2020-11-20 RIB Wonen - 1. Jaarverslag 2019 Wooncompas.pdf

Digitale dienstverlening Huurders konden in 2019 nog meer zaken online gaan regelen. Via onze website kunnen huurders met IDEAL hun huur betalen. Maar ook is het mogelijk om via de website zonnepanelen aanvragen. Na invoering van adres ziet een huurder direct of zijn woning geschikt is en of het mogelijk is om een aanvraag in te dienen. Huurders kunnen online een scootmobielplek aanvragen. We faciliteren hiermee steeds beter dat huurders zelf invloed kunnen uitoefenen op hun eigen 34

woonsituatie. Het activeren van huurders om deze ruimte ook te benutten, is een aandachtspunt. Om onze woningzoekenden beter te informeren is op de website informatie over alle lopende nieuwbouwen renovatieprojecten makkelijk terug te vinden voor onze huurder. In een overzicht per project kunnen woningzoekende zien wat we gaan bouwen, met welke gemiddelde huurprijs en wanneer de woningen in de verhuur gaan.

Klachtdienstverlening Wij doen ons uiterste best om al onze huurders zo goed mogelijk van dienst te zijn, maar toch kan het voorkomen dat een huurder niet tevreden is over onze dienstverlening. Daarover gaan we graag met de huurder in gesprek. Komen we binnen onze organisatie niet samen tot een oplossing, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de klachtencommissie. In 2019 hebben wij de mogelijkheid tot het indienen van een klacht meer aandacht gegeven. Zo is de link op de homepage van onze website geplaatst. Ook bieden medewerkers van Klant en Service deze optie aan ontevreden klanten aan. Hierdoor is er een toename zichtbaar geweest van de klachten over de dienstverlening. De informatie die we hierdoor krijgen stelt ons in staat om continu aan de kwaliteit van de dienstverlening te werken.

Klachtencommissie Wij doen ons uiterste best om al onze huurders zo goed mogelijk van dienst te zijn, maar toch kan het voorkomen dat een huurder niet tevreden is over onze dienstverlening. Daarover gaat Wooncompas graag met de huurder in gesprek. Komen we binnen onze organisatie niet samen tot een oplossing, dan kan de klacht worden voorgelegd aan de klachtencommissie. Wooncompas heeft een klachtencommissie ingesteld met onafhankelijke leden. De commissie adviseert aan de directeur-bestuurder over de klachtafhandeling. De klachtencommissie bestond in 2019 uit:

• mevrouw mr. C.J. Vendel-Mulder (voorzitter); • de heer G. Rijsdijk (lid op voordracht van Wooncompas); • mevrouw R. Eggens (lid op voordracht van Progressie); • de heer J. van Hulsteijn (namens Wooncompas); • de heer E. Bunt (op voordracht van Progressie); • mevrouw J.J. Kooijman-Boekenstijn (ambtelijk secretaris). In 2019 zijn er geen klachten ingediend bij de klachtencommissie in verband met een nieuwe interne regeling bij Wooncompas. Binnengekomen klachten worden binnen drie dagen door de afdeling Kwaliteit afgewikkeld. Er zijn geen vermeende klachten bij de klachtencommissie neergelegd. De klachtencommissie heeft in december 2018 aan de directeur-bestuurder advies gegeven over een lopende klacht; dat advies is in 2019 overgenomen.

Geschillen Wie het niet eens is met het (niet) toewijzen van een woning kan een klacht indienen bij de bezwarencommissie van de gemeente (als het gaat om een huisvestingsvergunning) en bij de (regionale) geschillencommissie (als het gaat om een woningtoewijzing). Wij zijn niet blij met dit verwarrende onderscheid. Door de fusie tussen Woonvisie en WoonCompas, waar het weer anders geregeld was, hebben we dit nog niet helemaal anders kunnen organiseren. Dat zal in 2020 wel gebeuren.

Klantenpanel Na de fusie hebben wij het klantenpanel weer actief benaderd. We zijn blij dat het klantenpanel nu ook uitgebreid is met huurders uit Rotterdam en Albrandswaard. Wij hebben het klantenpanel meegenomen in onze ontwikkelingen op het gebied van klantdienstverlening. Zo hebben wij klantvolgsysteem IRIS en de vernieuwde website toegelicht en ook de gesprekscoaching. Daarnaast bespraken we de opzet van het klantenpanel voor 2020.

Inzicht (realtime) in prestaties K&S Meten is weten. Om te verbeteren hebben we inzicht nodig in onze prestaties. De data is wel aanwezig maar niet bewerkt en niet goed bruikbaar. Een trainee kreeg de opdracht om de data te ontsluiten. Hij analyseerde de telefoniedata van 2019 en maakte inzichtelijk hoeveel telefoonverkeer er gemiddeld binnenkomt en wanneer er zich pieken voordoen. Met de data willen we inspelen op pieken en efficiënter roosteren. Ook startten we met de contouren van een ‘Business Intelligencedashboard’ om weer te geven hoeveel huurders we in één keer helpen, de zogenaamde ‘first time fixratio’. We verwachten in 2020 een telefoniedashboard als FTF-dashboard op te leveren.

Via de regionale geschillencommissie is één klacht binnengekomen over een woningtoewijzing. De klacht heeft niet geleid tot een hoorzitting.

We benaderen onze klant persoonlijk/betrokken en communiceren zorgvuldig/eenduidig

Hoofdstuk 4 | Kwaliteit van de dienstverlening

35

36

HOOFDSTUK 5

PRETTIGE BUURTEN

Hoofdstuk 5 | Prettige buurten

37

Hoofdstuk 5 | Prettige buurten

Overleg met Progressie en de bewonerscommissies Wooncompas overlegt regelmatig met de Bewonersraad Progressie. In 2019 heeft Wooncompas vier keer formeel met de Bewonersraad Progressie overlegd. In 2019 adviseerde Progressie ons onder andere over de fusie, het huurbeleid 2019, de begroting, de wijzigingen in het wijkbeheer en over diverse contracten. Wij zijn ook dit jaar weer erg blij met de inbreng van Progressie op de verschillende onderwerpen. De discussies over de diverse onderwerpen zijn nuttig en vergroten ons inzicht in de klant en houden ons daarmee ook scherp. Progressie speelt ook een waardevolle rol bij de herstructureringsprojecten. In de verschillende klankbordgroepen ondersteunen zij de huurders gedurende het hele traject. Ook bewaakten zij de afspraken die we hebben gemaakt in het basis sociaal plan. Bij WoonCompas was er het Huurdersplatform. Tussen Progressie en het Huurdersplatform is afgesproken dat één bestuurslid van het Huurdersplatform zitting neemt in Progressie en daarmee de Rotterdamse huurders vertegenwoordigt. Een mooie uitbreiding van Progressie. In Rotterdam waren er drie bewonerscommissies en één activiteitencommissie actief.

Leefbaarheid De samenstelling van de Ridderkerkse samenleving is aan verandering onderhevig. In iets mindere mate geldt dit ook voor Albrandswaard. Extramuralisering van de zorg, langer zelfstandig wonen en instroom vanuit Rotterdam, bepalen nog steeds voor een belangrijk deel onze opgave. Ook in Rotterdam verandert de leefbaarheid. Ouderen of mensen met een beperking moeten en willen ook graag zo lang mogelijk zelfstandig (blijven) wonen, maar de voorzieningen in de woonomgeving 38

laten dat niet altijd toe. Met het programma ‘Langer Thuis’, een initiatief van gemeente Rotterdam dat in 2020 van start gaat, wordt met zorgaanbieders, welzijnsinstellingen, zorgverzekeraars en woningcorporaties gewerkt aan een plan om Rotterdammers te ondersteunen bij het zelfstandig thuis blijven wonen. Hoewel de samenleving niet geheel maakbaar is, proberen we met een gerichte aanpak de negatieve effecten zoveel mogelijk te dempen. Dat doen we samen met onze huurders, partners en collega’s van afdeling Wijk- en woonbeheer. Deze aanpak bestaat uit een aantal onderdelen:

Aanpassing interne organisatie In 2019 zijn concrete stappen gezet naar een nieuwe vorm van wijkbeheer, waarbij onze wijkbeheerders zich steeds meer concentreren op sociale problematiek in de wijk. In juni is het plaatsingsproces afgerond en is een start gemaakt met het ontwikkeltraject, waarbij de wijkbeheerders kennis en vaardigheden opdoen om hun nieuwe rol goed vorm te geven. De afronding van dit traject staat gepland voor juni 2020.

