Bijlagen bij offerteaanvraag aanbesteding accountantsdiensten
Tekst van het document
Concept (Raam)Overeenkomst tussen Gemeente Pijnacker-Nootdorp en <naam opdrachtnemer>
Accountantsdiensten 2023 2027 kenmerk 1301071
Conceptovereenkomst Ondergetekenden Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Pijnacker-Nootdorp, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door <mevrouw / de heer> <persoonsnaam>, <functie>, verder te noemen “Opdrachtgever”, en <Bedrijfsnaam>, gevestigd aan <Adres> te (<postcode>) <plaatsnaam>, geregistreerd bij de KvK onder nummer <KvK-#>, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door <mevrouw / de heer> <naam>, <functie>, verder te noemen “Opdrachtnemer”, hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen”
overwegende I.
dat Opdrachtgever een aanbestedingsprocedure inzake Accountantsdiensten 2023-2027 met kenmerk 1301071 gedateerd <dag datum maand jaar>, heeft uitgeschreven;
II.
dat Opdrachtgever daarbij de Europese aanbestedingsprocedure heeft doorlopen;
III.
dat Opdrachtnemer daarop een inschrijving heeft ingediend op <dag datum maand jaar> met kenmerk <kenmerk>;
IV.
dat na beoordeling van de Inschrijvingen is gebleken dat Opdrachtnemer de economisch meest voordelige inschrijving heeft ingediend;
V.
dat Opdrachtgever op <dag datum maand jaar> een verificatiegesprek met Opdrachtnemer heeft belegd:
VI.
dat Opdrachtgever <op basis van de beoordeling en het verificatiegesprek> heeft besloten de Overeenkomst aan Opdrachtnemer te gunnen;
VII. dat Opdrachtgever Opdrachtnemer bij brief van <dag datum maand jaar> met kenmerk <brief#>, op de hoogte heeft gebracht van de voorgenomen gunning; VIII. dat de voorgenomen gunning op <dag datum maand jaar> is omgezet naar de definitieve gunning.
komen het volgende overeen Artikel 1 | Voorwerp van overeenkomst 1.1
Van deze Overeenkomst maken de volgende documenten integraal onderdeel uit: a. De aanbestedingsstukken van Opdrachtgever van <dag datum maand jaar> met nummer <zaak#> , inclusief de Nota<’s> van Inlichtingen van <dag datum maand jaar>; b. De Inschrijving van Opdrachtnemer van <dag datum maand jaar> met als kenmerk <zaak#>. c. Het verslag van het verificatiegesprek van <dag datum maand jaar> met kenmerk <document#> en de reactie op het verslag van het verificatiegesprek door Opdrachtnemer van <dag datum maand jaar> met kenmerk <document#>; d. De bij het verificatiegesprek door Opdrachtnemer overlegde stukken met kenmerk <zaak#>.
1.2
De documenten vermeld in artikel 1.1 zijn reeds in bezit van partijen, daarom wordt volstaan met het vernoemen van de documenten en wordt kortheidshalve verwezen naar de inhoud van deze documenten.
Paraaf namens gemeente Pijnacker-Nootdorp:
(Raam)overeenkomst Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Paraaf namens <naam opdrachtnemer>:
Pagina 2 van 7
Conceptovereenkomst Artikel 2 | Uitvoering 2.1
De Overeenkomst wordt door Opdrachtnemer uitgevoerd overeenkomstig: i. Onderhavige Overeenkomst; ii. Het verslag van het verificatiegesprek als genoemd in artikel 1.1 onder c; iii. De vragen en antwoorden uit de informatiefase als genoemd in artikel 1.1 onder a; iv. Het aanbestedingsdocument als genoemd in artikel 1.1 onder a; v. De (conformiteits)verklaring op de eisen uit het aanbestedingsdocument door Opdrachtnemer uit de in artikel 1.1 onder b genoemde inschrijving; vi. De, door de Opdrachtnemer bij de in artikel 1.1 onder b genoemde Inschrijving gevoegde documenten, alsmede de documenten als genoemd in artikel 1.1 onder d.
2.2
Indien onverhoopt strijd bestaat tussen de in artikel 2 vermelde documenten geldt de rangorde als vermeld in artikel 2.1 , waarbij een eerder genoemde document prevaleert boven volgende documenten.
Artikel 3 | Inkoopvoorwaarden 3.1
Op de Overeenkomst zijn de Algemene inkoopvoorwaarden diensten en leveringen gemeente PijnackerNootdorp van toepassing.
3.2
Algemene voorwaarden van opdrachtnemer zijn uitdrukkelijk uitgesloten.
Artikel 4 | Duur van de overeenkomst 4.1
De Overeenkomst gaat in op 1 juli 2023 voor de duur van 48 maanden en eindigt derhalve op 1 juli 2027. Onder dezelfde voorwaarden en condities kan de Opdrachtgever met instemming van de Opdrachtnemer deze overeenkomst maximaal 2 maal voor een periode van 12 maanden eenzijdig verlengen. Hiertoe volstaat dat de Opdrachtgever uiterlijk drie maanden voor het verstrijken van de Overeenkomst de Opdrachtnemer schriftelijk in kennis stelt dat van de verlengingsoptie gebruik wordt gemaakt. Zonder tegenbericht van Opdrachtnemer gaat Opdrachtgever uit van akkoord. Voorafgaand aan een eventuele verlenging van de overeenkomst kan de opdrachtgever een evaluatiegesprek laten plaatsvinden.
4.2
De overeenkomst eindigt op 1 juli 2029 van rechtswege zonder dat één van de partijen tot schriftelijke opzegging is verplicht.
Artikel 5 | Prijs 5.1
De prijs van de te verrichten opdracht is vastgesteld in het prijsdocument van de in artikel 1.1 onder b genoemde inschrijving
5.2
De opgegeven prijzen in het prijsdocument gelden voor de eerste twee contractjaren. Voor het derde contractjaar vindt indexatie plaats conform aggregaat M, sub-aggregaat 69.20 van het CBS. Een tweede indexatie vindt, conform CBS-cijfers, plaats voor het eerste optiejaar. Zodoende zijn er twee indexatiemomenten: in jaar drie en jaar vijf.
