subsidiebeleid_def

Men sluit een budgetovereenkomst af om: • overeenstemming te bereiken met de subsidieaanvrager over de activiteiten die uitgevoerd gaan worden; • overeenstemming te bereiken over de daarvoor beschikbare middelen vanuit de gemeente. Dit doen wordt vooral met lokale partijen gedaan. Bij organisaties mét budgetovereenkomst volgt de hoogte van de subsidieaanvraag uit de overeenkomst. Ieder jaar dienen deze organisaties wel een begroting in als officiële subsidieaanvraag. Deze overeenkomst wordt meestal voor onbepaalde tijd aangegaan. Bij het afsluiten van de overeenkomst is de hoogte van het structurele subsidiebedrag opgenomen. Evenals een bepaling hoe de indexering berekend wordt. Ook wordt geregeld dat we bestuurlijk overleg voeren met de organisatie over de activiteiten die zij gaan of hebben uitgevoerd. De bevoegdheid voor het daadwerkelijk afsluiten van een budgetovereenkomst ligt bij de wethouder en directeur samen. Vervolgens is dit ondergemandateerd aan de beleidsmedewerker. Bij organisaties met wie geen budgetovereenkomst is afgesloten, start het subsidieproces met het indienen van een subsidieaanvraag.

18

>

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE

Tussenvraag: waarom is er voor de subsidie aan Ons Welzijn (9,7 mln) geen budgetsubsidie geregeld? Dit is bij andere grote subsidies wel het geval. Met Ons Welzijn worden jaarlijks afspraken gemaakt wat ze in een jaar moeten doen (met KPI’s, uitvoeringsafspraken en kwartaalrapportages). Dit wordt vastgelegd in subsidieafspraken en uitvoeringsvoorwaarden die onlosmakelijk verbonden zijn aan de subsidiebeschikking. Dit wordt vanuit de afdeling M&M intensief inhoudelijk gedaan. Deze subsidieverordening is een aantal jaren geleden met een expert wel tegen het licht gehouden voor de aanbesteding. Volgens de betrokken ambtenaren is het wel interessant dit mee te nemen in het kader van het nieuwe beleid. Een rapportage van de rekenkamer waarin dit soort vragen naar voren komen wordt op prijs gesteld, dan kan de organisatie daar over nadenken.

De uitvoering nader onderzocht

NAWOORD AANBEVELINGEN

Gezien het aantal van 151 verstrekte subsidies is in dit onderzoek in de vorm van een steekproef een aantal subsidiedossiers nader bestudeerd. De steekproef moest qua omvang voldoende groot zijn om een goed algemeen beeld te kunnen vormen hoe het proces van subsidieverstrekking in de praktijk verloopt.

NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen

Van alle 20 subcategorieën wordt één subsidie onderzocht en daarnaast nog 5 subsidies die voldoen aan onderstaande criteria: • er zijn veel inwoners betrokken • het gaat om veel geld • het gaat om subsidies gebaseerd op gemeentelijk beleid (dus niet de uitvoering van landelijke regels). • er een mix wordt bereikt van budgetsubsidies en klassieke subsidies

Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers

Met deze selectiecriteria zijn in het onderzoek 25 verstrekte subsidies tegen het licht gehouden, 17 klassieke subsidies en 8 budgetsubsidies. Met deze omvang is het mogelijk om n.a.v. de bevindingen conclusies te trekken en mogelijke aanbevelingen te detecteren.

Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

In de bijlage de resultaten, onderverdeeld in klassieke subsidies en budgetsubsidies. Zie bijlage Beoordelingskaders

19

>

5. Wordt over inzet en resultaten van het subsidie-instrument regelmatig naar de raad gerapporteerd?

Deze deelvraag is voorgelegd aan de ambtelijke organisatie, onderstaand het antwoord van de ambtelijke organisatie: “In begroting en jaarrekening staat een overzicht van alle subsidies, dat is enkele jaren geleden ingericht op verzoek van de gemeenteraad. Per programma en product worden alle subsidies met bedragen weergegeven. Soms worden er subsidies uitgelicht, b.v. bij Muzelinck en de Groene Engel. Hier werd voorgesteld om de subsidie substantieel op te hogen via de commissie en de raad. Dan neemt de raad actief een rol. Jaarlijks wordt de subsidie voor Ons Welzijn met de raadscommissie besproken om te kijken of de accenten en prioriteiten nog goed zijn of dat andere accenten moeten worden gelegd. Bij grote wijzigingen van een subsidie wordt de raad betrokken”.

6. Hoe en wanneer maakt de raad van de gegeven bevoegdheden in de vaststelling en uitvoering van het subsidiebeleid gebruik? Heeft de raad bij het bepalen van het beleid een visie op doelmatigheid en doeltreffendheid van uitvoering van subsidiebeleid ingebracht? Zo ja, hoe luidt die? Deze deelvraag is aan de orde gekomen in het gesprek met de portefeuillehouder, onderstaand de reactie: “Subsidieverstrekking betreft diverse beleidsterreinen. Daarover spreekt de raad wel bij het vaststellen of evalueren van dat beleidsterrein. Er is niet gesproken over een visie op subsidiebeleid als zodanig.” Deze deelvraag is tevens voorgelegd aan de ambtelijke organisatie, onderstaand het antwoord van de ambtelijke organisatie: “In het kader van de P&C cyclus is de rol van de raad voor subsidiebeleid redelijk passsief, maar bij individuele subsidies kan de raad heel actief zijn. Bv als we de subsidie voor een kleine organisatie die een relatief gering bedrag krijgen zouden halveren of stoppen zouden we daar wel eens een discussie in de raad over kunnen krijgen. Het is dus incident-gedreven.”.

Vervolgvraag: Wat verstaat u onder redelijk passief? Wordt bedoeld dat de raad er niet over spreekt en dat het geen issue is in de raad? Welke rol verwacht men vanuit de ambtelijke organisatie of het college van de raad? “De raad neemt kennis of stelt vast, er is in dat geval beperkt of geen sprake van vragen, discussie, moties of amendementen. Uiteraard gaat de raad over haar eigen agenda en inbreng. Inhoudelijk: subsidies genereren maatschappelijke opbrengsten. Er zijn meer bestedingsmogelijkheden dan middelen. Keuzen zijn onvermijdelijk. Het is belangrijk dat de raad uitgangspunten

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

en beleidslijnen bespreekt. Dat geldt ook voor de verantwoordingen door de verschillende ontvangers.” Of de raadsleden bij het bepalen van het subsidiebeleid een visie op doelmatigheid en doeltreffendheid bij de uitvoering van dat subsidiebeleid hebben ingebracht is de ambtelijke organisatie niet bekend: “Dit is onbekend maar waarschijnlijk niet. Er wordt meer over concrete subsidies gesproken, zoals bv de Groene Engel. Dan wordt er wel genuanceerd afgewogen. Op abstracte en systemische onderwerpen is het voor de Raad vaak lastiger om een duidelijke visie te ontwikkelen”.

7. Hanteert het college evaluaties voor het afleggen van verantwoording? Gebeurt dat ook om lessen uit te trekken en, zo ja, hoe?

BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD

Deze deelvraag is voorgelegd aan de ambtelijke organisatie, onderstaand het antwoord van de ambtelijke organisatie: “Bij beleidsevaluatie komt aan de orde of de instrumenten (bv subsidie) een bijdrage leveren aan de visie in dat beleid. Voor de individuele regelingen komt ook aan de orde of de subsidie bijdraagt aan het bereiken van de doelen. Dat kan effect hebben op voortzetting of op de hoogte van de subsidie. Op portefeuillehouderniveau worden regulier de verschillende instellingen en subsidies besproken en geëvalueerd. Als er meerdere portefeuillehouders betrokken zijn (bv bij welzijn) dan bespreken ze dat samen. Op collegeniveau gebeurt dat niet.”

AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN

In het gesprek met de portefeuillehouder werd aangegeven dat regelmatige evaluatie van het totale subsidiebeleid wel van belang is, maar, gezien het feit dat het alle beleidsterreinen betreft. wel een grote exercitie is. De portefeuillehouder is van mening dat één algehele evaluatie per collegeperiode een goede frequentie zou zijn en rapportage naar de raad zou met die evaluatie meteen kunnen worden meegenomen.

Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

8. Hoe ervaren de doelgroepen het subsidiebeleid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke subsidieverstrekking? Worden doelgroepen betrokken bij de totstandkoming van het subsidiebeleid? Deze deelvraag is voorgelegd aan de ambtelijke organisatie, onderstaand het antwoord van de ambtelijke organisatie: “In het verleden gebeurde dat bij het algemene subsidiebeleid waarschijnlijk niet. Bij algemeen subsidiebeleid moeten in de toekomst doelgroepen worden betrokken, maar niet over ‘what’s in it for you’. Bij individuele subsidies worden doelgroepen soms wel en soms niet betrokken. In het nieuwe beleid moet dit zeker worden meegenomen, maar deze participatie moet in verhouding staan tot het onderwerp en het doel van het beleid. Het moet geen eenzijdige exercitie vanuit de gemeente zijn. En niet alleen voor de vorm. Als je aan participatie doet dan moet je er ook wat mee doen”.

9. Hoe gaat de gemeente om met (eventuele) signalen uit de doelgroepen? Deze deelvraag is voorgelegd aan de ambtelijke organisatie, onderstaand het antwoord van de ambtelijke organisatie: “Er komen zeker signalen uit de gemeenschap, de contacten zijn goed, het bestuur is heel toegankelijk. We nemen die signalen heel serieus. Er worden vergelijkingen gemaakt met andere subsidieontvangers, vragen gesteld of de subsidie meerjarig kan zijn en dergelijke. Meerjarige subsidies zijn er nu beperkt of niet (Proeftuin is een meerjarige subsidie). Het wordt wel overwogen. Dit zou begrotingszekerheid en rust geven. Het is ook een invulling van de keuze voor partnership. Het vereist wel dat tussentijds kan worden bijgestuurd door de gemeente, zowel over bestedingsdoelen als hoogte. Voor het nieuwe beleid wordt gedacht aan een meerjarige subsidie die per jaar is bij te sturen. Voor kleine subsidies zou bijvoorbeeld een keer per 4 jaar een verbetering zijn, dat kost veel minder ambtelijke capaciteit en minder werk voor de ontvangers. Op het niveau van de regelingen kijken we er nu al naar. Voor het nieuwe subsidiebeleid worden de instrumenten, de sturingsmogelijkheden en ook samenhang meegenomen. Het mag professioneler”. De deelvragen 8 en 9 zijn ook voorgelegd aan de subsidieontvangers die in dit onderzoek nader zijn belicht.

In de bijlage de resultaten: Zie bijlage Beoordelingskader onderzoeksvragen 8 en 9

20

>

Naar een effectiever subsidiebeleid

Aanbevelingen onderzoek rekenkamercommissie naar budgetsubsidies uit 2006, stand van zaken opvolging medio 2009 en stand van zaken ultimo 2022.

AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN

In het onderzoek 'Met raad en daad' (maart 2006) constateert de (toenmalige) rekenkamercommissie dat het de gemeenteraad ontbreekt aan inzicht in hoe budgetinstellingen met de ontvangen subsidies bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Dat komt door het ontbreken van enerzijds een helder beleidskader op basis waarvan budgetsubsidies worden verstrekt en anderzijds evaluaties van de doeltreffendheid van de budgetsubsidies. Daarnaast constateert de rekenkamercommissie in het onderzoek dat de opzet van de budgetsystematiek niet altijd als zodanig wordt gehanteerd in de praktijk. Dat leidt ertoe dat niet alle budgetinstellingen op uniforme wijze benaderd worden, dat er een beperkt lerend vermogen is in de organisatie en dat dossiers niet gestandaardiseerd zijn. Op het gebied van sturing en verantwoording constateert de rekenkamercommissie dat deze vooral gericht zijn op het operationele niveau en dat de door de gemeente opgestelde sturingsvariabelen (bereik, beschikbaarheid, subsidiebeslag en eigen bijdrage) in de praktijk niet gehanteerd worden. Op basis van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie zeven aanbevelingen geformuleerd. Deze zijn volledig door de gemeenteraad overgenomen.

Aanbeveling 1

Beoordelingskaders

Strategische beleidskaders

Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers

De rekenkamercommissie vindt dat de gemeenteraad duidelijke kaders moet stellen op grond waarvan hij subsidies wenst te verstrekken. Daarbij dienen (zoveel als mogelijk) toetsbare normen te worden genoemd ten aanzien van de outcome (wat willen we bereiken) en output (welke prestaties gaat de instelling daarvoor leveren). Dit kan worden ingevuld door in de jaarlijkse programmabegroting de doelstellingen te formuleren die de gemeente wil bereiken binnen de verschillende beleidsvelden waarop budgetsubsidiëring plaatsvindt. Deze doelstellingen dienen zo SMART mogelijk te worden benoemd (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Op basis van de gestelde kaders zouden vervolgens door of namens het college van B&W afspraken kunnen worden gemaakt met de budgetinstellingen over te realiseren activiteiten die bijdragen aan beoogde maatschappelijke effecten en daarbij behorende prestatie-indicatoren. Deze afspraken zou den moeten worden vastgelegd in de budgetovereenkomst.

Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

21

10. Zijn de overgenomen aanbevelingen uit een voorgaand rekenkameronderzoek (2006/2009) geïmplementeerd?

>

Opvolging door de gemeente tot medio 2009

De rekenkamercommissie constateert dat de raad en het college van B&W tot 1 januari 2009 nog geen nieuw beleid hebben vastgesteld. Wel is de dienst Stadsbeleid het strategische kader voor budgetsubsidies gaan herformuleren. Dit is niet nieuw beleid, maar een kader voor budgetinstellingen en procesinformatie over sturing. In de commissie Maatschappelijke Participatie van 28 november 2006 is een plan van aanpak van B&W aan de orde geweest, maar de commissie heeft dit niet overgenomen. In het tweede kwartaal van 2009 wordt een herziene versie van het strategische kader voor budgetsubsidies aan het college van B&W voorgelegd. Na vaststelling door het college kan de raad zich hier vervolgens over uitspreken. Tot op heden is er dus niet conform de aanbeveling een nieuw beleidskader vastgesteld, noch een strategisch kader voor budgetsubsidies. Om een beeld te krijgen van de doelstellingen in de programmabegroting, heeft de rekenkamercommissie de programmabegrotingen van 2008-2011 en 20092012 geanalyseerd. Op basis van deze analyse stelt de rekenkamercommissie vast dat de doelstellingen nog altijd niet SMART zijn geformuleerd. De subsidie aan het golfbad wordt bijvoorbeeld in geen van de programmabegrotingen benoemd, evenmin als de subsidie aan theater de Lievekamp.

