Bijlagen bij offerteaanvraag aanbesteding accountantsdiensten

4.5 Misbruik en oneigenlijk gebruik – criterium (M&O- criterium) Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid - die inherent is aan de regeling - blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of het niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Het gaat er dus om hoe we kunnen bereiken dat onze middelen alleen worden aangewend voor degenen die daar recht op hebben. Bij het vervaardigen van de eigen verordeningen, beleidsregels en het inrichten van de organisatie moet voldoende aandacht worden besteed aan het voorkomen van mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, zowel door derden als uiteraard ook door de eigen organisatie. Bij de waarborgen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het veelal om het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de gegevens(van derden) op grond waarvan vergoedingen/uitkeringen/subsidies worden verstrekt, dan wel rechten/belastingen/bijdragen worden geheven. Het duidelijk vooraf aangeven van de(rand)voorwaarden en van de sanctiemogelijkheden is daar een voorbeeld van het borgen. Andere instrumenten betreffen het opvragen van bewijsstukken, het afstemmen met eigen gegevens (bevolkings-/belastingadministratie)en/of van andere instanties (fiscus), of van het verplicht stellen van controleverklaringen (subsidies). Veel van deze maatregelen betreffen de normale waarborgen welke noodzakelijk zijn om de juistheid van kosten en/of volledigheid van opbrengsten te kunnen garanderen.

pagina 11/20

4.6 Het voorwaardencriterium De gemeente Pijnacker-Nootdorp moet regels die gesteld zijn door hogere overheden – zoals bijvoorbeeld Europese en Nederlandse wetten en provinciale verordeningen – naleven. Ook stelt de gemeente eigen regels op. Deze worden vastgelegd in verordeningen en overige besluiten. Daarnaast zijn de besteding en inning van gelden door een gemeente aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; • De heffings- en/of declaratiegrondslag; • Normbedragen (denk aan hoogte en duur); • De bevoegdheden; • Het voeren van een administratie; • Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Door de gemeenteraad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen.

Al deze wettelijke en regionale regels worden door de accountant betrokken bij zijn rechtmatigheidsoordeel. Aangezien de hoeveelheid wet- en regelgeving te groot is om een volledige controle op de naleving hiervan door de accountant mogelijk te maken, stelt de gemeenteraad kaders ten aanzien van de omvang en invulling van de controleopdracht aan de accountant. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke voorwaarden uit een verordening c.q. regeling de accountant moet toetsen. Deze beperking geldt alleen voor de verordeningen en besluiten waarbij die voorwaarden in een verordening c.q. regeling kunnen worden uitgesloten die geen directe relatie hebben met financiële beheershandelingen en transacties. Het uitsluiten van voorwaarden die direct betrekking hebben op financiële beheershandelingen en transacties is niet mogelijk. Zo ontstaat er een, door het college vast te stellen normenkader. Het college stuurt het normenkader naar de gemeenteraad ter kennisgeving. Doel van het versturen is dat de gemeenteraad er zich bewust van is welke verordeningen wel en niet zijn meegenomen in de accountantscontrole. De gemeenteraad heeft op dat moment ook de mogelijkheid om het overzicht eventueel nog aan te vullen of te bespreken in de auditcommissie.

Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. De ‘financiële’ verordeningen opgenomen in dit normenkader worden betrokken in de controle door de accountant. 4.6.1 Uitwerking interne en externe regelgeving Wat zijn nu de minimale rechtmatigheidsvereisten? Deze hebben betrekking op het voorwaardencriterium. Het gaat hierbij om bepalingen opgenomen in de interne regelgeving die direct relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid. Voor wat betreft de interne regelgeving kan de gemeenteraad namelijk besluiten om bepalingen die niet direct financieel relevant zijn uit te sluiten van de controle op rechtmatigheid. De gemeenteraad kan een aantal bepalingen niet uitsluiten van de rechtmatigheidscontrole, namelijk: • Bepalingen die het recht omschrijven (dit betreft de recht bepalingen wanneer in aanmerking wordt gekomen dan wel de verplichting bestaat). Het gaat hier om harde bepalingen waarbij ‘sanctie’ bestaat dat recht wordt ontnomen. • Bepalingen die de hoogte aangeven (tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen). Het gaat hier om de spelregels van de berekening. • Bepalingen die iets omtrent de duur vermelden. Het gaat hierbij om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode.

