D29 d.d. 6 april 2022 van de Rekenkamer inzake Informatie Rekenkamer
Tekst van het document
De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen.
Gemeenteraad van Nijmegen
Postadres Gemeente Nijmegen BM60 Postbus 9105
In afschrift aan: fracties, college van B&W
6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl
Datum Betreft
6 april 2022 Informatie Rekenkamer
Contactpersoon Jelly Smink j.smink@nijmegen.nl T 024 – 329 23 38
Geachte leden van de raad,
Ons kenmerk
BM60/06// E22.000584 Geachte leden van de gemeenteraad, Op 6 april hebben wij kennis met elkaar gemaakt. Wij hebben toen verteld over het werk van de Rekenkamer en wat wij gaan doen in 2022. Wij hebben meer informatie bij deze brief gevoegd. De Rekenkamer wil graag uitgebreider met u in gesprek gaan over uw verwachtingen van de Rekenkamer, de invulling van ons onderzoeksprogramma voor de komende jaren en uw eigen bijdragen daaraan. Onze secretaris neemt daarvoor contact op met de fractiemedewerkers voor het maken van een afspraak. Bij deze brief treft u aan: •
10 vragen en antwoorden over de Rekenkamer van Nijmegen Hierin hebben wij beschreven wat de Rekenkamer wel en niet doet, wie de Rekenkamer vormen en hoe u ons kunt bereiken.
•
Boekje met uitgevoerde onderzoeken in de afgelopen raadsperiode In de raadsperiode 2018 - 2022 heeft de Rekenkamer diverse onderzoeken gedaan. In dit boekje hebben wij per onderzoek beknopt beschreven wie met het idee kwam en wat de conclusies en aanbevelingen waren. Naar alle onderzoeken is in het boekje ook een link opgenomen naar de webpagina met daarop onder meer het rapport en de besluiten die de raad naar aanleiding daarvan nam.
•
Infographics Om een indruk te krijgen van de totstandkoming van het onderzoeksplan van de Rekenkamer en de stappen in een onderzoek van de Rekenkamer, hebben wij hiervoor infographics opgesteld. In de infographics staan de stappen op hoofdlijnen. Een uitgebreidere toelichting vind u in de Notitie Werkwijze.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen
Pagina 1 van 2
•
Notitie Werkwijze In dit stuk beschrijven wij hoe wij onze rol opvatten en invullen en hoe we onderzoek doen. Omdat onze werkwijze zich blijft ontwikkelen, dient deze notitie beschouwd te worden als handreiking. Wanneer daar aanleiding toe is passen wij de notitie aan.
Alle stukken zijn ook via e-mail toegestuurd aan de fractie-assistenten; op alle fractiekamers zijn tevens papieren exemplaren neergelegd. Eerder (24 februari 2022) stuurden wij al het Jaarverslag 2021 toe. Ook hiervan is een papieren versie op de fractiekamers neergelegd. Tot slot maken wij u via deze brief graag attent op de overzichten van de Rekenkamer in iBabs. Daarin vindt u onder andere overzichten met alle sinds 2000 uitgevoerde onderzoeken en de agenda’s van de vergaderingen van de rekenkamer. Voor alle onderzoeken die in de raadsperiode 2018 – 2022 zijn uitgevoerd vindt u in iBabs een afzonderlijk overzicht, met daarin onder andere het rapport en het raadsbesluit. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brief, dan beantwoordt onze secretaris deze graag. U kunt haar bereiken via 024 – 3292338, j.smink@nijmegen.nl of in kamer SHa0.05. Met vriendelijke groet,
G. Backus Voorzitter Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen
J. Smink Secretaris Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen
Pagina 2 van 2
10 vragen en antwoorden over de Rekenkamer van Nijmegen 1
Waarom heeft Nijmegen een Rekenkamer?
Omdat het volgens de Gemeentewet moet (Artikel 81 a e.v.), maar ook omdat de raad van Nijmegen dit belangrijk vindt. Al voordat het wettelijk verplicht was had Nijmegen een Rekenkamer. 2
Wie vormen de Rekenkamer?
De Rekenkamer bestaat uit drie externe leden: Gé Backus (voorzitter), Berdiny Cornielje en Corine Baarda. De Rekenkamer wordt ondersteund door een secretaris / onderzoeker: Jelly Smink. 3
Wat doet de Rekenkamer?
De Rekenkamer kan alles onderzoeken wat de gemeente doet of nalaat. Doel van het onderzoek is de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. 4
Hoe zijn de bevoegdheden van de Rekenkamer geregeld?
De Rekenkamer is onafhankelijk en bepaalt zelf wat zij onderzoekt en hoe zij dat doet. De Rekenkamer zoekt wel steeds zoveel mogelijk betrokkenheid van de raad, inwoners en instellingen in de stad.
5
Wie bepaalt wat de Rekenkamer onderzoekt?
Uiteindelijk de Rekenkamer zelf. Zij maakt hierbij gebruik van de voorstellen voor onderzoek van inwoners, raadsleden, fracties uit de gemeenteraad of de gemeenteraad in zijn geheel. 6
Wat als er behoefte is aan onderzoek dat niet in het Onderzoeksplan is opgenomen?
Dan weegt de Rekenkamer af of het idee geschikt is voor een rekenkameronderzoek, en zo ja of het nu moet worden opgepakt of dat dit ook later kan. 7
Hoe wordt de gemeenteraad op hoogte gehouden van de lopende onderzoeken?
Dat gebeurt in overleggen tussen de Rekenkamer en klankbordgroepen per onderzoek uit de raad. Daarnaast informeert de Rekenkamer de raad zo nodig via brieven over de stand van zaken.
8
Wat gebeurt er met de uitkomsten van een rekenkameronderzoek?
Het rapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen wordt aan de raad gestuurd. Vervolgens presenteert de Rekenkamer het rapport aan de raad. Daarna behandelt de raad het rapport en het raadsvoorstel (zie vraag 9) in de Gespreks- en Besluitronde van de Politieke Avond. 9
Wie maakt het raadsvoorstel bij een rekenkamerrapport?
De griffie maakt na overleg met de Rekenkamer een concept raadsvoorstel. Dit wordt voorgelegd aan de klankbordgroep, die aanvullingen en wijzigingen aanbrengt. 10 Kan ik een vergadering van de Rekenkamer bijwonen? Dat kan, u bent van harte welkom. Neem hiervoor contact op met de secretaris (Jelly Smink) via 024 – 3292338 of rekenkamer@nijmegen.nl of kamer a0.05 in het Stadhuis.
•
COLOFON De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: •
Doeltreffendheid Bij dit type onderzoek wordt nagegaan of de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt
•
Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek gaan we na of de gewenste resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld)
•
Rechtmatigheid Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels.
Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de Rekenkamer altijd terug (wat is besloten, wat is gedaan), met als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst.
De wijze waarop de Rekenkamer haar onderzoeken (en overige werkzaamheden) uitvoert is vastgelegd in de Notitie Werkwijze.
SAMENSTELLING De heer G. Backus (voorzitter) Mevrouw C. Baarda (lid) Mevrouw B. Cornielje (lid)
De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door mevrouw J. Smink (secretaris / onderzoeker).
CONTACT: Post:
Postbus 9105 6500 HG NJNMEGEN
Telefoon:
024 – 329 2338
E-mail:
rekenkamer@nijmegen.nl
Website:
www.nijmegen.nl
Twitter:
@rekenkamer024
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 1
INHOUDSOPGAVE 1.
Inleiding
3
2.
Grip op Veilig Thuis
4
3.
De knop om – Lessen voor de energietransitie
5
4.
Toegang tot de Wmo
6
5.
Nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo
7
6.
Voorbereiding invoering Omgevingswet
8
7.
Frapper Toujours
9
8.
Afval of grondstof?
10
9.
