Evaluatie De Nieuwe Strunk 8 juni 2021 def
Tekst van het document
3.
De vervulling van de opdracht voor drie ton subsidie kende op voorhand kende een hoog risicogehalte van niet volledig lukken. Meer duidelijkheid daarover wordt in februari, maart verwacht. Toch is de planning niet
ingericht op helderheid verkrijgen over de hoogte van de te realiseren bedragen en de besluitvorming daarop inrichten. Gezien de wens van een positief raadsbesluit om subsidies te verwerven begrijpelijk, maar uiteindelijk leidt het niet kunnen vervullen van deze opdracht al snel tot financiële vragen die nopen tot herwaardering of aanvullende financiering. 4.
Inzake risico’s, reservevorming, garanties, eigendomsoverdracht is niets afgesproken. In een publiek - privaat traject met grote belangen voor de gemeente ontstaan daardoor open einden die dan na besluitvorming door de raad alsnog oplossing behoeven. Van gemeentelijke zijde werd benadrukt dat voor risicodekking allerlei mogelijkheden waren en een dergelijke risicovoorziening niet gebruikelijk was (zie vorige paragraaf). Beter is het om deze onderwerpen bij de voorbereiding van het raadsvoorstel wel aan de orde te hebben gehad. Inzake eigendomsoverdracht is sprake van een lange termijnkwestie waarover afspraken nu niet aan de orde zijn. De gemeente was daar tot gesprek bereid.
Wat betreft de overige condities voor een succesvolle implementatie: 1.
Is er een degelijk projectplan dat een goede basis geeft voor de verdere ontwikkeling van activiteiten.
2.
Toetst de gemeente niet op een reële planning.
3.
Inzake het bestuur vindt geen gesprek over wederzijdse verwachtingen plaats.
De toetsing is heel serieus geweest, maar heeft op de punten van subsidies, planning en contacten met bestuur een rol gespeeld in de uiteindelijke teruggave van de opdracht.
3.7 Andere MFA’s: vraag 6 college Wat is er in dit proces mogelijk anders gegaan dan bij de totstandkoming van de andere MFA’s in Raalte?
Bevindingen Het antwoord op deze vraag kent op basis van de gesprekken en commentaren twee hoofdaspecten. 1.
Ten eerste de bevinding dat ook bij andere MFA’s niet alles vanzelf ging. Soms was er extra financiering nodig en was er sprake van langduriger projecten. Er is hoop kortom.
2.
Ten tweede een aantal verschillen van ‘De Nieuwe Strunk’ met andere MFA-trajecten die de lastige gang van zaken mede verklaren. In de gehouden interviews bestaat daarover grote overeenstemming met als belangrijkste punten: -
Minder geworteld zijn van dit project in de lokale gemeenschap o
Het pand is eigendom van de gemeente en niet eigendom van een betrokken groep vrijwilligers;
o
Bij andere MFA’s waren er allerlei processen van ondersteuning en correctie van het proces; lokale ‘hulptroepen’ werden ingeschakeld voor ondersteuning en correctie;
o
Tekenend is volgens betrokkenen dat de nieuwe bestuursleden niet allemaal uit het dorp Raalte komen, wat de taak voor ze nog iets ingewikkelder maakte.
-
Anderen relativeren dit inzicht enigszins en wijzen erop dat organisaties uit het dorp Raalte nauw betrokken zijn en ook vraag is naar deze MFA.
-
Er is meer in het algemeen sprake van een politiek beladen traject dat de marges waarbinnen besluitvorming moet plaatsvinden heel nauw maakt.
-
Het pand is eigendom van de gemeente en dat roept vragen op naar mandaten, risico’s, toekomstig eigendom.
3.7.1 Concluderend In de inleiding is al aangegeven dat hier sprake is van een typisch lastig implementatieproces waarin sprake is van achterliggende vragen of dit project nog meer geld waard zou zijn en vragen van hoe de uitvoering verder vorm
te geven. Uit de bovenstaande genoemde punten blijkt dat ook wel. Het project vereist daarom een wat strakkere procesinvoering en inrichting dan bij de andere MFA’s mogelijk en wenselijk was met alle relativering dat ook daar de dingen niet vanzelf gingen. Het samenstel van factoren lijkt ingewikkelder. De afhankelijkheid van subsidies, de smalle marges van financiering, de omvang van het traject, de bepalende rol van KK tegenover de weinig sturende rol van de gemeente in deze fase van implementatie, de inhoudelijk lastige vragen waarop geen snel antwoord komt en een stichtingsbestuur waarvan je onmogelijk kunt vragen al het initiatief te nemen en de gemeenschap intensief te mobiliseren.
3.8 Verklaring teruggave: vraag 1 college Op basis van de documenten, gesprekken en commentaren op verslagen ontstaat het volgende beeld over de redenen om tot teruggave van de opdracht te komen. Die redenen zijn te benoemen in termen van organisatorisch, technische en financiële aard, maar samen veroorzaken ze een escalatieproces dat uiteindelijk tot de teruggave van de opdracht conform het raadsbesluit van 4 februari leidt. Concluderend zijn die redenen en dat escalatieproces als volgt samen te vatten: 1
Een implementatie die nog behoorlijk lastige vragen kan opwerpen.
3.
Een procesvoering vanuit de gemeente die de eigen activiteiten niet strak stuurt, die niet signaleert en corrigeert en de vraag niet stelt of dit lastige implementatievraagstuk zich wel laat behandelen volgens de routine van implementaties van vorige MFA’s.
4.
Er ontstaat mede daarom geen gedeelde urgentie; het uitganspunt van ‘Pinksteren open’ zoals KK hanteert en ook duidelijk maakt, wordt erkend, maar geen strak uitgangspunt voor het gemeentelijk handelen; ook komt niet aan de orde of dat uitgangspunt reëel is gezien de opgelopen vertraging. Dit verschil in beleving van urgentie is een belangrijke bron van de spanningen die tijdens het proces ontstaan.
5.
Een aantal inhoudelijke vraagstukken: -
In ieder geval het achterblijven van de subsidie-inkomsten dwingt tot een moment van heroverwegen; de wethouders waren nog niet zo ver; ze spreken nog met de provincie.