pagina 12/20

4.6.2 Hoe omgaan met investeringen en contracten die meerjarige gevolgen hebben Bij meerjarige contracten voor leveringen en diensten moeten de jaarlijkse lasten in de jaarrekening worden opgenomen. Indien er sprake zou zijn van een onrechtmatigheid bij de contractverlening, dan zou dit jaarlijks in de afweging naar de controleverklaring kunnen blijven doorwerken, omdat de gemeenteraad geen afwijkingen van hogere regelgeving kan sanctioneren. De commissie BBV adviseert gemeenten om meerjarige contracten, die bijvoorbeeld zouden moeten voldoen aan Europese regels, in de toelichting op de jaarrekening bij de “niet uit de balans blijkende verplichtingen” op te nemen voor het volle bedrag waarover het contract is afgesloten. In de eerste jaarrekening waarin het contract zijn uitwerking heeft, wordt het bedrag eenmalig meegenomen in de controle en oordeelsvorming van de accountant. 4.6.3 Overige aandachtspunten rechtmatigheid • Ontbreken van afrekening subsidies waar geen financiële gevolgen aan zijn verbonden: indien de onderbouwing verder (aanvraag, beschikking en verantwoordingen eerdere jaren) deugdelijk is, dan mag dit niet leiden tot een onzekerheid in de controle met betrekking tot rechtmatigheid.

• Het ontbreken van een goedkeurende controleverklaring bij een gemeenschappelijke regeling (GR) heeft normaal gesproken geen invloed op de controle verklaring van de gemeente aangezien de GR een zelfstandige verantwoordingsplicht heeft. • Een niet goedkeurende controle verklaring bij de jaarrekening van een gesubsidieerde instelling kan strijdig zijn met de interne en/of externe voorschriften van de gemeente en daardoor wel invloed hebben op de rechtmatigheid. • Onrechtmatigheden inzake de kasgeldlimiet en de renterisico norm worden wel gerapporteerd, maar wegen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. • Het ten onrechte niet toepassen van Europese drempelbedragen bij een aanbesteding leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Een accountant kan bij de uitvoering van zijn controle geconfronteerd worden met financiële beheershandelingen waarvan hij de rechtmatigheidsaspecten niet goed kan overzien. Zoals bijvoorbeeld bij staatssteun, Europese aanbestedingen of planschade. De commissie BBV doet de stellige uitspraak om deze onderwerpen dan te toetsen, zoals ook wordt getoetst op niet-financiële rechtmatigheid.

pagina 13/20

5. Overige aandachtspunten jaarrekening 5.1 Aan derde uitbestede activiteiten Voor alle activiteiten die de gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft uitbesteed aan andere gemeenten, gemeenschappelijke regelingen of andere derden is Pijnacker-Nootdorp zelf verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de betreffende regeling. Het is van belang dat er vooraf goede afspraken worden gemaakt over de wijze van verantwoorden en over de rechtmatigheidsaspecten die in de controle moeten worden betrokken. De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft er voor gekozen dat de derde aan wie de activiteit is uitbesteed een verantwoording overlegt met een rechtmatigheidverklaring over de uitvoering van de regeling, uiterlijk 1 maart na afloop van het boekjaar. Het gaat hierbij dan om een individuele verantwoording met accountantsverklaring per gemeente. Bij de werkzaamheden voor deze accountantsverklaring dient dan rekening gehouden te worden met de goedkeuringstolerantie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Voor nieuwe contracten geldt als uitgangspunt: verantwoording inclusief een rechtmatigheidsverklaring en een uitspraak over de juistheid en volledigheid, uiterlijk 1 maart na afloop van het boekjaar. Rechtmatigheid bij verbonden partijen Verbonden partijen zijn partijen waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft.