Paraaf namens gemeente Pijnacker-Nootdorp:
(Raam)overeenkomst Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Paraaf namens <naam opdrachtnemer>:
Pagina 3 van 7
Conceptovereenkomst Artikel 6 | Facturering 6.1
Facturatie vindt <per maand> OF <per kwartaal> OF <in termijnen (specificeren)> OF <in één keer achteraf> plaats .
6.2
Facturen dienen digitaal aangeleverd te worden bij crediteurenadministratie@pijnacker-nootdorp.nl ter attentie van de afdeling <naam afdeling> en dienen minimaal de volgende informatie te bevatten: ▪ datum en factuurnummer; ▪ zaaknummer <zaak#> en omschrijving Overeenkomst; ▪ het termijnnummer; ▪ onderwerp en periode waarop de factuur betrekking heeft; ▪ rekeningnummer, KvK-nummer en BTW-nummer van de Opdrachtnemer.
6.3
Indien de Opdrachtnemer niet voldoet aan de informatieverplichting als gesteld in artikel 6.2, wordt de betalingsverplichting van de Opdrachtgever opgeschort tot het moment, waarop de Opdrachtgever over de noodzakelijke informatie beschikt op grond waarvan de betaling kan plaatsvinden.
6.4
Iedere factuur (inclusief eventuele bijlagen) dient in een apart bestand verstuurd te worden. In een e-mail kunnen meerdere facturen worden meegestuurd.
Artikel 7 | SROI 7.1
Opdrachtnemer is verplicht om binnen de looptijd van de Overeenkomst inclusief eventuele optiejaren, 5% van de waarde van de opdrachtsom (exclusief BTW) aan te wenden in het kader van Social Return.
7.2
De concrete invulling van de prestatie als bedoeld in artikel 7.1 wordt vastgelegd in prestatieafspraken. Deze prestatieafspraken worden in overleg tussen Partijen (in samenwerking met de SROI Coördinator) vastgesteld en zijn gericht op het leveren van maatwerk. Deze prestatieafspraken maken onlosmakelijk deel uit van deze Overeenkomst.
7.3
Opdrachtnemer is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het aantrekken van werkzoekenden en het voldoen aan haar verplichtingen voortvloeiend uit Social Return. De inspanningen die worden geleverd door de Gemeente Pijnacker-Nootdorp, doen niets af aan de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer ter uitvoering van de verplichting zoals geformuleerd in het artikel 7.1.
7.4
De definitieve berekening van de opdrachtsom (exclusief BTW) geschiedt aan het einde van de looptijd van de Overeenkomst. Daarbij wordt de omzet van alle (nadere) overeenkomsten bij elkaar opgeteld. Gedurende de aanvang van het contract wordt de begrote opdrachtwaarde aangehouden.
7.5
Wanneer de Opdracht definitief gegund is, neemt Opdrachtnemer binnen een week contact op met de SROI Coördinator. De Aanbestedende dienst werkt bij deze aanbesteding met een vaste contactpersoon voor SROI. Samen met de contactpersoon voor SROI werkt u verder het plan uit en zal u worden geïnformeerd op welke wijze u de SROI verplichting kunt verantwoorden.
7.6
De invulling van deze Social Return-verplichting kan breder dan enkel op de onderliggende Opdracht worden verwezenlijkt.
7.7
De Opdrachtnemer dient een kopie van de arbeids- of leer-/werkstage-overeenkomst te overleggen met daarin informatie over de looptijd en het aantal te werken uren, alsmede een overzicht van de aan de werknemer(s) betaalde loonkosten of vergoedingen. Kosten in het kader van scholing dienen onderbouwd te worden met gedetailleerde nota’s van de scholing. In geval van interne scholing dienen de gemaakte kosten schriftelijk (in het kader van bewijsvoering) te worden onderbouwd.
7.8
Voor het bepalen van de behaalde resultaten die door inzet van de bovengenoemde doelgroep wordt gerealiseerd, gelden de volgende uitgangspunten: ▪ De inschaling van de genoemde doelgroepen geschiedt conform de geldende CAO, bij het bedrijf zelf of – indien de kandidaat elders wordt geplaatst- bij een andere werkgever;
Paraaf namens gemeente Pijnacker-Nootdorp:
(Raam)overeenkomst Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Paraaf namens <naam opdrachtnemer>:
Pagina 4 van 7
Conceptovereenkomst ▪ Opdrachtnemer dient in het kader van het plaatsen van de doelgroep geen gebruik te maken van subsidies of overige premies. Eventuele subsidies of overige premies ontvangen voor inzet van de doelgroep worden afgetrokken op het bedrag te voldoen aan Social Return; ▪ Kosten gemaakt in het kader van scholing betreffen aannemelijk gemaakte kosten bij extern of intern scholingsinstituut; ▪ Begeleidingskosten dienen noodzakelijk, aannemelijk en deugdelijk onderbouwd te zijn. ▪ Opdrachtnemer rapporteert elk kwartaal haar voortgang aan Opdrachtgever. Opdrachtgever controleert deze gegevens. 7.9
Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Social Return-verplichting, ook indien Opdrachtnemer met onderaannemers werkt.
7.10
Bij het verwijtbaar niet (volledig) nakomen van de verplichting is de Opdrachtgever gerechtigd een bedrag op zijn betaling in te houden danwel terug te vorderen ter grootte van 1½ keer het bedrag aan Social Return verplichting dat niet is nagekomen.
Artikel 8 | Nakoming 8.1
Als Opdrachtnemer niet of niet binnen de overeengekomen tijdsduur de afspraken met betrekking tot de dienstverlening nakomt, is Opdrachtgever gemachtigd en gerechtigd van Opdrachtnemer te eisen dat deze voor eigen kosten onmiddellijk corrigerende actie onderneemt, waarbij spoeddienstverlening is inbegrepen.
8.2
Als Opdrachtnemer niet voldoet aan de in artikel 7.1 vermelde eisen is Opdrachtgever gerechtigd om de gemaakte extra kosten in rekening te brengen bij Opdrachtnemer voor het elders noodzakelijk verwerven van de dienstverlening.
