Bijlagen bij offerteaanvraag aanbesteding accountantsdiensten

De nota bevat de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, vooral wat betreft: de condities waaronder het publieke belang is gediend met behartiging door verbonden partijen; de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen; en de financiële voorwaarden. 4. In de paragraaf verbonden partijen in de begroting en jaarstukken wordt, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Artikel 24 - Grondbeleid 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan: a. de strategische visie op het toekomstig grondbeleid van de gemeente; b. financiële en niet-financiële instrumenten van de gemeente in relatie tot grondbeleid; 2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt, naast de in artikel 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde onderdelen, ingegaan op de onderwerpen uit en de uitvoering van de nota grondbeleid.

pagina

7/ 15

mn,

gemeente Se Pijnacker-Nootdorp Artikel 25 - Verstrekking subsidies 1. Onder de subsidieverordening vallen de subsidies die vastgelegd zijn in het subsidiebeleidskader. Dit kader wordt eens in de vier jaar door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin worden in ieder geval opgenomen: a. de doelstellingen van de subsidie; b. het door de raad beschikbaar gestelde budget; c. de voor subsidie in aanmerking komende activiteiten. Burgemeester en wethouders zijn belast met de uitvoering van het subsidiebeleidskader en verlenen de (meer)jaarlijkse subsidies. Burgemeester en wethouders verlenen de jaarlijkse subsidies door middel van de subsidielijst. De gemeenteraad stelt het subsidiekader vast en kan hierin tussentijds wijzigingen aanbrengen.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en administratie Artikel 26 - Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: d. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa an

met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden; het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; . het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving; het afleggen van verantwoording over en de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving.

Artikel 27 - Financiële administratie Het college draagt er zorg voor dat: d. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten. Artikel 28 - Financiële organisatie Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden; de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende exploitatie- en investeringsbudgetten; . de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitnutting van middelen; interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden van de raming per taakveld en de realisatie per taakveld; het beleid en de interne regels voor (conform relevante wet- en regelgeving); de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen;

pagina

8/ 15

mm,

gemeente Se Pijnacker-Nootdorp h. de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitnutting van middelen; ide regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 29 - Interne controle 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college biedt ten minste elke vier jaar aan de raad een nota ter vaststelling aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. 3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. 4. Het college stelt, ter uitvoering van het in het derde lid bepaalde, jaarlijks een verbijzonderde interne controle plan op. 5.

Het college zorgt op basis van de resultaten van de jaarlijkse interne toets bedoeld in het derde lid, indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen tot herstel van de tekortkomingen. 6. Het college informeert, in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening, de raad over de uitvoering en resultaten van het (audit) verbijzonderde interne controle jaarplan. 7. Naast genoemde verantwoordelijkheden wat betreft de verbijzonderde interne controles draagt het college zorg voor een stelsel van systematische interne controles.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 30 - Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2017. Artikel 31 - Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente PijnackerNootdorp 2021.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 oktober 2021.

,

mr. G.A. van Egmond griffier

pagina

9/ 15

En

IS

|

mw. F. Ravestein voorzitter

mm,

gemeente Se Pijnacker-Nootdorp ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 2 - Programmabegroting Dit artikel bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast. Eveneens is het artikel een kader voor zaken waarop de raad wil sturen en controleren. De gemeente bepaalt zelf het aantal en de inhoud van de programma's van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma’s, stelt de raad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode. Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen. Een programma is gebaseerd op drie w-vragen: wat willen we bereiken; wat gaan we daarvoor doen; en wat mag dat kosten? Op basis van de hierbij passende indicatoren kan de raad zijn kaderstellende en controlerende (door beoordelen uitkomsten en resultaten) functie vervullen. In het dualistisch bestel moet de raad de w-vragen zelf beantwoorden; hij kan dat niet overlaten aan het college en/of de ambtelijke organisatie.

