Naslagwerk TGO Nijmegen

TGO Winkelsteeg Nijmegen

Een evaluatie van de Tijdelijke Gemeentelijke Opvang: Hoe Nijmegen tussen april 2023 en juni 2024 onderdak bood aan 1200 vluchtelingen

Inhoudsopgave Colofon

Fase 2 | Draaiende opvang

Samenvatting

•

Inleiding • • •

Voorwoord Aanleiding, doel en aanpak Leeswijzer en opbouw

Fase 0 | Locatieonderzoek • • • • • • •

Sven op 1 Eerste stappen: van idee naar locatieonderzoek Samenwerking en besluitvorming Versnelde procedures voor aanbesteding en vergunningen Van vooronderzoek naar formele goedkeuring Samenwerkingsovereenkomst COA opstellen Geleerde lessen

Fase 1 | Opstarten • • •

•

• •

Start projectteam Inhoudelijke uitgangspunten locatie Praktische inrichting van de locatie o Sportpark Winkelsteeg: een geschikte locatie o Een slim ontwerp o Ruimte-specifieke keuzes en aandachtspunten Personele bezetting o Leefbaarheidscoördinatoren o Woonbegeleiders o Zorgcoördinator o Operationeel coördinator o Aandachtspunten personele bezetting o Doorontwikkeling functiehuis Inwerken personeel Betrekken van omgeving en partners

•

•

De verschillende samenwerkende partijen op locatie o Hoe werken we samen in dit project? o COA o Zorgpartners o VluchtelingenWerk o Vrijwilligers o Schoonmaak o Beveiliging o Bewoners Praktische organisatie voor en met bewoners o Eten en drinken o Vervoer o Dag invulling o Activiteiten op locatie o Sport o Onderwijs o (Vrijwilligers)werk op of buiten de locatie Omgevingsmanagement

Fase 3 | Afbouw • • •

Verlengingen: hoe het ging en wat het vroeg o De invloed op betrokkenen Verhuizen van bewoners o Het proces Het terugbrengen van het terrein o Strakke planning en samenwerking o Overdracht aan stadsontwikkeling

Slot • • •

Conclusie Overkoepelende geleerde lessen Nawoord

Bijlagen

2

Colofon Titel: Evaluatiedocument TGO Winkelsteeg Uitgave door: Gemeente Nijmegen Redactie: Wiltgroei Fotografie: Edwin van Haveren Vormgeving: Wiltgroei Copyright: © 2024 Gemeente Nijmegen. Alle rechten voorbehouden. Contact: www.nijmegen.nl

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, geluidsband, elektronisch of op welke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Samenvatting In 2023 heeft de gemeente Nijmegen opvang geboden aan 1200 vluchtelingen

Met creativiteit, gezond verstand en een lerende houding heeft de gemeente

van 37 nationaliteiten in de Tijdelijke Gemeentelijke Opvang (TGO) Winkelsteeg.

Nijmegen laten zien dat het mogelijk is om in korte tijd zelf een grootschalige

Dit evaluatiedocument geeft een open en eerlijk verslag van de keuzes,

opvanglocatie op te zetten die niet alleen functioneel is, maar ook recht doet aan

ervaringen en lessen uit dit project, dat onder grote tijdsdruk en zonder

de waardigheid en het welzijn van bewoners. Dit document is bedoeld als inspiratie

blauwdruk werd opgezet. Met een aanpak waarin menselijkheid, flexibiliteit en

en praktisch handvat voor andere gemeenten en organisaties om vluchtelingen

samenwerking centraal stonden, is een veilige, leefbare en menswaardige

goed en mensgericht op te vangen passend in de omgeving. Direct naar de

opvanglocatie gecreëerd.

belangrijkste geleerde lessen? Klik dan hier.

De locatie, gebouwd op een voormalig sportterrein, doorliep vier fasen: locatieonderzoek, opstart, draaiende opvang en afbouw. Vanaf het begin is bewust ingezet op het bieden van een goede leefbaarheid, waarbij aandacht was voor zowel fysieke voorzieningen als mentale en sociale behoeften van bewoners. Dit kwam onder andere tot uiting in gezinsunits, aangepaste dagbesteding, gezamenlijke maaltijden en ruimtes voor ontspanning en privacy. Het welzijn van bewoners werd ondersteund door nauwe samenwerking met vrijwilligers, maatschappelijke partners en bewoners zelf.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Inleiding

Voorwoord Crisisnoodopvang voor 1200 vluchtelingen in eigen beheer

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Aanleiding, doel en aanpak

Leeswijzer en opbouw

Tijdlijn

Documentatie van de

Inzicht in de aanpak,

De belangrijkste momenten

keuzes en ervaringen

keuzes en geleerde

in een overzicht

lessen

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Inleiding en 2021. Ook daarvan hebben we veel geleerd. Vooral over de impact die zo’n grote

Voorwoord

opvanglocatie heeft op de directe omgeving, de stad en de natuur.

Voor u ligt het verslag en de verantwoording van een enorme klus die we in 2023

Ten slotte wisten we dat we konden bouwen op het open en tolerante karakter van

hebben geklaard: crisisnoodopvang bieden aan twaalfhonderd vluchtelingen in

de Nijmegenaren, die keer op keer lieten zien dat mensen hier welkom waren. Die

eigen beheer, om de druk op Ter Apel en het COA te ontlasten.

hun steentje wilden bijdragen, waardoor we ook altijd konden rekenen op

Een opgave waarvoor we door de tijdsdruk nooit de gelegenheid kregen om een

voldoende vrijwilligers en medewerking van partners in de stad.

plan van aanpak te schrijven, maar waaraan we vol zelfvertrouwen zijn begonnen. De gemeente Nijmegen had immers al vaker kennis en ervaring

Maar toch, het helemaal zelf doen in deze omvang, dat was onontgonnen terrein.

opgedaan met opvanglocaties voor vluchtelingen in Nijmegen.

Naast de opgedane ervaring en de aanwezige kennis en steun, was het vooral een grote dosis gezond verstand en de lerende houding die we vanaf het begin

Ten eerste hadden we net als alle andere gemeenten in Nederland, zonder enige ervaring, honderden ontheemden uit Oekraïne opvang geboden. Ook hadden we op verzoek van de Veiligheidsregio een kleinschalige crisisnoodopvang in Brakkenstein georganiseerd voor 200 vluchtelingen. Bij beide projecten konden we gebruik maken van de praktische kennis en ervaring van medewerkers die zij eerder hadden opgedaan bij de organisatie van grootschalige evenementen en festivals, en van collega’s van het COA.

aannamen, die het succes van dit project verklaren. Learning by doing. Dat laatste vormde echt een grondhouding en dat zult u ook teruglezen in dit naslagwerk. Waarbij het doen nu eenmaal altijd voorafgaat aan het leren. Dus ja, er gingen dingen mis, maar er was altijd ruimte en de basishouding om daarvan te leren. Van ons leerproces, maar vooral van de resultaten daarvan, doen we hier verslag. Niet alleen voor onszelf, maar ook voor andere gemeenten en opvangorganisaties. Zie het als een handleiding, een ‘to do’-lijstje. En maak vooral gebruik van onze

In Nijmegen hadden we ook al veel en goede ervaring opgedaan met

lessen.

