19b. PlatOO Jaarrekening 2022

2.2.2 Vertaling naar de praktijk Voordat de speerpunten beschreven worden, achten we het noodzakelijk om aandacht te geven aan een exceptionaliteit die ons werk ook in de eerste maanden van 2022 nog beïnvloedde. Na 2 coronajaren in 2020 en 2021 begon kalenderjaar 2022 met een schoolopening na de kerstvakantie waardoor een einde kwam aan een lockdown van onze scholen sinds medio december. In het eerste kwartaal van 2022 waren er nog altijd strenge coronamaatregelen die ervoor zorgden dat collega’s bij klachten thuis moesten blijven. Dit had een grote invloed op het aantal collega’s dat per dag op school kon komen werken en vroeg opnieuw veel flexibiliteit en creativiteit om het onderwijsleerproces zo goed mogelijk te continueren. De aandacht en tijd die schooldirecteuren besteedden aan het vinden van passende oplossingen was enorm. Onvermijdelijk betekende dit ook weleens dat er klassen naar huis gestuurd werden. In 2022 zijn de volgende speerpunten/thema’s uitgewerkt: 1.Strategische Personeelsplanning Gezien de oplopende personeelstekorten op de arbeidsmarkt, specifiek in het onderwijs voor de functies van leraar en schooldirecteur, heeft PlatOO in 2021 onderzocht hoe zij inzicht krijgt in de optimale personele bezetting in de toekomst (horizon 2025) waarbij rekening gehouden is met interne en externe ontwikkelingen.

Het project Strategische Personeelsplanning (SPP) is vanuit analyse gaan kijken waar onze behoefte ligt in kwantitatieve zin (uitgesplitst in functies en fte’s) en in kwalitatieve zin (kwaliteiten en competenties van medewerkers om de doelen van de organisatie te behalen). De bedoeling van dit project was het in beeld krijgen van de toekomstige personele uitdagingen en daaraan vervolgens HR-instrumenten verbinden die bijdragen om de toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden. Dit SPP-project is uitgevoerd door een werkgroep bestaande uit een tweetal schooldirecteuren, twee beleidsmedewerkers, de bestuurder en een GMR lid. Vervolgens zijn de kwantitatieve en kwalitatieve uitkomsten gedeeld met alle schooldirecteuren. Vanuit deze SPP-uitkomsten is er een vervolg gegeven tijdens een tweetal ‘in dialoog’ bijeenkomsten en heeft een tweetal vervolgstappen opgeleverd. • Een vervolgstap vanuit de kwalitatieve analyse is dat er met commitment van schooldirecteuren een virtueel plein wordt ingericht voor kennisdeling en kennisontwikkeling, het PlatOOPlein. Dit onderwerp wordt onder punt 2 ondernemend personeelsbeleid verder toegelicht. • Een vervolgstap vanuit de kwantitatieve analyse is het vormgeven van een meerjarige formatiebegroting met lef.

Dit wil zeggen dat de geschetste GAP (verschil in fte’s tussen de huidige bezetting 2022 en de noodzakelijke toekomstige bezetting in personeel 2025) overbrugt gaat worden met een financiële investering om het extra personeel dat we aangetrokken hebben op basis van de NPO gelden, te behouden en te laten ingroeien in de toekomstige bezetting in 2025. Dit betreft met name de functie van leraar. 2. Ondernemend personeelsbeleid Na evaluatie van het HR-jaarplan 2021-2022 zijn er door schooldirecteuren nieuwe HR-thema’s voor het jaarplan/activiteitenplan 2022-2023 opgesteld. Deze nieuwe thema’s zijn niet op zichzelf staand of volledig nieuw, maar sluiten aan bij de eerder beschreven visie om medewerkers te binden en boeien. • Gesprekkencyclus In 2022 is een projectteam bestaande uit schooldirecteuren en de beleidsmedewerker HRM aan de slag gegaan met het thema gesprekkencyclus. De huidige gesprekkencyclus bestaat uit een 20

•

cyclus met 2 gesprekken per jaar waar een functionerings- en een beoordelingsgesprek afwisselend worden ingezet. Kijkend naar de visie waar dit HR-hoofdstuk mee begint is het van belang dat de gesprekken die binnen de organisatie worden gevoerd tussen medewerker(s) en leidinggevende (schooldirecteur/bestuurder) vanuit deze bedoeling vorm krijgen. Dit wil zeggen dat de gesprekken dynamisch en situationeel bepaald worden. Er dient sprake te zijn van een mix van continue feedback gericht op ontwikkelen, zicht en oog hebben voor elkaar (juiste balans) en, indien nodig, het uitspreken van een formeel oordeel over het functioneren van een medewerker, gericht op arbeidsvoorwaardelijke gevolgen. Expertisenetwerk (PlatOOPlein) Al meerdere jaren heeft PlatOO de ambitie om expertise van collega’s in te zetten niet alleen in de eigen school, maar via verbindingen ook op andere scholen. Meerdere keren heeft dit geleid tot inventarisatie van expertise en een zoektocht naar mogelijkheden om een “expertisenetwerk” op te zetten. Vanuit deze ervaring en de uitkomst van het SPP-project om de diverse talenten die we binnen onze organisatie hebben in te zetten om werkplezier te vergroten, is in het najaar van 2022 unaniem uitgesproken door schooldirecteuren dat we binnen PlatOO concrete afspraken gaan maken.

Het zogenoemde PlatOOPlein wordt in 2023 opgericht, passend bij het SBPonderwerp expertisenetwerk. Met als doel om onze collega’s te binden en boeien en hen in te zetten op hun kwaliteiten en expertise passend bij de interne (onderwijs)vraagstukken van de scholen. En daarnaast worden ze uitgedaagd zich verder te ontwikkelen op een gebied waar hun affiniteit ligt.

3. Acties op de arbeidsmarkt en goed werkgeverschap PlatOO heeft in 2022 wederom gericht acties uitgezet om het groeiende tekort aan leraren en schooldirecteuren op de arbeidsmarkt het hoofd te kunnen bieden. Daarbij maken we onderscheid in enerzijds acties die gericht zijn op het aantrekken van diverse nieuwe medewerkers en anderzijds acties gericht op het behouden en duurzaam inzetbaar houden van onze huidige medewerkers. Dit past bij goed werkgeverschap. Bij de werving en selectie om diverse nieuwe medewerkers aan onze organisatie te binden hebben we gewerkt met: • PlatOO expeditie waarbij we via social media en een wervingsanimatie geïnteresseerde leraren uitnodigden om een virtueel ticket te verkrijgen om ‘op expeditie te gaan bij de diverse PlatOO scholen’. Iedere geïnteresseerde kreeg de mogelijkheid om met een PlatOO expeditie tas tijdens een geselecteerde week in april bij één of meerdere scholen langs te gaan en een indruk te krijgen van de school en de collega’s en zo hun ‘tas te vullen’. Dit heeft een zestal reacties opgeleverd, minder dan we verwacht hadden. In de maanden mei, juni en juli hebben we 11 reguliere vacatures uitgezet en tevens vacatures voor de vervangerspools. In totaal hebben we per 1 augustus voor 8,5 fte nieuwe medewerkers aangesteld bij een vertrek van 14 fte.

De intentie die PlatOO heeft om de collega's die op NPO-gelden aangesteld zijn in te laten stromen in de reguliere formatie is gedeeltelijk gelukt voor schooljaar 22-23. • Het binden en boeien van stagiaires binnen PlatOO na afstuderen door hen een dienstverband aan te bieden. In 2022 zijn 17 pabo studenten afgestudeerd waarvan er 9 in dienst van PlatOO zijn gekomen. Redenen waardoor 8 afstudeerders niet bij PlatOO zijn komen werken zijn vanwege vertraging in afstuderen, vervolgstudie, aanbod bij een andere onderwijsstichting en twijfel of afstudeerder past bij organisatie. • Het aanwezig zijn op banenmarkten om PlatOO als bestuur en haar scholen verder zichtbaar en bekend te maken bij studenten in de regio. Banenmarkten bij Hogeschool De Kempel en Fontys Eindhoven. • De doelgroep zij-instromers. Vanuit onze ervaringen in de afgelopen 2,5 jaar met een viertal zij-instromers hebben we de groep zij-instromers binnen onze organisatie uitgebreid met een nieuwe kandidaat in 2022. PlatOO is zich bewust van het belang om in de begeleiding van deze geselecteerde en gescreende HBO-kandidaten, maatwerk te bieden zodat zij in twee jaar tijd opgeleid worden naar het bevoegd leraarschap. Na behalen van het diploma worden er afspraken gemaakt over de toekomst en verbintenis tussen PlatOO en de zij-instromer.