-
Hoe dan ook rijst de vraag of aanbesteding van de boerderij had mogen plaatsvinden gezien raadsbesluit, als er niet meer zekerheid was voor budget voor de schuur.
-
De vragen van mandaat en risicodeling zijn niet voldoende uitgewerkt en besproken en maken een ‘Open met Pinksteren’ daarom niet haalbaar (de subsidieproblematiek lijkt dat hoe dan ook te belemmeren).
-
Vragen van aanbesteding die wel vergaand opgelost lijken; de risico’s op tekorten lijken beperkt. KK schat die veel hoger in en het proces van conform raadsbesluit de gemeentelijke aanbestedingsregels volgen heeft bij hem tot veel irritaties geleid.
2.
Een proces van negatieve beeldvorming door niet voldoen aan elkaars verwachtingen en dalen van vertrouwen in de samenwerking; dat proces was zeker tot stoppen en teruggave asymmetrisch. Van de zijde van kernteam en stichtingsbestuur bestond eind maart door uitblijven van oplossingen voor de kwesties van mandaten en risicodeling eigenlijk geen vertrouwen meer in de gemeentelijke opstelling. Het stichtingsbestuur voelt zich niet voldoende gesteund en volgt de kritiek die KK op het gemeentelijk handelen heeft en bij hem al eerder tot stoppen heeft geleid en dat ambtenaren en wethouders verraste.
3.
Bij de gemeente is er bestuurlijk en ambtelijk onbegrip voor de wijze van stoppen door KK en de wijze van beïnvloeding van het bestuur; ambtelijk is die verontwaardiging soms heftig; men ervaart het gedrag van KK als dwingend en onredelijk.
4.
Bij KK en subsidieadviseur is een belangrijk punt dat ze al in december hebben gewezen op de vertraging. KK wilde na uitstel van besluitvorming door de raad al stoppen. Hij is door een persoonlijk beroep van WW doorgegaan. Hij en de subsidieadviseur benadrukken dat herhaaldelijk is aangegeven aan wethouder en
ambtelijke contactpersonen dat traject niet naar wens verloopt. Voor de besluitvorming (vooral vanwege uitstel) en na de besluitvorming (zie alles hiervoor). 5.
Persoonlijke stijl vanuit ondernemersland versus ambtelijke stijl gericht op zorgvuldige uitvoering van een raadsbesluit met ook niet een urgentie van ‘met Pinksteren open’; vanuit het college wordt op die spanning in werkwijzen door de wethouder(s) niet hard ingegrepen; ook dat is een stijl.
6.
De toetsing op het projectplan is degelijk, maar formuleert niet hoe met enige van de genoemde spanningsbronnen, om te gaan (planning, risico subsidieverwerving, stichtingsbestuur dat steun verwacht van gemeente, meer dn faciliteren).
7.
Op 29 maart is dan het vertrouwen weg en geeft het bestuur de opdracht terug; Een deel van bestuur en kernteam zien nog wel mogelijkheden tot werken aan een optie B en eist dat het college voor 1 april beslist om de mogelijkheden daarvan te bezien. Het college reageert daar verder niet op. Het college wil eerst helderheid over wat nu precies aan de hand is en kan niet zomaar van het raadsbesluit gaan afwijken.
3.9 Teruggave voorkomen: vraag 7 college Vraag 7: Wat had het college kunnen doen om het teruggeven van de opdracht te voorkomen? Zoals eerder gesteld gaat het in deze evaluatie niet om het aanwijzen van schuldigen, maar om begrijpen wat er gebeurd is en lessen trekken. In de gesprekken en commentaren komt voortdurend aan de orde hoe partijen wel of niet hadden kunnen optreden om het proces te bij te sturen Vanuit het in de vorige paragraaf geschetste escalatieproces zijn daarover de volgende bevindingen te formuleren.
Bevindingen 1.
Vanuit de gesprekken blijkt bij de gemeente (organisatie en college) sterk het inzicht dat de aanpak van de implementatie vooraf een grondiger doordenking had vereist.
2.
Dominant is de opvatting binnen de gemeente dat stoppen van KK en teruggave van de opdracht door het stichtingsbestuur gezien de aard van de inhoudelijke en organisatorische vragen niet nodig was; er was nog alle mogelijkheid voor verder overleg.
3.
Stichtingsbestuur en kernteamleden (incl. KK) zijn overtuigd van de juistheid van stoppen en teruggave: -
Het voorliggende plan was niet meer haalbaar.
-
De heel scherpe negatieve typering van de gemeente (genoemde asymmetrische beeldvorming) vanuit onvoldoende waardering en geen vertrouwen sterkt in die opvatting van moeten stoppen.
-
Ze wijzen op de bereidheid om over plan B te spreken. Voor de gemeente is dat geen begaanbare weg, gezien het liggende raadsbesluit en de vragen over het ontstaan van de situatie van teruggave.
4.
Het stoppen en teruggeven van de opdracht als een uitkomst van het escalatieproces is in de voorgaande conclusie geschetst als een resultaat van de wijze van sturing en procesvoering, inhoudelijke problemen, verschillende verwachtingen aan gedrag en negatieve beeldvorming. De-escaleren na 29 maart lijkt om twee redenen nog heel moeilijk: -
De financiële problematiek is er; minder dan door KK geschetst, maar heroverweging lijkt daardoor onontkoombaar aan de orde;
-
Dat eist enigerlei nieuwe procesvoering, waar vanuit de ingenomen stellingen stichtingsbestuur en KK niet meer toe bereid zijn anders dan een plan B alternatief.
5.
Voor 29 maart zijn er zeker mogelijkheden voor de gemeente tot de-escaleren; komen tot een gedeelde urgentie en planning is wel de eenvoudigste, maar ook inspelen op de dwingende stijl van KK is er één.
6.
Bij alle betrokken partijen blijkt weinig besef van de mogelijkheden om in zo’n proces tijdig escalatie waar te nemen en te de-escaleren. De partijen voelen zich zeer betrokken en willen hun rol waarmaken. De stap
‘erboven te gaan hangen’ en te bezien hoe ontsporen is te voorkomen blijft bij de gemeente achterwege, maar evenzeer bij KK, stichtingsbestuur en andere kernteamleden.