Artikel 3 - Taakvelden De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van deze begroting stelt het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een raming per taakveld op. Hetcollege is vrij in het aantal en de indeling van de taakvelden. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht wil hebben van bij elkaar horende taakvelden en programma’s. Artikel 4 — Inrichting begroting en jaarstukken Dit artikel biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Het eerste lid geeft aan hoe de lasten en baten in respectievelijk begroting en jaarrekening weergegeven moeten worden. Het tweede lid gaat in op nieuwe en lopende investeringen, en wat daarover ten minste vermeld moet worden in de begroting. Het vierde lid vertelt wat over investeringen en meerjarige projecten in de jaarrekening vermeld moet worden. Artikel 5 - Kaders begroting Hiermee wordt het meerjarige budgettaire kader bedoeld. Dat vormt, zoals in de meeste gemeenten gebruikelijk is, de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gegeven het grote belang van het budgetrecht van de raad, is het logisch dat de raad expliciet een budgettair kader vaststelt. Artikel 6 - Uitvoering begroting Dit artikel kent een aantal eisen die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het tweede lid wordt bepaald dat het college regels stelt die de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering dient te waarborgen. Het derde lid stelt eisen wat betreft; de toewijzing van lasten en baten aan taakvelden van de raming per taakveld; kaders voor exploitatie- en investeringsbudgetten en lastenoverschrijding van taakvelden. Het vierde lid moet waarborgen dat de geautoriseerde lasten van programma’s in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

pagina

10/ 15

mm. gemeente Se Pijnacker-Nootdorp

Artikel 7 - Tussentijdse rapportage en informatie Dit artikel formaliseert een onderdeel van de taken op het gebied van planning en control van de raad. De raad geeft namelijk de aard, kaders en frequentie van de informatie die hetcollege standaard dientte verstrekken aan. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen, en besluiten of bijsturing nodig is. Het artikel schrijft de momenten waarop de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd voor: in ieder geval in twee tussenrapportages. Door het in het artikel vastleggen van de data heeft de raad een maximale termijn waarbinnen de tussenrapportages moeten worden samengesteld en opgeleverd. In het vierde lid is het kader voor de inrichting van de tussenrapportages gegeven. In het vijfde en zesde lid zijn bepalingen betreffende toelichtingen op investeringskredieten in tussenrapportages, en het wijzigen van budgetten en investeringskredieten opgenomen. Artikel 8 - Jaarstukken Dit artikel gaat over het sluitstuk van de begrotingscyclus: de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, en de controle van de raad op voornoemde uitvoering. Basis daarvoor zijn de realisatie per taakveld en programmaverantwoording. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld.

Het tweede lid gaat in op de (eisen aan) verantwoording over de uitvoering van de programma’s. Artikel 9 — EMU-saldo Als gevolg van de Wet houdbare overheidsfinanciën beschrijft dit artikel de procedurele gevolgen voor de gemeente. Artikel 10 - Financiële positie De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen. Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie de investeringsbudgetten autoriseert. De autorisatie van deze budgetten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma’s verantwoorde lasten. Artikel 11 - Waardering & afschrijving vaste activa De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Dit artikel stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa.

De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen, en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa met economisch nut en materiele vaste activa

met maatschappelijk nut.

Artikel 12- Voorziening voor oninbare vorderingen Dit artikel geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en de overige facturen. Voor de bulkfacturen van gemeenten wordt een voorziening getroffen op basis van in ieder geval een historisch percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling zo goed als ondoenlijk is. Artikel 13 - Reserves en voorzieningen Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Dit artikel bepaalt dat het college jaarlijks in drie P&C-producten het overzicht van de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. Met de nota ‘Reserves en voorzieningen’, minimaal eens in de vier jaar door het college (bijgewerkt) aangeboden, kan de raad de regels betreffende reserves en voorzieningen vaststellen. De bevoegdheid tot het

pagina

11/15

mm, gemeente Se Pijnacker-Nootdorp

vaststellen van mutaties in reserves ligt bij de raad. Niet begrote onttrekkingen aan reserves leiden formeel tot een begrotingsonrechtmatigheid. Dit artikel geeft aan onder welke voorwaarden het college een bedrag aan de algemene- en bestemmingsreserve kan onttrekken. Ook wat betreft het instellen van een bestemmingsreservezijn regels opgenomen. Artikel 15 — Prijzen economische activiteiten Procedurele eisen, volgend uit het hoofdstuk 4b in de Mededingingswet, zijn opgenomen in dit artikel. Artikel 16 - Financieringsfunctie De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 van de Gemeentewet het expliciete voorschrift dat de verordening het over “regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie” heeft. Artikel 16 bepaalt de kaders die het college in acht moet nemen bij het uitzetten en aantrekken van middelen. De uitvoering van de financieringsfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. Artikel 17 - Registratie bezittingen, activa en vermogen