Het rechtmatigheidsoordeel van een accountant bij een gemeente kan beïnvloed worden door niet-rechtmatig handelen van een instelling waarmee een gemeente is verbonden indien: • het niet-rechtmatigheidsoordeel financiële gevolgen heeft voor de bijdrage die de verbonden partij krijgt van de gemeente; • de gemeente feitelijk opdrachtgever is; • de verbonden partij een eigen rechtspersoonlijkheid heeft en een aanbesteding doet, terwijl deze binnen de gezagsstructuur van de gemeente werkzaamheden verricht; • de verbonden partij geen eigen rechtspersoonlijkheid heeft en de opdracht feitelijk is verstrekt door de gemeente. 5.2 Onroerende zaak transacties en staatssteun Voor gemeente is de staatssteunregelgeving van de Europese Unie aan de orde en dit is met name interessant bij onroerend zaak transacties. Het gaat in essentie om het bepalen van een marktconforme prijs bij de verkoop van kavels grond of van gebouwen. In de nota grondprijzen is vastgelegd van welke methode de gemeente gebruik maakt voor de bepaling van de grondprijs. De methode die wordt toegepast per type vastgoed en/of functie verschilt. Bij de keuze van een toepassing van een methode is aansluiting gezocht bij de in de markt gangbare methode. Grondprijzen van bedrijfskavels en vrije kavels worden bepaald met de comparatieve methode.

De residuele grondwaardemethode zal worden toegepast bij ontwikkelingen van koopwoningen, detailhandel en bij solitaire kantoren met enige omvang. Voor niet-commerciële voorzieningen, sociale woningbouw en specifieke bestemmingen is de residuele methode niet geschikt omdat hier veelal sprake is van een gereguleerde opbrengst. Het hanteren van vaste (beleids)prijzen is dan een gebruikelijke methode: Residuele methode; • Grondquote methode; • Comparatieve methode; • Discounted cashflow-methode.

pagina 14/20

5.3 Sociaal domein De voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving voor het sociaal domein dient ook opgenomen te worden in het normenkader. De gemeente is in hoge mate afhankelijk van de uitvoering van de taken en de aanlevering van informatie hierover door derde partijen, de zorgaanbieders. Gemeenten hebben hiervoor contracten afgesloten met de zorgaanbieders. De bepalingen in deze contracten vallen alleen onder het normenkader voor zover deze (recht-, hoogte- en duur-) bepalingen raken uit de externe wet- en regelgeving en de gemeentelijke verordeningen. Het is dus niet per definitie zo dat het niet naleven van bepaalde contractvoorwaarden gevolgen heeft voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeente. Eigen bijdrage van het centraal administratiekantoor (CAK) Voor de vaststelling van de juistheid en volledigheid van de eigen bijdrage, betaald door de aanvrager van een voorziening, hulp in de huishouding of een financiële tegemoetkoming, heeft de wetgever bepaald dat dit geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. De berekening, oplegging en incasso van de eigen bijdrage wordt uitgevoerd door het CAK. Op basis van de overzichten van het CAK die de gemeentes ontvangen, kan een gemeente niet de volledigheid en juistheid van de eigen bijdrage vaststellen. De gemeente zal deze onzekerheid in de jaarstukken moeten noemen, ook al ligt de oorzaak niet bij de gemeente.

Verantwoording PGB's De gemeente verstrekt persoonsgebonden budgetten (PGB) voor maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg. Deze budgetten worden door de Sociale verzekeringsbank beheerd en na het verlenen van de zorg, rechtstreeks uitbetaald aan de zorgverleners. De gemeente moet zich via de jaarstukken verantwoorden over de rechtmatigheid van de besteding inclusief misbruik en oneigenlijk gebruik. De afspraak is gemaakt dat gemeenten daarvoor van de Sociale Verzekeringsbank een financiële verantwoording per wet op totaalniveau met een bijlage per gemeente en een controleverklaring ontvangen. Juistheid kosten zorgaanbieders De gemeente ontvangt facturen van de zorgaanbieders voor de uitvoering van maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg. De gemeente kan niet altijd vaststellen: • of er niet te veel, andere zorg etc. is gefactureerd dan geleverd; • dat de prestaties op de factuur feitelijk ook zijn geleverd; • of de kosten en verplichtingen volledig zijn. Het is aan de gemeente zelf om te beoordelen welke combinatie aan controles wordt uitgevoerd om intern vast te stellen of de in rekening gebrachte kosten juist en rechtmatig zijn.