3.9.1 Concluderend 1.
De-escaleren had voor 29 maart plaats moeten vinden; daarvoor zijn zeker mogelijkheden; Dat vereist een procesvoering van ‘erboven hangen’ waarvoor juist geen mechanismen waren; die rol werd niet vervuld; bij te formuleren lessen komt dat nader aan de orde.
2.
Na 29 maart zijn aparte interventies vereist buiten de gevolgde routines, zoals een bemiddelaar voor depolariseren. Hoe dan ook zal een heroverweging ook politiek aan de orde zijn. De huidige werkwijze met een externe evaluatie kan een stap zijn in zo’n proces van depolariseren en heroverwegen.
4. Informatieplicht naar de raad: vraag 2 college Vraag 2 van het evaluatiekader luidt: Hoe is het college omgegaan met de informatieplicht naar de raad?
4.1 Inleiding Informatieplicht omvat actieve en passieve informatieplicht. De actieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen in de artikelen 169 leden 2 en 4 en 180 lid 2. Kort samengevat: het college en de burgemeester geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. De passieve informatieplicht is in de Gemeentewet opgenomen in de artikelen 155, 169 leden 3 en 4 en 180 lid 3. Kort samengevat: het college geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. 10 Bepaald is dat de raad ‘alle benodigde informatie’ moet worden verstrekt. Voor de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak. Maar er zijn geen harde criteria om te bepalen of informatie ‘nodig’ is. De toepassing van de bekende drieslag ‘tijdig, juist en volledig’ lost dat probleem niet wezenlijk op.11 Die criteria zijn niet eenduidig ingevuld, evenals criteria als zorgvuldig, relevant. Op het niet voldoen aan de wettelijke informatieverplichtingen staan geen juridische sancties. Wel kan het gebrek aan vertrouwen, dat door onvolledige of onjuiste informatie kan ontstaan, bestuurlijke en politieke gevolgen hebben. De invulling is dus uiteindelijk een kwestie van politieke keuzes. Dat houdt niet in ‘vrijheid, blijheid’.
In het land is er met alle verschil ook allerlei ervaring opgedaan. Een beroep op vertrouwelijkheid bijv. voldoet al lang niet meer; er kan vertrouwelijk met de raad gedeeld worden. Er zijn allerlei mogelijkheden de raad te informeren, zoals met raadsinformatiebrieven. De keuzes zien we in het landvormgegeven in protocollen. In Raalte staat een protocol wel op ‘de agenda’, maar is er nog geen protocol waaraan de praktijk bij dit project te meten. De vraag is dus nu vanuit welke mogelijkheden en volgens welke redenering het college de informatievoorziening aan de raad vormgeeft, daarmee een te beoordelen invulling geeft aan de informatieplicht in termen van tijdig, juist en volledig, zorgvuldig, relevant en of die invulling acceptabel is. Dat laatste is aan de raad, maar vanuit het onderzoek zullen de bevindingen aan dat oordeel moeten bijdragen. De omgang met de informatieplicht omvat vanuit deze redenering een aantal aspecten: 1.
Op welke wijze en met welke overwegingen is informatievoorziening aan de raad in het college aan de orde geweest?
2.
Welke resultaten levert toetsing van die overwegingen?
Na een korte bevinding inzake de passieve informatieplicht concentreert de beantwoording van deze vraag zich op de actieve informatieplicht.
10 Gegeven het recente gesprek met prof. Elzinga blijven hier verder (juridische) uiteenzettingen over de aard van deze plicht
achterwege. Eerder is in 2017 ook een motie aangenomen door de raad met daarin de vraag om aandacht voor deze informatieplicht. Het onderwerp is de raad goed bekend en vindt de raad belangrijk. 11
Om de controle door de raad, Klaartje Peters en Peter Castenmiller, In opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties
4.2 De passieve informatieplicht Bevinding De passieve informatieplicht was voor de periode van dit onderzoek alleen aan de orde in de brief van de fractie van LA en het raadsdebat op 28 april toen de raad om nadere informatie heeft verzocht. Tijdens de raadsvergadering zegt het college toe de beschikbare informatie ter beschikking te stellen, ook al is die fragmentarisch en vaak ook persoonlijk.12 Die informatie is daarom als niet openbare informatie verstrekt en is ook de informatie waarop dit onderzoek (met uitzondering van interviews en commentaren) is gebaseerd. Er is vanuit deze evaluatie geen onderzoek gedaan of daarin nog informatie mist die wel beschikbaar is. Tijdens het verrichten van het onderzoek waren daarvoor geen aanwijzingen.
4.3 Actieve informatieplicht Er is een aantal momenten in het proces dat informatieplicht een duidelijke invulling behoeft: 1.
4 februari bij besluitvorming
2.
19 maart bij stoppen KK
3.
29 maart bij teruggeven opdracht door stichtingsbestuur
4.
Naar en op 28 april.
4.3.1 Werkwijze en overwegingen college Bevindingen chronologie en overwegingen 1.
Het college gaat uit van behandeling van dossiers door de verantwoordelijk wethouders zelf, gegeven collegiaal bestuur. Wethouders beslissen zelf wanneer een dossier aan de orde komt in het college. Als er formele besluitvorming nodig is komen voorstellen altijd terug in de vorm van een collegevoorstel. Meningsvorming, vooruitlopend op een te nemen besluit, gebeurt in themasessies of aan de hand van memo’s. Als er bijzondere ontwikkelingen zijn om te melden buiten de reguliere besluitvormingsprocessen, is dat in Raalte vaak in de rondvraag als wethouders een kwestie aan de orde willen stellen. De wethouder is dus zelf verantwoordelijk en kan een beroep doen op het college. Collegiaal bestuur geldt uiteindelijk altijd.
2.
Op 4 februari neemt de raad een besluit over ‘De Nieuwe Strunk”; er zijn informatievragen m.n. naar de financiële ramingen.
3.
Na besluitvorming van de raad 4 februari is het project ‘De Nieuwe Strunk’ niet verder aan de orde geweest in college en raad; in de raad ook niet na 19 maart bij stoppen van KK.
4.
