Document · PDF

subsidiebeleid_def

Gemeenteraad 18 september 2025, gemeente OssBij agendapunt: A Rekenkamer rapport Naar een effectiever subsidiebeleid27.022 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 4

Naar een effectiever Subsidiebeleid EEN REKENKAMERONDERZOEK NAAR SUBSIDIEBELEID EN UITVOERING IN DE GEMEENTE OSS

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Aanbiedingsbrief

15 juli 2025 Betreft: Onderzoek Subsidiebeleid Oss.

Geachte leden van de raad, De rekenkamer doet jaarlijks enkele onderzoeken. Doel daarvan is om de gemeenteraad te ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende taken. We onderzoeken de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Met haar onderzoek wil de rekenkamer de rol van de gemeenteraad versterken, het gemeentelijk handelen verbeteren en uiteindelijk de publieke verantwoording vergroten. Om zo effectief mogelijk haar taak in te vullen en daarbij zo goed mogelijk gebruik te maken van beschikbare capaciteit stelt de rekenkamer jaarlijks een onderzoeksagenda op. We hanteren daarbij een aantal uitgangspunten: 1. Aansluiten bij thema’s die maatschappelijk actueel zijn en/of sterk aansluiten bij de belangen van de gemeente 2. Aansluiten op vragen die breed leven in de raad. Dit hebben we geïnventariseerd via een consultatie van de raadsfracties eind 2021, begin 2022. 3. streven naar een evenwichtige inhoudelijk spreiding van de onderzoeken. Voor u ligt een onderzoek naar het Subsidiebeleid in de gemeente Oss Door het openbaar bestuur worden in Nederland miljarden aan subsidie verstrekt. Naast het rijk en de provincies zijn de gemeenten de belangrijkste subsidieverstrekkers. Het is relevant te onderzoeken wat de verbeterpunten zijn en welk effect mogelijke verbeterslagen tot nu toe gehad hebben.

Instrumenten als de subsidieverordening en subsidieplannen of programma’s helpen in het transparant aangeven van de eisen voor verstrekking van subsidie, voorwaarden, termijnen en doelrealisatie.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF AANBIEDINGSBRIEF Opzet van van het onderzoek Opzet het onderzoek Onderzoeksvraag Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

De opzet van het onderzoek

Deelvragen

Doel van het onderzoek is het leveren van een bijdrage aan het evalueren van subsidiebeleid, waarin tevens wordt nagegaan of subsidies op een rechtmatige wijze worden verstrekt en ook doelmatig en doeltreffend worden ingezet. Rechtmatig omdat het subsidieproces conform wet- en regelgeving moet worden uitgevoerd. Doelmatig opdat op een vlotte en doordachte wijze over subsidie-aanvragen besluiten worden genomen en deze besluiten adequaat worden uitgevoerd. Doeltreffend zodat de activiteiten en prestaties van de gesubsidieerde bijdragen aan de geformuleerde beleidsdoelstellingen. Daarvan afgeleid is de centrale onderzoeksvraag dan ook gericht op deze drie cruciale elementen.

1. Beschikt de gemeente over vastgesteld en recent subsidiebeleid? • Zijn daarbij doelen geformuleerd en zijn die meetbaar? • Is daarbij ook de gewenste outcome – het (maatschappelijk) effect – van het subsidiebeleid bepaald? 2. Zijn evaluatie en monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid gepland en uitgevoerd? 3. Hoe ziet de gemeente bij het vaststellen van subsidiebeleid, dan wel het hanteren van het instrument subsidies, de relatie tussen probleem, oorzaak en gevolg in zijn beleid? M.a.w.: voor welk doel wil men subsidies als instrument inzetten en heeft men zicht op het effect daarvan. Hoe is dat zicht verkregen? 4. Hoe ziet het proces van subsidieverstrekking er uit, in theorie en in praktijk? 5. Wordt over inzet en resultaten van het subsidie-instrument regelmatig naar de raad gerapporteerd? 6. Hoe en wanneer maakt de raad van de gegeven bevoegdheden in de vaststelling en uitvoering van het subsidiebeleid gebruik? Heeft de raad bij het bepalen van het beleid een visie op doelmatigheid en doeltreffendheid van uitvoering van subsidiebeleid ingebracht? Zo ja, hoe luidt die? 7. Hanteert het college evaluaties voor het afleggen van verantwoording? Gebeurt dat ook om lessen uit te trekken en, zo ja, hoe? 8.

Hoe ervaren de doelgroepen het subsidiebeleid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke subsidieverstrekking? Worden doelgroepen betrokken bij de totstandkoming van het subsidiebeleid? 9. Hoe gaat de gemeente om met (eventuele) signalen uit de doelgroepen? 10. Zijn de overgenomen aanbevelingen uit een voorgaand rekenkameronderzoek (2006/2009) geïmplementeerd?

Onderzoeksvraag In hoeverre zijn de subsidies die de gemeente Oss in het jaar 2022 heeft verstrekt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend?

De bevindingen naar aanleiding van deze 10 deelvragen zijn opgetekend in het document Bevindingen Onderzoek Subsidiebeleid. In dat document kunt u per deelvraag meer gedetailleerd nalezen wat er de afgelopen jaren zoal de revue gepasseerd is. In bijgaand normenkader kunt u in samengevatte vorm per deelvraag zien in welke mate aan de gestelde norm is voldaan. In deze aanbiedingsbrief beperken wij ons tot de meest in het oog springende zaken die tot enkele aanbevelingen hebben geleid.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Beantwoording onderzoeksvragen Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

De resultaten

Beantwoording onderzoeksvraag

Er is in 2022 door de gemeente Oss in totaal voor ruim 23,6 miljoen subsidie verstrekt aan in totaal 151 partijen. Op een totaal aan gemeentelijke uitgaven van 397,5 miljoen is het aandeel subsidies bijna 6 % van alle gemeentelijke uitgaven in 2022. Dit onderstreept het belang om voldoende zekerheid te hebben dat deze subsidies rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden verstrekt. Uit het onderzoek is gebleken dat de subsidieontvangers over het algemeen tevreden zijn over de uitvoering van het subsidiebeleid en de contacten die daarbij met de gemeente Oss worden onderhouden, echter zij hebben geen zicht op de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke subsidieverstrekking. Uit het onderzoek komt naar voren dat er ruimte is voor verbeteringen in zowel het subsidiebeleid, alsook de uitvoering daarvan. In deze brief gaan wij daar verder op in.

In hoeverre zijn de subsidies die de gemeente Oss in het jaar 2022 heeft verstrekt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend? Er is een actuele Algemene subsidieverordening Oss 2023. In deze verordening wordt verwezen naar subsidieregelingen, die in veel gevallen gedateerd zijn. Dit geldt ook voor de beleidskaders die gedeeltelijk ook geen heldere status hebben. Dit maakt het lastig om een algemene uitspraak te doen in hoeverre subsidies rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden verstrekt. In het onderzochte jaar 2022 was de Algemene subsidieverordening Oss 2018 van kracht. In 2023 is deze verordening vervangen door de Algemene subsidieverordening Oss 2023. De belangrijkste wijziging gaat over de accountantscontrole voor subsidie ontvangende partijen boven de €100.000,- In de nieuwe ASV is een goedkeurende controleverklaring van een onafhankelijke accountant niet langer nodig, een samenstellingsverklaring (lichter middel) is vanaf 2023 voldoende. Verder is de ASV gewijzigd op punten die in de praktijk voor verwarring zorgden of belemmerend waren. Deze wijzigingen zijn doorgevoerd naar aanleiding opmerkingen van de externe accountant in hun Managementletter 2022, zij hebben geen verstrekkende invloed op de regelingen zelf, of op de mate waarin de gemeente haar besluiten kan nemen.