De budgetovereenkomsten zijn nog niet voorzien van te realiseren activiteiten met prestatie indicatoren, zoals de aanbeveling voorschrijft. Dit is nog niet gebeurd omdat het nieuwe strategische kader voor budgetsubsidies, waarin deze indicatoren worden opgenomen, nog niet is vastgesteld. Als bijkomende verklaring is door de organisatie aangegeven dat de overeenkomsten voor vier jaar worden aangegaan. De overeenkomsten worden pas aangepast als ze verlengd worden en de meeste zijn nog niet voor verlenging in aanmerking gekomen. Het plan is om na vaststelling van het nieuwe strategisch kader voor budgetsubsidies de budgetovereenkomsten stapsgewijs aan te passen.

Stand van zaken ultimo 2022

Na eerder rekenkameronderzoek in 2006 en 2009 zijn aanzetten gegeven om het toenmalige subsidiebeleid te actualiseren, echter deze ontwikkeling lijkt na 2009 niet verder te zijn doorgezet. Dit resulteert in beleidsdocumenten, waarvan sommige van deze documenten de status niet helder is en de inhoud niet altijd meer actueel. Waar in deze documenten toekomstige evaluaties waren voorzien, zijn deze in de praktijk niet uitgevoerd.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER

Aanbeveling 2

Prestatie-indicatoren Voordat het jaarplan van de budgetinstelling wordt goedgekeurd, dient er een toets plaats te vinden op de prestatie-indicatoren die de gemeente hanteert. Het halfjaarlijks bestuurlijk overleg dient een vaste agenda-indeling te hebben, waarbij de prestatie-indicatoren expliciet terugkomen. In het jaarverslag worden de resultaten vervolgens gedifferentieerd naar de prestatie-indicatoren. Daarmee ontstaat een cyclische borging en een verbinding met de gemaakte beleidsuitgangspunten. Het college van B&W zal zich naar de raad met prestatie- indicatoren moeten verantwoorden. De raad zou in het kader van de reguliere gemeentelijke planning- en controlcyclus moeten kunnen zien hoe de instellingen bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. Dit kan ook in de vorm van een aparte welzijnsmonitor, die het karakter heeft van een soort dashboard waarop prestatie-indicatoren betreffende de instellingen worden gepresenteerd.

Opvolging door de gemeente tot medio 2009

BEVINDINGENRAPPORT

De gemeente hanteert het jaarplan van de instelling als input voor het bestuurlijk overleg. Daarvoor is door de gemeentelijke organisatie echter geen uniforme aanpak geformuleerd, zoals wel in de aanbeveling is opgenomen. De aangedragen verklaring hiervoor is dat dit mede komt doordat het nieuwe strategische kader voor budgetsubsidies nog niet is vastgesteld en er dus nog geen sturingsvariabelen zijn die als basis voor een dergelijke uniforme aanpak kunnen dienen. Ook de sturingsvariabelen die wel in het vigerende beleid zijn vastgelegd, vormen echter nog geen uitgangspunt van de werkwijze. Voor de agenda van het bestuurlijk overleg is er een proces-format. In tegenstelling tot wat in de aanbeveling is opgenomen, zal dit niet verder worden uitgewerkt. De gemeente ziet het als een verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker en de budgetinstelling, dat er ingegaan wordt op de belangrijke onderdelen (zoals de prestatie-indicatoren). Het behandelen van de prestatie-indicatoren gebeurt echter niet op aantoonbaar structurele en uniforme wijze.

Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Stand van zaken ultimo 2022

Deze aanbeveling is na 2009 niet verder opgevolgd.

22

>

Aanbeveling 3

Lerend vermogen binnen gemeentelijke organisatie Het lerend vermogen binnen de ambtelijke organisatie zou moeten worden bevorderd door meer stroomlijning in het subsidieproces, zodat ambtenaren uniformer werken. De deskundigheid van de ambtelijke organisatie zou vervolgens kunnen worden bevorderd door specifieke scholing over subsidiebeleid. Concreet stelt de rekenkamercommissie voor om in 2006 en 2007 ruimte vrij te maken in de personele formatie om kennismanagement en uniformering in werkwijze op het terrein van subsidie beleid op te zetten. Hierbij zouden door middel van groepsbijeenkomsten stap voor stap elementen van de subsidiecyclus kunnen worden besproken, waarbij medewerkers van elkaars ervaringen kunnen leren. Indien haalbaar en gewenst, zouden ook budgetinstellingen en andere gemeenten in deze bijeenkomsten betrokken kunnen worden. Er zou ook aandacht moeten worden besteed aan een inzichtelijke verantwoording richting de raad over de bijdrage van budgetsubsidies aan de gemeentelijke doelstellingen.

Opvolging door de gemeente tot medio 2009

Het rekenkamerrapport heeft een aanzet gegeven tot het vergroten van de deskundigheid in de organisatie. De gemeente heeft (voornamelijk in 2007) meerdere workshops georganiseerd om de kennis binnen de organisatie te vergroten. De workshops stonden in het teken van het uitwisselen van kennis en ervaringen van de beleidsmedewerkers die werkzaam zijn met de budgetinstellingen.

Stand van zaken ultimo 2022

Deze aanbeveling is na 2009 niet verder opgevolgd.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

23

Aanbeveling 4

Halfjaarlijkse rapportage op vast format als input voor bestuurlijk overleg Om de sturing ten aanzien van de budgetinstellingen verder te systematiseren, beveelt de rekenkamercommissie aan een format op te stellen waarop instellingen zich halfjaarlijks verantwoorden. In dit format zouden de gerealiseerde prestaties op de beoogde sturingsvariabelen minimaal moeten worden opgenomen. Dit ingevulde format zou ook input moeten zijn voor het bestuurlijk overleg, zodat verzekerd wordt dat deze prestaties onderwerp van gesprek worden. Deze resultaten zouden ook tussentijds aan de raad kunnen worden verantwoord, zodat ook bijstelling van beleid desgewenst tijdig mogelijk is. Hiermee wordt de raad in staat gesteld zijn controlerende rol te vervullen.

Opvolging door de gemeente tot medio 2009

De gemeente heeft geen halfjaarlijkse verantwoording ingevoerd. De gemeente vindt dit niet stroken met de begrotingsmethodiek van de instellingen. Die is namelijk op jaarbasis. In het nieuwe strategisch kader voor budgetsubsidies dat in het tweede kwartaal van 2009 aan het college wordt voorgelegd, zal wel een verantwoording op de prestatie-indicatoren worden opgenomen (maar dus op jaar basis in plaats van halfjaarlijks).

Stand van zaken ultimo 2022

Deze aanbeveling is na 2009 niet verder opgevolgd.

Aanbeveling 5

Maken van een format voor dossiervorming Een vast format voor de inhoud en indeling van subsidiedossiers zou er volgens de rekenkamercommissie toe moeten leiden dat binnen de gemeentelijke organisatie dossiers op een onderling vergelijkbare manier zijn opgebouwd. Hiermee ontstaat inzicht in de volledigheid van een dossier en informatie kan makkelijker worden teruggevonden. Het is hierbij gewenst om aan te geven welke documenten minimaal onderdeel dienen uit te maken van een subsidiedossier op basis van de verschillende stappen in het (budget)subsidieproces. Aandacht zou ook moeten worden besteed aan de instructies van medewerkers op dit punt en aan interne controle op de naleving van dossiervereisten.

