bijlage 2 Evaluatie Circulaire beker 2022 door RVN@

Circulair bekersysteem Vierdaagsefeesten 2022 Resultaat, evaluatie en vooruitblik

Stichting Vierdaagsefeesten, 12 december 2022

Inhoudsopgave

Inleiding...................................................................................................................................................3 Samenvatting resultaat infographic ........................................................................................................5 1. Resultaat..............................................................................................................................................6 1.1 Schoner festivalterrein ......................................................................................................................6 1.1.1 Zwerfafval monitor.........................................................................................................................6 1.1.2 Sorteeranalyse restafval.................................................................................................................7 1.2 Minder grondstoffenverbruik............................................................................................................7 1.3 Bezoekerservaring .............................................................................................................................8 2.3.1 Bezoekers Vierdaagsefeesten.........................................................................................................8 2.3.2 Bezoekers

4Daagse.........................................................................................................................9 2.3.3 Verschil feestvierders en wandelaars.............................................................................................9 1.4 Ondernemers ervaring ......................................................................................................................9 1.5 Financieel resultaat projectbegroting .............................................................................................11 1.6 Conclusie resultaten ........................................................................................................................13 2.

Inhoudelijke implementatie ..............................................................................................................14 2.1 Productie & bestelling .....................................................................................................................14 2.1.1 De beker .......................................................................................................................................14 2.1.2 Bekerprijs......................................................................................................................................14 2.1.3 Bestelling ......................................................................................................................................15 2.1.4 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................15 2.2 Distributie en retournering bekers..................................................................................................16 2.2.1 Distributiepartner.........................................................................................................................16 2.2.2 Levering en retournering..............................................................................................................16 2.2.3 Overzicht verbeterpunten

............................................................................................................17 2.3 Instructie ondernemers en personeel .............................................................................................17 2.3.1 Bijeenkomsten organisatoren en terrassen .................................................................................17 2.3.2 Instructie ......................................................................................................................................18 2.3.3 Inrichting bar/terras en inzameling door ondernemers...............................................................18 2.3.4 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................19 2.4 Communicatie richting bezoekers ...................................................................................................19 2.4.1 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................21 2.5 Coaching CircularPET.......................................................................................................................21 2.5.1 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................22 2.6 Handhaving

Vierdaagsefeesten.......................................................................................................22 2.6.1 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................23 1

2.7 Inzameling bekerzakken en kwaliteitscontroler ..............................................................................23 2.7.1 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................23 2.8 Greenteams .....................................................................................................................................24 2.8.1 Overzicht verbeterpunten ............................................................................................................24 2.9 Hoogwaardige recycling ..................................................................................................................24 2.10 Overige punten..............................................................................................................................25 2.11 Conclusie implementatie...............................................................................................................25 3. Vooruitblik 2023 en verder................................................................................................................26 3.1 Eerste interventie - 2023: Milieubijdrage bezoeker naar 1 euro, opslag bekers ondernemers omhoog en meer inzamelingsvormen en opvang laatste beker ...........................................................26 3.2 Tweede interventie: token en evt.

extra verhoging van de milieubijdrage.....................................26 3.3 Derde interventie: statiegeld en kassasysteem of hardcup ............................................................27 3.4 Meerjarenbegroting ........................................................................................................................27 4. Organisatie en samenwerking ...........................................................................................................30 4.1 Organisatie ......................................................................................................................................30 4.2 Evaluatie samenwerking..................................................................................................................30 5. Conclusie ...........................................................................................................................................32 Bijlage 1 Resultaatberekening circulaire beker .....................................................................................33 Bijlage 2: Bezoekersmonitor gemeente Nijmegen ................................................................................34 Bijlage 3: Evaluatie ondernemers en organisatoren (incl. Wedren en Heumensoord) .........................35

2

Inleiding

De Vierdaagsefeesten willen minder afval in de stad. Een schoner terrein zorgt voor een betere sfeer, minder opruimkosten en het voorkomt dat er plastic in de natuur belandt. Daarnaast wilde de gemeente Nijmegen een bezuiniging realiseren op de reinigingskosten die de gemeente betaald en op termijn de facturatie volledig doorbelasten. Al een aantal jaren was de stichting Vierdaagsefeesten met organisatoren en andere stakeholders in gesprek over een duurzamer bekersysteem. Uiteindelijk is de knoop, mede door een opstartsubsidie van de gemeente, doorgehakt en gekozen voor een circulaire bekersysteem van rPET softcups. Uiteraard is ook een systeem van herbruikbare bekers overwogen. Besloten werd dat de uitdagingen en kosten te groot waren voor implementatie op de Vierdaagsefeesten. Zo is er geen afgebakend festivalterrein met een eenduidig kassasysteem, dat maakt statiegeld lastig. Voor het gebruik van een hardcup zijn daarnaast wasstraten nodig om de bekers te wassen. Hiervoor is veel ruimte nodig die er in het centrum niet is tijdens de feesten. Een wasstraat buiten het centrum zou een flinke logistieke operatie vergen. Bovendien is er voor een festival met zo’n 200.000 bezoekers per dag, 7 dagen lang een relatief groot aantal hardcups nodig, waarvoor meer plastic wordt gebruikt per beker dan voor softcups.

Daar komt bij dat ook de kosten van een dergelijk systeem veel hoger zijn. Er is daarom gekozen voor een systeem van rPET bekers voor eenmalig gebruik waarbij gestreefd wordt naar een zo hoog mogelijk percentage hoogwaardige recycling. In onderstaande figuur is dit systeem schematisch weergegeven.

Doelstellingen van dit project voor de Vierdaagsefeesten: 1. Schoner festivalterrein: betere beleving, minder kosten schoonmaak, minder bekers die in het milieu terechtkomen 2. Minder grondstoffenverbruik: hoogwaardige recycling van beker naar beker (rPET geschikt voor food). Wetgeving verbiedt wegwerpbekers vanaf 2024 en verplicht bij een circulair systeem minimaal 75% hoogwaardige recycling. Dit loopt vervolgens ieder jaar 5% op tot 90% vanaf 2027. Belangrijkste resultaatdoelstelling voor 2022 was dat de resultaten het vertrouwen geven dat wij de wettelijk verplichte percentages kunnen gaan behalen.

3

In dit rapport evalueren we de resultaten, de implementatie van het systeem en de samenwerking tussen alle betrokken partners. Tegelijkertijd benoemen we inhoudelijke verbeterpunten en kijken we naar de business case van dit project op de langere termijn.

4

Samenvatting resultaat infographic

5

1. Resultaat

In dit hoofdstuk kijken we naar de resultaten op de twee doelstellingen: 1. Schoner festivalterrein en 2. Minder grondstoffenverbruik door hoogwaardige recycling. Daarnaast kijken we ook naar de tevredenheid van ondernemers en bezoekers over dit systeem. De gemeenten Nijmegen heeft een subsidie verstrekt voor de implementatie van de circulaire beker. Met daaraan gekoppelde de additionele doelen van de gemeente verduurzaming van het evenement, minder afval op straat en dat de “vervuiler betaald”. Gekoppeld aan deze subsidie legde de gemeente een aantal prestaties op, zoals: dat de beker geen verdienmodel mocht worden voor ondernemers, dat de Vierdaagsefeesten rapporteerd waar de inkomsten uit 50 cent terecht komen, en eventuele inkomsten worden geïnvesteerd in verdere verduurzaming van het evenement en afname van de Dar factuur (die deels bij de gemeente ligt).( In de loop van het project is hier in overleg met de gemeente flexibel mee om gegaan, omdat we niet wisten welke revenuen er zouden zijn en we geen inzicht hebben in waar deze exact landen. In een separate toelichting zullen wij (financieel) verslag doen aan de gemeente over hoe invulling is gegeven of wordt gegeven aan de prestatie afspraken.

