07 Vernieuwbouw Stadhuis - Bijlage 5 - Programma van Eisen Stadhuis Oldenzaal s

6.1 Flexibiliteit en toekomstbestendigheid Door het verkleinen van het stadhuis is multifunctionaliteit een belangrijk aspect. Hierbij gaat het om het gebouw, de ruimtes, de functies en een eventueel toekomstige bestemming. De toekomst laat zich niet voorspellen. Door het gebouw flexibel en multifunctioneel in te richten kan gereageerd worden op de veranderende behoefte. Deze multifunctionaliteit uit zich onder andere in de volgende zaken: een gemakkelijk aanpasbaar gebouw (modulaire wanden, multifunctionele inrichting en slimme indelingsopties, zodat werkruimtes snel kunnen worden aangepast aan wisselende behoeften en gebruik situaties);

20

verplaatsbaar meubilair en verplaatsbare plantenbakken in de stadhuishal in verband met evenementen; ruimtes die voor meerdere doeleinden kunnen worden ingezet en kunnen worden aangepast op de groei of afname van het aantal medewerkers. 6.2 Algemene kwaliteitseisen 6.2.1. Toegankelijkheid en bewegwijzering Het stadhuis is toegankelijk voor zowel inwoners, het bestuur als de ambtelijke organisatie, met een duidelijke scheiding tussen een openbaar gebied en een beveiligde zone. Toegang tot de beveiligde zone is geregeld via een pasjessysteem en in sommige gevallen kunnen bezoekers een bezoekerskaart verkrijgen. Overleg met externe partijen vinden plaats in het openbare gedeelte van het gebouw. Publiekstoegankelijke gedeelten bevinden zich op de begane grond en de eerste verdieping en zijn aangegeven in paars:

Doetinchem

Harderwijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Medewerkers kunnen het gebouw betreden via de hoofdingang tijdens de openingstijden, via de fietsenkelder of via een aparte personeelsingang, terwijl bezoekers uitsluitend via de hoofdingang binnenkomen. Alle ruimtes in het stadhuis zijn rolstoeltoegankelijk, met uitzondering van de kelder, waar niet alle ruimtes via de lift bereikbaar zijn. Eventuele hellingbanen zijn voorzien van een leuning. De toegankelijkheid tot en de vluchtmogelijkheden uit het gebouw en van het terrein moeten zijn afgestemd op het aantal medewerkers en bezoekers en dienen te voldoen aan de vigerende veiligheidseisen. De dimensionering van verkeersruimten moet zijn afgestemd op een vlotte afwikkeling van de verkeersstromen en dient te voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving. Vroegtijdige afstemming in de ontwerpfase met de brandweer is essentieel. Een entree is vaak gezichtsbepalend en moet uitnodigen om ernaartoe te gaan. De entree moet dus duidelijk zichtbaar zijn vanuit de ‘aankomstroute’ van bezoekers, goed verlicht en bescherming bieden tegen windvlagen en regen vlak voor het binnenkomen of naar buiten gaan. De entree moet zorgen voor een goede afscheiding van de temperatuur binnen en buiten (zogenaamde tochtsluis), maar mag niet zo vertragend werken dat dit ten koste gaat van het gevoel van gastvrijheid. Vermijd waar mogelijk hoogteverschillen.

21

Verder zijn enkele belangrijke aandachtspunten: Het gebouw heeft een duidelijke structuur waarin de gebruikers zich makkelijk kunnen oriënteren en de looproutes in het gebouw zijn kort en duidelijk. Er is duidelijke (Nederlandstalige) bewegwijzering aanwezig, zodat het voor inwoners duidelijk te zien is waar ze naartoe moeten. Aanduidingen worden (ook) aangebracht naast de deur, zodat het ook zichtbaar is als de deur openstaat. Eventueel zijn er ook braille bordjes en schermen met ondertiteling. Als gangzones niet voorkomen kunnen worden, moeten deze ten minste 1,80 meter breed zijn. We bevorderen de toegankelijkheid door een vlakke, niet gladde vloer. Houd bij het dimensioneren van gangen rekening met hoeveel personen gelijktijdig gebruik maken van de gangen en verkeersruimten aan het begin en einde van de dagdelen. De lift, die zowel voor personen als goederen wordt gebruikt, moet centraal gelegen, goed bereikbaar zijn en beschikken over een telefoon voor calamiteiten. Het bereik van de lift is inclusief de kelder. Niet alle kelderruimten zijn via de lift bereikbaar. Onvermijdelijke niveau/hoogte verschillen zijn duidelijk gemarkeerd (met fysieke barrières, voelbare en/of kleurinformatie) en goed toegankelijk voor mindervaliden. 6.2..2 Bereikbaarheid Het gebouw is (primair) goed bereikbaar voor automobilisten, voetgangers en fietsers.

In het ontwerp moet onder andere rekening gehouden worden met verkeersstromen binnen en buiten het gebouw, capaciteiten tijdens spitsuren, rolstoelverkeer, goederentransport, plotselinge evacuatie, verzameling en afvoer van afval en dergelijke. Het gebouw moet goed bereikbaar zijn voor mensen met een functiebeperking, hulpdiensten en vrachtwagens (leveranciers). Bij het ontwerp dient rekening te worden gehouden met het veilig aanleveren van goederen zoals catering, documentenverkeer en bevoorrading. Deze route mag de verkeersstroom niet kruisen. Een achter- of zijingang nabij de bodekamer heeft daarbij de voorkeur. Doetinchem

Harderwijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

6.2.3 Logistiek (ingang, bevoorrading) Voor de bevoorrading wordt voorgesteld een aparte toegang te creëren aan de rechterzijde van het huidige atrium, mits dit atrium wordt omgevormd tot openbare ruimte. Dit heeft als voordeel dat de bevoorrading niet meer via de centrale hal hoeft te verlopen, wat de doorstroming in het gebouw ten goede komt. Bovendien is de toegang vanuit het atrium gelijkvloers, wat de toegankelijkheid vergroot. Wel dient een hellingbaan aangelegd te worden om het niveauverschil ten opzichte van het straatniveau te overbruggen. 6.2.4. Bedrijfszekerheid Het gebouw moet voorzien zijn van een noodstroomvoorziening (bestaand) die bij storing in de levering door het energieleverend bedrijf (netstoring) automatisch noodstroom levert voor de voorzieningen volgens deze lijst: voor bedrijfscontinuïteit en MER, SER; de brandmeldinstallaties. 6.2.5. Veiligheid en inbraakbeveiliging Er wordt gewerkt volgens de OSVO beveligingsmethodiek. Er dient alarmopvolging geregeld te zijn door de juiste afstemming tussen Organiseren, Signaleren, Vertragen en Opvolgen (OSVO). Daarnaast gelden de volgende eisen: Sterke buitenschil: gebruik van inbraak werende deuren en ramen (bijv. SKG*** of NEN 5096-norm en glasfolie tegen inslagen). Sluitplan: mechanische en elektronische sluitsystemen afgestemd op autorisatieniveaus.

Het gebouw moet zijn voorzien van een gedegen inbraakbeveiligingssysteem dat voor gedeelten van het gebouw separaat moet kunnen worden uitgeschakeld. Camerabewaking (CCTV): hoge resolutie camera’s op strategische plekken, gekoppeld aan een meldkamer. Intercomsystemen: bij entrees voor identiteitscontrole en veilige toegang. Bezoekersregistratie: alle bezoekers dienen zich aan te melden en te Bezoekersregistratie: identificeren bij binnenkomst. Personeelsbadges: Personeelsbadges: medewerkers moeten zich kunnen identificeren met een badge of keycard. Separate zones: publieke, semipublieke en beveiligde zones moeten strikt Seperate gescheiden zijn.

22

De indeling van het gebouw dient de sociale controle zoveel mogelijk te activeren. Denk hierbij o.a. aan overzichtelijke ruimtes. Dit geldt ook voor de buitenruimtes rondom het gebouw, waarbij toegankelijkheid en verlichting zorgvuldig worden ontworpen. Daarnaast moet het pand voldoen aan alle vereisten voor brandveiligheid. Hierbij verwijzen we naar de volgende wet- en regelgeving: Besluit Bouwwerken Leefomgeving (BBL) voor brandveiligheid en constructie-eisen. NEN 5089 & NEN-EN 1627 voor inbraakwerendheid van deuren en ramen. BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) voor digitale veiligheid. AVG/GDPR voor bescherming van persoonsgegevens. In mei 2024 heeft een beveiligingscheck plaatsgevonden en hierin zijn enkele (bouwkundige) verbeterpunten genoemd. Deze dienen meegenomen te worden in het nieuwe ontwerp [1]. 6.2.6 Hygiëne Het gebouw moet zodanig kunnen worden gereinigd en onderhouden dat de bedrijfsprocessen en de gezondheid en veiligheid van de gebouwgebruikers niet nadelig worden beïnvloed. Ook moeten stroompunten strategisch en op logische wijze gepositioneerd zijn, zodat deze geen beperking bieden voor schoonmaakwerkzaamheden. De kabels moeten ook netjes zijn weggewerkt. 6.2.7 Afvalscheiding De verzamelplek voor afval is niet op de werkplekken maar in de pantry’s. Hier wordt afval gescheiden in rest, papier en plastic.

