D26 d.d. 19 december 2024 van de Rekenkamer over Notitie Werkwijze Rekenkamer 2024
Tekst van het document
De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen.
Gemeenteraad Nijmegen
Postadres Gemeente Nijmegen BM60 Postbus 9105
In afschrift: fracties, college
6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl
Datum Betreft
19 december 2024 Notitie Werkwijze Rekenkamer 2024
Contactpersoon Jelly Smink j.smink@nijmegen.nl T 024 – 329 23 38
Geachte leden van de gemeenteraad,
Ons kenmerk
BM60/18/E24.004093 Hierbij sturen wij u de geactualiseerde Notitie Werkwijze van de Rekenkamer 1. In dit stuk beschrijven wij hoe wij onze rol opvatten en invullen, en hoe wij onderzoek doen. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige versie (mei 2023) volgen uit de nieuwe verordening voor de Rekenkamer, in het bijzonder: • De mogelijkheid voor de Rekenkamer om een burgeradviseur te benoemen als tijdelijk lid voor een specifiek onderzoek. • De werkwijze rond het opstellen van het raadsvoorstel bij een rekenkamerrapport. Het raadsvoorstel wordt nu door de Rekenkamer opgesteld en gelijktijdig met het rapport aan de gemeenteraad aangeboden. Het Gemeentelijk Managementteam heeft op 18 december 2024 een aangepaste versie van de werkafspraken tussen de ambtelijke organisatie en de Rekenkamer vastgesteld. Deze hebben wij als bijlage toegevoegd aan onze Notitie Werkwijze. Wanneer u vragen heeft naar aanleiding van deze brief, dan kunt u contact opnemen met mevrouw J. Smink (secretaris van de Rekenkamer) via j.smink@nijmegen.nl of 024 – 329 23 38. Met vriendelijke groet,
J. van den Broek Voorzitter Rekenkamer Nijmegen
1
J. Smink Secretaris Rekenkamer Nijmegen
De digitale versie van de Notitie Werkwijze is te vinden in het iBabs overzicht Wat doet de Rekenkamer? En
meer achtergrondinformatie.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen
Pagina 1 van 1
Rekenkamer Nijmegen
De Rekenkamer neemt een onafhankelijke positie in binnen de gemeente Nijmegen
Notitie Werkwijze Versie 2024
COLOFON De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: •
Doeltreffendheid: Bij dit type onderzoek wordt nagegaan of de gewenste resultaten daadwerkelijk worden bereikt
•
Doelmatigheid Bij dergelijk onderzoek gaan we na of de gewenste resultaten worden bereikt met zo weinig mogelijk middelen (personeel, geld)
•
Rechtmatigheid: Bij onderzoek op dit terrein staat de vraag centraal of de uitvoering plaatsvindt volgens geldende wetten en regels.
Bij de uitvoering van haar onderzoeken kijkt de Rekenkamer altijd terug (wat is besloten, wat is gedaan), met als nadrukkelijk doel daarvan te kunnen leren voor de toekomst. De wijze waarop de Rekenkamer haar onderzoeken (en overige werkzaamheden) uitvoert is vastgelegd in de Notitie Werkwijze.
Samenstelling: de heer J. (Jos) van den Broek (voorzitter) mevrouw C. (Corine) Baarda (lid) De heer E. (Emiel) Broere (lid) De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door mevrouw J. (Jelly) Smink (secretaris / onderzoeker).
Contact: Post:
Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN
Telefoon:
024 – 329 2338
E-mail:
rekenkamer@nijmegen.nl
Website:
www.nijmegen.nl
X:
@rekenkamer024
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
INHOUDSOPGAVE
1
Inleiding
1
2
Algemene uitgangspunten
3
3
Opstellen onderzoeksplan en jaarverslag
5
4
Uitvoeren onderzoek
9
5
Overige activiteiten
16
Bijlagen: 1.
Bepalingen uit de Gemeentewet over de Rekenkamer
2.
Verordening gemeentelijke rekenkamer Nijmegen
3.
Reglement van Orde Rekenkamer
4.
Reglement van Vergadering Rekenkamer
5.
Gedragscode Rekenkamer
6.
Werving, benoeming en inzet burgeradviseur
7.
Basisovereenkomst Rekenkamer – externe deskundigen
8.
Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze 2024
1.
INLEIDING
De Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen (verder: de Rekenkamer) heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. De basis voor de werkzaamheden van de Rekenkamer is vastgelegd in de Gemeentewet en de Verordening Gemeentelijke Rekenkamer. Doel van de Rekenkamer is de gemeenteraad een extra handvat te bieden om zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Daarnaast heeft de Rekenkamer een onafhankelijke controlerende taak voor inwoners. Wat doet de Rekenkamer? De Rekenkamer doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het bestuur. Zijn de doelen van het gemeentelijk beleid bereikt (doeltreffendheid)? Zijn de voorbereiding en de uitvoering van het beleid efficiënt verlopen (doelmatigheid)? Heeft de uitvoering plaatsgevonden volgens geldende wetten en regels (rechtmatigheid)? En welke aanbevelingen zijn nodig om de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid te vergroten? De ervaring leert dat het bieden van transparantie ten behoeve van de besluitvorming door de gemeenteraad een belangrijk aspect van de onderzoeken kan zijn. Hoe werkt de Rekenkamer? Om deze vragen te beantwoorden doet de Rekenkamer onderzoek. Elke twee jaar legt de Rekenkamer in haar Onderzoeksplan vast welke onderzoeken en overige activiteiten zij oppakt.
In voorliggende Notitie Werkwijze is vastgelegd hoe de Rekenkamer invulling geeft aan haar takenpakket. Achtereenvolgens komen aan de orde: •
Algemene uitgangspunten (hoofdstuk 2)
•
Opstellen onderzoeksplan en jaarverslag (hoofdstuk 3)
•
Uitvoeren onderzoek (hoofdstuk 4)
•
Overige activiteiten (hoofdstuk 5)
In de bijlagen zijn opgenomen: 1.
Bepalingen uit de Gemeentewet over de Rekenkamer
2.
Verordening Rekenkamer
3.
Reglement van Orde
4.
Reglement van Vergadering
5.
Gedragscode
6.
Burgeradviseur
7.
Basisovereenkomst Rekenkamer – externe deskundigen
8.
Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie
De hier beschreven werkwijze is gebaseerd op de algemene eisen die daaraan in de verordening zijn gesteld en de ervaringen tot nu toe van ons zelf en andere lokale rekenkamers. Onze werkwijze blijft zich ontwikkelen. Deze notitie dient dan ook beschouwd te worden als handreiking. Wij verwerken nieuwe ervaringen in deze Notitie Werkwijze. In elk geval aan het begin van elke raadsperiode brengen wij een geactualiseerde notitie ter kennis van de raad en het college.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
1
Voor alle anderen is de notitie beschikbaar via de website, onze secretaris en bij de Informatiebalie in de Stadswinkel. Wij zijn aanspreekbaar op hetgeen in deze notitie is opgenomen. Wij nodigen iedereen die te maken heeft met het werk van de Rekenkamer (gemeenteraad, college, ambtenaren, onderzochte organisaties, inwoners van de gemeente Nijmegen) dan ook uit om hierover het gesprek met ons aan te gaan.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
2
2.