Samenwerking met stakeholders intensiveren Onze belangrijkste samenwerkingspartners zijn de gemeente Ridderkerk en Albrandswaard, Facet en de politie. Om deze samenwerking krachtiger vorm te geven zijn samenwerkingsafspraken gemaakt in een convenant dat in december in concept is opgesteld en begin 2020 door de burgemeester en directieleden zal worden getekend. In dit convenant verbinden we partners, huurders en opgave en maken we de resultaten inzichtelijker door de leefbaarheid te gaan meten. De leefbaarheidsteams (bestaand uit professionals) stellen samen met het wijkoverleg (bestaande uit inwoners) een jaarplan op met aandachtspunten voor die specifieke wijk. De input hiervoor komt uit eigen waarneming en data vanuit de leefbaarheidsmonitor. Zo willen we de inzet van professionals resultaatgerichter maken en de inwoners meer betrekken bij de opgaven in hun

wijk. Daarmee verbreden we tevens de participatie. Naast de klassieke participatie vanuit de overlegwet ontstaat een nieuwe vorm die geconcentreerd is rond losse onderwerpen.

Participatie Succesvolle participatie uit 2018 hebben we voortgezet in 2019 en waar mogelijk uitgebreid. Zo is de bewonerscommissie Rijsoord uitgebreid met 2 leden vanuit de nieuwbouw NOM Rijsoord. Aan de Rembrandtweg en Hobbemastraat, een gebied in het centrum waar de leefbaarheid onder druk staat, hebben we een uitgebreide portiekenactie gehouden, waarbij meerdere huismeesters controleerden op schoon, heel en veilig en bewoners aanspraken. Dit leverde veel positieve reacties op. Op het Dilleburgplein let de wijkbeheerder specifiek op overlast door jongeren in de onderbouw die daar rondhangen en vernielingen aanrichten. Samen met bewoners en de wijkagent is een avond belegd en houden we samen een oogje in het zeil. In de Multatulistraat in Oost kreeg de wijkbeheerder signalen van bewoners dat verschillende voortuinen een opknapbeurt konden gebruiken en dat hoge bomen zorgden voor bladoverlast en licht wegnamen. De wijkbeheerder organiseerde een actie in het weekeinde waarbij een professionele hovenier bewoners ondersteunde. Buren hielpen elkaar en legden, soms na jaren, weer contact met elkaar. Deze actie willen we in de lente van 2020 herhalen in een andere straat. Samen met IJsselmonde-Oost kregen inwoners van Ridderkerk de kans om samen met een aannemer alle achterpaden grondig te reinigen.

Ook hielpen ze mee om de goten te reinigen op de galerijen van de hoogbouw in Bolnes in de herfst. Dit smaakt naar meer en met Stichting IJsselmonde-Oost onderzoeken we hoe we de samenwerking verder kunnen uitbreiden. In 2019 is het initiatief tot verbetering van de woonomgeving vaak vanuit Wooncompas of een

van haar samenwerkingspartners geïnitieerd. Door in 2020 andere participatietools ter beschikking te stellen aan onze huurders hopen we dat in de toekomst meer leefbaarheidsinitiatieven gestart worden door huurders zelf.

Overlast Sociale meldingen worden aangemaakt wanneer huurders Wooncompas vragen om actie te ondernemen, vaak gaat het dan om ervaren overlast van buren. In 2019 ontvingen we 124 sociale meldingen, een vergelijkbaar aantal met het jaar ervoor.

Herhuisvestingsprojecten In 2012 begon (toenmalig) Woonvisie aan de vernieuwing van haar portefeuille. Dit is natuurlijk positief voor de kwaliteit, houdbaarheid en het wooncomfort van ons bezit, maar vernieuwingen brengen ook sociale consequenties met zich mee. Want wat we daadwerkelijk doen, is huurders vertellen dat zij niet meer in hun huidige woning kunnen blijven wonen, omdat wij deze gaan slopen voor nieuwbouw. Voor sommige huurders is dit een kans. De kans om hun woonwensen door te geven aan de afdeling Sociale Projectbegeleiding en zo te verhuizen naar de woning van hun dromen. Voor andere huurders is dit een onzekere periode. Waar komen ze terecht? Mogelijk wonen zij al 40 jaar in hun woning, zijn hun kinderen hier opgegroeid (en uitgevlogen) en zit er veel geschiedenis in hun woning. Het begeleiden van de huurders naar een nieuwe woning is een intensief traject. De medewerkers van Sociale Projectbegeleiding kennen de huurders dan ook vaak bij naam en zijn zeker op de hoogte van hun woonsituatie. We zijn er trots op dat het uitverhuizingstraject in de afgelopen 7 jaar nog nooit tot een juridische procedure heeft geleid. Dit is een verdienste die wij zeker voort willen zetten. Voor alle huurders in de

Onze klanten wonen in prettige buurten

Hoofdstuk 5 | Prettige buurten

39

Onze klanten nemen verantwoordelijkheid voor hun leefomgeving

afgelopen 7 jaar hebben we een geschikte (naar tevredenheid!) nieuwe woning gevonden. We merken wel dat we moeten temporiseren met onze projecten om hetzelfde resultaat te houden. Waar wij eerder 100 herhuisvestingskandidaten per jaar konden helpen, is 70 kandidaten nu een realistischer getal. De reden hiervoor is dat wij met meer urgent woningzoekenden te maken hebben (statushouders, herhuisvestingskandidaten uit de regio en medisch urgenten). Het lukte het ons, samen met de huurders, om in 2019 69 bewoners naar een andere woning te herhuisvesten. 16 in project Rijsoord, 15 in project Blaak, 32 in project Stadhouderslaan en 6 in project Rhoon.

Stadhouderslaan In het voorjaar van 2019 tekenden we voor zowel project Stadhouderslaan als project Blaak het sociaal plan met de klankbordgroep. De klankbordgroep van project Stadhouderslaan was een enthousiaste groep die de belangen van de Stadhouderslaan goed vertegenwoordigde. Van de 72 woningen zijn sindsdien 31 huurcontracten (43%) opgezegd. Deze woningen verhuren wij door aan een leegstandsbeheerder. We houden nog acht woningen vrij voor destructief onderzoek voor de aannemer.

Rhoon Inmiddels hebben alle huurders in project Rhoon hun huur opgezegd of zijn inmiddels verhuisd. De verwachting is dat het complex eind maart 2020 leeg is. De leeggekomen woningen zijn doorverhuurd aan een leegstandsbeheerder om de leefbaarheid in de buurt te garanderen. 11 huurders konden doorstromen naar een gerenoveerde woning uit eigen wijk, een enkele huurder is via Woonnet Rijnmond verhuisd naar een woning buiten de wijk. De overige huurders zijn zorgvuldig geplaatst via directe bemiddeling naar andere wijken in Rhoon. De reden voor de directe bemiddeling is het in eerste instantie beperkte aanbod in Rhoon.

Rembrandtweg fase 1 Het complex van project Rembrandt fase 1 is leeg. Deze woningen worden ook verhuurd door een leegstandsverhuurder. Eén huurder woont momenteel in een wisselwoning in afwachting van terugkeer in de nieuwbouw.

Rijsoord In 2019 betraden 16 terugkeerders de nul-op-demeter-appartementen in Rijsoord. Nog drie bewoners wachten op terugkeer in de eengezinswoningen, die wij in 2020 opleveren.

40

Blaak Project Blaak omvat 48 woningen. Het was een kritische groep, die ons scherp hield om tot het beste resultaat te komen. Dit leidde tot het tekenen van het Sociaal Plan in het voorjaar van 2019. Inmiddels zijn in dit project 52% van de huurcontracten (25 huishoudens) opgezegd. De huurders vinden via Woonnet Rijnmond een andere woning (met behulp van een herhuisvestingsurgentie) of via directe

drie torens en in het bijzonder de bewoners van de penthouses ervaarden tijdens de werkzaamheden behoorlijk wat overlast. Wooncompas kende een financiële tegemoetkoming toe voor de ervaren overlast. De VvE-besturen zijn tevreden over de herstelwerkzaamheden. Er is alleen discussie tussen de besturen en Wooncompas over de verplichting om een onderhoudscontract voor de daken af te sluiten, om de garantie te behouden op aangelegde daken. De besturen vinden de tarieven erg hoog voor een onderhoudsvrij dak.

bemiddeling wanneer er specifieke woonwensen zijn of er een beperkt aanbod voor een betreffende inkomenscategorie is.