Op 30 maart is door de wethouder financiën een korte mededeling gedaan in de rondvraag van het college over teruggave opdracht door bestuur en stoppen KK. Hij deelt dat er een gezamenlijk persbericht wordt opgesteld over een time-out/pas-op-de-plaats. Omdat er meegedeeld werd dat er een gezamenlijk persbericht zou komen én duidelijk was dat het zou gaan om een time-out/pas-op-de plaats worden geen andere afspraken gemaakt. WW was om medische redenen afwezig. De informatievoorziening aan de raad komt verder niet aan de orde.
N.a.v. de discussie over de stortgat-affaire is er wel concreet een protocol opgesteld over geheimhouding en nietopenbaarheid. De term ‘vertrouwelijk’ wil de gemeente vanaf dat moment niet meer gebruiken. 12
5.
30 maart is er een persbericht uitgestuurd dat de raad eerst heeft ontvangen met een korte weergave van de teruggave en stoppen en de bekende algemene aanduiding van de redenen.
6.
31 maart was er een interview met KK in de Stentor (niet conform afspraken dat er niet met de pers zou worden gesproken; KK zegt op punten door de pers verkeerd geciteerd te zijn)
7.
Mede op basis van ambtelijk advies heeft WW toen besloten tot een interview en dit interview verschijnt op 1 april. De insteek van het interview was: dat de opdracht weliswaar is teruggegeven, maar dat de opdracht er nog ligt en bekeken wordt hoe dit alsnog vorm kan krijgen. De passages in het interview over financiële overschrijding en teruggaan naar de raad geven volgens WW en communicatieadviseur een verkeerde indruk en worden aanzienlijk uitvergroot. Bedoeld was eventueel terug naar de raad, maar dan om het gesprek te voeren en niet om geld te eisen.
8.
Het college heeft naar aanleiding van de krantenberichten een extra bijeenkomst op 2 april, want de andere collegeleden zijn ‘not amused’; WW legt uit dat het geenszins zijn intentie is om al meer geld te claimen. Als er een tekort is, moet het college terug naar de raad en dan zijn er verschillende mogelijkheden om het project wel of niet voort te zetten, al of niet met meer geld (WW geeft wel verre de voorkeur aan een manier van voortzetten). Hij heeft geen scherp beeld van wat er nu precies aan de hand is en is nog niet toe aan terug gaan naar de raad. Informatievoorziening aan de raad is niet aan de orde geweest.
9.
De collegebijeenkomst van 6 april is er aandacht voor consolideren van hetgeen op 2 april besproken is, maar ook daar nog geen aandacht voor de raadsinformatie. WW zoekt vooral naar mogelijkheden het traject goed op de rit te krijgen en er ligt geen scherp beeld voor van wat er precies gebeurd is dat heeft geleid tot de teruggave. Het zoeken is naar een pas op de plaats nu.
10. Naar aanleiding van de vragen 7 april van de fractievoorzitter van Lokaal Alternatief richt het college zich actief op de informatievoorzienig aan de raad; de situatie moet daarvoor scherper in beeld. Maar ook voor de “pas op de plaats” is het nodig om een eenduidig beeld te vormen vindt het college. 11. Om te komen tot zo’n scherp beeld vindt het college lastig. Het zoeken was ook hoe tot de pas op de plaats te komen gelet op de zeer tegengestelde standpunten. Het idee rijst om onafhankelijk en extern te evalueren om een aantal redenen. -
KK presenteert in een reeks van mails aan WW hoe hij de situatie ziet. Hij werpt zich op als enige woordvoerder en dat geeft nauwelijks ruimte tot reflecteren op zijn eigen rol versus de gemeentelijke rol.
-
De gemeente heeft uiteraard ook een eigen beeld, maar begreep de reactie van KK niet en vroeg zich af of er niet veel meer aan de hand was binnen het bestuur of tussen het bestuur en KK.
-
Een scherp beeld opbouwen is ook moeilijk gelet op de verbrokkelde aanwezige informatie.
-
Gezien de nogal tegenstelde standpunten ambtelijke organisatie versus overgebleven kernteam/bestuursleden dreigt een welles-nietes spel met risico om betrokkenen (vrijwilligers, ambtenaren) te beschadigen.
-
Gezien het liggende raadsbesluit waarvan afwijking niet zomaar mogelijk is, moet de situatie goed in beeld zijn; in die situatie met die tegengestelde beelden is het goed een onafhankelijke partij daar ‘the lead’ in te geven.
12. Op 13 april is in het college de raadsinformatiebief over ‘De Nieuwe Strunk’ aan de orde, met daarin de aankondiging van een externe evaluatie; de brief bevat de bekende aanleiding voor de teruggave van de opdracht, maar verder geen specifieke informatie over de oorzaken van de ontstane situatie, vanwege bovengenoemde overwegingen. 13. Op weg naar het raadsdebat ontvangt de raad de raadsinformatienotitie. De raad wenst verdere uitleg die het college maar beperkt wil geven om de al genoemde redenen. Er is de informatie die KK aan WW heeft verstrekt in een reeks van mails, maar is geheel niet zeker van de juistheid van die informatie. WW en met het college, wil ook niet graag het debat over de heer KK en andere vrijwilligers in het openbaar, of over de betrokken ambtenaren die wel of niet gefaald hebben. Liever wil de wethouder en het college eerst een meer volledig beeld hebben.
4.3.2 Toetsing van werkwijze en overwegingen Bevindingen Toetsing op werkwijze en overwegingen Op 4 februari bij besluitvorming over het raadsvoorstel ‘De Nieuwe Strunk’ De relevante informatie is gedeeld met de raad. Op het punt van risico van onvoldoende subsidieverwerving speelt de vraag of de informatie scherper had kunnen zijn. Door KK en subsidieadviseur is als commentaar op het voorlopige raadsvoorstel in december gemeld dat zij op basis van de gepleegde subsidiescan de beoogde € 598.000 subsidieverwering niet meer denken te kunnen halen. Zij vinden € 400.00 tot € 450.000 een reëler schatting. Ambtelijk kende men dit commentaar en denkt men het gemeld te hebben bij de wethouder(s). De wethouders waren zich hoe dan ook bewust van de risico’s. De rest ven het college en de raad is dit commentaar niet gemeld. Met name ook de wethouder financiën kiest vervolgens voor de maximale stimulans subsidies binnen te halen. In het definitieve raadsvoorstel blijft € 598.000 te behalen subsidies uitgangspunt, met de nadrukkelijke vermelding van het risico dat dit wellicht niet haalbaar blijkt. De mogelijkheid van terugkomen bij de raad is benoemd (bij tekort zou de stichting in overleg treden met de gemeente). Bij het definitieve raadsvoorstel verklaren KK en subsidieadviseur zich akkoord met deze gebruikte formuleringen.
