08 PlatOO - Jaarrekening 2021

Bij de werving en selectie om diverse nieuwe medewerkers aan onze organisatie te binden hebben we gewerkt met: Online PlatOO tour waarbij we door middel van een online wervingsfilmpje op social media geworven hebben voor nieuwe collega's. Tijdens online speeddate rondes hebben geïnteresseerde leraren korte gesprekken gevoerd met directeuren van onze scholen. Vervolgens werden de vacatures per school gepubliceerd en zijn er reguliere sollicitatiegesprekken gevoerd. In totaal hebben we tijdens deze PlatOO tourperiode 36 vacatures uitgezet en ingevuld voor tijdelijke dan wel vaste formatieplaatsen inclusief de vacatures die ontstonden door de inzet van NPOmiddelen. Het binden en boeien van stagiaires binnen PlatOO na afstuderen door hen een dienstverband aan te bieden. In 2021 zijn 20 pabo studenten afgestudeerd waarvan er 13 in dienst van PlatOO zijn gekomen. Redenen waardoor 7 afstudeerders niet bij PlatOO zijn komen werken zijn vanwege vertraging in afstuderen, vervolgstudie en twijfel of afstudeerder past bij organisatie. Het aanwezig zijn op banenmarkten om PlatOO als bestuur en haar scholen verder zichtbaar en bekend te maken bij studenten in de regio. Banenmarkten bij Hogeschool De Kempel en Fontys Eindhoven. De doelgroep zij-instromers.

Vanuit onze ervaringen in de afgelopen 1,5 jaar met een drietal zij-instromers hebben we de groep zij-instromers binnen onze organisatie uitgebreid met een nieuwe kandidaten. PlatOO is zich bewust van het belang om in de begeleiding van deze geselecteerde en gescreende HBO-kandidaten, maatwerk te bieden zodat zij in twee jaar tijd opgeleid worden naar het bevoegd leraarschap. Na behalen van het diploma worden er afspraken gemaakt over de toekomst en verbintenis tussen PlatOO en de zij-instromer. Door het vertrek van de bestuurder van PlatOO per oktober 2021 zijn we vanaf de zomer 2021 gestart met de voorbereidingen voor de werving van een nieuwe bestuurder. Gericht zijn we met diverse stakeholders in gesprek gegaan om in beeld te brengen hoe het gewenste profiel voor de nieuwe bestuurder eruit dient te zien. Met hulp van een extern bureau zijn we erin geslaagd een gedragen procedure te doorlopen en een nieuwe bestuurder aan te stellen per 1 februari 2022. Daarnaast hebben we in 2021 acties uitgezet gericht op het behouden en duurzaam inzetbaar houden van onze huidige medewerkers. We vinden dat onze medewerkers het kapitaal in de organisatie zijn en willen dit in ons handelen ook onderschrijven. PlatOO biedt: Carrièreperspectief voor onze medewerkers door: De bevorderingsprocedure L11 voor leraren uit te zetten. In 2021 heeft de jaarlijkse bevorderingsprocedure plaatsgevonden.

In totaal zijn 6 leraren bevorderd na het doorlopen van de verschillende fases waar deze procedure uit bestaat. De ervaringen van deelnemers en directeuren aan deze procedure wisselen waardoor we in het najaar van 2021 de huidige procedure geëvalueerd hebben. Dit leidt tot een bijstelling die in 2022 zal leiden tot een herziende procedure. De bevorderingsprocedure OOP voor de functies van conciërge, administratief medewerker en onderwijsassistent uit te zetten. In 2021 heeft dit niet tot nieuwe bevorderingen geleid omdat er eind 2020 een inhaalslag is gemaakt na vaststelling van het beleid. Beide bevorderingsprocedures zijn voorbeelden van horizontale loopbaanontwikkeling Een intern managementtraject (potential traject) aan te bieden. Interne medewerkers met ambities richting management, kunnen na een selectietraject deelnemen aan een schoolleidersopleiding en/of een potentiële directiefunctie om zo in de praktijk te ervaren wat deze functie vraagt. Iedere kandidaat wordt intern begeleid door een ervaren directeur, er is sprake van maatwerk. Dit is een voorbeeld van verticale loopbaanontwikkeling. In 2021 is 1 medewerker via een interne wervingsronde per augustus 2021 onder begeleiding gestart als “potential” directeur. Daarnaast zijn een 4-tal directeuren gestart met de opleiding schoolleider vakbekwaam. -

Vitaliteitsbeleid Na de nodige voorbereiding en visiebepaling is in 2021 het vitaliteitsbeleid vastgesteld en geïmplementeerd. Belangrijk uitganspunt bij onze visie is de aandachtverschuiving naar de preventieve kant. De proactieve rol van medewerkers en leidinggevenden zijn gericht op het verhogen van de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van onze collega’s en op het verkleinen van het risico op uitval. Er is afgesproken om bewust aandacht te geven aan een frequente dialoog tussen medewerker en leidinggevende om te praten over werkvermogen. Het model van het ‘huis van werkvermogen’ van Ilmarinen wordt als onderlegger gehanteerd. Wanneer er onverhoopt sprake is van verzuim, hanteren we het gedragsmodel. Dit gedragsmodel gaat ervan uit dat wanneer er sprake is van verzuim de medewerker en direct leidinggevende de 20

regie hebben om samen afspraken te maken. Daarbij ligt de sturing op inzetbaarheid en niet op de diagnose, we kijken naar “wat kan wel”. In de implementatiefase is er door de directeur op iedere school een kick-off bijeenkomst gehouden om een toelichting te geven op dit nieuwe beleid. Tevens heeft er een offertetraject plaatsgevonden waarbij een arbodienst is geselecteerd die vanuit onze visie op vitaliteit werkt. De bedrijfsarts handelt vanuit het gedragsmodel. Belangrijk is om aandacht te houden voor de borging van deze visie in ons handelen. 2. Functieprofiel directeuren en leiderschapsontwikkeling Naar aanleiding van de cao-afspraak in 2019 over het actualiseren van het functiegebouw voor de functiegroepen directeuren en onderwijsondersteunend personeel, is het functiegebouw bij PlatOO per 1 augustus 2020 geactualiseerd. Echter in de plaatsingsprocedure voor de functie van directeur is er door één directeur bezwaar gemaakt op de plaatsing. Dit heeft ertoe geleid dat er in 2021 diverse gesprekken zijn gevoerd met directeuren, FUWA-specialisten en sociale partners over een passende oplossing. Door het vertrek van de bestuurder in oktober 2021 is er vooralsnog geen passende oplossing gevonden. Dit zal in 2022 aandacht behoeven. In 2021 heeft er een directie-tweedaagse plaatsgevonden over leiderschapsontwikkeling en de kracht van het collectief van PlatOO. 3.

Evaluatie en bestendiging vervangingsbeleid en –inrichting Nadat PlatOO per 1 januari 2020 eigenrisicodrager (ERD) werd voor de vervangingskosten bij ziekte, werd in augustus 2020 een nieuw vervangingsbeleid en –inrichting vastgesteld en geïmplementeerd. Dit vervangingsbeleid en –inrichting is gedurende het eerste jaar op periodieke momenten geëvalueerd met betrokken actoren, zoals de planners en de directeuren. Het effect van de coronapandemie op de aanwezigheid van collega’s heeft een zware wissel getrokken op dit proces, waardoor er een aanpassing gemaakt diende te worden om ervoor te zorgen dat er voldoende financiële middelen beschikbaar waren om klassen te kunnen bemensen. Sinds december 2020 zijn daardoor de financiële middelen per cluster voor een periode van 6 maanden opgehoogd. Tevens hebben we geanticipeerd op de wet- en regelgeving door beschikbare vervangers die niet bij ons in dienst zijn een VOG te laten aanvragen zodat ze direct bij vraag om vervanging ingezet kunnen worden. Samen opleiden in school PlatOO is aangesloten bij twee netwerken van opleidingsscholen. Het doel van deze trajecten is om studenten die de opleiding tot Leraar Basisonderwijs (Pabo) volgen, de mogelijkheid te bieden om meer in de praktijk te leren. Zes PlatOO scholen zijn aangesloten bij het netwerk met de Fontys pabo Eindhoven.