Artikel 9 | Aanpassen of aanvullen overeenkomst 9.1
Indien op grond van veranderde beleidsinzichten en/of gewijzigde of onvoorziene omstandigheden de Overeenkomst naar mening van één of beide Partijen aanvulling of wijziging behoeft, treden partijen met elkaar in overleg om hieraan invulling te geven
9.2
Aanvullingen of wijzigingen van deze Overeenkomst waarover tussen Partijen overeenstemming is bereikt, worden schriftelijk vastgelegd.
Paraaf namens gemeente Pijnacker-Nootdorp:
(Raam)overeenkomst Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Paraaf namens <naam opdrachtnemer>:
Pagina 5 van 7
Conceptovereenkomst Artikel 10 | Transitie 10.1
Bij beëindiging van de Overeenkomst werkt Opdrachtnemer te allen tijde mee met de Opdrachtgever om een zo efficiënt en effectief mogelijke overgang te realiseren naar de nieuwe Opdrachtnemer.
10.2
Opdrachtnemer brengt geen kosten in rekening voor een dergelijke transitie.
Artikel 11 | Ontbinding en beëindiging 11.1
Opdrachtgever is gerechtigd de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te beëindigen indien ▪ Opdrachtnemer haar verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomst blijvend niet kan nakomen; ▪ ten aanzien van de rechtspersoon faillissement of surseance van betaling is aangevraagd; ▪ ten aanzien van de rechtspersoon surseance van betaling of faillissement is verleend.
11.2
De Opdrachtgever is gerechtigd deze overeenkomst te ontbinden in geval de Opdrachtnemer haar verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst verwijtbaar niet naleeft, terwijl geen sprake is van een onmogelijkheid tot nakoming.
11.3
Een ontbinding als bedoeld in artikel 10.2 vindt niet eerder plaats dan nadat de Opdrachtgever Opdrachtnemer in gebreke heeft gesteld en Opdrachtnemer na deze ingebrekestelling in verzuim is gebleken. Ontbinding van de Overeenkomst laat onverlet het recht van Opdrachtgever om schadevergoeding te vorderen.
11.4
Opdrachtgever behoudt zich het recht op ontbinding van de Overeenkomst voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door Opdrachtnemer is aangeboden. Vindt ontbinding plaats dan kan door de Inschrijver geen aanspraak worden gemaakt op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade in het kader van deze aanbesteding.
11.5
Indien Opdrachtnemer, na in gebreke te zijn gesteld, de opdracht nog steeds niet conform de gestelde eisen uitvoert, kan Opdrachtgever de Overeenkomst beëindigen.
Artikel 12 | Contactpersonen 12.1
De contactpersoon namens Opdrachtgever is: <naam>, <functie>, e-mail: <e-mail adres>, telefoon: <direct telefoonnummer>.
12.2
De contactpersoon namens Opdrachtnemer is: <naam>, <functie>, e-mail: <e-mail adres>, telefoon: <direct telefoonnummer>.
Paraaf namens gemeente Pijnacker-Nootdorp:
(Raam)overeenkomst Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Paraaf namens <naam opdrachtnemer>:
Pagina 6 van 7
Conceptovereenkomst Artikel 13 | Slotbepaling 13.1
Door ondertekening van deze Overeenkomst vervallen alle eventueel eerder door partijen gemaakte mondelinge, dan wel schriftelijke afspraken omtrent de hierbij overeengekomen dienstverlening.
Ondertekening Aangezien dit een conceptovereenkomst betreft kan deze derhalve niet ondertekend worden. Aldus overeengekomen en ondertekend, Gemeente Pijnacker-Nootdorp
<Naam organisatie>
namens deze: <naam>, <functie>,
namens deze: <naam>, <functie>,
Pijnacker, <datum>
<plaats>, <datum>
(handtekening)
(handtekening)
Paraaf namens gemeente Pijnacker-Nootdorp:
(Raam)overeenkomst Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Paraaf namens <naam opdrachtnemer>:
Pagina 7 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen
In dit Programma van Eisen (hierna te noemen PvE) staan de eisen beschreven voor de aanbesteding accountantsdiensten Pijnacker-Nootdorp 2023-2027. Algemeen A.1
De transitie van de huidige accountant naar de nieuwe accountant (overname van de dienstverlening) heeft een maximale doorlooptijd van twee (2) maanden.
Technische bekwaamheid T.1
Alle te leveren producten en leveringen dienen te voldoen aan alle in Nederland geldende wetten, normen en richtlijnen inzake veiligheid en arbeidsomstandigheden voor inschrijver, beheerder en gebruiker.
T.2
Inschrijver werkt in zijn dienstverlening conform de vigerende Nederlandse wet- en regelgeving.
T.3
Inschrijver dient aantoonbaar brede ervaring te hebben op het gebied van overheidsorganisaties in het algemeen en gemeentelijke organisaties in het bijzonder.
T.4
Naast de certificerende functie vervult de inschrijver ook zijn natuurlijke adviesfunctie, incl. bestuurlijke ondersteuning, zie ook eis W.13 .
T.5
Om de natuurlijke adviesfunctie zo goed mogelijk te kunnen vervullen, moet de inschrijver kunnen terugvallen op deskundigheid op het gebied van: - Nederlands belastingrecht, inclusief Wet op de vennootschapsbelastingplicht (Vpb) - BBV - BTW Compensatiefonds - Automatisering - Bedrijfsvoering - Benchmarking - Administratieve organisatie en interne controle - EDP-audits - SISA-verantwoording - Specifieke terreinen, zoals van grondexploitaties, het sociaal domein en informatieveiligheid - Relevante wetgeving die van toepassing en van invloed is op het accountants- en gemeentelijk functioneren - Vigerende wetgeving m.b.t gemeenten in het algemeen - Maatschappelijk en politieke ontwikkelingen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering van de gemeente.
T.6
Inschrijver dient tevens een “sparringpartner” te zijn die ideeën aanlevert met betrekking tot verbetering van planning en control-aangelegenheden.
T.7
Inschrijver heeft oog voor de organisatie en de complexe/veelzijdige omgeving en ondersteunt in het streven haar ambities te verwezenlijken.
T.8
Inschrijver dient een onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen en professioneel te zijn.