Ook zagen de wethouders nog wel mogelijke extra subsidie-inkomsten zoals van de provincie. De schatting van subsidieadviseur en KK was al met al niet een reden tot herziening van de financiële uitgangspunten en is verder niet benoemd.
19 maart Stoppen van KK Er zou hier sprake kunnen zijn van een ingrijpende ontwikkeling in het project waarvan het van belang is de raad op de hoogte te stellen. Of daar sprake van was, was voor de wethouder(s) op dat moment nog moeilijk te overzien. Het stichtingsbestuur bleef bovendien aan, dus hoe ingrijpend was dit? KK zocht ook niet de publiciteit en niet helemaal duidelijk was of zijn stoppen definitief was, gezien zijn blijvende betrokkenheid bij het bestuur als commissaris. Ook het college was nog niet geïnformeerd. Gemeten naar tijdig, relevant en zorgvuldig is nog even aankijken hoe het verder gaat alvorens de raad te informeren een te verdedigen keuze.
29 maart Teruggave opdracht bestuur 1.
Er treedt nu eenduidig daadwerkelijk een ingrijpende ontwikkeling in het project op. Betrokken wethouders besluiten nu het college te informeren over de ontstane situatie.
2.
Berichten in de pers verschijnen achtereenvolgens op 30 maart, 1 en 3 april. Met name maar aanleiding van de berichten van 31 maart en 1 april (met quotes van KK en WW die volgens hen ook niet volledig correct zijn weergegeven) vragen raadsleden zich af wat er aan de hand is.
3.
Ze vragen zich dat af in het licht van het raadsbesluit en kunnen op vragen van derden over het project verder niet ingaan. De raadsleden zijn dan belemmerd zowel in hun volksvertegenwoordigende rol (wat is er aan de hand kunnen ze niet anders beantwoorden dan op basis van de berichten in de krant) als controlerende rol (ze vragen zich af of er afgeweken wordt van het raadsbesluit). -
Een niet openbaar overleg met de fractievoorzitters om in dit soort situaties onzekere en wellicht vertrouwelijke informatie te delen is inmiddels wel een bekende mogelijkheid. Het had zeer voor de hand gelegen om met fractievoorzitters op of rond 1 april een beraad te hebben en die inzicht te geven in de situatie; voor een aantal inhoudelijke kwesties geldt dan ‘niet openbaar’. Een gebruikelijk instrument maar in Raalte met enig wantrouwen bezien; vertrouwelijkheid of ‘niet openbaar’ ligt gevoelig.
Naar 28 april 1.
Het college is bewust terughoudend geweest in de informatieverstrekking in de raadsinformatienotitie.
2.
Er zit geen bewust achterhouden van informatie achter de werkwijze, eerder de houding geen onvolledige en onzekere informatie te willen brengen, die ook nog beschadigend kan zijn voor betrokken ambtenaren en vrijwilligers.
3.
Voor het college was het inderdaad lastig een scherp beeld te hebben; de informatie is dan nog fragmentarisch, wordt nog verzameld en is zeker niet geordend; in de ambtelijke organisatie is op dat moment geen actor die dat beeld zou kunnen opbouwen gezien de ingewikkeldheid van de verschillende items die aan de orde zijn en haar eigen betrokkenheid.
4.
Er is wel een systematisch beeld bij KK dat hij in een reeks van mails sinds 19 maart steeds weer toestuurt. Zeker in de mails van 14 en 22 april geeft hij zijn visie op de gebeurtenissen weer.13 Dat beeld openbaar gaan bestrijden of steunen zou inderdaad tot veel ge-jij-bak leiden, dat beschadigend kan werken zonder dat er meer duidelijkheid komt.
5.
Bij het college lijkt een voorkeur te zijn om informatie pas te delen met de raad als er een redelijk consistent beeld is van de aanleiding en verklaring van de teruggave. De beschikbare info geeft voor het college nog onvoldoende basis voor zo’n beeld.
6.
Dat lijkt een misverstand over hoe informatieplicht te interpreteren: streven naar volledigheid en zorgvuldigheid (let wel streven) wint het hier van echte tijdigheid en relevantie.
7.
Er had zeker meer relevante informatie verspreid kunnen worden naar de raad (uiteraard na delen in en namens het college) alleen was een openbaar debat daarvoor een lastige vorm gezien de tegenstellingen en risico van beschadigen vrijwilligers en ambtenaren door welles – nietes stellingen.
Op 28 april 1.
Vanuit de opstelling van het college en raad ontwikkelt zich op 28 april in het raadsdebat een achteraf voorspelbare interactie.
2.
De raad wil meer informatie en die wil het college pas geven als een meer omvattend beeld daar is en zich niet in de openbaarheid een welles – nietes gaat afspelen rond beeld KK versus beeld college.
3.
Een deel van de raad heeft wel begrip voor de argumenten van het college, maar de hele raad wil nu wel alle informatie tot en met app- en mailniveau als dat de enige beschikbare informatie is.
4.
De door de wethouder vermelde ‘flarden’ van informatie zijn eerder eenzijdige informatie; door KK is uitgebreid zijn visie weergegeven in mails aan de gemeente; dat neemt het risico van welles – nietes niet weg.
5.
Het openbare raadsdebat is opnieuw in ieder geval voor het college niet de goede vorm om het beschikbare niet complete, persoonsgevoelige en fragmentarische beeld te delen. Bij collegeleden is er wel verschil van ‘smaak’ wat wel en niet te delen, gezien ook het verloop van het debat, maar de inzet op ‘eerst een beeld’ (te verkrijgen door een externe evaluatie) blijft de grondhouding.
6.