Vijf PlatOO scholen zijn samen met pabo De Kempel en collegebesturen in het netwerk “samen opleiden” actief om studenten in professionele werkplaatsen te laten leren. In 2021 hebben we voor het eerst op iedere school van PlatOO (kern Breugel heeft voor 3 scholen 2 schoolopleiders) één of meerdere schoolopleiders, in totaal 16 schoolopleiders. Opleiden en ontwikkelen Zoals in de paragraaf ‘acties op de arbeidsmarkt en goed werkgeverschap beschreven staat, hecht PlatOO veel waarde aan het bieden van mogelijkheden aan medewerkers om zich te kunnen ontwikkelen. Deze professionele ruimte bieden wij op verschillende manieren. Naast eerdergenoemde zaken zetten wij de reeds ingezette scholing en kennisdeling in leernetwerken voort. PlatOOlab blijft het ondernemerschap en innovatief vermogen van leraren vorm en inhoud geven. Het scholingsplan van iedere school is gerelateerd aan de schoolontwikkeling en het jaarplan van de school.

21

2.2.3 Doelen en resultaten Wat

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Voldoende kwalitatief goede medewerkers aan ons binden door middel van actieve en doelgerichte werving en selectie.

Door de komst van de NPO gelden, hebben scholen in het voorjaar van 2021 extra plannen gemaakt om de kwaliteit van het onderwijs te versterken. Grotendeels worden de NPO-gelden ingezet voor extra personeel. Dit heeft tot extra vacatures geleid, ongeveer 30 in aantal (leraren). De PlatOO tour in het voorjaar van 2021 heeft geleid tot invulling van deze vacatures.

Niet/deels behaald/behaald Instroom Behaald

Tijdig inzicht krijgen in de stagiaires binnen onze organisatie, heeft ervoor gezorgd dat we 93% van de 4e jaars stagiaires (met kwalificatie voldoende/goed) aan onze organisatie hebben weten te binden. We hebben 59 vacatures voor vast en/of tijdelijke vacatures in 2021 kunnen invullen. Soms na meerdere sollicitatie-uitingen. Openstaande vacatures zijn vooral in de vervangingspool zichtbaar. Deels behaald

Het bestendigen van het vervangingsbeleid en vervangingsinrichting binnen PlatOO waarbij de vervangingspools gevuld zijn.

De inrichting van vervangingsvraagstukken op clusterniveau is succesvol geïmplementeerd en na evaluatie geactualiseerd. De benodigde capaciteit voor de vervangingspool is niet behaald.

Proefjaar behaald

Zij-instroom ontmoet breed draagvlak en is duurzaam geïmplementeerd. De begeleiding is effectief en efficiënt en resultaten worden cyclisch geëvalueerd en geborgd.

In de afgelopen 2 proefjaren (schooljaar 19-20 en 20-21) zijn er in totaal 4 zij-instromers gestart binnen PlatOO. De begeleiding vond op schoolniveau plaats en bestond na een inductiefase (samen voor de groep) uit begeleiding tijdens en/of na lestijd. Bij 1 zij-instromer zagen we dat extra begeleiding en verandering van school, niet geleid heeft tot de benodigde ontwikkeling. In goed overleg hebben we het contract met deze zij-instromer voortijdig beëindigd. Twee zijinstromers zijn in 2021 succesvol afgestudeerd als leraar. De vierde zijinstromer wordt verwacht in februari 2022 af te studeren. De evaluatie van deze 2 proefjaren dient in 2022 besproken te worden met alle directeuren om samen een visie te ontwikkelen op zij-instroom en de

22

ambitie voor breed draagvlak te verkennen. Niet behaald

Houden van de jaarlijkse introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers.

De intentie is om jaarlijks een bijeenkomst te organiseren voor nieuwe medewerkers binnen de organisatie om hen te informeren over organisatie brede zaken en input op te halen. Echter vanwege de corona maatregelen heeft er geen fysieke bijeenkomst plaatsgevonden, in februari 2022 staat er wel een onlinebijeenkomst gepland. Iedere nieuwe medewerker heeft op de werkplek/school een inwerkplan gekregen.

Deels behaald

Inzicht vergroten in het huidige personeelsbestand en het gewenste toekomstige personeelsbestand in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Waarbij uitgewerkt is in stappen hoe je tot de gewenste situatie komt.

In het najaar van 2021 is gestart met het project Strategische Personeels Planning (SPP). Een werkgroep bestaande uit bestuurder (najaar 2021 niet), directeuren, GMR en beleidsmedewerkers brengen zaken in beeld met behulp van een wetenschappelijk gevalideerd instrument onder begeleiding van 2 adviseurs van het Participatiefonds.

Doorstroom

Passend begeleidingstraject vormgeven voor startende leraren op school om hen te kunnen boeien in onze organisatie.

Op iedere school is een begeleidingsplan voor startende medewerkers met daarin opgenomen begeleiding en beschikbare uren (CAO).

Deels behaald

Komen tot een overkoepelend beeld hoe PlatOO begeleiding van starters vormgeeft en waar ons onderscheidend vermogen zichtbaar wordt.

Behaald

Behaald

Niet behaald

Op iedere school van PlatOO is er sinds augustus 2021 ten minste één schoolopleider werkzaam (scholen Breugel 2 schoolopleiders voor 3 scholen). Naast het ondersteunen in de begeleiding van studenten, zijn zij ook betrokken bij het inwerken van nieuwe medewerkers. In 2022 komen schoolopleiders gestructureerd bij elkaar en is de ambities om hier een bovenschools beleid voor op te stellen.

PlatOO leraren zijn betrokken bij het uitwerken van de beleidskeuzes op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden en keuzes inzake de vergroting van autonomie en regelruimte.

In het expertteam HRM worden signalen vanuit de scholen besproken en opgepakt. Voorbeeld is het uitbetalen van LIO stagiaires bij extra inzet conform een passende functieschaal. Tussentijds bijstellen van de bevorderingsprocedure L11. Dit kan uitgebreid worden met het oprichten van een klankbordgroep/ ontwerpgroep.

Verkennen expertises binnen de organisatie die inzicht geven in de kennis en expertise bij diverse personen, waaruit vervolgens een expertisepool verder vorm kan krijgen.

In de eerste helft van 2021 is een verkenning gedaan middels gesprekken met focusgroepen rondom inzet van expertise bovenschools.

Actualiseren gesprekkencyclus i.r.t. nieuwe functieprofielen leraar.

Na actualisering van de functieprofielen voor leraren in 2019 en de directeurs-

23

en OOP functies in 2020 is het gewenst om ook de gesprekscyclus hierop aan te passen. Dit is tijdtechnisch niet gelukt in 2021 door de onvoltooide opdracht voor de plaatsing van alle directeuren in een functieprofiel uit het functiegebouw. Behaald

Het vastgestelde vitaliteitsbeleid implementeren met een passende arbodienst die vanuit onze visie handelt.

Na vaststelling van het vitaliteitsbeleid eind 2020 is er een offertetraject uitgezet voor een passende arbodienst die vanuit onze visie handelt. Per maart 2021 is deze arbodienst en bedrijfsarts conform het gedragsmodel gestart. Op elke school heeft de directeur in 2021 een kick off bijeenkomst gehouden om het beleid en vooral de wijze van handelen toe te lichten.

Behaald

Opstellen werk verdelingsplan per school op teamniveau conform CAO.

Op basis van een vooraf opgesteld format heeft er op iedere school (ten minste) een teamgesprek plaatsgevonden over de taken dit schooljaar, de werkverdeling en de inzet van de werkdruk middelen.

Uitstroom

Voeren van exitgesprekken met vertrekkende medewerkers om zicht te krijgen op motivatie van vertrek binnen stichting.

Er is een voorbeeld vragenlijst om in gesprek te gaan met de vertrekkende medewerker. De directeur is verantwoordelijk om dit gesprek te voeren. Doordat dit niet geregistreerd wordt is er geen zicht of deze gesprekken consequent gevoerd worden. In 2022 zal dit PlatOO breed verder opgepakt worden om het verkregen inzicht ook in de praktijk te laten zien.

