Document · PDF

1.4.1 Noordelijke Rekenkamer - Eindrapport Fryslan

1 - RAADSVERGADERING 29 september 2022, gemeente MeppelBij agendapunt: Categorie 1: Voor kennisgeving aannemen27.727 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 4

Fractieondersteuners Fractieondersteuners Fryslân Drenthe Score (1-5) Score (1-5) Stelling 1: “De werkzaamheden die ik voor de Statenfractie verricht zijn voornamelijk praktisch van aard, zoals het plannen van afspraken.”

2,5

3,8

Stelling 2: “De werkzaamheden die ik voor de Statenfractie verricht zijn voornamelijk politiek-inhoudelijk van aard, zoals het inhoudelijk voorbereiden van moties.”

4,5

3,1

We hebben tevens aan de fractiemedewerkers gevraagd hoe lang zij fractieondersteuner zijn. Tabel 12 toont de resultaten. Hieruit blijkt dat de meeste fractiemedewerkers meerdere jaren werkervaring hebben als fractieondersteuner. Zo heeft bijna de helft van de fractiemedewerkers (46,7 procent) 3 tot 7 jaar werkervaring en 20 procent heeft 7 jaar of meer jaren werkervaring. Gemiddeld gezien zijn de

71 72

Voor Groningen zijn deze cijfers niet beschikbaar, omdat de respons op de enquête onder fractiemedewerkers aldaar te laag was. Voor Groningen zijn deze cijfers niet beschikbaar, omdat de respons op de enquête onder fractiemedewerkers aldaar te laag was.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Drentse fractieondersteuners wat minder ervaren. Bijna 60 procent is minder dan 3 jaar werkzaam als fractieondersteuner. Een kwart van de Drentse fractieondersteuners is zeer ervaren. In een groepsgesprek met Groningse fractieondersteuners werd gesteld dat veel fractieondersteuners een korte periode (minder dan 2 jaar) werkzaam zijn als fractiemedewerker.73 Verder blijkt uit de enquête onder fractiemedewerkers dat de meesten van hen (11 van de 15) niet verwachten door te stromen naar een positie van Statenlid voor dezelfde partij. Tabel 12: aantal jaren werkervaring als fractieondersteuner, ter vergelijking ook voor Drenthe weergegeven 74

Werkervaring

Werkervaring Werkervaring fractieondersteuners fractieondersteuners Fryslân (%) Drenthe (%)

Minder dan 1 jaar

0,0

8,3

1 tot 3 jaar

33,3

58,3

3 tot 7 jaar

46,7

8,3

7 tot 12 jaar

6,7

0,0

12 jaar of meer

13,3

25,0

6.3

Verordening ondersteuning Statenfracties provincie Fryslân 2017

Op 18 januari 2017 stelden Provinciale Staten de Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2017 vast. Voor enkele definities, zoals die van fractie, verwijst de verordening naar het Reglement van orde voor de vergaderingen van provinciale staten van Fryslân 2016.

6.3.1 Fractiesubsidies: regeling en bedragen Fracties ontvangen een financiële bijdrage uit provinciale kas om ervoor te zorgen dat de fractie goed kan functioneren. De fractiesubsidies zijn te onderscheiden in een algemene fractiesubsidie, een specifieke fractiesubsidie en een subsidie werkgeversaandeel in de pensioenvoorzieningen en ziektekostenverzekeringen. Het verschil tussen de algemene fractiesubsidie en de specifieke fractiesubsidie zit in de bestedingsdoeleinden: de specifieke fractiesubsidie is vooral bedoeld voor het betalen van de fractieondersteuners, de algemene subsidie voor meer incidentele kostenposten, zoals het bouwen van een website. Subsidies worden aan een stichting verstrekt die als enige doel het ondersteunen van de fractie mag hebben. Deze stichting moet minimaal drie bestuurders hebben en zij mag pas ontbonden worden als aan alle verplichtingen in het kader van verantwoording is voldaan. De verordening beschrijft enkele beperkingen aan de bestedingsdoeleinden. Bij mogelijke twijfel over de doelmatigheid van het gebruik van de subsidiegelden beslist de voorzitter van Provinciale Staten, na overleg met het presidium. De fractiesubsidies worden bepaald aan de hand van artikel 3. Elke fractie ontvangt jaarlijks een bedrag van € 7.819,14. Daar komt een bedrag van € 2.178,73 per Statenlid bij.