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te nemen. Artikel 18 - Lokale heffingen Artikel 212, tweede lid, onderdeel b Gemeentewet eist dat de verordening minimaal de “grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van

de Wet milieubeheer”. Deze zijn uitgewerkt in dit artikel. Het eerste lid regelt dat het college eens in de vier jaar een nota lokale heffingen aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. Vastgelegd is wat in ieder geval in deze nota behandeld moet worden. Ook stelt de raad de belastingverordening vast, conform de Gemeentewet. Als belastingen op een andere manier worden geheven dan in artikel 233 Gemeentewet vermeld staat, bepaalt de belastingverordening op welke manier de heffing geschiedt. De geraamde baten van tarieven en heffingen mogen volgens artikel 229b Gemeentewet en artikel 15:33 Wet milieubeheer in principe niet de geraamde lasten overstijgen. In afwijking op de voorgaande alinea is het van producten en diensten die opgenomen zijn in één verordening mogelijk dat een product of dienst een hoger tarief kent dan de geraamde kostprijs, mits het totaal van de geraamde baten de totale lasten van de in de verordening genoemde producten en diensten niet overschrijdt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de leges, welke in de regel bijeen worden gebracht in één legesverordening. Het college doet, volgend uit het tweede lid, ieder jaar een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, heffingen en leges.

Het derde lid regelt over welke feiten aangaande de lokale lasten de raad in elk geval in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf lokale heffingen wordt geïnformeerd. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de lokale lasten en heffingen. Artikel 19 — Weerstandsvermogen en risicomanagement Een gemeente loopt risico’s. Voor bepaalde risico’s kan een gemeente zich verzekeren, kunnen er voorzieningen worden opgetuigd, of kunnen ze anderszins worden opgevangen. Voor een deel van de risico’s is al het voorgaande echter niet van toepassing. Het is daarom zaak dat een gemeente zich bewustis van de risico’s die ze loopt, en ze probeert te beheersen. Het eerste lid eist dat het college eens in de vier jaar een nota aan de raad aanbiedt, waarin het college uiteenzet hoe hij omgaat met de inventarisatie en beheersing van risico’s. Dit zijn bijvoorbeeld regels over welke bezittingen van de gemeente moeten worden verzekerd en welke procedures hiervoor gelden. Ook moet het college in deze nota de risico’s kwantificeren en aan de hand daarvan het gewenste weerstandscapaciteit bepalen.

pagina

12/15

mn, gemeente Se Pijnacker-Nootdorp

In het tweede en derde lid wordt ingegaan op (de kans op het voordoen van) risico’s van materieel belang, en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van voorgaande met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplicht een aantal zaken op te nemen in de paragraaf, lid 4 refereert hieraan. Artikel 20 - Onderhoud kapitaalgoederen Het eerste tot en met het derde lid regelen dat er minimaal eens in de vier jaar nota’s de raad worden aangeboden over onder andere (de kaders voor) het onderhoud van openbare ruimte, riolering en gebouwen en het meerjarige budgettaire beslag hiervan. Het vierde lid vertelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de raad, in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, in elk geval geïnformeerd wordt. Artikel 21 - Financiering Dit artikel regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie de raad in elk geval in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf financiering wordt geïnformeerd. De raad kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden, zoals over de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en de uitzettingen en de liquiditeitspositie.

Artikel 22 - Bedrijfsvoering Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid wat betreft de ambtelijke organisatie wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. Volgens het eerste lid wordt de nota over de bedrijfsvoering dan ook slechts ter kennisgeving aan de raad voorgelegd. Het tweede lid spreekt over de feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering waarover de raad (door het college) in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting en het jaarverslag in ieder geval geïnformeerd wordt. Het derde lid verplicht het college tot het rapporteren over de voortgang van de resultaten van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 23 - Verbonden partijen Dit artikel stelt regels voor de verantwoordingsinformatie over de verbonden partijen. Het eerste en tweede lid regelen dat er een nota verbonden partijen aan de raad wordt aangeboden, waarin op de (financiële) stand van zaken van de verbonden partijen wordt ingegaan. In het tweede lid wordt aangegeven over welke feiten het college in ieder geval informeert. Zoals uit het derde lid blijkt, vormt de nota het kader voor het beleid aangaande verbonden partijen. Deze nota wordt ten minste eens in de vier jaar ter vaststelling door het college aan de raad aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen.