Lopende onderzoeken
11
De digitale versie van voorliggend boekje en de rapporten van alle onderzoeken die hierin aan de orde komen zijn te vinden op de overzichtspagina in iBabs.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 2
1. INLEIDING “De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur”. Dit is volgens de Gemeentewet (artikel 182) de kerntaak van de rekenkamer. In de praktijk betekent dit dat de rekenkamer alles kan onderzoeken wat de gemeente doet of nalaat. De rekenkamer doet onderzoek op verzoek van de gemeenteraad, fracties uit de gemeenteraad of inwoners van Nijmegen. De Rekenkamer kan ook onderzoek doen op eigen initiatief. Belangrijke vragen bij rekenkameronderzoeken zijn: •
zijn de gewenste resultaten bereikt (doeltreffendheid)?
•
zijn de resultaten bereikt met zo weinig mogelijk personeel en geld (doelmatigheid)?
•
heeft de uitvoering plaatsgevonden volgens geldende wetten en regels (rechtmatigheid)?
•
welke aanbevelingen zijn nodig om de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid te vergroten?
Soms is de belangrijkste vraag bij een onderzoek: hoe zit het? De rekenkamer kijkt bij de uitvoering van de onderzoeken (bijna) altijd terug: wat is besloten, wat is gedaan? Doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden om zijn controlerende taak uit te voeren, én om daaruit te kunnen leren voor de toekomst. In dit boekje zijn korte beschrijvingen opgenomen van de onderzoeken die de rekenkamer in de raadsperiode 2018 – 2022 voor de raad uitvoerde: •
Grip op Veilig Thuis (2018)
•
De knop om – Lessen voor de energietransitie (2018)
•
Toegang tot de Wmo (2019) en nazorgonderzoek (2021)
•
Voorbereiding invoering Omgevingswet (2020)
•
Frapper Toujours (2020)
•
Afval of grondstof? (2021)
Naar alle rapporten is steeds een link opgenomen. Daar zijn ook de stukken uit het besluitvormingsproces opgenomen.
Op dit moment wordt gewerkt aan twee onderzoeken. Het is de planning te rapporteren over de bevindingen, conclusies en aanbevelingen rond de zomer van 2022: •
Informatiebeveiliging en privacybescherming (samen met de rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen en Wijchen)
•
Uitvoering van de Wet openbaarheid bestuur.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 3
2. GRIP OP VEILIG THUIS Het onderzoek ‘Grip op Veilig Thuis’ is samen met de rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, West Maas en Waal en Wijchen uitgevoerd. Het rapport is in april 2018 aan de gemeenteraden aangeboden. Indiener idee: Rekenkamercommissie Wijchen. Centrale onderzoeksvraag: Welke inzichten en concrete handvatten voor de versterking van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij bestuurlijke samenwerking kunnen uit de casus Veilig Thuis Gelderland Zuid (VTGZ) worden afgeleid? Samenvatting conclusies: 1.
De besluitvorming over Veilig Thuis is onvoldoende voorbereid en onderbouwd, zowel in de voorbereidings- als uitvoeringsfase.
2.
De besluitvorming over Veilig Thuis, zowel voor als na 1 januari 2015, is moeilijk traceerbaar, nagenoeg onnavolgbaar, weinig transparant en daardoor moeilijk controleerbaar.
3.
Rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van Veilig Thuis zijn in de praktijk onvoldoende gescheiden.
4.
Bestuurders hadden onvoldoende oog voor de verandercapaciteit van de uitvoeringsorganisatie.
5.
De gemeenteraden zijn onvoldoende betrokken bij en geïnformeerd over de besluitvorming en zijn daardoor niet in staat geweest hun kaderstellende en controlerende rol goed te vervullen.
Samenvatting aanbevelingen: 1.
Voor de versterking van de kaderstellende rol van de raad: a.
Regel zaken vooraf zodanig dat de raad erop kan vertrouwen dat de raad, de portefeuillehouder en het college hun verantwoordelijkheden kunnen waarmaken;
b.
Pas de gemeenschappelijke regeling en de financiële verordening van de GGD op een aantal punten aan.
2.
Voor de versterking van de controlerende rol van de raad: maak afspraken over de wijze van informatievoorziening en de manier hoe hiermee wordt omgegaan.
3.
Voor de versterking van de kaderstellende én controlerende rol van de raad: c.
Onderzoek de mogelijkheden voor het instellen van een intergemeentelijke werkgroep bestuurlijke samenwerking;
d.
Leer van ervaringen met controle en toezicht in andere sectoren.
Op 4 juli 2018 heeft de raad de aanbevelingen van de Rekenkamer overgenomen, met uitzondering van aanbeveling 3c. Bijzonderheden: de rekenkamer(commissie)s hebben een avond georganiseerd voor de raadsleden uit de gemeenten uit de regio Gelderland Zuid, waar zij – ter voorbereiding op de besluitvorming over het rapport - met elkaar in gesprek konden gaan over de bevindingen, conclusies en aanbevelingen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 4
3. DE KNOP OM – LESSEN VOOR DE ENERGIETRANSITIE In dit onderzoek stond het besluitvormingsproces rond het warmtenet in de Waalsprong centraal. Het rapport ‘De knop om – Lessen voor de energietransitie’ is in december 2018 aan de gemeenteraad aangeboden. Indiener idee: inwoner van Nijmegen en fractie uit de gemeenteraad. Centrale onderzoeksvraag: Welke lessen kan de gemeenteraad leren uit de keuzes die gemaakt zijn rond de totstandkoming van het warmtenet in de Waalsprong voor de energietransitie in de bestaande stad, en in het bijzonder voor zijn rol daarbij? Samenvatting conclusies: 1. De voorbereiding van de besluitvorming voor het (hybride) warmtenet in de Waalsprong is onvoldoende projectmatig aangepakt; 2. In de cruciale periode 2010 – 2011 is de besluitvorming inconsistent, niet transparant en daardoor onnavolgbaar en niet controleerbaar; 3. De gemeente is onvoldoende in staat geweest strategische belangen te borgen; 4. De raad is door het college onvoldoende in de gelegenheid gesteld invulling te geven aan zijn rollen, maar is hier zelf ook onvoldoende scherp op geweest. Samenvatting aanbevelingen: 1. Benader de energietransitie als groot project, met de wijken als deelprojecten; 2. Leg vast wat het te volgen proces is; neem de beslismomenten op in de lange termijn agenda; 3. Stel afwegingscriteria (per fase) en randvoorwaarden voor de besluitvorming vast; 4.
Geef in het thema-dossier op de gemeentelijke website voor de stad als geheel en per wijk inzicht in de gezette en te zetten stappen en wie daarbij zijn en worden betrokken; 5. Maak afspraken met het college over de wijze van monitoring en verantwoording, zowel voor wat betreft het proces als de inhoud. De gemeenteraad heeft op 27 februari 2019 besloten alle aanbevelingen van de Rekenkamer over te nemen. Aanvullend besloot de raad een gespreksronde ‘Energietransitie’ uit zijn midden in te stellen met als doel besluitvorming van de gemeenteraad voor te bereiden en met het college te overleggen over college- en raadsvoorstellen die de energietransitie raken. Bijzonderheden: op 1 juni 2019 zond Nieuwsuur een rapportage uit naar aanleiding van het rekenkamerrapport ‘De knop om’. Voor het rapport ontving de Rekenkamer een eervolle vermelding bij de Goudvink 2019. De Goudvink is de jaarlijkse prijs van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies voor het beste rekenkamerproduct.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 5
4. TOEGANG TOT DE WMO De toegang tot de Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) is onderzocht vanuit het perspectief van cliënten. Het rapport Toegang tot de Wmo is aan de gemeenteraad aangeboden in december 2019. Indiener idee: inwoners van Nijmegen en fracties uit de gemeenteraad. Centrale onderzoeksvraag: Hoe is de toegang tot ondersteuning vanuit de Wmo in de gemeente Nijmegen geregeld, hoe wordt deze toegang door cliënten ervaren en in hoeverre voldoet de toegang aan de wettelijke en beleidsmatige uitgangspunten? Samenvatting conclusies: 1. De organisatie van de toegang tot Wmo-voorzieningen in Nijmegen is in opzet goed vormgegeven, maar bij inwoners beperkt bekend is. Ook lopen de Stips en de Sociaal Wijkteams bij de uitvoering van hun werk tegen hun grenzen aan, waardoor de toegang tot voorzieningen onder druk staat. 2. Cliënten zijn tevreden over het contact met de Stips en de Sociaal Wijkteams. In het proces rond hun (hulp)vraag doet zich echter een aantal knelpunten voor, waar zowel de cliënten als de (medewerkers van de) Stips en de Sociaal Wijkteams tegenaan lopen. 3. De gemeente heeft bij het sturen op het Wmo-proces te weinig aandacht voor het cliëntperspectief, waardoor de rechtszekerheid van cliënten onvoldoende gewaarborgd is en er geen zekerheid is dat gelijke gevallen gelijk behandeld worden. Samenvatting aanbevelingen: 1.