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 1 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen Bekwaamheid medewerkers M.1
Inschrijver dient een beschrijving te geven van de in te zetten medewerkers. De beschrijving dient tenminste te bestaan uit een overzicht van opleiding/expertise en een chronologische opsomming van werkervaring met vergelijkbare diensten.
M.2
Inschrijver garandeert dat tijdens de looptijd van de af te sluiten overeenkomst de kwaliteit en ervaring van eventuele nieuwe medewerkers van hetzelfde niveau zullen zijn en intern sprake zal zijn van kennisoverdracht.
M.3
Indien inschrijver wordt uitgenodigd een toelichting te geven voor het beoordelingsteam, dient deze te worden gegeven door de beoogd accountmanager/controleleider.
M.4
Inschrijver dient deel uit te maken van de beroepsgroep der registeraccountants als bedoeld in artikel 393 lid 1 van boek 2 van het Burgerlijke Wetboek.
Controlewerkzaamheden | Certificerende functie W.1
Inschrijver draagt jaarlijks zorg voor het certificeren van de jaarrekening.
W.2
De werkzaamheden van de inschrijver voldoen aan de beroepsstandaarden en de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in bestaande wet- en regelgeving alsmede de gemeentelijke verordeningen en intern geldende centrale kaders en richtlijnen. Inschrijver dient de onderstaande goedkeuringstoleranties te hanteren (geldig op moment van inschrijving, worden jaarlijks door de raad vastgesteld). Strekking accountantsverklaring:
W.3
Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% lasten)
< 1%
>1%<3%
-
> 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
< 3%
>3%<10%
> 10%
-
x De door de inschrijver te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planning en control-cyclus van de gemeente volgen, dit alles binnen de in overleg vastgestelde tijdslimieten.
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 2 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen W.4
Door de inschrijver dient jaarlijks een interim managementletter te worden aangeboden voor 1 november van het betreffende boekjaar, op een in overleg met de gemeente te bepalen werkwijze. De bevindingen worden ten eerste kortgesloten met de direct betrokkenen binnen de gemeenten, te weten het afdelingshoofd/proces-eigenaar of door deze aan te wijzen afgevaardigde (hoor en wederhoor). Vervolgens worden deze bevindingen (op basis van hoor/ wederhoor) besproken met de concerncontroller, het hoofd Bedrijfsvoering en het Directieteam, waarna overlegging aan het college plaatsvindt. Bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de inschrijver verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven, dan wel de zaken die in algemene zin memorabel zijn, dienen in de managementletter te worden opgenomen. Bestuurlijk relevante punten worden in een bestuurlijke samenvatting ten behoeve van de raad opgenomen.
W.5
De inschrijver dient concreet toepasbare adviezen te geven welke in bovenstaande managementletter worden opgenomen. In de hiervoor uit te voeren interim-controle moeten thema’s worden meegenomen die kunnen worden aangedragen door de auditcommissie, de portefeuillehouder Financiën, het Directieteam, het hoofd Bedrijfsvoering en de concerncontroller.
W.6
Inschrijver dient verklaringen af te geven over de afrekening van structurele en incidentele regelingen. Doel hiervan is zorg te dragen voor afrekening van subsidies en andere bijdragen conform de voorwaarden.
W.7
Naast de kwantitatieve benadering dient de inschrijver tevens een kwalitatieve beoordeling te hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.
W.8
Inschrijver dient rapportages transparant op te stellen, zie ook eis W.21 . Dit houdt in dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in de rapportages een consistente gedragslijn gevolgd wordt, tekortkomingen tijdig gesignaleerd worden en oplossingen worden aangegeven. Ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen dienen in de rapportage te worden opgenomen en bij de adviezen in een rapportage dient ook te worden aangegeven hoe de uitvoering van de bevindingen vorm kan krijgen. In iedere rapportage wordt een genummerde samenvatting van de aanbevelingen opgenomen. De schriftelijke verslaglegging omtrent de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden dient als volgt plaats te vinden: - rapportage over de jaarrekening (incl. de af te geven verklaringen) uit te brengen aan de gemeenteraad, doch vooraf gepresenteerd en besproken in de (audit) commissie; - Bestuurlijke samenvatting van/behorende bij de interim-controle, uit te brengen aan de auditcommissie en toe te zenden aan de gemeenteraad. De auditcommissie ontvangt ook het volledige verslag van de interim-controle; - structurele en incidentele verklaringen, uit te brengen aan de verantwoordelijke directeur c.q. afdelingshoofd.
W.9
Zie ook eis W.20 .
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 3 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen W.10
Inschrijver dient in te stemmen met de wijze waarop binnen de gemeente de rapporten worden gecommuniceerd, zie pagina 7 van dit document.
Controlewerkzaamheden | Natuurlijke adviesfunctie W.11
Inschrijver dient tevens de natuurlijke adviesfunctie te vervullen. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook gerekend het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele ontwikkelingen op onder andere het gebied van planning en control, fiscale aangelegenheden, risicobeheer etc.
W.12
Inschrijver dient de organisatie te begeleiden en te adviseren bij de opbouw en de uitwerking van in te zetten verbetermaatregelen. Het betreft adviezen die: - een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen - een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van opzet, bestaan en werking van de AO/IC, de (verbijzonderde) Interne Controle, nieuwe procedures en werkwijzen. - voortvloeien uit ervaringen bij andere gemeenten. - voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied. - voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid op het gebied van wet- en regelgeving (BBV, PRPG e.d.). De inschrijver dient een proactieve houding te hebben. Afstemming vindt plaats met de auditcommissie, de griffie, de portefeuillehouder Financiën, het directieteam en/of het afdelingshoofd bedrijfsvoering en de concerncontroller. De inschrijver heeft oog voor de verschillende rollen en verantwoordelijkheden die de verschillende actoren zoals genoemd in W13 hebben. Denk hierbij aan de auditcommissie als aanstuurder (namens de gemeenteraad, die opdrachtgever is) opdrachtgever, de organisatie als uitvoerder, etc.
W.13
W.14
Onder de natuurlijke adviesfunctie valt tevens het beantwoorden van vragen of toelichting geven op verzoek van de rekenkamer ten behoeve van haar onderzoek (maximaal 2 keer per jaar).