Tabel 13 bevat de hoogte van de algemene fractiesubsidie en de specifieke fractiesubsidie (inclusief het werkgeversdeel in pensioenen en ziektekosten) voor enkele geselecteerde jaren. In de verordening van

73 74

Gebaseerd op een groepsinterview met twee fractiemedewerkers van de provincie Groningen op 10 februari 2022. Voor Groningen zijn deze cijfers niet beschikbaar, omdat de respons op de enquête onder fractiemedewerkers aldaar te laag was.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

2010 en 2014 wordt er bij de specifieke subsidie een onderscheid gemaakt tussen een bijdrage voor inhoudelijke fractieondersteuning en secretariële fractieondersteuning. In de tabel zijn beide bedragen bij elkaar opgeteld. Vanaf de verordening uit 2017 wordt hier niet langer onderscheid in gemaakt. Ieder jaar worden de bedragen gecorrigeerd voor inflatie. Ter illustratie laat de tabel de totale omvang van de fractiesubsidies zien voor fracties met 3 en 6 leden. Tabel 13: hoogte en opbouw van de totale fractiesubsidie voor enkele geselecteerde jaren (bedragen in euro’s)

Algemene fractiesubsidie

Jaar

Specifieke fractiesubsidie, incl. werkgeversdeel in pensioenen en ziektekosten (staffel) 1 t/m 4 5 t/m 8 9 t/m 12 13 of leden leden leden meer leden 80.337 125.076 169.815 201.474

2010

Bedrag per fractie (in euro’s) 7.150

Bedrag per fractielid (in euro’s) 2.281

Voorbeeld: Fractie met 3 leden 94.330

Voorbeeld: Fractie met 6 leden 145.911

2014

8.044

2.493

86.933

135.321

183.710

218.315

102.456

158.324

2017

7.819

2.179

88.244

137.360

186.476

221.637

102.600

158.252

2021

8.455

2.356

95.422

148.243

201.678

248.784

110.945

170.834

Figuur 6 toont de totale omvang van de fractiesubsidie per 2021 naar grootte de fractie. Hieruit blijkt dat de hoogte van de totale fractiesubsidie stapsgewijs toeneemt met de omvang van de fractie. Een verschil van één zetel kan grote gevolgen hebben voor de omvang van de totale fractiesubsidie.

Budget voor fractieondersteuning naar omvang van de fractie; bedragen 2021

Omvang budget per fractie

€ 250.000

€ 200.000

€ 150.000

€ 100.000

€ 50.000

€0 1

Aantal leden in fractie Provincie Groningen

Provincie Drenthe

Provincie Fryslân

Figuur 6: omvang budget Fryslân voor fractieondersteuning naar fractiegrootte; bedragen gelden voor 2021, ter vergelijking ook weergegeven voor provincies Groningen en Drenthe

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

6.3.2 Vergelijkend perspectief De Raad voor Openbaar Bestuur constateert dat het doel van fractieondersteuning, namelijk het voor alle fracties in Provinciale Staten en gemeenteraad toegankelijk maken van eigen onafhankelijke, inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning, niet voldoende gerealiseerd wordt (Raad voor het Openbaar Bestuur, 2020, pp. 23,24). Bij nadere bestudering lijkt deze constatering vooral te gelden voor gemeenten. Er bestaan grote verschillen tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten en provincies. In kleine gemeenten hebben fracties een bedrag van rond de € 1.000 te besteden; in grotere gemeenten loopt dat op tot maximaal € 10.000 per fractie. Voor bedragen van enkele duizenden euro’s kan volgens de Raad voor Openbaar Bestuur geen hoogwaardige inhoudelijke ondersteuning ingehuurd worden. Vergeleken met de gemeentelijke praktijk kunnen de provinciale budgetten voor fractieondersteuning ruimhartig worden genoemd. Een kleine fractie (1 zetel) in de Groningse, Drentse of Friese Staten heeft in 2021 recht op minimaal € 22.867 (Drenthe). In Groningen is dat € 27.413 en in Fryslân € 106.000 (zie figuur 6). De budgetten voor fractieondersteuning in Fryslân zijn ongeveer 3 tot 4 zo groot als die in Drenthe en Groningen. Eerder onderzoek suggereert dat van de twaalf provincies de Friese budgetten voor fractieondersteuning het grootst zijn (Loots, 2020, pp.

