07 Vernieuwbouw Stadhuis - Bijlage 5 - Programma van Eisen Stadhuis Oldenzaal s

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Inhoudsopgave 1 Inleiding

3

2 Beschrijving huidige situatie 2.1 Historie en eerder onderzoek 2.2 Locatie 2.3 Gebouw 2.4 Technische kwaliteit 2.5 Duurzaamheid

4 4 5 5 5 5

3 Missie en visie 3.1 Oldenzaal 2040 3.2 Visie op dienstverlening 3.3 Huisvestingsvisie gemeente Oldenzaal 3.4 Bezettingsgraadonderzoek en huisvestingsuitgangspunten 3.5 Identiteit en uitstraling

6 6 6 7 7 8

4 Gebruikers en activiteiten 4.1 Inwoners en bezoekers 4.2 Bestuur, raad en politieke partijen 4.3 Medewerkers 4.4 Overige gebruikers stadhuishal

10 10 10 11 11

5 Ruimtebehoefte 5.1 Bestuur 5.2 Management, concern control en projectleiders 5.3 Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening 5.4 Domein Ruimte 5.5 Domein Maatschappij

12 12 13 13 17 18

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

6 Ruimtelijk programma 6.1 Flexibiliteit en toekomstbestendigheid 6.2 Algemene kwaliteitseisen 6.3 Kantooromgeving 6.4 Vergaderplekken

20 20 21 23 24

7 Functioneel programma 7.1 Publieksfunctie 7.2 Kantoorfunctie 7.3 Overige functies 7.4 Specifieke voorzieningen

25 25 29 31 37

8 ICT 8.1 RDNG (Regionaal Data Netwerk Gemeenten) 8.2 MER (Main Equipment Room) 8.3 ER (Secondary Equipment Room) 8.4 Patchkasten en Bekabeling 8.5 Wifi/ draadloos internet 8.6 IT-werkplekken 8.7 Multifunctionals 8.8 Crisisruimte 8.9 Informatieveiligheid 8.10 IT-voorziening voor de gemeenteraadsvergadering 8.11 IT Diversen

39 39 39 39 39 39 39 40 40 40 41 41

Bijlage 1: Kaders algemeen Bijlage 2: Kaders publiekszaken Bijlage 3: Werkplekanalyse Bijlage 4: Analyse vergaderruimtes Bijlage 5: Programma van ruimte

42 43 44 45 48

1. Inleiding Gemeente Oldenzaal heeft bct architecten, ingenieurs en adviseurs verzocht een ruimtelijk en functioneel programma van eisen op te stellen voor het huidige stadhuis van de gemeente Oldenzaal, op basis van een eerder uitgevoerd bestuurlijk advies. Doelstelling De doelstelling van het voorlopig ontwerp is het opstellen van een concreet plan om de dienstverlening te verbeteren, een flexibel werkplekconcept te implementeren en een duurzaam stadhuis te realiseren. Als uitgangspunt geldt de verkleining van het stadhuis en het later aangebouwde deel af te stoten. Het voorlopig ontwerp wordt gebruikt als basis voor een engineer & build aanbesteding. Werkwijze De toegepaste werkwijze is opgedeeld in de vorm van 3 sporen: Spoor 1 – Werkplekconcept en publieksfunctie Spoor 2 – Duurzaam en toekomstbestendig gebouw Spoor 3 – Nieuwe invulling voor af te stoten, later aangebouwde deel De inhoud van dit Programma van Eisen (vanaf nu PvE) is tot stand gekomen op basis van input de van de projectgroep, opgehaalde informatie vanuit de gemeente en aangeleverde documenten. Randvoorwaarden en uitgangspunten Het gebouw dient te voldoen aan alle relevante geldende wet- en regelgeving, zoals het vigerende Bouwbesluit, van toepassing zijnde Nennormen en Arbo-eisen.

Daarnaast zijn als uitgangspunt verschillende beleidsdocumenten van de gemeente Oldenzaal gebruikt (zie bijlage 1) en specifieke wensen die tijdens het opstellen van het Programma van Eisen ontwikkeld zijn.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Leeswijzer Hoofdstuk

Toelichting

1. Inleiding

De aanleiding, doelstelling en totstandkoming van het PvE.

2. Beschrijving huidige situatie

Een beschrijving van de algemene kaders en uitgangspunten en technische staat van het gebouw.

3. Missie en visie

Een beschrijving van de visie Oldenzaal 2040, de visie op dienstverlening, de huisvestingsvisie en een beschrijving van de identiteit, uitstraling, sfeer, beleving en beeldverwachting.

4. Gebruikers activiteiten

Een beschrijving van de gebruikers en activiteiten binnen het stadhuis.

5. Ruimtebehoefte

Een beschrijving van de ruimtebehoefte van de diverse groepen bestuur en medewerkers.

6. Ruimtelijk programma

Een beschrijving van de ruimtelijke uitgangspunten resulterend in een programma van ruimte (bijlage 5).

7. Functioneel programma

Een beschrijving van de functionele uitgangspunten: gewenste functies en ruimtes.

8. ICT

Een beschrijving van de technische vereisten.

3

2. Beschrijving huidige situatie 2.1 Historie en eerder onderzoek In februari 2021 is een rapportage met mogelijkheden voor een aangepaste visie opgeleverd door het oorspronkelijke architectenbureau BRT Architecten. Dit bureau concludeert dat het huidige stadhuis (1967) voldoende mogelijkheden biedt voor toekomstige programmatische invullingen en stelt ook een aantal verbeteringen voor. In juni 2022 is een uitvraag opgesteld door Gemeente Oldenzaal op basis van de uitgangspunten van de conclusie van BRT Architecten. Op basis van deze uitvraag is SOM= gecontracteerd voor het opstellen van een visie op het stadhuis. In maart 2023 is een rapportage van het huisvestingsonderzoek in concept afgerond door SOM=. In dit onderzoek wordt inhoudelijk ingegaan op de visie van het huidige stadhuis van gemeente Oldenzaal. Het onderzoek bestaat in hoofdlijn uit drie onderdelen: Huidige bezetting stadhuis Concept “Huis van de stad” Relatie met onderhoudsplanning

Bij de vaststelling van de kadernota 2025 is besloten een bedrag te reserveren voor de verbouwing van het stadhuis, waarbij niet de keus is gemaakt voor een huis van de stad. Wel is ervoor gekozen om een deel van het pand af te stoten en het Sociaal Plein elders onder te brengen. 2.2 Locatie Het stadhuis in Oldenzaal ligt in het centrum van Oldenzaal naast de Plechelmusbasiliek. Aan de voorzijde ligt de Ganzenmarkt, die overdag gebruikt wordt als openbaar parkeerterrein (betaald). Aan de achterzijde ligt de herdenkingstuin. De stad wordt gekenmerkt door een stedelijk stratenpatroon richting het centrum. Aan de westzijde van het centrum liggen 2 winkelcentra, De Driehoek en De Vijfhoek. Het treinstation bevindt zich op 750 meter van het stadhuis. De gemeente Oldenzaal (bestuur en organisatie) is tevreden met de locatie van het Stadhuis en heeft geen intentie om deze locatie te verlaten.

Het onderzoek van SOM= gaat voornamelijk in op de constatering van een onderbezet stadhuis (40%) en de mogelijkheden van een “Huis van de stad”. De gemeente Oldenzaal is bezig met het dienstverleningsconcept en de uitrol hiervan. Vanuit het dienstverleningsconcept wordt geconcludeerd dat er minder ruimtebehoefte is, omdat een groot deel van de publiekdienstverlening zich online afspeelt. De organisatie verandert en vraagt ook om een gewijzigd werkplekconcept. De gemeente Oldenzaal streeft integraliteit na, waarbij team en domeingrenzen vervagen en meer met partners wordt samengewerkt. Hierin zijn drie hoofdthema’s te onderscheiden: Activiteit gerelateerd werken Multifunctionele ontmoetingsruimtes Nieuw inrichtingsconcept met een huiskamergevoel

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

4

2.3 Gebouw Het pand is in 1967 in gebruik genomen en is 7511m2 (BVO) groot. Het oorspronkelijk gebouw is ontworpen door Piet Tauber van BRT Architecten en moest dienstbaar zijn aan de Plechelmusbasiliek. In 2000 is het pand uitgebreid naar zijn huidige omvang en vorm. Dit ontwerp is gemaakt door IAAarchitecten uit Enschede. De begane grondvloer ligt aan de voorzijde 3 treden boven maaiveld. Het stadhuis maakt aan de voorzijde een gesloten indruk. De constructie bestaat uit een betonskelet met voldoende hoogte voor toekomstige aanpassingen. Het gebouw is door de verhoging boven het maaiveld en de gesloten gevel, minder transparant en toegankelijk dan men zou willen.

