D29 d.d. 6 april 2022 van de Rekenkamer inzake Informatie Rekenkamer

In dat geval worden de kosten van de controle gedragen door de Verwerker. 7.7. Verwerker rapporteert jaarlijks over de opzet en werking van het stelsel van maatregelen en procedures, gericht op naleving van deze Verwerkersovereenkomst. 7.8. Naast de hierboven bedoelde controles en rapportages kunnen partijen overeenkomen gebruik te maken van een Third Party Memorandum (TPM) opgesteld door een onafhankelijke externe deskundige. 7.9. Verwerker waarborgt dat alleen gemachtigde personen welke gebonden zijn aan geheimhouding op grond van een overeenkomst toegang hebben tot de verwerking. 7.10. Verwerker houdt een register bij van het genoemde in bepaling 7.9. met autoriatieniveaus en een op functieniveau overzicht wie toegang heeft tot de verwerking. Verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd om dit register op te vragen en in te zien. Artikel 8. Inschakeling derden 8.1. Verwerker is slechts gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens geheel of ten dele uit te besteden aan derden na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke. 8.2. Verantwoordelijke kan aan de schriftelijke toestemming voorwaarden verbinden, op het gebied van geheimhouding en ter naleving van de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst. 8.3.

Verwerker blijft bij uitbesteding te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker garandeert dat deze derden schriftelijk minimaal dezelfde plichten op zich nemen als tussen de Verantwoordelijke en de Verwerker zijn overeengekomen ten aanzien van persoonsgegevens en zal Verantwoordelijke, op diens verzoek, inzage verschaffen in de overeenkomsten met deze derden waarin deze plichten zijn opgenomen. 8.4. Verwerker mag de persoonsgegevens uitsluitend verwerken of laten verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar andere landen is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke waarbij als minimale voorwaarden geldt dat het betreffende derde land een met instemming van de europese commissie adequaat beveiligingniveau hanteert en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. 8.5. Verwerker houdt een actueel register bij van de door hem ingeschakelde derden waarin de identiteit, vestigingsplaats en een beschrijving van de werkzaamheden van de derden zijn opgenomen, alsmede eventuele door Verantwoordelijke gestelde aanvullende voorwaarden. Artikel 9. Wijziging en exitregeling Verwerkersovereenkomst 9.1.

Wijziging van deze verwerkersovereenkomst kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen geaccordeerd voorstel. 9.2. De verwerker zal te allen tijde de in het vorig lid beschreven dataportabiliteit waarborgen zodanig dat er geen sprake is van verlies van functionaliteit of (delen van) de gegevens. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022

Bijlage 6, bladzijde 7

9.3. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker treden met elkaar in overleg over wijzigingen in deze verwerkersovereenkomst als een wijziging in regelgeving of een wijziging in de uitleg van regelgeving daartoe aanleiding geven. 9.4. Indien een partij tekortschiet in de nakoming van een overeengekomen verplichting, kan de andere partij haar in gebreke stellen waarbij de nalatige partij alsnog een redelijke termijn voor de nakoming wordt gegund. Blijft nakoming ook dan uit dan is de nalatige partij in verzuim. Ingebrekestelling is niet nodig wanneer voor de nakoming een fatale termijn geldt, nakoming blijvend onmogelijk is of indien uit een mededeling dan wel de houding van de andere partij moet worden afgeleid dat deze in de nakoming van haar verplichting zal tekortschieten. 9.5.

De verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd, onverminderd hetgeen daartoe bepaald is in de verwerkersovereenkomst en de daarmee samenhangende hoofdovereenkomst, en onverminderd hetgeen overigens in de wet is bepaald, de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst door middel van een aangetekend schrijven op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, nadat verwerkingsverantwoordelijke constateert dat: a) verwerker (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt; of b) verwerker zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; of c) de onderneming van verwerker wordt ontbonden; of d) verwerker zijn onderneming staakt; of e) sprake is van een ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming van verwerker die maakt dat het in alle redelijkheid niet van de verwerkingsverantwoordelijke kan worden verwacht dat zij de verwerkersovereenkomst in stand houdt; of f) op een aanmerkelijk deel van het vermogen van verwerker beslag wordt gelegd (anders dan door verantwordelijke); of g) de andere partij aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit deze verwerkersovereenkomst en die ernstige toerekenbare tekortkoming niet binnen 30 dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling dan wel een van de

overige situaties bedoeld in artikel 9.4 zich voordoet. 9.6. Verwerker informeert ogenblikkelijk de verwerkingsverantwoordelijke indien een faillissement dreigt dan wel surséance van betaling, zodat de verwerkingsverantwoordelijke tijdig kan beslissen de persoonsgegevens terug te vorderen alvorens faillissement wordt uitgesproken. 9.7. Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd deze verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst per direct te ontbinden indien verwerker te kennen geeft niet (langer) te kunnen voldoen aan de betrouwbaarheidseisen die op grond van ontwikkelingen in de wet en/of de rechtspraak aan de verwerking van de persoonsgegevens worden gesteld. 9.8. Indien de verwerkersovereenkomst voortijdig wordt beëindigd is artikel 9 lid 2 en 3 van overeenkomstige toepassing. 9.9 Na beëindiging van de Hoofdovereenkomst zal Verwerker conform de Hoofdovereenkomst niet uitputtend de verwerkte persoonsgegevens, kopieën etc. aan de Verantwoordelijke ter beschikking stellen en deze achtereenvolgens onomkeerbaar te vernietigen. Artikel 10. Aansprakelijkheid 10.1. Indien de verwerker tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze verwerkersovereenkomst kan verwerkingsverantwoordelijke hem in gebreke stellen.