20,21). Daarnaast valt op dat de Friese systematiek om de budgetten voor fractieondersteuning vast te stellen anders is dan die van Groningen en Drenthe. Groningen en Drenthe kennen een vaste bijdrage per fractie, onafhankelijk van de grootte van de fractie. Fryslân kent ook een vaste bijdrage per fractie, maar deze bijdrage is groter naarmate de fractieomvang een bepaalde drempel overschrijdt. Dit resulteert een sterke stapsgewijze toename van de totale fractiesubsidie bij bepaalde drempels (respectievelijk van 4 naar 5 zetels, van 8 naar 9 zetels en van 12 naar 13 zetels). Figuur 2 illustreert dit (met uitzondering van de stap van 12 naar 13 zetels). Naast een vaste bijdrage per fractie kennen Groningen, Fryslân en Drenthe ook een aanvullende bijdrage per fractielid (in Drenthe met uitzondering van het eerste lid). Hierdoor neemt de totale fractiesubsidie in Groningen en Drenthe geleidelijk toe naargelang de fractie uit meer leden bestaat.

6.4

Commissieleden

Statenfracties kunnen niet-statenleden laten deelnemen aan commissievergaderingen. Deze nietstatenleden krijgen dan de titel ‘commissielid’. De basis hiervoor is te vinden in het Reglement van orde voor de Steatemerk en de vergaderingen van de Statencommissies van de Provincie Fryslân 2021.75 Niet-statenleden kunnen als commissielid worden benoemd als ze op de kandidatenlijst van de fractie staan. De benoeming van deze leden geschiedt door de voorzitter van Provinciale Staten. Dit gebeurt met een eed of verklaring en belofte, net zoals bij de benoeming van Statenleden. In het artikel wordt geen maximum van het aantal commissieleden voorgeschreven. Er zijn momenteel negen commissieleden actief.

Provincie Fryslân, Reglement van orde voor de Steatemerk en de vergaderingen van de Statencommissies van de provincie Fryslân 2021, 2020. 47

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

6.4.1 Vergelijkend perspectief In alle drie de provincies bestaat een regeling waarmee fracties zich in Statencommissievergaderingen door een afgevaardigde (niet zijnde een Statenlid) namens de fractie kunnen laten vertegenwoordigen. In Groningen kunnen alleen kleine fracties hier een beroep op doen (maximaal één vertegenwoordiger per fractie kleiner dan vier zetels). Ten tijde van het onderzoek waren er vijf fractievertegenwoordigers actief. In Drenthe kan iedere fractie maximaal twee fractievertegenwoordigers voordragen en in Fryslân bestaat geen maximum op het aantal fractievertegenwoordigers. In Drenthe en Fryslân zijn respectievelijk twaalf en negen fractievertegenwoordigers actief ten tijde van het onderzoek.

6.5 ▪

De resultaten van de enquête laten zien dat de feitelijke ondersteuning door de eigen fractieondersteuning aansluit bij de wensen van de Statenleden. Uit de enquêtes blijkt dat Provinciale Staten van Fryslân sterk leunen op de eigen fractieondersteuning voor in ieder geval zes van de acht onderscheiden vormen van hulp en informatie. Daaruit blijkt tevens dat fractieondersteuners vooral ondersteuning leveren bij de meer politiek-inhoudelijke taken. Dat contrasteert met de werkzaamheden van de fractieondersteuners in Drenthe, waar de nadruk sterker ligt op praktische taken. Fractieondersteuners in Fryslân zijn doorgaans ervarener dan hun Drentse collega’s. Statenfracties kunnen een subsidie ontvangen van de provincie voor de eigen (fractie)ondersteuning. Statenfracties hebben enige vrijheid in hoe zij deze subsidie gebruiken, zolang die maar gebruikt wordt “om ervoor te zorgen dat de fractie goed kan functioneren.” Fryslân kent een staffelsysteem om de totale omvang van de fractiesubsidie te bepalen. Dat betekent dat de totale subsidie in stappen omhoog gaat. Hierdoor kan een verandering van één zetel (minder of meer) grote76 gevolgen hebben voor de omvang van de subsidie.

