Jaarstukken De Connectie 2021 (22.43)

Jaarstukken 2021

1

Voorwoord Dit zijn de Jaarstukken 2021 van De Connectie. Deze Jaarstukken laten zien in hoeverre De Connectie haar doelen en prestaties van 2021 heeft gerealiseerd met de hiervoor beschikbare middelen. De Jaarstukken maken deel uit de jaarlijkse planning- en controlcyclus. Deze cyclus bestaat uit een perspectiefbrief (vanaf 2023), begroting, bestuursrapportages en jaarstukken. Met deze documenten sturen de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden op de ambities en financiën van De Connectie en legt zij hierover verantwoording af. Dit voorwoord geeft een terugblik op een bijzonder jaar. Coronacrisis Toen de coronacrisis in 2020 begon, was het niet voor te stellen dat ook heel 2021 in het teken zou staan van maatregelen en beperkingen. Van januari tot en met april een avondklok in Nederland. Het dragen van mondkapjes, afstand houden, winkels en horeca die lang gesloten waren en de ‘coronacheck QR-code’. In juni 2021 leek de situatie te verbeteren. Het aantal besmettingen nam af. Zelfs het thuiswerkadvies werd versoepeld. Helaas werd in november duidelijk dat het coronavirus nog niet klaar met ons was. Duizenden nieuwe besmettingen, het advies om vooral thuis te werken en in december zat heel Nederland weer in lockdown. Dat was in vogelvlucht het centrale thema van 2021.

Bewondering Ondanks dat het thuiswerken noodzakelijk was, heb ik veel bewondering voor alle collega’s die bijna twee jaar lang op afstand zich volledig ingezet hebben voor De Connectie en de betrokken gemeenten en klanten. Het was een periode die veel gevraagd heeft van iedereen. Geen fysieke bijeenkomsten, geen gezellig praatje op kantoor in de gang of bij de koffieautomaat. Collega’s die nieuw begonnen bij De Connectie en online hun weg moesten vinden. Duizenden overleggen via Microsoft Teams. Gezamenlijk hebben we iets gedaan wat vóór de coronacrisis niet voor te stellen was: de dienstverlening van De Connectie ging ook op afstand onverminderd door. Ging het altijd soepel? Nee, dat niet. Ieder jaar leren we weer meer over hoe we de samenwerking en dienstverlening kunnen verbeteren. Ja, er is veel gebeurd en verbeterd sinds de start van De Connectie in 2017. De komende jaren blijven we ons door ontwikkelen in zowel de samenwerking, het harmoniseren van systemen en processen als de dienstverlening. Harmoniseren Eén van de grootste harmonisatieopdrachten is in 2021 afgerond. De gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden werkten in verschillende ICT-omgevingen die in beheer zijn bij De Connectie. Inmiddels zijn de drie gemeenten en de Connectie overgezet naar één ICT-omgeving. Ruim 3000 medewerkers zijn gemigreerd en maken inmiddels gebruik van de nieuwe digitale werkomgeving.

Een enorme ICT-operatie die inmiddels succesvol is afgerond. Naar verwachting zullen eind 2022 alle applicaties gemigreerd zijn, worden de oude omgevingen opgeruimd en is het project daarmee afgerond. Financieel De Connectie is zich bewust van de financiële positie van de gemeenten. De Connectie wil financieel in de pas komen met de gemeenten. Als de gemeenten scherp aan de wind moeten zeilen, dan geldt dat ook voor De Connectie. Dit benadrukt nogmaals het belang van goed opdrachtgeverschap, een goede samenwerking in de uitvoering en het optimaal inzetten van de middelen. De inspanning in 2021 loont. In dit jaarverslag en deze jaarrekening leest u dat we in 2021 uitkomen op een klein positief eindresultaat. Samen vooruit De afgelopen maanden heb ik veel nieuwe collega’s leren kennen en indrukken opgedaan hoe we er voor staan en aan welke dominante thema’s de Connectie gaat werken in 2022. Ik kijk er naar uit. Een nieuw jaar waarin hopelijk de coronacrisis achter ons ligt en het jaar waarin we de volgende stappen zetten. Vanuit de uitwerking van de bestuursopdracht pak ik door op een aantal van deze stappen: governance, groeiambitie en financieel perspectief. Gezamenlijk zetten we onze schouders eronder. Mirjam Kersbergen Directeur De Connectie

2

Inhoudsopgave 1.

Jaarverslag

1.1 Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden 1.1.1 Visie 1.1.2 Uitgangspunten 1.1.3 Kernwaarden 1.2 Programmaverantwoording 1.2.1 Programma Bedrijfsvoering gemeenten 1.2.2 Programma Belastingen gemeenten 1.2.3 Programma Bedrijfsvoering De Connectie 1.2.4 Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien 1.2.5 Bedrag heffing vennootschapsbelasting 1.3 Paragrafen 1.3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 1.3.2 Financiering 1.3.3 Bedrijfsvoering 1.3.4 Coronacrisis

4 4 4 4 4 4 10 11 15 15 16 16 21 23 25

2.

Jaarrekening

27

3.

Bijlagen behorende tot de jaarrekening

49

4.

Bijlagen niet behorende tot de jaarrekening

50

2.1 Overzicht van balans en toelichting 2.1.1 Balans per 31 december 2021 2.1.2 Toelichting op de balans 2.1.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen 2.2 Overzicht van baten en lasten en toelichting 2.2.1 Overzicht van baten en lasten 2.2.2 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2.2.3 Bijdragen gemeenten 2.2.4 Bijdragen derden 2.2.5 Incidentele baten en lasten 2.2.6 Afwijkingen op investeringsprogramma 2.2.7 Informatie Wet normering topinkomens (WNT) 2.3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 3.1 4.1

Bijlage 1: Taakvelden

4

27 27 27 33 34 34 34 42 43 44 45 46 48 49

Bijlage 2: Begrotingsmutaties

3

50

1. Jaarverslag Voor u ligt het jaarverslag over 2021 van De Connectie. In dit jaarverslag komen in hoofdstuk 1.1 de missie en de doelen van De Connectie aan de orde. In hoofdstuk 1.2 wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het, in de begroting 2021, voorgenomen beleid. Dit gebeurt aan de hand van de vastgestelde programma’s Bedrijfsvoering gemeenten, Belastingen gemeenten en Bedrijfsvoering van De Connectie. In dit hoofdstuk is ook een overzicht van algemene dekkingsmiddelen opgenomen en wordt aandacht besteed aan Vennootschapsbelasting (Vpb). In hoofdstuk 1.3 komen de, voor De Connectie relevante, verplichte paragrafen aan de orde.

1.1

Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden

Door De Connectie kunnen klanten zich volledig richten op inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.1

Visie

De Connectie is de partner in bedrijfsvoering. De dienstverlening van De Connectie is efficiënt, kwalitatief, kostenbewust en de klant staat altijd centraal. Hierdoor kunnen klanten zich voor 100% richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. 1.1.2

Uitgangspunten

De Connectie denkt en werkt vanuit de klant en zet de klant altijd centraal. De Connectie levert producten en diensten tegen een gezamenlijk afgesproken kwaliteit. De Connectie investeert in medewerkers en biedt hen kansen zich te ontwikkelen. De Connectie kent de trends en ontwikkelingen, speelt daarop in en vertaalt deze, in samenwerking met de klant, naar haar bedrijfsvoering. Hierdoor zijn partners in staat om zich volledig te richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. Ze zijn daardoor minder kwetsbaar. Door producten en diensten te harmoniseren en te digitaliseren werkt De Connectie efficiënter. Dit leidt ertoe dat de kosten voor de partners omlaag gaan. 1.1.3

Kernwaarden

De Connectie ontwikkelt zich naar een flexibele, open en daadkrachtige organisatie die zich makkelijk aanpast aan nieuwe ontwikkelingen. De kernwaarden die hierbij horen, het fundament waar energie en inspiratie uit worden gehaald, zijn: • Professioneel: service, verantwoordelijk, kennis, kwaliteit, resultaatgericht, dienstverlenend. • Betrokken: samen, verbindend, nieuwsgierig, werkplezier, omgevingsbewust, energiek, leergierig. • Integer: duidelijk, betrouwbaar, open, eerlijk, transparant, afspraken nakomen.