pagina 15/20

6. Reikwijdte accountantscontrole en rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid vanaf het kalenderjaar 2020 is limitatief gericht op: De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van het per jaar door het college vastgestelde normenkader wordt opgenomen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De naleving van de volgende kaders: • de begroting; • financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; • de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; • de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a Gemeentewet; • en de overige kaders zoals opgenomen in het jaarlijks door het college vastgestelde normenkader. Dit betreft alleen de opgenomen regelingen voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij ten opzichte van derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen .

Indien, en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

pagina 16/20

7. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interimcontroles Gedurende het boekjaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt aan het college (via de managementletter) en de gemeenteraad (via de boardletter, afschrift van de managementletter) een verslag uitgebracht. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het College. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium(begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In paragraaf 8.1 worden de momenten voor communicatie en periodiek overleg vastgelegd en in paragraaf 8.2 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd.

pagina 17/20

8. Communicatie en rapportage 8.1 Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2021. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Pijnacker-Nootdorp

frequentie

onderwerp

Auditcommissie

Op verzoek

Bespreken controleplan

Gemeenteraad

Op verzoek

Auditcommissie

Twee tot drie keer per jaar

Griffier

Op verzoek

Portefeuillehouder Financiën

Minimaal 1 keer per jaar en op verzoek Minimaal 2 keer per jaar en op verzoek

Presentatie bevindingen controle jaarrekening. Onderwerp naar keuze. Afstemmen nadere invulling van de controleopdracht. Bespreking bevindingen interimcontrole. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Afstemming presentaties gemeenteraad. Onderwerp naar keuze. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Actualiteiten Bespreking bevindingen interimcontrole. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Actualiteiten. Afstemmen nadere invulling van de controleopdracht en controle aanpak. Bespreking bevindingen interimcontrole. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole. Actualiteiten.

Gemeentesecretaris

Concerncontroller en financieel management

3

Minimaal 2 keer per jaar en op verzoek, kan ook in combinatie met andere afspraken

De ’partner’ heeft de verantwoordelijkheid gedelegeerd aan de manager.

pagina 18/20

Serviceteam accountant Audit partner Audit manager Audit partner Audit manager3 Audit partner Audit manager

Audit partner Audit manager Audit partner Audit manager Audit partner Audit manager

Audit partner Audit manager

8.2 Rapportagemomenten accountant Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter met bevindingen naar aanleiding van de interim controle.

Na afronding van de interim controle.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Gemeenteraad/Auditcommissie

Managementletter met bevindingen naar aanleiding van de interim controle.

Na afronding van de interim controle.

College

Verslag van bevindingen.

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Controleverklaring.

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resteren de fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporterings-toleranties. Relatie tussen de controletolerantie als gevolg van controleverordening en de feitelijke bevindingen. Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft conform de verslaggevings-voorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

pagina 19/20

Gemeenteraad met afschrift aan College

Gemeenteraad

pagina 20/20

22-12-2021 15:11

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijn…

Lokale wet- en regelgeving

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp Geldend van 15-11-2003 t/m heden Intitulé Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp; gezien het voorstel van het college van 16 september 2003; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; besluit: vast te stellen de volgende verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp: Artikel 1 - Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a.

b.

accountant: een door de raad benoemde 1.

registeraccountant of

2.

accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

3.

organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: 1.

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte ensamenstelling van het vermogen;

2.

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

3.

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

4.

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen; c.

rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het in overeenstemming zijn van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in de administraties met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten;

d.

deelverantwoording:

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR25716/1#d669486827e228

1/6

22-12-2021 15:11

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijn…

een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening; e.

goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

f. rapporteringstolerantie: een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie.

Artikel 2 - Opdrachtverlening accountantscontrole 1.

