DOC - 20250613 Invlechtingsplan De Connectie v1.0 DEF (3)

Invlechtingsplan Invlechting van De Connectie in de gemeentelijke organisatie Arnhem

V1.0

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave ........................................................................................................................................................ 2 Leeswijzer ................................................................................................................................................................ 6 Samenvatting .......................................................................................................................................................... 6 1

2

3

4

5

6

Aanleiding ..................................................................................................................................................... 10 1.1

Ontstaan van De Connectie ............................................................................................................... 10

1.2

Veranderende wensen en ambities ................................................................................................... 10

1.3

Voordelen van de nieuwe structuur van samenwerking ................................................................... 10

Opdracht....................................................................................................................................................... 11 2.1

Invlechtingsplan en businesscase ...................................................................................................... 11

2.2

Uitgangspunten bij het schrijven ....................................................................................................... 11

2.3

Afbakening van de opdracht .............................................................................................................. 11

2.4

Relatie met omvormingsplan ............................................................................................................. 11

2.5

Projectorganisatie .............................................................................................................................. 11

De juridische vorm ....................................................................................................................................... 13 3.1

De Connectie is een bedrijfsvoeringsorganisatie ............................................................................... 13

3.2

De Connectie wordt een enkelvoudige centrumregeling .................................................................. 13

3.3

Omvorming ........................................................................................................................................ 13

Wat is ‘as-is’? ................................................................................................................................................ 15 4.1

Uitzondering op de ‘as-is’ (MAS en bodes) ........................................................................................ 16

4.2

Organogram De Connectie ................................................................................................................. 17

4.3

Formatie ............................................................................................................................................. 17

4.3.1

Bezetting en Formatie De Connectie............................................................................................. 17

4.3.2

Formatie Gemeente Arnhem ........................................................................................................ 18

Positionering en invlechting ......................................................................................................................... 19 5.1

Organogram Gemeente Arnhem begin 2025 ..................................................................................... 19

5.2

Organogram na inpassing .................................................................................................................. 20

5.3

Mandaat directeur ............................................................................................................................. 20

5.4

Uitvoering versus Beleid .................................................................................................................... 21

5.5

Bedrijfsbureau .................................................................................................................................... 22

Besturing ...................................................................................................................................................... 24 6.1.1

Algemeen ...................................................................................................................................... 24

6.1.2

Beleidsverantwoordelijkheid ........................................................................................................ 24

6.1.3

Aandachtsgebieden voor besturing .............................................................................................. 24

2

7

6.1.4

Gevolgen van de invlechting op de besturing ............................................................................... 25

6.1.5

Leidende principes voor de besturing ........................................................................................... 25

6.1.6

Besturingsmodel ........................................................................................................................... 27

Bedrijfsvoering ............................................................................................................................................. 29 7.1

Juridische aandachtspunten bij invlechting ....................................................................................... 29

7.1.1

Rechtsvorm ................................................................................................................................... 29

7.1.2

Mandaat ........................................................................................................................................ 31

7.1.3

Aanbestedingsrecht ...................................................................................................................... 33

7.1.4

Wet markt en overheid ................................................................................................................. 34

7.1.5

Overname van overeenkomsten ................................................................................................... 35

7.1.6

Privacy ........................................................................................................................................... 36

7.1.7

Belastingen .................................................................................................................................... 37

7.2

Personeel en organisatie .................................................................................................................... 37

7.2.1

overgang van onderneming en harmonisatie ............................................................................... 38

7.2.2

Personeelsdossiers en personeels- en salarisadministratie .......................................................... 41

7.2.3

Wat betekent bovenstaande overgang voor de medewerker ...................................................... 41

7.2.4

Medezeggenschap......................................................................................................................... 42

7.2.5

Functionele samenwerking ........................................................................................................... 42

7.2.6

Functiehuis en functieprofielen .................................................................................................... 44

7.2.7

Verzuim, verlof en IKB ................................................................................................................... 45

7.2.8

Contracten derden P&O ................................................................................................................ 46

7.3

Financiën bedrijfsvoering ................................................................................................................... 47

7.3.1

Balans ............................................................................................................................................ 47

7.3.2

Documenten P&C-cyclus ............................................................................................................... 47

7.3.3

Accountant .................................................................................................................................... 47

7.3.4

Kaders en richtlijnen...................................................................................................................... 48

7.3.5

Fiscaliteiten ................................................................................................................................... 48

7.3.6

Aanbesteding financieel pakket (Unit 4) ....................................................................................... 50

7.4

ICT – Informatievoorziening ............................................................................................................... 50

7.4.1

Afstemming visie en beleid ........................................................................................................... 50

7.4.2

Projectportfolio management/ projectportfolio proces ............................................................... 51

7.4.3

Informatieveiligheid & Privacy ...................................................................................................... 51

7.4.4

Migraties en wijzigingen ................................................................................................................ 51

7.4.5

Archieven (informatiebeheer) ....................................................................................................... 53

7.5

Communicatie .................................................................................................................................... 55 3

7.5.1 7.6

8

9

Huisvesting en faciliteiten .................................................................................................................. 56

7.6.1

Locatie en inrichting ...................................................................................................................... 56

7.6.2

Beheer & onderhoud ..................................................................................................................... 56

7.6.3

Vervoersmiddelen ......................................................................................................................... 57

7.6.4

Praktische zaken ............................................................................................................................ 57

Dienstverlening ............................................................................................................................................ 58 8.1

Algemeen ........................................................................................................................................... 58

8.2

Basisdienstverlening (WAT) ............................................................................................................... 59

8.2.1

Producten- en diensten catalogus................................................................................................. 59

8.2.2

Meerwerkovereenkomst ............................................................................................................... 60

8.2.3

Maatwerk ...................................................................................................................................... 60

8.2.4

Dossier Afspraken en Procedures (DAP) ....................................................................................... 60

8.2.5

Monitoring kwaliteit en performance ........................................................................................... 60

8.2.6

Wijzigingen in de basisdienstverlening ......................................................................................... 62

8.2.7

Contractmanagement en monitoring ........................................................................................... 62

8.2.8

Organisatie basisdienstverlening .................................................................................................. 63

8.2.9

Overlegstructuur ........................................................................................................................... 64

8.2.10

Escalatieproces ......................................................................................................................... 64

8.2.11

Dienstverlening aan derden ..................................................................................................... 65

Financiën en risicoanalyse ............................................................................................................................ 66 9.1

Algemeen ........................................................................................................................................... 66

9.2

Bedrijfsvoering ................................................................................................................................... 66

9.3

Dienstverlening .................................................................................................................................. 66

9.3.1

Algemeen ...................................................................................................................................... 66

9.3.2

Kostprijsmodel .............................................................................................................................. 67

9.3.3

Werkafspraken Kostprijsmodel ..................................................................................................... 68

9.3.4

Rapportage .................................................................................................................................... 70

9.3.5

Meer- en minder werk .................................................................................................................. 70

9.3.6

Maatwerkovereenkomst ............................................................................................................... 70

9.3.7

Projecten ....................................................................................................................................... 70