Deels behaald

2.2.4 Uitkeringen na ontslag In 2021 hebben wij 2 medewerkers in dienst gehad die na ontslag een WW-uitkering hebben aangevraagd. Wij hebben 1 medewerker in 2021 ontslagen vanwege langdurige ziekte en zij heeft een WIA-uitkering ontvangen van het UWV. De medewerker die na 2 jaar ziekte de organisatie verlaten heeft, heeft een effect op de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) die PlatOO in de toekomst zal dienen te betalen via de Belastingdienst. Het beleid van PlatOO is gericht op het beperken/voorkomen van ontslag. Conform de cao po 2019-2020 is PlatOO van werkgelegenheidsbeleid overgestapt op werk naar werk beleid. Uiteraard proberen wij medewerkers door interne mobiliteit een geschikte plek te bieden binnen de organisatie. Daarnaast trachten we de instroom in een uitkering te voorkomen door tijdig afspraken te maken over het begeleiden van boventallige medewerkers naar een andere baan, bij voorkeur binnen de sector. Echter is ontslag nooit geheel uit te sluiten en in onderstaande opsomming geven we aan welke vormen van ontslag bij PlatOO voor komen en welke maatregelen we treffen om de werkloosheidskosten in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Ontslag van rechtswege na einde van een vervanging dienstverband.

Dit komt slechts beperkt voor omdat we het merendeel van onze vervangers een regulier contract bieden bij goed functioneren met uitzicht op een vast contract na 1 jaar. Deze vervangers worden aangesteld in een zogenoemde “clusterpool”. Dit noemen wij de “flexibele schil”. Daarnaast kunnen wij af en toe leraren inzetten die een apart contract voor één vervanging krijgen, losse flexibele schil. Bij goed functioneren willen we hen graag binden door een clusterpool contract te bieden, dus dit leidt zelden tot WW kosten. De WW kosten die voortkomen uit deze vorm van ontslag kunnen via een instroomtoets ingediend worden bij het Participatiefonds. 24

-

Ontslag wegens disfunctioneren. In het geval dat een medewerker niet functioneert leggen we dit vast, bieden we ondersteuning om te komen tot verbetering. Mocht dit niet baten dan maken we afspraken over het beëindigen van het dienstverband en daar komen WW kosten uit voort. In 2020 heeft dit niet plaatsgevonden. Ontslag wegens langdurige ziekte. Conform de CAO mogen medewerkers na 2 jaar ziekte en een UWV besluit met daarin een beperkte arbeidsgeschiktheid (80% of meer arbeidsongeschikt) ontslagen worden. Uit deze beëindiging van het dienstverband komen ook uitkeringskosten. Door landelijke wetgeving worden deze uitkeringskosten overgenomen door het UWV. Uiteraard betaalt PlatOO de wettelijke transitievergoeding die voortkomt uit het eindigen/van rechtswege aflopen van een arbeidsovereenkomst. Voor deze kosten maken we een inschatting en reserveren we financiële middelen.

2.2.5 Aanpak werkdruk De aanpak van werkdruk binnen PlatOO is al meerdere jaren een serieus onderwerp van gesprek, zowel op schoolniveau met teams en MR als op bestuursniveau met de GMR. Zo hebben teams de mogelijkheid gekregen om een werkdrukscan te laten uitvoeren door het Vervangingsfonds. Jaarlijks vinden er op iedere school in het team gesprekken plaats over de ervaren werkdruk, eventueel met input vanuit de werkdrukscan of een evaluatie-instrument. Samen hebben directeur en teamleden verkend welke mogelijkheden er zijn om de ervaren werkdruk te verlagen en op basis van deze gesprekken hebben zij keuzes gemaakt over de inzet van de werkdruk gelden voor het nieuwe schooljaar en dit vastgelegd in een bestedingsplan. Het bestedingsplan maakt onderdeel uit van het werk verdelingsplan. Dit werk verdelingsplan beschrijft de activiteiten die in een komend schooljaar plaatsvinden waarbij het team een verdeling van activiteiten heeft gemaakt over de teamleden. Vervolgens is het plan voorgelegd aan het team en de MR waarbij de meerderheid van het team en de personeelsgeleding van de MR heeft ingestemd.

Wanneer we deze werk verdelingsplannen analyseren zien we dat de werkdruk gelden zijn ingezet voor de volgende middelen: Inzet van extra leraren Inzet van extra vakleraren Inzet van extra onderwijsassistenten Versterken kennis Fides methode (training, groepsinterventies) Daarnaast zijn er op teamniveau ook een aantal oplossingen gezocht die niet direct tot uitgaven hebben geleid: Anders organiseren van de taken/groepen Verantwoording inzet werkdrukmiddelen Categorie

Personeel

Materieel

Functie en middel

PlatOO fte

Bedrag

Onderwijsassistent

0,67

€ 32.160,00

Leraar

8,49

€ 619.770,00

Vakleraar

2,0

€146.000,00

Externe inhuur schoonmaak

€12.847,00

Versterken Fides methode

€10.000,00

Anders organiseren van taken/groepen (bijv. leraar zonder leerling dagen) TOTAAL

nvt €820.777,-

Figuur 5: verantwoording inzet werkdrukmiddelen

25

2.2.6 Personele cijfers Onderstaande kwantitatieve gegevens tonen de ontwikkelingen (in de afgelopen jaren) van een aantal personele kengetallen zoals opbouw personeelsbestand, man-vrouw verhouding, opbouw contracten in fte’s en verzuimcijfers. Er is voor gekozen om dezelfde soort kengetallen te gebruiken die ook in het bestuursverslag 2018 zijn gebruikt om een goed vergelijk te kunnen maken. Opbouw van het personeelsbestand Zowel in aantal als in fte is 2020 een jaar waarin er sprake is van borging en consolidering. Er zijn net iets minder nieuwe mensen aangetrokken ten opzichte van het aantal personeelsleden dat vertrokken is, passend bij het plan “PlatOO financieel in balans”. Deze lichte daling wordt ook verklaard door de vernieuwde inrichting van de vervangingen waardoor we zijn gaan werken met drie clusters met vervangers en nauwelijks losse vervangers. In de jaren voor 2020 werkten we naast een pool met vervangers ook met veel losse vervangers die we declareerden bij het Vervangingsfonds.

31-12-2019

31-12-2020

31-12-2021

totaal aantal medewerkers

309

303

327

totaal aantal fte

229

224

242

Figuur 6: Medewerkers PlatOO 2021

Verdeling vaste en tijdelijke contracten De verhouding tussen vaste en tijdelijke contracten is 77% : 23%. Dit is een verdeling die de organisatie voldoende flexibiliteit geeft. Ten opzichte van 2020 is het aantal tijdelijke contracten toegenomen van 12% naar 23%. Deze stijging wordt verklaard door het groot aantal nieuwe medewerkers dat is aangenomen op de NPO gelden. Zij hebben een tijdelijk contract met uitzicht op vast bij goed functioneren gekregen. Dit betekent dat het percentage tijdelijk naar verwachting in 2022 afneemt, omdat deze personen naar aanleiding van een positieve beoordeling een vast contract krijgen. Hoogte van contracten in fte Conform het Strategisch Beleidsplan (SBP) wil PlatOO in de toekomst medewerkers voor minimaal 0,6 fte benoemen, zodat medewerkers optimale betrokkenheid bij de organisatie verkrijgen en het streven naar meer fulltime aanstellingen wordt ondersteund. In onderstaande grafiek wordt zichtbaar hoe de verdeling van contacten in grootte (fte) binnen onze organisatie is verdeeld.

Figuur 7: werktijdfactor in fte’s PlatOO 2021

26

Deze grafiek laat zien dat 58% van onze medewerkers 0,6 fte of meer werken. Dit is een daling ten opzichte van 2020 toen nog 75% van onze medewerkers 0,6 fte of meer werkten. Deze daling kan verklaard worden doordat er een toename is van het aantal medewerkers ten opzichte van 2020 en deze medewerkers hebben een kleiner contract gekregen vanuit de NPO gelden of als losse vervanger. De groep medewerkers met een contract tussen de 0,4 en 0,6 fte is net iets groter dan de groep met een contract van ten minste 0,8 fte. De verdeling van het aantal medewerkers naar geslacht Binnen PlatOO streven we naar een evenwichtige balans in ons personeelsbestand. Het aandeel mannen in het afgelopen jaar is met 19% van het personeelsbestand gelijk gebleven ten opzichte van 2020. Binnen PlatOO proberen we specifieke activiteiten te organiseren zoals een ‘mannenbbq’ en onze “mannenwerkgroep”. Echter vanwege de coronapandemie heeft dit in 2021 niet plaatsgevonden. Wel zien we in de meeste scholenteams ten minste 1 man.

