20241203 Bijlagenboek deelonderzoek D kwaliteit openbare bekendm Onderzoek Infovoorz en Dientsverl Dversie
Tekst van het document
•
De toegestuurde link werkte niet.
•
Door de website zelf te raadplegen en de gestuurde instructies te volgen kon het bestemmingsplan toch worden ingezien.
•
Omdat het een algemeen verbindend voorschrift betreft was er geen sprake van anonimiseren van het stuk.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 4, bladzijde 3
Onherroepelijk bestemmingsplan Nijmegen Kanaalhavens – 11 (Wolfskuilseweg 254) / naar bekendmaking •
In de bekendmaking stond dat het bestemmingsplan na een telefoonafspraak bij de ODRN kon worden ingezien. Uit de officiële bekendmaking is dat er vanaf 3 juli contact kon worden opgenomen met de ODRN voor inzage in de stukken.
•
De mystery guest is zonder een afspraak te maken langs gegaan bij de ODRN. Daar werd hem aangegeven dat er nooit stukken ter inzage liggen bij de ODRN en werd hem verzocht de stukken per e-mail op te vragen.
•
De mystery guest heeft op 29 juli 2024 gemaild om een afspraak te maken. Aangegeven werd dat de stukken niet fysiek beschikbaar zijn bij de ODRN.
•
Dezelfde dag ontving de mystery guest een reactie via e-mail ontvangen met daarin een link naar Regels op de kaart - Omgevingsloket (overheid.nl) en een instructie om het bestemmingsplan te vinden.
•
Omdat het een algemeen verbindend voorschrift betreft was er geen sprake van anonimiseren van het stuk.
Definitief besluit Wet bodembescherming Waalbandijk 20 / naar bekendmaking •
In de bekendmaking stond dat de stukken digitaal raadpleegbaar waren vanaf 4 juli 2024.
•
De link naar de achterliggende stukken leidde naar een lege webpagina.
•
De mystery guest stuurde op 4 juli een e-mail naar de in de bekendmaking vermeldde contactpersoon met het verzoek om het besluit toe te sturen.
•
Op dezelfde dag is het gevraagde stuk per mail ontvangen.
•
Het stuk was het gevraagde document.
•
Het ontvangen stuk was niet geanonimiseerd; er stonden geen privacygevoelige gegevens in.
Dr. Kuyperstraat 2 Nijmegen: KION het verleggen van de brandscheiding – omgevingsvergunning – Vergunning verleend / naar bekendmaking •
In de bekendmaking stond dat de stukken via een e-mail naar omgevingsloket@nijmegen.nl konden worden opgevraagd vanaf 3 juli 2024.
•
Op 4 juli mailde de mystery guest het verzoek om de stukken toe te sturen.
•
De e-mail kwam onbestelbaar retour.
•
De mystery guest stuurde een herinnering op 20 juli.
•
Opnieuw kwam de e-mail onbestelbaar retour.
•
Het stuk is niet ingezien.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 4, bladzijde 4
Vergunning verleend – evenementenvergunning - Bootfeest 21 september 2024 Waalkade te Nijmegen / naar bekendmaking •
In de bekendmaking stond dat het besluit via een e-mail naar APVBW@nijmegen.nl kon worden opgevraagd vanaf 2 september 2024.
•
De mystery guest stuurde een e-mail op 8 september met het verzoek om de stukken toe te sturen.
•
De volgende dag werden de stukken per e-mail ontvangen.
•
Het betrof een stuk waarin delen zwartgelakt zijn.
Aanvraag vergunning voor het aanpassen van de gevel op de locatie nabij Mercuriusstraat 1 Nijmegen / naar bekendmaking •
Uit de bekendmaking was op te maken dat vanaf 2 september 2024 contact kon worden opgenomen met de ODRN voor inzage in de stukken.
•
Op 11 september nam de mystery guest telefonisch contact op voor het maken van een afspraak. Er werd aangegeven dat de stukken niet fysiek in te zien waren.
•
De ODRN belde op 13 september terug met de vraag welke stukken de mystery guest wilde inzien. Hem is in dat gesprek ook toegelicht hoe de procedure eruit ziet. De mystery guest heeft verzocht het gevelaanzicht toe te sturen.
•
Op 16 september stuurde de ODRN een link naar een webportaal waar de stukken tijdelijk in te zien waren. Op dezelfde dag stuurde de ODRN nog een e-mail met daarin de toegangscode voor het webportaal. Hiermee werd er toegang verleend tot alle stukken bij het besluit.
•
Het gevraagde gevelaanzicht betrof een stuk waarin delen zwartgelakt zijn.
Vergunning verleend – evenementenvergunning - The Vibe of the Future Festival @Noviotech Campus op 26 september 2024 – Transistorweg 5 te Nijmegen / naar bekendmaking •
Uit de bekendmaking was op te maken dat het besluit vanaf 2 september 2024 op te vragen is via een e-mail naar APVBW@nijmegen.nl.
•
Op 8 september stuurde de mystery guest een e-mail met het verzoek om het besluit toe te sturen.
•
Op 9 september werd het gevraagde stuk ontvangen.
•
Het betrof een stuk waaruit – met het oog op privacy- en/of bedrijfsgevoelige gegevens delen waren verwijderd.
•
Op 17 september stuurde de mystery guest per abuis een herinnering met het verzoek het besluit toe te sturen.
•
Op 18 september ontving de mystery guest twee stukken: het gevraagde stuk en de algemene voorschriften bij een evenementenvergunning. Het nu ontvangen gevraagde stuk verschilde van het stuk dat op 9 september werd toegestuurd. Nu waren geen delen van de tekst verwijderd, maar zwartgelakt. Er was nu minder zwartgelakt dan er passages uit het eerder ontvangen stuk verwijderd waren.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 4, bladzijde 5
Toestemming voor het vervangen van vier antennes aan Pastoor van Laakstraat 42 Lent / naar bekendmaking •
In de bekendmaking stond dat de stukken vanaf 3 september 2024 zowel digitaal als fysiek ter inzage lagen. Er kon telefonisch of via e-mail een afspraak worden gemaakt om de stukken fysiek in te zien.
•
Op 8 september werd door de mystery guest een e-mail gestuurd met het verzoek om een afspraak te maken.
•
Op 13 september heeft de ODRN telefonisch contact opgenomen: aangegeven werd dat de stukken niet fysiek in te zien zijn, maar voorbereiding werden getroffen om ze digitaal te delen. Daarbij werd genoemd dat het ongeveer een week zou duren voordat de stukken zouden worden toegestuurd.
•
Op 21 september werd een herinnering gestuurd.
•
Op 23 september werden de stukken per mail toegestuurd via een link naar de webpagina met informatie over deze omgevingsvergunning. Op deze pagina staat de gevraagde omgevingsvergunning met alle achterliggende (geanonimiseerde) stukken.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 4, bladzijde 6
BIJLAGE 5 BIJ REKENKAMERBRIEF KWALITEIT OPENBARE BEKENDMAKINGEN: TOELICHTING OP HET MAKEN VAN BEZWAAR In deze bijlage staat welke informatie voor de relevante1 bekendmakingen is opgenomen over het maken van bezwaar. De bevindingen zijn opgenomen in een tabel. In de eerste kolom staat de naam van de bekendmaking (de volledige titels en de links naar de bekendmakingen staan in bijlage 2). In de volgende kolom staat welke informatie over het maken van bezwaar in de bekendmaking staat. Voor het overzicht in één oogopslag is in de tabel gebruik gemaakt van kleuren en symbolen: •
Groen
+☺
er is uitgelegd hoe het proces van bezwaar maken verloopt (eventueel met een link naar een uitlegpagina elders, bijvoorbeeld die op de website van de gemeente en welke eisen gelden voor het bezwaarschrift.
•
Geel
+
er is uitgelegd welke eisen gelden voor het bezwaarschrift.
•
Rood
+
er is alleen aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden.