9.3.8

Uittreding ...................................................................................................................................... 71

9.4 10

De gevolgen van de omvorming voor de communicatie ............................................................... 55

Risicoanalyse ...................................................................................................................................... 71

Planning ........................................................................................................................................................ 74 10.1

Bestuurlijk proces............................................................................................................................... 74 4

10.2

Adviesaanvraag en advies OR ............................................................................................................ 75

Bijlagen .................................................................................................................................................................. 76

5

LEESWIJZER In oktober 2024 spraken de eigenaren van De Connectie – de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden – de intentie uit om de bedrijfsvoeringsorganisatie om te vormen en in te vlechten in de gemeentelijke organisatie van Arnhem. In dit invlechtingsplan staat beschreven wat de invlechting van De Connectie betekent voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden, en voor andere afnemers en partners. Het plan beschrijft welke keuzes gemaakt zijn en welke acties nodig zijn om een geruisloze overgang te realiseren, met behoud van dienstverlening én samenwerking. Samen met het omvormingsplan en de businesscase, is het invlechtingsplan, één van de documenten waarop het definitieve besluit over de invlechting wordt gebaseerd. SAMENVATTING De samenwerking wordt gecontinueerd op een manier die past bij de huidige en toekomstige uitdagingen met de onderstaande doelstellingen: 1. 2.

Meer slagkracht en flexibiliteit Evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid

"Samen met ruimte voor inbreng, afstemming en keuze" is een belangrijk principe voor de samenwerking van de 3 gemeenten. De strategische ontwikkeling en koers zullen met inbreng van de gemeenten worden afgestemd en vormgegeven: Meer slagkracht en flexibiliteit om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en opgaven die op de gemeenten afkomen. De gemeente Arnhem wordt enig eigenaar van De Connectie in plaats van 3 gemeenten. Op grond hiervan is zij eindverantwoordelijk en autonoom in besturing met besluitvorming op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening aan de gemeente Rheden en Renkum. Daarnaast wordt een evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid, inclusief samenhangende instandhoudingskosten die door de gemeente Arnhem worden betaald, gerealiseerd. De omvorming en invlechting krijgt vorm op een drietal aandachtsgebieden: 1. 2. 3.

Tot stand brengen van de nieuwe gemeenschappelijke regeling, de enkelvoudige centrumregeling Invlechten in de gemeente Arnhem met impact op de bedrijfsvoering Inrichten dienstverlening aan de gemeenten Rheden en Renkum

De omvorming vindt plaats op basis van het ‘as-is’-principe. Dit houdt in dat De Connectie in zijn geheel en ongedeeld overgaat naar de gemeente Arnhem met behoud van de huidige inrichting, werkwijzen, contracten, systemen, cultuur en arbeidsvoorwaarden. De dienstverlening aan de gemeenten Rheden en Renkum vindt eveneens ‘as-is’ plaats. Het uitgangspunt is daarmee gericht op continuïteit voor medewerkers, afnemers en dienstverlening. Nieuwe gemeenschappelijke regeling De bedrijfsvoeringsorganisatie( BVO) wordt omgevormd tot een enkelvoudige centrumregeling (ECR). Er is een nieuwe Centrumregeling opgesteld in samenwerking en afstemming met de gemeenten Renkum en Rheden. Dit is de overkoepelende regeling die ook voor zienswijze aangeboden zal worden aan de raden. In deze 6

regeling zijn afspraken vastgelegd ten aanzien van belang, taken en bevoegdheden, overleg, informatie en verantwoording, geschillen, wijziging, toetreding en uittreding. De concept Centrumregeling is separaat beschikbaar. Onderliggende overeenkomsten waar de ECR naar verwijst zoals de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO) en de Producten- en diensten catalogus zijn eveneens in concept uitgewerkt en afgestemd. Invlechting in de organisatie van de gemeente Arnhem De Connectie wordt als geheel en onverdeeld (inclusief Bedrijfsbureau en MAS (Managementsupport) medewerkers van de Gemeente Arnhem en Connectie) als cluster geplaatst in de organisatie van de gemeente Arnhem per 1 januari 2026. Het cluster De Connectie valt onder de verantwoordelijkheid van de concerndirecteur die verantwoordelijk is voor bedrijfsvoering. De directeur van De Connectie krijgt daarmee eenzelfde rol als de clustermanagers van de gemeente Arnhem. Medewerker van het Bedrijfsbureau van De Connectie maken onderdeel van het cluster zolang de gemeente Arnhem diensten verleent aan de gemeenten Rheden en Renkum.

De functionele samenwerking tussen het cluster Bedrijfsvoering van de gemeente Arnhem en het cluster De Connectie wordt georganiseerd op het gebied van financiën, harmonisatie bedrijfsvoeringbeleid, afstemming beleid en uitvoering dienstverlening Bedrijfsvoering Juridisch: De juridische omvorming is getoetst aan de geldende wetgeving die van toepassing is. Mandaten zijn beoordeeld en worden afgestemd op de nieuwe situatie. Alle contracten die overgenomen worden zijn in beeld en laten geen bijzonderheden zien. Doordat de gemeente Arnhem de rol van De Connectie overneemt, zullen er wijzigingen zijn in de verwerkingsverantwoordelijkheden. Bij sommige verwerkingen, zoals bijvoorbeeld de FA en de PSA zal de gemeente Arnhem verwerker worden voor de gemeente Rheden en Renkum. Dit moet worden afgehecht met verwerkingsovereenkomsten. Personeel en organisatie: Alle rechten en verplichtingen uit de bestaande arbeidsovereenkomsten worden overgenomen. Ook inhuurkrachten, stagiaires en medewerkers met tijdelijke contracten worden volgens de bestaande afspraken overgenomen. Op het gebied van arbeidsvoorwaarden is een volledige analyse gedaan voor zowel de CAO als de Personeelsregelingen. De analyse en verschillen zijn gedeeld met Lokaal overleg en OR. Scenario’s in relatie tot harmonisatie worden besproken en afgestemd met de vakbonden.

Voor de overgang is conform het overeengekomen Sociaal Statuut een concept-overgangsprotocol opgesteld. Deze is onderwerp van gesprek met de vakbonden. We behouden de goede culturen en werken aan integratie van werkculturen die de samenwerking ten goede komt. Hier wordt een specifiek programma op uitgewerkt. Financiën: In de nieuwe situatie kent De Connectie geen eigen begroting en jaarrekening meer. De begroting en jaarrekening van De Connectie worden dan opgenomen in de P&C-cyclus van de gemeente Arnhem. Immers zij maken als cluster onderdeel uit van de gemeente Arnhem. Dat betekent dat de kaders en richtlijnen van de gemeente Arnhem worden gevolgd en dat de financiële verantwoording en rapportage onder de eindverantwoordelijkheid van de afdeling Financiën van de gemeente Arnhem valt. Hier wordt op afgestemd. De afnemende gemeenten dragen conform de DVO (Dienstverleningsovereenkomst) gemaakte afspraak periodiek bij aan de kosten van de diensten die worden geleverd. Met de gemeenten Renkum en Rheden zijn hierover afspraken gemaakt. 7