Controlewerkzaamheden | Communicatie W.15
Inschrijver dient tenminste eenmaal per half jaar gestructureerd mondeling overleg te voeren met de secretaris en de concerncontroller.
W.16
Inschrijver woont op verzoek vergaderingen van de auditcommissie bij. Inschrijver dient ook zelf, proactief en naar eigen bevindingen, contact op te nemen met de auditcommissie.
W.17
Inschrijver stelt een accountmanager aan, die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de gemeente en daarnaast als aanspreekpunt fungeert.
W.18
De accountmanager dient te beschikken over goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces. Mondelinge en schriftelijke adviezen dienen helder te zijn, ook voor geïnteresseerden zonder accountancy-achtergrond (geen technisch/accountancy-jargon, geen onnodige methodische uiteenzettingen).
W.19
De accountmanager van de inschrijver hanteert de Nederlandse taal als voertaal, in woord en geschrift.
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 4 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen W.20
W.21
Voor een efficiënt verloop van de interim- en jaarrekeningcontrole dient inschrijver voor aanvang gestructureerd overleg te voeren met de vertegenwoordigers van de gemeente (auditcommissie en organisatie) waarin de afspraken over aanpak, wensen en eisen inzake de uit te voeren controle worden bepaald. Voeg een voorbeeld toe van een controleaanpak, inclusief planning van de werkzaamheden. De schriftelijke verslaglegging omtrent de uitkomsten van de verrichte controlewerkzaamheden dient als volgt plaats te vinden: 1. Rapportage over de jaarstukken uit te brengen aan de raad, doch vooraf gepresenteerd en besproken in de auditcommissie. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden besproken met het Directieteam, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en de concerncontroller (hoor/wederhoor). Vervolgens worden deze stukken aan de portefeuillehouder Financiën en het college voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt vervolgens het verslag van bevindingen met de auditcommissie, waarna de jaarstukken ter behandeling in de raad worden aangeboden. 2. Managementletter naar aanleiding van de interim-controle, uit te brengen aan het college van burgemeester en wethouders.
De inhoud van de managementletter omvat: - de (detail)bevindingen die bij de uitvoering van de controle op de gemeentelijke processen naar voren zijn gekomen; - bijzonderheden die naar de mening van de inschrijver verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven; - een beoordeling van de opzet, bestaan en werking van de AO/IC; - een beoordeling van de situatie ten opzichte van bevindingen/adviezen uit vorige jaren (terugkijk/follow-up); - richtinggevende adviezen ten aanzien van de omvang en diepgang van controlewerkzaamheden van de jaarrekening op basis van risicoanalyse; - overige zaken die in algemene zin of richting de jaarrekening-controle memorabel zijn. 3. Bestuurlijke samenvatting van de resultaten van de Interim-controle, uit te brengen aan de raad. De bestuurlijke samenvatting van de Interim-managementletter wordt door de griffier via de auditcommissie aangeboden aan de raad. De auditcommissie ontvangt de volledige managementletter 4. Incidentele verklaringen, buiten SISA, uit te brengen aan het verantwoordelijk afdelingshoofd. Een verdere beschrijving voor deze eis W.21 is op pagina 7 van deze bijlage toegevoegd.
W.22
Het controleplan van de inschrijver dient minimaal een maand voorafgaand aan de interim controle aan de gemeente ter beschikking te worden gesteld.
W.23
Het controleplan geeft op ondubbelzinnige wijze aan wanneer welke documenten moeten worden opgeleverd door de gemeente en welke informatie deze documenten moeten bevatten.
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 5 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen Commercieel C.1
Alle aangeboden prijzen zijn door inschrijver ingevuld op het prijzen- en tarievenformulier (Formulier 4). Separaat dient te worden aangegeven onder welke condities en op welke wijze de prijzen van de werkzaamheden neerwaarts kunnen worden bijgesteld naarmate het zelf controlerend vermogen van de gemeentelijke organisatie verder toeneemt.
C.2
Alle aangeboden prijzen en tarieven zijn inclusief alle bijkomende kosten, zoals bureaukosten, reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering, alle eventuele overige kosten en exclusief BTW. Facturering vindt jaarlijks plaats in maximaal vier gelijke termijnen.
C.3
De in Formulier 4 opgegeven prijzen gelden voor de eerste twee contractjaren. Voor het derde contractjaar vindt indexatie plaats conform aggregaat M, sub-aggregaat 69.20 van het CBS. Een tweede indexatie vindt, conform CBS-cijfers, plaats voor het eerste optiejaar. Zodoende zijn er twee indexatiemomenten: in jaar drie en jaar vijf.
C.4
De regelingen die ten tijde van de offerte onder de werking van SiSa (gaan) vallen, inclusief in aanmerking komende deelverantwoordingen richting Provincie, zijn in de offerteprijs verwerkt. Aanvullende werkzaamheden (meerwerk) zijn binnen deze raamovereenkomst uitgesloten, tenzij daartoe voorafgaand aan de uitvoering van de werkzaamheden een gemotiveerd schriftelijk voorstel wordt ingediend, waarin de noodzaak van het meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Meerwerk moet vooraf worden afgestemd en moet vooraf schriftelijk zijn geaccordeerd door de auditcommissie. Inschrijver signaleert en treedt in overleg met de auditcommissie wanneer budgetoverschrijding dreigt.