Aan de voorzijde van het stadhuis, buiten, zijn ondergrondse containers geplaatst voor de inzameling van afval (rest, papier en plastic). De containers zijn alleen te openen met een sleutel. In de binnentuin, bij het noodaggregaat, staan 2 grote 240 l containers voor de inzameling van koffieprut. Voor het vernietigen van vertrouwelijk papier worden op meerdere plekken containers van 360L geplaatst. Als het bouwarchief terugkomt, is het wenselijk dat een vertrouwelijk papier container beneden geplaats kan worden (middels Doetinchem Harderwijk een lift).

[1] Beveiligingsconcept gemeentehuis (vd Hoogen, mei 2024)

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

6.2.8 Calamiteiten De gebouwgebruikers moeten voldoende tijd en adequate vluchtmogelijkheden hebben om het gebouw te verlaten in geval van brand, rookontwikkeling, wateroverlast en andere calamiteiten. 6.3 Kantooromgeving Voor het bepalen van het aantal werkplekken wordt uitgegaan van 305 medewerkers x 0,65. (peildatum 1 januari 2025) aangevuld met een opslag van 2% voor externe inhuur. Vervolgens is aan de hand van een werkstijlanalyse een verdeling gemaakt over de soort werkplekken. Daarnaast worden centraal op etageniveau of vleugelniveau aanlandplekken, belcellen, overlegruimtes van verschillende groottes en projectruimtes gecreëerd. Op basis van de analyse komen we tot de volgende verdeling. Toegewezen werkplekken Burgemeester Wethouders Bodekamer en servicedesk Receptie Publiekszaken HR KCC Subtotaal Open werkplek (incl. externe inhuur) Halfopen werkplek Gesloten werkplek Subtotaal Totaal aantal arbo werkplekken Aanlandplekken Belcellen (1 persoon staand) Concentratiewerkplekken (1 persoon zittend)

1 4 3 1 8 2 5

119 48 12

16 5 6

Overige werkplekken

24

179 203

27

Voor de nadere uitwerking zie bijlage 3 ‘Werkplekanalyse’.

23

6.4 Vergaderplekken De vergaderplekken bevinden zich zowel in het openbare gedeelte als in het kantoorgedeelte. We maken onderscheid tussen 3 vergaderzones: In het openbare gedeelte: hier vinden zowel externe als interne overleggen plaats. In het beveiligde kantoorgedeelte: hier vinden alleen interne overleggen plaats. Bestuurskamers in het beveiligde deel (kamers burgemeester en wethouders): hier vinden zowel interne als externe overleggen plaats. Omdat deze niet continu beschikbaar zijn, tellen we deze niet mee in het totaal aantal gewenste vergaderruimtes. Voor het bepalen van het aantal vergaderruimtes is in januari 2025 een analyse uitgevoerd over de geplande vergaderingen via de registraties in het selfserviceportaal (zie bijlage 4). Op basis van de analyse komen we tot de volgende verdeling: BG

Vloer 1

Vloer 2

Totaal

3 1

2 2

1

2

3 2 1 2

8 5 1 5

Vergaderen intern: 2-4 personen (pods en overig) 5-8 personen 9-12 personen Informele vergaderplekken (pantry) Vergaderen extern: 2-4 personen 5-8 personen 9-20 personen Raadzaal Werkcafé en restaurant

5 3 1 10

2 1

5 3 3 1 10

6.4.1. Faciliteiten spreekkamers vergadercentrum Akoestiek en privacy: - Spreekkamers moeten voldoende privacy bieden. Ook hier is goede akoestiek belangrijk. - Er moet voldoende afstand zijn tot de wachtruimtes en de receptie om de privacy te waarborgen.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Klimaatbeheersing: - Goede ventilatie (dit ontbreekt nu en de ramen kunnen niet open). - Denk ook aan klimaatbeheersing bij de spreekkamers aan de zonkant. Hoe houden we dit beheersbaar? Verlichting: - De verlichting bij publiekzaken biedt nu in de winter te weinig licht. Mensen moeten in de hal wel een formulier kunnen lezen, ook bij avondopenstelling. - Verlichting is in de winter op dit moment in het stadhuis te donker. Het moet van buiten duidelijk zichtbaar zijn dat we open zijn. - Graag aandacht voor de lichtinval bij de vergaderruimtes waar de nieuwe afscheiding komt, maar ook aan de voorkant. Het zou mooi zijn dat er wel voldoende rechtstreekse daglichttoetreding blijft in de hal, bij de servicedesk en op de route naar de vergaderruimtes. Overig: - De vergaderruimtes/spreekkamers hebben een nummer of naam (gekoppeld aan Oldenzaal) met duidelijke bewegwijzering. - In het vergadercentrum moet een koffieapparaat met servies komen (geen pantry) - Comfortabel meubilair in de vergaderruimtes. Diversiteit aan meubilair (met en zonder armleuningen). - Zowel de vergaderruimtes in het openbare deel als de meeste kamers voor intern gebruik beschikken over een reserveringssysteem met bordjes bij de deur die met groen/rood aangeven wat beschikbaar is en bij no show na x minuten weer vrijgegeven worden. - Alle vergaderruimtes in het openbare deel zijn voorzien van een alarmknop.

- In alle vergaderruimtes intern en extern is aansluiting voor AV-middelen aanwezig: stroom, usb en UTP. Te zijner tijd bepalen we waar AVmiddelen geplaatst worden. De privacy (inkijk) van de schermen moet wel geborgd zijn. - We maken gebruik van ronde tafels in de vergaderruimtes met AVmiddelen in verband met camerabereik (plectrumtafels). - Alle vergaderruimtes in het openbare deel m.u.v. de beveiligde spreekkamer zijn afsluitbaar met een sleutel (bijvoorbeeld voor in de verkiezingsperiode).

24

7. Functioneel programma - Er is vaste raambekleding in het vergadercentrum zodat er een uniforme uitstraling is naar buiten (nu hangt het scheef, her en der open of dicht). - Van de kleine en middelgrote spreekkamers voor intern gebruik wordt van elke categorie 1 huiselijk en 1 voor kinderen ingericht. - Eén spreekkamer wordt ingericht als beveiligde spreekkamer (zie 7.1.8).

7.1 Publieksfunctie 7.1.1 Receptie

Dit plan richt zich op het optimaliseren van de receptie, wachtruimtes en aanvullende faciliteiten binnen het stadhuis. Hier worden bezoekers ontvangen en doorverwezen naar de juiste afdeling. De aanmeldzuil voor bezoekers moet op een logische plek in de looproute van de bezoeker staan, bijvoorbeeld aan de rechterkant bij de ingang, vóór de receptie. Er dient nagedacht te worden over de stroomvoorziening (elektriciteitspunten, UTP of vloerpotjes) voor deze zuil, zodat deze verplaatsbaar is. Het moet voor bezoekers meteen duidelijk zijn waarvoor de zuil dient. De receptie wordt centraal in de hal gepositioneerd en krijgt een lichte verhoging, zodat de zittende medewerker op ooghoogte is met de staande bezoeker. Voor toegankelijkheid wordt een verlaagd plankje toegevoegd voor kinderen en rolstoelgebruikers, met een glad oppervlak om een handtekening te kunnen zetten. De locatie wordt zo gekozen dat deze buiten de looproute naar de kantine en toiletten valt. Bewegwijzering geeft duidelijk aan waar bezoekers moeten zijn. 7.1.2 Wachtruimte De wachtruimte wordt comfortabel en met voldoende privacy ingericht. Er is minimaal één wachtruimte voor zowel bezoekers publiekszaken als voor het vergadercentrum. De wachtruimte dient zo gepositioneerd te worden dat er voldoende privacy is voor bezoekers en dat deze niet in de directe looplijn van medewerkers naar de deur van de vleugel staat.