2.4 Technische kwaliteit De meerjarenonderhoudsplanning, opgesteld door Sweco, is van prijspeil 2020. De totale onderhoudslast voor een periode van 10 jaar is geprognotiseerd op 1,8 miljoen (exclusief indexatie). Hierin is geen rekening gehouden met verduurzaming of aanpassingen. Een groot deel van de onderhoudskosten is bedoeld voor schilderwerk binnen en buiten (250K), ventilatiesysteem en regelinstallatie (300K) en toegangsbeheer en inbraakinstallatie (110K). Er zijn verder geen grote vervangingsinvesteringen gepland. Een deel van de totale kosten is gepland voor jaarlijks terugkerende onderdelen. Het samenvoegen van de geplande onderhoudswerkzaamheden met de toekomstvisie creëert een win-win situatie. Het geld wordt in dat geval meer toekomstbestendig besteed.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

2.5 Duurzaamheid Het gebouw voldeed in 2022 aan energielabel C en inmiddels aan energielabel A (2023). De verwachte toekomstige doelstelling voor energielabel A in 2030 is daarmee nu al behaald. CO2-reductie in de gemeentelijke organisatie In het Klimaatakkoord is afgesproken dat gemeenten een routekaart opstellen, waarin duidelijk wordt hoe het vastgoed in de sector CO2-arm en aardgasvrij wordt gemaakt richting 2050. De routekaart van de sector “gemeenten” bevat de nodige randvoorwaarden en veel voorkomende knelpunten voor financiering, wetgeving en organisatie en geeft daarvoor (waar mogelijk) praktische oplossingsrichtingen. Als tussenstap hebben gemeenten het streefdoel om te voldoen aan 49% CO2-reductie in 2030 ten opzichte van de CO2-uitstoot in1990 (Klimaatwet, Artikel 2.2). Het kabinet heeft dit in het coalitieakkoord (20212025) nog verder aangescherpt tot 55%. De uitdaging is nu om de ambities op het gebied van CO2-reductie te vertalen naar beleid en uitvoering. De VNG helpt gemeenten hierbij met het programma CO2-reductie door gemeenten, dat wordt uitgevoerd met financiering uit de Klimaatenvelop. Dit programma biedt gemeenten inspiratie, handvatten en tools om concrete stappen te zetten in CO2-reductie (Actieplan CO2-Prestatieladder | VNG). Het stadhuis van Oldenzaal is, na het plaatselijke zwembad, de grootste energieverbruiker van de gemeente Oldenzaal.

Uitstoot stadhuis Oldenzaal: De totale CO2-uitstoot in 1990 betrof 384 ton/jaar (referentiejaar) De totale CO2-uitstoot in 2019 betrof 346 ton/jaar (0-punt) De totale CO2-uitstoot na volledige renovatie betreft naar verwachting 270 ton/jaar (30% reductie) Na de volledige renovatie, met na-isolatie van de gebouwschil en het installeren van een warmtepomp, voldoet het stadhuis nog niet aan de beleidsdoelstelling van de CO2 reductie van 49% in 2030. (Rapportage Linneman, 7-9-2022). We streven ernaar om bij de verbouwing daar waar mogelijk circulaire materialen en werkwijzen toe te passen.

5

3. Missie en visie 3.1 Oldenzaal 2040 Uitgangspunten uit de visie 2040 (2023) DNA van Oldenzaal: Samen doen en samen zijn, dat vinden we in Oldenzaal belangrijk. We zijn trots op onze stad en haar rijke historie en op alles wat we in Oldenzaal al hebben. Onze gastvrijheid en het sterke gevoel van noaberschap maken ons uniek.’’ Techniek en digitalisering: Oldenzaal is een slimme volger. We maken slim gebruik van digitalisering: van drones die onze straten veiliger maken tot apps en artificial intelligence die ons helpen met de dagelijkse dingen. We gebruiken techniek, maar zonder het persoonlijk contact te verliezen. Groene & duurzame leefomgeving: Groener dan ooit, dat is het plan. De binnenstad van Oldenzaal heeft veel sfeer. Veel groen in de straten, op pleinen en aan en op gebouwen. Oldenzaal maakt het heel makkelijk om groen te zijn. Onze gebouwen, zoals huizen, bedrijven en scholen, worden duurzamer. We hergebruiken materialen en maken gebruik van natuurlijke materialen. Werk & vrije tijd: Onze stad bloeit door samenwerking tussen scholen, bedrijven en de gemeente. En ook door het rijke verenigingsleven en evenementen, want ook in 2040 vieren we nog steeds carnaval en de Boeskool is Lös. Hierbij staat gastvrijheid hoog in het vaandel.

"Oldenzaal in 2040 is meer dan een droom. Het is waar we aan werken, elke dag. De Oldenzaler blijft met deze visie invulling geven aan een Oldenzaal waar het fijn, gezond en groen wonen en leven is. Voor ons, en voor iedereen die na ons komt. Samen zijn we Oldenzaal."

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

3.2 Visie op dienstverlening Uitgangspunten uit de visie op dienstverlening (december 2021): We doen onze dienstverlening met een glimlach, open en gastvrij. We doen het samen! De gemeente vervult steeds meer de rol van verbinder en netwerkorganisatie. We stimuleren ontmoetingen en betrekken inwoners en partners actief bij onze plannen. Daarom willen we het stadhuis uitnodigender maken, zodat inwoners ons als toegankelijk ervaren. Het gevoel van welkom staat daarbij centraal. In een samenleving van digitalisering, waarbij informatie steeds belangrijker wordt, hanteren we het principe: persoonlijk waar het moet, digitaal waar het kan. We zijn flexibel en bieden een breed scala aan producten en diensten via selfservice. Hierdoor creëren we ruimte om extra aandacht te besteden aan complexere vragen. Dat vraagt om een andere inrichting van onze fysieke dienstverlening: minder loketten voor standaardvragen en meer ruimte voor maatwerkgesprekken en ondersteuning. Onze dienstverlening is inclusief: iedereen doet ertoe en iedereen doet mee. Hier houden we in de inrichting van het stadhuis rekening mee. We gaan voor goede dienstverlening, die betaalbaar blijft. Dit betekent dat we bij de inrichting van het stadhuis kiezen voor slimme en doelmatige oplossingen. Geen extravagante voorzieningen, maar een efficiënte indeling die aansluit bij de behoeften van onze inwoners.

We benutten de ruimte optimaal door in te zetten op flexibiliteit en multifunctioneel gebruik van de ruimtes, de functies en eventuele toekomstige bestemming. Een veilige omgeving. In ons protocol veilige dienstverlening staat: ‘De gemeente Oldenzaal accepteert geen agressie en geweld tegen haar inwoners, dus ook niet tegen haar medewerkers.’ Bij de inrichting van het stadhuis hebben we oog voor veiligheid van bezoekers en medewerkers.

