07 Vernieuwbouw Stadhuis - Bijlage 5 - Programma van Eisen Stadhuis Oldenzaal s

Er is in elk geval 1 verrijdbaar scherm om in te zetten in de hal of in de kantine. In elke vergaderruimte zowel extern als intern is een aansluiting voor stroom, usb en UTP. In het gebouw hangen bij de ingangen 6 camera’s. De beelden zijn zichtbaar via een scherm bij de receptie en in de bodekamer.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

41

Bijlage 1: Kaders algemeen Randvoorwaarden vanuit relevante wet- en regelgeving: Het vigerende Bouwbesluit (BBL) Kwaliteitsboring De NEN-normen en NPR-richtlijnen Europese aanbestedingsregels Arbheidsomstanidghedenwet, Arbobesluit en Arboregelingen Wet milieubeheer Bestemmingsplan Gemeentelijke verordening en eisen plaatselijke brandweer Redelijke eisen van de Welstand Handboek Toegankelijkheid Integrale Toegankelijkheid Standaard (ITS) Voorschriften energiebedrijf Oplevering met V&G dossier AI 15 Veilig werken op daken AI 16 Beveiliging van wand- en vloeropeningen Als meerdere werkgevers actief zijn op de bouwlocatie moet er een Veiligheids- & Gezondheidsplan (V&G-plan) zijn. AVG Paspoortwet Archiefbesluit 1995 en Archiefregeling

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Uitgangspunten vanuit de Gemeente Oldenzaal: Visie Stadhuis Oldenzaal, BRT Architecten, 4 februari 2021 Visie op het Stadhuis Oldenzaal, SOM=, 13 maart 2023 Energielabel A, 20 december 2022 Maatschappelijk vastgoed en C02 reductie, rapportage SOM=, 1 februari 2023 Energiebesparende maatregelen, rapportage Linneman, 7 september 2022 Meerjarenonderhoudsplanning Stadhuis Oldenzaal, 8 december 2020 NEN 2580 oppervlakte bepaling, Sweco, 11 november 2020 Stadvisie Oldenzaal 2025, gemeente Oldenzaal 2008 Structuurvisie Oldenzaal, BRV-adviseurs, december 2013 Visie op dienstverlening, gemeente Oldenzaal, november 2021 Regeling gebruik Stadhuis door externen, 1 september 2019 Bezoek aan het stadhuis, 5 juli 2023 Diverse tekeningen bestaande situatie stadhuis Oldenzaal Stadsvisie 2025 Het ontwerp en de inrichting van het gebouw dient inclusief te zijn, geschikt voor neurodiversiteit. Dit houdt in dat er aandacht is voor geluid, temperatuur, verkeer rondom werkplek, materiaal gebruik, verlichting, nabijheid van anderen, kleur en gebruik van patronen.

42

Bijlage 2: Kaders publiekszaken Plek en eisen/wensen publiekszaken

PUN artikel 91 Artikel 91. Fysieke beveiliging 1. Buiten de werkuren worden de van de leverancier ontvangen reisdocumenten, de ingehouden reisdocumenten, de opslagmedia, de documentatie en de overige materialen opgeslagen in een inbraakvertragende en brandwerende voorziening, zoals een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis, die in passende verhouding staat tot de waarde van de inhoud. Deze voorziening is in een af te sluiten ruimte geplaatst (kluis). Check of de kluis nog voldoet en of er onderhoud nodig is? 2. De plaatsen waar de reisdocumenten, de documentatie en de overige materialen zijn opgeslagen, alsmede de ruimte waarin de apparatuur en de programmatuur zich bevinden, zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem dat in verbinding staat met een door de rijksoverheid toegelaten alarmcentrale. Voor zover een openbaar lichaam niet beschikt over een inbraakalarmeringssysteem, bedoeld in de eerste zin van dit lid, dienen deze plaatsen en deze ruimte onder permanente fysieke (24-uurs) bewaking te staan. 3. De apparatuur en programmatuur, alsmede de tijdens de werkuren uit te reiken of ingehouden reisdocumenten en de te gebruiken documentatie en overige materialen bevinden zich, onder voortdurend toezicht, op een voor onbevoegden onbereikbare en afsluitbare plaats (safe zone). 4.

