AP 5a. Bijlage RKC onderzoek subsidiebeleid Nunspeet

klein bedrag gaat.

van een individuele subsidie verantwoord waar die aan heeft bijgedragen. Ter illustratie: in de jaarrekening 2013: ‘De bibliotheek is gesubsidieerd door middel van een budgetsubsidie.

Sport

Daarnaast is de leescultuur bevorderd door de inzet van combinatiefunctionarissen in het

Voor het domein sport nemen we een trend waar dat er vanaf 2017 aanzienlijk minder

kader van bibliotheek op school en mediawijsheid.’ [23]

wordt begroot dan in 2016 en dat er in de hele periode 2016-2019 minder middelen worden ingezet dan begroot. De afname van de begrote inzet op het domein sport vanaf 2017 is het resultaat van de herijking van de Deelverordening Sport [24]. Sinds 2017 is de jeugdledensubsidie sport niet meer in de Deelverordening Sport opgenomen. Dit is conform een raadsbesluit uit 2014 om deze subsidie af te schaffen, zodat het bedrag dat daarmee vrijkomt beschikbaar is voor andere doeleinden [25]. Welzijn De meest evidente toename qua begrote middelen is zichtbaar op het Welzijnsdomein (figuur 4 (toename begroting van ± 19,5% in de periode 2016-2019)). Deze toename in de begrote inzet van middelen komt volgens betrokkenen voort uit het feit dat de gemeente door de tijd heen meer taken bij de welzijnspartijen heeft begelegd [10].

26

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

Inzet middelen (3/3) Ook uit andere documenten die voor dit onderzoek zijn bestudeerd en uit de interviews blijkt dat de hiervoor bedoelde koppeling tot op heden beperkt tot niet inzichtelijk wordt gemaakt. Ambtelijk geeft men wel aan dat de organisatie sinds een jaar een subsidie-register bijhoudt [13]. In dit register wordt per subsidie de kerninformatie geadministreerd waardoor het overzicht van het totaal aan subsidies in de organisatie en de stand van zaken van deze subsidies wordt versterkt. De kerninformatie die wordt geadministreerd bestaat hoofdzakelijk uit informatie over de verschillende stappen van het subsidieproces (o.a. aanvraag plus bedrag, beoordeling/beslissing, verantwoording, vaststelling/beschikking). Het subsidie-register is gedigitaliseerd en is een uitvloeisel van het zaaksysteem; het wordt gezien als een ontwikkelstap die moet bijdragen aan grip op het totaal aan subsidieprocessen [10, 13].

27

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

2. Conclusies en aanbevelingen

1. Inleiding

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (1/7) Opzet proces: kaders van subsidieproces in ASV en deelverordeningen In de ASV zijn de algemene kaders van het subsidieproces uiteengezet. Hierin is aandacht voor de aanvraag(termijn), beslistermijn, verantwoording en vaststelling van de subsidies. Vanuit de verschillende deelverordeningen kunnen aanvullend per domeinen extra nadere eisen en/of kaders opgenomen zijn. De opzet van het proces kan in de basis vanuit de ASV als volgt worden samengevat (figuur 4). Stap

Uitleg

Schriftelijke aanvraag binnen bij B&W of via webformulier

• • •

• Beoordeling en beslissing

• • •

Verantwoording

• •

• Vaststelling beschikking

/

•

Er moet in de aanvraag worden aangegeven welke doelen en resultaten met de activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen. Jaarlijkse of meerjaarlijkse subsidie moet vóór 1 oktober het jaar ervoor aangevraagd worden Een incidentele subsidie moet uiterlijk 13 weken voorafgaand aan periode waarop de aanvraag betrekking heeft worden ingediend, maar kan niet eerder dan 26 weken voor aanvang periode waarop de subsidie betrekking heeft worden ingediend. De deelverordening kan van het bovenstaande afwijken. Over een jaarlijkse of meerjaarlijkse subsidie beslist B&W uiterlijk 31 december van jaar van indiening. Over een incidentele subsidie beslist B&W binnen 13 weken nadat volledige aanvraag is ingediend. De deelverordening kan van het bovenstaande afwijken. <€5.000: worden direct door college vastgesteld of verleend en ambtshalve vastgesteld binnen 13 weken nadat activiteiten moeten zijn verricht. €5.000-€50.000: aanvraag tot vaststelling - bij college bij jaarlijkse of meerjarensubsidie uiterlijk op 31 mei van het jaar volgend op het subsidietijdvak; - bij college bij incidentele subsidie uiterlijk 13 weken nadat activiteiten moeten zijn verricht; - bevat inhoudelijk verslag met overzicht van uitgevoerde activiteiten en een balans.

- Bij deelverordening of verleningsbeschikking kan andere manier van aantonen uitvoeren activiteiten worden gevraagd dan wel andere termijnen worden vastgesteld of andere of minder gegevens worden verlangd. €50.000: aanvraag tot vaststelling is identiek aan de vorige ‘range’. Echter, hier bovenop wordt een verklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant, gevraagd. B&W stelt de subsidie van meer dan €5.000 vast binnen 13 weken na de ontvangst van een aanvraag tot subsidievaststelling, tenzij bij deelverordening anders is bepaald

Figuur 4. Subsidieproces vanuit ASV 28

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (2/7) Werking proces

Op deze manier wordt in Nunspeet het ‘vier-ogenprincipe’ geborgd omdat zowel de verantwoordelijk beleidsmedewerker(s) als het afdelingshoofd de aanvraag onder ogen

Aanvraag en beoordeling

krijgt [13, 17]. Hoewel het bevoegdhedenregister anders voorschrijft, worden kleine subsi-

Voor wat betreft de aanvraag van en beoordeling en beslissing over een subsidie zien we

dieaanvragen die politiek gevoelig kunnen liggen ook wel via de beleidsmedewerker/het

verschillende ervaringen, afhankelijk van het type subsidie.

afdelingshoofd afgestemd met het college dan wel de verantwoordelijk portefeuillehouder. Subsidieaanvragen van meer dan € 30.000 worden standaard ter beoordeling aan het

Jaarlijkse en meerjaarlijkse subsidies

college voorgelegd [10, 17].

Hoewel de gemeente Nunspeet verschillende soorten subsidies verstrekt wordt het subsidieproces als redelijk uniform en duidelijk bestempeld door de ambtelijke organisatie [o.a.

Incidentele subsidies

10, 13]. De jaarlijkse en meerjaarlijkse subsidieaanvragen komen voor 1 oktober via het

Bij kleinere incidentele subsidies ervaart men ambtelijk dat de vraagspecificatie ‘wat gaat de

zaaksysteem binnen bij de beleidsinhoudelijk verantwoordelijke ambtenaar. Deze maakt

subsidierelatie doen en wat levert het op?’ niet altijd even helder naar voren komt in de

gebruik van de ‘checklist verlening’ die - ingegeven vanuit interne controle en de accoun-

subsidieaanvraag. Dit vergt echter ook dat de gemeente Nunspeet ‘met één mond’ uit kan

tants - in 2019 is ingevoerd. Bij elke aanvraag is de standaard dat deze checklist als ruggen-

leggen waarom men een incidentele subsidie verstrekt en op basis daarvan concreet van

steun wordt ingevuld. De medewerker loopt de aanvraag na aan de hand van de checklist

een partij kan vragen wat ze voor een bepaald bedrag gaan doen. Hoewel het dan vaak om

en bekijkt of de aanvraag compleet is en alle gevraagde informatie aanwezig is. Hoewel het

relatief kleine bedragen gaat, vergen de aanvraag en de beoordeling van incidentele

in principe de eigen verantwoordelijkheid van de behandelend ambtenaar is om deze

subsidies scherpte en aandacht vanuit gemeentelijk perspectief [13, 19].

checklist in te vullen, kan deze processtap via het zaaksysteem niet worden afgesloten zonder dat er informatie is ingevuld [10]. Hierdoor worden er al in een vroeg stadium checks en balances in het proces ingebouwd. Ambtelijk gaan er wel geluiden op dat met deze ‘checklist verlening’ een nog stevigere of uitgebreidere inhoudelijke koppeling kan worden gemaakt. Via het bevoegdhedenregister is vastgelegd dat subsidieaanvragen onder de € 30.000 door het afdelingshoofd worden beoordeeld en ondertekend en dat deze in principe niet aan de collegetafel langskomen. Ook stemmen beleidsmedewerkers onderling nog weleens inhoudelijk af indien de aanvraag een inhoudelijk gedeeld belang heeft.