Verwerker is echter onmiddellijk in gebreke als de nakoming van desbetreffende verplichting anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn, reeds blijvend onmogelijk is. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de verwerker een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is verwerker in verzuim. 10.2 Verwerker is aansprakelijk op grond van het bepaalde in artikel 82 AVG, schade of nadeel voortvloeiende uit het niet nakomen van deze verwerkersovereenkomst daaronder begrepen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022

Bijlage 6, bladzijde 8

10.3 Verwerker vrijwaart verwerkingsverantwoordelijke voor schade of nadeel voor zover ontstaan door werkzaamheid van de verwerker. 10.4 Indien verwerker de in artikel 6 lid 1 van deze verwerkersovereenkomst neergelegde verplichting niet of niettijdig nakomt en de toezichthouder de verwerkingsverantwoordelijke dientengevolge een bestuurlijke boete oplegt, is verwerker aansprakelijk en zal verwerkingsverantwoordelijke een contractuele boete ter hoogte van hetzelfde bedrag opleggen aan verwerker. Deze boete is niet vatbaar voor verrekening en opschorting en laat de rechten van verwerkingsverantwoordelijken op nakoming en schadevergoeding onverlet. 10.5 Indien verwerker enige in deze verwerkersovereenkomst genoemde verplichting(en) niet, dan wel niet tijdig nakomt, is verwerker een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van € 50.000,- (10% van totaal-bedrag opdracht, naar boven afgerond) per overtreding, onverminderd het recht de daadwerkelijk geleden schade te verhalen. Artikel 11. Toepasselijk recht 11.1. Op deze Verwerkersovereenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022

Bijlage 6, bladzijde 9

BIJLAGE 1: Omschrijving werkzaamheden ter uitwerking van artikel 3 lid 1 De aard, uitdrukkelijk omschreven doel en werkzaamheden van de Verwerker bestaan uit, <KEUZE MAKEN>: • Hosting van websites en/of applicaties • Back-ups maken en restoren • Applicatiebeheer • Technisch beheer • Database beheer • Helpdesk • Communicatievoorziening (zoals berichtenverkeer) • Archiefbeheer • Vernietiging van gegevensdragers • Printing, scanning, kopiëren • Inhoudelijke werkzaamheden die namens de gemeente worden uitgevoerd • Overig, namelijk: <INVULLEN> Categorieën betrokkenen <INVULLEN WIE ER BIJ DE VERWERKING BETROKKEN ZIJN>

Gevoelige persoonsgegevens Er is sprake van verwerking van gegevens van gevoelige aard (zoals bedoeld in de beleidsregels datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens), te weten: • Bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 16 Wbp • Gegevens over de financiële of economische situatie van de betrokkene, zoals schulden, salaris- en betalingsgegevens • (Andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van de betrokkene, zoals gegevens over gokverslaving, prestaties op school of werk of relatieproblemen • Gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens • Gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude, zoals biometrische gegevens, kopieën van identiteitsbewijzen en het BSN • Gegevens over kwetsbare groepen zoals minderjarigen, mensen die te maken hebben met stalking of mensen die in een blijf-van-mijn-lijfhuis verblijven • Gegevens van kinderen en mensen met een verstandelijke handicap

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022

Bijlage 6, bladzijde 10

BIJLAGE 2: Inlichtingen om datalekken en andere incidenten te beoordelen Verwerker zal alle inlichtingen verschaffen die Verantwoordelijke noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen. Daarbij verschaft Verwerker in ieder geval de volgende informatie aan Verantwoordelijke: • • • • • • • • • • •

wat de (vermeende) oorzaak is van de inbreuk; wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is; wat de (voorgestelde) oplossing is; contactgegevens voor de opvolging van de melding; aantal personen waarvan gegevens betrokken zijn bij de inbreuk (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens betrokken zijn bij de inbreuk); een omschrijving van de groep personen van wie gegevens betrokken zijn bij de inbreuk; het soort of de soorten persoonsgegevens die betrokken zijn bij de inbreuk; de datum waarop de inbreuk heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen de inbreuk heeft plaatsgevonden); de datum en het tijdstip waarop de inbreuk bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer; of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden; wat de reeds ondernomen maatregelen zijn om de inbreuk te beëindigen en om de gevolgen van de inbreuk te beperken.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022

Bijlage 6, bladzijde 11

BIJLAGE 7: WERKWIJZE SAMENWERKING REKENKAMER NIJMEGEN EN AMBTELIJKE ORGANISATIE Op 26 november 2021 heeft het Gemeentelijk Management Team – na overleg met de rekenkamer – de aangepaste werkwijze voor de samenwerking tussen de ambtelijke organisaties en de rekenkamer vastgesteld. De wijzigingen ten opzichte van de versie vastgesteld op 8 juli 2020 zijn: 1. Benamingen functionarissen in lijn met organisatiebesluit; 2. Toevoeging tijdelijk schakelpunt rekenkameronderzoek (§3.2) en interne startbijeenkomst (§3.3); 3. Aanscherping afspraken interne communicatie door ambtelijk contactpersoon in geval van processen ambtelijk en bestuurlijk hoor- en wederhoor (§3.6 en 3.7). Hierna is de tekst uit de Notitie Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie (versie 2021) opgenomen. De activiteiten uit te voeren door de rekenkamer in de Notitie Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie, zijn overgenomen uit de versie 2020 van de Notitie Werkwijze van de rekenkamer. De rekenkamer gaat zelf over eventuele (tussentijdse) aanpassingen van haar werkwijze. De Notitie Werkwijze is door de rekenkamer in maart 2022 op onderdelen aangepast.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 1

1. Inleiding Een Rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad in het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol. Een Rekenkamer voert vanuit een onafhankelijke positie onderzoek naar de werking van gemeentelijk beleid in de praktijk. Op deze wijze maakt de Rekenkamer voor de raad inzichtelijk of het door het college (uit)gevoerde beleid doelmatig en doeltreffend en/of rechtmatig is. In alle fasen van het onderzoek, is een Rekenkamer in grote mate afhankelijk van de samenwerking met de ambtelijke organisatie. Bijvoorbeeld het aanleveren van relevant onderzoeksmateriaal (dossiers, collegebesluiten, etc.), het interviewen van ambtenaren betrokken bij het onderwerp, het ambtelijk en bestuurlijk hoor- en wederhoor, etc. Het helpt zowel de Rekenkamer als de ambtelijke organisatie om rollen en verantwoordelijkheden tijdens het onderzoek scherp te hebben. Deze samenwerkingsafspraken tussen de Rekenkamer Nijmegen (verder Rekenkamer) en de ambtelijke organisatie van de gemeente Nijmegen borgen een zorgvuldig en vlot procesverloop bij de start, uitvoering en afronding van rekenkameronderzoek en uitvoering van de toezeggingen en raadsbesluiten naar aanleiding van het onderzoek. 1.1 Aansluiting bij bestaande verantwoordelijkheden In de werkwijze spreken we met elkaar af wie, wat wanneer doet. Daarbij sluiten we aan bij de verantwoordelijkheidsstructuur in onze ambtelijke organisatie.