1.2

Programmaverantwoording

1.2.1

Programma Bedrijfsvoering gemeenten

Wat wilden we bereiken in 2021? De Connectie wil excelleren in de dienstverlening aan aangesloten gemeenten. Dit betekent dat medewerkers een uitstekende vakinhoudelijke kennis hebben en een kwalitatief hoogstaande partner in bedrijfsvoering willen zijn. Om de missie en visie te realiseren is het allereerst nodig dat de organisatie zich ontwikkelt. In de periode 2020-2024 gaat De Connectie daarom in drie fases die parallel lopen aan het volwassen worden van de organisatie aan de slag, namelijk: 1. De Connectie, een uitvoeringsorganisatie met focus op de basis op orde brengen. 2. De Connectie, een servicegerichte organisatie. 3. De Connectie, dé partner in bedrijfsvoering. De basis op orde brengen betekent het creëren van de minimale voorzieningen die nodig zijn om de afgesproken producten en diensten betrouwbaar en voorspelbaar te leveren. Volgens de definitie van het platform Overheid is de basis op orde: de organisatie is kostenbewust, betrouwbaar, open en zorgt goed voor haar medewerkers. De Connectie wil tenminste een servicegerichte organisatie worden. Dat zijn we wanneer we in staat zijn om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. 4

Om een partner in bedrijfsvoering te kunnen zijn is het noodzakelijk dat er een goede samenwerkingsrelatie is tussen de klant en De Connectie. Specialisten van De Connectie zien welke opgaven op de gemeenten en andere partners afkomen. Ze zijn in staat om te zien wat dit voor de bedrijfsvoering betekent. Doordat De Connectie de markt en het maatschappelijk veld in de gaten houdt, kan zij haar partners actief bedienen. Nog voordat de vraag door de klant gesteld wordt, komt De Connectie met een passend advies of een passende oplossing. Deze fases overlappen elkaar deels. Waar de ene afdeling nog volop inzet op de basis op orde brengen, draagt de andere afdeling al volledig bij aan een servicegerichte organisatie zijn. Alle afdelingen zijn in 2024 servicegericht. Dit programmaplan richt zich op wat er nodig is om dat niveau van dienstverlening te behalen. Per afdeling verschilt echter welke fase het eindstation is. De behoefte van de klant bepaalt mede of een afdeling van De Connectie zich daadwerkelijk verder ontwikkelt naar partner in bedrijfsvoering. Het eindstation wordt nog samen met de gemeenten bepaald. Wat hebben we bereikt in 2021? De Connectie houdt vast aan de doelstelling om zich te willen onderscheiden in de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten.

Het eerste deel van het Ontwikkelperspectief beschrijft de richting en de eerste stappen die worden gezet in de richting van een servicegerichte organisatie. Dit deel heeft de basis gevormd voor het programmaplan 2021-2024. De Connectie is servicegericht wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Dit is de leidraad geweest voor onze activiteiten in het afgelopen jaar en dat heeft zich vertaald in de volgende mijlpalen in onze dienstverlening: Dé nieuwe werkplekomgeving: GemICT Alle gemeenten zijn in 2021 gemigreerd naar dé nieuwe werkplekomgeving. Dit heeft geresulteerd in toegenomen veiligheid en gebruiksgemak en tot een verminderde beheerslast. Voor het bewerken van complexe CAD-ontwerpen en GIS-kaarten was tot voor kort de aanschaf van zware en zeer dure computers noodzakelijk, via GemICT kunnen we dit ook virtueel aanbieden door middel van een standaard laptop. Met dé nieuwe werkplekomgeving is dus een belangrijke bijdrage geleverd aan K’s van kwaliteit, kwetsbaarheid én kosten. Digitale werkplek Als gevolg van de coronacrisis is de behoefte om plaats onafhankelijk te kunnen werken in een stroomversnelling gekomen.

Om dit mogelijk te maken zijn veel van de huidige ‘vaste’ computers vervangen door laptops in combinaties met dockingstations. Daarnaast hebben we om dezelfde reden veel vaste telefoons vervangen door mobiele telefoons. Voor het Klant Contact Centrum van gemeente Arnhem is middels een maatwerkoplossing geleverd die het mogelijk gemaakt om ook vanuit huis te werken. Na een periode van lockdowns en verplicht thuiswerken, zien we dat er nu deels thuis en deels op kantoor wordt gewerkt. Dit zorgt ervoor dat er ook ‘hybride’ samenwerkingsvormen ondersteunt moeten worden. Door de inzet van Microsoft 365 en aangepaste audiovisuele middelen is het nu ook mogelijk om plaats onafhankelijk samen te werken. Hiermee is voorzien in een belangrijke klantbehoefte ofwel bijgedragen aan de K van klant als uitgangspunt voor onze dienstverlening. Harmonisatie post- en registratiesoftware De afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) is in 2020 gestart met de harmonisatie van de scan- en registratiesoftware. Hiervoor zijn de huidige omgevingen geanalyseerd en is nieuwe software aanbesteed. In 2021 is de nieuwe software (Kofax) geïmplementeerd waarmee deze harmonisatie is afgerond. Hiermee hebben we de licentiekosten kunnen terugbrengen en de beheerslasten voor zowel de gemeenten als De Connectie kunnen verminderen. De K van kosten is hierbij het belangrijkste uitgangspunt geweest.

Basisregistraties: Basis op orde Het team Basisregistraties heeft in 2021 het project ‘Basis op orde’ afgerond. Dat betekent dat processen zijn geformaliseerd, geharmoniseerd, voldoen aan de wettelijke eisen en dat invulling is gegeven aan het kwaliteitsbeheer. De basis op orde betekent voor basisregistraties dat gegevens betrouwbaar zijn en samenhangen, zodat ze effectief zijn in te zetten. Daarnaast zijn alle, binnen het team Basisregistraties gebruikte, applicaties geharmoniseerd. Hiermee is in belangrijke mate bijgedragen aan de uitgangspunten ten aanzien van klant, kwaliteit en kosten.

5

Verbeteren dienstverlening Naar aanleiding van de uitkomsten van het evaluatieonderzoek van Berenschot is De Connectie aan de slag gegaan met het, op korte termijn, verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het ontwikkelen en implementeren van een gezamenlijke visie op dienstverlening. Er zijn verdiepende sessies naar de gewenste (samen-)werking van de Frontoffice en Backoffice uitgevoerd, met het MT en de teamleiders van De Connectie en ook met de demandmanagers van de gemeenten. Voor de belangrijkste diensten zijn in 2021 klantreizen uitgewerkt met als doel duidelijkheid te krijgen over de gewenste procesgang. Hiermee is de opmaat gemaakt naar verdere optimalisatie van de (digitale) dienstverlening aan onze klanten. Klant en kwaliteit staan hierbij voorop. Autonome (wettelijke) ontwikkelingen Sinds de start van De Connectie is er veel veranderd. Te denken valt aan veranderende wet- en regelgeving, toenemende eisen aan de informatieveiligheid en de ICT-omgeving, maar ook aan een geleidelijke uitbreiding van het areaal als gevolg van woningbouw. Met de gemeenten wordt gezocht naar een systematiek waarbij de betekenis van dergelijke ontwikkelingen min of meer automatisch wordt doorvertaald naar de bedrijfsvoering en hiermee minder op zichzelf staand, beter te voorspellen en te sturen.