In de ASV 2018 en 2023 is opgenomen dat het college van B&W nadere subsidieregelingen kan vaststellen waarin wordt bepaald welke doelgroepen en activiteiten en in aanmerking kunnen komen voor subsidie. In de gemeente Oss zijn 37 subsidieregelingen vastgesteld die in het onderzoeksjaar 2022 nog van kracht zijn. Ruim 80% van deze regelingen dateert van het jaar 2007. De rekenkamer concludeert dat deze veelheid aan (vaak kleine) regelingen de uitvoering van het subsidiebeleid onnodig ingewikkeld maakt en wij adviseren dan ook om deze regelingen te evalueren en waar mogelijk te harmoniseren, en/of te clusteren, zodat er een overzichtelijk aantal regelingen overblijft met actuele inhoud.

Aanbeveling 1

Aanbeveling 3

Geef het college opdracht om de huidige subsidieregelingen te evalueren en actualiseren, waar mogelijk deze regelingen te harmoniseren, en/of te clusteren, zodat er een overzichtelijk aantal regelingen overblijft.

Geef het college opdracht om de organisatie zo in te richten, dat het algemene subsidiebeleid, het proces van uitvoering en de monitoring en evaluatie, structureel wordt onderhouden.

Naast de ASV en de subsidieregelingen zijn verdere relevante beleidsdocumenten verzameld, bestudeerd en geanalyseerd. Deze beleidsdocumenten dateren uit de periode 2001 tot en met 2009. Na eerder rekenkameronderzoek in 2006 en 2009 zijn aanzetten gegeven om het toenmalige subsidiebeleid te actualiseren, echter deze ontwikkeling lijkt na 2009 niet verder te zijn doorgezet. Dit resulteert in beleidsdocumenten, waar van sommige de status niet helder is en de inhoud niet altijd meer actueel. Waar in deze documenten toekomstige evaluaties waren voorzien, zijn deze in de praktijk tot op heden niet uitgevoerd. Als reden hiervoor wordt aangegeven dat er sinds 2009 er verschillende gemeentelijke herindelingen zijn geweest, die daar invloed op hebben gehad. Portefeuillehouder en ambtelijke organisatie geven aan dat er wel behoefte is om dat weer op te pakken, opnieuw te structureren en in te richten. De rekenkamer concludeert dat de beleidskaders voor budgetsubsidies en klassieke subsidies inmiddels gedateerd zijn en geen heldere status hebben. Wij adviseren dan ook om deze beleidskaders te laten evalueren en te actualiseren en vervolgens deze kaders te laten vaststellen door college en raad. Wij adviseren tevens om in de nieuwe beleidskaders meer aandacht te schenken aan de relatie tussen de subsidies en de gewenste resultaten op de beleidsdoelen.]

Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies

Aanbeveling 2

Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen

Geef het college opdracht om de beleidskaders voor budgetsubsidies en klassieke subsidies te evalueren en te actualiseren en vervolgens deze kaders te laten vaststellen door de raad.

Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Op dit moment is het beheer (van de verschillende regelingen) belegd bij subsidiebeheer. Inhoudelijk ligt de verstrekking bij inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaren, bijvoorbeeld (senior) beleidsmedewerkers. Het algemene subsidiebeleid, het proces en de monitoring vraagt structureel onderhoud, dat is nu niet belegd. De rekenkamer concludeert dat aandacht nodig is voor zowel het actueel houden van het algemene subsidiebeleid, alsook voor de wijze waarop de uitvoering van het subsidiebeleid binnen de organisatie is georganiseerd.

De uitvoering nader onderzocht De rekenkamer heeft in de vorm van een steekproef een aantal subsidiedossiers nader bestudeerd. Er zijn over het jaar 2022 in totaal 25 verstrekte subsidies tegen het licht gehouden, 17 klassieke subsidies en 8 budgetsubsidies. Met deze omvang is het mogelijk om n.a.v. de bevindingen conclusies te trekken en mogelijke aanbevelingen te detecteren. De rekenkamer constateert dat het in dit onderzoek moeizaam was om complete subsidiedossiers aangeleverd te krijgen. In een aantal gevallen is dit ook niet gelukt. Het onderzoek is gestart in de maand maart 2024, de lange doorlooptijd is vooral veroorzaakt doordat het lastig was de (aanvullende) informatie op te leveren. De archivering gebeurt via de opslag in één systeem (DMS). Aanvragen, de onderliggende stukken en de beschikkingen zijn opgeslagen in dit systeem, maar gezien de zoektocht naar informatie zijn onderliggende stukken niet consequent op de juiste plaats opgeslagen. Wanneer stukken niet gereproduceerd kunnen worden loopt de gemeente risico’s op het vlak van rechtmatigheid en doelmatigheid. De rekenkamer concludeert dat het goed is dat hier kritisch naar wordt gekeken en de archivering zodanig in te richten dat alle relevante stukken binnen het in gebruik zijnde systeem zonder al te veel moeite zijn terug te vinden.

Aanbeveling 4 Geef het college opdracht om het digitale archiefsysteem dat voor subsidies wordt gebruikt, zo in te richten dat alle relevante stukken binnen dit systeem op eenvoudige wijze zijn terug te vinden. In diverse dossiers bevat de subsidiebeschikking afspraken en prestatie-indicatoren waar subsidieontvangers aan dienen te voldoen. In deze subsidiedossiers wordt na afloop van het subsidiejaar regelmatig vrij summier en beperkt gereflecteerd op de gemaakte afspraken en de prestaties op de prestatie-indicatoren. Dit roept de vraag op hoe de gemeente vaststelt of met de verstrekte subsidie daadwerkelijk het beoogde effect wordt bereikt. De relatie tussen probleem, oorzaak en gevolg blijven vaag. Uit het subsidiedossier wordt dit verder niet duidelijk.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies

Aanbeveling 5 Geef het college opdracht om in de bij te stellen beleidskaders voor subsidies aandacht te schenken aan de wijze waarop na afloop van een subsidieperiode wordt beoordeeld of: * gemaakte afspraken zijn nagekomen en * afgesproken prestaties daadwerkelijk zijn geleverd. In de Subsidieregeling Budgetsubsidies (2018) is vastgelegd dat minimaal 2 x per jaar bestuurlijk overleg met subsidieontvanger dient plaats te vinden, waarbij prestaties afgelopen jaar worden besproken en overeenstemming wordt bereikt over de doelen, activiteiten en prestaties voor het komende jaar en de daarvoor door de gemeente aan de organisatie ter beschikking te stellen middelen. De rekenkamer constateert dat in 3 van de 8 onderzochte dossiers het bestuurlijk overleg in 2022 niet heeft plaats gevonden en dat in 2 gevallen er slechts 1 overleg is geweest. In een aantal gevallen waarin wel overleg heeft plaats gevonden worden niet alle onderwerpen besproken die volgens de regeling wel besproken dienen te worden.

Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Wij zijn graag tot een nadere toelichting bereid. De rekenkamer Oss Astrid van de Klift voorzitter

Naar een effectiever subsidiebeleid

Onderwerp: Reactie college op uw onderzoek naar het subsidiebeleid

AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE BESTUURLIJKE REACTIE

Geachte rekenkamer, Het college heeft met belangstelling kennisgenomen van het rekenkameronderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Oss. We spreken onze waardering uit voor het uitgebreide en grondige onderzoek en herkennen in de grote lijn de aandachtspunten die worden geschetst. De bevindingen bevestigen de noodzaak om ons subsidiebeleid beter te structureren, te actualiseren en toekomstbestendig te maken. Het onderzoek onderstreept de waarde van een robuust en transparant subsidieproces dat recht doet aan de maatschappelijke doelen waarvoor we als gemeente staan. In lijn met het coalitieakkoord 'Samen Duurzaam Vooruit' willen wij ruimte geven aan maatschappelijke initiatieven, werken op basis van vertrouwen en sturen op brede (maatschappelijke) waarde, niet uitsluitend op afrekenbare resultaten. Hieronder gaan wij in op de aanbevelingen van de rekenkamer:

NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding

Aanbeveling 1

Onderzoeksvragen Bevindingen

Geef het college opdracht om de huidige subsidieregelingen nog in de huidige bestuursperiode te evalueren en actualiseren, waar mogelijk deze regelingen te harmoniseren, en/of te clusteren, zodat er een overzichtelijk aantal regelingen overblijft.

BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies

Het college neemt de aanbeveling zonder de genoemde deadline over. We erkennen dat het huidige stelsel van subsidieregelingen historisch is gegroeid en daardoor complex en gefragmenteerd is. Er is behoefte aan actualisatie, vereenvoudiging en waar mogelijk harmonisatie of clustering. We zetten in op een zorgvuldige aanpak, met oog voor de effecten op partners, instellingen en interne capaciteit. Het is echter niet haalbaar om dit traject binnen de huidige bestuursperiode afgerond te hebben. Dit door de noodzakelijke ambtelijke capaciteit en afstemming met partners, onze subsidieontvangers. Wij willen dit echter wel gaan voorbereiden, zodat het nieuw te vormen college hier verder vorm aan kan geven.

Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Bestuurlijke reactie

Aanbeveling 2 Geef het college opdracht om de beleidskaders voor budgetsubsidies en klassieke subsidies nog in de huidige bestuursperiode te evalueren en te actualiseren en vervolgens deze kaders te laten vaststellen door de raad. Ook deze aanbeveling nemen wij over, zonder de genoemde deadline. De beleidskaders voor zowel budgetsubsidies als klassieke subsidies zijn aan herziening toe. We zullen deze kaders actualiseren en ter vaststelling aan de raad voorleggen. Daarbij brengen we meer helderheid aan in de doelen van subsidies en de rol die zij spelen binnen het bredere beleid, zonder subsidies te behandelen als contractinstrumenten. Het college merkt volledigheidshalve nogmaals op dat de door de rekenkamer gestelde termijn binnen onze bestuursperiode te ambitieus is.

Aanbeveling 3 Geef het college opdracht om de organisatie zo in te richten, dat het algemene subsidiebeleid, het proces van uitvoering en de monitoring en evaluatie, structureel wordt onderhouden. Het college herkent het belang van structurele borging van het subsidieproces. We zetten in op centrale regie, beter integraal procesbeheer en versterking van monitoring en evaluatie. Tegelijkertijd blijven we vasthouden aan een op vertrouwen gebaseerde benadering, passend bij het karakter van veel van onze subsidies die gericht zijn op het mogelijk maken van maatschappelijke activiteiten.

Aanbeveling 4 Geef het college opdracht om het digitale archiefsysteem dat voor subsidies wordt gebruikt, zo in te richten dat alle relevante stukken binnen dit systeem op eenvoudige wijze zijn terug te vinden. Deze aanbeveling nemen wij over. Verbetering van het subsidiedossierbeheer maakt deel uit van onze bredere ambities op het gebied van informatiebeheer. We streven naar een digitaal systeem waarin relevante stukken eenvoudig en volledig terug te vinden zijn.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Aanbeveling 5 Geef het college opdracht om in de bij te stellen beleidskaders voor subsidies aandacht te schenken aan de wijze waarop na afloop van een subsidieperiode wordt beoordeeld of: * gemaakte afspraken zijn nagekomen en * afgesproken prestaties daadwerkelijk zijn geleverd. De aanbeveling nemen wij over. Het college onderschrijft het belang van goede monitoring en duiding van resultaten. We delen de zorgen over de administratie, maar gelukkig ziet de rekenkamer ook dat we zorgvuldig omgaan met onze subsidiepartners en voortgangsgesprekken wel zijn gevoerd. In de bij te stellen beleidskaders zullen we aandacht besteden aan de wijze waarop na afloop van een subsidieperiode wordt beoordeeld of gemaakte afspraken zijn nagekomen en afgesproken prestaties zijn geleverd. Daarbij blijven we oog houden voor het onderscheid tussen inspannings- en resultaatsverplichtingen.

Aanbeveling 6 Geef het college opdracht om in de beleidskaders Budgetsubsidies op te nemen hoe vaak bestuurlijk overleg dient plaats te vinden en welke onderwerpen in deze gesprekken standaard aan de orde dienen te komen. Wij nemen deze aanbeveling over. In de beleidskaders zullen we opnemen hoe vaak bestuurlijk overleg dient plaats te vinden en welke onderwerpen daarbij standaard aan de orde komen. Dit draagt bij aan transparantie, wederzijds begrip en een lerende relatie met gesubsidieerde instellingen. NB. We willen niet vooruitlopen op hoe we het beleid gaan vormgeven en noemen daarom hier expliciet niet ‘beleidskaders Budgetsubsidies’. Het college ziet het rapport als een waardevolle bijdrage aan de verdere ontwikkeling van het subsidiebeleid. Wij zullen de aanbevelingen zorgvuldig meenemen in de vervolgstappen binnen deze bestuursperiode. Als we meer duidelijkheid hebben over het proces zullen we terugkomen bij de raad, hierbij ook kijkend naar uw agenda, over de invulling en uitvoerbaarheid en wellicht benodigde middelen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Oss, Namens dezen, De secretaris H. Reints De loco-burgemeester F.F.G.P. den Brok

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Nawoord rekenkamer op de bestuurlijke reactie

Wij hebben deze brief voorgelegd aan het college voor een bestuurlijke reactie. Op 6 juni 2025 hebben wij de reactie van het college ontvangen. Het college ziet het rapport als een waardevolle bijdrage aan de verdere ontwikkeling van het subsidiebeleid. Het college geeft aan alle aanbevelingen over te nemen en zorgvuldig mee te nemen in de vervolgstappen binnen deze bestuursperiode, echter (mede) gezien de resterende duur van die bestuursperiode wil het college zich niet committeren aan deadlines. Wij hebben hier begrip voor, immers na afhandeling van het rapport duurt het mede in verband met het zomerreces enige tijd alvorens het rapport door de raad kan worden besproken. Om die reden hebben wij de deadline ‘nog in de huidige bestuursperiode’ alsnog geschrapt in aanbeveling 1 en 2.