grootschalige crisisopvang van het COA in de bossen van Heumensoord in 2015

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Inleiding Er is veel politieke discussie over de asielopvang in Nederland. Daar blijven we in dit verslag ver van weg. Dit gaat niet over de vraag of en waarom, of hoeveel vluchtelingen we opvang moeten bieden in Nederland. Dit verslag gaat over het hoe. De duidelijke houding van ons gemeentebestuur heeft zeker bijgedragen aan het draagvlak in de stad. Ons college staat open voor opvang van mensen in nood en kiest ervoor om eerst ruimtelijke aspecten en draagkracht van de omgeving van een mogelijke nieuwe opvanglocatie te beoordelen. Om vervolgens op basis van die analyse zelf alle belangen af te wegen en een besluit te nemen. Met omwonenden en andere betrokkenen bespreken we vervolgens niet meer óf en wáár een opvanglocatie komt, maar hóe we dit samen veilig, verantwoord en prettig voor zowel op te vangen vluchtelingen als voor de mensen in de omgeving gaan organiseren. Dit verslag is geen blauwdruk. Een grootschalige opvang als deze in de Winkelsteeg vraagt om maatwerk: inpassing in de omgeving, in het lokale netwerk, in de ‘couleur locale’. Daarom zijn wij er ook van overtuigd dat gemeenten nauw betrokken moeten zijn bij de opvang van vluchtelingen en dit soms misschien beter zelf kunnen organiseren.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Inleiding Aanleiding, doel en aanpak De opvangcrisis van 2023 bracht een acute vraag naar extra opvanglocaties, doordat bestaande locaties overbelast raakten. De gemeente Nijmegen besloot hierin haar verantwoordelijkheid te nemen door de Tijdelijke Gemeentelijke Opvang (TGO) Winkelsteeg op te zetten. Dit bood onderdak aan 1200 mensen van 37 verschillende nationaliteiten, om de acute nood in Ter Apel te ontlasten en mensen in nood een leefbare, veilige opvangplek te bieden. Het doel van dit verslag is het documenteren van de keuzes en ervaringen van de gemeente Nijmegen, zodat andere gemeenten en organisaties hiervan kunnen leren. De nadruk ligt op het realiseren van opvanglocaties die niet alleen functioneel zijn, maar ook bijdragen aan het welzijn van bewoners en medewerkers zonder overlast voor de directe omgeving. Om de lessen en inzichten in kaart te brengen, zijn ongeveer dertig interviews afgenomen met bewoners, medewerkers, samenwerkingspartners en omwonenden van de TGO Winkelsteeg. In de interviews werden ervaringen uit de praktijk opgehaald volgens de methode van waarderend onderzoek.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Inleiding Opbouw van het document

Leeswijzer en opbouw Dit document is een interactief inspiratiedocument dat inzicht biedt in de aanpak, keuzes en lessen van het project rondom opvanglocatie Winkelsteeg. Het is opgebouwd in vier fases die de belangrijkste stappen en processen beschrijven.

•

rondom het selecteren van de locatie. •

gebeurtenissen en kernmomenten per fase. In de tekst zelf staan klikbare links

Fase 2 – Draaiende opvang: het dagelijks functioneren van de opvanglocatie, met aandacht voor bewoners, medewerkers, partners en de omgeving.

•

Fase 3 – Afbouw: de afsluiting van de locatie, inclusief de uitdagingen en lessen die hieruit zijn getrokken.

naar verdiepende informatie, zoals plattegronden, visuals en organogrammen.

Hoewel de fases in een vaste volgorde worden beschreven, liepen deze in de

Navigeren door dit document kan als volgt •

Klik op de tijdlijn om direct naar een specifieke fase of gebeurtenis te gaan.

•

Gebruik de links in de tekst om meer te lezen over onderwerpen zoals samenwerkingen, praktische inrichting of bewonerservaringen.

•

Fase 1 – Opstartfase: de voorbereidingen en organisatie voorafgaand aan een draaiende opvang, inclusief samenwerkingen en praktische inrichting.

•

Via de tijdlijn onderaan de pagina’s kan worden doorgeklikt naar belangrijke

Fase 0 – Locatieonderzoek: de start van het project, met een focus op de keuzes

praktijk vaak door elkaar heen mede vanwege de hoge tijdsdruk waarin dit project gerealiseerd moest worden.

Laat je inspireren door visuele elementen en persoonlijke verhalen die de

Inhoudelijke structuur

kern van het project benadrukken.

Elk onderdeel van dit verslag begint met een introductie die de visie van de gemeente Nijmegen uiteenzet. Vervolgens worden de praktische keuzes besproken die op de TGO Winkelsteeg zijn gemaakt. Elk hoofdstuk sluit af met de geleerde lessen, waarin de ervaringen van betrokkenen worden vertaald naar concrete inzichten.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Inleiding Door het hele document heen ondersteunen quotes van bewoners, medewerkers en andere betrokkenen de beschreven keuzes en bieden zij een menselijke blik op het proces. Voor beleidsmakers en gemeenten die aan vergelijkbare projecten werken, biedt dit document een bron van inspiratie en praktische handvatten.

CNO en TGO In dit document wordt de opvanglocatie bij de Winkelsteeg omschreven als een TGO (Tijdelijke Gemeentelijke Opvang). Oorspronkelijk functioneerde de locatie Winkelsteeg als een CNO (Crisis Nood Opvang), omdat het bedoeld was als een korte noodoplossing om het tekort aan bedden in Ter Apel op te vangen. Na de eerste verlenging veranderde de situatie: de locatie bleef langer open, en daarmee kreeg Winkelsteeg de kenmerken van een TGO, een tijdelijke gemeentelijke opvanglocatie afgestemd op een langere gebruiksperiode. Voor de consistentie in de tekst, zal er in dit document alleen gesproken worden over een TGO.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

30 januari 2023

14 april 2023

Radio interview Burgemeester Bruls

Open dag omwonenden

7 maart 2023 College besluit

realiseren locatie

28 april 2023 Locatie vol

20 april 2023

1 november 2023

30 juni 2024

Eerste verlenging

Oplevering locatie

10 juli 2023

Aankomst eerste

Zomerschool van

bewoners

start

1 maart 2024

8 maart 2023

7 juni 2024

Tweede

Afscheid laatste

verlenging

bewoners

Start opbouw TGO

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Locatieonderzoek

Opstarten

Draaiende opvang

Afbouw

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 0

Sven op 1

Locatieonderzoek

Burgemeester Bruls in gesprek Onderzoek naar mogelijke met Sven Kockelmann

L o c a t i e o n d e r z o e k

locaties binnen de gemeente

De realisatie van de TGO Winkelsteeg begon met een

Samenwerking

Versnelde procedures

Integrale projectgroep

Versnelde procedures en

samengesteld voor verder

ondersteuning zorgden voor

onderzoek

snelle, regelconforme realisatie

intensieve fase van vooronderzoek. Deze fase, ook wel "fase 0" genoemd, markeerde het startpunt van het project en speelde zich af in een context van urgentie en maatschappelijke druk. Tegelijkertijd speelde alles zich volledig in het geheim af, onder strikte embargo-afspraken.

Formele goedkeuring

In deze periode was het cruciaal dat er geen informatie naar buiten kwam over de mogelijke opening van een

Overeenkomst COA

opvanglocatie in Nijmegen, om zowel publieke onrust als

De Winkelsteeg werd gekozen De gemeente en COA maakten

politieke complicaties te voorkomen, totdat het duidelijk

als crisisnoodopvanglocatie en

afspraken over rolverdeling,

het besluit werd openbaar

financiën en onderwijs voor de

gemaakt

opvang in Winkelsteeg

was of de ideeën echt haalbaar waren.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Geleerde lessen De belangrijkste lessen van Fase 0

Slot

Bijlagen

Fase 0 Sven op 1

Eerste stappen: van idee naar locatieonderzoek

De aanleiding voor het opstarten van een locatieonderzoek lag in de dringende

Op basis van Bruls’ oproep werd na 30 januari 2023 een klein team geformeerd om

oproep van burgemeester Hubert Bruls. Als voorzitter van het landelijke

mogelijke locaties binnen de gemeente te onderzoeken. Dit gebeurde nog voordat

Veiligheidsberaad pleitte hij op dat moment voor het creëren van grote

er formeel bestuurlijke opdrachten lagen. Al snel werd duidelijk dat de locatie bij de

opvangplekken in Nederland. Deze oproep aan burgemeesters in het land kwam

Winkelsteeg praktisch geschikter was dan Heumensoord. Het terrein bood

voort uit een overbelast asielsysteem, waarin de opvangcapaciteit onvoldoende

namelijk:

bleek om aan de acute vraag te voldoen. Binnen de gemeente Nijmegen werd hier snel en voortvarend op ingespeeld, in de verwachting dat Bruls zelf het

•

goede voorbeeld wilde geven. Nijmegen had eerder al twee keer een grote

Praktische voordelen: zoals aanwezige nutsvoorzieningen, vlakke grond en een reeds omheind terrein.

opvang op Heumensoord gefaciliteerd. Luister hier naar het gesprek tussen Burgemeester Bruls en Sven Kockelmann, naar aanleiding van deze oproep.

•

Geografische geschiktheid: door de ligging aan de rand van een industriegebied en de afstand tot woonwijken.