De wachtruimte is voorzien van een leestafel met in de nabije omgeving de mogelijkheid voor koffie/thee en water. Verder worden stroomvoorzieningen toegevoegd om bijvoorbeeld telefoons op te laden en eventueel een pc met internet te plaatsen. Groene afscheidingen zorgen voor een aangename, rustgevende omgeving. Er is een oproepscherm aanwezig voor publiekszaken gekoppeld aan narrowcasting. Het moet mogelijk zijn om via een stream en een beeldscherm een vergadering in de hal uit te zenden. In de hal is muziek te horen, met name bij de wachtruimte om de privacy van andere gesprekken te versterken.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

25

De wachtruimte wordt voorzien van een speelhoek voor kinderen. Deze wordt zo ontworpen dat deze geen overmatig lawaai veroorzaakt. Er komen voorzieningen zoals bijvoorbeeld een tv met kindvriendelijke filmpjes, een interactief scherm zoals in supermarkten en/of speelse elementen zoals een lachspiegel (de "glimlach van Oldenzaal"). Dit draagt bij aan een kindvriendelijke en toegankelijke wachtruimte.

Dit biedt de mogelijkheid om de balies buiten openingstijden volledig af te sluiten en de balie ook als werkplek te gebruiken. Het voorkeurspatroon is om geen gesloten rolluiken te gebruiken, maar in plaats daarvan een doorzichtig systeem (voorbeeld Dinkelland) dat per balie neergelaten kan worden om duidelijk zichtbaar te maken hoeveel balies geopend zijn. Dit systeem kan ook nuttig zijn, zodat een balie als vaste werkplek kan worden gebruikt zonder gestoord te worden door bezoekers.

7.1.3 Balies Publiekszaken Bij het ontwerp van de werkruimte voor Publiekszaken speelt akoestiek een belangrijke rol. In de huidige situatie is er vaak overlast door geluid vanuit de hal, dus het inzetten van akoestische materialen is noodzakelijk om zowel de geluidsbeheersing te verbeteren als de privacy te waarborgen. Veiligheid en privacy blijven belangrijke aandachtspunten in de herinrichting van de ruimte. Er dient voldoende afstand te zijn tussen de balies, zodat klanten elkaar niet kunnen horen, bijvoorbeeld door het plaatsen van scheidingswanden. Daarnaast moet er voldoende afstand zijn tussen de balies en de wachtruimte om geluidsoverlast te minimaliseren. Het is eveneens van belang dat tussen de balies en de backoffice een wand of barrière komt, zodat bezoekers niet kunnen horen wat op de werkplekken in de backoffice wordt besproken. Wel moet er zicht/contact blijven tussen de balies en de backoffice voor het geval van escalaties, wat ook wordt ondersteund door een knopalarmering bij de balies zelf. De voorkeur gaat uit naar 3 zitbalies (waarvan één toegankelijk is voor mindervaliden of rolstoelgebruikers). Balies moeten niet of moeilijk overklimbaar zijn. Bij deze zitbalies moet voldoende afstand zijn tussen de klant en medewerker.

Bij de balies is extra aandacht nodig voor de privacy van bezoekers, vooral bij balie 1, waar passerende personen richting balie 2 of 3 de discretie kunnen verstoren. Dit vraagt om een doordachte opstelling of afscherming. Optioneel is er auditieve ondersteuning door middel van een ringleiding. Daarnaast is er de wens dat een scherm kan worden neergelaten wanneer de balies gesloten zijn.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Ook is het belangrijk dat medewerkers in de backoffice en de spreekkamer niet achter een volledig doorzichtige glazen wand zitten in verband met privacy en om een comfortabele werksfeer te waarborgen. De bovenkant van de balie moet glad zijn, zodat er geen belemmeringen zijn om een goede handtekening te zetten. Idealiter is er een spreekkamer nabij de publiekszakenbalies, zodat medewerkers dicht bij een printer met aktepapier in de backoffice kunnen zitten. Er is een aansluiting voor een contant geld machine in de hal nabij publiekszaken. Te zijner tijd bekijken we of we dit gaan inzetten. 7.1.4 Raadzaal / trouwzaal De raadzaal is het huis van de democratie maar heeft daarnaast ook de functie van trouwen en vergaderen. Voor de raadsvergaderingen zijn de benodigde audiovisuele middelen aanwezig (zie ook hoofdstuk 8). De huidige technische faciliteiten zoals led scherm, spreekposten, regelbare verlichting en de ringleiding moeten in elk geval terugkomen. De voorzitter en de wethouders zitten aan de kant van de beveiligde zone en daar is een alarmknop aanwezig. Het publiek dient, om logistieke- en veiligheidsredenen, op korte afstand van de hoofdentree te worden geplaatst. Het publiek moet het politiek proces goed kunnen volgen. Er zijn schermen aanwezig die vanuit iedere positie zichtbaar zijn. Er is plek voor 23 raadsleden (met optie van uitbreiding van 2).

Daarnaast is er plek voor de burgemeester en wethouders, de pers en de bodes. De publieke tribune moet minimaal 25-30 plekken bevatten. Daarnaast is er plek voor medewerkers die de vergadering bijwonen aan de zijde waar ook de voorzitter zit, ongeveer 10 plaatsen of meer waar mogelijk.

26

Er is een kapstok voor jassen in het openbare deel. De portretten van koning Willem Alexander en koningin Maxima moeten terugkomen. We willen de raadzaal graag meer betrekken bij de hal, eventueel door een glazen wand aan de zijde van de hal aan te brengen. Multifunctionaliteit van de raadzaal Door binnen de kring van de vergadertafels voor de raad een informele bank te plaatsen met eventueel tafeltjes en stoeltjes (makkelijk verplaatsbaar en te stapelen) is de ruimte multifunctioneel in te zetten. Verplaatsbare stoelen voor het bruidspaar zorgen voor de juiste ambiance bij een huwelijk. Er moet daarom ook muziek kunnen worden afgespeeld in de raadzaal. In crisissituaties is de raadzaal de ruimte waar persconferenties worden gehouden. 7.1.5 Vergaderruimte (voor politiek forum) Het moet mogelijk zijn om op 2 plekken in het stadhuis tegelijkertijd politiek forum te kunnen houden. Hiervoor is naast de raadzaal een 2e vergaderruimte in het openbare deel ingericht met de benodigde audiovisuele middelen (16 personen). Het is mogelijk om ‘een tribune’ bij deze ruimte aan te trekken. Maar deze naastgelegen ruimte moet ook apart inzetbaar zijn als vergaderruimte. Bijvoorbeeld door een flexibele wand die zorgt voor een goede scheiding ook qua akoestiek.

7.1.6 Fractiekamers (in combinatie met vergadercentrum) De fracties (op dit moment 7 politieke partijen) kunnen gebruik maken van de diverse spreekkamers in het openbare deel. Toekenning gebeurt op basis van het aantal zetels en dit wordt voor de avonden in het reserveringssysteem vastgelegd. Er blijft 1 grote spreekkamer beschikbaar voor politieke partijen om te reserveren als zij op enig moment een grotere ruimte nodig hebben. Afhankelijk van de behoefte van de politieke partijen worden er kasten geplaatst. 7.1.7 Bestuursgedeelte Belangrijk is dat het stadhuis de identiteit van Oldenzaal uitstraalt. We beschikken over een aantal items die hieraan bijdragen. Het is de bedoeling dat deze bij de herinrichting worden meegenomen. We maken

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

een onderscheid in items die in de stadhuishal terug kunnen komen en historische spullen die in het bestuursgedeelte geplaatst kunnen worden. Stadhuishal: Boeskoolmenneke 2 kunstwerken van Jan Schoenmaker Kaarten van de vesting Oldenzaal (80-jarige oorlog) Bestuursgedeelte: Bord raadzaal Stoel burgemeester Waller Zwaarden Kist en kast Vaandel en kloot historische klootschietvereniging Ootmarsum – Oldenzaal Portretgalerij burgemeesters Presentatieplek relatiegeschenken 7.1.8 Beveiligde spreekkamer Er is 1 beveiligde spreekkamer. Een bureau deelt de ruimte in 2 delen, waarbij een deel opgeklapt kan worden. Zo kan de medewerker samen met de bezoeker vanuit de bezoekerskant naar binnen. Er is een alarmknop. De medewerker kan ook via de achterkant naar binnen en in noodgevallen via deze zijde vluchten naar de beveiligde zone. De deur aan de medewerkerskant heeft een draaislot aan de buitenkant, die de medewerker op slot kan draaien in geval van nood. Voor de inrichting van de beveiligde spreekkamer maken we gebruik van uitgangspunten voor een ‘stress sensitieve inrichting [1]’. Het interieur is huiselijk en ondersteunt de functie van spreekkamer. Maak gebruik van natuur en groen, bijvoorbeeld in kunst en gebruik warme lichtpunten. 7.1.9 Werkcafé De keuze voor een werkcafé heeft een bredere impact op de dynamiek in de hal. Het draagt bij aan het creëren van reuring.