VvE-portefeuille We zijn eigenaar in 21 verenigingen van eigenaars (VvE’s). Winter VvE-beheer beheert het grootste deel van onze VvE-portefeuille. Andere verenigingen worden beheerd door 24/7 VvE-beheer, Femur VvEbeheer, VvE Diensten Nederland, Pitlo VvE-beheer en MVGM. In Rhoon beheert Woningbouwvereniging Poortugaal het gebouw Essendael voor ons. Het beheer voor de VvE waar ons kantoor onderdeel van is, doen wij zelf. Boven ons kantoorgebouw zijn namelijk 12 appartementen gesitueerd.

Bijzondere ontwikkelingen binnen onze VvE-portefeuille Vervanging daken VvE Zomer, Lente en Herfst In 2018 besloot Wooncompas in de rol van ontwikkelaar herstelwerk te doen aan de daken van de torens in de VvE’s. Wooncompas is grooteigenaar in de Vve Zomer en de VvE Lente. De werkzaamheden zijn in de afrondende fase. De eigenaren van de

Beëindiging complexbeheerdiensten in VvE’s Wooncompas is voornemens om de complexbeheerdiensten te stoppen. Wooncompas vervangt deze dienst door wijkbeheer. Een aantal VvE’s huurt een complexbeheerder van Wooncompas in. In 2017 ging Wooncompas het gesprek aan met de besturen van de VvE’s over het stoppen van deze dienst. Dit leidde in 2019 tot beëindiging van deze dienst voor de VvE Zomer en de VvE Lente. De (oud-)complexbeheerder van de Vierjaargetijden behoudt zijn kantoor in gebouw Herfst. Hij blijft diensten verlenen aan huurders in huurwoningen. Deze diensten houdt Wooncompas aan tot medio 2020. Hiermee behouden we 1 eigendomsrecht in VvE Herfst. Wooncompas is in gesprek met de overige VvE’s over de beëindiging. Naar alle waarschijnlijkheid beëindigen deze VvE’s medio 2020 de dienst van complexbeheerder. Nieuwe beheerder voor VvE Lente VvE Lente zegde de overeenkomst met Winter VvE-beheer in oktober 2019 op. Per 1 januari 2020 is Femur VvE-beheer de nieuwe beheerder.

We zijn een vanzelfsprekende samenwerkingspartner

Hoofdstuk 5 | Prettige buurten

41

42

HOOFDSTUK 6

SLIMMER ORGANISEREN

Hoofdstuk 6 | Slimmer organiseren

43

Hoofdstuk 6 | Slimmer organiseren Wooncompas streeft naar een compacte organisatie, efficiënt en modern ingericht, die in staat is om op een ondernemende manier de doelstellingen uit haar ondernemingsplan te realiseren. We willen aansluiting houden bij wat onze klanten van ons verlangen qua dienstverlening en producten. Daarom blijven wij onszelf continu verbeteren, waarbij 2020 in het teken staat van het borgen van slimmer werken. We zijn trots op de betrokkenheid van onze medewerkers en de getoonde veerkracht rond de fusie. In 2019 hebben wij op HR-gebied organisatorisch (doorontwikkeling van P&O naar HR) en instrumenteel (uitwerking van het generiek functiehuis en invoering van prestatiegericht werken) goede stappen gezet. Binnen deze context staat in 2020 met name leiderschap en persoonlijke groei centraal.

Formatie en personeelsopbouw Personeelsopbouw 2019 vergeleken met 2018 De onderstaande gegevens zijn van peildatum 31 december 2019. 2019

2018

fte

85,3

89,9

medewerkers

96

100

vacatures in fte

6

4

% vrouwen

53%

53%

% mannen

47%

47%

gem. leeftijd

47,3 jaar

46,5 jaar

gem. duur

11,8 jaar

11,3 jaar

fulltimers

56

61

parttimers

40

39

dienstverband

Formatie De formatie is gestegen door de fusie tussen Woonvisie en WoonCompas per 1 juli 2019. Van de totale formatie van 93,6 fte stonden aan het einde van het jaar zes functies open die ingevuld moesten worden. In de formatie zijn ook stagiaires

meegenomen. In totaal vertrokken 7 medewerkers door pensionering, op eigen verzoek of van rechtswege. 21 nieuwe medewerkers, onder wie ook 12 medewerkers van WoonCompas, versterkten de organisatie. Ten opzichte van het personeelsoverzicht ten tijde van de fusie is geen rekening gehouden met 2 fte voor Habion. Naast de 104 medewerkers die bij Wooncompas in dienst waren, heeft Wooncompas nog 29 inhuurkrachten voor korte of langere periode full/parttime ingezet op diverse afdelingen.

Ziekteverzuim Het totale verzuimpercentage is gestegen naar 8,95% (2018: 7,9%); waarvan 0,72% kort verzuim (<1 maand) en 8,23% lang verzuim (>1 maand). Dit was in 2018 respectievelijk 0,94% en 6,9%. In totaal waren er 101 ziekmeldingen (2018: 109). De gemiddelde verzuimmeldingsfrequentie per medewerker daalde naar 0,91 maal per jaar (2018: 1,3). Het kort verzuim is gedaald en blijft hiermee onder de gestelde norm van 1%. Ook de meldingsfrequentie (aantal ziekmeldingen/ aantal medewerkers in dienst in 2019) is gedaald. Het percentage lang verzuim daarentegen is toegenomen, met name langdurig verzuim. Het verzuim stijgt al een paar jaar achtereen. Het ziekteverzuim kreeg ook in 2019 de noodzakelijke aandacht en er is besloten om een contract aan te gaan met een andere arbodienst. De reden is dat

Wooncompas is een goed werkgever

44

We werken flexibel, tijds- en plaatsonafhankelijk

een andere manier van verzuimbegeleiding gewenst is: nauwere samenwerking tussen Wooncompas en de arbodienstverlener. Deze overstap per 1 januari 2020 staat los van de gesprekken die management en medewerkers proactief voeren om ziekteverzuim te voorkomen en -als het ziekteverzuim zich toch voordoet- wat nodig is om ervoor te zorgen dat de medewerker zo snel mogelijk terugkeert in het arbeidsproces.

Informatisering en automatisering Data en stuurinformatie In 2019 heeft Wooncompas verdere stappen gezet naar een databedreven organisatie en er zijn diverse rapporten voor KPI’s gebouwd. Op basis van sectorstandaarden is belangrijke stuuren verantwoordingsinformatie opgenomen in standaardrapportages die eenvoudig kunnen worden opgevraagd. In 2020 wordt meer data beschikbaar gemaakt in visualisatietools en worden meer standaardrapportages ingericht. Voortbouwend op het initiatief uit 2018 om het Wooncompas Intelligence Team (WIT) op te richten, zijn er vanuit dit team de nodige prestatiemetingen in onze dagelijkse primaire en ondersteunende processen beschikbaar gekomen. Goede voorbeeld zijn de dashboards voor de Leveranciersbeoordeling, Tijdig klantcontact en de Passende toewijzing. In 2019 is het bewustzijn van meer ‘datadriven’ en ‘well-informed sturen’ gegroeid. Een mooi resultaat is dat er een enorme behoefte is aan extra inzichten en rapporten. Omdat het bewustzijn is gegroeid en er een Business Intelligenceteam is ingericht, is het WIT inmiddels opgeheven. In 2020 werken we verder aan het organiseren van de behoeftesturing en de waardegestuurde prioritering van de werkzaamheden.

Intranet Het nieuwe intranet is in 2018 live gebracht en in 2019 is daadwerkelijk in gebruik genomen. Het intranet wordt onder meer gebruikt om intern berichten te Hoofdstuk 6 | Slimmer organiseren

delen met nieuws, werkinstructies, vacatures en informatie over teams. In 2020 blijft er aandacht voor het actief gebruiken van dit platform en wordt onderzocht of en hoe dit platform als persoonlijke startpagina voor medewerkers benut kan worden.