De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor onbepaalde tijd, met de mogelijkheid van tussentijdse opzegging per 1 januari. Daarbij wordt een opzeggingstermijn in acht genomen van één kalenderjaar.

2.

Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3.

De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a.

de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bijde controle van de jaarrekening;

b.

de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases engoedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

c.

de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

d.

de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

e.

de inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

f.

de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

g.

de gemeentelijke producten met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Indien gewenst, wordt voor het aanbesteden van het programma van eisen, door de raad overleg gevoerd met de accountant met betrekking tot het gestelde onder a tot en met g. 4.

In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3 - Informatieverstrekking door college 1.

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2.

Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Waar mogelijk ontvangt de accountant tussentijdse overzichten.

3.

Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4.

Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en hetverslag van bevindingen uiterlijk vóór 1 juni aan de raad.

5.

Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR25716/1#d669486827e228

2/6

22-12-2021 15:11

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijn…

Artikel 4 - Inrichting accountantscontrole 1.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2.

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voerencontroles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3.

Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt tijdens de controle indien noodzakelijk - (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) de raad, de griffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, het hoofd Financieel en Personeelsbeheer en het hoofd Organisatiebeleid.

Artikel 5 - Toegang tot informatie 1.

De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerdetoegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

2.

De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hunmedewerking verlenen.

3.

Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties, het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 - Overige controles en opdrachten 1.

Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2.

Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, dan wel wanneer de opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheidseis van de accountant.

3.

Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, Ministeries, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, dan wel wanneer de opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheidseis van de accountant.

Artikel 7 - Rapportering 1.

Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2.

In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur respectievelijk het hoofd van het organisatie-onderdeel waar de ambtenaar

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR25716/1#d669486827e228

3/6

22-12-2021 15:11

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijn…

werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd Financieel en Personeelbeheer, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3.

De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4.

De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8 - Verantwoording en decharge ambtenaren 1.

Het verslag van iedere controle wordt door de accountant in een door het college van burgemeester en wethouders te bepalen aantal toegezonden.

2.

Het college draagt zorg voor de doorzending aan de ambtenaar, van wie het geldelijk beheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, ten behoeve van zijn mede-ondertekening en eventueel van de toevoeging van een verklaring.

3.

De ambtenaar zendt terstond de door hem ontvangen exemplaren (verminderd met één, dat hij voor zijn archief behoudt), na plaatsing van zijn handtekening voor gezien en eventueel voorzien van een toelichting aan het college van burgemeester en wethouders terug.

4.

Indien de ambtenaar aan zijn ondertekening een verklaring heeft toegevoegd, deelt het college van burgemeester en wethouders deze in afschrift mede aan de accountant.

5.

Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de jaarrekening impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

6.

Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad, de desbetreffende organisatieeenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.

Artikel 9 - Inwerkingtreding en intrekking 1.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

2.

De Controleverordening 2002 wordt met ingang van 1 januari 2004 ingetrokken.

Artikel 10 - Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004.”

Ondertekening Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 30 oktober 2003. De griffier, De voorzitter, Artikelsgewijze toelichting verordening 213 Gemeentewet Algemeen. Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR25716/1#d669486827e228

4/6

22-12-2021 15:11

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijn…

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Dit artikel regelt de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Vanaf 1 januari 2003 is dit PriceWaterhouseCoopers. Er is een overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd, met de mogelijkheid de overeenkomst te allen tijde tussentijds op te zeggen, met inachtname van een opzeggingstermijn van één jaar. Na twee jaar worden de werkzaamheden van de accountant door de raad geëvalueerd. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountants-verklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. In dit besluit zijn de volgende goedkeuringstoleranties vastgelegd: a.

ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten van de gemeente;

b.

ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten van de gemeente.

Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurende verklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt(-en) overschreden, zal de accountant geen goedkeurende verklaring verstrekken. In het Besluit accountantscontrole is voorts vermeld dat de rapporteringstoleranties (het vermelden in het verslag van bevindingen van fouten in de jaarrekening en onzekerheden), gelijk zijn aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Boven deze bedragen vindt rapportering plaats. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen, die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd (b.v. kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang). Bij het aangaan van de overeenkomst met PriceWaterhouseCoopers is reeds rekening gehouden met de nieuwe regels uit het Besluit accountantscontrole. Artikel 3. Informatieverstrekking door college In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.