Opvolging door de gemeente tot medio 2009

De organisatie heeft een structuur waaraan de subsidiedossiers dienen te voldoen. De instructies voor de structuur die dossiers dienen te hebben, zijn mondeling overgedragen en zijn niet vastgelegd. Dat is dus niet in overeenstemming met de aanbeveling van de rekenkamercommissie. Er is tot op heden geen beeld van de volledigheid van subsidiedossiers. In 2009 zal de overgang naar gedigitaliseerde dossiers in de gemeente Oss voltooid worden. Pas dan komt er (centraal) zicht op de volledigheid van dossiers.

Stand van zaken ultimo 2022

De rekenkamer constateert dat het ook in het recente onderzoek moeizaam was om complete subsidiedossiers aangeleverd te krijgen. In een aantal gevallen is dit ook niet gelukt. De archivering gebeurt via de opslag in één systeem (DMS). Aanvragen, de onderliggende stukken en de beschikkingen zijn opgeslagen in dit systeem, maar gezien de zoektocht naar informatie zijn onderliggende stukken niet consequent op de juiste plaats opgeslagen. Wanneer stukken niet gereproduceerd kunnen worden loopt de gemeente risico’s op het vlak van rechtmatigheid en doelmatigheid. De rekenkamer concludeert dat het goed is dat hier nog eens kritisch naar wordt gekeken en de archivering zodanig in te richten dat alle relevante stukken binnen dit systeem zonder al te veel moeite zijn terug te vinden.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN

Sturing meer richten op het strategische niveau in plaats van op het operationele niveau Het college van B&W zou de sturing ten aanzien van de budgetgefinancierde instellingen meer moeten richten op het strategische niveau. Volgens de systematiek van budgetsubsidiëring moeten de instellingen in het uitvoeren van beleid enige vrijheid hebben. Het college van B&W zou sterker moeten sturen op de overeengekomen activiteiten en de mate waarin die bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. Indien het college voldoende grip heeft op deze activiteiten en de relatie van deze activiteiten met de gemeentelijke doelstellingen, kan zij hier de gemeenteraad ook beter over informeren. Dit stelt de gemeenteraad weer beter in staat om bijvoorbeeld aanvullende subsidieverzoeken te beoordelen.

Opvolging door de gemeente tot medio 2009

NORMENKADER

Er wordt wel aan dit onderwerp gewerkt door de gemeente, maar er is nog geen concrete verbetering te constateren sinds het verschijnen van het rapport van de rekenkamercommissie.

BEVINDINGENRAPPORT Inleiding

Stand van zaken ultimo 2022

Onderzoeksvragen

Deze aanbeveling is na 2009 niet verder opgevolgd.

Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders

Aanbeveling 7

Organiseren van workshop in mei 2006 waar bovenstaande aanbevelingen worden uitgewerkt in bruikbare en tastbare documenten voor raad, college, gemeentelijke organisatie en instellingen De rekenkamercommissie stelt voor om de bovenstaande aanbevelingen verder te concretiseren in een actieve werkgroepvorm. Daarbij kunnen zaken als een format voor halfjaarlijkse verantwoording vanuit de instellingen, een format voor dossiervorming en prestatie-indicatoren voor verantwoording worden uitgewerkt en vastgelegd. Verder stelt de rekenkamercommissie zich voor dat een inventarisatie van de aanwezigheid en kwaliteit van bestaande beleidskaders kan worden gemaakt voor terreinen waarop budgetinstellingen actief zijn. Ook zou een actieplan voor kennismanagement op het gebied van (budget-)subsidiebeleid kunnen worden gemaakt. De rekenkamercommissie biedt aan om vanuit de inzichten opgedaan in dit onderzoek een bijdrage aan deze workshop te leveren.

Opvolging door de gemeente tot medio 2009:

De workshop is gehouden, conform de aanbeveling. Hierbij waren de portefeuillehouder, de instellingen en de betrokken ambtenaren aanwezig. De rekenkamercommissie is voor dit overleg niet uitgenodigd. Waarom dit niet is gebeurd, is onbekend. De workshop is een aanzet geweest voor verdere workshops, waarbij kennis en ervaringen zijn uitgewisseld.

Stand van zaken ultimo 2022

Totaal overzicht subsidies

Deze aanbeveling is na 2009 niet verder opgevolgd.

Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

24

Aanbeveling 6

>

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

25

Bestuurlijke reactie juni 2009 In aanvang zijn de aanbevelingen van de rekenkamercommissie opgepakt. Daarna heeft het rapport vanwege andere prioriteiten minder aandacht gekregen dan het verdiende. Vervolgens zijn de uitvoering van de aanbevelingen in 2008 weer opgepakt. Dit heeft geleid tot een kaderstellende rapportage die in het tweede kwartaal van 2009 aan het college is aangeboden. Deze rapportage zal ook aan de raadscommissie worden aangeboden. In deze rapportage gaan we in op de prestatie-indicatoren en geven we een reflectie op de sturende werking daarvan. Onder andere staat in die strategische beleidskaders dat de verantwoording zoals die dit jaar van start is gegaan beter aansluit op de jaarcyclus van Planning en Control. Met het oog op deregulering willen wij met deze vorm van verantwoording ervaring opdoen. Door de vaststelling van deze strategische kaders geven wij invulling aan de aanbevelingen 1, 2 en 4. De dossiervorming hangt sterk samen met het digitaliseringsproces. Uiteindelijk zal dat naar verwachting in 2009 leiden tot vastgestelde eenduidige instructies. Aanbeveling 6 vergt een versterking van de externe focus. Hiervoor zijn soms andere vaardigheden en andere kennis nodig dan de gemeente tot dusver vaak gewend was. Het sturen op afstand vraagt tevens een versterking van strategisch denkvermogen. Deze transformatie is gaande, o.a.

via het organisatieontwikkelingsproces 'operatie Spielberg'.

Naar een effectiever subsidiebeleid

(op basis van Algemene subsidieverordening Oss 2018 en de betreffende Subsidieregeling)

AANBIEDINGSBRIEF

Categorie Welzijn en zorg

Opzet van het onderzoek

Subcategorie Jeugdwerk

Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

Subsidies Scoutinggroepen (R- 1022) € 61.860

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in ASV 2018?

ASV verwijst naar de afgeleide subsidieregeling. Vanuit de ASV geen bijzonderheden geconstateerd

BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

AANBEVELINGEN NORMENKADER

Er zijn in het jaar 2022 in totaal 7 scoutinggroepen die subsidie ontvangen. In de subsidieregeling Scoutinggroepen is bepaald dat aanvragers jaarlijks een aanvraagformulier ontvangen dat uiterlijk op de aanvraagformulier vermelde datum door de gemeente moet zijn ontvangen. Deze datum ontbreekt echter op de aanvraagformulieren, echter de indieningsdatum (van 1 november 2021) is wel opgenomen in de aankondigingsbrieven die worden toegestuurd aan vrijwilligersorganisaties met wie een structurele subsidierelatie bestaat.

BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Beoordelingskaders

Eén aanvraag is pas op 9-1-2022 ingediend (scouting Berghem). Bij vervolgaanvragen is de bepaling omtrent de indientermijn een administratieve bepaling. De in verordeningen en subsidieregelingen vermelde data vóór welke de subsidieaanvraag moet worden gedaan, hebben slechts als oogmerk de aanvragen tijdig binnen te hebben met het oog op het verwerkingsproces. Bij te late indiening loopt de aanvrager de kans dat de aanvraag niet of niet tijdig in behandeling kan worden genomen en/of de voorschotverlening niet tijdig voor de aanvrager gestart kan worden. De in de verordeningen en subsidieregelingen vermelde toezending van stukken hebben slechts als oogmerk inzicht te krijgen in de precieze aard en omvang van de activiteiten met het oog op het doel van de verstrekking. In gebreke zijn en blijven kan aanleiding zijn tot het niet langer meer verstrekken van subsidie. In de ASV 2023 is in artikel 5 lid 1 inmiddels opgenomen dat aanvragen die na 1 november worden ingediend in behandeling worden genomen als dit geen gevolgen heeft voor andere subsidieontvangers in de regeling.

Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

26

Beoordelingskader Klassieke Subsidies

>

6 scoutinggroepen geven inhoudelijke informatie over de verrichte activiteiten in het voorgaande jaar en bieden een activiteitenplan aan voor het subsidiejaar 2022, inclusief de financiële informatie.

Eén scoutinggroep (scouting Geffen) levert uitsluitend financiële informatie aan en voldoet daarmee niet aan onderstaande bepaling in de subsidieregeling. “De subsidieontvanger verstrekt de gemeente een financieel verslag en een activiteitenverslag over het laatst verstreken kalenderjaar. Het activiteitenverslag biedt voldoende inzicht in de maatschappelijke prestaties in het verslagjaar. Het financieel verslag biedt ook inzicht in de vermogenspositie van de subsidieontvanger. Ook verstrekt de subsidieontvanger een activiteitenplan en financiële begroting voor het jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Deze documenten worden uiterlijk tezamen met de eerstvolgende subsidieaanvraag ingediend.” Op 10 februari 2022 hebben alle scoutinggroepen de toekenningbeschikking over 2022 ontvangen. De te ontvangen subsidie is mede afhankelijk van het aantal leden per scoutinggroep. Dit aantal wordt door elke scoutinggroep vermeld op hun aanvraagformulier. Nagevraagd is of er een controle wordt uitgeoefend op het aantal opgegeven leden per scoutinggroep en zo ja, hoe? Hierop is het volgende antwoord ontvangen: “Controle op ingediende subsidieaanvragen vindt plaats op basis van een steekproef. Controle van aanvragen met aantal leden: Alleen controle op beschikkingen waarbij het aantal leden een grote afwijking (meer dan 25%) te zien geeft.

De beleidsassistent vraagt bij de subsidieaanvrager een ledenlijst op met geboortedatum en woonplaats. Daarnaast nog controle op inhoud en volledigheid van de aanvraag zodat iedere beleidsassistent in totaal minimaal 2 (indien mogelijk) aanvragen per jaar controleert. Indien in de selectie al een aanvraag zit waarvan het aantal leden is gecontroleerd dan wordt de eerstvolgende aanvraag uit de lijst genomen. In 2022 zaten 19 aanvragen in de steekproef. Er zat geen scoutinggroep in de steekproef. Met ingang van het subsidiejaar 2024 vindt controle plaats op basis van een a-selecte steekproef.”

Naar een effectiever subsidiebeleid

Subcategorie Jeugdzorg Subsidie ONS welzijn jeugd (R-178) / Stichting ONS welzijn € 4.421.790

AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek

en

Subcategorie Wmo collectieve voorzieningen

Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

Subsidie ONS welzijn volwassenen (R-179) / Stichting ONS welzijn € 5.231.469

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen

>

Subsidie Projecten ambulantisering GGZ (R- 205) / Stichting ONS welzijn € 89.743

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in ASV 2018?

In het overlegde subsidiedossier is wel het financieel verslag 2022 aangetroffen (aangeboden op 30-5-2023), echter niet het inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde taken en activiteiten zijn verricht en wat de resultaten daarvan waren. Overigens zit wel de aanbiedingsbrief van het inhoudelijke jaarverslag (gedateerd 8 mei 2023) in het dossier, maar dus niet het verslag zelf.

Dit betreft een eenmalige subsidie voor het jaar 2022 waarmee Stichting Ons Welzijn het plan ‘Psychisch kwetsbaren in de wijk’ uitvoert zoals de gemeente met de Stichting is overeengekomen. Overeengekomen is dat de evaluatie als volgt vorm krijgt: • Juli 2022 oplevering eerste rapportage en notitie op haalbaarheid doelen. • Oktober 2022 aanleveren tussenevaluatie. • December 2022 aanleveren eindevaluatie, inclusief knelpuntenanalyse en verbetervoorstellen, inclusief afspraken borging van doelen binnen ONS Welzijn. • 3x per jaar wordt de voortgang besproken in de daarvoor geplande evaluatiemomenten. • Vóór 1 maart 2023 een eindafrekening over de projectperiode 2022. Hiermee wordt een verslag van de uitgevoerde activiteiten en een financiële afrekening van het project bedoeld.

Op het verzoek om aan te geven op welke wijze gemeente Oss heeft beoordeeld in welke mate aan alle vooraf opgelegde verplichtingen is voldaan (hiervan is in het dossier ook niets terug te vinden) is het volgende antwoord ontvangen: “ Aan de hand van de rapportages en de overleggen met ONS welzijn gedurende het hele jaar door heeft de behandelend ambtenaar kunnen beoordelen dat ONS welzijn in voldoende mate heeft voldaan aan de verplichtingen die waren opgelegd.” 27

Subcategorie Wmo beschermd wonen

De subsidies t.b.v. ONS welzijn jeugd en volwassenen worden in één beschikking toegekend. In de subsidiebeschikking voor 2022 (gedateerd 28 juli 2021) is m.b.t. de eindverantwoording het volgende bepaald: “U dient de aanvraag tot subsidievaststelling in binnen 6 maanden na afloop van het subsidiejaar. Bij de aanvraag tot vaststelling overlegt u: • een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde taken en activiteiten zijn verricht en wat de resultaten daarvan waren; • een financieel verslag over de gesubsidieerde taken en activiteiten of jaarrekening met daarin de rekening van baten en lasten en een staat van bezittingen en schulden (balans).”

Op verzoek is het inhoudelijke jaarverslag over 2022 alsnog toegezonden, alsmede een rapportage over Q-1, een halfjaarlijkse rapportage en een rapportage over Q-3, allen over het jaar 2022.

Geraadpleegde documenten

Was voor de subsidies t.b.v. ONS welzijn over 2022 naast de ASV 2018 nog een specifieke subsidieregeling van toepassing? “Nee, er was voor deze subsidies geen specifieke subsidieregeling van toepassing. Zowel voor Wmo collectieve voorzieningen als voor Jeugdzorg betreft het een subsidie op naam.”

Vanuit de ASV geen bijzonderheden geconstateerd

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

De inhoudelijke opdracht van de subsidiebeschikking ‘Psychisch kwetsbaar in de wijk’ aan ONS welzijn, ligt in het Raadsbesluit Ontwikkelagenda voor psychische inwoners in oktober 2020. Daarin ligt de inhoudelijke opdracht van de Raad op het versterken van Welzijn en leefbaarheid voor deze doelgroep. Financiering is gerealiseerd uit bestaande lokale middelen ‘Ambulantisering GGZ’, uit het gemeentefonds.