Aan het einde van deze bijlagen zijn voorbeelden uit openbare bekendmakingen opgenomen van verschillende tekstvarianten van de toelichting op het maken van bezwaar. Daar zijn ook schermopnamen van de informatie op www.nijmegen.nl over het maken van bezwaar opgenomen. De bijlage laat zien dat voor het maken van bezwaar: •
In geen enkel geval is uitgelegd hoe het proces verloopt, ook niet door een link naar de uitleg die daarover op de website wordt gegeven: toelichting op het proces voor het maken van bezwaar.
•
In de meeste gevallen alleen is aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden.
•
In een aantal gevallen, waaronder alle verleende omgevingsvergunningen en verkeersbesluiten, is uitgelegd aan welke eisen het bezwaarschrift moet voldoen.
1
Alleen de bekendmakingen over activiteiten waartegen bezwaar gemaakt kan worden zijn in deze bijlage
opgenomen. Tegen vastgestelde algemeen verbindende voorschriften kan geen bezwaar gemaakt worden. In het besluitvormingsproces daarvoor is op andere wijzen voorzien in het naar voren brengen van bedenkingen. Inwoners kunnen hun visie dan bijvoorbeeld naar voren brengen via participatie- of inspraaktrajecten. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 1
Bekendmakingen van besluiten volgend uit de Omgevingswet Bekendmaking
Toelichting op het maken van bezwaar Verleende vergunningen
Airco
Aanbouw woning
Intern verbouwen
Renoveren en verduurzamen aanbouw
Verbouwen woning
Trap naar dakterras
Verbouwen bedrijfspand
Verbouwen basisschool
Uitbreiden fietsenstalling
Nieuwbouw woning en inrit
Slopen woning
Aanleggen showtuin
Plaatsen reclame
Plaatsen gevelreclame
Gebruik in strijd met bestemmingsplan
Kringloopwinkel
Bezwaar tegen W.Z23.106245.01
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 2
Bekendmakingen van besluiten volgend uit de Omgevingswet Bekendmaking
Toelichting op het maken van bezwaar Wel / niet verleende toestemmingen2
2
Realiseren tijdelijke opvanglocatie
Dakkapel Heyendaalseweg 73
Opbouw op bestaande aanbouw
Verbreden uitrit
Bouwobjecten Corduwenerstraat 8
Bouwobject Bongerdstraat 1
Bouwobjecten Oude Groenewoudseweg 250
Bouwobjecten Tooropstraat 134
Afwijken regels omgevingsplan
In onderstaande bekendmaking wordt gesproken van ‘toestemming gegeven’. Wanneer de bekendmakingen
worden bekeken blijkt het grotendeels te gaan om verleende vergunningen. Onduidelijk is waarom deze worden aangeduid met ‘toestemming gegeven’. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 3
Bekendmakingen besluiten op basis van overige wetten Bekendmaking
Toelichting op het maken van bezwaar Verkeersbesluiten
Gehandicaptenparkeerplaats Wolfskuilseweg
43 en Vlietstraat 1 Gehandicaptenparkeerplaats aan Olmlaan 5,
Leuvensbroek 1205 en Roothaanstraat 30 Besluiten Wet bodembescherming Wet bodembescherming Groenestraat 265
☺
Wet bodembescherming Fort Krayenhoff 1-43
Wet bodembescherming Thijmstraat 139-141
Verleende evenementenvergunningen Bouwdorp
Avondvierdaagse
Batavierenrace
Groff Festival
Het Wijn Festijn
Koningsdag BUUV
Boksgala
Verleende vergunningen ontheffing art. 35 alcoholwet
Oersoep Craft Beer Festival
Bedrijfsuitje
Koningsnacht en Koningsdag
EK Halve Finale
Verleende overige vergunningen
Terrasvergunning
Leidinggevende alcoholvergunning
Verkoopkraam
Loterijvergunning
Verhuurvergunning
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 4
Figuur 5.1: Voorbeeld van een openbare bekendmaking waarin is uitgelegd welke eisen gelden voor het bezwaarschrift.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 5
Figuur 5.2: Voorbeeld 1 van een openbare bekendmaking waarin alleen is aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 6
Figuur 5.3: Voorbeeld 2 van een openbare bekendmaking waarin alleen is aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden.
Figuur 5.4: Voorbeeld 3 van een openbare bekendmaking waarin alleen is aangegeven dat bezwaar gemaakt kan worden, maar waarvoor geldt dat de effectieve doorlooptijd (zie bijlage 7) ruim minder is dan 6 weken zonder dat toegelicht is hoe hiermee om te gaan.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 7
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 8
Figuur 5.5 Uitleg op www.nijmegen.nl over het indienen van een bezwaar.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 9
Figuur 5.6: Pagina waarnaar verwezen wordt als is aangegeven dat een bezwaar ook digitaal ingediend kan worden.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 5, bladzijde 10
BIJLAGE 6 BIJ REKENKAMERBRIEF KWALITEIT OPENBARE BEKENDMAKINGEN: TOELICHTING OP HT AANVRAGEN VAN EEN VOORLOPIGE VOORZIENING Een belanghebbende kan de rechter vragen een voorlopig besluit te nemen in het geval hij vindt dat zijn belangen met het besluit geschaad worden en de uitkomst van de bezwaarprocedure (die tot 18 weken kan duren) niet kan afwachten. Dit heet een voorlopige voorziening aanvragen. Er moet sprake zijn van een spoedeisend belang of een besluit met onherstelbare gevolgen. Bijvoorbeeld het kappen van bomen. Er kan alleen een voorlopige voorziening worden aangevraagd, als tegen het betreffende besluit al bezwaar is gemaakt, danwel beroep is ingesteld. In deze bijlage staat welke informatie voor de relevante1 bekendmakingen is opgenomen over het aanvragen van een voorlopige voorziening. De bevindingen zijn opgenomen in een tabel. In de eerste kolom staat de naam van de bekendmaking (de volledige titels en de links naar de bekendmakingen staan in bijlage 2). In de volgende kolom staat welke informatie over het aanvragen van een voorlopige voorziening is opgenomen. Voor het overzicht in één oogopslag is in de tabel gebruik gemaakt van kleuren en symbolen: •
Groen
+☺
er is uitgelegd hoe het proces van een voorlopige voorziening verloopt (eventueel met een link naar een uitlegpagina elders, bijvoorbeeld die op de website van de Rechtspraak: Voorlopige voorziening aanvragen | Rechtspraak) en welke eisen gelden voor het aanvragen van een voorlopige voorziening.
•
Geel
+
er is uitgelegd welke eisen gelden voor het aanvragen van een voorlopige voorziening.
•
Rood
+
er is alleen aangegeven dat een voorlopige voorziening aangevraagd kan worden.
•
Rood
+
Er is niet aangegeven dat een voorlopige voorziening aangevraagd kan worden.
1
Alleen de bekendmakingen over activiteiten waarvoor een voorlopige voorziening aangevraagd kan worden
zijn in deze bijlage opgenomen. Voor vastgestelde algemeen verbindende voorschriften kan bijvoorbeeld geen voorlopige voorziening aangevraagd worden; er is immers geen bezwaar of beroep mogelijk. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 1
Aan het einde van deze bijlagen zijn voorbeelden uit openbare bekendmakingen opgenomen van verschillende tekstvarianten van de toelichting op het aanvragen van een voorlopige voorziening. De bijlage laat zien dat voor het aanvragen van een voorlopige voorziening: •
In geen enkel geval is uitgelegd hoe het proces verloopt, ook niet door een link naar de uitleg die daarover elders wordt gegeven.
•
In een aantal gevallen, waaronder alle verleende omgevingsvergunningen, is uitgelegd aan welke eisen de aanvraag van de voorlopige voorziening moet voldoen.
•
In enkele gevallen alleen is aangegeven dat een voorlopige voorziening kan worden aangevraagd.