Dit betekent het volgende: 1. Iedere afdeling die te maken krijgt met rekenkameronderzoek handelt vanuit de eerstelijns verantwoordelijkheid. Dit betekent dat de concernmanager die verantwoordelijk is voor het betreffende taakveld of programma waarop de uitvoering van het rekenkameronderzoek betrekking heeft daarmee de verantwoordelijkheid draagt voor het nakomen van de afspraken uit deze werkwijze. De concernmanager is hierop aanspreekbaar. Dit uit zich in de praktijk o.a. in het beschikbaar stellen van een ambtelijk contactpersoon voor de Rekenkamer (§3.1), waar gevraagd door de Rekenkamer medewerkers tijd te bieden zich te laten interviewen (§3.2) en uitvoering te geven aan toezeggingen en raadsbesluiten gekoppeld aan het rekenkameronderzoek (H4). 2. Op onderdelen zijn er taken belegd bij de concernmanager Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning & -advies (VJB), Bureau BestuursAgenda (BBA) en de Griffie. Dit zijn taken die ondersteunend zijn aan een goed procesverloop. Het betreft bijvoorbeeld zicht houden op aanwijzen van een ambtelijk contactpersoon (§3.1), het maken van een raadsvoorstel voor aanbieden van het rekenkamerrapport aan de raad (§3.7) en het – in het reguliere proces - bijhouden van de toezeggingslijst (§4.1). 3. De stadscontroller houdt vanuit de 3e lijn toezicht op het proces en zal waar nodig interveniëren.

Dit uit zich specifiek bij de prestatiedialoog (§3.3) en het jaarlijks in het GMT rapporteren over de voortgang van het nakomen van toezeggingen en raadsbesluiten n.a.v. rekenkameronderzoek (§4.3). 1.2 Inwerkingtreding en evaluatie Deze werkwijze start direct na vaststelling ervan in het GMT en is daarmee vervolgens direct van toepassing op lopend rekenkameronderzoek. De werkwijze evalueren we in november 2022, zodat we voldoende ervaring hebben en op alle onderdelen ten minste één volledige cyclus hebben doorlopen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 2

2. Onderzoeksplan Rekenkamer Nijmegen De Rekenkamer Nijmegen stelt één keer per twee jaar een onderzoeksplan op, op basis van verzoeken van de Nijmeegse inwoners en de Nijmeegse raadsfracties. In het onderzoeksplan legt zij vast welke onderzoeken gedurende het kalenderjaar zij zal uitvoeren. De Rekenkamer selecteert vanuit haar onafhankelijke positie zelf de onderwerpen. Dit doet zij op basis van een aantal criteria en afwegingskader. De Rekenkamer Nijmegen volgt hierin een eigen werkwijze en proces. Ten aanzien van onderzoeksonderwerpen laat de Rekenkamer zich onder andere voeden door inwoners en (fracties uit) de gemeenteraad. Voor zowel de Rekenkamer Nijmegen als ambtelijke organisatie zijn er redenen om in de totstandkoming van het onderzoeksplan van de Rekenkamer Nijmegen en keuzes in onderzoeksonderwerpen van de ambtelijke organisatie onderling af te stemmen: 1) Het voorkomen van “dubbelingen” in uit te voeren onderzoeken door de Rekenkamer Nijmegen en andere onderdelen binnen de gemeentelijke organisatie, 2) Het creëren van toegevoegde waarde door vanuit verschillende perspectieven naar een onderwerp te kijken.

We zien in de ontwikkeling en uitvoering van het jaarplan op dit vlak vooral relatie met: Bureau Onderzoek & Statistiek De afdeling en concernmanager Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning & -advies (VJB) Stadscontrol 2.1 Bureau Onderzoek en Statistiek Onderzoek en Statistiek voert voor de gemeentelijke organisatie diverse onderzoeken uit, stelt monitoren op en rapporteert hierover. Ten behoeve van de ontwikkeling en uitvoering van het Onderzoeksplan van de Rekenkamer Nijmegen spreken we af dat: • Er een vast contactpersoon is van bureau Onderzoek & Statistiek (O&S) voor afstemming met de Rekenkamer Nijmegen; • Deze contactpersoon stemt met de secretaris van de Rekenkamer het concept onderzoeksprogramma O&S; • Er één keer per kwartaal overleg plaatsvindt tussen deze contactpersoon bureau O&S en de secretaris van de Rekenkamer, en waar nodig met het hele team van O&S, over uitvoering van onderzoeken en tussentijdse wijzigingen van onderzoeksplannen. 2.2 Afdeling Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning & -advies Tussen de concernmanager VJB en de Rekenkamer is geconstateerd dat periodieke uitwisseling tussen hen van meerwaarde is. De afdeling VJB voert diverse activiteiten uit (waaronder bureau O&S) die raakvlak hebben met bestuur.

We spreken af dat: • De concernmanager VJB en de secretaris van de Rekenkamer spreken 1 x per kwartaal met elkaar (over de uitvoering van het onderzoeksplan en andere voor deze uitwisseling relevante zaken). 2.3 Stadscontrol De stadscontroller richt zich binnen de organisatie van de gemeente Nijmegen op het voortdurend stimuleren van leren, zodat de organisatie optimaal kan blijven presteren en zichzelf verbeteren. Dit vanuit een onafhankelijke positie, waarin hij gevraagd en ongevraagd interventies of onderzoeken kan uitvoeren. In dit kader is afstemming met de Rekenkamer relevant. We spreken af dat: • één keer per maand overleg tussen de stadscontroller en de secretaris van de Rekenkamer plaatsvindt over de uitvoering van hun onderzoeksplannen. • de stadscontroller het concept onderzoeksplan Stadscontrol met de secretaris van de Rekenkamer vooraf afstemt.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 3

3. Uitvoeren onderzoek Rekenkamer Nijmegen In de uitvoering van onderzoek is de Rekenkamer op diverse onderdelen afhankelijk van samenwerking met de ambtelijke organisatie. Om het onderzoeksproces zo zorgvuldig en soepel te laten verlopen, is het van belang hier een aantal werkafspraken over te maken. We richten ons hierbij op: Aanwijzen van een ambtelijk contactpersoon (§3.1) Schakelpunt rekenkameronderzoek (§3.2) Interne startbijeenkomst voorafgaand aan start rekenkameronderzoek (§3.3) Beschikbaarheid van medewerkers voor rekenkameronderzoek (§3.4) Monitoring verloop onderzoek via prestatiedialoog (§3.5) Uitvoeren van ambtelijk hoor- en wederhoor (§3.6) Uitvoeren van bestuurlijk hoor- en wederhoor (§3.7) Publicatie (§3.8) Opstellen raadsvoorstel (§3.9) Behandeling van voorstel in/door de gemeenteraad (§3.10) 3.1 Aanwijzen ambtelijk contactpersoon De praktijk wijst uit dat voor het doorlopen van een zorgvuldig en soepel onderzoek het voor zowel de Rekenkamer als de ambtelijke organisatie helpt wanneer er een ambtelijk contactpersoon wordt aangewezen. Deze contactpersoon vormt dan de linking pin tussen de Rekenkamer en ambtelijke organisatie en vervult daarmee een belangrijke schakel. Aanwijzen ambtelijk contactpersoon • De concernmanager VJB bekijkt en beoordeelt welke afdeling het meest centraal staat in het geselecteerde onderzoek door de Rekenkamer.