1.1 Schoner festivalterrein

Over het algemeen kunnen we zeggen dat het straatbeeld een stuk schoner was. Vanaf de eerste dag van de feesten kwamen hier veel positieve reacties op, van zowel bezoekers, ondernemers als in de pers. Dit zorgde voor een positief sentiment en meer draagvlak voor het implementeren van het systeem. Op zaterdag 16 juli kopte de Gelderlander ‘50 cent toeslag op beker leidt tot kritiek en begrip: het is veel schoner’, een dag later ’Betalen voor eerste beker op Vierdaagsefeesten lijkt blijvertje en na afloop op 24 juli ‘Duurzame Vierdaagsefeesten beker doorslaand succes en blijvertje stad ziet er schoner uit’. Dit terwijl er vooraf vooral negatief met focus op de extra kosten voor bezoeker werd geschreven. Dat het systeem een positief effect heeft op het verminderen van zwerfafval staat dan ook niet meer ter discussie. Daarnaast hebben we twee analyses die hier meer informatie over geven. Een analyse van de Groene Lobby en de analyse van het ingezamelde restafval (veegafval en knapzakken) door Dar. 1.1.1 Zwerfafval monitor De Groene Lobby heeft dit jaar een Zwerfafval monitor uitgevoerd op zes Locaties in opdracht van Dar en de gemeente Nijmegen om meer inzicht te krijgen in het type afval dat op straat ligt en de herkomst daarvan. Op iedere locatie werd een lijn van 100m geanalyseerd door al het zwerfafval te tellen en categoriseren op twee tijdstippen rond 20.30u en 00.30u.

Dit is gedaan op de zaterdag, maandag, woensdag en donderdag. Om 20:30u zie je dat van alle 24 meetmomenten (6 locaties, 4 dagen) de beker zes keer het meest gevonden afvalsoort is tegenover 13 keer ‘overig afval’. Slechts op 2 locaties was de beker in de vroege avond al het meest gevonden afval op straat. Dit beeld verandert bij de meeting om 00:30u dan zie dat op vier van de zes locaties Vierdaagsefeestenbekers het meest gevonden wordt waargenomen. Gevolgd door overig afval, blikjes, servetjes, verpakkingen, en bierviltjes. Dit komt overeen met de verwachting dat bezoekers zich later op de avond wanneer het drukker en ze meer onder invloed zijn minder netjes met de beker omgaan én dat laatste bekers vaker op de grond belanden aangezien er weinig incentive is de beker naar de bar te brengen. Wat opvalt is dat de hoeveelheid bekers om 00.30u aanzienlijk hoger is, namelijk ruim 4,5 keer zo veel als vier uur eerder. Per plein en per dag ligt dit verschil tussen de 2 en 8 keer zo veel. Er is een groot verschil in de zes 6

locaties, dit kan verklaard worden door type bezoekers, inrichting van de locatie (lastiger bij de bar/knapzak te komen) en verschil in drukte. Ook tussen de dagen is duidelijk verschil. De zaterdag en de woensdag lagen er van de onderzochte dagen het meeste bekers op de grond. Dit zou verklaard kunnen worden dat het die dagen aanzienlijk drukker was in de stad dan de maandag en donderdag. 1.1.2 Sorteeranalyse restafval De sorteeranalyse van Eureco in opdracht van Dar van het veegafval en de inhoud van de knapzakken is helaas niet correct uitgevoerd. Toch kan op basis van de analyse en data van Dar een aantal conclusies worden getrokken. Het totale restafval is ten opzichte van 2019 met zo’n 9% afgenomen door invoering van het circulaire bekersysteem. Volgens Dar zat er naar schatting nog zo’n 15.000 kilo aan bekers in het afval. Dit plastic is na sortering door Omrin alsnog gerecycled, maar niet hoogwaardig zoals de schoon ingezamelde bekers. Dit staat gelijk aan ongeveer 40% van de bekers in het restafval beland. De indruk van Dar is dat er nog veel bekers in het veegafval zaten, meer dan in de knapzakken. Al is de analyse onvoldoende om dit met cijfers aan te tonen.

1.2 Minder grondstoffenverbruik

Wetgeving: 2024 75% hoogwaardige recycling oplopend met 5% per jaar tot 90%. Ter evaluatie van het project is het dan ook belangrijk vast te stellen wat het recyclingspercentage van de Vierdaagsefeesten is geweest. Berekening recyclingspercentage Vierdaagsefeesten kan niet met 100% zekerheid worden gedaan. Gezien de complexiteit van een groot evenement met zo veel organisatoren/ondernemers hebben we niet alle data tot onze beschikking. We weten zeker hoeveel bekers er verkocht zijn aan de ondernemers, namelijk: 4.789.000 bekers. We kennen het gewicht van deze bekers, namelijk: 42.010 kilo. We weten hoeveel kilo bekers er bij Morssinkhof zijn afgeleverd voor recycling, namelijk: 21.760 kilo. Het lijkt dan een simpele rekensom om het percentage ingezamelde bekers te berekenen. Maar naast dat de weegmethode niet tot op de gram nauwkeurig is, is er nog een onzekerheid. Namelijk, hoeveel bekers zijn er ongebruikt achter gebleven in de opslag van ondernemers? Geopende of kapotte dozen konden niet retour worden gestuurd en de deadline voor retournering was 3 augustus. Uit de enquête onder ondernemers blijkt dat er bij veel ondernemers nog dozen staan. Op basis van de antwoorden van de 50 ondernemers die deze vraag beantwoorden hebben gemiddeld nog een kleine drie dozen staan. Wat betekent dat er van de 4,8 miljoen bekers nog zo’n 10% ongebruikt is achtergebleven in de stad.

Met deze cijfers en onderbouwde aannames komen we uit op een recyclingspercentage van 58%. In bijlage 1 een overzicht van deze data ter ondersteuning. Dit betekent dat we nog 17% te verbeteren hebben om tot het wettelijk verplichte recyclingspercentage van 75% te komen in 2024 of in totaal nog 32% tot aan de 90% in 2027.

7

Als we dan de verschillende percentages optellen van apart ingezamelde bekers, bekers die nog bij ondernemers staan en de bekers in het restafval dan is 2% niet getraceerd. Dit kan worden verklaard door bekers die zijn blijven liggen in de stad na de eindschoonmaak, buiten het festival gebied zijn weggegooid (denk openbaar vervoer of in buitenwijken van de stad), bekers die door ondernemers bij het restafval zijn weggegooid (omdat ze te vuil waren bijvoorbeeld) en bekers die mee naar huis zijn genomen door bezoekers.

1.3 Bezoekerservaring

Bezoekerservaring baseren we op de monitor van de gemeente Nijmegen onder de bezoekers van de Vierdaagsefeesten, de enquête van de 4Daagse onder wandelaars, de vragen hierover uit de enquête bij ondernemers en feedback die we zelf direct van bezoekers hebben gekregen. 2.3.1 Bezoekers Vierdaagsefeesten De gemeente Nijmegen heeft een bezoekersmonitor uitgevoerd. Ze hebben 596 respondenten in de binnenstad twee vragen over de beker voorgelegd, namelijk: 1) Wat vindt u van het initiatief van het gezamenlijke bekersysteem?; 2) Wat vindt u van de kosten van de beker? Uit de evaluatie blijkt dat de meerderheid van de bezoekers positief is over het eerste jaar met dit systeem. 65% is positief over het bekersysteem. 15% is negatief over het bekersysteem. Aan de andere kant geeft ook 10% aan het bekersysteem niet te kennen. 9% weet het niet of heeft geen mening. Een ruime meerderheid van de bezoekers heeft begrip voor de 0,50 die ze betalen voor de eerste beker. 72% geeft aan het bedrag van 50 cent prima te vinden. 6% geeft aan het te weinig te vinden. 9% vindt het te hoog en een andere 9% wil er helemaal niet voor betalen. Daarnaast zijn er nog 26 open antwoorden m.b.t. de beker geregistreerd in de open afsluitende vraag van de monitor. De meeste gaan over dat bezoekers graag de 50 cent terug zouden krijgen (6x) of een bekermunt (8).