•

Natuur en milieu: geen grote natuurwaarden, geen grondwaterbescherming,

•

Ervaring uit het verleden: het terrein was eerder gebruikt voor tijdelijke evenementen, zoals een camping tijdens de Vierdaagse.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 0 •

Samenwerking en besluitvorming Op 10 februari had de nieuwe directeur-generaal Migratie een kennismakingsoverleg met

•

crisisnoodopvangplekken gerealiseerd konden worden. Kort daarna werd een bredere projectgroep samengesteld om de locatie verder te onderzoeken. Deze projectgroep bestond uit professionals met verschillende expertise, die gezamenlijk zorgden voor

•

een integrale aanpak. De samenstelling van de groep

betrokkenheid en inzet van vrijwilligers, essentieel

en de dagelijkse leiding op de locatie zodra deze

voor praktische ondersteuning op de locatie.

werkten aan de communicatiestrategie, inclusief

praktische en productionele aspect van het project,

het informeren van stakeholders, omwonenden en

waaronder de inrichting en bouw van de locatie.

andere betrokkenen.

Vertegenwoordigers van de Omgevingsdienst

De projectgroep kreeg de opdracht om:

Regio Nijmegen: boden expertise op het gebied van

1.

•

verantwoordelijk voor de algehele aansturing van het project en de samenwerking tussen alle

Het terrein geschikt te maken voor grootschalige opvang.

2.

Projectmanager Gemeente Nijmegen:

Communicatieadviseurs en omgevingsmanager:

Projectleider productie: richtte zich op het

milieu- en vergunningen vraagstukken.

was als volgt.

Crisisnoodopvang op te zetten binnen een kort

Vertegenwoordiger van de Veiligheidsregio: bracht

tijdsbestek, waarbij gebruik werd gemaakt van

ervaring in met het opzetten van grootschalige

tijdelijke (crisis-)procedures voor omgevings- en

opvanglocaties en leverde input voor operationele

aanbestedingsregels.

vraagstukken.

betrokken partijen.

Klik hier voor een schematische weergave van het

Brandweer: adviseerde over veiligheids- en

•

Fase 0

Gebiedsregisseur veiligheid gemeente Nijmegen:

bestuurlijk proces.

droeg omgevingskennis bij.

noodscenario’s voor de locatie.

Inleiding

Vrijwilligersorganisatie: richtte zich op de

belast met de coördinatie en uitvoering van het plan

•

Nijmegen wilde onderzoeken of er rond 1500

•

•

operationeel was.

burgemeester Bruls, waarin deze toezegde dat

•

Toekomstige locatiemanager TGO Winkelsteeg:

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

“De g em eent e Nijm egen z ei, w ij ga a n h el p en w a a r de nood h et h oog s t is . Du s t oen w ij op en gingen, w is t en w ij niet va n w a a ru it m ens en z ou d en k om en. We kregen een com b ina t ie va n m ens en die a l op a nd ere op va ngl o ca t i es h a d d en gezet en en u it Ter A p el. Du s m ens en d ie voor h et eers t in Nederla nd w a ren, d ie nog niks va n Ned erl a nd w is t en. Ma a r ook m ens en die va n een cru is es ch ip kw a m en, w a a r ze m et z ' n t w eeën een k a m er d eeld en en die nu in een p a viljoen m et 150 b ed d en t erech t k w a m en." – Project m a n a ge r Gem eent e Nijm egen

Fase 0 •

Versnelde procedures

De gemeenteraad geïnformeerd, zodat ook zij tijdig op de hoogte waren van de plannen.*

In fase 0 werd, vanwege de urgentie, gebruikgemaakt van versnelde procedures voor aanbestedingen en omgevingsvergunningen. Dit maakte het mogelijk om

Op 9 maart 2023, na het verlopen van het embargo, werd het besluit bekend

de voorbereidingen en inrichting van de opvanglocatie in een kort tijdsbestek te

gemaakt aan de pers en de rest van de stad. Dit moment markeerde een belangrijke

realiseren, zonder dat complexe procedures tot vertraging zouden leiden. Klik

omslag in het proces: van een fase van discretie en voorbereidingen naar een fase

hier voor de vergunningen die aangevraagd moesten worden.

waarin openheid en samenwerking met de omgeving centraal stonden. De bekendmaking gaf het team de ruimte om publiekelijk aan de slag te gaan met de

De Omgevingsdienst Regio Nijmegen werd vanaf het begin betrokken om

inrichting van de locatie, en bood tegelijkertijd de mogelijkheid om vragen te

eventuele knelpunten snel te identificeren en op te lossen. Hierdoor konden

beantwoorden, zorgen weg te nemen en partners actief te betrekken.

snelheid en kwaliteit worden gecombineerd, terwijl voldaan werd aan wet- en regelgeving.

* Het besluiten tot een tijdelijke crisisnoodopvang is aan het college.

Van vooronderzoek naar formele goedkeuring Op 7 maart 2023 werd op basis van het vooronderzoek en ambtelijk advies het collegebesluit onder embargo genomen. Daarmee werd formeel besloten dat de Winkelsteeg zou dienen als crisisnoodopvanglocatie voor 1200 mensen. In de daaropvolgende dagen werden onder embargo: •

Stakeholders geïnformeerd, waaronder lokale bedrijven, zorginstellingen en de voetbalvereniging.

•

De buurt ingelicht, met brieven naar omwonenden en uitnodigingen voor een informatieavond.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 0 Samenwerkingsovereenkomst COA opstellen

•

overeenkomst werd rekening gehouden met unieke uitdagingen van de

Tijdens de voorbereidingen voor de TGO Winkelsteeg sloten de gemeente

Winkelsteeg. De omvang van de locatie en het grote aantal bewoners maakten

Nijmegen en het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) een

onderwijs een bijzonder aandachtspunt. Van tevoren werden hierover afspraken

samenwerkingsovereenkomst af. Hierin werden afspraken vastgelegd over de

gemaakt om te zorgen dat kinderen toegang hadden tot onderwijs of een

rolverdeling, financiële verantwoordelijkheden en onderwijs. Deze

alternatieve vorm van educatieve activiteiten, ondanks de beperkingen van een

overeenkomst was noodzakelijk om de organisatie en uitvoering van de

crisisnoodopvang.

opvanglocatie soepel te laten verlopen. •

Rolverdeling: de gemeente Nijmegen nam in dit project een leidende rol op zich en was verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op de locatie. Dit was een afwijking van de gebruikelijke werkwijze bij andere crisisnoodopvang locaties, waar het COA doorgaans een bredere rol vervult.

Specifieke afspraken voor de Winkelsteeg: bij het opstellen van de

“Het is belangrijk goed na te denken over locatie-specifieke punten. De Winkelsteeg was een hele grote locatie, wat betekent dat onderwijs bijvoorbeeld lastig te regelen is. Hier hebben we van tevoren goed over nagedacht en afspraken over gemaakt.” Projectmanager Gemeente Nijmegen

Voor de Winkelsteeg richtte het COA zich uitsluitend op de procesbegeleiding van bewoners en (groeps)voorlichting. •

Financiën: aanvankelijk werd afgesproken dat het COA de kosten van de opvang zou vergoeden op basis van declaratie, waardoor de gemeente de locatie budgetneutraal kon opzetten. Later werd deze afspraak herzien en vervangen door een vaste forfaitaire vergoeding per opvangplek. Voor een overzicht van de besteding van financiële middelen, klik hier.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 0 Geleerde lessen •

Betrek specialistische diensten vroegtijdig: het vroegtijdig inschakelen van de omgevingsdienst en andere relevante partijen bespaart tijd en voorkomt knelpunten later in het proces.

•

Beperk de discussie over locatiekeuze: een duidelijke communicatiestrategie met een duidelijke houding van het gemeente bestuur, waarin de beoogde locatie niet ter discussie staat, maar uitsluitend het ‘hoe gaan we het doen samen met de omgeving’ draagt bij aan regie en snelheid.

•

Flexibiliteit in crisismanagement: de informele start en het anticiperend handelen, nog voor formele besluiten, waren cruciaal om de strakke planning te halen.

•

Het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst met het COA vereist maatwerk. Bij toekomstige locaties is het raadzaam om: •

Locatie-specifieke uitdagingen vroegtijdig te identificeren en mee te nemen in de afspraken.

