Brief van de Auditcommissie inzake Advies aan de raad over de jaarrekening 2021

De eerste w-vraag: wat hebben we bereikt? a.

Wordt verantwoording afgelegd over

Nee

De meeste doelen komen niet 123 herkenbaar terug. De tekst gaat over

de beoogde doelen uit de begroting?

uitgevoerde activiteiten, niet over gerealiseerde effecten. b.

Wordt hierbij gebruik gemaakt van de indicatoren uit de begroting?

Nee

Er is een staatje met indicatoren opgenomen, maar daarbij ontbreekt een toelichting. Af en toe wordt er wel in de teksten op ingegaan. Dat is dan vooral constaterend en niet verklarend / vooruitkijkend. En als lezer moet je flink zoeken. Is afgesproken dat de indicatoren die bij duurzaamheid worden gepresenteerd niet ook in een programma worden opgenomen? Voor afval vindt ik dat wel een gemis. Tenminste had een verwijzing naar de plek van de indicatoren opgenomen kunnen (moeten) worden.

JAARSTUKKEN 2021 Criterium

Oordeel

Toelichting

c.

Nee

Zie bij a en b.

Is er een verklaring gegeven voor het al dan niet realiseren van de doelen uit de begroting?

De tweede w-vraag: wat hebben we daarvoor gedaan? a.

Wordt verantwoording afgelegd over

+/-

Dit is een zeer grove schatting, ik heb niet

de beoogde activiteiten uit de

geturfd (want zoekplaatje) én er komen

begroting?

veel activiteiten voor die niet in de tekst ‘wat wilden we bereiken’ staan.

b.

Is aangegeven tot welke specifieke

Nee

Het zijn opsommingen / beschrijvingen.

resultaten dat in het verslagjaar heeft

Deze zijn op zich prettig leesbaar en

geleid? (bijdrage aan ambitie?)

interessant, maar het is geen verantwoordingsinformatie.

c.

Zijn afwijkingen van de uitvoering van

Nee

de activiteiten verklaard (dus niet

Een heel enkele keer (in mijn ogen is deels / nauwelijks te veel eer).

alleen maar opgesomd)?

De derde w-vraag: wat heeft dat gekost? a.

b.

Zijn afwijkingen van de lasten

Nee

Toelichting op de gewijzigde begroting gaat

verklaard (dus niet alleen maar

over het saldo. Toelichting op

opgesomd)?

begrotingswijzigingen lasten en baten:

Zijn afwijkingen van de baten verklaard (dus niet alleen maar opgesomd)?

Nee

staccato (administratieve) opsomming en verwijzing (link) naar bestuurlijke besluitvorming. Hier wordt een raadslid niet wijzer van (moet weer in de oorspronkelijke voorstellen duiken). Dat kan niet de bedoeling zijn. Als er al verklaringen worden gegeven bij de afwijkingen tussen de jaarrekening en de dynamische begroting zijn deze erg dun.

BEOORDELINGSFORMULIER UITVOERING RAADSBESLUITEN OVER REKENKAMERONDERZOEKEN IN 2021

Pdf versie: pp 314-335 Onderstaande tabel geeft alleen de punten weer, waar opmerkingen over zijn Onderzoek

Nummer en inhoud besluit

Opmerking bij beoordeling

Veilig Thuis

1.12, 1.13, 1.14 – informatie-

Zoals Stadscontrol terecht

voorziening GR’s:

constateert, zijn de toezeggin-

Een informatieprotocol, het op

gen vanuit het college niet of

één centrale plek bij elkaar

onvoldoende gerealiseerd:

brengen van alle informatie

- er is bij de meeste GR’s on-

betreffende gemeenschappe-

duidelijkheid over de aanwe-

lijke regelingen en het actu-

zigheid van een informatiepro-

eel, volledig en goed geordend

tocol.

hebben van de onderliggende

- PC portal bevat niet de door

dossiers

het college toegezegde stukken. Er wordt veelal verwezen naar de sites van de GR’s, maar daar is het flink zoeken, als het er al op staat 1. - resultaten mbt archivering van de dossiers lijken er niet te zijn, althans daar wordt geen melding van gemaakt, muv de GGD.

De knop om

2.2 – twee keer per jaar een

Stadscontrol merkt op dat

voortgangsrapportage van het

deze in 2020 slechts één keer

college aan de raad over ener-

is verschenen, in 2021 niet en

gietransitie

in 2022 in maart jl. Ook is de site op dit punt niet actueel. Gezien de nog steeds grote risico’s op energietransitie en het feit dat de doelstellingen niet worden gehaald, verdient

In het initiatiefvoorstel bij de begroting 2021, waar deze jaarrekening een spiegel van moet zijn, heeft de gemeenteraad het volgende beslispunt vastgesteld: Het college te verzoeken de informatie over verbonden partijen op de daarvoor bestemde website (pcportal) zodanig uit te breiden dat de raad zich op basis daarvan een beeld kan vormen van de actuele stand van zaken en ontwikkelingen bij verbonden partijen waarin de gemeente Nijmegen participeert. Gezien de constateringen van Stadscontrol is hier niet aan voldaan.

