gedacht worden aan het reglement van orde voor de gemeenteraad, de verordening op de commissies van de gemeenteraad en de Gemeentewet.

•

Tevens zijn documenten onderzocht die inzicht geven in hoe het proces in de praktijk verloopt. Hierbij kan gedacht worden aan besluitenlijst/video-opnames van raadsvergaderingen, raadsstukken en adviezen.

Een overzicht van de onderzochte documentatie is in bijlage 2 terug te vinden.

Fieldresearch

Fieldresearch is ingezet om te toetsen hoe de normen in de praktijk worden ervaren.

Interviews

Het is van belang om interviews af te nemen met een breed scala aan betrokkenen om een volledig beeld te krijgen van het proces, de dynamiek en de verschillende perspectieven. De matrix op de volgende pagina omvat de relevante betrokkenen bij het bestuurlijk besluitvormingsproces. Een nadere specificatie van de respondenten per gemeente is in bijlage 3 terug te vinden. In totaliteit zijn 26 interviews afgenomen (12 interviews bij gemeente Roerdalen en 14 interviews bij gemeente Maasgouw). De interviews zijn afgenomen in het eerste kwartaal van 2025.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

1.4 Onderzoeksopzet

Betrokkenen

Relatie tot besluitvormingsproces

Relevante inzichten

Burgemeester

Voorzitter van de gemeenteraad en

Rol in faciliteren van besluitvorming,

het college van B&W, spil in bestuurlijke

agendering van onderwerpen, neutrale

coördinatie.

procesbewaking.

Voorbereiding en uitvoering van beleid,

Samenwerking met gemeenteraad,

sturen het bestuurlijk proces.

verdediging van beleidsvoorstellen.

Ondersteunt en adviseert de

Procedures rondom besluitvorming,

gemeenteraad en organiseert

voorbereiding van raadsleden, interne

raadsvergaderingen.

dynamiek tussen raad en college.

Adviseert het college en geeft

Rol van ambtelijke organisatie, afstemming

leiding aan de ambtelijke organisatie,

met bestuurders.

Wethouder

Griffier

Gemeentesecretaris

coördineert ambtelijke voorbereiding van besluiten. Raadsleden (waaronder,

Direct betrokken bij de besluitvorming

Inzicht in raadswerk, besluitvorming, politieke

fractievoorzitters en zowel coalitie

van de gemeenteraad.

dynamiek en invloed op uiteindelijke besluiten, strategische keuzes van fracties.

als oppositie) Voorzitters en/of leden van

Leiding van commissievergaderingen die

Voorbereiding van besluiten, rol van

raadscommissies

besluiten voorbereiden.

commissies in verdiepingsdiscussies en aanbevelingen voor de raad.

Tabel 3 Overzicht respondenten

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

1.5 Scope en afbakening

Het onderzoek richt zich op de achterliggende processen naar aanleiding van een raadsagenda en niet op de beoordeling van de inhoudelijke dossiers uit de raadsagenda. Ten behoeve van de dossierstudie is gekozen om de volgende agenda’s van de raadsvergaderingen hiertoe als uitgangspunt te nemen: 5 maart 2024 (Maasgouw) en 29 februari 2024 (Roerdalen). Bij de interviews is niet specifiek ingezoomd op voorgaande raadsvergaderingen om zodoende een overall beeld op te halen. Binnen dit onderzoek is de insteek beperkt tot de vraag in hoeverre raadsleden een beeld hebben van de belangen van deze burgers; en of zij van mening zijn dat burgers in voldoende mate bij het besluitvormingsproces worden betrokken. Burgers zijn niet geraadpleegd in dit onderzoek.

Openheid in het proces, kracht in het besluit

Hoofdstuk 2

Bevindingen Documentenstudie In dit hoofdstuk worden de bevindingen gepresenteerd die zijn voortgekomen uit de documentenstudie die in het kader van dit onderzoek is uitgevoerd (deskresearch). Voor de bevindingen op basis van de interviews (fieldresearch) wordt verwezen naar hoofdstuk 3.