•

Concrete afspraken te maken over hoe cruciale diensten, zoals onderwijs en welzijn, worden ingevuld.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1

O p s t a r t e n Na het locatieonderzoek en de bekendmaking volgde de opstartfase van de TGO Winkelsteeg. De voorbereidingen

Start projectteam

Uitgangspunten locatie

Praktische inrichting

Personele bezetting

Het opstarten van een nieuwe

De opvanglocatie werd

De slimme inrichting van

In Winkelsteeg werd een

opvanglocatie begint met de

ingericht op basis van

Winkelsteeg bood

divers team met nieuwe

vorming van een projectteam

leefbaarheid, flexibiliteit,

leefbaarheid, privacy en

functies en duidelijke rollen

transparantie en inclusiviteit

sociale interactie voor

opgezet om leefbaarheid,

bewoners en medewerkers

welzijn en efficiëntie te

kwamen in een stroomversnelling om het terrein snel en zorgvuldig klaar te maken voor crisisnoodopvang en een

waarborgen

veilige, leefbare omgeving te creëren. Dit hoofdstuk bespreekt de inrichting en organisatie van de opvanglocatie, de structuur van het projectteam,

Inwerken personeel

Omgeving en partners

samenwerking met partners. Ook wordt aandacht besteed

Een goed inwerkprogramma

aan omgevingsbetrokkenheid, het inwerkprogramma voor

Een goede relatie met de

vormt de basis voor

medewerkers en belangrijke lessen en aandachtspunten.

omgeving en partners is

samenwerking

cruciaal

inhoudelijke uitgangspunten, personele bezetting en

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1 wat zorgde voor een integrale aanpak. De kernteamleden hadden de volgende

Start projectteam Het opstarten van een nieuwe opvanglocatie begint met de vorming van een projectteam dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project. Dit team staat voor de uitdaging om onder grote tijdsdruk samen te werken en een goed functionerende locatie op te zetten.

expertises: •

stakeholders. • •

Dit biedt belangrijke voordelen:

Antropologische kennis: inzicht in de culturele en sociale aspecten van mensen, community’s en opvanglocaties.

Het projectteam van de Winkelsteeg opereerde vanuit de gemeente Nijmegen.

Het projectteam moest steeds afwegen wat goed was voor de nieuwkomers én voor

Directe verbinding met het beleid: het team stond dicht bij de beleidsmakers, waardoor strategische keuzes snel konden worden afgestemd.

•

Technische expertise: ervaring met het opzetten en inrichten van opvanglocaties.

Werken vanuit de gemeente

•

Kennis van het gemeentenetwerk: kennis van gemeentelijke processen en

Snelle samenwerking: het team kon vlot schakelen met de afdelingen die essentieel zijn voor het opzetten van een opvanglocatie, zoals ruimtelijke

de stad. Deze benadering was noodzakelijk om zowel de leefbaarheid van de opvanglocatie als de verbinding met de omgeving te waarborgen. De diverse samenstelling van het team en brede visie maakte het mogelijk om het project vanuit verschillende invalshoeken te benaderen en zo een sterke basis te leggen voor het succes van de opvanglocatie.

ordening, welzijn en financiën.

Een divers en multidisciplinair team De kern van het projectteam bestond uit leden met uiteenlopende expertises,

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

“De Wink els t eeg w a s een gem eent elijke op va ng l o ca t ie. Da t g a f ons de ru im t e de l oca t ie z o op t e z et t en en t e d ra a ien, da t h et a a ns lu it b ij d e vis ie va n onze g em eent e. I n goed e s a m enw erking m et h et CO A , m a a r w el m et onz e eigen s t em pel erop g ed ru kt .” - Project m a n a g e r Gem eent e Nijm egen

Fase 1 Inhoudelijke uitgangspunten locatie Het zorgvuldig overwegen van inhoudelijke uitgangspunten is cruciaal voor het opzetten van een opvanglocatie die aansluit bij de visie van de gemeente. De gemeente Nijmegen hanteerde daarbij vier belangrijke uitgangspunten:

1. Focus op welzijn en leefbaarheid De gemeente Nijmegen hecht veel waarde aan het welzijn van bewoners bij het opzetten en beheren van opvanglocaties. Dit omvat niet alleen het voldoen van basisbehoeften, zoals voldoende fysieke ruimte en veiligheid, maar ook aandacht voor mentale gezondheid, verbondenheid en eigen regie. Het doel is dat bewoners zich gehoord, gezien en veilig voelen, met voldoende ruimte om zichzelf te zijn en eigen keuzes te maken.

Inleiding

“Het belangrijkste uitgangspunt voor ons is: denk je eens

Door in gesprek te blijven, actief te luisteren en

in dat je duizenden kilometers achter de rug bent en

transparant te zijn over beslissingen, wordt vertrouwen

totaal niet weet waar je aan toe bent. Wat heb je dan

opgebouwd en onrust voorkomen. Dit draagt bij aan

nodig? Niet eens zo bewust, maar meer als een

een harmonieuze relatie tussen bewoners en de

grondhouding.” - projectmanager Gemeente Nijmegen

gemeenschap.

2. Al doende leren

4. Inclusiviteit

De Nijmeegse aanpak wordt gekenmerkt door een

Met 1200 bewoners van 37 verschillende

flexibele en lerende houding. Omdat niet alles vooraf kan

nationaliteiten stond inclusief werken hoog op de

worden bedacht, worden keuzes tijdens het proces

agenda. De gemeente Nijmegen streefde ernaar om

bijgestuurd op basis van nieuwe inzichten. Deze

begrip en vertrouwen tussen de verschillende culturen

werkwijze zorgt ervoor dat oplossingen steeds beter

op de locatie te stimuleren, terwijl tegelijkertijd de

aansluiten bij de behoeften van bewoners aan een

integratie in de Nederlandse cultuur werd

efficiëntere organisatie en de omgeving.

ondersteund.

3. Transparantie Een goed draaiende opvanglocatie vraagt om open communicatie met zowel de bewoners als de omgeving.

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

“Peop l e a re very s t res s ed , s o t h e m os t im p ort a nt t h ing is t h a t t h e s t a ff is t h ere for you . A nd t h a t t h ey a re w a rm , loving a nd h a p p y. Th a t m ea ns s o m u ch . Ca re a nd love m a k e u s com fort a b le. Even t h ou gh t h e s it u a t ion w a s not good , t h is m a de it b et t er. Th ey m a d e m e forget m y prob lem s b eca u s e of t h eir l ove. Th a t w a s rea lly t h e key." B ew oner TGO Wink els t eeg

Fase 1 De inhoudelijke uitgangspunten worden door

strategische locatie overlast minimaliseert en de

vertaald in de volgende onderdelen:

integratie in de buurt bevordert.

•

Het beschikte over een vaste ingang en parkeergelegenheid.

•

Praktische inrichting/ productie van de locatie

•

•

Personele bezetting

“Aan de ene kant heb je de productie: 25.000 vierkante

•

Verbinding met de omgeving en partners

meter met alle tenten, sanitair, dat soort zaken.

Er waren al nutsvoorzieningen aanwezig, die met minimale aanpassingen bruikbaar

Daarnaast ga je bedenken: hoe gaan we hier samen

"Voor ons als producenten is een goed terrein het

De uitwerking van deze drie onderdelen wordt verder

wonen? Hoe gaan we hier samen leven met elkaar? Het is

allerbelangrijkst. Van dit terrein werd ik meteen heel

toegelicht in de volgende paragrafen. Hierbij worden

gewoon een dorp. Met 37 nationaliteiten. Mannen,

enthousiast. Het was vlak, groot en afgesloten. Dat geeft

de onderdelen aangevuld met geleerde lessen.

vrouwen, kinderen, families, mensen met zorg, alles.” -

veel rust tijdens het bouwen. Er waren ook al

Projectmanager Gemeente Nijmegen

voorzieningen: er was al iets van stroom, afvoer en water.

