DOC - 20250613 Invlechtingsplan De Connectie v1.0 DEF (3)

LEIDENDE PRINCIPES VOOR DE BESTURING

In deze richtinggevende fase van de invlechting is het belangrijk om een aantal leidende principes met elkaar te hebben die richting geven aan de toekomstige besturing en opvolgende samenwerking. In gezamenlijke werksessies met portefeuillehouders, gemeentesecretarissen en de ambtelijke stuurgroep zijn de leidende principes tot stand gekomen. Deze ondersteunen verdere concretisering en invulling van het besturingsmodel in de uitvoeringsfase. Principe: De samenwerking is gebaseerd op wederzijds respect, transparantie en het serieus nemen van de belangen van alle deelnemende organisaties. De samenwerking is gebaseerd op wederzijds respect, transparantie en het serieus nemen van de belangen van alle deelnemende organisaties. Hoewel de rollen en verantwoordelijkheden kunnen verschillen, wordt iedere partij erkend in haar specifieke bijdrage en positie binnen het geheel. Open communicatie en aandacht voor elkaars perspectieven vormen de basis voor vertrouwen en effectiviteit. Op die manier ontstaat een werkrelatie waarin ruimte is voor afstemming, begrip en het maken van goed onderbouwde gezamenlijke keuzes. Principe: De gastheer neemt de regie, draagt de eindverantwoordelijkheid en neemt de besluiten, terwijl gastorganisaties een consultatieve rol vervullen en bijdragen aan het proces met waardevolle inzichten en feedback.

De besturings-structuur moet waarborgen dat de gemeente Arnhem, als gastheer, invulling kan geven aan de regierol, waarbij gastorganisaties waardevol advies leveren door inzichten en feedback leveren vanuit hun specifieke behoefte, belangen, ervaring, expertise en hun beleid. Arnhem borgt daar mee de belangen van de gemeente Renkum en Rheden. Dit stelt de gastheer in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Het zorgt voor focus, snelheid en efficiëntie en dat er geen belangrijke perspectieven of overwegingen over het hoofd worden gezien. De gastheer stelt een strategische roadmap op die richting geeft aan de doorontwikkeling van de dienstverlening. Gastorganisaties leveren hun inzichten en feedback vanuit hun behoeften, ervaringen, belangen en gemeentelijke beleid. De roadmap ondersteunt de regierol van de gastheer en zorgt voor voorspelbaarheid, bewuste keuzes, samenhang en gedeeld inzicht in toekomstige ontwikkelingen. Principe: De gastheer streeft naar consensus maar dit is niet de beslisregel. 25

De gastheer streeft in de samenwerking met gastorganisaties naar consensus, omdat we geloven dat gezamenlijke afstemming de kwaliteit en het draagvlak van besluiten versterkt. Tegelijkertijd laten we besluitvorming niet afhankelijk zijn van volledige overeenstemming. In situaties waarin consensus uitblijft, behouden we de mogelijkheid om zelfstandig knopen door te hakken, met zorgvuldige afweging van de inbreng en belangen van betrokken partijen. Zo waarborgen we voortgang en duidelijkheid, zonder het streven naar samenwerking en dialoog uit het oog te verliezen. Principe: De gastheer hanteert een gefaseerde en gelaagde aanpak van besluitvorming: strategisch richtinggevend, tactisch organiserend, en operationeel uitvoerend. Per niveau worden de impact en consequenties inzichtelijk en bespreekbaar gemaakt, waarna besluitvorming door de gastheer op het niveau plaatsvindt waar de verantwoordelijkheid hoort. De gastheer hanteert een gefaseerde en gelaagde aanpak van besluitvorming, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen strategisch richtinggevende, tactisch organiserende en operationeel uitvoerende niveaus. Op elk niveau worden de impact en consequenties van voorgenomen besluiten expliciet gemaakt en besproken, zodat deze goed begrepen en gewogen kunnen worden.

Besluitvorming en het maken van keuzes vindt plaats op het niveau waar de verantwoordelijkheid hoort, passend bij de aard en reikwijdte van het onderwerp. Deze werkwijze bevordert heldere verhoudingen, versterkt eigenaarschap en draagt bij aan samenhang tussen beleid, organisatie en uitvoering. Principe: De gastheer borgt continuïteit, kwaliteit en ontwikkeling van dienstverlening door tijdige afstemming en heldere afspraken over de gevolgen van wijzigingen in de dienstverlening. Daarbij houden wij rekening met het verschillende tempo waarop gastorganisaties zich ontwikkelen en passen wij, waar het kan, een modulaire opzet toe om flexibel te blijven. De gastheer borgt continuïteit, kwaliteit en ontwikkeling van onze dienstverlening door tijdige afstemming en duidelijke afspraken over de gevolgen van wijzigingen. Zo zorgt zij ervoor dat veranderingen beheersbaar blijven en de dienstverlening blijft aansluiten bij de behoeften van de gastorganisaties. De gastheer erkent dat organisaties zich in verschillend tempo ontwikkelen, maar ook de mate waarin zij dit aankunnen. De gastheer houdt daar actief rekening mee. Waar mogelijk hanteert de gastheer een modulaire opzet, zodat we flexibel kunnen inspelen op verschillen in tempo, schaal of ambitie, zonder de samenhang en kwaliteit van het geheel uit het oog te verliezen.

Principe: De gastheer en de gastgemeenten hanteren duidelijke escalatie- en besluitvormingspaden. Een effectief besturingsmodel vereist heldere procedures voor escalatie en besluitvorming. Dit voorkomt vertragingen, biedt duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen en zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van knelpunten. Beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden worden expliciet vastgelegd en gecommuniceerd. Voor escalaties maken we expliciet onderscheid tussen bedrijfsvoerings- en samenwerkingskwesties. Voor beide typen kwesties worden aparte escalatieroutes vastgesteld. Dit voorkomt vertragingen, biedt duidelijkheid over verantwoordelijkheden en zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van knelpunten. Principe: De gastheer hanteert het kostprijsmodel met bijbehorende afspraken voor basisdienstverlening en maatwerk calculatie bij maatwerkverzoeken. Binnen de samenwerking hanteert de gastheer het kostprijsmodel als uitgangspunt voor de basisdienstverlening met bijbehorende afspraken. Dit betekent dat de gastheer streeft naar een eerlijke en 26

transparante kostendekking voor de standaard geleverde diensten aan alle deelnemende organisaties. De gastheer erkent echter dat de behoeften van individuele organisaties kunnen variëren. Indien een (gast)organisaties een verzoek doet dat afwijkt van de standaard dienstverlening — bijvoorbeeld door specifieke wensen, maatwerkoplossingen, aanvullende werkzaamheden of versnelde uitvoering — dan beschouwt de gastheer dit als maatwerk of individueel meerwerk. Uit het meerwerk kunnen bijbehorende meerkosten voortvloeien. Deze meerkosten worden altijd vooraf in kaart gebracht via een heldere en gespecificeerde calculatie, die de gastheer ter goedkeuring voorlegt aan de betreffende organisatie alvorens tot uitvoering over te gaan. 6.1.6

BESTURINGSMODEL

Het besturingsmodel legt de basis voor een effectieve en transparante besturing. Het biedt structuur, duidelijkheid en voorspelbaarheid in besluitvorming, uitvoering en verantwoording. Het huidige model omvat twee lagen, maar vraagt nog nadere uitwerking en afstemming op meerdere niveaus – met name rond interne besluitvormingsprocessen – om tot een volledig werkend en gedragen geheel te komen. Visueel ziet het (concept)besturingsmodel er als volgt uit:

27

Op basis van de genoemde principes wordt een gelaagd besturingsmodel ingericht dat samenwerking, sturing en ontwikkeling binnen de centrumregeling structureel ondersteunt. Het besturingsmodel is lean opgebouwd uit drie niveaus: (1) Strategisch, met de Strategische Adviesraad, (2) Tactisch, met de Tactische Adviesraad en het Contractmanagement en (3) Operationeel met de dagelijkse operatie. De adviesraden vormen gezamenlijk een consistent kader voor mening- en besluitvorming over de dienstverlening, innovatie en ontwikkeling. Hieronder valt ook de ontwikkeling van de PDC, waarin op basis van innovaties en ontwikkelingen er nieuwe producten worden afgesproken of producten wijzigen om aan te sluiten bij de tijdsgeest en behoefte. Het contractmanagement en de tactische adviesraad zijn daarmee nauw verbonden aan elkaar. De gastheer heeft op elk niveau een regierol en is eindverantwoordelijk voor de besluitvorming, met actieve consultatie van de gastorganisaties die hun perspectieven, expertise en belangen inbrengen. Binnen dit model streeft de gastheer naar consensus, maar houden we vast aan een slagvaardige besluitvorming door mandaten te beleggen op het niveau waar de impact ligt. De structuur is flexibel ingericht met de mogelijkheid tot het instellen van thematische commissies voor verdieping waar nodig, zonder dat dit een voorwaarde is voor de werking van het model.