ICT- Informatievoorziening: In de nieuwe situatie is een informatiestrategie en aansluitende ICT-strategie noodzakelijk. Strategieën waarbij harmonisatie geen doel op zich is, maar dat slimme dienstverlening faciliteert. Strategieën waar we inzetten op innovatieambities zonder de “grenzen” die we nu ervaren. De huidige regionale visie en strategie zal omgezet worden naar een heldere en uniforme Informatie- en ICTstrategie voor 2026-20230. Alle ontwikkelingen en het programma rondom informatiebeveiliging en privacy (IB&P) blijven tijdens en na de invlechting doorlopen. Uitwerking van inrichting systemen en migraties van data vinden plaats. Denk onder andere aan digitale werkplek, officeomgeving, personeelsadministratie en financiële administratie. Ook worden maatregelen getroffen in relatie tot beheer en zorg voor het archief. Communicatie: Met het oog op de continuïteit van de dienstverlening en het feit dat er sprake is van overgang van onderneming gaat het merk De Connectie mee over bij de invlechting. Want een naam en een huisstijl (het merk) zijn niet cosmetisch, maar belangrijk voor herkenbaarheid, vertrouwen en verbondenheid. Naar medewerkers, klanten en andere partners en relaties.

Voor de communicatie tijdens het project is er een dynamisch communicatieplan Dienstverlening De dienstverlening aan de gemeenten is ‘as-is’ vastgelegd in de producten- en dienstencatalogus (PDC). De geldende PDC is opnieuw bezien door de demand- en supply-organisatie van de gemeenten. Per 1 juli 2025 zal de nieuwe PDC vastgesteld zijn. Deze is aangescherpt op volledigheid, duidelijkheid en juistheid conform de afgesproken situatie. De PDC is in concept separaat beschikbaar. Basisdienstverlening: De basisdienstverlening is vastgelegd in de PDC. De werkwijze met de bijbehorende afspraken zijn beschreven en afgestemd met de gemeenten. Deze zijn in zowel het invlechtingsplan als in de businesscase opgenomen. Vervolgens zijn de afspraken en de werkwijze vastgelegd en worden uitgewerkt in de concept dienstverleningsovereenkomsten. Deze is in concept separaat beschikbaar. Innovatie en ontwikkeling: Om de ambitie om toekomstige uitdagingen het hoofd te blijven bieden, daarbij elkaar de ruimte bieden om zelf keuzes te maken in ontwikkelingen en innovatie, blijven we standaardiseren op standaard dienstverlening, willen we slagkracht en flexibiliteit te vergroten, en de mogelijkheden hebben om gezamenlijk de vruchten te plukken. Heldere leidende en richtinggevende uitspraken (principes) zijn besproken en afgestemd voor verder uitwerking van het besturingsmodel.

Het besturingsmodel (Governance) wordt voor 1 november 2025 gezamenlijk afgestemd en vastgesteld. Vormgeven van strategische roadmaps voor de toekomst zijn van belang. Financiën De Meerjarenprogrammabegroting 2025-2028 (MJPB 2025-2028) van De Connectie is als uitgangspunt gebruikt. De MJPB 2025-2028 presenteert een overzicht van de plannen voor de komende jaren. Het kostprijsmodel zal gehanteerd worden en dat houdt in dat kosten tot stand komen, op basis van de vastgestelde leveringseenheden, door Productprijs x Leveringsaantallen. Hiermee wordt niet langer de lumpsummethodiek gehanteerd voor de kostenverrekening. Aanvullend zijn afspraken tussen de gemeenten gemaakt. De instandhoudingskosten van De Connectie komen voor rekening van de gemeente Arnhem. Risicoanalyse Voor de omvorming is zowel vanuit het perspectief van Arnhem en De Connectie als vanuit het perspectief van de gemeenten Rheden en Renkum een risicoanalyse gemaakt. De matrices met de belangrijkste risico’s zijn toegevoegd in het Invlechtingsplan. Vooralsnog zijn of worden op alle geïdentificeerde risico’s compenserende maatregelen getroffen die de onzekerheid verkleinen. 8

Medezeggenschap De medezeggenschap is nauw betrokken bij de aanloop en voorbereiding inzake de omvorming van De Connectie. We stemmen af op het proces en er vindt proactieve constructieve samenwerking plaats. De ondernemingsraden van de gemeente Arnhem en De Connectie brengen beiden advies uit op de invlechting van De Connectie bij de gemeente Arnhem. De OR van de gemeente Renkum en Rheden zal ook om advies gevraagd worden inzake het voornemen van omvorming en wijziging van belang. De adviezen worden toegevoegd aan het collegevoorstel en het raadsvoorstel van de betreffende gemeenten. Planning De doelstelling is om de omvorming en de invlechting met ingang van 1 januari 2026 te realiseren. Op 24 juni 2025 zal het collegevoorstel inzake de omvorming en invlechting van De Connectie met de opgeleverde stukken ter besluitvorming worden voorgelegd aan de colleges in alle drie gemeenten. Na positieve besluitvorming zal doorgeleiding naar de raden plaatsvinden. Naar verwachting zullen deze in september worden geagendeerd. Lokaal overleg Er is een sociaal statuut overeengekomen met de vakbonden. Bij Overgang van Onderneming wordt er een overgangsprotocol opgesteld. Het overgangsprotocol wordt overeengekomen door de huidige werkgever (De Connectie), het Lokaal Overleg, de opvolgend werkgever (gemeente Arnhem) en de betrokken vakbonden.

De gemeente Arnhem en De Connectie zijn in gesprek met Lokaal Overleg inzake het overgangsprotocol. Voor meer informatie zie P&O paragraaf 7.2.1. Zolang de gesprekken met Lokaal Overleg niet zijn afgerond en niet alles is afgestemd moeten wij een voorbehoud maken. Pas als alles afgestemd is kunnen we definitief beschrijven wat de afspraken zijn.

9

1

AANLEIDING

1.1

ONTSTAAN VAN DE CONNECTIE

De Connectie is in 2017 voortgekomen uit een gezamenlijke behoefte van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden om de krachten te bundelen op het gebied van bedrijfsvoering. Sindsdien voorziet De Connectie in beleid neutrale, ondersteunende processen en uitvoeringstaken op het gebied van Informatie- en communicatietechnologie (ICT), Facilitaire zaken, Belastingen en basisregistraties, Personeels- en salarisadministratie (PSA), Financiële administratie (FA), Inkoop en aanbesteding, Managementsupport (MAS), Frontoffice en Documentaire informatievoorziening (DIV). 1.2