De concernmanager VJB treedt in overleg met het betreffende afdelingshoofd voor de keuze van een ambtelijk contactpersoon gedurende het onderzoek van de Rekenkamer. • De concernmanager VJB bewaakt dit proces, waar nodig in afstemming met de stadscontroller en gemeentesecretaris. Eisen aan ambtelijke contactpersoon: • Is contactpersoon voor secretaris Rekenkamer • Is ook contactpersoon voor organisatie • Is verantwoordelijk voor interne communicatie over het onderzoek (binnen de afdeling, naar leidinggevende, naar stadscontroller, naar hoofd bestuurskwaliteit, naar directie / gemeentesecretaris, woordvoerder portefeuillehouder, portefeuillehouder, BBA, etc.) • Heeft zicht op te onderzoeken veld • Kent de weg in de organisatie • Organisatorisch en bestuurlijk sensitief (weet wanneer hij / zij anderen moet betrekken, moet opschalen, etc.) • Heeft tijd voor goede invulling van taak als ambtelijke contactpersoon: • één keer per drie weken (afhankelijk van verloop / fase onderzoek vaker of minder vaak overleg met secretaris Rekenkamer) • Verzamelen benodigde stukken (samen met contactpersoon dossierbeheer van afdeling): niet alleen wat expliciet gevraagd wordt, maar ook wat naar eigen inschatting (op basis van navraag in de organisatie) relevant is voor het Rekenkameronderzoek) Rekenkamer maart 2022: over het verzamelen van de benodigde stukken zijn inmiddels meer specifieke

afspraken gemaakt. Deze zijn opgenomen in bijlage 8. • Meedenken over te interviewen personen • Beantwoorden van nadere vragen van de Rekenkamer • Interne communicatie Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 4

• Coördineren (en opstellen) reactie ambtelijk hoor- en wederhoor • Voorbereiden reactie bestuurlijk hoor- en wederhoor 3.2 Schakelpunt rekenkameronderzoek Het schakelpunt rekenkameronderzoek heeft als functie om de ambtelijke organisatie procesmatig te ondersteunen in het waarborgen van het nakomen van de afspraken uit deze werkwijze. Daarnaast om vanuit routine te ondersteunen in verbinding leggen, raad en daad. • Dit schakelpunt wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijk van de afdeling VJB. • De stadscontroller geeft – onder verantwoordelijkheid van de afdeling VJB - tot ultimo 2022 uitvoering aan het schakelpunt. 3.3 Interne startbijeenkomst voorafgaand aan start rekenkameronderzoek • In samenwerking met de ambtelijke contactpersoon zal het schakelpunt rekenkameronderzoek een startbijeenkomst organiseren vóór de start van het rekenkameronderzoek. • Dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de betreffende concernmanager op wiens afdeling het rekenkameronderzoek primair betrekking heeft. • Deze bijeenkomst is dé gelegenheid voor de ambtelijke organisatie om de interne organisatie rond het onderzoek (procesmatig) goed neer te zetten. • Het schakelpunt zal samen met de ambtelijke contactpersoon inventariseren wie hierbij vanuit de ambtelijke organisatie aanwezig moeten zijn.

Het gezelschap bestaat minimaal uit de verantwoordelijk concernmanager, de ambtelijke contactpersoon en de stadscontroller. Daarnaast zal de (secretaris van de) Rekenkamer Nijmegen genodigd worden een toelichting te geven op het onderzoek en planning. 3.4 Beschikbaarheid medewerkers ambtelijke organisatie voor medewerking aan onderzoek Medewerkers van de gemeente Nijmegen die (in)direct betrokken zijn bij de beleidsontwikkeling of uitvoering van het werk, vormen belangrijke bronnen van informatie in onderzoek van een Rekenkamer. We maken hierover de volgende werkafspraken: • Medewerkers die door de Rekenkamer worden uitgenodigd voor gesprek maken zich beschikbaar in periode die de Rekenkamer hiervoor plant (in principe ruim van tevoren bekend). • Medewerkers worden in de gelegenheid gesteld te reageren op het verslag van het gesprek; zij doen dit binnen de termijn die de Rekenkamer hiervoor stelt (in de regel één week gerekend vanaf het toezenden van het verslag). 3.5 Monitoring verloop onderzoek via prestatiedialoog Tussen concernmanagers en de directie vindt de prestatiedialoog plaats. We spreken af dat: • De voortgang van het onderzoek onderdeel is van de prestatiedialoog. Hierbij aandacht voor o.a. aanlevering benodigde stukken, beschikbaarheid ambtelijke contactpersoon of te interviewen personen, eigen beeld.

• De verantwoordelijke concernmanager (afdeling waar ambtelijk contactpersoon werkzaam is) zorgt dat dit gedurende het rekenkameronderzoek op de agenda van de prestatiedialoog staat. • Voor zolang als Stadscontrol aansluit op de prestatiedialogen, houdt Stadscontrol toezicht hierop. 3.6 Ambtelijk hoor- en wederhoor Wanneer alle relevante actoren zijn gesproken en de Rekenkamer Nijmegen de rapportage (zonder conclusies en aanbevelingen) heeft opgesteld, stelt zij de organisatie in staat tot reactie. Dit ambtelijk hoor- en wederhoor betreft een check op de feiten: staan er onjuistheden in het rapport van bevindingen? Ontbreken er essentiële zaken in het rapport van bevindingen? We spreken hierover het volgende af: • Dit is de fase om feitelijke onjuistheden / omissies onder de aandacht van de Rekenkamer te brengen. • De Rekenkamer kondigt de fase voor ambtelijk hoor- en wederhoor in principe minimaal twee weken van tevoren aan, zodat de ambtelijke contactpersoon de betrokkenen hiervoor ruimte kan laten reserveren in hun agenda. De termijn voor het ambtelijk hoor- en wederhoor is twee weken. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 5