Figuur 8: Verdeling naar geslacht per leeftijdscategorie

De leeftijdsopbouw van ons personeelsbestand Onderstaande grafiek laat zien dat de leeftijdsopbouw een redelijk klokvorm (dus normale oftewel gaussverdeling) heeft, dit wil zeggen dat de leeftijdsverdeling gelijkmatig verdeeld is over de leeftijdsgroepen. Waarbij de piek zit in de leeftijdsgroepen van 35-44 en 45-54 jaar. In 2021 hebben de werving- en selectietrajecten vooral nieuwe medewerkers gebracht in de leeftijdscategorie van 0-24 jaar en 35-44 jaar.

Figuur 9: Leeftijdsopbouw medewerkers PlatOO 2020-2021

27

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim binnen PlatOO is al een aantal jaren een aandachtspunt. In 2021 zijn we het vitaliteitsbeleid met daarin speciaal aandacht voor de preventieve kant van verzuim en het handelen vanuit het gedragsmodel in de praktijk gaan brengen in samenwerking met de bedrijfsarts. Ook in 2021 heeft de corona pandemie een impact gehad op de beschikbaarheid van onze collega’s. Door opvolging van de RIVM richtlijnen waren collega’s geregeld afwezig vanwege noodzaak om te testen, wachten op testuitslag en evt. quarantaine of isolatie. Deze vormen van afwezigheid hebben we apart geregistreerd en is niet opgenomen in onze verzuimcijfers.

Figuur 10: verzuimpercentage PlatOO 2019, 2020 en 2021

Het gemiddelde verzuim in de afgelopen 3 jaren is 5,05% geweest. In 2021 is het verzuimpercentage onder de gemiddelde lijn van 5,05% gebleven met uitzondering van de maanden november en december. In die periode speelde de omicronvariant van het coronavirus een grote rol en veel collega's zijn door deze variant uitgevallen. De schoolsluiting één week voor de kerstvakantie zorgde ervoor dat het enorme vraagstuk van de bemensing van de groepen tijdelijk wegviel. Het gemiddelde verzuimpercentage in 2021 lag op 4,59%, dit is lager dan het streefcijfer dat PlatOO hanteert van maximaal 5%.

Figuur 11: verzuimfrequentie PlatOO 2019, 2020 en 2021

De verzuimfrequentie laat in 2021 een beeld zien onder de gemiddelde lijn van 0,7 met uitzondering van de maanden november en december. In november zat de piek met gemiddeld 2,16. Dit is extreem hoog als het vergeleken wordt met het streefcijfer van de verzuimfrequentie die bij PlatOO op maximaal 1 gesteld is.

28

Figuur 12: gemiddelde verzuimduur PlatOO 2019, 2020 en 2021

De gemiddelde verzuimduur in dagen is in 2021 sterk afgenomen ten opzichte van 2020. De kleine piek in augustus 2021 is te verklaren doordat zieke medewerkers vaak aan het einde van het schooljaar (per 1 augustus 2021), voor de start van de zomervakantie, beter gemeld worden. Dan wordt het verzuim afgesloten en telt de gemiddelde verzuimduur mee in het cijfer van die maand.

Figuur 13: verzuimduur PlatOO 2019, 2020 en 2021

Wanneer we het ziekteverzuim uitsplitsen in kort (1 t/m 7 dagen), middel (8 t/m 42 dagen), lang (43 t/m 365 dagen) en langer dan 1 jaar (366 t/m 730 dagen) verzuim zien we dat het langdurig verzuim van 43 dagen t/m 365 dagen nog altijd het hoogste percentage kent. Echter is het percentage in 2021 gehalveerd ten opzichte van 2020. Kijkend naar de invoering van het gedragsmodel in 2021 kan je voorzichtig concluderen dat de regie op verzuim ertoe leidt dat de verzuimduur korter wordt. Ook in het komend jaar zal er veel aandacht zijn voor de preventieve kant van verzuim want een gezonde werkbalans is een groot streven. De effecten van de coronapandemie met long covid klachten zijn ook in onze organisatie zichtbaar.

2.3 Huisvesting & facilitair Ook ten aanzien van huisvesting en op het gebied van facilitaire zaken heeft PlatOO in 2021 toekomstbestendig geïnvesteerd met het oog op goed onderwijs en duurzaam organiseren. Alles met betrekking tot huisvesting is volgens het meerjaren onderhoudsplan uitgevoerd. Op het gebied van ICT zijn belangrijke keuzes gemaakt voor de toekomst en is de voorbereiding naar de realisatie van een nieuwe ICT-infrastructuur afgerond. AVG is verder geconsolideerd. Op het gebied van facilitaire zaken is met name aandacht besteed aan investeringen in ICT (devices en printers).

29

2.3.1 Huisvesting In onderstaande tabel is opgenomen welke beleidsvoornemens er waren in 2021 en tot welke resultaten deze hebben geleid. Wat

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Gemeentelijke besluitvorming voor nieuwbouw voor beide PlatOO scholen in Breugel (de Regenboog en De Krommen Hoek) op locatie van De Krommen Hoek.

In september 2020 is de gemeenteraad akkoord gegaan met het realiseren van een nieuw schoolgebouw voor de Regenboog/De Krommen Hoek op locatie van De Krommen Hoek. PlatOO heeft een projectplan opgesteld om te komen tot realisatie van de nieuwbouw. Realisatie in augustus 2023. In 2021 is het voorlopig ontwerp voor het gebouw gereedgekomen. De financiële toets liet een overschrijding zien, die door wijzigingen in de materialisatie en de oppervlakte is opgelost. In maart 2022 zal het definitief ontwerp gereed zijn en worden goedgekeurd. De bouw van de nieuwe school start naar verwachting in september 2022.

Gemeentelijk besluit voor uitbreiding schoolgebouw De Ruimte in Son

In september 2020 is de gemeenteraad akkoord gegaan met uitbreiding van het schoolgebouw vanwege groei van het aantal leerlingen. In de loop van 2021 is uitwerking gegeven aan de bouwplannen voor deze uitbreiding. De realisatie zal in de loop van 2022 starten.

Uitbreiding ‘t Schrijverke, locatie Luchen in verband met een substantiële groei.

De aanvraag voor uitbreiding van locatie Luchen is in 2021 door de gemeente gehonoreerd in de vorm van een tweetal noodlokalen die naast het schoolgebouw zullen worden gerealiseerd. De ingebruikname zal in 2022 zijn beslag krijgen. Tevens is met de gemeente gesproken over de overdracht van het juridisch eigendom aan PlatOO en het teruggeven van de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van het gebouw Luchen. Dit zal in de loop van 2022 worden gerealiseerd.

Renovatie schoolgebouw ‘t Einder.

Gemeente heeft een koersplan IHP opgesteld in samenspraak met besturen. ‘t Einder is hierin opgenomen. In 2021 is een renovatie-aanvraag ingediend in combinatie met een subsidieaanvraag ventilatie schoolgebouwen. Deze aanvraag is niet gehonoreerd. In 2021-2022 wordt het gebouw door PlatOO binnen de voorziening onderhoud voorzien van een facelift door schilderwerk en nieuwe vloerbedekking.

Beschikbare ruimte aanpassen aan ruimtebehoefte in verband met groei leerlingenaantallen en renoveren c.q. vernieuwen van huisvesting

In de loop van 2021 zijn de voorbereidingen getroffen voor de huisvestingsaanvragen die voor 1 februari 2022 zijn ingediend voor de volgende scholen:

Niet/deels behaald/behaald Huisvesting Breugel Behaald

Huisvesting Son en Breugel Behaald

Huisvesting GeldropMierlo Behaald

Huisvesting GemertBakel Deels behaald

Voorbereiding huisvestingsaanvragen diverse gebouwen Behaald

De Ranonkel in Someren : uitbreiding met 2 á 3 lokalen 30

De Driehoek in Aarle-Rixtel : uitbreiding met 1 lokaal De Horizon in Asten : uitbreiding met 2 lokalen Het Mooiste Blauw in Nuenen : uitbreiding met 2 lokalen Het Toverkruid in Ommel : esthetische aanpassingen aan het gebouw De Bron in Deurne : renovatie van het gebouw

2.3.2 Facilitair Wat

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Nieuw beleidsplan voor ICT opstellen

December 2020 liep het Innovatie en investeringsplan Onderwijs en ICT PlatOO (‘I&Iplan’) 2015-2020 af. Op basis van de evaluatie van dat plan en gesprekken met directeuren, ICT’ers en CvB is een vervolgplan voor ‘21-'25 opgesteld.