ALGEMENE UITGANGSPUNTEN
In de Gemeentewet (artikel 182, lid 1) is de taak van de lokale rekenkamers beschreven: ‘De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. (…)’. In de toelichting op de Gemeentewet is aangegeven dat het doel van de lokale rekenkamer is, de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken. In de toelichting is ook aangegeven dat de bevoegdheden van de rekenkamer dienen ruim te worden opgevat. Beleidsvoorbereiding, -vorming, -vaststelling, - uitvoering en –effecten vallen hieronder. Daarbij hoort ook het functioneren van de ambtelijke organisatie die het gemeentebestuur bij zijn taakvervulling ten dienste staat. Dit geldt ook voor de politieke organisatie en de ambtelijke organisatie die het gemeentebestuur ondersteunt. Een en ander is verder uitgewerkt in: •
een aantal bepalingen in de Gemeentewet (zie bijlage 1 en de toelichting op de belangrijkste wijzigingen in de Gemeentewet uit de brief van de Rekenkamer bij de Notitie Werkwijze versie 2023);
•
de door de gemeenteraad vaststelde Verordening Rekenkamer (zie bijlage 2);
•
het door de Rekenkamer zelf opgestelde Reglement van Orde, Reglement van Vergadering en de Gedragscode voor haar leden (zie bijlage 3 tot en met 5).
Hoe de Rekenkamer invulling geeft aan de bepalingen uit de Gemeentewet en de Verordening, is beschreven in deze notitie. Het versterken van de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad is de focus van onze onderzoeken. Daartoe richten wij ons in elk onderzoek op de wijze waarop taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden door het gemeentebestuur - dus door het college én door de gemeenteraad - worden ingevuld. Dat de gemeenteraad het hoofd van de gemeente is, is daarbij een belangrijk uitgangspunt voor onze onderzoeken. Wij begeven ons in onze onderzoeken niet op het terrein van de commissie bezwaarschriften, de ombudsman of de bestuursrechter. Wanneer er bij ons zaken worden aangedragen die op deze terreinen liggen, verwijzen wij de desbetreffende persoon door naar de bevoegde instanties. Bij onze werkwijze laten wij ons leiden door normen van zorgvuldigheid, onafhankelijkheid, objectiviteit en betrouwbaarheid. Hierna lichten we deze normen toe. In het vervolg van deze notitie is aangegeven wat de normen concreet betekenen bij de uitwerking van onze taken en overige werkzaamheden. Wij dragen zorg voor een brede toegankelijkheid van ons werk, door onze werkwijze, de agenda’s van onze vergaderingen, alle rapporten en belangrijke brieven op de website te plaatsen. Rapporten leggen wij tevens ter inzage bij de Informatiebalie in de Stadswinkel.
Op gezette momenten attenderen wij raadsleden, inwoners van Nijmegen en overige betrokkenen of belangstellenden hierop.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
3
Kader 1: normen voor de uitvoering van taken door de Rekenkamer •
Zorgvuldigheid Tegenover de onderzochte organisatieonderdelen tonen we ons zorgvuldig in de omgang en met hun gegevens, passen hoor- en wederhoor toe en rapporteren op evenwichtige wijze. In de onderzoeken toetsen wij in principe op basis van minimaal twee methoden van onderzoek: dossieronderzoek, gesprekken, enquêtes, benchmarkonderzoek, …. Wij bieden onderzochte organisatieonderdelen de mogelijkheid om hun zienswijze op onze werkwijze naar voren te brengen. Wij gebruiken deze bij het maken van keuzes in de uitvoering van het onderzoek.
•
Onafhankelijkheid Onze onafhankelijkheid moet boven elke twijfel verheven zijn. Wij vervullen geen nevenfuncties die zich niet verdragen met een goede uitoefening van onze hoofdtaken. Wij laten ons niet beïnvloeden door factoren buiten de Rekenkamer. Wij bepalen zelf wat wij onderzoeken, wanneer wij dat onderzoeken en op welke wijze en in welk tempo wij onderzoek doen. Bij het nemen van een besluit gebruiken wij de inbreng van anderen hierover. Wanneer wij onderzoek doen beperken wij ons tot de feiten.
•
Objectiviteit Wij treden organisatieonderdelen waarop ons onderzoek zich richt onbevooroordeeld tegemoet. Wij zorgen ervoor dat onze bevindingen, conclusies en aanbevelingen op navolgbare wijze voortvloeien uit het onderzoekswerk en dat deze recht doen aan de feiten. Gelijke gevallen behandelen we gelijk.
•
Betrouwbaarheid Tegenover de personen en organisaties waarmee we in ons werk te maken hebben, zijn we helder en consistent in ons optreden en betrachten we fair play. We komen de met hen gemaakte afspraken na.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
4
3.
OPSTELLEN ONDERZOEKSPLAN EN JAARVERSLAG
De Rekenkamer stelt elke twee jaar een Onderzoeksplan op. In het jaarverslag legt de Rekenkamer verantwoording af over de uitvoering van de voorgenomen onderzoeken en overige activiteiten uit het Onderzoeksplan. Opstellen onderzoeksplan De Rekenkamer geeft in een Onderzoeksplan aan hoe invulling wordt gegeven aan de diverse taken. De wijze waarop het Onderzoeksplan wordt opgesteld hebben we hierna kort beschreven en schematisch weergegeven in de infographic in figuur 1. Voorafgaand aan het opstellen van het Onderzoeksplan verzoekt de Rekenkamer de fracties uit de gemeenteraad en inwoners van de gemeente, ideeën voor onderzoek bij haar aan te leveren. De inwoners die een idee aanleveren, worden uitgenodigd hun idee toe te lichten in de vergadering van de Rekenkamer. De Rekenkamer zoekt met de fracties naar een praktische manier waarop zij hun ideeën kunnen toelichten. Voor alle ontvangen ideeën én de ideeën van de Rekenkamer zelf, gaat de Rekenkamer na wat er speelt rond de aangedragen ideeën (is recent onderzoek gedaan naar het betreffende onderwerp, of staat dat op stapel, is er op korte termijn een beleidswijziging aan de orde zijn, enzovoort). Vervolgens scoort de Rekenkamer de ideeën die als potentieel interessant overblijven op de criteria belang, twijfel, risico en toegevoegde waarde van onderzoek door de Rekenkamer. De criteria zijn hieronder toegelicht:
Kader 2: criteria voor de afweging van potentiële onderwerpen van rekenkameronderzoek •
Belang: Het belang dat is verbonden aan een onderwerp. Het gaat hierbij niet alleen om het financieel belang, maar ook om het maatschappelijk belang. Hoe groter het belang, hoe meer aanleiding voor onderzoek.
•
Twijfel: Twijfel over het functioneren van de uitvoering. Naarmate er meer twijfels bestaan over het bereiken van de doelen van het beleid of de inzet van middelen is er meer aanleiding tot onderzoek.
•
Risico: Kans dat een ‘rekening’ aan de gemeente wordt gepresenteerd op het moment dat het mis gaat. Hoe groter deze kans en hoe groter het daaraan verbonden bedrag, hoe groter het risico en hoe meer aanleiding tot onderzoek.