6

3.3 Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal De visie op dienstverlening uit 2021 stelt dat het huidige gebouw niet meer aansluit bij de manier waarop we willen werken. Bij het opstellen van de visie kwam naar voren dat de fysieke werkplek niet uitnodigend is voor samenwerking. Ook hebben bezoekers andere verwachtingen. Er is onvoldoende privacy voor bezoekers, de ruimte nodigt niet uit tot ontmoeting en de toegankelijkheid laat te wensen over. Onderzoek heeft uitgewezen dat een verbouwing noodzakelijk is om de dienstverlening te verbeteren, aantrekkelijk werkgeverschap te bevorderen en het pand te verduurzamen. Voor de geplande verbouwing is een duidelijke huisvestingsvisie vereist. Deze visie legt vast waar de organisatie voor staat en hoe de huisvesting daaraan bijdraagt. Het doel is niet slechts de aanpassing van het gebouw, maar de ondersteuning van de gewenste dienstverlening. De huisvestingsvisie gaat over een balans tussen de organisatie, het vastgoed en de mens. De uitgangspunten voor de huisvesting zijn gebaseerd op de visie op dienstverlening. Deze omvatten: De glimlach van Twente: een gastvrije benadering voor zowel medewerkers als bezoekers. Een warm welkom: faciliteiten en omgeving die uitnodigend zijn. Een werkplek die bij je past: werkplekken die aansluiten bij de behoeften van diverse medewerkers.

Flexibiliteit in gebruik: ruimtes die flexibel ingezet kunnen worden voor diverse doeleinden. Ondersteuning van moderne werkmethoden: infrastructuur die moderne en efficiënte werkmethoden mogelijk maakt. Aantrekkelijk werkgeverschap: een aantrekkelijke werkomgeving om talent aan te trekken en te behouden. Duurzaamheid en toekomstbestendigheid: oplossingen die bijdragen aan een duurzame en toekomstbestendige omgeving. Slim en doelmatig: efficiënt gebruik van middelen en ruimte.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

3.4 Bezettingsgraadonderzoek en huisvestingsuitgangspunten In januari 2025 is een bezettingsgraadonderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen in het gebruik van werkplekken binnen het stadhuis ten opzichte van het totaal aantal medewerkers dat in het stadhuis werkt. (305; peildatum januari 2025). De resultaten tonen aan dat de hoogste bezetting zich voordoet op maandag, dinsdag en donderdag, met een constant patroon. De bezetting van de Arbo-werkplekken ligt tussen de 50-55%. Gedurende de dag blijkt deze bezetting ook constant te blijven. De hoogst gemeten piek was 174 medewerkers. Hiernaast is er ook gekeken naar het aantal medewerkers dat ingelogd is op het stadhuis. Het hoogste aantal ingelogde medewerkers was 220, waarbij op slechts 2% van de momenten 200 of meer medewerkers ingelogd waren. In de huisvestingsstrategie van het stadhuis, zijn de volgende uitgangspunten leidend geweest: Afstoting van een deel van het stadhuis: het gedeelte dat in 2000 is aangebouwd wordt afgestoten. Activiteitgericht werken: er wordt gekozen voor activiteitgericht werken, waarbij verschillende soorten werkplekken flexibel kunnen worden ingezet afhankelijk van de taak en activiteit. Werkplekfactor van 0,65: voor 65% van de medewerkers (niet het aantal fte’s) wordt een Arbo-werkplek ingericht, aangevuld met 2% voor externe inhuur.

Deze werkplekken worden aangevuld met alternatieve werkplekken, zoals aanlandplekken, projectplekken, vergaderruimtes en belcellen. Flexibele werkplekken: er wordt geen vast vlekkenplan gehanteerd; medewerkers kunnen overal in het stadhuis een werkplek vinden. Op basis van het bezettingsgraadonderzoek kan geconcludeerd worden dat met het hanteren van een werkplekfactor van 0,65, in combinatie met andersoortige werkplekken, voldoende werkplekken beschikbaar zijn om iedereen een werkplek te bieden. Met deze strategische uitgangspunten en de bevindingen uit het bezettingsgraadonderzoek, is het stadhuis goed gepositioneerd om efficiënt in de werkplekkenbehoefte te voorzien en tegelijkertijd een flexibele en duurzame werkomgeving te bieden.

7

3.5 Identiteit en uitstraling Het huidige stadhuis is verhoogd en heeft een gesloten karakter. Binnenin bestaat het gebouw uit gangen met afgesloten kamers, die voornamelijk aan teams zijn toebedeeld. Dit bevordert geen domein-overstijgende samenwerking en er zijn onvoldoende ruimtes om in andere samenstellingen samen te werken. Er is een wens voor een gebouw met een meer open uitstraling, zowel binnen als buiten. Er wordt gestreefd naar een betere integratie van de buitenruimte met het interieur, bijvoorbeeld door meer groen binnen te brengen en door verbindingen met de herdenkingstuin en eventueel de bestaande patio te creëren. De hal moet het centrale punt van het stadhuis worden, waar inwoners welkom worden geheten. Daarnaast moet het stadhuis een aangename werkomgeving bieden aan medewerkers met verschillende behoeften, variërend van levendige tot prikkelarme werkruimtes. Het uitgangspunt is een clean desk-beleid, zonder dat de werkomgeving steriel aanvoelt. De sfeer wordt ondersteund door diverse elementen, waarbij elke zone of verdieping een eigen identiteit en uitstraling krijgt door middel van variërende kleurstellingen, unieke inrichting van de pantry en bijpassende wandaankleding.

In het nieuwe ontwerp dienen de volgende thema’s centraal te staan: een open en uitnodigende uitstraling; een prettige en comfortabele verblijfsomgeving; de integratie van natuurlijke elementen; een professionele en functionele werkomgeving; passend bij de omgeving en uitdrukking geven aan de identiteit van Oldenzaal; kenmerkende elementen van Oldenzaal; groenvoorzieningen; het stimuleren van samenwerking; het faciliteren van spontane ontmoetingen.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

De identiteit en de rijke historie van Oldenzaal moet terugkomen. Hierbij denken we aan: het Boeskoolmenneke kunst Jan Schoenaker (Oldenzaals glaskunstenaar) het rijke verenigingsleven (dit kan bijvoorbeeld terugkomen in de namen van vergaderruimtes) de rijke historie, waaronder kaarten vesting Oldenzaal (80-jarige oorlog) Ter inspiratie heeft een werkbezoek plaatsgevonden aan de gemeente Voorst en de gemeente West-Betuwe. De projectgroep was unaniem van mening dat de sfeer bij de gemeente Voorst het beste aansluit bij de visie voor het toekomstige stadhuis van Oldenzaal.

8

3.5.1 Beelden van inwoners In januari en februari zijn inwoners gevraagd naar hun suggesties voor mogelijke verbeteringen na een bezoek aan het stadhuis. Van de respondenten gaf 40% aan geen wijzigingen te willen doorvoeren of geen mening te hebben, terwijl 60% van de respondenten tips heeft gegeven. De meest besproken onderwerpen waren: de buitenkant van het gebouw verbetering van de sfeer binnen “De hal mag wel wat kleiner" verbetering van de privacy “mooie, strakke vloer verbetering van de entree/toegang binnen” vergroening van zowel het interieur als het exterieur

“Meer privacy, een wachtruimte waar je niet alles hoort”

“Vriendelijke uit straling binnen” “Het kan wel wa

t gezelliger”

“Aparte hokjes voor als je echt belangrijke dingen moet bespreken” “Meer groen binnen en buiten” “Beetje oude meuk, iets meer planten maakt het gezellig”

“De buitenkant van het gebouw oogt heel lelijk” “Met alle respect, het stadhuis is van buiten foeilelijk. Zorg dat het naadloos aansluit bij de binnenstad

Niets doen, ben tevereden zoals het nu is”

“Geen idee” “Verbetering van de toe gang tot het gebouw” “De deur in 1 keer ope

n laten gaan”

“Entree gelijkvloers”

“Meegaan met “verduurzam

de tijd”

en”

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

3.5.2 Beelden van medewerkers

Quotes van medewerkers over een inspirerende werkomgeving: “Laten we afscheid nemen van lange gangen en kleine kantoren met dichte deuren. Een prettig werk- en leefklimaat kun je ook creëren met doorzichtige wanden en andere creatieve oplossingen dan alleen muren en dichte deuren.” “Een plek met een warme uitstraling: zachte vloerbedekking afgewisseld met harde vloerbedekking in rustige kleuren en mooie warme verlichting waar het kan. Planten; niet te veel en te groot.” “Waar gewerkt kan worden in meerdere opstellingen: achter een bureau met bureaustoel of een tafel met zitbank, maar ook mogelijkheden om met meerdere collega's zakelijk te overleggen of ontspannen koffie te drinken aan een grote(re) tafel met goed zittende stoelen. Deze tafel staat in de buurt van de werkplekken, dus niet aan de andere kant van het stadhuis. Aan de wanden hangen grote foto's van projecten in de stad. Of de foto's worden geprojecteerd op de wanden zodat er regelmatig actuele projecten getoond kunnen worden.” “Verlies in de meest sprankelende, futuristische en spraakmakende plaatjes vooral de medewerkers die het uiteindelijk moeten doen niet uit het oog.” “Een werkomgeving waarin er evenwicht is tussen een zakelijke (strak) en huiselijke sfeer qua kantoorinrichting.” “Optimale inrichting van de werkplekken waarbij teamindelingen worden losgelaten maar veel meer gekeken wordt naar taakgerichtheid.