VERANDERENDE WENSEN EN AMBITIES

De deelnemende gemeenten zijn tevreden over het werk van De Connectie, maar constateren dat de huidige samenwerkingsvorm tegen haar grenzen aanloopt. Qua ambities, handelingssnelheid en kostenverdeling. De gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden erkennen dat verdere uniformering, met name van gemeentelijke processen, cruciaal is voor de noodzakelijke doorontwikkeling en een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Dit vraagt echter om meer grip en regie. De gemeenten concluderen dat hiervoor een ander ‘governancemodel' beter passend is. Daarnaast erkennen de gemeenten het gezamenlijke publieke belang van samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en belastingen. De samenwerking wordt daarom gecontinueerd, maar krijgt een andere juridische vorm. In het najaar van 2024 namen de colleges van Arnhem, Renkum en Rheden daarom het intentiebesluit om De Connectie om te vormen. Van de huidige Wgrbedrijfsvoeringsorganisatie naar een ‘hostingsmodel’ met één gastheergemeente (Arnhem) en twee gastgemeenten (Renkum en Rheden). 1.3

VOORDELEN VAN DE NIEUWE STRUCTUUR VAN SAMENWERKING

Op deze manier wordt de samenwerking gecontinueerd op een manier die beter past bij de huidige en toekomstige uitdagingen. Concreet biedt de nieuwe vorm: Meer slagkracht en flexibiliteit om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en opgaven die op de gemeenten afkomen. De gemeente Arnhem kan zo de regierol invullen op inhoud en tempo en op deze manier bijdragen aan de ontwikkelkracht van de buurgemeenten. De gemeente Arnhem wordt enig eigenaar van De Connectie in plaats van 3 gemeenten. Op grond hiervan is zij eindverantwoordelijk en autonoom in besturing met besluitvorming op het gebied van bedrijfsvoering en dienstverlening. "Samen met ruimte voor inbreng, afstemming en keuze" is een belangrijk principe voor de samenwerking van de 3 gemeenten. De strategische ontwikkeling en koers zullen met inbreng van de gemeenten worden afgestemd en vormgegeven. Een evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid, inclusief samenhangende instandhoudingskosten die door de gemeente Arnhem worden betaald. De gastgemeenten betalen de gastheer een prijs voor de dienstverlening die gebaseerd is op de kostprijs van de door hen afgenomen diensten. Het doet beter recht aan de verhoudingen tussen een grote stad, die toch al instandhoudingskosten heeft, en buurgemeenten met een substantieel kleinere organisatieomvang.

10

2

OPDRACHT

2.1

INVLECHTINGSPLAN EN BUSINESSCASE

Naar aanleiding van het intentiebesluit (collegebesluiten van oktober 2024) om De Connectie om te vormen is afgesproken dat de gemeente Arnhem een invlechtingsplan maakt. Hierin komt te staan wat er onderzocht en geregeld moet worden om als Arnhem straks op een goede manier de taken van De Connectie over te nemen. Daarbij wordt ook gekeken naar wat de gemeente Arnhem nodig heeft van de gastgemeenten, zoals bijvoorbeeld bijpassende mandaten. Daarnaast wordt een businesscase opgesteld in opdracht van de drie gemeenten, waarbij de gemeente Arnhem penvoerder is. Hierin staat per betrokken partij wat de gevolgen zijn van de omvorming van De Connectie. 2.2

UITGANGSPUNTEN BIJ HET SCHRIJVEN

Bij het schrijven van het invlechtingsplan (en de businesscase) zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • • • • •

2.3

Continuïteit van dienstverlening staat voorop. De taken, de organisatie en het personeel van De Connectie gaan geheel en onverdeeld over naar de gemeente Arnhem. We noemen dat ‘as-is’. Er is sprake van ‘overgang van onderneming’. Gemeente Arnhem wordt eigenaar en gastorganisatie. De gemeente Renkum en Rheden, afnemer/gast. Voor wat betreft de motieven geldt nog steeds dat de doelen van De Connectie zijn gericht op Kosten, Kwaliteit, Kwetsbaarheid, Kansen en Klant. AFBAKENING VAN DE OPDRACHT

Het invlechtingsplan richt zich niet op: • • •

2.4

Inhoudelijke visie- en strategieontwikkeling op de werkvelden van dienstverlening; Ontwikkelingen na 1 januari 2026; Dit wordt in samenwerking met de Connectie en de bedrijfsvoeringsafdelingen van de gemeente Arnhem opgepakt. Detailuitwerking van alle acties nodig voor de invlechting. De detailuitwerking vindt plaats in het op te stellen uitvoeringsplan. RELATIE MET OMVORMINGSPLAN

Naast dit invlechtingsplan is er door De Connectie een omvormingsplan gemaakt. Daarin staat wat er vanuit de kant van De Connectie bekeken en geregeld moet worden om de omvorming plaats te kunnen laten vinden. De inhoud van het omvormingsplan is meegenomen bij het maken van dit invlechtingsplan. 2.5

PROJECTORGANISATIE

Bij de planvorming, besluitvorming en omvorming van De Connectie zijn verschillende partijen betrokken. Bestuurlijk en ambtelijk. In onderstaande schema's is te zien hoe al die verschillende verantwoordelijkheden en perspectieven zijn georganiseerd in een projectorganisatie.

11

Voor het schrijven van het invlechtingsplan is een ambtelijk kernteam (medewerkers van de gemeente Arnhem) en een kernteam plus gevormd (medewerkers Arnhem en De Connectie). Waar nodig zijn uiteraard de medewerkers van de gemeenten Renkum en Rheden betrokken.

(A) = medewerker gemeente Arnhem. (C) = medewerker De Connectie.

12

3

DE JURIDISCHE VORM

Zoals eerder is aangegeven is in het intentiebesluit besloten dat De Connectie een ‘enkelvoudige centrumregeling’ wordt. 3.1

DE CONNECTIE IS EEN BEDRIJFSVOERINGSORGANISATIE

Bij de oprichting van de Intergemeentelijke Uitvoeringsorganisatie, tegenwoordig bekend als De Connectie, kozen de colleges van Arnhem, Renkum en Rheden voor een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een Bedrijfsvoeringsorganisatie (hierna: BVO). Dit was destijds een nieuw soort regeling op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) die uitsluitend kan worden getroffen ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende, processen en van (beleid neutrale) uitvoeringstaken. De BVO heeft rechtspersoonlijkheid en kent een bestuur. 3.2

DE CONNECTIE WORDT EEN ENKELVOUDIGE CENTRUMREGELING

In het intentiebesluit tot omvorming van De Connectie erkennen de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden dat verdere uniformering, met name van gemeentelijke processen (dus bij de opdrachtgevers zelf), cruciaal is voor de noodzakelijke doorontwikkeling en een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Om dit te kunnen bereiken heeft men geconstateerd dat dit om meer grip en regie op deze uniformering vraagt. De conclusie die de colleges trokken is dat hiervoor een ander governance-model beter passend is. Voorts erkennen de gemeenten het gezamenlijk publiek belang voor de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en belastingen. De samenwerking wordt derhalve gecontinueerd, maar krijgt een andere juridische vorm. Er is gekeken naar de verschillende samenwerkingsvormen die de Wet gemeenschappelijke regelingen kent. De gemeenten hebben vanuit die analyse de intentie uitgesproken om de huidige samenwerkingsvorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie in het kader van de Wgr met gedeeld eigenaarschap van De Connectie om te vormen naar een hostingsmodel (enkelvoudige centrumregeling). De intentie is uitgesproken dat de gemeente Arnhem eigenaar en gastheer van De Connectie wordt en de gemeenten Renkum en Rheden afnemer/gast. Daarmee wordt de samenwerkingsvorm ‘lichter’ gemaakt, met een verschuiving van verantwoordelijkheid en risico naar één gemeente, in dit geval de gemeente Arnhem.