Voorbereidings-, aanbestedingsen ontwerpfase nieuwe ICTinfrastructuur

In ‘21 is een analyse gemaakt van de issues op het gebied van ICT en hebben we onze behoeften op dit gebied vastgesteld: een veilige ICTinfrastructuur waar de medewerkers op kunnen vertrouwen, die leidt tot meer efficiency, een betere kennisdeling en meer samenwerking en er voor zorgt dat PlatOO als organisatie kan voldoen aan de wettelijke eisen. Deze oplossing wordt centraal geïmplementeerd vanuit één Microsofttenant voor heel PlatOO (zowel voor de medewerkers als de leerlingen). Vanuit hier worden de devices in de organisatie centraal beheerd op basis van policies. Door een koppeling met AFAS krijgen medewerkers, vervangers en stagiaires direct de juiste rechten bij in- en uitdiensttreding. Deze omgeving wordt beheerd door 1 centrale beheerpartij.

Niet/deels behaald/behaald ICT en Technologieplan PlatOO 20212025 ____________ Behaald ICT hardware en infrastructuur ____________ Behaald

Onder begeleiding van een externe partij is een programma van eisen opgesteld voor een nieuwe beheerpartij. De onderhandse aanbesteding onder vijf partijen is gewonnen door Heutink ICT. In september-december '21 heeft de ontwerpfase van dit project plaatsgevonden. De realisatiefase volgt in ‘22. Centrale inkoop _____________

Verankeren centrale inkoop hardware

In 2021 zijn twee centrale inkooprondes voor hardware georganiseerd, conform vastgesteld beleid. Zowel scholen als bestuurskantoor hebben hier gebruik van gemaakt.

Afronding aanbesteding printers

De aanbesteding op de printers is uitgevoerd onder begeleiding van een externe partij en gewonnen door ARP. Per 1 april zijn alle printers vervangen, m.u.v. die op het bestuurskantoor (volgt in ‘22) en De Krommen Hoek (maakt vanaf

Behaald Centrale inkoop _____________ Behaald 31

1 september ‘21 gebruik van de printer van De Regenboog). Centrale inkoop _____________

Formuleren vervolgstappen op inventarisatie en advies centrale inkoop

Dit punt is belegd bij Expertteam Facilitair. Doordat ICT en AVG veel aandacht vragen, is er te weinig capaciteit om dit punt de aandacht te geven die het verdient.

Concretisering IBP-beleid in acties en maatregelen uitgezet in een jaarkalender en invulling organisatie

Het IBP-beleid dat in 2020 is opgesteld, is in 2021 uitgezet in een jaarkalender d.m.v. de procedure rond update modellen en documenten. De rol van ‘Privacy officer’ is toebedeeld aan Projectleider ICT & Technologie; de taken van de ‘security officer’ worden opgepakt door het secretariaat. Verwerkingsovereenkomsten voor applicaties waar scholen en/of bestuurskantoor een licentie op hebben, zijn centraal opgevraagd en ondertekend (continu proces).

Realisatie tweefactor-authenticatie op Google Suite

Tweefactor-autenticatie is als test gestart op het bestuurskantoor, maar is vanwege praktische problemen uitgesteld tot de nieuwe ICTinfrastructuur.

Niet behaald AVG _____________ Deels behaald

2.3.3 Coronapandemie en ICT Tijdens de lockdowns i.v.m. corona in 2020 hebben scholen ervaring opgedaan met het inzetten van ICT voor instructie, verwerking en communicatie. De scenario's die toen zijn opgesteld, hielpen bij nieuwe lockdowns in 2021 om snel en makkelijk te reageren. Het lesgeven op afstand tijdens corona heeft ICT binnen PlatOO en heel Nederland een grote impuls gegeven. Leraren op onze scholen willen een aantal ervaringen ook in de toekomst blijven inzetten: instructievideo’s maken en delen, meer software inzetten om meer diverse werkvormen te kunnen aanbieden, voor verwerking van de oefenstof en om kinderen te laten samenwerken, kinderen meer gebruik laten maken van de creatieve toepassingen van software, planningen delen en online werk laten inleveren, b.v. via Google Classroom of MS Teams. Wat men daarvoor nodig heeft, is vooral een gezamenlijke visie op ICT binnen de school, meer devices, duidelijke afspraken over de inzet van software en meer inzicht in mogelijkheden van software. Deze punten passen bij de doelstellingen van het ICT en Technologieplan 2021-2025.

32

2.4 Financieel beleid Het algemene doel van ons financiële beleid kan als volgt worden omschreven: · het creëren van voorwaarden voor de realisatie van de doelstellingen van PlatOO. · het waarborgen van de continuïteit van PlatOO. · het behalen van een zo optimaal mogelijk rendement met de beschikbare middelen. Het is daarbij van belang dat we op elk moment over de juiste middelen kunnen beschikken, dat er dekkende meerjarenbegrotingen zijn en doelgerichte strategische plannen en jaarplannen.

2.4.1 Resultaten financieel beleid Niet/deels behaald/behaald

Doel/beleidsvoornemen

Toelichting

Behaald

Juiste middelen ter beschikking

Om middelen tijdig en in voldoende mate ter beschikking te hebben wordt jaarlijks een liquiditeitsplanning opgesteld, wordt de beleggingsportefeuille nauwlettend gevolgd en zijn afspraken gemaakt over de obligaties die vrijvallen.

Deels behaald

Echter, het ter beschikking komen van extra middelen ter bestrijding van onderwijsachterstanden is met veel onduidelijkheden en late communicatie vanuit OCW tot stand gekomen, wat de tijdige inzet van deze middelen extra heeft bemoeilijkt. (Extra Hulp voor de klas tranche 1 en NPO 2021-2022)

Deels behaald

Dekkende meerjarenbegrotingen

De meerjarenbegrotingen van de scholen zijn dekkend vanaf 1 augustus 2021 conform PlatOO beleid. Schooljaar 2020-2021 was dat voor 5 scholen niet het geval vanwege een disbalans tussen personele uitgaven en bijbehorende bekostiging in 2020. In de vastgestelde kalenderjaarbegroting 20222024 zijn alle schoolbegrotingen tenminste dekkend. De bovenschoolse begroting is in 2022 negatief vanwege de eenmalige afboeking van de vordering op OCW.

Deels behaald

Doelgerichte strategische plannen en jaarplannen

Het streven van PlatOO is om het strategisch beleidsplan, de schoolplannen en de jaarplannen te voorzien van een financiële paragraaf ten behoeve van een beleidsrijke meerjarenbegroting en de mogelijkheid om te toetsen op een doelmatige inzet van middelen. Alle nieuw ontvangen subsidies in het kader van de pandemie zijn voorzien van doelgerichte plannen voor de besteding binnen de kaders van de subsidierichtlijnen. Ook de werkdrukmiddelen worden jaarlijks ingezet op basis van een op elke school opgesteld werkverdelingsplan.

33

2.4.2 Treasury In het treasurystatuut van PlatOO is het beleid inzake beleggen en belenen vastgelegd. Het beleid is erop gericht om een zo hoog mogelijk rendement te combineren met een zo laag mogelijk risico. Er wordt gewerkt met een defensief risicoprofiel en herbeleggingen dienen minimaal een AA-rating te hebben. De aandelen met een beperkt risico hebben allemaal een hoofdsomgarantie van 100% op de einddatum. Het beheer van de beleggingsportefeuille is ondergebracht bij Rabobank/Schretlen en Co, waarmee de voortgang 1 á 2 maal per jaar wordt doorgenomen. Conform de regelgeving wordt de beleggingsportefeuille sinds een aantal jaren gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs in plaats van tegen nominale waarde. De amortisatie in 2021 was met - € 7835 ongeveer gelijk aan de amortisatie van de jaren daarvoor. In de jaarrekening zijn de obligaties die op korte termijn worden afgelost gepresenteerd onder liquide middelen (€ 153.403). De boekwaarde van de resterende effectenportefeuille na deze herrubricering bedroeg op 31 december 2021 € 604.986. De marktwaarde lag daar met een koerswaarde van € 612.454 heel licht boven. Daarmee is de effectenportefeuille in 2021 met 461.000 euro gedaald door vrijval van obligaties in 2021 en in 2022 die niet worden herbelegd.