Wat hebben we in 2021 gedaan? ICT De ontwikkeling van de nieuwe werkplekomgeving, GemICT genaamd, was het meest omvangrijke project van De Connectie in 2021. Dankzij GemICT maken onze klanten gebruik van een up-to-date, veilige en eenvoudige werkomgeving. Bovendien zorgt dit voor een vermindering van de beheerlast; in plaats van vier afzonderlijke omgevingen met ieder zijn eigen opzet en configuratie gaan we over naar één uniforme omgeving. In 2021 zijn de gebruikers van Renkum, Rheden, Arnhem en De Connectie gemigreerd naar deze nieuwe omgeving. Hiermee komt het project in een volgende fase. Naar verwachting zullen eind 2022 alle applicaties gemigreerd zijn, worden de oude omgevingen opgeruimd en is het project daarmee afgerond. Het samenvoegen en harmoniseren vraagt bij de uitvoering om een gedeelde visie en focus van klanten en De Connectie. Er zullen soms lastige keuzes gemaakt moeten worden voor het behalen van de doelstellingen. De eerste voorbereidingen zijn hiertoe getroffen, onder andere door het formuleren van een regionale informatievisie en -strategie. Belangrijk aandachtspunt hierbij is de zogeheten harmonisatie-agenda voor de gemeentelijke applicaties. De (financiële) onderbouwing hiervan is bepalend voor de haalbaarheid van de taakstellende afbouw van de formatie voor het applicatiebeheer bij De Connectie in 2023 en 2024.

Op het gebied van informatieveiligheid hebben we onder andere Mobile Device Management geïmplementeerd voor onze eigenaren en De Connectie zelf. Dit betekent dat alle telefoons, tablets en laptops onder toezicht zijn gesteld. Hiermee is het mogelijk om op afstand de informatieveiligheid te monitoren, aanpassingen door te voeren en in noodsituaties gegevens te wissen. Dit is een van de gereedschappen waarmee we willen voorkomen dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot onze data. Het belang van informatieveiligheid neemt onverminderd toe. Voor een goede beveiliging zijn we afhankelijk van de gehele keten, van gebruiker tot (toe)leverancier. Het nieuwe sociaal intranet is onderdeel van de nieuwe digitale werkplek. Hierbij wordt gebruik gemaakt van Microsoft 365-functionaliteiten zoals Yammer en Streams. Met Yammer brengen we mensen via Sociaal Intranet echt met elkaar in verbinding. Gebruikers kunnen namelijk zelf berichten (post-updates) plaatsen, post-updates van anderen volgen, onderwerpen ‘taggen’, etc. Streams wordt straks gebruikt om video’s te kunnen plaatsen en delen op het Sociaal Intranet. ICT-technologieën zoals Internet of Things, Big Data, Cloud en Artificial Intelligence bieden kansen en bedreigingen. We zien een trend dat deze technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen.

We hebben een haalbaarheidsstudie uitgevoerd naar één van de technologische trends, namelijk die van cloud computing. Hardware, software en gegevens worden hierbij op aanvraag beschikbaar gesteld via een netwerk, vergelijkbaar met elektriciteit uit het lichtnet. Dit betekent uiteindelijk dat bij De Connectie steeds minder behoefte zal bestaan aan eigen rekencentra en eigen capaciteit om deze te beheren. Een belangrijke drijfveer van het voorgenomen vertrek uit het stadskantoor is hiermee weggevallen. Samen met onze leveranciers is een haalbaarheidsstudie opgestart om meer diensten via de ‘cloud’ af te nemen. Dit heeft geleid tot een zogeheten “cloudstrategie”.

6

ICT is van strategisch belang voor het behalen van de doelstellingen van onze eigenaren en De Connectie. Bovendien is de snelheid, hoeveelheid en impact van alle technologische veranderingen erg groot. Dit zorgt ervoor dat regionale samenwerking een absolute vereiste is. Alleen samen kunnen we deze veranderingen aan. In 2021 was de inzet van ambassadeurs bij grote implementaties hier een mooi voorbeeld van. Iedere afdeling van een eindgebruikersorganisatie had een contactpersoon die als eerste lijn de eenvoudige vragen opvangt van collega’s en zoveel mogelijk zelf ondersteuning biedt. Op deze manier bleef er voldoende capaciteit bij de Frontoffice van De Connectie om de lastige vragen en incidenten op te lossen. Documentaire Informatievoorziening (DIV) Afdeling DIV heeft in 2021 de harmonisatie van de scan- en registratiesoftware (Kofax) afgerond. De vervanging van de oude software was nodig omdat deze op een verouderde server stond. De harmonisatie zorgt voor een beter contract met minder licentiekosten, minder contractbeheer en een meer eenduidige werkwijze op de afdeling. In 2021 is duidelijk geworden hoe de gemeenten omgaan met de vervanging van het huidige zaaksysteem. Gemeente Arnhem is begonnen met een aanbesteding en gemeente Rheden en Renkum gaan gebruik maken van het nieuwe product van de huidige leverancier.

De uiteenlopende keuzes die hierin door de gemeenten zijn gemaakt, hebben des te meer duidelijk gemaakt dat de ontwikkeling naar een centraal digitaal archief (RMA) belangrijk is. In de huidige situatie is het archief (RMA) nog gekoppeld aan de zaaksystemen die onder beheer en eigenaarschap van de gemeenten vallen. Als DIV eigenaar wordt van en hiermee verantwoordelijk voor het centraal digitaal archief kan DIV het archiefbeheer voor de gemeenten eenduidiger, vollediger en volgens de actuele wettelijke kaders inrichten. In 2021 heeft afdeling DIV hiervoor een businesscase voorbereidt. Deze moet nog worden vastgesteld, alvorens de aanbesteding kan worden opgestart. Ook heeft afdeling DIV het papieren archiefbeheer beter vormgegeven. De in de afgelopen jaren opgebouwde achterstanden zijn inzichtelijk gemaakt in een archiefbewerkingsplan. Op basis hiervan heeft het archiefbeheer prioriteit gekregen voor de archieven van alle gemeenten, zodat op dit gebied weer aan de wettelijke kaders wordt voldaan. In het verlengde hiervan heeft afdeling DIV in 2021 voor de verhuizing van de papieren archieven van de gemeente Rheden deze archieven eerst opgeschoond en daarna verhuisd. Het papieren archief van de gemeente Rheden is hiermee met meer dan 20% verminderd. Facilitaire zaken Facilitaire zaken heeft ook in 2021 nog veel inzet gepleegd als gevolg van de coronacrisis.

De wisselende maatregelen hebben om een grote mate van flexibiliteit gevraagd, onder andere bij de inrichting van de gemeentelijke kantoorlocaties. Zo konden bezoekers en medewerkers blijvend veilig worden ontvangen. Als gevolg van de coronacrisis en het thuiswerken is bovendien de ondersteuning van digitale en hybride evenementen verder geprofessionaliseerd. In 2021 is bijzondere aandacht geweest voor het verbeteren van de werkprocessen. Zo is vanaf 2021 ieder kwartaal een controle op de rittenadministratie uitgevoerd. Deze bleek nodig nadat in 2020 een aantal risico’s waren geïdentificeerd met betrekking tot het wagenparkbeheer. Daarnaast is bij repro & post een aantal kwaliteitscontroles toegevoegd om de verwerking van mailings en verzending van post goed en zorgvuldig te laten verlopen. Taskforce Huisvesting De gemeenten, maar ook De Connectie zelf, zijn sinds 2020 verwikkeld in een groot aantal huisvestingsvraagstukken. In eerste instantie oriënteerden alle vier organisaties zich op eventuele herhuisvesting. Gekozen is daarom voor het instellen van een Taskforce Huisvesting zodat er gecoördineerde en afdelingsonafhankelijke ondersteuning kon worden geboden, gestandaardiseerd waar mogelijk –specifiek wanneer gewenst- bij deze (her)huisvesting.