De gemeenten Renkum en Rheden nemen diensten af op basis van een dienstverleningsovereenkomst waarbij producten en kosten in onderling overleg worden bepaald. Als zekerheid voor de gastheergemeente Arnhem worden hierover meerjarige afspraken gemaakt en vastgelegd in de DVO. Jaarlijks worden keuzes en afspraken gemaakt over afname van diensten. Omdat de gemeente Arnhem de gastheer wordt, wordt De Connectie ingevlochten in de organisatiestructuur van de gemeente Arnhem. Een belangrijk verschil is dat De Connectie na invlechting geen eigen rechtspersoonlijkheid meer kent, maar onderdeel is van de rechtspersoon gemeente Arnhem (ook financieel). 3.3

OMVORMING

Juridisch/financieel is gekeken of de bedrijfsvoeringsorganisatie via een wijzigingsbesluit kan worden omgevormd tot een centrumregeling, óf dat de centrumregeling en de bedrijfsvoeringsorganisatie korte tijd naast elkaar blijven bestaan. Omdat de centrumconstructie geen eigen rechtspersoonlijkheid kent, is het vanwege de juridische en financiële afhechting van de rechtspersoon van de huidige gemeenschappelijke regeling (BVO) van belang deze rechtspersoon (BVO) nog enige tijd in de lucht te houden. In overleg met de accountant wordt bij het 13

voorontwerp van de centrumregeling voorgesteld dat er apart een centrumregeling (ECR) wordt opgericht. Nadat alle formaliteiten zijn afgehandeld, zoals bijvoorbeeld de jaarrekening en het jaarverslag van 2025, kan de huidige juridische entiteit worden opgeheven.

14

4

WAT IS ‘AS-IS’?

De invlechting van De Connectie in de gemeente Arnhem vindt formeel plaats op basis van het ‘as-is’-principe. Dit houdt in dat De Connectie in zijn geheel en ongedeeld overgaat met behoud van de huidige inrichting, werkwijzen, contracten, systemen, cultuur en arbeidsvoorwaarden. Het uitgangspunt is daarmee gericht op continuïteit voor medewerkers, afnemers en dienstverlening. Tegelijk erkent dit invlechtingsplan dat de overgang op onderdelen onvermijdelijk leidt tot situaties waarin afstemming, integratie of harmonisatie nodig is. Denk hierbij aan de aansluiting op Arnhemse bestuurlijke structuren, financiële verantwoording en strategische kaders. Dit plan benoemt daarom expliciet dat het ‘as-is’uitgangspunt leidend is, én waar integratie wenselijk of noodzakelijk is om de werking van de organisatie als geheel te borgen Het ‘as-is’-principe is conform de afspraak het leidende principe voor de invlechting en interpreteren wij als volgt: Organisatie • • • • • •

De Connectie gaat in zijn geheel over van een bedrijfsvoering organisatie naar een Enkelvoudige Centrum Regeling; De inrichting van de organisatie gaat ongewijzigd over; Systemen, werkwijzen, contracten en voorwaardenscheppende aspecten zoals huisvesting en ondersteunende diensten worden overgenomen en blijven behouden; De Connectie wordt opgenomen als organisatie-eenheid in de organisatie van de gemeente Arnhem; Met behoud van het merk De Connectie, de interne cultuur en goede samenwerking binnen de Connectie; Met behoud van de bevoegdheden van de nu aanwezige mandaten, machtigingen, volmachten en aanwijzingen.

Dienstverlening • •

•

De continuïteit van de dienstverlening naar de afnemers, de gemeenten Renkum, Rheden en Arnhem blijft geborgd; Afnemers blijven de huidige producten en diensten afnemen conform de geldende PDC vanaf 2026 en daarna. Over wijziging van afname van dienstverlening of uittreding uit de samenwerking worden afspraken gemaakt (rechten en plichten worden onder meer geregeld in de centrumregeling en het gevestigde alleenrecht); De huidige dienstverlening vindt plaats conform de DVO’s en de Producten en diensten catalogus (PDC).

Medewerkers • •

Medewerkers komen in dienst van de gemeente Arnhem. Vaste en tijdelijke contracten worden gerespecteerd; Alle lopende inhuurovereenkomsten van De Connectie worden op 1 januari 2026 één op één overgenomen door de gemeente Arnhem, tenzij deze voor die datum aflopen of expliciet zijn uitgezonderd. In Q3/Q4 2025 wordt een definitieve lijst vastgesteld. Hierbij wordt tevens gekeken in hoeverre de bestaande inhuurovereenkomsten vallen binnen de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA). Mocht dit niet het geval zijn, dan worden hier tijdig maatregelen opgenomen (beëindigen, aanpassen of risico’s managen);

15

•

Gemeente Arnhem handelt conform regels en voorwaarden uit de Wet overgang van onderneming. Dat wil zeggen dat voor de medewerkers de rechtpositie met de bijbehorende arbeidsvoorwaarden overgenomen en geborgd worden. Van overgang van de onderneming is sprake, wanneer de overnemer (de gemeente Arnhem) is te zien als de voortzetter van de onderneming (De Connectie), omdat deze dezelfde of vergelijkbare activiteiten gaat ontplooien. Dit staat verder uitgewerkt in paragraaf 6b.1 waar juridische aandachtspunten en die van personeel en organisatie staan vermeld.

4.1

UITZONDERING OP DE ‘AS -IS’ (MAS EN BODES)

Met het intentiebesluit is besloten dat de taken, de organisatie en het personeel geheel en ongedeeld ‘as-is’ overgaan van De Connectie naar de gemeente Arnhem. Er is sprake van overgang van onderneming. Op dit uitgangspunt is een uitzondering gemaakt voor een aantal medewerkers. De dienstverlening op het gebied van Management Support wordt niet ‘as-is’ overgenomen, gegeven het afzonderlijke besluitvormingsproces dat hierop loopt. Uitgangspunt voor Management Support was in het intentiebesluit dat de managementassistenten decentraal worden geplaatst. In de onderstaande tabel is weergegeven hoeveel medewerkers voor MAS werken en voor welke gemeente zij werken.