Vergeleken met andere (Noordelijke) provincies zijn de budgetten voor de Friese fractieondersteuning omvangrijk: een fractie heeft recht op ruim € 100.000 en dit wordt meer naarmate de fractie groter is; een grote fractie (> 8 zetels) heeft recht op ruim € 200.000. Statenfracties kunnen niet-statenleden voordragen tot benoeming als ‘commissielid’ , mits die op de kandidatenlijst van hun partij staan; commissieleden mogen deelnemen aan commissievergaderingen. Er is geen maximum aan het aantal ‘niet-statenleden’ dat Statenfracties mogen hebben.

▪

▪ ▪

▪

Samenvattende bevindingen

Vergeleken met bijvoorbeeld een lineair systeem waarbij de omvang van de subsidie gekoppeld is aan het aantal zetels.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

7. Het Statenarchief Het Statenarchief is de plaats waar besluitvormingsstukken en de afwegingen die ten grondslag lagen aan Statenbesluiten uit het verleden zijn te raadplegen, bijvoorbeeld die uit een eerdere Statenperiode. In Fryslân staat het Statenarchief, digitaal toegankelijk voor Statenleden en derden, ook wel bekend onder de naam Notubiz. Als het Statenarchief goed functioneert, kan op eenvoudige wijze relevante informatie over besluitvorming uit het verleden gevonden worden, inclusief de afwegingen die ten grondslag lagen aan Statenbesluiten. Dit helpt Statenleden bij hun kaderstellende en controlerende werkzaamheden. Volgens de ambtelijke dienst is het Statenarchief specifiek de verantwoordelijkheid van de griffie.77

7.1

Gebruik en beoordeling Statenarchief

In de enquête vroegen wij Statenleden hoe vaak zij het Statenarchief raadplegen. Aan de Statenleden die aangaven het archief te gebruiken hebben wij enkele aanvullende stellingen voorgelegd over het Statenarchief. Daarnaast vroegen wij aan fractieondersteuners in hoeverre zij gebruik maken van het Statenarchief en hebben wij hen dezelfde stellingen voorgelegd. Het beeld dat hieruit naar voren komt is dat het in de praktijk vooral de fractieondersteuners zijn die het Statenarchief raadplegen.

7.1.1 Gebruik Statenarchief Figuur 7 laat zien hoe vaak Statenleden gebruikmaken van het Statenarchief. Ruim een derde van hen geeft aan dat nooit te doen, de overige Statenleden 1x per maand of vaker.

Gebruik van het Statenarchief Bijna elke dag

7% 7%

Ongeveer 2 tot 5 keer per week

36%

14%

Ongeveer 1 keer per week Ongeveer 1 keer per twee weken Ongeveer 1 keer per maand

29% Figuur 7: Gebruik van Statenarchief door Statenleden Fryslân

Gebaseerd op een groepsinterview met drie medewerkers van de provincie Fryslân op 24 januari 2022.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Figuur 8 laat zien hoe vaak fractieondersteuners het Statenarchief raadplegen. Deze figuur laat een tegengesteld beeld zien: alle fractieondersteuners die de enquête invulden gaven aan gebruik te maken van het Statenarchief, waarbij een derde van de respondenten dit bijna iedere dag doet.

Gebruik van het Statenarchief 7% 13%

Bijna iedere dag 33% Ongeveer 2 ot 5 keer per week Ongeveer 1 keer per week Ongeveer 1 keer per 2 weken

27% 20%

Ongeveer 1 keer per maand

Figuur 8: Gebruik van het Statenarchief door fractieondersteuners

7.1.2 Oordeel gebruikers Aan Statenleden en fractiemedewerkers die aangaven het archief te gebruiken hebben wij ook enkele stellingen voorgelegd met betrekking tot het Statenarchief. Zij konden op een schaal van -5 tot +5 aangeven in hoeverre een bepaalde stelling op hen van toepassing was. Tabel 14 toont de resultaten. De scores in de tabel laten zien dat het archief op de meeste eigenschappen positief scoort. Alleen op het aspect van de vindbaarheid van informatie (tussen alle bewaarde informatie) is de score negatief volgens zowel Statenleden als fractieondersteuners. Tabel 14: resultaat op stellingen met betrekking tot het Statenarchief