Desalniettemin willen wij de raad het advies geven om het college te vragen concreter te zijn en aan te geven welke vervolgstappen ze gaan zetten en daar voor een planning aan te geven.

Aanbeveling 7 Geef het college opdracht om binnen 4 maanden na behandeling van dit rekenkameronderzoek in de raad aan te geven welke vervolgstappen ze van plan zijn om te gaan zetten en daarvoor een planning af te geven. Daarnaast willen wij ter herinnering aangeven dat conform de nieuwe wet versterking lokale rekenkamers het college jaarlijks aan de raad moet laten weten wat er met de aanbevelingen aan het college is gedaan (art. 185a). Wij gaan er vanuit dat de stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de overgenomen aanbevelingen uit dit onderzoek eveneens wordt opgenomen in de toekomstige jaarverslagen van de gemeente zolang dit relevant is.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten

Aanbevelingen Onderzoek Subsidiebeleid

Aanbeveling 1

Aanbeveling 5

Geef het college opdracht om in de bij te stellen beleidskaders voor subsidies aandacht te schenken aan de wijze waarop na afloop van een subsidieperiode wordt beoordeeld of: * gemaakte afspraken zijn nagekomen en * afgesproken prestaties daadwerkelijk zijn geleverd.

Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN AANBEVELINGEN

Aanbeveling 2 Geef het college opdracht om de beleidskaders voor budgetsubsidies en klassieke subsidies te evalueren en te actualiseren en vervolgens deze kaders te laten vaststellen door de raad.

NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen

Aanbeveling 3 Geef het college opdracht om de organisatie zo in te richten, dat het algemene subsidiebeleid, het proces van uitvoering en de monitoring en evaluatie, structureel wordt onderhouden.

BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Normenkader

Het normenkader vloeit voort uit de geformuleerde hoofd- en deelvragen voor dit onderzoek. Ter beoordeling van de invulling van de norm worden de volgende oordelen toegekend met een toelichting daarop: voldoet aan de norm voldoet deels aan de norm voldoet niet aan de norm niet toetsbaar’ (gegevens ontbreken)

Normenkader onderzoek Subsidiebeleid Oss

NORMENKADER NORMENKADER

Norm

BEVINDINGENRAPPORT

1. De gemeente beschikt over vastgesteld en recent subsidiebeleid (inclusief meetbare doelen en gewenste outcome)

voldoet deels aan de norm

Er is een actuele ASV Oss uit 2023, echter veel subsidieregelingen zijn gedateerd, dit geldt ook voor de beleidskaders die deels ook geen heldere status hebben.

2. Evaluatie en monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid is gepland en uitgevoerd

voldoet niet aan de norm

De afgelopen jaren heeft evaluatie en monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid niet plaatsgevonden, tot op het moment van publicatie van dit onderzoek was dit ook niet ingepland. Duidelijk is voor welke doelen men subsidies wil inzetten, de gemeente heeft echter beperkt zicht op het effect daarvan.

Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN

Oordeel norm

Beoordelingskaders

3. Bepaald is voor welke doelen men subsidies als instrument wil inzetten en heeft men zicht op het effect daarvan

voldoet deels aan de norm

Totaal overzicht subsidies

4. Het proces van subsidieverstrekking is duidelijk beschreven

voldoet aan de norm

Te onderzoeken subsidiedossiers

5. Over inzet en resultaten van het subsidie-instrument wordt regelmatig naar de raad gerapporteerd

Overzicht budgetinstellingen

voldoet niet aan de norm

Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

6. Het college hanteert evaluaties voor het afleggen van verantwoording

voldoet niet aan de norm

7. Het college gebruikt deze evaluaties om verbetermogelijkheden te benoemen voor de toekomst

niet toetsbaar

8. De doelgroepen worden betrokken bij de totstandkoming van het subsidiebeleid

voldoet deels aan de norm

9. Signalen uit de doelgroepen worden opgepakt 10. De overgenomen aanbevelingen uit voorgaand rekenkameronderzoek (2006 en 2009) zijn geïmplementeerd

Toelichting

Proces van subsidieverstrekking is duidelijk beschreven. Een overzicht van verstrekte subsidies wordt in een bijlage bij het jaarverslag gepresenteerd, dit gaat niet gepaard met terugkoppeling over behaalde resultaten. De raad kan dit slechts voor kennisgeving aannemen. De afgelopen jaren heeft dit niet plaatsgevonden. Er zijn geen evaluaties. Hier is tot op heden beperkt aandacht voor.

voldoet aan de norm

Doelgroepen geven aan overwegend tevreden te zijn m.b.t. de interactie met de gemeente.

voldoet niet aan de norm

Van daadwerkelijke opvolging en implementatie van de overgenomen aanbevelingen uit 2006 en 2009 is slechts beperkt sprake.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Bevindingen Onderzoek Subsidiebeleid

Inleiding

De rekenkamer Oss doet jaarlijks enkele onderzoeken. Doel daarvan is om de gemeenteraad te ondersteunen bij zijn controlerende taken. We onderzoeken de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Met haar onderzoek wil de rekenkamer de rol van de gemeenteraad versterken, het gemeentelijk handelen verbeteren en uiteindelijk de publieke verantwoording vergroten. Om zo effectief mogelijk haar taak in te vullen en daarbij zo goed mogelijk gebruik te maken van beschikbare capaciteit stelt de rekenkamer jaarlijks een onderzoeksagenda op. We hanteren daarbij een aantal uitgangspunten: 1. Aansluiten bij thema’s die maatschappelijk actueel zijn en/of sterk aansluiten bij de belangen van de gemeente 2. Aansluiten op vragen die breed leven in de raad. Dit hebben we geïnventariseerd via een consultatie van de raadsfracties . 3. streven naar een evenwichtige inhoudelijk spreiding van de onderzoeken. Voor u liggen de bevindingen uit het onderzoek naar het subsidiebeleid in de gemeente Oss. Door het openbaar bestuur worden in Nederland miljarden aan subsidie verstrekt. Naast het rijk en de provincies zijn de gemeenten de belangrijkste subsidieverstrekkers. Het is relevant te onderzoeken wat de verbeterpunten zijn en welk effect mogelijke verbeterslagen tot nu toe gehad hebben.

Instrumenten als de subsidieverordening en subsidieplannen of programma’s helpen in het transparant aangeven van de eisen voor verstrekking van subsidie, voorwaarden, termijnen en doelrealisatie. Bij het vormgeven van subsidiebeleid hebben gemeenten keuzevrijheid op de terreinen, waarvoor zij subsidies ter beschikking stellen. De ene gemeente hanteert subsidiebeleid vooral in de hoek van sport en cultuur, de andere doet dat (ook) in sectoren als energie, bouwen en wonen. Mogelijk verschillen de effecten van subsidieverstrekking per sector.