Gezien de meest recente ontwikkelingen waarbij, met uitzondering van de gemeente Rheden, grootschalige huisvestingsvraagstukken vooralsnog uit lijken te blijven, zien we dat de aandacht zich verlegt naar het faciliteren van hybride werkvormen. Werkvormen die een directe relatie hebben met huisvesting, diversiteit in samenstelling van werkplekken en herindelen van de beschikbare kantoorruimte. Als gevolg hiervan is besloten om de Taskforce Huisvesting in de huidige vorm te ontmantelen. De reeds ontwikkelde werkwijze binnen het taskforce blijft zoveel mogelijk behouden en wordt ingebed in de organisatie van De Connectie. Frontoffice Naar aanleiding van de uitkomsten van het evaluatieonderzoek van Berenschot is De Connectie aan de slag gegaan met een drietal aanbevelingen rondom de dienstverlening. De eerste twee leggen zich toe op het, op korte termijn, verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het ontwikkelen en implementeren van een gezamenlijke visie op dienstverlening. 7

Er zijn verdiepende sessies naar de gewenste (samen-)werking van de frontoffice en backoffice uitgevoerd, met het MT en de teamleiders van De Connectie en ook met de demandmanagers van de gemeenten en directie van De Connectie. Voor de belangrijkste diensten zijn klantreizen uitgewerkt met als doel duidelijkheid te krijgen over de verantwoordelijkheden en de processen op elkaar te laten aansluiten. De verbetering van onze dienstverlening vraagt een hoge inspanning van De Connectie en heeft invloed op de structuur en de cultuur. De grootste aanpassing in de cultuur betreft de omschakeling naar klantgerichtheid. Niet alleen voor medewerkers van De Connectie. Zeker ook voor onze klanten omdat de opdrachtverstrekking verder gestandaardiseerd wordt. In 2021 is hierop voorgesorteerd en in 2022 wordt dit samen met onze klanten verder vormgegeven. De aanpassing in de structuur heeft betrekking op de wijze waarop centraal regie zal worden gevoerd op de dienstverlening van De Connectie; door het monitoren en regie voeren op klantverzoeken vanaf het moment van opdrachtverstrekking tot het moment van oplevering moeten problemen in kwaliteit en doorlooptijd worden voorkomen.

Basisregistraties Het team Basisregistraties heeft in 2019 en 2020 de basis op orde gebracht (fase 1 van het plan van aanpak) ‘Basis op orde’ en heeft in 2021 hieraan een vervolg gegeven door de uitvoering van fase 2 van dit plan van aanpak. De projecten uit fase 2 betreffen de aanpak voor de verdere formalisering van het team en taken, de standaardisering van de werkprocessen en data, harmonisering van processen en systemen en verdere digitalisering. Na de BAG1 -applicaties in 2020 te hebben geharmoniseerd naar één omgeving is in 2021 tevens de BGT2 -applicatie en de inwinningssoftware geharmoniseerd. Alle applicaties binnen het team Basisregistraties zijn hiermee geharmoniseerd en kunnen nu verder worden doorontwikkeld. Nu fase 1 en fase 2 van het plan van aanpak ‘Basis op Orde’ zijn afgerond, is samen met de demandmanagers van de gemeenten besloten om geen uitvoering te geven aan de harmonisatie van de datadistributiesystemen (fase 3 van het plan van aanpak). Een eerste gezamenlijke verkenning heeft opgeleverd dat verdere visievorming en doorontwikkeling, aansluitend bij het thema data gedreven werken, nodig is voordat invulling gegeven kan worden aan de verder harmonisatie van de data-distributiesystemen. Voor het in samenhang bijhouden van de basisregistraties bouwt team Basisregistraties aan een WOZ-objectenkaart.

Dit allemaal om in 2025 al zoveel mogelijk voorbereid te zijn op de komst van een samenhangende objectenregistratie. Hiervoor is in 2021 gestart met een mutatiesignalering op de woonplaats Doorwerth. De bedoeling is om het geraakte perceel te controleren en eventuele onvolkomenheden gelijk in beeld te brengen binnen alle overige basisregistraties. Deze actie zal in 2022 in het reguliere proces worden ingebed zodat altijd kan worden beschikt over tijdige, volledige en actuele objectinformatie. Administratie en Beheer In 2021 heeft een verdere optimalisatie van het financiële systeem plaatsgevonden. De focus van de optimalisatie heeft met name gelegen op het digitaal ontsluiten van documenten en het verder realiseren van interfaces. Deze verhoogde digitaliseringsgraad heeft gezorgd voor een kwaliteitsimpuls en voor een toegenomen efficiëntie. Daarnaast is in 2021 de verplichtingenadministratie verder geautomatiseerd en voor meerdere gemeenten ingericht. In 2021 is een start gemaakt met de aanbesteding van het E-HRM systeem. Conform de planning zijn ultimo 2021 gezamenlijk, door gemeente Arnhem, Renkum, Rheden en De Connectie, de uitgangspunten bepaald en een pakket van wensen en eisen opgesteld ten behoeve van de selectie van een nieuwe leverancier. Eind 2021 is De Connectie geheel ingericht volgens het RBAC (Role Based Access Control) concept.

De afdelingen Administratie en Beheer en ICT zijn in 2021 live gegaan en de overige afdelingen volgen begin 2022. De RBAC (Role Based Acces Control) zorgt ervoor dat het instroom-, doorstroom- en uitstroom geautomatiseerd op basis van rollen wordt uitgevoerd. Dit zorgt ervoor dat er efficiënter wordt gewerkt en wordt voldaan aan wetgeving omtrent informatiebeveiliging en privacy. Vanaf 2022 staat de inrichting en implementatie van RBAC voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden gepland.

1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen

2

Basisregistratie Grootschalige Topografie

8

Inkoop en Aanbesteding Het afgelopen jaar heeft het team Inkoop en Aanbesteding haar dienstverlening in een gestandaardiseerde vorm toegankelijk gemaakt via de digitale omgeving Topdesk. Hier kunnen nu inkoopmeldingen, advies- en informatieverzoeken eenvoudig worden ingediend. Ook is hier de basisinformatie rondom inkoop en aanbesteding voor alle gemeenten toegankelijk gemaakt. In aansluiting op maatschappelijke ontwikkelingen hebben de adviseurs bij elke begeleide aanbesteding aandacht gevraagd voor de thema’s: lokaal, circulair inkopen, duurzaamheid en social return on investment. Dit zijn thema’s die in het geharmoniseerde inkoopbeleid van de gemeenten positie hebben gekregen. Voor de gemeente Arnhem is het opnemen van CO2-uitstoot in grond-, weg-, en waterbouwprojecten (GWW) verplicht geworden. Voor aanbestedingen binnen de GWW is een vernieuwde aanbestedingsvorm ontwikkeld in de vorm van een “bouwteam”. Door het bouwen en doorontwikkelen van spendanalyses kan vanuit het team Inkoop & aanbesteding inmiddels een belangrijke bijdrage worden geleverd aan de grip op de financiële rechtmatigheid van inkopen. Met het bieden van inzicht in de relatie met het contractbeheer, de verplichtingenadministratie en facturatieproces wordt een belangrijke impuls gegeven aan het inkoopbewustzijn.

Er wordt tot nog toe beperkt gebruik gemaakt van de dienstverlening op het gebied van contractbeheer. De door het team Inkoop & aanbesteding begeleide inkooptrajecten zijn contractueel onderbouwd en opgenomen in het Centraal Contract Beheer Systeem (CCBS). Van inkopen die niet door het team Inkoop & aanbesteding zijn begeleid, worden veelal geen contracten aangeboden voor registratie in het Centraal Contract Beheer Systeem (CCBS). Dit bemoeilijkt het beheer en de ontsluiting hiervan, onder andere voor controledoeleinden. Management Support Ondanks dat er als gevolg van de coronacrisis een fysieke afstand is ontstaan tussen de ondersteuner en opdrachtgever, is het dit jaar gelukt om de ondersteuning naar tevredenheid van opdrachtgevers in te vullen. De basis staat en door middel van training blijven we inzetten op onze kwaliteit. De juiste medewerker op de juiste opdracht plaatsen in een krappe arbeidsmarkt blijft een uitdaging, zeker in geval van kortdurende opdrachten die we steeds meer ontvangen vanuit de gemeenten. We merken dat de opdrachtgevers steeds drukker worden. Dit werkt door in het takenpakket van de ondersteuner. Het afgelopen jaar zijn we samen met onze medewerkers en opdrachtgevers in gesprek geweest over een goede balans in de werkzaamheden en om het uitspreken van wederzijdse verwachtingen hierin.