•

• •

•

•

•

De Rekenkamer informeert de ambtelijke contactpersoon en het tijdelijke schakelpunt rekenkameronderzoek over deze fase. De ambtelijke contactpersoon informeert de verantwoordelijk directeur, verantwoordelijk concernmanager, de concernmanager VJB en de stadscontroller. De ambtelijk contactpersoon zorgt dat collega’s die nodig zijn voor het opstellen van de reactie voor hoor- en wederhoor tijd reserveren in hun agenda’s als ook weten wat er van hen verwacht wordt. Wanneer de termijn voor ambtelijk hoor- en wederhoor niet haalbaar is, dan verzoekt de ambtelijke contactpersoon uiterlijk één week voor afloop van de termijn en voorzien van een argumentatie aan de Rekenkamer om de termijn te verlengen. De termijn kan maximaal één week verlengd worden. De ambtelijke contactpersoon verdeelt het feitenmateriaal onder degenen die betrokken worden bij de check op de feiten. Het feitenmateriaal is tot publicatie van het rapport vertrouwelijk. De stukken worden niet breder verspreid dan nodig voor het geven van een volledige reactie aan de Rekenkamer. De Rekenkamer levert een format en instructie aan voor het geven van de reactie. In de reactie worden feitelijk onjuistheden / omissies beargumenteerd, worden onderliggende bronnen meegestuurd (voor zover niet reeds in het bezit van de Rekenkamer) en worden in de reactie duidelijke verwijzingen naar die bronnen opgenomen.

De Rekenkamer bestudeert de reactie uit ambtelijk hoor- en wederhoor en stelt zo nodig verduidelijkende vragen aan de ambtelijke contactpersoon, of vraagt om aanvullende informatie. De Rekenkamer verwerkt de reactie waar dat naar haar oordeel nodig is in het rapport van bevindingen. De Rekenkamer koppelt schriftelijk terug hoe zij met de reacties uit ambtelijk hoor- en wederhoor is omgegaan. Wanneer er veel verschil van inzicht is, overweegt de Rekenkamer een gesprek te plannen met de ambtelijke contactpersoon om de reactie te bespreken.

3.7 Bestuurlijk hoor- en wederhoor In bestuurlijk hoor- en wederhoor wordt het college in de gelegenheid gesteld te reageren op de conclusies en aanbevelingen. We spreken hierover het volgende af: • De Rekenkamer biedt de portefeuillehouder kort voordat zij het bestuurlijk rapport afrondt aan een gesprek te voeren (dus zonder rapportage). In dit gesprek wordt een toelichting op hoofdlijnen gegeven op de bevindingen en de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoek. De portefeuillehouder bepaalt of hij / zij gebruik maakt van dit aanbod. De planning van dit gesprek mag niet leiden tot extra doorlooptijd voor het onderzoek en wordt in principe minimaal twee weken van tevoren aangekondigd door de Rekenkamer. Rekenkamer maart 2022: de Rekenkamer doet dit niet meer standaard, maar weegt dit per onderzoek af. • Het is niet de bedoeling in deze fase (nieuwe) feitelijke onjuistheden / omissies naar voren te brengen. Daarvoor is de fase van ambtelijk hoor- en wederhoor bedoeld (§3.4). • Bij het voorbereiden van de bestuurlijke reactie wordt nadrukkelijk gekeken naar de haalbaarheid van genoemde aanbevelingen. • De Rekenkamer kondigt de fase voor bestuurlijk hoor- en wederhoor in principe minimaal twee weken van tevoren aan, zodat de ambtelijke contactpersoon de betrokkenen hiervoor ruimte kan laten reserveren in hun agenda.

De periode voor bestuurlijk hoor- en wederhoor wordt zo gekozen, dat daarin in principe 3 collegevergaderingen vallen. • De Rekenkamer informeert de ambtelijke contactpersoon en het tijdelijke schakelpunt rekenkameronderzoek. De ambtelijke contactpersoon informeert de verantwoordelijk concernmanager en de portefeuillehouder over deze fase. De verantwoordelijk directeur, gemeentesecretaris, de concernmanager VJB, de stadscontroller en manager BBA ontvangen deze melding in de cc. • Wanneer de termijn voor bestuurlijk hoor- en wederhoor niet haalbaar is, dan verzoekt de ambtelijke contactpersoon uiterlijk één week voor afloop van de termijn en voorzien van een argumentatie aan de Rekenkamer om de termijn te verlengen. De termijn kan met maximaal twee weken verlengd worden. • De ambtelijke contactpersoon verdeelt de rapportage onder degenen die betrokken worden bij het opstellen van de bestuurlijke reactie. De rapportage is tot publicatie door de Rekenkamer vertrouwelijk. De stukken worden niet breder verspreid dan nodig voor het geven van een bestuurlijke reactie aan de Rekenkamer. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 6

•

De Rekenkamer stuurt bij het aanbieden van het rapport voor bestuurlijk hoor- en wederhoor aan het college instructies mee (onder meer over de werkwijze rond het opleggen van embargo op de reactie van het college tot de Rekenkamer het rapport (inclusief de reactie van het college) openbaar maakt).

3.8 Publicatie Na het bestuurlijk hoor- en wederhoor is het onderzoek klaar voor publicatie. We spreken hierover het volgende af: • De Rekenkamer neemt de reactie van het college op in het rapport. De Rekenkamer voorziet deze zo nodig van een nawoord. • De Rekenkamer informeert de ambtelijke contactpersoon en het tijdelijke schakelpunt rekenkameronderzoek over het moment van publicatie van het rapport. De ambtelijke contactpersoon informeert de betrokkenen in de organisatie en het college. Het gaat hierbij ten minste om de volgende functionarissen: o de concernmanager, o verantwoordelijk directielid, o stadscontroller, o concernmanager VJB, o woordvoerder portefeuillehouder, o bestuursadviseur portefeuillehouder, o BBA. • Wanneer de Rekenkamer een persbericht uitbrengt, wordt dit gelijktijdig verstuurd aan de fractievoorzitters, de leden van de klankbordgroep voor het betreffende onderzoek, de voorzitters van de auditcommissie en het Presidium, de portefeuillehouder en zijn woordvoerder en de ambtelijke contactpersoon. • De ambtelijke contactpersoon zorgt ervoor dat de portefeuillehouder wordt voorbereid op eventuele mediaaandacht.

