Jaarstukken De Connectie 2021 (22.43)
Tekst van het document
In onderstaande tabel staan de belangrijkste geactualiseerde risico’s met een financiële impact, afgezet tegen de risicoscore uit de MJPB 2021-2024 en de jaarrekening 2020: 16
Nr.
Risico/gebeurtenis
Kans
Impact
Risicoscore MJPB 2021-2024
JR 2020
JR 2021
1a
Er is onvoldoende veranderkracht voor de harmonisatie, standaardisatie en digitalisering van werkprocessen.
Gemiddeld
Groot
f 375.000
f 525.000
f 375.000
1b
Kansen om te harmoniseren en te standaardiseren blijven onbenut, waarmee besparingspotentieel wordt misgelopen.
Groot
Groot
€ 675.000
€ 675.000
€ 525.000
2.
Achterstanden in de kwaliteit van de overgekomen dienstverlening.
Groot
Groot
€ 750.000
€ 750.000
€ 525.000
3.
De Connectie is afhankelijk van (duurdere) inhuur voor het continueren van de dienstverlening.
Groot
Groot
€ 263.000
€ 263.000
€ 525.000
4.
Er wordt door de gemeenten meer van De Connectie verwacht dan wat er op basis van de ingebrachte middelen kan worden geleverd.
Gemiddeld
Gemiddeld
€ 375.000
€ 187.500
€ 187.500
5.
Door het ontbreken van een goed functionerende governance en onvoldoende aansluiting met de beleids-cyclus van de gemeenten komt de opgave van De Connectie onder druk te staan.
Groot
Groot
€ 750.000
€ 1.050.000
€ 525.000
6.
Het afschalen/ ontvlechten van dienstverlening aan derden leidt tot een volume-afname bij De Connectie.
Groot
Groot
€ 525.000
€ 525.000
€ 525.000
7.
Totdat interventies in ICT geëffectueerd zijn, zijn de continuïteitsrisico’s groot.
Groot
Groot
€ 750.000
€ 1.050.000
€ 525.000
8.
Door de nieuwe eisen aan het werk van De Connectie ontstaan kwalitatieve personele fricties.
Groot
Gemiddeld
€ 525.000
€ 337.500
€ 262.500
9.
Effecten coronacrisis.
Groot
Gemiddeld
€0
€ 525.000
€ 262.500
10.
Toenemende dreiging op het gebied van Informatieveiligheid en privacy.
Gemiddeld
Zeer groot
€0
€0
€ 750.000
€ 4.988.000
€ 5.888.000
€ 4.837.500
TOTAAL
De risicoscore is tot stand gekomen door de kans en impact van het risico met elkaar in verband te brengen. Hiervoor zijn de kansen en risico’s onderverdeeld in de volgende categorieën: Kan Categorie
Impact Klasse
Gemiddeld
Categorie
zeer klein
0 - 20%
10%
zeer klein
klein
20 - 40%
30%
gemiddeld
40 - 60%
50%
groot
60 - 80%
70%
groot
zeer groot
80 - 100%
90%
zeer groot
Klasse
Categorie € 0 - € 100.000
€ 50.000
klein
€ 100.000 - € 250.000
€ 175.000
gemiddeld
€ 250.000 - € 500.000
€ 375.000
€ 500.000 - € 1.000.000
€ 750.000
> € 1.000.000
17
€ 1.500.000
Ontwikkeling risicoprofiel Ad 1a. Bij de vorming van De Connectie in 2017 is veel innovatiekracht (in personele zin) achtergebleven bij de gemeenten. Inmiddels is de harmonisatie, standaardisatie en digitalisering van werkprocessen in volle gang en voor een deel ook voltooid (zoals het financieel systeem en het belastingpakket). Tegelijkertijd is een ontwikkeling waarneembaar waarbij zowel de omgevingsfactoren als de klantvraag aan verandering onderhevig is. De verwachtingen zijn hoog en doen een aanzienlijk appèl op onze organisatie. Als gevolg hiervan komen de geplande doelstellingen onder druk te staan. Voornoemde ontwikkeling vraagt om een heroriëntatie op doelstellingen en financiën waarmee deze in een beter evenwicht met elkaar worden gebracht. Hiertoe heeft het bestuur, als onderdeel van de bestuursopdracht, het initiatief genomen. Tegelijkertijd wordt binnen De Connectie gestuurd op strategische personeelsplanning om aan de veranderende omgeving en klantvraag te kunnen voldoen. De verwachting is dat hierdoor op termijn het risico verder kan worden teruggebracht. Ad 1b. Het harmoniseren en standaardiseren van de dienstverlening is belangrijk om de -financiële en inhoudelijke- doelstellingen van De Connectie te behalen. Het risico bestaat dat lokale vraagstukken en de lokale politiek boven deze doelen komen te staan.
Mede afhankelijk van de bereidheid van de gemeenten om over te gaan tot verdere harmonisatie en standaardisatie, zoals bijvoorbeeld in het applicatielandschap, het formuleren van collectieve opdrachten, of het volgen van het standaardproces, is de verwachting dat dit risico in de loop van de tijd naar beneden kan worden bijgesteld. Hier is met de ontwikkeling van een Regionale Informatievisie en -strategie een eerste belangrijke stap in gemaakt. Ad 2. Het risico bestaat dat er discussies ontstaan over kwalitatieve achterstanden doordat geen ‘foto’ kon worden gemaakt van de overgedragen dienstverlening bij de start van De Connectie. Er zijn aanvullende middelen beschikbaar gesteld voor achterstanden in de ICT-omgeving en bij Basisregistraties, die volop zijn ingezet voor het wegwerken van deze achterstanden. Zodra de achterstanden daadwerkelijk zijn ingelopen en er geen nieuwe achterstanden worden geconstateerd, neemt dit risico significant af. Echter zien we, als gevolg van financiële en personele schaarste, nu een toenemende achterstand in de ontwikkeling van de bedrijfsvoering van De Connectie zelf. Voor het op niveau brengen en houden van de eigen bedrijfsvoering is De Connectie afhankelijk van het beschikbare kader. Rekening houdend met de financiële situatie van de gemeenten, doet De Connectie binnen dit kader het maximaal mogelijke. Ad 3.
In algemene zin is de afhankelijkheid van inhuur voor het uitvoeren van onze reguliere dienstverlening een risico dat de afgelopen jaren in steeds mindere mate aan de orde is. Door het actief sturen op het invullen van formatie met eigen mensen, is het percentage inhuur de afgelopen jaren gedaald. Niettemin blijft inhuur nodig, ook voor het uitvoeren van projecten, maat- en meerwerk en voor vervanging bij ziekte. Door toenemende schaarste op de arbeidsmarkt is het lastig om vacatures in te vullen of tijdelijke krachten aan te trekken. Daarbij zien we dat zowel de tarieven voor inhuur als de salarissen voor specialistisch personeel substantieel aan het toenemen zijn, waardoor we in concurrentie vaak het onderspit delven. Regionale samenwerking op het gebied van arbeidsmarktbenadering en recruitment kan hierin een oplossing bieden. Op dit punt is de gewenste samenwerking met de gemeenten nog niet bereikt. Ad 4. Doordat de verwachtingen van de gemeenten (in kwalitatieve en kwantitatieve zin) hoger liggen dan De Connectie op basis van het beschikbaar gestelde kader kan leveren ontstaat er een risico. Hiertoe is besloten om de systematiek rondom het afsluiten van maat- en meerwerk te verbeteren. Daarnaast is bij de MJPB 2022-2025 voorgesteld om de compensatie van autonome prijsontwikkelingen te herzien.
Hiermee worden deze voorspelbaarder voor de gemeenten en zekerder voor De Connectie. Niettemin moet blijvend aandacht worden besteed aan het risico dat autonome ontwikkelingen niet worden door vertaald naar de bedrijfsvoering. Dit risico is inherent aan het op afstand organiseren van de bedrijfsvoering. Hier zullen nieuwe mechanismen voor moeten worden ontwikkeld. Het bestuur ziet dit als onderdeel van de door te voeren verbeteringen in de governance. Hier zal De Connectie samen met de gemeenten een andere invulling aan moeten geven om dit risico verder af te kunnen bouwen.