•
Toegevoegde waarde onderzoek door de Rekenkamer: Rekenkameronderzoek moet toegevoegde waarde hebben; dat heeft het wanneer: •
onderzoek door de Rekenkamer voor de gemeenteraad iets toevoegt aan onderzoek dat eerder door anderen is uitgevoerd
of: •
wanneer een onderwerp zonder Rekenkameronderzoek onvoldoende aandacht zou krijgen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
5
Wanneer er na deze stap nog meer ideeën overblijven dan de Rekenkamer binnen de beschikbare middelen kan uitvoeren, geven minder objectieve criteria zoals verwachte verhouding tussen inzet van middelen en verwachte opbrengsten en variantie in onderwerpen, aanpak en aard van de rapportages de doorslag. Wanneer een onderwerp relevant lijkt, maar de gewenste richting van het onderzoek nog niet helder is, kan in het onderzoeksplan een verkenning naar het betreffende onderwerp worden opgenomen. De Rekenkamer legt de uitkomsten van de selectie vast in een voorstel dat wordt besproken met de auditcommissie. Na dat gesprek besluit de Rekenkamer definitief over de onderzoeken en andere activiteiten die zij oppakt in de daaropvolgende jaren. Het Onderzoeksplan wordt ter informatie verstuurd aan de gemeenteraad, de fracties uit de gemeenteraad en het college. Het wordt tevens (via e-mail) verspreid onder in- en externe belangstellenden en op de website geplaatst. Tijdens de uitvoering van het Onderzoeksplan is er contact tussen de Rekenkamer en de auditcommissie. De auditcommissie en de Rekenkamer komen één keer per jaar bij elkaar om het te hebben over de voortgang van de uitvoering van het Onderzoeksplan. Er wordt dan ook gesproken over de rode lijnen die te onderscheiden zijn bij de uitvoering van de onderzoeken (waar lopen we tegenaan, wat valt op).
Aan het einde van het eerste jaar van een Onderzoeksplan bekijkt de Rekenkamer hoe het 2 e jaar wordt ingevuld. Bij wijzigingen informeert zij de raad daarover met een brief. Bij grote wijzigingen voert de Rekenkamer overleg met de auditcommissie voordat zij een definitief besluit neemt. Tussentijdse verzoeken voor onderzoek In de Gemeentewet is expliciet benoemd dat de gemeenteraad verzoeken voor onderzoek bij de Rekenkamer kan neerleggen (artikel 182, lid 2). Dit artikel is overgenomen in de Verordening (artikel 10). Zoals tot nu toe gebruikelijk, zullen wij in voorkomende gevallen steeds zo snel mogelijk en beargumenteerd laten weten of en hoe wij invulling geven aan het verzoek van de raad. Ook voor inwoners van de gemeente Nijmegen bestaat er gedurende het hele jaar de mogelijkheid ideeën voor onderzoek aan te leveren bij de secretaris van de Rekenkamer. Daarvoor is een speciaal reactieformulier opgenomen op de website, maar ideeën kunnen ook via e-mail, een brief of telefonisch worden aangeleverd. De indiener van een idee wordt in principe voor de eerstvolgende vergadering van de Rekenkamer uitgenodigd zijn idee toe te lichten. De Rekenkamer hoort tevens de eventuele ambtelijke betrokkenen. De ervaring leert dat deze gesprekken soms al voldoende opleveren (de vraag is of wordt beantwoord).
In andere gevallen is het nodig het idee af te zetten tegen de daarvoor gehanteerde criteria belang, twijfel, risico en toegevoegde waarde.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
6
Rekenkamer Nijmegen
Opstellen onderzoeksplan
1. Opr oe p on de r zoe k side e ë n aan inwoners en raadsleden
2. Be spr e k e n ide e ë n m e t inwoners en raadsleden
3 . Filt e r e n ide e ë n
4. Keuze onderzoeken aan de hand van criteria
6. Bespreken concept onderzoeksplan met auditcommissie i
5. Concept onderzoeksplan
7. Definti ef onderzoeksplan
Figuur 1: infographic opstellen onderzoeksplan Rekenkamer
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
7
Bij ideeën voor onderzoek die tijdens het jaar worden ingediend speelt ook het tijdsaspect een belangrijke rol bij de afweging. Daarbij gaat het om vragen zoals: dient het onderzoek op korte termijn uitgevoerd te worden en moeten geplande onderzoeken in het Onderzoeksplan daarvoor uitgesteld worden? Kan het onderzoek ook later uitgevoerd worden? De indiener van het idee wordt altijd op de hoogte gesteld van het besluit dat de Rekenkamer heeft genomen. Wanneer het oppakken van het idee leidt tot bijstelling van het Onderzoeksplan, dan stelt de Rekenkamer daarvan ook de raad, het college en de (ambtelijke) contactpersoon die het aangaat op de hoogte. Opstellen jaarverslag In het jaarverslag doet de Rekenkamer verslag van haar werkzaamheden in het afgelopen jaar en de daarvoor ingezette middelen. Deze worden afgezet tegen de voornemens uit het Onderzoeksplan. Het jaarverslag wordt uiterlijk op 1 april van het jaar volgend op het jaar waarop het betrekking heeft ter informatie aangeboden aan de gemeenteraad, de fracties uit de gemeenteraad en het college. Het wordt tevens (via e-mail) verspreid onder in- en externe belangstellenden en op de website geplaatst. Het jaarverslag wordt binnen een redelijke termijn na de aanbieding ervan aan de gemeenteraad, besproken met de auditcommissie.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
8
4.
UITVOEREN ONDERZOEK
Jaarlijks voert de Rekenkamer enkele onderzoeken uit naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van (de uitvoering van) het beleid. Daarbij wordt gestreefd naar zo veel mogelijk variatie in onderwerpen, omvang, aanpak en aard van de rapportages. Voorafgaand aan elk onderzoek vindt een oriënterend onderzoek plaats. Naast het algemene doel van Rekenkameronderzoek om uit onderzoek te leren voor de toekomst) onderscheiden wij vier mogelijke specifieke doelen: 1. Het vergaren van inzicht (door het bieden van transparantie); 2. Het stimuleren van een verbeterproces; 3. Het doorbreken van een impasse; 4. Het geven van een oordeel. Per onderzoek wordt bepaald waar de nadruk op ligt. Algemene kenmerken onderzoek Onderzoeken van de Rekenkamer beantwoorden aan de eisen die aan goed Rekenkameronderzoek worden gesteld. Elk onderzoek is echter uniek. Wij hanteren per onderzoek een op de materie toegespitste aanpak. Deze aanpak wordt deels voorafgaand aan het onderzoek bepaald; voor een ander deel kristalliseert deze zich uit gedurende de uitvoering van het onderzoek. Ondanks deze specifieke aanpak per onderzoek, kent onze werkwijze enkele algemene kenmerken. Deze zijn hierna beschreven en schematisch weergegeven in figuur 2. •
Voor elk onderzoek wordt één lid van de Rekenkamer aangewezen als referentielid. Het referentielid is de trekker van het onderzoek. Dat wil zeggen dat hij samen met de secretaris voorstellen doet voor de opzet van het onderzoek, zorg draagt voor de uitvoering en rapportage en de voorbereiding van de besluitvorming door de Rekenkamer.
•
Voor elk onderzoek weegt de Rekenkamer af of voor de duur van het onderzoek een burgeradviseur aan de Rekenkamer wordt toegevoegd. De werkwijze rond de werving, benoeming en inzet van de burgeradviseur is meer concreet gemaakt in bijlage 6.