29

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (3/7) Daarnaast komt het bij organisaties die incidentele subsidies willen aanvragen regelmatig

Ook kwam de gemeente er in het verleden pas bij de verantwoording nog weleens achter

voor dat er bestuurswisselingen zijn; nieuwe besturen zijn niet altijd op de hoogte van de

dat een subsidierelatie niet aan de afgesproken voorwaarden voldeed. Belangrijk voor

subsidiemogelijkheden en -voorwaarden van de gemeente Nunspeet [19]. Dit maakt het

Nunspeet is daarom dat het bij verantwoording niet alleen maar om de eindverantwoording

voor sommige ambtenaren weleens een opgave om de benodigde informatie voor alle

gaat. Gedurende het jaar vinden er gesprekken plaats met subsidierelaties over de voort-

aanvragen dertien weken voor de start van een activiteit binnen te krijgen. Vanuit de

gang van de subsidieafspraken. Dit is een ontwikkeling van de afgelopen jaren die mede is

organisatie vindt men echter wel dat er - bij een nieuwe aanvrager - enige coulance bij de

ingegeven door een kritisch accountantsadvies [13]. Door lopende het jaar gesprekken te

aanvraagtermijnen en de beoordeling mag zijn. Ambtenaren willen dergelijke organisaties

voeren, kunnen signalen vroegtijdig worden opgevangen en worden vastgelegd. Indien

echter vanaf dan niet meer zelf ‘achter de broek aan hoeven zitten’ maar proberen meer

nodig kunnen er dan nog zaken worden gewijzigd en/of worden voorgelegd aan het

vanuit een zakelijke, professionele houding het contact te voeren [19].

college. Er ligt hiervoor wel een eigen verantwoordelijkheid bij de beleidsmedewerkers zelf. Voor hen geldt wel dat er eens per maand/eens per zes weken tijdens een teamoverleg over

Verantwoording

de voortgang van de subsidies wordt gesproken. Dit is een extra stok achter de deur om

In de interviewronde blijken er in de organisatie wisselende ervaringen te zijn met de wijze

grip op en contact met de subsidierelaties te behouden [13].

waarop er nu verantwoording plaatsvindt vanuit subsidierelaties. De verklarende factor die daarbij naar voren komt is dat dit afhankelijk is van de mate waarin het lukt om aan de

Vaststelling/beschikking

voorkant heldere subsidieafspraken te maken. Meerdere ambtenaren zijn content met de

Het vaststellen van subsidies werd door de gemeente eerder als een kritisch aandachtspunt

wijze waarop de gemeente Nunspeet zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld door meer

beschouwd. Jaarlijks moest er vanuit de afdeling Interne Controle een rondje langs de

resultaatgerichte afspraken te maken waarover verantwoording plaatsvindt. Indien het lukt

organisatie worden gemaakt om daar aandacht voor te vragen. Dit komt doordat beleids-

om goede afspraken te maken over de bijdrage van de subsidierelatie, vindt er ook een

medewerkers in een lopend jaar bezig zijn met subsidierelaties en in het kader van vast-

scherpere verantwoording plaats [13]. Daar staat tegenover dat volgens andere mede-

stelling het jaar ervoor nog moeten afronden. Een aantal jaar geleden kwam het daarom

werkers de beoordeling van de verantwoording vanuit de gemeente multi-interpretabel is

nog weleens voor dat subsidieprocessen niet zorgvuldig werden afgesloten. De instelling

(‘heeft de organisatie wel of niet voldaan?’) op het moment dat de afspraken onvoldoende

van het subsidieregister is een middel waarmee met één druk op de knop via het zaak-

concreet zijn gemaakt aan de voorkant. Dit is voor sommige ambtenaren een blijvende

systeem kan worden achterhaald welke subsidies nog vastgesteld moeten worden.

worsteling [15].

30

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (4/7) Ook wordt er sinds 2019, net als in een eerder stadium rondom de subsidieaanvraag, gebruikgemaakt van een ‘checklist vaststelling’. Deze checklist wordt gebruikt om de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de subsidie te borgen en geeft antwoord op de vraag of de subsidierelatie heeft gedaan wat ze beloofd heeft te doen. Op het moment dat de checklist niet is ingevuld maar een beleidsmedewerker deze processtap wel via het zaaksysteem wil voltooien, komt de stap direct terug in de workflow van de betreffende medewerker [13]. Door verschillende beleidsmedewerkers wordt deze checklist als een handige tool beschouwd die de compleetheid van het subsidieproces borgt [10, 15]. Verdiepend inzicht subsidieprocessen aan de hand van acht subsidiedossiers Om het subsidieproces in Nunspeet beter te kunnen doorgronden, is de ambtelijke organisatie gevraagd om twee door ons opgevraagde subsidiedossiers per domein (sport, welzijn, evenementen en cultuur) aan te leveren. Deze dossiers worden als cases bestudeerd om inzichtelijk te krijgen: •

Of de processtappen (aanvraag, beoordeling, verlening, verantwoording en vaststelling) in de praktijk worden doorlopen

•

Of er afspraken worden gemaakt over de inzet van de subsidiemiddelen en zo ja, op welk niveau (activiteiten of resultaten)

•

In welke mate er in de verantwoording wordt gerapporteerd over hetgeen aan de voorkant is afgesproken

Voor Nunspeet zijn acht subsidiedossiers bestudeerd. In figuur 5 op de volgende pagina is de kerninformatie per subsidie samengevat. Onder de tabel wordt hieraan meer duiding gegeven.

31

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (5/7) Een evaluatie van de acht subsidiedossiers laat zien dat de dossiers compleet zijn en dat er conform de opzet van het subsidieproces

Subsidie

Aanvraag? Bedrag?

Afspra ken

Beoor deling

Direct vastgesteld?

Verant woording

Beoordeling vaststelling

Beschikking? Bedrag?

Schoolkorf bal

Ja. € 800

Nee

Afdelingshoofd

Ja

Nee (n.v.t. <€ 5.000)

n.v.t.

Ja. € 750; conform Deelverordening Sport 2017

G-hockey

Ja. € 750

Nee

Afdelingshoofd

Ja

Nee (n.v.t. <€ 5.000)

n.v.t.

Ja. € 750; conform Deelverordening Sport 2017

3 WOC’s 2018 Oranjehof

Ja. € 120.000

Ja

Ambtelijk beleidsmedewerker + collegebesluit

Nee

Ja (> € 50.000)

Ambtelijk advies; collegebesluit

Ja. € 100.000; conform deelverordening subsidie welzijnsactiviteiten en WOC 2017

Veilig Thuis

Ja. € 120.897

Ja

Ambtelijk beleidsmedewerker + collegebesluit

Nee

Ja (> € 50.000)

Ambtelijk advies; collegebesluit

Ja, € 120.897; conform verdeelsleutel 22 regionale gemeenten

Oranjevereniging

Ja. € 1.500

Nee

Ambtelijk beleidsmedewerker

Ja

Nee (n.v.t. < € 5.000)

n.v.t.

Ja. € 2.500; conform Deelverordening Sociale Samenhang en leefbaarheid 2017

So this is Christmas

Ja. € 2.500

Nee

Afdelingshoofd + collegebesluit

Ja

Nee (n.v.t. < € 5.000)

n.v.t.