C.5
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 6 van 7
Bijlage B | Programma van Eisen Verdere beschrijving van eis W.21 Inschrijver dient in te stemmen met de wijze waarop binnen de gemeente de rapporten worden gecommuniceerd. Managementletter: De inhoud van de managementletter zal voor het uitbrengen daarvan worden toegelicht aan de organisatie ter verbetering van feitelijke onjuistheden en vervolgens aan het Directieteam, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en de concerncontroller, waarbij aanbevelingen worden gedaan over de mogelijk te nemen maatregelen door de betreffende directeur(en) c.q. afdelingshoofden/managers. De bestuurlijke samenvatting van de managementletter bevat bestuurlijke relevante adviezen en waarnemingen naar aanleiding van de interim-controle ten behoeve van de raad en wordt ter informatie verzonden aan de raad. De auditcommissie ontvangt de volledige management letter. Afwijking goedkeurende verklaring: Indien inschrijver bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit na afstemming met de organisatie schriftelijk, via de auditcommissie, aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
Bevindingen (deel)controles: In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd Financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. Accountantsverklaring en verslag van bevindingen: De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden in concept voorgelegd en na afstemming met de organisatie voor verzending aan de auditcommissie en de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
Offerteaanvraag Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2023-2027 Kenmerk: 1301071
Pagina 7 van 7
Bijlage C | Bouwblokken Social Return
gemeente
Pijnacker-Nootdorp
De 11 gemeenten in de arbeidsregio Haaglanden en Zuid-Holland Centraal werken samen aan Social Return. De gemeenten gebruiken allemaal dezelfde bouwblokken. De 11 gemeenten zijn: Delft, Den Haag, Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Midden Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. De gemeenten werken samen om de volgende 2 redenen: ▪ meer eenduidigheid voor werkgevers ▪ meer eenduidigheid bij gemeenschappelijke inkoop Het bouwblokkenschema hieronder is van kracht op aanbestedingen met een Social Return verplichting. Bouwblokkenschema regio's Haaglanden en Zuid-Holland Centraal 1. Creëren van banen* Bouwblok Zonder uitkering Zonder uitkering Leerling / student stage Leerling / student stage Leerling / student stage
Leerling / student stage
Invulling Waarde per jaar op basis van 36 uur Werkzoekend zonder uitkering* † € 5.000 Jongeren zonder startkwalificatie € 10.000 Stagiair mbo, hbo € 5.000 Stagiair VSO/PrO € 7.500 Leerwerkbaan mbo BBL maximaal € 25.000 niveau 2 (dienstverbandmaximaal 24 maanden) Leerwerkbaan mbo BBL niveau 3 € 15.000 (dienstverbandmaximaal 36 maanden)
Met uitkering Met uitkering Met uitkering Met uitkering
WW € 10.000 WIA € 20.000 Participatiewet € 30.000 Banenafspraak (ook: Wajong, WsW, € 50.000 doelgroepregistratie)
Bonus Bonus
55+ € 10.000 Gemaakte kosten Opleidingskosten en bijzondere begeleidingskosten Dienstverband VSO/ € 25.000 Praktijkonderwijs (na een stage van minimaal 6 maanden) € 10.000 Arbeidsbeperking inclusief
Bonus
Bonus***
Individuele Plaatsing en Steun (IPS)
*Kandidaat telt maximaal 12 maanden mee. Kandidaat met arbeidsbeperking telt maximaal 24 maanden mee. Kandidaat gestart binnen 12 maanden voorafgaand aan contract mag meetellen. **Niet-uitkeringsgerechtigde, persoon als bedoeld in de wet, artikel 6, lid 1 onder a. ***Niet van toepassing op Banenafspraak en WIA.
Bijlage C | Bouwblokken Social Return
gemeente
2. Investeren of participeren in kandidaatontwikkeling Bouwblok Invulling Social returnproject Co-creatief project gericht op kandidaatontwikkeling Sociaal inkopen Bij het SW-bedrijf of een door de regio erkende sociaal ondernemer
Pijnacker-Nootdorp
Waarde per jaar op basis van 36 uur Waarde traject Betaalde factuur
3. Maatschappelijke activiteit gericht op arbeidsparticipatie Bouwblok Invulling Waarde per jaar op basis van 36 uur Op basis van een plan van aanpak € 1.000 per dag of waarde van het Maatschappelijke activiteit traject
Toelichting bouwblokken Iedere doelgroep heeft in het bouwblokkenmodel een fictieve waarde. De bouwblokken bieden diverse mogelijkheden om Social Return in te vullen. De opdrachtnemer maakt op basis hiervan zelf een plan van aanpak in overleg met de SROI Coördinator. Het plaatsen van kandidaten heeft de voorkeur. Projecten gericht op kandidaatontwikkeling zijn ook mogelijk. Bij het opstellen van de fictieve waarden is onderscheid gemaakt in waardering tussen gemeentelijke (hoge waarde) en niet gemeentelijke (lage waarde) doelgroepen. Ook is rekening gehouden met de mate van inspanning voor de begeleiding van de doelgroep (de afstand tot de arbeidsmarkt). Belangrijke uitgangspunten Social Return Social return is een uitvoeringsvoorwaarde bij gemeentelijke inkoop. Social return kan worden toegepast op diensten en werken. Social return is maatwerk: werkplekken hebben de voorkeur, maar ook activiteiten gericht op arbeids- of maatschappelijke participatie van de bouwblokkendoelgroepen kunnen (in samenspraak met de SROI coördinator) worden gehonoreerd. Toelichting stagiaires en leerlingen Social return wordt toegepast op uiteenlopende aanbestedingen. Om voldoende ruimte te bieden aan opdrachtnemers om Social Return te kunnen invullen op hun opdrachten, is het mogelijk om ook mbo-ers BOL en hbo-stagiaires in te zetten.
Zij hebben wel een lagere bouwblokkenwaarde dan mbo-ers BBL en PrO / VSO. Deze laatstgenoemde doelgroepen zijn voor gemeenten een belangrijke doelgroep, waarop ook taakstellingen zijn geformuleerd. Verduurzamen in dienst namens doelgroepen bouwblokken Werkzoekenden en leerlingen (alle bouwblok-doelgroepen) die maximaal 12 maanden voorafgaand aan de ingangsdatum van een contract - mits op de opdracht werkend of aan de opdracht gerelateerd - in dienst zijn genomen tellen mee voor de Social Return invulling van de opdrachtnemer. Deze maatregel is in werking gekomen in reactie op de Participatiewet en de banenafspraken. Stapeling van verschillende maatregelen rondom de arbeidsparticipatie van werkzoekenden en arbeidsbeperkten voor de ondernemer wordt hiermee voorkomen. Daarnaast geeft het ruimte aan het duurzaam in dienst nemen van personen uit de Social Return doelgroepen. Voor detacheerders creëert het de mogelijkheid om maximaal 12 maanden iemand te kunnen plaatsen op meerdere Social Return opdrachten (iemand is immers langer doelgroep van Social Return, er wordt niet alleen gekeken naar de arbeidssituatie van de persoon de dag voordat het contract inging) en poolvorming is daardoor mogelijk. Het is door deze maatregel ook mogelijk duurzame plaatsingen te realiseren door kandidaten regionaal in te zetten (op meerdere opdrachten van meerdere gemeenten).