•
Voor een vooronderzoek geldt dat wij onze bevindingen in de vorm van een brief terugkoppelen aan de raad op het moment dat wij geen meerwaarde zien in een vervolgonderzoek. Bij twijfel consulteert de Rekenkamer de fractiespecialisten op het betreffende beleidsveld, voordat zij besluit over het al dan niet oppakken van een vervolgonderzoek. Wordt gekozen voor een vervolgonderzoek dan wordt verder de werkwijze gehanteerd als hier beschreven.
•
Bij elk onderzoek vragen wij de gemeenteraad vanuit zijn midden een klankbordgroep samen te stellen. In principe overlegt de Rekenkamer (referentielid en secretaris) met de klankbordgroep over opzet, aanpak en (eerste) bevindingen en consulteert de klankbordgroep over de communicatie met de gehele gemeenteraad. Hiermee wordt de betrokkenheid en de latere doorwerking van het onderzoek binnen de raad vergroot. In een klankbordgroep zijn minimaal raadsleden of fractievolgers van tweederde van het aantal fracties uit de raad
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
9
vertegenwoordigd. Bijeenkomsten gaan alleen door als er vertegenwoordigers zijn van minimaal de helft van het aantal fracties uit de raad. •
De verslagen van de bijeenkomsten van de klankbordgroep worden ook gedeeld met de fracties uit de gemeenteraad en de ambtelijke contactpersoon (zie hierna).
•
Wanneer de Rekenkamer besloten heeft een onderwerp te onderzoeken, laat zij dit weten aan de concernmanager Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning (VJB). Daarbij geeft de Rekenkamer de termijn aan waarbinnen zij een volledig en goed geordend dossier met stukken wil ontvangen. Als deadline wordt de startdatum voor het onderzoek gehanteerd. De Rekenkamer geeft op hoofdlijnen aan welk type stukken zij nodig heeft. In het interne document ‘Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie’ (bijlage 8 bij deze Notitie) is beschreven hoe de organisatie ervoor zorgt dat de Rekenkamer tijdig voorzien wordt van de benodigde stukken.
•
Voor elk onderzoek wijst de concernmanager VJB een ambtelijke contactpersoon aan. Onze secretaris bespreekt met deze contactpersoon de aanpak en de voortgang van het onderzoek zolang dit loopt. Vragen voor de gemeentelijke organisatie worden uitgezet en beantwoord via de contactpersoon, tenzij daarover andere afspraken worden gemaakt. De contactpersoon verzorgt de terugkoppeling naar de organisatie, de portefeuillehouder en het college. De secretaris koppelt terug aan de Rekenkamer. Wanneer een externe organisatie onderwerp van onderzoek is, wordt aan die organisatie eveneens verzocht een contactpersoon aan te wijzen. De verantwoordelijkheden van de ambtelijke contactpersoon (en andere betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie) is beschreven in het interne document ‘Werkwijze samenwerking Rekenkamer Nijmegen en ambtelijke organisatie’ (bijlage 8 bij deze Notitie).
•
Voorafgaand aan elk onderzoek voert de Rekenkamer een korte oriëntatie op het onderwerp uit. De oriëntatie kan bestaan uit het bestuderen van enkele belangrijke basisstukken, het voeren een gesprek met de (ambtelijke) contactpersoon, de klankbordgroep uit de raad en zo nodig ook met de contactpersoon dossierbeheer van de betreffende afdeling en één of enkele sleutelfigu(u)r(en). Vervolgens stellen wij een Plan van Aanpak voor het onderzoek op.
•
Wanneer een lid van de Rekenkamer vanwege banden met betrokkenen in een onderzoek (artikel 2 lid 2 Gedragscode) niet participeert in een onderzoek, wordt dit gemeld aan de auditcommissie en de klankbordgroep en vermeld in het Plan van Aanpak voor het onderzoek en (tussen)rapportages aan de raad.
•
Het Plan van Aanpak voor het onderzoek wordt altijd verstuurd aan alle leden van de gemeenteraad, de fractievolgers, de fracties uit de gemeenteraad, de leden van het college en de (ambtelijke) contactpersoon. Verder wordt het op de website geplaatst
•
Bij aanvang van een onderzoek wordt de portefeuillehouder altijd het aanbod gedaan een gesprek te voeren over de aanpak van het onderzoek.
•
Wij hanteren zo veel mogelijk een interactieve aanpak.
•
Tijdens het onderzoek zijn wij naar buiten toe altijd open in de methode die wij hanteren en de procedure die wij volgen.
•
Bij het verzamelen van feiten gaan wij altijd terug naar brondocumenten. Dat betekent dat altijd wordt nagegaan of zaken die in een gesprek genoemd worden, gestaafd kunnen worden met een stuk.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
10
Rekenkamer Nijmegen
Uitvoeren onderzoek
Nee 1. Kor t e or ië nt a t ie
Voortgangsbijeenkomst met klankbordgroep
Brief aan de raad
2. Doorgaan?
Ja
Startbijeenkomst met klankbordgroep
4. Uitvoeren onderzoek
3. Verzamelen stukken
5. Rapport met bevindingen
6. Ambtelijke wederhoor
8. Bestuurlijk wederhoor
7. Bestuurlijk rapport
9. Nawoord rekenkamer
10. Rapport naar gemeenteraad
11. Raadsbehandeling
Plan van Aanpak
Opstellen raadsvoorstel door klankbordgroep
Figuur 2: infographic uitvoeren onderzoek Rekenkamer
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
11
•
Bij de selectie van gesprekspartners staat voorop dat een gesprek informatie oplevert voor het beantwoorden voor de onderzoeksvraag; dat iemand actief is (geweest) in het betreffende veld is niet voldoende.
•
De Rekenkamer interviewt in principe ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen die op dit moment verantwoordelijk zijn voor (onderdelen van) het betreffende beleidsveld.
•
Van interviews wordt altijd een gespreksverslag gemaakt. Gesprekspartner(s) worden binnen een door de secretaris te bepalen redelijke termijn (in principe een week) in de gelegenheid gesteld voorstellen voor aanpassingen en/of aanvulling te doen. De verslagen worden niet openbaar gemaakt. Deze worden wel opgenomen in het te archiveren onderzoeksdossier.
•
Voor de vorm van rapporteren hanteert de Rekenkamer het volgende uitgangspunt: •
De meest voorkomende manier van rapporteren is in een Rekenkamerrapport. In een Rekenkamerrapport staan de bevindingen uit het onderzoek, conclusies die (deels) een oordeel betreffen en op basis daarvan aanbevelingen. De Rekenkamer richt haar aanbevelingen in principe aan de gemeenteraad, maar kan ook aanbevelingen aan het college doen.
•
De Rekenkamer kan besluiten om naar aanleiding van een onderzoek alleen bevindingen te formuleren, bijvoorbeeld wanneer het een onderzoek betreft waarin de nadruk ligt op vooruitkijken in verband met een aanstaande nieuwe wet. Een rapportage waarin alleen bevindingen worden opgenomen noemen wij een Rekenkamerbrief. In een Rekenkamerbrief trekt de Rekenkamer geen conclusies en spreekt zij geen oordeel uit. De Rekenkamer doet dan ook geen aanbevelingen, wel overweegt zij om aandachtspunten mee te geven aan de raad en eventueel ook het college.
