D26 d.d. 19 december 2024 van de Rekenkamer over Notitie Werkwijze Rekenkamer 2024

Bijlage 2, bladzijde 3

3. De vergoedingen, genoemd in het tweede lid, zijn inclusief reis-, verblijf- en overige kosten. Artikel 10. Verzoek van de raad De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen vier weken of en in hoeverre aan dat verzoek zal worden voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Artikel 11. Klankbordgroep van raadsleden 1. De rekenkamer en de gemeenteraad hebben een inspanningsverplichting om bij ieder rekenkameronderzoek een klankbordgroep te vormen bestaande uit raadsleden. 2. Ook fractievolgers kunnen door hun fractie worden voorgedragen voor deelname aan de klankbordgroep. 3. De klankbordgroep functioneert als schakel tussen de gemeenteraad en de rekenkamer. Artikel 12. Bestuurlijke behandeling van rekenkameronderzoeken 1. Na vaststelling door de rekenkamer van het rapport van bevindingen worden conclusies en aanbevelingen door de rekenkamer opgesteld. Het bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen wordt aan het college gestuurd voor een schriftelijke reactie binnen vier weken. 2. Het college deelt in zijn bestuurlijke reactie tenminste mee: a. welke conclusies en aanbevelingen worden gedeeld; b. de motivering indien conclusies en aanbevelingen niet worden gedeeld. 3.

Het definitieve rapport inclusief een bestuurlijke reactie van het college en een nawoord van de rekenkamer wordt, vergezeld van een raadsvoorstel, aan de raad aangeboden. 4. Inhoudelijke behandeling van het rapport en bijbehorende raadsvoorstel vindt plaats in een gespreksronde, eventueel voorafgegaan door een technische toelichting door de rekenkamer. Bij de behandeling van het rapport en het raadsvoorstel in de gespreksronde en vervolgens de raad treedt de rekenkamer op in de rol van portefeuillehouder. 5. De rapporten van de rekenkamer en bijbehorende stukken worden in principe binnen drie maanden na ontvangst door de raad, in zijn vergadering behandeld. 6. Het college stelt binnen zes weken na besluitvorming door de raad over de aanbevelingen van de rekenkamer een plan van aanpak op over de implementatie van de raadsbesluiten, tenzij in het betreffende raadsbesluit anders is bepaald. Het plan van aanpak van het college geeft per beslispunt uit het raadsbesluit inzicht in de werkwijze(n), doorlooptijd en de momenten waarop de raad wordt geïnformeerd over de voortgang. 7. De rekenkamer kan besluiten zich over een bepaald onderwerp tot de raad te richten in de vorm van een rekenkamerbrief.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 2, bladzijde 4

Artikel 13. Monitoring aanbevelingen 1. De griffie verstrekt de raad jaarlijks voor 1 april een overzicht van de aan de raad gedane voorstellen van de rekenkamer welke door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. 2. Het college rapporteert jaarlijks, gelijktijdig met de jaarstukken, aan de raad over de stand van zaken van de uitvoering van het plan van aanpak dat het college naar aanleiding van het raadsbesluit bij het rekenkameronderzoek heeft opgesteld. De informatie over de voortgang van de uitvoering van de verschillende plannen van aanpak wordt op een overzichtelijke en uniforme wijze aangeboden. Dit gebeurt zo lang er actief aan de uitvoering van het plan van aanpak wordt gewerkt. Artikel 14. Slotbepalingen 1. Besluiten, genomen krachtens de verordening op de rekenkamer 2013, die golden op het moment van de inwerkingtreding van deze verordening en waarvoor deze verordening overeenkomstige besluiten kent, gelden als besluiten genomen krachtens deze verordening. 2. De verordening op de rekenkamer 2013 wordt ingetrokken. 3. De rekenkamer neemt eens per 4 jaar initiatief tot het evalueren van de werking van deze verordening en betrekt de raad en het college hierbij. 4. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2024. 5.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke rekenkamer Nijmegen 2024.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 2, bladzijde 5

TOELICHTING OP DE VERORDENING GEMEENTELIJKE REKENKAMER 2024 Algemeen Sinds de inwerkingtreding van de wet Versterking decentrale rekenkamers per 1 januari 2023 heeft iedere gemeente verplicht een onafhankelijke rekenkamer. Het is van groot belang dat een onafhankelijk orgaan als de rekenkamer zelfstandig onderzoek doet naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk bestuur. De onderzoeken van de rekenkamer dragen immers bij aan een betere kwaliteit van het bestuur en aan een beter proces van het afleggen van rekenschap aan inwoners en andere belanghebbenden in onze stad. Gezien dit grote belang van de rekenkamer, heeft de rekenkamer in de Gemeentewet de noodzakelijke bevoegdheden gekregen. Dit is geregeld in de artikelen 183 en 184 van de Gemeentewet. De rekenkamer kan op grond van de Gemeentewet over alle informatie beschikken die nodig is voor het verrichten van haar taken. Zij heeft onbeperkt toegang tot de informatie die bij de gemeente berust. Daarbij gaat het niet alleen om documenten, maar ook om alle informatie die op andere informatiedragers beschikbaar is, bijvoorbeeld in digitale systemen. Het gemeentebestuur is verplicht om alle inlichtingen te verstrekken die de rekenkamer nodig heeft.

Deze verplichting geldt ook voor derden die in opdracht van de gemeente een administratie doen, voor gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente aan deelneemt, organisaties aan wie de gemeente geld leent of subsidie verstrekt etc. Om te waarborgen dat de gemeente aan de rekenkamer inderdaad tijdig alle gewenste inlichtingen verstrekt, wordt er gewerkt met een vastgestelde ‘Werkwijze Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie bij rekenkameronderzoek’. De Nijmeegse verordening op de rekenkamer dateerde uit 2013. De wetswijziging van 1 januari 2023 vormde de aanleiding om deze tegen het licht te houden en waar nodig of gewenst te actualiseren. Artikelgewijze toelichting Artikel 2 De raad stelt op grond van de Gemeentewet een rekenkamer in. Dit is een wettelijke verplichting. De wijze van instelling, samenstelling en ondersteuning is geregeld in hoofdstuk IVA (artikel 81a e.v.) en de bevoegdheden in hoofdstuk XIA (artikel 182 e.v.) van de Gemeentewet. Vanwege deze uitgebreide regeling in de wet zelf, is de gemeentelijke verordening beknopt. Artikel 3 In de verordening op de auditcommissie heeft de raad bepaald dat een aantal beslissingen van de raad over de rekenkamer, waaronder benoeming en ontslag van de voorzitter en de leden, worden voorbereid door de auditcommissie. De auditcommissie is ook aanspreekpunt voor de rekenkamer.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 2, bladzijde 6