Daarnaast hebben we in 2022 acties uitgezet gericht op het behouden en duurzaam inzetbaar houden van onze huidige medewerkers. We vinden dat onze medewerkers het kapitaal in de organisatie zijn en willen dit in ons handelen ook onderschrijven. PlatOO biedt: • Carrièreperspectief voor onze medewerkers door: De bevorderingsprocedure L11 voor leraren uit te zetten. Na evaluatie in 2021 hebben we in 2022 een herziende procedure uitgezet als pilot waarin we het instrument van de TMA (talenten motivatie analyse) hebben ingezet. In totaal zijn 9 leraren bevorderd na het doorlopen van de verschillende fases waar deze procedure uit bestaat. De ervaringen van deelnemers en schooldirecteuren aan deze pilot procedure zijn uitgewisseld waardoor we in 2023 met een nieuw vast te stellen procedure starten. 21

-

•

•

•

De bevorderingsprocedure OOP voor de functies van conciërge, administratief medewerker en onderwijsassistent uit te zetten. In 2022 heeft dit tot 2 nieuwe bevorderingen geleid. Beide bevorderingsprocedures zijn voorbeelden van horizontale loopbaanontwikkeling. Een intern managementtraject (potential traject) aan te bieden. Interne medewerkers met ambities richting management, kunnen na een selectietraject deelnemen aan een schoolleidersopleiding en/of een potentiële directiefunctie om zo in de praktijk te ervaren wat deze functie vraagt. Iedere kandidaat wordt intern begeleid door een ervaren schooldirecteur, er is sprake van maatwerk. Dit is een voorbeeld van verticale loopbaanontwikkeling. In 2022 is er binnen PlatOO 1 potential opgeleid middels een maatwerktraject en hebben 4 schooldirecteuren de opleiding tot vakbekwaam schoolleider met positief resultaat doorlopen. Kader functieprofiel en ontwikkeling schooldirecteuren. Nadat in de cao 2019-2020 afgesproken was dat het functieprofiel voor de schooldirecteursfunctie geactualiseerd diende te worden heeft PlatOO een intensief traject doorlopen om te komen tot passende, beleidsarme functieprofielen. Tevens is een ontwikkelkader afgesproken waarbij de onderliggende basis is ‘samenwerken vanuit vertrouwen'. Functiewaarderingstraject bestuurskantoor.

Voor een tweetal functies op het bestuurskantoor was geruime tijd geleden afgesproken dat deze functies geactualiseerd zouden worden. Dit is in 2022 gebeurd middels een zorgvuldig traject met een FUWA-specialist. Dit heeft geleid tot een functiereeks stafmedewerker waarin loopbaanpaden mogelijk zijn gemaakt. Vergoedingsregeling. Conform de afspraak in de cao zijn er op PlatOO niveau afspraken gemaakt en vastgelegd over de vergoedingen bij PlatOO op het gebied van woon-werkverkeer, zakelijke reiskosten en thuiswerken.

4. Ontwikkeling van de collega's Hoofdstuk 2.2. Personeel begint met onze visie op goed werkgeverschap. PlatOO wil haar medewerkers de professionele ruimte bieden om te werken en zich te ontwikkelen. Zodat zij een aandeel leveren aan de bedoeling van onze organisatie, namelijk een bijdrage leveren aan de groei van onze leerlingen zodat zij zich optimaal kunnen ontwikkelen tijdens de basisschoolperiode. Deze professionele ruimte en ontwikkelmogelijkheden bieden wij op verschillende manieren, zoals: • Leernetwerken. Een georganiseerde groep collega's met kennis of interesse op een bepaald terrein om met elkaar doelgericht. Die bijdragen om verdieping te geven aan een thema en handvatten te geven naar de praktijk op school. Naast de bestaande leernetwerken op het gebied van ICT, interne begeleiding, excellentie is er in 2022 een leernetwerk schoolopleiders gestart. Iedere school van PlatOO heeft één of enkele schoolopleiders die de begeleiding van studenten en startende leraren vormgeven. In dit netwerk is recent een visie op de rol van schoolopleider binnen PlatOO opgesteld en wordt kennis en expertise met elkaar gedeeld. Dit netwerk houdt zicht op de studenten binnen onze organisatie en bespreekt mogelijkheden om de juiste student op de juiste stageplek te krijgen en zo het leervermogen optimaal te benutten. • Partnerschappen gericht op samen opleiden en professionaliseren.

PlatOO is aangesloten bij twee partnerschappen gericht op het opleiden van pabo studenten in de school. Hierbij gaat het om het partnerschap met Fontys Hogescholen en dat met de Hogeschool De Kempel. Het doel van de partnerschappen is om de student op de beste plek op te leiden door als werkveld en opleiding de kennis en kunde te delen en door samen te onderzoeken en te ontwikkelen. Daarnaast hebben individuele scholen van PlatOO ook afspraken met mbo-opleidingen om studenten zoals onderwijsassistenten, leraarondersteuners op te leiden door middel van stages in de scholen. • Zij instroom is binnen PlatOO mogelijk en in de afgelopen jaren hebben we 3 succesvolle trajecten doorlopen en 1 traject loopt nog. PlatOO ziet zij-instroom als maatwerktraject waarbij de zij-instromer diverse stappen doorloopt voorafgaand aan het geschiktheidsonderzoek en de school op maat begeleiding biedt om het traject succesvol te doorlopen. Schooldirecteuren hebben de verantwoordelijkheid en dus keuze om een zij-instromer te selecteren en te plaatsen op de eigen school. • Vitaliteitsbeleid bij PlatOO is in 2021 vastgesteld en geïmplementeerd. Belangrijk uitganspunt bij onze visie is de aandachtverschuiving naar de preventieve kant.

De proactieve rol van medewerkers en leidinggevenden zijn gericht op het verhogen van de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze collega’s en op het verkleinen van het risico op uitval. Er is afgesproken om bewust aandacht te geven aan een frequente dialoog tussen medewerker en leidinggevende om te praten over werkvermogen. Het model van het ‘huis van werkvermogen’ van Ilmarinen wordt als onderlegger gehanteerd. Wanneer er onverhoopt sprake is van verzuim, hanteren we het gedragsmodel. Dit gedragsmodel gaat ervan uit dat wanneer er sprake is van verzuim de medewerker en direct leidinggevende de regie hebben om samen afspraken te maken. Daarbij ligt de sturing op inzetbaarheid en niet op de diagnose, we kijken naar “wat kan wel”. In 2022 hebben we aandacht voor de borging van deze visie in ons handelen en hebben schooldirecteuren 22

periodiek een verzuimcasuïstiek bespreking in hun scholenteam. In 2023 zal vitaliteit ook een koppeling krijgen met de gesprekkencyclus van PlatOO.

2.2.3 Doelen en resultaten Wat

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Voldoende kwalitatief goede medewerkers aan ons binden door middel van actieve en doelgerichte werving en selectie.

Door de werving van 20 fte leraren in 2021 vanwege de NPO-middelen zien we in 2022 dat het vertrek van collega's grotendeels opgevangen kan worden doordat de collega's op NPO-middelen doorschuiven naar de reguliere functies op scholen. Dit heeft ertoe geleid dat we “slechts” 8,5 fte vacante functies geworven hebben voor de zomer van 2022.

Niet/deels behaald/behaald Instroom Behaald

Tijdig inzicht krijgen in de stagiaires binnen onze organisatie, heeft ervoor gezorgd dat we 53% van de vierdejaars stagiaires (met kwalificatie voldoende/goed) aan onze organisatie hebben weten te binden. Openstaande vacatures die niet ingevuld zijn, zijn vooral in de vervangingspool zichtbaar. Deels behaald

Het bestendigen van het vervangingsbeleid en vervangingsinrichting binnen PlatOO waarbij de vervangingspools gevuld zijn.