In afwijking van het eerste lid blijft de authenticatiekaart ook tijdens de werkuren opgeslagen in de voorziening, bedoeld in het eerste lid. De authenticatiekaart mag zich uitsluitend buiten de desbetreffende voorziening bevinden op het moment dat deze nodig is om het mobiel vingerafdrukopname-apparaat in het locale netwerk van de uitgiftelocatie aan te sluiten (kluis) 5. In afwijking van het tweede en derde lid, staat een aanvraagstation of een mobiel vingerafdrukopname-apparaat gedurende de werkuren onder voortdurend toezicht van degene die bevoegd is tot het gebruik ervan en bevindt het zich buiten de werkuren in een voor onbevoegden onbereikbare, afsluitbare en bij voorkeur beveiligde ruimte (inbraakalarmeringssysteem + safe zone). 6. Apparatuur/computers RAAS en RDW mogen in de werkruimte maar deze moet zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem. Kan ivm brandveiligheid niet in de kluis. 7. Backup tapes publiekszaken moeten in een aparte kluis, niet zijnde publiekszaken worden bewaard en elke dag gewisseld.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

43

Bijlage 3: Werkplekanalyse

I:\gm\odz\beeldbank\Actueel\0 Afbeeldingen\Stadhuis\Programma van Eisen Bijlage 3 Werkplekanalyse.pdf

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

44

Bijlage 4: Analyse vergaderruimtes Er is een analyse uitgevoerd over de geplande vergaderingen via de registraties in het selfserviceportaal over de maand januari. Om de behoefte in beeld te krijgen is een analyse gedaan ten aanzien van: Verdeling intern – extern Verdeling fysiek – hybride Aantal deelnemers Behoefte aan presentatiemiddelen (scherm) Had het overleg ook in een informele zetting zoals de koffiecorner/bedrijfsrestaurant plaats kunnen vinden of moet het in een afgesloten ruimte Daarnaast is een telling gedaan over de bezetting van de koffiecorner/bedrijfsrestaurant. Hier vinden met name informele interne overleggen plaats en in beperkte mate informele externe overleggen. In de analyse zijn de reserveringen van de vergaderruimtes aan de Lübeckstraat meegenomen. Hoewel deze het meest gebruikt worden door de medewerkers van de buitendienst kunnen ook medewerkers van het stadhuis deze ruimtes reserveren. Het aandeel is echter slechts 2,5% (30 vergaderingen). Ook de reserveringen van de kamers in het bestuurscentrum zijn meegenomen. Deze kunnen via het bestuurssecretariaat gereserveerd worden. Dit is niet bij iedereen bekend, waardoor hier slechts in beperkte mate gebruik van gemaakt wordt, slechts 2% van de vergaderingen wordt hier gepland. In de analyse is ook k. 2.40 (Elba) meegenomen.

Deze ruimte wordt echter meer gereserveerd als projectruimte, samenwerkruimte of instructieruimte en is minder geschikt als vergaderruimte. Het aantal reserveringen is beperkt, slechts 1%. Het gebruik van de huidige pods is niet meegenomen omdat hier geen informatie over wordt bijgehouden. Wel is het beeld dat deze intensief gebruikt worden voor hybride vergaderen, interne overleggen of als belcel. Op dit moment zijn beschikbaar (Hush): 3 eenpersoons-units: B 124,4 cm, H 223, D 900; 1 tweepersoons-unit: B 215 cm, H 230, D 90 en 1 vierpersoons-unit: B 215 cm, H 230, D 139.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Resultaten analyse vergaderruimtes: In januari 2025 waren er in totaal: 554 interne vergaderingen (alleen interne deelnemers), 514 externe vergaderingen (met externe deelnemers fysiek aanwezig), 90 hybride vergaderingen (waarbij sommige deelnemers online waren, en mogelijk externe deelnemers fysiek aanwezig waren (20x)