In dit artikel wordt de wijze van werving van nieuwe leden (inclusief de voorzitter) preciezer omschreven, waar dit in de oude verordening nog algemeen gelaten werd. Een andere wijziging is de uitbreiding van het aantal documenten dat bij de benoeming van een nieuw lid of een nieuwe voorzitter verplicht wordt gesteld. De uitbreiding betreft een verklaring omtrent gedrag (VOG) en een integriteitsanalyse. Hierbij is aansluiting gezocht bij de eisen die in Nijmegen worden gesteld aan de benoeming van wethouders (zie het Reglement van Orde van de gemeenteraad artikel 5b). Tenslotte wordt mogelijk gemaakt dat leden van de rekenkamer één keer kunnen worden herbenoemd op voordracht van de auditcommissie. Dit is geen automatisme; er is hiervoor actieve actie vanuit de commissie vereist. Artikel 4 Betrokkenheid van de Nijmeegse samenleving bij onderzoeken van de rekenkamer is een groot goed. De rekenkamer krijgt gelukkig veel respons op haar vragen naar onderwerpen voor onderzoek. De mogelijkheid van het aanstellen van een burgeradviseur is daar een nieuwe toevoeging op en zorgt voor een meer kwalitatieve en verdiepende inbreng bij een onderzoek. In o.a. de gemeente Zeist zijn goede ervaringen opgedaan met een vergelijkbare vorm. Aangezien het gaat om een adviseur, wordt voorgesteld de benoeming bij de rekenkamer neer te leggen (en niet bij de gemeenteraad).

Er is geen verplichting om bij een onderzoek een burgeradviseur te benoemen. Het is denkbaar dat een burgeradviseur met name meerwaarde heeft als er sprake is van een onderzoeksonderwerp dat een duidelijke relatie met de stad heeft (en minder als het over de gemeentelijke bedrijfsvoering gaat of intern gericht is). Tenslotte mag er geen sprake zijn van belangenverstrengeling. Dit wordt per onderzoeksonderwerp en per persoon zorgvuldig afgewogen en daarom is het ook nodig dat de burgeradviseur transparant is over alle andere functies die hij bekleedt. Artikel 5 Dit artikel regelt de werkwijze van de auditcommissie bij ontslag en bij op non-actiefstelling. Artikel 6 Dit artikel regelt de werkwijze van de rekenkamer en de raad bij vervanging van de voorzitter. Artikel 7 Voor een goed en onafhankelijk functioneren van de rekenkamer is het van groot belang dat zij goede ambtelijke ondersteuning heeft. De raad en het college moeten daarin voorzien. Dit is geregeld in artikel 81j van de Gemeentewet, waarin onder andere ook beschreven staat dat: a.

ambtenaren die voor de rekenkamer werkzaam zijn, geen werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente, met uitzondering van de griffie;

b.

de ambtelijk ondersteuners uitsluitend verantwoording schuldig zijn aan de rekenkamer. Het artikel in de verordening regelt de praktische werkwijze.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 2, bladzijde 7

Artikel 8 De rekenkamer is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan haar ter beschikking gestelde budget. Dat is immers noodzakelijk voor de uitvoering van haar taak. Deze zelfstandigheid van de rekenkamer ten opzichte van de raad en het college is een belangrijke waarborg daarvoor. De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Artikel 9 In dit artikel is de vergoeding vastgelegd die de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen. In plaats van het vermelden van een maandelijks bedrag dat jaarlijks moest worden geïndexeerd, zoals dat in de vorige verordening was geregeld, is nu (in navolging van de werkwijze in andere gemeenten) gekozen voor het uitdrukken van het maandelijks bedrag als percentage van de vergoeding voor raadsleden. Voor de voorzitter is het maandelijks bedrag verhoogd, omdat van hem een hogere inzet wordt verwacht dan voorheen, namelijk ongeveer 12 uur per week. Voor deze urenuitbreiding is gekozen in verband met de gewenste steviger verbinding tussen de rekenkamer en gemeenteraad. Artikel 10 De onafhankelijkheid van de rekenkamer blijkt onder andere uit het feit dat zij zelfstandig bepaalt welke onderzoeken zullen worden ingesteld. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen.

Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Hier wordt in verband met de duidelijkheid een reactietermijn van 4 weken afgesproken. Artikel 11 De rekenkamer en de gemeenteraad hebben de afgelopen jaren goede ervaringen opgedaan met een klankbordgroep van raadsleden bij ieder onderzoek. In dit artikel wordt deze werkwijze geregeld. Artikel 12 In 2018 heeft het presidium van de gemeenteraad in overleg met de rekenkamer een werkwijze voor de bestuurlijke behandeling van onderzoeken vastgesteld. In verband met transparantie en duidelijkheid wordt deze werkwijze nu in de verordening verankerd. De rekenkamer kan voorafgaand aan de behandeling in een gespreksronde een bijeenkomst organiseren waarin de rekenkamer een presentatie geeft over het onderzoek, haar rapportage en het raadsvoorstel en vragen van raadsleden kan beantwoorden. De invulling en vormgeving van deze bijeenkomst is een verantwoordelijkheid van de rekenkamer. Bij de voorbereiding kan afstemming plaatsvinden met betrokken raadsleden en/of de griffie. De voorzitter of een ander lid van de rekenkamer kan tijdens de gespreksronde aan tafel worden uitgenodigd. De rekenkamer neemt niet actief deel aan de gespreksronde. De rekenkamer kan wel eventuele technische vragen over de rapportage of het raadsvoorstel die tijdens het gesprek naar voren komen beantwoorden.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 2, bladzijde 8

Artikel 13 Hier wordt een praktische uitwerking gegeven van artikel 185a van de Gemeentewet. Artikel 14 Dit artikel regelt de inwerkingtreding van de nieuwe verordening en de intrekking van de vorige verordening.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 2, bladzijde 9

BIJLAGE 3 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: REGLEMENT VAN ORDE REKENKAMER Op grond van artikel 81i van de Gemeentewet is de Rekenkamer verplicht een Reglement van Orde (RvO) op te stellen. In deze bijlage is de tekst uit het Reglement van Orde voor de Rekenkamer opgenomen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 3, bladzijde 1

1. Algemene bepaling In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in de vergadering van de Rekenkamer. 2. Begripsbepalingen 1. In dit reglement wordt verstaan onder: a.

Gemeentelijke Rekenkamer: de Rekenkamer die is ingesteld bij de Verordening op de Rekenkamer 2007 van 28 november 2007.

b.

Voorzitter: de voorzitter van de Rekenkamer.

c.

Leden: de leden van de Rekenkamer.

d.

Secretaris: de ambtelijk secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer.

3. De voorzitter 1. De voorzitter is verantwoordelijk voor een adequate en tijdige informatievoorziening naar de leden en naar externen. 2. De voorzitter vertegenwoordigt de Rekenkamer naar buiten en is woordvoerder namens de Rekenkamer. De voorzitter kan, indien de aard en/of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, een ander lid van de Rekenkamer als woordvoerder aanwijzen. 3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de Gemeentelijke Rekenkamer; de voorzitter is verantwoordelijk voor het functionerings- en beoordelingsgesprek. 4. De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de ambtelijk secretaris en eventuele onderzoeksmedewerker(s). 5. Indien de voorzitter ontheven wil worden van zijn functie geldt er een minimale opzegtermijn van drie maanden. 4. De plaatsvervangend voorzitter 1. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter bij zijn afwezigheid. 2. Bij vertrek van de voorzitter neemt de plaatsvervangend voorzitter waar, totdat een nieuwe voorzitter is benoemd. 5. De leden 1. De leden zijn verantwoordelijk voor: a.