Gemiddelde score (-5 tot 5) leden PS

Gemiddelde score (-5 tot 5) fractieondersteuners

Ik kan informatie alleen tegen kosten / kosteloos verkrijgen

3,1

4,1

De informatie is onbetrouwbaar/betrouwbaar

2,5

2,9

De informatie is niet/wel direct toegankelijk

0,8

2,5

Het is niet/wel helder wat de betekenis is van de informatie binnen het beleidsproces waar het is ontvangen of gemaakt

0,6

Ik kan niet/wel overal (op iedere locatie) relevante informatie verkrijgen

-0,2

1,7

Ik kan helemaal niet / wel snel en eenvoudig informatie vinden tussen alle bewaarde informatie

-1,4

-0,5

Enkele Statenleden geven in gesprek met de Noordelijke Rekenkamer aan dat het vooral medewerkers van de fractieondersteuning zijn die het Statenarchief raadplegen. Ook zeggen ze dat het onderhouden

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

van het Statenarchief een uitdaging is van de ambtelijke organisatie, de griffie en de fractieondersteuning. 78 Vanuit de ambtelijke organisatie bestaat de wens een kennisbank op te zetten die voor Statenfracties, de ambtenaren en voor Gedeputeerde Staten beschikbaar is. Hiervoor ontbreekt echter budget, vanwege politieke keuzes. Het huidige archief achten ze niet gebruiksvriendelijk. 79

7.2

Vergelijkend perspectief

In deze paragraaf vergelijken wij het gebruik van het Statenarchief door de Statenleden van de drie Noordelijke provincies en het resultaat op enkele verdiepende stellingen met betrekking tot het Statenarchief. Figuur 9 toont hoe vaak Statenleden in Groningen, Fryslân en Drenthe gebruik maken van het Statenarchief: bijna dertig procent van de Drentse Statenleden nooit en krap vijftig procent één keer per maand. Waar het in Fryslân vooral de fractieondersteuners zijn die het Statenarchief raadplegen, is dat in Drenthe veel minder het geval: de helft van de Drentse fractiemedewerkers in Drenthe zegt nooit gebruik te maken van het Statenarchief. Vergeleken met Drenthe en Fryslân, raadplegen Groningse Statenleden vaker het Statenarchief: bijna dertig procent van hen raadpleegt het archief meerdere malen per week. Daarnaast is er ook in Groningen een forse groep Statenleden, ruim twintig procent, die nooit gebruik maakt van het Statenarchief.

Gebruik Statenarchief voor archieffunctie 50% 40% 30% 20% 10% 0% Bijna elke dag

Ongeveer 2 tot 5 Ongeveer 1 keer Ongeveer 1 keer Ongeveer 1 keer Ik maak nooit keer per week per week per twee weken per maand gebruik van het Statenarchief Groningen

Fryslân

Drenthe

Figuur 9: Gebruik van Statenarchief door Statenleden Groningen, Fryslân en Drenthe

Tabel 15 laat zien dat de Statenarchieven in Fryslân, Groningen en Drenthe op de meeste aspecten positief scoren. Friese Statenleden en fractiemedewerkers gaven in de enquêtes (zie tabel 14) en groepsgesprekken aan dat de vindbaarheid van informatie tussen alle bewaarde informatie problematisch is. Uit tabel 15 blijkt dat dit ook geldt voor het Groningse en Drentse Statenarchief.