Het vierde lid regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen de raad in elk geval in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf verbonden partijen geïnformeerd wordt. Naast de volgens het Besluit begroting en verantwoording verplichte onderdelen wordt ingegaan op nieuwe en beëindigde verbonden partijen, en het wijzigen van en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota’s. Als gevolg van het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden. Artikel 24 - Grondbeleid Een belangrijke taak van een gemeente is het daadwerkelijk ingrijpen in de ruimtelijke ordening van een gemeente door zelf vastgoedlocaties te (laten) ontwikkelen. De uitgangspunten van het financieel beleid ten aanzien van het grondbeleid horen bij de raad thuis.

pagina

13/15

mn,

gemeente Se Pijnacker-Nootdorp Het eerste lid, regelt dat het college eenmaal per raadsperiode een nota grondbeleid aan de raad aanbiedt ter behandeling en vaststelling. In deze nota kan de raad de kaders vaststellen voor het toekomstig grondbeleid. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen. Het tweede lid schrijft de feiten voor aangaande het grondbeleid waarover de raad in elk geval, in de bij de begroting en jaarstukken verplichte paragraaf grondbeleid, moet worden geïnformeerd. Daar de begroting, jaarstukken en nota’s openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de genoemde stukken. Artikel 25 - Verstrekking subsidies Een belangrijke uitgaande middelenstroom, die aan de kaderstellende rol en het budgetrecht van de raad raakt, betreft de verstrekking van gemeentelijke subsidies. Hierover wordt geen paragraaf in de begroting en de jaarstukken opgenomen. Artikel 4.23 Algemene wet bestuursrecht vereist dat een bestuursorgaan een subsidie slechts kan verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift. Voor incidentele gevallen, met een subsidieduur van ten hoogste vier jaar, geldt voornoemde eis niet.

Dit artikel regelt dat de raad periodiek een subsidiebeleidskader ontvangt waarin het college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies. De nota wordt eens per raadsperiode aangeboden. De raad kan de nota altijd tussentijds agenderen. Het subsidiebeleidskader, wiens subsidies onder de subsidieverordening vallen, geeft een zo compleet en compact mogelijk overzicht van het subsidiebeleid per beleidsterrein. Door gefaseerde en periodieke vaststelling daarvan (eens in de vier jaar) komt de schijnwerper regelmatig te staan op het zogenaamde bestaande beleid. De subsidielijst, zie het tweede lid, is een overzicht van de, door het college, te verstrekken

subsidies in een bepaald jaar. De subsidielijst wordt vastgesteld door het college van B&W en ter kennis gebracht van de raad. Artikel 26 - Administratie Dit artikel geeft de kaders voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. In hoofdlijnen wordt de opzet en werking van de administratie uiteengezet, zodat het dienstbaar is voor het in dit artikel opgesomde. Deze verordening regelt niet — inherent aan het dualisme — de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Een en ander geldt ook voor artikel 27 en 28. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Artikel 27 - Financiële administratie Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd.

Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan: de raad; aan de gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder; het rijk; de Europese Unie; alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten. Artikel 28 - Financiële organisatie In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan gehouden dient te worden. Sub g rept over de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten, waarover het volgende: De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden

pagina

14/15

mm,

gemeente Se Pijnacker-Nootdorp beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Dit onderdeel van sub g legt aan het college de verantwoordelijkheid op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels. Ook wordt in sub g gesproken over de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, waarover het volgende: Een ander kwetsbare activiteit van gemeenten is de subsidieverlening en steunverlening aan ondernemingen. Ook hiervoor is het hanteren van een protocol te zien als een vorm van

risicobeheersing. Daarnaast is op delen van deze activiteit de Europese regelgeving inzake staatssteun van toepassing.

Artikel 29 - Interne controle Het eerste lid geeft aan het college de opdracht voor de inrichting van de financiële organisatie op het gebied van interne controles ten behoeve van getrouwheid van informatieverstrekking en rechtmatigheid van beheershandelingen. Ook geeft het eerste lid aan het college de opdrachtbij afwijkingen maatregelen te treffen. Uit het derde lid blijkt dat het college zorgdraagt voor de interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op genoemde criteria, waarvoor hetcollege (zie vierde lid) jaarlijks een verbijzonderde interne controle plan opstelt. Ook draagt het college zorg voor een stelsel van systematische interne controles (zie zevende lid). Indien de uitvoering van lid 3 daar aanleiding toe geeft, draagt het college zorg voor een plan van verbetering en de hieruit voortvloeiende maatregelen (zie vijfde lid). In het zesde lid wordt besproken waarover en op welke momenten de raad wordt geïnformeerd over de controle van het verbijzonderde interne controle jaarplan.