Daarnaast geven respondenten aan liever hard cups te hebben. Twee respondenten vonden dat de communicatie beter kon. Twee dat er bij de kassa niet goed werd afgerekend, dus of géén 50 geïnd of juist wel geïnd terwijl er bekers werden ingeleverd. Deze feedback kwam ook via andere kanalen 8

bij ons binnen. Een haakje of ring om de beker bij je te dragen misten 2 respondenten. Een laatste opmerking ging over dat er nog veel ander afval was zoals confetti bij podia en afval bij foodstands. In bijlage 2 de resultaten van de bezoekersmonitor op deze twee vragen en de exacte open antwoorden. 2.3.2 Bezoekers 4Daagse De 4Daagse heeft dezelfde twee vragen uit de bezoekersmonitor van de feesten meegenomen in hun tevredenheidsonderzoek. Hieruit blijkt dat onder de wandelaars 53% positief is over het bekersysteem. Net als bij de feestvierders is ook hier 15% negatief over het bekersysteem. 15% kent het bekersysteem niet en 16% heeft geen mening over het bekersysteem. Als we kijken naar het bedrag van 50 cent voor de eerste beker, dan vindt 65% dit een prima bedrag. 14% wil hier liever helemaal niet voor betalen 2.3.3 Verschil feestvierders en wandelaars Bij beiden bezoekersgroepen is de meerderheid positief over het systeem. Er zijn iets meer feestvierders uitgesproken positief (65%-53%) en feestvierders zijn wat minder vaak onbekend met het systeem (10%-15%). Bij beiden doelgroepen is er bij de meerderheid ook begrip voor het bedrag van 50 cent voor de beker, al is het aandeel bij de feestvierders ook hier wat hoger (72%-65%). Deze verschillen zijn onder andere te verklaren door de verschillen tussen beiden evenementen.

De bezoekers van de 4Daagse en Vierdaagsefeesten ze zijn met een ander doel in de stad. Daarnaast is een groot verschil tussen de Vierdaagsefeesten en de 4Daagse is dat deelnemende wandelaars inschrijfgeld betalen, de Vierdaagsefeesten zijn gratis toegankelijk. Ook was er een klein verschil in implementatie. Bij de 4Daagse werd ook een bekertoken uitgegeven die alleen op de Wedren weer ingeleverd kon worden. Zo hoefden wandelaars niet iedere dag 50 cent te betalen. Deze wens komt ook terug bij bezoekers van de feesten in een aantal open antwoorden. Toch zijn de feestvierders over het algemeen al wat positiever dan de wandelaars ondanks het ontbreken van de bekermunt.

1.4 Ondernemers ervaring

In totaal hebben 45 evenementenpleinen en vermaakcentra en 124 terrassen met het circulaire bekersysteem gewerkt tijdens de Vierdaagsefeesten. Opvallend is dat er ook drie ondernemers buiten het vergunningengebied hebben meegedaan. Namelijk Waalzicht, De Vereniging en Coffee Lab. Zij deden dit uit overtuiging dat een circulair systeem beter is voor het milieu én voor eenduidigheid naar de bezoeker toe. Na afloop is er een vragenlijst rondgestuurd die is ingevuld door 50 ondernemers. In de vragenlijst hebben we twee algemene vragen opgenomen om te peilen wat ondernemers vinden van het bekersysteem. De eerste vraag van de enquête was bedoeld, om te zien wat de ondernemers vinden van het initiatief tot één gezamenlijk circulair bekersysteem tijdens de Vierdaagsefeesten. De afsluitende vraag ging over de ervaring met het werken met het circulaire bekersysteem. Het blijkt dat een ruime meerderheid van 90% positief is over het initiatief van de Vierdaagsefeesten om te werken met één gezamenlijk bekersysteem. Slechts drie respondenten waren hier negatief over. Als we kijken naar de ervaring bij het werken met het systeem dit eerste jaar is 48% positief tot zeer positief, 12% negatief tot zeer negatief. 30% kiest de neutrale positie. Dit laat zien dat er nog ruimte voor verbetering is in de wijze van implementeren. De vragenlijst bestond uit 33 open en gesloten vragen.

Hierin wordt ingezoomd op de verschillende onderdelen van de implementatie. De antwoorden van de ondernemers en suggesties nemen we mee in het volgende hoofdstuk per onderdeel. Alle vragen en antwoorden zijn terug te vinden in bijlage 3. 9

De organisatoren zouden graag zien dat de investering in het systeem leidt tot een daling in de reinigingskosten van hun plein. Nu blijkt dat er aanzienlijk minder afval van de pleinen komt dankzij het bekersysteem zal bekeken moeten worden wat dit betekent voor de reinigingskosten in 2023. De ondernemers en organisatoren hebben in totaal zo’n € 333.000 aan directe kosten gemaakt aan de inkoop van de beker. Waarvan € 143.000 bedoeld voor de organisatie van het systeem en de inzameling de bekers. Daarnaast hebben zij kosten gemaakt om te communiceren, zijn er extra handelingen(tellen, aanslaan, uitleg geven) geweest voor barpersoneel, hebben zij de inrichting hun onderneming, bar of plein moeten aanpassen om ruimte te maken voor het innemen van de bekers en het opslaan van volle bekerzakken. Daarnaast zijn er ondernemers waarbij sprake is van verlies aan inkomsten door het wegvallen van voordelige contracten met brouwerijen die normaal de bekers leverden als onderdeel van een sponsorpakket. Tegenover deze kosten stond dat de 50 cent betaald voor de eerste beker bij de ondernemers terecht kwam. Aangezien er geen gezamenlijk kassasysteem is, hebben we geen representatief inzicht in om hoeveel inkomsten het gaat. We kunnen op basis van de verkochte aantallen bekers en het recyclingspercentage wel een schatting maken. Zie onderstaande tabel.

Met het verbeteren van het systeem en daarmee het verhogen van het recyclingspercentage zal het aantal verkochte bekers door ondernemers afnemen in de loop van de jaren. Schatting bekerinkomsten stad

2022

Aantal verkochte bekers

4.284.000

Schatting totaal percentage verkochte bekers (30%-2022)* (25%-2023)

1.285.200

Minimaal inkomsten uit verkochte eerste beker € 0,395 (50 cent excl btw)

€ 507.654

Totale kosten beker inkoop

€ 333.000

Inkomsten verkoop beker - kosten inkoop beker

€ 174.654

Gemiddelde inkomsten per ondernemer 169 (excl. additionele kosten)

€ 1.033

PM Additionele kosten ondernemer: aangepaste inrichting bar/terras, drukwerk, instructie personeel, gemiste inkomsten sponsoring/deals brouwerijen, extra personele handelingen. * gemiddelde percentage verkochte bekers op totale drankverkoop van Valkhof, Van Ouds en Park Kronenburg is 27% *uit de vragenlijst ondernemers is het lastig conclusies trekken over percentages aangezien 20 vd 50 ondernemers aangeeft geen idee te hebben. De vraag is dus in hoeverre de andere ondernemers een correcte inschatting konden maken. De meerderheid(24) van degene die de vraag beantwoord hebben zitten tussen de 0-50%. Als je hier een gemiddelde uitrekent kom je op zo'n 30%. Van de zes die hogere percentages hebben zijn max 2 evenementenpleinen, de de andere terras of vmc.