18
Ad 5. Er is nog steeds behoefte aan meer proactieve strategische en tactische sturing vanuit het collectief opdrachtgeverschap van de gemeenten. Dit is een lastige opgave gebleken, ondanks de inspanningen die zijn geleverd om hier verbetering in aan te brengen. Steeds manifester wordt dat de beleidscyclus van De Connectie onvoldoende aansluit bij die van de gemeenten. Er is een toenemende noodzaak om de bestuurlijke cycli beter op elkaar aan te laten sluiten, niet alleen planningstechnisch, maar vooral ook inhoudelijk. Een fundamenteel vernieuwde werkwijze moet ervoor zorgen dat de perspectiefnota en de begroting van De Connectie meer volgend worden aan de perspectiefnota’s en begrotingen van de gemeenten als eigenaren en opdrachtgevers. Voor het terugdringen van dit risico is de afhankelijkheid van omgevingsfactoren minder groot, maar vraagt dit vooral iets van de intergemeentelijke afstemming, in dit geval specifiek bij de totstandkoming van het beleid. Voor de begrotingscyclus 2023-2026 zijn interventies gepleegd om beleidsdocumenten beter op elkaar aan te laten sluiten. Ad 6. Het afschalen van dienstverlening aan derden leidt tot volume-afname bij De Connectie. Gevolg hiervan is dat een deel van de structurele lasten pas over een langere termijn kan worden afgeschaald. Dit heeft met name gevolgen voor de gemeenten die deze dienstverlening heeft ingebracht in De Connectie.
We zien inmiddels dat derden, mede ingegeven door de coronacrisis, de afname van werkplekken afschalen. Tegelijkertijd doen zich ook mogelijkheden voor om diensten te verlenen aan nieuwe samenwerkingspartners. Dit vraagt vooral om een strategische visie van de opdrachtgevers/ eigenaren op de positie van De Connectie in de regio. Voorgaande maakt deel uit van de heroriëntatie waartoe het bestuur heeft besloten. Ad 7. De continuïteitsrisico’s binnen de ICT-omgeving waren aanzienlijk, zo is gebleken uit diverse onafhankelijke onderzoeken. Vanaf 2019 zijn aanvullende middelen beschikbaar gesteld om de benodigde interventies uit te voeren. Het uitvoeren van dergelijke interventies kost tijd. Hierdoor zijn de continuïteitsrisico’s verminderd, maar nog niet volledig weggenomen. De verwachting is dat naarmate de ingezette projecten worden afgerond, het risico nog verder zal afnemen. Echter, als gevolg van de toenemende afhankelijkheid en complexiteit van het digitale landschap zullen de hieraan verbonden risico’s continue mee moeten worden gewogen. Ad 8. Het grootste deel van het personeelsbestand van De Connectie is één-op-één overgenomen van de deelnemende gemeenten. We zien frictie ontstaan tussen de beschikbare kennis, vaardigheden en competenties en de veranderende eisen aan het werk.
Strategische personeelsplanning helpt om de juiste match tussen vraag naar en aanbod van arbeid te behouden, dusdanig dat er geen personeelstekorten ontstaan die impact hebben op de dienstverlening aan gemeenten. De verwachting is dat van een aantal van deze medewerkers afscheid genomen moet worden, al dan niet door begeleiding naar een functie buiten De Connectie. De kosten hiervan kunnen ten dele worden gedekt uit het nog beschikbare frictiebudget. Ad 9. De coronacrisis heeft, zoals in de hele maatschappij, een aantal ingrijpende veranderingen binnen De Connectie teweeg gebracht. Te denken valt aan het (faciliteren van) thuiswerken, sluiten van de bedrijfsrestaurants en het faciliteren van de versoepelde invorderingsacties en kwijtscheldingsverzoeken. Onzekerheid ten aanzien van het verloop van deze crisis leidt tot (financiële) risico’s. Dit geldt ook voor de ‘verborgen kosten’ die deze crisis met zich mee brengt, bijvoorbeeld door het niet of later realiseren van geplande projecten en activiteiten. Vooralsnog is het beeld ten aanzien van de ontwikkeling van de coronacrisis iets gunstiger.
19
Ad 10. De dreiging op het gebied van informatiebeveiliging en privacy neemt toe. De ervaring uit eerdere incidenten bij andere organisaties leert dat de impact fors is en de financiële afwikkeling van schade soms moeizaam kan verlopen. Dit leidt tot risico’s ten aanzien van het herstel van vitale processen. De Connectie stuurt erop het risico op cyberincidenten zo laag mogelijk te houden door blijvend te investeren in informatieveiligheid. Niettemin heeft de VNG geadviseerd om een stroppenpot voor cyber/ informatieveiligheid-incidenten aan te houden. Op dit moment is regionaal nog niet besloten tot het aanleggen hiervan. Tot die tijd zal De Connectie dit risico zichtbaar maken in het risicoprofiel. Gevolgen Voornoemde risico’s hebben tot gevolg dat: 1. De organisatiedoelstellingen van De Connectie onder druk komen te staan; 2. Belangrijk potentieel van de samenwerking onbenut blijft. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen. De huidige inventarisatie van de weerstandscapaciteit leidt, als gevolg van het negatieve jaarrekeningresultaat van vorig jaar, tot een negatief saldo. Dit saldo zal na resultaatbestemming moeten worden gecompenseerd door de gemeenten.
De geïnventariseerde risico’s tellen op tot een risicoscore van € 4.837.500. De Connectie heeft vooralsnog niet de beschikking over een (positieve) eigen algemene reserve waarmee algemene risico’s kunnen worden opvangen. Tot het moment dat er evenwicht is tussen weerstandscapaciteit en risicoprofiel, geldt dat wanneer risico’s zich voordoen waar geen weerstandcapaciteit tegenover staat, de gemeenten hiervoor moeten worden aangesproken. Dit betekent dat de gemeenten hiervoor, pro rata, weerstandscapaciteit moeten organiseren. De ontwikkeling van het weerstandsvermogen zal periodiek met de gemeenten, op ambtelijk en bestuurlijk niveau, worden besproken, met als doel grip te houden op de aard en omvang hiervan. Ratio’s kengetallen Jaarrekening Begroting Jaarrekening 2020 2021 2021 Financiële kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Totaal
25,39% 25,39% 0,39% 0,46%
31,72% 31,72% 1,67% 0,05%
28,16% 28,16% 0,16% 0,46%
De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat op basis van de verantwoordingsvereisten vijf financiële kengetallen. Van deze vijf financiële kengetallen zijn er vier van toepassing op De Connectie. Op basis van deze kengetallen wordt de financiële positie van De Connectie geanalyseerd. De VNG heeft een aantal normen ontwikkeld om een grofmazige waardering te geven aan deze indicatoren. Netto schuldquote: dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de totale schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig. Dit percentage is in 2021 gestegen met 2,8%-punt ten opzichte van 2020 als gevolg van wijzigingen in de omvang van de leningenportefeuille, maar valt nog ruim binnen de signaalwaarde (130%). Bij de Connectie is geen sprake van verstrekte leningen. Solvabiliteit: dit cijfer geeft de mate aan waarin de bezittingen (balanstotaal) zijn gefinancierd uit eigen middelen (eigen vermogen). De VNG en de provincie Gelderland hanteert als richtlijn een minimum omvang van 20% als norm. De Connectie scoort hier onvoldoende op gezien de omvang van het eigen vermogen. Hiertegenover staat dat de eigenaren, conform G.R., ervoor dienen te zorgen dat De Connectie altijd in staat moet zijn om haar financiële verplichtingen te voldoen.