De inrichting van vervangingsvraagstukken op clusterniveau is succesvol geïmplementeerd en na evaluatie geactualiseerd. Schooldirecteuren hebben de regierol bij het invullen van de fte's beschikbaar in hun pool. Het lukt niet ieder cluster om de benodigde capaciteit voor de vervangingspool te behalen.

Deels behaald

Zij-instroom ontmoet breed draagvlak en is duurzaam geïmplementeerd. De begeleiding is effectief en efficiënt en resultaten worden cyclisch geëvalueerd en geborgd.

Na een periode van 2 proefjaren zijn 3 zijinstromers succesvol afgestudeerd als leraar en werkzaam op één van de scholen van PlatOO. 1 zij-instromer is in februari 2022 begonnen en dat traject loopt nog. De begeleiding vond op schoolniveau plaats en bestond na een inductiefase (samen voor de groep) uit begeleiding tijdens en/of na lestijd. In de praktijk blijkt dat een breed draagvlak voor zij-instroom niet haalbaar is omdat iedere school te maken heeft met fases van ontwikkeling/teamsamenstelling waardoor zijinstroom niet altijd passend is. Dit is maatwerk en jaarlijks vindt er overleg plaats over de mogelijkheid van zij-instroom tijdens de formatiegesprekken.

Behaald

Houden van de jaarlijkse introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers.

23

In 2022 is er een jaarlijkse introductiebijeenkomst georganiseerd voor nieuwe medewerkers binnen de organisatie om hen te informeren over organisatie brede zaken en input op te halen.

Iedere nieuwe medewerker heeft op de werkplek/school een inwerkplan gekregen. Behaald

Inzicht vergroten in het huidige personeelsbestand en het gewenste toekomstige personeelsbestand in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Waarbij uitgewerkt is in stappen hoe je tot de gewenste situatie komt.

In 2022 is het project Strategische Personeels Planning (SPP) afgerond. Een werkgroep bestaande uit bestuurder, schooldirecteuren, GMR en beleidsmedewerkers hebben de kwantitatieve en kwalitatieve behoefte aan personeel binnen PlatOO in de toekomst (horizon 2024) in beeld gebracht met behulp van een wetenschappelijk gevalideerd instrument onder begeleiding van 2 adviseurs van het Participatiefonds.

Doorstroom

Passend begeleidingstraject vormgeven voor startende leraren op school om hen te kunnen boeien in onze organisatie.

Op iedere school is een begeleidingsplan voor startende medewerkers met daarin opgenomen begeleiding en beschikbare uren (cao).

Deels behaald

Komen tot een overkoepelend beeld hoe PlatOO begeleiding van starters vormgeeft en waar ons onderscheidend vermogen zichtbaar wordt.

Op iedere school van PlatOO is er sinds augustus 2021 ten minste één schoolopleider werkzaam (De Ruimte leent schoolopleiders uit naar BuitensteBinnen). Naast het ondersteunen in de begeleiding van studenten, zijn zij ook betrokken bij het inwerken van nieuwe startende collega's. In 2022 is een netwerk schoolopleiders gestart waarbij kennis en ervaringen met bijvoorbeeld begeleidingsplannen worden uitgewisseld.

Behaald

PlatOO leraren zijn betrokken bij het uitwerken van de beleidskeuzes op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden en keuzes inzake de vergroting van autonomie en regelruimte.

In het expertteam HRM worden signalen vanuit de scholen besproken en opgepakt. Voorbeeld is het uitbetalen van LIO-stagiaires bij extra inzet conform een passende functieschaal. Tussentijds bijstellen van de bevorderingsprocedure LC. Dit kan uitgebreid worden met het oprichten van een klankbordgroep/ ontwerpgroep.

Deels behaald

Verkennen expertises binnen de organisatie die inzicht geven in de kennis en expertise bij diverse personen, waaruit vervolgens een expertisepool verder vorm kan krijgen.

In het najaar van 2022 is tijdens een in dialoog met schooldirecteuren het commitment uitgesproken om een intern platform op te richten waar vraag en aanbod van expertise bij elkaar komt. Zie ook het PlatOOPlein.

Niet behaald

Actualiseren gesprekkencyclus i.r.t. nieuwe functieprofielen leraar.

In 2022 is een projectteam gesprekkencyclus opgestart met schooldirecteuren met de intentie om in 2023 een eigentijdse cyclus te ontwikkelen van gesprekken waarbij onze visie zichtbaar is in ons handelen.

Behaald

Het vastgestelde vitaliteitsbeleid implementeren met een passende arbodienst die vanuit onze visie handelt.

In 2021 hebben we na een offertetraject een nieuwe arbodienst geselecteerd passend bij onze gedragsmodelvisie. Echter in 2022 zijn er diverse wisselingen van bedrijfsarts geweest waardoor we geen continuïteit ervaren en willen we in 2023 overstappen naar een andere bedrijfsarts/arbodienst.

24

Behaald

Opstellen werk verdelingsplan per school op teamniveau conform CAO.

Op basis van een vooraf opgesteld format heeft er op iedere school (ten minste) een teamgesprek plaatsgevonden over de taken dit schooljaar, de werkverdeling en de inzet van de werkdruk middelen.

Uitstroom

Voeren van exitgesprekken met vertrekkende medewerkers om zicht te krijgen op motivatie van vertrek binnen stichting.

Er is een voorbeeld vragenlijst om in gesprek te gaan met de vertrekkende medewerker. De schooldirecteur is verantwoordelijk om dit gesprek te voeren. Doordat dit niet geregistreerd wordt is er geen zicht of deze gesprekken consequent gevoerd worden. In 2022 is er een korte vragenlijst opgesteld die naar iedere vertrekkende medewerker wordt gestuurd genaamd “jammer dat je vertrekt vragen". Het doel van deze korte vragenlijst meer zicht te krijgen op vervolgstappen/sectoren waar vertrekkende collega's naartoe gaan en tips te krijgen om collega's langer te behouden in de organisatie indien mogelijk.

Deels behaald

2.2.4 Uitkeringen na ontslag In 2022 hebben wij geen medewerkers in dienst gehad die na ontslag een WW-uitkering hebben aangevraagd. Wij hebben 1 medewerker in 2022 ontslagen vanwege langdurige ziekte en zij heeft een WIA-uitkering ontvangen van het UWV. De medewerker die na 2 jaar ziekte de organisatie verlaten heeft, heeft een effect op de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) die PlatOO in de toekomst zal dienen te betalen via de Belastingdienst. Het beleid van PlatOO is gericht op het beperken/voorkomen van ontslag. Conform de cao po 2019-2020 is PlatOO van werkgelegenheidsbeleid overgestapt op werk naar werk beleid. Uiteraard proberen wij medewerkers door interne mobiliteit een geschikte plek te bieden binnen de organisatie. Daarnaast trachten we de instroom in een uitkering te voorkomen door tijdig afspraken te maken over het begeleiden van boventallige medewerkers naar een andere baan, bij voorkeur binnen de sector. Echter is ontslag nooit geheel uit te sluiten en in onderstaande opsomming geven we aan welke vormen van ontslag bij PlatOO voor komen en welke maatregelen we treffen om de werkloosheidskosten in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. • Ontslag van rechtswege na einde van een vervanging dienstverband.

Dit komt slechts beperkt voor omdat we het merendeel van onze vervangers een regulier contract bieden bij goed functioneren met uitzicht op een vast contract na 1 jaar. Deze vervangers worden aangesteld in een zogenoemde “clusterpool”. Dit noemen wij de “flexibele schil”. • Daarnaast kunnen wij af en toe leraren inzetten die een apart contract voor één vervanging krijgen, losse flexibele schil. Bij goed functioneren willen we hen graag binden door een clusterpool contract te bieden, dus dit leidt zelden tot WW kosten. De WW kosten die voortkomen uit deze vorm van ontslag worden gedeeltelijk door het Participatiefonds overgenomen (50%). Sinds de modernisering van het Participatiefonds per 1 augustus 2022 is de mogelijkheid voor een instroomtoets en verlaging van de uitkering naar 10% eigen bijdrage sterk beperkt. • Ontslag wegens disfunctioneren. In het geval dat een medewerker niet functioneert leggen we dit vast, bieden we ondersteuning om te komen tot verbetering. Mocht dit niet baten dan maken we afspraken over het beëindigen van het dienstverband en daar komen WW kosten uit voort. In 2022 heeft dit niet plaatsgevonden. • Ontslag wegens langdurige ziekte. Conform de cao-po mogen medewerkers na 2 jaar ziekte en een UWV besluit met daarin een beperkte arbeidsgeschiktheid (80% of meer arbeidsongeschikt) ontslagen worden.