Dit rekenmodel zit vol van aannames. Het er namelijk van uit dat bij alle ondernemers de verkochte bekers correct zijn aangeslagen, we weten uit feedback van ondernemers en bezoekers dat dit niet altijd het geval is geweest (zie kader hieronder). Dat er ondernemers zijn waar personeel te weinig bekers in rekening heeft gebracht, of terrassen die de beker niet in rekening brachten. Daarnaast gaat het er van uit dat de evenredig verdeeld zijn over de 169 deelnemende ondernemers. Dit is natuurlijk in werkelijkheid ook niet het geval. Het hangt af van de ligging en type ondernemer. Zo kan het zijn dat een terras waar iemand even een broodje komt eten tussen het feesten door, de meeste 10

bezoekers een beker bij zich hebben. Terwijl een plein of ondernemer aan de rand van de stad of waar mensen heel gericht naartoe gaan, bezoekers geen beker bij zich hebben. Kortom, zonder volledige openheid van de boeken of gezamenlijk kassasysteem is het niet mogelijk dit te achterhalen en eerlijk te verdelen tussen de ondernemers. Het kan dus zijn dat sommige ondernemers niet uit de kosten zijn gekomen, terwijl anderen er geld aan over hebben gehouden. Verwachting is dat voor de meerderheid van de ondernemers geldt dat de inkoopkosten voor de beker in ieder geval gedekt zijn door de verkoop aangezien bij verkoop van 14%-18%1 van alle drankjes met beker, de kosten voor inkoop van de doos worden gecompenseerd. Nogmaals, het gaat hierbij alleen om de inkoopkosten en niet om de overige kosten of inkomstenderving zoals eerder benoemd.

Percentage verkochte bekers Valkhof Festival, Park Hubert, Café van Ouds en Wedren Er zijn vier organisatoren die met ons hebben gedeeld hoeveel % van de drankjes er met een “eerste beker” zijn verkocht volgens de data uit hun kassasysteem. Wat we kunnen concluderen is dat het erg kan verschillen per dag, per podium en per bar. Het aantal bestellingen waarbij een beker wordt ingeleverd varieerde gedurende de week tussen 43% en 91% per bar en per dag. Waar dit door komt is lastig concreet te benoemen. Er zijn verschillende zaken die het beïnvloeden zoals: het aantal consumpties per persoon op deze locatie; hoe goed bezoekers bekend zijn met het systeem; het verschil in doelgroep of bezoekersgedrag; of bezoekers al een drankje/beker hebben als ze bij het plein komen; etc. Daarnaast is het erg afhankelijk van hoe nauwkeurig barpersoneel bekerinname en uitgave aanslaat. Als bekers niet worden aangeslagen betekent derving van inkomsten voor de ondernemer, als bekers ten onrechte inrekening worden gebracht zijn bezoekers ontevreden. Dit kan zorgen dat de data een vertekend beeld geven. Over het algemeen zien we wel een lichte daling in het aantal verkochte bekers in de loop van de week, wat zou kunnen betekenen dat (herhaal)bezoekers het systeem steeds beter kennen.

1.5 Financieel resultaat projectbegroting

Op de volgende pagina de kosten, dekking en het resultaat van het circulaire bekerproject. In de dekking van de kosten werd voorzien door de ondernemers (€ 333.000), de gemeente Nijmegen (€ 150.000), het inbrengen van personele uren door Vierdaagsefeesten en de vergoeding voor de ingezamelde bekers (€ 10.000). De subsidie van de gemeente Nijmegen was in eerdere begroting verdeeld over 2 edities (2022 en 2023). Met de gemeente Nijmegen wordt afgestemd of het geld ingezet kan worden voor verbetering van het bekersysteem komende editie(s). In dit overzicht zijn de eerder genoemde inkomsten van ondernemers dankzij de milieubijdrage van 50 cent niet meegenomen.

1 Het break-even punt m.b.t. de inkoopkosten per doos en inkomsten uit 50 centen ligt bij de kleinere bekers

(0,15l en 0,2l) rond de 14% bij een doos grote bekers (0,35l) rond de 18%.

11

Begroting circulair bekersysteem 2022 Kosten

Dekking Toelichting

PROJECTTEAM Communicatie & campagne Ontwikkeling campagne visualisaties Banners en trotters productiekosten Bordjes knapzakken Overige kosten Projectbegeleiding CircularPET Advisering en project mngt Controle tijdens uitvoering Controle nascheiding Overhead

DAR Inzameling en zakkencontrole Circulaire bekerzakken Knapzakken GREENTEAMS

Totaal

Toelichting

€ 32.657,40 Inzet personeel stg. Vierdaagsefeesten Ontwerpkosten infographic, bouwhekdoeken, beachflags,€etc. 4.145,00 Inkoop bekers incl. distributie door ondernemers productie en ophangen/plaatsen € 17.817,00 Additionele bijdrage ondernemers (€ 0,03 * 4,78 mil) 300 stuks productie, ontwerp en hangen € 9.954,57 Vergoeding morssinkhof grondstoffen/bekers lunch ministerie, drukkosten coaches € 740,83 Subsidie gemeente € 50.000,00 Opzet project (3j), coördinatie controle, evaluatie € 26.000,00 10 coaches € 18.500,00 kwaliteitscontrole i.s.m. dar € 3.000,00 onkosten, reis en verblijf voor controleurs o.a. € 2.500,00

Projectleiding en team Stg.Vierdaagsefeesten Projectleiding Tessa en Hein Projectuitvoering (productie, communicatie) Marlijn, Hein, Rowin en overige teamleden BEKERS Inkoop beker bij leverancier Peeman distributie (4 euro per doos) Embossing Opslag retourbekers voor editie 2023

Kosten

Inkomsten € 40.000,00 € 188.986,52 € 143.670,00 € 10.810,00 € 150.000,00

€ 80.000,00 € 60.000,00 € 20.000,00

€ 239.834,90 inkoop 4,3 milj. bekers bij Paardekooper (ondernemers) € 172.222,52 Distributie, retour en facturatie bekers (ondernemers) € 16.764,00 Per bekermaat (3x) € 15.000,- voor mattrijs ontwikkeling € 45.000,00 50-50 kosten delen met Paardekooper € 5.848,38

Ontwerp en productie 50 Extra knapzakhouders x €70: € 3.500 naar gemeente Opruimen en zichtbaarheid in de stad Uitvoering door Lentekracht Aankleding greenteams

€ 38.924,82 € 28.097,98 € 10.826,84

€ 30.878,75 € 26.657,11 € 4.221,64 € 472.295,87 Totaal Verschil € 61.170,65

€ 533.466,52

12

1.6 Conclusie resultaten

Belangrijkste resultaat is dat de meerderheid van de bezoekers en ondernemers positief zijn over het systeem. Dit is een mooi uitgangspunt om dit systeem verder te verbeteren, met o.a. de wensen en ideeën die door hen worden aangedragen. Een hoogwaardig recyclingspercentage van 58% dit eerste jaar is een mooi startpunt om verder op door te bouwen. Daarvoor is het belangrijk gedetailleerd naar de implementatie te kijken. Dat doen we in het volgende hoofdstuk waarbij we per stap kijken naar verbeterpunten. Daarnaast is de verwachting dat zowel ondernemers als bezoekers zullen wennen aan het systeem en het daardoor ook beter zal gaan een tweede keer. Financieel is het goed verlopen. Dit is met name te danken aan de subsidie van de gemeente Nijmegen, die in eerste instantie voor twee edities was aangevraagd. Veel onzekerheden waren er vooraf. Maar door het lager uitvallen van de kosten inzameling, een aantal andere besparingen en de verhoging van de plus op de bekerprijs is er een ruim positief resultaat. Dit biedt mogelijkheden verbeteringen door te voeren in dit project komend jaar. Daarnaast schatten wij in dat er € 174.000 euro aan extra inkomsten in de stad zijn beland bij horeca en organisatoren.