Van alle afgesproken tussentijdse evaluatiemomenten is in het subsidiedossier niets terug te vinden. Gevraagd is of deze documenten wel aanwezig zijn en of deze alsnog kunnen worden overlegd. Hierop is het volgende antwoord ontvangen:

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek

“De verantwoording van de toen eenmalige subsidie ‘Psychische kwetsbaren in de wijk’ is niet verlopen via de algemene verantwoording van ONS welzijn van haar structurele opdracht. Incidentele opdrachten zijn met de betreffende collega besproken en ook daar verantwoord.” Tevens is met deze aanvullende reactie een verslag meegestuurd van een voortgangsoverleg van 28 juli 2022, alsmede een document dat was opgesteld ter voorbereiding van een voortgangsgesprek op 11 oktober 2022.

Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE

In het subsidiedossier bevindt zich wel een verslag van de uitgevoerde activiteiten en een financiële afrekening van het project. Dit is niet gedateerd, niet vast te stellen is of dit document tijdig is ingediend. Wat opvalt is dat (ondanks dat dit een eenmalige subsidie is) er veel activiteiten gaan doorlopen naar 2023 en dat het activiteitenoverzicht dan ook al voorsorteert op een nieuwe subsidieaanvraag voor 2023. Bij brief van 26 september 2023 heeft de gemeente de subsidie over 2022 definitief vastgesteld op € 89.743.

NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT

Subcategorie Wmo collectieve voorzieningen

Inleiding Onderzoeksvragen

Subsidies Proeftuin Ruwaard (R-190) / Stichting BrabantZorg € 732.230

Bevindingen BIJLAGEN

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Beoordelingskaders Beoordelingskaders

In de subsidiebeschikking 2022 (gedateerd 7 februari 2022) is het volgende opgenomen: “In ‘het Wijkkader’ (document door gemeente Oss gemaakt) en ‘de Bestuurlijke kaders en randvoorwaarden’ (document gemaakt en vastgesteld door Proeftuinpartijen) zijn de afspraken vastgelegd over de doelstelling, de werkwijze, de gewenste effecten en de wijze van besteden. Die documenten plus het raadsbesluit van 14 december 2017 vormen de grondslag van deze subsidieverlening. Op deze subsidieverlening zijn alle afspraken uit bovengenoemde documenten van toepassing.” Genoemde documenten zaten niet in het aangeleverde subsidiedossier, de rekenkamer heeft deze aanvullend opgevraagd en ontvangen. In deze documenten staan tal van afspraken en prestatie-indicatoren. Het subsidiedossier bevat een vrij summier evaluatie-document waar beperkt wordt gereflecteerd op de afspraken en prestatie-indicatoren.

Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Dit roept de vraag op hoe de gemeente vaststelt of met de verstrekte subsidie daadwerkelijk het beoogde effect wordt bereikt. De relatie tussen probleem, oorzaak en gevolg blijven vaag. Uit het subsidiedossier wordt dit verder niet duidelijk. 28

>

Categorie Werk, inkomen en onderwijs Subcategorie Arbeidsparticipatie

Subsidie Thuis in Oss (R- 185) / Stichting Thuis in Oss € 55.794

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

In de subsidiebeschikking 2022 (gedateerd 18 januari 2022) is het volgende opgenomen: “Uw subsidie voor 2022 is verleend tot ten hoogste € 55.794,00. Het verleende bedrag is berekend op grond van Subsidie Thuis in Oss (R- 185/95185).” Gevraagd is om inzage in deze berekening en hoe (en op basis waarvan) deze tot stand gekomen. Het volgende antwoord is hierop ontvangen: “Bij de behandeling van de opinienota over inburgering in de commissie SB van 1 juli 2021 is ingestemd met het verstrekken van structurele subsidie van € 54.700 aan Thuis in Oss. In de raadsvergadering van 16 december 2021 is ingestemd met het beleidsplan nieuwe Wet Inburgering waarin het omzetten van de incidentele subsidie naar een structurele subsidie is opgenomen. Daarbij komt 2% indexering voor 2022 waardoor de subsidie 2022 uitkomt op € 55.794” De vraag is gesteld of voor de subsidie Thuis in Oss over 2022 naast de ASV 2018 nog een specifieke subsidieregeling van toepassing was. Het volgende antwoord is hierop ontvangen: “Op grond van artikel 4:23 lid 3c van de AWB is er geen specifieke subsidieregeling van toepassing. Het gaat hier om een subsidie die verleend wordt op basis van een begrotingspost. Deze begrotingspost vermeldt de subsidieontvanger en het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld.”

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek

Subcategorie Minimabeleid Subsidies Tegen Armoede (R-1244) / Stichting Leergeld Oss Bernheze € 81.600

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

In de subsidiebeschikking 2022 (gedateerd 14-2-2022) is het volgende opgenomen: “Uw subsidie voor 2022 is vastgesteld op € 81.600,00. Het vastgestelde bedrag is berekend op grond van Subsidies Tegen Armoede (R-1244/95139).” Uit navraag blijkt dat naast de ASV 2018 geen specifieke subsidieregeling van toepassing is. De subsidie is verstrekt op basis van het vastgesteld beleidskader Armoede en Schulden 2020-2024. De structurele subsidie wordt jaarlijks berekend op basis van het structurele begrotingsbedrag van het voorgaande jaar plus een indexering. De algemene regels voor de indexering zijn opgenomen in de ASV. Het structurele begrotingsbedrag 2021 voor Stichting Leergeld was € 80.000. Daarbij komt 2% indexering voor 2022 waardoor de subsidie 2022 uitkomt op € 81.600. Stichting Leergeld voert (een deel van) de kindregeling van de gemeente Oss uit. Zij besteden het geld aan o.a. aanvragen voor schoolspullen voor kinderen en verantwoorden aan het eind van het jaar hun uitgaven.

BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN

In het kader van de verantwoording over de subsidie over 2022 heeft de Stichting de Jaarrekening 2022 ingediend.

Beoordelingskaders Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies

Subcategorie Onderwijsbeleid en leerlingenzaken

Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen

Tegemoetkoming VVE (R-5) / AVEM Kinderopvang € 1.016.089

Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Het toegezonden subsidiedossier Tegemoetkoming VVE (R-5) / AVEM Kinderopvang bevat uitsluitend declaraties (per kwartaal) en een financieel jaaroverzicht 2022. De regeling ‘Tegemoetkoming kosten peuteropvang en voor- en vroegschoolse educatie (vve) 2020’ stelt echter de nodige voorwaarden, o.a. op het terrein van rechtmatigheid. De Rekenkamer heeft de volgende vragen gesteld: • Op welke wijze stelt de gemeente vast dat aan deze voorwaarden is voldaan? • Welke controles vinden er plaats, op welke momenten en door wie worden die uitgevoerd? 29

>

• Hoe wordt dit vastgelegd? Ontvangen antwoord: “De gemeente werkt inmiddels enkele jaren met de applicatie Peutermonitor van Innovatie013. Deze applicatie wordt landelijk in veel grotere gemeenten gebruikt. In deze applicatie worden anoniem en zorgvuldig beveiligd (DPIA is uitgevoerd), gegevens gekoppeld van de Kinderopvangaanbieders (de kinderen waarvoor subsidie wordt aangevraagd); de gemeente (BRP) en de GGD (indicaties VVE). Vóór 2024 werden deze gegevens per kwartaal ingeladen; vanaf 2024 gebeurt dit maandelijks. Binnen het systeem worden vele verschillende controles uitgevoerd ter operationalisatie van de regeling zoals aan u is toegestuurd. Voorbeelden hiervan zijn: • of kinderen in Oss wonen; • of zij de juiste leeftijd hebben: • of zij een VVE indicatie hebben; • het aantal uren dat zij deelnemen aan de opvang en recht hebben op subsidie; • hoe het bereik is van de geïndiceerde kinderen; • de subsidievariabelen die van toepassing zijn – deze worden jaarlijks vastgesteld enzovoort.” De werking van de applicatie Peutermonitor is door een beleidsambtenaar (op 30 september 2024) nog nader gedemonstreerd aan de Rekenkamer, waaruit duidelijk is geworden dat de rechtmatigheid voldoende geborgd is.