20
Structurele exploitatieruimte: dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om (structurele) tegenvallers op te vangen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Een positief percentage betekent dat incidentele lasten deels uit structurele middelen worden gedekt. Een negatief percentage betekent dat structurele lasten deels uit incidentele baten worden gedekt. Het eerste is bij De Connectie in 2021 het geval, hetzij voor een zeer gering percentage (zie de toelichting op de incidentele baten en lasten (par. 2.2.5)). Bij de start van De Connectie zijn bestuurlijke keuzes gemaakt ten aanzien van het aanhouden van eigen vermogen door De Connectie. Inherent hieraan moet de totale financiële positie van De Connectie als onvoldoende worden gekwalificeerd. Hiermee wordt immers de mate bedoeld waarin een organisatie duurzaam en zelfstandig in staat is om aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. Dit is terug te zien in zowel het weerstandsvermogen als in de solvabiliteit van De Connectie. De kengetallen die bínnen de invloedsfeer van De Connectie liggen, zoals de netto schuldquote en de structurele exploitatieruimte, laten een positiever beeld zien. 1.3.2
Financiering
Beleidsvoornemen financieringsfunctie De financieringsfunctie van De Connectie is enkel gericht op ondersteuning van de publieke taak. Het beheer heeft uitsluitend een voorzichtig en risicomijdend karakter. In het geval financiering nodig is, vindt de uitvoering daarvan plaats binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en hetgeen door het bestuur van De Connectie aan kaders is vastgesteld in de financiële verordening. Zo worden voor het aantrekken van financieringen met een looptijd van langer dan één jaar tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instelling gevraagd en wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet Fido. In de financiële verordening is eveneens bepaald dat de directie zorgdraagt voor de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie. Met het vaststellen een Treasurystatuut is hier het afgelopen jaar invulling aan gegeven. Risicoprofiel De begroting van De Connectie wordt goeddeels door de deelnemende gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschotting voor het lopende jaar zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelijk te voorkomen.
Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen zal de financieringsbehoefte en het daarmee samenhangende renterisico gering zijn. Investeringen van De Connectie worden gefinancierd met geldleningen, die qua looptijd zoveel mogelijk overeenstemmen met de levensduur van de activa. Gezien de aard en activiteiten van De Connectie is het risicoprofiel ten aanzien van de financiering hiervan beperkt. Omslagrente De omslagrente wordt berekend door de werkelijke aan de taakvelden toe te rekenen rente te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het bij de begroting gecalculeerde omslagrentepercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond. In de MJPB 2021-2025 is gerekend met een omslagrente van 0,5%. Leningenportefeuille
Verloopoverzicht leningen BNG 40.111.749 BNG 40.111.751 BNG 40.111.752 BNG 40.113.925 BNG 40.113.926 BNG 40.113.927 BNG 40.114.859 BNG 40.114.861 BNG 40.114.862 BNG 40.114.860 BNG 526052
Looptijd jaren
Beginjaar lening 3 5 10 2 4 5 2 3 5 6 <1
2018 2018 2018 2020 2020 2020 2021 2021 2021 2021 2020
Eindjaar lening
Rente
2021 2023 2028 2022 2024 2025 2023 2024 2026 2027 2021
Oorspronkelijk Saldo lening Aangetrokken Aflossing leningbedrag 31.12.2020 2021 2021 0,20% 0,51% 1,10% 0,00% 0,05% 0,10% -0,20% -0,14% -0,02% 0,04% 0,00%
21
840 2.920 4.900 1.000 3.300 3.300 1.200 1.100 2.800 1.800 3.000 26.160
280 1.752 3.920 1.000 3.300 3.300 3.000 16.552
1.200 1.100 2.800 1.800 6.900
280 584 490 500 825 660 3.000 6.339
Saldo lening 31.12.2021 1.168 3.430 500 2.475 2.640 1.200 1.100 2.800 1.800 17.113
De realisatie laat een omslagrente van 0,42% zien. Aangezien de afwijking meer dan 25% bedraagt, is de rentetoerekening o.b.v. de werkelijke rentelast herzien. Hiermee kan het renteresultaat op nihil worden bepaald. Kasgeldlimiet Begroting Jaarrekening Begroting 2021 2021 2022
Bedragen x 1.000 euro Kasgeldlimiet Begrotingstotaal (euro's) Toegestaan kasgeldlimiet (%) Toegestaan kasgeldlimiet (euro's)
46.492 8,2% 3.812
51.391 8,2% 4.214
45.054 8,2% 3.694
Vlottende schuld Vlottende middelen Netto-vlottende schuld
9.080 -9.080
13.504 -13.504
9.080 -9.080
Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)
12.893
17.718
12.775
De kasgeldlimiet geeft aan hoeveel De Connectie kort mag financieren als percentage van de begroting. De toegestane kasgeldlimiet bedraagt 8,2% 4 van het begrotingstotaal. Voor 2021 betekent dit dat De Connectie gemiddeld per kwartaal, maximaal € 3,8 miljoen aan kortlopende gelden mag opnemen. Komt de netto vlottende schuld voor een periode langer dan één kwartaal boven dit bedrag, moet dit worden omgezet in een langlopende geldlening. De toegestane kasgeldlimiet wordt niet overschreden, maar biedt nog voldoende ruimte voor kortlopende financiering. Onderstaande tabel specificeert het gemiddelde bedrag per kwartaal van de netto vlottende schuld. Bedragen x 1.000 euro Netto-vlottende schuld gemiddeld per kwartaal Vlottende schuld Vlottende middelen Netto-vlottende schuld
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
3.000 11.198 -8.198
2.500 8.678 -6.178
8.626 -8.626
Kwartaal 4
12.435 -12.435
Renterisiconorm De renterisiconorm is een instrument voor de beheersing van het risico van een rentewijziging bij herfinanciering. Over de langlopende schuld mogen de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer bedragen dan 20% 5 van het begrotingstotaal.
Bedragen x 1.000 euro Renterisiconorm Toegestaan renterisico (%) Toegestaan renterisico (euro's)
Begroting Jaarrekening 2021 2021
2022
Meerjarenraming 2023 2024
2025
20% 9.298
20% 10.278
20% 9.011
20% 8.942
20% 8.814
20% 8.815
Bedrag waarover renterisico wordt gelopen
3.339
3.339
4.886
4.386
3.202
2.010
Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)
5.959
6.939
4.125
4.556
5.612
6.805
Het renterisico wordt bepaald door het bedrag van de jaarlijkse aflossing op de huidige leningenportefeuille. In 2021 is er beperkt renterisico gelopen; er is sprake geweest van langlopende (her)financiering. De renterisiconorm zal ook de komende jaren niet worden overschreden.
4
Art 2 lid 1d uitvoeringsregeling wet FIDO
5
Art 2 lid 2d uitvoeringsregeling wet FIDO
22
1.3.3
Bedrijfsvoering
In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering van De Connectie zelf wordt ten dele verzorgd door medewerkers van het Bedrijfsbureau. Daarnaast maakt De Connectie gebruik van de diensten van haar eigen afdelingen. De beleidsvoornemens leiden tot concrete resultaten die worden benoemd in het programma Bedrijfsvoering. Om tekstherhalingen te voorkomen, wordt hierbij dan ook verwezen naar dit programma. Organisatiestructuur Medio 2019 is de sturingsfilosofie van De Connectie aangepast. Een belangrijk onderdeel van deze aanpassing was het invoegen van een extra laag leidinggevenden (teamleiders) in de organisatiestructuur. Hierdoor is de span of attention voor de leidinggevenden beter in balans gekomen. De afdeling Belastingen en de afdeling Basisregistraties en de afdeling Inkoop en Aanbesteding en de afdeling Administratie en Beheer zijn samengevoegd. Het samenvoegen van deze afdelingen draagt bij aan het verder optimaliseren van de dienstverlening. Het doel van de sturingsfilosofie is om De Connectie een toekomstbestendige organisatie te maken met een adequate dienstverlening in nauwe samenwerking met de deelnemende organisaties.
Dit doel kan worden versterkt door naast uitvoerende capaciteit ook (beleids-)adviserende capaciteit op de verschillende vakgebieden binnen De Connectie te realiseren. Het ontvlechten van (beleids-) adviserende capaciteit uit de deelnemende organisaties is complex en onderwerp van gesprek in het Opdrachtgeversoverleg (OGO). Sturing op de organisatiedoelstellingen Het realiseren van het bedrijfsplan gebeurt onder regie van de directie. De afdelingen stellen resultaat- en ontwikkelplannen (ROP’s) op waarin de activiteiten zijn benoemd die bijdragen aan de realisatie van de opgaven. Deze ROP’s vormen het hele jaar door onderwerp van gesprek tussen de directie en het management. De gesprekkencyclus met de medewerkers van De Connectie sluiten daarbij aan. Met het maken van individuele resultaat- en ontwikkelafspraken met de medewerkers wordt bijgedragen aan het halen van de organisatiedoelstellingen. Halverwege het jaar wordt de voortgang hiervan besproken en waar nodig doelstellingen bijgesteld of aangepast. Aan het einde van het jaar vindt evaluatie plaats over de behaalde resultaten. Personeelsbeleid Bij de vormgeving van het P&O-beleid staat het ontwikkelen van kansen voor medewerkers centraal. Hiertoe kent De Connectie het programma Leren & Ontwikkelen. Dit programma heeft als doel om invulling te geven aan de ‘K’ van Kansen en om de organisatieontwikkeling te ondersteunen.