Bijlage C | Bouwblokken Social Return
gemeente
Pijnacker-Nootdorp
Toelichting Maatschappelijke activiteiten Er zijn diverse mogelijkheden voor wat betreft maatschappelijke activiteiten. Het gaat om activiteiten die bijdragen aan het verbeteren van de arbeidsparticipatie van de Social Return doelgroepen. Bijvoorbeeld het bieden van een sollicitatietraining, voorlichting aan scholen, beschikbaar stellen van kantoorruimten aan startende ondernemers, participeren aan re-integratievoorzieningen et cetera. Voor activiteiten die in tijd uitgedrukt kunnen worden, is een richtbedrag van maximaal € 1.000 per dag toegekend (een dagdeel betreft voorbereiding + uitvoering). Opleidingskosten Gemeenten uit Haaglanden en Zuid-Holland Centraal hechten aan duurzame uitstroom. Dit betekent dat voor geplaatste kandidaten eventuele aangeboden opleidingen / certificaten (in overleg met de SROI Coördinator) toegerekend kunnen worden aan Social Return. Het is belangrijk dat de opleiding die wordt ingezet bijdraagt aan het verbeteren van de arbeidsmarktpositie van de Social Return kandidaat.
mm besluit raad
zaaknummer
gemeente Se Pijnacker-Nootdorp
1273936
berichtnummer 1143403
De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp; gezien het voorstel van het college van 7 september 2021; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; besluit:
vast te stellen de volgende Financiële verordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021:
Hoofdstuk 1. Definities Artikel 1 — Definities
In deze verordening wordt verstaan onder: administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; financiële administratie: dat onderdeel van de administratie gericht op het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente PijnackerNootdorp, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
a.
o o
de financieel-economische positie; het financiële beheer;
o de uitvoering van de begroting; o het afwikkelen van vorderingen en schulden; o alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover; administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding; financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Pijnacker-Nootdorp; rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, balansmutaties, de vastlegging daarvan in de administraties en de financiële verslaglegging, met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
pagina
1/15
mn, gemeente Se Pijnacker-Nootdorp
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Paragraaf 1. Kaderstellen
Artikel 2 - Programmabegroting 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling en bijbehorende taakvelden vast. De raad stelt uiterlijk 14 november de programmabegroting vast voor het jaar daaropvolgend. De raad stelt per programma vast: a. de beoogde maatschappelijke effecten; b. de inspanning en rol van de gemeente; c. de baten en lasten. De raad stelt het budget voor raad, griffie en rekenkamer vast. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke inspanning en rol en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde inspanning en rol van de gemeente en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. Artikel 3 - Taakvelden Bij iedere begroting en ieder jaarstuk wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de taakvelden aan de programma’s. Artikel 4 — Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, het overzicht van de overhead en onder elk van de programma’s de baten en lasten per taakveld weergegeven. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting worden per investering de benodigde investeringsbudgetten weergegeven. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en grondexploitatie. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten weergegeven en of het restantbudget wordt gehandhaafd of afgesloten. Artikel 5 - Kaders begroting 1.
Het college biedt uiterlijk in de maand juni ter vaststelling de kadernota aan de raad aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.
In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen. Paragraaf 2. Uitvoering
Artikel 6 -Uitvoering begroting 1. Het college stelt, ter uitvoering van de programmabegroting, uiterlijk 14 november de raming per taakveld vast voor het jaar daaropvolgend. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Het college draagt ten aanzien van de raming per taakveld er zorg voor dat: a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de taakvelden van de raming per taakveld;
pagina
2/ 15
mn,
gemeente Se Pijnacker-Nootdorp b. de budgetten uit de raming per taakveld en investeringsbudgetten passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de programmabegroting; c. delasten van de taakvelden niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taakvelden binnen hetzelfde programma onder druk komt. 4. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Paragraaf 3. Rapportage en Verantwoording
epa
Artikel 7 - Tussentijdse rapportage en informatie 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden van het jaar via de kadernota en over de eerste acht maanden via de najaarsnota. 2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en hetbijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: de baten en de lasten per programma uitgesplitst naar taakvelden; het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar taakvelden; het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting; het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, ben c;
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e; de realisatie en raming van de uitputting van de investeringsbudgetten. De tussenrapportages worden door de raad vastgesteld op de volgende tijdstippen: a. de kadernota vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar; b. de najaarsnota vóór 1 december van het lopende begrotingsjaar. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. In de tussenrapportages worden in elk geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van: a. de baten en lasten in de begroting groter dan €50.000 en met een afwijking van minimaal 10% toegelicht. b. investeringsbudgetten boven de €25.000 met een afwijking van minimaal 10% toegelicht. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde exploitatie- en investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid.
3.
4. 5.
6.
vas
Artikel 8 - Jaarstukken 1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de inspanningen en rol van de gemeente naar de realisatie per taakveld en naar de programmaverantwoording. 2. Het college legt verantwoording, volgens artikel 197 Gemeentewet, af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan: a. wat is bereikt; de prestatie en/of inspanning die is geleverd; wat de kosten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen; wat de belangrijkste afwijkingen zijn tussen de rekening van het betreffende jaar en de begroting na wijziging van hetzelfde jaar. 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven. Artikel 9 - EMU-saldo Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben
overschreden, informeert het college de raad indien een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
pagina
3/ 15
Pm.
gemeente Se Pijnacker-Nootdorp
Hoofdstuk 3. Financieel beleid Paragraaf 1. Kaderstellen
Artikel 10 - Financiële positie 1. Het college draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringsbudgetten. Artikel 11 - Waardering & afschrijving vaste activa 1. Het beleid ten aanzien van waardering en afschrijving vaste activa, waaronder de afschrijvingstermijnen en de wijze van afschrijving per soort activum, wordt vastgelegd in een door de raad vast te stellen beleidsnotitie. 2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief zoals bedoeld in artikel 34 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het saldo van agio en disagio worden in maximaal 5 jaar lineair afgeschreven. 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden maximaal in een termijn gelijk aan de looptijd van de geldlening lineair afgeschreven. Aa. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten worden lineair of annuïtair afgeschreven. 4b. Nieuweinvesteringen met maatschappelijk nut worden met ingang van 2016 geactiveerd. 5. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. 6. Investeringen met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen, die worden altijd geactiveerd. 7.