Toelichting bij het beleggingsresultaat In 2021 heeft de portefeuille wederom een negatief koersresultaat behaald (- € 7.835). De netto opbrengst van de financiële baten en lasten is daarmee voor de tweede keer negatief (- € 24.364). Conform afspraak heeft er geen herbelegging van liquide middelen plaatsgevonden, om voldoende liquiditeiten ter beschikking te hebben voor de investering in inventaris en ict-middelen van PlatOO. Bovendien waren de rentepercentages te laag voor het beleggen in nieuwe obligaties. De kredietwaardigheid van de portefeuille was aan het einde van 2021 als volgt verdeeld: · 33,4 % van de obligaties had een AAA-rating · 39,9 % een AA-rating · 26,7 % een A-rating Er zijn ultimo 2021 nog twee obligaties met een A-rating in de portefeuille (van ABN-AMRO en Danske Bank). Omdat de marktwaarde van de portefeuille gevoelig is voor de kapitaalmarktrente, is de gemiddelde looptijd van de portefeuille vrij kort. Alle resterende 6 obligaties wordt in de komende 5 jaren afgelost. De duration (rentegevoeligheid) van de portefeuille van PlatOO is daarom in 2021 verder verlaagd van 2,3 naar 2,1 jaar. De rente op nieuwe obligaties is op dit moment nog extreem laag. Een toekomstige stijging zorgt voor onzekerheid met betrekking tot de waarde van de obligaties.

Er wordt dan ook voortdurend afgewogen of de portefeuille wordt aangehouden ten behoeve van opbrengst in de vorm van obligatierentes of wordt verkocht ten behoeve van verliesminimalisatie. In het kader van verliesminimalisatie wordt de financiële impact van staatsbankieren als derde optie in de afweging betrokken. In 2021 is negatieve rente betaald op banktegoeden boven 100.000 euro. De banktegoeden van PlatOO zijn in 2021 behoorlijk gestegen door de ontvangsten van coronasubsidies die nog niet volledig zijn besteed en door het vrijvallen van obligaties. Verwacht wordt dat door stijgende rentes deze negatieve rente in de nabije toekomst weer gaat vervallen. In de begroting is voor 2022 geen rendement opgenomen voor de beleggingsportefeuille. Er is alleen een kostenpost van € 18.550 opgenomen voor bankkosten en negatieve rente over de banksaldi. In de jaarrekening is een overzicht opgenomen van alle obligaties met looptijd en couponrente percentages.

34

2.4.3 Allocatie middelen Uitgangspunt bij de verdeling van middelen is dat de reguliere bekostiging zoveel mogelijk naar de scholen gaat. Daarnaast hanteren we de volgende uitgangspunten voor de verdeling van middelen: 1. De solidariteitsgedachte: alle scholen binnen PlatOO worden gelijk behandeld. Dit houdt in dat lasten waar de school geen invloed op heeft en die ongelijk kunnen zijn verdeeld over de scholen, gemeenschappelijk worden gedragen. 2. De continuïteitsgedachte: beleid is een proces en ingezette onderwijskundige vernieuwingen kunnen langer tijd nodig hebben dan een schooljaar. 3. De effectiviteitsgedachte: gezamenlijke afspraken over hoe gelden zo effectief mogelijk kunnen worden ingezet. 4. De efficiëntiegedachte: gezamenlijke afspraken over hoe gelden zo efficiënt mogelijk kunnen worden ingezet. 5. De kwaliteitsgedachte: onderwijs moet steeds verbeteren: één schoolteam kan maar met een heel beperkt aantal onderwerpen per jaar bezig zijn, meer teams kunnen meer onderwerpen tegelijkertijd uitvoeren en overdraagbaar maken aan elkaar. Op basis van bovengenoemde uitgangspunten wordt de verdeling van de middelen elk jaar vastgesteld door het college van bestuur en in overleg met de schooldirecteuren.

De scholen met brinnummer ontvangen de budgetten overeenkomstig de berekening van de rijksbekostiging minus de bijdrage voor de kostenplaatsen bestuursbureau en gezamenlijk. Het gaat hier om de rijksbudgetten personeel regulier, budget personeels en arbeidsmarktbeleid, prestatiebox/professionalisering en materiële instandhouding. De budgetten zijn gebaseerd op de leerlingaantallen van 1 oktober van het jaar ervoor (t-10 maanden voor de personele bekostiging en t-3 maanden voor de materiële bekostiging). Voor de begroting vanaf kalenderjaar 2023 zijn de budgetten gebaseerd op de leerlingaantallen van 1 februari van het jaar ervoor (t-11 maanden voor de personele bekostiging en t-3 maanden voor de materiële bekostiging). Als onderdeel van het opstellen van de integrale stichtingsbegroting wordt jaarlijks de begroting van de kostenplaatsen bestuursbureau en gezamenlijk opgesteld. De kosten van kostenplaats gezamenlijk zijn gebaseerd op overleg tussen bestuurder en directeuren (via het directeurenoverleg) over het gezamenlijk dragen van kosten vanuit solidariteit, effectiviteit en inkoopvoordelen. Deze kosten worden omgerekend naar het bijdragepercentage voor de scholen. Dit bijdragepercentage wordt jaarlijks vastgesteld o.b.v. van het financiële plan en vermeld in de kaderbrief bij de begroting.

In 2021 was de allocatie van de rijksbijdragen als volgt verdeeld : Personele bekostiging regulier 100% scholen Kleine scholentoeslag 100% scholen Werkdrukmiddelen 100% scholen Managementtoeslag kleine scholen 100% scholen Resterend P&A budget 22% scholen en 78% bovenschools Prestatiebox/Professionalisering 100% scholen Materiële bekostiging 62% scholen en 38% bovenschools Vanaf augustus 2021 is de verdeling van het P&A budget aangepast aan de opdeling van de Prestatiebox, waarbij de bedragen van de voormalige prestatiebox volledig zijn behouden voor de scholen. Naast de bovenbeschreven structurele rijksbudgetten personeel regulier, budget personeels en arbeidsmarktbeleid, prestatiebox en materiële instandhouding worden de aanvullende incidentele budgetten verdeeld zoals onderstaand beschreven: De mogelijke baten van de groeibekostiging worden maandelijks per school en op totaalniveau gevolgd op basis van de leerlingenprognose en in de begroting toegekend aan de betreffende groeischolen, waarbij bovenschools het risico voor de uiteindelijke ontvangsten ligt. Voor de financiering van passend onderwijs ontvangen de scholen een budget voor lichte en zware ondersteuning.

Dit budget voor de scholen is gebaseerd op de middelen lichte en zware ondersteuning, die PlatOO ontvangt van de twee samenwerkingsverbanden passend onderwijs, minus de bovenschoolse kosten voor deskundigen, coördinatie en tlv-verwijzingen. Het budget lichte en zware ondersteuning voor de scholen wordt verdeeld op basis van het aantal leerlingen op t-1. 35

In 2021 zijn door de scholen incidentele rijksbudgetten aangevraagd voor onderwijs aan asielzoekers, leerlingen met culturele achtergrond van Roma en Sinti, vervanging van studieverlof, zij-instroom en inhaal-en ondersteuningsprogramma’s. Deze budgetten worden volledig ingezet door de betreffende scholen. De subsidie voor Extra Hulp voor de Klas is eveneens volledig op de scholen ingezet waarbij de in te zetten budgetten zijn verdeeld op basis van het leerlingenaantal op t-1. Eventuele ouderbijdragen worden bij de meeste scholen geïnd via de oudervereniging en niet via de school. Daar waar de inning wel via de school gebeurt, is dat voor de bekostiging van schoolkamp en dergelijke. De ouderbijdragen blijven dus bij de oudervereniging of bij de school. Als scholen inkomsten genereren uit acties of uit verhuur van lokalen, dan komen deze inkomsten ten gunste van de betreffende school. Overige baten van bijvoorbeeld cluster I en II instellingen, subsidies van sociale instellingen zoals Senzer, sponsorgelden en dergelijke zijn gerelateerd aan specifieke leerlingen, personeel of een specifieke school en komen ten goede aan de betreffende school. Hieronder vallen ook de ondersteuningsarrangementen IncluZief (downleerlingen) en Julius (dubbel bijzondere leerlingen) en overige leerlingarrangementen van de samenwerkingsverbanden.