Dit artikel van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt. In het vierde lid wordt een uiterste datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Dit betekent dat de jaarrekening uiterlijk in de maand juni door de raad moet zijn vastgesteld. Het vijfde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Artikel 4. Uitvoering controle Dit artikel van de verordeningregelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole.

De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole tijdens de controle - indien noodzakelijk - overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Artikel 5. Toegang tot informatie In het vorige artikel is vermeld, dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent deze bevoegdheidtoe aan de accountant. Artikel 6. Overige controles en opdrachten https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR25716/1#d669486827e228

5/6

22-12-2021 15:11

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijn…

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Artikel 7. Rapportering Het eerste lid van dit artikel regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles.

In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in dit artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht. Gebruikelijk is dit te doen in de Rekeningcommissie. Artikel 8. Verantwoording en decharge ambtenaren In dit artikel is de decharge van ambtenaren vastgelegd. Artikel 9.

Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003. Artikel 10. Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.

Ziet u een fout in deze regeling?

Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: almanak.overheid.nl Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR25716/1#d669486827e228

6/6

Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen kenmerk versie status

1278891 donderdag 9 september 2021 definitief

Inleiding Dit document is gebaseerd op het model Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) van maart 20181. Dat model is ontwikkeld door de VNG samen met haar leden (gemeenten). De VNG heeft daarbij ook het bedrijfsleven gehoord. Dit is een gebalanceerde set van inkoopvoorwaarden bestemd voor het uniform inkopen en een overeenkomst sluiten na een aanbestedingsprocedure. Deze set Inkoopvoorwaarden houdt rekening met de belangen van zowel het bedrijfsleven, als de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Inhoud I Algemeen Artikel 01 | Definities Artikel 02 | Toepasselijkheid Artikel 03 | Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst II Uitvoering overeenkomst Artikel 04 | Algemene verplichtingen Opdrachtnemer Artikel 05 | Algemene verplichtingen Gemeente Artikel 06 | Kwaliteit, keuring en garantie Artikel 07 | Geheimhouding Artikel 08 | Intellectueel eigendom Artikel 09 | Wijziging Overeenkomst Artikel 10 | Uitrusting en materialen Artikel 11 | Tijdstip van nakoming Artikel 12 | Toerekenbare tekortkoming Artikel 13 | Niet-toerekenbare tekortkoming Artikel 14 | Aansprakelijkheid en verzekering Artikel 15 | Boete Artikel 16 | Toepasselijk recht en geschillen III Financiële bepalingen Artikel 17 | Prijzen, meerwerk en minder werk Artikel 18 | Facturering en betaling IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen Artikel 19 | Leveringen Artikel 20 | Verpakking en transport Artikel 21 | Overdracht van eigendom en risico V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten Artikel 22 | Diensten Artikel 23 | Personeel van Opdrachtnemer VI Einde overeenkomst Artikel 24 | Opzegging Artikel 25 | Ontbinding Artikel 26 | Vernietiging

3 3 3 4 5 5 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8 10 10 11 11 11 12 12 12 13 14 14 14 15 15 15 15

1 VNG Model AIv In het model is een toelichting opgenomen per artikel die ook van toepassing is op deze

voorwaarden. Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen Kenmerk: 1278891

Pagina 2 van 16 donderdag 9 september 2021

I Algemeen Artikel 1 | Definities Aflevering

het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente.

Diensten (Dienst)

de door de Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde Werken of Leveringen.

Gemeente

gemeente Pijnacker-Nootdorp, zetelend aan Oranjeplein 1 in (2641 EZ) Pijnacker.

Goederen

alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek.

Leveringen (Levering)

de door de Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen.

Offerte

een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de huidige Aanbestedingswet en de huidige Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Overeenkomst

al hetgeen tussen de Gemeente en de Opdrachtnemer is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen.

Opdrachtnemer

de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Partijen (Partij)

de Gemeente en/of de Opdrachtnemer.