• De Rekenkamer verspreidt het rapport breed via e-mail, maar in elk geval aan raadsleden, fractievolgers, leden van het college, gemeentesecretaris, directie, verantwoordelijk concernmanager, ambtelijk contactpersoon, geïnterviewden, stadscontroller, concernmanager VJB en de secretaris van het GMT. • Wanneer het college een persbericht uitbrengt naar aanleiding van het rapport, zorgt de ambtelijke contactpersoon ervoor dat de Rekenkamer die voorafgaand of gelijktijdig aan publicatie ontvangt. 3.9 Raadsvoorstel Nadat Rekenkamerrapport openbaar is geworden, kan het raadsvoorstel worden opgesteld. Hierbij gelden de volgende afspraken: • De griffie stelt - in overleg met de leden van de klankbordgroep voor het betreffende onderzoek en de Rekenkamer - een raadsvoorstel op naar aanleiding van het rapport. • De griffie informeert de ambtelijke contactpersoon, portefeuillehouder en het college (via Bureau Bestuursagenda) schriftelijk (per mail) over het concept raadsvoorstel. 3.10 Raadsbehandeling Het raadsvoorstel wordt ter behandeling aangeboden aan de gemeenteraad, zoals verwoord in de “Notitie Werkwijze” van de Rekenkamer. Wanneer het college eventuele nieuwe informatie bij de behandeling wil inbrengen, dan zorgt de ambtelijke contactpersoon ervoor dat de Rekenkamer die voorafgaand aan de behandeling ontvangt.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 7

4. Nakomen toezeggingen en uitvoeren raadsbesluiten Een rekenkameronderzoek leidt veelal tot aanbevelingen. In de schriftelijke reactie van het college op het conceptrapport van de Rekenkamer en tijdens de bespreking van dit rapport in de gemeenteraad worden door het college vaak toezeggingen gedaan. Bijvoorbeeld door aanvullend iets te willen onderzoeken, aanvullende informatie aan de raad te willen verstrekken, etc. Tevens leidt de behandeling van het raadsvoorstel ertoe dat de gemeenteraad besluiten neemt ten aanzien van de aanbevelingen. Het is vervolgens aan het college om deze toezeggingen na te komen en besluiten uit te voeren. In het uitvoeren van de aanbevelingen, gedane toezeggingen door het college en raadsbesluiten naar aanleiding van de behandeling van rekenkamerrapporten door de gemeenteraad, is scherpte nodig wie hierbij welke rol, taak en verantwoordelijkheid heeft. Dit blijkt noodzakelijk, gelet op de melding van de Rekenkamer in de aanbiedingsbrief van de Rekenkamer bij het jaarverslag 2019: “Wij hebben eerder al aangegeven dat het nakomen van toezeggingen, afspraken en besluiten een hardnekkig knelpunt is: de opvolging van toezeggingen neemt meer dan eens veel doorlooptijd in beslag of gebeurt helemaal niet, en de raad komt hier zelden op terug als er geen actuele aanleiding voor is.

Belangrijke oorzaak was onder meer dat toezeggingen en afspraken niet in beeld zijn. In ons jaarverslag 2018 meldden wij dat in deze een belangrijke stap was gezet, namelijk het sinds medio 2018 vastleggen van bepaalde (dus niet alle) toezeggingen. Nu constateren wij dat er veel toezeggingen zijn vastgelegd, maar niet systematisch wordt bijgehouden wanneer toezeggingen moeten zijn uitgevoerd, of ze zijn uitgevoerd en zo ja, wanneer en hoe dat is gebeurd. Wij hebben begrepen dat het Presidium inmiddels aan het college heeft gevraagd de raad twee keer per jaar te informeren over de voortgang van de toezeggingen. Voor het verkrijgen van een volledig beeld adviseren wij om ook toezeggingen bij te houden die zijn opgenomen in bijlagen bij college- en raadsvoorstellen (beleidsplannen, stukken uit de P&C-cyclus) én relevante zaken uit raadsbesluiten. Wij vinden dit van belang voor een transparante en controleerbare totstandkoming van overheidsbeleid en de controle daarop.” Het gaat hier dus niet alleen om het nakomen van de gedane toezeggingen, maar ook om het uitvoeren van de raadsbesluiten naar aanleiding van de Rekenkameronderzoeken. We maken daarom afspraken in de samenwerking tussen Rekenkamer en de ambtelijke organisatie over: 4. Verantwoordelijkheid follow-up rekenkameronderzoek (§4.1) 5. Vastleggen en beheren van toezeggingen (§4.2), 6.

Nakomen van toezeggingen en uitvoeren van raadsbesluiten (§4.3), 7. Monitoring en toezicht nakoming en toezeggingen en uitvoering raadsbesluiten (§4.4) 4.1 Vastleggen en beheren van toezeggingen • Toezeggingen gedaan in de bestuurlijke reactie worden vastgelegd in de toezeggingenlijst. Bureau Bestuursagenda (BBA) beheert deze lijst, samen met de griffie. De ambtelijke contactpersoon geeft aan BBA door of en zo ja welke toezeggingen er in de bestuurlijke reactie door het college zijn nagekomen. BBA legt deze in de toezeggingenlijst vast. • Toezeggingen gedaan in de gespreks- en besluitronde van de gemeenteraad Nijmegen worden door de griffie vastgelegd in de toezeggingenlijst, die de griffie samen met BBA beheert. 4.2 Nakomen van toezeggingen en uitvoeren van raadsbesluiten • Na bespreking en behandeling van het raadsvoorstel door de gemeenteraad is het aan het college geheel van toezeggingen na te komen en raadsbesluiten uit te voeren.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 8

•

•

•

De concernmanager dat verantwoordelijk is voor het betreffende taakveld of programma waarop de uitvoering van de toezegging en/of het raadsbesluit betrekking heeft, is verantwoordelijk voor uitvoering ervan. De ambtelijke contactpersoon maakt met de manager BBA een totaaloverzicht van toezeggingen en raadsbesluiten en koppelt hieraan de verantwoordelijke concernmanagers. Tevens voorzien van een planning van realisatie. Dit format is opgenomen in bijlage 1 Dit overzicht met planning wordt besproken en vastgesteld door het GMT.