Rente-en beleggings saldi komen ten gunste of ten laste van de bovenschoolse kostenplaats Gezamenlijke Activiteiten. De verdeling van middelen over de scholen volgens de berekening van de rijksbekostiging doet recht aan de verscheidenheid van scholen binnen PlatOO. Twee soorten scholen ondervinden echter nadeel van deze systematiek: scholen met een lage bekostigings GPL met hoge loonkosten en de kleine scholen. Op basis van het solidariteitsprincipe binnen PlatOO worden de salariskosten OP en DIR per fte uitgemiddeld tussen de scholen evenals de GPL van de bekostiging. De Kleine scholentoeslag, de toeslag Management Kleine Scholen en het bedrag voor de werkdrukmiddelen worden uit de overdracht van het P&A budget naar de kostenplaats Gezamenlijke Activiteiten gehouden en blijven op de betreffende scholen.

2.5 Risico’s en risicobeheersing Algemeen PlatOO heeft de financiële en de personeelsadministratie in eigen beheer, waarbij de controle van de salarisadministratie bij een administratiekantoor is belegd. Twee jaar geleden is PlatOO eigenrisicodrager geworden voor de vervangingskosten van zieken. In voorjaar 2021 heeft PlatOO een brede risicoanalyse laten uitvoeren. Daarin zijn de kans en de impact van de diverse risicogebieden getoetst door middel van een kansenquete en een impactinterview. De risicoscore als uitkomst hiervan valt in de categorie laag. Het bijbehorende risicoprofiel is vastgesteld op 5,6% als financiële buffer van de baten. Tot en met 2021 is er volgens de risicoanalyse van mei 2021 voldoende vermogen, maar er is geen financiële ruimte voor extra investeringen in het onderwijs vanuit de reserve, zodat PlatOO de komende jaren een sluitend exploitatieresultaat moet realiseren. In 2022 wordt het vermogen te laag door het afboeken van de vordering OCW (stelselwijziging), waarbij er is geconstateerd dat er voldoende liquiditeit aanwezig is. Het financiële beleid van PlatOO is naar aanleiding van deze risicoanalyse in de zomer van 2021 geactualiseerd. Inmiddels is bekend dat door het positieve resultaat van 2021 het vermogen in de gehele begrotingshorizon boven het gewenste minimum komt te liggen.

Intern risicobeheersingssysteem Voor de interne beheersing en de realisatie van de doelen wordt gewerkt met een planning en controlcyclus. Deze begint met het opstellen van het vierjarige strategische beleidsplan op PlatOO-niveau. Deze wordt vertaald in een integrale meerjarenbegroting. Beide plannen worden ook op schoolniveau uitgewerkt in een schoolplan en een integrale meerjarenbegroting. Jaarlijks wordt het strategisch beleidsplan geactualiseerd en geconcretiseerd in een jaarplan. 36

Op basis van de jaarlijks opgestelde integrale meerjarenbegroting en het vigerende financieel beleid vindt allocatie van middelen plaats. Deze meerjarenbegroting wordt conform de oprichtingsstatuten van PlatOO ter overleg voorgelegd aan de acht gemeenten, ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht en ter kennisgeving aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. De controle vindt plaats door middel van een maandelijkse bezettingsrapportage en door middel van een financiële rapportage per kwartaal. Via analyse vindt eventuele bijsturing plaats gedurende het jaar. De voortgang van het jaarplan van PlatOO wordt tweemaal per jaar getoetst. Eenmaal per kwartaal wordt verantwoord aan de Raad van Toezicht middels een financiële rapportage, een personeelsrapportage en een treasury rapportage. Directeuren zijn budgetverantwoordelijk voor de uitgaven en schoolspecifieke inkomsten die in de schoolbegroting zijn vastgesteld. De directeuren van PlatOO kunnen de financiële voortgang op elk gewenst moment online raadplegen via de rapportage van de exploitatie en van de personele bezetting. Dit rapportage- en begrotingssysteem is gekoppeld aan het bronsysteem voor de financiële en personele administratie. Elke personele mutatie wordt ter accordering voorgelegd aan de personeelsmedewerker van PlatOO voordat deze wordt doorgevoerd in de personele administratie.

Het hierboven omschreven risicobeheersingssysteem werkt naar tevredenheid. We kunnen constateren dat de gemiddelde afwijking tussen begroting en realisatie niet groter is dan 1% per jaar. Het huidige verslagjaar vormt daarop een uitzondering door de grote extra inkomsten die in de loop van het jaar zijn toegekend en de krapte op de arbeidsmarkt bij het inzetten van die extra middelen. Belangrijkste risico’s De meest recente brede risicoanalyse is in 2021 uitgevoerd. De daarin beschreven risico’s zijn verdeeld in zes generieke aandachtsgebieden: onderwijs, demografie/marktaandeel, organisatie, personeel, financieel/huisvesting en communicatie. Per aandachtsgebied is aangegeven voor welke risico’s en onzekerheden PlatOO zich in de komende jaren ziet geplaatst en op welke wijze daarop wordt ingespeeld. Risico’s kwaliteit van het onderwijs Vanwege de pandemie heeft de onderwijsinspectie in 2021 geen beoordeling van de onderwijsresultaten afgegeven. Binnen PlatOO worden de resultaten van het onderwijs uit het leerlingvolgsysteem twee keer per jaar door de scholen in een schoolzelfevaluatie in beeld gebracht, van waaruit interventies plaatsvinden. In 2021 heeft toetsing van het leerlingvolgsysteem niet volledig plaats kunnen vinden in verband met de pandemie. Scholen hebben keuzes gemaakt in wat voor hun leerlingen essentieel was.

De kwaliteit van het onderwijs is een vast onderwerp tijdens de voortgangsgesprekken tussen bestuur en directeuren. Er zijn door PlatOO resultaatgebieden en te behalen normen vastgesteld. Tijdens een tweedaagse over kwaliteit/kwaliteitszorg in mei 2021 is de kwaliteitszorg cyclus van PlatOO geëvalueerd en heeft een verkenning voor verbetering plaatsgevonden. Het beleid voor de leerlingenondersteuning van PlatOO is in 2015 aangepast aan het landelijke nieuwe beleid voor passend onderwijs en de daarbij horende nieuwe budgetten. Aanwezige expertise binnen de scholen wordt verkend om deze meer bovenschools en/of ter ondersteuning van schoolontwikkeling in te zetten. Om het risico van niet-begrote verwijzingen naar het speciaal (basis) onderwijs verder te minimaliseren wordt gewerkt met kengetallen en tussentijdse rapportages. Door verevening heeft PlatOO te maken gehad met een dalend budget voor passend onderwijs. Jaarlijks wordt bezien of de te verwachten inkomsten van de samenwerkingsverbanden aanleiding geven tot een andere interne verdeling van de budgetten of een aanpassing van het beleid. Onderwijskundige vernieuwingen die in potentie toekomstbestendig zijn en die gedeeld kunnen worden in de organisatie, staan hoog in het vaandel bij PlatOO. Hiervoor worden per project tijdelijke budgetten vrijgemaakt.