We weten dat dit aanzienlijk kan verschillen per locatie en dat dit niet 100% klopt, maar we moeten wel nadenken over hoe we ervoor zorgen dat dit evenredig wordt/blijft met de aanvullende kosten die ondernemers maken voor implementatie van het systeem. Zodat de beker geen verdienmodel wordt en we aansluiten bij de subsidie-eisen van de gemeente. Hierover gaat Vierdaagsefeesten in gesprek met organisatoren, ondernemers en gemeente.

13

2. Inhoudelijke implementatie In dit hoofdstuk gaan we wat dieper in op de implementatie per onderdeel. Hoe is het verlopen en welke verbeteringen moeten we doorvoeren in 2023 en welke ideeën er nog zijn die nader overleg/besluitvorming nodig hebben.

2.1 Productie & bestelling

De hoeveelheid bekers die we als Vierdaagsefeesten jaarlijks afnemen is voor Paccor relatief klein voor een customised beker. De minimale oplage voor de wijnbekers werd net gehaald met de bestelling. 2.1.1 De beker De beker bestond nu uit minimaal 50% rPET. De hogere kosten rPET (bovenop de andere stijgingen zie hieronder), maakte dat ervoor gekozen is dit jaar niet voor een hoger percentage te gaan. Qua duurzaamheid zou het beter zijn volgende edities in te zetten op bekers met een hoger percentage gerecycled PET, het liefst 100%. Daarnaast moet in het volgende contract worden afgesproken met Paccor dat zij minimaal het aantal kilo's ingezameld rPET inkopen bij Morssinkhof, om zo de kringloop zo goed mogelijk te sluiten. Ook dit kan mogelijk tot meerkosten leiden en zal dus afgewogen moeten worden in zijn geheel. Embossing in combinatie met de vorm van de beker zorgde ervoor dat hij goed herkenbaar was voor personeel en bezoeker. Er is één keer een fout in embossing gemeld door ondernemers. Voor terrassen was er een uitzondering indien er gebruik gemaakt werd van een herbruikbare hardcup of voor to-go terrassen zoals cafetarias die met name blik verkopen. Uit de ondernemers enquête blijkt dat de hardcup uitzondering niet bij alle terrassen goed bekend was, dit is een aandachtspunt voor komend jaar. Waarschijnlijk zullen komend jaar meer terrassen met een hardcup gaan werken.

Het eerste ontwerp bleek niet geschikt voor de raptap waardoor het ontwerp aangepast moest worden. Dit bood de mogelijkheid om de wens van ondernemers voor een combi bierbeker 0,2/0,25l mee te nemen en de wijnbeker te verkleinen. Zo waren er uiteindelijk drie maten beschikbaar 0,15l; 0,2/0,25l; 0,35/0,4l. Van één ondernemer is er de nadrukkelijke wens voor een 0,5l beker. Gezien de kosten van 15.000 Euro per bekermaat aan embossing en de geschatte lage afname hebben we hierin niet voorzien. Gedurende de feesten bleek dat de grote beker meer gebruikt werd dan verwacht. 2.1.2 Bekerprijs We hebben gedurende het project te maken gekregen met verschillende prijsstijgingen voor de beker, door de stijgende grondstof en energieprijzen. Definitieve prijzen konden we pas krijgen bij bestelling en die kon deze editie niet te vroeg i.v.m. de aanvullende onzekerheid door Corona en het aantal benodigde bekers. Dit maakte het lastig om ondernemers duidelijkheid te geven over de prijs. De grote van de bestelling had ook weer invloed op de prijs. Nu we weten hoeveel bekers er ongeveer nodig zijn kan er makkelijk in een eerder stadium besteld worden. Al blijft dan altijd het risico bestaan van aflasting van de feesten en dus de kosten voor een jaar bekeropslag.

Om de begroting dekkend te houden is daarnaast besloten de eerder vastgestelde “plus” op de beker die ondernemers betalen aan de Vierdaagsefeesten voor de organisatie van het systeem te verhogen van 2,5 naar 3 cent. Dit alles in combinatie met dat er in een voorstadium al bekerprijzen waren gedeeld met ondernemers toen productiekosten en de “plus” lager waren, maakte dit een lastig punt 14

in het project. De kosten voor deelnemende ondernemers werden namelijk aanzienlijk hoger dan vooraf verwacht. Ook al kregen zij de vergoeding van 50 cent per verkochte beker, was het voor hen ook spannend en ze hadden net twee zware coronajaren achter de rug. 2.1.3 Bestelling Het kostte veel tijd om te zorgen dat alle ondernemers op de hoogte waren van het bekersysteem én op tijd bekers bestelden. Dit kwam omdat er 2 lijsten in omloop waren. Waar het team mee moest werken. De lijst met ondernemers met een vergunning (terrassen en podia) en die dus verplicht waren te werken met het systeem (of hardcup of to go). Dan was er de lijst van Paardekooper met alle ondernemers die besteld hebben. Aan het bekerteam de taak om te zorgen dat deze lijsten met elkaar overeenkomen. Dit was in die zin ook een vorm van handhaving op het gebruik van de beker vooraf. Door goed te checken of iedereen besteld heeft, voorkwamen we dat ondernemers (al dan niet bewust) met andere bekers het systeem in gevaar brachten. Maar omdat de lijst van deelnemende ondernemers bleef wijzigen tot een week voor de feesten (met name nieuwe terrassen) en ondernemers niet altijd goed bereikbaar waren, was dit een hele klus. Het direct bestellen bij Paardekooper via een apart Vierdaagsefeesten emailadres werkte goed. Uiteindelijk zijn er in totaal ruim 7 miljoen bekers besteld door de ondernemers.

Gezien het risico dat ondernemers het verkeerd inschatten of er aanzienlijk meer bezoekers zouden kunnen komen heeft het projectteam besloten 25% extra te bestellen. In totaal waren er dus een kleine 9 miljoen bekers besteld.

2.1.4 Overzicht verbeterpunten Door te voeren verbeteringen: -

Terrassen duidelijker informeren over de bekeropties (hardcup of Vierdaagsefeesten softcup) voor gekoelde dranken. Beker eerder bestellen, zo is prijs direct duidelijk voor ondernemers. Beker van 100% PET, indien financieel haalbaar. Afspraken maken over inkoop van rPET bij Morssinkhof door Paccor De bekerkeuze en bestelling meenemen in de lijst voor vergunningen zodat er één overzicht is. Indien mogelijk pas vergunnen wanneer bekers besteld zijn of wanneer uitzonderingsoptie duidelijk is.

Te bespreken ideeën: -

Bekers voor warme dranken, willen we ondernemers ook faciliteren/informeren over duurzame alternatieven? Uitzoeken wanneer we kunnen overgaan op bekers geleverd door brouwers? Wanneer zijn ander plastic bekers uitgefaseerd en zijn er alleen rpet bekers in omloop? Hebben brouwers transparante bekers met embossing van ander materiaal dan PET? Wat wordt dan het businessmodel?

15

2.2 Distributie en retournering bekers 2.2.1 Distributiepartner De distributie en retournering is gedaan door Peeman Dranken Nijmegen. Er is een korte verkenning gedaan om Binnenstadsservice de bekers (klimaatneutraal) te laten bezorgen, maar dat bleek in de tijd niet haalbaar om te organiseren. Binnenstadsservice wilde graag dat de bestellingen via hun systeem zouden lopen (gezien de administratie) en omdat er al een voorlopige bestelling gedaan was via het formulier van Paardekooper was dit niet meer haalbaar. Daarnaast had binnenstadsservice vraagtekens bij het beschikbare budget en was het krap in de tijd om dit op te zetten. Peeman Dranken had aangegeven de leveringen voorafgaand aan de feesten met een elektrische vrachtwagen te doen en dat tijdens de feesten gingen de bekers mee in de wagens voor dranklevering. Gezien het gewicht kunnen deze nog niet elektrisch rijden. Om een goed overwogen keuze voor distributie te maken is een eerdere start met vergelijking van opties zeker belangrijk. Vraag van een paar ondernemers was ook of het via hun eigen drankleverancier bezorgd kon worden. Dit kan meegenomen worden in deze overweging. 2.2.2 Levering en retournering Peeman kreeg de bekers geleverd van Paardekooper. De manier van verpakken zorgde voor behoorlijk wat afval. Op de houten pallets zat geen statiegeld en er zat erg veel plastic wrapping om de dozen.