Het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vormgeven van het onderzoeksprogramma, het opzetten van afzonderlijke onderzoeken, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de Rekenkamer.

b.

Het (mede) begeleiden van de uitvoering van een onderzoek als lid van het onderzoeksteam.

2. Indien een lid ontheven wil worden van zijn functie geldt er een minimale opzegtermijn van drie maanden.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 3, bladzijde 2

6. De secretaris 1. De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris zijn opgenomen in de functiebeschrijving van de secretaris. De belangrijkste taken van de secretaris zijn hieronder samengevat: a.

De voorbereiding van het onderzoeksprogramma, van de afzonderlijke onderzoeken en van het jaarverslag;

b.

De voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van de Rekenkamer;

c.

Het beheren van de onderzoeksdossiers;

d.

Het (doen) uitvoeren van de onderzoeken;

e.

Als lid van het onderzoeksteam het voorbereiden van besluitvorming tijdens de uitvoering van de onderzoekswerkzaamheden;

f.

Het periodiek op de hoogte stellen van de voorzitter van de lopende zaken;

g.

Het aanwezig zijn in de vergaderingen van de Rekenkamer en het, desgewenst, deelnemen aan de beraadslagingen;

h.

Het (doen) verzorgen van interne en externe correspondentie en communicatie.

2. De secretaris treedt op als budgethouder van het budget van de Rekenkamer. 7. Ondertekening stukken Alle formele correspondentie wordt zowel door de voorzitter als de secretaris ondertekend. 8. Werkwijze 1. De Rekenkamer stelt een Notitie Werkwijze op, waarin tenminste wordt vastgelegd wat de werkwijze is bij de voorbereiding, uitvoering en publicatie van haar onderzoeken. De Notitie Werkwijze wordt zo nodig geactualiseerd door de secretaris op basis van de in de loop van dat jaar gemaakte afspraken en opgedane ervaringen. De geactualiseerde Notitie wordt vastgesteld door de Rekenkamer. 2. De Notitie Werkwijze wordt na raadsverkiezingen en bij tussentijdse aanpassingen ter informatie verzonden aan de leden van de gemeenteraad, de voorzitter van de auditcommissie en het college van Burgemeester en Wethouders. 3. De Notitie Werkwijze is voor externen beschikbaar via de secretaris, internet en wordt ter inzage gelegd in de Stadswinkel. Aldus besloten in de vergadering van de Rekenkamer, gehouden op 24 april 2020. De voorzitter

De secretaris

G. Backus

J. Smink

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 3, bladzijde 3

BIJLAGE 4 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: REGLEMENT VAN VERGADERING REKENKAMER Op grond van artikel 81i van de Gemeentewet is de Rekenkamer verplicht een Reglement van Vergadering (RvV) op te stellen. In deze bijlage is de tekst van het Reglement van Vergadering van de Rekenkamer Nijmegen opgenomen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 4, bladzijde 1

1. Algemene bepaling In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in de vergadering van de Rekenkamer. 2. Vergaderfrequentie 1. De Rekenkamer, zoals bedoeld in artikel 2 van de Verordening op de Rekenkamer van de gemeente Nijmegen, vergadert circa één keer per zes weken, uitgezonderd het zomer- en kerstreces. 2. Van de leden van de Rekenkamer wordt verwacht dat zij alle vergaderingen bijwonen. Indien een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, meldt hij dit twee weken voor de vergadering plaatsvindt aan de secretaris. De secretaris probeert in overleg met de leden een alternatieve datum voor de vergadering te vinden. Lukt dat niet, dan wordt op de oorspronkelijke datum vergaderd. 3. Jaarlijks wordt in de laatste vergadering van het jaar het vergaderschema voor het daaropvolgende jaar vastgesteld. 4. De secretaris vermeldt de vergaderdata en tijdstippen steeds zo snel mogelijk op www.nijmegen.nl. Hij plaatst hierop uiterlijk één week voordat de vergadering plaatsvindt de agenda en indien aan de orde de openbare stukken. 5. De secretaris brengt de vergaderdata ter kennis van de fracties in de gemeenteraad en de auditcommissie. Hij stuurt de agenda uiterlijk één week voordat deze plaatsvindt ter informatie aan de fracties in de gemeenteraad en de auditcommissie. 6.

Op verzoek van één of meer leden of de secretaris, of wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. 3. Vergaderingen 1. De vergaderingen van de Rekenkamer vinden plaats achter gesloten deuren. 2. De Rekenkamer beslist welke andere personen dan de leden en de secretaris de vergadering kunnen bijwonen. Op een verzoek tot bijwoning van derden wordt gemotiveerd geantwoord. 3. De Rekenkamer organiseert een openbare vergadering voor inwoners in het kader van de totstandbrenging van haar onderzoeksplan. In deze openbare vergadering worden inwoners in staat gesteld suggesties voor nieuw onderzoek in te brengen en toe te lichten. 4. Indien buiten deze openbare vergadering verzoeken of suggesties voor onderzoek worden gedaan, worden inwoners eveneens in de gelegenheid gesteld deze toe te lichten. De reguliere besloten vergaderingen worden daartoe aangevuld met een openbaar gedeelte. De Rekenkamer beraadslaagt achter gesloten deuren over het al dan niet oppakken van het onderzoek. 4. Vergaderstukken De voorzitter stelt de agenda op in overleg met de secretaris. De secretaris zorgt voor verzending van de vergaderstukken. De vergaderstukken worden tenminste één week voordat de vergadering plaatsvindt aan de deelnemers verzonden.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 4, bladzijde 2

5. Deelnemers Een lid dat de vergadering vóór de sluiting tijdelijk dan wel definitief verlaat of wenst te verlaten, meldt dit bij de voorzitter of secretaris. 6. Taakverdeling in de vergadering 1. De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen en het doen naleven van de Reglementen van Orde en Vergadering. 2. De leden zijn gezamenlijk beslissingsbevoegd. 3. De secretaris ondersteunt de voorzitter en voedt de vergadering met advies en relevante informatie. 4. Alle deelnemers kunnen tijdens de vergadering een voorstel van orde doen. 7. Quorum Een vergadering wordt niet gehouden indien niet ten minste twee leden aanwezig zijn. 8. Besluitvorming 1. Alle besluiten van de Rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd. 2. Bij staken der stemmen vindt uitstel van stemming tot de volgende vergadering plaats. Wanneer dit niet mogelijk is, of wanneer de stemmen dan weer staken, is het voorstel verworpen. 9. Stemming 1. Indien één van de leden daarom vraagt, dan vindt er een stemming plaats. 2. Stemmingen geschieden mondeling, tenzij één van de leden een schriftelijke stemming gewenst acht. 3. Stemming over personen geschiedt altijd schriftelijk. 10. Verslaglegging 1.