Zo waarborgen we continuïteit, kwaliteit en compliance, en stemmen we tijdig af over wijzigingen in de dienstverlening, met oog voor de diversiteit en het ontwikkeltempo van de verschillende gastorganisaties. Principe: •

•

De gastheer en de gastgemeenten maken in gezamenlijke afstemming voor 1 november 2025 een verdere concretisering van het besturingsmodel, zodat deze vanaf 1 januari 2026 toegepast kan worden. Deze verdere concretisering van het besturingsmodel en processen zoals besluitvorming, afspraken over tijdige afstemming en de overlegstructuren nemen we vervolgens op in de DVO.

28

7

BEDRIJFSVOERING

De invlechting en daarmee de overgang naar een nieuwe organisatorische vorm brengt gevolgen met zich mee voor de gehele bedrijfsvoering. Zowel juridisch, personeel, organisatorisch, financieel als voor de informatievoorziening, huisvesting en communicatie. Dit hoofdstuk biedt inzicht in hoe deze elementen worden ingericht, beheerst en geborgd binnen de nieuwe context. Daarbij wordt ook stilgestaan bij de uitgangspunten die richting geven aan de benodigde keuzes. Hiermee schetsen we een samenhangend beeld van hoe de bedrijfsvoering wordt georganiseerd ter ondersteuning van de nieuwe organisatie. 7.1

JURIDISCHE AANDACHTSPUNTEN BIJ INVLECHTING

7.1.1

RECHTSVORM

De huidige vorm van De Connectie is een bedrijfsvoeringsorganisatie (hierna: BVO) op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). De intentie is uitgesproken om de BVO te wijzigen naar een “enkelvoudige centrumregeling” (hostingsmodel) met de gemeente Arnhem als “gastheer” en de gemeenten Renkum en Rheden als “gasten”. Een centrumconstructie op grond van artikel 8, vierde lid van de Wgr, is een lichtere vorm van samenwerking dan de BVO. Er kunnen aan een centrumconstructie geen bevoegdheden worden overgedragen middels delegatie en er is geen aparte rechtsvorm meer. In plaats daarvan zullen de bevoegdheden van deelnemende gemeenten die als “gast” worden gezien, hun bevoegdheden mandateren aan de gemeente die als “gastheer” fungeert. In de bijlage behorend bij het collegevoorstel, het advies van Kokx De Voogd, wordt aangegeven dat een centrumregeling feitelijk een publiekrechtelijke dienstverleningsovereenkomst is, waarin wordt vastgelegd dat één gemeente bepaalde taken ten behoeve van en namens andere gemeenten uit gaat voeren en onder welke voorwaarden. Om misverstanden te voorkomen is in onderstaand schema (een aanvulling op het schema in dat advies) opgenomen wat verschillen zijn tussen de bedrijfsvoeringsorganisatie, de centrumregeling en de situatie waarin louter gewerkt wordt met overeenkomsten. Bedrijfsvoeringsorganisatie (huidige situatie)

Enkelvoudige centrumregeling (nieuwe situatie)

Situatie uitsluitend met overeenkomsten

Afspraken in de BVO gemeenschappelijke regeling en dienstverleningsovereenkomst (dvo)

Afspraken in de gemeenschappelijke centrumregeling en dvo

Afspraken in een overeenkomst

Publiekrechtelijk karakter

Publiekrechtelijk karakter

Dit kan onder meer van belang zijn voor de onderbouwing van de uitzondering Wet markt en overheid en aanbestedingswet

Dit kan onder meer van belang zijn voor de onderbouwing van de uitzondering Wet markt en overheid en aanbestedingswet

Privaatrechtelijk karakter – eigenlijk bedoeld voor zakelijke dienstverlening

Eigenaarschap ingevuld door bestuur Wgr-BVO

Eigenaarschap ingevuld door college Arnhem

Gemeente Arnhem gaat de overeenkomst aan. Eigenaarschap feitelijk ingevuld door college Arnhem

Drie gemeenten gezamenlijk eigenaar en opdrachtgever

Renkum en Rheden afnemer

Renkum en Rheden afnemer

De Connectie is opdrachtnemer

Arnhem is aanbieder

Arnhem is opdrachtnemer

Drie eigenaren sturen gezamenlijk op uniformiteit/maatwerk

Eigenaar (Arnhem) neemt verantwoordelijkheid voor

Eigenaar (Arnhem) neemt verantwoordelijkheid voor

29

Instandhoudingskosten worden gedeeld (abc): • Concernoverhead

uniformiteit/maatwerk op basis jaarlijkse afspraken (dvo)

uniformiteit/maatwerk op basis afspraken (dvo)

Arnhem betaalt instandhoudingskosten

Arnhem betaalt instandhoudingskosten, tenzij anders afgesproken

• Concernoverhead geheel • Indirecte afdelingskosten deels

• Indirecte afdelingskosten Gezamenlijke bedrijfsvoeringsrisico’s, naar rato verdeeld

Arnhem draagt het risico van de bedrijfsvoering

Arnhem draagt het risico van de bedrijfsvoering

Eigenaarschap en Opdrachtgeverschap formeel en praktisch door bestuurders in Wgr-bestuur en via de dvo's

Drie colleges besluiten (jaarlijks) over de dvo. Praktische afstemming ambtelijk tussen afnemer en aanbieder

Rol van colleges zal in een overeenkomst moeten worden opgenomen

Quasi – inbesteding mogelijk

Alleenrecht moet in besluitvorming vooraf door gastgemeenten worden verleend

Alleenrecht moet in besluitvorming vooraf door gastgemeenten worden verleend

Publiekrechtelijke besluitvorming in GR over wijziging, opheffing, toetreding.

Publiekrechtelijke besluitvorming in GR over wijziging, opheffing, toetreding.

Contractuele afspraken over opzegtermijn en consequenties daarvan.

DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMSTEN In principe is het mogelijk om alle afspraken tussen de drie gemeenten in privaatrechtelijke overeenkomsten vast te leggen. Dan verstrekken Renkum en Rheden als opdrachtgevers een dienstverleningsopdracht aan Arnhem als opdrachtnemer. Het nadeel hiervan is dat die overeenkomsten eigenlijk bedoeld zijn voor zakelijke dienstverlening, terwijl een centrumgemeenteregeling het publieke karakter van de samenwerking aangeeft. Een opzegtermijn in een overeenkomst biedt minder waarborgen dan publiekrechtelijke besluitvorming over de wijziging, opheffing en toetreding van de gemeenschappelijke regeling zoals die in de Wgr zijn verankerd. Die waarborgen zijn echter wel van belang voor alle partijen. Wanneer Renkum of Rheden de overeenkomst opzeggen ontstaat er een probleem bij Arnhem in verband met de kosten, onder meer van personeel, de omvang van de ICT-systemen en overige contracten afgestemd op een bepaalde omvang of afname van diensten. Wanneer Arnhem de overeenkomst opzegt ontstaat er bij Renkum en Rheden een probleem ten aanzien van de continuïteit van de dienstverlening. Zo zullen er verschillende aanbestedingsprocessen ingezet moeten worden die ieder voor zich de nodige tijd en capaciteit vergen voordat een nieuw contract kan worden aangegaan.