Uit deze beëindiging van het dienstverband komen ook uitkeringskosten. Door landelijke wetgeving worden deze uitkeringskosten overgenomen door het UWV. Uiteraard betaalt PlatOO de wettelijke transitievergoeding die voortkomt uit het eindigen/van rechtswege aflopen van een arbeidsovereenkomst. Voor deze kosten maken we een inschatting en reserveren we financiële middelen.

25

2.2.5 Personele cijfers Onderstaande kwantitatieve gegevens tonen de ontwikkelingen (in de afgelopen jaren) van een aantal personele kengetallen zoals opbouw personeelsbestand, man-vrouw verhouding, opbouw contracten in fte’s en verzuimcijfers. Er is voor gekozen om dezelfde soort kengetallen te gebruiken die jaarlijks in het bestuursverslag terugkomen om een goed vergelijk te kunnen maken. Opbouw van het personeelsbestand In 2021 en 2022 is een toename te zien in het aantal medewerkers en het aantal fte in dienst. Dit heeft te maken met de extra NPO-middelen die voor schooljaar 2021-2022 en 2022-2023 zijn toegekend. De scholen van PlatOO hebben keuzes gemaakt voor de inzet van deze middelen en zichtbaar wordt in deze tabel dat het merendeel van de middelen is besteed aan het aantrekken van extra personeel, met name leraren.

2020

2021

2022

Aantal medewerkers ultimo

303

327

341

Totaal aantal fte gemiddeld

226

243

247

Figuur 5: Medewerkers PlatOO per jaar

Verdeling vaste en tijdelijke contracten De verhouding tussen vaste en tijdelijke contracten is 86%: 14%. Dit is een verdeling die de organisatie voldoende flexibiliteit geeft. Ten opzichte van eerdere jaren blijft het aantal tijdelijke contracten ongeveer gelijk. Echter van deze 14% is meer dan de helft een dienstverband voor bepaalde tijd met uitzicht op vast bij goed functioneren. De huidige arbeidsmarkt is dusdanig krap dat de nieuwe medewerkers die we aantrekken bij goed functioneren een onbepaalde tijd contract krijgen, dit geldt ook voor vervangers in de vervangerspool. Hoogte van contracten in fte Conform het Strategisch Beleidsplan (SBP) wil PlatOO in de toekomst medewerkers voor minimaal 0,6 fte benoemen, zodat medewerkers optimale betrokkenheid bij de organisatie verkrijgen en we streven naar meer fulltime aanstellingen. In onderstaande grafiek wordt zichtbaar hoe de verdeling van contacten in grootte (fte) binnen onze organisatie is verdeeld.

Figuur 6: werktijdfactor in fte’s PlatOO 2022

Deze grafiek laat zien dat 80% van onze medewerkers 0,6 fte of meer werken. Dit is een stijging ten opzichte van 2021 toen nog 65% van onze medewerkers 0,6 fte of meer werkten. De groep medewerkers met een contract van ten minste 0,8 fte blijft de grootste groep. Dit beeld wordt enigszins vertekend doordat medewerkers met een tijdelijke urenuitbreiding meegenomen worden voor hun totale werktijdfactor, die dus tijdelijk hoger kan zijn dan de vaste werktijdfactor.

26

De verdeling van het aantal medewerkers naar geslacht Binnen PlatOO streven we naar een evenwichtige balans in ons personeelsbestand. Het aandeel mannen in het afgelopen jaar is gelijk gebleven met 18% van het personeelsbestand. We zien in de meeste scholenteams ten minste 1 man.

Figuur 7: leeftijdsopbouw naar geslacht PlatOO 2022

De leeftijdsopbouw van ons personeelsbestand Onderstaande grafiek laat zien dat de leeftijdsopbouw een redelijk klokvorm (dus normale oftewel gaussverdeling) heeft, dit wil zeggen dat de leeftijdsverdeling gelijkmatig verdeeld is over de leeftijdsgroepen. Waarbij de piek zit in de leeftijdsgroep van 35-44 jaar. In 2022 hebben de werving- en selectietrajecten vooral nieuwe medewerkers gebracht in de leeftijdscategorie van 0-24 jaar.

Figuur 8: Leeftijdsopbouw medewerkers PlatOO 2021-2022

27

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim binnen PlatOO is al een aantal jaren een aandachtspunt. In 2022 zijn we het vitaliteitsbeleid met daarin speciaal aandacht voor de preventieve kant van verzuim en het handelen vanuit het gedragsmodel in de praktijk gaan brengen in samenwerking met de bedrijfsarts. Ook in kwartaal 1 van 2022 heeft de coronapandemie een impact gehad op de beschikbaarheid van onze collega’s. Door opvolging van de RIVM-richtlijnen moesten collega's met klachten testen en bij een positieve zelftest thuisblijven. Dit heeft in kwartaal 1 van 2022 de verzuimcijfers negatief beïnvloed.

Figuur 9: verzuimpercentage PlatOO 2020, 2021 en 2022

Het gemiddelde verzuim in de afgelopen 3 jaren is 5,05% geweest. In 2022 is het verzuimpercentage in kwartaal 1 ver boven het gemiddelde geweest. Dit kwam door de corona maatregelen waarbij collega's met klachten/positieve zelftest thuis moesten blijven. Na het eerst kwartaal is het verzuim gedaald onder het gemiddelde en sinds oktober 2022 is er weer een stijging te zien. Het gemiddelde verzuimpercentage in 2022 lag op 5,18%, dit is net hoger dan het streefcijfer dat PlatOO hanteert van maximaal 5%. De invloed van corona kan als verklaring worden gezien.

Figuur 10: verzuimfrequentie PlatOO 2020, 2021 en 2022

De verzuimfrequentie laat in 2022 een beeld zien boven de gemiddelde lijn van 0,88 met uitzondering van de maanden mei t/m augustus. In december zat de piek met gemiddeld 2,07. Dit is extreem hoog als het vergeleken wordt met het streefcijfer van de verzuimfrequentie die bij PlatOO op maximaal 1 gesteld is.

Figuur 11: gemiddelde verzuimduur PlatOO 2020, 2021 en 2022

28

De gemiddelde verzuimduur in dagen is in 2022 blijvend laag en sterk afgenomen ten opzichte van 2020. De kleine piek in september 2022 is te verklaren doordat zieke medewerkers vaak aan het einde van het schooljaar (per 1 augustus/1 september 2022), beter gemeld worden. Dan wordt het verzuim afgesloten en telt de gemiddelde verzuimduur mee in het cijfer van die maand.

Figuur 12: verzuimpercentage uitgesplitst in duurklasse PlatOO 2020, 2021 en 2022

Wanneer we het ziekteverzuim uitsplitsen in kort (1 t/m 7 dagen), middel (8 t/m 42 dagen), lang (43 t/m 365 dagen) en langer dan 1 jaar (366 t/m 730 dagen) verzuim zien we dat het langdurig verzuim van 43 dagen t/m 365 dagen nog altijd het hoogste percentage kent. Kijkend naar de invoering van het gedragsmodel in 2021 kan je voorzichtig concluderen dat de regie op verzuim ertoe leidt dat de verzuimduur korter wordt. Ook in het komend jaar zal er veel aandacht zijn voor de preventieve kant van verzuim want een gezonde werkbalans is een groot streven. De effecten van de coronapandemie met long covid klachten zijn ook in onze organisatie zichtbaar.

2.3 Huisvesting, ICT & facilitair In 2022 is een nieuwe ICT-infrastructuur voor heel PlatOO opgezet vanuit behoefte aan meer mogelijkheden om samen te werken, kennis te delen en te ontzorgen. Rechten zijn ingericht op basis van rollen die gekoppeld zijn aan de functies in AFAS.

2.3.1 Huisvesting In onderstaande tabel is opgenomen welke beleidsvoornemens er waren in 2022 en tot welke resultaten deze hebben geleid.