Rekenkamer Roerdalen & Rekenkamer Maasgouw

2.1 Reglementen en verordeningen

Het besluitvormingsproces De volgende regelingen en/of verordeningen van toepassing op het besluitvormingsproces:

Roerdalen

Maasgouw

Regeling

Datum vastgesteld

Regeling

Datum vastgesteld

Reglement van orde gemeenteraad 2023

6/7/2023

Reglement van orde voor de vergaderingen

21/12/2021

Reglement van orde

6/7/2023

en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Maasgouw 2021

raadsadviescommissie 2023 Verordening op de raadscommissie 2021

21/12/2021

de gemeente Roerdalen houdende regels

Wijziging op verordening op de

1/6/2022

omtrent de auditcommissie Verordening

raadscommissie 2021

Verordening van de gemeenteraad van

22/10/2018

auditcommissie gemeente Roerdalen 2018 Verordening op de auditcommissie Verordening gemeentelijke rekenkamer

11/7/2023

18/12/2014

gemeente Maasgouw 2014

Roerdalen 2023* Verordening gemeentelijke rekenkamer Verordening ambtelijke bijstand en

2/9/2024

11/7/2023

Maasgouw 2023

fractieondersteuning Roerdalen 2024 Verordening ambtelijke bijstand en Gedragscode integriteit

10/3/2024

volksvertegenwoordigers gemeente

2/1/2007

fractieondersteuning 2007 gemeente Maasgouw

Roerdalen Gedragscode politieke ambtsdragers en Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders gemeente Roerdalen

10/3/2024

30/5/2023

protocol integriteitsmeldingen gemeente Maasgouw (inclusief burgemeester en wethouders)

Processtappen/Werkinstructies m.b.t. Bestuurlijk BesluitvormingsProces (BBP)

Tabel 4 Overzicht reglementen/verordeningen

Openheid in het proces, kracht in het besluit

2.1 Reglementen en verordeningen

Het besluitvormingsproces is formeel goed georganiseerd. De werking van de relevante reglementen en bijbehorende instrumenten is aan de hand van de raadsvergaderingen van 5 maart 2024 (Maasgouw) en 29 februari 2024 (Roerdalen) getoetst, aangevuld met algemene indrukken en bevindingen die tijdens het onderzoek zijn opgedaan. In bijlage 4 is het toetsingskader terug te vinden. Het volgende beeld komt hierbij naar voren: Reglement van orde gemeenteraad

Het is essentieel voor een goed

van de raad voorbereiden. Dit is een

Ten aanzien van het reglement van

functionerend openbaar bestuur dat

groot goed, omdat voor de burgers

orde zijn er bij beide gemeenten geen

politieke besluitvorming helder en

van de gemeente duidelijk moet zijn

constateringen gedaan waarbij de

duidelijk is voor de burgers. Als het gaat

hoe de besluitvorming in de raad, die er

werking afwijkt.

om de openbaarheid van overleggen

namens hen zit, plaatsvindt. Wel biedt

van de gemeenteraad zijn er twee

de Gemeentewet een procedure voor

Verordening raadscommissie

verschillende situaties mogelijk: er is

het voortzetten van een vergadering

(Maasgouw) - Reglement van orde

sprake van een vergadering in de zin

achter gesloten deuren. De raad kan

raadsadviescommissie (Roerdalen)

van de Gemeentewet of er is sprake

besluiten tot een besloten vergadering,

In beide gemeenten wordt

van een ander type bijeenkomst.

indien ten minste een vijfde van het

naast de formele raads- en

Indien sprake is van een vergadering

aantal leden dat de presentielijst

commissievergadering gewerkt met

in de zin van de Gemeentewet, is

heeft getekend daarom verzoekt of

(informele) themabijeenkomsten,

op grond van artikel 125, eerste lid,

de voorzitter dit nodig oordeelt, in de

informatieavonden en (raads)

Grondwet en van artikel 23, eerste

zin van artikel 23, tweede lid, van de

werkgroepen. Hierover zijn bij beide

lid, Gemeentewet het uitgangspunt

Gemeentewet.

gemeenten geen werkafspraken/

dat de besluitvorming door de

reglementen aangetroffen. De

gemeenteraad en de beraadslaging

Naast de vergaderingen in de zin

themabijeenkomsten zijn bij Maasgouw

die aan deze besluitvorming

van de Gemeentewet, kunnen in een

nooit openbaar en bij Roerdalen

voorafgaat, volledig in de openbaarheid

gemeente ook andere bijeenkomsten

soms. De (raads)werkgroepen zijn bij

plaatsvinden. Dit uitgangspunt geldt

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Roerdalen&id=ed250298-7a7b-42e8-8d6e-dad6582809b4