Uiteindelijk zegt het college toe alle beschikbare informatie te delen (passieve informatieplicht), wat uiteindelijk gebeurt in de vorm van niet openbare informatie (zie par. 1.2)
4.4 Concluderend Hoe is het college met de informatieplicht omgegaan? 1.
Inzake intentie: er is in dit traject geen sprake van ‘schending informatieplicht’ in de zin van informatie bewust en onrechtmatig willen achterhouden.
2.
Inzake werkwijze: de raad komt laat in beeld; -
13
WW concentreert zich op het maatschappelijk veld om daar wellicht het project weer gaande te krijgen.
Zie noot vier in H3 waarin de inhoud van de mails is weergegeven.
-
Het college komt op 30 maart in beeld; zoals gebruikelijk gaat er een persbericht uit dat de raad eerst ontvangt. WW is niet aanwezig en het college ziet nog geen aanleiding de raad grondiger te informeren.
-
Vervolgens volgen de berichten in de pers op 31 maart, op 1 april en 3 april. Er is behoefte bij het college, naar aanleiding van de media om helderheid te verkrijgen.
-
Het college besteedt op het voor die helderheid bedoelde informele overleg van 2 april en het reguliere collegeoverleg van 6 april, niet expliciet aandacht aan de informatie aan de raad; daar speelt de opvatting dat informatie voor de raad een redelijk volledig en verklarend moet zijn.
-
Het is vanuit de raad zelf dat de informatie aan de raad wordt aangekaart.
-
In het krachtenveld van media en politieke spel lijkt het college wat zoekend; bij het hoofdstuk lessen komt dat nog even aan de orde.
3.
Inzake afwegingen van verstrekking informatie: -
Er lijkt gedurende het traject een systematisch misverstand bij het college te zijn over hoe met informatieplicht om te gaan. Informatie om te delen zou behoorlijk volledig en verklarend moeten zijn zodat niet allerlei negatieve effecten optreden als beschadigen partijen. De raad komt daardoor pas laat in beeld.
-
Informatie aan de raad moet echter vooral tijdig, relevant en in een zorgvuldig proces tot de raad komen om de verschillende rollen waar te kunnen maken. Daarvoor is het zoeken naar geschikte vormen, maar daar is in het land veel ervaring mee.
-
Als het college behoefte heeft aan onderlinge helderheid naar aanleiding van persberichten, dan zal de raad dat ook hebben. De opvatting van volledig en verklarend voorziet niet in die behoefte bij de raad.
4.
Relevante andere afwegingen: kiezen van vormen: De fragmentarisch aanwezige informatie en de tegenstellingen over wat nu gebeurd was maakte een openbaar debat lastig. Dat zijn overwegingen zoals gezegd die de informatieplicht niet wegnemen. Het college had andere vormen kunnen kiezen. Overleg met raad of fractievoorzitters rond 1 april met goede afspraken over vervolg (al dan niet een raadsvergadering) was heel goed mogelijk geweest.
5.
Informeren in vertrouwelijkheid of ‘niet openbaar’: Dit wordt binnen het college ervaren als een moeilijke vorm die niet altijd geapprecieerd wordt; dat is mede verklarend voor de terughoudendheid op dat punt.
6.
Met name de omgang met de actieve informatieplicht had dus beter gekund: Zeker tijdiger, zorgvuldiger en relevanter. Daarvoor is zoeken naar de goede vormen van belang en vooral ook tijdiger zoeken.
5. Wat te leren: vraag 8 college Vraag 7 van het college luidt: In hoeverre kunnen we leren van deze publiek – private samenwerking voor andere participatieprocessen in de toekomst? Deze vraag is ook in de interviews aan de orde geweest en de bevindingen daar zijn mede een basis voor onderstaande lessen. Conform de gepleegde evaluatie is onderscheiden naar twee onderwerpen: 1.
Lessen voor werken aan een publieke opgave
2.
Lessen voor omgaan met informatieplicht (in een wat breder kader)
Gebruik is gemaakt van de waarnemingen en gedachtewisselingen tijdens deze evaluatie, maar ook de ervaringen in de pilots participatie.
5.1 Lessen voor werken aan een publieke (publiek – private) opgave Er is veel betrokkenheid, inzet en deskundigheid in de gemeente Raalte. Zoals in iedere gemeente is het aantal publieke opgaven groot en is voortdurend kiezen van hoe en waar de energie in te zetten. Leren hoe nog beter te acteren is dan de belangrijkste opgave. Als uitgangspunt van het antwoord op deze vraag stond dan ook centraal ‘wat te leren’ en ‘hoe te leren’. Cruciaal is dan het volgende. 1.
Bij het werken aan publieke opgaven (zoals bij publiek – private samenwerking het geval is) met elkaar een gedeeld perspectief kunnen ontwikkelen op hoe de opgave te vervullen. Anders gezegd op welke wijze, welk resultaat te bereiken (publieke waarde te realiseren zeggen we ook wel). Dat vraagt leren met elkaar wat de beste werkwijze en het beste resultaat is in een concrete opgave.
2.
Hoe meer ervaringsleren daarmee, hoe beter dat ook gaat in volgende opgaves.
3.
Daarbij is ook de vraag hoe je dat geleerde vasthoudt: dus hoe leert de organisatie en het bestuur met elkaar.14