•
In meerdere gevallen niet is aangegeven dat een voorlopige voorziening kan worden aangevraagd.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 2
Bekendmakingen van besluiten volgend uit de Omgevingswet Bekendmaking
Toelichting op aanvragen voorlopige voorziening Verleende vergunningen
Airco
Aanbouw woning
Intern verbouwen
Renoveren en verduurzamen aanbouw
Verbouwen woning
Trap naar dakterras
Verbouwen bedrijfspand
Verbouwen basisschool
Uitbreiden fietsenstalling
Nieuwbouw woning en inrit
Slopen woning
Aanleggen showtuin
Plaatsen reclame
Plaatsen gevelreclame
Gebruik in strijd met bestemmingsplan
Kringloopwinkel
Bezwaar tegen W.Z23.106245.01
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 3
Bekendmakingen van besluiten volgend uit de Omgevingswet Bekendmaking
Toelichting op aanvragen voorlopige voorziening Wel / niet verleende toestemmingen2
2
Realiseren tijdelijke opvanglocatie
Dakkapel Heyendaalseweg 73
Opbouw op bestaande aanbouw
Verbreden uitrit
Bouwobjecten Corduwenerstraat 8
Bouwobject Bongerdstraat 1
Bouwobjecten Oude Groenewoudseweg 250
Bouwobjecten Tooropstraat 134
Afwijken regels omgevingsplan
In onderstaande bekendmaking wordt gesproken van ‘toestemming gegeven’. Wanneer de bekendmakingen
worden bekeken blijkt het grotendeels te gaan om verleende vergunningen. Onduidelijk is waarom deze worden aangeduid met ‘toestemming gegeven’. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 4
Bekendmakingen besluiten op basis van overige wetten Bekendmaking
Toelichting op aanvragen voorlopige voorziening Verkeersbesluiten
Gehandicaptenparkeerplaats Wolfskuilseweg
43 en Vlietstraat 1 Gehandicaptenparkeerplaats aan Olmlaan 5,
Leuvensbroek 1205 en Roothaanstraat 30 Besluiten Wet bodembescherming Wet bodembescherming Groenestraat 265
Verleende evenementenvergunningen Bouwdorp
Avondvierdaagse
Batavierenrace
Groff Festival
Het Wijn Festijn
Koningsdag BUUV
Boksgala
Verleende vergunningen ontheffing art. 35 alcoholwet
Oersoep Craft Beer Festival
Bedrijfsuitje
Koningsnacht en Koningsdag
EK Halve Finale
Verleende overige vergunningen
Terrasvergunning
Leidinggevende alcoholvergunning
Verkoopkraam
Loterijvergunning
Verhuurvergunning
☺
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 5
Figuur 6.1: Voorbeeld van een openbare bekendmaking waarin is uitgelegd welke eisen gelden voor het aanvragen van een voorlopige voorziening.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 6
Figuur 6.2: Voorbeeld van een openbare bekendmaking waarin alleen is aangegeven dat een voorlopige voorziening kan worden aangevraagd.
Figuur 6.3: Voorbeeld van een openbare bekendmaking waarin niet is aangegeven dat een voorlopige voorziening kan worden aangevraagd. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 6, bladzijde 7
BIJLAGE 7 BIJ REKENKAMERBRIEF KWALITEIT OPENBARE BEKENDMAKINGEN: EFFECTIEVE DOORLOOPTIJD VOOR HET MAKEN VAN BEZWAAR Op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is de termijn voor het maken van bezwaar zes weken. In de relevante bekendmakingen (zie bijlage 5) wordt altijd een termijn van zes weken genoemd waarin bezwaar kan worden gemaakt. Wij hebben in deze bijlage de ‘effectieve doorlooptijd’ voor het maken van bezwaar (en het aanvragen van een voorlopige voorziening)1 in beeld gebracht. Daarmee bedoelen wij de tijd tussen de zichtbaarheid van de publicatie op www.officielebekendmakingen.nl en de einddatum van de bezwaartermijn. Wanneer het gaat om bekendmakingen over activiteiten die op een specifieke datum plaatsvinden (bijvoorbeeld een evenement), dan hebben wij gekeken naar de tijd tussen de zichtbaarheid van de publicatie op www.officielebekendmakingen.nl en de datum waarop de activiteit plaatsvindt. De bevindingen zijn opgenomen in een tabel. In de eerste kolom staat de naam van de bekendmaking (de volledige titels en de links naar de bekendmakingen staan in bijlage 2). In de tweede kolom is de effectieve doorlooptijd voor het maken van bezwaar aangegeven. Voor het overzicht in één oogopslag is in de tabel gebruik gemaakt van kleuren en symbolen: Effectieve doorlooptijd voor het maken van bezwaar: •
Groen
+☺
de effectieve doorlooptijd voor het maken van bezwaar is zes weken.
•
Geel
+
de effectieve doorlooptijd voor het maken van bezwaar is enkele dagen minder dan zes weken.
•
Rood
+
de effectieve doorlooptijd voor het maken van bezwaar is minder dan zes weken. Wanneer dit het geval is, is aangegeven hoe lang de termijn tussen de publicatie en de uitvoering van de activiteit was.
1
Voor de leesbaarheid schrijven wij hierna niet meer ‘(en het aanvragen van een voorlopige voorziening)’.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 7, bladzijde 1
De bijlage laat zien dat de effectieve doorlooptijd voor het maken van bezwaar: •
In enkele gevallen zes weken is. In deze gevallen is als startdatum van de bezwaartermijn gekozen voor de datum van publicatie. Soms door de startdatum te noemen, soms door te benoemen dat de bezwaartermijn zes weken is vanaf het moment van publiceren.
•
In de meeste gevallen enkele dagen minder dan zes weken is. In deze gevallen gaat het steeds om verleende vergunningen. Als startdatum van de bezwaartermijn is – conform de wettelijke bepalingen2 - gekozen voor de datum van verzending van het besluit aan de aanvrager en niet de datum waarop de publicatie zichtbaar is op www.officielebekendmakingen.nl. Tussen het aanbieden van een publicatie en de zichtbaarheid van de publicatie zitten twee werkdagen3.
•
In enkele gevallen (ruim) minder dan zes weken is. Het ging hierbij om termijnen van vier weken tot 1 dag voordat de activiteit plaatsvond. In een aantal gevallen vond de publicatie plaats enkele dagen tot meerdere weken nadat de activiteit al had plaatsgevonden.
2
Dit is geregeld in artikel 6:8 en artikel 3:41 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
3
Bij het volledig handmatig aanmaken van bekendmakingen over vergunningen op grond van de Algemene
Plaatselijke Verordening Nijmegen (APV) zit er een week tussen het aanleveren van de publicatie en de zichtbaarheid op www.officielebekendmakingen.nl. In uitzonderingsgevallen worden bekendmakingen handmatig aangemaakt. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 7, bladzijde 2
Bekendmakingen van besluiten volgend uit de Omgevingswet Bekendmaking
Effectieve doorlooptijd bezwaartermijn Verleende vergunningen
Airco
Aanbouw woning
Intern verbouwen
Renoveren en verduurzamen aanbouw
Verbouwen woning
Trap naar dakterras
Verbouwen bedrijfspand
Verbouwen basisschool
Uitbreiden fietsenstalling
Nieuwbouw woning en inrit
Slopen woning
Aanleggen showtuin
Plaatsen reclame
Plaatsen gevelreclame
Gebruik in strijd met bestemmingsplan
Kringloopwinkel
Bezwaar tegen W.Z23.106245.01
Effectieve doorlooptijd 4 weken4.
4
De bekendmaking is gepubliceerd op 22 april 2024. In de bekendmaking staat dat bezwaar gemaakt kan
worden tussen 11 april en 22 mei 2024. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 7, bladzijde 3
Bekendmakingen van besluiten volgend uit de Omgevingswet Bekendmaking
Effectieve doorlooptijd bezwaartermijn Wel / niet verleende toestemmingen5
Realiseren tijdelijke opvanglocatie
Publicatie acht weken na de start van de activiteit6. Dakkapel Heyendaalseweg 73
Opbouw op bestaande aanbouw
Verbreden uitrit
Bezwaartermijn verlopen op moment van publicatie7
Bouwobjecten Corduwenerstraat 8
Publicatie drie dagen na de start van de activiteit.