Uitgangspunt daarbij is om het leren te koppelen aan de dagelijkse praktijk van de medewerker. De Connectie geeft ruimte en verantwoordelijkheid en investeert in medewerkers. Omgekeerd zijn de medewerkers zich bewust van hun talenten en competenties (en die van elkaar) en blijven die ontwikkelen om de dienstverlening van De Connectie te optimaliseren. Het doel is dat iedereen zoveel mogelijk op de juiste plek zit. Hoe meer het werk past bij iemands talenten en ambitie, hoe groter het werkplezier en hoe beter de prestaties. Medewerkers en managers kijken samen wat de juiste plek is voor de medewerker en hoe daar te komen. Daarnaast willen we ook inzetten op de ontwikkeling van medewerkers wiens functies en rollen veranderen of zelfs helemaal verdwijnen. In de MJPB 2021-2024 is opgenomen dat De Connectie voor alle teams een strategische personeelsplanning (SPP) implementeert, zodat De Connectie voorbereid is op de toekomst. Om ons heen zien we dat veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen en de uitdagingen complexer worden. Er is een veranderende blik op politiek en overheid. Digitalisering speelt een grote rol, de klantvraag verandert en er is een schaarste aan gekwalificeerd personeel.
Strategische personeelsplanning helpt om de juiste match tussen vraag naar en aanbod van arbeid te behouden, dusdanig dat er geen personeelstekorten ontstaan die impact hebben op de dienstverlening aan de gemeenten. Er wordt gestuurd op duurzame inzetbaarheid van mensen. Onder andere door leren en ontwikkelen, het bieden van ruimte en verantwoordelijkheid en door aandacht te schenken aan vitaliteit, een gezonde werkplek en een veilige werkomgeving. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling van managers en teamleiders door teamgerichte trainingen en maatwerkafspraken.
23
De opgave waar De Connectie voor staat, vraagt om een kostenefficiënte organisatie die mee kan bewegen de ontwikkelingen aan de vraagkant. Om continuïteit én flexibiliteit te garanderen, is vacatureruimte waar nodig en mogelijk flexibel ingevuld.
Begroting 2021 in fte's 62,12 19,68 61,14 36,46 44,65 75,61 49,66 349,32
Personeel Administratie en Beheer en I&A Bedrijfsbureau Belastingen en basisregistratie Documentaire informatievoorziening Facilitaire zaken en Frontoffice ICT Management Support Totaal
Realisatie 2021 in fte's 56,60 17,89 53,32 33,62 36,94 75,57 45,87 319,80
De vakafdelingen en het Bedrijfsbureau van De Connectie tellen samen tot een begrote formatie van 349,32 fte in 2021. De realisatie van de vaste bezetting is 319,80 fte. Hiermee is van de totaal beschikbare formatie 91% bezet met vast personeel. Dit is vergelijkbaar met voorgaand jaar. Administratieve organisatie Het is van belang om processen goed vast te leggen en te formaliseren. Deze professionaliseringslag van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) laten wij gelijk op lopen met de met de harmonisatie en standaardisatie van de processen zoals deze zijn overgekomen van de gemeenten. De opzet, het bestaan en de werking van de interne controles in financiële werkprocessen wordt getoetst door een externe auditor. Hierbij wordt jaarlijks een ISAE 3402 assurance-rapportage (type II) afgegeven. Hiermee toont De Connectie aan in hoeverre zij voldoet aan de gestelde eisen zoals opgenomen in een, met de gemeenten overeengekomen, controleraamwerk. ISAE 3402 is een internationale standaard voor serviceorganisaties. Dit maakt dat de accountants van de klantorganisaties kunnen steunen op deze verklaring. Dit leidt tot een efficiënt controleproces bij zowel De Connectie, als bij de klantorganisaties. De Connectie werkt toe naar de systematiek van outputsturing en -verrekening. Deze ontwikkeling gaat ons inzicht en begrip opleveren van productprijzen en -volumes.
Vooraf worden afspraken gemaakt over leveringseenheden, -hoeveelheden, kwaliteit en de prijs. Dit stelt zowel de gemeenten als De Connectie in staat de kosten van bedrijfsvoering beter te sturen en te beheersen. Belangrijk uitgangspunt van outputsturing- en verrekening is dat de gebruiker betaalt. Huisvestingsbeleid De Connectie maakt gebruik van de huisvesting van de gemeenten Arnhem en Rheden. Hiervoor zijn huurovereenkomsten gesloten tussen De Connectie en deze gemeenten. De Connectie wordt in het kader gecompenseerd voor de huisvestingslasten. Het huisvesten van De Connectie op verschillende locaties is niet ideaal en gaat ten koste van de ambities ten aanzien van het werken aan uniformiteit en integraliteit. De Connectie heroverweegt huisvesting en betrekt daarbij de huisvestingsvraagstukken van de drie gemeenten. Gezien de meest recente ontwikkelingen hierin heeft het bestuur de opdracht voor het opstellen van een businesscase voor de huisvesting van De Connectie zelf inmiddels ingetrokken. Informatievoorziening Een goede en betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor De Connectie. Daarbij wordt veel waarde gehecht aan een regionale Informatiestrategie.
Inmiddels is er een Regionale Informatievisie en -strategie opgeleverd, waarmee we de beschikking hebben over een leidraad voor de uitwerking van vraagstukken op het gebied van informatievoorziening voor de komende jaren.
24
Informatieveiligheid en privacy Vanaf 1 januari 2020 geldt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), die de verouderde Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten opvolgt. De basis voor de in de BIO voorgestelde aanpak is het uitvoeren van risicoanalyses en het op basis daarvan nemen van maatregelen. Er is een aanzet gegeven om te komen tot een nieuw regionaal strategisch informatiebeleid. Dit beleid vormt, wanneer deze is vastgesteld, samen met de ISO27001 standaard voor informatiebeveiliging, een belangrijk kader voor de te nemen maatregelen. Business continuity management (BCM) Door het inrichten en implementeren van een business continuity management system (BCMS) kan de bedrijfscontinuïteit worden geborgd. Doel is de instandhouding en continue verbetering van processen en maatregelen die nodig zijn voor het realiseren en borgen van de continuïteit van onze bedrijfsvoering. De Connectie implementeert een BCMS conform de NEN-EN-ISO 22301:2019 standaard. Doel is momenteel niet om tegen deze norm te certificeren, maar om BCM naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Juridische zaken De Connectie hecht er groot belang aan om zich zeker te stellen dat ze voldoet aan alle vigerende wet- en regelgeving. Indien De Connectie niet compliant is, kan dit financiële-, juridische- en imagorisico’s met zich meebrengen.