78 79

Gebaseerd op een groepsinterview met vier Statenleden van de provincie Fryslân op 8 december 2021. Gebaseerd op een groepsinterview met drie medewerkers van de provincie Fryslân op 24 januari 2022.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Tabel 15: resultaat op stellingen met betrekking tot het Statenarchief, Statenleden Fryslân, Groningen en Drenthe

Gemiddelde score (-5 tot 5) leden PS Fryslân

Gemiddelde score (-5 tot 5) leden PS Groningen

Gemiddelde score (-5 tot 5) leden PS Drenthe

Ik kan informatie alleen tegen kosten / kosteloos verkrijgen

3,1

2,6

De informatie is onbetrouwbaar/betrouwbaar

2,5

2,4

2,3

De informatie is niet/wel direct toegankelijk

0,8

1,0

0,5

Het is niet/wel helder wat de betekenis is van de informatie binnen het beleidsproces waar het is ontvangen of gemaakt

0,6

-0,5

Ik kan niet/wel overal (op iedere locatie) relevante informatie verkrijgen

-0,2

0,6

0,5

Ik kan helemaal niet / wel snel en eenvoudig informatie vinden tussen alle bewaarde informatie

-1,4

-0,6

-1,6

7.3 ▪

▪

Samenvattende bevindingen

Uit de enquêtes onder Statenleden en fractieondersteuners blijkt dat het vooral de fractieondersteuners en in mindere mate Statenleden zelf zijn die het Statenarchief raadplegen. Dit sluit aan bij de bevinding uit het vorige hoofdstuk dat Statenleden sterk leunen op de eigen fractieondersteuning. Uit gesprekken met Statenleden en medewerkers van de ambtelijke dienst, en uit de enquêtes, blijkt dat het Statenarchief veel informatie bevat, maar weinig toegankelijk en gebruiksvriendelijk is. Respondenten gaven aan dat de vindbaarheid van relevante informatie tussen alle bewaarde informatie problematisch is. Dat geldt ook voor het Groningse en Drentse Statenarchief.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Bronnenlijst Literatuur: ▪ Beers, E., & Schaap, L., Noordelijke Rekenkamer, Luister nou eens!, 2020. ▪ Heimovaara, S., Benschop, J. P., Cools, R., Debackere, K., van der Hagen, T. H., Meijer, N., Essers, P. W., AWTI, Rijk aan kennis, naar een herwaardering van kennis en expertise in beleid en politiek, 2021. ▪ Hulst, van M., Kruyen, P., Schaap, L., Ostaaijen, J. van, Griffier in de Gemeente Geschetst – Het ambt anno 2016, Tilburg University en Radboud Universiteit, 2016. ▪ Van der Knaap, P., Tijdschrift en platform voor public governance audit & control, Lerende overheid, intelligent beleid?, pp. 24-27, December 2006. ▪ Laakso, M., & Taagepera, R., Comparative Political Studies, a measure with application to West Europe, 1979. ▪ Loots, J., Bevindingen onderzoek ambities, wensen en ondersteuningsbehoeften provinciale staten Utrecht en doorlichting van de griffie, 2020. ▪ Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD), PUMA: Knowledge Management: Learning-by-comparing experiences from private firms and public organizations, 2001. ▪ Raad voor het Openbaar Bestuur, Briefadvies Ondersteuning Tweede Kamer, Den Haag: Raad voor Openbaar Bestuur, 2021. ▪ Raad voor het Openbaar Bestuur. Goede ondersteuning, sterke democratie. Den Haag: Raad voor Openbaar Bestuur, 2020. ▪ Stam, C., Productiviteit van de kenniswerker, wegwijzer in kennismanagement, 2004.

▪ Stichting Decentraal bestuur, Kerngegevens Provinciale Ambtsdragers 2005-2019, 2020. ▪ Verbooy, H., Kennismanagement: de praktijk, Tijdschrift voor Multimedia, Nr. 12, 1997. ▪ Vereniging van Nederlandse Gemeenten, VNG Model Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 en Model Instructies voor de griffier en de secretaris 2019, 2019. Verordeningen, instructies en brieven: ▪ Provinciale Statenvergadering van 20 maart 2003. ▪ Provincie Fryslân, Beknopt overzicht inwerkperiode nieuwe Staten 2019-2023, 2019. ▪ Provincie Fryslân, Besluitenlijst van de bijeenkomst van het Presidium van Provinciale Staten op 18 november 2020, 18 november 2020. ▪ Provincie Fryslân, Bestuursakkoord 2003-2007: Fryslân: investeren in kwaliteit, 2003. ▪ Provincie Fryslân, Bestuursakkoord 2019-2023: Geluk op 1 - Vernieuwen in vertrouwen, p 49, 2019. ▪ Provincie Fryslân, Brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten, onderwerp: Provinciaal beleidsproces, 2019. ▪ Provincie Fryslân, Coalitieakkoord 2007-2011, 2007. ▪ Provincie Fryslân, Coalitieakkoord 2011-2015: Nije enerzjy foar Fryslân, 2011. ▪ Provincie Fryslân, Coalitieakkoord 2015-2019: Mei elkenien foar elkenien, 2015. ▪ Provincie Fryslân, Format Startnotitie, 2021. 53