Processen We zijn in 2018 gestart met het beschrijven en vastleggen van de huidige processen. In 2019 hebben wij aanleiding gezien het proceshuis van Wooncompas scherper te stellen en is proceseigenaarschap geborgd. Deze nieuwe opbouw zal in 2020 nader worden uitgewerkt, en de herziene procesbeschrijvingen worden aangevuld met KPI’s, risico’s en beheersmaatregelen. Hiermee zijn de proceseigenaren in staat hun eigen processen beter te monitoren en hierover ook periodiek verslag uit te brengen aan de bestuurder. Daarmee ontstaat een integraal risicomanagement, dat op zijn beurt weer kan worden gebruikt in verbetermanagement. Dat laatste vormt dan weer een bouwsteen voor de In Control Statements die proceseigenaren periodiek opstellen, waardoor ook de Bestuurder gefaciliteerd wordt in het opmaken van een eigen In Control Statement

Woonvisie@Work Vanuit vier pijlers zijn we in 2016 gestart met de beweging naar Het Nieuwe Werken: Woonvisie@Work, ICT, kantoor, Slimmer Werken en HR. Alle projecten droegen er ook in 2019 aan bij dat we grote stappen in de gewenste richting maakten.

1. Nieuwe kantooromgeving IIn 2019 is het vernieuwde kantoorpand daadwerkelijk in gebruik genomen. De nieuwe kantooromgeving past goed bij Slimmer Werken. Een nieuwe kantooromgeving vraagt ook om andere routines. Daarom zijn er werkafspraken opgesteld rondom het gebruik van het pand. In 2019 hebben er als gevolg van de fusie tussen WoonCompas en Woonvisie al enkele medewerkers in het kantoorpand in Ridderkerk een flexibele werkplek gekregen. Inmiddels is het 45

Onze medewerkers zijn betrokken en competent

door de groei in de spitstijden regelmatig (te) druk op kantoor. Deze situatie zal in 2020 leiden tot een geringe flexibele uitbreiding waarbij de lijn van de nieuwe kantooromgeving wordt doorgezet.

2. ICT Onze nieuwe kantooromgeving wordt ondersteund door moderne ICT. Dit stelt medewerkers in staat om, indien gewenst, tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. Hierin is het afgelopen jaar een grote slag gemaakt door de oplevering van het nieuwe kantoor met bijbehorende ICT-faciliteiten. Onder het kopje Informatisering/automatisering wordt hier uitgebreider over gerapporteerd.

3. Slimmer Werken Het project Slimmer Werken is afgerond en overdragen aan de operatie (afdeling Informatisering & Automatisering, de kerngebruikers en de managers). Het resultaat van het project is dat het enthousiasme onder de gebruikers over de nieuwe werkomgeving is gegroeid. Dit blijkt onder meer uit het gegeven dat medewerkers minder met elkaar mailen maar meer zijn gaan chatten. Daarnaast blijkt dat documenten makkelijker vindbaar zijn. Kortom de Slimmer Werkenomgeving nodigt zoals beoogd uit tot meer, beter en efficiënter samenwerken. Vanuit het project is ook beleid opgesteld over het gewenste gebruik en zijn ‘Quick Reference Cards’ gemaakt ter ondersteuning bij dit gebruik. In 2020 blijft er aandacht voor het verder borgen en stimuleren van het gebruik.

4. HR 2019 heeft in het teken gestaan van de doorontwikkeling van de afdeling P&O (Personeel & Organisatie) naar een afdeling HR (Human Resources). Dit betekende niet alleen een verandering van naam, ook een verandering van functies, verantwoordelijkheden en werkwijzen. Daarnaast is het HR-systeem verder ingericht en is het prestatiegericht werken middels de gesprekscyclus doorlopen. De eerste verbeteringen zijn hieruit geïdentificeerd en worden aangepakt. Als volgende

46

stap zal begin 2020 het performance management op inhoud, proces en benodigde competenties worden geëvalueerd. Verder is in 2019 onder de medewerkers een vitaliteitsonderzoek gedaan. De punten uit dit onderzoek en die van de evaluatie van het performancemanagement zijn de start van op te stellen of vernieuwd HR-beleid. Dit zal gaan zorgen voor een verdere groei in volwassenheid van de gehele organisatie op HR-gebied en ervoor zorgen dat medewerkers zelf verder kunnen groeien in hun professionele ontwikkeling. In 2019 hebben we te maken gehad met veel vacatures, mede door groei. Vacatures worden in eerste instantie intern uitgezet en bij geen geschikte kandidaten, extern. De meeste vacatures konden we snel invullen met interne kandidaten of externe kandidaten. Voor moeilijk vervulbare vacatures zijn een werving & selectiebureau ingezet. Op 31 december 2019 waren er nog 6 vacatures. Tenslotte waren er binnen Wooncompas een aantal organisatieontwikkelingen die vanuit HR zijn begeleid. In eerste instantie de fusie tussen Woonvisie en WoonCompas. Dit betekent onder andere plaatsing van medewerkers van WoonCompas in de nieuwe organisatie en harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. Ten tweede een reorganisatie binnen Wijkbeheer. De reden voor deze reorganisatie lag in een andere benadering van klanten en een andere manier van werken.

Dit betekent dat de huidige functies van huismeester zijn komen te vervallen. Hiervoor komt een nieuwe functie van wijkbeheer terug. Als laatste een verandering op de afdeling Verhuisservice door de toevoeging van de functie van verhuurmakelaars naast de medewerker verhuur. De makelaar is dé contactpersoon voor de klant en heeft als doel hem zo goed mogelijk te ondersteunen in zijn verhuizing en om de woning te verhuren.

Continu Verbeteren Continu Verbeteren heeft in 2019 niet bovenaan het prioriteitenlijstje van de organisatie gestaan. We zijn in 2019, naast de fusie, vooral bezig geweest met het project ‘Processen op orde’. In 2020 gaan we continu verbeteren gestructureerd inbedden in de organisatie als vervolg op ‘Processen op orde’ en de implementatie van risicomanagement en prestatiemanagement. De verankering van Continu Verbeteren is inmiddels echter zo sterk dat hier wel blijvend aandacht voor is in de organisatie. Zo hebben alle afdelingen een week- of dagstart of een ‘keek op de week’ en zijn er maandelijkse ‘belt’-bijeenkomsten waarin, onder andere, lopende initiatieven worden besproken. Er is nog steeds veel animo onder de medewerkers voor Continu Verbeteren. Dit blijkt wel uit de deelname van 12 nieuwe ‘green belters’. De nieuwe ‘Belters’ hebben allemaal hun theorie gedaan en zijn aan de slag gegaan met een praktijkopdracht die in overleg met hun leidinggevende is geformuleerd. In de eerste helft van 2020 ronden deze ‘green belters’ hun opleiding af en presenteren zij de resultaten op de LEAN-markt die we voor de tweede keer gaan organiseren.

Processen waarin in 2019 onder andere stappen zijn gemaakt ter verbetering Proces besluitnotities ontwikkelbesluiten voor de RvC Verbeteringen: opstellen helder toetsingskader voor control en business control, opstellen procesbeschrijving ontwikkelnotitie en het opstellen van formats voor het scenariobesluit, het ontwikkelbesluit en het realisatiebesluit. De verbeteringen zijn verwerkt in de Leidraad projectontwikkeling. Verhuisproces Verbeteringen: inbedding van de makelaarsfunctie

(één aanspreekpunt voor de klant gedurende het verhuisproces), keuzemogelijkheid voor de klant om het contract in de woning te tekenen (opbrengst is één afspraak minder), keuze groepsbezichtiging in bewoonde staat (overname mogelijk door nieuwe huurder, en vaak maar één bezichtiging nodig (minder tijd voor o.a. de vertrekkende huurder) waarmee de doorlooptijd van het aanbiedingsproces wordt verkort en er minder leegstand is). Proces indiensttreding In 2019 zijn als LEAN-traject de processen met bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden voor het indiensttredingsproces uitgewerkt. Voor het komende jaar zal de focus liggen op de implementatie van dit nieuwe proces.