Bouwobject Bongerdstraat 1
Publicatie twee weken na de start van de activiteit.
Bouwobjecten Oude Groenewoudseweg 250
Publicatie negen weken na de start van de activiteit.
Bouwobjecten Tooropstraat 134
Publicatie één week na de start van de activiteit. Afwijken regels omgevingsplan
5
In onderstaande bekendmaking wordt gesproken van ‘toestemming gegeven’. Wanneer de bekendmakingen
worden bekeken blijkt het grotendeels te gaan om verleende vergunningen. Onduidelijk is waarom deze worden aangeduid met ‘toestemming gegeven’. 6
Uit de bekendmaking zelf is dit niet op te maken. Op basis van bekendheid met de casus bleek bij het zoeken
naar nadere informatie dat de voorbereidende werkzaamheden zijn gestart op 18 april 2024 en de opvanglocatie eind mei 2024 is geopend. De verleende vergunning is gepubliceerd op 12 juni 2024. In de bekendmaking is aangegeven dat er tot 18 juli 2024 bezwaar worden gemaakt. 7
Deze bekendmaking is gepubliceerd op 28 juni 2024 en betreft een rectificatie van een eerdere publicatie op
24 april 2024. Als termijn voor het maken van bezwaar is genoemd zes weken na de eerste publicatie van 24 april 2024 (tot 31 mei 2024), in plaats van zes weken na de gerectificeerde publicatie van 28 juni 2024. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 7, bladzijde 4
Bekendmakingen besluiten op basis van overige wetten Bekendmaking
Toelichting op aanvragen voorlopige voorziening Verkeersbesluiten
☺
Gehandicaptenparkeerplaats Wolfskuilseweg 43 en Vlietstraat 1
☺
Gehandicaptenparkeerplaats aan Olmlaan 5, Leuvensbroek 1205 en Roothaanstraat 30 Besluiten Wet bodembescherming Wet bodembescherming Groenestraat 265
☺
Wet bodembescherming Fort Krayenhoff 1-43
☺
Wet bodembescherming Thijmstraat 139-141
☺
Verleende evenementenvergunningen Bouwdorp
Avondvierdaagse
Batavierenrace
Groff Festival
Het Wijn Festijn
☺
Koningsdag BUUV
Publicatie acht dagen voor de activiteit plaatsvindt.
Boksgala
Publicatie één dag voor de activiteit plaatsvindt. Verleende vergunningen ontheffing art. 35 alcoholwet Oersoep Craft Beer Festival
Bedrijfsuitje
Koningsnacht en Koningsdag
Publicatie twee weken voor de activiteit plaatsvindt.
EK Halve Finale
Publicatie één dag na de activiteit plaatsvond. Verleende overige vergunningen Terrasvergunning
Leidinggevende alcoholvergunning
Verkoopkraam
Loterijvergunning
Verhuurvergunning
☺
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 7, bladzijde 5
BIJLAGE 8 BIJ REKENKAMERBRIEF KWALITEIT OPENBARE BEKENDMAKINGEN: OVERZICHT EERDER AFGEGEVEN SIGNALEN DOOR DE REKENKAMER OVER DE KWALITEIT VAN OPENBARE BEKENDMAKINGEN Eind 2017 ontving de Rekenkamer het verzoek onderzoek te doen naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen. De indiener van het idee gaf aan dat het meer dan eens voorkomt dat bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. Hij heeft dit geïllustreerd met enkele voorbeelden. De Rekenkamer heeft dit verzoek besproken in haar eerste vergadering in 2018 en geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, dat het niet nodig is hier onderzoek naar te doen. In plaats daarvan heeft de Rekenkamer dit onder de aandacht gebracht van de directie. In de loop van de tijd bleek het nodig hier steeds weer aandacht voor te vragen. In deze bijlage zijn de passages uit de (aanbiedingsbrieven bij de) jaarverslagen van de Rekenkamer opgenomen, waarin hier op ingegaan wordt. De jaarverslagen zijn steeds aangeboden aan de gemeenteraad, het college, het Gemeentelijk Managementteam (GMT) en betrokkenen in de ambtelijke organisatie. De terugkoppelingen zijn in chronologische volgorde opgenomen, waarbij de oudste bovenaan staat.
De inleiding is vaak hetzelfde, omdat de Rekenkamer in elk jaarverslag weer heeft uitgelegd waar het ook alweer om gaat. De gang van zaken was voor de Rekenkamer aanleiding om binnen het onderzoek naar de informatievoorziening en dienstverlening aan inwoners een deelonderzoek uit te voeren naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen. Deze bijlage sluit af met de passage daarover uit het Onderzoeksplan 2023 – 2024.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 8, bladzijde 1
Jaarverslag Rekenkamer 2018 Op 19 december 2017 ontving de Rekenkamer het verzoek om onderzoek te doen naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen. De indiener van het idee gaf aan dat het meer dan eens voorkomt dat bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. Hij heeft dit geïllustreerd met enkele voorbeelden. De Rekenkamer heeft dit verzoek besproken in haar eerste vergadering in 2018 en geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, dat het niet nodig is hier onderzoek naar te doen en dat georganiseerd moet worden dat publicaties altijd juist en volledig zijn. In plaats van onderzoek te doen, heeft de Rekenkamer ervoor gekozen het probleem onder de aandacht van de directie te brengen en aan te geven dat de Rekenkamer in het najaar van 2018 zal nagaan in hoeverre sprake is van een verbetering. Tussentijds is een aantal keren contact geweest tussen de secretaris van de Rekenkamer en een vertegenwoordiger van het college. In oktober 2018 heeft de Rekenkamer opnieuw aandacht voor het probleem gevraagd bij de Directieraad, omdat het probleem tot dan toe niet was opgelost. Een van de redenen daarvoor is dat het probleem is aangekaart door een zogenaamde ‘veelschrijver’; de afspraak zou zijn dat daar niet op gereageerd wordt.
Echter, in de veelschrijversregeling staat ook ‘Indien in de berichten signalen worden afgegeven die van nut zijn voor de organisatie, worden deze signalen wel opgepakt’. In dit geval gaat het om een signaal dat van nut is voor de organisatie, maar vooral ook van belang is voor de informatievoorziening aan en rechtszekerheid van inwoners en bedrijven. Per 1 maart 2019 constateren wij dat een concrete fout die in eerste instantie is aangedragen door de betreffende afdeling gecorrigeerd is, maar dat dit niet geldt voor andere fouten. Het komt nog steeds voor dat openbare bekendmakingen onjuist en/of onvolledig zijn en soms ook niet tijdig gepubliceerd zijn. Zolang niets wordt gewijzigd in de totstandkoming van de openbare bekendmakingen, is het risico in onze ogen groot dat dit probleem blijft bestaan. Jaarverslag Rekenkamer 2019 Verder zijn opnieuw voorbeelden aangereikt van onjuiste, onbegrijpelijke en/of onvolledige bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant. In 2018 hebben wij besloten geen onderzoek te doen naar deze suggestie voor onderzoek, omdat gewezen werd op een terecht punt dat door de organisatie opgepakt moet worden. In plaats van het doen van onderzoek hebben wij enkele malen aandacht voor het probleem gevraagd bij de directie, en in ons jaarverslag 2018.