Alle 169 ondernemers en organisatoren kregen voorafgaand aan de feesten hun bekers geleverd. Gestart met leveren op woensdag 12 juli. De bedoeling was iedereen uiterlijk vrijdag te leveren, maar het liep iets uit waardoor zaterdagochtend 16 juli de laatste ondernemers hun bekers kregen. Volgend jaar zullen we eerder starten met leveren, vooral de kleinere bestellingen bij de horeca kunnen dan al eerder gebracht worden. Gedurende de week is er nageleverd waarbij vooral op donderdag een piek was in bestellingen. Ondernemers vonden Peeman niet altijd goed telefonisch bereikbaar, waardoor er toch vragen over (na)levering bij Vierdaagsefeesten terecht kwamen. In de evaluatie gaf Peeman aan dit toch niet elektrisch te hebben gedaan. Het bleek niet mogelijk de wagen bij Peeman te laden en Peeman had twijfels bij de actieradius. De deadline voor het aanmelden van retouren stond op 3 augustus (12 dagen na afloop van de feesten) deze deadline is gecommuniceerd in de instructie en nog eens per mail na afloop van de feesten. Toch zijn er ondernemers die te laat of niet geretourneerd hebben. Verder is Peeman coulanter geweest in het terugnemen/crediteren van beschadigde dozen bekers. De dozen waren niet stevig, dus daar zitten redelijk wat beschadigingen op. Van alle bekers die Peeman heeft uitgeleverd kwam zo’n 30-40% weer retour.

Dit heeft tot veel onnodige ritten geleid en dus ook kosten voor Peeman. In de ondernemersenquête zien we deze punten vanuit de ondernemers terug. In de open vragen kwam met name terug dat de levering te laat was en dat bekers niet retour werden genomen omdat ze te laat waren of de dozen te beschadigd. 20% was niet tevreden over de levering, facturatie en retournering, toch vond een meerderheid van 56% de service van Peeman goed tot zeer goed. Gezien de extra bestellingen die we zelf hebben gedaan, staan er nu nog ruim 4 miljoen bekers in de opslag. Paardekooper heeft aangegeven de kosten voor opslag 50-50 te willen delen met Vierdaagsefeesten. Dit betekent dat er volgend jaar aanzienlijk minder bekers geproduceerd hoeven te worden.

16

2.2.3 Overzicht verbeterpunten Door te voeren verbeterpunten: -

-

-

-

-

Bekers duurzamer verpakken. Pallets met statiegeld en minder plastic wrapping om de dozen. Beter zichtbaar maken op de doos welke maat beker er in zit. Zo kan de ondernemer en distributeur makkelijker zien welke bekermaten hij heeft en welke niet. Bijvoorbeeld met een gekleurde sticker. Kijken of het mogelijk is bekers in stevigere doos geleverd te krijgen met een duidelijke seal/tape zodat ondernemers ze niet onopgemerkt weer kunnen dichtplakken en halve dozen retourneren. Het percentage retouren moet omlaag om de kosten en aantal ritten binnen de perken te houden. Dit kan door kosten in rekening te brengen voor retouren en/of te werken met een max bestelling. Vergelijking van logistieke partners voor duurzame levering eerder opstarten en op verschillende punten beoordelen. Denk aan: duurzaamheid, (financieel) risico, organisatiekracht en kosten. Ondernemers laten bestellen direct bij de distributiepartner i.p.v. bij Paardekooper. Eerder beginnen met leveren van de bekers Deadline voor retournering nog duidelijker proberen te communiceren en/of verlengen Aangeven dat dozen wel lichte beschadigingen mogen hebben, dit heeft ook consequenties in de kwaliteit van dozen die een volgend jaar worden geleverd. Niet te veel bekers bestellen i.v.m. opslagkosten, wel goed om een marge aan te houden aangezien er ook twee rustigere dagen waren deze editie i.v.m. weersomstandigheden.

Telefonische bereikbaarheid van de leverancier voor ondernemers tijdens de feesten duidelijk communiceren.

Te bespreken ideeën: -

Kan retournering kosteloos blijven of toch beperkt kosten in rekening brengen i.v.m. logistiek en realistischer bestellen.

2.3 Instructie ondernemers en personeel 2.3.1 Bijeenkomsten organisatoren en terrassen Van januari tot aan de feesten zijn er 3 bijeenkomsten georganiseerd (maart, juni, juli) waar ondernemers werden bijgepraat over de circulaire beker. Bij de eerste bijeenkomsten werden de terrassen niet uitgenodigd, wel is er in die fase overleg geweest met Koninklijke Horeca Nederland. Na een specifieke bijeenkomst voor de terrassen in april, zijn bij de laatste twee bijeenkomsten waren beiden doelgroepen uitgenodigd. Doordat de terrassen minder betrokken waren in het voortraject, was daar een informatie achterstand. Deze kritiek komt ook terug in de evaluatie vragenlijst. Aan de andere kant merkten dat van het totaal aantal ondernemers maar een klein deel van de horeca ondernemers aanwezig was bij deze bijeenkomsten. Dit maakt het lastig ze te bereiken en goed te informeren. Ook omdat we merken dat e-mails niet altijd (goed) worden gelezen. Van de 50 respondenten in de vragenlijst was 42% nooit bij een bijeenkomst van Vierdaagsefeesten over het bekersysteem geweest, 20% kwam één keer en 38% twee keer of vaker. Toch vinden slechts 2 respondenten dat ze niet goed geïnformeerd zijn over de implementatie van het bekersysteem. 17

2.3.2 Instructie De instructie was erg belangrijk voor een goede voorbereiding en implementatie van de ondernemers. De instructie bestond uit een uitgebreid document voor de ondernemers zelf, een samenvatting op A4 voor barpersoneel én een bordje voor boven de bekerzak. Uit de vragenlijst onder ondernemers blijkt dat 94% van de ondernemers de instructie duidelijk vonden. Slechts 3 ondernemers vonden hem niet duidelijk. Wel hebben we gezien de implementatie en vragen die we kregen, twijfel over hoe goed de uitgebreide instructie gelezen is. Daarnaast is het ook voor sommige ondernemers die meer moeite hebben met het lezen van dit soort documenten (bijvoorbeeld i.v.m. de beheersing van de Nederlandse taal) lastig. CircularPET was beschikbaar om in de opstart mee te kijken en tips/advies te geven. Dit is gedaan bij Joris Ivensplein en Wedren van de 4Daagse. Tijdens de coachingsrondes van CircularPET bleek over het algemeen dat de overgrote meerderheid van het personeel goed op de hoogte was van het systeem. 2.3.3 Inrichting bar/terras en inzameling door ondernemers Er was veel verschil in hoeverre ondernemers qua inrichting van de bar en terras alle mogelijke voorbereidingen direct goed voor elkaar hadden. Belangrijk is bijvoorbeeld dat er naast elke bekerzak een restafvalzak hangt, ter voorkoming dat er restafval in de bekerzak terecht komt.