1

het aanbeveling dat de raad het college vraagt om deze opdracht uit te voeren. 2.3 – als raad een keer per

Er is de afgelopen jaren geen

jaar een expertbijeenkomst te

expertbijeenkomst georgani-

organiseren over de Nij-

seerd. Aanbeveling is om dit

meegse lange-termijnaanpak

opnieuw te gaan doen op

van energietransitie

korte termijn.

Voorbereiding invoering Om-

4.6, 4.7, 4.10 – organiseren

De raad heeft afgesproken om

gevingswet

van een aantal workshops ter

een aantal workshops te orga-

voorbereiding op de invoering

niseren. Deze hebben nog niet

van de Omgevingswet

plaatsgevonden ivm het uitstel van de wet. Aanbeveling is om dit alsnog te plannen.

Afval of grondstof

6.1, 6.2 – Het college komt

Deze startnotitie is niet con-

met een startnotitie afval be-

form de toezegging in maart

leid

2022 verschenen. De vertraging kan ook gevolgen hebben voor het verschijnen van het afvalbeleidsplan in december 2022 en daarmee voor de inwerkingtreding van het nieuwe afvalbeleid.

BEOORDELINGSFORMULIER VERPLICHTE PARAGRAFEN

Pdf versie: pp 134-194

Bij de beoordeling wordt expliciet gekeken naar de vraag of het college de besluiten van de gemeenteraad zoals vastgelegd in het initatiatiefraadsvoorstel bij de jaarrekening 2019 1, en waarvoor als invoeringsjaar 2021 werd genoemd, heeft uitgevoerd. Hieronder de voor deze beoordeling relevante passages: Beslispunt 3. Het college te verzoeken om met voorrang te sturen op de aandachtspunten ten aanzien van de bedrijfsvoering die de accountant in zijn bevindingen constateert, met name IT-beheersing en dossiervorming; Relevante passages uit de tekst van het raadsvoorstel Paragrafen In aanvulling op de constateringen van de accountant signaleert de commissie de volgende punten. Bedrijfsvoering De auditcommissie heeft zorg over het gebrek aan inzicht in de gemeentelijke uitvoeringskosten (zie p. 191 pc portal). Zo bestaat er onduidelijkheid over de vraag of kosten tot de overhead behoren of tot de directe uitvoeringskosten. Ook blijkt niet altijd duidelijk voor welke programma’s de uitvoeringskosten bedoeld zijn. Onderhoud gemeentelijke gebouwen De auditcommissie ziet een mogelijke discrepantie tussen de opdracht van onze raad om de gebouwen structureel in goede staat te onderhouden en het contract met de onderhoudspartner, dat is gericht op ‘sober en doelmatig’.

We constateren dat de provincie in haar brief bij de begroting 2020 aan ons meegeeft dat het onderhoudsbudget voor gemeentelijk vastgoed ruim onvoldoende is om deze op het gewenste niveau te onderhouden. Risicobeheersing De auditcommissie is positief over het feit dat het college de risico’s opnieuw heeft beoordeeld en op basis daarvan de beheersmaatregelen heeft geactualiseerd. De commissie vraagt zich naar aanleiding van de tabel op pagina 203 (pc portal) wel af of een risico met een netto kans van 80% of 90% nog een risico kan worden genoemd. De tabel geeft een aantal van deze voorbeelden. Is het niet vrijwel zeker dat deze ‘risico’s’ zich gaan voordoen en moet het gemeentelijk beleid hier niet op worden aangepast? Bevindingen uit de brief van de auditcommissie bij de jaarrekening 2020:

1

Besluitronde 10 juni 2020

Paragraaf

Alinea

Opmerking

(kopje) Bedrijfsvoe-

We verbeter-

De accountant geeft in zijn verslag bij de jaarrekening 2021 aan

ring

den de infor-

dat er niet toereikend opvolging is gegeven aan de eerdere ge-

matieveilig-

dane aanbevelingen over de automatiseringsomgeving, inclusief

heid

cybersecurity en daarom: - loopt de gemeente een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking - kan er bij interne controles niet zonder meer gebruik gemaakt worden van data analyses De accountant adviseert het college / dringt erop aan om: - capaciteit vrij te maken om op korte termijn de bevindingen uit eerdere IT-audits wél op te volgen; - meer aandacht te hebben voor het versterken van cybersecurity, mede ivm het toegenomen risico van cybercriminaliteit; - meer aandacht te besteden aan de verdeling van taken tussen de gemeente en IRvN rondom cybersecurity; - de voortgang op de doelstellingen uit het ambitiedocument te bewaken en een rol te pakken in het inspelen op actuele ontwikkelingen op dit gebied 2.