Praktische inrichting van de locatie Een geschikte locatie en een doordachte inrichting spelen een belangrijke rol voor de leefbaarheid van een opvanglocatie. Ze vormen niet alleen de basis voor een veilige en comfortabele omgeving, maar dragen ook bij aan het welzijn van bewoners en het efficiënt functioneren van de locatie. Een slimme inrichting biedt voldoende privacy, een logische

Dat scheelt een hele hoop geld.” – Productiemanager

Sportpark Winkelsteeg: een geschikte locatie De (oud-)voetbalvelden op sportpark Winkelsteeg bleken

Een slim ontwerp

om diverse redenen ideaal voor de bouw van een

In samenwerking met een productiebedrijf ontwikkelde

grootschalige opvanglocatie. Het terrein bood namelijk

de gemeente Nijmegen een praktische en efficiënte

de volgende voordelen:

inrichting voor de opvanglocatie. Het ontwerp was

•

Het zou anders tijdelijk ongebruikt blijven.

afgestemd op de inhoudelijke uitgangspunten en de

•

Het was vlak, omheind en gelegen aan de rand van

mogelijkheden van het terrein. Het productiebedrijf

een industriegebied.

bracht waardevolle expertise in vanuit hun ervaring met

indeling en ruimte voor sociale interactie, terwijl een

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

“B ij h et m a ken va n h et ont w erp denken w e ond er a nd ere na over logis ch e looprou t es voor b ew oners , d e t ech niek , d e groot t e va n d e t ent en en d e a fs t a nd en t u s s en de t ent en. J e p rob eert h et z o s oepel en com fort a b el m ogelijk t e m a ken voor de b ew oners , m a a r ook voor d e m ens en die er w erken.” - Prod u ct iem a n a ge r

Fase 1 festivalterreinen, terwijl de gemeente haar kennis uit

de bovenkant open, dus je ziet wel altijd wanneer het licht

“Voor het maken van het ontwerp is het van belang om te

eerdere opvangprojecten toepaste. Deze unieke

of donker is. Dat zijn belangrijke keuzes voor de

weten voor wat voor periode de locatie ongeveer blijft

combinatie van kennis en ervaring leidde tot een

leefbaarheid.” - Projectmanager gemeente Nijmegen

staan. Voor een periode van een halfjaar maak je andere

doordacht ontwerp dat zowel de leefbaarheid voor

keuzes dan voor een jaar. In hoe je dingen opbouwt en of

bewoners als een fijne werkomgeving voor

Geleerde lessen

je bepaalde dingen koopt of huurt. De centrale gang

medewerkers, vrijwilligers en hulpdiensten

•

Rekening houden met eventuele langere

hadden we vanuit kostenoverweging bijvoorbeeld niet

waarborgde.

gebruiksduur: de locatie werd twee keer verlengd en

helemaal geïsoleerd. Dat was een tent van 230 meter

•

Bekijk hier het volledige overzicht en de

bleef langer staan dan oorspronkelijk gepland. Het

lang. Daar hebben we best wel problemen mee gehad

plattegrond van de locatie.

ontwerp moet flexibel genoeg zijn om aanpassingen

om die in de zomer goed koel en in de winter goed warm

Klik hier voor een 360-graden weergave van de

mogelijk te maken bij een langere inzet en

te krijgen. Uiteindelijk betaal je dat in extra stookkosten

locatie.

veranderende seizoen omstandigheden. Klik hier

dan ook weer terug. Dat zijn dingen waar we van leren.” -

Klik hier voor de beschrijving van de indeling

voor de plattegrond na de verlenging.

Projectmanager Gemeente Nijmegen

• •

•

“We houden er rekening mee dat er waar mogelijk

Vergunningen: Het verkrijgen van vergunningen kan

daglicht aanwezig is. Een slaapzaal met misschien wel

veel tijd in beslag nemen. Dit proces vraagt om een

150 mensen waar helemaal geen daglicht is, dat is niet

zorgvuldige planning, zodat vertragingen worden

fijn. Het is niet zo dat je in de slaapkamer zelf daglicht

voorkomen.

hebt, maar wel op de gangen. De slaapkamers zijn aan

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1 Ruimtespecifieke keuzes en aandachtspunten

•

met een hoofddoek was het ongemakkelijk deze telkens te moeten omdoen. Als

Bij de inrichting van de opvanglocatie Winkelsteeg is aandacht besteed aan

vooraf duidelijk was geweest dat de locatie een jaar open zou blijven en ook in

specifieke ruimtes om een leefbare en functionele omgeving te creëren.

de winter in gebruik zou zijn, was er gekozen voor een overdekte looproute

Slaaptenten, sanitairtenten, woonkamer, familie units en speelkamer, ruimte

tussen de units en de sanitairtenten. Dit had het gebruik voor de bewoners

voor zorg en extra units. Klik op de links voor de belangrijkste keuzes en

aanzienlijk comfortabeler gemaakt.

toepassingen per ruimte. “We had to go far away. For the children, this is very difficult. We shower them and wrap them well so they don’t get cold." - Bewoner TGO Winkelsteeg

Geleerde lessen •

Beperkte privacy en geluidsoverlast: ondanks de verbeterde systemen ondervonden bewoners veel negatieve effecten van de grootte van de

•

er een duidelijke behoefte aan binnenruimte voor jongeren van 12 tot 18 jaar,

slaapzalen, zoals geluidsoverlast en weinig privacy.

vooral in de winter. Oudere kinderen hadden beperkt toegang tot geschikte speelruimtes, en de nieuwe sport tent die in de laatste maand werd toegevoegd,

“Ik had veel problemen met het geluid. Er waren geen deuren en plafonds, dus

werd vooral gebruikt door volwassenen. Hierdoor misten jongeren tussen de 12

ondanks dat het verschillende cabines waren hoorde je alles van iedereen.

en 18 jaar een plek waar zij zich binnen konden vermaken.

Daardoor sliep ik slecht. Als vrouw was het ook geen fijn idee dat mensen over de muren heen konden kijken.” - Bewoner TGO Winkelsteeg •

Afstand tot sanitair: voor bewoners in familie-units was de afstand tot de wc’s en douches onhandig, vooral in de winter of ’s nachts. Voor vrouwen

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Ruimte voor oudere kinderen: naast de speelkamer voor jonge kinderen was

“For older kids in winter, there was not a lot of playroom inside. In the last month, they added a new tent for sports for adults, but it was not for children. So the kids between 12-18 were a bit lost.” - Bewoner TGO Winkelsteeg

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1 •

Extra ruimte voor externe diensten: het beschikbaar stellen van extra ruimtes maakte het mogelijk om logopedie en speltherapie op locatie aan te bieden.

•

Verwarming: zorgruimtes moeten in de winter goed verwarmd kunnen worden, vooral voor medische onderzoeken van jonge kinderen.

“Bewoners worden regelmatig doorverwezen voor bijvoorbeeld logopedie of speltherapie. Het is voor ouders zeer ingewikkeld om naar een locatie te gaan voor die therapieën. Het was heel fijn dat zij gebruik konden maken van een ruimte op locatie als wij er niet waren.” - medewerker GGD •

Stilteruimte: het faciliteren van een stilteruimte is, zeker op een grote locatie waar je nergens privacy hebt of alleen kunt zijn, wenselijk. Veel bewoners geven aan dit belangrijk te vinden. Denk daarbij ook aan de plaatsing van de ruimte. Op de Winkelsteeg is de stilteruimte pas op een later moment ingezet. Daardoor was de plaatsing van de ruimte, naast de activiteitenruimte van kinderen in een gehorige tent, niet optimaal.

“There should be more silent areas, especially at a location this big it’s very important. There is always noise everywhere.” - Bewoner TGO Winkelsteeg

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1 Personele bezetting Een goed functionerend team is essentieel voor een goed draaiende opvanglocatie. De gemeente Nijmegen heeft daarom extra aandacht besteed aan het samenstellen van een personeelsbestand dat zowel de leefbaarheid en het welzijn van bewoners als het welzijn van personeel ondersteunt. Dit komt tot uiting in de oprichting van nieuwe functies en het benadrukken van specifieke rollen binnen het team.

Woonbegeleiders

het niet-tastbare aspect van het welzijn van bewoners.

De woonbegeleiders spelen een centrale rol binnen de

Leefbaarheid omvat een breed scala aan factoren,

organisatie en staan dicht bij de bewoners. Zij zijn

waarbij vooral de subtiele, minder zichtbare aspecten

onmisbaar voor het signaleren van behoeften, het

cruciaal zijn. Om hier goed op in te spelen, is een

bieden van begeleiding en het doorzetten van

specifiek type medewerker nodig. Met de coördinatoren

informatie binnen de organisatie. De gemeente heeft

leefbaarheid creëerde de organisatie bewust ruimte om

bewust ingezet op voldoende woonbegeleiders, omdat

deze belangrijke, maar moeilijk meetbare dimensies van

zij de basis vormen van de organisatie. Hun nabijheid en

leefbaarheid te versterken.

betrokkenheid bij de bewoners zorgen ervoor dat zij de kern van wat er leeft begrijpen en effectief kunnen

In deze paragraaf worden de belangrijkste keuzes rondom de personele bezetting en het functiehuis besproken.