Artikel 30 - Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2017. Artikel 31 - Citeertitel

Dit artikel bevat de aanhalingstitel waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.

pagina

15/15

Controleprotocol 2021

Pijnacker-Nootdorp 04-08-2021

Inhoudsopgave 1.

Introductie ................................................................................................................................ 3 1.1 Doelstelling ......................................................................................................................... 3 1.2 Wettelijk kader ................................................................................................................... 3 1.3 Procedure ........................................................................................................................... 4

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) ..................... 4

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties .............................................................. 5 3.1 Goedkeuringstolerantie ...................................................................................................... 5 3.2 Rapporteringstolerantie ..................................................................................................... 6 3.3 Fouten en onzekerheden bij rechtmatigheidscontrole....................................................... 6 4. Normenkader accountantscontrole rechtmatigheid .................................................................... 7 4.1 Algemeen ............................................................................................................................ 7 4.2 Begrip rechtmatigheid ........................................................................................................ 7 4.3 Normenkader ..................................................................................................................... 7 4.4 Het begrotingscriterium ..................................................................................................... 8 4.4.1 Inleiding............................................................................................................................

8 4.4.2 Toereikende begrotingsbedragen .................................................................................... 9 4.4.3 Begrotings- en investeringskredietoverschrijdingen ..................................................... 10 4.4.4. Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves ....................................................... 10 4.4.5 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren en rechtmatigheid ................................... 11 4.5 Misbruik en oneigenlijk gebruik – criterium (M&O- criterium) ........................................ 11 4.6 Het voorwaardencriterium ............................................................................................... 12 4.6.1 Uitwerking interne en externe regelgeving ................................................................... 12 4.6.2 Hoe omgaan met investeringen en contracten die meerjarige gevolgen hebben ........ 13 4.6.3 Overige aandachtspunten rechtmatigheid .................................................................... 13 5. Overige aandachtspunten jaarrekening ...................................................................................... 14 5.1 Aan derde uitbestede activiteiten .................................................................................... 14 5.2 Onroerende zaak transacties en staatssteun ...................................................................

14 5.3 Sociaal domein ................................................................................................................. 15 6. Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidstoetsing .................................................... 16 7. Rapportering accountant ............................................................................................................ 17 8. Communicatie en rapportage ..................................................................................................... 18 8.1 Communicatie en periodiek overleg ................................................................................ 18 8.2 Rapportagemomenten accountant .................................................................................. 19

pagina 2/20

1. Introductie Door de gemeenteraad wordt aan de accountant de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor de gemeente uit te voeren voor een betreffend boekjaar. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole dient de raad een Controleprotocol vast te stellen. Object van controle is de jaarrekening en daarmede bovendien het financieel beheer over het jaar van de jaarrekening, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Dit protocol is van toepassing op de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. In het jaar 2022 wordt het controleprotocol opnieuw geactualiseerd naar aanleiding van veranderde wet- en regelgeving, onder andere invoering van rechtmatigheidsverklaring. Oorspronkelijk was het de bedoeling om met ingang van de Jaarrekening 2021 de rechtmatigheidsverklaring in te voeren. Dit is echter met een jaar uitgesteld. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel uitgebreidere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Het aantal specifieke uitkeringen dat onder de Single Information Single-audit (SISA) verantwoord moet worden, verschilt per jaar. Voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn er verschillende uitkeringen van toepassing. Met de invoering van SISA wordt de verantwoording van de van toepassing zijnde specifieke uitkeringen gebundeld opgenomen in de jaarrekening, waarover de accountant als geheel een controleverklaring afgeeft. 1.2 Wettelijk kader Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad verdere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De raad kan de accountant alleen verdere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. Ook dient in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven te worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole is.