Vanuit de visie op het stadhuis als ontmoetingsplek is het gewenst dat de hal een levendige uitstraling krijgt, wat pleit voor de realisatie van een werkcafé als centrale ontmoetingsruimte. [1] Stress-sensitieve inrichting | Hogeschool Utrecht (hu.nl) Stress sensitief inrichten literatuurstudie.pdf

27

Het werkcafé is te gebruiken als informele overlegplek of aanlandplek voor 1 tot 4 personen. Hoewel het een open setting is, moet door middel van akoestische middelen voorkomen worden dat gesprekken in de hele hal te horen zijn. Er is muziek te horen om de privacy te versterken. Het werkcafé straalt een informele/huiselijke sfeer uit. In het werkcafé of voor de afscheiding van het werkcafé wordt gebruik gemaakt van planten. Er is een koffievoorziening aanwezig. Het klimaat is aangenaam om te verblijven. Vanaf de werkplekken is het mogelijk om je laptop of telefoon op te laden (stroom en usb aansluitingen). Het meubilair is makkelijk te verplaatsen bij evenementen of kan hiervoor ook ingezet worden. 7.1.10 Bedrijfsrestaurant inclusief keuken Het bedrijfsrestaurant is te gebruiken voor medewerkers van de gemeente Oldenzaal. Inwoners kunnen geen gebruik maken van het bedrijfsrestaurant, tenzij ze als gast worden uitgenodigd. Buiten de lunchtijd is het bedrijfsrestaurant te gebruiken als informele overlegplek of aanlandplek. Er zijn zitjes van 4 – 8 personen. Het bedrijfsrestaurant straalt een informele/huiselijke sfeer uit. Er is voldoende groen aanwezig. Er is een koffievoorziening. De automaat dient dusdanig gepositioneerd te zijn dat collega’s ook zelf een kopje koffie kunnen pakken (selfservice). Naast de automaat dient plek te zijn voor schoon serviesgoed en ingrediënten.

Idealiter is onder de automaat een opslagmogelijkheid aanwezig voor een kleine voorraad thee, koffiebonen, melk, suiker etc. In de nabijheid van de automaat dient een regaalwagen geplaats te worden voor het vuile serviesgoed. Mogelijkheid tot scheiden van afval. Ook is er ruimte voor een professionele koelkast met glazen deur (595 b x 614 d x 1600 h). Het klimaat is aangenaam om te verblijven. Het is mogelijk om je laptop of telefoon op te laden (stroom en usb aansluitingen). Het bedrijfsrestaurant wordt uitgebaat door een cateraar. De keuken en het bedrijfsrestaurant worden daarnaast door de koffiedames gebruikt als uitvalsbasis. Zij verzorgen de koffiereserveringen voor het college, de raad en het vergadercentrum vanuit het bedrijfsrestaurant. Idealiter is het bereidingsgedeelte op te delen in 2 gedeelten: cateraar en gemeente Oldenzaal. De voorkeur gaat uit naar open-keuken of afscheiding via een flexibele wand die zorgt voor dan wel een afgesloten of een open geheel.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Er moet een uitgifte balie zijn voorzien van diverse stroompunten, datapunt voor kassa, 2 x warmhoudlampen, koudeplaat/koeling en minimaal 6 strekkende meter balie voor uitgifte van broodjes, soepen, beleg, serviesgoed en droge kruidenierswaren. uitgifte Balie voorkant huidig: 740 x 120 cm; werkblad keuken = 400 cm. Er is een eenvoudige keukenuitrusting aanwezig, waarin zowel warme als koude lunchgerechten bereid kunnen worden. De volgende functies moeten aanwezig zijn: 1 professionele vriezer 1 professionele koelkast 1 Unox of andersoortige heteluchtoven 1 ijsblokjes machine 1 frituur 2 kookpitten tenminste 3 a 4 strekkende meter werkruimte mogelijkheid tot opslaan van ingrediënten en voorraad professionele afzuigingsinstallatie, doorschuifvaatwasser (huidige hobart 4 strekkende meter) 1 dubbele koffiezetmachine 1 theemachine grote dubbeldeurskast voor o.a. serviesgoed, koffie, thee en kannen De keuken moet voldoen aan wettelijke eisen: HACCP-regels en voldoen aan de Warenwet (hygiënecodes, bijvoorbeeld schoon-vuil gescheiden, vloeren- en wanden afneembaar), Arbowetgeving in de horeca en keukens, Brandveiligheid en afzuiging regelgeving (denk ook aan milieueisen, bijvoorbeeld van vetvangpunt of rookgasafvoer). Het bedrijfsrestaurant wordt aangekleed met een boekenkast. Afdelingsliteratuur en naslagwerken kunnen hier centraal worden opgeslagen.

Er is een tv-scherm die vanuit de verschillende tafels goed zichtbaar is. Deze is in te zetten bij presentaties zoals de lunchspiratie en ook voor standaard narrowcasting.

28

7.2 Kantoorfunctie Op basis van de verschillende werksoorten zijn hierna de relevante werkplektypen toegelicht. Het is een algemene wens om verlichting en temperatuur zelf bij te kunnen stellen met bijvoorbeeld dimmers. Een belangrijk aandachtspunt in het totale gebouw is de akoestiek. 7.2.1 Arbo-werkplek Een Arbo-werkplek is een individuele werkplek in een open of gesloten ruimte, welke voldoet aan de nieuwste Arbo-eisen. Deze werkplek is bedoeld voor algemeen bureauwerk, zoals repeterende taken of het uitwerken van documenten. Deze werkplekken kunnen gevoelig zijn voor claimgedrag, waardoor het belangrijk is om duidelijke richtlijnen op te stellen over (semi)permanent gebruik, bijvoorbeeld voor medewerkers met repeterende werkzaamheden. Voor extra privacy en rust kan optioneel worden gekozen voor een iets hogere afscherming aan de zijde van de verkeersruimte. Een Arbo-werkplek bestaat uit: in hoogte verstelbaar bureau van 90 x 1.80 m of indien mogelijk 1.60 m (bij voorkeur zit-sta) bureaustoel 2 x 24 inch beeldschermen (met ingebouwde dockingstation) incl. toetsenbord en muis 7.2.2 Stiltewerkplekken Stiltewerkplekken liggen in een afgesloten ruimte met maximaal 4 bureauwerkplekken. Deze werkplekken zijn bedoeld om zonder veel afleiding te kunnen werken zonder dat hiervoor uiterste concentratie of vertrouwelijkheid nodig is.

De ruimte is eveneens geschikt voor medewerkers die behoefte hebben aan een prikkelarme omgeving, zonder dat ze hiervoor altijd alleen zouden moeten zitten. Deze werkplekken zijn extra gevoelig voor claimgedrag, dus het is belangrijk om duidelijk afspraken te maken over het gebruik van de ruimte. De werkplekken worden zoveel mogelijk aan het einde van een werkgebied gesitueerd en maken onderdeel uit van de muis-zone.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

7.2.3 Overlegplekken (intern versus extern) Een overlegruimte met faciliteiten voor online-overleg is een gesloten ruimte voor 2 tot 4 personen, bedoeld voor kortdurend overleg, geconcentreerd werken en online-overleggen. Het is van belang dat overlegplekken beschikbaar zijn binnen én buiten de beveiligde zone. Er komt een mix tussen vrije inloop en te reserveren vergaderruimtes. Op dit moment maken we gebruik van 2 pods: 1 tweepersoons-unit: B 215 cm, H 230, D 90 en 1 vierpersoons-unit: B 215 cm, H 230, D 139. Deze kunnen opnieuw ingezet worden en aangevuld worden met nieuwe pods die aansluiten bij deze lijn. Het is niet nodig dat alle overlegplekken in de vorm van een pod ingericht worden. Wat betreft techniek en kwaliteit moet de meubelopstelling voorzien zijn van één of meerdere geïntegreerde camera’s en grote beeldschermen. De techniek is een belangrijk aandachtspunt voor de tevredenheid van gebruikers; gebruiksgemak, duidelijke instructies en up-to-date apparatuur zijn hierbij cruciaal voor een onlineoverleg. Bij de plaatsing van de setting is het belangrijk om aandacht te besteden aan de zichtbaarheid en het kijkcomfort van de beeldschermen. Een zekere mate van afscherming kan bijdragen aan de privacy van zowel de online-overlegdeelnemers als de gebruikers van aangrenzende ruimtes.