Jaarverslag van de ondernemingsraad In 2019 vertegenwoordigden Laura van Dam, Erica Houtman, Igor Marinkovic, Prashant Bainatsah en Rob van Slobbe samen het belang van de medewerkers en de organisatie. Zij spraken als ondernemingsraad apart én samen met de ondernemingsraad van WoonCompas, bestaand uit Claudia Lagas, Carlo Bonte en René van der Torre, meerdere keren met de directeur-bestuurder. De fusie tussen Woonvisie en WoonCompas was het belangrijkste onderwerp in de eerste helft van het jaar. Na de fusiedatum ging de ondernemingsraad in samengestelde vorm verder en werd er onder andere gesproken over de vitaliteits-apk, integriteit, organisatieaanpassingen, de visitatie, protocollen (klokkenluiden, agressie en geweld, e.d.), beloningen en het kantoor. Twee overlegvergaderingen werden bijgewoond door leden van de raad van commissarissen. Tussendoor vonden in verschillende verbanden, ook als ondernemingsraad onderling, overleggen plaats.

We werken dagelijks slimmer en efficiënter

Hoofdstuk 6 | Slimmer organiseren

47

48

HOOFDSTUK 7

BESTUURSVERSLAG

Hoofdstuk 7 | Bestuursverslag

49

Hoofdstuk 7 | Bestuursverslag Hoofdlijnen governancestructuur

Juridische structuur

Bestuursbesluiten

Wooncompas is een stichting met een raad van commissarissen en een eenhoofdig bestuur. Het bestuur van Wooncompas wordt gevormd door de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder vormt samen met de directeur Vastgoed, directeur Wonen en directeur Financiën en Bedrijfsvoering het directieteam.

In 2019 nam het bestuur verschillende besluiten. Een aantal bestuursbesluiten is indien wenselijk en/of conform de wet en statuten vooraf ter goedkeuring aan de raad van commissarissen voorgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om starten investeringsbesluiten, het jaarverslag en de jaarrekening 2018, het treasury jaarplan 2019, de contourennota 2020 en de begroting 2020 en de meerjarenraming 2020 – 2029.

Verbindingen Wooncompas is 100% aandeelhouder van Woonvisie Ridderkerk Vastgoed BV (verbonden onderneming). Tot op dit moment vinden er geen activiteiten plaats in deze besloten vennootschap.

Rapportage bestuur aan raad van commissarissen De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten van Wooncompas. Het bestuur is verantwoordelijk voor het formuleren en realiseren van de doelstellingen, de strategie, de financiering en het beleid. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen en verschaft de raad van commissarissen de informatie die de raad nodig heeft voor de uitoefening van haar taak. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor de naleving van de statuten, wet- en regelgeving en de risicobeheersing verbonden aan de activiteiten van de corporatie. Het bestuur rapporteert hierover aan de raad van commissarissen en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de raad en de door de raad ingestelde auditcommissie (zie ook het jaarverslag van de raad van commissarissen).

Aanpassing statuten en reglementen In 2019 zijn de statuten en reglementen van Wooncompas herzien in verband met de fusie. De statuten en reglementen voldoen aan de Woningwet. 50

Zie voor de lijst met besluiten het jaarverslag van de raad van commissarissen.

Opzet en werking interne beheersingssystemen Met onze planning en controlcyclus willen we op adequate wijze sturing geven aan de organisatie en verantwoording afleggen over onze activiteiten. Een dergelijke systematiek moet ertoe bijdragen dat adequate sturing en verantwoording van de bedrijfsactiviteiten mogelijk is, dat de bestuurlijke en managementinformatie volledig en betrouwbaar is en dat wat wij doen en beslissen in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. In ons ondernemingsplan 2015 – 2019 hebben we beschreven wat we willen bereiken. Dit geheel werken we uit in meerjarenprognoses en jaarbegrotingen. Verantwoording vindt onder andere plaats door jaarverslaggeving, tertiaalrapportages en maandrapportages, waarmee het management en het interne en externe toezicht tijdig geïnformeerd worden. Wooncompas werkt continu aan de verbetering van een gestructureerde vorm van de planning en controlcyclus van de organisatie. Met de eerdere vaststelling van KPI’s sturen we op resultaat en maken we met de kwartaalrapportages weer een nieuwe professionaliseringsslag. Vanaf 2019 zijn we gaan werken met tertiaal- en maandrapportages,

omdat deze beter aansluiten bij onze planning en controlcyclus. Werkzaamheden op het gebied van de administratieve organisatie en interne controle vinden structureel plaats en worden besproken met het bestuur en de auditcommissie.

Benchmark Aedes In 2019 werkten wij opnieuw mee aan de sectorbenchmark van Aedes. Onze resultaten: • Binnen het thema ‘beschikbaar & betaalbaarheid’ was het stuivertje wisselen op de deelonderwerpen. Wij scoorden minder op de gemiddelde huurprijsstijging en de ontwikkeling van de voorraad onder de aftoppingsgrenzen, maar beduidend beter op de toewijzing van betaalbare woningen aan de doelgroep. Aan dit thema is geen letter gekoppeld. • Onze score op het onderdeel ‘bedrijfslasten’ was in 2019 een tegenvaller: met bijna 200 euro hogere kosten dan de gemiddelde corporatie en ook hogere kosten dan in 2018 werden we een C-corporatie. Er is niet één duidelijke oorzaak te benoemen. Onder andere de projecten, veel inhuur in de organisatie en de fusie speelden een rol. • Op het thema ‘onderhoud & verbetering’ kwamen we opnieuw uit in de B-klasse. We scoren daarin aan de bovenkant, maar bijvoorbeeld de instandhoudingskosten van onze woningvoorraad zijn onvoldoende voor een A-oordeel. • Binnen het thema ‘huurdersoordeel’ zakten we in 2019 van een B naar een C. Ondanks verbeteringsmaatregelen en hogere scores op, vooral, de tevredenheid over reparaties, strandden we dit jaar net onder de grens van de B-notering. • Voor het in 2018 geïntroduceerde thema ‘duurzaamheid’ bleven we tot de koplopers behoren.

Hoofdstuk 7 | Bestuursverslag

Externe accountant De externe accountant wordt benoemd door de raad van commissarissen na advies van de directeurbestuurder en auditcommissie. Voor het verslagjaar 2019 is Deloitte opnieuw als accountant gekozen, de vierjaarlijkse evaluatie naar het functioneren van de accountant wordt uitgevoerd in het voorjaar van 2020.

Integriteitscode Wooncompas beschikt over een integriteitscode die op de website geplaatst is. Deze code is in 2019 herijkt op basis van het integrale integriteitsbeleid uit 2018.

Vertrouwenspersoon Wooncompas heeft een vertrouwenspersoon.

Meldregeling Wooncompas beschikt over een meldregeling die op de website geplaatst is.

Coronacrisis Aan het begin van 2020 zijn we als samenleving terechtgekomen in een crisissituatie veroorzaakt door het coronavirus (COVID-19). Dit heeft ook de nodige impact op onze huurders en op onze organisatie. We hebben onze bedrijfsprocessen aangepast en afgestemd op de door het RIVM en de Rijksoverheid afgegeven richtlijnen en maatregelen. Nieuwe richtlijnen en ontwikkelingen monitoren we continu en volgen we op. Onze maatregelen zijn erop gericht om de gezondheid van onze medewerkers, huurders en relaties te beschermen en waar mogelijk de dienstverlening aan onze huurders te continueren.

51

52

HOOFDSTUK 8

VERSLAG VAN DE RAAD VAN COMMISSARISSEN

Hoofdstuk 8 | Verslag van de raad van commissarissen

53

Hoofdstuk 8 | Verslag van de raad van commissarissen De raad van commissarissen van Wooncompas houdt toezicht op het functioneren van het bestuur van Wooncompas en de algemene gang van zaken binnen de corporatie. De raad adviseert het bestuur daarnaast gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van het bestuur en stelt zowel beoordeling als arbeidsvoorwaarden vast. De raad handelt op basis van de bevoegdheden zoals in de statuten omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement van de raad van commissarissen. De raad van commissarissen van Wooncompas verantwoordt zich in dit verslag over zijn taken en verantwoordelijkheden in 2019. Er wordt verslag gedaan vanuit de verschillende rollen van de raad: de toezichthoudende rol, de werkgeversrol en de klankbordrol.