Waar elke werkplek optimaal is ingericht voor de desbetreffende taak. Waar je een ander niet tot last bent omdat je allemaal de juiste werkplek kiest voor die dag. Waar de geboden ruimte beter wordt benut in plaats van de nu algemene indeling op team.” “Geen te grote kantoorruimte met meer dan 6 mensen. Anders te rumoerig, vooral door bellende collega's.” “Geluidsvriendelijk, praktisch en flexibel. Een goede koffiehoek, met daarin ook mogelijkheden om de oude koffie weg te gooien, warm water.” “Een inspirerende werkomgeving is naar mijn mening een moderne werkomgeving die aansluit bij de manier van werken van huidige én toekomstige medewerkers. Binnen de kantooromgeving heb ik graag de mogelijkheid - om overal te kunnen werken - geconcentreerd in stilte te kunnen werken - te kunnen bellen (belhokje) zodat ik collega's niet stoor (zit)plekken/tafels voor kort informeel overleg - ruimte voor creatieve (brainstorm) sessies - in vergaderruimtes: genoeg stopcontacten voor een laptop en hybride vergaderen (grote schermen, event. roterende camera).”

9

4. Gebruikers en activiteiten 4.1 Inwoners en bezoekers Met het nieuwe stadhuis staat de dienstverlening aan de inwoners centraal. De gemeente wil een warme en gastvrije omgeving creëren. De contactmomenten met de inwoners dienen zo prettig mogelijk te verlopen. Belangrijke pijlers van het dienstverleningsconcept zijn: Gastvrijheid en ontmoeting: een open en toegankelijke sfeer waarin inwoners zich welkom voelen. Het gebouw heeft een warme en natuurlijke indruk. Transparantie en zichtbaarheid: een open inrichting met duidelijke lijnen. Privacy waar nodig: voldoende afstand tot receptie en balies en afgesloten ruimtes voor vertrouwelijke gesprekken. Bereikbaarheid voor iedereen: goed toegankelijke omgeving voor mensen met een beperking, een balie op verschillende hoogtes en dienstverlening waarbij iedereen mee kan doen. Duidelijke bewegwijzering en logische looproutes: zodat bezoekers eenvoudig hun weg vinden. Groene en uitnodigende omgeving: een prettige en duurzame inrichting; Horecavoorziening: mogelijkheid voor een kop koffie bij een bezoek aan het stadhuis. Digitale voorzieningen voor zowel fysieke als online dienstverlening. Veiligheid: een vertrouwde en veilige omgeving voor iedereen. Het openbare deel is duidelijk gescheiden van het medewerkersgedeelte door beveiligde poortjes en deuren.

In het openbare gedeelte zijn voldoende formele en informele vergaderruimtes, spreekkamers en ontmoetingsplekken beschikbaar voor gesprekken. Deze ruimtes zijn daarnaast ook voor interne gebruikers beschikbaar.

Doetinchem

Harderwijk

Voorst

Geldrop - Mierlo

Drimmel

4.2 Bestuur, raad en politieke partijen Een andere functie die het stadhuis moet bieden is die van ‘het huis voor de democratie’. Hierbij gaat het om het goed huisvesten van het democratisch proces, rekening houdend met 4-jaarlijkse wisselingen op basis van verkiezingsuitslagen. We zien de volgende behoeftes: Een passende en prettige raadzaal. Hierbij is het belangrijk dat: - de raadsleden elkaar kunnen aankijken en (indien mogelijk, ook zoveel mogelijk) niet met de rug naar het publiek zitten. Er is een beveiligde uitgang aan de kant waar de burgemeester zit; - de raadzaal een prettige sfeer kent; - de raadzaal multifunctioneel is en ook ingezet kan worden voor andere doeleinden dan de raadsvergadering, zoals voor de functies trouwen en vergaderen. Er is ruimte voor meerdere sessies tegelijk, bijvoorbeeld 2 politieke fora over een verschillend onderwerp die op hetzelfde moment plaatsvinden, waarbij alle audiovisuele middelen aanwezig zijn om ook thuis de vergadering goed te kunnen volgen. Het is goed dat de raadzaal een zekere transparantie heeft, waardoor voor raadsleden zicht is op het leven buiten de raadszaal en voor inwoners zicht is op het democratisch proces. Er zijn ruimtes die ook gebruikt kunnen worden door de fracties, voor fractieoverleg of om inwoners en organisaties te ontmoeten.

Het aantal zetels is op dit moment 23 en moet optioneel uitgebreid kunnen worden met 2 zetels, als de gemeente Oldenzaal groeit naar 35.000 inwoners.

Moerdijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

10

Griffie

Gemeenteraad

4.3 Medewerkers Op moment van schrijven bestaat de gemeente Oldenzaal uit het bestuur en 3 verschillende domeinen: Dienstverlening & Bedrijfsvoering, Ruimte en Maatschappij. Elk van deze domeinen bestaat uit één of meerdere teams die specifieke taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie vervullen. Het bestuur en de verschillende domeinen van de gemeente Oldenzaal zijn gehuisvest in het stadhuis aan de Ganzenmarkt 1 te Oldenzaal, met uitzondering van team Buitenbeheer (Domein Ruimte), dat is gevestigd aan de Lubeckstraat in Oldenzaal. Daarnaast kent de gemeente Oldenzaal ook het Sociaal Plein (domein Maatschappij) die gevestigd wordt aan de Ganzenmarkt 11. Veel medewerkers werken hybride, waarbij ze deels vanuit huis werken. Dit brengt een zekere flexibiliteit in hun werkplekbehoeften, wat betekent dat ze niet altijd fysiek op kantoor aanwezig hoeven te zijn om hun werkzaamheden uit te voeren. Het hybride werken biedt ruimte voor een dynamische werkplekorganisatie, afgestemd op de taken van de verschillende teams binnen de domeinen. Medewerkers van de Lubeckstraat en de Ganzenmarkt 11 kunnen ook op het stadhuis werken en andersom. 4.4 Overige gebruikers stadhuishal Naast bezoekers, het bestuur en de ambtelijke organisatie wordt de stadhuishal ook gebruikt voor evenementen en bijeenkomsten. De Regeling Stadhuishal biedt hiervoor de kaders.

Door de geplande verkleining en herinrichting van de stadhuishal bestaat de mogelijkheid dat de ruimte voor evenementen en bijeenkomsten beperkter wordt. Dit kan gevolgen hebben voor de uitvoerbaarheid van bepaalde evenementen, mede door verandering van de akoestiek. Het kan daarom noodzakelijk zijn om de Regeling Stadhuishal te herzien en het is mogelijk dat bepaalde evenementen niet langer kunnen plaatsvinden in de stadhuishal. Waar dit de dienstverlening niet hindert, staan we open voor activiteiten en evenementen in de stadhuishal om ontmoeting te bevorderen.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

College

Directie / gemeentesecretaris Concern control

Dienstverlening

Bedrijfsvoering

Team Veiligheid en Dienstverlening Integrale veiligheid, toezicht, handhaving, APV, bijzondere wetten en evenementenvergunningen, publieksbalie, burgerzaken, receptie, KCC

Team informatisering en financiën financieel beleid en advies / financieel beheer en informatieveiligheid Team Interne diensteverlening P&O, juridische zaken, servicedesk, facilitair, inkoop Team Communicatie en Ondersteuning bestuurssecretariaat, documentaire informatievoorziening, webcare en communicatie