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Provincie Fryslân, Griffieplan 2019-2023, 2019. Provincie Fryslân, Handboek werkafspraken bijeenkomsten Provinciale Staten van Fryslân, 2018. Provincie Fryslân, Jaarplan griffie 2017, 2016. Provincie Fryslân, Mandaatregeling Statengriffier provincie Fryslân, 2012. Provincie Fryslân, Memo inwerkprogramma Nieuwe Staten, 2019. Provincie Fryslân, Memo van de griffie van Fryslân aan het presidium betreffende Format Startnotities 12 november 2020, 12 november 2020. Provincie Fryslân, Reglement van orde voor de Steatemerk en de vergaderingen van de Statencommissies van de provincie Fryslân 2021, 2020. Provincie Fryslân, Toelichtende presentatie ‘het beleidsproces’ – Beeldvormende commissie, 15 januari 2020. Provincie Fryslân, Verordening ondersteuning statenfracties provincie Fryslân 2017, 2017.

Websites: ▪ Binnenlands Bestuur: https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/nieuws/een-opvijf-statenleden-haakt-na-verkiezingenaf.16830706.lynkx?tid=TIDP715922X04F554F79DC14B2EAB913AC55BD60F5DYI5&utm_campaign =BB_NB_Dagelijks&utm_medium=email&utm_source=binnenlandsbestuur ▪ BMC: https://www.bmc.nl/werkvelden/praktijkcase/ipo-democratische-legitimering-van-deprovinciale-staten ▪ Nederlandse Vereniging voor Statenleden: https://www.statenlidnu.nl/vereniging ▪ Provincie Fryslân: https://beleidvandezetijd.frl/hulp-en-ondersteuning/downloads-en-formats/ ▪ Stichting Decentraal bestuur: https://www.decentraalbestuur.nl/images/Veranderingen_in_het_provinciaal_bestuur_20152019.pdf Lijst met geïnterviewden: Statenleden: ▪ Durk Dijkstra ▪ Jochem Knol ▪ Charda Kuipers ▪ Gerben van der Mei ▪ Peter van Noort ▪ Maaike Prins ▪ Johan Tjalsma ▪ Matthijs de Vries ▪ Jan Walrecht ▪ Danny van der Weijde-Hoogstad Statengriffie: ▪ Bram de Groot ▪ Arnold Rosier Ambtelijke dienst: ▪ Regina Bouius-Riemersma ▪ Petra Koopmans ▪ Nienke Nijp 54

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Bijlage 1: Fragmentatie, aantal en omvang van fracties in Provinciale Staten van Fryslân Aantal partijen en afsplitsingen Figuur 10 laat zien dat de Friese Staten direct na verkiezingen in 2003 tien fracties telden. Na de verkiezingen in 2007 bedroeg het aantal partijen zeven, waarna het in de daaropvolgende Statenperiodes opliep naar twaalf direct na de verkiezingen in 2019. 80 Dit is exclusief afsplitsingen gedurende een Statenperiode.

Figuur 10: aantal partijen vertegenwoordigd in PS Fryslân 2003-2019 (bronnen: Kiesraad en griffie Fryslân), bewerking NRK

Het aantal afsplitsingen per periode wordt weergegeven in tabel 16. Sinds de verkiezingen in 2019 zijn er twee afsplitsingen geweest. Per november 2021 bedraagt het aantal partijen daardoor veertien. Tabel 16: Aantal afsplitsingen per bestuursperiode

Bestuursperiode

Aantal afsplitsingen

2003-2007

2007-2011

2011-2015

2015-2019

2019-nu

Kiesraad. (2021). Opgehaald van Databank Verkiezingsuitslagen: https://www.verkiezingsuitslagen.nl/