•
De Rekenkamer weegt per onderzoek af hoe zij invulling geeft aan het beginsel van hoor- en wederhoor. Wij onderscheiden hoor- en wederhoor naar ambtelijk- en bestuurlijk hoor- en wederhoor. •
Ambtelijk hoor- en wederhoor betreft een check op de feiten; in deze fase wordt de organisatie in de gelegenheid gesteld feitelijke onjuistheden en/of omissies onder de aandacht van de Rekenkamer te brengen. Waar dat naar haar oordeel nodig is, verwerkt de Rekenkamer de opmerkingen uit ambtelijk hoor- en wederhoor.
•
In bestuurlijk hoor- en wederhoor wordt het college (en het bestuur van de onderzochte organisatie buiten de gemeente) in de gelegenheid gesteld te reageren op de conclusies en aanbevelingen. Mits tijdig ontvangen, neemt de Rekenkamer de bestuurlijke reactie op in het rapport en voorziet zij deze zo nodig van een nawoord. In het geval de Rekenkamer tot een oordeel komt, wordt in principe bestuurlijk hoor- en wederhoor toegepast. Wanneer de Rekenkamer niet tot een oordeel komt, is bestuurlijk hoor- en wederhoor in principe niet aan de orde.
•
In onze aanbevelingen presenteren wij geen kant en klare verbetertrajecten. Wij geven steeds oplossingsrichtingen aan, waarmee de gemeenteraad in de gelegenheid wordt gesteld tot een afgewogen besluit te komen. Op deze manier blijven de taken van de gemeenteraad (kaders stellen en controleren) en de Rekenkamer (de raad ondersteunen bij het uitvoeren van zijn controlerende taak) goed gescheiden.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
12
•
De Rekenkamer stelt bij een Rekenkamerrapport een raadsvoorstel op. Het raadsvoorstel wordt gelijktijdig met het rapport aan de raad aangeboden.
•
Met het versturen van de rapportage (Rekenkamerrapport of Rekenkamerbrief) naar aanleiding van het onderzoek, wordt deze openbaar. Deze worden altijd verstuurd aan alle leden van de gemeenteraad, de fractievolgers, de fracties uit de gemeenteraad, de leden van het college, de (ambtelijke) contactpersoon en geïnterviewden. Verder wordt het rapport of de Rekenkamerbrief op de website geplaatst en (via email) breed verspreid onder in- en externe betrokkenen en belangstellenden.
•
Wanneer een rapportage wordt uitgebracht overwegen wij altijd of wij een persbericht uitbrengen. Als hiervoor gekozen wordt, wordt dit gelijktijdig in afschrift aan de fractievoorzitters, de leden van de klankbordgroep van het betreffende onderzoek, de voorzitters van de auditcommissie en het Presidium, en portefeuillehouder en zijn woordvoerder verstuurd.
•
De Rekenkamer evalueert het verloop van het onderzoek van de keuze van het onderwerp tot en met de raadsbehandeling. In elk geval wordt dit in een gesprek tussen de leden en de secretaris gedaan. In dit gesprek wordt ook nagegaan of ook andere evaluatiemethoden nodig worden geacht. De uitkomsten van de evaluatie geven input voor gesprekken met betrokkenen en/of aanvulling of aanpassing van de Notitie Werkwijze.
Inhuur van externe expertise of capaciteit De Rekenkamer hanteert als leidend beginsel dat onderzoek door de leden van de Rekenkamer en de secretaris worden verricht. In voorkomende gevallen is aanvullende expertise of onderzoekscapaciteit noodzakelijk. Wanneer wij bij de uitvoering van een onderzoek extern kennis en/of capaciteit inhuren, hanteert de Rekenkamer in principe de volgende procedure: •
Wij stellen een zeer beknopt Plan van Aanpak voor het onderzoek op.
•
We leggen dit voor aan drie tot vijf bureaus die potentieel geschikt lijken om ons te ondersteunen bij het onderzoek met het verzoek daar kort op te reageren. Wij vragen de bureaus tevens aan te geven of en zo ja welke activiteiten zij in de afgelopen drie jaar in opdracht van het college of de gemeenteraad hebben uitgevoerd.
•
Op basis van de reacties selecteren wij maximaal drie bureaus waarmee wij gesprekken voeren met de mensen die voor het onderzoek zullen worden ingezet. Vervolgens vragen wij hen om een offerte uit te brengen.
•
Op basis van de gevoerde gesprekken en de offertes maakt de Rekenkamer een keuze. Daarbij wegen wij zowel de deskundigheid en aanpak, als de onafhankelijkheid van de bureaus mee.
•
Op basis van deze keuze stellen wij een definitief Plan van Aanpak op. Hierin wordt ook de offerte van het geselecteerde bureau verwerkt. Dit Plan van Aanpak vormt de basis voor de opdrachtverstrekking aan de bureaus (op onze voorwaarden, zie bijlagen). Belangrijk onderdeel hierin is dat het Plan van Aanpak uitgangspunt is, maar tevens wordt aangegeven dat in onderling overleg de aanpak (taakverdeling) zo nodig kan worden gewijzigd. De verslagen van de werkoverleggen die worden gevoerd met de externen maken onderdeel uit van de opdracht.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
13
•
De externe onderzoekers vormen tijdens de uitvoering van het onderzoek samen met de secretaris van de Rekenkamer het onderzoeksteam, waarvan de secretaris projectleider is. Op deze manier zijn wij zelf van begin tot eind nauw betrokken bij het onderzoek. De Rekenkamer (secretaris) stelt het rapport op naar aanleiding van het onderzoek. Uiteraard wordt hierbij gebruik gemaakt van bijdragen van de ingehuurde onderzoekers en/of adviseurs.
Proces van behandeling van Rekenkamerrapporten door de gemeenteraad De behandeling van rapporten van de Rekenkamer is op hoofdlijnen vastgelegd in de Verordening gemeentelijke rekenkamer Nijmegen en bestaat uit onderstaande stappen. Wanneer de gemeenteraad besluit een Rekenkamerbrief te agenderen dan wordt dezelfde werkwijze gehanteerd, met dien verstande dat de Rekenkamer bij Rekenkamerbrieven geen raadsvoorstel opstelt. Vanuit de raad kan daarbij uiteraard wel een initiatiefraadsvoorstel opgesteld worden. Stap 1 – Oplevering van het Rekenkamerrapport De Rekenkamer stuurt het Rekenkamerrapport met een bijbehorend raadsvoorstel aan de gemeenteraad. Stap 2 – Presentatie door de Rekenkamer aan de raad De Rekenkamer geeft een toelichting op het Rekenkamerrapport (en raadsvoorstel). Raadsleden en fractievolgers hebben de mogelijkheid vragen te stellen aan de Rekenkamer. Stap 3 – Behandeling in voorbereidende gespreksronde Tijdens deze behandeling kunnen fracties met elkaar en met het college in gesprek over het Rekenkamerrapport. De voorzitter of een ander lid van de Rekenkamer kan tijdens de gespreksronde aan tafel worden uitgenodigd. De Rekenkamer neemt niet actief deel aan de gespreksronde. De Rekenkamer kan wel eventuele technische vragen over de rapportage of het raadsvoorstel die tijdens het gesprek naar voren komen beantwoorden.