In de aanbiedingsbrief bij jaarverslag 2018 schreven wij: Medio december 2017 ontving de Rekenkamer het verzoek om onderzoek te doen naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen. De indiener van het idee gaf aan dat het meer dan eens voorkomt dat bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. Hij heeft dit geïllustreerd met enkele voorbeelden. De Rekenkamer heeft geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, dat het niet nodig is hier onderzoek naar te doen en dat georganiseerd moet worden dat publicaties altijd juist en volledig zijn. Hiertoe heeft zij het probleem enkele malen onder de aandacht van de directie gebracht. De Rekenkamer constateert dat het probleem een jaar later nog niet is opgelost. Een van de redenen is dat het probleem is aangekaart door een ‘veelschrijver’ en de afspraak zou zijn dat daar niet op gereageerd wordt. Echter, in de veelschrijversregeling staat ook ‘Indien in de Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 8, bladzijde 2
berichten signalen worden afgegeven die van nut zijn voor de organisatie, worden deze signalen wel opgepakt’. In dit geval gaat het om een signaal dat behalve van nut is voor de organisatie, vooral ook van belang is voor de informatievoorziening aan en rechtszekerheid van inwoners en bedrijven. Zolang niets wordt gewijzigd in de totstandkoming van de openbare bekendmakingen, is het risico in onze ogen groot dat dit probleem blijft bestaan. In januari 2020 hebben wij nog een keer aandacht gevraagd voor dit probleem in het overleg dat wij één keer per kwartaal voeren met de gemeentesecretaris. Dit heeft er toe geleid dat de afdeling Juridische Zaken het probleem nu nader gaat inventariseren en gaat bekijken hoe dit het beste opgelost kan worden. Jaarverslag Rekenkamer 2020 In december 2017 ontving de rekenkamer een verzoek om onderzoek te doen naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen. Bij dat verzoek waren voorbeelden gevoegd waarmee geïllustreerd werd dat het meer dan eens voorkomt dat openbare bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. De rekenkamer heeft geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, en dat georganiseerd moet worden dat publicaties juist en volledig zijn.
Onze voorzitter heeft dit gedeeld in zijn overleg met de directie in maart 2018; ook in latere overleggen in 2018 en 2019 met de directie of gemeentesecretaris hebben wij dit probleem aan de orde gesteld. Wij hebben dit ook teruggekoppeld in (de aanbiedingsbrieven bij) onze (aanbiedingsbrieven bij de) jaarverslagen van 2018 en 2019. Omdat wij voorbeelden van onjuiste, onduidelijke en/of onvolledige publicaties blijven ontvangen, zijn wij genoodzaakt hier steeds weer aandacht voor te vragen. Nadat wij deze problematiek in januari 2020 opnieuw bij de gemeentesecretaris hadden aangekaart, werd ons aangegeven dat de afdeling Juridische Zaken het probleem nader gaat inventariseren en gaat bekijken hoe dit het beste opgelost kan worden. Onze secretaris heeft daarop de tot dan toe door de rekenkamer ontvangen voorbeelden gecategoriseerd, en elk voorzien van voorbeelden. Sindsdien stuurt zij de meldingen van publicaties met kwalitatieve tekortkomingen door aan de medewerker die belast is met het verbetertraject. Bij navraag naar de voortgang van het verbetertraject in de zomer van 2020, bleek dat het verbetertraject nog niet was opgepakt. Aangekondigd werd dat binnenkort gestart zou worden met een quick scan naar de noodzaak van het doorvoeren van verbeteringen in de openbare bekendmakingen.
Wij hebben daarop aangegeven dat dit in onze ogen niet nodig is, omdat vrijwel wekelijks meerdere voorbeelden aangereikt worden van publicaties die de toets der kritiek niet kunnen doorstaan. Het is van belang dat wordt nagegaan hoe de totstandkoming van openbare bekendmakingen zodanig vorm gegeven wordt dat openbare bekendmakingen juist, volledig en tijdig worden gepubliceerd. Vervolgens is het van belang dat proces te implementeren, te bewaken en zo nodig bij te sturen, zodat de informatievoorziening aan en rechtszekerheid van inwoners en bedrijven geborgd is.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 8, bladzijde 3
In de aanbiedingsbrief bij het Jaarverslag 2020 heeft de Rekenkamer specifiek aandacht gevraagd voor de tekortkomingen die zich nog steeds in openbare bekendmakingen voordoen: Tot slot: naar aanleiding van informatie van een inwoner, vragen wij sinds 2018 aandacht voor het verbeteren van de kwaliteit van openbare bekendmakingen. Tot op heden ontvangen wij wekelijks meerdere voorbeelden van openbare bekendmakingen die de toets der kritiek niet kunnen doorstaan (zie bijlage 1 voor een overzicht). Wij vinden het belangrijk dat de tekortkomingen in de openbare bekendmakingen worden opgelost, zodat de informatievoorziening aan en rechtszekerheid van inwoners en bedrijven geborgd is. In bijlage 1 bij die aanbiedingsbrief was een overzicht opgenomen van veel voorkomende tekortkomingen in openbare bekendmakingen: 1. Zaken rond beroepsmogelijkheden (beroepsmogelijkheid niet vermeld, onjuiste termijnen, termijn al (deels) verlopen door (te) late publicatie, …) 2. Onjuiste, onvolledige en/of onduidelijke informatie Een voorbeeld hiervan is ‘het uitvoeren van werk of werkzaamheden’ op een perceel van ruim 32.000 m2 waarbij niet is aangegeven om wat voor werkzaamheden het gaat. Het komt ook voor dat de aard van het werk of de werkzaamheden wordt aangeduid met afkortingen die in het algemeen taalgebruik niet gangbaar zijn en niet worden uitgelegd.
Verder komt het meer dat eens voor dat niet vermeld wordt op basis van welk wettelijk voorschrift een besluit is genomen; daarmee wordt artikel 3.47 uit de Algemene wet bestuursrecht niet in acht genomen. 3. Onjuistheden in straatnamen en/of woonplaatsaanduidingen (niet gebruiken van de authentieke gegevens en typfouten). Hiermee wordt niet voldaan aan artikel 35 uit de Wet basisregistratie adressen en gebouwen. Het probleem van onjuistheden in straatnamen is dat de betreffende bekendmaking niet gevonden wordt als met de juiste spelling gezocht wordt. Een bijkomend probleem kan zijn dat het toezicht en handhaving bemoeilijkt1. 4. Het gebruik van de kadastrale aanduiding van een perceel in plaats van de authentieke gegevens Bijvoorbeeld: Gemeente Hatert sectie D nummer 4066 te Nijmegen. Belanghebbenden en belangstellenden mogen niet geacht worden te weten dat het hier gaat om (authentieke gegevens): wijknaam: Staddijk; straatnaam: Stadbroekseweg; nabijgelegen adres: Staddijk 2 Nijmegen. Bijkomend probleem is dat bij het gebruik van kadastrale aanduidingen de betreffende bekendmaking niet gevonden wordt als met de authenthieke gegevens gezocht wordt. 5. Onduidelijkheden in locatie-aanduidingen. Een voorbeeld hiervan is de publicatie van de aanvraag van de kap van een boom op een perceel van 319.113 m², waarbij uit de openbare bekendmaking niet blijkt waar de boom op
1
Dit probleem is recent benoemd door de Algemene Rekenkamer in haar rapport ‘Een onzichtbaar probleem’
(dd. 20 januari 2021). Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 8, bladzijde 4
dat perceel staat. Een ander voorbeeld hiervan is dat door de gemeente aangevraagde kapvergunningen zijn gepubliceerd op het adres Korte Nieuwstraat 6 (het adres van het Stadhuis), terwijl de betreffende bomen verspreid in de stad staan. Het komt ook voor dat de locatie niet op de juiste plek op de kaart staat. 6. Hyperlinks waar geen informatie achter zit. 7. Onvindbaarheid van achterliggende stukken / geconsolideerde versies. 8. Zaken die ten onrechte niet gepubliceerd zijn. Ook combinaties van (meerdere van) deze punten komen voor. Verder komt het veelvuldig voor dat met afgegeven signalen over tekortkomingen niets gedaan blijkt te zijn in publicaties die later in het betreffende traject aan de orde zijn. Bij die publicaties is dan sprake van dezelfde tekortkomingen. Jaarverslag Rekenkamer 2021 In december 2017 ontving de rekenkamer een verzoek om onderzoek te doen naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen. Bij dat verzoek waren voorbeelden gevoegd waarmee geïllustreerd werd dat het meer dan eens voorkomt dat openbare bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. De rekenkamer heeft toen geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, en dat georganiseerd moet worden dat publicaties juist, volledig en begrijpelijk zijn.