29

Wat

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Voorbereiden van de procedure van de uitbreiding Het Mooiste Blauw met 5 lokalen. Tevens opstarten IHP-proces.

Om te anticiperen op toekomstige groei is er tijdig extra lesruimte aangevraagd. Deze aanvraag is gehonoreerd. Dit betekent dat het ontwikkeltraject nu gestart kan worden.

Niet/deels behaald Behaald Huisvesting Nuenen Behaald

Daarnaast wordt het integrale huisvestingsvraagstuk voor de gemeente Nuenen ook opgepakt. Huisvesting Son en Breugel Behaald

Huisvesting Geldrop-Mierlo

Starten met de realisatie van het nieuwe schoolgebouw voor Buitenstebinnen (fusie van De Regenboog en De Krommen Hoek).

Eind 2022 is gestart met het grondwerk voor de nieuwbouw van Buitenstebinnen. Als de bouw verder ook volgens planning verloopt wordt het gebouw eind 2023 opgeleverd.

Starten met de planvorming van de uitbreiding bij De Ruimte.

Voor de uitbreiding van De Ruimte zijn in 2022 de nodige voorbereidingen getroffen. In het derde kwartaal van 2023 kan er gestart worden met de bouw van de uitbreiding.

Tijdelijke uitbreiding bij ’t Schrijverke met 4 lokalen (3 voor PlatOO).

Begin 2022 zijn de tijdelijke lokalen geplaatst tegenover de bestaande Luchen locatie van ’t Schrijverke. Deze tijdelijke huisvesting is vergunde voor een periode van 5 jaar.

Behaald Eind 2022 is door schoolbestuur Eenbes en PlatOO gezamenlijk besloten om opdracht te geven voor de opmaak van een – te herijken – IHP. Huisvesting Asten Deels behaald

Duidelijkheid creëren over de toekomstige huisvesting van onze scholen in de gemeente Asten.

In 2022 is de locatie Toverkruid in Asten gesloten en is de Toverkruid vestiging in Ommel doorgegaan onder de naam Kleurrijk. Voor Kleurrijk is er in principe overeenstemming bereikt over een kwaliteitsimpuls voor deze locatie. Deze upgrade vindt plaats in goed overleg met gemeente, kinderopvangorganisatie en PlatOO. Voor De Horizon is een nieuwe aanvraag ingediend voor een voorziening in de onderwijshuisvesting (nadat de eerdere aanvraag ‘on hold’ was gezet). Hoe deze toekomstbestendige huisvestingsbehoefte opgelost moet worden is op dit moment onderwerp van gesprek met de gemeente en het andere schoolbestuur Prodas. Gesprekken hierover zijn in 2022 gevoerd en worden in 2023 gecontinueerd. Doel van deze gesprekken is een duidelijke visie op de onderwijshuisvesting in de gemeente Asten (IHP-proces).

Huisvesting Deurne

Toekomstvisie bepalen voor De Bron. 30

In 2022 is besloten om voor het volgende jaar (2023) een aanvraag in te dienen voor

Behaald Huisvesting Someren

nieuwbouw voor De Bron. Aanvraag indienen voor uitbreiding met 4 lokalen.

Deze aanvraag is door de gemeente Someren goedgekeurd. Er mogen op semipermanente basis 4 extra lokalen bijgebouwd worden. Semipermanent betekent: tot 2035.

Geen concrete doelen voor 2022.

In 2022 is er, ondanks dat er aanvankelijk geen concreet doel was, gebleken dat er bij De Kleine Kapitein behoefte was aan een extra lokaal. Hier is door gemeente en PlatOO snel in gehandeld. De voorbereidingen voor de bouw kunnen nu dan ook opgestart worden. Daarnaast wordt het IHP-proces ook in deze gemeente opgepakt.

Behaald

Huisvesting Gemert-Bakel

2.3.2 ICT en facilitair Behaald/deels/ niet behaald

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

ICT infrastructuur

Realisatie nieuwe ICTinfrastructuur

Om beheer van de devices efficiënter te laten verlopen, scholen te ontzorgen, een veilige ict-omgeving te creëren en betere mogelijkheden tot samenwerking te realiseren, is een nieuwe, centrale ICT-infrastructuur geïmplementeerd, onder beheer van Heutink ICT. Deze is gebaseerd op rollen en rechten, afgeleid uit AFAS en ESIS.

Aantal platforms terugbrengen naar 1 zodat samenwerking beter ondersteund wordt.

De meeste scholen binnen PlatOO en het bestuurskantoor werkten met Google Suite; enkele scholen met MS 365. Het werken met verschillende platforms leverde moeilijkheden op in de samenwerking. Besluitvorming en eventuele start implementatie zal in 2021 plaatsvinden. In 2022 zijn alle scholen overgestapt op MS 365. Najaar 2022 is aandacht besteed aan extra technische ondersteuning en aan training van de medewerkers.

Gezamenlijke inkoop van ICT en facilitaire zaken

Centrale inkoop van devices is in 2022 voortgezet d.m.v. twee inkooprondes. Beheer van de printers verloopt centraal. Na de aanbesteding op de printers in 2021 bleken er veel performance-problemen te zijn met de HP-printers i.c.m. Printix. Juli 2022 is besloten een Proof of Concept op te zetten met nieuwe Canonprinters, i.c.m. Uniflow-software. Eind december heeft dit geleid tot een positief besluit om alle printers hierdoor te vervangen. Deze worden in februari '23 uitgerold.

Behaald

ICT-platform Behaald

ICT en facilitaire zaken Deels behaald

Najaar 2023 is een aanbestedingstraject opgezet rond WIFI voor alle scholen en bestuurskantoor, samen met SIVON. Dit traject zal verder gerealiseerd worden in de eerste helft van 2023. Per 01-01-2023 is een medewerker huisvesting en centrale inkoop van andere facilitaire zaken gestart op het bestuurskantoor. 31

AVG

Verdere effectuering IBP-beleid

Behaald

Verwerkingsovereenkomsten voor applicaties waar scholen en/of bestuurskantoor een licentie op hebben, worden centraal opgevraagd en ondertekend (continu proces). In 2022 is een DPIA vastgesteld rond de inzet van Google. Doordat alle scholen in de voorbereiding naar de migratie besloten om ook voor de leerlingen over te stappen van Google naar MS is Google minder belangrijk geworden voor de gehele stichting.

AVG

Bewustzijn AVG vergroten

Op Intranet is een snelkoppeling gemaakt naar een pagina rond AVG. Deze pagina gaat verder gestalte krijgen in 2023.

Tweefactor-authenticatie wordt meegenomen in de inrichting van de nieuwe ICT-infrastructuur

2FA is gerealiseerd voor de inlog op MS en MOO; doordat we werken met single sign on geldt dit ook voor applicaties die een koppeling hebben met Basispoort. Medewerkers met een van de volgende rollen moeten ook op school inloggen via MFA omdat zij met gevoelige(re) data omgaan: - Schooldirecteuren - IB'ers - Administratief medewerkers

Deels behaald AVG Behaald

Loggen de overige medewerkers in op hun eigen school, dan kunnen zij inloggen zonder een extra controle omdat het IP-adres van de school is ingevoerd als 'veilig' voor hen.

2.4 Financieel beleid Het algemene doel van ons financiële beleid wordt als volgt omschreven: • Het creëren van voorwaarden voor de realisatie van de doelstellingen van PlatOO. • Het waarborgen van de continuïteit van PlatOO. • Het behalen van een zo optimaal mogelijk rendement met de beschikbare middelen. Daarbij zijn de volgende subdoelen van belang: • Op elk moment de beschikking over de juiste middelen. • Dekkende meerjarenbegrotingen tenzij reserves worden afgebouwd. • Investeringen meerjarig in balans met afschrijvingen. • Voorzieningen meerjarig in balans met dotaties. • Doelgerichte strategische plannen en jaarplannen.