Ja. € 2.500; incidenteel conform Algemene wet Bestuursrecht

St. Cultuurkunst 2019

Ja. € 172.645

Ja

Ambtelijk beleidsmedewerker + collegebesluit

Nee

Ja (> € 50.000)

Ambtelijk advies; collegebesluit

Ja. € 172.361; conform Deelverordening cultuur 2014

NoordVeluws Museum

Ja. € 20.760

Ja

Ambtelijk beleidsmedewerker + collegebesluit

Nee

Ja (> € 5.000)

Ambtelijk advies; gemandateerd afdelingshoofd

Ja. € 20.760; conform Deelverordening cultuur 2014

wordt gewerkt. Dit houdt in dat, afhankelijk van de hoogte van het aangevraagde bedrag, de daarvoor geldende processtappen worden doorlopen. Voor bijvoorbeeld Veilig Thuis 2019 betekent dit dat er een bestuurlijk besluit over de beoor-deling van de aanvraag plaatsvindt,

Sport

terwijl dit voor een evenement als het Schoolkorfbal via het afdelingshoofd gebeurt. Een dergelijke schifting in bestuurlijke betrokkenheid vindt haar oorsprong in het bevoegdhedenregister van

de gemeente Nunspeet [13, 17]. Vanuit dit oogpunt valt het op dat een relatief ‘kleine’ subsidie als het evenement So this is Christmas, wel degelijk bestuurlijk wordt beoordeeld. Ondanks dat dit om een relatief

Welzijn

klein bedrag gaat, komt deze aanvraag wel ter beoordeling op de bestuurstafel terecht omdat het een nieuw initiatief is waarvoor incidenteel budget vrijgemaakt moest worden. Dit dossier bevestigt daarmee het beeld dat wordt geschetst dat het college van B&W

wordt aangehaakt indien dit vanuit politiek-bestuurlijke sensitiviteit nodig wordt geacht in de organisatie [13].

Evenementen

Voor wat betreft subsidies van meer dan € 5.000 (op het domein welzijn en cultuur) constateren we dat er concrete afspraken zijn gemaakt met de gesubsidieerde organisatie. Ter illustratie: met het Noord-Veluws Museum (NVM) zijn afspraken gemaakt over het aantal exposities dat moet worden uitgevoerd en hoeveel leerlingen uit het primair onderwijs cultuureducatie dienen te genieten. Deze afspraken zijn door de behandelend ambtenaar vastgelegd en geadministreerd

Cultuur

in de ‘checklist verlening’ en de ‘checklist vaststelling’. Deze checklists maken deel uit van het subsidiedossier van de gemeente en leggen

Figuur 5. Kerninformatie subsidiedossiers

vast dat verantwoording conform de opzet van het proces heeft plaatsgevonden en in welke mate de gemaakte afspraken zijn behaald. Ter illustratie is de checklist vaststelling NVM (figuur 6) toegevoegd. 32

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (6/7)

Figuur 6. Checklist Noord-Veluws Museum

33

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Subsidieproces (7/7) Dergelijke ingevulde checklists zijn ook bij twee andere subsidies (Cultuurkust 2019 en de

Kortom …

Oranjevereniging) in het dossier opgenomen. Bij de welzijnssubsidiedossiers treffen we deze

Voor wat betreft het subsidieproces stellen we vast dat de te doorlopen stappen helder

ingevulde checklists niet aan. Volgens medewerkers in de organisatie zal dat anno 2020 niet meer

uiteen zijn gezet in de opzet van het beleid. Uit de bestudeerde subsidiedossiers blijkt

gebeuren omdat de ingevulde checklists nu standaard deel uit moeten maken van het dossier

daarnaast dat in de praktijk de verschillende stappen van het proces systematisch worden

[14]. Voor deze dossiers geldt echter dat ze grotendeels in 2018 zijn opgesteld en in 2019 zijn

doorlopen. De dossiers tonen aan dat, naarmate de hoogte van de subsidieaanvraag toe-

afgesloten. Het opstellen en het in gebruik nemen van de checklists kwam in deze periode tot

neemt, ook het subsidieproces intensiever is en er, door het jaar heen, meer ambtelijke en

ontwikkeling.

bestuurlijke betrokkenheid is georganiseerd. Voor kleinere subsidies (tot € 30.000) geldt vanuit het bevoegdhedenregister dat deze processen hoofdzakelijk ambtshalve kunnen worden

Bij de welzijnssubsidies valt daarnaast op dat er aan de voorkant afspraken zijn gemaakt tussen

afgedaan. Echter, ook kleine subsidies kunnen incidenteel op de bestuurstafel terechtkomen

de instellingen en de gemeente Nunspeet en dat hierover tussentijds verantwoording plaatsvindt

indien er budget uit structurele middelen moet worden vrijgemaakt en/of wanneer een

vanuit de subsidierelaties. Veilig Thuis koppelt in 2019 een halfjaarverslag terug aan de gemeente

nieuwe subsidierelatie zich aandient.

en verantwoordt aan het einde van het jaar over de kernprestaties die zijn behaald in de gemeente Nunspeet. Met de drie wijkontmoetingscentra (WOC’s) vinden maandelijkse

Naast dat de dossiers compleet zijn vanuit het perspectief van de verschillende stappen van

stuurgroepoverleggen plaats tussen de betrokken organisaties en de gemeente waarin de

het subsidieproces, stellen we tevens vast dat er systematisch gebruik wordt gemaakt van

voortgang van afspraken wordt besproken. Omdat de afspraken en kaders hierbij helder zijn en er

checklists voor de aanvraag en de vaststelling. Deze checklists worden gebruikt om de recht-

ook gedurende het jaar dergelijke overleggen plaatsvinden, lukt het de gemeente om de vinger

matigheid en de doelmatigheid van de subsidie te borgen en geven antwoord op de vraag

aan de pols te houden op de samenwerkingsrelatie [14]. Dit subsidiedossier bevestigt het beeld

of de subsidierelatie heeft gedaan wat ze beloofd heeft te doen. De checklists zijn een

dat in de interviews wordt geschetst dat de gemeente Nunspeet niet alleen maar aandacht

relatief eenvoudige tool om een koppeling te maken tussen doelen en resultaten die met de

besteedt aan eindverantwoording maar ook lopende een subsidiejaar contact houdt over de

activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend worden nagestreefd, en hoe de activiteiten

voortgang van lopende afspraken.

daaraan bijdragen. Tevens zijn de checklists gekoppeld aan het zaaksysteem waardoor het de beleidsinhoudelijke ambtenaren ‘dwingt’ om de subsidieprocessen zorgvuldig te

Voor de verantwoording vanuit Veilig Thuis valt als aandachtspunt op dat het halfjaar- en het

doorlopen.

jaarverslag hoofdzakelijk ingaan op de behaalde resultaten op meer algemeen en regiobreed niveau. Er vindt daarmee in dit dossier beperkt expliciete verantwoording plaats over hetgeen

Hoewel de processen dus goed geborgd zijn, constateert de RKC wel een aandachtspunt ten

specifiek voor Nunspeet is bereikt met de door de gemeente Nunspeet bestede middelen.

aanzien van de verantwoording vanuit organisaties die regiobreed actief zijn. In een dossier

Daarnaast wordt er hoofdzakelijk gerapporteerd over de inzet van activiteiten en ligt er minder

van een dergelijke subsidie komt naar voren dat er onvoldoende expliciete verantwoording

focus op de effecten die hiermee zijn behaald. Vanuit het ambtelijk wederhoor wordt wel aange-

plaatsvindt over hetgeen specifiek voor Nunspeet is bereikt met de door de gemeente

geven dat Nunspeet de komende jaren explicieter gaat vragen naar informatie over hermeldingen

Nunspeet bestede middelen. Hier zou de gemeente scherper op mogen acteren.

omdat dit volgens de gemeente het meest zegt over de totale aanpak van huiselijk geweld.