De gemeenteraad stelt een controle verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp vast. De opzet van het bij de controle te hanteren normenkader wordt bij het controleprotocol vastgelegd. Jaarlijks wordt dit normenkader geactualiseerd door het college en ter informatie naar de raad gestuurd. Onderwerp Inrichten rechtmatigheid beheer

Opdrachtverstrekking accountant Inventarisatie wet- en regelgeving

Instrument Verordening ex artikel 212, zijnde de Financiële verordening Verordening ex artikel 213, zijnde de Controle verordening Raadsbesluit Normenkader

Operationaliseren rechtmatigheid beheer

Beheersmaatregelen (o.a. controleplan)

Inrichten accountantscontrole

pagina 3/20

Status Verplicht

Domein Raad

Verplicht

Raad

Verplicht Verplicht

Raad 1. College 2. Raad ter informatie

Verplicht

College

Control Framework

De vertaling tussen het normenkader en rechtmatigheidsbeheer waarin de normen worden uitgewerkt in een toetsingskader en daarna nader vertaald naar beheersingsmaatregelen.

Ontwikkeling

College

1.3 Procedure In de auditcommissie is de afstemming met de accountant geregeld. De leden van auditcommissie worden door en uit de raad benoemd. De auditcommissie heeft in ieder geval tot taak: a. een afstemmingsoverleg te zijn voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma door de accountant; b. het adviseren over (tussentijdse) rapportages en andere verslagen van de accountant; c. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; d. het houden van toezicht op de kwaliteit van interne en externe financiële rapportages en het bespreken van accountantsrapporten, programmaverantwoording e.d.; e. het bespreken van het controleprotocol en opdrachtverstrekking, managementletter en rapport van bevindingen; f. het bespreken van de door de griffier beheerde raadsbudgetten; g. kascontrole van de jaarlijkse verantwoording van de fractiegelden1. Ten behoeve van de selectie van de accountant heeft de auditcommissie tot taak: a. het ten behoeve van vaststelling door de gemeenteraad voorbereiden van het programma van eisen, evenals bij een Europese aanbestedingsprocedure een voorstel voor de selectiecriteria en de weging daarvan; b. het voorbereiden en het doen van aanbevelingen over de selectie en benoeming van de accountant2.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de gemeenteraad benoemde accountant, gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa en passiva; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zijn de uitgebreidere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld vanwege artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), evenals de Controle en Overige Standaarden (COS; NIVRA) bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.

Ook de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV dient hierbij te worden meegenomen.

1 2

Artikel 4, achtste lid, van het Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016 Artikel 4, negende lid, van het Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016

pagina 4/20

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. 3.1 Goedkeuringstolerantie In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten en Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals door de gemeenteraad vast te stellen voor het controlejaar 2021, overeenkomstig de minimumeisen van het BADO. De toleranties gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Er is daarom sprake van één oordeel over twee aspecten.

Strekking controleverklaring: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaar- rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking >1%<3%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

De definitie van de goedkeuringstolerantie luidt als volgt: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Voorbeeld: Op basis van de begroting 2021 (1% lasten inclusief toevoegingen reserves) van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1.700.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 5.100.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.

pagina 5/20

3.2 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in de eerste plaats niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 25%, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag zoals € 100.000. De rapporteringstoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de gemeenteraad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De gemeenteraad stelt de rapporteringstolerantie voor gemeente Pijnacker-Nootdorp vast, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. Voor de rapporteringstoleranties stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid gelijk aan dan wel groter dan € 156.700 rapporteert.

In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de SISA-bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen, de hierover in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; • 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000,00 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. 3.3 Fouten en onzekerheden bij rechtmatigheidscontrole De toleranties gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Er is daarom sprake van één oordeel over twee aspecten. Een groot deel van de fouten en/of onrechtmatigheden heeft zowel invloed op de rechtmatigheid als op het getrouwe beeld. Uitgangspunt is dat iedere getrouwheidsfout ook een rechtmatigheidsfout is. Echter niet alle rechtmatigheidsfouten of onzekerheden zijn ook van invloed op het getrouwe beeld. De rechtmatigheid is uitgebreider dan de getrouwheid.