Daarnaast speelden de coördinatoren leefbaarheid een

inspelen op wat nodig is. Klik hier voor de invulling van

belangrijke rol in het ondersteunen van de grootste

de functie ‘woonbegeleider’ binnen de TGO

groep medewerkers op de locatie: de woonbegeleiders.

Winkelsteeg.

Deze coördinatoren hielden actief het welzijn van

Voor een compleet overzicht van het functiehuis en

woonbegeleiders in de gaten, stonden klaar in moeilijke

de beschrijving van taken en verantwoordelijkheden

tijden en boden een luisterend oor wanneer het werk

per functie, klik hier.

emotioneel of zwaar werd. Dit zorgde ervoor dat niet alleen de bewoners, maar ook de medewerkers zich

Leefbaarheidscoördinatoren De gemeente Nijmegen introduceerde de functie van

Inleiding

coördinator leefbaarheid, gericht op het waarborgen van

Fase 0

gesteund voelden.

Fase 1

Zorgcoördinator Om zorg gerelateerde processen binnen de opvanglocatie te stroomlijnen, introduceerde de gemeente Nijmegen de functie van zorgcoördinator. Deze functie had als doel de verschillende zorgdiensten

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

"De m ens en d ie d a a r w erk t en w a ren h eel, h eel g oed . Z e z orgd en voor ons a ls b a b y's ; z e w a ren z o a a rd ig. Z e w erk t en m et een w a rm h a rt en h ield en da t de h ele t ijd vol, niet a ll een in h et b egin. Het b ela ngrijks t e is d a t m ens en er voor je z ijn en da t ze w a rm , l iefd evol en gelu kkig z ijn. Z org en l iefd e m a ken ons com fort a b el. " - B ew oner TGO w ink els t eeg

Fase 1 beter met elkaar te verbinden, eilandvorming te

persoon vanuit een verbindend perspectief handelt,

aandacht voor het waarderen van de medewerkers,

voorkomen en bewoners sneller en efficiënter te

waaraan leefbaarheid ten grondslag ligt en niet solitair

zodat zij zich gezien en gehoord voelen, van belang.

helpen. Door deze coördinatie hoefden bewoners niet

veiligheid. •

onnodig lang te wachten of steeds opnieuw hun verhaal te doen.

Regelmatige evaluatie: gezien de snelheid

Aandachtspunten personele bezetting

waarmee de organisatie werd opgezet, was het

Bij het opzetten en behouden van een sterk team op een

belangrijk om functies en structuren regelmatig te

“Er zijn veel zorgpartijen betrokken bij de locatie. Om

tijdelijke locatie zoals de Winkelsteeg, kwamen enkele

evalueren en waar nodig aan te passen aan de

te voorkomen dat dat allemaal eilandjes zijn en

uitdagingen en aandachtspunten naar voren:

veranderende omstandigheden.

bewoners eindeloos in de rij moeten staan, hebben we

•

Tijdsinvestering voor werving: het aannemen van

•

Diversiteit in het team: het personeelsbestand was

een zorgcoördinator die al die ketenpartners met

een groot aantal medewerkers vroeg veel tijd en

divers, wat bijdroeg aan verbinding met bewoners

elkaar verbindt.”

energie van de ambtelijke organisatie. Externe

van verschillende achtergronden. Meertaligheid en

factoren, zoals de zomerdrukte, maakten het vinden

culturele herkenning speelden hierin een belangrijke

Operationeel coördinator

van specifiek personeel, zoals beveiligers, extra

rol. Tegelijkertijd konden culturele en politieke

De operationeel coördinator, verantwoordelijk voor

uitdagend.

verschillen binnen het team soms spanningen

Tijdelijkheid en continuïteit: het personeel maakt

veroorzaken. Professionaliteit en een open houding

operationele aansturing en verbinding tussen de

de locatie. Tegelijkertijd maakt de onzekerheid

bleken hierin essentieel.

verschillende teams, stond bewust in dienst van de

rondom het sluiten van de locatie het een uitdaging

gemeente Nijmegen in plaats van het

(goed) personeel te binden en gemotiveerd te

“They also spoke Arabic, Turkish, and Spanish, which was

beveiligingsbureau. Hier is bewust voor gekozen,

houden. De tijdelijke contracten maken het moeilijker

good for the connection. Additionally, some of them were

omdat de gemeente het belangrijk vond dat deze

om continuïteit en kwaliteit van personeel te

refugees before, so they understand the situation. They

waarborgen. Omdat het personeel een sleutelrol

listen to you and help you."

de operationele veiligheid op de locatie, de

•

speelt in de leefbaarheid van de locatie, is extra

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1 •

Doorontwikkeling functiehuis

dat stevig geworteld is in de kernwaarden. De gemaakte

Het functiehuis dat oorspronkelijk werd ontwikkeld

keuzes tonen een duidelijke focus op menswaardigheid,

voor de opvanglocatie Winkelsteeg, heeft

flexibiliteit en welzijn – voor zowel bewoners als

waardevolle inzichten opgeleverd voor de verdere

medewerkers. Hieronder staan de belangrijkste keuzes

doorontwikkeling naar toekomstige locaties. Deze

die gemaakt zijn omtrent het inwerken van personeel

aangezien de opvanglocatie met een diverse groep

lessen zijn gebaseerd op praktijkervaringen en

beschreven.

medewerkers werkte, was verbinden als team van

betrokken bij hun directe taken, maar ook bij het grotere doel van de opvanglocatie.

•

Samenhorigheid en verbinding bevorderen:

groot belang. Door informele activiteiten, zoals een

hebben geleid tot aanpassingen die de effectiviteit en •

Georganiseerd en flexibel inwerken: het

barbecue, bood de gemeente een ruimte voor

een compleet overzicht van het doorontwikkelde

inwerkprogramma bestond voor 70% uit vooraf

informele kennismaking en het doorbreken van

functiehuis en de beschrijving van taken en

geplande inhoud, terwijl 30% flexibel werd ingevuld

eventuele afstand tussen verschillende teams en

verantwoordelijkheden per functie, klik hier. Meer

door medewerkers op basis van ervaringen op de

ingehuurde partijen. Dit zorgde voor meer onderlinge

weten over de belangrijkste lessen betreffende de

locatie. Deze combinatie bood een stevige basis én de

steun en wederzijds begrip, wat bijdroeg aan een

doorontwikkeling van het functiehuis, klik hier.

ruimte om het programma aan te passen aan de

hechtere werkomgeving.

samenhang binnen het team verder versterken. Voor

praktijk. •

Inwerken personeel Een zorgvuldig opgezet inwerkprogramma is cruciaal

•

bij het opstarten van een nieuwe opvanglocatie. Het legt de basis voor een sterk team en effectieve samenwerking. Voor de opvanglocatie Winkelsteeg ontwikkelde de gemeente Nijmegen een programma

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Functiegerichte werksessies: voor elke functiegroep

Gemeentelijke visie en waarden delen: de missie en

werd een eigen inwerksessie georganiseerd, waarin

visie van de gemeente Nijmegen werden actief

medewerkers via presentatiesheets uitleg kregen

gedeeld met de medewerkers, om hen te verbinden

over hun taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast

met de kernwaarden die ten grondslag liggen aan het

maakten rondleidingen over de locatie hen wegwijs

project. Door sessies waarin deze waarden besproken

in de structuur van de opvang. Deze aanpak hielp

werden, voelde het personeel zich niet alleen

medewerkers om zowel hun eigen rol

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 1 •

•

als het grotere geheel van de opvang goed te begrijpen.

•

zodat medewerkers er altijd op konden terugvallen.

partij in voor het inwerkprogramma: dit zorgde

Klik hier om alle folders die in het inwerk tasje zaten

voor extra capaciteit, een efficiënte en professionele

te bekijken.

uitvoering en een sterke start van het team.