34

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

5. Transparantie

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

7. Bijlagen

6. Rol van de raad

Vindbaarheid subsidiemogelijkheden (3.i) In de gemeente Nunspeet is men overwegend tevreden met de vindbaarheid van de subsidiemogelijkheden. Diverse respondenten geven aan dat er via de website voldoende duidelijk is welke mogelijkheden er zijn voor potentiële aanvragers. Hier kunnen aanvragers via een soort doorkliksysteem worden doorverwezen naar het juiste domein waarop subsidies mogelijk zijn. Volgens de organisatie zijn er geen negatieve geluiden vanuit aanvragers ten aanzien van de mogelijkheden. Nieuwe partijen worden desgewenst geholpen met het vinden van de juiste mogelijkheden [o.a. 10, 13 en 14]. Daarnaast zijn de lijntjes binnen de gemeente (tussen afdelingen) en naar buiten toe (ambtenaren aan de kant van Nunspeet en subsidieaanvragers) kort waardoor er bij vragen van aanvragers gemakkelijk en adequaat antwoord kan worden gegeven [13]. Uit de survey blijkt dat circa 53% van de respondenten het volledig eens is met de stelling dat de subsidiemogelijkheden van de gemeente gemakkelijk vindbaar zijn. De overige 47% is neutraal (figuur 7). Verschillende geënquêteerden geven expliciet aan dat de website voldoende N=17

houvast biedt. Ook is men overwegend content met het feit dat de organisatie goed bereikbaar is voor vragen en dat de gemeente welwillend is om mee te denken over de mogelijkheden. Grotere instellingen worden tevens door middel van bestuurlijke en ambtelijke over-

Figuur 7. Antwoord op stelling De subsidiemogelijkheden van de gemeente zijn gemakkelijk vindbaar

leggen op de hoogte gebracht van de mogelijkheden. Andere aanvragers die positief zijn over de vindbaarheid geven aan vaker een soortgelijke subsidie aan te vragen en daardoor op de hoogte zijn van de subsidiemogelijkheden. Hierdoor is de vindbaarheid bij dergelijke organisaties geen issue. Hoewel bijna de helft van de geënquêteerden neutraal is ten aanzien van de vindbaarheid van subsidiemogelijkheden, worden in de toelichting op de beantwoording van de stelling weinig tot geen verbeterpunten aangedragen voor de gemeente. Ook vanuit de focusgroep [26] vindt hierop geen aanvulling plaats.

36

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

7. Bijlagen

6. Rol van de raad

Duidelijkheid subsidievoorwaarden (3.i)

Op de stelling ‘Het is voor mij duidelijk wat ik moet aanleveren voor een subsidieaanvraag (voorwaarden subsidieaanvraag)’ reageren zestien van de zeventien geënquêteerden met ‘mee eens’ (figuur 8). Het merendeel van de respondenten geeft te kennen dat bij het aanvragen van de subsidie duidelijk wordt aangegeven wat er aangeleverd dient te worden. Hierdoor kunnen respondenten heel gericht en helder omschrijven waarvoor de subsidie aan wordt gevraagd. Ook het hebben van een uitvoeringsovereenkomst die aan de subsidierelatie

ten grondslag ligt, wordt als argument aangevoerd waarom de subsidievoorwaarden duidelijk zijn. In zowel het aanvraagformulier als de beleidsmatige kaders (Subsidienota en de verschillende deelverordeningen) staan de voorwaarden omschreven en deze zijn doorgaans helder voor potentiële aanvragers. Respondenten weten welke documenten zij bij de aanvraag moeten aanleveren, bijvoorbeeld een activiteitenplan en een begroting. Mochten er over bepaalde zaken echter onduidelijkheden bestaan, dan nemen aanvragers contact op met beleidsambtenaren die hen verder helpen. De gemeente is hierin welwillend. Zowel de informatie-

N=17

voorziening op de website als vanuit de gemeente zelf wordt als duidelijk en helder bestempeld. Ook de ervaring die organisaties door de jaren heen hebben opgebouwd wordt

Figuur 8. Antwoord op stelling Het is voor mij duidelijk wat ik moet aanleveren voor een subsidieaanvraag (voorwaarden subsidieaanvraag)

als verklaring gegeven waarom subsidievoorwaarden voor aanvragers helder zijn. Voor sommige organisaties is subsidie aanvragen bijna een routinematige activiteit geworden waardoor er wat betreft duidelijkheid in de aanlevercriteria geen problemen zijn.

37

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Helderheid toetsingskader voor subsidieverlening (3.ii)

Op de stelling ‘Het is duidelijk voor mij welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij een subsidieaanvraag’ reageert circa 53% met ‘mee eens’ en is bijna de helft van de respondenten (zeven van de zeventien) neutraal (figuur 9). Uit de toelichting bij de survey wordt duidelijk dat de meeste geënquêteerden op de hoogte zijn van de toetsingskaders die de gemeente hanteert. Zowel de ASV, de verschillende deelverordeningen als de subsidienota van de gemeente worden expliciet als toetsingskaders aangewezen. De respondenten die

positief zijn, verklaren daarentegen dat de criteria het resultaat zijn van zorgvuldige bespreking en onderlinge afstemming tussen gemeente en organisatie. Voor andere enquêteerden geldt dat het toetsingskader duidelijk is doordat de afspraken hierover vast liggen in een uitvoeringsovereenkomst. Vanuit de focusgroep met enkele subsidieaanvragers in Nunspeet komt naar voren dat er wisselende beelden bestaan tussen subsidiegebruikers voor wat betreft de duidelijkheid van het toetsingskader voor subsidieverlening [26]. Waar de ene gebruiker door direct contact met de ambtenaar weet waar hij aan toe is bij de gemeente, is het voor de andere aanvrager een

N=17

zoektocht om een passende subsidie te vinden bij de activiteiten die vanuit deze organisatie worden aangeboden. Een eenduidige verklaring die hieruit naar voren komt is dat het werken met subsidies mensenwerk is. Op het moment dat de gemeente Nunspeet (ambtelijke)

Figuur 9. Antwoord op stelling Het is duidelijk voor mij welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij een subsidieaanvraag

capaciteit en daarmee continuïteit kan bieden, wordt de subsidie-ervaring met de gemeente als positief bestempeld. De lijnen zijn dan kort en met direct contact toont de gemeente Nunspeet betrokkenheid en wordt er duidelijkheid verschaft. Als het ambtelijk verloop hoog is en het contact binnen de gemeente wijzigt, ervaren aanvragers dat het de gemeente moeite kost om uit ‘één mond te spreken’ ten aanzien van de mogelijkheden voor subsidieverlening [26].

38

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

7. Bijlagen

6. Rol van de raad

Externe reflecties op het besluitvormingsproces (3.iii)

Vanuit de survey wordt duidelijk dat circa 58,8% van de geënquêteerden het eens is met de vraag of het besluitvormingsproces dat de gemeente Nunspeet ten aanzien van subsidies hanteert van tevoren duidelijk is. De overige 41,2% van de respondenten geven aan neutraal te zijn (figuur 10). Zij die positief zijn, verklaren dat het besluitvormingsproces helder staat omschreven in de subsidienota en de verschillende deelverordeningen. Andere respondenten verwijzen naar het aanvraagformulier, de bevestigingsbrief die volgt op de aanvraag en de de

voorlopige toekenning waarin de gemeente duidelijk communiceert over het besluitvormingsproces. Ook zijn er geënquêteerden die tijdens de bespreking van hun subsidieaanvraag met de gemeente, een duidelijk beeld krijgen van de taken wel of niet worden gesubsidieerd en aansluitend, hoe hierover wordt besloten door de gemeente Nunspeet. Ook de beslistermijn die de gemeente Nunspeet hanteert wordt als overwegend duidelijk bestempeld. De beslistermijn is een zorgvuldige en heldere procedure, waarbij de periode vanaf het moment van indienen (deadline 1 september) nodig is om tot de vereiste werkplannen (activiteiten, resultaten, effecten etc.) te komen. Als dat eenmaal is vastgesteld, is er volgens

N=49

geënquêteerden nog maar een korte periode totdat de beschikking wordt afgegeven. De termijnen zijn realistisch en worden volgens een deel van de respondenten nageleefd. Sommige aanvragers geven aan dat dit stramien van besluitvorming al jaren hetzelfde is, inclusief planning,

Figuur 10. Antwoord op stelling Het besluitvormingsproces dat de gemeente hanteert ten aanzien van subsidies is van tevoren duidelijk

en dat zij niet voor verrassingen komen te staan. Een andere groep merkt echter dat de gemeente soms afwijkt van de omschreven beslistermijnen. Ook kan de beslistermijn fluctueren: soms krijgen organisaties snel bericht en soms duurt dit langer. In zo’n geval wil het weleens voorkomen dat een organisatie aan een kalenderjaar begint met de afgesproken opdracht, zonder dat de beschikking officieel binnen is.