Zorg, in voorbereiding op de besluitvorming over de brede basisteams Volwassenen, voor antwoord op een aantal belangrijke vragen die betrekking hebben op de organisatie en uitvoering door die brede basisteams. 2. Geef het college opdracht zijn verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Wmo te versterken door ook toezicht te houden en (bij) te sturen op basis van informatie over de (knelpunten in de) uitvoering. 3. Geef het college opdracht de in dit onderzoek geconstateerde knelpunten in het proces op te lossen, door daarover afspraken te maken met Sterker en Bindkracht10 en ook binnen de eigen organisatie een aantal zaken te verbeteren. De raad heeft op 4 maart 2020 alle aanbevelingen uit het rapport overgenomen. Bijzonderheden: De Rekenkamer is met het rapport Toegang tot de Wmo en het nazorgonderzoek dat zij deed (zie volgende bladzijde) genomineerd voor de Goudvink 2021. De Goudvink is de jaarlijkse prijs van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies voor het beste rekenkamerproduct. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 6
5. NAZORGONDERZOEK TOEGANG TOT DE WMO Na overleg met de auditcommissie heeft de Rekenkamer besloten nazorgonderzoek te doen naar verbeteringen in de Toegang tot de Wmo. Het eerste nazorgonderzoek vond plaats in 2020; de resultaten zijn aan de raad gerapporteerd in februari 2021. Indiener idee: eigen initiatief Rekenkamer. Doel nazorgonderzoek Toegang tot de Wmo: verkrijgen van inzicht in de verbeteringen in de informatievoorziening aan inwoners en de gemeenteraad. Samenvatting conclusies: 1. De informatievoorziening aan inwoners is onvoldoende verbeterd; 2. De informatievoorziening aan de raad voldoet niet aan het raadsbesluit en de toezeggingen door het college; 3. Het verbetertraject vraagt meer sturing door het college en een steviger invulling van de controlerende rol door de raad. Samenvatting aanbevelingen: 1. Verzoek het college prioriteit te geven aan het op zo kort mogelijke termijn verbeteren van de informatievoorziening aan cliënten. Met het oog op het steeds kunnen waarborgen van de rechtszekerheid en gelijke behandeling van cliënten is dit van groot belang. 2. Concretiseer de afspraken met het college over welke cijfers rond de toegang tot de Wmo de raad periodiek inzicht wil hebben. 3. Vraag bij deze cijfers ook steeds een analyse van het college en laat die zo veel mogelijk aansluiten bij de rapportagemomenten in het kader van de P&C-cyclus. 4.
Ga het gesprek met het college aan over de (meest opvallende) ontwikkelingen in de door de Rekenkamer gepresenteerde cijfers. 5. Overweeg dit gesprek te voeren aan de hand van een vooraf door het college opgestelde analyse van die ontwikkelingen. Naar aanleiding van het nazorgonderzoek heeft de gemeenteraad twee moties aangenomen gericht op het verbeteren van de informatievoorziening aan inwoners.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 7
6. VOORBEREIDING INVOERING OMGEVINGSWET De invoering van de Omgevingswet is een omvangrijke wetgevingsoperatie in het fysieke domein. De Rekenkamer heeft ervoor gekozen de raad in het voorjaar van 2020 met een brief te informeren over zijn (mogelijke) rol bij de voorbereiding van de invoering. De brief ging in op: •
de rol van de raad in verband met de Omgevingswet in zijn algemeenheid;
•
de minimale eisen waar gemeenten aan moeten voldoen op de datum waarop de Omgevingswet in werking treedt;
•
de rol van de raad bij deze minimale eisen;
•
de consequenties wanneer niet tijdig aan die minimale eisen wordt voldaan.
De Rekenkamer sloot de brief af met drie aanbevelingen aan de raad voor de periode tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Op het moment van het opstellen van de rekenkamerbrief aan de raad zou de Omgevingswet op 1 januari 2021 in werking treden. Kort daarna besloot de Minister tot uitstel van inwerkingtreding tot 1 juli 2021. Op dit moment (voorjaar 2022) is de inwerkingtreding voorzien op 1 januari 2023.
Op hooflijnen luidden de aanbevelingen aan de raad: 1. Vraag het college binnen afzienbare tijd om een actueel Programmaplan op basis van het VNGoverzicht met minimale eisen. 2. Vraag het college om de raad op gezette tijden te informeren over de voortgang en eventuele (financiële) dilemma’s bij de uitvoering van de voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet. 3. Kom in overleg met het college komt tot één – liefst openbare - centrale vindplaats van alle (voor de raad) relevante documenten. De Rekenkamer heeft de brief toegelicht in een bijeenkomst voor raadsleden en fractievolgers op 9 september 2020. Naar aanleiding van de rekenkamerbrief en de bijeenkomst daarover, heeft een delegatie van raadsleden een gesprek gevoerd met de portefeuillehouder over de uitvoering van de aanbevelingen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 8
7. FRAPPER TOUJOURS Ter ere van het 20 jarig jubileum van de Rekenkamer heeft de Rekenkamer in juni 2020 het rapport Frapper Toujours aan de raad aangeboden. In het rapport kijkt de Rekenkamer terug op 20 jaar rekenkameronderzoek. De kern van het rapport is: •
een essay van professor Klaartje Peters. Zij geeft hierin een beschouwing op de rollen van raad, college en rekenkamer, op hun onderlinge relaties en wat deze betekenen voor het in stand blijven of juist doorbreken van de rode draden uit de rekenkamerrapporten van de afgelopen 20 jaar.
•
een overzicht met rode draden uit rekenkamerrapporten van de afgelopen 20 jaar. Ook al zijn de onderwerpen die de Rekenkamer in de afgelopen 20 jaar onderzocht heel divers, veel bevindingen, conclusies en aanbevelingen komen regelmatig terug. De Rekenkamer ziet de volgende rode draden. Deze zijn in Frapper Toujours onderbouwd met citaten uit de rapporten van de afgelopen 20 jaar: •
•
Rode draden voor de kaderstellende rol van de raad: 1.
Doelen zijn onvoldoende sturend
2.
De raad neemt weinig initiatief als het gaat om kaderstellen
Rode draden voor de controlerende rol van de raad: 1.
De onderbouwing voor financiële bijsturing door de gemeenteraad is onvoldoende
2.
Er wordt te weinig gecontroleerd op het nakomen van afspraken Binnen deze rode draad onderscheiden wij twee sub rode draden:
•
•
Er bestaan te weinig afspraken over monitoring
•
Gemaakte afspraken worden vaak niet nagekomen
Rode draad die een voorwaarde is om kaders te kunnen stellen en te kunnen controleren: 1.
De informatievoorziening is onvoldoende In het rapport is genoemd en onderbouwd dat het gebrekkige dossierbeheer een van de onderliggende oorzaken van deze rode draad is.