Ruimte

Maatschappij

Team Ontwikkeling Team Ontwikkeling wonen & ruimte, en Ondersteuning mobiliteit, maatschappelijke, duurzaam-heid, ontwikkeling, ruimtelijke inkoop, juridische projecten, advies, vergunningen en economische Dit is een impressie bouwbalie, zaken, van hoe de stadhuishal juridisch advies, arbeidsmarkt, kan worden. contract-beheer en applicatie- en exploitaiteuitkeringsbeheer en overeenkomsten, uitkerings- en grondzaken, financiële administratie, administratie accountmanageme nt bedrijven, Team Werk en manager Inkomen binnenstad klantcontacten, werk, wsw en Team Realisatie inkomen, leerplicht ingenieursdiensten, / rmc, geo-info, vastgoed, casuscoördinatie (project)ondersteuning Team Jeugd en Zorg klantcontacten, Team Buitenbeheer jeugd, gezin en beheer & gedragsonderhoud wetenschap openbare ruimte en sportacommodaties

11

5. Ruimtebehoefte 5.1 Bestuur College Het college wordt bij elkaar gepositioneerd in de beveiligde zone. Hiervoor worden in totaal 5 kamers beschikbaar gesteld, waarvan 1 kamer wordt toegewezen aan de burgemeester. Deze kamer wordt niet voorzien van een werkplek, maar heeft een vergaderopstelling voor minimaal 10 personen. Daarnaast wordt de kamer uitgerust met AV-middelen.

5.2 Management, concern control en projectleiders Domeinmanagers en teamleiders Domeinmanagers en teamleiders zitten veel in overleg en hebben daardoor in mindere mate behoefte aan Arbo-werkplekken. De behoefte ligt vooral bij overlegplekken voor 1-4 personen en aanlandplekken. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in de buurt van hun team.

De wethouders en gemeentesecretaris/directeur krijgen geen eigen ruimte maar hebben gezamenlijk de beschikking over een werkkamer en 3 vergaderruimtes. De vergaderruimtes worden ingericht voor 8-10 personen. Eén van deze kamers wordt ook aangewezen als collegekamer. Al deze ruimtes worden voorzien van AV-middelen.

Concern control Concern control heeft 2 werkplekken nodig. De medewerkers geven de voorkeur aan een locatie dichtbij het bestuur en afdelingen, zoals het college, de directeur, financiën en de griffie. Deze nabijheid bevordert de afstemming en samenwerking tussen de verschillende functionarissen binnen het bestuur.

De 5de kamer wordt ingericht met 4 Arbo-werkplekken bestemd voor het bestuur. Alle ruimtes zijn, als ze niet in gebruik worden door het bestuur, ook te boeken voor de rest van het personeel. Dit loopt via het bestuurssecretariaat.

Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in de buurt van het bestuur.

Griffie De griffie heeft specifieke behoeften met betrekking tot de vindbaarheid en toegankelijkheid voor raadsleden. Raadsleden komen vaak zonder afspraak langs en willen direct in gesprek met griffie-medewerkers, zonder tussenkomst van een secretariaat. Daarom is het essentieel dat de griffie zich op een herkenbare locatie binnen het gebouw bevindt, dicht bij het bestuur. Aan de griffie wordt daarom een werkgebied toegewezen. Voor overleg kunnen ze gebruik maken van de vergaderruimtes van het college of andere overlegplekken.

Er wordt geen werkgebied toegewezen.

Doetinchem

Harderwijk

Projectleiders Projectleiders hebben eveneens veel overleggen en werken daarnaast veel samen in wisselende samenstelling. Het heeft de voorkeur om minimaal 2 projectruimtes voor 8 tot 10 personen in te richten.

Moerdijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

12

5.3 Domein Bedrijfsvoering en dienstverlening Het domein bedrijfsvoering en dienstverlening bestaan uit vier teams welke weer zijn onderverdeeld in een aantal sub-teams: Veiligheid en dienstverlening - Veiligheid; - Publiekszaken - Klant Contact Centrum (KCC) - Receptie Informatisering & Financiën - Informatisering - Financiën Interne Dienstverlening - Facilitair - P&O - Juridische zaken Communicatie & Ondersteuning - Communicatie - Bestuurssecretariaat - Informatiebeheer

Er is behoefte aan een plek waar A0-tekeningen kunnen worden uitgelegd en opgehangen voor bespreking. Een andere optie is een digitale oplossing die gedeeld kan worden met andere teams. Het team maakt gebruik van apparatuur en werkkleding. Hiervoor is opslagruimte noodzakelijk, bij voorkeur in de kelder. Deze kasten moeten afsluitbaar zijn. De Boa’s maken gebruik van portofoons. Deze kunnen Drimmel opgeslagen worden in een bergruimte in de kelder. Er zijn nog 3 archiefkasten met actieve vergunningen. Dit wordt in de loop van de tijd afgebouwd. Hoewel het wel de voorkeur heeft, hoeven deze kasten niet per se in de nabijheid van de werkplekken te staan. Een optie is om deze eveneens in de kelder te plaatsen

Veiligheid Veiligheid richt zich op toezicht, handhaving, vergunningverlening APV/BW en de regie op openbare orde, veiligheid & crisisbeheersing. Binnen dit team worden grotendeels repeterende taken uitgevoerd. De functies binnen dit domein werken nauw samen en werkplekken in elkaars nabijheid heeft de voorkeur om de afstemming optimaal te houden. Een groot deel van de werkzaamheden vindt buiten plaats. Het team is gemiddeld voor 50% op kantoor aanwezig.

Dienstverlening Dienstverlening voert grotendeels repeterende werkzaamheden uit en maakt veel gebruik van vast werkgebied. De afdeling bestaat uit 3 onderdelen: Publiekszaken, het Klant Contact Centrum (KCC) en de receptie.

Gezien de aard van het werk vinden er veel interne en externe overleggen plaats, zowel binnen de organisatie als regionaal. Dagelijks worden meerdere briefings gehouden, waaraan zowel interne als externe partijen deelnemen, wat vraagt om een vergaderruimte voor maximaal tien personen. Deze ruimte moet voorzien zijn van AV-middelen. Ook is er veel telefonisch contact met inwoners. Een deel kan vanaf de werkplek, mits er akoestische demping is Doetinchem Harderwijk i.v.m. privacy. Daarnaast is het beschikbaar hebben vanMoerdijk belcellen gewenst.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Boa’s werken ook in de avonduren en in het weekend. Om die reden is er behoefte aan een pantry met spoelgelegenheid (warm water), koelkast. De voorkeur gaat uit naar een plek dicht bij de uitgang. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken op de begane grond vlak bij een rechtstreekse uitgang.

Voor alle disciplines binnen dit team worden plekken toegewezen. Medewerkers beschikken niet over een eigen vaste werkplek maar wel over een eigen werkgebied. Dit heeft te maken met de specifieke werkzaamheden van dit team. KCC Voor het KCC moeten 5 werkplekken beschikbaar zijn. Omdat KCCmedewerkers zo weinig mogelijk gestoord moeten worden tijdens de telefoongesprekken is een vast werkgebied in een afgesloten ruimte nodig. Deze ruimte moet tussen de werkplekken voorzien zijn van

13

geluiddempende voorzieningen om verstoringen tijdens telefoongesprekken te minimaliseren. Te denken valt hierbij aan vloerbedekking, akoestische panelen, wanden en/of plafond. Een informatiescherm/wallboard met realtime telefoongegevens en meldingen is essentieel om het werk efficiënt te organiseren. Daarnaast is een whiteboard nodig voor korte memo’s en een kast voor het opbergen van headsets e.d. Omdat medewerkers langdurig op dezelfde plek werken is een aangenaam ingerichte werkruimte gewenst. Vanuit Arbo heeft 1 medewerker binnen het KCC een speciale voorziening nodig. Voor deze medewerker is een ruimte nodig die donkerder is. Dit kan deels opgelost worden door de mogelijkheid om de verlichting op deze plek separaat uit te schakelen Receptie De receptie heeft een centrale positie bij binnenkomst en beschikt over een 1 vaste werkplek en 1 aanlandplek. De voorkeur gaat uit naar een verhoogde stoel op de werkplek en staan bij de balie (zie gemeente Voorst). zodat de medewerker op ooghoogte is met de staande bezoeker. Het meubel wordt ergonomisch ontworpen met een zit-sta bureau en een korte uitreikafstand om lichamelijk klachten te voorkomen. Veiligheid krijgt extra aandacht. De receptie is aan één zijde afgesloten, zodat de veiligheid geborgd is en bezoekers niet zomaar achter de receptie komen staan.