39

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

6. Rol van de raad

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Rol van de raad (1/3) Betrokkenheid raad bij beleidsontwikkeling en doelbepaling subsidies (4.i)

Hoewel de raadsleden overwegend positief zijn over de ontwikkeling die in gang is gezet,

In hoofdstuk 3 schetsten we de beleidsontwikkeling ten aanzien van subsidies in de

ervaren zij ook dat het nog niet altijd inzichtelijk is of met de verstrekte subsidies daad-

gemeente Nunspeet. Hierbij werd geconstateerd dat het subsidiebeleid in de afgelopen tien

werkelijk de gemeentelijke beleidsdoelstellingen worden gerealiseerd. De gemeente

jaar een stevige ontwikkeling heeft doorgemaakt. In de periode 2009-2019 is de ASV drie-

Nunspeet is naar zeggen van de raad meer prestatiegericht gaan werken maar het daad-

maal herijkt (2011, 2014 en 2019) en zijn er twee subsidienota (2013-2016 en 2019) door de

werkelijk in beeld krijgen van de doelrealisatie is nog een ontwikkelpunt. Bij de ene subsidie

raad vastgesteld. We zien tevens dat de formele besluitvormingsdocumenten die toebe-

is dat voor de raad al beter inzichtelijk dan bij de andere. Zo zijn er organisaties waarbij

horen aan deze beleidswijzigingen systematisch zijn beargumenteerd met een verklaring

raadsleden zien dat er duidelijke afspraken worden gemaakt, dat er concreet wordt

waarom aanpassingen worden doorgevoerd en hoe de nieuwe beleidsstukken samen-

aangegeven wat de organisatie wil bereiken en dat hierover ook wordt verantwoord. Toch

hangen met eerder subsidiebeleid dan wel flankerend beleid. De raad is hierdoor op papier

erkent de raad doelstellingen en deeldoelstellingen nog meer SMART geformuleerd kunnen

voldoende in positie gebracht om zijn kaderstellende rol te kunnen vervullen en de

worden zodat hier activiteiten en subsidiebedragen aan kunnen worden gekoppeld. Op dit

gewenste uitgangspunten ten aanzien van subsidiëring mee te geven. Met de ontwikkeling

punt is de raad nog niet overtuigd dat op het totaal van het gemeentelijk beleid zichtbaar is

van het beleid heeft raad als kaderstellend orgaan meer focus aangebracht op het resultaat-

in welke mate subsidies bijdragen aan de doelrealisatie [16].

gestuurd subsidiëren. Kortom … De raadsleden die al langer actief zijn in de raad kunnen zich de aanbevelingen vanuit het

We stellen vast dat de raad in Nunspeet in de afgelopen jaren actief was betrokken bij de beleids-

Rekenkamerrapport uit 2007 ten aanzien van subsidies nog goed voor de geest halen. Voor

ontwikkeling ten aanzien van subsidies. Hierdoor is er meer lijn in het beleid gekomen. Toch lukt het nog

hen waren de belangrijkste aanbevelingen destijds dat de doelstellingen voor de langere

wisselend om kaders te stellen voor de doelgerichte inzet van subsidies. Een stap die de raad vertrouwen

termijn beter vastgelegd moesten worden en dat effecten van subsidies beter meetbaar

geeft, is de ontwikkeling van beleidsindicatoren. Aan de hand van de indicatoren moet voor de raad nog

moesten worden. Volgens deze raadsleden zijn die aanbevelingen omarmd en is er in de

beter inzichtelijk worden welke doelen met de inzet van subsidies worden beoogd.

afgelopen jaren een enorme stap voorwaarts gemaakt [16]. Raadsleden kunnen zich van de periode rond 2010 nog herinneren dat het onduidelijk was waarom subsidies werden

Een belangrijke stap die de gemeente Nunspeet volgens de raad daarom op dit moment

gegeven. Met name met de laatste ASV en de subsidienota van 2019 is het voor raadsleden

zet, is het opstellen van raadsindicatoren. Een raadswerkgroep met ambtelijk specialisten en

duidelijk waarom subsidie verstrekt wordt, wat er mee gedaan wordt en wat het de

wethouders is druk bezig om tot een nieuwe methodiek en opzet voor resultaatmeting te

gemeente op moet leveren. De raadsleden ervaren dat er in de loop der jaren meer

komen. Op dit moment maakt deze werkgroep de vertaalslag van een groot beleids-

overkoepeling is gekomen en dat het subsidiebeleid integraler is opgezet. Er is een

document naar kleinere beleidsindicatoren. De raad - maar ook het bestuur [17] en de

duidelijkere lijn gekomen voor zowel de verstrekkende partij, de ontvanger en voor de raad

organisatie [13] - ziet deze ontwikkeling uiteindelijk ook gekoppeld worden aan het subsi-

waar geld naar toe gaat [16].

diebeleid [16]. Aan de hand van de indicatoren moeten trends zichtbaar worden die de raad laten zien hoe hij met subsidies omgaat, wat er wordt geïnvesteerd en wat voor rendement dat oplevert voor de gemeente.

41

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Rol van de raad (2/3) De raadsleden hebben er overwegend vertrouwen in dat dergelijke inzichten in de nabije

Ook ten aanzien van het thema informatievoorziening refereren verschillende raadsleden

toekomst tastbaar worden. Hiermee wordt er - naar eigen zeggen - passend opvolging

aan de beleidsindicatoren die op dit moment worden ontwikkeld. De raadsleden zien

gegeven aan de aanbevelingen uit 2007 om de koppeling te maken tussen beleidsdoelen en

overwegend met vertrouwen tegemoet hoe zij straks op het niveau van indicatoren

gerichte inzet van subsidiëring.

geïnformeerd zullen worden. Idealiter wordt dan op een beknopte manier inzichtelijk welke doelen worden behaald en in hoeverre de inzet van subsidies hieraan bijdraagt [16].

Informatievoorziening aan de raad (4.ii) In hoofdstuk 4 is reeds kort stilgestaan bij de verantwoording over subsidies in het kader van doelmatigheid. Hier werd geconstateerd dat er via de reguliere P&C-cyclus verantwoording aan de raad plaatsvindt over de inzet van middelen. Aan de voorkant wordt in de programmabegroting voor twee jaar vooruit een verwachte inzet van subsidies per domein gegeven. Tevens wordt in de programmabegroting het subsidieplafond voor het komende jaar vermeld [20]. Lopende het jaar wordt er vervolgens over subsidies gerapporteerd via de viermaandelijkse hoofdlijnrapportages. De eindverantwoording over de subsidies vindt ten slotte plaats via de jaarrekeningen [13, 21]. In opzet komt het onderwerp subsidies dus via vaste verantwoordingsmomenten aan bod. Hoewel wij in hoofdstuk 3 constateerden dat er geen jaarlijks totaaloverzicht wordt verstrekt van de begrote en de ingezette middelen aan subsidies en dat in de jaarrekeningen de koppeling tussen inhoudelijke beleidsdoelen en inzet van subsidies beperkt is, zijn de raadsleden overwegend positief over de huidige informatievoorziening ten aanzien van subsidies [16]. Het is volgens raadsleden de vraag op welk detailniveau de raad betrokken moet zijn als het gaat om de uitvoering van het subsidiebeleid en de besteding van middelen.