Derhalve is het beleid erop gericht om permanent actueel inzicht te hebben in de vigerende wet- en regelgeving en de naleving hiervan cyclisch te borgen. Communicatie De Connectie kent drie pijlers op het gebied van communicatie; corporate- interne- en marketingcommunicatie. Deze worden zowel offline als online toegepast. De relatie en dialoog met opdrachtgevers en klanten staat centraal. De interne communicatie richt zich op medewerkers om hen te informeren en te verbinden. Door hen te enthousiasmeren, te faciliteren en waar mogelijk deelgenoot te maken van het proces wordt de organisatiecultuur van De Connectie versterkt. 1.3.4
Coronacrisis
De gevolgen van de coronacrisis zijn niet aan één programma of taakveld te koppelen. Derhalve is hier, naar aanleiding van notitie die hierover is uitgebracht door de Commissie BADO 6, een aparte paragraaf voor opgenomen in deze jaarstukken. Op deze wijze kan één integraal overzicht worden geboden van de gevolgen van de coronacrisis op onze dienstverlening en op de interne organisatie. De gevolgen van de crisis voor de doelstellingen uit het programmaplan zijn aldaar toegelicht. Gevolgen voor onze dienstverlening Zoals in de jaarrekening 2020 al vermeldt, heeft de coronacrisis het afgelopen jaar grote impact gehad op de organisatie en dienstverlening van De Connectie. De coronacrisis heeft, gezien het verloop van de pandemie, ook invloed gehad op de organisatie en dienstverlening van De Connectie in 2021. Het overgrote deel van de ingezette maatregelen liep door. Voorbeelden hiervan zijn de inzet van authenticatiemiddelen, Microsoft Teams, het portaal waarop ondernemers uitstel van belastingen kunnen aanvragen, verminderde bezetting in de bedrijfsrestaurants en de intensivering van de schoonmaakwerkzaamheden. Het aantal TOZO-aanvragen (Tijdelijke overbruggingsregeling voor zelfstandige ondernemers), waarbij de afdeling DIV ondersteunt bij de registratie, neemt inmiddels af.
Daarnaast geldt ook in 2021 dat er sprake is geweest van verzuim als direct en indirect gevolg van de crisis. Ook is er sprake van verlies van efficiency omdat de coronamaatregelen het moeilijker maakten om samen te werken aan complexe, samengestelde vraagstukken. Zowel de genomen maatregelen als de directe impact van de crisis op onze interne organisatie zijn dus ook dit jaar nog merkbaar geweest voor onze klanten en stakeholders. Gevolgen voor ons personeel Ook is in 2021 verder aandacht besteed aan vitaliteit door online een aantal workshops aan te bieden, zoals Mentaal Fit, Mindset en Mindfulness. Daarnaast is de inzet geweest om een veilige en gefaseerde terugkeer naar kantoor mogelijk te maken. Aandacht is besteed aan het werken volgens het vlekkenplan, wanneer er thuis wordt gewerkt en wanneer op kantoor, het gebruik en de beschikbaarheid van (ergonomische) hulpmiddelen en hoe er wordt vergaderd.
6
Commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden
25
Financiële effecten Ook in 2021 zijn nog extra kosten gemaakt als gevolg van de coronacrisis, hetzij in mindere mate. Te denken valt aan het nemen van hygiëne-maatregelen door Facilitaire zaken en voor corona-gerelateerde ziektevervanging. Tegelijkertijd is er ook sprake van minderkosten als gevolg van de coronacrisis. Hierbij valt te denken aan minderkosten voor koffievoorziening, cateringservice en voor evenementen. Bij Belastingen hebben de extra werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van de uitstelmogelijkheid die ondernemers wordt geboden voor de betaling van belastingen. Ook in 2021 zijn nog extra mobiele devices uitgeleverd. Deze extra mobiele devices zullen conform 2020 leiden tot structurele meerkosten, die met een kaderwijziging bij de afnemende gemeente in rekening wordt gebracht.
26
2. Jaarrekening 2.1
Overzicht van balans en toelichting
2.1.1
Balans per 31 december 2021
ACTIVA
PASSIVA 31.12.2020
Bedragen x 1.000 euro Vaste activa Materiele vaste activa (ec.nut)
31.12.2021
31.12.2020
Vaste passiva 14.329 Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve effecten soc. plan - Bestemmingsreserve Veranderopgave - Bestemmingsreserve Veranderopgave BR - Bestemmingsreserve ICT - Resultaat voor bestemming
12.863
135
309 376 150 196 -896
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's
Totaal vaste activa
12.863
Vlottende activa Voorraad
-
Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar - Uitzettingen in 's Rijks schatkist - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen
Netto vaste schulden met een rentetypische looptijd > 1 jr - Onderhandse leningen 14.329 Totaal vaste passiva
15.008 10.900 4.061 47
13.477 3.669 66
58
-472 155 284 15 0 76
138
92
13.552
17.113
13.552
Vlottende passiva 270 Netto vl. Schulden met een rentetypische looptijd < 1 jr 17.212 - Onderhandse leningen - Schulden aan openbare lichamen - Overige schulden
31.12.2021
17.113 13.825
17.263
3.582
412
3.000 302 280
328 84
Liquide middelen
54
Overlopende activa
6.778
4.582 Overlopende passiva
17.296
18.744
Totaal vlottende activa
21.841
22.091 Totaal vlottende passiva
20.879
19.157
TOTAAL ACTIVA
34.704
36.420 TOTAAL PASSIVA
34.704
36.420
2.1.2
27
Toelichting op de balans
Vaste activa Materiële vaste activa
Bedragen x 1.000 euro Materiële vaste activa met economisch nut Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal
Boekwaarde 31.12.2020
Investeringen
105 11.038 1.720 12.863
5.626 40 5.666
Desinvesteringen Afschrijvingen
-51 -51
-38 -3.800 -311 -4.150
Boekwaarde 31.12.2021
67 12.814 1.448 14.329
De investeringen in 2021 zijn met name gedaan in hardware en komen hoofzakelijk voort uit het programma 2!Connect, om te komen tot een gemeenschappelijke ICT-infrastructuur (€ 2,9 mln.). Overige investeringen hebben betrekking op de aanschaf van mobiele devices (€ 1,3 mln.), diverse software (€ 0,5 mln.), audiovisuele middelen (€ 0,3 mln.), dockingstations (€ 0,15 mln.) en investeringen in video-observatiesystemen (€ 0,13 mln.). De investeringen in de overige materiële vaste activa betreft de aanschaf van elektrisch verstelbaar kantoormeubilair. De gedane desinvestering heeft betrekking op buiten gebruik gestelde thin clients en een iets eerdere vervanging van de scan- en registratiesoftware (Kofax).