Sindsdien hebben wij dit probleem meermaals aan de orde gesteld in overleggen binnen de organisatie. In januari 2020 is afgesproken dat onze secretaris de voorbeelden die zij ontvangt van openbare bekendmakingen met kwalitatieve tekortkomingen, doorstuurt aan de medewerker die belast is met het verbetertraject. Wij rapporteerden over de problematiek en het uitblijven van verbeteringen ook in de (aanbiedingsbrieven bij onze) jaarverslagen van 2018, 2019 en 2020. Ook in 2021 hebben wij weer wekelijks meerdere voorbeelden van openbare bekendmakingen ontvangen die de toets der kritiek niet kunnen doorstaan. In de loop van het jaar bleek dat tot dan toe niets was gedaan met de doorgestuurde voorbeelden, en dat er ook nog geen verbetertraject was opgezet. Dat is mede een verklaring voor het feit dat zich steeds weer dezelfde – in onze ogen relatief eenvoudig te voorkomen - tekortkomingen voordoen. Rond de zomer van 2021 is een verbeterplan opgesteld. Sinds september 2021 worden voorbeelden die onze secretaris doorstuurt, behalve naar bureau Juridische Zaken ook naar de inhoudelijk verantwoordelijke afdeling gestuurd. Vooralsnog heeft dit nog niet geleid tot een afname van het aantal mails met tekortkomingen dat wij ontvangen. Ook de aard van de afkortingen is nog niet veranderd.
Jaarverslag Rekenkamer 2022 In december 2017 ontving de rekenkamer een verzoek om onderzoek te doen naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen. Bij dat verzoek waren voorbeelden gevoegd waarmee geïllustreerd werd dat het meer dan eens voorkomt dat openbare bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. De rekenkamer heeft toen geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, en dat georganiseerd moet worden dat publicaties juist, volledig en Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 8, bladzijde 5
begrijpelijk zijn. Sindsdien hebben wij dit probleem meermaals aan de orde gesteld in overleggen binnen de organisatie. In januari 2020 is afgesproken dat onze secretaris de voorbeelden die zij ontvangt van openbare bekendmakingen met kwalitatieve tekortkomingen, doorstuurt aan de medewerker van bureau Juridische Zaken die belast is met het verbetertraject. Wij rapporteerden over de problematiek en het uitblijven van verbeteringen ook in de (aanbiedingsbrieven bij onze) jaarverslagen van 2018, 2019 en 2020. Rond de zomer van 2021 is een verbeterplan opgesteld. Sinds september 2021 worden voorbeelden die onze secretaris doorstuurt, behalve naar bureau Juridische Zaken ook naar de inhoudelijk verantwoordelijke afdeling gestuurd. Vooralsnog heeft dit niet of nauwelijks geleid tot een afname van het aantal mails met tekortkomingen dat wij ontvangen. Ook de aard van de tekortkomingen is nog niet veranderd; steeds weer doen zich dezelfde – in onze ogen relatief eenvoudig te voorkomen - tekortkomingen voor. Onze voorzitter en secretaris hebben hierover ook in 2022 weer enkele gesprekken gevoerd binnen de organisatie. Nu de informatievoorziening aan inwoners op dit punt nog steeds te wensen overlaat hebben wij besloten de kwaliteit van openbare bekendmakingen mee te nemen in het voor 2023 geplande onderzoek Informatievoorziening en dienstverlening aan inwoners.
Onderzoeksplan Rekenkamer 2023 – 2024 •
Onderzoek Informatievoorziening / dienstverlening aan inwoners In dit onderzoek combineren wij een aantal suggesties van inwoners en fracties. Tevens geven wij binnen dit onderzoek uitvoering aan een deel van het al eerder aangekondigde nazorgonderzoek naar de toegang tot de Wmo. Dit onderzoek richt zich op: •
(…)
•
de kwaliteit van openbare bekendmakingen, in het bijzonder voor wat betreft de informatievoorziening aan inwoners Sinds het voorjaar van 2018 vragen wij aandacht voor de kwaliteit van de informatievoorziening aan inwoners voor wat betreft openbare bekendmakingen. Zoals afgesproken met de gemeentesecretaris en het bureauhoofd Juridische Zaken doen wij dat door voorbeelden van tekortkomingen in openbare bekendmakingen door te sturen naar de organisatie. In onze (aanbiedingsbrieven bij de) jaarverslagen sinds 2018 zijn wij ook ingegaan op deze problematiek. Ondanks ingezette verbetertrajecten laat de kwaliteit nog steeds te wensen over. Wij ontvangen nog bijna wekelijks meerdere, grotendeels steeds weer dezelfde, voorbeelden van tekortkomingen in openbare bekendmakingen.
•
(…)
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 8, bladzijde 6
BIJLAGE 9 BIJ REKENKAMERBRIEF KWALITEIT OPENBARE BEKENDMAKINGEN: AANPAK VAN HET DEELONDERZOEK In deze bijlage is toegelicht hoe de Rekenkamer het deelonderzoek naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen heeft aangepakt.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 9, bladzijde 1
AANLEIDING VOOR HET ONDERZOEK In het kader van het opstellen van het Onderzoeksplan 2023 – 2024 hebben wij van inwoners en fracties uit de gemeenteraad meerdere suggesties gekregen die te maken hebben met de informatievoorziening en dienstverlening aan inwoners. In eerdere onderzoeken hadden wij zelf geconstateerd dat de informatievoorziening op de website te wensen overliet 1. De Rekenkamer heeft besloten diverse van deze suggesties te combineren in één onderzoek, bestaande uit vier deelonderzoeken: • deel A: vindbaarheid en begrijpelijkheid van zaken op www.nijmegen.nl • deel B: reactie van de gemeente op vragen en suggesties van inwoners • deel C: behandeling van klachten van inwoners door de gemeente • deel D: kwaliteit van openbare bekendmakingen, in het bijzonder voor wat betreft de informatievoorziening aan inwoners Specifieke aanleiding voor het deelonderzoek naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen: Op 19 december 2017 ontving de Rekenkamer het verzoek om onderzoek te doen naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen. De indiener van het idee gaf aan dat het meer dan eens voorkomt dat bekendmakingen in het Gemeenteblad en de Staatscourant ‘onjuist en/of onbegrijpelijk zijn en dat dit de rechtszekerheid van betrokkenen niet ten goede komt’. Hij heeft dit geïllustreerd met enkele voorbeelden.
De Rekenkamer heeft dit verzoek besproken en geconcludeerd dat op een terecht punt wordt gewezen, dat het niet nodig is hier onderzoek naar te doen en dat georganiseerd moet worden dat publicaties altijd juist en volledig zijn. In plaats van onderzoek te doen, heeft de Rekenkamer ervoor gekozen het probleem onder de aandacht van de directie te brengen en aan te geven dat de Rekenkamer in het najaar van 2018 zal nagaan in hoeverre sprake is van een verbetering. De Rekenkamer heeft die verbetering belangrijk genoemd, met het oog op de informatievoorziening aan en rechtszekerheid van inwoners en bedrijven. Sinds 2018 heeft de Rekenkamer op verschillende manieren aandacht gevraagd voor de kwaliteit van de informatievoorziening aan inwoners voor wat betreft openbare bekendmakingen. In de periodieke gesprekken met de directie, later met de gemeentesecretaris en stadscontroller is de problematiek steeds weer geagendeerd en besproken. Daarnaast zijn door de secretaris gesprekken gevoerd met de diverse medewerkers die achtereenvolgens zijn aangewezen om verbeteringen te realiseren. Ook stuurde onze secretaris signalen over tekortkomingen aan hen door.
Nadat bleek dat met deze signalen niets gedaan werd, stuurt de secretaris deze signalen sinds september 2021 aan de centrale berichtenregistratie; zij sturen de mail door aan de verantwoordelijke organisatie-eenheid en de trekker van het verbetertraject.