De raadsleden waarderen het feit dat het college periodiek over de voortgang van het subsidiebeleid informatie verstrekt. Dergelijke informatie is volgens de raad uitgebreid maar wel verspreid over bijlagen in verschillende stukken. Raadsleden vinden echter dat zij voldoende in staat worden gesteld om op die manier de relevante informatie bij elkaar te verzamelen. De P&C-documenten geven antwoord op vragen als ‘waar gaan nu welke middelen heen?’ en stelt het in staat om op hoofdlijnen te sturen [16].

42

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

Rol van de raad (3/3) Een belangrijke kanttekening die hierbij door een raadslid wordt geplaatst is dat er straks

Met het vaststellen van de programmabegrotingen worden de subsidies per taakveld voor

een verschil bestaat tussen de hoofdindicator - waarover de raad op hoofdlijnen wordt

twee jaar vooruit begroot door de raad. Ook wordt met de vaststelling van de programma-

geïnformeerd - en de onderliggende deelindicatoren die gezamenlijk de score van de

begroting het subsidieplafond voor het komende jaar bepaald door de raad [20]. Tevens

hoofdindicator bepalen. Als er straks, hypothetisch gezien, alleen op een positieve hoofd-

heeft de raad in 2013 en in 2019 een subsidienota vastgesteld. In de subsidienota is een

indicator wordt geïnformeerd terwijl er ook negatieve deelindicatoren onder liggen, loopt

aantal algemene uitgangspunten benoemd die bij de subsidieverstrekking geldt en in acht

de raad het risico om suboptimale ontwikkelingen onvoldoende in beeld te hebben. Zo kan

genomen moet worden. De subsidienota is deels beschrijvend van aard en deels richting-

het voorkomen dat er een negatieve deelindicator is waar ook een subsidie van de

gevend, doordat op onderdelen specifieke beleidskeuzes worden gemaakt [12]. Het voor-

gemeente aan is gekoppeld. Op het moment dat een dergelijke negatieve relatie niet bij de

noemde in ogenschouw nemend, heeft de raad formeel verschillende instrumenten om

raad bekend is, kan de raad zich ook geen beeld vormen of de verstrekte subsidiemiddelen

sturing te geven aan het subsidiebeleid. De periodieke beleidsontwikkeling toont aan dat de

hun doel wel bereiken. Dit vergt volgens de raad dat er heldere afspraken worden gemaakt

raad actief gebruik heeft gemaakt van zijn mogelijkheden tot herijking en/of bijsturing van

over de wijze waarop er over de indicatoren wordt geïnformeerd.

de uitgangspunten.

Hoewel de raadsleden dus overwegend positief zijn over de kansen die het werken met

Kortom …

indicatoren biedt, blijkt uit de discussie tijdens de raadssessie dat de informatievoorziening

De raad heeft in de periode 2008 tot heden van verschillende instrumenten gebruikgemaakt om sturing

over de hoofd- en deelindicatoren en de relatie tussen indicatoren en de inzet van subsidies

te geven aan het subsidiebeleid, o.a. via actualisaties van de ASV en de subsidienota. De huidige infor-

nog verder denkwerk vereist [16].

matievoorziening stelt de raad in staat om op hoofdlijnen te sturen. Met de doorontwikkeling richting beleidsindicatoren hoopt de raad nog beter te kunnen sturen op de hoofdlijnen van het subsidiebeleid.

Kortom … De raad in Nunspeet is overwegend tevreden met de informatievoorziening over het subsidie-

Doordat de uitgangspunten van het subsidiebeleid voor de raad anno 2020 helder zijn, vindt

beleid. Via vaste verantwoordingsmoment wordt hij voldoende in staat gesteld om de inzet

hij dat de uitvoering van het subsidiebeleid voldoende actief is te volgen. De wijze waarop

van middelen en de uitvoering op hoofdlijnen te volgen. De doorontwikkeling naar beleids-

de raad op dit moment via de P&C-cyclus van informatie worden voorzien, is voor hem

indicatoren moet er volgens de raad toe leiden dat het voor de raad beter, op een beknopte

toereikend. Raadsleden geven namelijk te kennen meer op hoofdlijnen te willen sturen en

manier inzichtelijk wordt welke doelen worden behaald en in hoeverre de inzet van subsidies

niet op elk cijfer achter de komma. Zij willen in die zin voorkomen op de stoel van de wet-

hieraan bijdraagt.

houder te gaan zitten [16]. De informatie die de raad ontvangt voorziet hiermee in de

Sturingsmogelijkheden raad (4.iii / 4.iv)

sturingsbehoefte. Ook ten aanzien van sturing zien de raad de ontwikkeling van raads-

De raad wordt in staat gesteld om via de ASV [11] de algemene kaders ten aanzien van

indicatoren met vertrouwen tegemoet. De raad hoopt dat, wanneer de indicatoren

subsidies vorm te geven. In de ASV heeft de raad voor enkele beleidsterreinen de jaarlijkse

operationeel zijn, hij kan sturen op de doelrealisatie vanuit het gemeentelijk beleid en

subsidiehoogten bepaald, de bevoegdheden van het college en de raad geëxpliciteerd en

daarbij inzicht heeft in de mate waarin de inzet van subsidies aan deze doelrealisatie

de kaders van het subsidieproces uiteengezet.

bijdraagt [16].

43

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

7. Bijlagen 1.

Stappenplan prestatiesturing

2.

Doorwerking aanbevelingen uit 2007

3.

Overzicht geïnterviewde personen

4.

Geraadpleegde bronnen

5.

Vergelijkend overzicht

6.

Achterliggende grafieken survey

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

1. Stappenplan prestatiesturing (Uit: Subsidienota 2019, gemeente Nunspeet)

Wat willen we bereiken met het verstrekken van subsidie? Subsidies zijn niet bedoeld om organisaties in stand te houden. Met subsidie willen we een bepaald maatschappelijk effect bereiken. Met een maatschappelijk effect bedoelen we de gevolgen van het gemeentelijk handelen die merkbaar zijn in de maatschappij. Om dit te kunnen bereiken met subsidies is het belangrijk dat we een systematisch beleid en doelstellingen formuleren, dat vertaald is naar de verschillende organisatieniveaus. De doelstellingen moeten bovendien meetbaar zijn met prestatie indicatoren.

Hierbij geldt soms, hoe meer je loslaat, dus hoe hoger in de piramide, hoe meer grip op het te bereiken effect. Stap 3 – bepaal je indicatoren Afhankelijk van het niveau waarop je wilt (of kunt) sturen, kies je je indicatoren. Onthoud daarbij dat indicatoren simpel zijn als je doel helder is. Is er 1 helder doel, dan heb je ook 1 indicator. Neem geen indicatoren op, als de gegevens niet beschikbaar zijn/komen!

Op die manier kunnen we sturen op resultaten bij subsidies. Doordat we doelen en indicatoren op het juiste niveau kunnen opnemen in de subsidiebeschikking, kunnen we ook afrekenen op basis van bereikte resultaten.

Stap 4 – Stel je subsidiebeschikking op. Wat moet er in je subsidiebeschikking staan (naast de eisen die de Awb en de Asv daaraan stellen)? 1. Waar doen we het voor (maatschappelijk effect, doel) 2. Wat spreken we af (prestaties) 3. Hoe meten we dat? 4. Hoe wordt er verantwoord? 5. Hoe spreken we nu al meetbaar af hoe we gaan afrekenen bij deels niet presteren? 6. Wat verwachten we van elkaar (voorwaarden, rapportage etc) 7. Hoe vullen we onze relatie in (betrokkenheid, communicatie) 8. Het bedrag dat we over hebben om het doel te bereiken. Wat je afspreekt moet je ook handhaven!

Hoe doen we dit? Stap 1 – Stel een doelenboom op In een doelenboom neem je het maatschappelijk gewenste effect op, het hoofddoel, eventuele subdoelen, resultaten en de prestaties die nodig zijn om dit te bereiken. Formuleer de doelstellingen SMART: Specifiek: concrete/ondubbelzinnige doelstelling Meetbaar: koppeling aan een indicator en meetbaar Aanvaardbaar: draagvlak, wat de meerderheid acceptabel vindt Realistisch: haalbare doelstelling (kan het) Tijdgebonden: tijdpad en mijlpalen (wanneer) Begin een doelstelling met een werkwoord als: vergroten/verkleinen, versterken/verzwakken, intensiveren/extensiveren, …… en maak je doelstelling concreet. Stap 2 – Op welk niveau wil je sturen bij de subsidieontvanger?