Daarnaast moeten er voldoende en goed bereikbare stroom- en dataaansluitingen aanwezig zijn, zodat laptops en tablets gemakkelijk kunnen worden aangesloten.

29

7.2.4 Concentratiewerkplekken Een concentratiewerkplek is een gesloten ruimte voor 1 persoon, speciaal ontworpen voor activiteiten die concentratie of vertrouwelijkheid vereisen. Het is geen Arbo-werkplek. Ze zijn bedoeld voor kortdurend gebruik (maximaal 2 uur). Ook kunnen ze gebruikt worden voor kortdurend online-overleg. De concentratie werkplek moet zo goed mogelijk visueel en auditief afgeschermd zijn om storende invloeden te minimaliseren. De werkplekken zelf maken onderdeel uit van de muis-zone. De eventueel nieuw aan te schaffen concentratiewerkplekken sluiten bij voorkeur aan bij de bestaande types (Hush). Er zijn op dit moment 3 x eenpersoon pods (B 124,4 cm, H 223, D 900). Deze kunnen meegenomen worden naar de nieuwe inrichting.

7.2.6 Projectplekken/ projectruimtes Naast aparte projectruimtes kunnen bepaalde werkplekken ook als projectplek aangewezen worden. Hieronder verstaan we open werkplekken in de bruis zone die zijn bedoeld om samen te werken. Er zijn voorzieningen om te brainstormen, zoals bijvoorbeeld een whiteboard. Ze brengen levendigheid en bevinden zich daarom in de buurt van de pantry. 7.2.7 Aanlandplekken

7.2.5 Projectruimte De projectkamers worden deels gecombineerd met een werkruimte en maken daarmee onderdeel uit van de werkplekken, maar bieden ook de gelegenheid om te overleggen. Het is wel belangrijk dat de indeling eenvoudig kan worden aangepast aan de verschillende projectbehoeften of activiteiten. De projectkamers zijn voorzien van een groot scherm, interactief digitaal bord, whiteboard, flipover en/of een beschrijfbare wand. Er zijn voldoende stopcontacten en oplaadpunten voor elektronische apparaten. Om te zorgen voor een opgeruimde kamer zijn er kasten om spullen in op te slaan. De uitstraling van de kamers is door het kleur en materiaalgebruik inspirerend. De bestaande pingpongtafel kan hier geplaatst worden. Bijvoorbeeld de ruimte achter de raadzaal op de 1e verdieping en 1 op de 2de verdieping (nog nader aan te wijzen).

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Een aanlandplek is een werkplek in de open ruimte, bedoeld voor kortstondig algemeen bureauwerk, zoals het lezen van e-mail of documenten. De werkplekken voldoen niet aan de Arbo-eisen. Deze werkplekken zijn door hun aard en beperkte faciliteiten, zoals het ontbreken van een beeldscherm, vrijwel niet gevoelig voor claimgedrag. Wat betreft de uitvoering zijn er verschillende mogelijkheden, van een eenvoudige tafel tot een barachtige opstelling met barkrukken. Ook een tafel in de huiskamer kan als een aanlandplek worden beschouwd, mits voorzien van stroompunten voor elektrische apparatuur. Ze passen zowel in de bruis- als ruiszone. 7.2.8 Belcellen Belcellen zijn 1-persoonscellen specifiek bedoeld om te bellen. Ze zijn bedoeld voor kortdurend gebruik. Om die reden worden ze als staplek uitgevoerd. Wel is er een plateau waarop een laptop kan staan en heeft een stroom en usb aansluiting. De werkplekken maken onderdeel uit van de ruis-zone.

30

7.2.9 Pantry De pantry is een ruimte die is uitgerust met voorzieningen om te ontmoeten, eten en drinken. Het is de huiskamer van de vleugel. De ruimte is bedoeld om even los te komen van het werk en om informele ontmoetingen te faciliteren, een verjaardag te vieren etc., oftewel als ankerpunt in de werkdag. Het biedt ook de mogelijkheid om even te ontspannen tussen twee vergaderingen door. Wat betreft indeling en inrichting is de pantry een open ontmoetingsruimte met comfortabel meubilair en/of een grote (stam)tafel. Enige afscherming is wenselijk om visuele en akoestische privacy te waarborgen en de sfeer te onderscheiden van de omringende ruimte. De pantry draagt bij aan het creëren van een natuurlijke ontmoetingsplek binnen de werkomgeving. De pantry’s beschikken over een koffieautomaat, koelkast (tafelmodel) en spoelgelegenheid (warm en koud water). Er zijn tappunten waarbij naast een wasbak, ook een bekerspoeler aanwezig is. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen beker of mok. Er is kastruimte voor de opslag van persoonlijke bekers en beperkte voorraad koffie en andere benodigdheden zoals suiker en melk. Ook is er plek voor gescheiden afval: rest, papier en plastic. De materiaalkeuze is van groot belang, zowel voor de sfeer en uitstraling van de ruimte als voor het gebruiksgemak.

Het is belangrijk dat het materiaal makkelijk schoon te houden is en bestand is tegen intensief gebruik. Gebruiksafspraken, zoals voor schoonmaak, het omgaan met vuile kopjes en bevoorrading zijn raadzaam om de ruimte goed te laten functioneren. Per werkgebied is er een pantry; 1 x begane grond, 2 x 1e en 2de verdieping (totaal 5). De pantry maakt deel uit van de bruis zone.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

7.3 Overige functies 7.3.1 Collegekamer Er komt geen aparte collegekamer. Eén van de vergaderruimtes in het bestuurscentrum, niet zijnde de kamer van de burgemeester, wordt uitgerust als collegekamer. De kamer wordt ingericht als vergaderruimte voor 8-10 personen en voorzien van AV-middelen. 7.3.2 Bodekamer/servicedesk De bodekamer fungeert als centrale plek. Van hieruit werken de bodes maar het is ook de plek waar de servicedesk ondergebracht is. Daglicht is op deze plek een aandachtspunt, omdat het om een inpandige ruimte gaat. Aan de kant van het vergadercentrum wordt een uitgiftebalie voor de servicedesk gecreëerd. Het loket voor de servicedesk moet bij geen bezetting afgesloten kunnen worden om de beveiligde zone in stand te houden. De bodekamer doet ook dienst als verzamelplek voor het AIT-team en de BHV en alarmkast. De bodekamer is niet meer vrij toegankelijk vanuit de hal voor inwoners en leveranciers. In de bodekamer zijn voldoende kasten voor de eerste benodigdheden van de bodes en de servicedesk waaronder de relatiegeschenken. De gangen naar de opslagruimte zijn minimaal 120 cm breed (palletbreedte) en voorzien van schuifdeuren. Hier is een scherm aanwezig met de camerabeelden. 7.3.3 Repro De bestaande apparatuur wordt geplaatst in de nieuwe reproruimte. De repro moet toegankelijk zijn met een palletwagen, bij voorkeur via een schuifdeur.

In deze ruimte moet plek zijn voor: 4 pallets naast elkaar 500 x 120 snijmachine 1 80x100 vouwmachine 120 x 90 snijmachine 2 180 x 50 plotter 210 x 90 kopieermachine 170 x 70 enveloppeermachine 130 x 50 bureau voor inbinden en plastificeren 180 x 80 werkbureau 180 x 80

31

4 kasten 45 x 120 planken boven de apparaten 7.3.4 Opslag Verdeeld over het pand moet er voldoende opslagruimte gecreëerd worden:

Huidige ruimte

Inventaris

Opmerking

Eisen

Optie nieuwe stadhuis

Achter / onder de trap

Tafels en stoelen Ladder

Tijdelijke opslag voor evenementen

Goed bereikbaar vanaf begane grond. Bereikbaar met palletwagen Bij voorkeur bereikbaar via een brede schuifdeur

Stoelenopslag 4 x5 m

Repro

5 machines Papieropslag (4 envelopppen) Enveloppen 2 à 3 kasten Bureau Aflegtafel Overige appratuur

Bereikbaar door bodes en beperkt aantal collega's

Op de begane grond. Bereikbaar met palletwagen. Bij voorkeur bereikbaar via een brede schuifdeur.