Uitvoerings-

Het programma Bereikbaarheid kent als enige programma een

kosten per

overschrijding op de uitvoeringskosten en wel van € 1,1 mln. Als

programma

toelichting wordt gegeven ‘extra coronamaatregelen’. De vraag is welke coronamaatregelen vanuit het programma Bereikbaarheid zijn genomen?

Onderhoud

Golf aan ver-

Geconstateerd wordt dat er een golf aan vervangingsinvesterin-

kapitaalgoe-

vangingsin-

gen aankomt en dat het college daarvoor een nota in voorberei-

deren

vesteringen

ding heeft. Het kan zinvol zijn om op korte termijn inzicht te krijgen in de financiële omvang van deze golf.

Onderhoud

In 2019 waarschuwde de provincie ons al over de omvang van

gebouwen

het onderhoudsbudget voor gemeentelijk vastgoed; dit is ruim onvoldoende om de gebouwen op het gewenste niveau te onderhouden. In het najaar van 2021 heeft het college de raad geïnformeerd over achterstallig onderhoud bij de schouwburg. In de jaarrekening is hierover niets terug te vinden, noch bij het programma Cultuur, noch in de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen, noch bij de paragraaf Risicobeheersing. Dit roept de vraag

2

Zie accountsverslag slide 4, slide 8 en boardletter 2021 van de accountant, slid 7

op op welke wijze er structureel lering wordt getrokken uit deze tegenvaller. Grondbeleid

Ontwikkelin-

Hoewel dit de jaarrekening betreft, wordt er niets vermeld over

gen: woning-

de realisatie van de woningbouw. Er worden alleen ambities ver-

bouw

woord tot 2030. Ook in het programma Wonen en Stedelijke Ontwikkeling is het zoeken naar de realisatie afgezet tegen de begroting. De accountant wijst er bij zijn bevindingen op dat ingerekende kavelverkopen structureel niet gerealiseerd worden en adviseert om daarop actie te ondernemen 3.

Weerstands-

Ontwikkelin-

In de nieuwe grondexploitaties Winkelsteeg en Stationsgebied

gen: investe-

zijn de bovenwijkse voorzieningen nu als investering geactiveerd.

ringen

Hiermee krijgt de gemeenteraad meer sturingsmogelijkheden.

Risico’s

Een redactieslag lijkt hier achterwege te zijn gebleven. De tekst

vermogen en

bevat veel fouten en verkeerde zinsopbouw. Ook kan meer aan-

risicobeheer-

dacht worden besteed aan toegankelijkheid van de tekst en voor-

sing

komen en/of uitleggen van jargon (bijvoorbeeld ‘Monte Carlo analyse’). De vraag is of de risico-inschatting bij Databeveiliging (maximaal netto gevolg 1 mln en netto kans 50%) hoog genoeg is gezien de constateringen van de accountant van de afgelopen jaren. Saldireserve

Er is over 2021 een groot, niet begroot positief rekeningresultaat van € 40,5 mln. In de inleiding van de rekening valt te lezen dat dit voor een deel incidenteel is. Bij de jaarrekening 2020 staat een vrijwel identieke tekst en vermeldt men ‘een niet begroot positief rekeningresultaat 2020 van € 33,8 mln’. In beide jaren zijn BUIG en Beschermd Wonen de grootste veroorzakers van dit voordeel. Het gaat om grote bedragen, waarbij de vraag kan worden gesteld hoe dit zich verhoudt met het budgetrecht van de gemeenteraad. Nu er twee jaar op rij onbegrote voordelen zijn ontstaan van een dergelijke omvang, is er des te meer noodzaak om beter te begroten en afwijkingen niet alleen eerder aan de raad terug te koppelen, maar ook te verwerken, zodat de raad dit bij zijn besluitvorming kan betrekken. Melding heeft plaatsgevonden in de tweede voortgangsrapportage, echter deze wordt pas in december aan de raad aangeboden.

Kengetallen

Een aantal kengetallen kleuren rood, ‘risicovol’. Een duidelijke toelichting wordt dan niet altijd gegeven. Bijvoorbeeld bij de

3

Zie accountantsverslag slide 6.

structurele exploitatieruimte (van 1,3% in 2020 naar -1,6% in 2021). Verder roept de groene ‘v’ voor de toereikendheid van onderhoudsbudgetten vragen op, met name naar de onderbouwing daarvan (zie ook hierboven bij onderhoud kapitaalgoederen).