De gespreksronde bepaalt volgens de gebruikelijke werkwijze hoe de behandeling plaatsvindt in de besluitronde. Stap 4 – Behandeling in besluitronde Er vindt besluitvorming plaats over het raadsvoorstel. De Rekenkamer stelt betrokkenen actief op de hoogte van de behandelmomenten door de gemeenteraad. De Rekenkamer laat de bandopname van de behandeling van een rapport in de gespreksronde uittypen. Dit woordelijke verslag wordt verspreid onder de fracties uit de gemeenteraad, de leden van de klankbordgroep, de verantwoordelijke portefeuillehouder(s) en de (ambtelijke) contactperso(o)n(en) en op de website geplaatst. Op de website worden ook de toezeggingen door het college, besluiten door de raad en het door het college op te stellen Plan van Aanpak voor de uitvoering van toezeggingen en besluiten opgenomen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
14
Woordvoerderschap De voorzitter is woordvoerder van de Rekenkamer. Hij kan ervoor kiezen het woordvoerderschap (op onderdelen) over te dragen aan één van de leden (bijvoorbeeld bij de presentatie van een rapport aan de gemeenteraad) of de secretaris (bijvoorbeeld voor het beantwoorden van ‘technische’ vragen naar aanleiding van een rapport door de pers of gemeenteraad). Nazorgonderzoek In het kader van het opstellen van het Onderzoeksplan kan de Rekenkamer besluiten een nazorgonderzoek te doen. In zo’n onderzoek wordt gekeken naar de uitvoering van de toezeggingen door het college en de raadsbesluiten. Indien aan de orde worden in zo’n nazorgonderzoek nieuwe ontwikkelingen (lokaal, regionaal, landelijk) rond het betreffende onderwerp betrokken. Archivering Na afloop van een onderzoek biedt de secretaris het onderzoeksdossier ter archivering aan. In het onderzoeksdossier worden tenminste de volgende stukken opgenomen1: 1. Plan van Aanpak onderzoek; 2. Correspondentie met betrekking tot het Plan van Aanpak; 3. In het geval van inhuur van externen: offerte-aanvraag, uitgebrachte offertes, correspondentie met betrekking tot gunning opdracht; 4. Relevante werkafspraken met ambtelijke contactpersoon / onderzoekbureau(s) 2; 5. Alle gespreksverslagen (vertrouwelijk); 6.
Eindrapportage (en ook de versie ambtelijk hoor- en wederhoor, inclusief reactie en de versie bestuurlijk hoor- en wederhoor, inclusief reactie); 7. Correspondentie met betrekking tot het rapport; 8. Eventuele persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht. Het onderzoeksdossier wordt vijftien jaar bewaard. Na die tijd wordt de rapportage overgebracht naar het statisch archief. De overige stukken worden na vijftien jaar vernietigd. Na oplevering van een nazorgonderzoek wordt het dossier van het oorspronkelijke onderzoek hieraan toegevoegd, zodat beide vanaf dat moment nog vijftien jaar beschikbaar blijven.
1
Overigens worden ook alle uitgaande brieven van de Rekenkamer en agenda’s, stukken en verslagen voor / van de vergaderingen gearchiveerd.
2
Voor tussentijdse besluitvorming door de Rekenkamer over de uitvoering van het onderzoek / conceptversies van het rapport wordt in het dossier een verwijzing opgenomen naar de vergaderstukken uit die periode.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
15
5.
OVERIGE ACTIVITEITEN
Het versterken van de kaderstellende en controlerende functie van de raad is de focus van de werkzaamheden van de Rekenkamer. In voorkomende gevallen kan de Rekenkamer tot de conclusie komen dat - naast onderzoek – overige werkzaamheden hierbij helpend kunnen zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om: •
brieven aan raad (of college) waarin deze gremia op relevante ontwikkelingen worden geattendeerd;
•
ontwikkeling van raadondersteunende hulpmiddelen (handreikingen e.d.);
•
nieuwe interactieve vormen van participatie en presentatie. Bijvoorbeeld de organisatie van werkconferenties of bijeenkomsten waarin raadsleden rondom onderwerpen direct met externe deskundigen of vertegenwoordigers van betrokken organisaties in contact worden gebracht.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen Notitie Werkwijze versie 2024
16
BIJLAGE 1 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: BEPALINGEN UIT DE GEMEENTEWET OVER DE REKENKAMER In deze bijlage zijn de bepalingen uit de Gemeentewet opgenomen die van toepassing zijn op de rekenkamer.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 1
Artikel 81a De raad stelt een rekenkamer in1. Artikel 81b De raad stelt het aantal leden van de rekenkamer vast. Artikel 81c a.
De raad benoemt de leden van de rekenkamer voor de duur van zes jaar.
b.
Indien de rekenkamer uit twee of meer leden bestaat, benoemt de raad uit de leden de voorzitter.
c.
De raad kan plaatsvervangende leden benoemen. Indien de rekenkamer uit één lid bestaat, benoemt de raad in ieder geval een plaatsvervangend lid. Deze paragraaf is op plaatsvervangende leden van overeenkomstige toepassing.
d.
De raad kan een lid herbenoemen.
e.
Voorafgaand aan de benoemingen, bedoeld in het eerste tot en met het vierde lid, pleegt de raad overleg met de rekenkamer.
f.
Een lid van de rekenkamer wordt door de raad ontslagen: a.
op eigen verzoek;
b.
bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap;
c.
indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
d.
indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;
e.
indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen.
g.
1
Een lid van de rekenkamer kan door de raad worden ontslagen: a.
indien hij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen;
b.
indien hij handelt in strijd met artikel 81h.
Op grond van artikel 81l Artikel 81l van de Gemeentewet kan de raad in afwijking van artikel 81a samen met de raad of raden van een of meer andere gemeenten of met provinciale staten van een of meer provincies, al dan niet met de raad of de raden van een of meer andere gemeenten tezamen een gemeenschappelijke rekenkamer instellen. De bepalingen voor zo’n gemeenschappelijke rekenkamer zijn niet in deze bijlage opgenomen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 2
Artikel 81d 1. De raad stelt een lid van de rekenkamer op non-activiteit indien: a.
hij zich in voorlopige hechtenis bevindt;
b.
hij bij een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;
c.
hij onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld ingevolge een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak.
2. De raad kan een lid van de rekenkamer op non-activiteit stellen, indien tegen hem een gerechtelijk onderzoek ter zake van een misdrijf wordt ingesteld of indien er een ander ernstig vermoeden is van het bestaan van feiten en omstandigheden die tot ontslag, anders dan op gronden vermeld in artikel 81c, zesde lid, onder a, en zevende lid, onder a, zouden kunnen leiden. 3. De raad beëindigt de non-activiteit zodra de grond voor de maatregel is vervallen, met dien verstande dat in een geval als bedoeld in het tweede lid de non-activiteit in ieder geval eindigt na zes maanden. In dat geval kan de raad de maatregel telkens voor ten hoogste drie maanden verlengen. Artikel 81e Artikel 12 is van overeenkomstige toepassing op de leden van de rekenkamer2. Artikel 81f 1. Een lid van de rekenkamer is niet tevens: a.
minister;
b.
staatssecretaris;
c.
lid van de Raad van State;
d.
lid van de Algemene Rekenkamer;
e.
Nationale ombudsman;
f.
substituut-ombudsman als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet Nationale ombudsman;
g.
commissaris van de Koning van de provincie;
h. gedeputeerde van de provincie;
2
i.
secretaris van de provincie;
j.
griffier van de provincie;
k.
lid van de raad;
Artikel 12 Gemeentewet: 1.