De medewerkers van de receptie kunnen vluchten naar een beveiligd gebied in de directe omgeving (bodekamer). In het receptiemeubel wordt een kleine kluis (afmeting 50 cm b x 55 cm d x 67 cm h), uit het zicht van de bezoekers, geïntegreerd voor de berging van waardedocumenten. De receptie krijgt kastruimte voor sleutels en gevonden voorwerpen en een vaste telefoon. Er is een printer aanwezig in verband met het printen van uitreikbewijzen en het maken van kopieën. Deze printer staat centraal bij de receptie, zodat ook medewerkers vanuit het vergadercentrum en vanuit de bodekamer hier gebruik van kunnen maken.

papierversnipperaar. Daarnaast moet er een bonprinter voor afspraken (systeem JCC) zijn. Publiekszaken Publiekszaken bestaat uit een frontoffice en een backoffice. Binnen publiekszaken wordt gewerkt met 3 balies (ook Arbo werkplek) en 5 backofficewerkplekken (Arbo werkplekken). Vanwege de verwerking van privacygevoelige documenten en de afgifte van gewaarmerkte stukken is een beveiligde werkruimte noodzakelijk die dicht bij de kluis is gesitueerd. Het is essentieel dat er een duidelijke fysieke scheiding komt tussen het publieke gedeelte en de balies, aangezien dit een vereiste is voor een goed functionerende en veilige werkomgeving.

In de PUN artikel 91 staat daarover het volgende: buiten de werkuren moeten reisdocumenten en andere waardevolle documentatie opgeslagen zijn in een gesloten inbraakwerende waardekast of kluis (is bestaande); de plaatsen waar de reisdocumenten en andere documentatie zijn opgeslagen alsmede de ruimte waar de apparatuur en de programmatuur zich bevinden (RAAS station/RDW) zijn uitgerust met een inbraakalarmeringssysteem; de apparatuur en de programmatuur alsmede de tijdens de werkuren uit te reiken reisdocumenten bevinden zich onder voortdurend toezicht op een voor onbevoegden afsluitbare plaats (speciaal beveiligd gebied); het aanvraagstation en de mobiele vingerafdrukapparaten staan tijdens werkuren in speciaal beveiligd gebied en buiten de werkuren in ruimte met inbraakalarmeringssysteem; back-up tapes publiekszaken moeten in een aparte kluis. Dit gebeurt nu in de kelder. Dit kan voortgezet worden. Voor een uitgebreide toelichting zie bijlage 2.

Er moet rekening worden gehouden met 2 UTP aansluitingen (vaste telefoon voor receptie en BHV), een noodknop met een directe verbinding naar een Doetinchem beveiligingscentrale, een alarmknop (intern alarm) en een

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

14

De taken vereisen een rustige werkomgeving, zodat medewerkers zich optimaal kunnen concentreren. Bij de balies zijn 2 tot 3 printers nodig (40 cm b x 45 cm d x 94 cm h), geïntegreerd in het meubel. In de backoffice is één papierversnipperaar en één grote multicopier aanwezig (80l x 70b x 125 h cm). Deze staat in de beveiligde ruimte in verband met aktepapier. Binnen publiekszaken is er ook een RAAS en RDW-station. Dit zijn computerplekken die zijn aangesloten op een speciaal netwerk waar gemeenten paspoorten en rijbewijzen aanvragen. Hiervoor moeten 4 data- en 4 stopcontacten worden aanhouden. Het is handig deze op een aanlandplek te zetten. Er is in de backoffice een scherm gekoppeld aan de camera gericht op de wachtruimte en de toegangsdeur naar de backoffice. De spullen voor de verkiezingen worden opgeslagen binnen publiekszaken in een afgesloten kast. Dit kan eventueel in de ruimte voor de kluis. Voor aktepapier, enveloppen en andere spullen zijn minimaal 3-4 kasten nodig in de werkomgeving.

Voor de 3 publieksbalies hebben we (voor elke balie) nodig: 6 data aansluitingen en 6 geaarde stopcontacten per balie; vaste computer met dubbel scherm inclusief een klein meekijkscherm voor de bezoeker; pinautomaat; bonprinter (betalen); aanvraagstation RAAS; documentscanner RAAS + vingerscan; Oribi scanner; alarmknop (intern) bij elke balie en daarnaast 1 noodknop met een directe verbinding naar de beveiligingscentrale; kassalades geïntegreerd in het meubel. De spreekkamer in de buurt van publiekszaken is voor algemeen gebruik. Toegang vanuit de centrale hal. Publiekszaken kan hier ook gebruik van maken. Daartoe zijn de volgende voorzieningen nodig: thin client met 2 beeldschermen inclusief klein meekijkscherm; alarmknop; huiselijke inrichting (i.v.m. gebruik door domein maatschappij). Doetinchem Harderwijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Informatisering en Financiën Informatisering Het team bestaat uit informatie-adviseurs, functioneel beheerders, adviseurs informatieveiligheid en privacy. Er is behoefte aan verschillende soorten werkplekken, zoals hybride vergaderruimte van verschillende groottes, belcellen open en stiltewerkplekken. Er komen regelmatig ICTconsultants op locatie om samen met de functioneel beheerders applicaties in te richten. Er is dan behoefte aan een kleine ruimte met ca. 3 Arbowerkplekken (dubbele beeldschermen). Deze plekken moeten te reserveren zijn omdat deze afspraken ruim van tevoren worden ingepland. Voor het vieren van momenten is een pantry of huiskamer gewenst. Het team werkt volledig digitaal. Er zijn wel studieboeken. Deze zouden in een centrale bibliotheek opgeslagen kunnen worden. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Wel hebben een aantal medewerkers Arbo-specifieke aanpassingen, o.a. speciale (ingestelde) bureaustoelen, muizen en beeldscherm verhogers. Financiën Dit team bestaat uit medewerkers die zowel repeterende taken als overlegen advieswerkzaamheden uitvoeren. Dit vraagt om een verscheidenheid aan werkplekken die aan de uiteenlopende behoeften van de medewerkers voldoen. Er is behoefte aan concentratiewerkplekken voor ongestoord werk, maar ook aan aanlandplekken waar medewerkers snel kunnen inchecken voor korte werkzaamheden.

Daarnaast zijn er open werkplekken nodig voor de dagelijkse werkzaamheden en een aparte ruimte voor overleg, waar medewerkers bijvoorbeeld financieel advies kunnen inwinnen of strategisch kunnen sparren. Deze afwisseling in werkplekken draagt bij aan de flexibiliteit en efficiëntie van het team. Er wordt geen werkgebied toegewezen.

15

Communicatie en Ondersteuning Team Communicatie en Ondersteuning bestaat uit communicatie, het bestuurssecretariaat en informatiebeheer. De werkbehoeften variëren per functie, aangezien iedere rol specifieke eisen heeft aan de werkplek. Zowel het bestuurssecretariaat als informatiebeheer hebben veel repeterende en structurele werkzaamheden. Communicatie Medewerkers van het team communicatie werken volledig flexibel. De werkplek voor communicatieprofessionals is doorgaans mobiel en past in de rugtas. Zij hebben behoefte aan verschillende soorten werkplekken, van open, half open tot concentratie en een belplek. Daarnaast hebben ze behoefte aan een ontmoetingsruimte of projectruimte waar ze kunnen overleggen, brainstormen en ideeën delen. Communicatie heeft de beschikking over een kast met fysieke materialen zoals folders, banners en ander communicatiemateriaal. Dit zou eventueel gekoppeld kunnen worden aan de bergruimte naast de bodekamer. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Bestuurssecretariaat Voor het bestuurssecretariaat zijn vier medewerkers, deels parttime, actief. Op 1 à 2 dagen per week zijn alle collega’s samen aanwezig. Een vaste locatie dicht bij het bestuur is noodzakelijk. Dit biedt de optimale vindbaarheid en snelle toegang tot de bestuurders. Aan het bestuurssecretariaat wordt een werkgebied toegewezen.