Focus op flexibiliteit en leren van fouten: door de krappe deadlines en de onvoorspelbare

Geleerde lessen

omstandigheden koos de gemeente Nijmegen

•

Betrekken van omgeving en partners

Ruimte inbouwen tussen inwerkdagen: tijdens het

bewust voor een leercultuur waarin fouten maken

intensieve inwerkprogramma zijn rustmomenten

werd gezien als een waardevol leermoment. Dit

belangrijk. Ze voorkomen overbelasting, bieden

gaf medewerkers de ruimte om te

ruimte voor reflectie en informele kennismaking. Dit

experimenteren, van elkaar te leren en hun

versterkt de samenwerking en zorgt dat medewerkers

aanpak waar nodig bij te stellen. Deze werkwijze

zich verbonden en uitgerust voelen.

voelde om processen aan te passen en samen

•

Een goed draaiende opvanglocatie vraagt niet alleen om een sterk intern team, maar ook om goede relaties met de omgeving en samenwerkingspartners. De gemeente Nijmegen heeft daarom veel aandacht besteed aan het betrekken van buurtbewoners en stakeholders bij de opvanglocatie Winkelsteeg. Dit sluit aan bij de

zorgde voor een sfeer waarin iedereen zich vrij

kernwaarden van de gemeente, zoals menswaardigheid,

Structurele evaluatiemomenten: regelmatige

veiligheid en welzijn, die ook richtinggevend waren in

steeds beter in te spelen op de dagelijkse praktijk

evaluaties houden de organisatie flexibel.

van de opvanglocatie.

Maandelijkse bijeenkomsten helpen het team in te spelen op ontwikkelingen en tijdig bij te sturen.

•

•

Inwerktasje: aan het einde van het programma

Ondanks de dagelijkse drukte zijn deze momenten

kregen medewerkers een tasje met essentiële

cruciaal voor wendbaarheid en effectiviteit.

de samenwerking met externe partijen. In deze paragraaf lees je belangrijke keuzes die zijn gemaakt rondom het betrekken van omgeving en partners.

documenten zoals de missie, visie, huisregels en richtlijnen van de locatie. Deze informatie was ook

•

zichtbaar op centrale plekken, zoals in de kantine,

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Ondersteuning door een externe partij: vanwege de hoge tijdsdruk schakelde de gemeente een externe

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

"Het a l l erleu k s t e m om ent voor ied ereen t ijd ens h et inw erk en w a s w el t oen de l oca t iem a na ge r op h et eind e b ij de b a rb ecu e a lle fu nct iegroep en op h et p od iu m riep en d a t z e ech t va n h onderd a nd eren a p p la u s k regen en iedereen even op h et p od iu m s t ond va n ‘Ga a n w e h et s a m en d oen, yes w e ca n’. Da t w a s zo leu k. "Da t creëerd e z oveel s a a m h origh eid en p os it ieve vib es .". - Project m a na ge r Gem eent e Nijm egen

Fase 1 •

•

Omgevingsanalyse: voorafgaand aan de opening van de opvanglocatie

• Geleerde lessen

maakte de wijkregisseur een omgevingsanalyse. Door direct in gesprek te

•

Zichtbaarheid en pro activiteit: hoewel bewonersavonden een waardevol

gaan met buurtbewoners en stakeholders, zoals winkeliers, een nabijgelegen

middel zijn, bleek dat deze niet altijd even goed bezocht werden. Het actief

zorginstelling en studentenwoningen, legde de gemeente een sterke basis

opzoeken van buurtbewoners en zichtbaar aanwezig zijn in de wijk,

voor samenwerking. Deze gesprekken waren essentieel om wederzijds

bijvoorbeeld via persoonlijke gesprekken of informele ontmoetingen, bleek nog

begrip en goede relaties op te bouwen.

effectiever in het versterken van relaties en het bevorderen van vertrouwen.

Open dag en bewonersavonden: om de buurt te informeren en eventuele zorgen weg te nemen, organiseerde de gemeente op 14 april 2023 een open dag voor omwonenden. Daarnaast werden meerdere bewonersavonden gehouden. Tijdens deze bijeenkomsten werden de plannen openlijk besproken, met speciale aandacht voor veiligheid en de toezegging van regelmatig overleg. Bewoners kregen de gelegenheid om vragen te stellen en hun zorgen te delen, wat leidde tot meer verbinding en vertrouwen tussen de gemeente en de omgeving.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Samenwerkende partijen

Praktische organisatie

Omgevingsmanagement

Deze paragraaf gaat dieper in

In deze paragraaf wordt dieper

Nijmegen koos voor een

op de verschillende

ingegaan op de aanpak van

transparante en proactieve

Met de komst van de eerste bewoners op 20 april ging

samenwerkende partijen die

essentiële aspecten zoals eten

aanpak om verbinding te

opvanglocatie Winkelsteeg een nieuwe fase in: van opstart

actief waren op de locatie.

en drinken, vervoer en dag

maken met de omgeving

Fase 2 D r a a i e n d e

o p v a n g

naar een volledig draaiende organisatie. Deze overgang

invulling.

bracht uitdagingen en verantwoordelijkheden met zich mee, waarbij samenwerking, praktische organisatie en afstemming met de omgeving centraal stonden. Dit hoofdstuk zoomt in op de dagelijkse gang van zaken op de draaiende opvanglocatie. Het behandelt de rol van samenwerkingspartners, de onderlinge samenwerking, de praktische organisatie rondom bewoners en de aanpak van omgevingsmanagement.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 2 •

Hoe werken we samen in dit project?

De verschillende samenwerkende

Overdrachtproces: om relevante zaken op de

De opvanglocatie Winkelsteeg bracht een diversiteit aan

opvanglocatie en onder bewoners goed over te

samenwerkingspartners samen, elk met hun eigen

dragen, werd een eigen overdrachtproces

Naast de inzet van personeel vanuit de gemeente

verantwoordelijkheden en expertise. Een succesvolle

ontwikkeld met meerdere overdrachtsmomenten

Nijmegen speelde de samenwerking met zowel

werking van de locatie vereiste nauwe samenwerking

per dag. De beveiliging stuurde dagelijks de dag- en

partners op de locatie, als partners die de locatie en

tussen deze groepen, waarbij goede communicatie,

nachtrapportages door naar de coördinatoren. Alle

het wonen daar mogelijk maakten, een essentiële rol

duidelijke structuren en een sterk teamgevoel centraal

informatie over bewoners werd gestructureerd

in het succes. Deze partners waren van groot belang

stonden. Het creëren van een samenwerkingscultuur

vastgelegd in het COA-systeem, dat als centraal

voor het vertalen van de visie en missie van de

waarin alle disciplines verbonden werden, vergde

informatiepunt diende. Dit systeem zorgde voor een

gemeente naar een leefbare en veilige omgeving voor

aandacht en tijd. Om de samenwerking en informatie-

soepele overdracht, verbeterde de samenwerking en

bewoners. Iedere groep leverde een unieke bijdrage,

uitwisseling te versterken, werden op de TGO

kwam de begeleiding op de locatie ten goede.

variërend van zorgverlening tot schoonmaak, en

Winkelsteeg twee belangrijke keuzes gemaakt:

partijen op locatie

droeg bij aan het waarborgen van de kernwaarden

Geleerde lessen

van de opvang.

•

Multidisciplinair overleg: wekelijkse overleggen

•

Gezamenlijke start: de dagelijkse startmomenten

brachten teams uit verschillende disciplines samen. Deze paragraaf gaat dieper in op de verschillende

met coördinatoren van diverse functiegroepen

Tijdens deze bijeenkomsten werden casussen

partijen die actief waren op de locatie. Hierbij worden

waren waardevol voor efficiënte samenwerking.

besproken, informatie gedeeld en gezamenlijke

de gemaakte keuzes, de onderliggende overwegingen

Taken werden verdeeld, rollen verduidelijkt en

beslissingen genomen. Dit verbeterde niet alleen de

en de lessen die hieruit voortkwamen toegelicht.

belangrijke informatie gedeeld. Dit verbeterde zowel

samenwerking, maar zorgde ook voor betere

Deze inzichten bieden waardevolle handvatten voor

het teamgevoel als de afstemming tussen

afstemming en consistentie tussen de teams

vrijwilligers, woonbegeleiders en sociaal

het opzetten van vergelijkbare samenwerkingen bij

werkorganisaties. Voor toekomstige projecten wordt

toekomstige opvanglocaties.

aanbevolen deze aanpak vanaf het begin in te zetten vanwege de bewezen positieve impact.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