Arnhem Aantal medewerkers

Rheden

Renkum

Connectie

Totaal

54

8

4

7

73

Aantal fte

44,87

5,72

2,89

5,78

59,26

Waarvan Inhuur

1,78

0,89

Bij de invlechting van De Connectie op 1 januari 2026 is het noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke eisen ten aanzien van overgang van onderneming. Gelet op de gewenste uitzondering voor het Management Support en de bodes heeft er aanvullende juridische toetsing plaatsgevonden. Zowel wetgeving als jurisprudentie laten zien dat in het belang van de medewerkers de invlechting van De Connectie en de organisatiewijziging voor MAS op de beoogde datum van 1 januari 2026 niet samen kan gaan. Omdat de gemeenten Renkum en Rheden hebben aangegeven dat het zeer wenselijk is om de medewerkers voor Management Support en bodes over te nemen en in dienst te laten treden bij de gemeenten, is een nieuw uitgangspunt geformuleerd. Medewerkers van Management Support en bodes die in de gemeenten Renkum en Rheden werken, mogen op basis van vrijwilligheid per 1 juli 2025 overgaan naar deze gemeenten. Zij gaan ook over op grond van de beschermingsbepalingen van ‘overgang van onderneming’ en behouden daarbij hun salaris en anciënniteit. De betreffende wettelijke regels bieden deze bescherming op grond van een overeenkomst. De besluitvorming alsmede de intentie én het later vast te stellen overgangsprotocol vestigen deze bescherming.

Omdat deze aanpassing per 1 juli 2025 gaat plaatsvinden betreft het een aanpassing bij De Connectie en zal dus ook onder de verantwoordelijkheid van de Connectie worden uitgevoerd. De uitvoering van deze aanpak (vrijwillige overstap MAS-medewerkers en bodes naar Renkum/Rheden) wordt in Q2 2025 afgestemd met de OR en met het Lokaal Overleg. Dit is reeds opgepakt door De Connectie. Deze medewerkers zullen net als de medewerkers die naar de gemeente Arnhem overgaan met behoud van hun huidige arbeidsvoorwaarden en anciënniteit in dienst komen van de gemeenten Rheden en Renkum.

16

De resterende medewerkers van de MAS – die nu werken voor Arnhem en De Connectie - blijven bij De Connectie in dienst en gaan ‘as-is’ over naar de gemeente Arnhem op 1 januari 2026. Deze medewerkers zullen hun plek binnen De Connectie behouden. De dienstverlening door het MAS zal zich in de nieuwe situatie alleen nog richten op de gemeente Arnhem en de zich daarin bevindende Connectie. MAS zal geen onderdeel meer uitmaken van de dienstverlening die de gemeente Arnhem als centrumgemeente aanbiedt aan de gastgemeenten. 4.2

ORGANOGRAM DE CONNECTIE

4.3

FORMATIE

4.3.1

BEZETTING EN FORMATIE DE CONNECTIE

Per 1 april 2025 bestaat de bezetting van De Connectie uit 368,45 fte in loondienst. Daarnaast is er sprake van 45,3 fte aan inhuur, waarvan: • •

11,47 fte op basis van formatie, en; 33,83 fte op basis van projecten of meer- en maatwerk

Hoewel de formele formatiecapaciteit 388 fte bedraagt, wordt deze dus deels nog niet ingevuld met vaste medewerkers. Een verdeling van de begrote formatie (388 fte) over de afdelingen van De Connectie ziet er als volgt uit: Afdeling

Begroting 2025 (fte)

Directie

1,0

17

Bedrijfsbureau

18,0

Belastingen en Basisregistratie

63,0

Administratie, Beheer, Inkoop en Aanbesteding

62,0

Management Support

63,0

ICT

96,0

Facilitaire Zaken en Frontoffice

46,0

DIV

37,0

Totaal

388,0

Om ook een beeld te geven van de formatie van de gemeente Arnhem is onderstaand overzicht toegevoegd. 4.3.2

FORMATIE GEMEENTE ARNHEM

De Gemeente Arnhem heeft per 17 april 2025 een totale formatie van 1.194,26 fte. De verdeling over de verschillende domeinen is als volgt: Cluster

Formatie (fte)

Bedrijfsvoering

241,09

Bestuur

8,80

Directie

5,05

Gebiedsrealisatie en Vastgoed

71,93

Openbare Ruimte

181,69

Project- en Interimmanagement

41,75

Rekenkamer

1,00

Strategie, Beleid en Regie

168,99

Veiligheid, Vergunningen en Handhaving

97,61

Werk en Inkomen

270,74

Wijken en Dienstverlening

105,63

Totaal

1.194,26

Daarnaast is er ook sprake van inhuur binnen de gemeente Arnhem. De omvang van deze inhuur is gebaseerd op de registraties in Beaufort.

18

5

POSITIONERING EN INVLECHTING

5.1

ORGANOGRAM GEMEENTE ARNHEM BEGIN 2025

De organisatie van de gemeente Arnhem is onderverdeeld in clusters. De werkterreinen zijn ondergebracht in de clusters: Werk en Inkomen, Project en interim-management, Wijken en dienstverlening, Gebiedsrealisatie en vastgoed, Openbare Ruimte en Strategie, Beleid en Regie. De ondersteunende bedrijfsvoeringsfuncties zijn ondergebracht in het cluster Bedrijfsvoering. Aan het hoofd van een cluster staat een clustermanager. De concerndirectie bestaat uit de gemeentesecretaris en een concerndirecteur. De concerndirecteur staat tevens aan het hoofd van het cluster Bedrijfsvoering. Organisatieschema van de gemeente Arnhem voor invlechting.

Conform het ‘as-is’ principe zal De Connectie ingevlochten worden in de organisatie van de gemeente Arnhem. De inpassing zal in lijn worden gebracht met het inrichtingsmodel van de gemeente Arnhem. Er wordt niet voor een afwijkend model gekozen, op een uitzondering na. De ondersteunende bedrijfsvoeringsfuncties van De Connectie blijven onderdeel van de organisatie-eenheid De Connectie in het cluster. Voor de rest van de clusters van de gemeente Arnhem zijn deze functies in het cluster bedrijfsvoering ondergebracht. Tijdens het schrijven van het invlechtingsplan is meermaals de vraag voorbijgekomen waarom De Connectie geen werkmaatschappij zou moeten zijn. In dit stuk gaan we ervanuit dat daarmee de situatie bedoeld is zoals de gemeente Arnhem in het verleden kende met organisatieonderdelen als het Sportbedrijf en de gemeentelijke musea. Deze organisatieonderdelen waren in juridische zin onderdeel van de gemeente Arnhem, maar hadden een hoge mate van vrijheid. Zij beschikten over een eigen directie, hadden een eigen P&O/PSA afdeling etc. Belangrijk daarbij op te merken is dat zij wel volledig verantwoording verschuldigd waren aan de het gemeentebestuur van de gemeente Arnhem. Tevens is van belang op te merken dat destijds ook bij de diensten van de gemeente Arnhem de bedrijfsvoeringstaken meer decentraal ingestoken waren.