Het publieke karakter van de samenwerking in een centrumgemeenteregeling kan verder een belangrijk element zijn voor de onderbouwing om een beroep te doen op uitzonderingen in het kader van de Wet Markt en overheid en het aanbestedingsrecht. Tevens zal de rol van de colleges bij de besluitvorming over de dvo in de overeenkomsten moeten worden opgenomen, in plaats van dat deze verankerd is een gemeenschappelijke regeling. Gelet hierop is het van belang om een centrumgemeenteregeling op grond van de Wgr op te richten. DE CONSTRUCTIE CENTRUMGEMEENTE De constructie van de centrumgemeente is net zoals de bedrijfsvoering organisatie gebaseerd op de Wgr. De Wgr schrijft voor de centrumgemeente maar een beperkt aantal zaken voor die in de regeling moeten worden geregeld. Zo moet deze regeling bepalingen bevatten over het belang of de belangen ter behartiging waarvan zij is aangegaan (artikel 10 Wgr). En verder moet wat worden geregeld over de wijziging, opheffing, toetreding en de gevolgen van uittreding en de evaluatie van de regeling. Geschillen over de nakoming van deze regeling dienen ook te worden voorgelegd aan Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland (artikel 28, eerste lid

30

Wgr). Meer regelen mag, al is het van belang niet zoveel te regelen dat er een vergelijkbare situatie met de bedrijfsvoeringsorganisatie ontstaat. Daarnaast is van belang dat het normale regime van de Wgr van toepassing is op een centrumregeling ten aanzien van het aangaan, wijzigen, toetreden en uittreden. De Wgr schrijft voor dat de colleges het ontwerp van de regeling naar de raden zenden voor zienswijze. Met inachtneming van deze zienswijze wordt de definitieve ontwerpregeling in de colleges gebracht en vervolgens voor toestemming aan de raden voorgelegd. Deze toestemming kan door een raad slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Het college besluit tot definitief oprichten ervan. OMVORMING OF OPRICHTING In de stukken wordt soms gesproken over de omvorming of wijziging van de bedrijfsvoeringsorganisatie naar de centrumgemeente. In dat geval zou ervoor gekozen worden om De Connectie BVO door een wijzigingsbesluit om te vormen tot een centrumconstructie. Zoals hiervoor echter is opgemerkt kent de centrumconstructie geen eigen rechtspersoonlijkheid. Gelet hierop wordt dit omwille van juridische en financiële afhechting van de rechtspersoon die de BVO wel kent, vooralsnog geadviseerd dit niet te doen.

Na navraag bij de accountant wordt geadviseerd een centrumregeling op te richten en nadat alle formaliteiten, zoals bijvoorbeeld de jaarrekening en het - verslag, zijn afgehandeld de huidige juridische entiteit – de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie - op te heffen. Principes: • •

Er is in overleg met de juristen van de deelnemende gemeenten geschreven aan een concept regeling in de vorm van een centrumregeling op basis van artikel 8, vierde lid van de Wgr; In deze regeling is een aantal dingen opgenomen: - het belang waarvoor de regeling in het leven is geroepen; - wie de centrumgemeente is; - wie de gastgemeenten zijn; - afspraken over overlegstructuren die noodzakelijk zijn voor de samenwerking, met name de overlegstructuur en -inhoud van de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. Ambtelijke structuren hoeven niet te worden opgenomen; - een passage over mandatering aan niet ondergeschikten (zie hoofdstuk Mandaat); - het benoemen van een te vestigen uitsluitend/alleenrecht door de gastgemeenten ten behoeve van de centrumgemeente (zie hoofdstuk Aanbestedingsrecht); - aangeven dat de goederen of diensten zijn bestemd voor de uitvoering van een publiekrechtelijke taak (zie hoofdstuk Wet markt en overheid); - regels voor wijziging, opheffing, toetreding en de gevolgen van uittreding - evaluatie van de regeling.

7.1.2

MANDAAT

Voor het uitvoeren van de taken binnen een centrumconstructie is het van belang dat het ene gemeentebestuur bestuursbevoegdheden aan het andere gemeentebestuur mandateert. Mandaat zorgt ervoor dat de centrumgemeente in naam van het andere gemeentebestuur besluiten kan nemen. De mandaatgevende gemeente raakt zijn bevoegdheid niet kwijt en kan ook nog zelf besluiten nemen/corrigeren of zijn mandaat intrekken.

31

In de huidige situatie zijn de directeur van De Connectie en de heffingsambtenaar gemandateerd door de deelnemende gemeenten. Er is destijds nadrukkelijk niet gekozen om te mandateren via het bestuur, ter voorkoming van bestuurlijke drukte. Deze besluiten moeten tijdig opnieuw worden genomen op basis van de nieuwe situatie. Verder moet het interne mandaatbesluit van de centrumgemeente worden aangepast. Aan wie? Bij de besluitvorming omtrent de nieuwe mandaten van de gastgemeenten kan gekozen worden om deze bevoegdheden niet direct aan de directeur te mandateren, maar via het college van de gemeente Arnhem. Mandatering tussen colleges voorkomt immers dat er een rechtsverhouding ontstaat tussen de mandaatgever (de gastgemeente) en de niet-ondergeschikte gemandateerde medewerker (directeur Connectie/ambtenaar gemeente Arnhem). Het college kan dan middels ondermandaat ervoor zorgen dat de directeur over dezelfde bevoegdheden beschikt als voor de transitie. Vanuit juridisch perspectief kiezen we voor deze vorm van ondermandatering. Wat? Conform het ‘as-is’ principe zal de directeur van De Connectie zoveel mogelijk haar mandaat binnen de gemeente Arnhem behouden. Om te bekijken waar zich op dat gebied mogelijke verschillen voordoen is er een vergelijking gemaakt tussen de mandaatregeling van de Directeur van de Connectie en de Clustermanagers van de gemeente Arnhem.

Hierbij is met name gekeken of de bevoegdheden van het mandaat van de directeur van De Connectie in de gemeente Arnhem bij de clustermanagers zijn belegd. Daarbij is niet gekeken naar eventuele extra bevoegdheden die de directeur van De Connectie zou kunnen krijgen als deze een vergelijkbaar mandaat van een clustermanager zou krijgen, omdat dit niet van belang is voor de ‘as-is’ analyse. De mandaat regelingen van beide organisaties zijn grotendeels gelijk en verschillen slechts op een aantal punten die bij de gemeente Arnhem voorbehouden zijn aan de gemeentesecretaris of de Concerncontroller. De belangrijkste verschillen bevinden zich op het gebied van personele aangelegenheden. Hierin heeft de directeur een aantal bevoegdheden die binnen de gemeente Arnhem bij de gemeentesecretaris liggen (in een enkel geval ook bij de concerndirecteur). Bijvoorbeeld het afnemen van de eed, het aangaan van een vaststellingsovereenkomst en het stopzetten van het loon van een medewerker. Verder heeft de directeur van De Connectie verschillende financiële bevoegdheden die binnen de gemeente Arnhem bij de Concerncontroller zijn belegd. Hier gaat het onder meer om het openen van een bankrekening, het verrichten van betalingen en het verstrekken van leningen. Maar ook het doen van de aangifte BTW en de IV3.

Daarnaast beschikt de directeur over mandaten die nodig zijn voor de dienstverlening aan de gemeenten. Zoals de bevoegdheden voor wat betreft de Personeels- en Salarisadministratie. Deze staan niet in het mandaatbesluit van de gemeente Arnhem, deze zijn immers door de deelnemende gemeenten – waaronder Arnhem – rechtstreeks aan De Connectie gemandateerd. Deze zullen nu via het college aan het cluster De Connectie worden verleend. Voor wat betreft de laatste bevoegdheden zal de directeur deze als clustermanager behouden. De financiële bevoegdheden en de bevoegdheden die nu bij de gemeentesecretaris (en in een enkel geval ook bij de concerndirecteur) liggen, zullen niet aan de clustermanager De Connectie worden gemandateerd. Principes: •

Mandaten moeten worden verleend aan het gemeentebestuur van de centrumgemeente; 32

•

Het mandaatbesluit voor de directeur van De Connectie wordt zoveel mogelijk ongewijzigd overgenomen in de mandaatregeling van de gemeente Arnhem.