Meerdere rekenkamers hebben zich al op het thema subsidiebeleid gericht en ook de Algemene Rekenkamer heeft in zijn onderzoekende taak dit werkveld betrokken. De rekenkamer Oss heeft zoveel mogelijk gebruik gemaakt van kennis en ervaring van andere gemeenten en rekenkamers zodat dit onderzoek zijn doel bereikt. Bij het evalueren van subsidiebeleid (ex-post beleidsevaluatie) onderscheidt de Algemene Rekenkamer1 drie noodzakelijke stappen in het onderzoeksproces: 1. creëren van randvoorwaarden bij het vormgeven van een subsidie, die rekening houden met latere evaluatie. Het betreft de doelen en de beleidstheorie, de evaluatieplannen en de monitoring. Denk daarbij aan wat de subsidieverstrekker concreet wil bereiken zoals bezoekersaantallen, nieuwe doelgroepen, meer persuitingen etc. 2. voorbereiden en uitvoeren van de evaluatie : er moet van tevoren worden gezorgd voor voldoende deskundigheid en de kwaliteit van de evaluatie moet goed worden bewaakt, zowel bij de opzet als de uitvoering als de afronding van de evaluatie 3. resultaten van de evaluatie bruikbaar maken voor het afleggen van verantwoording over de subsidie-uitgaven en voor het trekken van lessen.

Doelstelling

Doel van het onderzoek is het leveren van een bijdrage aan het evalueren van subsidiebeleid, waarin tevens wordt nagegaan of subsidies op een rechtmatige wijze worden verstrekt en ook doelmatig en doeltreffend worden ingezet. Rechtmatig omdat het subsidieproces conform wet- en regelgeving moet worden uitgevoerd. Doelmatig opdat op een vlotte en doordachte wijze over subsidie- aanvragen besluiten worden genomen en deze besluiten adequaat worden uitgevoerd. Doeltreffend zodat de activiteiten en prestaties van de gesubsidieerde bijdragen aan de geformuleerde beleidsdoelstellingen. Daarvan afgeleid is de centrale onderzoeksvraag dan ook gericht op deze drie cruciale elementen.

https://www.rekenkamer.nl/publicaties/publicaties/2011/10/13/handreiking-effectevaluaties-van-subsidies

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Onderzoeksvragen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Centrale vraag en deelvragen De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: In hoeverre zijn de subsidies die de gemeente Oss in het jaar 2022 heeft verstrekt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend? De centrale onderzoeksvraag wordt beantwoord met behulp van de volgende deelvragen: 1. Beschikt de gemeente over vastgesteld en recent subsidiebeleid? • Zijn daarbij doelen geformuleerd en zijn die meetbaar? • Is daarbij ook de gewenste outcome – het (maatschappelijk) effect – van het subsidiebeleid bepaald? 2. Zijn evaluatie en monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid gepland en uitgevoerd? 3. Hoe ziet de gemeente bij het vaststellen van subsidiebeleid, dan wel het hanteren van het instrument subsidies, de relatie tussen probleem, oorzaak en gevolg in zijn beleid? M.a.w.: voor welk doel wil men subsidies als instrument inzetten en heeft men zicht op het effect daarvan. Hoe is dat zicht verkregen? 4. Hoe ziet het proces van subsidieverstrekking er uit, in theorie en in praktijk? 5. Wordt over inzet en resultaten van het subsidie-instrument regelmatig naar de raad gerapporteerd? 6. Hoe en wanneer maakt de raad van de gegeven bevoegdheden in de vaststelling en uitvoering van het subsidiebeleid gebruik? Heeft de raad bij het bepalen van het beleid een visie op doelmatigheid en doeltreffendheid van uitvoering van subsidiebeleid ingebracht? Zo ja, hoe luidt die? 7.

Hanteert het college evaluaties voor het afleggen van verantwoording? Gebeurt dat ook om lessen uit te trekken en, zo ja, hoe? 8. Hoe ervaren de doelgroepen het subsidiebeleid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeentelijke subsidieverstrekking? Worden doelgroepen betrokken bij de totstandkoming van het subsidiebeleid? 9. Hoe gaat de gemeente om met (eventuele) signalen uit de doelgroepen? 10. Zijn de overgenomen aanbevelingen uit een voorgaand rekenkameronderzoek (2006/2009) geïmplementeerd?

Inleiding

Subsidies vormen een instrument om sturing te geven aan de uitvoering van het gemeentelijk beleid en kunnen worden ingezet om gemeentelijke doelstellingen te bereiken. Voor subsidieverstrekking geldt als hoofdregel dat daarvoor een wettelijke grondslag vereist is. Dit betekent dat subsidie alleen kan worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt. Op nationaal niveau is de wettelijke grondslag verankerd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), binnen gemeenten is het een verordening die is vastgesteld door de gemeenteraad, de Algemene Subsidie Verordening (ASV). Volgens artikel 4.21 van de Awb wordt onder een subsidie verstaan: “De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.” Een subsidie is dus een financiële steun van een overheidsorganisatie aan een particuliere persoon of aan een instelling. Overigens zijn niet alle geldstromen van overheidsorganisaties naar anderen aan te merken als subsidies. Zo zijn uitkeringen op het terrein van de sociale zekerheid of studiefinanciering geen subsidie omdat hier het element van inkomensvoorziening overheerst en de bestedingsrichting niet vaststaat.

BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN

De subsidietitel van de Awb is op 1 januari 1998 in werking getreden. Daarmee is een uitgebreide regeling omtrent subsidieverstrekking wettelijk bepaald en heeft het subsidierecht zijn beslag gekregen in de Awb. Met de inwerkingtreding van de subsidietitel in de Awb was het op gemeentelijk niveau nodig om de subsidieverordeningen aan te passen aan de Awb. Ook de ASV van de gemeente Oss is hier destijds op aangepast.

Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen

In het subsidielandschap van Oss wordt onderscheid gemaakt in budgetsubsidies en klassieke subsidies * Bij budgetsubsidiëring is sprake van gezamenlijk bestuur over de gesubsidieerde activiteiten. De verantwoordelijkheid voor de bekostiging en voor de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De gemeente verplicht de instelling om voorafgaand aan de aanvraag met de gemeente tot overeenstemming over die aanvraag te komen. Hetgeen wordt overeengekomen legt men vast in een budgetovereenkomst. Dit houdt in dat de instelling aanvraagt wat tussen gemeente en instelling is overeengekomen. De overeenkomst kan worden gesloten voor bepaalde of onbepaalde duur. In het geval van duurzame activiteiten geldt de overeenkomst meestal voor onbepaalde duur. Bij projecten wordt er een eindtermijn gesteld. Budgetsubsidiëring is bedoeld voor professionele instellingen. In de

Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Bevindingen

Subsidieregeling Budgetsubsidiëring uit 2018 is bepaald dat het aan het College van B&W is om te bepalen welke instellingen als budgetinstelling worden aangemerkt. * Bij klassieke subsidiëring ligt het initiatief en het bestuur over de activiteiten bij de subsidieontvanger. De bekostiging en de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten is daarmee een verantwoordelijkheid van uitsluitend de subsidieontvanger. Deze vorm van subsidiëring is bedoeld voor verenigingen en vrijwilligersorganisaties.