Op dit moment is de gemeente Arnhem verdeeld in clusters en zijn de bedrijfsvoeringstaken gecentraliseerd binnen het cluster bedrijfsvoering. Het zou derhalve veel minder passen in het inrichtingsmodel van de gemeente Arnhem om De Connectie als werkmaatschappij hierin te situeren. Bovendien brengt zo’n soort model in meer eigen vrijheid met zich mee, terwijl is aangegeven dat het beoogde effect van de onderhavige 19

operatie wordt gerealiseerd om juist meer grip en regie op de uniformering en ontwikkeling van de dienstverlening te krijgen. Bij dit gewenste effect past het derhalve niet om De Connectie op afstand en buiten de lijnen van het inrichtingsmodel van de gemeente Arnhem te realiseren. 5.2

ORGANOGRAM NA INPASSING

Wanneer we De Connectie inpassen in de huidige organisatie van de gemeente Arnhem ziet het organisatieplaatje er als volgt uit:

De Connectie wordt als geheel opgepakt en (inclusief bedrijfsbureau en MAS medewerkers van de Gemeente Arnhem en Connectie) geplaatst in een cluster dat onder de concerndirecteur valt. De directeur van De Connectie krijgt daarmee eenzelfde rol als de clustermanagers van de gemeente Arnhem. Op dit moment zijn er ontwikkelingen gaande binnen de gemeente Arnhem om de sturing op organisatieniveau door te ontwikkelen. Dit is beschreven in de notitie "Doorontwikkeling sturing op organisatieniveau” en is vastgelegd in het nieuwe "Organisatiebesluit 2025". Het cluster De Connectie valt onder de verantwoordelijkheid van de concerndirecteur die verantwoordelijk is voor bedrijfsvoering. 5.3

MANDAAT DIRECTEUR

Conform het ‘as-is’ principe zal de directeur van De Connectie zoveel mogelijk haar mandaat binnen het cluster behouden. Om te bekijken waar zich op dat gebied de verschillen voordoen is er een vergelijking gemaakt tussen de mandaatregeling van de Directeur van de Connectie en de Clustermanagers van de gemeente Arnhem. Hierbij is met name gekeken of de bevoegdheden van het mandaat van de directeur van De Connectie in de gemeente Arnhem bij de clustermanagers zijn belegd. Dit omdat de directeur bij de invlechting clustermanager wordt van het cluster De Connectie. Daarbij is niet gekeken naar eventuele extra bevoegdheden die de directeur van De Connectie in mandaat krijgt als clustermanager, omdat dit niet van belang is voor de ‘as-is’ analyse. 20

De mandaatregeling is grotendeels gelijk en verschilt slechts op een aantal punten van die bij de gemeente Arnhem voorbehouden zijn aan de gemeentesecretaris of de concerncontroller. De belangrijkste verschillen bevinden zich op het gebied van personele aangelegenheden. Hierin heeft de directeur een aantal bevoegdheden die binnen de gemeente Arnhem bij de gemeentesecretaris liggen (in een enkel geval ook bij de concerndirecteur). Verder heeft de directeur van De Connectie verschillende financiële bevoegdheden die binnen de gemeente Arnhem bij de concerncontroller zijn belegd. Daarnaast beschikt de directeur over mandaten die nodig zijn voor de dienstverlening aan de gemeenten en die niet meer zijn belegd binnen de gemeenten zelf. Zoals de bevoegdheden voor wat betreft de personeels- en salarisadministratie. Voor wat betreft de laatste bevoegdheden zal de directeur deze als clustermanager behouden. De financiële bevoegdheden en de bevoegdheden die nu bij de gemeentesecretaris (en in een enkel geval ook bij de concerndirecteur) liggen, zullen niet aan de clustermanager De Connectie worden gemandateerd. Dit is nader uitgewerkt in paragraaf 6.2.2. 5.4

UITVOERING VERSUS BELEID

De Connectie is een uitvoerende organisatie waarin beleid neutrale taken zijn ondergebracht. De inhoudelijke beleidsverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering en dienstverlening aan inwoners ligt bij de afzonderlijke gemeenten. Dit zal voor de bij De Connectie ondergebrachte taken na de omvorming van De Connectie in een cluster van de gemeente Arnhem niet veranderen. Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk. Wat wel verandert is dat de deelnemende gemeenten via het bestuur gezamenlijk verantwoordelijk waren voor het concernbeleid van De Connectie. Vanaf 1 januari 2026 zal de eindverantwoordelijkheid voor dit beleid alleen bij de gemeente Arnhem komen te liggen. Gemeente Arnhem wordt immers als Centrumgemeente verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en dienstverlening van De Connectie. Dat betekent dat niet meer op alles besluitvorming plaatsvindt via het Opdrachtgeversoverleg (OGO) waarin 3 gemeenten zijn vertegenwoordigd, maar door de gemeente Arnhem. Het OGO-overleg in de huidige vorm zal niet meer plaatsvinden. Op het gebied van besturing zijn nadere afspraken en uitgangspunten uitgewerkt samen met de gastgemeenten. Zie hoofdstuk 6. Op het gebied van bedrijfsvoering hebben De Connectie en de gemeente Arnhem beiden concernbeleid. Vooralsnog werkt ieder conform het eigen beleid en is het van belang is dat dit de komende jaren geharmoniseerd en afgestemd zal worden.

Daar waar nodig van elkaar leren en overnemen wat van toegevoegde waarde is. Voor de gemeente Arnhem is het van belang om uiteindelijk een eenduidig concernbeleid te hebben waarbinnen de clusters van de gemeente Arnhem functioneren. Dit geldt voor Financiën, Personeel en Organisatie, Juridische Zaken, ICT/Informatie, Communicatie en Facilitair. Belangrijk dat de functionele samenwerking en uitwisseling tussen de werkvelden gaat plaatsvinden. Hier dient inhoud aan gegeven te worden door een passende overlegstructuur en samenwerking. Op het gebied van dienstverlening is het van belang dat de gemeente haar regierol gaat invullen op inhoud en tempo van de veranderopgaven en op deze manier bijdraagt aan de ontwikkelkracht van de buurgemeenten. Dit vraagt van de gemeente Arnhem een goede inrichting van de besturing en focus om de innovatie en ontwikkelingen op de werkgebieden van dienstverlening vorm te geven. Ontwikkeling van visie en beleid met bijbehorende uitvoeringsprogramma’s zal in samenwerking en in afstemming met de gastgemeenten worden vormgegeven.

21

5.5

BEDRIJFSBUREAU

In het bedrijfsbureau van De Connectie zijn de ondersteunende functies ondergebracht. Deze ondersteunende functies zijn onlosmakelijk verbonden met de organisatie-eenheid De Connectie. De ondersteunende functies maken na omvorming deel uit van het cluster De Connectie. Bij de gemeente Arnhem zijn de ondersteunende functies ondergebracht in afdelingen binnen het cluster Bedrijfsvoering. Het cluster De Connectie is een dienstverlener in het uitvoeren van bedrijfsvoeringstaken voor 3 gemeenten. Daarmee onderscheidt dit cluster zich van de andere aanwezige clusters binnen de gemeente Arnhem en heeft een zelfstandige verantwoordelijkheid in de dienstverlening. Arnhem heeft de verantwoordelijkheid om de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening aan de gemeente Rheden, Renkum en Arnhem te borgen. Dit brengt verplichtingen met zich mee en stelt eisen aan de organisatie van De Connectie en de wijze van werken met bijbehorende verantwoording en rapportage. De medewerkers van het Bedrijfsbureau van De Connectie zullen deel uitmaken van het cluster zolang De Connectie diensten blijft verlenen aan de gemeenten Rheden en Renkum. Op grond van de volgende overwegingen is hiertoe besloten: • •

• •

•

Continuïteit van dienstverlening aan de gemeenten is een primaire voorwaarde en is zwaarwegend; Overgang van onderneming maakt in de basis dat de medewerkers van het Bedrijfsbureau onderdeel uitmaken van het cluster De Connectie. Overgang van onderneming borgt onder andere ook de continuïteit van dienstverlening; Medewerkers van het bedrijfsbureau zijn ook betrokken in de primaire dienstverlening; Op grond van expliciete financiële afspraken en doelstellingen is het noodzakelijk om de kosten als organisatie-eenheid (De Connectie) te kunnen monitoren binnen een cluster. Gegeven haar taak zal zij in de P&C-cyclus moeten afstemmen met de andere gemeenten; Integrale managementverantwoordelijkheid voor continuïteit en kwaliteit van dienstverlening ligt bij de clustermanager en kan langs deze weg beter aangestuurd en bewaakt worden.

