Evaluatie De Nieuwe Strunk 8 juni 2021 def
Tekst van het document
3.2.3 Vertraging in opleveren noodzakelijke stukken Van belang is dat stukken tijdig gereed zijn om de planning te halen.
De volgende bevindingen 1.
Voor het geven van de opdracht tot verbouwing en anderszins de exploitatie gaan voeren is een subsidiebeschikking nodig en een bruikleenovereenkomst met regeling van verschillende mandaten, verantwoordelijkheden en regulering van de verschillende risico’s. Om ‘Pinksteren te halen’ moeten volgens KK die stukken uiterlijk 19 maart gereed zijn. De situatie van ‘De Nieuwe Strunk’ met eigendom van het gebouw van de gemeente en de start van een omvangrijk traject met risico’s stelt eisen aan deze documenten. De gemeente slaagt er niet in deze documenten voor 19 maart te produceren. Er is een versie, maar die is juridisch onvoldoende onderbouwd om te bespreken. Voor het bestuur dat na het stoppen van KK wel doorgaat komen die documenten er 26 maart wel. Dan blijkt dat nog grote vragen spelen over hoe die documenten te richten op de bijzondere situatie van ‘De Nieuwe Strunk’. De gemeente had niet de ervaring om snel op alle vragen een antwoord te geven zo blijkt uit de gesprekken en interne mails.
3.2.4 Geen signalering Van belang is dat tijdig signalering plaatsvindt van ‘hobbels’ in het proces zodat tijdig interventies mogelijk zijn voor een goed verlopen van het proces.
De volgende bevindingen 1.
Voorafgaand aan 19 maart is er van tijd tot tijd aandringen tot meer spoed door KK, of uiting van verschil van opvattingen bijv. in het bouwteam, maar de breuk van 19 maart lijkt op basis van de bestaande mailwisselingen niet een stap die anderen hebben zien aankomen. Een verklaring die uit de gesprekken naar voren komt, is dat de gevolgde procesinrichting weinig mechanismes kent die signaleren en corrigeren anders dan door de direct betrokken spelers. In verschillende bewoordingen komt uit de gesprekken en uit de stukken het volgende beeld naar voren.
2.
Er waren contacten op verschillende niveaus maar een gezamenlijk overleg van wethouders en stichtingsbestuur voorzitter bouwcommissie en verbinders heeft niet plaatsgevonden. Ambtelijk gaf men aan dat KK hier geen behoefte aan had.
3.
Normaal gesproken kan een regulier overleg al helpen. Gezien de complexiteit van de materie zou hier overleg op bestuurlijk niveau wel wenselijk zijn geweest. In dit geval zou bijvoorbeeld een overleg van stichtingsbestuur en wethouder(s), ondersteund door de ambtelijke top, voorzitter bouwteam en ambtelijke verbinder(s) dit soort komende botsingen tijdig hebben kunnen signaleren. WW is echter door de gekozen werkwijze op afstand. Er is telefonisch en appcontact met KK, en WW spreekt ook ambtenaren en stuurt in sommige kwesties bij. Dat zijn deelacties maar die leiden niet tot helderheid van wat nu eigenlijk de planning is en wat daarvoor nodig is. De als tweede betrokken wethouder corrigeert verder niet op dit proces; hij is betrokken vanuit financiën en cultuur. De derde heeft slechts betrokkenheid vanuit ruimte voor maatschappelijke organisaties.
4.
KK had opdracht van het stichtingsbestuur tot implementeren bouwproces. Hij zou dan terugtreden als commissaris. Het stichtingsbestuur speelt zelf geen actieve rol in het bouwproces en vindt ook nadrukkelijk dat KK dat moet leiden. De voorzitter zit in de bouwcommissie en het bestuur concentreert zich verder met name op de toekomstige rol en andere belangrijke aspecten als toekomstig communicatie, programmering. Als KK stopt, neemt het stichtingsbestuur geen contact met de wethouder(s) en doen de wethouders dat richting stichtingsbestuur ook niet; er is zelfs nog geen kennis gemaakt.
5.
KK ziet het ook als zijn opdracht het bouwproces daadwerkelijk te leiden. Hij stelt in het proces deadlines voor het oplossen van lastige vragen van aanbesteden, risico’s dragen, mandaten, financiën, waar met de ambtelijke organisatie binnen zijn planning maar deels oplossingen tot stand komen. Hij is met alle energie gericht op het realiseren van die oplossingen en niet op de vraag hoe dat proces nu eens beter te organiseren.
6.
De ambtelijke top ziet Strunk/MFA’s liever als onderdeel van een regulier portefeuillehoudersoverleg. Nu hebben ambtelijke verbinders contact met de wethouders vanuit wat nodig lijkt te zijn, maar is het project geen onderdeel van het reguliere portefeuillehoudersoverleg, waarin met ambtelijke top, wethouder(s) en ambtelijke verantwoordelijken bespreking van de lopende projecten plaatsvindt. De ambtelijke top (met name de domeinmanagers) kunnen daar vanuit hun inzicht, ervaring en overkoepelende blik interveniëren. Dat overleg is twee jaar terug breed in de organisatie ingevoerd, maar vanuit de succesvolle routine in het verleden zetten wethouder en ambtelijke verbinders HH: de overlegstructuur zonder ambtelijke top voort. Uiteindelijk accepteren gemeentesecretaris en domeinmanager dit uit oogpunt van de grote ervaring van betrokken ambtenaren, gebleken succes in het verleden (en dus nu weinig risico) en een toch al overvolle agenda van de domeinmanager. Ook de wethouder spreekt van agenda technische problemen. Het is het enige beleidsveld dat nog niet in de werkwijze is ingepast en zou bij inpassing daadwerkelijk overrulen van wethouder en zeer deskundige ambtenaren vereisen. De ambtelijke verbinders houden de ambtelijke top op de hoogte is de afspraak en dat heeft ook een aantal malen plaatsgevonden.
7.
Overigens was binnen de ambtelijke top niet een heel expliciete gedeelde mening over dezelfde keuze van sturing als bij andere MFA’s. Meer achteraf kwam het besef dat dit blijkbaar geen expliciete keuze is geweest. En dat, als er wel goed over na was gedacht, zeer waarschijnlijk een ander proces was bedacht wat meer recht doet aan de specifieke situatie rondom Strunk. De grote ervaring van betrokken ambtenaren en wethouder maakte zo’n expliciete keuze ook wat minder urgent.
3.2.5 Een stichtingsbestuur op de achtergrond In de gesprekken komt regelmatig aan de orde de verantwoordelijkheid van het stichttingsbestuur en voorzitter bouwcommissie om aan de sturing en planning vorm te geven. Ambtelijk is daarbij bij sommigen benadrukt dat het model was dat de stichting verantwoordelijk was en de gemeente faciliterend. Het zou aan het stichtingsbestuur zijn het proces te regelen. Het stichtingsbestuur koos zoals beschreven nadrukkelijk voor
inwerking en alle andere zaken dan het bouwproces; KK deed het in deze fase dominante bouwproces. Natuurlijk is ook aan het stichtingsbestuur de vraag te stellen: waarom niet meer regulerend opgetreden? Het stichtingsbestuur kon naar eigen inzicht zo’n rol nog niet vervullen. Kernteam en stichtingsbestuur hebben naast dat nu eenmaal dominante bouwproces veel werk verricht. Ze voelen zich juist door die ‘verwijtende vraag’ onvoldoende ondersteund. En natuurlijk is die vraag ook aan KK te stellen: die deed het echter op zijn manier die helder was, maar niet gericht op de planning voor de gemeente maken. Gezien de grote publieke belangen die in het geding zijn heeft de gemeenten hier altijd de verantwoordelijkheid zich in elke fase van het proces af te vragen wat nodig is om het proces te doen slagen.
3.2.6 Verwarrende communicatie Een van de gevolgen van het gekozen sturingsmodel is een regelmatige verwarring in communicatie. Partijen communiceren bilateraal, trilateraal, soms in werkverbanden. Geïnterviewden geven aan af en toe tegenstrijdige signalen te krijgen, bijvoorbeeld wel regels volgen versus zoek naar uitzonderingen en zo meer. Wel kans op meer geld, versus juist niet. Wellicht is veel gerucht en dat past niet een evaluatie. Het is niet mogelijk achteraf dit labyrint van communicatieve interacties te ontwarren en ook niet nodig, maar dit soort ‘door elkaar gedoe’ staat garant voor verwaring. Een regulier overleg met alle relevante betrokkenen over al die lastige punten van geld, aanbesteding, garanties etc. zou zo op het oog veel misverstanden hebben kunnen voorkomen.