1
Het gaat hierbij onder andere om de onderzoeken naar het warmtenet (2018), de toegang tot de Wmo
(2019), de Omgevingswet (2020) en de Wet openbaarheid bestuur / Wet open overheid (2022). Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 9, bladzijde 2
Verder zijn wij in onze jaarverslagen sinds 2018 ingegaan op deze problematiek (zie bijlage 8). Ondanks ingezette verbetertrajecten liet de kwaliteit ultimo 2022 nog steeds te wensen over. Reden om in het kader van het onderzoek naar de informatievoorziening en dienstverlening een van de deelonderzoeken te richten op de kwaliteit van de openbare bekendmakingen. In deze bijlage geven wij een toelichting op de aanpak van deelonderzoek D: de kwaliteit van openbare bekendmakingen. Op onderdelen gaat de toelichting ook over het onderzoek als geheel.
DOEL- EN VRAAGSTELLING VAN HET ONDERZOEK Het doel van het onderzoek – en alle deelonderzoeken – is het geven van inzicht, en het op basis daarvan geven van een oordeel. De Rekenkamer wil hiermee, waar nodig, het verbeterproces voor de informatievoorziening en dienstverlening aan inwoners stimuleren. In het bijzonder voor het deelonderzoek naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen is een ander doel het doorbreken van een impasse. De volgende deelvragen waren leidend bij de uitvoering van het onderzoek naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen: 1
Op welke wijze is de totstandkoming van openbare bekendmakingen ingericht? a. Wat zijn de uitgangspunten van het beleid voor openbare bekendmakingen? b. In hoeverre passen de beleidsuitgangspunten bij de verwachtingen, wensen en
behoeften van inwoners? c. In hoeverre denkt de gemeente bij openbare bekendmakingen vanuit inwoners en waaruit blijkt dit? d. In hoeverre en op welke wijze zijn de beleidsuitgangspunten vertaald naar de uitvoering? e. Op welke wijze wordt geborgd dat klachten op een juiste manier worden behandeld? f.
In hoeverre en op welke wijze worden de uitkomsten van de monitoring gebruikt voor verbetering?
2
Op welke wijze is het verbetertraject voor de openbare bekendmakingen ingericht?
3
Welke verbetermaatregelen zijn de afgelopen jaren getroffen? En welke verbetermaatregelen staan nog gepland?
4
Tot welke resultaten hebben deze maatregelen geleid in termen van juistheid, volledigheid en tijdigheid van openbare bekendmakingen?
5
Wat zijn de redenen dat de getroffen verbetermaatregelen tot nu toe onvoldoende effect hebben gehad?
6
Hoe wordt de raad door het college geïnformeerd over en betrokken bij het beleid voor (de verbetering van) de kwaliteit van openbare bekendmakingen?
7
In hoeverre is de raad in staat zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren?
In het deelonderzoek naar de kwaliteit van de openbare bekendmakingen ligt – net als in de eerder door ons afgegeven signalen - de focus op de informatievoorziening aan inwoners. Een belangrijke functie van openbare bekendmakingen is immers dat inwoners kennis kunnen nemen van wat er Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 9, bladzijde 3
(mogelijk) in hun buurt gaat veranderen. Dat vereist dat openbare bekendmaking juist, tijdig en begrijpelijk zijn.
TOETSINGSKADER VAN HET ONDERZOEK Om een oordeel te kunnen geven over de kwaliteit van de openbare bekendmakingen, hebben wij een toetsingskader geformuleerd. Dit toetsingskader is opgenomen in bijlage 10. Voor deze Rekenkamerbrief hebben wij dat toetsingskader nog niet toegepast. In Rekenkamerbrieven presenteren wij alleen bevindingen2. Nadat voor alle deelonderzoeken de bevindingen met een Rekenkamerbrief aan de gemeenteraad zijn gerapporteerd, stellen wij een overkoepelend rapport op. In dat overkoepelende rapport zetten wij de bevindingen af tegen de toetsingskaders, formuleren wij een oordeel, trekken wij conclusies en doen wij aanbevelingen.
AANPAK VAN HET ONDERZOEK Het deelonderzoek naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen is als volgt aangepakt: Verzamelen en analyseren van stukken Bij de start van het deelonderzoek hebben wij stukken opgevraagd binnen de organisatie. Wij hebben gevraagd naar beleidsstukken, werkwijzen (handreikingen), stukken opgesteld in het kader van het verbetertraject, resultaten van monitoring en evaluatie, en dergelijke. Wij hebben ook gevraagd naar de bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming over deze stukken. Met de analyse van de ontvangen stukken, hebben wij ons een beeld gevormd van het beleid, de inrichting en uitvoering van het verbetertraject, de wijze waarop gestuurd is en wordt op de verbetering van de openbare bekendmakingen en welke informatie daarbij gebruikt is. Analyse van openbare bekendmakingen Wij hebben 82 openbare bekendmakingen geanalyseerd. Wij hebben dat gedaan aan de hand van een format dat wij hebben gebaseerd op kwaliteitscriteria die volgen uit wet- en regelgeving, het rapport ‘Informeren = Publiceren?’ van de Nationale Ombudsman en diverse landelijke handreikingen; in het bijzonder de sjablonen uit Modelkennisgevingen omgevingsvergunning. Duidelijke en begrijpelijke kennisgevingen voor inwoners (15 januari 2021).
Opvragen en op locatie inzien van stukken door mystery guest Uit de analyse van de 82 openbare bekendmakingen bleek dat achterliggende stukken vrijwel nooit ter inzage gelegd: niet fysiek (op een locatie) en niet digitaal (via een link). Vaak kan wel gebeld of gemaild worden om de stukken te komen inzien of via e-mail toegestuurd te krijgen. Wij hebben een mystery guest gevraagd voor tien openbare bekendmakingen stukken op locatie in te gaan zien en op te vragen en zijn ervaringen bij te houden in een logboek.
2
Notitie Werkwijze Rekenkamer, versie voorjaar 2023, pagina 10.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 9, bladzijde 4
Gesprekken met betrokkenen binnen de gemeente Aan de hand van de bevindingen uit de analyse van de openbare bekendmakingen en de stukken, hebben wij gesprekken gevoerd met medewerkers binnen de organisatie die betrokken zijn bij de publicatie van openbare bekendmakingen. Een overzicht van medewerkers die wij hebben gesproken (en de beperkingen waar wij bij het plannen van de gesprekken tegenaan liepen), is opgenomen in bijlage 11. Van alle gesprekken is een verslag op hoofdlijnen gemaakt. Het concept verslag is ter verificatie teruggelegd bij de gesprekspartners. Hun eventuele opmerkingen hebben wij verwerkt in de definitieve versie van het verslag. Ambtelijk wederhoor In het kader van ambtelijk wederhoor hebben wij de bijlagen 1 en 3, 5, t en 7 voorgelegd voor een toets op de gepresteerde feiten. Naar aanleiding hiervan is de tekst op enkele punten aangepast en aangevuld. Voor de overige bevindingen (bijlage 4) was geen toets op juistheid nodig, omdat het hierbij gaat om de ervaring van de mystery guest bij het opvragen van stukken. Rapportage In dit Bijlagenboek staan de bevindingen uit het deelonderzoek naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen behandeling. Nadat alle deelonderzoeken zijn afgerond, stellen wij een overkoepelend rapport op, waarin we de bevindingen afzetten tegen de toetsingskaders, tot een oordeel komen en conclusies en aanbevelingen formuleren.