De gemeenten Renkum en Rheden hebben de ondersteuning van hun bestuurssecretariaat ondergebracht bij De Connectie, waar de gemeente Arnhem dit niet heeft gedaan. In het evaluatieonderzoek van Berenschot is de aanbeveling gedaan om uniformiteit aan te brengen in de positionering van de ondersteuning van het bestuurssecretariaat. In 2020 is besloten om opvolging te geven aan dit advies. De ondersteuning van bestuurssecretariaat en de gemeentesecretaris van de gemeenten Renkum en Rheden is per juni jl. overgebracht naar de gemeenten. Wat heeft het gekost?

Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo

Begroting 2021

Wijziging begroting

34.502 0 34.502

4.330 -589 3.741

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2021

Saldo t.o.v. begroot 2021

38.832 -589 38.243

41.657 -3.750 37.907

-2.825 3.161 336

De hogere lasten ten opzichte van de begroting kennen verschillende oorzaken. De personele lasten waren per saldo hoger als gevolg van inhuur en de nieuwe CAO. Inhuur vond zowel plaats op vacatureruimte, voor het opvangen van het ziekteverzuim, het realiseren van projecten en het leveren van maat- en meerwerk. Ook zijn er extra kosten gemaakt door de Taskforce Huisvesting. De ontmanteling van deze taskforce in de huidige vorm heeft ertoe geleid dat de kosten tot en met augustus 2021 op basis van de verdeelsleutel over de gemeenten zijn verdeeld. Ondersteuningsverzoeken die vragen om inzet van de Taskforce Huisvesting na 1 september 2021 zijn voor rekening van de desbetreffende gemeente gekomen. 9

Over investeringen gedurende het lopende boekjaar wordt volgens de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling een half jaar afgeschreven. Een deel van de investeringen dat gepland was voor 2021 zal doorschuiven naar 2022 óf zal komen te vervallen omdat er voor een SaaS-oplossing is gekozen. Als gevolg hiervan zijn ook de kapitaalslasten lager dan begroot. Daarnaast worden lagere lasten vooral veroorzaakt op het realiseren van de veranderopgave. Een deel van de activiteiten loopt door naar 2022. Daar waar de activiteiten worden bekostigd vanuit een bestemmingsreserve, is de vrijval hierop aangepast, zodat deze middelen beschikbaar blijven totdat de opgave volledig is afgerond. In de andere gevallen zal het gerealiseerde financiële voordeel hier deels voor moeten worden ingezet. De hogere baten bestaan voor het merendeel uit vergoedingen voor maat- en meerwerk, aanvullende dienstverlening aan derden en opbrengsten uit detacheringen. Een nadeel op de bate is ontstaan als gevolg van voorgenomen kaderwijzigingen, welke in het lopende jaar via de exploitatie worden verrekend. 1.2.2

Programma Belastingen gemeenten

Wat wilden we bereiken in 2021? Het voor de deelnemende gemeenten realiseren van een zo volledig mogelijke gewenste belastingopbrengst middels een optimale dienstverlening en tegen zo laag mogelijke kosten. De Connectie wil op dit programma ook minimaal een servicegerichte dienstverlener wil worden. Dat zijn we wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Wat hebben we bereikt in 2021? In september 2020 is het nieuwe belastingsysteem in gebruik genomen. Het nieuwe systeem beschikt over meer functionaliteiten waaronder de digitale belastingbalie. Deze is inmiddels operationeel, waarmee de opmaat naar een servicegerichte dienstverlening ingezet is. Het team Belastingen heeft het afgelopen jaar invulling gegeven aan zowel wettelijke ontwikkelingen, autonome ontwikkelingen als aan ontwikkelingen en wensen bij haar klantorganisaties. Een belangrijke ontwikkeling voor het team Belastingen was de overgang van inhoud- naar oppervlaktewaardering. Dit project is in 2021 volgens planning afgerond. Wat hebben we in 2021 gedaan? Een belangrijke ontwikkeling voor het team Belastingen was de overgang van inhoud- naar oppervlaktewaardering.

Vanaf 1 januari 2022 dienen de WOZ-taxaties van woningen gebaseerd te zijn op de gebruiksoppervlakte. Het bestuur heeft gekozen voor een scenario waarbij de overgang naar oppervlaktewaardering projectmatig wordt uitgevoerd door de inzet van zowel externe specialisten als interne medewerkers. Het project is inmiddels volgens planning afgerond. Voor de gemeenten Rheden en Arnhem ondersteunde De Connectie het proces rond het vroegtijdig signaleren van schulden (vroegsignalering). Inmiddels is dit niet meer mogelijk door een wijziging in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Vanuit deze gemeenten is de vraag ontstaan of De Connectie ‘sociaal invorderen’ wil invoeren. Hiervoor is in 2021 voor het eerst proefgedraaid met het telefonisch benaderen van inwoners. Een andere ontwikkeling die invloed heeft op het invorderen hangt samen met de coronacrisis. Door het bieden van extra betalingsregelingen (in navolging van de TOZO) en individueel maatwerk voor inwoners en bedrijven worden minder aanmaningen en dwangbevelen verzonden. De omstandigheden rond de coronacrisis vergen ook met het waarderen van de niet-woningen extra zorgvuldigheid. De doelgroep horeca is zwaar getroffen en dit kan effect hebben op omstandigheden op de kantorenmarkt. Om deze omstandigheden in kaart te brengen is een nauwgezette marktanalyse en een herijking van het waarderingsmodel nodig.

Daarnaast heeft het team Belastingen werkzaamheden verricht rond de tegemoetkoming van gedupeerden van de toeslagenaffaire.

3

Software as a Service (SaaS)

10

Een landelijke trend die te zien is in het belastinglandschap is de opkomst van zogenaamde ‘No Cure No Pay’ bureaus. Deze bureaus richten zich op het bezwaar maken tegen belastingaanslagen, waarbij zij alleen betaald worden als de bezwaar makende partij in haar gelijk wordt gesteld. Het aantal bezwaren stijgt door deze ontwikkeling alsook de proceskostenvergoedingen die uitgekeerd moeten worden. Deze trend is niet of nauwelijks beïnvloedbaar gebleken. De impact van deze ontwikkeling wordt gedurende het lopende belastingjaar gemonitord. De gemeente Arnhem heeft besloten afscheid te nemen van de diftar-systematiek en over te gaan op afvalstoffenheffing op basis van het aantal bewoners van een perceel. Het team Belastingen heeft ondersteuning geboden bij de wijziging in de wijze van afvalstoffenheffing en de extra aanslagoplegging die hieruit is gevolgd. Het team Belastingen heeft, in samenwerking met de deelnemende gemeenten, adequaat uitvoering kunnen gegeven aan de (belasting)maatregelen ter tegemoetkoming van de gedupeerden van de toeslagenaffaire. Wat heeft het gekost?

Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BELASTINGEN GEMEENTEN Lasten Baten Saldo

Begroting 2021

Wijziging begroting

3.667 -308 3.359

-311 -311

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2021

Saldo t.o.v. begroot 2021

3.357 -308 3.049

4.135 -732 3.403

-778 424 -354

De hogere lasten ten opzichte van de begroting kennen verschillende oorzaken. De personele lasten waren hoger als gevolg van inhuur en de nieuwe CAO. Ook zijn er meer kosten gemaakt voor het uitkeren van proceskostenvergoedingen. Daarnaast zijn er aanvullende werkzaamheden verricht als gevolg van de coronacrisis. Het project oppervlaktewaardering is uitgelopen naar 2021. De staartkosten hiervan zijn ten laste gebracht van de reguliere exploitatie van Belastingen. Extra opbrengsten zijn gerealiseerd voor het geleverde maat- en meerwerk en de compensatie van de effecten van de coronacrisis. Er is een lagere opbrengst gerealiseerd op de inkomsten uit dwanginvordering. Deze bedragen worden, samen met de belastingeninkomsten zelf, via de gemeenten geïnd en aan het einde van het jaar verrekend. 1.2.3

Programma Bedrijfsvoering De Connectie

Wat wilden we bereiken in 2021? Om een toekomstbestendige organisatie te zijn moet De Connectie investeren in haar eigen bedrijfsvoering en medewerkers. Het Bedrijfsbureau is de afdeling die daarin het voortouw neemt. Hiervoor wil zij de randvoorwaarden creëren om de doorontwikkeling naar een servicegerichte organisatie mogelijk te maken. Een belangrijke schakel daarin ligt bij de medewerkers van De Connectie. Zij moeten kunnen handelen vanuit begrip voor de klant en de situatie. Dit vraagt om een wezenlijk andere mindset met ander gedrag en andere acties. Het Bedrijfsbureau speelt een belangrijke rol om deze ontwikkeling in medewerkers en bedrijfsvoering mogelijk te maken. Wat hebben we bereikt in 2021? De in de MJPB 2021-2024 genoemde doelstellingen met betrekking tot de bedrijfsvoering zijn ambitieus en blijven van kracht voor komende jaren. Het verleggen van onze focus naar een servicegerichte organisatie heeft consequenties voor de bijdrage van het Bedrijfsbureau aan de organisatiedoelstellingen. Een belangrijk resultaat is de totstandkoming van een Regionale Informatievisie en -strategie. Hiermee beschikken we over een leidraad voor de uitwerking van vraagstukken op het gebied van informatievoorziening voor de komende jaren.

11

Wat hebben we in 2021 gedaan? Strategische personeelsplanning (SPP) Inmiddels heeft er een analyse plaatsgevonden van de leeftijd, het opleidingsniveau, de ontwikkelingsbereidheid en -mogelijkheid van de medewerkers. Voor het grootste deel kunnen we de opgave aan met onze medewerkers. Echter, er is ook geconstateerd dat een deel van de medewerkers niet mee kan komen met de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen en impact hebben op hun huidige functie. De focus heeft in 2021 hoofdzakelijk gelegen bij het verder analyseren en begeleiden van deze groep medewerkers. Een belangrijk hulpmiddel daarbij waren de resultaat- en ontwikkel- (ROP) gesprekken met medewerkers. Hierbij was naast de inhoud ook meer aandacht voor houding en gedrag. Individuele trajecten werden meer ingezet, gericht op de ontwikkeling van medewerkers. In een aantal situaties is gekozen voor een structurele oplossing buiten de organisatie. Ten behoeve van de doorontwikkeling van SPP als instrument is in 2021 een stappenplan ontwikkeld en zijn de ondersteunende systemen voor het maken van een personeelsschouw (HR3P-model) daarop aangepast. Eind 2021 is deze gebruikt voor de voorbereiding op de personeelsschouw van 2022. SPP is een jaarlijks terugkomend proces. Dit loopt parallel met de ROP-jaarcyclus, in samenhang met de andere P&O-instrumenten.

Leren & ontwikkelen Gezien de beperkte mogelijkheden binnen het opleidingsbudget is gezocht naar een, binnen de kaders passende aanpak voor leren & ontwikkelen. Belangrijk daarbij is dat nog steeds gewerkt wordt aan de ontwikkeling naar minimaal een servicegerichte organisatie. Om dat te bereiken benutten we maximaal intern aanwezige kennis, instrumenten en potentieel. Dit doen we door vier belangrijke interventies: 1. Het vergroten van de vakinhoudelijke kennis door het benutten van de aanwezige en recent opgedane kennis van medewerkers en het gebruik maken van (gratis) online trainingen en cursussen. 2. Kennisoverdracht en kenniscreatie door elkaar aan te zetten tot het denken en komen tot nieuwe inzichten door op relevante thema’s (brainstorm)sessies te organiseren. 3. Cyclisch leren en integraal denken vanuit ontwikkelperspectief naar begroting, afdelings- en individuele ROP’s. Hierdoor verwerken we deze inzichten, beslissen over te behalen resultaten en bijbehorende competentie- ontwikkeling per dienstverleningsfase. 4. Zelfreflectie op competenties door interactie met collega’s in werkbesprekingen, intervisie, de gesprekkencyclus en feedback. Dit vergroot het niveau van zelfkennis op competenties, en daarmee het leervermogen. Het beleidsplan Leren & Ontwikkelen wordt begin 2022 verder vormgegeven.

Hiermee wordt beoogd medewerkers meer invloed te geven op hun eigen leertraject. Arbobeleid De Connectie heeft in 2021 een Arbobeleidsplan opgesteld en in maart 2022 vastgesteld. In dit Arbobeleidsplan wordt de visie van De Connectie op Arbo beschreven, alsook de bouwstenen om uitvoering te kunnen geven aan dit beleid. Ook wordt aandacht besteed aan de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle bij het Arbobeleid betrokken actoren. Ook heeft er een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) plaatsgevonden en is er een plan van aanpak gemaakt en vastgesteld. De uitvoering hiervan zal vanaf maart 2022 plaatsvinden. Als gevolg van de gewijzigde huisvestingsplannen is de noodzaak van een eigen BHV-organisatie in een ander daglicht komen te staan; de BHV-organisatie is samen met de gemeente Arnhem georganiseerd, aangezien De Connectie in belangrijke mate gebruik maakt van het stadskantoor van de gemeente Arnhem. Arbeidsmarktbenadering Als servicegerichte organisatie wil P&O bewegen naar een meer doelgerichte en integrale benadering van de arbeidsmarkt. Hier is in 2021 nog maar beperkt invulling aan gegeven. Oorzaak hiervan ligt in het feit dat op dit punt nog niet de gewenste samenwerking met de gemeenten is bereikt.

De wens om recruitment in regionaal verband een prominentere rol te geven in de benadering van de arbeidsmarkt is anders geprioriteerd en zal later weer worden opgepakt.

12

Total Workforce Management P&O wil in de toekomst gebruik maken van het model van Total Workforce Management, met als doel een wendbare organisatie te zijn waarin mensen op basis van hun competenties op de juiste plek op het juiste moment worden ingezet. Daarnaast is er behoefte aan een gezamenlijk leerplatform, gekoppeld aan een leermanagementsysteem, om hiermee het collectief leren te bevorderen. In 2021 is hier geen voortgang op gerealiseerd, enerzijds omdat er onvoldoende ruimte was om dit met de gemeenten op te pakken, anderzijds omdat ervoor gekozen is de investering in een leermanagementsysteem te heroverwegen. Account- en contractmanagement Vanuit het perspectief van Account- en contractmanagement bestaat de opmaat naar een servicegerichte organisatie in eerste instantie uit een intensivering van het klantcontact. Hier is in 2021 vorm aan gegeven aan de hand van reguliere regionale en lokale overleggen met de coördinerende demandmanagers van de gemeenten, het organiseren van reguliere operationele overleggen met klanten en het bij programma’s of projecten ondersteunen van klantenvraagstukken. Voorbeelden hiervan zijn het verhuisproject bij de gemeente Rheden en het programma hybride werken van de gemeente Arnhem.