Bestaande repro blijft op de begane grond. Ruimte kan kleiner en gecombineerd worden met andere opslagbehoefte. Zorgen voor voldoende kasten en schappen.

0.50

Opslag handdoeken (3 containers)

Schoonmaak en bodes

Begane grond of bereikbaar met lift

Mogelijke optie is ruimte onder de trap of stoelenopslag

Kan voor groot deel opgeruimd worden

De technische ruimte mag niet gebruikt worden als opslagruimte.

Kelder 1 technische ruimte 1 en 2

Diverse spullen

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Niet te gebruiken als opslag

32

Huidige ruimte

Inventaris

Opmerking

Kelder 1 carnavalshok

Spullen voor carnaval

Kan efficiënter ingericht worden

Opslagruimte inrichten met schappen.

Kelder 1 sporthok

Allerlei spullen voor sportevenementen

Kan voor een groot deel opgeruimd worden

idem

Diverse spullen

Kan voor een groot deel opgeruimd en efficiënter ingericht worden

idem

Kelder 1 Vrije ruimte

Oude Raad/leeskamer (ruimte achter de raadzaal)

Voorraad voor koffiedames Carnavalsjassen Diverse spullen

Gereedschapshok bij bodekamer

Eerste benodigdheden voor klussen

Kelder 2 Werkplaats

Kelder 2 Kunstopslag

Werkbank Gereedschap

Kunstopslag

Kan voor een groot deel opgeruimd en verplaatst worden

Eisen

Optie nieuwe stadhuis

Begane grond of bereikbaar met lift.

Projectruimte

Ruimte dicht bij de bodekamer voor de eerste benodigdheden.

Deze ruimte wordt vergroot waardoor hier ook de opslag van communicatie toegevoegd kan worden.

Kleine werkplaats Ruimte moet blijven

Ruimte opnieuw inrichten met voldoende kastruimte / schappen.

Mogelijk op zoek naar een andere locatie i.s.m. Palthehuis à Carmen/Nienke

Afhankelijk van de mogelijkheid en de wens om dit ergens anders op te slaan.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

33

Huidige ruimte

2.19 Verkiezingskast

Inventaris

Opslag van verkiezingskoffers etc. Geen opslag van borden en grotere toebehoren

Opmerking

Eisen

Optie nieuwe stadhuis

Evt. te combineren met andere opslagruimte

Opslaan in een afsluitbare kast.

Kastruimte creëren binnen publiekszaken of aan de Lubeckstraat.

Diverse spullen

Kan voor een groot deel opgeruimd worden

Opslag van koffie, thee, wijn, bier en frisdrank

Voor dagelijks gebruik

In de buurt van de koffieautomaten en pantry.

Opslag in de keuken van het bedrijfsrestaurant.

Naast 2.15 kast

Flyers, banners en andere voorraad van communicatie

Beheer bij communicatie

Afsluitbare kast.

Niet te gebruiken als opslag

2.17 kast

Schoonmaakspullen

Gebruik door schoonmaak

Kan evt. gecombineerd worden met schoonmaakkast (zie hieronder).

Kluis 1e en 2de verdieping

1.18 Voorraadkast

Einde van de gang aangebouwde vleugel (2002) op elke verdieping nieuwe gedeelte

Schoonmaakkast Schoonmaakkar en toebehoren

Gebruik door schoonmaak

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Ruimte kan gebruikt worden als ruimte voor dossierkasten e.d.

Op elke etage een ruimte om de schoonmaakkar en toebehoren te stallen.

34

7.3.5 Gebedsruimte/lactatieruimte Volgens het Arbobesluit (artikel 3.48) en de Arbeidstijdenwet is de werkgever verplicht een werknemer met zuigeling de mogelijkheid te bieden om het werk te onderbreken voor het geven van borstvoeding of om moedermelk af te kolven. Hiervoor moet een geschikte, afgesloten ruimte beschikbaar zijn die aan de volgende voorwaarden voldoet: De ruimte moet van binnenuit afgesloten kunnen worden. De ruimte moet voldoende privacy bieden. De ruimte moet voldoende rustig en afgezonderd zijn. In de ruimte moet een gemakkelijke stoel staan. Voldoende verse lucht en een aangenaam klimaat. Niet te warm, niet te koud en tochtvrij. Het moet hygiënisch zijn. Er moet in de ruimte of vlak bij een koelkast zijn om de afgekolfde melk in te zetten. Vlak bij de ruimte moet een mogelijkheid zijn om flessen te steriliseren of goed te reinigen. Er zijn geen wettelijke eisen aan een gebedsruimte. De eisen die wij stellen zijn: De ruimte moet van binnenuit afgesloten kunnen worden. De ruimte moet voldoende privacy bieden. De ruimte moet voldoende rustig en afgezonderd zijn. De lichtsterkte is naar wens aan te passen en/of volledig te dimmen. Het moet hygiënisch zijn. Sommige geloven vereisen dat schoenen uitgetrokken worden voor het gebed, dus schone, droge vloeren en een plek om schoenen op te bergen zijn gewenst.

Gezien de intensiteit van het gebruik van de ruimtes kunnen deze 2 functies in 1 ruimte samengevoegd worden. 7.3.6 Archief Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen Overheidsorganen zijn verplicht hun blijvend te bewaren archiefbescheiden in een archiefruimte op te slaan. Blijvend te bewaren archiefbescheiden moeten na 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Daar blijven de stukken in principe voor eeuwig bewaard. Daarom stelt de regeling zwaardere eisen aan een archiefbewaarplaats dan aan een archiefruimte. In de Archiefregeling staan voorschriften voor het archief. De hoofdstukken 4, 5 en 6 zijn gebaseerd op artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 (wetten.nl Regeling - Archiefregeling - BWBR0027041). De regeling stelt op de volgende gebieden eisen aan archiefruimten: situering constructie brandveiligheid en brandpreventie preventie van wateroverlast inbraakpreventie klimaat inrichting Inspectie Het huidige archief heeft nog de code groen, maar de inspectie heeft al aangegeven dat er diverse verbeterpunten zijn. Bij verbouw wordt de lat hoger gelegd en verwacht de inspectie dat een aantal risico’s worden meegenomen. Archiefbewaarplaats Houten onderdelen in de ondervloer van de rolmechanismen zijn een probleem en moeten vervangen worden. In deze ruimte mogen zich geen houten materialen bevinden om overlast van plaagdiertjes te voorkomen. Dat betekent (als gevolg) ook dat we de draaistellingen moeten vervangen. De buitenmuur is hersteld met een plaat waardoor er een verbinding met buiten is ontstaan. Dit vergroot het risico op het binnendringen van vocht. Dit moet hersteld worden. Het materiaal van de plafonds is brandgevoelig en moet vervangen worden. Bij hoge temperaturen buiten wordt de temperatuur in de ruimte te hoog.

Daarom moet er een koelinstallatie aanwezig zijn. De huidige ventilatie voor luchtvochtigheid staat achter de archiefbewaarplaats in een heel klein hokje. Daar zouden we een koelinstallatie bovenop moeten plaatsen voor temperatuurbeheersing, maar daar is in de ruimte op dit moment onvoldoende plek voor.

35

Qua wateroverlast zag de inspecteur niet een groot risico, ook omdat de stellingen zelf op een kleine verhoging staan. Een ietwat verhoogde drempel is echter wel wenselijk. Brandblussers met schuim moeten vervangen worden. Leidingen moeten in het nieuwe plafond weggewerkt worden.

7.3.7 Bezoekersruimte archief De bestaande bezoekersruimte archief, die momenteel in de kelder is gesitueerd, komt daar te vervallen. Er komt geen specifieke bezoekersruimte. We maken gebruik van de reguliere vergaderruimtes in het openbare gebied. 7.3.8 Kunstopslag

Archiefruimte Er zit een boorgat aan de achterkant. Deze moet hersteld worden. Hier zijn de eisen minder streng omdat in deze ruimte geen permanent te bewaren stukken worden opgeslagen. Extra maatregelen bij verbouwing Zie ook bijgaande checklist Microsoft Word - Checklist archiefbewaarplaats 2020.docx Leidingen uit archief 1 (zoveel als mogelijk) verwijderen. De verwachting is dat er de komende jaren extra archief naar ons toe komt, dus ook rekening houden met extra ruimte. De wens is minimaal 3 extra stellingen tot maximaal 5. Met de komst van de nieuwe archiefwet is de verwachting dat elke archiefdienst ook over een quarantaine ruimte moet beschikken. Dit houdt in dat er een ruimte aanwezig moet zijn waar stukken die van buiten de archiefbewaarplaats komen, voor langere tijd neergelegd kunnen worden om ervoor te zorgen dat alle plaagdieren en schimmels uitgeroeid worden. Op dit moment is in het stadhuis van de gemeente Oldenzaal geen quarantaine ruimte aanwezig. Deze kan gerealiseerd worden in een deel van de huidige bezoekersruimte. NB: inmiddels is de nieuwe archiefwet aangenomen door de 2e Kamer. Dit kan nieuwe wijzigingen tot gevolg hebben.