45

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

2. Doorwerking aanbevelingen uit 2007 (1/2) Aspect

Aanbevelingen 2007 + doorwerking andere domeinen anno 2020

1. Kaderstellende en controlerende rol van de raad

a. Leg - voor zover dit nog niet heeft plaatsgevonden - de doelstellingen voor de langere termijn voor de belangrijke beleidsterreinen in een kaderstellende nota vast. Geef daarbij de te bereiken maatschappelijke effecten zoveel als mogelijk aan in concrete en meetbare termen. We constateren in dit onderzoek dat het de gemeente Nunspeet op sommige beleidsterreinen lukt om de belangrijkste doelstellingen in beleidsplannen / kaderstellende nota te verankeren. Voorbeelden waarbij dit lukt zijn het Wmo-beleid en het Welzijnsbeleid. De elementen in dit beleidsplan laten zich doorvertalen naar concrete en meetbare termen. Daarentegen komt ook naar voren dat zowel vanuit het perspectief van de gemeente als subsidieaanvragers dit de gemeente Nunspeet nog niet voor alle beleidsterreinen lukt. Zo ervaren subsidiegebruikers dat er in de afspraken die gemaakt worden niet wordt teruggegrepen uit doelstellingen vanuit cultuurbeleid. b. Zorg – daar waar de beleidsdoelstellingen (mede) door te subsidiëren activiteiten van de instelling moeten worden gerealiseerd - voor een samenhangend subsidieproces Voor wat betreft het subsidieproces stellen we vast dat de te doorlopen stappen helder uiteen zijn gezet in de opzet van het beleid en de bestudeerde dossiers tonen aan dat de stappen op papier ook in de praktijk worden doorlopen.

In het proces zijn checks en balances ingebouwd doordat er systematisch gebruik wordt gemaakt van checklists voor de aanvraag en de vaststelling. Deze checklist worden gebruikt om de rechtmatigheid en doelmatigheid van de subsidie te borgen en geeft antwoord op de vraag of de subsidierelatie heeft gedaan wat ze beloofd hebben te doen. De checklists zijn geborgd in het zaaksysteem en moeten verplicht als achtervang worden ingevuld om een volgende stap in het proces te kunnen doorlopen. Hierdoor lukt het ook beter om een koppeling te maken tussen de doelen en resultaten welke met de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen. c. Zorg er tevens voor dat de beleidsdoelstellingen in kaderstellende nota’s voor de langere termijn, de tussendoelen in de programmabegroting en de gevraagde activiteiten van de gesubsidieerde instellingen, op elkaar aansluiten. Met enkele grotere gesubsidieerde instellingen lukt het om de gevraagde activiteiten goed te koppelen aan de beleidsdoelstellingen vanuit bijvoorbeeld het Wmo-beleidsplan of het Welzijnsbeleid. Op het moment dat de beleidsmatige inbedding voor een subsidie beperkter is lukt het minder goed om te expliciteren wat de bijdrage van de gevraagde activiteiten is aan de doelstellingen van de gemeente. d.

Schakel voor de instelling waarvoor gekozen wordt voor budgetsubsidiëring over van inputbudgettering (exploitatiesubsidie) naar outputbudgettering (waarbij het subsidie gerelateerd wordt aan voorgecalculeerde activitetiten. In dit onderzoek constateren we dat het meer sturen op prestaties (activiteiten, verleende diensten) in ontwikkeling is vanaf 2009 tot heden. Hiermee is net na het vorige Rekenkameronderzoek uit 2007 een start gemaakt met de vaststelling van de beleidsnota budgetsubsidiëring 2010-2013 (in 2009). Hiermee is er gekozen voor een outputgestuurde financiering. Bij deze vorm van financiering wordt afgerekend op de uitgevoerde prestaties die van invloed zijn op de gewenste maatschappelijke beleidseffecten. Deze focus op het meer sturen op prestaties is met de beleidsherijkingen in de navolgende jaren alleen maar toegenomen. Dit heeft er toe geleid dat er anno 2020 onder andere wordt nagedacht over het subsidiëren ‘hoog in de doelenboom (o.a. pagina 11 & Bijlage 1)’. Ook via de verantwoording, die wordt ondersteund met de checklists wordt veelal gefocust op outputbudgettering. Zie als voorbeeld hiervan bijvoorbeeld de ingevulde checklist voor het Noord-Veluws Museum (Figuur 6). a.

Draag er zorg voor dat aan de gesubsidieerde instellingen vooral de beleidsinhoudelijke eisen worden gesteld die relevant zijn voor de sturing op prestaties (output) en effecten (ook wel met ‘outcome’ aangeduid). Dus zoveel als mogelijk is beperken tot de informatie die nodig is om de beleidsuitvoering te volgen en om zicht te krijgen op de efficiënte uitvoering van de taken van de instelling. Waak er verder voor dat er een ‘verantwoordingsbureaucratie’ ontstaat, want professionals en vrijwilligers worden gemotiveerd door het mensenwerk en niet door papierwerk.

2. Kwaliteit verordening / regelgeving

Blijkens de gesprekken en de survey lukt het de gemeente Nunspeet om met name aan de grotere gesubsidieerde instellingen de beleidsinhoudelijke eisen te stellen via de subsidievoorwaarden voor een aanvraag. Zo zijn er instellingen die jaarlijkse activiteitenplannen maken die ook periodiek worden gemonitord. Deze plannen worden opgesteld met referte aan bijv. het WMObeleidsplan. Daarin staan nadrukkelijk ook de te leveren prestaties. De verantwoording die aanvragers over de geleverde prestaties moeten leveren staat volgens hen overwegend in verhouding tot het subsidiebedrag dat zij ontvangen (pagina 39: 14 van de 17 positief, 3 van de 17 neutraal). b. Zorg ervoor dat bepalingen in de subsidieverordening worden uitgevoerd of overweeg anders dat die bepalingen die in de praktijk een dode letter zijn, worden geschrapt. De gemeente Nunspeet heeft de ASV een aantal keer geactualiseerd in de periode 2008-2020. Hierbij wordt regelmatig gebruik gemaakt van het model dat de VNG aanreikt. De herijkingen van de VNG modellen hebben als belangrijke reden het verminderen van de regeldruk en het stroomlijnen van de bepalingen (met name bepalingen in het kader van de verantwoording). Bepalingen worden geactualiseerd naar nieuwe subsidienota en op het moment dat er ‘dode letters’ zijn, worden deze ook geschrapt. Een voorbeeld hiervan is het Model effectenarena uit de nota van 2013.

Deze is in 2019 geschrapt omdat deze onduidelijk was en niet gebruikt werd. 46

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

2. Doorwerking aanbevelingen uit 2007 (2/2)

Aspect 3. Kwaliteit uitvoering subsidiebeleid

Aanbevelingen 2007 + doorwerking andere domeinen anno 2020 a. Zorg ervoor dat de gesubsidieerde activiteiten aansluiten op de doelstellingen in de beleidsdocumenten (beleidsnota’s en programmabegroting). Dat kan aanpassingen vereisen zowel voor de subsidiepraktijk, als voor de regelgeving.