Op 2 juni 2021 heeft de raad naar aanleiding van het rapport Frapper Toujours een werkconferentie gehouden. Tijdens die werkconferentie zijn raadsleden nagegaan hoe de geconstateerde rode draden doorbroken kunnen worden. Op 3 november 2021 is vervolgens een werkconferentie georganiseerd, waarbij de fractievoorzitters hierover hebben gesproken met de leden van het college. Vervolgens heeft een werkgroep van raadsleden onder verantwoordelijkheid van het seniorenoverleg verbetermaatregelen voortkomend uit de werkconferenties verwoord in een notitie. Deze notitie is op 1 december 2021 in het seniorenoverleg vastgesteld en te vinden op de webpagina over het rapport Frapper Toujours.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 9
8.
AFVAL OF GRONDSTOF?
Het onderzoek Afval of Grondstof richtte zich op de kwaliteit van het gescheiden ingezamelde huishoudelijk afval in Nijmegen. Doel van dit onderzoek was om inzicht te geven aan de raad, met het oog op het opstellen van een nieuw Afvalbeleidsplan in 2022. Het rapport is in oktober 2021 aan de gemeenteraad aangeboden. Indiener idee: fractie uit de gemeenteraad. Centrale onderzoeksvraag: Wat is de kwaliteit van het ingezamelde huishoudelijk afval in de gemeente Nijmegen, over welke informatie beschikt de gemeente Nijmegen daarbij, hoe stuurt de gemeente daarin en in welke context speelt het kwaliteitsvraagstuk?
Samenvatting conclusies: 1.
De kwantitatieve doelstellingen voor de gescheiden inzameling van huishoudelijk afval zijn voor 2020 bijna gerealiseerd. Afgezet tegen de situatie in vergelijkbare gemeenten is dat een goede prestatie.
2.
De gemeente heeft een beperkt inzicht in de kwaliteit van het gescheiden ingezamelde huishoudelijk afval en geen inzicht in het uiteindelijk hergebruik ervan.
3.
Door het weergeven van het scheidingspercentage onder de noemer hergebruikspercentage is een te positief beeld ontstaan.
4.
De doelen in het Afvalbeleidsplan zijn onvoldoende concreet en het Afvalbeleidsplan is niet of nauwelijks vertaald naar de uitvoering.
5.
Met de huidige wijze van sturen door de gemeente is het risico groot dat het niet lukt de doelstellingen voor 2025 te realiseren, én gelijktijdig het hergebruik fors te verhogen. Daarmee komt ook de realisatie van de doelstellingen voor de Circulaire Economie in 2030 in gevaar.
Samenvatting aanbevelingen: 1. Geef het college opdracht om bij het actualiseren van het afvalbeleid en het uitvoeren ervan een aantal leidende principes te hanteren; 2. Maak afspraken met het college over de totstandkoming en inhoud van het nieuwe Afvalbeleidsplan; 3. Maak afspraken met het college over de informatievoorziening aan de raad over: a.
de uitvoering van het Afvalbeleidsplan;
b.
de bereikte resultaten in de verschillende schakels in de afvalketen.
4. Maak onderling afspraken over de behandeling van voortgangs- en verantwoordingsinformatie en de informatie over ontwikkelingen. Op 22 december 2021 besloot de raad alle aanbevelingen over te nemen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 10
9. LOPENDE ONDERZOEKEN Het is de planning de bevindingen, conclusies en aanbevelingen uit twee lopende onderzoeken rond de zomer van 2022 aan de raad te rapporteren. Het gaat om de volgende onderzoeken: •
Informatiebeveiliging en privacybescherming Dit onderzoek voeren wij uit samen met de rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen en Wijchen. Het onderzoek kent een dubbele vraagstelling: •
Is de informatiebeveiliging en privacybescherming van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Nijmegen en Wijchen voldoende op orde, is er voldoende zicht op de risico’s en werken de gemeenten op effectieve en efficiënte wijze aan de verbetering van de onderdelen die niet voldoende op orde zijn?
•
Hoe kunnen de gemeenteraden de komende jaren hun kaderstellende en controlerende taak op deze thema’s goed vervullen?
•
Uitvoering van de Wet openbaarheid bestuur De Rekenkamer heeft meegedaan aan het zogenaamde Doe Mee Onderzoek van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies naar de uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het idee achter Doe Mee onderzoeken is om met een aantal rekenkamers gelijktijdig en op dezelfde wijze onderzoek te doen naar een bepaald onderwerp. De hoofdvraag van het onderzoek is: Hoe geven de deelnemende decentrale overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hier verantwoording over afgelegd, hoe is de actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? In totaal hebben 93 rekenkamer(commissie)s meegedaan die samen voor bijna 100 gemeenten, provincies en waterschappen werken.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Rekenkameronderzoeken 2018 - 2022
bladzijde 11
Rekenkamer Nijmegen
Opstellen onderzoeksplan
1. Oproep onderzoeksideeën aan inwoners en raadsleden
3. Filteren ideeën
2. Bespreken ideeën met inwoners en raadsleden
4. Keuze onderzoeken aan de hand van criteria
6. Bespreken concept onderzoeksplan met auditcommissie
5. Concept onderzoeksplan
7. Definitief onderzoeksplan Toelichting op hoofdlijnen, details staan in de Notitie Werkwijze
Rekenkamer Nijmegen
Uitvoeren onderzoek
Nee 1. Korte oriëntatie
Voortgangsbijeenkomst met klankbordgroep
Ja
Startbijeenkomst met klankbordgroep
4. Uitvoeren onderzoek
3. Verzamelen stukken
5. Rapport met bevindingen
6. Ambtelijke wederhoor
8. Bestuurlijk wederhoor
7. Bestuurlijk rapport
9. Nawoord rekenkamer
10. Rapport naar gemeenteraad
11. Raadsbehandeling
Toelichting op hoofdlijnen, details staan in de Notitie Werkwijze
Brief aan de raad
2. Doorgaan?
Opstellen raadsvoorstel door klankbordgroep
Plan van Aanpak
Notitie Werkwijze Rekenkamer versie 2022
Maart 2022
COLOFON De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: •
Doeltreffendheid: Bij dit type onderzoek wordt nagegaan of de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt
•
Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek gaan we na of de gewenste resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld)
•
Rechtmatigheid: Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels.
Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de Rekenkamer altijd terug (wat is besloten, wat is gedaan), met als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst. De wijze waarop de Rekenkamer haar onderzoeken (en overige werkzaamheden) uitvoert is vastgelegd in de Notitie Werkwijze.
Samenstelling: de heer G. Backus (voorzitter) mevrouw C. Baarda (lid) mevrouw B. Cornielje (lid) De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door mevrouw J. Smink (secretaris / onderzoeker).
Contact: Post:
Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN
Telefoon:
024 – 329 2338
E-mail:
rekenkamer@nijmegen.nl
Website:
www.nijmegen.nl
Twitter:
@rekenkamer024
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022
INHOUDSOPGAVE:
1
Inleiding
1
2
Algemene uitgangspunten
3
3
Opstellen onderzoeksplan en jaarverslag
5
4
Uitvoeren onderzoek
8
5
Overige activiteiten
14
Bijlagen: 1.
Bepalingen uit de Gemeentewet over de Rekenkamer
2.
Verordening Rekenkamer
3.
Reglement van Orde Rekenkamer
4.
Reglement van Vergadering Rekenkamer
5.
Gedragscode Rekenkamer
6.
Basisovereenkomsten Rekenkamer – externe deskundigen
7.
Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie
8.
Werkafspraken aanleveren stukken door ambtelijke organisatie
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie Werkwijze – versie 2022
1.