De secretaris maakt van elke vergadering een verslag, waarin in ieder geval de kern van hetgeen is besproken, de genomen besluiten en de uit te voeren acties worden vastgelegd. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de Rekenkamer anders beslist. 2. Van een openbare vergadering maakt de secretaris een afzonderlijk verslag, dat na vaststelling ter openbare kennis wordt gebracht. 3. Wanneer personen worden gehoord wordt een afzonderlijk gespreksverslag gemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt. 4. Een verslag wordt na vaststelling ondertekend door de voorzitter en de secretaris. 11. Vervanging voorzitter Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 4, bladzijde 3

12. Vervanging secretaris Bij verhindering van de secretaris draagt de voorzitter zorg voor vervanging. Aldus besloten in de vergadering van de Rekenkamer, gehouden op 24 april 2020. De voorzitter

De secretaris

G. Backus

J. Smink

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 4, bladzijde 4

BIJLAGE 5 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: GEDRAGSCODE REKENKAMER In deze bijlage is de tekst van de Gedragscode van de Rekenkamer Nijmegen opgenomen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 5, bladzijde 1

1. Algemene bepalingen 1. Deze gedragscode geldt voor de leden van de Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen. 2. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in de vergadering van de Rekenkamer. 3. Indien een lid de gedragscode schendt dan kan de Rekenkamer besluiten hiervan melding te maken bij de auditcommissie en verzoeken het lid op grond hiervan voor te dragen voor ontslag door de raad. 2. Werkzaamheden en relaties 1. Een Rekenkamerlid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan ontstaan met de onafhankelijkheid van de Rekenkamer. De leden maken tijdig aan de overige leden en de secretaris melding van wijzigingen in (neven)functies die zij bekleden. De leden van de Rekenkamer besluiten over mogelijke onverenigbaarheid. 2. De leden maken melding van betrokkenheid bij een organisatie, zodra hem of haar gebleken is dat de Rekenkamer daarmee op enige manier een relatie onderhoudt of van plan is te onderhouden. De leden van de Rekenkamer besluiten of het betreffende lid zich onthoudt van deelname aan de beraadslagingen over (onderdelen van) een onderzoek waarvoor sprake is van zo’n vorm van betrokkenheid. 3.

Een lid van de Rekenkamer dat familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de Rekenkamer, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 4. Indien een lid van de Rekenkamer in de openbaarheid treedt namens de Rekenkamer, dan vertegenwoordigt hij de Rekenkamer en geen andere organisatie. Hij is gehouden dit duidelijk te communiceren. Andersom geldt dat indien een lid van de Rekenkamer in de openbaarheid treedt namens een andere organisatie dan mag hij gewag maken van het lidmaatschap van de Rekenkamer, als maar duidelijk is dat niet namens de Rekenkamer wordt gesproken. 5. Een oud-rekenkamerlid verricht het eerste jaar na beëindiging van zijn functie als rekenkamerlid geen werkzaamheden tegen beloning voor de gemeente of een verbonden partij van de gemeente. 3. Informatie 1. Een lid van de Rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. 2. Een lid van de Rekenkamer wendt de in de uitoefening van zijn ambt/functie verkregen informatie niet aan anders dan voor algemeen belang.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 5, bladzijde 2

4. Geschenken en uitnodigingen 1. Een lid van de Rekenkamer maakt geen gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden. 2.

Een lid van de Rekenkamer neemt geen geschenken, geld, faciliteiten of uitnodigingen aan in ruil voor een tegenprestatie. De onafhankelijke positie van het ontvangende lid van de Rekenkamer mag nimmer ter discussie komen te staan door het ontvangen van geschenken, geld of uitnodigingen.

3. Ontvangen geschenken, geld en uitnodigingen worden altijd gemeld aan de overige leden en secretaris. De secretaris registreert deze meldingen. 4. Geschenken, geld en uitnodigingen met een waarde van meer dan € 25,- worden geweigerd en teruggezonden, met een brief waarin wordt gewezen op het gemeentelijk beleid met betrekking tot het aannemen van geschenken en geld. 5. Geschenken, geld en uitnodigingen met een waarde van minder dan € 25, - die in verband met de functie van het lid van de Rekenkamer zijn ontvangen, mogen worden geaccepteerd. Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamer, gehouden op 24 april 2020.

De voorzitter

De secretaris

G. Backus

J. Smink

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 5, bladzijde 3

BIJLAGE 6 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: WERVING, BENOEMING EN INZET BURGERADVISEUR Met het vaststellen van de Verordening gemeentelijke rekenkamer Nijmegen 2024 heeft de raad het mogelijk gemaakt om voor de duur van een onderzoek een burgeradviseur aan de Rekenkamer toe te voegen. Artikel 4 Burgeradviseur 1. De rekenkamer kan een tijdelijk burgeradviseur benoemen gedurende de looptijd van een onderzoek. 2. Tijdelijk burgeradviseurs zijn inwoners van de gemeente Nijmegen die gerechtigd zijn te stemmen bij de gemeenteraadsverkiezingen en die na benoeming de rekenkamer van informatie en advies voorzien bij een onderzoek. 3. Een tijdelijk burgeradviseur wordt benoemd op basis van kennis en/of ervaring met het specifieke onderwerp van onderzoek. 4. De tijdelijk burgeradviseur doet voorafgaand aan zijn benoeming melding van zijn nevenfuncties en/of eerdere betrokkenheid bij het onderwerp. 5. De artikelen 81c lid 6 en 7, 81e, 81f, en 81h van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de tijdelijk burgeradviseur. 6. De tijdelijk burgeradviseur ontvangt een vergoeding per bijgewoonde vergadering overeenkomstig een commissielid van de raad, zoals opgenomen in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers. Daarin zit alle overige tijd besloten.

In deze bijlage is aangegeven hoe de Rekenkamer invulling geeft aan de werving, benoeming en inzet van burgeradviseur.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 6, bladzijde 1

Wel of geen burgeradviseur? Artikel 4, lid 1 van de verordening bepaalt dat de Rekenkamer een tijdelijk burgeradviseur kan benoemen gedurende de looptijd van een onderzoek. De Rekenkamer bepaalt zo mogelijk bij het opstellen van het Onderzoeksplan, maar in elk geval bij de voorbereiding van een onderzoek of bij de uitvoering van het onderzoek een burgeradviseur wordt betrokken. Een belangrijk afwegingscriterium is of het onderwerp van onderzoek zich leent voor inbreng van het burgerperspectief. Dit ligt voor onderwerpen die gericht zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering minder voor de hand, dan voor onderwerpen met een duidelijke relatie met de maatschappij. Op voorhand wordt echter geen onderwerp uitgesloten. Wanneer de Rekenkamer ervoor kiest bij een onderzoek geen burgeradviseur in te zetten, dan benoemt zij dit in het Onderzoeksplan, danwel het Plan van Aanpak voor het betreffende onderzoek. Werving burgeradviseur •

De voorzitter of het Rekenkamerlid dat referentielid is voor het betreffende onderzoek en secretaris organiseren de werving voor een burgeradviseur. Zij beoordelen de sollicitaties en voeren de gesprekken. Zij zorgen daarbij voor een zorgvuldige afweging tussen kennis, ervaring en betrokkenheid enerzijds en het waarborgen van de onafhankelijke rol van de Rekenkamer anderzijds. Voordat een beoogd burgeradviseur benoemd wordt, wordt een gesprek met de andere leden van de Rekenkamer georganiseerd.