27
Per 31 december 2020 stond er voor € 1,6 mln. aan onderhanden activa. De onderhanden activa per 31 december 2021 bedraagt nog € 0,1 mln. Deze maakt deel uit van de totale boekwaarde per 31 december 2021, maar hierover wordt pas afgeschreven wanneer de activa in gebruik wordt genomen. Vlottende activa Voorraden Boekwaarde 31.12.2020
Bedragen x 1.000 euro Voorraden Voorraad ICT Totaal
Boekwaarde 31.12.2021
-
270 270
Door de langere levertijden van ICT-apparatuur is er in 2021 besloten om een hogere voorraad aan te houden. Dit om te voorkomen dat nieuwe aanvragen voor uitgifte van ICT apparatuur vertraging oploopt. Het betreft hier onder andere thin clients, monitoren, laptops, telefoons en tablets. Uitzettingen met een rentetypische looptijd van < 1 jaar Boekwaarde 31.12.2020
Bedragen x 1.000 euro Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Uitzettingen in 's Rijks schatkist Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Totaal
Boekwaarde 31.12.2021
10.900 4.061 47 15.008
13.477 3.669 66 17.212
Uitzettingen in ’s Rijks schatkist De uitzettingen in ’s Rijksschatkist bedragen per ultimo 2021 € 13,5 mln. Voor het schatkistbankieren is een drempelbedrag ingesteld. Dit drempelbedrag is ingesteld om te voorkomen dat elke dag alle positieve banksaldi afgeroomd moeten worden naar nihil. Het drempelbedrag is tot 1 juli 2021 vastgesteld op 0,75% van het begrotingstotaal. Voor De Connectie is dit een bedrag van € 349.000 per dag. Vanaf 1 juli 2021 geldt een drempelbedrag van 2% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 1 mln. Het meerdere dient te worden afgestort naar Rijksschatkist. Onderstaande tabel specificeert het gemiddelde bedrag per kwartaal dat buiten Rijksschatkist is aangehouden. Er is geen sprake van overschrijding van het drempelbedrag. Middelen boven het drempelbedrag worden dagelijks afgestort. Bedragen x 1.000 euro Middelen buiten 's Rijks schatkist Op dagbasis buiten 's Rijks schatkist gehouden middelen Drempelbedrag Ruimte onder drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag
Kwartaal 1
Kwartaal 2
206 349 143 -
28
Kwartaal 3
213 349 136 -
Kwartaal 4
68 1.000 932 -
75 1.000 925 -
Vorderingen op openbare lichamen
Bedragen x 1.000 euro Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen gemeenten: - Bijdrage 1e kwartaal 2022 - Bijdrage huisvestingslasten - Bijdrage CAO ontwikkelingen - Maat- en meerwerk - Afwikkeling saldobevestiging 2020
Arnhem
Renkum
356
1.351
1.706 638 268 735 17 3.365
638 165 106 31 941
103 72
557 -14 899
Boekwaarde 31.12.2021
Rheden
1.526
Overige vorderingen op openbare lichamen Totaal
304 3.669
De vorderingen op openbare lichamen bestaan voor een belangrijk deel uit de in 2021 gefactureerde bijdrage over het eerste kwartaal van 2022. De overige vorderingen betreffen gefactureerd maat- en meerwerk, nog te verrekenen bijdragen in de huisvestingslasten en de compensatie voor CAO-ontwikkelingen. Een klein deel van de vorderingen heeft nog betrekking op de afwikkeling van de saldobevestiging over 2020. De overige vorderingen op openbare lichamen bestaat goeddeels uit de nog te ontvangen bijdrage voor het 4e kwartaal van de ODRA. Overige vorderingen De overige vorderingen bestaan uit privaatrechtelijke debiteuren. Liquide middelen Boekwaarde 31.12.2020
Bedragen x 1.000 euro Liquide middelen Banksaldo Totaal
Boekwaarde 31.12.2021
54 54
27 27
Het saldo liquide middelen per ultimo 2021 bestaat enkel uit banksaldi. De Connectie houdt geen middelen in kas. Overlopende activa
Bedragen x 1.000 euro Overlopende activa Nog te ontvangen bijdragen gemeenten: - Maat- en meerwerk - Opbrengsten belastinginvordering - Resultaatbestemming 2020 - Corona meerkosten - Overig
Arnhem
Renkum
1.064 210 197 70 11 1.552
Vooruitbetaalde kosten Overig n.t.o. Totaal
Boekwaarde 31.12.2021
Rheden
145 23 30 24 2 223
452 35 48 39 4 578
1.661 269 275 133 17 2.354 2.132 96 4.582
De nog te ontvangen bijdragen van gemeenten bestaan onder meer uit, op balansdatum nog te factureren, bijdragen voor overeengekomen maat- en meerwerk en de zogeheten kleine klant verzoeken (KKV’s). Daarnaast moeten de opbrengsten uit invorderingsactiviteiten voor de belastingen nog met de gemeenten worden verrekend. Dit geldt ook voor de bestemming van het reguliere deel van het negatieve jaarrekeningresultaat uit 2020. Ook de meerkosten als gevolg van de coronacrisis zijn, conform afspraak, na de afsluiting van het boekjaar bij de gemeenten in rekening gebracht. 29
De vooruitbetaalde kosten hebben hoofdzakelijk betrekking op vooruitbetaalde licentiekosten voor ICT-toepassingen. Contracten voor licenties worden vaak voor meerdere jaren afgesloten en bij vooruitbetaling voldaan. Van deze € 2,1 mln. vooruitbetaalde kosten heeft € 1,7 mln. betrekking op 2022, € 0,3 mln. op 2023 en 0,1 mln. op 2024. De overige nog te ontvangen bijdragen hebben onder andere betrekking op nog te factureren diensten aan derden. Vaste passiva Eigen vermogen
Bedragen x 1.000 euro Eigen vermogen Algemene Reserve Bestemmingsreserve Effecten sociaal plan Bestemmingsreserve Veranderopgave Bestemmingsreserve Veranderopgave Basisregistraties Bestemmingsreserve Opgave ICT Resultaat voor bestemming Totaal
Boekwaarde 31.12.2020
309 376 150 196 -896 135
Resultaatbestemming Boekwaarde Toevoegingen Ontrekkingen 2021 31.12.2021
149
896 1.045
621 155 92 135 196 1.198
76 76
-472 155 284 15 0 76 58
Algemene reserve Bij het vaststellen van de jaarstukken 2020 heeft het bestuur besloten een deel van het negatieve resultaat te onttrekken aan de algemene reserve. Dit deel (€ 621.000) heeft betrekking op verschuivingen van investerings- naar exploitatieprojecten. Het negatieve saldo van de Algemene Reserve zal de komende jaren worden aangevuld vanuit de vrijgevallen kapitaalslastenbudgetten van de geplande investeringen, waarvoor uiteindelijk voor een SaaS-oplossing is gekozen. Bestemmingsreserve Effecten sociaal plan Vanaf ultimo boekjaar 2017 beschikt De Connectie over een bestemmingsreserve voor de financiële effecten van het sociaal plan. De bestemmingsreserve is bedoeld om de toekomstige kosten van (spaar-)verlof, salarisgaranties en persoonlijke toelagen te kunnen dekken. De rechten die door het sociaal plan zijn meegekomen naar De Connectie zijn door de gemeenten in 2017 ineens afgekocht voor een periode van 5 jaar. Verwacht wordt dat de onttrekking aan deze bestemmingsreserve hier gelijke tred mee houdt en is dus ook als zodanig verwerkt. Bestemmingsreserve Veranderopgave Van deze bestemmingsreserve is per ultimo 2020 € 270.000 bestemd voor de kosten van personele fricties i.r.t. de veranderopgave van De Connectie, € 86.000 voor de afronding van de implementatie van het nieuw financieel systeem en € 20.000 voor de pilot robotisering van de afdeling DIV.
In 2021 is de bestemmingsreserve conform het bestuursbesluit aangewend. De implementatie van het financieel systeem is in 2021 in zijn geheel afgerond. Van het saldo per ultimo 2021 is €204.000 bestemd voor personele fricties en € 20.000 voor de pilot robotisering. Bestemmingsreserve Veranderopgave Basisregistraties Het bestuur heeft in 2019 een bestemmingsreserve ingesteld om middelen beschikbaar te houden voor de uitvoering van het Plan van aanpak voor het team Basisregistraties. Het saldo per ultimo 2020 van deze reserve bedraagt € 150.000. Hiervan is in 2021 € 135.000 besteed. Hiermee komt ook de afronding van dit Plan van aanpak in zicht. Bestemmingsreserve Opgave ICT Bij de resultaatbestemming 2019 is besloten om € 753.000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Opgave ICT. Deze is in 2020 ingezet voor de dekking van de kosten van de afronding van het Programma 1!Connect en als bijdrage in de kosten van het programma 2!Connect. De aanwending van deze bestemmingsreserve in 2021 houdt gelijk tred met de kostenrealisatie.