INLEIDING
De Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen (verder: de Rekenkamer) heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. De basis voor de werkzaamheden van de Rekenkamer is vastgelegd in de Gemeentewet en de Verordening Gemeentelijke Rekenkamer. Doel van de Rekenkamer is de gemeenteraad een extra handvat te bieden om zijn controlerende taak uit te voeren. Daarnaast heeft de Rekenkamer een onafhankelijke controlerende taak voor inwoners. Wat doet de Rekenkamer? De Rekenkamer doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het bestuur. Zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt (doeltreffendheid)? Zijn de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen (doelmatigheid)? Heeft de uitvoering plaatsgevonden volgens geldende wetten en regels (rechtmatigheid)? En welke aanbevelingen zijn nodig om de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid te vergroten? De ervaring leert dat het bieden van transparantie ten behoeve van de besluitvorming door de gemeenteraad een belangrijk aspect van de onderzoeken kan zijn. Hoe werkt de Rekenkamer? Om deze vragen te beantwoorden doet de Rekenkamer onderzoek. Elke twee jaar legt de Rekenkamer in haar Onderzoeksplan vast welke onderzoeken en overige activiteiten zij oppakt. In voorliggende Notitie Werkwijze is vastgelegd hoe de Rekenkamer invulling geeft aan haar takenpakket.
Achtereenvolgens komen aan de orde: •
Algemene uitgangspunten (hoofdstuk 2)
•
Opstellen onderzoeksplan en jaarverslag (hoofdstuk 3)
•
Uitvoeren onderzoek (hoofdstuk 4)
•
Overige activiteiten (hoofdstuk 5)
In de bijlagen zijn opgenomen: 1.
Bepalingen uit de Gemeentewet over de Rekenkamer
2.
Verordening Rekenkamer
3.
Reglement van Orde
4.
Reglement van Vergadering
5.
Gedragscode
6.
Basisovereenkomsten Rekenkamer – externe deskundigen
7.
Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie
8.
Werkafspraken aanlevering stukken door ambtelijke organisatie
De hier beschreven werkwijze is gebaseerd op de algemene eisen die daaraan in de verordening zijn gesteld en de ervaringen tot nu toe van ons zelf en andere lokale rekenkamers. Onze werkwijze blijft zich ontwikkelen. Deze notitie dient dan ook beschouwd te worden als handreiking. Wij verwerken nieuwe ervaringen in deze Notitie Werkwijze. In elk geval aan het begin van elke raadsperiode brengen wij een geactualiseerde notitie ter kennis van de raad en het college.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
1
Voor alle anderen is de notitie beschikbaar via de website, onze secretaris en bij de Informatiebalie in de Stadswinkel. Wij zijn aanspreekbaar op hetgeen in deze notitie is opgenomen. Wij nodigen iedereen die te maken heeft met het werk van de rekenkamer (gemeenteraad, college, ambtenaren, onderzochte organisaties, inwoners van de gemeente Nijmegen) dan ook uit om hierover het gesprek met ons aan te gaan.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
2
2.
ALGEMENE UITGANGSPUNTEN
In de Gemeentewet (artikel 182, lid 1) is de taak van de lokale rekenkamers beschreven: ‘De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. (…)’. In de toelichting op de Gemeentewet is aangegeven dat het doel van de lokale rekenkamer is, de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken. Een en ander is verder uitgewerkt in: •
een aantal bepalingen in de Gemeentewet (zie bijlage 1);
•
de door de gemeenteraad vaststelde Verordening Rekenkamer (zie bijlage 2);
•
het door de Rekenkamer zelf opgestelde Reglement van Orde, Reglement van Vergadering en de Gedragscode voor haar leden (zie bijlage 3).
Hoe de Rekenkamer invulling geeft aan de bepalingen uit de Gemeentewet en de Verordening, is beschreven in deze notitie. Het versterken van de controlerende taak van de gemeenteraad is de focus van onze onderzoeken. Daartoe richten wij ons in elk onderzoek op de wijze waarop taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden door het gemeentebestuur - dus door het college én door de gemeenteraad - worden ingevuld. Dat de gemeenteraad het hoofd van de gemeente is, is daarbij een belangrijk uitgangspunt voor onze onderzoeken. Wij begeven ons in onze onderzoeken niet op het terrein van de commissie bezwaarschriften, de ombudsman of de bestuursrechter. Wanneer er bij ons zaken worden aangedragen die op deze terreinen liggen, verwijzen wij de desbetreffende persoon door naar de bevoegde instanties. Bij onze werkwijze laten wij ons leiden door normen van zorgvuldigheid, onafhankelijkheid, objectiviteit en betrouwbaarheid. Hieronder lichten we deze normen toe. •
Zorgvuldigheid Tegenover de onderzochte organisatie-onderdelen tonen we ons zorgvuldig in de omgang en met hun gegevens, passen hoor- en wederhoor toe en rapporteren op evenwichtige wijze. In de onderzoeken toetsen wij altijd op meer dan één manier: dossieronderzoek, gesprekken, enquêtes, benchmarkonderzoek, …. Wij bieden onderzochte organisatie-onderdelen de mogelijkheid om hun zienswijze op onze werkwijze, normen en oordelen naar voren te brengen, zodat wij die kunnen betrekken bij onze keuzes in het onderzoek.
•
Onafhankelijkheid Onze onafhankelijkheid moet boven elke twijfel verheven zijn. Wij vervullen geen nevenfuncties die zich niet verdragen met een goede uitoefening van onze hoofdtaken. Wij laten ons niet beïnvloeden door factoren buiten de Rekenkamer. Wij bepalen zelf wat wij onderzoeken, wanneer wij dat onderzoeken en op welke wijze en in welk tempo wij onderzoek doen. Bij het nemen van een besluit betrekken wij de inbreng van anderen hierover. Wanneer wij onderzoek doen beperken wij ons tot de feiten.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
3
•
Objectiviteit Wij treden organisatie-onderdelen waarop ons onderzoek zich richt onbevooroordeeld tegemoet. Wij zorgen ervoor dat onze bevindingen, conclusies en aanbevelingen op navolgbare wijze voortvloeien uit het onderzoekswerk en dat deze recht doen aan de feiten. Gelijke gevallen behandelen we gelijk.
•
Betrouwbaarheid Tegenover de personen en organisaties waarmee we in ons werk te maken hebben, zijn we helder en consistent in ons optreden en betrachten we fair play. We komen de met hen gemaakte afspraken na.
In het vervolg van deze notitie is aangegeven wat de normen concreet betekenen bij de uitwerking van onze taken en overige werkzaamheden. Wij dragen zorg voor een brede toegankelijkheid van ons werk, door onze werkwijze, de agenda’s van onze vergaderingen, alle rapporten en belangrijke brieven op de website te plaatsen. Rapporten leggen wij tevens ter inzage bij de Informatiebalie in de Stadswinkel en drie bibliotheken (de vestigingen in het Centrum, Lent en Dukenburg) 1. Op gezette momenten attenderen wij raadsleden, inwoners van Nijmegen en overige betrokkenen of belangstellenden hierop.
1
Wanneer in het vervolg van deze Notitie gesproken wordt over bibliotheken, bedoelen wij deze drie bibliotheken.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
4
3.
OPSTELLEN ONDERZOEKSPLAN EN JAARVERSLAG
De Rekenkamer stelt elke twee jaar een Onderzoeksplan op. In het jaarverslag legt de Rekenkamer verantwoording af over de uitvoering van de voorgenomen onderzoeken en overige activiteiten uit het Onderzoeksplan. Opstellen onderzoeksplan De Rekenkamer geeft in een Onderzoeksplan aan hoe invulling wordt gegeven aan de diverse taken. Voorafgaand aan het opstellen van het Onderzoeksplan verzoekt de Rekenkamer de fracties uit de gemeenteraad en inwoners van de gemeente, ideeën voor onderzoek bij haar aan te leveren. De inwoners die een idee aanleveren, worden uitgenodigd hun idee toe te lichten in de vergadering van de Rekenkamer. De Rekenkamer zoekt met de fracties naar een praktische manier waarop zij hun ideeën kunnen toe lichten. Voor alle ontvangen ideeën én de ideeën van de Rekenkamer zelf, gaat de Rekenkamer na wat er speelt rond de aangedragen ideeën (is recent onderzoek gedaan naar het betreffende onderwerp, of staat dat op stapel, is er op korte termijn een beleidswijziging aan de orde zijn, enzovoort). Vervolgens scoort de Rekenkamer de ideeën die als potentieel interessant overblijven op de criteria belang, twijfel, risico en toegevoegde waarde van onderzoek door de rekenkamer. De criteria zijn hieronder toegelicht: •
Belang: Het belang dat is verbonden aan een onderwerp. Het gaat hierbij niet alleen om het financieel belang, maar ook om het maatschappelijk belang. Hoe groter het belang, hoe meer aanleiding voor onderzoek.