3.2.7 Concluderend Uit de gesprekken en stukken rijst het beeld dat de procesvoering niet was afgestemd op het vraagstuk dat voorlag. De procesvoering voorzag niet in een goede gedeelde planning en overlegstructuur om een lastig implementatieproces in goede banen te leiden. De gebruikelijke routine vanuit vorige MFA’s werkt niet met de lastige vragen die deze implementatie oproept zoals van risico’s, mandaten en eigendomssituatie. De normale corrigerende mechanismen werken niet. Aan de ene kant een ambtelijke organisatie die correct wil werken, maar geen projectleiding, urgentie en eigen planning heeft. Die soms naar de stichting kijkt. Een wethouder die wel betrokken wil zijn, maar verder geen rolinvulling heeft; de wethouder financiën gaat mee in die sturingswijze. Een ambtelijke organisatie die het normale toezicht op het verloop van projecten niet uitoefent. Aan de andere kant een stichtingsbestuur dat nog op de achtergrond functioneert, een voorzitter van de bouwcommissie die in het bouwproces bepalend is en vooral ‘Pinksteren’ wil halen en daar met ondernemersmentaliteit op stuurt. Vanuit zijn logica faalt de gemeente ingrijpend. De gemeente deelt niet de urgentie van ‘Pinksteren’ als richtpunt van zijn handelen. Dat het stoppen door KK onverwacht kwam voor de gemeente is wel te begrijpen; KK kondigt dat nergens aan.
Zijn urgentie van ‘Pinksteren’ is echter nooit expliciet tot uitgangspunt van het gemeentelijk handelen gemaakt of juist (bijv. vanwege de opgelopen vertraging) afgewezen. KK was over die urgentie echter duidelijk. Bij de bijna aanbesteding van de verbouwing boerderij was tijdige oplevering zelfs voorwaarde en de gemeente ging daarin mee. Dit alles gelardeerd met een portie verwarrende communicatie zonder een ordenend overleg leidde tot een sturing die op de optredende escalatie niet een antwoord had.
3.3 Meer inhoudelijk: financiële, juridische en andere redenen De voorzitter van de bouwcommissie heeft 19 maart aangegeven te stoppen met het project om redenen van financiële, technische en organisatorische aard. In de vorige paragraaf is een aantal verklaren factoren van meer procesmatige en organisatorische aard aan de orde geweest. Vanuit de documenten en gesprekken komt een aantal meer inhoudelijke (financieel, juridisch, aanbestedingstechnisch) vraagstukken aan de orde die een rol gespeeld hebben bij de uiteindelijke teruggave. In onderstaande bevindingen volgt een schets van deze inhoudelijke redenen, de opstelling van de verschillende spelers en hoe ze een rol gespeeld hebben.
Bevindingen 1.
1.
Op basis van interviews, mailwisseling en interviews zijn de volgende punten van belang. 5 -
Financiële risico’s
-
Garanties financieel/risicodeling
-
Wijze van aanbesteden
-
Mandaten voor handelen
-
Overdracht gebouw
Gemeente enerzijds en stichtingsbestuur en kernteamleden anderzijds hebben verschillende opvattingen over de mate waarin de benoemde vraagstukken nopen tot wijziging van de gekozen opzet (raadsbesluit). -
Als op 29 maart ook het bestuur de opdracht teruggeeft gaat daaraan vooraf een mailwisseling tussen stichtingsbestuur en de subsidieadviseur resp. KK met daarin met name argumenten waarom geleverde subsidiebeschikking en bruikleenovereenkomst niet voldoen. Binnen de gemeente is een veel gehoorde opinie dat er toch eigenlijk nog niet zoveel aan de hand was en komt de stop van KK onverwacht en verklaren ze het terugtreden van het bestuur ook uit de adviezen van de subsidieadviseur en KK zoals vermeld in de mailwisseling.
-
KK gesteund door de subsidieadviseur geeft in gesprek en mail aan dat hij eigenlijk al in het najaar 2020 zoals hij dat noemt ‘de stekker eruit had moeten trekken’ gezien met name ook de financiële risico’s.
3.3.1 Financiële risico’s In de paragraaf over de wijze van toetsing op het projectplan is uitgebreid ingegaan op de financiële risico’s. Hier is samengevat wat nodig is om de mogelijke redenen van teruggeven van de opdracht te analyseren. In onderstaand schema zijn de risico’s samengevat en is aangegeven of daadwerkelijk al van ‘een tekort’ sprake is. 6 Aard risico
Ontstaan en omgaan met
Omvang risico/tekort
risico Investering: uitgaven
Offerte hoger dan indicatieprijs in
Aanbestedingsbeleid maakt
Door creatieve invulling
boerderij, Kokshuus
begroting; stijging is verklaarbaar
indicatieprijzen als methode
vanuit kernteam en
vanuit een aantal posten (er is een
noodzakelijk.
bouwteam dreigende
vergelijking gemaakt) en is te overzien (omtrent € 13.000). BTW moet nog definitief worden bepaald.
Maatregelen om overschrijding terug te dringen. Duurzaamheidseisen; wel
overschrijding van € 13.000 meer dan teruggebracht; onderhandse aanbesteding mogelijk; zie tabel hieronder.
budget voorgerekend, zijn aangepast
De inventarisatie is ook gebaseerd op een aantal mail van KK in de periode vanaf 19 maart tot 22 april. KK noemt volgende data, 20/3, 28/3,29/3,14/4,15/4,16/4, 22/4, 29/4 en 2/5. Deze data zijn mails verstuurd naar de gemeente, de ontvangende personen zijn in wisselende samenstelling, WW, ambtelijke contactpersonen en communicatieadviseur. De mails omvatten met wisselende accenten: een weergave van de voorgeschiedenis zoals in H2 beschreven met ook benoemen van frictiepunten in voortgang; de redenen voor stoppen 19 maart, m.n. de financiële onzekerheden ten gevolge van aanbestedingsrisico’s en subsidies, het niet regelen van mandaten, risicoanalyse en garanties in subsidiebeschikking en gebruikersovereenkomst, de trage ambtelijke werkwijze en incompetenties en daardoor niet halen van ‘Pinksteren’, ook na zijn stoppen niet regelen van garanties, mandaten en daardoor teruggaven 29 maart, niet ingaan op zijn suggesties voor plan B en daardoor uiteindelijk vertrek van overige kernteamleden en bestuursleden, de teleurstelling van de vrijwilligers en organisaties. 6 De beschrijving is zoals toen het project nog liep. Nu bij stoppen veranderen de risico’s uiteraard; zie daarvoor bij het hoofdstuk 6 ‘Hoe verder’. 5
Zelfwerkzaamheid beperkt kosten.
Investering: uitgaven
Indicatieprijzen en nog geen offerte;
Vooralsnog betrouwbare
Nader te bezien, maar risico
schuur
mogelijke stijging bouwkosten is risico. indicatie door deskundige
beperkt; zou BENG-eisen nu
BENG-eisen (Bijna Energieneutrale Gebouwen) zijn financieel risico.
partij. (Vosman) BENG-eisen
kunnen gaan toetsen.
zijn nieuw, maar gemeentelijke inschatting dat met ontwerp aan veel van de eisen voldaan is.
Investering inkomsten
Al verwachte subsidie-inkomsten die
Over niet passen van de
De omvang van het risico is
subsidies
niet binnenkomen.
gemeentelijke aanvraag voor
zeker € 200.000, zeker
de provinciale subsidie heeft
gezien vooralsnog vervallen
de subsidieadviseur vanaf
provinciale subsidie. Er is
eind januari overleg. Bij de
hier sprake van een
gemeente wordt dit eind
mogelijk tekort afhankelijk
februari bekend; met de
van overleg met provincie
provincie volgt overleg op
van minstens € 150.000.
bestuurlijk niveau; is nog gaande. Beoogde subsidie-inkomsten minder dan verwacht. De beoogde € 294.000 aan te realiseren subsidies was al voor 4 februari onzeker.