Ten behoeve van de stroomlijning van de klantencontacten met De Connectie is de eerste aanzet gegeven tot de organisatie van de afstemming tussen de gemeenten en De Connectie op het gebied van demand en supply. In het kader van de dienstverlening aan klanten, niet zijnde onze eigenaren, is het uitgangspunt vastgelegd dat de diensten die De Connectie levert onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn wat resulteert in de afname van de gehele, standaard dienstverlening om maatwerk te voorkomen en zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen opereren. Op bestuurlijk niveau is het besluit genomen om voorlopig geen nieuwe klanten meer toe te voegen aan het klantenbestand van De Connectie. Voor het moment dat door het bestuur anders besloten wordt kan worden beschikt over een toetsingskader wat de leidraad vormt voor het onboarden van nieuwe klanten. Administratieve organisatie in interne beheersing (AO/IB) Om onze klanten en opdrachtgevers zekerheid te verschaffen over de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen in onze financiële werkprocessen zijn deze opgenomen in een controleraamwerk op basis van de internationale ISAE3402-standaard. De opzet, het bestaan en de werking van deze interne beheersmaatregelen zullen jaarlijks worden getoetst door een onafhankelijke auditor.

Het eerste Service Organisatie Control (SOC) Rapport over de opzet en het bestaan (type-1) van deze interne beheersmaatregelen is op 4 november 2020, inclusief assurancerapport van een onafhankelijke auditor, uitgebracht. Met uitzondering van een tweetal algemene IT-beheersmaatregelen is de opzet en het bestaan van het systeem aangetoond en hiermee ook het behalen van de hieraan ten grondslag liggende controledoelstellingen. Een mooi resultaat, zeker als we ons vertrekpunt in ogenschouw nemen, maar dit resultaat gaf nog mogelijkheden tot verdere verbetering. Over het boekjaar 2021 zal in het voorjaar van 2022 op deze wijze ook voor het eerst over de werking (type-2) worden gerapporteerd, zodat onze klantorganisaties en hun auditors hierop kunnen steunen. Inmiddels heeft de interimcontrole over de periode januari tot en met juli 2021 plaatsgevonden. Een belangrijke conclusie is dat de beheersmaatregelen niet alle in de praktijk komende varianten in het proces afvangen. Bij een servicegerichte organisatie ontstaat het risico dat klanten vragen naar een individueel aanvullende of afwijkende manier van werken. Dit kan leiden tot verhoogde risico’s die mogelijk niet worden afgevangen door de ingerichte beheersmaatregelen, maar ook tot het verlies van schaalvoordeel.

Outputsturing- en verrekening De ontwikkeling naar outputsturing en -verrekening gaat ons inzicht en begrip opleveren van productprijzen en -volumes. Dit stelt zowel de gemeenten als De Connectie in staat de kosten van bedrijfsvoering te sturen en te beheersen. In 2021 is het OGO geïnformeerd over de voortgang van de ontwikkeling van het kostprijsmodel. Hier zijn zowel de criteria, als de systematiek en de uitgangspunten van het kostprijsmodel aan de orde geweest. Inmiddels staat de basis van het kostprijsmodel en wordt de periferie hiermee in overeenstemming gebracht. Hierbij valt te denken aan de diverse administraties en registraties die nodig zijn om het model te “voeden”. In 2022 zal schaduw worden gedraaid met het model om de aannames in het model te kunnen valideren, de effecten ten opzichte van de huidige bekostigingssystematiek te kunnen analyseren en afspraken te maken over de toepassing van het model.

13

Regionale informatievisie en -strategie De Connectie is samen met de gemeente Arnhem trekker en penvoerder geweest van de Regionale Informatievisie en -strategie. Dit heeft geresulteerd in een regionaal draagvlak hiervoor, zoals gebleken bij de behandeling in het OGO van 13 juli jl. Hiermee beschikken we over een leidraad voor de uitwerking van vraagstukken op het gebied van informatievoorziening voor de komende jaren. Als vervolg hierop zal de informatiestrategie verder worden uitgewerkt en zullen de respectievelijke colleges en het bestuur worden betrokken. De doelstelling is om vóór de begrotingscyclus van 2023 de uitwerkingen gereed te hebben, zodat deze mee kunnen worden genomen bij de integrale afwegingen voor de MJPB 2023-2026. Informatievoorziening en business-intelligence Het afgelopen jaar is geïnvesteerd in de relatie tussen Informatiemanagement (IM) met de vakafdelingen. Afdelingsmanagers van De Connectie zijn en worden doorlopend geadviseerd en ondersteund bij de realisatie van informatievoorziening. Daarbij is de inzet om ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van IM en IT maximaal te benutten door (technologische) innovaties toe te passen in ons producten- en dienstenaanbod. Doordat de capaciteit op het gebied van procesmanagement en -beheer te beperkt is binnen De Connectie is er weinig aandacht voor structurele inrichting en borging.

Dit is echter wel van belang om op dit punt te kunnen blijven ontwikkelen, vernieuwen en de kwaliteit te kunnen garanderen. Het werken langs processen biedt structuur. Daardoor zorgen ze voor een stuurbare en wendbare organisatie. Op het gebied van Business Intelligence (BI) wordt geleidelijk een goed functionerend stelsel van KPI’s opgebouwd. Hier is in 2021 een start mee gemaakt. Het ontsluiten van data en het genereren van sturings- en verantwoordingsrapportages is een aandachtpunt. Om de juiste bronnen en applicaties te ontsluiten en te gebruiken zijn investeringen nodig. Bij voorkeur wordt hier regionaal op doorgepakt in het kader van informatie-gestuurd werken. Informatieveiligheid (& privacy) In navolging van de resolutie Digitale veiligheid: kerntaak Voor Gemeenten van de VNG, zijn een aantal stappen genomen om de uitgangspunten uit deze resolutie te implementeren. Voor een deel van de maatregelen zijn bij de eerste bestuursrapportage aanvullende middelen aangevraagd en beschikbaar gesteld, te beginnen voor de uitvoering van een awarenessprogramma voor informatieveiligheid. Bewustwording is één van de allerbelangrijkste onderdelen van informatieveiligheid en privacy. Bij de meeste datalekken en security incidenten spelen gebruikershandelingen en fouten een belangrijke rol.

Inmiddels is er een inkooptraject opgestart voor dit programma en deze zal in 2022 worden afgerond. Daarnaast zijn middelen beschikbaar gesteld voor de uit te voeren audits op het gebied van informatieveiligheid. Het is noodzakelijk en wettelijke verplicht om onafhankelijk vast te stellen of de getroffen maatregelen op het gebied van informatieveiligheid effectief zijn. Deze audits richten zich voornamelijk op technische toetsing van de genoemde maatregelen. De opdracht is bedoeld om vast te stellen waar de gemeenten en De Connectie staan ten aanzien van BIOen privacyregelgeving. Afgesproken is om hier regionaal op in te zetten. In 2021 heeft De Connectie een extern onderzoek verricht naar de status van de privacy binnen haar organisatie. Daarnaast loopt op dit moment de security assessment (pentest). Hierbij wordt ook onderzocht of de genomen maatregelen volgende uit het Rekenkameronderzoek effectief zijn geïmplementeerd. De resultaten van beide onderzoeken zullen in 2022 worden gepresenteerd. De regionale compliance audit informatieveiligheid en privacy zal begin 2022 plaatsvinden. De regionale aanpak hierbij zal zich vooralsnog beperken tot de gemeente Arnhem en De Connectie. Voor beide trajecten geldt dat als gevolg van de vertraging in de besluitvorming en de beperkte bemensing op de regionale securityfunctie de doorlooptijd hiervan onder druk staat.