In 2015 is een gezamenlijk platform genaamd PlatOOlab ontwikkeld waarin de onderwijskundige vernieuwingen worden gedeeld en gezamenlijk opgepakt. In 2019 heeft PlatOO een tevredenheidspeiling uitgevoerd onder ouders, leerlingen en personeel. De gemiddelde tevredenheid van ouders, leerlingen en personeel is ruim voldoende. Het aantal respondenten onder leerlingen en personeel was heel hoog en het aantal respondenten onder ouders voldoende. Scholen hebben de uitkomsten verantwoord in de schoolgidsen en de adviezen zijn met de medezeggenschapsraad afgestemd. De evaluatie van het tevredenheidsonderzoek heeft geleid tot een aantal actiepunten: 1) vanuit het expertteam kwaliteit wordt komend jaar bekeken welke feedback PlatOO inhoudelijk graag wil hebben vanuit het volgende tevredenheidsonderzoek en 2) er wordt onderzocht of er een ander systeem is dat beter past bij onze bedoelingen. In voorjaar 2022 wordt weer een tevredenheidspeiling uitgevoerd. 37

PlatOO heeft relatief veel kleine scholen, waarvan één school (de Regenboog) onder de opheffingsnorm. Op grond van artikel 157 van de Wet op het primair onderwijs kan deze school volgens besluit van het ministerie van OCW in stand worden gehouden. De kwaliteit op alle scholen van PlatOO wordt gewaarborgd door het delen van de expertise die in breder verband aanwezig is en wordt benut, door middel van onder meer scholenteams en expertteams van directeuren, door leernetwerken en gezamenlijke projecten van leraren en van onderwijsondersteunend personeel. Risico’s demografie PlatOO heeft in de afgelopen jaren een stabiel of licht groeiend leerlingenaantal gehad. De regio ZuidOost Brabant heeft te maken met lichte krimp. In de meerjarenbegroting is gerekend met eveneens een lichte krimp en een bijbehorende licht dalende reguliere bekostiging van het ministerie van OCW. Het risico van een kentering in de leerlingaantallen wordt ondervangen door een jaarlijkse actualisatie van de meerjarenbegroting en door maandelijks de tussentijdse leerlingaantallen te monitoren en beoordelen. Risico’s organisatie PlatOO is enkele jaren geleden gestart met werken vanuit de bedoeling van onze onderwijsopdracht, waarbij directeuren meer worden betrokken bij beleid en verantwoording en er wordt gewerkt met scholen- en expertteams.

De strategische doelstellingen zijn opgenomen in een vierjarig strategisch beleidsplan dat is vertaald naar een schoolplan per school. PlatOO heeft als uitgangspunt dat het bestuursbureau niet meer mag kosten dan 5% van de baten, wat overeenkomt met het gemiddelde van de bestuursbureaus van onderwijsinstellingen met meer dan 15 miljoen euro aan baten. In 2021 kostte het bestuursbureau van PlatOO 4,0% van de baten. Dit is inclusief de kosten van de bestuurder. Risico’s personeel PlatOO heeft een jaarlijkse gesprekkencyclus. Met alle medewerkers wordt een doelstellingen-, functionerings- of beoordelingsgesprek gehouden, waarvan de resultaten moeten worden vastgelegd in het personeelsdossier. Middels gesprekken brengen we in beeld waar de kracht en de talenten liggen van de medewerker. De uitgebreide dossieropbouw is om functioneringsrisico’s tijdig in beeld te hebben en indien nodig te kunnen anticiperen. PlatOO is in 2021 gestart met een programma voor het opbouwen van een strategische personeelsplanning, om daarmee het inzicht te vergroten in de huidige en gewenste omvang en kwaliteit van het personeelsbestand binnen een planningshorizon van 4 jaar. Bij onze selectieprocedure om nieuwe medewerkers te vinden, doorlopen we zorgvuldig de procedure, met een "brede selectiecommissie", om de slagingskans van geschiktheid voor de functie zo hoog mogelijk te laten zijn.

Tevens worden nieuwe medewerkers altijd begeleid door een collega binnen de school. Mocht het onverhoopt zo zijn dat uit de praktijk blijkt dat de match er niet is, dan wordt er in gesprek gekeken of er een andere geschikte plek is in de organisatie dan wel begeleiding richting ander werk. Er is een strakke monitoring van de voortgang en de inhoud van het ziekteverzuim zowel het korte frequente ziekteverzuim als het langdurige. Het intensief volgen van medewerkers en het tijdig met elkaar in gesprek gaan is helpend in het voorkomen van langdurig en veelvuldig verzuim. Om de financiële en kwaliteitsrisico’s zo veel mogelijk te verminderen hebben we in 2020 het gedragsmodel omarmd in tegenstelling tot voorheen het medisch model. Scholing en professionalisering in het houden van het goede gesprek is een groot agendapunt geweest. Dit heeft ertoe geleid dat we in 2021 de inhoud van het contract met de arbodienst hebben aangepast en zijn gestart met begeleiding door een preventiecoach. Verlaging van het ziekteverzuim heeft extra prioriteit nu de arbeidsmarkt erg krap is en PlatOO eigen risicodrager is geworden voor vervangingskosten van ziekte. Risico’s financieel Er wordt gewerkt met een strakke planning en control cyclus voor de meerjarenbegroting, de voortgang en de jaarrekening.

De resultaten wijken in de afgelopen jaren maximaal 1 % af van de begroting (met uitzondering van 2021 waarin PlatOO veel pandemie-gerelateerde extra inkomsten heeft ontvangen en nog niet alle middelen heeft kunnen inzetten). Schooldirecteuren en bestuurder hebben online inzage in de actuele financiële voortgang en de uitputting van de formatieve bezetting. Externe verantwoording wordt afgelegd door middel van een 38

kwartaalrapportage, waarin de actuele ontwikkelingen en risico’s worden geanalyseerd en een prognose voor het exploitatieresultaat wordt afgegeven. Bij het opstellen van de meerjarenbegroting wordt het kader gevormd door de afspraken in het Financieel Beleidsplan. Er wordt ook een meerjarige liquiditeitsbegroting opgesteld om te allen tijde over de benodigde middelen te kunnen beschikken. Voor de afronding van de jaarrekening wordt een strakke planning gehanteerd, zodat deze in het tweede kwartaal van het jaar als uitgangspunt voor nieuw beleid kan dienen voor scholen, college van bestuur en GMR. Het toekomstige onderhoud aan de gebouwen van PlatOO staat beschreven in een onderhoudsplan voor 20 jaar, dat elke twee jaar wordt geactualiseerd voor zowel buitenkant als binnenkant onderhoud. Bij het opstellen van het plan wordt ook gekeken naar de liquiditeitsplanning van PlatOO en naar de hoogte van de voorziening voor onderhoud. De benodigde dotatie aan de voorziening onderhoud wordt jaarlijks bepaald aan de hand van de stand van de voorziening. Op dit moment wordt de voorziening opgebouwd op basis van kostenegalisatie. Wijzigingen in de landelijke regelgeving wordt nauwlettend gevolgd en de administratie rondom onderhoud wordt hierop aangepast zodra de richtlijnen bekend zullen zijn (componentenmethode en/of investeren en afschrijven).

Voor de investeringen in leermiddelen en inventaris wordt het meerjaren investeringsplan jaarlijks geactualiseerd. De bijbehorende afschrijvingen zijn geïntegreerd in alle meerjarenbegrotingen. Door hantering van de methode van afschrijving in het jaar van aanschaf kan direct worden gestuurd op de uitgaven. De meest actuele begroting van de samenwerkingsverbanden wordt opgenomen in en vertaald naar de meerjarenbegroting van PlatOO. De toekomstige inkomsten voor PlatOO bevatten een onzekere component door de methode van TLV-budgettering (verwijzing van leerlingen naar het speciaal onderwijs) van de twee samenwerkingsverbanden en door de dalende inkomsten voor de samenwerkingsverbanden zelf. Door middel van een actuele administratie van mogelijke verwijzingen wordt de TLV-onzekerheid zoveel mogelijk geminimaliseerd. In de meerjarenbegroting wordt een stelpost opgenomen voor enerzijds de prognose van de inkomsten van de rijksbekostiging (referentiesystematiek) en anderzijds voor de prognose van de stijgende loonkosten (nog af te sluiten CAO). De vereenvoudigde bekostiging in 2023 heeft tot gevolg dat PlatOO geen inkomsten voor tussentijdse groei meer zal ontvangen. In 2022 wordt bezien hoe de allocatie tussen scholen kan worden aangepast om de groeiende scholen te kunnen voorzien van de benodigde middelen om genoeg groepen te kunnen bemensen.