In de subsidiebeschikkingen die wij bestudeerd hebben (8 dossiers) wordt voor de grotere subsidies (>€5.000) de informatie gevraagd die te relateren is aan de doelstellingen in de beleidsdocumenten (inhoudelijke jaarverslagen plus kostenspecificaties). Hierbij zien we dat bijvoorbeeld het Noord Veluws Museum ook duidelijk verantwoordt over de vastgestelde afspraken, zoals het voorzien in cultuureducatie van minimaal 500 leerlingen in een bepaalde periode. Veilig Thuis, dat in één keer aan verschillende gemeenten tegelijkertijd verantwoording aflegt, verantwoordt daarentegen via het halfjaar- en jaarverslag hoofdzakelijk over de behaalde resultaten op een meer algemeen en regiobreed niveau. Er vindt daarmee in dit dossier beperkt expliciete verantwoording plaats over hetgeen specifiek voor Nunspeet is bereikt met de door de gemeente Nunspeet bestede middelen. Via de reguliere P&C-cyclus wordt tenslotte een beperkte koppeling (al dan niet beschrijvend/kwalitatief van aard) gemaakt tussen de inzet van subsidiemiddelen en de bijdrage van deze inzet aan de maatschappelijke doelen die worden behaald. b. Zorg ervoor dat voor de instellingen waarvoor budgetsubsidiëring van toepassing is deze methodiek ook volledig wordt toegepast (subsidiëren, sturen en verantwoorden en afrekenen op output vastgelegd in een activiteitenplan en – begroting).

Vanuit de gesprekken, de survey en de bestudeerde subsidiedossiers stellen we vast dat bij de grotere subsidierelaties de methodiek waarbij meer op prestaties wordt gestuurd door het hele subsidieproces wordt toegepast. Er zijn instellingen die jaarlijkse activiteitenplannen maken waarin tevens wordt verwezen aan beleidskaders van de gemeente Nunspeet. In deze plannen, inclusief kostenspecificatie, staan ook nadrukkelijk te leveren prestaties (output). De afspraken die daarin staan worden periodiek ambtelijk en bestuurlijk besproken en aan het eind vindt hier verantwoording over plaats. Expliciete verantwoording over de output zien we echter niet vanuit alle instellingen terug. Bij 3a stelden we reeds dat er vanuit Veilig Thuis geen expliciete verantwoording plaatsvindt over de bijdrage die is geleverd aan de beleidsdoelstellingen van Nunspeet met de door de gemeente Nunspeet verstrekte gelden.

47

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

3. Overzicht geïnterviewde personen

Datum

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

6. Rol van de raad

7. Bijlagen

4. Verwijzing bronnen

Perspectief

[1] DB-MO-pl-1792-Nota budgetsubsidie 2010-2013 def BW [2] Collegebesluit instemmen plan van aanpak nieuwe subsidiesystematiek 2010, gemeente

29 september 2020

Ambtelijk – interview subsidiebeleid en domeinen

29 september 2020

Ambtelijk – interview ambtenaren domeinen

29 september 2020

Ambtelijk – interview management en control

23 oktober 2020

Ambtelijk – interview ambtenaren domeinen

[5] Raadsbesluit startnotitie subsidiebeleid 2012, d.d. 28-06-2012

23 oktober 2020

Ambtelijk – interview ambtenaren domeinen

[6] Raadsbesluit subsidienota gemeente Nunspeet 2013-2016, d.d. 30-05-2013

5 oktober 2020

Bestuurlijk – interview wethouder

26 oktober 2020

Raad – Raadssessie gemeenteraad

17 november 2020

Gebruikers – focusgroep subsidierelaties

Nunspeet, d.d. 28-10-2010 [3] Raadsbesluit wijziging ASV, gemeente Nunspeet (2011) [4] Algemene Subsidieverordening gemeente Nunspeet (2011)

[7] Subsidienota gemeente Nunspeet 2013-2016, d.d. 30-05-2013

[8] Raadsbesluit wijziging ASV, gemeente Nunspeet, d.d. 29-10-2014 [9] Algemene Subsidieverordening gemeente Nunspeet 2014, d.d. 29-10-2014 [10] Interview ambtenaren subsidiebeleid, d.d. 29-09-2020 [11] Algemene Subsidieverordening gemeente Nunspeet 2019, d.d. 26-09-2019 [12] Subsidienota gemeente Nunspeet 2019, d.d. 26-09-2019 [13] Interview ambtenaren management en control, d.d. 29-09-2020 [14] Interview ambtenaren domeinen, d.d. 23-10-2020

[15] Interview ambtenaren domeinen, d.d. 29-09-2020 [16] Raadssessie gemeenteraad Nunspeet, d.d. 26-10-2010 [17] Interview wethouder gemeente Nunspeet, d.d. 05-10-2010 [18] https://nunspeet.begrotingonline.nl/jaarstukken-2019-van-de-gemeentenunspeet/programma/jaarverslag---paragrafen#perspective-jaarverslag---paragraafbedrijfsvoering-onderdeel-subsidies [19] Interview ambtenaren domeinen, d.d. 23-10-2020 [20] Programmabegroting gemeente Nunspeet 2019-2022 [21] Hoofdlijnrapportages gemeente Nunspeet 2018, 2019, 2020 [22] Jaarrekeningen gemeente Nunspeet, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016 [23] Jaarrekeningen (digitaal) gemeente Nunspeet, 2017, 2018, 2019 [24] Deelverordening Sport gemeente Nunspeet 2017, d.d. 27-11-2017 [25] Collegebesluit vaststellen Deelverordening Sport 2017, d.d. 27-11-2017 [26] Focusgroep subsidieaanvragers gemeente Nunspeet, d.d. 17-11-2020

48

Evaluatie subsidiebeleid gemeente Nunspeet • © TwynstraGudde

1. Inleiding

2. Conclusies en aanbevelingen

3. Doeltreffendheid

4. Doelmatigheid

5. Transparantie

7. Bijlagen

6. Rol van de raad

5. Vergelijkend overzicht Elburg Opzet beleid

• •

Nunspeet

ASV (2015, raad)) + Nadere regels per domein (vastgesteld door raad) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend

•

< €10.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 september Kwetsbaarheid in proces door hoge mate van persoonsafhankelijkheid één ambtenaar

• •

College stelt subsidieplafonds vast binnen kaders begroting raad (ASV) Raad heeft beperkt inzicht in doeltreffend-heid subsidiebeleid als geheel. Raad stuurt beperkt op subsidiebeleid als geheel maar meer op individuele subsidies

•

•

Oldebroek

ASV (2019, raad) + Subsidienota (2019, raad) + Deelverordening per domein (vastgesteld door college) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend

•

<€ 5.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 oktober Checks & balances in proces door verplicht gebruik van checklists in zaaksysteem

• • •

Raad stelt subsidieplafonds vast met vaststellen begroting (ASV) Actieve betrokkenheid raad (actualisaties ASV en doorontwikkeling subsidienota) Raadwerkgroep bezig met vaststellen raads indicatoren. Raad is voornemens hier ook subsidiebeleid aan te koppelen

•

•

Putten

ASV (2013, raad) met jaarlijkse nadere regel (vastgesteld door raad) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend

•

<€ 25.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 juni Checks & balances in proces door 2 personen in organisatie met regie op de processen

• •

Raad stelt subsidieplafonds vast met vaststellen begroting (ASV) Raad stelt jaarlijks nadere regel vast Discussie tussen college en raad over ideale rolinvulling raad bij het subsidiebeleid

• •

•

ASV (2017, raad) met jaarlijks subsidieprogramma (vastgesteld door college) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend

Omvang verstrekte subsidies domeinen 2019 (jaarrekening)*

Subsidieproces

• • •

Rol van de raad

•

• •

•

• •

• •

•

<€ 5.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 oktober Checks & balances in proces door gebruik van checklists College stelt subsidieplafonds vast (ASV) Raad heeft beperkt inzicht in doeltreffendheid subsidiebeleid als geheel.

Gemiddelde ‘subsidie-ervaring’ subsidieaanvragers vanuit survey

7,79 (N=49)

7,71 (N=17)

7,3 (N=23)

7,81 (N=31)

Doorwerking aanbevelingen 2007 (+&-)

+ Heldere afspraken gemaakt ten aanzien van de rolverdeling tussen raad, college en instellingen. - Niet op alle beleidsterreinen zijn er beleidsnota's die zich laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken met organisaties

+ Duidelijke ontwikkeling naar sturing op prestaties (outputbudgettering) en samenhangend subsidieproces - Niet op alle beleidsterreinen zijn er beleidsnota's die zich laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken met organisaties