4.3 Monitoring en toezicht nakoming toezeggingen en uitvoering raadsbesluiten • De stadscontroller monitort en houdt toezicht op de uitvoering van de toezeggingen en raadsbesluiten, voortvloeiend uit behandeling van rekenkamerrapporten door de gemeenteraad. • Nakoming toezeggingen én uitvoering raadsbesluiten zijn onderdeel van de prestatiedialogen tussen concernmanagers en de directie. • Eenmaal per jaar brengt de stadscontroller een totaaloverzicht in ter bespreking in het GMT over de stand van zaken. • Dit totaaloverzicht wordt als bijlage opgenomen bij de gemeentelijke jaarstukken, waarmee ons college de gemeenteraad informeert over de stand van zaken van nakoming toezeggingen en uitvoering raadsbesluiten naar aanleiding van de rekenkameronderzoeken. Zie voorbeeld van de gemeente Utrecht 1.

1

https://utrecht.jaarverslag-2018.nl/p22110/uitvoering-raadsbesluiten-over-rekenkameronderzoeken

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 9

Bijlage 1: Format voor bijhouden van de uitvoering van toezeggingen en raadsbesluiten. Om een totaaloverzicht te hebben van de toezeggingen die door het college zijn gedaan en de raadsbesluiten die zijn genomen naar aanleiding van besluitvorming over een rekenkameronderzoek, ziet deze werkwijze erop toe dat de ambtelijke organisatie deze lijst maakt en bijhoudt. Op de volgende pagina is het format weergeven waarin dat gebeurt. Hierbij is gebruik gemaakt van input van de Rekenkamer over de toezeggingen en besluiten naar aanleiding van de rapportage Veilig Thuis. In de tabel op de volgende bladzijden is op een rij gezet: • wat de raad heeft besloten naar aanleiding van de aanbevelingen uit Grip krijgen op Veilig Thuis en de bijbehorende oplegnotitie voor de raad van Nijmegen; • welke toezeggingen het college op die punten deed in het kader van bestuurlijk hoor- en wederhoor en indien aan de orde welke besluiten het AB daarover nam; De volledige reactie van het college is opgenomen in het rapport Grip krijgen op Veilig Thuis (bijlage 7). In het kader van de nazorg heeft de Rekenkamer de toezeggingen van het college en de besluiten van het AB gekoppeld aan de beslispunten uit het raadsbesluit dat de raad van de gemeente Nijmegen nam. • de stand van zaken van de uitvoering van de afzonderlijke beslispunten.

Voor een overzicht in één oogopslag is in de tabel gebruik gemaakt van de volgende kleurcoderingen. In een aantal gevallen is een toelichting gegeven op de stand van zaken. Groen: Geel: Rood:

het besluit / de toezegging is volledig uitgevoerd het besluit / de toezegging is deels uitgevoerd het besluit / de toezegging is niet uitgevoerd

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 10

Format monitoring uitvoering toezeggingen en raadsbesluiten n.a.v. onderzoek Rekenkamer Nijmegen Rekenkamerrapport (tevens hyperlink): Grip krijgen op veilig thuis Besluit gemeenteraad,

Onderliggende reactie

Stand van zaken (met eventuele toelichting) per 1

4 juli 2018 agendapunt 10

college ikv wederh.

februari 2020

Planning oplevering

Verantwoordelijke afdeling

Eventuele reactie AB dd. 4 oktober 2018 1.

Het college te verzoeken uiterlijk 1 oktober 2018

College heeft toegezegd.

Op 21 januari 2020 heeft het college een voorstel aan de

een voorstel voor aanpassing van de

raad gestuurd voor wijzigingen in de GR GGD GZ per 1

Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland

januari 2020. Het voorstel staat als hamerstuk op de agenda

Zuid voor zienswijzen voor te leggen, waarin de

van de Besluitronde van 4 maart 2020.

4 maart 2020

MO

onbekend

MO

gerealiseerd

MO

aanbevelingen van de Rekenkamer verwerkt zijn: a.

Aanpassing van de procedure voor de

College heeft toegezegd.

In het voorstel voor de aangepaste GR is de procedure voor

totstandkoming van het vierjarige

AB heeft toegezegd.

de totstandkoming van het beleidsplan feitelijk niet

beleidsplan, zodanig dat de raden daarbij

aangepast. In de brief dd. 21 januari 2020 licht het college

actief betrokken zijn;

toe dat geen vaste procedure is vastgelegd voor het betrekken van raden (naast het kunnen indienen van zienswijzen (artikel 29)), maar dat per keer bekeken zal worden hoe de raden het best vroegtijdig betrokken kunnen worden.

b.

Aanpassing van de procedure voor de

College heeft toegezegd.

In de concept GR is vastgelegd (artikel 30a) dat het DB

totstandkoming van de begroting door

AB wil dat alleen kaderbrief

jaarlijks voor 15 oktober van jaar x - 1 een kaderbrief met

toevoeging van een Kadernota waarop de

gestuurd wordt.

algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raad

raden hun zienswijzen kunnen geven;

stuurt voor de begroting van jaar x + 1. In 2018 en 2019 is dit gebeurd.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 7, bladzijde 11

BIJLAGE 8: WERKAFSPRAKEN AANLEVEREN STUKKEN DOOR AMBTELIJKE ORGANISATIE AAN REKENKAMER Op 22 juni 2021 is door het bureauhoofd Documentaire Informatievoorziening – na overleg met de rekenkamer - een notitie vastgesteld met daarin werkafspraken over het aanleveren van stukken door de ambtelijke organisatie aan de rekenkamer. De tekst uit die notitie is hierna opgenomen:

Inleiding Bij het aanbieden van het jaarverslag 2020 aan de Raad heeft de Rekenkamer in de begeleidende brief van 16 maart 2021 aangegeven (nog steeds) onevenredig veel tijd kwijt te zijn aan het verzamelen van stukken die van belang zijn bij de onderzoeken. Dat heeft de Rekenkamer doen besluiten de werkwijze aan te passen (zie citaat uit de brief hieronder). In het onderzoek naar de kwaliteit van gescheiden ingezameld huishoudelijk afval liepen wij er tegen aan dat het verzamelen van stukken veel (doorloop)tijd heeft gekost. Er bleken nauwelijks stukken gearchiveerd en stukken werden gefragmenteerd en deels ongeordend aangeleverd. Dit heeft geleid tot vertraging in het onderzoek. Ook zijn wij (en de door ons ingehuurde onderzoekers) daardoor meer tijd kwijt aan het uitvoeren van het onderzoek dan voorzien. Omdat dit vaker voorkomt, hebben wij besloten onze aanpak rond de verzameling van informatie aan te passen. In het vervolg kondigen wij een onderzoek aan en geven daarbij aan dat wij graag binnen x maanden (de deadline is de startdatum voor ons onderzoek) een volledig dossier willen ontvangen. Net als we tot nu toe deden zullen wij op hoofdlijnen aangeven welke type stukken wij nodig hebben. Wij beperken echter onze inzet voor het zelf verzamelen van stukken die bij de gemeente liggen.