Over bestuur en toezicht De raad van commissarissen en het bestuur werken volgens een visie op toezicht en bestuur. Hierin is onder andere vastgelegd dat zowel het bestuur als de raad de Governancecode Woningcorporaties 2015 onderschrijven en toepassen: zij zijn van mening dat het gedachtegoed van deze code een belangrijke leidraad is bij het invullen van goed bestuur en toezichthouderschap. De raad en het bestuur handelden in 2019 dan ook volledig volgens de Governancecode Woningcorporaties 2015. Van ‘leguit-principes’ is geen sprake, alle bepalingen worden toegepast. De raad van commissarissen hanteert een toezichten toetsingskader. Met het toetsingskader toetst de raad bestuursbesluiten inhoudelijk: er vindt dan een toets plaats op de ambities en doelstellingen en de daarvan afgeleide beleidsdoelstellingen en gestelde normen zoals vastgelegd in verschillende documenten. Het toezichtkader bestaat uit alle interne en externe wet- en regelgeving. De verantwoordelijkheden en rollen van bestuur en raad van commissarissen liggen vast in de statuten en reglementen. De raad onderscheidt primair drie rollen voor zichzelf: toezichthouder, adviseur/klankbord en werkgever.

Commissies Binnen de raad van commissarissen zijn twee

54

commissies actief: een auditcommissie en een remuneratiecommissie. Beide commissies kennen een eigen reglement waarin rol en verantwoordelijkheden zijn omschreven. Deze reglementen zijn te vinden op de website.

Besluiten De raad heeft in 2019 de volgende besluiten genomen: • goedkeuring fusiedocumenten en fusiebesluit tussen WoonCompas en Woonvisie; • goedkeuring diverse investeringsnotities en ontwikkelbesluiten; • goedkeuring prestatieafspraken Albrandswaard; • goedkeuring treasury jaarplan 2019; • goedkeuring opdracht tot visitatie; • vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2018 en verlenen van decharge aan bestuurder; • goedkeuring toezicht- en toezichtkader 2019; • goedkeuring uitgangspunten portefeuillebeleid 2020-2030; • goedkeuring contourennota 2020 en meerjarenperspectief 2021-2029; • herbenoeming accountant; • goedkeuring voornemens gemeente Rotterdam 2020; • werving nieuwe voorzitter / lid RvC; • wijziging in samenstelling Auditcommissie en Remuneratiecommissie; • goedkeuring parameterset begroting 2020; • vaststelling bestuursreglement, reglementen

• • • • •

• • • •

RvC, Auditcommissie en Remuneratiecommissie; goedkeuring begroting 2020 en meerjarenbegroting 2021-2029; goedkeuring treasury jaarplan 2020; goedkeuring werkplan interne controle 2020; voorgenomen herbenoeming mevr. Frijters en hr. Van Oorschot per 1 mei 2020; goedkeuring prestatieafspraken bewonersraad Progressie en gemeente Ridderkerk 2020 t/m 2023; benoeming adviseur RvC WoonCompas in fusietraject; goedkeuring investeringsbesluit Aarhof blok 2; vaststelling bestuurlijke reactie visitatierapport; vaststelling honorering RvC en bestuurder.

Verslag vanuit de toezichthoudende rol Toezicht op strategie De raad van commissarissen houdt toezicht op de inhoud van de strategie van de organisatie en de mate waarin deze strategie gerealiseerd wordt. Het afgelopen jaar sprak de raad met de bestuurder onder andere over de volgende onderwerpen.

Met een positie in Rotterdam ontstaat ruimte om te kijken naar wat er in Rotterdam gedaan kan worden en blijven de bijzondere doelgroepen van WoonCompas verzekerd van een goede bediening. Contourennota Belangrijke strategische onderlegger van de begroting is de contourennota. In de contourennota worden in aanvulling op het ondernemingsplan beleidskeuzes gemaakt voor het volgende jaar. Deze contourennota is zowel met de auditcommissie als met de voltallige raad uitgebreid besproken en vervolgens door de raad goedgekeurd. Stand van zaken control De raad voerde zijn jaarlijkse gesprek met de controller. In dit gesprek deed de controller verslag van de vormgeving van het bouwwerk control in de organisatie en over zijn rol en positie. Hierbij kwam de werking van de auditcommissie ter sprake waarover de controller positief was en is er gesproken over de relatie met de accountant. De controller liet weten tevreden te zijn over de bereikbaarheid en aanspreekbaarheid van de directeur-bestuurder en de RvC.

Inzet in de regio De primaire focus van Wooncompas ligt in de BAR-gemeenten: Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Maar Wooncompas kijkt breder naar regionale volkshuisvestelijke opgaven die er liggen. De raad laat zich hierover met enige regelmaat informeren door de bestuurder.

Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties

Fusie tussen Woonvisie en WoonCompas De raad keurde begin 2019 op basis van een verdiepend onderzoek, een fusie-effectrapportage en een organisatieformatieplan, het voorgenomen besluit tot fusie tussen Woonvisie en WoonCompas goed. Positieve fusieadviezen en zienswijzen werden afgegeven door de gemeenten Ridderkerk, Albrandswaard en Barendrecht en door de OR. Progressie stemde in met de fusie. De Autoriteit woningcorporaties gaf vervolgens toestemming voor de fusie. In juni keurde de raad vervolgens het besluit tot fusie goed waarna de fusie per 1 juli 2019 is geëffectueerd.

Visitatie In 2019 is Wooncompas voor de vierde keer gevisiteerd, dit keer door bureau ProCorp. De visitatieperiode beslaat de Woonvisie periode van 2015 t/m 2018. De visitatiecommissie concludeerde dat Woonvisie / Wooncompas een moderne, ambitieuze corporatie is. Een corporatie die strategisch en doelgericht is en de klant centraal stelt in haar beleid. Het vermogen wordt ingezet voor betaalbaar wonen. Zowel het bestuur als de RvC zijn trots op dit rapport.

Hoofdstuk 8 | Verslag van de raad van commissarissen

Naast toezicht op de strategie van de organisatie, houdt de raad ook toezicht op de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties van Wooncompas. Zo ging het in 2019 bijvoorbeeld over de navolgende onderwerpen.

55

Thema 1

Thema 2

Thema 3

Presteren naar ambities

Thema 1

Thema 2

Invleod op beleid

Presteren naar opgaven en ambities Gemiddeld: 7,5

Thema 3

Relatie en communicatie

Presteren volgens belanghebbenden Gemiddeld: 7,4

• Prestatieafspraken zijn constructief en in goed overleg tot stand gekomen

• Belanghebbenden meer dan tevreden over maatschappelijke prestaties

• Actieve sturing op vastgoed

• Sociale volkshuisvester met grote lokale binding

• Maatregelen om de schaarse woningen zo eerlijk

• Jonge actieve huurdersvertegenwoordiging

mogelijk te verdelen

• Strategisch en vernieuwend

• Grote waardering voor de betaalbaarheid

• Gedegen samenwerkingspartner

• Goed onderbouwde ambities die passen bij de

• Denken en handelen in maatschappelijk

opgaven van de gemeenten

rendement

Strategie-

Externe

vorming

legitimatie

Vermogensinzet Prestatiesturing

Presteren naar vermogen

Maatschappelijke rol RvC

Openbare verantwoording

Governance van maatschappelijk presteren

Gemiddeld: 9,0

Gemiddeld: 7,3

• Vermogensinzet verantwoord en zorgvuldig • Actief voor maatschappelijke doeleinden, huurders en betaalbaarheid staan voorop

• De visie en doelen zijn stevig verankerd binnen de organisatie. Prima vertaling van het ondernemingsplan naar SMART-geformuleerde

• Effectieve en doelmatige corporatie

activiteiten

• Optimaal gebruik maken van de financiële mogelijkheden

• Monitorings- en rapportagesysteem zijn compleet • De RvC vervult op een weloverwogen, passende en

• Prima uitvoering van de regionale opgaven, mede bepaald door de fusies

enthousiaste manier zijn maatschappelijke rol • Openbare publicaties zijn transparant en zeer goed leesbaar en op de doelgroep afgestemd.