30
Voorzieningen
Bedragen x 1.000 euro Voorzieningen Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Totaal
Boekwaarde 31.12.2020
Boekwaarde 31.12.2021
Toevoegingen Ontrekkingen
138 138
-
46 46
92 92
In 2019 is er een dotatie aan de voorziening gedaan in verband met een verlieslatende leaseovereenkomst. Aan de voorziening zal, in lijn met de resterende leasetermijnen, in 4 gelijke jaarlijkse termijnen worden onttrokken. Netto vaste schulden met een rentetypische looptijd van > 1 jaar
Bedragen x 1.000 euro Netto vaste schuld met een rentetypische looptijd > 1 jaar Onderhandse lening Totaal
Boekwaarde 31.12.2020
Boekwaarde 31.12.2021
13.552 13.552
17.113 17.113
In bovenstaand overzicht is boekwaarde van langlopende leningen per ultimo 2021 weergegeven. Het verloop van deze leningen in 2021 was als volgt:
Bedragen x 1.000 euro Verloopoverzicht leningen BNG 40.111.749 BNG 40.111.751 BNG 40.111.752 BNG 40.113.925 BNG 40.113.926 BNG 40.113.927 BNG 40.114.859 BNG 40.114.861 BNG 40.114.862 BNG 40.114.860 Totaal
Looptijd jaren
Beginjaar lening
3 5 10 2 4 5 2 3 5 6
2018 2018 2018 2020 2020 2020 2021 2021 2021 2021
Eindjaar lening
Rente
2021 2023 2028 2022 2024 2025 2023 2024 2026 2027
Oorspronkelijk Saldo lening Aangetrokken Aflossing leningbedrag 31.12.2020 2021 2021
0,20% 0,51% 1,10% 0,00% 0,05% 0,10% -0,20% -0,14% -0,02% 0,04%
840 2.920 4.900 1.000 3.300 3.300 1.200 1.100 2.800 1.800 23.160
280 1.752 3.920 1.000 3.300 3.300 13.552
1.200 1.100 2.800 1.800 6.900
Saldo lening 31.12.2021
280 584 490 500 825 660 3.339
1.168 3.430 500 2.475 2.640 1.200 1.100 2.800 1.800 17.113
Om de financiering, conform de vastgestelde uitgangspunten, aan te laten sluiten op het boekwaardeverloop van de materiele vaste activa, zijn in 2021 een viertal nieuwe leningen afgesloten. Daarbij is rekening gehouden met de verwachte realisatie van het investeringsprogramma voor 2021. Op de al lopende leningen is conform aflossingsschema afgelost. Vlottende passiva Netto vlottende schuld met een rentetypische looptijd van < 1 jaar
Bedragen x 1.000 euro Netto vlottende schuld met een rentetypische looptijd < 1 jaar Onderhandse lening Schulden aan openbare lichamen - Crediteuren publiekrechtelijk - Overige schulden aan openbare lichamen
Boekwaarde 31.12.2020
Boekwaarde 31.12.2021
3.000 302
328
302
Overige schulden - Crediteuren privaatrechtelijk - Overig Totaal
13 315
280 3.582
31
81 3 412
Onderhandse lening In 2020 is een kasgeldlening aangegaan met een looptijd van een half jaar ten behoeve van de financiering van de dagelijkse activiteiten. Deze lening is per ultimo 2021 in zijn geheel afgelost. Schulden aan openbare lichamen Arnhem
Bedragen x 1.000 euro Schulden aan openbare lichamen - Overig Overig schulden aan openbare lichamen Totaal
Renkum
13
Boekwaarde 31.12.2021
Rheden
-
-
13 315 328
De overige schulden aan openbare lichamen hebben betrekking op nog te betalen pensioenlasten. Overige schulden De overige schulden bestaan hoofdzakelijk uit privaatrechtelijke crediteuren. Overlopende passiva
Bedragen x 1.000 euro Overlopende passiva Nog te betalen aan gemeenten en derden: - Vooruitgefactureerde bijdrage 1e kwartaal 2022 - Factuur huisvestingslasten - DVO gemeente Arnhem - Saldobevestiging 2020 - Kaderwijziging MAS - Kaderwijziging Postvoorziening - Overig
Arnhem
Renkum
7.563 544 543 57 11 8.719
Af te dragen omzetbelasting Af te dragen loonheffing Nog te betalen inhuur Nog te betalen effecten CAO Nog te betalen facilitaire voorzieningen Nog te betalen materiële kosten ICT Nog te betalen materiële kosten Belastingen Nog te betalen materiële kosten A&B Nog te betalen rente leningen Nog te betalen accountantskosten Overig Totaal
Rheden
1.116 115 9 1.240
Boekwaarde 31.12.2021
Derden
1.792 641 84 14 51 2.582
306 306
10.778 641 544 543 199 80 62 12.848 1.579 1.356 1.317 464 377 445 106 39 38 36 140 18.744
De nog te betalen bedragen aan de gemeenten bestaan uit verschillende posten. De grootste heeft betrekking op de vooruit gefactureerde bijdrage voor het eerste kwartaal van 2022. De nog te betalen huisvestingslasten van de gemeente Renkum heeft betrekking op een huurovereenkomst die met deze gemeente is gesloten voor het beschikbaar stellen van werkplekken voor medewerkers van De Connectie. De post DVO gemeente Arnhem betreft de verschuldigde bedragen voor de overeengekomen dienstverlening van de gemeente Arnhem aan De Connectie. Hierbij valt te denken aan het gebruik van gemeentelijke applicaties door De Connectie, maar ook voor ondersteuning op het gebied van juridisch advies en informatieveiligheid. Met de gemeente Arnhem moet ook nog het saldo uit de saldobevestiging van 2020 worden verrekend.
32
Voorgenomen kaderwijzigingen, ontstaan na de laatste begrotingswijziging, worden in het lopende jaar via de exploitatie verrekend. Hierdoor is er een verplichting ontstaan in 2021 voor de voorgenomen kaderwijziging ten aanzien van de dienstverlening van Managementsupport (MAS) en ten aanzien van Postvoorziening (FZF). Naast de nog af te dragen omzetbelasting en loonheffing bestaan de overlopende passiva verder uit de verplichting die voortvloeien uit de nieuwe CAO en uit in 2022 ontvangen facturen die betrekking hebben op 2021. 2.1.3
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Belangrijke niet uit de balans blijkende verplichtingen zijn te onderscheiden naar verplichtingen met betrekking tot het transitiebudget en verplichtingen die voortkomen uit langlopende contracten. Transitiebudget In het bedrijfsplan (2017) zijn afspraken gemaakt over het budget voor de oprichting van De Connectie. Ten behoeve van de start van De Connectie is een transitiebudget beschikbaar gesteld van € 4,4 mln. Deze middelen waren nodig voor de ontvlechting van de afdelingen uit de drie gemeenten en voor de vorming van de nieuwe organisatie. Taakstellend moest De Connectie in eerste instantie het transitiebudget van € 4,4 mln. incidenteel hebben terugverdiend. Hiermee ontstaat een terugbetalingsverplichting aan de drie gemeenten vanuit het resultaat van De Connectie voor het saldo tussen het ontvangen en afgeloste deel. Per ultimo 2020 was er voor € 4,25 mln. aan voorschotten ontvangen en conform begroting € 3,55 mln. afgelost. De niet uit de balans blijkende verplichting bedroeg per ultimo 2020 derhalve € 0,7 mln. De aflossing van het transitiebudget is initieel ‘hard’ begroot. Nadat het transitiebudget terugbetaald is, gaat het kader van De Connectie structureel omlaag. In 2018 is besloten de terugbetaling van het transitiebudget met een jaar te temporiseren.
Dit betekent dat de al doorgevoerde bijstelling van het kader in 2021 nog voor € 700k betrekking heeft op de aflossing van het transitiebudget. Hiermee is de niet uit de balans blijkende verplichting per ultimo 2021 nihil. Vaste telefonie De Connectie is via de VNG deelnemer in het contract voor de vaste telefonie. Door middel van een brief van de VNG d.d. 9 november 2020 is het contract met de leverancier is ontbonden omdat niet aan de eisen van de raamovereenkomst en nadere overeenkomsten werd voldaan. De leverancier heeft een kort geding aangespannen over de ontbinding van de overeenkomst. In 2021 heeft de rechtbank de VNG in gelijk gesteld over het ontbinden van het contract. De leverancier is tegen deze uitspraak in beroep gegaan, waarbij dit beroep in 2022 dient. Er is tot op heden nog geen duidelijkheid over de afhandeling van de ongedaanmakingsverplichting en het vergoeden van de geleden schade. Langlopende contracten Naam leverancier Asito Appèl Cycloon Selecta Econocom NL Trigion beveiliging B.V. CWS Gouw IT
Contract Item Schoonmaak Arnhem & Renkum Catering Arnhem & Rheden Postverzending (Geadresseerd en Ongeadresseerd) Koffievoorziening GemLease Beveiliging Sanitaire voorzieningen Belastingapplicatie
Contractwaarde 1.628.897 1.155.673 1.000.000 980.000 619.064 552.500 350.000 293.169
Het bestuur heeft in de financiële verordening geen nadere eisen gesteld ten aanzien van grensbedragen voor deze verplichtingen. Weergegeven zijn contracten met een initieel resterende looptijd van langer dan 1 jaar met een totale contractwaarde hoger dan het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen (€ 214.000).