2.4.1 Resultaten financieel beleid Wat

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Juiste middelen ter beschikking

Om middelen tijdig en in voldoende mate ter beschikking te hebben wordt jaarlijks een liquiditeitsplanning opgesteld, wordt de beleggingsportefeuille nauwlettend gevolgd en

Niet/deels behaald/behaald Middelen

32

Behaald

zijn afspraken gemaakt over de obligaties die vrijvallen. In 2022 is de liquiditeitspositie echter sterk verbeterd, door een exploitatieresultaat dat 1,0 miljoen hoger is uitgevallen dan in de liquiditeitsplanning was begroot; er is 335.000 minder uitgegeven aan groot onderhoud en er is op 16 december 462.000 subsidie voor Verbetering Basisvaardigheden ontvangen.

Deels behaald

Meerjarenbegroting

Dekkende meerjarenbegrotingen tenzij afbouw van reserves

In de vastgestelde kalenderjaarbegroting 20232025 is hiervan afgeweken. Het opgebouwde surplus in 2021 en 2022 wordt in schooljaar 2023-2024 ingezet om kwalitatief hoogwaardig personeel te kunnen behouden in afwachting van de nieuwe bekostiging voor Verbetering Basisvaardigheden die op 1 januari 2025 ingaat. Indien deze bekostiging niet voldoende is voor de handhaving van bezetting 2023-2024, dan wordt via natuurlijk verloop afgebouwd vanaf 1 augustus 2024.

Behaald

Investeringen

De meerjarenbegrotingen van de scholen zijn in principe dekkend conform PlatOO beleid.

Meerjarige balans tussen investeringen en afschrijvingen

Deels behaald

De begroting voor de investeringen is in 2022 in euro’s gerealiseerd, maar er is conform planning meer geïnvesteerd dan de hoogte van de afschrijvingen (nieuw meubilair op een van de scholen en airco’s op enkele scholen). In de komende jaren worden er nog veel schoolgebouwen uitgebreid en enkele scholen krijgen nieuwbouw, waardoor er nog enkele jaren meer zal worden geïnvesteerd dan gemiddeld.

Voorzieningen

Meerjarige balans tussen voorzieningen en dotaties

De dotatie aan de voorziening onderhoudt en aan de voorziening jubilea was in 2022 hoger dan de onttrekking. Een deel van het geplande onderhoud is niet uitgevoerd door wisseling van onderhoudsbeheerder en van bestuurder en door de vooraf benodigde overleggen over de integrale huisvestingsplannen in sommige gemeenten. De dotatie aan de voorziening jubilea is verhoogd door de hogere cao-lonen.

Doelgerichte strategische plannen en jaarplannen

Het streven van PlatOO is om het strategisch beleidsplan, de schoolplannen en de jaarplannen te voorzien van een financiële paragraaf ten behoeve van een beleidsrijke meerjarenbegroting en de mogelijkheid om te toetsen op een doelmatige inzet van middelen.

Behaald

Plannen Deels behaald

Alle ontvangen subsidies in het kader van de pandemie zijn voorzien van doelgerichte plannen voor de besteding binnen de kaders van de subsidierichtlijnen. Ook de werkdrukmiddelen worden jaarlijks ingezet op basis van een op elke school opgesteld werkverdelingsplan. 33

2.4.2 Treasury In het treasurystatuut van PlatOO is het beleid inzake beleggen en belenen vastgelegd. Het beleid is erop gericht om een zo hoog mogelijk rendement te combineren met een zo laag mogelijk risico. Er wordt gewerkt met een defensief risicoprofiel en herbeleggingen dienen minimaal een AA-rating te hebben. De aandelen met een beperkt risico hebben allemaal een hoofdsomgarantie van 100% op de einddatum. Het beheer van de beleggingsportefeuille is ondergebracht bij Rabobank/Schretlen en Co, waarmee de voortgang 1 á 2 maal per jaar wordt doorgenomen. Conform de regelgeving wordt de beleggingsportefeuille sinds een aantal jaren gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs in plaats van tegen nominale waarde. De amortisatie in 2022 was met € 5.369 ongeveer gelijk aan de amortisatie van de jaren daarvoor. In de jaarrekening zijn de obligaties die op korte termijn worden afgelost gepresenteerd onder liquide middelen (€ 301.475). De boekwaarde van de resterende effectenportefeuille na deze her-rubricering bedroeg op 31 december 2022 € 301.544. De marktwaarde lag daar met een koerswaarde van € 308.156 licht boven. Daarmee is de effectenportefeuille in 2022 met 603.000 euro gedaald door vrijval van obligaties in 2022 en in 2023 die niet worden herbelegd. Toelichting bij het beleggingsresultaat In 2022 heeft de portefeuille wederom een negatief koersresultaat behaald (- € 5.370).

De netto-opbrengst van de financiële baten en lasten is daarmee voor de derde keer negatief (- € 23.692). Conform afspraak heeft er geen herbelegging van liquide middelen plaatsgevonden, omdat de rentepercentages te laag zijn voor het beleggen in nieuwe obligaties. In 2022 is afgesproken om de portefeuille voorlopig leeg te laten lopen door de resterende obligaties te laten vrijvallen bij einde looptijd zolang de obligatiemarkt niet winstgevender wordt. Hiermee is gekozen voor verliesminimalisatie in een negatief renderende markt. De kredietwaardigheid van de portefeuille was aan het einde van 2022 als volgt verdeeld: • 16,1 % van de obligaties had een AAA-rating • 50,3 % een AA-rating • 33,6 % een A-rating Er zijn ultimo 2022 nog twee obligaties met een A-rating in de portefeuille: ABN-AMRO en Danske Bank. Danske Bank valt in 2023 vrij en ABN-AMRO in 2025. Omdat de marktwaarde van een portefeuille gevoelig is voor de kapitaalmarktrente, is de gemiddelde looptijd van de portefeuille vrij kort. De resterende 5 obligaties wordt in de komende 3 jaren afgelost. De duration (rentegevoeligheid) van de portefeuille van PlatOO is daarmee in 2022 verder verlaagd van 2,1 naar 1,4 jaar. In 2022 is tot het vervallen van negatieve rente per 1 juli 11.000 euro negatieve rente betaald op banktegoeden boven 100.000 euro.

De banktegoeden van PlatOO zijn in 2022 behoorlijk gestegen door de ontvangsten van NPO-middelen die nog niet volledig zijn besteed, door de ontvangen subsidie voor Verbetering Basisvaardigheden op 16 december en door het vrijvallen van obligaties. In de begroting is voor 2023 geen rendement opgenomen voor de beleggingsportefeuille. Er is alleen een kostenpost van € 6.000 opgenomen voor bank- en beheerkosten. Omdat er begin 2023 een kentering in de obligatierentes zichtbaar wordt, zal de keuze voor wel of niet herbeleggen in 2023 opnieuw worden afgewogen. In de jaarrekening is een overzicht opgenomen van alle obligaties met looptijd en couponrente percentages.

2.4.3 Allocatie van middelen In schooljaar 2022-2023 wordt het allocatiebeleid van PlatOO samen met de schooldirecteuren geactualiseerd om het optimaal te laten aansluiten bij de huidige interne organisatie. Huidige allocatie van middelen Uitgangspunt bij de verdeling van middelen is dat de reguliere bekostiging zoveel mogelijk naar de scholen gaat. 34

Daarnaast hanteren we de volgende uitgangspunten voor de verdeling van middelen: 1. De solidariteitsgedachte: alle scholen binnen PlatOO worden gelijk behandeld. Dit houdt in dat lasten waar de school geen invloed op heeft en die ongelijk kunnen zijn verdeeld over de scholen, gemeenschappelijk worden gedragen. 2. De continuïteitsgedachte: beleid is een proces en ingezette onderwijskundige vernieuwingen kunnen langer tijd nodig hebben dan een schooljaar. 3. De effectiviteitsgedachte: gezamenlijke afspraken over hoe gelden zo effectief mogelijk kunnen worden ingezet. 4. De efficiëntiegedachte: gezamenlijke afspraken over hoe gelden zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingezet. 5. De kwaliteitsgedachte: onderwijs moet steeds verbeteren: één schoolteam kan maar met een heel beperkt aantal onderwerpen per jaar bezig zijn, meer teams kunnen meer onderwerpen tegelijkertijd uitvoeren en overdraagbaar maken aan elkaar. Op basis van bovengenoemde uitgangspunten wordt de verdeling van de middelen elk jaar vastgesteld door het College van Bestuur en in overleg met de schooldirecteuren. De scholen met brinnummer ontvangen de budgetten overeenkomstig de berekening van de rijksbekostiging minus de bijdrage voor de kostenplaatsen bestuurskantoor en gezamenlijke activiteiten.