Bevindingen per deelvraag

1. Beschikt de gemeente over vastgesteld en recent subsidiebeleid?

Inventarisatie van gemeentelijke subsidie regelgeving van de gemeente Oss: * In het onderzochte jaar 2022 was de Algemene subsidieverordening Oss 2018 van kracht. Deze verordening was geldend tot en met 31 december 2022. Op aanvragen om subsidie die zijn ingediend voor 1 januari 2023, alsmede op besluiten die naar aanleiding van die aanvragen zijn of worden genomen, zijn (en blijven) de bepalingen van de Algemene subsidie verordening Oss 2018 van toepassing. In 2023 is deze verordening vervangen door de Algemene subsidieverordening Oss 2023, vastgesteld door de raad op 6 april 2023 (en geldend van 1 mei 2023 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023). Het college geeft de volgende motivering voor deze nieuwe ASV: “Onder intrekking van de ASV 2018 stellen we de Algemene subsidieverordening (ASV) Oss 2023 vast. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2023 en werkt terug tot en met 1 januari 2023. De belangrijkste wijziging gaat over de gevraagde accountantscontrole voor subsidie ontvangende partijen boven de €100.000 (artikel 17). Op dit moment vragen we een goedkeurende controleverklaring van een onafhankelijke accountant. We veranderen dit in een samenstellingsverklaring. Een goedkeurende controleverklaring is een zwaar middel en biedt slechts beperkt zekerheid over de besteding van het geld.

Bij een samenstellingsverklaring geeft de accountant geen oordeel maar draagt zorg voor een correcte weergave van de cijfers. Met de versoepeling in artikel 17, schrappen we ook de controle van de accountant in artikel 16. Ook op een aantal andere punten passen we de ASV aan. We wijzigen de ASV op punten die in de praktijk voor verwarring zorgen of belemmerend zijn zoals een termijn van 13 weken, of een uiterste indiendatum (artikelen 5 en 8). Deze wijzigingen hebben geen verstrekkende invloed op de regelingen zelf of op de mate waarin we als gemeente een besluit kunnen nemen.” Daarnaast was en is er nog een verordening van kracht voor gemeentelijke monumenten, namelijk de Subsidieverordening gemeentelijke Monumenten Oss 2012 (geldend van 17 mei 2012 tot heden).

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

Artikel 2 van de ASV 2018 gaat over Subsidieregelingen: “Burgemeester en wethouders kunnen bij nadere regeling (hierna te noemen: subsidieregeling) vaststellen welke activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Voor zover van toepassing, wordt hierin tevens bepaald welke doelgroep voor subsidie in aanmerking komt, hoe het subsidiebedrag wordt berekend en hoe het subsidiebedrag wordt uitbetaald.”

Subsidies Stratenlopen c.a.

20-11-2007

Subsidies Sportstimulerende activiteiten

20-11-2007

Subsidies Evenementen

07-03-2017

Subsidies lokale afdelingen Zonnebloem

20-11-2007

Subsidies Stichtingen Carnavalsvieringen

20-11-2007

In de gemeente Oss zijn de volgende subsidieregelingen vastgesteld die in het onderzoeksjaar 2022 nog van kracht zijn:

Subsidies Imkerverenigingen

20-11-2007

Subsidies Mondiale Bewustwording

20-11-2007

Declaratieregeling Accommodatiekosten van de ouderenbonden

14-07-2012

Subsidies Big Bands en Muziekkapellen

20-11-2007

Subsidieregeling Dekkend Netwerk AED's

21-01-2020

Regeling

BESTUURLIJKE REACTIE

Subsidieregeling Budgetsubsidiëring

NAWOORD

Vastgesteld in college 1-5-2018

Subsidies Jeugd- en jongerenactiviteiten

20-11-2007

AANBEVELINGEN

Subsidies Kindervakantieactiviteiten

20-11-2007

NORMENKADER

Subsidies Organisaties van plattelandsjongeren (KPJ's)

20-11-2007

BEVINDINGENRAPPORT

Subsidies Gilden en Schutterijen

20-11-2007

Inleiding

Subsidies Harmonieën en Fanfares

20-11-2007

Onderzoeksvragen

Subsidies Heemkundeverenigingen

20-11-2007

Subsidies Opera- en Operetteverenigingen

20-11-2007

Subsidies Toneelgezelschappen

20-11-2007*

Subsidies Zelfstandige Zangkoren

20-11-2007

Subsidies Vrouwenorganisaties

20-11-2007

Subsidies Carnavalsverenigingen

20-11-2007

Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers

Subsidies Oranjecomitees

20-11-2007

Overzicht budgetinstellingen

Subsidies St. Nicolaascomitees

20-11-2007

Geïnterviewde personen

Subsidies Scoutinggroepen

20-11-2007

Geraadpleegde documenten

Subsidies EHBO-verenigingen

20-11-2007

Subsidies Hulpdiensten

20-11-2007

Subsidies Sublokale Omroepen

20-11-2007

Subsidies Migrantenorganisaties

20-11-2007

Subsidies Instellingen voor Beschermd Wonen

20-11-2007

Subsidies Ouderenbonden

20-11-2007

Subsidies Buurtbusverenigingen

20-11-2007

Subsidieregeling Jeugdleden Sportverenigingen Subsidieregeling Geschiedschrijving

20-11-2007** 20-11-2007

Subsidieregeling Cultuurfonds amateurkunst

07-07-2020***

Subsidieregeling Cultuurfonds voor professionele kunst

21-12-2021****

Subsidieregeling Thuis in de buurt

14-06-2022*****

* nieuwe subsidieregeling vastgesteld op 24-10-2023 ** nieuwe subsidieregeling vastgesteld op 10-5-2022 *** subsidieregeling is geëindigd op 31-12-2023 **** tijdelijke regeling voor 2022 en 2023 ***** subsidieregeling is geëindigd op 31-12-2023 Nagegaan is of in de regelingen ook de gewenste outcome – het maatschappelijk effect of de maatschappelijke prestatie – van het subsidiebeleid is bepaald. Dit geeft het volgende beeld te zien: In bijna alle klassieke subsidieregelingen is de volgende bepaling opgenomen: “De subsidieontvanger verstrekt de gemeente een financieel verslag en een activiteitenverslag over het laatst verstreken kalenderjaar. Het activiteitenverslag biedt voldoende inzicht in de maatschappelijke prestaties in het verslagjaar. Het financieel verslag biedt ook inzicht in de vermogenspositie van de subsidieontvanger. Ook verstrekt de subsidieontvanger een activiteitenplan en financiële begroting voor het jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

Deze documenten worden uiterlijk tezamen met de eerstvolgende subsidieaanvraag ingediend.” In de Subsidieregeling Budgetsubsidiëring uit 2018 is hierover het volgende bepaald: “Burgemeester en wethouders en de professionele organisatie leggen in een budgetovereenkomst vast welke doelen de professionele organisatie nastreeft, welke activiteiten zij uitvoert, de te bereiken prestaties en het subsidiebedrag voor de overeengekomen activiteiten.”