33
2.2
Overzicht van baten en lasten en toelichting
2.2.1
Overzicht van baten en lasten
Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo PROGRAMMA BELASTINGEN GEMEENTEN Lasten Baten Saldo PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING DE CONNECTIE Lasten Baten Saldo ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN ONVOORZIEN Lasten Baten Saldo Totaal lasten Totaal baten SALDO BATEN EN LASTEN Reserves toevoeging Reserves onttrekking Totaal mutaties in reserves RESULTAAT
Begroting 2021
Wijziging begroting
Begroting na wijziging
Gerealiseerd 2021
Saldo t.o.v. begroot 2021
34.502 0 34.502
4.330 -589 3.741
38.832 -589 38.243
41.657 -3.750 37.907
-2.825 3.161 336
3.667 -308 3.359
-311 -311
3.357 -308 3.049
4.135 -732 3.403
-778 424 -354
4.351 4.351
-48 -48
4.303 4.303
5.599 -229 5.370
-1.296 229 -1.067
-41.647 -41.647 42.521 -41.955 566 -587 -587 -21
-3.242 -3.242 3.971 -3.831 140 149 -290 -141 -0
-44.889 -44.889 46.492 -45.786 706 149 -876 -727 -21
-46.602 -46.602 51.391 -51.314 78 424 -577 -153 -76
1.714 1.714 -4.899 5.528 629 -275 -299 -574 55
Het overzicht van baten en lasten laat een klein positief resultaat zien van € 76.000. Daarvan heeft € 58.000 (N) betrekking op reguliere taken en budgetten en € 134.000 (V) op de veranderopgave. De afwijkingen ten opzichte van de begroting worden in het hiernavolgende per programma toegelicht. 2.2.2
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
Begrotingswijzigingen Na het vaststellen van de MJPB 2021-2023 zijn nog een aantal begrotingswijzigingen doorgevoerd. Het betreft hier in eerste instantie wijzigingen na de behandeling en vaststelling van de eerste bestuursrapportage 2021. Met de eerste bestuursrapportage van 2021 zijn nog een aantal kadercorrecties doorgevoerd die het gevolg zijn van omissies in het kader, correcties naar aanleiding van (bestuurlijke) besluitvorming, correcties als gevolg van maat- en meerwerk, correcties verband houdend met dienstverlening aan derden en kaderwijzigingen die voorvloeien uit de coronacrisis. Daarnaast zijn bij de eerste bestuursrapportage van 2021 de effecten van autonome loon- en prijsontwikkelingen door de gemeenten gecompenseerd en zijn middelen beschikbaar gesteld voor een aantal specifieke (verander-)opgaven. Over de besteding hiervan wordt in hiernavolgende verslag gedaan. In de vergadering van 24 november 2021 heeft het bestuur een aantal interne begrotingswijzigingen tussen programma’s vastgesteld. Door middel van deze begrotingswijzigingen zijn de budgetten op het programma begroot waar feitelijk de sturing plaatsvindt en ook de kosten worden gerealiseerd. Het cijfermatige verloop van de begroting 2021 is zichtbaar gemaakt in bijlage 2.
34
Programma Bedrijfsvoering gemeenten Reguliere exploitatie Begroting na Gerealiseerd Saldo t.o.v. Voordeel / wijziging 2021 begroot 2021 Nadeel Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Lasten - Personele lasten lager door vacatureruimte - Personele lasten hoger door inhuur - Personele lasten hoger door CAO-wijziging - Taskforce huisvesting - Vrijval kapitaalslasten - Implementatie Kofax - E-HRM - Effecten Coronacrisis - Overige verschillen
37.402 -467 36.934 36.934
Baten - Maat- en meerwerk - Taskforce Huisvesting - Voorgenomen kaderwijzingen - Aanvullende dienstverlening derden - Opbrengsten uit detacheringen - Effecten Coronacrisis - Overige verschillen
40.453 -3.626 36.827 36.827
-3.051 3.158 107 107
N V V N V
1.229 -3.766 -393 -451 428 -103 30 20 -47
V N N N V N V V N
2.523 451 -279 250 196 -20 38
V V N V V N V
Personele lasten De vacatureruimte is min of meer stabiel gebleven (2020: 1,3 mln.). In vacatureruimte wordt tijdelijk voorzien door in te huren. De hogere lasten als gevolg van inhuur hebben echter verschillende oorzaken. Er wordt waar nodig ingehuurd voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Deze kosten kunnen deels worden opgevangen door opbrengsten uit maat- en meerwerk en projecten. Op 27 januari 2022 is de nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) voor Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties definitief goedgekeurd. Deze nieuwe CAO gaat met terugwerkende kracht in waarbij per 1 december 2021 de salarissen zijn gestegen met 1,5%. Daarnaast is er voor elke werknemer die op 3 november 2021 in dienst is een eenmalige uitkering van € 1.200. De gemeenten compenseren De Connectie voor loon- en prijsontwikkelingen (zie Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien). Taskforce Huisvesting Besloten is om de Taskforce Huisvesting in de huidige vorm te ontmantelen en de kosten tot en met augustus 2021 op basis van de verdeelsleutel over de gemeenten te verdelen (€ 130.000). Ondersteuningsverzoeken die vragen om inzet van de Taskforce Huisvesting na 1 september 2021 zijn voor rekening van de desbetreffende gemeente gekomen.
Vrijval kapitaallasten Over investeringen gedurende het lopende boekjaar wordt volgens de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling een half jaar afgeschreven. Een deel van de investeringen dat gepland was voor 2021 zal doorschuiven naar 2022 óf zal komen te vervallen omdat er voor een SaaS-oplossing 7 is gekozen. Als gevolg hiervan zijn ook de kapitaalslasten lager dan begroot.
7
Software as a Service (SaaS)
35
Implementatie Kofax De afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV) is in 2020 gestart met de harmonisatie van de scan- en registratiesoftware (Kofax). Deze harmonisatie is in 2021 afgerond. De staartkosten hiervan worden gedekt vanuit de reguliere exploitatie van DIV. E-HRM In 2021 is een Europees Aanbestedingstraject gestart voor een nieuw e-HRM pakket. Concreet betekent dit dat in 2022 een selectie wordt gemaakt van een e-HRM systeem dat invulling kan geven aan alle eisen en wensen van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en De Connectie. Met deze aanbesteding zullen de lopende contracten tussen de gemeenten en hun leverancier worden geharmoniseerd. Effecten Coronacrisis De Connectie heeft aanvullende werkzaamheden verricht als gevolg van de coronacrisis. Te denken valt aan het nemen van hygiëne-maatregelen door Facilitaire zaken. Daarnaast zijn kosten gemaakt voor corona-gerelateerde ziektevervanging. Tegelijkertijd is er ook sprake van minderkosten als gevolg van de coronacrisis. Hierbij valt te denken aan minderkosten voor koffievoorziening, cateringservice en voor evenementen. Op dit programma is er per saldo een voordelig saldo ontstaan. Voorgenomen kaderwijzigingen Voorgenomen kaderwijzigingen, ontstaan na de laatste begrotingswijziging, worden in het lopende jaar via de exploitatie verrekend.
In 2021 gaat het om voorgenomen kaderwijzigingen als gevolg van het terugbrengen van de ondersteuning van bestuurssecretariaat en de gemeentesecretaris van de gemeenten Renkum en Rheden naar de gemeenten. Daarnaast is bij de eerste bestuursrapportage 2021 per abuis ook kader opgehaald voor de verkiezingspost. Ook deze zullen aan de gemeenten worden teruggegeven en vanaf 2022 in het kader gecorrigeerd. Aanvullende dienstverlening derden Het betreft hier opbrengsten uit dienstverlening aan derden in de vorm van maat- en meerwerk, i.c. hoofdzakelijk aan de gemeenten Lingewaard en Rozendaal. Opbrengsten uit detacheringen Het resultaat op detacheringen heeft betrekking op aanvullende opbrengsten uit afgesloten detacheringsovereenkomsten met gemeenten en derden.
36
Veranderopgave Begroting na Gerealiseerd Saldo t.o.v. Voordeel / wijziging 2021 begroot 2021 Nadeel Bedragen x 1.000 euro Veranderopgave Lasten Baten Saldo Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves Opgave ICT Programma 2!Connect Aanvullende dekking 2!Connect -/- Vrijval bestemmingsreserve Opgave ICT
1.431 -122
1.204 -125
226 3
V V
1.309 -452 857
1.080 -357 723
229 -95 134