7.1.3

AANBESTEDINGSRECHT

Gemeenten zijn een aanbestedende dienst. Dat betekent dat werken, leveringen en diensten die worden uitbesteed of ingekocht vanaf bepaalde drempelbedragen Europees moeten worden aanbesteed. Hierop is een (beperkt) aantal uitzonderingen mogelijk. DE CENTRUMGEMEENTE - INBESTEDEN Wanneer de gemeente een opdracht verleent aan een eigen overheidsdienst noemen we dat zuiver inbesteden. De opdrachtgever en opdrachtnemer zijn onderdeel van dezelfde rechtspersoon en hoeven geen overeenkomst onder bezwarende titel te sluiten. Deze situatie geldt na de invlechting bij de centrumgemeente Arnhem. Dit laat onverlet dat indien de gemeente werken, leveringen en diensten van derden nodig heeft om deze taak te vervullen het aanbestedingsrecht weer van toepassing is. DE GASTGEMEENTEN – DE (ON)MOGELIJKHEDEN Voor de andere gemeenten geldt deze uitzondering niet. Zij zijn geen onderdeel van de gemeente Arnhem en moeten dus wel rekening houden met de regels in het aanbestedingsrecht. Bij oprichting van De Connectie is een beroep gedaan op de uitzondering van quasi inbesteding. Dat kon omdat alle deelnemende gemeenten samen toezicht uitoefenden op De Connectie en ook aan de andere voorwaarden werd voldaan. Dat is in de nieuwe situatie niet meer het geval.

De gastgemeenten oefenen geen toezicht uit op de hostinggemeente “zoals op haar eigen diensten", zodat gastgemeenten geen beroep meer kunnen doen op de quasi-inbestedingsuitzondering. Een andere mogelijke uitzondering op de aanbestedingsplicht is horizontale samenwerking. Hiervoor is echter onder meer van belang dat de samenwerking meer om het lijf moet hebben dan een samenwerking waarbij de ene aanbestedende dienst tegen een vergoeding van de werkelijke kosten taken voor de andere aanbestedende dienst verricht. UITSLUITEND RECHT/ALLEENRECHT Een uitsluitend recht (ook wel aangeduid als alleenrecht) is volgens artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012 een recht dat bij wettelijk voorschrift of bij besluit van een bestuursorgaan aan één onderneming wordt verleend. Die onderneming kan ook de centrumgemeente zijn. In dat besluit wordt voor de centrumgemeente het recht voorbehouden om binnen een bepaald geografisch gebied – die van de hostinggemeenten – bepaalde diensten te verrichten of activiteiten uit te oefenen.

In artikel 11 van de (Europese) Aanbestedingsrichtlijn is vastgelegd dat de richtlijn niet van toepassing is op overheidsopdrachten voor diensten die door een aanbestedende dienst worden gegund aan een andere aanbestedende dienst of aan een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten op basis van een alleenrecht dat deze uit hoofde van met het VWEU verenigbare, wettelijke of bekendgemaakte bestuursrechtelijke bepalingen genieten. Dit betekent dat voor het verstrekken van een alleenrecht door de gastgemeenten aan de centrumgemeente, een uitzondering op de aanbestedingsplicht geldt. Deze uitzondering geldt alleen voor opdrachten voor 33

diensten, dus niet voor opdrachten voor werken of leveringen. Voorwaarde is wel dat de wettelijke of bestuursrechtelijke bepaling waarop het alleenrecht berust verenigbaar dient te zijn met het Unierecht (zoals de beginselen van objectiviteit en transparantie). Hiervoor is vereist dat het alleenrecht voorafgaand is verleend in een bekendgemaakte wettelijke of bestuursrechtelijke regeling. Onder wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen kunnen bijvoorbeeld vallen: • • •

de wet; een raads- of collegebesluit1; een vastgestelde gemeentelijke verordening.

Daarom wordt voorgesteld het alleenrecht gelijktijdig met de centrumregeling vast te stellen en te publiceren (met een bezwaarclausule), zodat hiermee nadrukkelijk aan het beginsel van transparantie wordt voldaan en duidelijk is dat er sprake is van publieke samenwerking die berust op overwegingen van openbaar belang. Verder is van belang dat er hierdoor sprake is van kenbaarheid van dat recht, daaronder begrepen van het feit wie over dat recht beschikt en waarop dat recht betrekking heeft. Op basis van het bovenstaande is een beroep op het alleenrecht een goed te onderbouwen en pleitbare uitzondering op de aanbestedingsplicht. Het is echter ook mogelijk een andere conclusie juridisch te onderbouwen. Wij achten het risico dat het alleenrecht onderuitgaat in een juridische procedure niet groot. Mocht dat echter toch gebeuren, dan zijn de mogelijke consequenties (met name bij de gemeente Arnhem) wel groot. Partijen die menen dat zij door het alleenrecht worden benadeeld, kunnen dat besluit gedurende 6 maanden na vestiging aanvechten via de civiele rechter in kort geding. Als zij daarin succesvol zijn, is de consequentie dat de gastgemeenten voortaan hun opdrachten moeten aanbesteden. Dat zou onder meer personele consequenties kunnen hebben bij de gemeente Arnhem. Of de gastgemeenten een alleenrecht willen vestigen, is uiteindelijk ook aan hen.

Tot slot is van belang dat de aanbestedende dienst die het alleenrecht geniet - de centrumgemeente - voor zijn eventuele eigen aanschaffingen de aanbestedingsregels nakomt. Principe: •

De gastgemeenten vestigen vooraf een alleenrecht ten behoeve van de centrumgemeente.

7.1.4

WET MARKT EN OVERHEID

Doordat het eigenaarschap in de nieuwe situatie niet meer wordt ingevuld door drie gemeenten maar alleen door centrumgemeente Arnhem, ontstaat er een nieuwe samenwerkings- en dienstverleningsrelatie tussen de gastheergemeente Arnhem en de gemeenten Renkum en Rheden. Dit geldt tevens voor derde partijen die in de huidige situatie diensten afnemen van De Connectie. De huidige dienstverlenings-overeenkomsten (dvo’s) zullen derhalve moeten worden aangepast aan de nieuwe situatie per 1 januari 2026. In de Mededingingswet is vastgelegd dat overheden die economische activiteiten verrichten zich aan een aantal gedragsregels moeten houden. Zo moeten alle kosten die zij maken worden doorberekend in de prijs, mag een overheid haar eigen overheidsbedrijven niet bevoordelen, mogen gegevens die vanuit hun publieke

1 let op! Rechtbank Gelderland, 29 juli 2015, ECLI:NL:RBGEL:2015:5490 : In deze uitspraak zijn interne besluiten van de colleges van

burgemeester & wethouders onvoldoende geacht om te kwalificeren als een bestuursrechtelijke bepaling,

34

taak zijn verkregen niet gebruikt worden voor economische activiteiten, en moet sprake zijn van functiescheiding (tussen bestuurlijke bevoegdheden en uitvoering activiteiten). Deze spelregels zijn bedoeld om oneerlijke concurrentie met de markt te voorkomen. In de Wet M en O is echter voor sommige gevallen een uitzondering opgenomen. De in dit voorstel beoogde lichte centrumregeling valt onder deze uitzondering. Hier is artikel 25h lid 2 Mededingingswet relevant, waarin staat dat de spelregels niet van toepassing zijn op het aanbieden van goederen of diensten door bestuursorganen aan andere bestuursorganen of aan overheidsbedrijven voor zover deze goederen of diensten zijn bestemd voor de uitvoering van een publiekrechtelijke taak. In de Handreiking Wet Markt en Overheid van het Ministerie van Economische Zaken wordt dit nader toegelicht: er is sprake van een publiekrechtelijke taak als de taak een publiekrechtelijke basis heeft. Als voorbeeld wordt genoemd de drukkerij van een provincie die voorlichtingsbrochures drukt voor gemeenten ten behoeve van de uitvoering van hun publiekrechtelijke taak. Het drukwerk is op zichzelf geen publiekrechtelijke taak, maar waar het voor gebruikt wordt wel. Dit heeft een duidelijke parallel met de taken die De Connectie (en straks de gemeente Arnhem als centrumgemeente) voor de andere gemeenten uitvoert.

Zolang die dienstverlening maar niet wordt gebruikt om commerciële activiteiten uit te voeren. Principe: •

In de regeling wordt verankerd dat de goederen of diensten zijn bestemd voor de uitvoering van een publiekrechtelijke taak.