Tabel beoordeling informatiewaarde PC-Portal & Websites Verbonden Partijen Informatie beschikbaar op PC Portal of de website van de Verbonden Partij Verbonden Partij

GR Groene Metropool Regio PCportal Website

Modulaire Gemeenschappelijke Regeling - PCportal Website

GR Omgevingsdienst Regio Nijmegen PCportal Website

GR Veiligheidsregio Gelderland Zuid PCportal Website

GR BVO Doelgroepenvervoer

Gemeenschappelijke Regeling

Specifiek Kader

Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar

Niet als zodanig herkenbaar

Link naar webpagina

Samenstelling AB/DB

Beleidsnota/Voortgangsrapportage (Indien van toepassing)

Stukken 2020-20212022

Agenda’s verslagen, stukken AB/DB

- eigenlijk niet te vinden

Eigenlijk niet te vinden

+/-

Alleen geen besluitenlijsten DB

-

Alleen DB

Alleen voortgangsrapportage

Alleen geen besluitenlijsten DB

Alleen begroting 2022 beschikbaar Alleen AB?

Alleen geen besluitenlijsten DB

Relevante raads- of collegebesluiten

Arnhem Nijmegen PCportal Website

Niet als zodanig herkenbaar

DAR NV – Pcportal

NV

Website

NV

Economic Board PCportal

Stichting

Website

Stichting

GR GGD Gelderland Zuid - PCportal Website

GR MARN – Pcportal

Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar

Niet als zodanig herkenbaar

Website RvN@ - PCportal

Stichting

Website

Stichting

Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar

Alleen via zoekfunctie (niet de snellink)

Alleen AB?

Alleen RvC

Strategisch plan beschikbaar

Alleen jaarstukken 2020

Strategisch plan, bestuursakkoord en investeringsagenda

Meerjarenstrategie 2020-2023

Meeste stukken beschikbaar

t/m 2021 alles beschikbaar, behalve besluitenlijst DB

Euregio – Pcportal

Openbaar lichaam

Website

Openbaar lichaam

Niet als zodanig herkenbaar Niet als zodanig herkenbaar

achterhaald

Kadernota Europa 2014-2022

De kleuren in de vakjes betekenen het volgende Rood = niet opgenomen

Geel = deels opgenomen

(of niet te vinden)

(of opgenomen, maar …)

Groen = opgenomen

Blauw = nvt

+ = grotendeels, +/- = fifty-fifty, -= nauwelijks

Bijzonderheden: GMR: De tekst over de GMR op pc portal is niet actueel (er staat bijvoorbeeld: ‘het AB zal in september 2021 naar verwachting een informatieprotocol vaststellen’) en heeft nauwelijks informatiewaarde. Het zoeken op de site van de GMR lukt eigenlijk alleen via de sitemap. Vergaderstukken voor de AB’s zijn dan uiteindelijk te vinden, maar alleen als bulkpakketten, waardoor zoeken eigenlijk niet mogelijk is. Stukken van de Bestuurlijke Opgave Teams, die het belangrijkste deel van het werk van de GMR doen, zijn niet te vinden. Hier is vanuit o.a. de gemeenteraad van Nijmegen destijds wél om gevraagd.

MGR RvN:

De website van de MGR RvN heeft wel een plek om de besluitenlijsten van het dagelijkse bestuur weer te geven, maar daar is geen enkele besluitenlijst opgenomen. GR VRGZ: Website heeft de kaderstellende beleidsdocumenten opgenomen: • Regionaal Risicoprofiel 2020 • Regionaal Beleidsplan 2020-2023 • Regionaal Crisisplan 2020-2023 Samenvattende Infographic

Economic Board: Vergaderingen Economic Board zijn zo te zien besloten GGD GZ: Om de stukken in te kunnen zien moet je het schuifje omzetten van publiek naar professional, dus dat was even zoeken.

Rvn@: De enkele stukken die wel beschikbaar zijn, zijn alleen in te zien met een wachtwoord.

Tabel beoordeling programma’s Stadsrekening 2021 Programma

Bestuur & Organisatie Veiligheid Economie en Toerisme Welzijn, Wijkontwikkeling en Zorg Werk & Inkomen

Tekst zelfstandig leesbaar?

Verantwoording over doelen?

+ +/-

Gebruik gemaakt van indicatoren?

Verklaring voor wel/niet realiseren doelen?

Verantwoording beoogde activiteiten?

Resultaten activiteiten benoemd?

Afwijkingen uitvoering activiteiten verklaard?

Afwijkingen lasten verklaard?

Afwijkingen baten verklaard?

-

+

+/-

-

+

+

+/-

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

-

+

Onderwijs Bereikbaarheid Wonen en Stedelijke Ontwikkeling Openbare Ruimte Cultuur en Cultureel Erfgoed Sport

Financiën De kleuren in de vakjes betekenen het volgende Groen = ja Geeld = deels (+ = grotendeels, +/- = fifty-fifty, Rood - Nee

- = nauwelijks