Bovendien kunnen getrouwheidsfouten veelal alsnog in de verslaglegging worden gecorrigeerd, maar kan een onrechtmatige totstandkoming van baten, lasten of balansmutaties vaak niet worden opgeheven. Fouten in kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen als volgt worden ingedeeld: • Fouten met betrekking tot de verslaggeving De accountant kan bijvoorbeeld constateren dat de verslaglegging niet in overeenstemming is met de inrichtingsvereisten, zoals opgenomen in de BBV, maar de balansposten en de baten en lasten zijn wel getrouw in de jaarrekening opgenomen. Dan wordt dit niet gekwantificeerd als een fout. In geval van het niet juist en niet consistent toepassen van de grondslagen van waarderingen resultaatbepaling is het getrouwe beeld van de jaarrekening in het geding en daarmee ook de rechtmatigheid. • Fouten met betrekking tot financiële beheershandelingen Dit betreft financiële beheershandelingen waarbij wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Betreft het een fout waaruit financiële gevolgen kunnen voortkomen die de baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening beïnvloeden, dan leidt dit tot fouten die meewegen in het accountantsoordeel. Dit geldt alleen voor wet- en regelgeving die behoort tot het vastgestelde normenkader.

pagina 6/20

De afweging van fouten voor de getrouwheid en voor de rechtmatigheid vindt plaats in het totaal van de jaarlijkse uitgaven, met als kritische meetpunten 1 % voor bedenkingen tegen de verantwoording en 3% voor de afkeuring. Bij het aspect getrouwheid is daarbij sprake van het gesaldeerde effect, terwijl bij het rechtmatigheidsoordeel de absolute waarde van de fouten wordt gecumuleerd.

4. Normenkader accountantscontrole rechtmatigheid 4.1 Algemeen In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • Het begrotingscriterium, zie paragraaf 4.4; • Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium), zie paragraaf 4.5; • Het voorwaardencriterium, zie paragraaf 4.6. In de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV is een uitvoerige toelichting opgenomen over de verschillende rechtmatigheidscriteria.

4.2 Begrip rechtmatigheid Bij het begrip rechtmatigheid wordt uitgegaan van de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Het begrip rechtmatigheid in kader van de accountantscontrole betreft vooral de aandacht voor die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer. 4.3 Normenkader Aan de accountant dient voorafgaand aan de accountantscontrole een actueel normenkader van de gemeente verstrekt te worden. Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het gaat hierbij om verordeningen en raadsbesluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Het normenkader dient ieder jaar te worden geactualiseerd.

Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door het college en ter informatie verstuurd naar de raad. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien het opstellen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, toetst de account alleen of het collegebesluit ook daadwerkelijk is genomen. Worden er ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit gesteld, dan controleert de accountant ook of hieraan is voldaan.

pagina 7/20

De raad heeft ook de mogelijkheid om collegebesluiten en door het college uitgevaardigde voorschriften door de accountant te laten toetsen in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Aangezien dergelijke regelgeving niet in het normenkader wordt opgenomen, zal de raad hiervoor een aanvullende onderzoeksopdracht aan de accountant moeten verstrekken. De accountant rapporteert over de bevindingen in een afzonderlijk uit te brengen rapport van bevindingen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing en de accountantscontrole moet de regelgeving verder worden uitgewerkt in kaders, richtlijnen en beheersmaatregelen. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college. 4.4 Het begrotingscriterium 4.4.1 Inleiding Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. De door de gemeenteraad gestelde kaders zijn bepalend voor het budgetbeheer door het college. Hierbij is op basis van de financiële verordening artikel 4, eerste lid, het totale budget van het opgestelde en geautoriseerde programma het uitgangspunt. Het bestaande beleid van de gemeente Pijnacker-Nootdorp wordt afgeleid uit: • de programmabegroting met toelichting, en • de begrotingswijzigingen met toelichting volgens genomen besluiten.

In een toelichting op het BADO wordt begrotingsrechtmatigheid als volgt beschreven: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn”.

pagina 8/20

4.4.2 Toereikende begrotingsbedragen De begrotingsrechtmatigheid kent de volgende invalshoeken: • Toerekening juiste begrotingsjaar. • Toerekening juiste programma. • Begrotingsbedrag toereikend. Met betrekking tot het aspect “toereikendheid begrotingsbedrag” kunnen tenminste de volgende “soorten” begrotingsoverschrijdingen worden onderkend: Soorten begrotingsafwijkingen

A. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. B. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. C. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. D. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde)overschrijding. E. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen F.

Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. F1: geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar F2: geconstateerd na verantwoordingsjaar G. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. G1: jaar van investeren G2: afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren H. Kostenoverschrijdingen die worden veroorzaakt door meer geboekte uren dan begroot worden niet als onrechtmatig beschouwd omdat deze geen financieel nadeel opleveren voor de jaarrekening. I. Kostenoverschrijdingen als gevolg van verschuivingen van budgetten tussen jaarschijven voor bouwgrondexploitatie. J.