7.1.5

OVERNAME VAN OVEREENKOMSTEN

Zoals al eerder aangegeven gaat alles ‘as-is’ van De Connectie over naar de gemeente Arnhem. Van belang voor de gemeente Arnhem is te onderzoeken: • • • • •

welke overeenkomsten De Connectie heeft; of hier risicovolle overeenkomsten bij zitten; of er overeenkomsten zijn die zich verzetten tegen het overdragen van rechten en plichten volgend uit die overeenkomst; welke contracten aflopen voor 1 januari 2026; en of er overeenkomsten door De Connectie zijn gesloten voor diensten of goederen waarvoor de gemeente Arnhem al een overeenkomst heeft met een andere partij.

Uit een eerste scan van de dienstverleningsovereenkomsten valt af te leiden dat er 106 contracten aflopen voor 1 januari 2026. Hiervoor wordt binnenkort een aanbesteding opgestart of wordt gekeken of de overeenkomst wordt verlengd. Van belang is om afspraken te maken in hoeverre de gemeente Arnhem, omdat hij in de toekomst deze overeenkomsten over moet nemen, invloed mag uitoefenen bij het afsluiten of verlengen van deze nieuwe contracten. 16 Contracten zijn door De Connectie afgesloten voor diensten of goederen waarvoor de gemeente Arnhem al een overeenkomst heeft met dezelfde partij. Hierbij moet worden gekeken of deze contracten in elkaar kunnen worden gevlochten.

35

Inmiddels is er ook een eerste beeld van de contracten die door De Connectie zijn gesloten met een partij voor bepaalde diensten, terwijl de gemeente Arnhem voor dezelfde diensten een overeenkomst heeft met een andere partij. Uit nader onderzoek blijken geen grote risico’s in de huidige contracten van De Connectie. Er lopen wel een aantal contracten af in 2025 en in 2026. Het is van groot belang voor de gemeente Arnhem om inspraak te hebben bij het opstellen van de aanbesteding van contracten die na 2025 doorlopen. Zodoende kan de gemeente Arnhem ervoor zorgdragen dat de af te sluiten contracten ook passen binnen het Arnhemse inkoopbeleid. Verder zijn alle relevante ICT/informatievoorzienig contracten zorgvuldig geïnventariseerd en beoordeeld en ook deze worden overgenomen. Bij de beoordeling van contracten is gekeken naar het voldoen aan de kaders, zoals het toepassen van aansluitvoorwaarden en GIBIT inkoopvoorwaarden. Deze kaders werden regionaal al toegepast, waarmee deze beoordeling een formaliteit zou moeten zijn. Naast de kaders dient ook de DAP (dossier afspraken procedures) beoordeeld te worden. Of de contactinformatie en procesafspraken passend zijn of gewijzigd moeten worden in verband met invlechting. Onder wijzigingen van contracten vallen ook zaken als domeinen en certificaten, e-Herkenningsmiddel, etc. Principes: • •

• •

•

Overeenkomsten die De Connectie heeft gesloten met partijen worden overgenomen door de gemeente Arnhem. Bij overeenkomsten waarbij dat om welke reden niet één op één kan, wordt maatwerk verricht. Om de continuïteit van dienstverlening te kunnen borgen, is het voor De Connectie belangrijk om handelingsruimte te hebben in het aangaan van overeenkomsten en personele inzet binnen de bestaande kaders. Hierover zijn de volgende afspraken gemaakt: Over aanbestedingen betreffende continuïteit van dienstverlening wordt de regio niet actief geïnformeerd. Over aanbestedingen met grote impact, omdat dit gaat over ontwikkelingen binnen de dienstverlening van De Connectie of omdat er een sterke relatie is met de activiteiten ten behoeve van het invlechtingsplan, wordt de regio actief geïnformeerd. Bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten op het gebied van de ‘eigen’ bedrijfsvoering, wordt actief afstemming gezocht en in gezamenlijkheid bepaald of en hoe hier in 2025 al gezamenlijk vorm aangegeven wordt. De Connectie en de centrumgemeente zoeken verder de samenwerking op bij ontwikkelingen op het gebied van de ‘eigen’ bedrijfsvoering van De Connectie (de PIOFACH taken). Beide organisaties pakken dit actief op.

7.1.6

PRIVACY

In het kader van privacy kan een aantal kanttekeningen worden geplaatst. Doordat de gemeente Arnhem de rol van De Connectie overneemt, zullen er wijzigingen zijn in de verwerkingsverantwoordelijkheden. Duidelijkheid over de rolverdeling is van belang omdat een verwerkingsverantwoordelijke belast is met de naleving van de AVG en daarop aangesproken kan worden. De gemeente Arnhem is verwerkingsverantwoordelijk voor zijn eigen processen. Bij sommige verwerkingen, zoals bijvoorbeeld de FA en de PSA zal de gemeente Arnhem verwerker worden voor de gemeente Rheden en Renkum. Dit moet worden afgehecht met verwerkingsovereenkomsten. De wijze van overdracht van taken (bijvoorbeeld delegatie of mandaat, in dit geval is dat nog steeds mandaat) heeft invloed op de rolverdeling. Verder moet de gemeente Arnhem als zij optreedt in de rol van verwerker verantwoording kunnen afleggen aan de andere verantwoordelijke gemeenten. Hier zullen (intern) afspraken over moeten worden gemaakt en procedures voor worden ingericht. 36

Het is tevens van belang dat door de invlechting van de Connectie het toezichtsveld van de FG bij de gemeente Arnhem toeneemt. Er zijn meer verwerkingen waar toezicht op moet worden gehouden. Dit betekent dat de FG bijvoorbeeld meer tijd kwijt kan zijn aan toezichtvraagstukken, waardoor er daardoor (meer) budget/capaciteit nodig is om onderzoeken te kunnen doen. Voor wat betreft de wijzigingen die ontstaan door de invlechting van processen, beleid, applicaties, systemen etc. wordt verwezen naar paragraaf 7.4 7.1.7

BELASTINGEN

Op dit moment is een ambtenaar van De Connectie aangewezen als heffingsambtenaar van de gemeente Arnhem en de andere gemeenten. Deze aanwijzingen zullen tijdig omgezet moeten worden omdat deze ambtenaar wordt ingepast in de gemeente Arnhem. Een gemeente kan per belastingonderdeel maar één heffingsambtenaar hebben. De gemeente Arnhem heeft ook een eigen heffingsambtenaar voor bepaalde belastingen/heffingen, maar er is geen sprake van een dubbelfunctie omdat deze over andere heffingen gaat dan die van de Belastingen. Wel is een aandachtspunt dat de bevoegdheden tussen de heffingsambtenaren op de juiste wijze verdeeld blijven in de aanwijzingsbesluiten. Verder is het in het kader van de overkomst van Belastingen voornamelijk van belang dat de aanwijzingen van de gemeentelijke belastingambtenaren opnieuw worden genomen. Ook de mandaten en machtigingen moeten worden ingevlochten in het mandaat van de gemeente Arnhem. Via De Connectie zijn de deurwaarderstaken uitbesteed. Ook hierop moeten de aanwijsbesluiten en mandaat/machtiging worden aangepast. De verordeningen en de beleidsregels zijn op dit moment al in de gemeenten een onderdeel van hun eigen besluitvorming en bekendmakingen. Deze hoeven niet te worden aangepast.