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD

De ambtelijke organisatie geeft aan dat er In Oss de afgelopen jaren beweging is geweest om mandaten lager in de organisatie te leggen. In de mandaatregeling 2024 is opgenomen dat het college bevoegd is om te beschikken op de subsidieaanvraag en dat het college mandaat verleent aan directeuren en afdelingshoofden. Voor de meer recente subsidieregelingen heeft het college besloten om die bevoegdheid aan de portefeuillehouder te verlenen bij nieuwe ontvangers op de lijst, zolang er niets wijzigt in het beleid/de doelgroep van de subsidieregeling.

AANBEVELINGEN NORMENKADER BEVINDINGENRAPPORT

De portefeuillehouder en programmamanager zijn van mening dat deze werkwijze goed verloopt. “Uitvoering moet bij het college blijven, mandatering naar de organisatie waar mogelijk. Bij twijfel wordt er tijdig afgestemd met de portefeuillehouder.”

Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen

Overige beleidsdocumenten Naast de ASV en de subsidieregelingen zijn verder relevante beleidsdocumenten verzameld, bestudeerd en geanalyseerd. Onderstaand een opsomming van documenten die zijn aangereikt:

BIJLAGEN Beoordelingskaders Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Opmerkelijk is dat bij vrij nieuwe regelingen het toevoegen van een nieuwe begunstigde aanvrager of het verhogen van het subsidiebedrag voor één van de begunstigde aanvragers die voorkomt op de lijst bij een subsidieregeling, vraagt om een besluit van de portefeuillehouder. Dit betekent herverdeling van toegekende middelen voor alle begunstigde aanvragers op de lijst tenzij de portefeuillehouder extra middelen beschikbaar wil stellen. Bij oudere regelingen moest de raad hierover besluiten.

• Model budgetsubsidiëring gemeente Oss, door de raad vastgesteld op 13 december 2001. De programmamanager laat weten dat het model uit 2001 niet meer helemaal actueel is .”In 2023 is opnieuw een ASV vastgesteld. In de ASV 2023 is bepaald dat bij de verantwoording van subsidies boven € 100.000 het financieel verslag voorzien moet zijn van een samenstellingsverklaring. Ook is de bepaling van de indexering aangepast. De bestaande budgetovereenkomsten zijn nog niet aangepast aan de bepalingen uit de ASV 2023 maar de instellingen zijn wel op de hoogte gebracht van de wijziging in accountantsverklaring.” • Nota Herziening klassieke subsidies (niet gedateerd). Uit navraag blijkt deze nota van oktober 2004 te zijn, deze is niet door het college vastgesteld en daarmee alleen een ambtelijke notitie. Deze nota bevat diverse voorstellen, het is onduidelijk of, hoe en door wie daarop is beslist • Besluit van B&W van 20 november 2OO7 met als onderwerp: Uitwerking beleidskader subsidiering niet-professionele organisaties.

Volgens het voorblad van het collegebesluit is dit voorstel aan de orde gekomen in de commissie Maatschappelijke Participatie van 27 november 2007, het besluit is daarna niet ter vaststelling aan de raad aangeboden. Uit navraag blijkt dat dit beleidskader nog steeds geldend is, er is geen nieuw beleidskader vastgesteld na 2007. In het document is bepaald dat de werking van het stelsel in 2010 zou worden geëvalueerd. “Bij de evaluatie van de werking van de verdeelregelingen zal speciaal aandacht gevestigd worden op de beheerslasten van het subsidiestelsel: de regelingen dienen snel, transparant en efficiënt te kunnen worden uitgevoerd.” Uit navraag blijkt dat deze evaluatie tot op heden niet heeft plaatsgevonden. In het document wordt gesproken over het op 21 december 2006 door de gemeenteraad vastgestelde beleidskader "subsidiering niet-professionele organisaties". Dit beleidskader is opgevraagd maar niet ontvangen. • Strategisch kader budgetsubsidies, maart 2009 . Dit strategisch kader is op 19 mei 2009 door het college vastgesteld. Vaststelling in de raad heeft niet plaatsgevonden. Volgens de programmamanager zijn de uitgangspunten in dit kader nog steeds geldend, “tenzij door latere besluiten aangevuld/aangepast.” Dit strategisch kader is tot stand gekomen naar aanleiding van aanbevelingen uit een eerder onderzoek van de rekenkamercommissie uit 2006.

In onderzoeksvraag 10 wordt de voortgang op de aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken beschreven. Deze beleidsdocumenten dateren uit de periode 2001 tot en met 2009. Na eerder rekenkameronderzoek in 2006 en 2009 zijn aanzetten gegeven om het toenmalige subsidiebeleid te actualiseren, echter deze ontwikkeling lijkt na 2009 niet verder te zijn doorgezet. De portefeuillehouder geeft desgevraagd de volgend reflectie hierop: “Sinds 2009 zijn er verschillende herindelingen geweest, dat heeft daar ongetwijfeld invloed op gehad. Er is wel behoefte om dat weer op te pakken, opnieuw te structureren en in te richten. Minder regelgeving is ook gemakkelijker.”

2. Zijn evaluatie en monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid gepland en uitgevoerd?

De afgelopen jaren is evaluatie en monitoring niet aan de orde geweest. De ambtelijke organisatie laat weten dat men voldoende aanleidingen ziet om in 2025 met een advies te komen om het subsidiebeleid te gaan herijken. ”Sommige regelingen moeten worden geharmoniseerd en sommige kleine regelingen moeten opnieuw bekeken worden. Ook het proces wordt geëvalueerd op eenduidigheid en volgbaarheid. In 2025 wordt het beleid herijkt, men is blij met het Rekenkamer onderzoek, dat kan een bijdrage leveren.” De portefeuillehouder heeft reeds laten weten dat een evaluatie van het subsidiebeleid binnen afzienbare tijd onvermijdelijk is.

3. Hoe ziet de gemeente bij het vaststellen van subsidiebeleid, danwel het hanteren van het instrument subsidies, de relatie tussen probleem, oorzaak en gevolg in zijn beleid? M.a.w.: voor welk doel wil men subsidies als instrument inzetten en heeft men zicht op het effect daarvan. Hoe is dat zicht verkregen?

De onderwerp is besproken met de ambtelijke organisatie, de vraag wordt door de ambtelijke organisatie als volgt beantwoord: “De maatschappelijke doelen zijn vrij algemeen beschreven. Dit laat wel ruimte voor veel eigen initiatief (Osse methode). Dat kan positief of negatief uitgelegd worden. Dat zou in sommige gevallen wel scherper kunnen, natuurlijk als bestuur en politiek dat ook willen. Als we zouden proberen een analyse te maken met wat er hierover op papier staat vind je niet veel. Dat wil niet zeggen dat de gesprekken niet worden gevoerd over wat onze doelen zijn, wat we willen realiseren, langs welke lijnen dat kan en wat daarbij het beste instrument is. Er zijn ook regelingen waarvan het doel wat verwaterd is. Het is daarom van belang om dat opnieuw tegen het licht te houden en te herijken. Het is nogal wisselend hoe er gekeken wordt naar de relatie tussen de subsidies en de gewenste beleidsdoelen. De helderheid van de regelingen is niet altijd duidelijk, vooral kleinere, historisch gegroeide regelingen. Dat moet worden bijgesteld. Je moet ook bekijken hoe je omgaat met de verantwoording. Dit moet in verhouding zijn met de hoogte van de subsidie. Dat moet in het nieuwe beleid worden meegenomen. (kleine versus grote subsidie contracten)”.