5.1.1 Leren in de organisatie De volgende korte adviezen 1.
Ontwikkel en oefen verankerde methodiek voor keuze aanpak opgaves
Er is bij de aanpak van ‘De Nieuwe Strunk’ gekozen voor een eerder succesvolle aanpak voor het tot stand komen van MFA’s. Even los van het feit dat dat geen gelukkige keuze was, was er eigenlijk een andere routine nodig: toepassen van een min of meer uitgewerkte manier van redeneren hoe met verschillende soorten opgave om te gaan. Les 1: Ontwikkel een format voor opgave gericht werken Ontwikkel het format door het te gebruiken en heb daarover steeds sessies; verzin een methodiek die boeit om dit te doen. Sluit daarbij aan van wat er in de organisatie al beschikbaar is; bij bijv. participatie is er een denkraam ontwikkeld waarin een dergelijk format behoorlijk ontwikkeld is
Zie voor een systematische uiteenzetting, “Leren in Participatieland’, 2021, van Dalfsen, Wesseling en Blok. De jacht op Publieke waarde, Henk Wesseling, Roeland Stolk c.s. 14
Les 2: Ontwikkel routine door ervaringsleren Er is vanuit deze evaluatie een aantal punten te benoemen die specifiek expertise ontwikkeling en/of lijken te vragen voor opgavegericht (publiek – privaat) werken. Er is veel kennis aanwezig, maar voor de specifieke vraagstukken die in deze casus speelden was sneller schakelen fijn geweest met de mogelijkheid om te schakelen naar externe expertise; stel zoiets als een vakgroep publiek – privaat in. Les 3: Ontwikkel op een aantal punten specifiek expertise De ontwikkeling ‘De Nieuwe Strunk’ was er typisch een van crisisontwikkeling. Het duurde even voor dat herkend werd en organisatie en college de sturing daarop inrichten. Les 4: Oefen nog eens met de verschillende vormen van snel omschakelen Hoe hebben deze lessen blijvend effect in de organisatie? Het volgen van de bovenstaande vier lessen is al redelijk gericht op verandering van gedrag in de organisatie. Want dat is uiteindelijk het doel van leren. Veranker dat leren verder in de organisatie door enigerlei programmering. Les 5: Leren van de organisatie verankeren Uiteindelijk zijn bijna alle opgaven ingewikkeld en met vele actoren. Het openbaar bestuur is werken met maatschappelijke partners. Met hen samen leren hoe in die opgave vooruit te komen is wezenlijk.
Waarom niet met een clubje van MFA’s en de belangrijkste spelers van ‘De Nieuwe Strunk’ een mooie avond te hebben wat nu succes en minder succes bepaalt en hoe daar samen aan te werken? Les 6: Maak dat leren ook maatschappelijk
5.1.2 De belangrijkste les Misschien wel de belangrijkste les. Maak gebruik van ‘De nieuwe Strunk’ als een unieke kans om met elkaar te leren; bespreek deze nooit bedoelde breuk op die manier met elkaar. Niet alleen in de ambtelijke organisatie, maar ook met college en waar mogelijk, ook met de maatschappelijk partners.
5.2 Informatieplicht Op het veld van omgaan met informatieplicht is een aantal lessen te trekken. Die liggen vanuit de evaluatie tamelijk voor de hand. Ook hier gaat het weer om met elkaar een gezamenlijk perspectief te ontwikkelen en van daaruit een meer wederzijds geaccepteerde praktijk. Vanuit die intentie zijn uit de evaluatie de volgende lessen te trekken. Les 1: Ontwikkel een gezamenlijke interpretatie van informatieplicht: Elzinga 2 Elzinga is op bezoek geweest en er is reeds eerder debat geweest tussen college en raad over informatieplicht. Dit traject van ‘De Nieuwe Strunk’ is een prachtige gelegenheid om een meer gemeenschappelijk perspectief te ontwikkelen. De evaluatie zelf geeft daar een aanzet toe door in te gaan op de verschillende criteria en vormen. Een mooie avond om het over die redeneringen te hebben, en het over de te kiezen vormen eens te worden. Er is veel ervaring in het land met die afweging en keuze. Les 2: Ontwikkel snel dat protocol dat er zou komen Naar aanleiding van de bijeenkomst met Elzinga is de ontwikkeling van een protocol afgesproken. Daarvan bestaan er bij andere gemeenten al een aantal. Misschien zou dat in les 1 genoemde mooie gesprek kunnen uitmonden in het bespreken van een protocol; als maar duidelijk wordt dat dat protocol met allerlei afspraken en regels een uitwerking is van die visie op criteria en te kiezen vormen.
Les 3: Ontwikkel ook in het college een praktijk van scherp zijn op informatievoorziening aan de raad Gemeten aan deze evaluatie zou een les kunnen zijn: ‘wethouders, meldt eerder ontwikkelingen in het college en betrek altijd de vraag van informatie aan de raad’. Het college kan hier nog eens de eigen praktijk tegen het licht houden. Les 4: Begrijp je eigen praktijk en context Tot slot een wat persoonlijke noot: We leven in een tijd van wat wel mediademocratie heet, of dramademocratie zoals de Belgische hoogleraar Elchardus dat noemt. De opstelling van de pers en het politieke spel is in die context ingrijpend veranderd. In verschillende gesprekken kwam aam de orde dat de context van media en dramatiseren vaak compliceert en tot (onnodige?) polarisatie kan leiden. Het is ook die context waarin de praktijk van informatievoorziening aan de raad de afgelopen decennia een hele ontwikkeling heeft doorgemaakt. Een context ook waarin de omgang van het openbaar bestuur met de (sociale) media steeds scherpe eisen stelt en met name ook aan de eigen communicatie. Voor deze ontwikkeling is heel verschillende waardering mogelijk, het is de realiteit van vandaag. De wethouder(s) lijken af en toe wat overvallen, of in ieder geval niet zo gericht te zijn op de turbulentie die deze context vaak meebrengt.
Daarover als college goed van gedachten wisselen, ook met de raad, kan bijdragen aan de betere afstemming van verwachtingen hoe met informatievoorziening om te gaan. Daar is veel verschillende visie op mogelijk. Hoe om te gaan met ‘de dramademocratie’. 1.
Dat heeft een heel praktisch aspect van hoe om te gaan met de media; moeilijk, maar er zijn toch heel veel inzichten op dit onderwerp ontwikkeld.
2.
Eén aspect van hoe met elkaar om te gaan; in het verlengde van les 1 over een gezamenlijk perspectief is denkbaar met de raad periodiek ontwikkelingen op terrein gemeentelijke democratie eens door te nemen.