Het gaat hier in 2022 om de rijksbudgetten personeel regulier, budget personeels en arbeidsmarktbeleid, prestatiebox/professionalisering en materiële instandhouding. De budgetten zijn tot en met 2022 gebaseerd op de leerlingaantallen van 1 oktober van het jaar ervoor (t-10 maanden voor de personele bekostiging en t-3 maanden voor de materiële bekostiging). Voor de begroting vanaf kalenderjaar 2023 zijn de budgetten gebaseerd op de leerlingaantallen van 1 februari van het jaar ervoor (t-11 maanden voor de personele bekostiging en t-3 maanden voor de materiële bekostiging). Als onderdeel van het opstellen van de integrale stichtingsbegroting wordt jaarlijks de begroting van de kostenplaatsen bestuurskantoor en gezamenlijke activiteiten opgesteld. De kosten van kostenplaats gezamenlijke activiteiten zijn gebaseerd op overleg tussen bestuurder en schooldirecteuren over het gezamenlijk dragen van kosten vanuit solidariteit, effectiviteit en inkoopvoordelen. Deze kosten worden omgerekend naar het bijdragepercentage voor de scholen. Dit bijdragepercentage wordt jaarlijks vastgesteld o.b.v. van het financiële plan en vermeld in de kaderbrief bij de begroting. In 2022 was de allocatie van de rijksbijdragen als volgt verdeeld: Personele bekostiging regulier

100% scholen

Kleine scholentoeslag

100% scholen

Werkdrukmiddelen

100% scholen

Managementtoeslag kleine

100% scholen

scholen Resterend P&A budget

37% scholen en 63% bovenschools

Prestatiebox/Professionalisering

100% scholen

Materiële bekostiging

62% scholen en 38% bovenschools

Naast de bovenbeschreven structurele rijksbudgetten personeel regulier, budget personeels en arbeidsmarktbeleid, prestatiebox en materiële instandhouding worden de aanvullende incidentele budgetten verdeeld zoals onderstaand beschreven: • De mogelijke baten van de groeibekostiging worden maandelijks per school en op totaalniveau gevolgd op basis van de leerlingenprognose en in de begroting toegekend aan de betreffende groeischolen, waarbij bovenschools het risico voor de uiteindelijke ontvangsten ligt. Vanaf 2023 worden er door de gewijzigde groeiregeling geen inkomsten voor tussentijdse groei meer verwacht. • Voor de financiering van passend onderwijs ontvangen de scholen een budget voor lichte en zware ondersteuning. Dit budget voor de scholen is gebaseerd op de middelen lichte en zware ondersteuning die PlatOO ontvangt van de twee samenwerkingsverbanden passend onderwijs, minus de bovenschoolse kosten voor deskundigen, coördinatie en tlv-verwijzingen. Het budget lichte en zware ondersteuning voor de scholen wordt verdeeld op basis van het aantal leerlingen op t-1. • In 2022 zijn door de scholen incidentele rijksbudgetten aangevraagd voor onderwijs aan nieuwkomers, leerlingen met culturele achtergrond van Roma en Sinti, vervanging van 35

•

• •

studieverlof, zij-instroom en verbetering basisvaardigheden. Deze budgetten worden volledig ingezet door de betreffende scholen. Eventuele ouderbijdragen worden bij de meeste scholen geïnd via de oudervereniging en niet via de school. Daar waar de inning wel via de school gebeurt, is dat voor de bekostiging van schoolkamp en dergelijke. De ouderbijdragen blijven bij de oudervereniging of bij de betreffende school. Als scholen inkomsten genereren uit acties of uit verhuur van lokalen, dan komen deze inkomsten ten gunste van de betreffende school. Overige baten van bijvoorbeeld cluster I en II instellingen, subsidies van sociale instellingen zoals Senzer, inkomsten voor stagebegeleiding, sponsorgelden en dergelijke zijn gerelateerd aan specifieke leerlingen, personeel of een specifieke school en deze komen ten goede aan de betreffende school. Hieronder vallen ook de ondersteuningsarrangementen IncluZief (downleerlingen) en Julius (dubbel bijzondere leerlingen) en overige leerlingarrangementen van de samenwerkingsverbanden.

Rente- en beleggingssaldi komen ten gunste of ten laste van de bovenschoolse kostenplaats Gezamenlijke Activiteiten. Ook de amortisatie van de obligaties wordt hierop geboekt. De verdeling van middelen over de scholen volgens de berekening van de rijksbekostiging doet recht aan de verscheidenheid van scholen binnen PlatOO. Twee soorten scholen ondervinden tot en met 2022 echter nadeel van deze systematiek: scholen met een lage bekostiging GPL met hoge loonkosten en de kleine scholen. Op basis van het solidariteitsprincipe binnen PlatOO worden de salariskosten OP en DIR per fte uitgemiddeld tussen de scholen evenals de GPL van de bekostiging. De Kleine scholentoeslag, de toeslag Management Kleine Scholen en het bedrag voor de werkdrukmiddelen worden uit de overdracht van het P&A budget naar de kostenplaats Gezamenlijke Activiteiten gehouden en blijven op de betreffende scholen.

2.5 Risico’s en risicobeheersing Algemeen PlatOO heeft de financiële- en de personeelsadministratie in eigen beheer, waarbij de controle van de salarisadministratie en van de financiële administratie bij een administratiekantoor is belegd. PlatOO is eigenrisicodrager voor vervanging van ziekte, omdat de kosten-baten meerjarig rond breakeven lagen en de regels voor vervanging van het vervangingsfonds niet passend waren bij het beleid van PlatOO. Elke 3 á 4 jaar laat PlatOO een brede risicoanalyse uitvoeren. De meest recente analyse is van voorjaar 2021. Daarin zijn de kans en de impact van de diverse risicogebieden getoetst door middel van een kansenquête en een impactinterview. De risicoscore als uitkomst hiervan valt in de categorie laag. Het bijbehorende risicoprofiel is vastgesteld op 5,6% van de totale baten voor het aanhouden van een financiële buffer. Tot en met 2021 is er volgens de risicoanalyse van mei 2021 voldoende vermogen, maar er is geen financiële ruimte voor extra investeringen in het onderwijs vanuit de reserve. Het financiële beleid van PlatOO is naar aanleiding van deze risicoanalyse in de zomer van 2021 geactualiseerd. Inmiddels is de reservepositie flink gestegen door de extra inkomsten die PlatOO van augustus 2021 tot en met juli 2023 ontvangt. Hiermee is er ruimte ontstaan voor extra investeringen in de komende jaren.

Intern risicobeheersingssysteem Voor de interne beheersing en de realisatie van de doelen wordt gewerkt met een planning en controlcyclus. Deze begint met het opstellen van het vierjarige strategische beleidsplan op PlatOO-niveau. Deze wordt vertaald in een integrale meerjarenbegroting. Beide plannen worden ook op schoolniveau uitgewerkt in een schoolplan en een integrale meerjarenbegroting. Jaarlijks wordt het strategisch beleidsplan geactualiseerd en geconcretiseerd in een jaarplan. Op basis van de jaarlijks opgestelde integrale meerjarenbegroting en het vigerende financieel beleid vindt allocatie van middelen plaats. Deze meerjarenbegroting wordt conform de oprichtingsstatuten van PlatOO ter overleg voorgelegd aan de acht gemeenten, ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht en ter kennisgeving aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad.

36

De controle vindt plaats door middel van een maandelijkse bezettingsrapportage en door middel van een financiële rapportage per kwartaal. Via analyse vindt eventuele bijsturing plaats gedurende het jaar. De voortgang van het jaarplan van PlatOO wordt tweemaal per jaar getoetst. Verantwoording aan de Raad van Toezicht vindt plaats via rapportages, een financiële, personele- en treasuryrapportage. Per kwartaal ontvangt de Raad van Toezicht een financiële rapportage en tweemaal per jaar de personele- en treasuryrapportage, waarvan éénmaal middels het jaarverslag. Schooldirecteuren zijn budgetverantwoordelijk voor de uitgaven en schoolspecifieke inkomsten die in de schoolbegroting zijn vastgesteld. De schooldirecteuren van PlatOO kunnen de financiële voortgang op elk gewenst moment online raadplegen via de rapportage van de exploitatie en van de personele bezetting. Dit rapportage- en begrotingssysteem is gekoppeld aan het bronsysteem voor de financiële en personele administratie. Elke personele mutatie wordt ter accordering voorgelegd aan de personeelsmedewerker van PlatOO voordat deze wordt doorgevoerd in de personele administratie. Het hierboven omschreven risicobeheersingssysteem werkt naar tevredenheid. We kunnen constateren dat de gemiddelde afwijking tussen begroting en realisatie niet groter is dan 1% per jaar.