Voordat wij het overkoepelende rapport openbaar maken, stellen wij - zoals gebruikelijk - het college in de gelegenheid te reageren op onze conclusies en aanbevelingen (het bestuurlijk wederhoor). Tot slot Tijdens het hele onderzoek is er op gezette momenten contact geweest met betrokken ambtenaren en de klankbordgroep uit de gemeenteraad over de aanpak, stand van zaken, planning en bevindingen op hoofdlijnen op dat moment. Bij de uitvoering van het deelonderzoek naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen is de Rekenkamer ondersteund door onderzoekers van Sira Consulting en Pro Facto.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 9, bladzijde 5
BIJLAGE 10 BIJ REKENKAMERBRIEF KWALITEIT OPENBARE BEKENDMAKINGEN: TOETSINGSKADER In deze bijlage is voor de deelvragen die leidend waren bij de uitvoering van het deelonderzoek naar de kwaliteit van openbare bekendmakingen aangegeven welke normen en toetsingscriteria wij daarvoor geformuleerd hebben. Wij voegen deze ter informatie bij deze Rekenkamerbrief. In een Rekenkamerbrief presenteren wij alleen bevindingen. Wij spreken nog geen oordeel uit. Dat oordeel spreken wij uit in het overkoepelende Rekenkamerrapport dat wij opstellen nadat wij de raad met Rekenkamerbrieven hebben geïnformeerd over de bevindingen uit alle deelonderzoeken. Voor een uitgebreidere toelichting op deze aanpak verwijzen wij naar bijlage 9.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 10, bladzijde 1
Deelvraag D1: Op welke wijze is de totstandkoming van openbare bekendmakingen ingericht? a. Wat zijn de uitgangspunten van het beleid voor openbare bekendmakingen? b. In hoeverre passen de beleidsuitgangspunten bij de verwachtingen, wensen en behoeften van inwoners? c.
In hoeverre denkt de gemeente bij openbare bekendmakingen vanuit inwoners en waaruit blijkt dit?
d. In hoeverre en op welke wijze zijn de beleidsuitgangspunten vertaald naar de uitvoering? e. Op welke wijze wordt de kwaliteit van openbare bekendmakingen geborgd? f.
In hoeverre en op welke wijze worden de uitkomsten van de monitoring gebruikt voor verbetering?
Norm
Toetsingscriteria
a.
Er is beleid vastgesteld voor de
•
Er is beleid ten aanzien van openbare bekendmakingen.
kwaliteit van openbare
•
Het beleid is vastgesteld door het college en de gemeenteraad.
bekendmakingen
•
Er zijn in het beleid uitgangspunten, eisen en/of doelen benoemd waaraan de openbare bekendmakingen moet voldoen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van landelijke handreikingen.
b.
De uitgangspunten of doelen van
•
het beleid voor openbare
NB. Het beleid kan ook zijn dat de gemeente zich beperkt tot
bekendmakingen zijn in lijn met landelijke normen, eisen en/of
het uitvoeren van de wettelijke bepalingen. •
uitgangspunten. c.
De gemeente houdt bij de wijze
Het beleidsmatig kader voldoet aan wettelijke normen.
De inzet van middelen (personeel/financiën) past bij de ambities.
•
De gemeente heeft inzicht in de knelpunten waarmee specifieke
van publiceren van openbare
doelgroepen (zoals mensen die niet digitaal vaardig zijn of met
bekendmakingen rekening met
een taalachterstand) te maken (kunnen) hebben.
specifieke groepen.
•
De gemeente anticipeert op de knelpunten waarmee specifieke doelgroepen te maken (kunnen) hebben.
d.
d.
De totstandkoming en kwaliteit
•
Er zijn duidelijke afspraken vastgelegd over wie
van openbare bekendmakingen
verantwoordelijk is voor de kwaliteit van openbare
wordt gecoördineerd.
bekendmakingen.
De (algemene) doelen en
•
De gemeente werkt via vaste procedures om tot de publicatie
uitgangspunten van het beleid
van openbare bekendmakingen te komen. Hierbij wordt gebruik
gericht op de publicatie van
gemaakt van landelijke handreikingen.
openbare bekendmakingen zijn
•
geconcretiseerd naar
Voor algemene toelichtingen in openbare bekendmakingen worden zoveel mogelijk standaardteksten gebruikt. Deze
beschrijvingen van de werkwijze.
worden gebaseerd op landelijke handreikingen. •
Werkwijzen sluiten aan op de beleidsdoelen en uitgangspunten.
•
Taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven en duidelijk belegd.
•
Er zijn duidelijke afspraken vastgelegd over wie per type bekendmaking verantwoordelijk is voor de kwaliteit.
Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 10, bladzijde 2
Norm
Toetsingscriteria
e.
•
De gemeenten werkt volgens een cyclisch, continu proces van
Er vinden interne checks plaats op: •
monitoring en verbetering.
De wijze waarop openbare bekendmakingen worden gepubliceerd.
•
De kwaliteit van gepubliceerde openbare bekendmakingen.
Hierop wordt toezicht gehouden. •
De gemeente biedt inwoners en medewerkers mogelijkheden om feedback te geven over de kwaliteit van gepubliceerde openbare bekendmakingen.
•
De resultaten van de interne checks en de feedback van inwoners en medewerkers wordt: •
Zichtbaar gebuikt om de kwaliteit van openbare bekendmakingen te verbeteren.
•
Minimaal jaarlijks geanalyseerd. De gemeente maakt op basis van de analyse inzichtelijk welke verbeteringen kunnen of moeten worden doorgevoerd.
e.
De werkwijze rond de publicatie
•
van openbare bekendmakingen
De gemeente evalueert periodiek (maar minimaal een keer in de vijf jaar) de wijze waarop openbare bekendmakingen tot stand
wordt periodiek geëvalueerd.
komen en tot welke kwaliteit dat leidt. •
De gemeente monitort de mate waarin zij voldoet aan haar eigen normen, eisen en uitgangspunten.
•
De gemeente legt vast welke verbeterkansen er zijn voor de gemeente en voor specifieke afdelingen ten aanzien van de kwaliteit van openbare bekendmakingen.
f.
De gemeente gebruikt inzichten
•
vanuit de analyse en evaluatie in verbeterplannen voor de organisatie(onderdelen).
De gemeente gebruikt de analyse en evaluatie van de klachten om werkwijzen en processen te verbeteren.
•
Verbeterplannen worden geïmplementeerd en er wordt toegezien op het effect.
Deelvraag D2: Op welke wijze is het verbetertraject voor openbare bekendmakingen ingericht? Voor het verbetertraject hanteren wij als toetsingscriteria dat: •
Een GAP-analyse1 is uitgevoerd, waarin voor bovenstaande normen de huidige en gewenste situatie is beschreven.
•
In een uitvoerings- of verbeterplan is aangegeven: •
Op welke wijze, in welk tempo en met welke middelen naar de gewenste situatie wordt toegewerkt.
•
1
Hoe op onderdelen waar de gewenste situatie bereikt is, deze geborgd wordt.
Bij een GAP-analyse wordt de huidige situatie in beeld gebracht en vergeleken met een ideale situatie of
doelstellingen, waardoor inzicht ontstaat in gebreken en mogelijkheden voor verbetering. GAP verwijst naar het engelse ‘verschil’. Gemeentelijke Rekenkamer Nijmegen: Kwaliteit openbare bekendmakingen
Bijlage 10, bladzijde 3
Deelvraag D3: Welke verbetermaatregelen zijn de afgelopen jaren getroffen? En welke verbetermaatregelen staan nog gepland? Geen specifieke normen, beschrijvende vraag. Deelvraag D4: Tot welke resultaten hebben deze maatregelen geleid in termen van juistheid, volledigheid en tijdigheid van openbare bekendmakingen? Geen specifieke normen, beschrijvende vraag. Deelvraag D5: Wat zijn de redenen dat de getroffen verbetermaatregelen tot nu toe onvoldoende effect hebben gehad? Geen specifieke normen, beschrijvende vraag. Deelvraag D6: Hoe wordt de raad door het college geïnformeerd over en betrokken bij het beleid voor (de verbetering van) de kwaliteit van openbare bekendmakingen? Deelvraag D7: In hoeverre is de raad in staat zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren?
Norm
Toetsingscriteria
D6 en D7: De raad is in staat om zijn