Op 8 juli 2020 heeft het Gemeentelijk Management Team – na overleg met de Rekenkamer – de werkwijze voor de samenwerking tussen de ambtelijke organisaties en de Rekenkamer vastgesteld. De activiteiten uit te voeren door de Rekenkamer zijn overgenomen uit de Notitie Werkwijze (versie 2020) van de Rekenkamer. De Rekenkamer gaat zelf over eventuele (tussentijdse) aanpassingen hierin. De werkwijze wordt in september 2021 geëvalueerd. De GMT afspraken zijn als Bijlage 7 toegevoegd aan Notitie Werkwijze van de Rekenkamer. Ondersteuning van de Rekenkamer binnen het archiefverbeterplan Eén van de acties uit het archiefverbeterplan dat op 5 juni 2019 door het GMT is vastgesteld voorziet in ondersteuning voor de Rekenkamer bij haar onderzoeken: Jaarlijks stelt de Rekenkamer een onderzoeksagenda op. Er is afgesproken deze agenda te delen met BDI zodra deze bekend is zodat er beter geanticipeerd kan worden op het beschikbaar stellen van de benodigde stukken. Laat BDI de zoekacties coördineren in samenspraak met de dossierverantwoordelijken in de lijn. De ondersteuning in de praktijk De aangepaste werkwijze van de Rekenkamer vraagt om een omschrijving van de werkwijze op uitvoeringsniveau passend bij de taken van de ambtelijk contactpersoon zoals omschreven in de afspraken zoals het GMT die vaststelde:

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 8, bladzijde 1

Verzamelen benodigde stukken (samen met contactpersoon dossierbeheer van afdeling): niet alleen wat expliciet gevraagd wordt, maar ook wat naar eigen inschatting (op basis van navraag in de organisatie) relevant is voor het Rekenkameronderzoek). De werkwijze: 1.

De Rekenkamer meldt het onderzoek bij het afdelingshoofd BA en verzoekt om het aanwijzen van een ambtelijk contactpersoon. Het afdelingshoofd BA bekijkt en beoordeelt welke afdeling het meest centraal staat in het geselecteerde onderzoek door de Rekenkamer. Het afdelingshoofd BA treedt in overleg met het betreffende afdelingshoofd voor de keuze van een ambtelijk contactpersoon gedurende het onderzoek van de Rekenkamer. 2. De ambtelijk contactpersoon informeert ook de accounthouder archief van de afdeling over het onderzoek. Het is aan de betreffende afdeling om interne werkafspraken te maken om te komen tot het benodigde dossier. 3. De Rekenkamer bespreekt de startdatum van het onderzoek met de (ambtelijke contactpersoon van de) verantwoordelijke afdeling en bepaalt daarmee ook de uiterste aanleverdatum van het dossier. De globale planning van de onderzoeken is gebaseerd op het jaarlijkse onderzoeksplan van de Rekenkamer. In de regel zal er bij benadering een kwartaal de tijd zijn om het dossier samen te stellen. Uitzondering hierop zijn mogelijk, bijvoorbeeld wanneer de Raad een motie voor een onderzoek aanneemt waarbij op korte termijn een onderzoeksresultaat verwacht wordt. 4. De ambtelijk contactpersoon is verantwoordelijk voor het te vormen onderzoeksdossier, de compleetheid en juistheid en wijze van aanbieding. BDI stelt hiervoor een richtlijn ter beschikking*.

Daarnaast levert BDI aan welke informatie betreffende het onderzoek analoog dan wel digitaal al correct gearchiveerd is. 5. De Rekenkamer geeft voor aanvang van het onderzoek op hoofdlijnen aan welke type stukken noodzakelijk zijn voor het onderzoek. De Rekenkamer legt eventuele verzoeken die gaandeweg het onderzoek ontstaan om aanvullende stukken neer bij de ambtelijk contactpersoon. 6. BDI besluit in overleg met de Rekenkamer over een toegankelijke opbouw van het dossier. 7. De ambtelijk contactpersoon bespreekt met BDI (het bureauhoofd en de beoogd medewerker) het onderwerp van onderzoek en de omvang van de zoekvraag, het aanbieden van stukken en de samenstelling van het dossier. De omvang van de zoekvraag kan ook betrekking hebben op documenten die bij het RAN berusten. Indien er stukken berusten bij een Verbonden Partij waarvan gemeente Nijmegen niet het secretariaat heeft (en mogelijk dus niet gearchiveerd zijn bij de gemeente Nijmegen) dan vraagt de ambtelijk contactpersoon deze stukken daar op en biedt ook deze stukken aan voor de dossiervorming door BDI. 8. BDI rappelleert, indien nodig, een keer per 14 dagen de ambtelijk contactpersoon over het aanleveren van informatie voor het onderzoek. Indien dergelijke rappels niet tot het gewenste resultaat leiden, informeert BDI het verantwoordelijke afdelingshoofd en de Rekenkamer.

BDI toetst daarbij ook de kwaliteit van aanlevering. 9. BDI faciliteert/ondersteunt (indien nodig) de contactpersoon bij het vormen en metadateren van het onderzoeksdossier in MyCorsa. 10. BDI archiveert het onderzoekdossier (digitaal) in MyCorsa als zijnde “Voorbereidend dossieronderzoek voor Rekenkameronderzoek naar XY (aparte dossiers worden t.z.t. dan “Voorbereiding Rekenkameronderzoek naar XY” en “Rapport Rekenkameronderzoek naar XY”). 11. BDI sluit het onderzoekdossier af en bepaalt in overleg met de Rekenkamer de bewaartermijn en vertrouwelijkheden.

* De opslag van stukken in Corsa uit het digitale proces IBABS/Corsa wordt vooralsnog niet gezien als correct gearchiveerd. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze Rekenkamer - versie 2022

Bijlage 8, bladzijde 2