Dit vraagt van de ondersteunende functies van de Connectie en de ondersteunende afdelingen bedrijfsvoering samenwerking, afstemming en het uitwisselen van kennis en ervaring. Dit is van belang om de integratie en afstemming op het concernbeleid van de gemeente Arnhem te borgen. Op 1 januari 2026 maakt De Connectie direct integraal onderdeel uit van de administratie en financiële verantwoording van de Gemeente Arnhem. Bij de gemeente Arnhem is de concerncontroller en afdelingshoofd Financiën vanaf 1 januari 2026 eindverantwoordelijk voor de financiële verantwoording en rapportage van het cluster De Connectie. De Connectie heeft niet langer een eigen P&C-cyclus en zal niet meer zelfstandig een jaarrekening opstellen met bijbehorende rapportages en begrotingen. Op het gebied van financiën is het noodzakelijk dat de afstemming en verantwoording voor 1 januari 2026 goed geregeld is. Dit zal in gezamenlijkheid worden afgestemd en uitgewerkt voor 1 januari 2026. In 2026 en daarna zullen we op elkaar afstemmen. Afhankelijk van bevindingen en ervaringen zetten we volgende stappen. Principes: •

We geven concreet invulling aan samenwerking tussen de ondersteunende functies; 22

•

We organiseren overlegstructuren om de afstemming van beleid en ontwikkeling te realiseren op de werkvelden. Inrichten governance op de beleidsterreinen.

23

6

BESTURING

6.1.1

ALGEMEEN

In het hostingsmodel is gemeente Arnhem als gastheergemeente de aanbieder en zijn de gemeente Rheden en Renkum als gastgemeente afnemer. Goed bestuur op de verschillende niveaus is randvoorwaardelijk om de ambitie en doelen die we hebben te realiseren. Besturing - ook wel governance genoemd - is gericht op het waarborgen van de samenhang en transparantie in bestuur en toezicht. Dit om op een efficiënte en effectieve wijze tot realisatie van de beleidsdoelstellingen te komen die we met de centrumregeling nastreven. We willen meer slagkracht en flexibiliteit in het besturingsmodel, om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en opgaven die op gemeenten afkomen. De gemeente Arnhem gaat de regierol invullen en wil op deze manier bijdragen aan de ontwikkelkracht van de gastgemeenten. Daarbij is het van belang dat we erkennen dat we als gemeenten verschillend zijn en elkaar zien en horen. Langs deze weg komen we samen tot een goede afweging van belangen en keuzes. 6.1.2

BELEIDSVERANTWOORDELIJKHEID

Het cluster De Connectie voert beleid uit van de gastgemeenten. Daarmee ontstaat er een functionele afhankelijkheid. Beleid is nodig om richting te geven aan resultaatgerichte uitvoering. Door de organisatorische scheiding tussen beleid en uitvoering hebben we extra scherp te zijn op de verantwoordelijkheidsverdeling. De lijn daarbij is dat beleidsverantwoordelijkheid altijd bij de beleidsmaker ligt, ook als de uitvoering is uitbesteed. Daarom zijn samenwerking, transparantie en goede besturing cruciaal. Voor beleidsverantwoordelijkheid hanteren we de volgende uitgangspunten: • • • • •

Iedere gemeente is en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen beleid en op grond daarvan beslist de gemeente zelf welke diensten daarin passen en ze afnemen; De gastheer houdt rekening met het beleid van de gastgemeente bij de uitvoering van de dienstverlening; De gastheer is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van De Connectie en de dienstverlening; De gastheer stuurt organisatorisch De Connectie aan; De gastheer is verantwoordelijk voor innovatie en ontwikkeling van de dienstverlening door De Connectie.

6.1.3

AANDACHTSGEBIEDEN VOOR BESTURING

Bij de inrichting van de besturing is het belangrijk om onderscheid te maken in de volgende aandachtgebieden: • • • • • •

Centrumregeling: De basis besturing die randvoorwaardelijk is voor de centrumregeling; Beleid Innovatie en ontwikkeling: Omgang om te komen tot visie, beleid en een uitvoeringsprogramma op gebied van innovatie en ontwikkeling (met name op informatievoorzieningsgebied); Beleid bedrijfsvoering: Omgang beleidskaders gemeente Arnhem en het cluster De Connectie; Dienstverlening: Standaard dienstverlening op basis van de Centrumregeling; Projecten: Plannen, prioriteren, Initiëren, beheren, en managen van projecten die nodig zijn in het kader van continuïteit en ontwikkeling. Informatieveiligheid en privacy: dit is een belangrijk onderwerp met specifieke verantwoordelijkheidsverdeling en is daarom een apart aandachtsgebied.

Het is nodig om het besturingsmodel op strategisch, tactisch en operationeel goed in te richten Langs deze weg wordt de samenwerking tussen gemeenten op alle niveaus geborgd en verbonden.

24

6.1.4

GEVOLGEN VAN DE INVLECHTING OP DE BESTURING

Met de invlechting verandert de manier waarop beslissingen worden genomen, verantwoordelijkheden worden gedeeld en risico’s worden beheerst. Dit is niet alleen inherent aan de omvorming naar een hostingsmodel, maar ook de ambitie om toekomstige uitdagingen het hoofd te blijven bieden. Daarbij willen we elkaar de ruimte bieden om zelf keuzes te maken in ontwikkelingen en innovatie. Blijven we standaardiseren op standaard dienstverlening. Willen we slagkracht en flexibiliteit vergroten. En de mogelijkheden hebben om gezamenlijk de vruchten te plukken. Dat vraagt om het anders vormgeven van de aansturing. Dit geldt voor alle voorgaand genoemde aandachtgebieden en hebben we dat samen uit te werken. De aansturingslijnen beperken zich daarbij niet tot alleen hetgeen tot de ‘as-is’ behoort. Zo zijn in het kader van aansturing van de informatievoorziening regionaal gremia ontstaan die niet direct gepositioneerd zijn onder de taken van De Connectie. Daarmee niet direct onderdeel van de invlechting, maar wel randvoorwaardelijk dat deze aansluiten bij de uitgangspunten invlechting. 6.1.5