Personeel van Opdrachtnemer

de door de Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn.

Prestatie

de te verrichten Diensten en/of Leveringen.

Werkdag

kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen.

Artikel 2 | Toepasselijkheid 2.1

Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot diensten en leveringen.

2.2

Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.

Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen Kenmerk: 1278891

Pagina 3 van 16 donderdag 9 september 2021

2.3

Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.

2.4

Door het indienen van de Offerte wijst de Opdrachtnemer uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af.

Artikel 3 | Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst 3.1

De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en weten regelgeving. De Gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3.2

De Offerte van de Opdrachtnemer heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.

3.3

Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de Opdrachtnemer per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de Opdrachtnemer. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de Opdrachtnemer legt de Gemeente een kopie van dit besluit over.

3.4

Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.

3.5

Alle handelingen die de Opdrachtnemer verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Opdrachtnemer.

Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen Kenmerk: 1278891

Pagina 4 van 16 donderdag 9 september 2021

II Uitvoering overeenkomst Artikel 4 | Algemene verplichtingen Opdrachtnemer 4.1

De Opdrachtnemer zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer.

4.2

De Opdrachtnemer zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Opdrachtnemer is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.

4.3

Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Opdrachtnemer de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden.

4.4

De Opdrachtnemer garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Opdrachtnemer of Personeel van Opdrachtnemer of een met de Opdrachtnemer verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: 1. Prijsvorming; 2. het afstemmen van Offerten; en/of 3. verdeling van werkzaamheden.

4.5

De Opdrachtnemer vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Opdrachtnemer of de Gemeente krijgt opgelegd.

4.6

De Opdrachtnemer zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijn de voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Opdrachtnemer, in acht nemen. Indien de Opdrachtnemer genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Opdrachtnemer dit eerst voorleggen aan de Gemeente.

4.7

De Opdrachtnemer draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Opdrachtnemer en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.

4.8

Slechts voor zover de Opdrachtnemer expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Opdrachtnemer optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Opdrachtnemer.

Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen Kenmerk: 1278891

Pagina 5 van 16 donderdag 9 september 2021

Artikel 5 | Algemene verplichtingen Gemeente 5.1

De Gemeente zal op verzoek van de Opdrachtnemer alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.

5.2

De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 6 | Kwaliteit, keuring en garantie 6.1

De Opdrachtnemer garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.

6.2

De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Opdrachtnemer verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de Gemeente bepaalde Prestaties schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties.

Artikel 7 | Geheimhouding 7.1

Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.

7.2

Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.

7.3

Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

7.4

De Opdrachtnemer is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Opdrachtnemer een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.

Artikel 8 | Intellectueel eigendom 8.1

Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Opdrachtnemer draagt deze (aanspraken op) IE-rechten –voor zover nodig– om niet over aan de Gemeente. De Opdrachtnemer zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.

8.2

Onder resultaat als bedoeld in artikel 8.1, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Opdrachtnemer daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden.

Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen Kenmerk: 1278891

Pagina 6 van 16 donderdag 9 september 2021

8.3

De Opdrachtnemer doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.

8.4

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Opdrachtnemer geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst.

8.5

De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Opdrachtnemer openbaar gemaakt werk. De Opdrachtnemer erkent dit voorbehoud.

8.6

De Opdrachtnemer garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.

8.7

In het geval van aanspraken van derden zal de Opdrachtnemer alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.

8.8

In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Opdrachtnemer alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.

Artikel 9 | Wijziging Overeenkomst 9.1

De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Opdrachtnemer over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.

9.2

In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.

Artikel 10 | Uitrusting en materialen 10.1 De Opdrachtnemer zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 10.2 De Opdrachtnemer is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 11 | Tijdstip van nakoming 11.1 De Opdrachtnemer is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd. 11.2 De Opdrachtnemer stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Opdrachtnemer zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.

Algemene Inkoopvoorwaarden voor diensten en leveringen Kenmerk: 1278891

Pagina 7 van 16 donderdag 9 september 2021

Artikel 12 | Toerekenbare tekortkoming 12.1 Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert. 12.2 Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding –gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim– in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven. 12.3 Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.