De leden van de raad maken openbaar welke andere functies dan het lidmaatschap van de raad zij vervullen.
2.
De openbaarmaking vindt plaats terstond na benoeming tot raadslid of aanvaarding van een functie en geschiedt zowel op elektronische wijze als door terinzagelegging op het gemeentehuis.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 3
l.
burgemeester van de gemeente;
m. wethouder van de gemeente; n. ombudsman of lid van de ombudscommissie als bedoeld in artikel 81p, eerste lid3; o.
lid van een commissie van de gemeente;
p.
ambtenaar of ambtenaar van politie, in dienst van die gemeente of uit anderen hoofde daaraan ondergeschikt;
q.
ambtenaar, in dienst van de Staat of de provincie, tot wiens taak behoort het verrichten van werkzaamheden in het kader van het toezicht op de gemeente;
r.
functionaris die krachtens de wet of een algemene maatregel van bestuur het gemeentebestuur van advies dient.
2. In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder p, kan een lid van de rekenkamer tevens zijn: a.
ambtenaar van de burgerlijke stand;
b.
vrijwilliger of ander persoon die uit hoofde van een wettelijke verplichting niet bij wijze van beroep hulpdiensten verricht.
Artikel 81g 1. Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de rekenkamer in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af: «Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamer benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamer naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!» («Dat verklaar en beloof ik!») 2. Wanneer de eed (verklaring en belofte), bedoeld in het eerste lid, in de Friese taal wordt afgelegd, luidt de tekst van de eed (verklaring en belofte) als volgt: «Ik swar (ferklearje) dat ik, om ta lid fan 'e rekkenkeamer beneamd te wurden, streekrjocht noch midlik, ûnder wat namme of wat ferlechje ek, hokker jefte of geunst dan ek jûn of ûnthjitten haw. Ik swar (ferklearje en ûnthjit) dat ik, om eat yn dit amt te dwaan of te litten, streekrjocht noch midlik hokker geskink of hokker ûnthjit dan ek oannommen haw of oannimme sil.
Ik swar (ûnthjit) dat ik trou wêze sil oan 'e Grûnwet, dat ik de wetten neikomme sil en dat ik myn plichten as lid fan 'e rekkenkeamer yn alle oprjochtens ferfolje sil. Sa wier helpe my God Almachtich!» («Dat ferklearje en ûnthjit ik!»).
3
Artikel 81p, eerste lid Gemeentewet: Met inachtneming van het bepaalde in dit hoofdstuk kan de raad de behandeling van verzoekschriften als bedoeld in artikel 9:18, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, opdragen aan een gemeentelijke ombudsman of ombudscommissie, dan wel een gezamenlijke ombudsman of ombudscommissie.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 4
Artikel 81h Artikel 15, eerste en tweede lid4, is van overeenkomstige toepassing op de leden van de rekenkamer. Artikel 81i 1. De rekenkamer stelt een reglement van orde voor haar werkzaamheden vast en, indien zij uit twee of meer personen bestaat, tevens voor haar vergaderingen. 2. De rekenkamer zendt het reglement ter kennisneming aan de raad. Artikel 81j 1. De raad stelt, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. 2. Op voordracht van de voorzitter of het enige lid van de rekenkamer besluit het college tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten met zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. 3. De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, verrichten niet tevens werkzaamheden voor een ander orgaan van de gemeente, met uitzondering van de op de griffie werkzame ambtenaren.
4
Artikel 15, eerste en tweede lid Gemeentewet: 1.
Een lid van de raad mag niet:
a.
als advocaat of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur;
b.
als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur;
c.
als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van: 1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d; 2e. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente;
d.
rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende: 1e. het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente; 2e. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente; 3e. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente; 4e. het verhuren van roerende zaken aan de gemeente; 5e. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente; 6e. het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen; 7e. het onderhands huren of pachten van de gemeente.
2.
Van het eerste lid, aanhef en onder d, kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 5
4. De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, zijn ter zake van die werkzaamheden uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer. Artikel 81k De leden van de rekenkamer ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten. De artikelen 81l tot en met 81o hebben betrekking op de gemeenschappelijke rekenkamer, deze zijn niet opgenomen in deze bijlage (zie voetnoot 1). Artikel 182 1. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid. 2. Op verzoek van de raad kan de rekenkamer een onderzoek instellen. 3. Bij het uitvoeren van haar taken kan de rekenkamer gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar bevoegdheid tot het verrichten van onderzoek. Artikel 183 1. De rekenkamer is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. 2. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht. 3.
Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Artikel 184 1. De rekenkamer heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van de volgende instellingen en over de volgende periode: a.
openbare lichamen, bedrijfsvoeringsorganisaties en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling;
b.
naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt en naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, waarin de eerstgenoemde naamloze en besloten vennootschappen middellijk of onmiddellijk meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houden, over de jaren dat de gemeente het geplaatste aandelenkapitaal houdt;
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 6
c.
naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente samen met een of meer andere gemeenten, een of meer provincies, een of meer waterschappen of de Staat meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt en naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, waarin de eerstgenoemde naamloze en besloten vennootschappen middellijk of onmiddellijk meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houden, over de jaren dat de gemeente het geplaatste aandelenkapitaal houdt;
d.
rechtspersonen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en natuurlijke personen die een beroep of bedrijf uitoefenen waaraan de gemeente of een of meer derden voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten laste van de gemeentebegroting, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft;
e.
rechtspersonen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en natuurlijke personen die een beroep of bedrijf uitoefenen die goederen en diensten leveren die betrekking hebben op de uitvoering van een publieke taak waarvan de betaling ten laste van de gemeentebegroting komt en waarbij de gemeente zich het recht heeft voorbehouden bij de betreffende rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon controles uit te voeren ten aanzien van de geleverde goederen of diensten, over de jaren waarin de betaling ten laste komt van de gemeentebegroting.
2. De rekenkamer maakt bij het onderzoek ten aanzien van de in het eerste lid genoemde instellingen zoveel mogelijk gebruik van door anderen verrichte controles. 3. De rekenkamer is bevoegd bij de betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamer van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen. 4. De rekenkamer kan, indien de documenten, bedoeld in het derde lid, daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen, waaronder een onderzoek naar het gevoerde beleid van de instelling, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a. De rekenkamer stelt de raad, het college en indien een onderzoek wordt ingesteld naar het gevoerde beleid van een instelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, de rekenkamers van de deelnemende gemeenten en provincies aan deze instelling van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis. 5.