De wethouders vinden de subsidie van € 75.000 vanuit de provincie aan de lage kant en zijn nog in overleg. De nog te realiseren subsidies zullen vrijwel zeker lager uitvallen al blijft het zoeken naar nieuwe mogelijkheden in gang.
Exploitatie: inkomsten
Project leer-werkplaatsen Sallandhuis
Met instanties overleg over
Als Sallandhuis financiering
is financieel nog niet gegarandeerd.
financiering.
niet rond krijgt is deel van de huurinkomsten onzeker7
Exploitatie: uitgaven
Geen bijzonderheden.
Overige
Voor alle categorieën hierboven geldt
Bijvoorbeeld: inzet
Stappen over hoe verder
dat de huidige situatie leidt tot vraag
vrijwilligerswerk, deelname
met project.
of uitgangspunten voor begroting nog
beoogde huurders.
volledig gelden.
1.
Het traject kent dus een aantal financiële risico’s die na het raadsbesluit scherper in beeld komen. Een totaal risico van 3 tot 4 ton op de investeringen zoals geschat door KK (een van de argumenten voor stoppen) is aan de hoge kant; dan zit alles tegen. Sommige risico’s lijken beperkt, zoals met name die van de kosten voor de schuur. De indicatieprijzen zijn degelijk berekend. KK wist dat sprake was van indicatieprijzen (mail 8
januari ambtelijk expert aan KK), maar stelt dat die bij de boerderij onbetrouwbaar waren. Voor de boerderij en Kokhuus zou de offerte € 50.000 hoger zijn uitgevallen die na aanpassing voor zelfwerkzaamheid is teruggebracht. Uit de tabel bij de paragraaf over financiële toetsing blijkt dat dat verschil € 13.000 was. Er blijkt uit de gegevens van KK en van de ambtelijk expert dat er allerlei verschuivingen en soms nieuwe eisen zijn bij de offerteprijs. Het voert te ver dit hele beeld te schetsen, dat ook nog onzekerheden kent. De schatting in dit onderzoek is dat gecorrigeerd voor versoepelen duurzaamheidseisen en voor nieuwe eisen per saldo een overschrijding plaatsvindt ten opzichte van de indicatieprijzen van zo’n € 20.000. Na de zeer verdienstelijke aanpassingen vanuit kernteam en bouwteam ontstaat bijna € 30.000 voordeel ten opzichte van de budgetten in raadvoorstel: (€ 41.287 - € 13.159 = € 28.228). De indicatieprijzen geven dus geen zekerheid zoals KK terecht stelt, maar die onzekerheid lijkt beheersbaar. De indicatieprijzen voor de schuur zijn op zich door een degelijke partij opgesteld. Uiteraard zijn ook daar de indicatieprijzen (per definitie) in zekere mate onzeker, kunnen zich bovendien ook nieuwe ontwikkelingen voordoen. De BENG-eisen zijn bijv. nieuw.
Als die al tot overschrijding zouden leiden (gemeentelijke schatting dat dat geenszins zeker was gezien ontwerp), dan is er toch een goed argument naar de gemeente om compensatie voor nieuwe eisen te krijgen. Er blijken op dit punt wel risico’s zoals KK stelt, maar niet op voorhand onbeheersbare risico’s. De stijging van de bouwkosten is wellicht niet beheersbaar, maar is een meer algemeen geldend risico dat hier niet is onderzocht. 2.
Een aparte kwestie vormen de huuropbrengsten in verband met nog niet gegarandeerd zijn van de leerwerktrajecten Sallandhuis. Maar KK is daar positief over omdat garanties zijn afgegeven.
3.
Er zijn nog andere risico’s als startrisico’s, vertraging in project en daarmee van inkomsten; zie daarvoor het volgende punt.
4.
Zowel ambtelijk als van de zijde van kernteam en stichtingsbestuur komt naar voren dat er mogelijkheden zijn het project beperkter van opzet te maken (zie ook opmerkingen plan B)
5.
De subsidieverwerving maakt conform het raadsbesluit een nadere overweging noodzakelijk. Van de zijde van kernteam en stichtingsbestuur stelt men dat de wethouder financiën benadrukte dat er geen extra geld bijkomt. (De wethouder herkent dit als zodanig overigens niet.) Zo maar doorgaan kan voor KK, kernteam en het stichtingsbestuur dus geen optie zijn, zo zeggen ze zelf, om niet later in grote problemen te komen.
6.
Ambtelijk en vanuit kernteam komt naar voren dat dat dreigende tekort op subsidie al in december door de subsidieadviseur en KK is medegedeeld bij commentaar op het voorlopige raadsvoorstel (mail de subsidieadviseur en KK). Ambtelijk en ook bij WW bestond een voorkeur om dan maar onmiddellijk een hoger bedrag aan de raad te vragen. De wethouder financiën wilde maximaal stimuleren tot subsidieverwerving en zag aanvullende mogelijkheden bij de provincie. Hij was en desnoods bij zomernota het tekort regelen. Ambtelijk was daar bezwaar tegen en uiteindelijk is gekozen voor de in het raadsvoorstel gebruikte formulering van een forse opgave van drie ton subsidieverwerving. In het commentaar op dit definitieve raadsvoorstel van 18 januari van de subsidieadviseur, mede namens KK kunnen zij zich vinden in de gebruikte formuleringen.
7.
Die formulering is op zich niet onjuist, gaf ook de voor subsidieverwerving benodigde stimulans van een positief raadsbesluit, maar maakte een spoedige heroverweging wel waarschijnlijk zo vindt men ambtelijk. Voor de wethouder(s) was belangrijk dat zij meer subsidie van de provincie een reëel perspectief achtten en daarom het risico anders inschatten.
8.
KK vermeldt in sommige mails over zijn stoppen, dat hij al in het najaar 2020 ‘de stekker eruit’ had moeten trekken. Toen wees hij al met de subsidieadviseur op het waarschijnlijke tekort op subsidieverwerving.
9.
Uiteindelijk zijn alle betrokkenen met kennis van dit financiële risico aan de slag gegaan, hebben ingestemd met de in het raadsvoorstel gebruikte formuleringen met de intentie tot oplossingen te komen.
Concluderend 1.
De financiële toetsing was degelijk zowel voor de investeringsuitgaven als voor de exploitatie; zie de betreffende paragraaf.
2.
Financiële risico’s zijn er: a.
Voor de subsidieverwerving is een risico geschat op zeker € 200.000 inclusief de weigering van de provincie voor de aanvraag van € 75.000, zo is verschillende malen benadrukt, achten de wethouders mogelijkheden bij de provincie niet uitgeput.
b.
De indicatieprijzen voor de schuur zijn degelijk opgesteld, maar aan deze cijfers is altijd onzekerheid gebonden er kunnen zich bovendien ook nieuwe ontwikkelingen voordoen. Voor de aanbesteding geldt een beperkt risico gezien de BENG-eisen; dat betreft echter nieuwe eisen.
3.
Dit beeld zou kunnen veranderen als overleg met de provincie inderdaad tot een aanzienlijke bijdrage leidt.
4.
De financiële onzekerheid doet hoe dan ook de vraag rijzen of aanbesteding van de boerderij had gemogen zonder zekerheid over voldoende budget (d.w.z., conform raadsvoorstel voor de schuur).
Met de schets van deze financiële risico’s is het teruggeven van de opdracht niet verklaard, maar is wel een omstandigheid die daaraan heeft bijgedragen.
3.3.2 Garanties, risicodeling en mandaten In de spanning van komen tot beslissingen en resultaten en de gemeentelijke procesvoering speelde de vraag naar garanties, risicodeling en mandaten.
De volgende bevindingen 1.
De op 26 maart aan het stichtingsbestuur geleverde concept subsidiebeschikking en bruikleenovereenkomst leiden tot kritiek van de zijde van het bestuur en zijn de directe aanleiding tot teruggave. Het bestuur baseert zich op de door de subsidieadviseur en KK (in zijn rol van commissaris) geformuleerde commentaar.
2.
De stukken voorzien volgens hen niet in een risicovoorziening voor mogelijke aanloopverliezen, voor overschrijding van de investeringsbudgetten, voor de nu al moeilijke situatie voor 2021. Volgens hen blijkt uit niets dat de gemeente de specifieke situatie van dit project goed inschat en komen alle risico’s bij het stichtingsbestuur te liggen. De gemeente geeft ambtelijk aan dat het bij projecten als ‘De Nieuwe Strunk’ niet gebruikelijk een risicovoorziening te treffen; de exploitatiebegroting gaf daartoe geen aanleiding. Daarnaast was er een budget onvoorzien geraamd en zijn er aanpassingsmogelijkheden, benadrukt men ambtelijk. In het verleden, waar aan de orde, heeft de gemeente geholpen.