•
Twijfel: Twijfel over het functioneren van de uitvoering. Naarmate er meer twijfels bestaan over het bereiken van de doelen van het beleid of de inzet van middelen is er meer aanleiding tot onderzoek.
•
Risico: Kans dat een ‘rekening’ aan de gemeente wordt gepresenteerd op het moment dat het mis gaat. Hoe groter deze kans en hoe groter het daaraan verbonden bedrag, hoe groter het risico en hoe meer aanleiding tot onderzoek.
•
Toegevoegde waarde onderzoek door de rekenkamer: Rekenkameronderzoek moet toegevoegde waarde hebben; dat heeft het wanneer: •
onderzoek door de Rekenkamer voor de gemeenteraad iets toevoegt aan onderzoek dat eerder door anderen is uitgevoerd
of: •
wanneer een onderwerp zonder Rekenkameronderzoek onvoldoende aandacht zou krijgen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
5
Wanneer er na deze stap nog meer ideeën overblijven dan de Rekenkamer binnen de beschikbare middelen kan uitvoeren, geven minder objectieve criteria zoals verwachte verhouding tussen inzet van middelen en verwachte opbrengsten en variantie in onderwerpen, aanpak en aard van de rapportages de doorslag. Wanneer een onderwerp relevant lijkt, maar de gewenste richting van het onderzoek nog niet helder is, kan in het onderzoeksplan een verkenning naar het betreffende onderwerp worden opgenomen. De rekenkamer legt de uitkomsten van de selectie vast in een voorstel dat wordt besproken met de auditcommissie. Na dat gesprek besluit de Rekenkamer definitief over de onderzoeken en andere activiteiten die zij oppakt in de daaropvolgende jaren. Het Onderzoeksplan wordt ter informatie verstuurd aan de gemeenteraad, de fracties uit de gemeenteraad en het college. Het wordt tevens (via e-mail) verspreid onder in- en externe belangstellenden en op de website geplaatst. Tijdens de uitvoering van het Onderzoeksplan is er contact tussen de Rekenkamer en de auditcommissie. De auditcommissie en de Rekenkamer komen één keer per jaar bij elkaar om het te hebben over de voortgang van de uitvoering van het Onderzoeksplan. Er wordt dan ook gesproken over de rode lijnen die te onderscheiden zijn bij de uitvoering van de onderzoeken (waar lopen we tegenaan, wat valt op).
Beperking voor Rekenkameronderzoek De mogelijkheid van de Rekenkamer tot het doen van zinvol onderzoek is beperkt bij dossiers waarin sprake is van veel vertrouwelijke of geheime stukken. Dat komt doordat de Gemeentewet de Rekenkamer opdraagt ‘haar bevindingen en haar oordeel vast te leggen in openbare rapporten, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn’ (artikel 185, lid 1 en 5), maar anderzijds de Rekenkamer niet de bevoegdheid geeft geheimhouding op te leggen. Die wettelijke bevoegdheid heeft alleen een rekenkamercommissie. In voorkomende gevallen zal de Rekenkamer dan ook steeds nagaan of zij gegeven deze beperkingen, zinvol kan rapporteren. Als dat niet het geval is, geeft de Rekenkamer aan op welke wijze de raad in haar ogen wel inzicht kan krijgen in de betreffende problematiek. Tussentijdse verzoeken voor onderzoek In de Gemeentewet is expliciet benoemd dat de gemeenteraad verzoeken voor onderzoek bij de Rekenkamer kan neerleggen (artikel 182, lid 2). Dit artikel is overgenomen in de Verordening (artikel 7). Zoals tot nu toe gebruikelijk, zullen wij in voorkomende gevallen steeds zo snel mogelijk en beargumenteerd laten weten of en hoe wij invulling geven aan het verzoek van de raad.
Ook voor inwoners van de gemeente Nijmegen bestaat er gedurende het hele jaar de mogelijkheid ideeën voor onderzoek aan te leveren bij de secretaris van de Rekenkamer. Daarvoor is een speciaal reactieformulier opgenomen op de website, maar ideeën kunnen ook via e-mail, een brief of telefonisch worden aangeleverd. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
6
De indiener van een idee wordt voor de eerstvolgende vergadering van de Rekenkamer uitgenodigd zijn idee toe te lichten. De Rekenkamer hoort tevens de eventuele ambtelijke betrokkenen. De ervaring leert dat deze gesprekken soms al voldoende opleveren (de vraag is of wordt beantwoord). In andere gevallen is het nodig het idee af te zetten tegen de daarvoor gehanteerde criteria belang, twijfel, risico en toegevoegde waarde. Bij ideeën voor onderzoek die tijdens het jaar worden ingediend speelt ook het tijdsaspect een belangrijke rol bij de afweging. Daarbij gaat het om vragen zoals: dient het onderzoek op korte termijn uitgevoerd te worden en moeten geplande onderzoeken in het Onderzoeksplan daarvoor uitgesteld worden? Kan het onderzoek ook later uitgevoerd worden? De indiener van het idee wordt altijd op de hoogte gesteld van het besluit dat de Rekenkamer heeft genomen. Wanneer het oppakken van het idee leidt tot bijstelling van het Onderzoeksplan, dan stelt de Rekenkamer daarvan ook de raad, het college en de (ambtelijke) contactpersoon die het aangaat op de hoogte. Opstellen jaarverslag In het jaarverslag doet de Rekenkamer verslag van haar werkzaamheden in het afgelopen jaar en de daarvoor ingezette middelen. Deze worden afgezet tegen de voornemens uit het Onderzoeksplan.
Het jaarverslag wordt uiterlijk op 1 april van het jaar volgend op het jaar waarop het betrekking heeft ter informatie aangeboden aan de gemeenteraad, de fracties uit de gemeenteraad en het college. Het wordt tevens (via e-mail) verspreid onder in- en externe belangstellenden en op de website geplaatst. Bij het jaarverslag stelt de Rekenkamer een aanbiedingsbrief op met daarin een aantal specifieke aandachtspunten voor de raad volgend uit het jaarverslag. De aandachtspunten uit deze brief, en zo nodig ook andere punten uit het jaarverslag, worden besproken met de auditcommissie.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
7
4.
UITVOEREN ONDERZOEK
Jaarlijks voert de Rekenkamer enkele onderzoeken uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van (de uitvoering van) het beleid. Daarbij wordt gestreefd naar zo veel mogelijk variatie in onderwerpen, omvang, aanpak en aard van de rapportages. Voorafgaand aan elk onderzoek vindt een oriënterend onderzoek plaats. Naast het algemene doel van Rekenkameronderzoek (terugkijken naar het verleden om te leren voor de toekomst) onderscheiden wij vier mogelijke specifieke doelen: 1. Het vergaren van inzicht (door het bieden van transparantie); 2. Het geven van een oordeel; 3. Het stimuleren van een verbeterproces; 4. Het doorbreken van een impasse. Per onderzoek wordt bepaald waar de nadruk op ligt. Algemene kenmerken onderzoek Onderzoeken van de Rekenkamer beantwoorden aan de eisen die aan goed Rekenkameronderzoek worden gesteld. Elk onderzoek is echter uniek. Wij hanteren per onderzoek een op de materie toegespitste aanpak. Deze aanpak wordt deels voorafgaand aan het onderzoek bepaald; voor een ander deel kristalliseert deze zich uit gedurende de uitvoering van het onderzoek. Ondanks deze specifieke aanpak per onderzoek, kent onze werkwijze enkele algemene kenmerken. •
Voor elk onderzoek wordt één lid van de Rekenkamer aangewezen als referentielid. Het referentielid is de trekker van het onderzoek. Dat wil zeggen dat hij samen met de secretaris voorstellen doet voor de opzet van het onderzoek, zorg draagt voor de uitvoering en rapportage en de voorbereiding van de besluitvorming door de Rekenkamer.