Verder moet gekeken worden naar aansluitingen op het Kadaster en basisregistraties, MijnOverheid en andere externe partijen, waar mogelijk iets voor de overdracht geregeld moet worden. Principe: •

7.2

Aanwijsbesluiten, mandaten en machtigingen worden zoveel mogelijk één op één overgezet ten behoeve van de centrumgemeente. PERSONEEL EN ORGANISATIE

Per 1 januari 2026 gaan circa 400 medewerkers van De Connectie over naar de gemeente Arnhem. Deze overgang vereist zorgvuldige coördinatie van de personele en organisatorische aspecten. Arnhem en De Connectie voeren hiervoor samen een transitietraject uit, met acties vanaf Q4 2025 (dan is alles door college en raden). In deze paragraaf wordt niet alleen gekeken naar de formele aspecten van de overgang, maar ook naar de manier waarop we medewerkers actief betrekken en ondersteunen bij deze verandering. Het doel is een integratie die niet alleen juridisch in orde is, maar ook door medewerkers als eerlijk, duidelijk en constructief wordt ervaren. In bovenstaande hoofdstukken is er veel aandacht voor het technische en juridische deel van de invlechting. Op het gebied van P&O zijn er natuurlijk ook veel formele aandachtsvelden maar zeker niet minder belangrijk is het cultuuraspect van deze invlechting. Voor 400 collega’s die gewend zijn aan een bepaalde manier van werken, verandert er wat in hun basis. Ook voor de collega’s in Arnhem verandert er het een en ander. Hoewel de invlechting formeel 'as-is' plaatsvindt, kan dit in de praktijk betekenen dat medewerkers samenwerken met andere teams en (besluitvormings)structuren. Dit geldt voor medewerkers van zowel De Connectie als Arnhem. Vandaar dat dit wordt ondersteund met ontwikkel- en 37

onboardingsactiviteiten vanaf het najaar 2025., zodat medewerkers die werkzaam zijn in het Cluster De Connectie zich welkom en onderdeel voelen van de gemeente Arnhem. Twee culturen komen samen Met de invlechting komen twee organisatieculturen samen. De Connectie is een hecht samenwerkingsverband waarin medewerkers vaak brede takenpakketten hebben en korte lijnen ervaren, terwijl de gemeente Arnhem een grotere organisatie is met een complexere bestuurlijke en organisatorische context. Beide werkomgevingen hebben hun eigen kracht. De invlechting biedt de kans om het beste van twee werelden te verbinden. Sterke willen we behouden en versterken waar dat kan. Daarbij is het van belang om verschillen in werkwijze en context te erkennen, en vooral de uitwisseling van kennis en ervaring te stimuleren. In 2025 wordt daarom op verschillende thema’s actief ingezet op collegiale kennisdeling. Met een gerichte aanpak, die op een later moment verder wordt toegelicht, ondersteunen we medewerkers om zich thuis te voelen in hun nieuwe werkomgeving, met ruimte voor professionele inbreng en erkenning van de waardevolle expertise die zij meebrengen. 7.2.1

OVERGANG VAN ONDERNEMING EN HARMONISATIE

OVERGANG VAN ONDERNEMING Bij de overgang van De Connectie naar de gemeente Arnhem wordt de organisatie zoveel mogelijk ongewijzigd overgenomen. Van overgang van de onderneming is sprake, wanneer de overnemer (de gemeente Arnhem) is te zien als de voortzetter van de onderneming (De Connectie), omdat deze dezelfde of vergelijkbare activiteiten gaat ontplooien. Omdat afgesproken is dat de activiteiten en het personeel van De Connectie ‘as-is’ overgaan, is er al snel sprake van overgang van onderneming. Bovendien worden de begrippen ‘onderneming’ en ‘overgang’ ruim opgevat in de rechtspraak. Dit betekent dat medewerkers onder Overgang van Onderneming (OVO), beschreven artikel 7:662 e.v. van het BW, per 1 januari 2026 vallen en van rechtswege in dienst treden bij de gemeente Arnhem. Dit betekent dat medewerkers onder de Wet Overgang van Onderneming (OVO), artikel 7:662 e.v. van het BW, per 1 januari 2026 in dienst treden bij de gemeente Arnhem. Hierbij blijven alle rechten en verplichtingen uit de bestaande arbeidsovereenkomst in stand. Voor enkele specifieke arbeidsvoorwaarden worden op een later moment in overleg nadere afspraken gemaakt, waarbij het uitgangspunt is dat dit zorgvuldig, transparant en in goed overleg gebeurt met medezeggenschap en vakbonden. Ook inhuurkrachten, stagiaires en medewerkers met tijdelijke contracten worden volgens de bestaande afspraken overgenomen.

Tijdelijke contracten worden, zoals gebruikelijk, tijdig geëvalueerd op basis van de bestaande inzet en werkafspraken binnen De Connectie. Een ontslag van een medewerker kan nooit een gevolg van de OVO zijn. Daarbij wordt rekening gehouden met de structurele en tijdelijke behoeften van de organisatie, zodat continuïteit en rechtszekerheid voor zowel medewerkers als de gemeente Arnhem gewaarborgd blijven. Er geldt een specifiek ontslagverbod in deze situatie, artikel 7:670 lid 8 Burgerlijk Wetboek. CAO EN HARMONISATIE OVO betekent ook dat voor het personeel van De Connectie, de CAO WSGO moet worden toegepast (handhavingsplicht), terwijl het personeel van de gemeente Arnhem onder de CAO-gemeenten valt. De handhavingsplicht van de bepalingen uit de CAO na de overgang van onderneming is wel in duur beperkt. Deze 38

eindigt o.a. wanneer er na de overgang van onderneming een nieuwe CAO-gemeenten tot stand komt, of wanneer de lopende geldingsduur van de CAO WSGO verstrijkt. Op dit moment vinden er onderhandelingen plaats over een nieuwe CAO Gemeenten en een nieuwe CAO WSGO, beide cao’s gelden tot en met 31 maart 2025. Inmiddels is op dinsdag 22 april 2025 een onderhandelaarsakkoord bereikt. De VNG, WSGO, FNV Overheid, CNV Overheid en CMHF Overheid hebben een eindresultaat bereikt voor de Cao Gemeenten en Cao SGO. Zodra de leden van de vakbonden en de betrokken werkgevers akkoord zijn, treedt de nieuwe cao in werking. Gedurende deze handhavingsperiode krijgt de gemeente te maken met de uitvoering van twee verschillende cao’s met bijbehorende rechtsposities. En ook al zijn beide cao’s op inhoud gelijkluidend (er zijn hoogstens wat afwijkingen op een aantal begrippen, bijvoorbeeld college vs bestuur), in de aanvullende arbeidsvoorwaarden kunnen toch verschillen zitten. Dat kan op individueel niveau in de arbeidsovereenkomst geregeld zijn, maar er kunnen bijvoorbeeld ook verschillen zijn op het gebied van de personele regelingen in het personeelshandboek of overeenkomstige personeelsregeling. Een analyse van beide personeelshandboeken levert het beeld op dat op veel gebieden dezelfde rechten binnen beide organisaties bestaan.

Er is een beperkt aantal verschillen aangetroffen, waarvan sommige overigens niet zonder betekenis zijn. Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden is in de praktijk mogelijk en gebeurt vaak zonder geschillen. Juridisch geldt wel dat OVO op zichzelf géén grond biedt voor aanpassing van arbeidsvoorwaarden. Alleen via een integrale en vrijwillige afspraak, met instemming van De Connectie, het lokaal overleg (LO) en vakbonden, kan harmonisatie plaatsvinden. De OR wordt hierover geïnformeerd. KERNVRAAG EN VOORGENOMEN BESLUIT Er zijn twee scenario’s mogelijk: 1.

2.

Geen harmonisatie per 1 januari 2026: Alle arbeidsvoorwaarden van De Connectie (inclusief cao en personeelsregelingen) blijven van kracht en moeten integraal door de gemeente Arnhem worden overgenomen, zonder selectieve wijzigingen; Wel harmonisatie per 1 januari 2026: Dit vereist overleg met De Connectie, en het lokaal overleg (LO) met de vakbonden. Harmonisatie betekent in dat geval een totaalpakket waarin zowel gemeente Arnhem als De Connectie compromissen moeten sluiten, aangezien partiële of eenzijdige aanpassingen juridisch niet toegestaan zijn.