Ondertussen zijn niettemin belangrijke stappen gezet op het gebied van informatieveiligheid. Zo is de dataveiligheid verder geoptimaliseerd en het GEMICT-netwerk gesegmenteerd. Beide technische aspecten zijn belangrijk voor het verhogen van onze weerbaarheid tegen o.a. gijzelsoftware. Ook wordt twee-factor authenticatie steeds verder uitgerold, waarmee de cybersecurity verder wordt verhoogd. Communicatie De communicatieactiviteiten zijn gericht op het verbeteren van de reputatie (corporate), de positionering van producten en diensten (marketing) en het versterken van de samenhang binnen De Connectie (interne communicatie). Daarnaast staat de relatie en de dialoog met de verschillende doelgroepen centraal. Dit betekent bijvoorbeeld voor medewerkers van gemeenten dat zij altijd op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en het nieuws dat hen en De Connectie betreft. Een voorbeeld hiervan is de communicatie rondom de ontwikkeling van de nieuwe werkplekomgeving, GemICT. 14

In 2021 is er een gloednieuwe website én intranet uitgerold. De website www.connectie.nl is een interessante en informatieve website voor (potentiële) werknemers, leveranciers, klanten, media en iedereen die geïnteresseerd is in De Connectie. Het nieuwe intranet is het interne communicatiekanaal voor alle medewerkers van De Connectie. Met als doel om te informeren, te (ver)binden en de betrokkenheid met de organisatie te vergroten. Wat heeft het gekost?

Bedragen x 1.000 euro ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN ONVOORZIEN Lasten Baten Saldo

Begroting 2021

Wijziging begroting

-41.647 -41.647

-3.242 -3.242

Begroting na wijziging

Gerealiseerd 2021

Saldo t.o.v. begroot 2021

-44.889 -44.889

-46.602 -46.602

1.714 1.714

De hogere lasten hebben verschillende oorzaken. Per saldo zijn de personele lasten, als gevolg van de nieuwe CAO en door inhuur, hoger dan begroot. Hier staan voor een belangrijk deel opbrengsten uit detacheringen en uit maaten meerwerk tegenover. Hogere huisvestingslasten zijn het gevolg van een huurovereenkomst die met de gemeente Rheden is gesloten voor het beschikbaar stellen van werkplekken voor medewerkers van De Connectie. In het kader wordt De Connectie voor de kosten hiervan gecompenseerd. Ook zijn er incidenteel kosten gemaakt voor het planmatig verbeteren van de dienstverlening, waarbij de afspraak met de opdrachtgevers is gemaakt dat deze uit de reguliere exploitatie van De Connectie worden gedekt. Daarnaast maakt De Connectie gebruik van de inzet van de Inhuurbalie van de gemeente Arnhem. Het aandeel van De Connectie in de kosten van de Inhuurbalie zal vanaf 2022 structureel in de begroting worden verwerkt. Een deel van de incidenteel toegekende budgetten voor informatieveiligheid en businesscontinuïteit kon in 2021 nog niet worden ingezet; de activiteiten lopen door in 2022. Dit leidt tot een incidenteel voordeel in 2022. 1.2.4.

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, zonder een specifieke bestemming. Hiervan is het volgende overzicht te geven: De hogere opbrengsten worden onder andere veroorzaakt door de gemeentelijke compensatie van de effecten van de nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst (cao) voor Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties. Daarnaast heeft er een aanvullende bijdrage aan het kader van De Connectie plaatsgevonden in verband met de huisvestingslasten van onze medewerkers. Ook is het reguliere deel van het (negatieve) jaarrekeningresultaat 2020 dit jaar met de gemeenten verrekend. 1.2.5.

Bedrag heffing vennootschapsbelasting

Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, indien aan drie cumulatieve voorwaarden is voldaan: 1. De activiteiten van het samenwerkingsverband moeten worden verricht voor de onmiddellijk of middellijk participerende publiekrechtelijke rechtspersonen; 2. De activiteiten zouden bij de participanten in het samenwerkingsverband niet tot belastingplicht hebben geleid of zouden zijn vrijgesteld als zij de activiteiten zelf zouden hebben verricht; 3. De participanten moeten naar evenredigheid van de afname van de activiteiten van het samenwerkingsverband bijdragen in de kosten van het samenwerkingsverband. Bij een gemeenschappelijke regeling wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Nadrukkelijk is deze vrijstelling bedoeld voor activiteiten aan of ten behoeve van de deelnemers aan een samenwerkingsverband en niet voor activiteiten ten behoeve van of aan een derde partij. De vrijstelling heeft alleen betrekking op de winst die wordt gerealiseerd door levering aan de deelnemende gemeenten. Wanneer er winst wordt gerealiseerd in verband met de levering aan derden moet hierover in beginsel Vpb betaald worden. De Belastingdienst heeft geconcludeerd dat De Connectie voor derden vooral werk voor “activiteiten verricht in verband met de uitoefening van een overheidstaak of van een publiekrechtelijke bevoegdheid”. Daarbij worden de werkzaamheden 15

kostendekkend uitgevoerd. Gezien het geringe fiscale belang en om praktische redenen (administratieve last) heeft de Belastingdienst besloten om De Connectie geen aangiftebiljet vennootschapsbelasting toe te zenden. Ingeval de werkzaamheden voor derden aanzienlijk gaan toenemen of aanzienlijke winsten zouden gaan opleveren, is De Connectie verzocht opnieuw contact te zoeken met de Belastingdienst.

1.3

Paragrafen

1.3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het doel van het weerstandsvermogen is het bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat de normale bedrijfsgang daardoor wordt verstoord. Hiervoor is het van belang dat er periodiek een inventarisatie plaatsvindt van risico’s die zich kunnen voordoen. Aangezien De Connectie maar zeer beperkt beschikking heeft over eigen weerstandscapaciteit is het des te meer van belang om het risicoprofiel zorgvuldig op te stellen. Immers, wanneer risico’s zich daadwerkelijk voordoen moeten de gemeenten hiervoor worden aangesproken. Verwacht wordt dat zij hier (pro rata) weerstandscapaciteit voor organiseren. De Connectie onderschrijft de principes van het risico-gestuurd werken. Dit houdt in dat risico’s gekoppeld worden aan de doelstellingen en dat maatregelen worden genomen om de risico’s te beheersen. De Connectie ontwikkelt het risicomanagement continu, door te investeren in het risicobewustzijn binnen de organisatie en anderzijds door het cyclisch en systematisch borgen van het risicomanagement. Dit gebeurt vanuit zowel het perspectief van onze organisatiedoelstellingen als vanuit het perspectief van informatieveiligheid en business continuïteit.

Inventarisatie weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van De Connectie bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om niet-voorziene uitgaven (tegenvallers) te dekken. Mogelijke onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de Algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over het boekjaar en de post onvoorzien. In de onderstaande tabel is de begrote weerstandscapaciteit (per jaar) in beeld gebracht.

Bedragen x 1.000 euro Weerstandscapaciteit Algemene Reserve Saldo exploitatie Frictie ivm afbouw Onvoorzien Totaal

Begroting Jaarrekening 2021 2021

2022

-472 76 66 -330

-357 21 -336

21 270 291

Meerjarenraming 2023 2024

-208 21 -187

-59 21 -38

2025

-

21 21

De Connectie heeft vooralsnog niet de beschikking over een eigen (positieve) algemene reserve waarmee algemene risico’s kunnen worden opvangen. Het resultaat over het boekjaar 2021 bedraagt € 76.000 voordelig voor bestemming. De Connectie heeft het komende jaar nog wel beschikking over een post voor personele fricties als gevolg de voorziene afbouw van formatie, te weten het restant uit de bestemmingsreserve Veranderopgave ten behoeve van frictiekosten. De saldi van de overige bestemmingsreserves zijn niet meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit. Immers, deze zijn niet bestemd voor het afdekken van algemene of specifieke risico’s, maar voor kosten die samenhangen met een specifieke opgave. Inventarisatie risico’s In het najaar van 2019 heeft een brede risico-inventarisatie met de managers en overige stakeholders plaatsgevonden. Deze inventarisatie heeft de basis gevormd voor het risicoprofiel zoals dat tot op heden wordt gehanteerd. Dit risicoprofiel is geactualiseerd. Hierin zijn alleen risico’s meegenomen met een financiële impact. Risico’s die zijn afgedekt door een bestemmingsreserve, een voorziening of verzekering zijn niet meegenomen in deze inventarisatie. Dit geldt ook voor begrotingsrisico’s.