•
Voor een vooronderzoek geldt dat wij onze bevindingen in de vorm van een brief terugkoppelen aan de raad op het moment dat wij geen meerwaarde zien in een vervolgonderzoek. Bij twijfel consulteert de Rekenkamer de fractiespecialisten op het betreffende beleidsveld, voordat zij besluit over het al dan niet oppakken van een vervolgonderzoek. Wordt gekozen voor een vervolgonderzoek dan wordt verder de werkwijze gehanteerd als hier beschreven.
•
Bij elk meer substantieel onderzoek vragen wij de gemeenteraad vanuit zijn midden een klankbordgroep samen te stellen. In principe overlegt de Rekenkamer (referentielid en secretaris) met de klankbordgroep over opzet, aanpak en (eerste) bevindingen en consulteert de klankbordgroep over de communicatie met de gehele gemeenteraad. Hiermee wordt de betrokkenheid en de latere doorwerking van het onderzoek binnen de raad vergroot. In een klankbordgroep zijn minimaal raadsleden of fractievolgers van tweederde van het aantal fracties uit de raad vertegenwoordigd. Bijeenkomsten gaan alleen door als er vertegenwoordigers zijn van minimaal de helft van het aantal fracties uit de raad.
•
De verslagen van de bijeenkomsten van de klankbordgroep worden ook toegestuurd aan de fracties uit de gemeenteraad en de ambtelijke contactpersoon (zie hierna).
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
8
•
Wanneer de rekenkamer besloten heeft een onderwerp te onderzoeken, laat zij dit weten aan de concernmanager Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning en -Advies (VJB). Daarbij geeft de rekenkamer de termijn aan waarbinnen zij een volledig en goed geordend dossier met stukken wil ontvangen. Als deadline wordt de startdatum voor het onderzoek gehanteerd. De rekenkamer geeft op hoofdlijnen aan welk type stukken zij nodig heeft. In de bijlage bij het interne document ‘Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie’ (bijlage 5) is beschreven hoe de organisatie ervoor zorgt dat de rekenkamer tijdig voorzien wordt van de benodigde stukken.
•
Voor elk onderzoek wijst de concernmanager VJB een ambtelijke contactpersoon aan. Onze secretaris bespreekt met deze contactpersoon de aanpak en de voortgang van het onderzoek zolang dit loopt. Vragen voor de gemeentelijke organisatie worden uitgezet en beantwoord via de contactpersoon, tenzij daarover andere afspraken worden gemaakt. De contactpersoon verzorgt de terugkoppeling naar de organisatie, de portefeuillehouder en het college. De secretaris koppelt terug aan de Rekenkamer. Wanneer een externe organisatie onderwerp van onderzoek is, wordt aan die organisatie eveneens verzocht een contactpersoon aan te wijzen. De verantwoordelijkheden van de ambtelijke contactpersoon (en andere betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie) is beschreven in het interne document ‘Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie’ (bijlage 5).
•
Voorafgaand aan elk onderzoek voert de Rekenkamer een korte oriëntatie op het onderwerp uit. Wij bestuderen hiertoe enkele belangrijke basisstukken, voeren een gesprek met de (ambtelijke) contactpersoon, de klankbordgroep uit de raad en zo nodig ook met de contactpersoon dossierbeheer van de betreffende afdeling en één of enkele sleutelfigu(u)r(en). Vervolgens stellen wij een Plan van Aanpak voor het onderzoek op.
•
Wanneer een lid van de Rekenkamer vanwege banden met betrokkenen in een onderzoek (artikel 2 lid 2 Gedragscode) niet participeert in een onderzoek, wordt dit gemeld aan de auditcommissie en de klankbordgroep en vermeld in het Plan van Aanpak voor het onderzoek en (tussen)rapportages aan de raad.
•
Bij aanvang van een onderzoek wordt de portefeuillehouder altijd het aanbod gedaan een gesprek te voeren over de aanpak van het onderzoek.
•
Het Plan van Aanpak voor het onderzoek wordt altijd verstuurd aan alle leden van de gemeenteraad, de fractievolgers, de fracties uit de gemeenteraad, de leden van het college en de (ambtelijke) contactpersoon. Verder wordt het op de website geplaatst
•
Bij aanvang van een onderzoek – en zo nodig tussentijds - overwegen wij steeds om een gesprek te voeren met de verantwoordelijk(e) directeur(en).
•
Wij hanteren zo veel mogelijk een interactieve aanpak.
•
Tijdens het onderzoek zijn wij naar buiten toe altijd open in de methode die wij hanteren en de procedure die wij volgen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
9
•
Bij het verzamelen van feiten gaan wij altijd terug naar brondocumenten. Dat betekent dat altijd wordt nagegaan of zaken die in een gesprek genoemd worden, gestaafd kunnen worden met een stuk.
•
Bij de selectie van gesprekspartners staat voorop dat een gesprek informatie oplevert voor het beantwoorden voor de onderzoeksvraag; dat iemand actief is (geweest) in het betreffende veld is niet voldoende.
•
De rekenkamer interviewt in principe ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen die op dit moment verantwoordelijk zijn voor (onderdelen van) het betreffende beleidsveld.
•
Van interviews wordt altijd een gespreksverslag gemaakt. Gesprekspartner(s) worden binnen een door de secretaris te bepalen redelijke termijn (in principe een week) in de gelegenheid gesteld voorstellen voor aanpassingen en/of aanvulling te doen. De verslagen worden niet openbaar gemaakt. Deze worden wel opgenomen in het te archiveren onderzoeksdossier.
•
De Rekenkamer weegt per onderzoek af hoe zij invulling geeft aan het beginsel van hoor- en wederhoor. Uitgangspunt daarbij is voor ons artikel 8, lid 2 van de Verordening Rekenkamer: ‘De rekenkamer stelt de betrokken partijen in de gelegenheid om binnen een door haar te bepalen termijn schriftelijk te reageren op het ontwerp-onderzoeksrapport’. Hoor- en wederhoor wordt onderscheiden naar ambtelijk- en bestuurlijk hoor- en wederhoor. •
Ambtelijk hoor- en wederhoor betreft een check op de feiten; in deze fase wordt de organisatie in de gelegenheid gesteld feitelijke onjuistheden en/of omissies onder de aandacht van de rekenkamer te brengen. Waar dat naar haar oordeel nodig is, verwerkt de rekenkamer de opmerkingen uit ambtelijk hoor- en wederhoor.
•
In bestuurlijk hoor- en wederhoor wordt het college (of het bestuur van de onderzochte organisatie buiten de gemeente) in de gelegenheid gesteld te reageren op de conclusies en aanbevelingen. Mits tijdig ontvangen, neemt de rekenkamer de bestuurlijke reactie op in het rapport en voorziet zij deze zo nodig van een nawoord.
In het geval de Rekenkamer tot een oordeel komt, wordt in principe hoor- en wederhoor toegepast. Wanneer de Rekenkamer niet tot een oordeel komt, is bestuurlijk hoor- en wederhoor in principe niet aan de orde. •
In onze aanbevelingen presenteren wij geen kant en klare verbetertrajecten. Wij geven steeds oplossingsrichtingen aan, waarmee de gemeenteraad in de gelegenheid wordt gesteld tot een afgewogen besluit te komen. Op deze manier blijven de taken van de gemeenteraad (kaders stellen en controleren) en de Rekenkamer (de raad ondersteunen bij het uitvoeren van zijn controlerende taak) goed gescheiden.