Indien de rekenkamer voornemens is onderzoek in te stellen bij een in het eerste lid, onderdeel c genoemde instelling, stelt zij, onverminderd het vierde lid, de colleges van de andere deelnemende gemeenten, de gedeputeerde staten van de deelnemende provincies, het dagelijks bestuur van de deelnemende waterschappen of Onze Minister die het aangaat in het geval van deelneming van de Staat van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis. 6. Dit artikel is niet van toepassing op financiële ondernemingen en elektronischgeldinstellingen als bedoeld in artikel 1:1 van de Wet op het financieel toezicht.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 7
Artikel 184a De rekenkamer is belast met het toezicht op de naleving van artikel 213, achtste lid5. Artikel 185 1. De rekenkamer legt haar bevindingen en haar oordeel vast in rapporten, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn. 2. Voordat de rekenkamer een rapport, bedoeld in het eerste lid, vaststelt, stelt zij in elk geval het onderzochte orgaan in de gelegenheid binnen redelijke termijn te reageren op haar bevindingen en voorlopige conclusies. 3. Na de vaststelling van het rapport, deelt de rekenkamer aan de raad, aan het college en, indien van toepassing, aan de betrokken instelling, de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad of het college kan zij ter zake voorstellen doen. Mededelingen aan de raad, die gegevens of bevindingen bevatten die naar hun aard vertrouwelijk zijn, kan de rekenkamer ter vertrouwelijke kennisneming verstrekken. 4. De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. 5. De rekenkamer zendt een afschrift van haar rapporten en haar verslag aan de raad en het college. Indien zij met toepassing van artikel 184 een onderzoek heeft ingesteld, zendt de rekenkamer tevens een afschrift van het rapport aan de betrokken instelling.
Indien de rekenkamer een onderzoek heeft ingesteld bij een vennootschap als bedoeld in artikel 184, eerste lid, onderdeel c, zendt zij tevens een afschrift ter kennisneming van het rapport aan de colleges van de andere deelnemende gemeenten, de gedeputeerde staten van de deelnemende provincies of Onze Minister die het aangaat in het geval van deelneming van de Staat. 6. De rapporten en de verslagen van de rekenkamer zijn openbaar. Artikel 185a Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.
5
Artikel 213, achtste lid: Indien de raad op grond van het tweede lid accountants heeft aangewezen die in gemeentelijke dienst zijn genomen, is: a.
het bepaalde bij en krachtens de artikelen 25, 25a en 27 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op deze accountants;
b.
het bepaalde bij en krachtens de artikelen 14, 18, 19, 20 en 21 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op de gemeente; en
c.
het bepaalde bij en krachtens de artikelen 15 en 16 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op de personen die de dagelijkse leiding hebben over het onderdeel van de gemeente waarbij de in de aanhef bedoelde accountants werkzaam zijn.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 1, bladzijde 8
BIJLAGE 2 BIJ NOTITIE WERKWIJZE 2024: VERORDENING GEMEENTELIJKE REKENKAMER NIJMEGEN 2024 In deze bijlage is de tekst uit de Verordening gemeentelijke rekenkamer Nijmegen 2024 en de bijbehorende toelichting opgenomen. Deze zijn door de gemeenteraad conform voorstel vastgesteld in zijn vergadering van 24 april 2024.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 2, bladzijde 1
TEKST VERORDENING GEMEENTELIJKE REKENKAMER NIJMEGEN 2024 Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a.
college: college van burgemeester en wethouders;
b.
rekenkamer: gemeentelijke rekenkamer als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet;
c.
voorzitter: voorzitter van de rekenkamer;
d.
wet: Gemeentewet;
e.
auditcommissie: de commissie als bedoeld in de Verordening auditcommissie 2017.
Artikel 2 Rekenkamer Er is een rekenkamer, bestaande uit drie leden. Artikel 3 Benoeming leden 1. De raad benoemt de leden van de rekenkamer voor de duur van zes jaar. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd op voordracht van de auditcommissie. 2. De raad benoemt één van de leden tot voorzitter. 3. De auditcommissie is belast met de voordracht voor leden en voorzitter aan de gemeenteraad. 4. De selectiecommissie bestaat uit een vertegenwoordiging van de auditcommissie, waarbij ten minste één lid van de rekenkamer als adviserend lid aan de commissie deelneemt. 5. De auditcommissie voegt bij de voordracht aan de gemeenteraad de volgende documenten: a. De mededeling van de kandidaat dat deze de benoeming als lid of voorzitter aanvaardt; b. Een overzicht van alle nevenfuncties die de kandidaat bekleedt; c. Een verklaring omtrent gedrag; d. Een integriteitsanalyse. Artikel 4 Burgeradviseur 1. De rekenkamer kan een tijdelijk burgeradviseur benoemen gedurende de looptijd van een onderzoek. 2. Tijdelijk burgeradviseurs zijn inwoners van de gemeente Nijmegen die gerechtigd zijn te stemmen bij de gemeenteraadsverkiezingen. 3. Een tijdelijk burgeradviseur wordt benoemd op basis van kennis en/of ervaring met het specifieke onderwerp van onderzoek. 4. De tijdelijk burgeradviseur doet voorafgaand aan zijn benoeming melding van zijn nevenfuncties en/of eerdere betrokkenheid bij het onderwerp.
5. De artikelen 81c lid 6 en 7, 81e, 81f, en 81h van de Gemeentewet zijn van toepassing. 6. De tijdelijk burgeradviseur ontvangt een vergoeding per bijgewoonde vergadering overeenkomstig een commissielid van de raad, zoals opgenomen in artikel 3.4.1 van het Rechtspositiebesluit politieke ambtsdragers. Daarin zit alle overige tijd besloten.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024
Bijlage 2, bladzijde 2
Artikel 5 Ontslag en non-activiteit 1. De auditcommissie bericht de raad als een van de ontslaggronden als bedoeld in artikel 81c, lid 6 en 7, zich voordoet. 2. De auditcommissie bericht de raad als een van de gronden voor het op non-actief stellen als bedoeld in artikel 81d, lid 1 en 2, zich voordoet. 3. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad met betrekking tot een beslissing tot oplegging van de maatregel als bedoeld in artikel 81d tweede lid en met betrekking tot verlenging of beëindiging van de maatregel als bedoeld in artikel 81d eerste en tweede lid. 4. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad over de vraag of moet worden overgegaan tot ontslag wanneer er sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 81 d eerste en tweede lid. De auditcommissie kan hierover extern advies inwinnen. 5. De auditcommissie adviseert de raad met betrekking tot een beslissing tot ontslag als bedoeld in artikel 81c lid 7. Artikel 6 Vervanging van de voorzitter 1. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter, dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren. 2. Als de voorzitter door de raad op non-actief wordt gesteld, kan de raad voor de tijdelijke vervanging in de functie van voorzitter een afwijkende regeling treffen. Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning 1.
De rekenkamer heeft een ambtelijk secretaris. 2. Het college wijst op voordracht van de rekenkamer de ambtelijk secretaris aan. 3. Het college wijst op voordracht van de rekenkamer een of meer plaatsvervangers voor de ambtelijk secretaris aan, op voordracht van de rekenkamer. Zij kunnen de voorzitter van de rekenkamer hiervoor een mandaat verlenen. 4. Rechtspositionele besluiten ten aanzien van de medewerkers van de rekenkamer worden uitsluitend op voorstel van de voorzitter van de rekenkamer genomen door of namens het college. Artikel 8 Budget 1. De rekenkamer is bevoegd binnen haar budget uitgaven te doen voor de uitvoering van haar werkzaamheden. 2. De rekenkamer verantwoordt de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar in het jaarverslag aan de raad als bedoeld in artikel 185 derde lid van de wet. 3. Indien de rekenkamer voor een volgend jaar aanvullende middelen behoeft, doet zij daarvoor vóór 1 juni een voorstel aan de raad. Artikel 9. Vergoeding 1. De leden van de rekenkamer ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste maandelijkse vergoeding. 2. De vergoeding bedraagt voor een lid 40% en voor de voorzitter 80% van de vergoeding voor raadsleden. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Notitie werkwijze 2024