Informatiebeheer Het team informatiebeheer heeft veel bureauwerk. Daardoor is de behoefte aan een Arbo-werkplek hoog. Voor een aantal medewerkers binnen het team is er een voorkeur om dicht bij het archief een werkplek te hebben. Dit hangt echter samen met de besluitvorming rondom de plek van het (stads)archief. Komt dit wel of niet in het stadhuis.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Er zijn 2 plekken ingericht met een scanfunctie, waarbij de scanner is gekoppeld aan een vaste computer voor het digitaliseren en registreren van documenten. Het gaat hierbij om het digitaliseren van fysieke inkomende post en het digitaliseren van het bestaande vergunningenarchief. Deze werkplekken zijn speciaal ingericht en vallen buiten de reguliere werkplekken. De centrale postkast wordt in de nieuwe situatie verplaatst naar een centrale plek in het stadhuis. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat de medewerkers die veelvuldig gebruik maken van de scanwerkplekken een werkplek zoeken in de buurt van deze voorziening. Interne Dienstverlening Naast een facilitaire tak bestaat het team uit een afdeling P&O en juridische zaken (JZ). De werkplekbehoeften variëren per discipline binnen dit team. Facilitair Het team facilitair bestaat uit bodes, koffiedames, servicedesk, inkoop, contractbeheer en contractmanagement. De koffiedames hebben geen werkplek nodig. Wel hebben zij een aanlandplek met een vaste computer nodig om de dagplanning door te nemen. Zij beschikken niet over een laptop. Vanwege de vindbaarheid, de specifieke taken en de dubbelfunctie van de bodes (bode en servicedeskmedewerker) krijgen de bodes en de servicedesk een vaste plek in het stadhuis, achter de receptie. De bodekamer is ook de verzamelplek voor het AIT-team.

Van hieruit is het openbare gedeelte snel te bereiken. Het is wenselijk om voor de servicedesk een balie in te richten gekoppeld aan de bodekamer, waarbij we willen voorkomen dat medewerkers continu de bodekamer inlopen. De balie van de servicedesk wordt niet gecombineerd met de receptie, maar aan de kant van het vergadercentrum gecreëerd. Dit loket moet kunnen worden afgesloten om een sluitend

16

beveiligd gebied te maken. De afsluiting moet licht-doorlatend zijn in verband met beperkte lichtinval. De balie is een staplek. In de bodekamer worden 3 Arbo-werkplekken en een aanlandplek gerealiseerd. Op deze aanlandplek komt een vaste computer te staan en is daarmee uitvalsbasis voor de koffiedames. Deze vaste computer is ook gekoppeld aan de pasprinter. De overige medewerkers van het team facilitair hebben geen specifieke voorzieningen nodig. Aan de bodes en de servicedesk wordt een werkgebied toegewezen (bodekamer). P&O Medewerkers van de HR-administratie hebben veel ongepland overleg met medewerkers over allerlei personele zaken. Vanuit de privacy-audit is aangegeven dat deze gesprekken in een afgeschermde setting plaats moeten vinden. Daarnaast is het belangrijk dat deze medewerkers goed vindbaar zijn. Fysieke benadering van HR door medewerkers is essentieel. Om die reden is het logisch om de medewerkers van de HR-administratie (2 personen) een werkgebied toe te wijzen. De HR-adviseurs en overige P&Omedewerkers hebben meer geplande afspraken, waardoor de noodzaak van een vast werkgebied niet noodzakelijk is. Wel bestaat behoefte aan voldoende werk- en belplekken i.v.m. de privacy. Er wordt een werkgebied toegewezen aan de HR-administratie. Hier dienen 2 werkplekken gecreëerd te worden.

5.4 Domein Ruimte Het domein Ruimte bestaat uit drie verschillende teams: team Ontwikkeling, team Realisatie en team Buitenbeheer. Team Buitenbeheer is gehuisvest aan de Lübeckstraat. De verbouwing richt zich op het stadhuis. Het pand aan de Lübeckstraat blijft ongewijzigd en wordt daarom niet meegenomen in dit programma van eisen. Ontwikkeling Het team Ontwikkeling omvat 5 disciplines: grondzaken, vergunningen, juridische zaken, ontwikkeling en EvNOT (medewerkers gemeente Oldenzaal). Het team werkt intensief samen, waarbij informele contacten een belangrijk onderdeel zijn van de werkwijze. Daarom wordt er relatief weinig thuisgewerkt; het ontmoeten van elkaar op kantoor heeft veel meerwaarde voor het team. EvNOT is 3 dagen per week gehuisvest in Oldenzaal en 2 dagen in Dinkelland. Ontwikkeling, vergunningen, grondzaken en EvNOT Er is behoefte aan verschillende werkplekken om de diverse werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Incidenteel is er behoefte aan 1-persoons concentratieplekken. Er wordt regelmatig in projecten gewerkt waardoor er behoefte is aan projectplekken. Er wordt nog steeds gebruik gemaakt van papieren bestemmingsplannen en er is behoefte aan werkplekken om schetswerk te doen. Er is behoefte aan een plek waar A0-tekeningen kunnen worden uitgelegd of worden opgehangen voor besprekingen.

Een andere optie is een digitale oplossing die gedeeld kan worden met andere teams. Dit is essentieel voor stedenbouwkundigen en vergunningverleners. De bestaande kast met fysieke bestemmingsplannen wordt nog gebruikt en moet blijven bestaan.

Juridische zaken De behoefte bij juridische zaken ligt met name bij de mogelijkheid om geconcentreerd te kunnen werken en om privacygevoelige gesprekken te kunnen voeren.

Er wordt gebruik gemaakt van vergaderruimtes in verschillende groottes. Zowel kleinere (2 tot 4 personen) als grotere overlegruimtes worden gebruikt. De vergaderplekken moeten voorzien zijn van grote beeldschermen.

Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat de medewerkers een plek zoeken in de rustige zones.

Er wordt geen werkgebied toegewezen.

Doetinchem

Harderwijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

17

Juridische zaken Voor juridische medewerkers is het belangrijk dat er werkplekken beschikbaar zijn, waar zij ongestoord kunnen werken en zich kunnen focussen op hun taken. Dit kunnen open werkplekken zijn in een afgesloten ruimte. Ook wordt er relatief nog veel met papieren dossiers gewerkt. De behoefte aan kastruimte blijft bestaan. Daarnaast is er behoefte aan afgeschermde spreekkamers voor privacygevoelige gesprekken, voldoende belcellen en hybride overlegplekken voor 1 of 2 personen. Er wordt geen werkgebied toegewezen aan juridische zaken. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in de buurt van de benodigde voorzieningen. Ze zullen waarschijnlijk een werkplek zoeken in de rustige zones en in de buurt van de papieren dossiers.