Om onduidelijkheden en risico’s te voorkomen, is het van belang om tijdig afspraken te maken en duidelijkheid te scheppen over de harmonisatiedatum. Dit voorkomt onzekerheid bij medewerkers en vergroot de kans op een soepele integratie. Gemeente Arnhem overweegt om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren met ingang van 1 januari 2026, om complexiteit en ongelijkheid binnen de organisatie te voorkomen. Deze gesprekken worden in Q2 2025 gestart, met het doel om uiterlijk in Q3 2025 afspraken vast te leggen in een protocol. IMPACTANALYSE BIJ HARMONISATIE Indien wordt gekozen voor harmonisatie van arbeidsvoorwaarden per 1 januari 2026, dan kan dit op onderdelen relatief eenvoudig worden gerealiseerd, omdat veel regelingen grotendeels overeenkomen tussen De Connectie en de gemeente Arnhem. Dit betreft onder andere regelingen zoals stagevergoedingen, inconveniënten, vergoedingen voor verblijf in het buitenland, het functiewaarderingssysteem, woonwerkverkeer, loonbeslag, verlofuren en calamiteitenverlof. Ook aspecten zoals dienstkleding, gedragscodes, beeldschermbrillen, het ANW-hiaat, dienstwoningen en verplaatsingskosten zijn grotendeels vergelijkbaar. 39

Hoewel er geen aanwijzingen zijn dat niet wordt voldaan aan de Arbo-verplichtingen, wordt dit in het kader van de invlechting zoals gebruikelijk geïnventariseerd, met aandacht voor hybride werken en thuiswerkmiddelen. Bij een harmonisatie zijn er ook arbeidsvoorwaarden met een grotere impact. Positieve effecten ontstaan door verbeteringen in onder andere de gratificatieregeling, maaltijdvergoedingen en bredere toegang tot het opleidingsaanbod (leerplein Arnhem). Daarnaast biedt harmonisatie duidelijkheid en gelijkheid in sociale regelingen zoals bijdragen aan sociale gebeurtenissen, afscheids- en ambtsjubilea en afdelings- of organisatieactiviteiten. Er kunnen ook aandachtspunten zijn, bijvoorbeeld op het gebied van reiskosten. De gemeente Arnhem biedt een gunstigere OV-vergoeding, maar hanteert een lagere kilometervergoeding voor dienstreizen. Daarnaast verschilt de werkplekstrategie van Arnhem op onderdelen van die van De Connectie. Bij De Connectie wordt momenteel uitgegaan van een richtlijn waarbij medewerkers gemiddeld 50% op kantoor en 50% thuis werken. In Arnhem geldt daarentegen het uitgangspunt dat medewerkers werken op de plek waar dat het beste past bij de aard van het werk, de samenwerking en de opgave. In de praktijk kan dit leiden tot een minder vaste verdeling tussen kantoor- en thuiswerken dan medewerkers van De Connectie gewend zijn.

Dit kan door sommige medewerkers als een verandering of beperking worden ervaren, hoewel Arnhem ruimere faciliteiten biedt voor thuiswerken. Deze analyse wordt gebruikt ter voorbereiding op gesprekken met het lokaal overleg en vakbonden. De genoemde effecten zijn indicatief en dienen nog te worden getoetst in overleg en afstemming met de betrokken partijen. BELEIDSKEUZES EN VERDERE UITWERKING Sommige arbeidsvoorwaarden vereisen verdere beleidsmatige en/ of juridische uitwerking. Dit geldt met name voor werkervaringsplaatsen, het Individueel Keuzebudget, ADV-regelingen, vitaliteitspacten, de samenstelling van een integriteitscommissie en hybride werken. Daarnaast moet worden vastgesteld hoe de cao van toepassing wordt per 1 januari 2026. De cao van de gemeente Arnhem geldt vanaf deze datum mits hierover expliciete afspraken worden gemaakt met de bonden. Zonder een formele afspraak blijft de cao van De Connectie (cao WSGO) van kracht, wat tot ongelijkheid kan leiden. Het uitgangspunt moet een evenwichtige aanpak zijn, waarbij medewerkers van De Connectie na harmonisatie niet structureel gunstiger worden behandeld dan hun collega’s bij de gemeente Arnhem (of andersom). MENSELIJKE ASPECTEN VAN HARMONISATIE Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden is niet alleen een juridische en financiële aangelegenheid, maar heeft ook een grote impact op de medewerkers.

Het is cruciaal om psychologische veiligheid te waarborgen en medewerkers te betrekken in het proces, zodat onzekerheid en weerstand worden voorkomen. De gemeente Arnhem onderkent dat harmonisatie ook emotionele en organisatorische impact heeft. In alle communicatie en begeleiding wordt expliciet aandacht besteed aan transparantie, duidelijkheid en betrokkenheid. Leidinggevenden en P&O spelen een belangrijke rol in het begeleiden van medewerkers, het beantwoorden van vragen en het bieden van ondersteuning. VERVOLGSTAPPEN EN OVERGANGSPROTOCOL Gemeente Arnhem stelt voor om op korte termijn met De Connectie het gesprek aan te gaan over harmonisatie als gezamenlijk doel. Tegelijk wordt het LO met de vakbonden betrokken. In Q2 2025 vindt juridische toetsing plaats; het doel is om uiterlijk in Q3 2025 afspraken vast te leggen in een harmonisatieprotocol, als onderdeel van het bredere overgangsprotocol. 40

Deze aanpak geeft tijdige duidelijkheid aan medewerkers, bevordert gelijke behandeling en vergroot de kans op een soepele integratie van arbeidsvoorwaarden. 7.2.2

PERSONEELSDOSSIERS EN PERSONEELS- EN SALARISADMINISTRATIE

In het kader van de overgang van onderneming (OVO) per 1 januari 2026 moeten alle gegevens rondom personeel, zoals personeelsgegevens, personeelsdossiers, salarisgegevens en lopende verzuimdossiers (enzovoorts) van medewerkers van De Connectie zorgvuldig worden overgedragen aan de gemeente Arnhem. Daarbij moet worden voldaan aan de eisen van zowel de AVG als de Archiefwet. De gegevens en dossiers worden per 31 december 2025 administratief afgesloten en conform de Archiefwet gearchiveerd. Voor de overgang naar Arnhem wordt een geschoonde kopie van de noodzakelijke gegevens overgenomen, uitsluitend voor zover nodig voor de voortzetting van het dienstverband en de salarisverwerking. Lopende verzuimdossiers worden overgedragen, met inachtneming van privacywetgeving. Alleen het werkgeversdeel van het verzuimdossier wordt beschikbaar gesteld aan Arnhem; medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts. Er wordt een heldere overdrachtslijn en autorisatiestructuur ingericht, passend bij de nieuwe inrichting van de organisatie. Medewerkers worden tijdig geïnformeerd over de overdracht van hun gegevens, hun rechten en de waarborgen rond privacy en archivering. De precieze invulling en timing van deze overdracht worden nader uitgewerkt in een uitvoeringsscenario, waarbij zorgvuldigheid, transparantie en beheersbaarheid centraal staan. 7.2.3

WAT BETEKENT BOVENSTAANDE OVERGANG VOOR DE MEDEWERKER

CULTUUR De gemeente Arnhem erkent dat ondanks het formele ‘as-is’-karakter van de overgang, de integratie van werkculturen en samenwerking extra aandacht vraagt. Bij de inleiding van het hoofdstuk is al verwezen naar de twee culturen die samenkomen. Specifieke aandacht voor deze samensmelting is belangrijk. Wat willen we graag behouden maar natuurlijk vooral ook; wat willen we versterken? Om de integratie succesvol te laten verlopen zullen de volgende initiatieven genomen worden: •

Workshops en dialogen: organiseren van bijeenkomsten waarin medewerkers hun ervaringen kunnen delen en waarin de samenwerking en cultuur worden besproken.

•

Leiderschapstrainingen: Teamleiders en managers worden opgenomen in het leiderschapsprogramma van gemeente Arnhem, waar mogelijk al voor de invlechting van De Connectie.

•

Beide organisaties krijgen inzicht in elkaars manier van werken en onderlinge samenwerking. P&O gemeente Arnhem en HR De Connectie ontwikkelen graag gezamenlijk met de teams van Communicatie een cultuur- en onboardingprogramma om de sfeer en functionele samenwerking te bevorderen. De organisatiecultuur van De Connectie wordt gekenmerkt door korte lijnen, een sterke teamspirit en een focus op samenwerking. De cultuur binnen Arnhem daarentegen heeft een meer gelaagde structuur met complexere bestuurlijke verhoudingen. Het is essentieel om beide culturen op elkaar af te stemmen zonder de unieke kwaliteiten van De Connectie en gemeente Arnhem te verliezen.

•

Trainingen op het gebied van samenwerking en werken in een politieke organisatie: medewerkers worden meegenomen in hoe besluitvorming binnen de gemeente Arnhem plaatsvindt en hoe zij hierin hun rol kunnen pakken. 41

•

Individuele gesprekken voor medewerkers met specifieke behoeften: er wordt ruimte geboden voor persoonlijke begeleiding.