Aankoop en vervaardiging van materiële vaste activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief, volgens de afschrijvingstermijn zoals in het derde lid bedoeld, of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur. Artikel 12 - Voorziening voor oninbare vorderingen 1. Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid. 2. Voor overige vorderingen, zoals op verbonden partijen, derden en maatschappelijke zaken, wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een historisch percentage van oninbaarheid en/of individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. 3. Voor alle overige vorderingen, zoals algemene vorderingen, wordt een voorziening op basis van ouderdom gevormd (zie onderstaande tabel) en/of vindt een individuele beoordeling plaats: Ouderdom
Voorziening als percentage van vordering
<1 jaar
0
ljaar 2jaar
- <2jaar - <3jaar
25% 50%
3jaar
- <4jaar
75%
>4 jaar
100%
Artikel 13 - Reserves en voorzieningen 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan ter goedkeuring aan de raad. In deze nota wordt ingegaan op de regels omtrent reserves en voorzieningen.
pagina 4/15
Fm, gemeente Se Pijnacker-Nootdorp
2. Inde programmabegroting en de jaarstukken vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats. 3. Het college biedt jaarlijks als onderdeel van de begroting, jaarrekening en kadernota het(bijgestelde) overzicht reserves en voorzieningen aan, met daarin:
a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding van voorzieningen. 4. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:
5. 6.
aag
a. het doel van de reserve; het motief van de reserve;
de voeding van de reserve; (indien voorhanden) de omvang (minimum en maximum); (indien voorhanden) een meerjarige raming van de verwachte bestedingen; de looptijd van de reserve, met eventueel start- en einddatum. wii hanteren een minimale reserve-omvang van € 50.000 . Het college kan een niet begroot bedrag aan de algemene reserve onttrekken, indien deze onttrekking het gevolg is van een tijdelijke aanvulling van een bestemmingsreserve die anders een negatief saldo vertoont. Het college kan een niet begroot bedrag aan een bestemmingsreserve onttrekken indien deze onttrekking het gevolg is van: a. hogere uitgaven, die wel binnen het (meerjarig) totaalbudget blijven; b. lagere ontvangen subsidies, die in latere jaren alsnog worden ontvangen. Voor de wijze van rentetoerekening wordt verwezen naar de nota Rente en Treasury (zie artikel 16). Voor de verwachte verliezen van grondexploitaties wordt een voorziening gevormd voor de netto contante waarde (notitie Grondbeleid 2018, BBV).
7.
8. 9.
Artikel 14 - Kostprijsberekening Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd.
pa
a
Artikel 15 - Prijzen economische activiteiten 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven, derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de activiteit wordt gemotiveerd. 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd. 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publieke belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd. 4. Raadbesluiten met de motivering van het publieke belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van: a.
leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid; b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak; een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden; een bevoordeling van sociale werkplaatsen; een bevoordeling van onderwijsinstellingen; een bevoordeling van publieke media-instellingen; of een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.
pagina
5/15
mmm.
gemeente Se Pijnacker-Nootdorp Artikel 16 - Financieringsfunctie 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) ‘nota Rente en Treasury’ aan ter goedkeuring aan de raad. In de ‘nota Rente en Treasury’ wordt ingegaan op de regels omtrent rente en treasury.
2. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen, naast het in de nota ‘Rente en Treasury’ genoemde, het volgende kader in acht: er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wetfinanciering decentrale overheden.
4. Voor de berekening van de rentelasten en rentebaten en de toerekening van het saldo van de rente aan taakvelden wordt verwezen naar de nota ‘Rente en Treasury’. Artikel 17 - Registratie bezittingen, activa en vermogen
1. Het college draagt zorgt voor een actuele registratie van de bezittingen. 2. Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd. 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Hoofdstuk 4. Paragrafen Artikel 18 - Lokale heffingen 1. Het college biedt ten minste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan. Deze nota behandelt in ieder geval: a. de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen; b. het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. 2. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, heffingen en leges. 3. Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Artikel 19- Weerstandsvermogen en risicomanagement 1. Het college biedt ten minste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. Deze nota behandelt de visie op risicomanagement en biedt kaders en handvatten voor de aanpak en de doorontwikkeling ervan. Ook wordt ingegaan op het weerstandsvermogen, inclusief de normen voor de weerstandscapaciteit. 2. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s aan van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.
Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. 3. Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan, en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. 4. Verder behandelt het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 20 - Onderhoud kapitaalgoederen 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar ter vaststelling een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, openbare verlichting en straatmeubilair. Ook de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag worden weergegeven. 2. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar ter vaststelling een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau, de uitbreiding van de riolering en de kwaliteit van het milieu. Ook de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag worden weergegeven.
pagina
6/ 15
Pm. gemeente Se Pijnacker-Nootdorp
3. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De financiële gegevens in de nota worden jaarlijks cijfermatig geactualiseerd. Daarnaast bevat de nota voorstellen voor het te plegen onderhoud, en een overzicht van de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. Ook worden de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag weergegeven. 4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan civiele kunstwerken, openbare verlichting en straatmeubilair.
>oaearuvw
Artikel 21 - Financiering Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoordingen provincies en gemeenten, in ieder geval verslag van: de kasgeldlimiet; de renterisiconorm;
de schulden korter en langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor het komende jaar; de rentevisie voor de komende 4 jaar en de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.
Artikel 22 - Bedrijfsvoering 1. Het college stelt ten minste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden. 2. In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting wordt, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering, maar ook over nieuwe ontwikkelingen. 3. Het college rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en jaarstukken over lopende en afgeronde onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet. Artikel 23- Verbonden partijen 1. Het college biedt de raad ten minste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling een nota verbonden partijen aan. 2 Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat, het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente. 3.