3.
De vraag naar mandaten speelde vooral in relatie tot de aanbestedingen en meer algemeen de bevoegdheden om de ter beschikking te stellen subsidies aan te wenden conform inzicht van het stichtingsbestuur (en bij de bouw conform de voorzitter van de bouwcommissie, gemandateerd door het stichtingsbestuur). Snel en doortastend kunnen handelen was een achterliggende wens.
4.
Bij mandatering rijst vervolgens de vraag wie de risico’s draagt bij mislukken, bij overschrijding, enz. Bij laatste aanbesteding van de schuur speelde zoals gezegd wel de BENG-eisen als nieuw; wie betaalt voor zo’n nieuwe eis? In de genoemde commentaren van subsidieadviseur en KK op de concepten van de subsidiebeschikking en bruikleenovereenkomst komen deze vragen duidelijk tot uiting. Enigszins gechargeerd is het pleidooi voor maximale mandatering en garanties tegen te lopen risico’s voor zeker de komende vijf jaar.8
5.
Deze mandatering in een situatie van financiële risico’s blijkt een beladen punt waar in de concepten nog niet op is ingespeeld. KK verwijst naar toezeggingen die gedaan zouden zijn zoals inzake een aantal jaar garant staan voor tekorten; daarvan is echter geen weerslag gevonden.
Hier wordt nadrukkelijk niet gedoeld op de risico’s van bestuurders van de stichting als bestuurder; dit punt speelde ook, maar daartegen zijn de gebruikelijke verzekeringen mogelijk zoals de ambtelijke organisatie ook adviseerde. 8
6.
Voor het bestuur van de stichting zijn garanties en mandaten een zwaarwegend punt. Het wordt de gemeente kwalijk genomen daar na al die tijd sinds 4 februari niet in voorzien is.
7.
Er is wel gesproken over deze punten, maar geen afspraken gemaakt zegt men ambtelijk. Van de zijde van de gemeente blijkt in de gesprekken met Berenschot begrip voor de opgebrachte vragen, maar vindt men dat zoeken naar oplossingen in het vervolg goed had kunnen plaatsvinden.
8.
In de hiernavolgende paragraaf over toetsing door de gemeente is ook door Berenschot de vraag gesteld of de mogelijkheden van reservevorming en garanties voor aanloopverliezen voldoende zijn overwogen.
Concluderend De concept subsidiebeschikking en gebruiksleenovereenkomst roept een aantal vragen op die nog nader antwoord behoefden. In het licht van het halen van “Pinksteren’ komen die antwoorden te laat om tot afgeronde stukken te komen. Bij paragraaf financiële toetsing is verder aangegeven dat deze kwesties bij de voorbereiding van het raadsvoorstel niet aan de orde geweest zijn.
3.3.3 Wijze van aanbesteden Over de wijze van aanbesteding is onder meer in het bouwteam intensief gesprek over geweest.
De volgende bevindingen 1.
Er spelen twee aanbestedingen; die van de boerderij, waarvoor 19 maart een soort deadline is om ‘Pinksteren’ te halen en die van de schuur waarvoor ook haast geboden is om het najaar te halen.
2.
Er zijn meningsverschillen over de wijze van aanbesteden. Daarbij speelt de beoogde snelheid door KK ‘Pinksteren’ te halen de ambtelijke opdracht conform het raadsbesluit te werken en de gemeentelijke aanbestedingsregels te volgen. De regels van de gemeente eisen een zorgvuldige procesgang en kosten tijd.
3.
In het geval van de boerderij komt uiteindelijk een oplossing tot stand omdat door verlaging van de begrote kosten onderhands aanbesteden mogelijk wordt (mondeling is de opdracht zelfs al bijna gegeven als 19 maart het proces stokt).
4.
In het geval van de schuur was een oplossing dichtbij door een gedeeltelijke afwijking door het college van de regels, omdat het aantal beschikbare kandidaat aannemers beperkt blijkt.
5.
De gemeentelijke expert legt door middel van een separate notitie goed uit hoe die mogelijkheid te benutten. Akkoord van college op onderhands aanbesteden kost een week tijd. Het voorbijgaan aan een raadsbesluit door KK heeft bij de gemeentelijke expert tot veel irritatie geleid.
6.
KK vraagt zich in een mail af waarom dat besluit niet veel sneller tot stand kan komen; een teamsvergadering is snel georganiseerd. Het in zijn ogen trage proces dat veel energie kost, heeft bij KK veel irritatie gewekt.
Concluderend Als zodanig is voor de beide aanbestedingen voor zover op te maken uit de gesprekken en stukken een goede oplossing gevonden dan wel in zicht. Dit los van de (beperkte) risico’s op overschrijdingen bij de Schuur ten gevolge van onzekerheid indicatieprijzen en nieuwe ontwikkelingen en BENG-eisen (stijging bouwkosten daargelaten). Het proces heeft spanning veroorzaakt door verschillende visies en het proces van zoeken naar oplossingen.
3.3.4 De eigendomssituatie Bevinding 1.
De eigendomssituatie leidt tot eigen vragen. Bij kernteam en stichtingsbestuur leeft de gedachte dat bij gunstige ontwikkeling na vijf jaar overdracht van het eigendom kan plaatsvinden en dat dat ook nu in de stukken tot uitdrukking moet komen.
2.
In het raadsbesluit is dit niet aan de orde en in het projectplan is het iets dat op termijn te overwegen is.
Concluderend Een onderwerp dat voor de langere termijn zeker belangrijk is en in dat licht agendering behoeft. In de gevoerde gesprekken komt het niet naar voren als een reden om nu de opdracht terug te geven.
3.3.5 Concluderend Zijn er technische, financiële en organisatorisch redenen die teruggave van de opdracht verklaren? Op de organisatorische en sturingsaspecten is ingegaan in par. 2.2. Meer inhoudelijk zijn er zeker punten die een heroverweging van het project kunnen rechtvaardigen. Er is zeker na de provinciale weigering van de subsidies wel meer zekerheid over subsidie-inkomsten gewenst; maar met de provincie is het gesprek nog gaande over andere mogelijkheden. Daarbij blijft de vraag of zonder meer zekerheid over het budget voor de schuur aanbesteding van de verbouwing boerderij wel plaats had mogen vinden. De begroting van de investeringsuitgaven lijkt verder redelijk op orde. Andere punten als mandaten en garanties zijn wat minder indringend, maar zijn behalve de eigendomssituatie wel zaken die regeling behoeven om tot aanbesteding te kunnen overgaan en zijn in die zin ook urgent. Van gemeentelijke zijde wordt benadrukt dat voor al die punten overleg mogelijk is, tot en met eventueel teruggaan naar de raad. Vooralsnog is de conclusie dat de gemeente zelf zo’n mogelijke heroverweging nog niet op de agenda had en dat het kernteam en stichtingsbestuur (incl. KK als commissaris) de betreffende punten als zeer dringend ervaren en eigenlijk alleen nog maar oplosbaar achten in een herziene variant B, waarin mandatering ruim plaatsvindt en garanties voor risico’s.
3.4 Rollen en verwachtingen: vraag 3 college Het college vraagt zich af in hoeverre afstemming van rollen en verwachtingen mede verklarend is voor de teruggave. Vraag 3 college: Waren de verwachtingen en rollen tussen het stichtingsbestuur, kernteam, het projectteam bouw en de gemeente aan de voorkant voldoende helder?
Bevindingen 1.
Na de besluitvorming door de gemeenteraad is gekozen voor ‘een arena’ waarin het stichtingsbestuur verantwoordelijk is voor de implementatie. De gekozen ‘arena’ waarbij stichtingsbestuur verantwoordelijk is en de gemeente faciliteert lijkt gekenmerkt door een heldere rolverdeling. Het stichtingsbestuur stuurt de implementatie. Implementatie concentreert zich op het bouwproces gemandateerd aan KK. KK zou terugtreden als commissaris, dit heeft formeel geen vorm gekregen. De wethouders staan op afstand, evenals het stichtingsbestuur dat zich op de overige taken concentreert. Die rollen waren dus redelijk helder, althans voor de rolbekleders zelf.