Fase 2 COA

Geleerde lessen

Op de opvanglocatie Winkelsteeg was de rol van het COA anders georganiseerd

•

Duidelijke afspraken over gegevensuitwisseling: bij de samenwerking tussen

gebruikelijk. Omdat het hier ging om een Tijdelijke Gemeentelijke Opvang (TGO),

het COA en de gemeente bleken registratie en het delen van persoonsgegevens

nam de gemeente Nijmegen verantwoordelijkheden op zich die normaal

een aandachtspunt. Het ontbreken van expliciete afspraken over welke

gesproken bij het COA liggen, zoals het verzorgen van "bed, bad, brood en wifi."

informatie wel of niet gedeeld mocht worden, leidde tot onduidelijkheid. Bij de

Het COA voerde de logistieke en administratieve processen uit. Deze taken

start van een project is het daarom belangrijk om afspraken te maken over

omvatten onder andere:

gegevensuitwisseling en verantwoordelijkheden. Dit waarborgt AVG-

•

Het beheren van het planningssysteem waarin bewoners en kamernummers

compliance. Er is op dit moment geen wettelijke grondslag voor

werden geregistreerd.

gegevensuitwisseling tussen het COA en gemeente, maar er is wel een

•

Het organiseren van vervoer naar andere locaties of afspraken bij de IND.

gerechtvaardigd belang vanuit de zorgtaak. Dit punt vraagt bij nieuwe

•

Het uitdelen van money cards aan bewoners.

opvanglocaties een nadere uitwerking in een

•

Het ondersteunen van bewoners met vragen over hun asielprocedure.

gegevensuitwisselingsovereenkomst tussen het COA en de gemeente.

De samenwerking tussen het COA, verantwoordelijk voor het asielproces en de

•

Betere terugkoppeling van informatie: hoewel woonbegeleiders veel

gemeente, verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en begeleiding,

informatie over bewoners verzamelen, werd deze niet altijd adequaat

vereis nauwe afstemming en wederzijds vertrouwen. Door een

teruggekoppeld aan het COA. Dit leidt tot hiaten in de verslaglegging, vooral bij

verantwoordelijke professionele houding aan beide zijden was het mogelijk

de overplaatsing van bewoners naar andere locaties. Verbeterde structuren

elkaar waar nodig te informeren.

voor informatie-uitwisseling kunnen deze problemen verminderen en de samenwerking versterken. Meer weten over de samenwerkingen? Klik dan op een van de partijen: COA, zorgpartners, VluchtelingenWerk, vrijwilligers, schoonmaak, beveiliging, bewoners

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

"Het CO A h eeft een b ela ngrijke logis t ieke en a d m inis t ra t iev e rol g es peeld, m a a r w a t op viel op Wink els t eeg w a s h oe w e s a m enw erkt en. Norm a a l doen ze dit z el fs t a ndig, m a a r h ier w a s h et ech t een g ed eel d e vera nt w oo r d eli jk h ei d m et de g em eent e. Het z orgd e voor k ort e lijnen, d irect e s a m enw erking t ijd ens de da g s t a rt s , en een fijne d yna m iek . Het voelde m eer a ls p a rt ners ch a p da n a ls een s t a nd a a rd h iëra rch is ch e verh ou ding." Project m a n a ge r Gem eent e Nijm egen

Fase 2 Zorgpartners

De gemeente Nijmegen breidde het zorgaanbod verder uit met aanvullende

De zorg op de opvanglocatie Winkelsteeg speelde een belangrijke rol in het

diensten, waaronder:

waarborgen van de leefbaarheid, onder andere vanwege het hoge aantal

•

Psychologische hulp

bewoners en hun uiteenlopende zorgbehoeften. Zowel het COA als de gemeente

•

Jeugdzorg

Nijmegen leverden zorgpartners die zorg leverden in deze behoeften te voorzien.

•

Opvoedingsondersteuning

Om de medische vraag van bewoners op de locatie op te vangen, besloot de

•

Maatschappelijk werk

gemeente Nijmegen 24 uur per dag zorg beschikbaar te stellen. Deze continue aanwezigheid maakte het mogelijk om snel in te spelen op zorgvragen en droeg

Deze aanvullende zorg werd georganiseerd in samenwerking met partners zoals de

bij aan een veilige en leefbare omgeving. Daarnaast introduceerde de gemeente

GGD, Dokters van de Wereld en een commerciële zorgaanbieder. Hiermee werd

een zorgcoördinator om de samenwerking tussen verschillende zorgpartijen te

tegemoet gekomen aan de bredere zorgbehoeften van bewoners, die niet volledig

verbeteren. Deze coördinator zorgde voor afstemming en voorkwam

door GZA konden worden gedekt.

versnippering in de zorgstructuur.

Geleerde lessen Het COA bood via GZA (GezondheidsZorg Asielzoekers) basale medische zorg.

•

Het belang van een zorgcoördinator: een zorgcoördinator bij de start bleek

Deze zorg omvatte:

onmisbaar om eilandvorming te voorkomen en te zorgen voor een effectieve

•

Het bieden van toegang tot een huisarts

samenwerking tussen zorgpartijen, omdat deze boven en naast de zorgpartijen

•

Praktijkondersteuner GGZ (POH GGZ)

staat en daarmee onafhankelijk is.

•

De praktijklijn

•

Een tandarts.

•

Heldere afspraken vooraf: duidelijke afspraken over ieders verantwoordelijkheid en de onderlinge samenwerking waren noodzakelijk om de zorgprocessen soepel te laten verlopen.

GZA beheerde medische dossiers met V-nummers, wat hen in staat stelde om essentiële zorg te bieden en continuïteit te waarborgen.

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Meer weten over de samenwerkingen? Klik dan op een van de partijen: COA, zorgpartners, VluchtelingenWerk, vrijwilligers, schoonmaak, beveiliging, bewoners

Fase 2

Fase 3

Slot

Bijlagen

"We h a d d en h ele kort e lijnt jes m et elka a r. Da t w a s h eel erg fijn. We h a d d en ook kort e l ijnt jes m et b eveiliging, CO A en w oonb egeleid i ng. Da t z orgd e voor een g oed e s a m enw erk ing. " - Med ew erke r GZ A

Fase 2 •

Vluchtelingenwerk

goede samenwerking tussen VluchtelingenWerk en andere partijen, waardoor

Op de opvanglocatie Winkelsteeg speelde VluchtelingenWerk een waardevolle

VluchtelingenWerk snel op de hoogte was van wat er speelde met en tussen

rol binnen de keten van betrokken partijen. Als vaste partner van het COA op

bewoners. Naarmate de locatie langer operationeel was, werd de

opvanglocaties richtte VluchtelingenWerk zich op juridische ondersteuning van

samenwerking verder verbeterd door de deelname van VluchtelingenWerk aan

de bewoners, waarbij zij nauw samenwerkten met andere partijen op de locatie.

de dag starts met coördinatoren. Deze toevoeging werd als zeer waardevol

De verantwoordelijkheden van VluchtelingenWerk op TGO Winkelsteeg

ervaren en had idealiter vanaf de start kunnen plaatsvinden.

omvatten: • •

Het bieden van juridische ondersteuning aan bewoners, waaronder hulp bij

"We hadden altijd een overleg tussen Leefbaarheid, COA en Vluchtelingenwerk,

asielprocedures en het beantwoorden van juridische vragen.

waarin we eigenlijk besproken waar we mee bezig waren. Dat liep heel goed." -

Het organiseren van individuele spreekuren en groepssessies om bewoners

Teamleider VluchtelingenWerk

te informeren over juridische aspecten van hun verblijf en procedures. Ook bij VluchtelingenWerk vroeg de samenwerking met de gemeente om nauwe afstemming. Hierbij waren ook de woonbegeleiders en beveiliging, die door de gemeente waren aangesteld, een belangrijke schakel in de informatieuitwisseling. Korte lijnen en een heldere communicatie bleken essentieel.

Geleerde lessen •

Communicatiestructuren: korte lijnen en regelmatige overlegmomenten, zoals dag starts en wekelijkse bijeenkomsten, waren belangrijk voor een

Inleiding

Fase 0

Fase 1

Meer weten over de samenwerkingen? Klik dan op een van de partijen: COA, zorgpartners, VluchtelingenWerk, vrijwilligers, schoonmaak, beveiliging, bewoners