Om personeel hier extra op te wijzen, is het handig het speciale bordje boven de bekerzak te hangen. Dit is weinig gedaan in de praktijk. We zagen dat vaak in de haast van de eindschoonmaak bovenop de bekers toch wat restafval in de bekerzak terecht kwam. Niet al het personeel had de waarde van de bekers helder en ook ongebruikte sleeves bekers werden in de bekerzakken teruggevonden. Verder hebben we op een paar terreinen gezien dat de bekerzak als restafvalzak in de bakken voor bezoekers werd gebruikt, we kregen ook terug dat ze (te) veel leken op reguliere afvalzakken die gebruikt worden. Sommige barren hebben gestapeld met buizensysteem, door losse pvc buizen in de kliko's met bekerzakken te leggen bijvoorbeeld. Uit de vragenlijst blijkt dat 12% een systeem heeft gebruikt om te stapelen. Door bekers efficiënt te stapelen nemen ze minder ruimte in en hoeven zakken minder vaak naar opslag. Dat scheelt aanzienlijk werk voor personeel en opslagruimte. Verder hebben we gezien dat verschillende ondernemers andere (oude) wegwerpbekers gebruikten voor personeel of binnen (3 respondenten in de vragenlijst geven dit aan). We hebben gemerkt dat deze toch regelmatig werden teruggevonden in de bekerzakken. Al is niet van alle bekers te traceren waar ze vandaan komen.

Aandacht voor het correct afrekenen in de drukte is belangrijk, zodat bezoekers niet te veel betalen of gratis bekers krijgen. Hierbij hebben sommige de keuze gemaakt de drankprijs standaard mét beker in te voeren, waardoor een korting moest worden aangeslagen bij het inleveren van bekers. Anderen hadden dit andersom. Risico bij de eerste is dat bezoekers te veel betalen, bij de laatste dat bekers gratis worden weggegeven. Gezien het percentage bestellingen waarbij bekers worden ingeleverd hoger is dan zonder, zouden wij adviseren voor de laatste optie te gaan (scheelt in personeel tijd). Voor de terrassen is het belangrijk bij afruimen te checken of bezoekers de beker mee willen nemen. Van sommige terrassen hebben we terug gehoord dat zij de 50 cent niet of niet altijd in rekening wilde brengen, ook uit de enquête blijkt dat 18% de beker liever gratis verstrekt dit zijn allemaal terrassen. Dit zijn allemaal terrassen. Een ruime meerderheid van 66% vond 50 cent een prima bedrag. Het Joris Ivensplein was dit jaar het enige plein op de Vierdaagsefeesten met een muntensysteem voor betaling. Hier werden wat problemen ondervonden met het verrekenen van de bekerprijs omdat een munt E 3,30 kostte, kon er niet met een halve munt voor een beker worden betaald. Het projectteam wilde geen aparte bekermunt omdat dit voor verwarring zou kunnen leiden over 18

toepasbaarheid in de binnenstad en klantonvriendelijk is. Daarom was voor een oplossing gekozen met het cash afrekenen van de beker. Het opslaan van de zakken bekers was voor sommige ondernemers qua ruimte een uitdaging, maar er hebben ons geen signalen bereikt dat er geen of te weinig opslag was. Belangrijk is om bij het verplaatsen van de bekerzakken niet te veel te slepen, dat kan ervoor zorgen dat zakken scheuren. 2.3.4 Overzicht verbeterpunten Belangrijkste verbeterpunten: -

Instructie aanpassen met belangrijkste lessen uit deze evaluatie. Sommige punten duidelijker/anders formuleren om misverstanden te voorkomen. Meer afstemming tussen 4Daagse en Heumensoord in de voorbereiding van de implementatie op hun terrein eventueel met advies op maat van CircularPET. Ondernemers adviseren niet met betaalmunten te werken en in hun kassasysteem de drankprijs standaard zonder beker op te nemen, de beker als extra optie. De informatiestroom beperken, niet teveel informatie/mails. Beter rekening houden met de verschillen tussen terrassen en pleinen.

Te bespreken ideeën: -

-

-

Is een instructievideo voor personeel een optie? Organisatie van een specifieke instructiebijeenkomst i.s.m. Circular PET bijvoorbeeld. Hoe richt je je bar in? Daarin ook de lessen van organisatoren onderling delen over buizensysteem bijvoorbeeld of hoe het te op te nemen in de kassa. Herhalen van de belangrijkste lessen uit 2022. Bekijken hoe we meer ondernemers de instructie vooraf kunnen toelichten door aan te sluiten bij ondernemersbijeenkomsten of verschillende (ontbijtsessies te organiseren. Zo zorgen we dat belangrijkste punten en lessen van 2022 bij zo veel mogelijk ondernemers bekend zijn. Gaan we barren verplichten ook 50 cent te rekenen op flesjes om ze zo beter in te zamelen en één lijn te trekken? Mogen Petflesjes evt. in bekerzak?

2.4 Communicatie richting bezoekers

Communicatie richting de bezoekers werd verzorgd door de Vierdaagsefeesten en de 4Daagse in de openbare ruimte. De Vierdaagsefeesten had in de binnenstad 5 trotters met de bekerinfographic, 117 Bouwhekdoeken met alleen de infographic, 66 bouwhekdoeken met een combinatie boodschap “koop je drankje aan de bar” en beker info. Daarnaast kreeg de beker aandacht in de videoboodschap tijdens de opening van de feesten door Pieter Derks die ook op social media is gedeeld. Via de socials was voorafgaand en gedurende de week regelmatig aandacht voor het bekersysteem. Daarnaast was er informatie te vinden op de website incl. antwoord op veelgestelde vragen over de beker. Naar deze informatie werd ook via een QR code in de stad doorverwezen. De tekst infographic zou misschien nog iets korter kunnen volgend jaar, met name voor op trotters en bouwhekdoeken. Als bezoekers op een terras of bij de bar staan te wachten is er wel tijd om wat meer tekst te lezen. De Vierdaagsefeesten heeft veel trouwe bezoekers, hierdoor verwachten wet dat bij een groot deel van de bezoekers volgend jaar het systeem al bekend is. Dit in combinatie met de naderende wetgeving, maakt dat er steeds minder uitleg nodig zal zijn. Het aantal bouwhekdoeken kan dan ook in de loop van de jaren wat worden afgebouwd.

19

De ondernemers/organisatoren waren verantwoordelijk voor de communicatie op hun eigen terrein en met name bij de bar of op het terras. Om dit te doen is er een communicatietoolkit ontworpen. 82% van de ondernemers vond de toolkit voldoende om goed te kunnen communiceren naar bezoekers. 18% vond dit niet. Aanvullende wensen/ideeën waren met name: meer Engelstalig, bordje betalen met beker bij toiletten en het aanleveren van drukwerk i.p.v. digitale bestanden. Het was wisselend hoe ondernemers communiceerden. Sommigen terrassen hadden de bekerprijs in de menukaart/prijslijst staan en op ieder tafeltje of bij de entrees een infographic. Op andere terrassen werd er niet of nauwelijks gecommuniceerd. Bij sommige terrassen was in de gesprekken met de coaches ook echt onwil om te communiceren over het systeem omdat men vond dat het voldoende zichtbaar was in de stad. Voor de pleinen geldt dat er bij de meeste pleinen direct bij de start wel communicatie zichtbaar was, maar hoe goed dit zichtbaar was verschilde aanzienlijk. Er waren pleinen die niet de verplichte huisstijl hadden aangehouden maar zelf met tekst en vormgeving aan de slag waren gegaan. Zij zullen hierop worden aangesproken. Vooraf was aangeboden dat Vierdaagsefeesten kon helpen bij het passend maken bij de huisstijl. Hoe eenduidiger de communicatie hoe makkelijker het te herkennen is voor de bezoeker.

Ondanks alle communicatie gaf toch 10% van de feestvierders en 15% van de 4Daagse wandelaars aan het bekersysteem niet te kennen. Dit kan ook komen omdat deze mensen geen drankje uit de bekers hebben gedronken, of niet zelf besteld. Om de communicatie snel te verbeteren zijn er de eerste dagen meer dan 100 infographics bij de barren en terrassen opgehangen door de coaches van CircularPET.