5.5 Domein Maatschappij Het domein Maatschappij bestaat uit 3 teams, Ontwikkeling & Ondersteuning, Jeugd & Zorg en Werk & Inkomen. Daarnaast kent dit domein het Sociaal Plein. Het Sociaal Plein wordt gevestigd aan de Ganzenmarkt 11. Hier worden werkplekken gefaciliteerd voor medewerkers vanuit het domein Maatschappij. Deze werkplekken binnen het Sociaal Plein stimuleren het integraal werken binnen het sociaal domein. Ontwikkeling & Ondersteuning Het team Ontwikkeling & Ondersteuning bestaat uit 2 disciplines: beleid & account en juridische zaken & uitkeringsadministratie. Er wordt in verhouding nog veel met papier gewerkt. Er is echter wel een digitaliseringsslag mogelijk. Beleid & account

Realisatie Vanwege de diversiteit aan werksoorten die het team uitvoert – van werkvoorbereiding tot administratieve ondersteuning – is er behoefte aan verschillende werkplektypen. Naast Arbo-werkplekken moeten er plekken zijn voor overleg, concentratiewerk en telefoongesprekken. Er vinden veel kortdurende overleggen plaats, zowel met collega's binnen als buiten het team. Daarnaast wordt veel in projecten gewerkt, waardoor behoefte is aan projectruimtes. Er is behoefte aan een plek waar A0-tekeningen kunnen worden uitgelegd en opgehangen voor bespreking. Een andere optie is een digitale oplossing die gedeeld kan worden met andere teams. Het team maakt gebruik van apparatuur en werkkleding. Hiervoor is opslagruimte noodzakelijk, bij voorkeur in de kelder. Deze kasten moeten afsluitbaar zijn. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Buitenbeheer Het team Buitenbeheer is gevestigd aan de Lübeckstraat. Omdat de verbouwing zich richt op het stadhuis wordt dit team hier buiten beschouwing gelaten. Wel kunnen medewerkers van het stadhuis gebruik maken van de werk- en vergaderplekken aan de Lübeckstraat en andersom. Ook gaat de Doetinchemmee in de werkafspraken, Harderwijk waaronder cleandesk werken. Lübeckstraat

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

Beleid & account richt zich op het ontwikkelen en implementeren van beleid, waarbij ze regelmatig op kantoor aanwezig zijn. Daar tegenover staat dat er in verhouding veel wordt thuisgewerkt. Op kantoor is om die reden behoefte aan voldoende plekken om hybride te kunnen vergaderen. Medewerkers komen naar kantoor om de verbinding te houden en te overleggen. Een werkplek in elkaars nabijheid wordt op prijs gesteld. Ook is er behoefte aan informele overlegplekken. Soms hebben ze behoefte aan een halfopen werkplek om zich te concentreren. Binnen het team is een collega met een speciaal ingerichte werkplek die onder meer rekening houdt met lichtinval, luchtstroom en positie t.o.v. andere bureaus en een speciaal aangepaste/ingestelde bureaustoel. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in elkaars nabijheid. Juridische zaken & uitkeringsadministratie Juridische zaken & uitkeringsadministratie houdt zich bezig met juridische vraagstukken en administratieve taken rondom uitkeringen. Een groot deel van hun werk is repetitief en wordt voornamelijk op kantoor uitgevoerd, wat leidt tot een aanwezigheid van ongeveer 90% op kantoor. Er wordt nog veel op papier gewerkt en gearchiveerd in kasten. Dit kan deels gedigitaliseerd

18

worden, maar er blijft behoefte aan kastruimte. Ook hebben ze een eigen printer met eigen papier voor inkomstenbriefjes, aanmaningen etc. Juridische medewerkers binnen dit team hebben bovendien behoefte aan stiltewerkplekken om ongestoord juridisch werk te kunnen uitvoeren. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in de buurt van de benodigde voorzieningen. Juridische zaken zal waarschijnlijk een werkplek zoeken in de rustige zones. De uitkeringsadministratie in de buurt van de papieren dossiers en de specifieke printer.

Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in elkaars nabijheid.

Werk & Inkomen Binnen het team Werk & Inkomen vallen ook Leerplicht en RMC. De medewerkers binnen dit team werken intensief samen. Er is behoefte aan semi-geconcentreerde werkplekken. Omdat regelmatig telefonisch contact plaatsvindt, is het van belang dat voldoende belcellen beschikbaar zijn. Soms is ook behoefte aan een specifieke concentratiewerkplek. Voor overlegmomenten, zowel intern als extern is vooral behoefte aan kleinere overlegplekken (2-4 personen). Daarnaast is het belangrijk dat er mogelijkheden zijn om hybride te vergaderen. Voor de verbinding is het belangrijk om ruimte te creëren voor informele overleggen aan bijv. een bar/koffietafel. Er wordt geen werkgebied toegewezen. Het is logisch dat ze een werkplek zoeken in elkaars nabijheid. Jeugd & Zorg Het team Jeugd & Zorg heeft een belangrijke rol in het voeren van privacygevoelige gesprekken, met name telefonisch. Om dit zo goed mogelijk te faciliteren moeten voldoende belcellen beschikbaar zijn. Om onderling af te stemmen en ervaringen te delen bestaat de behoefte om in kleinere clusters samen te zitten. Daarnaast wordt het als waardevol gezien om de WMO- en belteams dichter bij elkaar te positioneren, zodat de samenwerking tussen deze teams optimaal verloopt.

Transparantie, zichtbaarheid en vindbaarheid zijn essentieel binnen dit team, wat zich vertaalt in een voorkeur voor een open en toegankelijke Doetinchem Harderwijk werkomgeving.

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

19

6. Ruimtelijk programma

Het streven is om de werkomgeving opener te maken, wat betekent dat er minder afgesloten kantoren zijn. Een groot deel van de werkplekken zal flexibel inzetbaar zijn volgens het principe van Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) . Dit houdt in dat medewerkers hun werkplek kiezen op basis van hun taken op dat moment. Door de diversiteit aan werkzaamheden is er behoefte aan verschillende typen werkplekken, die gedeeld worden en niet per se per afdeling georganiseerd hoeven te zijn. Om de herkenbaarheid van de verdiepingen te vergroten, passen we verschillende interieuraccenten toe, zoals kleur en andere visuele elementen. De werkomgeving biedt een mix van open en gesloten werkplekken, strategisch gepositioneerd om zowel ontmoetingen als privacy te faciliteren. Binnen elk werkgebied zijn diverse Arbo werkplekken beschikbaar. De werkplekken worden ingedeeld volgens het Bruis-Ruis-Muis-principe: Bruis: Een dynamische zone waar ontmoeting en ontspanning centraal Bruis: staan. Hier is veel visuele en akoestische prikkeling. Hier zijn plekken waar we samenwerken in grotere of in kleinere groepen. Deze werkplekken geven levendigheid en reuring en zijn daarom meer centraal (aan het begin van een werkgebied) in het gebouw gepositioneerd.

In deze zones zijn verschillende plekken met whiteboardwanden of andere voorzieningen waarop we kennis kunnen delen, ideeën uitwisselen en vragen kunnen stellen. Hier bevindt zich ook de pantry. Ruis: Een overgangszone die als buffer dient tussen rumoer en rust. Dit is Ruis: de plek waar we contact maken, kennis delen en voor informeel overleg. Hier vindt grotendeels het reguliere werk plaats. Muis: Tot slot zijn er individuele werkplekken waar we ons terugtrekken om rust te vinden, om stukken te lezen, na te denken of om geconcentreerd en ongestoord te kunnen werken. Ook collega’s die meer behoefte hebben aan een prikkelarme omgeving vinden hier een werkplek. Op basis van bovenstaand principe wordt een gradatie gerealiseerd van ‘drukte naar rust’. Dit betekent dat bij de entree van een werkgebied een Doetinchem

Harderwijk

Moerdijk

Functioneel Programma van Eisen verbouw stadhuis Oldenzaal

ontmoetingsplek is waar gesproken mag worden, een verjaardag gevierd wordt, een informeel overleg plaatsvindt of werkplekken waar als projectgroep wordt samengewerkt. In de volgende zone zijn verschillende plekken voor het reguliere werk. De concentratie en stilte is hier van gemiddeld niveau. Op deze werkplekken kan gebeld worden (niet privacygevoelig) en is er ruimte om kort informeel iets te bespreken. Hier bevinden zich zowel open als halfopen werkplekken. In het achterste deel van de zone is een hoge mate van concentratie en stilte gewenst. Door de beperking van loopverkeer, overleg en telefoneren op de werkplek is dit deels mogelijk in een open setting of kleine clusters (tot max 4 personen) in een afgesloten ruimte die speciaal voor dit doeleinde worden aangemerkt. Naast de Arbo-werkplekken zijn er ook specifieke concentratiewerkplekken/belcellen, bedoeld voor kortdurend gebruik (maximaal 2 uur). Daarnaast worden aanlandplekken gecreëerd voor kort werk en bevinden zich binnen elk gebied ook geluidsarme ruimten voor vertrouwelijke gesprekken, vergaderruimtes en informele overlegplekken. Om samenwerking, interactie en kennisdeling te bevorderen, worden zichtbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid van medewerkers optimaal gewaarborgd. Dit kan worden gerealiseerd door een softwaretoepassing of werkafspraken.