6. Het geld is niet weg, maar……hoe verder? Gaan we er nog iets moois van maken? Het college formuleert het als volgt. ‘Tot slot moet uit deze evaluatie ook blijken waar partijen op dit moment staan. En zien wij indien mogelijk graag advies over eventuele mogelijke vervolgstappen. Wel vragen wij u om hierin een duidelijke scheiding aan te brengen.’ Het geld is niet weg is een veel gehoorde opmerking in de gesprekken. Dat is waar, op enige (nuttige) uitgaven na als voor subsidieverwerving en ontwerp schuur. Maar de hele ontwikkeling naar de breuk stelt indringend de vraag aan de orde hoe verder te gaan. Er rijzen nieuwe vragen in de interviews. Is er nog dezelfde behoefte aan ruimte? Hoe groot is het subsidierisico werkelijk? Er is een aantal tegenstellingen, of in ieder geval verschil van mening en vooral ook onvrede over hoe een en ander is verlopen en is er nog herstel van vertrouwen mogelijk? Er blijken in de interviews vragen naar kaders vanuit college en raad inzake inhoud en proces. Uit de interviews en commentaren komt een aantal mogelijke richtingen van oplossing. De volgende varianten voor oplossingsrichtingen komen in de interviews zo naar voren. a.
Huidige variant: boerderij + schuur als gepland
b.
Huidige variant boerderij + afgeslankte schuur
c.
Huidige variant boerderij vast aanbesteden en onderzoeken in welke vorm al dan niet schuur
d.
Alleen huidige variant boerderij
e.
Verkopen onder voorwaarden van MFA maken
f.
Verkopen
De voorkeuren zoals die bij de geïnterviewden blijken hebben vooral betrekking op de varianten a, b en c.15 De varianten c, d en e eisen een nieuw proces waarover hier geen advies nodig is. Voor a, b en c zijn enige suggesties mogelijk. Uiteraard is nu eerst het woord aan college en raad om zich te bezinnen op de voorkeuren. Het advies kan hier dan ook niet meer zijn dan: 1.
Met college en raad eerst komen tot afspraken over het vervolgproces.
2.
Mocht a, b of c of de keuze daartussen voor een vervolg nog aan de orde zijn dan is te overwegen eerst met KK een gesprek te hebben over wat zo’n vervolg zou eisen; hij is daartoe bereid en wil daarna hoogstens nog advies geven.
3.
Vervolgens een gezaghebbende procesmanager aan te stellen. De procesmanager zal waarschijnlijk langs een aantal sporen parallel werken (aanbesteden, subsidies etc.) en betrekt daarbij de benodigde partijen. Er is adequate ondersteuning vanuit gemeente, maar ook waar weer mogelijk ook vooral weer vanuit de samenleving.
4.
En dit keer wel, als die ‘keer’ er komt: wel die stuurgroep met de hoofdspelers uit samenleving en college en ambtelijke organisatie.
Het woord is eerst aan college en raad!
15
Met uitdrukkelijk geen referte aan de gesprekken met de fractievoorzitters.
Bijlage Informatieprotocol Berenschot Dit protocol geeft inzicht in de wijze waarop Berenschot omgaat met (de vertrouwelijkheid van) de informatie die aan Berenschot wordt verstrekt in het kader van ‘De evaluatie Nieuwe Strunk’. Dit protocol wordt aan de gesprekspartners ter beschikking gesteld voordat een interview plaatsvindt. 1.
De informatie die aan Berenschot wordt verstrekt, wordt vertrouwelijk behandeld. Dit betekent dat informatie door Berenschot niet herleidbaar wordt gedeeld met derden. Dit geldt niet voor zover de informatie afkomstig is uit openbare bronnen.
2.
Indien geheime informatie aan Berenschot wordt verstrekt dan wordt deze niet gedeeld met derden, noch in het rapport opgenomen, tenzij de daartoe bevoegde instantie de geheimhouding opheft.
3.
De rapportage wordt door ons enkel opgeleverd aan onze opdrachtgever. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de verdere verspreiding en openbaarmaking van de rapportage.
4.
Het uitgangspunt is dat in de rapportage geen personen herleidbaar worden opgenomen (met naam en toenaam worden genoemd) of naar personen herleidbare informatie wordt opgenomen, met uitzondering van collegeleden, (voormalige) bestuurders en leden van de projectgroep.
5.
Indien in de rapportage naar de persoon herleidbare informatie wordt opgenomen of een persoon herleidbaar is opgenomen dan worden de betreffende passages onder geheimhouding ter wederhoor aan de desbetreffende persoon voorgelegd.
6.
Indien in de rapportage door Berenschot een oordeel wordt gegeven over het handelen van een persoon dan wordt dit oordeel voorgelegd aan de betreffende persoon alvorens dit met de opdrachtgever wordt gedeeld.
7.
Van de interviews die Berenschot in het kader van dit onderzoek afneemt, worden samenvattende gespreksverslagen gemaakt. Van een interview, in de zin van voorliggend protocol, is sprake indien een onderhoud met een persoon voorafgaand aan het onderhoud als zodanig wordt bestempeld.
8.
Het gespreksverslag - dat geen woordelijk verslag zal zijn - wordt aan de gesprekspartner voorgelegd. Door hem/haar geconstateerde feitelijke onjuistheden in het verslag kunnen door hem/haar gecorrigeerd worden. Bovendien kan de gesprekspartner in een naschrift bij het verslag aanvullende informatie verstrekken of nadere inzichten naar voren brengen.
9.
Het gespreksverslag wordt definitief vastgesteld nadat de reactie van de gesprekspartner (schriftelijk of mondeling) is ontvangen of als binnen een door Berenschot gestelde termijn geen reactie is ontvangen. Het definitieve verslag wordt naar de gesprekspartner gestuurd. Het definitieve gespreksverslag maakt onderdeel uit van het onderzoek dossier van Berenschot en wordt niet als bijlage opgenomen in het rapport.
10. Berenschot verstrekt geen gegevens over het onderzoek aan derden tenzij wet- of regelgeving, of een gerechtelijke instantie Berenschot daartoe verplicht.
Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke sector en het bedrijfsleven met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten. Ons bureau zit vol inspirerende en eigenwijze individuen die allen dezelfde passie delen: organiseren. Ingewikkelde vraagstukken omzetten in werkbare constructies. Door ons brede werkterrein en onze brede expertise kunnen opdrachtgevers ons inschakelen voor uiteenlopende opdrachten. En zijn we Berenschot in staat omB.V. met multidisciplinaire teams alle aspecten van een vraagstuk te AG pakken. Van Deventerlaan 31-51,aan 3528 Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916 www.berenschot.nl /berenschot