2.
Met wethouders, stichtingsbestuur, gemandateerde voorzitter bouwteam en belangrijkste ambtelijk betrokkenen heeft zoals gezegd verder geen startoverleg plaatsgevonden over hoe deze fase verder in te vullen. Er was een mail van KK op 4 februari met een adequate takenlijst en een eerste afstemming op 8
februari met de ambtelijke verbinders. Die inname van rollen leidde zo niet tot gedeelde verwachtingen aan elkaars gedragen en ze leidden deels tot wederzijds niet verwacht gedrag. Van werken vanuit de eigen logica van enerzijds een ondernemende voorzitter bouwteam en anderzijds een faciliterend, vanuit de logica van de gemeente, werkende ambtelijke organisatie. 3.
Specifieke omstandigheden speelden volgens met name de ambtelijk verbinders een rol, zoals de opgelopen vertraging in besluitvorming en afstand van elkaar door Corona, maar ze lijken niet een doorslaggevende invloed te hebben gehad.
Enige voorbeelden die hiervoor al aan de orde waren. 1.
Ambtelijk houdt (ook in gesprekken) het stichtingsbestuur als verantwoordelijk voor het proces van implementatie en de mandatering van het bouwproces aan KK. Dit maakt dat ambtelijk de mening overheerst dat het stichtingsbestuur en met name de projectleider met een planning moet komen. Het bestuur heeft die positie en kennis nog helemaal niet.
2.
De ambtelijke rol van verbinders leidt niet tot een strak sturen op het project zoals KK dat wenste om ‘Pinksteren te halen’; verbinders zijn geen projectmanagers met een strakke planning.
3.
KK handelt vanuit die mandatering en een urgentie van Pinksteren willen halen als ondernemer en niet als ambtelijk aangestelde in een incrementeel planningsproces.
4.
De rol van gemeentelijk bouwexpert is gericht op het uitvoeren van het raadsbesluit en leidde niet tot het primair willen aanpassen van de aanbestedingsregels in overeenstemming met het streven van KK ‘Pinksteren willen halen’. De gemeentelijk expert kan moeilijk anders, draagt oplossingen aan en KK gaat daarin mee maar constateert dat alles veel te lang duurt.
5.
De gemeentelijk bouwexpert benadrukt dat het afronden van het Definitief Ontwerp op het kritieke pad lag (moest bv. ook naar de Monumentencommissie, omdat het een gebouw bij een Rijksmonument is) en niet dit vraagstuk. KK denkt in snelheid maken en is ‘Pinksteren’ en najaar halen het kritieke pad.
6.
Een stichtingsbestuur en wethouders op de achtergrond interveniëren niet krachtig als knelpunten tot en met een crisisachtige situatie optreden; dat past niet bij de rol. Bij stichtingsbestuur en KK is er groot onbegrip voor dit uitblijven van nadrukkelijke interventies om te komen tot herziening van het project.
7.
Ambtelijk is er kritiek op de rol van KK: enerzijds doet het bestuur alles wat hij wil en anderzijds doen de ambtenaren niets van wat hij wil. Iedereen is incompetent in zijn ogen. Zijn leiderschapsstijl past hij niet aan aan de situatie. Zes weken na het raadsbesluit de stekker eruit trekken is niet geloofwaardig.
8.
KK benadrukt dat zijn rol het bouwproces leidend is. Hij geeft aan dat door de andere kerngroepleden en bestuursleden veel werk is verricht vanuit hun rol. KK vindt dat empathie van ambtenaren voor de stichtingsbestuurder en vrijwilligers afwezig is en veel schade aanricht.
9.
Ambtelijk is de overtuiging dat in overleg met KK, kernteam en het bestuur, waarin wederzijdse twijfels e.a. open besproken zouden zijn, in ieder geval had kunnen leiden tot het in harmonie uit elkaar gaan, maar het liefst tot voortgang van het project.
10. KK ergert zich aan de ambtelijke werkwijze, met name na herhaaldelijk rappelleren, aan het niet klaar zijn van stukken die noodzakelijk zijn om de planning van ‘Pinksteren te halen’. Ambtenaren wijzen dan op zorgvuldigheid etc.
3.4.1 Concluderend Het gekozen model van stichtingsbestuur stuurt en gemeente faciliteert was volgens de afspraken. De simpele feitelijke constatering is dat het wederzijds scherpstellen van de verwachtingen in deze implementatiefase vervolgens in een weinig harmonieuze sfeer plaatsvindt. De conflicterende verwachtingen dragen bij aan negatieve beeldvorming van elkaar.
3.5 Samenwerking ervaren: vraag 4 college Het college vraagt zich af in hoeverre de ervaring van de samenwerking een rol gespeeld heeft. Vraag 4 college: Hoe hebben deze partijen de samenwerking tijdens het proces onderling ervaren?
Bevindingen 1.
Er is een groot verschil in de ervaring van de samenwerking in de fase voor de besluitvorming en de samenwerking na de besluitvorming van 4 februari. Op basis van de interviews en commentaren is dit als volgt te schetsen. Voor de besluitvorming is er een sterk wij-gevoel van betrokken ambtenaren en kernteam. Er is de charismatische leiding van KK aan het kernteam in samenwerking met betrokken ambtenaren, gesteund door wethouder WW. College en raad worden in de laatste fase als afstandelijk ervaren, maar niet als onredelijk. Na 4 februari verdwijnt het wij-gevoel. De ervaring van de samenwerking door kernteam, bestuur en met name ook KK versus de ambtelijke organisatie en gemeentelijke bestuurders werd snel en sterk gespannen. Vlak na 4 februari is er nog een sfeer van snel doorgaan (mail KK 4 februari). Al snel gaat spelen dat er in de ogen van KK onvoldoende voortgang is en dat gemeentelijke procedures zoals bij de aanbesteding de voortgang belemmeren.
2.
KK daarin gesteund door andere kernteamleden ervaart de inspanningen tot oplossingen te komen als volstrekt onvoldoende. De gemeente ervaart de samenwerking als lastig. Bestuurlijk en heftiger ambtelijk is er onbegrip voor het stoppen van KK zonder daadwerkelijk eerst serieus overleg te plegen. Uit elkaar gaan had altijd nog gekund.
3.
Er treedt wederzijds negatieve beeldvorming op. De typering van de gemeente door KK als incompetent, inflexibel en gericht op het politieke spel staat tegenover typering van KK als overtuigd van eigen gelijk, emotioneel, wispelturig en met weinig begrip voor wat ambtelijke en politieke besluitvorming vereist.
4.
Er is ook waardering zoals voor de ambtelijke verbinders. Evenals voor de onvermoeibare inzet van KK. Geen ruzie en geen mensen beschadigen is het motto van KK. Wat ambtelijk en de wethouder(s) niet zien is dat die wederzijdse negatieve beeldvorming van de zijde van het stichtingsbestuur en kernteam in snel tempo versterkt. Uit de gesprekken en commentaren blijkt een snel verlies aan vertrouwen en ook boosheid.
5.
Voor KK en de subsidieadviseur steekt dat reeds voor de besluitvorming, maar ook daarna naar hun mening wel degelijk naar wethouder en ambtelijke verbinders is aangegeven, dat het totale proces niet goed loopt en er een eind komt om dat te accepteren. Bij deze bij uitzondering een citaat van KK naar de onderzoeker: ‘Ook is hen voortdurend op de urgentie gewezen. Eigenlijk hadden we half 2021 compleet willen starten, incl. de nieuwe schuur, daarom wilden we ook dat december 2020 het in de raad kwam. Daar waren de berekeningen (voor exploitatie HW) ook op gebaseerd. Immers in ons contact, dat zeer frequent is geweest (met ambtelijke verbinders en WW), hebben zij zelf tegen ons gezegd, dat het allemaal veel te lang duurde.’
6.
Voor KK komt daarbij dat hij in december 2020 na uitstel van besluitvorming door de raad pas na een persoonlijk beroep van WW bereid was om toch door te gaan. Hij ervaart toezeggingen voor veel ruimte en financiële mogelijkheden. Gezien de gang van zaken kon ‘stoppen’ niet als een verrassing komen.
7.