•

Idealiter wordt de burgeradviseur benoemd voordat de aanpak van het onderzoek is bepaald, zodat deze daar ook over kan meedenken.

Formele eisen aan de burgeradviseur Voorafgaand aan de benoeming: •

Toont de beoogd burgeradviseur aan dat deze stemgerechtigd is in de gemeente Nijmegen.

•

Overlegt deze een schriftelijk overzicht van zijn betaalde en niet betaalde nevenfuncties en/of eerdere betrokkenheid bij het onderwerp van onderzoek. Het overzicht is gedurende de looptijd van het onderzoek openbaar en staat dan op de website.

•

Onderschrijft deze: o

Zich te houden aan de bepalingen uit het Reglement van Orde, Reglement van Vergadering en de Gedragscode van de Rekenkamer.

o

De werkwijze die de Rekenkamer hanteert bij de uitvoering van onderzoeken, zoals opgenomen in de Notitie Werkwijze.

•

Laat deze schriftelijk weten de benoeming te aanvaarden.

•

Overlegt deze een verklaring omtrent het gedrag. De Rekenkamer vergoedt hiervoor de kosten.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 6, bladzijde 2

Deelname aan vergaderingen •

De burgeradviseur neemt alleen deel aan de onderdelen van (werk)overleggen en vergaderingen die gaan over het onderzoek waarvoor de burgeradviseur is benoemd.

•

De burgeradviseur ontvangt alleen de vergaderstukken die van belang zijn voor het onderzoek waarvoor de burgeradviseur is benoemd.

•

De burgeradviseur kan ook ingezet worden bij het analyseren van stukken en het voeren van gesprekken met sleutelfiguren. Wanneer de burgeradviseur gesprekken voert, doet deze dat altijd samen met een lid van de Rekenkamer of de secretaris van de Rekenkamer.

•

Alle stukken die door de burgeradviseur worden ingezien zijn vertrouwelijk totdat de rekenkamer de stukken openbaar maakt.

Vergoeding •

De tijdelijk burgeradviseur ontvangt een vergoeding per bijgewoonde vergadering overeenkomstig een commissielid van de raad, zoals opgenomen in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers. Daarin zit alle overige tijd besloten.

•

De secretaris van de Rekenkamer zorgt voor uitbetaling van de vergoeding, steeds zo snel mogelijk na afloop van een kwartaal.

•

De vergoeding is een bruto vergoeding. De burgeradviseur is zelf verantwoordelijk voor het opgeven van de vergoeding aan de belastingdienst.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 6, bladzijde 3

BIJLAGE 7 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: BASISOVEREENKOMST REKENKAMER – EXTERNE DESKUNDIGEN Wanneer de Rekenkamer bij de uitvoering van een onderzoek externe deskundigen inhuurt om haar te ondersteunen, gelden daarvoor de voorwaarden uit de in deze bijlage opgenomen basisovereenkomst.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 1

OVEREENKOMST ONDERSTEUNING REKENKAMER NIJMEGEN DOOR <INVULLEN> BIJ ONDERZOEK <INVULLEN> De ondergetekenden: 1. De Gemeente Nijmegen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de secretaris van de Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen, hierna te noemen: “Opdrachtgever” 2. <INVULLEN>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <INVULLEN>, hierna te noemen: “Opdrachtnemer” Ondergetekenden 1 en 2 hierna gezamenlijk te noemen “Partijen” In overweging nemende: Dat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer een opdracht verstrekt om voor hem werkzaamheden te verrichten binnen het kader van de door Opdrachtgever met Opdrachtnemer aangegane overeenkomst Dat Partijen uitdrukkelijk niet de bedoeling hebben een arbeidsovereenkomst aan te gaan Dat Partijen deze overeenkomst van opdracht en de daarbij behorende voorwaarden hierna schriftelijk wensen vast te leggen <INDIEN VAN TOEPASSING>: Dat separaat tevens een verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer <BASIS-VERWERKERSOVEREENKOMST ALS BIJLAGE OPNEMEN>. Komen als volgt overeen: Artikel 1

Opdracht

1. Opdrachtnemer verbindt zich de door Opdrachtgever verstrekte opdracht uit te voeren, inhoudende het ondersteunen van de Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen bij haar onderzoek <INVULLEN>. Mede op basis van de offerte van <INVULLEN> dd. <INVULLEN> stelt de Rekenkamer, na overleg met <INVULLEN>, een Plan van Aanpak op. In dit Plan van Aanpak worden de aanpak van het onderzoek en de taakverdeling tussen de Rekenkamer en <INVULLEN> vastgelegd. 2. Partijen kwalificeren deze overeenkomst als een overeenkomst van opdracht in de zin van 7:400 BW e.v. Het ligt niet in de bedoeling van de ondergetekenden om een arbeidsovereenkomst tot stand te brengen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. 3. Opdrachtnemer zet voor de uitvoering van de opdracht in: •

<INVULLEN> (projectleider)

•

<INVULLEN> (…)

•

<INVULLEN> (…)

4. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden uitvoeren in overleg met de secretaris van de Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen of diens plaatsvervanger. De Opdrachtnemer en de secretaris voeren hiertoe tenminste elke <INVULLEN> overleg (telefonisch of per mail) over de voortgang qua inzet en resultaten. Zo nodig worden de aanpak en/of taakverdeling naar aanleiding van dit overleg aangepast. <INDIEN VAN TOEPASSING>. De afstemmingsmomenten zijn uitgebreider uitgewerkt in de offerte op blz. <INVULLEN>. Wanneer de eventueel Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 2

gewijzigde aanpak en/of taakverdeling naar het oordeel van Opdrachtgever niet tot het gewenste resultaat leidt, dan kan Opdrachtgever besluiten de overeenkomst eenzijdig te ontbinden. 5. Opdrachtnemer moet de Opdrachtgever op de hoogte houden van zijn werkzaamheden ter uitvoering van de opdracht en haar onverwijld in kennis stellen van de voltooiing van de opdracht, indien de Opdrachtgever daarvan onkundig is. 6. Opdrachtnemer dient zelf zorg te dragen voor de nakoming van zijn fiscale verplichtingen en premieafdrachten sociale verzekeringen. 7. Opdrachtgever stelt de Opdrachtnemer de faciliteiten ter beschikking die noodzakelijk zijn voor een adequate uitvoering van de opdracht. Artikel 2

Aanvang, duur en beëindiging van opdracht

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van de uitvoering van het onderzoek <INVULLEN>. Het onderzoek start <INVULLEN> en eindigt <INVULLEN>. <INDIEN VAN TOEPASSING> De doorlooptijd is deels afhankelijk van <INVULLEN>. Het streven is het onderzoek voor <INVULLEN> af te ronden. Een afwijkende tijdsbesteding in het kader van de opdracht behoeft wederzijdse schriftelijke instemming van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Partijen kunnen de overeenkomst niet opzeggen behoudens gewichtige redenen. Indien een der partijen de overeenkomst opzegt, zonder dat zich een gewichtige reden voordoet, is die partij aan de ander een schadevergoeding verschuldigd onder meer bestaande uit het eventuele verschil tussen het tussen partijen overeengekomen nog verschuldigde deel van de vergoeding, voor Opdrachtnemer vermeerderd met de vergoeding die Opdrachtgever aan een derde moet voldoen voor de voltooiing van de opdracht. Voorts is Opdrachtnemer gehouden de door Opdrachtgever geleden schade als gevolg van het niet (geheel)conform kunnen naleven van verplichtingen jegens cliënten als gevolg van onregelmatige opzegging door Opdrachtnemer te vergoeden.

Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid omtrent opzegging kan ieder der partijen deze overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen, zonder dat daartoe enige ingebrekestelling is vereist, indien: a) Opdrachtgever wordt ontbonden, of anderszins haar activiteiten eindigt; b) De Opdrachtnemer één van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst niet is nagekomen, ondanks daartoe bij aangetekende brief of deurwaardersexploot te zijn aangemaand en na deze aanmaning 15 dagen zijn verstreken zonder dat de wederpartij alsnog zijn verplichtingen is nagekomen; c)

Opdrachtnemer onder curatele wordt gesteld of zijn zakelijke activiteiten beëindigt.

Artikel 3

Vergoeding

1. De vergoeding per dag (8 uur) bedraagt: •

Voor <INVULLEN> (projectleider): € <INVULLEN>

•

Voor <INVULLEN> (…): € <INVULLEN>

•

Voor <INVULLEN> (…): € <INVULLEN>

Deze tarieven zijn exclusief 21% BTW, maar inclusief overige bijkomende kosten. 2. De vergoeding wordt in delen betaalbaar gesteld: 25% van de opdrachtsom bij de start van de opdracht, <TUSSENPRODUCT(EN) / PEILDATA INVULLEN> …% bij …, …% bij … en 25% na oplevering van het eindproduct, zijnde <INVULLEN>. Voorafgaand aan de betaling voor het / Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 3

de tussenproduct(en), wordt in onderling overleg bepaald of en hoe de opdracht wordt voortgezet.

Artikel 4

Vervanging

Het is Opdrachtnemer in beginsel niet toegestaan een ander in te schakelen teneinde de betreffende werkzaamheden te verrichten. Artikel 5

Andere opdrachtgevers

Het is Opdrachtnemer met inachtneming van de belangen van Opdrachtgever toegestaan om tijdens de duur van deze overeenkomst voor andere opdrachtgevers werkzaam te zijn. Artikel 6 1.

Geheimhoudingsplicht

Opdrachtnemer verklaart dat hij, zowel gedurende de uitvoering van deze overeenkomst als daarna, volledige geheimhouding zal betrachten ten aanzien van al hetgeen Opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst en daarna ter kennis is gekomen, betreffende bij de organisatie werkzame personen, alsmede betreffende de relaties van Opdrachtgever, betreffende de organisatie van Opdrachtgever en betreffende de werkzaamheden zelf.

2.

Alle stukken, brieven en andere documenten met betrekking tot de cliënten en organisatie van Opdrachtgever blijven haar eigendom. Opdrachtnemer mag deze stukken en documenten niet aan derden ter inzage geven dan wel derden de stukken laten verveelvoudigen, bewerken etc.

3.

De wet en regelgeving (AVG)die is ingegaan op 25 mei 2018 is op deze overeenkomst van toepassing.

Artikel 7

Documenten en bedrijfsmiddelen

Het is Opdrachtnemer niet toegestaan op welke wijze dan ook alle documenten en/of informatiedragers en/of bedrijfsmiddelen, die hij in verband met zijn werkzaamheden bij Opdrachtgever onder zich heeft gekregen, in bezit te hebben of te houden, uitgezonderd voor zover en voor zolang dit voor de uitoefening van zijn werkzaamheden voor Opdrachtgever is vereist. Opdrachtnemer is verplicht om dergelijke documenten en/of informatiedragers en/of bedrijfsmiddelen bij het einde van de overeenkomst onmiddellijk aan Opdrachtgever ter hand te stellen. Artikel 8

Verbod om werknemers mee te nemen

Het is Opdrachtnemer niet toegestaan om, direct dan wel indirect, werknemers van Opdrachtgever te benaderen, teneinde hen te bewegen het dienstverband met Opdrachtgever te beëindigen. Artikel 9

Boetebeding

Opdrachtnemer is van rechtswege in gebreke indien hij handelt in strijd met zijn verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst en zal aan Opdrachtgever voor iedere overtreding een boete verbeuren waarvan het bedrag overeenkomt met € 5.000,-- per overtreding, alsmede een boete gelijk aan € 500,-- voor elke dag dat de overtreding, na mededeling van de ontdekking daarvan Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 4

door Opdrachtgever, voortduurt, onverminderd het recht van Opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen. Artikel 10

Gelieerde instellingen

In de artikelen 6 tot en met 9 worden onder het begrip Opdrachtgever verstaan tevens de gelieerde instellingen die behoren tot hetzelfde concern of dezelfde groep als Opdrachtgever, alsmede instellingen waarin Opdrachtgever op enigerlei wijze participeert. Artikel 11

Intellectuele eigendom

Aan Opdrachtgever blijven alle rechten toekomen van intellectuele eigendom, waaronder auteurs-, merken- en octrooirechten, op publicaties, uitgaven, methodieken, lesstructuren en andere werken door Opdrachtgever samengesteld en vervaardigd. Opdrachtnemer is bevoegd deze materialen uitsluitend bij de uitvoering van zijn opdracht te gebruiken en verbindt zich te allen tijde te onthouden van het op andere wijze maken van inbreuk op voornoemde aan Opdrachtgever toekomende rechten. 1.

Aan Opdrachtnemer blijven alle rechten toekomen van intellectuele eigendom, waaronder auteurs-, merken- en octrooirechten, op publicaties, uitgaven, methodieken, lesstructuren en andere werken door Opdrachtnemer zijn samengesteld en vervaardigd.

2.

Ingeval tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer een geschil omtrent rechten van intellectuele eigendom ontstaat, wordt Opdrachtgever vermoed rechthebbende te zijn, behoudens tegenbewijs door Opdrachtnemer.

3.

Binnen de grenzen van de wet doet Opdrachtnemer afstand van de in artikel 25 Auteurswet 1912, genoemde persoonlijkheidsrechten.

Artikel 12 1.

Aansprakelijkheid en vrijwaring

Opdrachtnemer is gehouden de opdracht naar behoren, naar beste kunnen en conform het overeen gekomene uit te voeren. Opdrachtnemer is geheel aansprakelijk voor het te behalen resultaat jegens Opdrachtgever.

2.

Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle aanspraken van derden welke uit de uitvoering van deze overeenkomst voortvloeien, daaronder onder meer te verstaan door Opdrachtnemer gemaakte inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden.