> 9,0

8,5-8,9

7.5-7.9

7.0-7.4

Prestatieafspraken: jaarlijkse voornemens De raad sprak met de bestuurder over de voornemens van Wooncompas voor de gemeenten Albrandswaard, Ridderkerk, Barendrecht en Rotterdam en keurde deze goed. Projecten Wooncompas heeft de komende jaren een grote 56

opgave en ambitie op gebied van (her)ontwikkeling en renovatie. Hier wordt regelmatig met de raad over gesproken. Tijdens deze besprekingen wordt onder andere gesproken over duurzaamheidsaspecten, de hoogte van de investeringen en wat er volkshuisvestelijk mee wordt beoogd. In 2019 keurde de raad verschillende startnotities en investeringsvoorstellen goed.

Stakeholders De huurderscommissarissen van Wooncompas hebben verschillende vergaderingen van Bewonersraad Progressie bijgewoond. De voorzitter van de raad was verhinderd in het bijwonen van een overlegvergadering met de bestuurder in het najaar, dit staat gepland voor begin 2020. De raad laat zich door de bestuurder goed informeren over de manier waarop Wooncompas omgaat met haar stakeholders. De raad is van mening dat de bestuurder de meest aangewezen persoon is om namens Wooncompas contacten met belanghouders te onderhouden. Zo staat dit ook beschreven in het belanghoudersbeleid. Hierin staan de verschillende rollen van de bestuurder en de raad beschreven en wordt aangegeven hoe en hoe vaak de raad contacten onderhoudt met belanghouders van Wooncompas. In het najaar vond een gezamenlijke bijeenkomst plaats met de RvC’s van Woningbouwvereniging Poortugaal en Patrimonium Barendrecht met presentaties van Maaskoepel, Provincie Zuid-Holland en in dat verband het Samenwerkingsverband Wonen Regio Rotterdam. Ondernemingsraad De raad ziet de ondernemingsraad als een belangrijke interne stakeholder van Wooncompas. De commissaris die op voordracht van de ondernemingsraad zitting heeft in de raad was twee keer aanwezig bij OR-vergaderingen met de bestuurder en sprak ook op informele wijze met de OR.

De voorzitter van de raad van commissarissen was één keer aanwezig bij een overleg tussen bestuurder en OR.

Toezicht op financiële en operationele prestaties Auditcommissie De auditcommissie adviseert de raad van commissarissen bij het toezicht op het gebied van diverse specifiek benoemde terreinen. Belangrijk zijn de interne risicobeheersing- en controlesystemen, de financiële informatievoorziening en de financiering van de organisatie. De auditcommissie heeft ook een belangrijke adviserende rol bij benoeming en aansturing van de externe accountant en het werkprogramma van de interne controlefunctie. Hoofdstuk 8 | Verslag van de raad van commissarissen

In 2019 kwam de auditcommissie van Wooncompas zes keer bij elkaar (drie keer na de fusie en WoonCompas één keer en Woonvisie drie keer voor de fusie). Tijdens deze overleggen besprak de auditcommissie onder andere de volgende onderwerpen met de bestuurder en adviseerde de raad over: • diverse start- en investeringsbesluiten; • besluitvormingsproces vastgoed ontwikkelprojecten; • jaarverslag en jaarrekening 2018; • inkoopstrategie en toeleveranciersmanagement; • visie op control; • contourennota 2020; • benoeming en jaarlijkse opdracht accountant; • risicoanalyse; • parameters begroting 2020; • fiscale voorziening groot onderhoud; • begroting 2020 en meerjarenperspectief 20212029; • jaarplan 2020; • verbeterplan Financiën; • investeringsstatuut 2019; • treasury jaarplan 2020; • managementletter 2019; • plan controller 2020; • voortgang implementatie Control 2.0. Bestuursverslag, jaarrekening, volkshuisvestelijk verslag, accountantsverslag De auditcommissie besprak op 6 april 2019 het bestuursverslag, het volkshuisvestelijk verslag, de jaarrekening en het accountantsverslag met de accountant en met de bestuurder. Het bestuursverslag en de jaarrekening zijn daarna in de vergadering van de raad van commissarissen op 20 april 2019 in aanwezigheid van de accountant, goedgekeurd. Managementletter De managementletter 2019 is met de auditcommissie en met de raad besproken.

De accountant schetst hierin de ontwikkelingen die Wooncompas het afgelopen jaar heeft doorgemaakt en de uitdagingen en verbeterpunten die er zijn. Dit beeld wordt gedeeld door de bestuurder.

57

Benoeming accountant Voor het verslagjaar 2019 is opnieuw gekozen voor Deloitte als accountant voor de periode van een jaar. De vierjaarlijkse evaluatie naar het functioneren van de accountant vindt plaats in het voorjaar van 2020. De auditcommissie heeft hierover samen met de bestuurder een advies uitgebracht. Functioneren auditcommissie De auditcommissie bestond in 2019 uit Imke Frijters (voorzitter), Cor van Oorschot, Claudine van Benthum en Pieter van Poelgeest. De auditcommissie evalueerde haar functioneren over 2019 als onderdeel van de evaluatie van de raad van commissarissen en in de eerste auditcommissievergadering van 2020. Vanwege de fusie is vorig jaar een lid toegevoegd aan de auditcommissie. Bij de RvC zelfevaluatie is besloten om de bezetting van vier naar drie personen terug te brengen. De vraag welke omvang van de Auditcommissie past bij de RvC en bij Wooncompas wordt in 2020 bezien.

Remuneratiecommissie en selectiecommissie De raad van commissarissen fungeert als werkgever voor de directeur-bestuurder. De remuneratiecommissie is ingesteld ter ondersteuning van de werkgeversrol van de raad en adviseert de raad omtrent de werving, selectie, (her)benoeming, beoordeling en bezoldiging van bestuur en leden van de raad en bereidt de besluitvorming van de raad daarover voor. De remuneratiecommissie kwam in 2019 twee keer bij elkaar en heeft onder andere het remuneratiegesprek over 2019 met de directeur-bestuurder voorbereid en gevoerd. Hierbij zijn ook prestatieafspraken gemaakt voor 2020. Vooraf heeft de commissie hiervoor input gevraagd bij alle commissarissen. Het functioneren van de bestuurder is als goed beoordeeld.

De auditcommissie vindt het tevens belangrijk om aandacht te houden voor het goed blijven functioneren van de auditcommissie in de toekomst. Vanuit de gevoelde behoefte vanuit de RvC zijn de bestuurder en de auditcommissie in 2018 aan de slag gegaan met het investeringsstatuut. Dit statuut is uitvoerig behandeld in de vergaderingen. Het resultaat is dat er nu een investeringsstatuut ligt dat recht doet aan de werkwijze.

In 2019 is een selectiecommissie bestaande uit leden van de RvC en de directeur-bestuurder gestart met de werving en selectie van een nieuwe voorzitter / lid van de RvC. Hiertoe is een wervings- en selectiebureau ingeschakeld. De vacature is gepubliceerd op de website van Wooncompas en openbaar opengesteld via een advertentie in de Volkskrant. De selectiegesprekken worden gevoerd in januari 2020. In 2020 is de heer Ronald de Koning benoemd als voorzitter van de Raad van Commissarissen.

Toezicht op risicobeheersing

Directeur-bestuurder

Van de risicoanalyse die in 2018 werd uitgevoerd zijn in 2019 de risico’s met een impact op financiën en imago opnieuw bekeken en opnieuw gewaardeerd en gescoord. Een aantal risico’s scoorde boven de risk-appetitegrens en is besproken in het directieteam en in de RvC. Voor elk risico is ook een beheersmaatregel benoemd. Na een half jaar zijn deze beheersmaatregelen opnieuw besproken teneinde de status hiervan na zes maanden te kunnen optekenen.

Alfred van den Bosch is vanaf 1 mei 2014 directeurbestuurder van Wooncompas. Hij is per 1 mei 2018 herbenoemd. De directeur-bestuurder is de nevenfuncties in overleg met de voorzitter van de raad van commissarissen aangegaan.

De frauderisicoscan die in 2018 werd uitgevoerd, is uitvoerig besproken in de auditcommissie en vervolgens in de raad.