KK en de subsidieadviseur benadrukken in gesprekken en commentaren dat door vrijwilligers ontzettend veel tijd en moeite in de voortgang van het project is gestoken. Ze ervaren van de kant van de gemeente onvoldoende waardering daarvoor; de gemeente zou veel meer begaan moeten zijn met het daadwerkelijk kunnen vervullen van de opgave van een MFA maken, in plaats van het standpunt innemen dat het stichtingsbestuur verantwoordelijk is en de gemeente faciliteert.
8.
De negatieve beeldvorming is aanvankelijk asymmetrisch. Het vertrouwen in de gemeente is op 29 maart al zo goed als weg. De gemeente is dan ook verrast door de stellige opstelling van KK en stichtingsbestuur. Belangrijke redenen zijn in de gesprekken:
9.
Het ervaren van weinig empathie en steun voor een beginnend stichtingsbestuur met een grote opgave, zoals die ook blijkt uit het niet verlenen van garanties in verband met de (financiële) risico’s.
10. Onvoldoende tot uiting brengen door de gemeente van het grote belang dat samenleving en gemeente hebben bij deze MFA met belangrijke initiatieven als Sallandhuis met leer-werktrajecten. Belangrijke oorzaken zijn het niet goed sturen op ‘open zijn met Pinksteren’. 11. Ambtelijk en bestuurlijk gemeentelijk ervaart men de samenwerking wel als lastig; na het besluit tot stoppen is er ambtelijk veel verontwaardiging. Waarom geen overleg? 12. Personen spelen een rol ‘Als het klaar is dan is het ook klaar’, zo typeert KK zijn besluit om te stoppen. Hij maakt telkens weer duidelijk dat aan zijn besluit allerlei inhoudelijke overwegingen ten grondslag liggen. Zie de rij van mails waarin hij dat heeft uitgelegd, teruggaand tot aan het begin van zijn betrokkenheid. (Zie noot 4 hiervoor). Zijn gedrevenheid en ongeduld, zijn ondernemersgerichte, resultaatgerichte werkwijze bepalen mede het tempo, maar leiden ook bij hemzelf tot emotie, die mede bepalen dat hij er een punt achter zet. 13. Hij blijft dan wel naar stichtingsbestuur en WW de deur openhouden maar op zijn voorwaarden voor uitvoering van plan B. Hij zal het overleg daarover graag voeren. Het stichtingsbestuur ziet KK als leidend in dit bouwproces en geeft de opdracht conform raadsbesluit terug. 14. De overgebleven kernteamleden en bestuursleden komen na 29 maart met een alternatief.
Enkelen van hen benadrukken dat ze aan een financieel haalbaar alternatief graag hun medewerking hadden willen blijven geven. Voor het college is het nu al onderzoeken van een dergelijk alternatief nog niet aan de orde. Eerst de feiten op een rij is de opvatting van het bestuur met de keuze voor een externe evaluatie; bovendien ligt er een raadsbesluit waar niet zomaar van af te wijken is. Bij de nog zittende bestuursleden en kernteamleden leidt dat tot teleurstelling en ook zij trekken zich terug (mail 16 april KK). Zij geven aan dat het vertrouwen in de gemeente tot het nulpunt gedaald is. 15. Persoonlijke inzet, stijl en invloed spelen een rol bij de afloop. ‘Als het klaar is, is het klaar’ leidt eerst tot stoppen van KK. Bij niet tegemoetkomen aan de bezwaren leidt dat tot teruggave door het bestuur; KK is daar van invloed (zie ook mail over subsidiebeschikking en bruikleenovereenkomst); het bestuur heeft hem immers gemandateerd inzake bouwproces vanwege zijn grote kennis. 16. Maar het bestuur heeft wel zijn eigen oordeel en gebrek aan vertrouwen; bestuursleden en kerngroepleden geven in hun commentaren aan dat ze zich in hun eigen taken onvoldoende gesteund voelen, maar vooral ook onvoldoende algemene steun en waardering ervaren voor hun inspanningen. Daarbij is weer wel waardering voor bijv. de ambtelijke contactpersonen of steun in het verleden door andere ambtenaren.
3.5.1 Concluderend Er treedt een escalatieproces op. De beeldvorming wederzijds ontwikkelt zich negatief, maar aanvankelijk wel asymmetrisch; zeker bij kernteam en stichtingsbestuur daalt het vertrouwen in de gemeente sterk. Bij de gemeente is blijkbaar niet het begrip hoe ‘hoog’ de ergernis zit over niet halen van ‘Pinksteren’ en over al die andere irritaties zoals wel erkennen van afspraak ‘Pinksteren’ maar toch niet tijdig gereed zijn van stukken, over gebrek waardering voor vrijwilligers, afschuiven risico’s zoals hij dat ervaart en meer. Hij trekt dan als 19 maart niet gehaald wordt de stekker eruit, wat de gemeente verrast en ambtelijk tot grote verontwaardiging leidt. Overleg was wel het minste vindt men. En dat begrijpt KK dan weer niet; hij heeft zijn urgentie en ergernis vaak genoeg geuit. In het overleg met het stichtingsbestuur dat volgt blijven dezelfde inhoudelijke bezwaren van risico’s en mandaten optreden; ook het bestuur heeft er geen vertrouwen in, daarbij geadviseerd door KK, maar wel met een eigen oordeel.
3.6 Toetsing projectplan: vraag 5 college Het college vraagt zich af in hoeverre de toetsing op het projectplan een rol heeft gespeeld
Hoe heeft de gemeentelijke toetsing op het projectplan plaatsgevonden dat ten grondslag lag aan het raadsbesluit, inclusief de beoordeling van de financiële exploitatie en de eventuele huurders? In bovenstaande weergave van het proces naar teruggave spelen overwegingen van inhoudelijke aard (technisch en financieel genoemd in de vraag van college). Deze worden in par. 4.3 nader onderzocht. Belangrijk is daarbij de wijze waarop het raadsbesluit onderbouwd is, met name de financiële onderbouwing, maar ook een aantal andere aspecten die de uitvoerbaarheid van het projectplan bepalen. Hierna komen eerst de financiële toetsing en dan toetsing op overige aspecten aan de orde.
3.6.1 De financiële toetsing De in het raadsvoorstel opgenomen begroting is op 3 november 2020 met alle betrokkenen (kernteam en ambtelijk) grondig getoetst en men was het eens over deze begroting. De raad baseert de besluitvorming op 4 februari ook op deze begroting. In het licht van de ontwikkelingen na 4 februari is deze toetsing als volgt te waarderen. Onderscheiden is naar investeringsbegroting en exploitatiebegroting en steeds naar inkomsten en uitgaven.
Bevindingen Investeringsbegroting: uitgaven De investeringsbegroting ziet er degelijk uit en is opgesteld in een interactie met leden van kernteam en ambtelijke deskundigen. 1.
Te onderscheiden is voornamelijk naar de bedragen voor de verbouwing van de boerderij en voor de schuur. Over de overige bedragen is overeenstemming bereikt.
2.
Aan de bouwkosten liggen berekeningen ten grondslag van het bedrijf Vosman op basis van het plan van eisen; € 176.000 voor de boerderij; Kokshuus € 26.115 en € 620.850 voor schuur. Exclusief btw. Die is op basis van indicatieprijzen. Dat was bij alle betrokkenen voor de besluitvorming van 4 februari bekend (zie o.a. mail van gemeentelijk expert aan KK)
3.
De offerte voor de boerderij en Kokhuus valt na 4 februari ongeveer € 13.000 hoger uit dan de begroting. Dit beperkte verschil is redelijk verklaarbaar, maar noopt tot bijstelling. Over de betrouwbaarheid van de indicatieprijzen is in dit onderzoek uitgebreid communicatie geweest. Zo zijn er verschuivingen tussen boerderij en kokshuus, zijn er besparingen door versoepeling van de duurzaamheidseisen waardoor feitelijk sprake is van grotere overschrijding, zijn er nieuwe eisen als een traplift, hogere kosten door monumentenglas. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat er onzekerheden blijven maar dat gecorrigeerd voor nieuwe eisen en verschuivingen een overschrijding van ongeveer € 20.000 waarschijnlijk lijkt. De indicatieprijzen kennen dus een zekere onzekerheid. Nieuwe ontwikkelingen/nieuwe vergroten die onzekerheid. Uiteindelijk resulteert door inpassing van zelfwerkzaamheid en versoepelen van duurzaamheidseisen een bedrag binnen de oorspronkelijke begroting beneden € 150.000) waarvoor onderhands aanbesteden kan plaatsvinden. De €13.000 verschil geeft dus een geflatteerd beeld, maar er is niet sprake van onbeheersbare risico’s. Kosten-
Offerte maart
Aangepaste
Verschil offerte vs.
indicatieprijs
2021
Verschil
offerte maart
aangepaste offerte
Boerderij
€
157.543,00
€ 176.687,00
€ 19.144,00
€ 126.390,00
€
-50.297,00
Kokhuus
€
32.100,00
€
26.115,00
€ -5.985,00
€
34.585,00
€
8.470,00
Totaal
€
189.643,00
€ 202.802,00
€ 13.159,00
€ 160.975,00
€
-41.827,00
4.