De bestaande kunstopslag in de kelder wordt mogelijk verplaatst naar een ander locatie, buiten het stadhuis. 7.3.9 Fietsenkelder De bestaande fietsenkelder blijft intact. Als het bestaande archief niet terug wordt geplaatst biedt dit mogelijkheden om de bestaande fietsenkelder uit te breiden. In de kelder moeten voldoende stroompunten zijn voor het opladen van elektrische fietsen. 7.3.10 Douche/kleedruimte In de kelder zijn momenteel 2 damesdouches en 2 herendouches. Het aantal is voldoende en hoeft dus niet uitgebreid te worden. Wel is er sprake van stankoverlast. Dit moet opgelost worden. Er zijn een aantal lockers geplaatst. Het aantal is onvoldoende. De vraag is groter dan het aanbod. Het aantal lockers van deze afmeting moet uitgebreid worden. Ook is er behoefte aan een droogkast om natte handdoeken of kleding te laten drogen. 7.3.11 Werkplaats bodes In de kelder is een kleine ruimte ingericht als werkplaats voor de bodes. Deze ruimte is voorzien van een werkbank en wat gereedschap. Door de ruimte te voorzien van schappen en kasten kan deze ruimte efficiënter gebruikt worden.

In de archiefbewaarplaats is een vaste telefoonleiding aanwezig. De stuurgroep komt nog met een advies over het archief.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

36

7.4 Specifieke voorzieningen 7.4.1 Crisisorganisatie Op het moment dat zich een crisis voordoet wordt er een crisisorganisatie opgetuigd. Bestaande ruimten worden dan ingezet voor de crisisorganisatie. Hieraan zijn een aantal specifieke eisen gesteld.

Ruimte

Doel

Vergaderruimte voor politiek forum

Crisisteam

Bodekamer

Facilitair

Raadzaal

Pers

Kamer burgemeester

2 x vergaderruimtes in het bestuurscentrum

De crisisorganisatie is op 1 verdieping gecentreerd. Onderstaande ruimtes worden hiervoor beschikbaar gesteld (zie ook 8.1.8). Bij receptie of in bodekamer is een opbergruimte/kast voor informatiemateriaal crisisorganisatie (denk aan mappen).

Eisen

Minimaal 8 personen Ruimte moet afsluitbaar zijn AV-middelen, waarbij 2 aparte dongels om op de schermen 2 verschillende beelden te tonen NCV (noodlijn)

I.v.m. technische voorzieningen

NCV (noodlijn)

Minimaal 8 personen Ruimte moet afsluitbaar zijn AV-middelen

1 x grote ruimte

Minimaal 6 personen

5 x kleine ruimte

2-4 personen

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

37

7.4.2 Lockers, kasten en garderobe

7.4.5 Schoonmaakvoorzieningen

Lockers voor persoonlijke opslag zijn afsluitbare voorzieningen. Deze zijn per werkgebied beschikbaar voor het opbergen van persoonlijke spullen. De lockers zijn bedoeld voor het bewaren van de persoonlijke eigendommen van gebruikers. Bij het gebruik van lockers wordt gekozen voor persoonsongebonden opslag. Dit biedt meer flexibiliteit en efficiëntie, aangezien we niet met vlekken werken en niet alle gebruikers behoefte hebben aan persoonlijke opslagruimte. Hoewel het aantal kasten tot het minimum wordt beperkt kunnen in de werkgebieden/zones een beperkt aantal kasten worden geplaatst voor algemeen gebruik. Nabij de printers wordt een kast geplaatst voor papier/enveloppen/kantoorartikelen. Ook worden centraal per werkgebied kapstokken geplaatst. In de nabijheid van de raadzaal is eveneens de mogelijkheid om je jas op te hangen.

Iedere verdieping dient te beschikken over een schoonmaakruimte met plek voor ten minste 1 schoonmaakkar, een stofzuiger, wandstelling voor materialen en middelen, uitstortgootsteen met warm en koud water. Daarnaast voldoende stroomaansluitingen i.v.m. toekomstige robotisering. 7.4.6 Vending en koffiemachines Een koffiecorner of kantine kan leiden tot meer kruisbestuiving tussen teams en domeinen. Op de begane grond, nabij de kantine, het werkcafé en de vergaderruimten, dienen (nader te bepalen) vending machines geplaatst te worden. Hiervoor wordt een plek ontworpen met de benodigde aansluitingen, met verblijfsruimte daaromheen. Verder worden op de verdiepingen in de kantoorvleugels koffiepunten geplaatst. Koffie- en drankfaciliteiten worden zoveel mogelijk gecentreerd in de zogenaamde bruis-zone. Rondom de machines is voldoende prettige verblijfsruimte om ontmoeting te faciliteren.

7.4.3 Postkast Er komt een centrale postkast binnen de beveiligde zone. Elk team krijgt een eigen postvak. De postrondes komen hiermee te vervallen. Medewerkers kunnen de post meenemen uit de postkast. Deze moet op een centrale plek komen te staan. 7.4.4. Sanitair Zowel in het openbare als in het beveiligde gedeelte zijn voldoende toiletten. Op basis van het oude bouwbesluit is de eis 1 toilet op 15 medewerkers. Hoewel in het nieuwe bouwbesluit deze eis is komen te vervallen hanteren we deze eis. De toiletten zijn onderverdeeld in dames-, heren- en mindervalidentoiletten. In de toiletten zijn wasbakken en hangen zeepdispensers. Op de begane grond in het openbare gedeelte is een mindervalidentoilet te bereiken zonder helling. Daarnaast moet minimaal op de 1e verdieping ook een mindervalidentoilet komen. Bij voorkeur op elke verdieping. Het is een wens om in de nabijheid van de raadzaal een toiletgroep in het openbare gedeelte te hebben. Handen worden gedroogd met een handdoek op rol die herbruikbaar is.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

7.4.7 Aangepast meubilair Arbo aanpassingen voor specifieke medewerkers. Vanuit het principe van AGW zoekt een medewerker een werkplek die past bij de activiteiten van dat moment. Een aantal medewerkers heeft speciaal aangepaste Arbo-voorzieningen (stoel, bureau). Een aangepaste stoel moet ergens geplaatst kunnen worden. Persoonlijke muizen of toetsenborden kunnen medewerkers opslaan in een locker. Hierover moeten nadere werkafspraken worden gemaakt. Medewerkers die een Arbo-aangepast bureau hebben, krijgen in principe een vaste plek.

38

8. ICT 8.1 RDNG (Regionaal Data Netwerk Gemeenten) Het stadhuis moet redundant aangesloten worden op het Regionaal Data Netwerk Gemeenten (RDNG). RDNG is een beveiligde glasvezelverbinding die de verschillende stadhuizen in Twente met elkaar verbindt ten behoeve van veilig dataverkeer. We onderzoeken of de MER ruimte terug moet komen in het stadhuis of dat deze op een andere locatie wordt teruggeplaatst. Bij plaatsing in het stadhuis gelden onderstaande eisen: 8.2 MER (Main Equipment Room) De MER-ruimte fungeert als het centrale knooppunt van de ICTinfrastructuur en glasvezelverbindingen naar de SER-ruimtes. De ruimte moet voldoen aan strikte klimaat- en beveiligingseisen, zoals temperatuurregeling (koeling en ventilatie), branddetectie en waterdetectie. De ruimte moet voorzien zijn van ononderbroken stroomvoorziening (UPS) voor noodsituaties. Er moet voldoende fysieke ruimte beschikbaar zijn voor toekomstige uitbreiding van netwerk- en server-apparatuur. De ruimte heeft voldoende 230V- en krachtstroomaansluitingen. De ruimte kan worden afgesloten en is in principe alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel van IT-Hengelo. In de MER-ruimte moet een verhoogde vloer worden toegepast. De MER-ruimte wordt voorzien van voldoende geluidsisolatie. 8.3 ER (Secondary Equipment Room) Afhankelijk van de lengte van de kabels naar de werkplekken moeten er voldoende SER-ruimtes zijn.