•

Evaluatie en monitoring: toekomstig medewerkers onderzoek, waarbij mogelijk extra aandacht gevraagd kan worden op de werkbeleving na de invlechting.

De medewerkers van De Connectie zijn van harte welkom bij de gemeente Arnhem en worden actief geïnformeerd over en tijdens deze overgang. Communicatie speelt hierin een sleutelrol. P&O vindt het belangrijk dat er goed gecommuniceerd wordt over de impact op dagelijkse werkzaamheden en de mogelijkheid te bieden om vragen of zorgen te bespreken. Daarnaast wordt er, daar staan we voor in de startblokken, geïnvesteerd in een onboardingprogramma, zodat medewerkers snel en effectief kunnen wennen aan hun nieuwe werkomgeving en werkprocessen. Arnhem hecht er waarde aan om een inclusieve en stimulerende werkomgeving te creëren waarin iedere medewerker zich gehoord en gewaardeerd voelt. POLITIEKE EN ORGANISATIECONTEXT De Connectie is straks onderdeel van gemeente Arnhem en krijgt daarmee te maken met politieke doelstellingen zoals diversiteit en inclusie, de reductie van inhuur en andere besluiten die van invloed zijn op de organisatie en bedrijfsvoering. Hoe de invlechting deze doelstellingen beïnvloedt, wordt meegenomen in analyses en monitoringinstrumenten zoals de Inclusiviteitsmonitor en organisatiecijfers rondom inhuur en de banenafspraak. Iedereen gaat ‘as-is’ over en per 1 januari 2026 zal kunnen worden geëvalueerd welke invloed dit heeft.

Om de integratie in lijn te brengen met de gemeentelijke doelstellingen, zullen bepaalde procedures, zoals die rondom werving en selectie en huisstijl worden afgestemd op de Arnhemse aanpak. Dit draagt bij aan een consistente toepassing van beleid binnen de gehele gemeentelijke organisatie en voorkomt versnippering binnen de bedrijfsvoering. De Connectie en Arnhem kennen een verschillende governance-structuur. We benadrukken dat de politiekbestuurlijke sturing van Arnhem leidend zal zijn, en dat de integratie van bedrijfsvoering wordt afgestemd op de bredere ambities van Arnhem. 7.2.4

MEDEZEGGENSCHAP

In afstemming met de ondernemingsraad wordt gekozen voor een model met geoormerkte OR-zetels voor zowel medewerkers van Arnhem als van De Connectie. Deze opzet geldt vanaf de overgangsdatum. Bij onvoldoende kandidaten mogen zetels onderling worden aangevuld. De definitieve samenstelling wordt vastgesteld in de OR-verkiezingen van begin 2026. De Connectie komt geen moment zonder medezeggenschap te zitten, dat is het uitgangspunt. 7.2.5

FUNCTIONELE SAMENWERKING

Bij de invlechting van De Connectie in de gemeente Arnhem is het uitgangspunt dat de bestaande functiestructuur en functiebeschrijvingen ‘as-is’ worden overgenomen. Dit betekent dat medewerkers hun functie, taken en verantwoordelijkheden in beginsel behouden, binnen de context van de Wet Overgang van Onderneming (OVO). Wel kan het voorkomen dat bepaalde taken, die specifiek verbonden zijn aan de voormalige zelfstandige entiteit De Connectie, komen te vervallen of worden aangepast. In dergelijke gevallen wordt samen met de medewerker en de leidinggevende bekeken hoe het takenpakket wordt herijkt, met als uitgangspunt behoud van functie en inzet op passende werkzaamheden. 42

Functionele samenwerking tussen medewerkers van De Connectie en Arnhem wordt actief bevorderd, bijvoorbeeld via gezamenlijke onboarding. Dit draagt bij aan een soepele integratie en borgt de continuïteit van dienstverlening aan inwoners en partners. BEDRIJFSBUREAU Het Bedrijfsbureau van De Connectie blijft als organisatieonderdeel bestaan binnen cluster De Connectie en wordt in zijn geheel overgenomen door de gemeente Arnhem. Dit betekent dat de inrichting, formatie en rollen binnen het Bedrijfsbureau in beginsel ‘as-is’ worden meegenomen in de invlechting. Binnen de gemeente Arnhem zijn deze bedrijfsvoering disciplines, zoals P&O, informatievoorziening, communicatie en financiën en control, ondergebracht in het cluster Bedrijfsvoering. In de nieuwe situatie vraagt dit om nauwe samenwerking en duidelijke werkafspraken tussen het Bedrijfsbureau van De Connectie en het Arnhemse cluster Bedrijfsvoering. Naast inhoudelijke verwantschap op deze terreinen is er ook sprake van een directe uitvoeringsrelatie. Functionele samenwerking tussen medewerkers van De Connectie en Arnhem wordt daarom actief gefaciliteerd. Tegelijkertijd wordt erkend dat bepaalde werkzaamheden kunnen wijzigen, bijvoorbeeld doordat De Connectie geen eigen financiële administratie, jaarrekening of fiscale en juridische zelfstandigheid meer heeft.

In dergelijke gevallen wordt in overleg bepaald hoe taken binnen het Bedrijfsbureau hierop worden aangepast, met behoud van rolzekerheid en inzet op passende werkzaamheden. Deze aanpak draagt bij aan een soepele integratie en borgt de continuïteit van dienstverlening aan inwoners en samenwerkingspartners. FUNCTIES DIE SLECHTS EENMAAL BELEGD KUNNEN WORDEN Ondanks het AS-IS-uitgangspunt zijn er binnen de invlechting enkele functies waarvoor geldt dat zij in de toekomstige organisatie slechts eenmaal formeel kunnen worden belegd. Deze functies zijn: Concerncontroller Zowel De Connectie als de gemeente Arnhem kennen momenteel een concerncontroller. Binnen de toekomstige structuur is er echter slechts ruimte voor één formele invulling van deze functie. Gezien de beoogde governance waarin Arnhem optreedt als gastheer van de centrumregeling, ligt het voor de hand dat de concerncontroller van gemeente Arnhem deze rol vervult binnen gemeente Arnhem. Onverminderd blijft het van belang dat de financiële en controlaspecten van (het cluster) De Connectie structureel en op zorgvuldige wijze worden geborgd binnen de organisatie van gemeente Arnhem. Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad (OR) In de toekomstige situatie wordt toegewerkt naar één integrale medezeggenschapsstructuur onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Arnhem.

De rol van ambtelijk secretaris OR is een ondersteunende functie namens de organisatie, en kan binnen de nieuwe structuur slechts eenmaal worden belegd. Het beleggen van deze functie vraagt om een zorgvuldige afweging. Functionaris gegevensbescherming (FG) Een organisatie kan slechts één FG hebben die wordt aangemeld bij de AP, wel kan sprake zijn van plaatsvervangers. De functie van de FG wordt bij De Connectie momenteel ingevuld door een externe inhuurkracht. Dit contract loopt voor 1 januari 2026 af. Bij deze en vergelijkbare situaties, zoals functies die slechts eenmaal kunnen worden belegd, is het van belang dat zorgvuldige afwegingen worden gemaakt in samenwerking met de betrokken medewerker(s), leidinggevenden, P&O en juridische adviseurs. Het juridische uitgangspunt volgens de Wet Overgang van 43

Onderneming (OVO) is dat functies en arbeidsvoorwaarden in beginsel worden behouden, tenzij sprake is van een objectieve organisatorische noodzaak tot wijziging. Daar waar functies wijzigen of komen te vervallen, geldt een inspanningsverplichting tot herplaatsing. Dit betekent dat de organisatie zich inzet om de betrokken medewerker passend ander werk te bieden binnen de organisatie. Deze verplichting wordt nader uitgewerkt in het overgangsprotocol, met inachtneming van de cao, de OVO-wetgeving en het overleg met medezeggenschap en vakbonden. Let op: over de uiteindelijke positionering en invulling van deze functies (concerncontroller, secretaris OR en FG) vindt nog overleg plaats met het lokaal overleg (LO). Definitieve besluitvorming volgt na dit overleg. 7.2.6