Artikel 13

Vervallenverklaring en aanvullingen

De reeds bestaande afspraken in het kader van deze overeenkomst tussen partijen komen door ondertekening hierna te vervallen, waarbij tegelijk de afspraken in onderhavig contract daarvoor in de plaats komen. Aanvullingen op deze overeenkomst kunnen slechts schriftelijk worden overeengekomen. In gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nijmegen van toepassing. Deze inkoopvoorwaarden zijn in te zien op de website van de gemeente Nijmegen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 5

Artikel 14

Toepasselijk recht en forum

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen direct of indirect voortvloeiende uit deze overeenkomst zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de Rechtbank te Arnhem. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend op ___________________

_________________

Opdrachtgever,

Opdrachtnemer,

<INVULLEN>

<INVULLEN>

Secretaris Rekenkamer Nijmegen

<INVULLEN>

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 6

BIJLAGE BIJ BASISOVEREENKOMST: VERWERKERSOVEREENKOMT OP GROND VAN ARTIKEL 28 LID 3 VAN DE AVG 1.

Gemeente Nijmegen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <INVULLEN>, secretaris van de Rekenkamer Nijmegen, hierna te noemen "Verantwoordelijke";

en 2.

<INVULLEN> , gevestigd en kantoorhoudende te <INVULLEN> aan de <INVULLEN>, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door <INVULLEN> , hierna te noemen "Verwerker";

verklaren te zijn overeengekomen een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 derde lid, van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG), tussen de Verantwoordelijke en de Verwerker. Artikel 1. Definities 1.1. Bijlagen: aanhangsels bij deze Verwerkersovereenkomst, die na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van deze Verwerkersovereenkomst. 1.2.

Contactpersoon: de contactpersoon bedoeld in de Hoofdovereenkomst, of diens vervanger

zoals apart overeengekomen. 1.3. Hoofdovereenkomst: de overeenkomst tussen partijen genaamd “<INVULLEN>” aangegaan op met inkoopkenmerk “<INVULLEN>”. 1.4. Waar in deze Verwerkersovereenkomst termen worden gebruikt die overeenstemmen met definities uit artikel 4 AVG, wordt aan deze termen de betekenis van de definities uit de AVG toegekend. Overige termen geschreven met hoofdletters hebben de betekenis zoals gegeven in de Hoofdovereenkomst of in het onderhavige document. Artikel 2. Ingangsdatum en duur 2.1. Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment van ondertekening en duurt voort zolang Verwerker als Verwerker van persoonsgegevens optreedt conform de Hoofdovereenkomst. 2.2. Deze Verwerkersovereenkomst kan slechts worden opgezegd of ontbonden onder dezelfde voorwaarden als de Hoofdovereenkomst. Artikel 3. Onderwerp en doel van deze Verwerkersovereenkomst 3.1. Verwerker verwerkt de door of via Verantwoordelijke voor dit uitdrukkelijk omschreven doel <INVULLEN> ter beschikking gestelde persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst. 3.2. De door de Verwerker uit te voeren aard, doel, werkzaamheden en categorieën betrokkenen waar deze Verwerkersovereenkomst betrekking op heeft, worden nader, uitputtend, omschreven in bijlage 1.

Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 3.3. Verwerker verbindt zich om in het kader van die werkzaamheden de door of via Verantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken zoals gesteld in de AVG. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 7

Artikel 4. Verplichtingen Verwerker en rechten verantwoordelijke 4.1. Verwerker verwerkt enkel gegevens ten behoeve van de Verantwoordelijke, in overeenstemming met diens instructies. 4.2. Verwerker heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder deze Verwerkersovereenkomst komt nimmer bij de Verwerker te berusten. 4.3. Verwerker zal bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de in het vorige artikel genoemde werkzaamheden handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. Verwerker zal alle redelijke instructies van de Contactpersoon dienaangaande opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 4.4. Verwerker zal te allen tijde op eerste verzoek van de Contactpersoon door Verantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens met betrekking tot deze Verwerkersovereenkomst ter hand stellen. 4.5.

Verwerker stelt Verantwoordelijke te allen tijde in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet. Artikel 5. Geheimhoudingsplicht 5.1. Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van Verwerker, evenals Verwerker zelf, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij, of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht. De medewerkers van de Verwerker tekenen hiertoe een geheimhoudingsverklaring. 5.2. Indien Verwerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal Verwerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, Verantwoordelijke ter zake informeren. Deze informatieplicht geldt niet voor zover wettelijke bepalingen dit verbieden. Artikel 6. Meldplicht datalekken en beveiligingsincidenten 6.1.

Verwerker zal de Verantwoordelijke, meer specifiek de CISO van verantwoordelijk zo spoedig mogelijk – doch uiterlijk binnen 24 uur na de eerste ontdekking – informeren over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan een toezichthouder of betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken in geval van niet-nakoming. Verwerker informeert de verantwoordelijke op het emailadres informatiebeveiliging@nijmegen.nl

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 8

6.2. Bij niet-nakoming van de verplichting uit het eerste lid verbeurt Verwerker een boete ter hoogte van de Vergoeding doch maximaal per overtreding € 50.000,- (10% van totaal-bedrag opdracht, naar boven afgerond) onverminderd het recht van Verantwoordelijke om de daadwerkelijk geleden schade te verhalen. Verwerker zal voorts op het eerste verzoek van Verantwoordelijke, alle inlichtingen verschaffen die de Verantwoordelijke noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen. Daarbij verschaft Verwerker in ieder geval de informatie aan Verantwoordelijke zoals omschreven in bijlage 2. 6.3. Verwerker beschikt over een gedegen plan van aanpak betreffende de omgang met en afhandeling van inbreuken en zal de verantwoordelijke, op diens verzoek, inzage verschaffen in het plan. Verwerker stelt de verantwoordelijke op de hoogte van materiële wijzigingen in het plan van aanpak. 6.4. Verwerker zal het doen van meldingen en de afweging tot het doen van een melding aan de toezichthouder(s) overlaten aan de Verantwoordelijke. 6.5. Verwerker zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig, op de kortst mogelijke termijn, verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n). 6.6.

Verwerker houdt een gedetailleerd logboek bij van alle (vermoedens van) inbreuken op de beveiliging, evenals de maatregelen die in vervolg op dergelijke inbreuken zijn genomen waarin minimaal de informatie zoals bedoeld in bijlage 2, en geeft daar op eerste verzoek van de Verantwoordelijke inzage in. Artikel 7. Beveiligingsmaatregelen en controle 7.1. Verwerker neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens welke worden verwerkt ten dienste van de Verantwoordelijke te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De passende technische en organisatorische maatregelen dienen minimaal op het niveau van verantwoordelijke te zijn. 7.2. Verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens te (doen) controleren in het kader van de verplichtingen uit hoofde van de AVG. Verwerker is verplicht de Verantwoordelijke of de door Verantwoordelijke ingeschakelde externe controleur toe te laten en verplicht medewerking te verlenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. 7.3. Verantwoordelijke zal de controle slechts (laten) uitvoeren na een voorafgaande schriftelijke melding aan Verwerker. 7.4.