Betreft onderschrijdingen aan de lastenzijde en over- en onderschrijdingen aan de batenzijde.

Rechtmatig

Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

Onrechtmatig en telt wel mee voor het oordeel X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

Tenslotte zijn er nog de budgetafwijkingen welke weliswaar in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd c.q. activiteiten zijn ontplooid dan in de financiële begroting specifiek als doelstelling was aangegeven en welke niet in de jaarrekening zijn toegelicht. Ze vormen een aparte categorie “begrotingsoverschrijdingen”.

pagina 9/20

Het gaat hier om afwijkingen van beoogde prestaties en niet om financiële budgetafwijkingen c.q. niet financiële informatie die de accountant soms wel waarneemt, maar waarop hij niet standaard toetst. Indien de accountant dit waarneemt heeft dit geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. Wel zal de accountant deze waarnemingen opnemen in zijn verslag van bevindingen. Voor een nadere/meer uitgebreide uitwerking van het begrotingscriterium wordt verwezen naar de website www.commissiebbv.nl. Begrotingsonderschrijdingen Wellicht ten overvloede moet nog vermeld worden dat begrotingsonderschrijdingen in principe niet onrechtmatig zijn tenzij deze in strijd zijn met het beleid dat de gemeenteraad heeft vastgesteld. Indien kosten onrechtmatig zijn heeft de gemeenteraad de mogelijkheid een indemniteitsprocedure op te starten. Deze procedure houdt in dat als de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp van oordeel is dat er lasten/baten in de jaarrekening zijn opgenomen die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen en die van politiek belang zijn, de gemeenteraad het college vraagt bepaalde zaken rond onrechtmatigheden nader uit te leggen en/of verbetervoorstellen te doen. Het gaat dus om uitzonderlijke gevallen op basis van een politieke weging door de gemeenteraad.

De indemniteitsprocedure is nadrukkelijk alleen bedoeld voor die onrechtmatigheden die de gemeenteraad van politiek belang acht. 4.4.3 Begrotings- en investeringskredietoverschrijdingen Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Indien dit na het jaar is gebeurd, dient de accountant vast te stellen of de overschrijdingen binnen de beleidskaders van de gemeenteraad vallen. Deze overschrijdingen (en onderschrijdingen) dienen goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Door het vaststellen van de jaarrekening door de gemeenteraad worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. 4.4.4. Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves In de notitie Hoofdlijnen BBV (februari 2020) van de commissie-BBV is het volgende opgenomen: In de rekening kunnen de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(wijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhouden dat specifieke saldi, bijvoorbeeld een overschot op de uitvoering van de WMO, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht.

Het gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening wordt in de eindbalans afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. In het volgende jaar kan de raad vervolgens besluiten over de bestemming van het resultaat vorig boekjaar. Mutaties in de reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen raadsbesluit zijn gedekt, zijn in strijd met de Gemeentewet en het BBV en dus onrechtmatig.

pagina 10/20

4.4.5 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren en rechtmatigheid Indien het budget in het oude jaar nog niet is besteed, maar nog wel nodig is voor uitvoering van activiteiten in het nieuwe jaar is met de gemeenteraad afgesproken dit op de volgende manier rechtmatig op te lossen. Als de budgethouder gemotiveerd kan aantonen dat hij de geplande output niet heeft gehaald vanwege buiten zijn macht liggende redenen, dan kan dat een goede reden zijn om de daardoor veroorzaakte onder uitputting op het jaarbudget het volgende jaar beschikbaar te houden door: • Als er een bestemmingsreserve aan dat specifieke beleidsterrein is gekoppeld, aan de gemeenteraad voor te stellen om het restant daaraan toe te voegen. De bestemmingsreserve vangt onderschrijdingen en overschrijdingen op het jaarbudget op (egalisatiekarakter). • Als er geen reserve of voorziening aan dat beleidsterrein gekoppeld is, kunnen restant budgetten voor een volgend jaar beschikbaar worden gehouden door aan de gemeenteraad een voorstel voor budgetoverheveling te doen. Dat is het via de algemene reserve meenemen van het restant naar het volgende jaar. Overigens dienen in beide gevallen voorstellen voor onttrekkingen en toevoegingen aan reserves en voorzieningen in de jaarrekening expliciet ter goedkeuring aan de gemeenteraad te worden voorgelegd.