2021 en 2022 vormen daarop een uitzondering door de grote extra inkomsten die in de loop van het jaar zijn toegekend en de krapte op de arbeidsmarkt bij het inzetten van die extra middelen. Belangrijkste risico’s De meest recente brede risicoanalyse is in 2021 uitgevoerd. De daarin beschreven risico’s zijn verdeeld in zes generieke aandachtsgebieden: onderwijs, demografie/marktaandeel, organisatie, personeel, financieel/huisvesting en communicatie. Per aandachtsgebied is onderstaand aangegeven voor welke risico’s en onzekerheden PlatOO zich in de komende jaren ziet geplaatst en op welke wijze daarop wordt ingespeeld. Risico’s kwaliteit van het onderwijs Na de pandemiejaren 2020 en 2021 is de inspectie vanaf 2022 weer gestart met het beoordelen op onderwijsresultaten. Hierbij wordt ondermeer gelet op de risico’s in de ontwikkeling van de basisvaardigheden (taal en rekenen, wereldburgerschap en digitale geletterdheid). De scholen die door loting subsidie hebben ontvangen delen ervaringen en plannen ook met de scholen die deze niet hebben ontvangen. Het delen van expertise en ervaringen zien we als een kans om PlatOO-breed nieuwe impulsen te geven. Binnen PlatOO worden de resultaten van het onderwijs uit het leerlingvolgsysteem twee keer per jaar door de scholen in een schoolzelfevaluatie in beeld gebracht, van waaruit indien nodig interventies plaatsvinden.

De kwaliteit van het onderwijs is een vast onderwerp tijdens de voortgangsgesprekken tussen bestuur en individuele schooldirecteuren. De dialoog over resultaten op PlatOOniveau van bestuur en gezamenlijke schooldirecteuren is in 2022 gestart en wordt steeds meer gevoerd. In 2023 sturen we op doorontwikkeling van dit proces. Naast deze formeel vastgelegde toets momenten wordt de kwaliteit op alle scholen van PlatOO ondersteund door het delen van de expertise tussen schooldirecteuren in scholenteams en expertteams, en tussen leraren en onderwijsondersteunend personeel in leernetwerken en gezamenlijke projecten. Door verevening heeft PlatOO te maken met een dalend budget voor passend onderwijs aan zorgleerlingen. Jaarlijks wordt bezien of de te verwachten inkomsten van de samenwerkingsverbanden aanleiding geven tot een andere interne verdeling van de budgetten of een aanpassing van het beleid. Daarnaast zien we dat PlatOO ook door beleidskeuzes binnen een samenwerkingsverband minder middelen ontvangt en dat er voor extra ondersteuning van leerlingen intensieve procedures moeten worden uitgevoerd voor het verkrijgen van de financiële vergoeding. Om zorgleerlingen optimaal te kunnen blijven ondersteunen wordt in 2022-2023 de aanwezige expertise binnen de scholen verkend om deze meer bovenschools en/of ter ondersteuning van schoolontwikkeling in te kunnen zetten.

Om het risico van niet-begrote verwijzingen naar het speciaal (basis) onderwijs verder te minimaliseren wordt gewerkt met kengetallen en tussentijdse rapportages. PlatOO hecht grote waarde aan voortdurende onderwijskundige vernieuwing. Voor vernieuwingen die in potentie toekomstbestendig zijn en die gedeeld kunnen worden in de organisatie worden per project tijdelijke budgetten vrijgemaakt. In 2022 is besloten om het platvorm voor het delen van onderwijskundige vernieuwingen in een andere vorm te gaan inrichten, zo toegankelijk en laagdrempelig mogelijk. 37

Het meer fysiek ingerichte PlatOOlab is in 2022 opgeheven en wordt in 2023 vervangen door het digitaal op ons intranet ingerichte PlatOOPlein voor het delen van innovatieve ideeën en het breed inzetten van binnen PlatOO aanwezige expertise. In voorjaar 2022 is er een tevredenheidspeiling uitgevoerd middels Vensters PO. Ervaringen worden meegenomen in de tweejaarlijkse peiling. Aandacht voor wat we echt op willen halen middels een tevredenheidspeiling is daarbij essentieel. Op dit moment krijgen we te weinig betrouwbare informatie uit de uitgezette vragenlijsten. Risico’s demografie PlatOO heeft in de afgelopen jaren een stabiel of licht groeiend leerlingenaantal gehad. De regio Zuidoost Brabant heeft te maken gehad met lichte krimp, die naar verwachting na 2024 zal omslaan in een heel lichte groei. In de meerjarenbegroting van PlatOO is gerekend met een leerlingenaantal dat min of meer stabiel is in de komende jaren, op basis van de prognose van de individuele scholen. De reguliere bekostiging van het ministerie van OCW is hierop aangepast. Het risico van een kentering in de leerlingaantallen wordt ondervangen door een jaarlijkse actualisatie van de meerjarenbegroting en door maandelijks de tussentijdse leerlingaantallen te monitoren en beoordelen.

Risico’s organisatie PlatOO is enkele jaren geleden gestart met werken vanuit de bedoeling van onze onderwijsopdracht, waarbij schooldirecteuren meer worden betrokken bij beleid en verantwoording en er wordt gewerkt met scholen- en expertteams. De strategische doelstellingen zijn opgenomen in een vierjarig strategisch beleidsplan dat is vertaald naar een schoolplan per school. PlatOO heeft als uitgangspunt dat het bestuurskantoor niet meer mag kosten dan 5% van de baten, wat overeenkomt met het gemiddelde van de bestuurskantoren van onderwijsinstellingen met meer dan 15 miljoen euro aan baten. In 2022 kostte het bestuurskantoor van PlatOO 3,8% van de baten. Dit is inclusief de kosten van de bestuurder. Risico’s personeel PlatOO heeft een jaarlijkse gesprekkencyclus. Met alle medewerkers worden 2 gesprekken per jaar gevoerd: een start/doelstellingen- en een functionerings- of beoordelingsgesprek. De resultaten van deze gesprekken worden vastgelegd in het personeelsdossier. Middels gesprekken brengen we in beeld waar de kracht en de talenten liggen van de medewerker. De uitgebreide dossieropbouw is om functioneringsrisico’s tijdig in beeld te hebben en indien nodig te kunnen anticiperen.

PlatOO heeft in 2022 het project strategische personeelsplanning afgerond, om daarmee het inzicht te vergroten in de huidige en gewenste omvang en kwaliteit van het personeelsbestand binnen een planningshorizon richting 2024/2025. Dit verkleint het risico dat prognoses en werkelijkheid van personele omvang en kwaliteit uit elkaar lopen. Bij onze selectieprocedure om nieuwe medewerkers te vinden doorlopen we zorgvuldig de procedure met een "brede selectiecommissie", om de slagingskans van geschiktheid voor de functie zo hoog mogelijk te laten zijn. Tevens worden nieuwe medewerkers altijd begeleid door een collega binnen de school. Mocht het onverhoopt zo zijn dat uit de praktijk blijkt dat de match er niet is, dan wordt er in een gesprek bezien of er een andere geschikte plek is in de organisatie dan wel begeleiding richting ander werk gestart. Er is een strakke monitoring op de voortgang en de inhoud van het ziekteverzuim voor zowel het korte frequente ziekteverzuim als het langdurige. Het intensief volgen van medewerkers en het tijdig met elkaar in gesprek gaan is helpend in het voorkomen van langdurig en veelvuldig verzuim. Om de financiële en kwaliteitsrisico’s zo veel mogelijk te verminderen hebben we in 2021 het gedragsmodel ingevoerd.