58

Verslag vanuit werkgeversrol

Beoordeling en beloning bestuurder De remuneratiecommissie voert jaarlijks in januari een beoordelingsgesprek met de bestuurder. Daarvoor is vooraf een beoordelingskader opgesteld. De leden van de raad gaven allen hun input om het beoordelingsgesprek aan te kunnen gaan. De remuneratiecommissie deed hiervan verslag en deed een voorstel voor remuneratie. De raad van commissarissen stelde in 2014 bij de aanstelling

Directeur-bestuurder

Alfred van den Bosch (1964)

Nevenfuncties 2019

Nederlands Vastgoed Exploitatie Platform, Utrecht, voorzitter bestuur Maaskoepel, Rotterdam, federatie woningcorporaties Rijnmond, bestuurslid Nederlands Register Vastgoed Taxateurs, Rotterdam, lid Centrale Raad Provada, Nieuwegein, lid Raad van Advies Amaris zorggroep, Laren, lid Raad van Toezicht Coloriet, Lelystad, lid Raad van Toezicht

van de bestuurder het bezoldigingsbeleid en de arbeidsvoorwaarden vast. Deze passen binnen de Sectorbrede beloningscode bestuurders woningcorporaties en WNT 2. De belangrijkste afspraken over de beloning zijn: een functiecontract (dus geen overeengekomen arbeidsduur), een contract voor onbepaalde tijd, inschaling vanaf 1 januari tot 1 juli in klasse F van de WNT en vanaf 1 juli in klasse G, een vast salaris, het gebruik van een leaseauto en de beoordeling door de raad van commissarissen van de ontwikkeling van de bestuurder in zijn functie. De bezoldiging van de bestuurder is opgenomen in de ‘toelichting WNT’ in de jaarrekening.

Organisatiecultuur en integriteit De raad ervaart de cultuur binnen de organisatie als goed, open en integer. Tijdens vergaderingen van de raad van commissarissen en auditcommissievergaderingen zijn regelmatig DTleden aanwezig en geven medewerkers presentaties over uiteenlopende onderwerpen. Dhr. Schallenberg, die op voordracht van de ondernemingsraad zitting heeft in de raad, is met enige regelmaat aanwezig bij ondernemingsraadvergaderingen. Dit geldt ook voor de voorzitter. Daarnaast hebben leden van de raad van commissarissen voldoende contacten binnen de organisatie om een goed beeld te kunnen vormen van de cultuur.

Verslag vanuit klankbordfunctie De raad van commissarissen heeft ook een klankbordfunctie voor de bestuurder. Deze rol vult de raad op verschillende wijzen in. Regelmatig vindt overleg plaats tussen de bestuurder, de voorzitter van de raad en de vicevoorzitter van de raad. Naast het bespreken en voorbereiden van de agenda van

Hoofdstuk 8 | Verslag van de raad van commissarissen

de raad van commissarissen, wordt over diverse (actuele) onderwerpen van gedachten gewisseld. Zo fungeerden in de aanloop naar de fusie tussen WoonCompas en Woonvisie beide raden bij het fusieonderzoek als belangrijk klankbord voor de bestuurders. Waar nodig of wenselijk worden themasessies georganiseerd, in 2019 bijvoorbeeld over de herijking van het portefeuillebeleid en de regioafspraken. Hierin kunnen bestuurder en raad uitgebreid met elkaar van gedachten wisselen. Andere wijze van klankborden vindt plaats in de auditcommissie. Hierin worden bepaalde onderwerpen voorgelegd ter bespreking. De bestuurder brengt binnen de vergaderingen van de raad van commissarissen zelf ook regelmatig onderwerpen in ter bespreking.

Strategiesessie In aanloop naar het nieuwe ondernemingsplan dat in 2020 wordt opgesteld vroeg de bestuurder de raad om zijn inbreng. Tijdens een aparte strategiesessie in het voorjaar bespraken raad en bestuurder diverse strategische thema’s zoals het strategisch voorraad beleid en de ontwikkeling van wijk- en buurtbeheer.

Over de raad van commissarissen Samenstelling De raad is van oordeel dat de raad voldoende divers is samengesteld in deskundigheid en competenties. De samenstelling en deskundigheid van de raad sluiten aan bij de beschrijving van de profielschets van de raad. Door een evenwichtige samenstelling kunnen commissarissen, de bestuurder en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch opereren. Op 31 december 2019 was de raad als volgt samengesteld:

59

Naam

Functie

Deskundigheid

Beroep

Belangrijkste nevenfunctie

Dhr. T. Beishuizen

Voorzitter

Bestuur

Bestuurder en

• Voorzitter bestuur Stichting Familiehuis Daniël den

(1957)

toezichthouder Lid remuneratie-

Hoed • Lid raad van advies Social Science Group UW/LEI

Organisatie

• Lid comité van aanbeveling Wielerronde Barendrecht

commissie

• UEFA, Match Delegate

Financiën

• Voorzitter raad van commissarissen Rijswijk Wonen • Adviseur raad van commissarissen in algemene zin • Lid RTV Albrandswaard (Publiek Beleidsbepalend Orgaan) • Voorzitter vv Rhoon Dhr. N.W. van

Lid

Vastgoed

den Berg (1953)

Ontwikkelingsmanager

Huurders-commissaris

Bouw

• Directeur Glazen-Maas infra BV en directeur Glazen-Maas Exploitatie BV

economie

Stedelijke ontwikkeling Dhr. R.

Vicevoorzitter

Management

Voorzitter remuneratie-

Organisatie

Consultant

Schallenberg (1959)

commissie HRM Benoemd op voordracht

Mevr. drs. I.M.S.

OR

Governance

Lid

Organisatie

Frijters (1970)

Zelfstandig organisatie-

Voorzitter audit-

Strategie

adviseur en interim manager

commissie

• Voorzitter Financiële Commissie Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties • Lid raad van commissarissen De Sleutels Duin - en bollenstreek • Lid raad van toezicht ROC Nova College, Haarlem

Financiën

• Lid raad van toezicht Het Raamwerk, organisatie

Huurders-commissaris

voor gehandicaptenzorg Dhr. C.P.M. van

Lid

Volkshuisvesting

(1960)

Zelfstandig adviseur en

Oorschot RA Lid audit-commissie

Financiën

interim manager

• Lid investeringscommissie Groen Ontwikkelfonds Brabant BV. • Lid raad van toezicht Dongemond College Raamsdonksveer • Bestuurslid VVD, afdeling Woensdrecht (beëindigd

Huurders-commissaris

per 1 juli) • Lid raad van commissarissen Woningstichting Clavis, Terneuzen • Lid raad van commissarissen Stichting Krachtbedrijf • Voorzitter bestuur Stichting RSG ’t Rijks, Bergen op Zoom Mevr. ir. C.J.C. van

Lid

Vastgoed

Lid audit-commissie

Gebiedsontwikkeling Portefeuillemanagement

60

Senior adviseur en partner

Benthum (1979)

Realnomics B.V.

Per 1 juli 2019 Naam

Functie

Deskundigheid

Beroep

Belangrijkste nevenfunctie

Dhr. J. Freie

Lid

Vastgoed

Adjunct-directeur

• Lid Kascommissie onderafdeling Overschie van de

(1960)

PvdA

gemeente Lid remuneratie-

Volkshuisvesting

• Bestuurslid van De Maatschappij departement

Maassluis

Waterweg Noord

commissie Regionale binding Mevr. drs. M.E.

Lid

Janssen van Raay (1967)

Kwetsbare

Verslavingsarts

huurders

KNMG

• Consulent diaconie der Evangelisch Lutherse Gemeente Rotterdam • Lid accreditatiecommissie VVGN

Huurders-commissaris Hoofd opleiding tot Verslavingsarts RadboudUMC

Dhr. P. van

Lid

Volkshuisvesting

Poelgeest (1949) Lid audit-commissie

Directeur en

• Voorzitter Stichting Samen 010 Rotterdam

adviseur

• Voorzitter Stichting Diaconaal Missionaire Stuurgroep Rotterdam

Regionale

• Voorzitter Stichting Vrienden van de Hillevliet

binding

Rotterdam

Huurders-commissaris

• Voorzitter plaatselijke afdeling SGP Albrandswaard • Adviseur College van Diakenen - Diaconie Protestantse Gemeente Rotterdam-Zuid • Adviseur International Seafarers’ Center LCO Oostvoorne

Rooster van aftreden Naam

Benoemd per

Hernoembaar

Einddatum

Dhr. T. Beishuizen

01-04-2012

-

2020

Dhr. N.W. van den Berg

01-04-2012

-

2020

Dhr. drs. R. Schallenberg

01-04-2012

-

2020

Mevr. M.E. Janssen van Raay

08-06-2012