Verwerker verbindt zich om binnen een door de Verantwoordelijke te bepalen termijn de Verantwoordelijke of de externe controleur te voorzien van de verlangde informatie. Hierdoor kan de Verantwoordelijke of de externe controleur zich een gedegen oordeel vormen over de naleving door de Verwerker van deze Verwerkersovereenkomst. De Verantwoordelijke of de externe controleur is gehouden alle informatie betreffende deze controles vertrouwelijk te behandelen. 7.5. Verwerker staat er voor in, de door de Verantwoordelijke of de externe controleur aangegeven aanbevelingen ter verbetering binnen de daartoe door de Verantwoordelijke te bepalen redelijke termijn uit te voeren.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 9

7.6. De redelijke kosten van de controle worden gedragen door de partij die de kosten maakt, tenzij uit de controle blijkt dat de Verwerker enig punt uit deze Verwerkersovereenkomst niet heeft nageleefd. In dat geval worden de kosten van de controle gedragen door de Verwerker. 7.7. Verwerker rapporteert jaarlijks over de opzet en werking van het stelsel van maatregelen en procedures, gericht op naleving van deze Verwerkersovereenkomst. 7.8. Naast de hierboven bedoelde controles en rapportages kunnen partijen overeenkomen gebruik te maken van een Third Party Memorandum (TPM) opgesteld door een onafhankelijke externe deskundige. 7.9. Verwerker waarborgt dat alleen gemachtigde personen welke gebonden zijn aan geheimhouding op grond van een overeenkomst toegang hebben tot de verwerking. 7.10. Verwerker houdt een register bij van het genoemde in bepaling 7.9. met autorisatieniveaus en een op functieniveau overzicht wie toegang heeft tot de verwerking. Verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd om dit register op te vragen en in te zien. Artikel 8. Inschakeling derden 8.1. Verwerker is slechts gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens geheel of ten dele uit te besteden aan derden na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke. 8.2.

Verantwoordelijke kan aan de schriftelijke toestemming voorwaarden verbinden, op het gebied van geheimhouding en ter naleving van de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst. 8.3. Verwerker blijft bij uitbesteding te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker garandeert dat deze derden schriftelijk minimaal dezelfde plichten op zich nemen als tussen de Verantwoordelijke en de Verwerker zijn overeengekomen ten aanzien van persoonsgegevens en zal Verantwoordelijke, op diens verzoek, inzage verschaffen in de overeenkomsten met deze derden waarin deze plichten zijn opgenomen. 8.4. Verwerker mag de persoonsgegevens uitsluitend verwerken of laten verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar andere landen is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke waarbij als minimale voorwaarden geldt dat het betreffende derde land een met instemming van de Europese commissie adequaat beveiligingniveau hanteert en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. 8.5.

Verwerker houdt een actueel register bij van de door hem ingeschakelde derden waarin de identiteit, vestigingsplaats en een beschrijving van de werkzaamheden van de derden zijn opgenomen, alsmede eventuele door Verantwoordelijke gestelde aanvullende voorwaarden. Artikel 9. Wijziging- en exitregeling Verwerkersovereenkomst 9.1. Wijziging van deze verwerkersovereenkomst kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen geaccordeerd voorstel. 9.2. De verwerker zal te allen tijde de in het vorig lid beschreven dataportabiliteit waarborgen zodanig dat er geen sprake is van verlies van functionaliteit of (delen van) de gegevens.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 10

9.3. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker treden met elkaar in overleg over wijzigingen in deze verwerkersovereenkomst als een wijziging in regelgeving of een wijziging in de uitleg van regelgeving daartoe aanleiding geven. 9.4. Indien een partij tekortschiet in de nakoming van een overeengekomen verplichting, kan de andere partij haar in gebreke stellen waarbij de nalatige partij alsnog een redelijke termijn voor de nakoming wordt gegund. Blijft nakoming ook dan uit dan is de nalatige partij in verzuim. Ingebrekestelling is niet nodig wanneer voor de nakoming een fatale termijn geldt, nakoming blijvend onmogelijk is of indien uit een mededeling dan wel de houding van de andere partij moet worden afgeleid dat deze in de nakoming van haar verplichting zal tekortschieten. 9.5. De verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd, onverminderd hetgeen daartoe bepaald is in de verwerkersovereenkomst en de daarmee samenhangende hoofdovereenkomst, en onverminderd hetgeen overigens in de wet is bepaald, de uitvoering van deze verwerkersovereenkomst door middel van een aangetekend schrijven op te schorten, dan wel zonder rechterlijke tussenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, nadat verwerkingsverantwoordelijke constateert dat: a)

verwerker (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt; of

b) verwerker zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; of c)

de onderneming van verwerker wordt ontbonden; of

d) verwerker zijn onderneming staakt; of e) sprake is van een ingrijpende wijziging in de zeggenschap over de activiteiten van de onderneming van verwerker die maakt dat het in alle redelijkheid niet van de verwerkingsverantwoordelijke kan worden verwacht dat zij de verwerkersovereenkomst in stand houdt; of f)

op een aanmerkelijk deel van het vermogen van verwerker beslag wordt gelegd (anders dan door verantwoordelijke); of

g) de andere partij aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit deze verwerkersovereenkomst en die ernstige toerekenbare tekortkoming niet binnen 30 dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling dan wel een van de overige situaties bedoeld in artikel 9.4 zich voordoet. 9.6. Verwerker informeert ogenblikkelijk de verwerkingsverantwoordelijke indien een faillissement dreigt dan wel surséance van betaling, zodat de verwerkingsverantwoordelijke tijdig kan beslissen de persoonsgegevens terug te vorderen alvorens faillissement wordt uitgesproken. 9.7. Verwerkingsverantwoordelijke is gerechtigd deze verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst per direct te ontbinden indien verwerker te kennen geeft niet (langer) te kunnen voldoen aan de betrouwbaarheidseisen die op grond van ontwikkelingen in de wet en/of de rechtspraak aan de verwerking van de persoonsgegevens worden gesteld. 9.8. Indien de verwerkersovereenkomst voortijdig wordt beëindigd is artikel 9 lid 2 en 3 van overeenkomstige toepassing. 9.9 Na beëindiging van de Hoofdovereenkomst zal Verwerker conform de Hoofdovereenkomst niet uitputtend de verwerkte persoonsgegevens, kopieën etc. aan de Verantwoordelijke ter beschikking stellen en deze achtereenvolgens onomkeerbaar te vernietigen.

Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024

Bijlage 7, bladzijde 11

Artikel 10. Aansprakelijkheid 10.1. Indien de verwerker tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze verwerkersovereenkomst kan verwerkingsverantwoordelijke hem in gebreke stellen. Verwerker is echter onmiddellijk in gebreke als de nakoming van desbetreffende verplichting anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn, reeds blijvend onmogelijk is. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de verwerker een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is verwerker in verzuim. 10.2 Verwerker is aansprakelijk op grond van het bepaalde in artikel 82 AVG, schade of nadeel voortvloeiende uit het niet nakomen van deze verwerkersovereenkomst daaronder begrepen. 10.3 Verwerker vrijwaart verwerkingsverantwoordelijke voor schade of nadeel voor zover ontstaan door werkzaamheid van de verwerker. 10.4 Indien verwerker de in artikel 6 lid 1 van deze verwerkersovereenkomst neergelegde verplichting niet of niet-tijdig nakomt en de toezichthouder de verwerkingsverantwoordelijke dientengevolge een bestuurlijke boete oplegt, is verwerker aansprakelijk en zal verwerkingsverantwoordelijke een contractuele boete ter hoogte van hetzelfde bedrag opleggen aan verwerker.