Voor de schuur is op basis van het door Marten Ontwerpt gemaakte ontwerp een berekening met indicatieprijzen opgesteld (ook nog eens extra getoetst), waarin nog niet de nieuwe BENG-eisen (Bijna Energieneutrale Gebouwen) zijn verwerkt. De gemeentelijke experts verwachten dat die BENG-eisen redelijk passen binnen het gemaakte ontwerp, met opname van warmtepomp, isolatie-eisen en zonnepanelen in ontwerp, maar zijn daar ook niet zeker van. Er is dus een zeker risico door onzekerheid en mogelijke nieuwe ontwikkelingen, maar dat lijkt beperkt en is bovendien soms op basis van nieuwe eisen die een vraag om compensatie niet onredelijk maken.
5.
De mogelijkheid van btw-verrekening is goed getoetst met externe deskundigheid.
Concluderend 1.
De investeringsbegroting is goed getoetst.
2.
Het bouwteam speelt bij de boerderij knap in op de beperkte overschrijding.
3.
Het risico voor de investering in de schuur lijkt beperkt, maar is nu niet nader te kwantificeren.
4.
Mogelijke algemene stijging van bouwkosten zijn hier buiten beschouwing gelaten.
Bevindingen Investeringsbegroting: subsidies als inkomsten 1.
Naast de gemeentelijke bijdrage van ruim € 672.000 is ruim € 578.000 aan subsidies ingeboekt waarvan € 284.000 als definitief ingeboekt (in de pijplijn, dus niet helemaal als zeker) en ruim € 294.000 nog te verwerven. Voor het verkrijgen van subsidies was een positief raadsvoorstel nu bevorderlijk en uiteindelijk noodzakelijk.
2.
De subsidiebedragen waren gebaseerd op een subsidiescan van de subsidieadviseur; in december 2020 heeft zij met KK aangegeven in een commentaar op het raadsvoorstel € 400.000 tot € 450.000 als het maximaal haalbare te beschouwen, dus ruim € 100.000 tot € 150.000 onder het beoogde bedrag.
3.
Ambtelijk was er daarom een voorkeur de gevraagde investeringsbijdrage van de zijde van de gemeente te verhogen. De wethouders, met name ook de wethouder Financiën wilden maximaal inzetten op het binnenhalen van subsidies. De onzekerheid over het binnenhalen is nadrukkelijk benoemd, ook in het raadsvoorstel.
4.
In de bij het raadsvoorstel gevoegde notitie Financiële Beoordeling, is vermeld dat over de realisatie van de subsidiebedragen in februari/maart mogelijk meer duidelijkheid komt.
5.
In het raadsvoorstel en de verdere planning is deze verwachting verder niet aan de orde gekomen.
6.
De als definitief ingeboekte provinciale subsidie € 75.000 bleek niet toegezegd en de aanvraag bleek niet te passen in het programma van de provinciale subsidieverlener. Pas na besluitvorming in de raad werd ambtelijk en bij college duidelijk dat de door de subsidieadviseur veronderstelde toezegging niet terecht was. De gemeente ging hier verder uit van de informatie van subsidieadviseur die in dit traject leidend was. De inschatting van de wethouders is dat een bijdrage van € 75.000 vanuit de provincie, gelet op een investering van meer dan € 1.2 miljoen aan de voorzichtige kant was. Dit gelet op eerdere projecten en het feit dat het project “Strunk” zeer veel raakvlakken kent met diverse provinciale doelen. De aanvankelijk bedachte subsidie viel weliswaar af omdat niet werd voldaan aan gestelde randvoorwaarden. Het nadere bestuurlijk overleg met de provincie liep echter nog. WW was concreet in gesprek met de gedeputeerde en ook de wethouder van Financiën heeft contact gehad met de gedeputeerde en een positieve grondhouding waargenomen. Daarmee waren de wethouders nog niet bij de tussenstap t.a.v. heroverweging project dan wel extra investering vragen bij de raad.
7.
De door de stichting nog te verwerven bijna drie ton aan subsidies leken na de besluitvorming dan ook al snel een te grote opgave. KK verwacht dat 1,5 à 2 ton niet gerealiseerd wordt (aantal mails).
Concluderend 1.
De toetsing op de inkomsten is degelijk gebeurd.
2.
De onzekerheden waren in beeld. Er is met een positief raadsbesluit ingezet op maximale subsidieverwerving zoals oorspronkelijk benoemd. De onzekerheid daarover is benoemd in het raadsbesluit.
3.
Vanuit een oogpunt van planning en het doen van aanbestedingen is de vraag of dat maximaal inzetten op subsidieverwerving verstandig was. Naar de actuele inzichten van de subsidieadviseur was het onwaarschijnlijk dat dat maximale bedrag tot stand zou komen. Wanneer zou blijken dat er inderdaad voldoende geld was om aan te besteden? Ambtelijk is daarop gewezen. De wethouders verwachtten echter nog wel meer geld vanuit de provincie gezien de aansluiting bij veel provinciale doelstellingen.
4.
De afwijzing van de provinciale subsidie was een onaangename verrassing die na het raadsbesluit duidelijk werd, en het mogelijke tekort op subsidie-inkomsten verder verhoogde. De wethouders zagen hier nog wel perspectieven die een heroverweging en een teruggang naar de raad nog niet noodzakelijk maakte.
Bevindingen Exploitatiebegroting: inkomsten en uitgaven 1.
De exploitatie is degelijk opgesteld op basis van een aantal aannames en soms referentiegetallen die alleszins redelijk lijken. Essentieel zijn de beoogde inkomsten afkomstig van toekomstige huurders. Door het kernteam is van een aantal organisaties meer definitieve toezeggingen gekregen. 9
2.
Van één belangrijke toekomstige huurder (Sallandhuis) blijkt de gemeente ambtelijk na 4 februari dat het geld voor de beoogde leer-werktrajecten nog niet geregeld is. Bij het kernteam was dat bekend, maar niet gedeeld met de gemeente. Volgens KK waren de toezeggingen zodanig dat hij voldoende vertrouwen had in het beschikbaar komen van het geld.
3.
Hoe dat verder ook is, de gemeente heeft wel gevraagd naar verklaringen van contracten maar dat deze er in deze fase van het proces niet zijn is te begrijpen. Gezichtspunt was ook dat het stichtingsbestuur de taak had de exploitatie te voeren en huurders te organiseren. Voor een aantal organisaties was de behoefte aan ruimte overigens ook evident (zittende huurders) en ook voor de gemeente een prioriteit (Stichting Evenmens en zelfregiecentrum Vriendendiensten). Zolang de bouw van de Strunk niet daadwerkelijk vorm kreeg is het moeilijk definitieve (laat staan juridisch afdwingbare) toezeggingen te organiseren.
4.
De nu gebleken onzekerheid rondom het Sallandhuis is echter van andere orde; daar was sprake van een nieuwe activiteit waarvoor de financiering nog onzeker is. Die onzekerheid had voor een goed beeld door het kernteam met de gemeente gedeeld kunnen worden, maar die achtte voldoende garanties aanwezig.
5.
De gemeente had bij zo’n nieuw initiatief scherper kunnen doorvragen naar de daadwerkelijke garanties. Echter, tot verandering in de begroting hoeven deze onzekerheden niet te leiden. Een van de kernteamleden heeft nog een inventarisatie gezonden van de VTE (vrijetijd economie), met een overzicht van alle mogelijke activiteiten verbonden met bezoekerscentrum; er zijn tal van mogelijkheden voor deze MFA.