•
Met het versturen van het rapport naar aanleiding van het onderzoek, is het rapport openbaar. Rapporten worden altijd verstuurd aan alle leden van de gemeenteraad, de fractievolgers, de fracties uit de gemeenteraad, de leden van het college, de (ambtelijke) contactpersoon en geïnterviewden. Verder wordt het rapport op de website geplaatst en (via email) breed verspreid onder in- en externe betrokkenen en belangstellenden.
•
Wanneer een rapport wordt uitgebracht overwegen wij altijd of wij een persbericht uitbrengen. Als hiervoor gekozen wordt, wordt dit gelijktijdig in afschrift aan de fractievoorzitters, de leden van de klankbordgroep van het betreffende onderzoek, de voorzitters van de auditcommissie en het Presidium, en portefeuillehouder en zijn woordvoerder verstuurd.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
10
•
Na afloop van de raadsbehandeling van een rekenkamerrapport, evalueert de rekenkamer het verloop van het onderzoek van de keuze van het onderwerp tot en met de raadsbehandeling. In elk geval wordt dit in een gesprek tussen de leden en de secretaris gedaan. In dit gesprek wordt ook nagegaan of ook andere evaluatiemethoden nodig worden geacht. De uitkomsten van de evaluatie geven input voor gesprekken met betrokkenen en/of aanvulling of aanpassing van de Notitie Werkwijze.
Inhuur van externe expertise of capaciteit De Rekenkamer hanteert als leidend beginsel dat onderzoek door de leden van de rekenkamer en de secretaris worden verricht. In voorkomende gevallen is aanvullende expertise of onderzoekscapaciteit noodzakelijk. Wanneer wij bij de uitvoering van een onderzoek extern kennis en/of capaciteit inhuren, hanteert de Rekenkamer in principe de volgende procedure: •
Wij stellen een zeer beknopt Plan van Aanpak voor het onderzoek op.
•
We leggen dit voor aan drie tot vijf bureaus die potentieel geschikt lijken om ons te ondersteunen bij het onderzoek met het verzoek daar kort op te reageren. Wij vragen de bureaus tevens aan te geven of en zo ja welke activiteiten zij in de afgelopen drie jaar in opdracht van het college of de gemeenteraad hebben uitgevoerd.
•
Op basis van de reacties selecteren wij maximaal drie bureaus waarmee wij gesprekken voeren met de mensen die voor het onderzoek zullen worden ingezet. Vervolgens vragen wij hen om een offerte uit te brengen.
•
Op basis van de gevoerde gesprekken en de offertes maakt de Rekenkamer een keuze. Daarbij wegen wij zowel de deskundigheid en aanpak, als de onafhankelijkheid van de bureaus mee.
•
Op basis van deze keuze stellen wij een definitief Plan van Aanpak op. Hierin wordt ook de offerte van het geselecteerde bureau verwerkt. Dit Plan van Aanpak vormt de basis voor de opdrachtverstrekking aan de bureaus (op onze voorwaarden, zie bijlagen). Belangrijk onderdeel hierin is dat het Plan van Aanpak uitgangspunt is, maar tevens wordt aangegeven dat in onderling overleg de aanpak (taakverdeling) zo nodig kan worden gewijzigd. De verslagen van de werkoverleggen die worden gevoerd met de externen maken onderdeel uit van de opdracht.
•
De externe onderzoekers vormen tijdens de uitvoering van het onderzoek samen met de secretaris van de Rekenkamer het onderzoeksteam, waarvan de secretaris projectleider is. Op deze manier zijn wij zelf van begin tot eind nauw betrokken bij het onderzoek. De Rekenkamer (secretaris) stelt het rapport op naar aanleiding van het onderzoek. Uiteraard wordt hierbij gebruik gemaakt van bijdragen van de ingehuurde onderzoekers en/of adviseurs.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
11
Proces van behandeling van rekenkamerrapporten door de gemeenteraad Het Presidium heeft op 29 augustus 2018 de volgende werkwijze voor de behandeling van Rekenkamerrapporten door de raad vastgesteld: Stap 1 – Oplevering van het rapport De Rekenkamer stuurt het onderzoek aan de gemeenteraad. Stap 2 – Toevoegen van een raadsvoorstel De griffie voegt een raadsvoorstel aan het onderzoek toe en stemt hierbij af met de klankbordgroep van raadsleden die bij het onderzoek betrokken was en met de Rekenkamer. Stap 3 – Presentatie door de Rekenkamer aan de raad De Rekenkamer geeft een toelichting op het onderzoeksrapport. Raadsleden en fractievolgers hebben de mogelijkheid vragen te stellen aan de Rekenkamer. Stap 4 – Behandeling in voorbereidende gespreksronde Tijdens deze behandeling kunnen fracties met elkaar en met het college in gesprek over het Rekenkamerrapport. De gespreksronde bepaalt vervolgens hoe de behandeling plaatsvindt in de besluitronde. Stap 5 – Behandeling in besluitronde Er vindt besluitvorming plaats over het raadsvoorstel. De Rekenkamer stelt betrokkenen actief op de hoogte van de behandelmomenten door de gemeenteraad. De Rekenkamer laat de bandopname van de behandeling van een rapport in de Gespreksronde uittypen.
Dit woordelijke verslag wordt verspreid onder de fracties uit de gemeenteraad, de leden van de klankbordgroep, de verantwoordelijke portefeuillehouder(s) en de (ambtelijke) contactperso(o)n(en) en op de website geplaatst. Daar worden ook de toezeggingen door het college en de besluiten door de raad opgenomen. Woordvoerderschap De voorzitter is woordvoerder van de Rekenkamer. Hij kan er voor kiezen het woordvoerderschap (op onderdelen) over te dragen aan één van de leden (bijvoorbeeld bij de presentatie van een rapport aan de gemeenteraad) of de secretaris (bijvoorbeeld voor het beantwoorden van ‘technische’ vragen naar aanleiding van een rapport door de pers of gemeenteraad).
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze
12
Nazorgonderzoek In het kader van het opstellen van het Onderzoeksplan kan de rekenkamer besluiten een nazorgonderzoek te doen. In zo’n onderzoek wordt gekeken naar de uitvoering van de toezeggingen door het college en de raadsbesluiten. Indien aan de orde worden in zo’n nazorgonderzoek nieuwe ontwikkelingen (lokaal, regionaal, landelijk) rond het betreffende onderwerp betrokken. Archivering Na afloop van een onderzoek biedt de secretaris het onderzoeksdossier ter archivering aan. In het onderzoeksdossier worden tenminste de volgende stukken opgenomen 2: 1. Plan van Aanpak onderzoek; 2. Correspondentie met betrekking tot het Plan van Aanpak; 3. In het geval van inhuur van externen: offerte-aanvraag, uitgebrachte offertes, correspondentie met betrekking tot gunning opdracht; 4. Relevante werkafspraken met ambtelijke contactpersoon / onderzoekbureau(s) 3; 5. Alle gespreksverslagen (vertrouwelijk); 6. Eindrapport (versie ambtelijk hoor- en wederhoor, inclusief reactie / versie bestuurlijk hoor- en wederhoor, inclusief reactie); 7. Correspondentie met betrekking tot het rapport; 8. Eventuele persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht. Het onderzoeksdossier wordt vijftien jaar bewaard. Na die tijd wordt het onderzoeksrapport overgebracht naar het statisch archief. De overige stukken worden na vijftien jaar vernietigd.
Na oplevering van een nazorgonderzoek wordt het dossier van het oorspronkelijke onderzoek hieraan toegevoegd, zodat beide vanaf dat moment nog vijftien jaar beschikbaar blijven.
2
Overigens worden ook alle uitgaande brieven van de Rekenkamer en agenda’s, stukken en verslagen voor / van de vergaderingen gearchiveerd.
3
Voor tussentijdse besluitvorming door de Rekenkamer over de uitvoering van het onderzoek / conceptversies van het rapport wordt in het dossier een verwijzing opgenomen naar de vergaderstukken uit die periode.