Communicatie De 4Daagse: Wedren en Heumenoord De Wedren had als start-finish locatie een token toegevoegd aan het systeem om de bezoekersvriendelijkheid te vergroten. Hierdoor was er een aangepast ontwerp van de infographic. Op 6 bouwhekdoeken, LED schermen en een groot doek naast het podium was deze uiting zichtbaar. Ook in de voorbereiding is aandacht geweest voor het systeem door het uit te leggen in de nieuwsbrieven naar wandelaars. De zichtbaarheid van de communicatie bij de ‘touch points’ (barren, kassa’s, etc.), kan nog wat beter. Dit is extra belangrijk zodat bezoekers begrijpen dat de token alleen geldig is op de wedren. Heumensoord liet kort voor aanvang weten niet met de 50 cent toeslag op de beker te kunnen werken in hun feesttent. Hierdoor en in verband met het gebruik van consumptiemunten was het systeem anders dan bij de Wedren en op de Vierdaagsefeesten. Het binnen het project ontwikkelde communicatiemateriaal was daardoor niet toepasbaar. Men heeft zelf uiteindelijk uitingen gemaakt die geschikt waren voor hun systeem maar ook rekening houdend met het internationale karakter. Helaas was dit niet in de huisstijl van de 4daagse, noch van de feesten. Over het algemeen bleek de implementatie op Heumensoord niet tijdig genoeg voorbereid.

20

2.4.1 Overzicht verbeterpunten Door te voeren verbeteringen: -

-

Toolkit aanpassen met zwarte versie van de korte infographic die makkelijker zijn toe te passen bij diverse achtergronden/huisstijlen en een engelstalige infographic. Nog duidelijker communiceren dat het verplicht is de communicatie en vormgeving uit de beker toolkit te gebruiken. Het is handiger wanneer ondernemers (met name terrassen) ook direct geprint communicatiemateriaal krijgen van de Vierdaagsefeesten. Dit zorgt voor eenduidige huisstijl en beter zichtbaarheid. Net als de bouwhekdoeken zou dit dan besteld kunnen worden voorafgaand aan de feesten (bijv. Kaartjes voor op terras, infographics, etc.). Mogelijk communicatie ophangen over het bekersysteem bij / in de toiletten Nog duidelijker aangeven dat het gaat om een softcup systeem ipv hardcup, wat veel bezoekers toch verwachtten Een moreel appel doen op de medewerking van de bezoekers. Bijvoorbeeld door duidelijk weergeven wat er gebeurt met de ingezamelde bekers, wanneer we laten zien dat er weer nieuwe bekers van worden gemaakt en de afvalberg verkleint vergroot dit de bereidwilligheid om mee te werken aan de inzameling

Te bespreken ideeën: -

-

Liever één systeem in hele stad (met of zonder token). Dat is het duidelijkste voor bezoekers en zorgt voor minder verwarring. Qua bezoekersvriendelijkheid is er een voorkeur voor een token, daarnaast werken de meeste festivals of met statiegeld of token. Dat maakt dat het herkenbaar zal zijn voor festivalbezoekers. Betalen bij toiletten met bekers. Dit is een mooi idee en was succesvol bij pleinen wanneer we kijken naar ingezamelde bekers. Echter, is het wel het meest duidelijk als er één lijn getrokken wordt. Als je niet bij alle toiletten met bekers kunt betalen, is het verwarrend voor de bezoeker. Er moet dus een knoop worden doorgehakt over de implementatie en communicatie.

2.5 Coaching CircularPET

De coaches waren een belangrijke schakel bij de implementatie met zoveel verschillende partijen. Iedere dag waren er 10 Coaches in de stad actief, gemiddeld 10-12 uur per dag. Dankzij de aanwezigheid van de coaches konden er vooral de eerste dagen direct verbeteringen worden doorgevoerd in de inrichting van de bar (hangen van restafvalzakken, infographics, etc.). Ze checkten of het barpersoneel goed op de hoogte was en vroegen hoe het over het algemeen verliep met het systeem. Daarnaast bekeken de coaches de kwaliteit van de inhoud van de bekerzak en konden zij verbeterpunten die via andere kanalen (Dar, bezoekers, team VDF) binnenkwamen direct bespreken bij de ondernemers op een positieve manier. Ook door het horeca en barpersoneel werden het bezoek van de coaches positief ontvangen. Het valt op dat de ondernemers die de vragenlijst invullen minder bekend zijn met het bezoek of werk van de coaches. Toch was ook hier 48% positief, 12% was negatief over het bezoek. Bij de toelichting wordt dan met name aangegeven dat ze ongelegen kwamen en vooral te vaak. Kick-off van de coaches startte op kantoor met een instructie door de coördinator aangevuld met aandachtspunten van de projectleider van Vierdaagsefeesten. Bij deze kick-off kregen duo's een gebied aangereikt dat ze moesten controleren.

Dit bleek geen handige methode omdat deze onderling overlapten en niet duidelijk was waar de deelnemende horeca zat. Bovendien leidde het 21

tot veel onnodige vragen over de toegestane uitzonderingen van to-go (blikverkoop) en hardcups. Het is niet gelukt op dag 1 alle locaties te bezoeken. Vanaf dag twee is gewerkt met de ondernemerslijst. Gedurende de week is besloten om een aantal aandachtsgebieden dagelijks te bezoeken waaronder alle podia. Die laatste voor een snelle check, eventuele feedback door te geven en te zien of nieuw personeel goed op de hoogte was. Bij sommige terrassen ontstond irritatie over het vele bezoek, indien daar verder ook geen aandachtspunten waren werden deze minder frequent bezocht. De online registratie van bevindingen werkte op drukkere momenten niet door slecht bereik. De antwoordopties waren niet altijd helder of passend, bijvoorbeeld omdat er terrassen waren met een uitzondering op het systeem. 2.5.1 Overzicht verbeterpunten Door te voeren verbeterpunten: -

Werken met offline excellijsten ipv online forms. Vraagstelling/antwoord opties evalueren zodat het makkelijker wordt en de data overzichtelijker zijn na afloop. De verspreiding van de coachingsuren over de week kunnen we verbeteren en het totaal aantal uren/personen kan omlaag Zorgen voor goede manier van doorgeven van incidenten

2.6 Handhaving Vierdaagsefeesten

Deelname aan het bekersysteem (of een van de uitzonderingen) was een verplicht onderdeel van de Vierdaagsefeesten vergunning voor ondernemers. Naast het coachen van de ondernemers, waren de coaches ook belangrijk voor de Vierdaagsefeesten om signalen op te vangen over het bewust/onbewust niet meewerken aan het systeem. Opvallend was dat via andere kanalen bezoekers actief communiceerden richting (medewerkers) van de feesten over de werking van het systeem. Er was een grote betrokkenheid en wens het systeem te laten slagen. Aangezien implementatie van het bekersysteem verplicht onderdeel van de vergunning was, moest er gehandhaafd worden bij bewust niet meewerken aan het systeem. In principe melden de coaches eerst aan hun eigen coördinator wanneer er een incident was. Die besloot vervolgens of het nodig was op te schalen naar iemand van Vierdaagsefeesten. We merkten dat dit soms voor verwarring zorgde bij de ondernemer die in het contact met Vierdaagsefeesten aangaf niet op de hoogte te zijn dat er iets niet goed verliep. De rol van handhaver in het bekersysteem was wennen voor Vierdaagsefeesten. Vooraf waren er geluiden dat er ondernemers bewust zouden gaan frauderen met het systeem, dit zorgde ervoor dat het team gespannen was bij meldingen en in de hectiek misschien te snel een conclusie trok. Dan ging het om een incident of een valse melding/foto.