6.
Stichting ’t Sallandhuis, het zelfregiecentrum Vriendendiensten, Stichting Evenmens en Kindcentrum de Rode Bank zijn in het projectplan en daarom ook in het raadsvoorstel genoemd als partijen die belangstelling hadden om te huren. Met deze organisaties is dus vanuit kernteam wel degelijk contact geweest. In de bezettingsoverzichten die ten grondslag liggen aan de exploitatie-inkomsten zijn ze niet meegenomen. Door
9 De ambtelijke contactpersonen hebben in het voorjaar van 2020 samen met een lid van het kernteam gesprekken gevoerd met
de huidige gebruikers en het Zeflregiecentrum en Evenmens om de wensen en behoefte voor hun plek in Strunk op te halen. Dat was inventariserend. Zij zijn niet bij gesprekken geweest over garanties van huur etc. Dat was de verantwoordelijkheid van de stichting.
KK is gesuggereerd organisaties met onvoldoende garantie voor deelname (Kindcentrum de Rode Bank) niet op te nemen in het voorlopige raadsvoorstel. De gemeente hield desondanks vast aan het opnemen in het raadsvoorstel omdat Kindcentrum de Rode Bank genoemd was in het projectplan. De subsidieadviseur en KK komen daar bij hun commentaar op het definitieve raadsvoorstel niet op terug, maar verwijzen naar contacten die lopen (mail 18 april). De vraag is wel of het nu verstandig organisaties te noemen die nog geen meer definitieve toezeggingen hadden gedaan.
Concluderend 1.
Uitgaven en inkomsten zijn degelijk berekend
2.
Voor de meeste genoemde organisaties in het raadsvoorstel is tamelijk evident dat belangstelling serieus was. De onzekerheid over Sallandhuis had onderwerp van gesprek kunnen zijn, maar bleek de gemeente pas na besluitvorming; de gemeente heeft voor besluitvorming niet naar garanties gevraagd. Overigens zou onzekerheid, als die bekend was, niet tot verandering van de plannen/begroting hebben geleid omdat de bedoeling was van het Sallandhuis om dit plan te laten slagen en er bovendien meerdere plannen zijn de MFA verder te ontwikkelen.
3.
Met alle genoemde organisaties is vanuit het kernteam contact geweest; niet altijd waren er toezeggingen voor willen huren. Noemen in het raadsvoorstel lijkt dan onverstandig en onnodig.
Bevindingen Risico’s, garanties, reserveopbouw en ondersteuning De stichting is na besluitvorming verantwoordelijk voor het investeringsproces en een sluitende exploitatie. Dat eist (naar het inzicht van de evaluator) ook een opbouw van reserves om tegenvallers te kunnen opvangen. Er is vanaf 2022 een overschot op de exploitatie van ruim € 100.000 beoogd van ongeveer € 10.000 oplopend in 2025 naar ongeveer € 30.000 bij een exploitatie van € 135.000. Dus op zich zou reservevorming heel goed mogelijk zijn en ook door de gemeente akkoord bevonden worden. Er is dan wel de vraag wat te doen bij uitstel van het project en hoe te handelen bij tegenvallers, zeker in de beginperiode als er nog geen reserve is. Gezien het eigendom van het pand bij de gemeente is ook voor de gemeente de vraag wezenlijk hoe bijv. te handelen bij een dreigend faillissement. In de mailwisseling van 25 maart wijzen de subsidieadviseur en KK op een aantal risico’s en verwijzen naar afspraken hier omtrent. Bijv. zou volgens KK de gemeente financiële risico’s in de beginperiode voor haar rekening nemen en zou overdracht van eigendom over vijf jaar kunnen plaatsvinden. Genoemd worden als risico’s investeringsbedragen die hoger kunnen uitvallen en genoemd wordt de eerder gemelde behoefte aan ondersteuning zeker in deze startperiode.
Concluderend 1.
Op zich laat de exploitatie voldoende basis zien voor dekking van tegenvallers.
2.
Over deze onderwerpen heeft volgens alle betrokkenen wel communicatie plaatsgevonden.
3.
Uit onderhavige evaluatie is echter niet gebleken dat sprake is van enigerlei eenduidige afspraak over hoe met startrisico’s, overschrijding en benodigde ondersteuning om te gaan. In voorgaande MFA-trajecten zijn daar oplossingen voor gevonden.
4.
In dit gecompliceerde traject van ’De Nieuwe Strunk’ ontstaan op dit punt nu echter open einden hoe met risico’s en mandaten om te gaan. Na de besluitvorming door de raad gaan die daadwerkelijk een rol spelen in het proces dat uiteindelijk tot teruggave van de opdracht leidt.
5.
In het raadsvoorstel is eigendomsoverdracht overigens niet aan de orde. In het projectplan staat dat de positieve exploitatie op termijn mogelijkheden biedt tot eigendomsoverdracht. Een onderwerp van overleg, dat nu nog geen besluitvorming behoeft volgens de ambtelijke organisatie, die de termijn van vijf jaar ook niet herkent.
3.6.2 Overige aspecten Voor een succesvol MFA is meer nodig dan een adequate exploitatie en investeringsbegroting. Op een aantal aspecten kan de gemeente volop vertrouwen hebben in het kwaliteitsvolle projectplan dat is geproduceerd. Zoals de ontwikkeling van activiteiten. Twee aspecten uit dat plan zijn cruciaal en verdienen nadere toetsing: een stichtingsbestuur gefaciliteerd voor de taak en de planning.
Bevindingen Stichtingsbestuur Inzake het bestuur van de stichting is vanuit het college kennisgenomen van de curricula vitaes. De leden zijn aangedragen door KK. Het stichtingsbestuur wacht een zware taak. In de commentaren geeft het bestuur aan van de zijde van de gemeente onvoldoende betrokkenheid met die opgave voor het bestuur te hebben ervaren. Het bestuur dat zich ook nog moet inwerken en op een rijdende trein springt; het bestuur moet zich het proces nog eigen maken en verdient steun daarbij (hebben ze ook gemist is hun commentaar nu). Een kennismaking met wethouders en betrokken ambtenaren voorafgaand aan de besluitvorming door de raad zou een te overwegen mogelijkheid zijn geweest. Nu wordt 23 maart 2021 kennisgemaakt ambtelijk en is er een voornemen geformuleerd tot kennismaking van de wethouders met het bestuur. Ambtelijk werd aangegeven dat de kennismaking door KK liever op termijn gezien werd.
Concluderend 1.
In de vorm van twee jaar coaching door KK is een ondersteuning voor het bestuur ingebouwd.
2.
Een gesprek over wederzijdse verwachtingen zou gepast hebben.
Bevindingen Planning Twee aspecten vallen op. 1.
Het traject loopt ten opzichte van de oorspronkelijke beoogde planning enige maanden vertraging op door de herziening van de plannen voor de schuur en door de tragere politieke besluitvorming dan verwacht. Door de gemeente is voor het raadsbesluit niet getoetst in hoeverre die planning bijstelling behoeft en de planning van ‘Pinksteren’ (boerderij) en ‘najaar’ (schuur) bleef daardoor voor kernteam en bestuur uitgangspunt.
2.
De vraag naar een degelijke planning is des te meer aan de orde omdat in het raadsbesluit als voorwaarde voor daadwerkelijk ter beschikking komen van de gemeentelijke bijdrage het realiseren van subsidies geldt. Daarover zou volgens de notitie Financiële Beoordeling in februari/maart mogelijk duidelijkheid komen. Het nu gevolgde proces had in principe kunnen leiden tot uitvoering van de verbouwing van de boerderij zonder voldoende subsidies voor uitvoering van de verbouwing van de schuur. Een dergelijke optie werd als niet wenselijk gezien, want niet of nauwelijks kostendekkend te exploiteren (zie raadsvoorstel).
3.6.3 Concluderend De gemeente heeft de plannen financieel serieus getoetst met de volgende aantekeningen: 1.
De toetsing op zekerheden van de zijde van mogelijke huurders en subsidiegevers was moeilijk scherper uit te voeren gezien de fase waarin het project zich bevond.
2.
Organisaties die genoemd zijn in het raadsvoorstel zijn door het kernteam benaderd; niet duidelijk is waarom niet gekozen is voor het weglaten uit het raadsvoorstel van organisaties die geen garanties wilden geven.