De SER-ruimtes worden verbonden met de MER via redundante glasvezelbekabeling en bevatten switches voor bekabelde en draadloze netwerkverbindingen. De ruimte moet voldoen aan strikte klimaat- en beveiligingseisen, zoals temperatuurregeling (koeling en ventilatie), branddetectie en waterdetectie. De ruimte moet voorzien zijn van ononderbroken stroomvoorziening (UPS) voor noodsituaties. De ruimte kan worden afgesloten en is in principe alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel van IT-Hengelo.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

8.4 Patchkasten en Bekabeling Patchkasten moeten strategisch worden geplaatst binnen de SER-ruimtes en zijn voorzien van CAT 6a UTP-patchpanelen voor efficiënte kabelmanagement. Alle UTP-bekabeling vanuit werkplekken en andere netwerkapparatuur moet netjes worden afgemonteerd in deze patchkasten conform de plattegrond. Glasvezelpatchpanelen moeten worden geïnstalleerd voor snelle en storingsvrije backbone-verbindingen tussen de MER en SER-ruimtes. De patchkasten moeten goed toegankelijk zijn voor onderhoud en worden voorzien van een duidelijke labeling en documentatie. De patchkasten zijn van het merk Minkels. 8.5 Wifi/ draadloos internet Wi-Fi 6 moet worden toegepast voor draadloze connectiviteit in het gehele gebouw, inclusief bezoekersruimten. De Wi-Fi-infrastructuur omvat drie gescheiden netwerken: - Medewerkersnetwerk met beveiligde toegang. - Bezoekersnetwerk: Een gastennetwerk met tijdelijke inlogmogelijkheden. - Govroam-netwerk: Een landelijk overheids-Wi-Fi-netwerk voor externe medewerkers van andere overheidsinstanties met RADIUS-authenticatie. Alle Wi-Fi-netwerken zijn logisch gescheiden via VLAN-segmentatie en worden gemonitord via een cloud-managed Wi-Fi-platform. Access Points worden strategisch geplaatst op basis van een site survey/wifi-dekkingsonderzoek om optimale dekking te garanderen en dode zones te voorkomen.

Het draadloze netwerk in het nieuwe stadhuis moet hoge snelheden, betrouwbare dekking en beveiligde toegang bieden voor verschillende gebruikersgroepen. Seamless roaming wordt ondersteund, zodat gebruikers zonder onderbrekingen kunnen schakelen tussen access points. Wanneer je rondloopt door het kantoor, zorgt WiFi-apparatuur met seamless roaming ervoor dat de verbinding naadloos wordt doorgegeven wanneer de aangesloten clients (zoals smartphones, tablets en laptops) verbinding maken met een ander (vaak het sterkste) access point in de buurt.

39

8.6 IT-werkplekken Het stadhuis moet voorzien zijn van een moderne, flexibele en duurzame ITwerkplekinfrastructuur die medewerkers in staat stelt efficiënt en veilig te werken, zowel op kantoor als op externe locaties. Medewerkers moeten flexibel kunnen werken met moderne digitale werkplekken die zowel op kantoor als remote toegankelijk zijn. De werkplekken worden ingericht volgens de volgende uitgangspunten: Standaard ARBO-werkplek - Elke standaard ARBO-werkplek bestaat uit een docking station met twee 24-inch monitoren, een toetsenbord en een muis. Ook is een laptopstandaard aanwezig op deze plekken. - UTP-bekabeling (minimaal CAT 6a) moet aanwezig zijn, met aansluitpunten bij de beoogde bureaus voor een stabiele en snelle netwerkaansluiting. - Voldoende stopcontacten en USB-C aansluitingen moeten beschikbaar zijn bij alle werkplekken voor het aansluiten van laptops en randapparatuur - Er moet voldoende ruimte beschikbaar zijn voor toekomstige uitbreiding van stopcontacten en UTP-aansluitingen. Aanlandplekken - Laptops en randapparatuur (bv.

smartphone) moeten bij de flexibele aanlandplekken eenvoudig kunnen worden aangesloten op netstroom.○ Aangepaste Werkplekken - Specifieke werkplekken, zoals Arbo-aangepaste werkplekken, mini PCplekken, klantcontactcentrum (KCC)-werkplekken, vaste telefonie voor secretariaat, worden geïnventariseerd en op maat ingericht conform de plattegrond. - De bekabeling moet aanwezig zijn voor het aansluiten van multifunctionals, plotters, randapparatuur en Wi-Fi access points. 8.7 Multifunctionals Op diverse plekken in het stadhuis worden multifunctionals geplaatst (Ricoh: type IM C3010). Hiervoor is een stroom en UTP-bekabeling noodzakelijk. Er zijn geen beperkingen ten aanzien van de plek waar deze geplaatst worden. Op de volgende plekken worden multifunctionals geplaatst:

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

1 x bij de receptie (ook te gebruiken voor het vergadercentrum). 1 x publiekszaken 1 x begane grond 1 x 1e verdieping 1 x 2de verdieping Daarnaast zijn er een aantal specifiek multifunctionals: uitkeringsadministratie bonprinters bij publiekszaken 2 scanners, gekoppeld aan een vaste computer voor het digitaliseren en registreren van documenten/archief. De huidige printer in vergaderruimte 0.20 voor printen van documenten huwelijk en geboorte kan komen te vervallen. 8.8 Crisisruimte De positie en inrichting van de crisisruimte en de bijbehorende ICTvoorzieningen worden zodanig afgestemd dat zij operationeel blijven tijdens crisissituaties, zoals overstromingen of andere calamiteiten. Dit omvat onder andere maatregelen voor noodstroomvoorziening, redundante netwerkverbindingen en fysieke beveiliging. In deze ruimte moet een aansluiting op het nationale noodnet gerealiseerd worden. In de ruimte van de burgemeester moet eveneens eenzelfde aansluiting zijn. In deze ruimte zijn drie schermen aanwezig: twee schermen met een mini-PC en één scherm voor televisie. 8.9 Informatieveiligheid Er wordt gewerkt volgens de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en andere relevante NEN/ISO-normen (zoals ISO 27001 en ISO 27002). Dit omvat: Toegangsbeveiliging: Beveiligde gebieden moeten enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel (BIO 11.1.2).

Bescherming tegen stroomuitval: Apparatuur moet worden beschermd tegen stroomstoringen en andere verstoringen in nutsvoorzieningen (BIO 11.2.2). Beveiliging van communicatie-infrastructuur: Voedings- en telecommunicatiekabels die informatiediensten ondersteunen, moeten beschermd zijn tegen interceptie, verstoring en schade (BIO 11.2.3).

40

8.10 IT-voorziening voor de gemeenteraadsvergadering Raadsvergaderingen moeten via een livestream te volgen zijn om de toegankelijkheid voor het publiek te waarborgen. Politieke fora worden opgenomen met opnameapparatuur.

In de hal rekening houden met de aanmeldzuil en vloerpot(ten) om deze op meerdere plekken te kunnen plaatsen. Zo mogelijk is een computervloer een pré.

8.11 IT Diversen De servicedesk dient te beschikken over een afsluitbare opslagvoorziening voor losse ICT-componenten en apparatuur. Deze opslagruimte bevindt zich in de directe nabijheid van de bodekamer en is uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Er moet een ruimte zijn voor het plaatsen van multifunctionals voor printen, kopiëren en inscannen van documenten. Er moet een geluidsinstallatie in de stadhuishal zijn (boxen met name bij de wachtruimte en het werkcafé). Het moet daarnaast ook mogelijk zijn om mobiele AVM aan te sluiten in de stadhuishal voor het houden van een presentatie. Het moet mogelijk zijn om in de raadzaal muziek af te spelen tijdens huwelijksplechtighden. Op een aantal aangewezen plekken moet een narrowcasting systeem gerealiseerd worden: receptie, pantry’s, bedrijfsrestaurant, publiekszaken/wachtruimte. Een informatiescherm met real-time telefoongegevens en meldingen bij het KCC. Voor de lockers is een aansluiting op UTP en 230V noodzakelijk. Locatie conform plattegrond. In plaats van een plek waar A0 tekeningen kunnen worden uitgelegd en opgehangen is een touch table met een 65”display mogelijk, zodat tekeningen digitaal bekeken kunnen worden en minder geprint hoeft te worden. Hiervoor is UTP en 230V noodzakelijk. We houden in bekabeling rekening met deze optie.