Intern - extern

Intern 54%

Extern 46%

Fysiek - hybride

Fysiek 92%

Hybride 8%

1 t/m 4

5 t/m 8

9 t/m 20

59% waarvan 52% intern 48% extern

26% waarvan 56% intern 44% extern

13% waarvan 58% intern 42% extern

Aantal deelnemers

Presentatiemiddelen

Scherm nodig 17%

Gesloten of open zetting

Afgeschermde ruimte nodig 90%

Open zetting mogelijk 10%

Bezetting koffiecorner/ bedrijfsrestaurant

Max aantal deelnemers per tafel 4

Max aantal bezette tafels 8

>20 personen 2% waarvan 32% intern 68% extern

45

Vervolgens is er een analyse uitgevoerd op basis van de piekdagen en piekmomenten. Deze geven aan hoeveel vergaderruimtes er tegelijkertijd in gebruik zijn en wat de ideale omvang is. Conclusie is dat er meer behoefte is aan kleinere overlegruimtes (1 t/m 4 personen) en dat de piekmomenten tussen 9.00 en 11.00 uur en tussen 13.00 en 15.00 uur liggen. We hebben de bestaande pods toegevoegd aan het aantal vereiste overlegruimtes. Deze worden nu namelijk zeer intensief gebruikt. Daarnaast verwachten we dat met de nieuwe manier van werken vaker behoeft is om je even terug te trekken voor overleg omdat dat op de afdeling storend is. Daarom hebben we bij intern een aantal extra kleine ruimtes toegevoegd bovenop de uitkomsten van de analyse. Externe ruimtes: In het openbare gedeelte. Zoveel mogelijk dicht bij de ingang voor gemakkelijke toegang zonder dat bezoekers door het hele gebouw hoeven te lopen. Voorzien van goede audiovisuele middelen en privacy.

Soort ruimte

Aantal ruimtes

Capaciteit (personen)

Intern / Extern

Toelichting

Voorzieningen

Kleine ruimte

5

2-4

Extern en intern

Gemiddelde en obv pieken

1 beveiligde spreekkamer met alarmknop, in overige ruimtes alleen een alarmknop

Informele vergaderplekken

10*

2-4

Extern en intern

o.a. koffiecorner/ bedrijfsrestaurant en werkcafé

Aansluiting stroom en USB en UTP op meerdere plekken

Middelgrote ruimte

3

5-8

Extern en intern

Grote ruimte

2-3

9-20 2X 12 pers 1x op begane grond

Extern en intern

Huidige collegekamer en 1 vergaderruimte Huidige collegekamer op te splitsen in 2 dmv verplaatsbare wand

In huidige collegekamer AV-middelen voor raadsvergaderingen Beveiliging door alarmknop

Grote ruimte

1

>20

Extern en intern

Raadzaal

AV-middelen voor raadsvergadering Beveiliging door alarmknop

Interne ruimtes: Binnen het kantoorgedeelte, voor interne overleggen en ad-hoc meetings. Deze ruimtes zijn verdeeld over de verschillende verdiepingen/zones.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Beveiliging door alarmknop

Minimale aantal tafeltjes voor 2 tot 4 personen voor informele overleggen.

46

Soort ruimte

Kleine ruimte

Concentratie-werkplek *

Aantal ruimtes

8

6

Belcellen *

5

Informele vergaderplekken

5

Capaciteit (personen)

Gebruik

Toelichting

Intern

Mag deels ook pods (incl. bestaande pods)

1

Intern

Voor online vergaderingen Mag deels ook pods (incl. bestaande pods)

Aansluiting stroom en USB en UTP

1

Intern

Staand Uitgaande van 5 zones

Aansluiting stroom en USB en UTP

Intern

In de pantry Uitgaande van 5 zones

Aansluiting stroom en USB en UTP

2-4

2-4

Middelgrote ruimte

5

5-8

Intern

Grote ruimte

1

9-12

Intern

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Uitgaande van 5 zones

Voorzieningen

2 uitgevoerd als projectkamer Indien 5 dan 1 uitgevoerd als staande overlegkamer AV-middelen voor hybride vergaderen.

Aansluiting stroom en USB en UTP

47

Bijlage 5: Programma van ruimte

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

48

Colofon Projectgegevens: Gemeente Oldenzaal Ganzenmarkt 1 7571 CD Oldenzaal Tel: 0541 58 81 11 E-mail: info@oldenzaal.nl Intern programmamanager: A. Koeldiep Oldenzaal, april 2025

Auteurs Ambitiedocument en functionele programma van eisen (projectgroep dienstverlening en projectgroep werkplek en inrichting): BCT Architecten: J. Kema Projectleider werkplek en inrichting: A. Cristen Projectleider dienstverlening: M. Pegge A. Mensink M. Tanke N. Geisink

M. Bekker A. Lansink J. Kamies

H. Boom J. Kok L. Schröder

T. Meijners E. Evers F. Wiggers

Niets uit dit rapport mag vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door druk, fotokopie, microfilm of andere wijzen - indien dit publicaties beoogt buiten de engste kring van de opdrachtgever zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Oldenzaal.