4. Hoe ziet het proces van subsidieverstrekking er uit, in theorie en in praktijk?

Beoordelingskaders

Er is in 2022 door de gemeente Oss in totaal voor ruim 23,6 miljoen subsidie verstrekt, verdeeld over 8 categorieën en daarbinnen 20 subcategorieën. Op een totaal aan gemeentelijke uitgaven van 397,5 miljoen is het aandeel subsidies bijna 6 % van alle gemeentelijke uitgaven in 2022. Een verdere uitsplitsing leert dat binnen de 20 subcategorieën er in totaal 151 partijen zijn, die in 2022 een subsidie van de gemeente Oss hebben ontvangen. Voor een totaaloverzicht van de in 2022 door de gemeente Oss verstrekte subsidies wordt verwezen naar bijlage 1.

Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Op dit moment is het beheer (van de verschillende regelingen) belegd bij subsidiebeheer. Inhoudelijk ligt de verstrekking bij inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaren, bijvoorbeeld (senior) beleidsmedewerkers. Er is niet één aangewezen coördinator voor het totale proces van subsidieverstrekking. Het algemene subsidiebeleid, het proces en de monitoring is een project dat Oss eens in de zoveel jaar aan de orde heeft en dat wordt dan belegd bij de programmamanager van Sport, Cultuur, Ontmoeten en Gezondheid. Structureel vraagt het onderhoud, dat is nu niet belegd. De ambtelijke organisatie geeft aan dat dit wel onderhoud behoeft. 17

“Het subsidiebeleid is een kader dat concrete subsidieregelingen coördineert. In het nieuwe beleid moet het meer gaan om de sturing die het beleid geeft. Op het niveau van de verschillende concrete subsidieregelingen is in een deel van de situaties, met name bij grotere regelingen, sprake van duidelijke coördinatie. Bijvoorbeeld op de subsidie van 9,7 miljoen aan Ons Welzijn zit wel degelijk sturing en coördinatie. Er is een accountmanager die de contracten (met jaarlijkse evaluatie en nieuwe afspraken) beheert. Daar heeft ieder jaar ook de raad een rol in. Ook in de regelingen van armoedevoorzieningen hebben we jaarlijks contact met de partners, daar is iemand ook bezig met sturing en beleidscoördinatie”. De vraag ‘hoe de archivering is geregeld’ wordt als volgt beantwoord: “De archivering gebeurt in principe via de opslag in één systeem. Het is niet bekend hoe dat in het verleden is gedaan. Nu staan de aanvragen, de onderliggende stukken en de beschikkingen opgeslagen in een systeem (DMS). Mogelijk dat onderliggende stukken daar niet consequent in zijn opgeslagen”. De Rekenkamer constateert dat het in dit onderzoek best moeizaam was om complete subsidiedossiers aan te leveren. In een aantal gevallen is dit ook niet gelukt. De programmamanager laat weten dat men streeft naar nieuw archiveringssysteem, dat hierin verbetering moet brengen.

Naar een effectiever subsidiebeleid AANBIEDINGSBRIEF Opzet van het onderzoek Onderzoeksvraag Resultaten Beantwoording onderzoeksvraag Uitvoering nader onderzocht

In de uitvoering van de subsidiepraktijk wordt in Oss gewerkt met het volgende proces: Structurele subsidies vrijwilligersorganisaties Bij een oorspronkelijke subsidieaanvraag komt het initiatief vanuit de subsidieaanvrager. De subsidieaanvrager stuurt de gemeente dan een nieuwe subsidieaanvraag. Vervolgens vindt door de beleidsmedewerker een beoordeling plaats. Als er door het college of door de wethouder besloten wordt om de activiteit structureel te subsidiëren dan wordt de oorspronkelijke aanvraag, na de toekenning van het eerste jaar, een herhalingsaanvraag. Alle vrijwilligersorganisaties (en een enkele professionele organisatie) die structureel subsidie ontvangen, krijgen ieder jaar in september een aankondigingbrief voor het aanvragen van subsidie voor het jaar daarna. Dit wordt een herhalingsaanvraag genoemd om een onderscheid te maken met een oorspronkelijke subsidieaanvraag.

BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD AANBEVELINGEN NORMENKADER

Bij de herhalingsaanvraag is eerder al besloten dat die organisatie structurele subsidie krijgt. Die toets door de beleidsmedewerker en het bestuurlijk besluit hoeft dus niet meer plaats te vinden. Zodra de herhalingsaanvraag ontvangen is, vindt alleen een toetsing op gewijzigde gegevens plaats. Dit doet de medewerker Subsidiebeheer. Toetsing of de activiteiten zijn uitgevoerd en op volledigheid van de subsidieaanvraag vindt op basis van een steekproef plaats.

BEVINDINGENRAPPORT Inleiding Onderzoeksvragen Bevindingen Bevindingen BIJLAGEN Beoordelingskaders

De subsidiebeschikking wordt door Subsidiebeheer verzonden en geregistreerd in het subsidieinformatiesysteem (SISO) en in het Document Management Systeem. Vervolgens wordt de betaling door Subsidiebeheer gedaan. De betaalbatch wordt opgestart in het subsidiepakket. Deze betaalbatch wordt gecontroleerd door de adviseur Subsidiebeheer en akkoord bevonden door het hoofd van de afdeling Mens en Maatschappij. Na akkoordverklaring wordt de betaalbatch in het register van Key2F gezet door de medewerker gegevensbeheer. De ondertekende betaallijst wordt door de medewerkers van de financiële administratie gecontroleerd op bankrekeningnummer en vervolgens uitbetaald.

Totaal overzicht subsidies Te onderzoeken subsidiedossiers Overzicht budgetinstellingen Geïnterviewde personen Geraadpleegde documenten

Beschrijving proces incidentele subsidies Het verzoek wordt behandeld door de beleidsmedewerker. Er volgt een inhoudelijke toets op meerdere onderdelen. De beleidsmedewerker toetst of de activiteit bijdraagt aan de beleidsdoelen van de gemeente Oss. Ook toetst de beleidsmedewerker of dit verzoek past binnen een subsidieregeling en er volgt een toets op beschikbaarheid van budget. Vaak volgt er een verzoek om aanvullende gegevens door de beleidsmedewerker omdat de subsidieaanvraag niet specifiek genoeg is. Daarna bespreekt de beleidsmedewerker het subsidieverzoek met de betreffende portefeuillehouder. De portefeuillehouder is gemandateerd om te besluiten op incidentele subsidieverzoeken mits er subsidiebudget beschikbaar is. De incidentele subsidiebeschikking wordt samen met de subsidieaanvraag naar Subsidiebeheer gestuurd voor registratie in SISO (Subsidie Informatie Systeem Oss) en DMS. Betaling volgt dan volgens hierboven beschreven methode. Beschrijving proces structurele subsidies professionele organisaties Bij professionele organisaties maakt men onderscheid in organisaties die wel of geen budgetovereenkomst met de gemeente Oss hebben afgesloten.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Oss&id=815b77d8-5413-4a6a-a84e-f5cad17bdf01