Aanvullend zijn nog een aantal documenten overlegd waaruit eveneens blijkt dat aan de voorwaarden die gesteld worden in de regeling ‘Tegemoetkoming kosten peuteropvang en voor- en vroegschoolse educatie (vve) 2020’ wordt voldaan.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF

Categorie ontmoeten, sport en cultuur Subcategorie Gezondheid

Subsidies innovatie sociaal domein (R-181) / Buurtgezinnen € 40.500

Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

De subsidie over het jaar 2022 van € 40.500 is blijkens de beschikking verleend volgens ‘de regeling preventie en innovatie binnen zorg en welzijn’. Deze regeling heeft de Rekenkamer opgevraagd en ontvangen.

BESTUURLIJKE REACTIE

In de subsidiebeschikking is bepaald dat de subsidie achteraf definitief wordt vastgesteld op basis van de uitgevoerde activiteiten. In de beschikking is bepaald: “Graag ontvangen wij vóór 1 december 2022 een eindverantwoording. Hiermee bedoelen wij een kort verslag van de uitgevoerde activiteiten en een financiële afrekening van het project. In het verslag geeft u onder andere aan: • hoeveel nieuwe koppelingen u in gemeente Oss werkelijk heeft gemaakt; • wat de activiteiten waren rondom het onderhouden en borgen van de reeds gemaakte koppelingen in gemeente Oss; • wat de activiteiten waren rondom de afstemming en samenwerking met lokale teams”

NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN

In het aangeleverde dossier bevond zich wel de brief waarmee de subsidie over 2022 definitief is vastgesteld, doch niet het hierboven bedoeld verslag. De Rekenkamer heeft dit verslag over het jaar 2022 alsnog opgevraagd en ontvangen. Het verslag gaat wel in op aantallen koppelingen en uitgevoerde activiteiten. Het verslag bevat geen financiële afrekening van het project.

Beoordelingskaders Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen

Subcategorie Sociaal- cultureel werk

Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Subsidie exploitatietekort Wijkcentrum Ruwaard (R-10) / Stichting Wijkcentrum Ruwaard € 125.000

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Bij de ontvangen subsidieregelingen is geen regeling aangetroffen die in maart 2022 op onderstaande situatie van toepassing was.

30

>

Gemeente Oss heeft op 11 februari 2022 een brief ontvangen van het bestuur van wijkcentrum De Haard. In deze brief wordt gemotiveerd verzocht om een overbruggingskrediet ten bedrage van € 125.000.

Het college besluit op 22 maart 2022 om wijkcentrum De Haard een eenmalige extra exploitatiebijdrage 2022 te verstrekken van € 125.000 en de raad over dit besluit te informeren. Nadere overweging van het college: “In overleg met het wijkcentrum denken we echter dat het reëler is om een eenmalige exploitatiebijdrage te verstrekken. De reservepositie van het wijkcentrum is door de ontwikkelingen volledig opgesoupeerd. Bovendien verwacht men in de komende jaren wel een sluitende begroting te kunnen realiseren, maar daar niet of nauwelijks extra afloscapaciteit aan over te houden. Het is, in het licht van een reële ontwikkeling van het wijkcentrum, niet verstandig de exploitatie nu te belasten met extra leningen.” Uit het subsidiedossier blijkt dat de raad inderdaad is geïnformeerd. Door het wijkcentrum wordt verzocht om een overbruggingskrediet ten bedrage van € 125.000. Het college besluit om een eenmalige extra exploitatiebijdrage (dus geen krediet) te verstrekken van € 125.000. Op de vraag op welke wettelijke basis deze bijdrage kan worden gestoeld heeft de Rekenkamer het volgende antwoord ontvangen: “De WMO. Die stelt dat de gemeente de sociale samenhang moet bevorderen in en de leefbaarheid van de dorpen, wijken en buurten. Daaronder valt het faciliteren van ontmoeting en de ruimte die daarvoor nodig is. Wijkhuis De Haard is een onderdeel van de Proeftuin Ruwaard.

“ Op de vraag of naast de ASV 2018 nog een specifieke subsidieregeling van toepassing was heeft de Rekenkamer het volgende antwoord ontvangen: “Nee, geen specifieke regeling. Deze incidentele subsidie is verleend op basis van een stelpost in de begroting. Een stelpost voor de jaarlijkse exploitatie van wijkcentrum De Iemhof, de voorganger van wijkhuis De Haard. Deze stelpost is aangehouden om eventuele tekorten in de exploitatie van het nieuwe wijkhuis op te vangen. De stelpost bood in 2022 niet genoeg middelen voor de dekking van de benodigde subsidie en is via het collegebesluit van 22 maart 2022 aangevuld met coronamiddelen tbv bestrijding van de eenzaamheid van ouderen. Met de bovenstaande handelingswijze heeft het college uitvoering gegeven aan het raadsbesluit van 11 oktober 2018 inzake de nieuw te realiseren wijkhuis (Dn nieuwe Iemhof) en de aangenomen raadsmotie om de in de meerjarenbegroting 2019-2022 rekening te houden met een eventueel exploitatietekort voor het nieuwe wijkhuis. “

Naar een effectiever subsidiebeleid

Subcategorie Openbaar groen

AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek

Subsidie Stichting Landschapsbeheer (R- 1061) / Stichting Landschapsbeheer Oss € 5.570

Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Per beschikking van 10 februari 2022 is de subsidie voor 2022 vastgesteld op € 5.570. Het vastgestelde bedrag is berekend op grond van Subsidie Stichting Landschapsbeheer (R-1061/95041). In de beschikking worden geen voorwaarden gesteld en in het subsidiedossier is v.w.b. het jaar 2022 uitsluitend een begroting aangetroffen.

BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER

De Rekenkamer heeft de volgende vragen gesteld: • Graag ontvangen wij inzage in deze berekening. Hoe en op basis waarvan is deze tot stand gekomen? • Was voor deze subsidie naast de ASV 2018 nog een specifieke subsidieregeling van toepassing? Zo ja, welke? Graag ontvangen wij deze regeling.

BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen

Onderstaand het ontvangen antwoord op deze vragen: “Stichting Landerij VanTosse heeft als uitvalsbasis de Tuinderij VanTosse. De Tuinderij VanTosse is gemeentelijk eigendom. Het perceel met onafgebouwd gebouw is in 2010 door onze afdeling Vastgoed aangekocht.

BIJLAGEN Beoordelingskaders Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies

De subsidie/bijdrage is bestemd om te investeren in de Tuinderij VanTosse, bijvoorbeeld grond en gebouw, bijvoorbeeld in aanleg van (voedsel)gewassen, onderhoud van het gebied en afbouw van het gebouw. Feitelijk investeert de Landerij VanTosse in het eigendom van de gemeente. Na aankoop van het perceel heeft het toenmalige college in het bestuurlijk overleg van 25 november 2011 besloten aan Landerij VanTosse de jaarlijkse bijdrage van 6000 euro met ingang van 2012 toe te kennen.

Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

31

Categorie Klimaat, energie en openbare ruimte

>

Categorie Economie Subsidieregeling Eenmalige Evenementen (R-1096) / Stichting Oss Cultureel € 20.000

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in ASV 2018? Vanuit de ASV geen bijzonderheden geconstateerd

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Per beschikking van 24-03-2022 is een subsidie verleend van € 15.000 op grond van de Subsidieregeling Eenmalige Evenementen. De subsidie is verstrekt als voorschot voor het plan Boterbazen. Bij brief van 19 december 2022 deelt de gemeente mede te hebben besloten om de subsidie voor het plan Boterbazen definitief vast te stellen op € 15.000. Aan alle verplichtingen die bij de toekenning van de subsidie als voorwaarden zijn gesteld is door Stichting Oss Cultureel voldaan. Deze subsidie is voor € 20.000 in de jaarrekening van Oss opgenomen (in plaats van de toegekende € 15.000). De reden is dat er in 2022 ook een subsidie van € 5.000 is uitbetaald aan Oeverloos Theaterroute, welke heeft plaats gevonden in september 2021. Op de betreffende beschikking staat beschreven dat de eerste betaling € 10.000 in 2021 heeft plaatsgevonden. De 2e betaling van € 5.000 is een deelbetaling is van de subsidiebeschikking uit 2021 die in 2022 is betaald.

Subcategorie Recreatie en toerisme Subsidie Speeltuin Elckerlyc (R-1068) / Stichting Speeltuin € 55.010 De subsidie voor 2022 is vastgesteld op € 55.010,00. Het vastgestelde bedrag is volgens de subsidiebeschikking berekend op grond van Subsidie Speeltuin Elckerlyc (R-1068/95048).

In de programmabegroting van 2013-2016 heeft het college besloten om dit bedrag met ingang van 2016 structureel te verhogen tot 14.000 euro per jaar. NB. De Landerij VanTosse is onderdeel van Stichting Landschapsbeheer Oss. Waarop is het bedrag van 14.000,00 gebaseerd?

De Rekenkamer heeft de volgende vragen gesteld: • Graag ontvangen wij inzage in deze berekening. Hoe en op basis waarvan is deze tot stand gekomen? • Was voor deze subsidie naast de ASV 2018 nog een specifieke subsidieregeling van toepassing? Zo ja, welke? Graag ontvangen wij deze regeling

Toen de jaarlijkse bijdrage aan Milieusteunpunt Oss werd beëindigd, kwam er een bedrag vrij. Het college besloot toen dit bedrag te verdelen tussen NME Centrum De Elzenhoek en Landerij VanTosse (voor de Tuinderij VanTosse). De Landerij VanTosse kreeg vanaf 2012 eerst 6000,- en vanaf 2016 dus 14.000 euro.”

Onderstaand het ontvangen antwoord op deze vragen: “De structurele subsidies worden jaarlijks berekend op basis van het structurele begrotingsbedrag van het voorgaande jaar plus een indexering. De algemene regels voor de indexering zijn opgenomen in de ASV.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag

Categorie Centrum

Subcategorie Centrumontwikkeling algemeen

Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE

Subsidie Stichting Centrummanagement Oss (R-204) / Stichting Centrummanagement Oss € 81.600

NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in ASV 2018?

Op deze subsidietoekennin g zijn de voorwaarden uit de Algemene subsi dieverordeni ng Oss 2018 van toepassing.

BEVINDINGENRAPPORT Inleiding

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

Onderzoeksvragen Bevindingen

De subsidie voor 2022 is vastgesteld op € 81.600,00. Op grond van artikel 4:23 lid 3c van de AWB is er geen specifieke subsidieregeling van toepassing. Het gaat hier om een subsidie die verleend wordt op basis van een begrotingspost. Deze begrotingspost vermeldt de subsidieontvanger en het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld.

BIJLAGEN Beoordelingskaders Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers

Deze subsidie is bedoeld voor de volgende zaken: € 40.800,00 voor: • Investeringen en jaarlijkse controle en onderhoud van de AED-apparaten; • Verzorging van de intocht Sinterklaas, sfeerverlichting en decemberactiviteiten; • Plaatsing en onderhoud van hanging baskets; • Graffitiverwijdering. € 40.800,00 voor: • . Verfraaiing van de openbare ruimte; • . Bijdragen aan extra centrumactiviteiten.

Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

32

Het structurele begrotingsbedrag 2021 voor speeltuin Elckerlyc was € 53.931. Daarbij komt 2% indexering voor 2022 waardoor de subsidie 2022 uitkomt op € 55.010. Op grond van artikel 4:23 lid 3c van de AWB is er geen specifieke subsidieregeling van toepassing. Het gaat hier om een subsidie die verleend wordt op basis van een begrotingspost. Deze begrotingspost vermeldt de subsidieontvanger en het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld.”

>

De gemeente heeft de volgende voorwaarden gesteld voor de verantwoording van de subsidie: “De gemeente ontvangt graag jaarlijks vóór 1 juli volgend op het subsidiejaar een inhoudelijk jaarverslag, een jaarrekening en een verklaring dat de jaarrekening is gecontroleerd en akkoord is bevonden.” Deze verantwoordingsdocumenten zijn niet aangetroffen in het aangele-

verde subsidiedossier. Op verzoek zijn deze documenten later alsnog aan de Rekenkamer toegezonden.

Categorie Verstedelijking, wonen en mobiliteit Overige bedrijfsmatige activiteiten

Rijkssubsidie stimulering herbestemming monumenten (R-14) / Patrimonium Subsidieregeling stimulering herbestemming monumenten € 17.683

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in ASV 2018?

Op deze subsidie is niet de ASV gemeente Oss 2018 van toepassing, maar de subsidieregeling herbestemmingonderzoek van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Aan het tijdigheids voorschrift van deze Rijkssubsidie is niet voldaan.

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in de betreffende subsidieregeling?

In 2021 heeft de Gemeente Oss voormalig schoolgebouw en buurthuis ’t Hageltje in Oss aangewezen als gemeentelijk monument. De gemeente Oss heeft bij het Rijk een subsidieaanvraag gedaan voor onderzoek naar de herbestemming van het monument. De nieuwe eigenaren Patrimonium BV en KHO Holding BV willen het pand een nieuwe functie geven. Naar aanleiding hiervan is een herbestemmingonderzoek uitgevoerd, zodat in de nieuwe functie de monumentale waarden goed tot hun recht komen. Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van de Subsidieregeling stimulering herbestemming monumenten van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Voorwaarden voor beide subsidies: • Het voor 26 oktober 2021 door RVO ontvangen hebben van rapportage. • Het voor 26 augustus 2021 hebben afgerond van haalbaarheids- en verduurzamingsonderzoek. Indien aannemelijk is dat het onderzoek niet tijdig zou worden verricht, dan moest dit onmiddellijk worden gemeld. Een dergelijke melding is niet in het subsidiedossier aangetroffen. Het eindrapport is opgeleverd in februari 2022.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek

Subsidie Stichting Wijkbus Oss (R-188) / Stichting Wijkbus Oss € 25.000

Is voldaan aan de bepalingen opgenomen in ASV 2018?

ASV verwijst naar de afgeleide subsidieregeling. Vanuit de ASV geen bijzonderheden geconstateerd