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Fragmentatie en omvang fracties Bestaan Provinciale Staten uit een paar (hele) grote fracties en heel veel kleine? Of juist uit heel veel vrijwel even kleine fracties? Wat van belang is, is de mate van fragmentatie. Tekstkader I geeft dit weer. Naast het aantal fracties is het van belang te kijken naar de relatieve omvang van de grootste partij(en) in Provinciale Staten en het aantal kleine partijen per periode (tabel 17). Dan blijkt dat het zetelaandeel van de grootste partij in de Staten direct na de verkiezingen geleidelijk afneemt (van 29 procent in 2003 naar 19 procent in 2019). Hetzelfde geldt voor het zetelaandeel van de drie grootste partijen direct na verkiezingen. Sinds de verkiezingen van 2015 bemachtigen de drie grootste partijen bij elkaar niet langer meer dan vijftig procent van de zetels. Tabel 17: zetelaandeel grootste partijen, aantal kleine partijen en aantal éénpersoonsfracties na verkiezingen 2003-2019

Na verkiezingen in: 2003 2007 2011 2015 2019

Zetelaandeel grootste partij (%) 29 28 26 21 19

Zetelaandeel twee grootste partijen (%)

Zetelaandeel drie grootste partijen (%) 56 56 44 37 33

Aantal fracties met 3 zetels of minder 69 67 58 49 47

Waarvan éénpersoonsfracties 6 2 4 5 7

3 0 0 3 2

De tabel bevat ook informatie over het aantal kleine partijen, gedefinieerd als partijen met één, twee of drie zetels, en het aantal eenpersoonspartijen in Provinciale Staten. Uit de tabel blijkt dat het aantal kleine partijen en het aantal eenpersoonspartijen direct na verkiezingen over de periode 2003-2019 sterk wisselend is, maar niet dat het toegenomen is. Tekstkader I: maatstaf voor politieke fragmentatie Enkele politicologen hebben een maatstaf ontwikkeld voor politieke fragmentatie:81 het getal 1 delen door de som van het gekwadrateerde zetelaandeel82 van iedere politieke partij in de betreffende volksvertegenwoordiging. In formulevorm: 1 𝑁= 𝑛 2 ∑𝑖=1 𝑝𝑖 Hierbij staat n voor het aantal partijen dat minimaal één zetel heeft in Provinciale Staten en P2 het kwadraat van het zetelaandeel van iedere partij in Provinciale Staten. Hoe hoger deze maat (N), des te minder macht individuele partijen hebben, doorgaans omdat er relatief veel andere partijen in de Staten zitten en/of omdat partijen relatief klein zijn. De politieke fragmentatie is hoog (volgens deze methode), als deze maat 5 of hoger is. Met deze methode manier kunnen we de politieke fragmentatie in de Friese Staten berekenen. Die blijkt toegenomen te zijn, van 5,1 in 2003, 5,0 in 2007, 6,6 in 2011, 7,9 in 2015, naar 9,0 in 2019. Als we afsplitsingen zouden meetellen, zou de fragmentatie nog groter zijn.

81 82

Laakso, M., & Taagepera, R., Comparative Political Studies, a measure with application to West Europe, 1979. Het aantal zetels dat een partij heeft, als percentage van het totale aantal beschikbare zetels.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Bijlage 2: Enquête Statenleden Fryslân Onderdeel ondersteuning In het eerste deel van de enquête ligt de focus op acht onderscheiden vormen van inhoudelijke informatievoorziening en/of ondersteuning. Deze acht vormen zijn: ▪ Samengevatte en geduide beleidsinformatie; ▪ Voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of beleid werkt; ▪ Inhoudelijke informatievoorziening over algemene maatschappelijke ontwikkelingen; ▪ Inhoudelijke informatievoorziening over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag; ▪ Inhoudelijke informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies; ▪ Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario’s; ▪ Hulp bij inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen; ▪ Hulp bij inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische ondersteuning. Per vorm is de Statenleden83 gevraagd in hoeverre er behoefte aan is. Dit is gedaan door ze te laten kiezen tussen 1 en 5, waarbij 1 staat voor ‘geen behoefte’ en 5 voor ‘veel behoefte’. Ook zijn de opties ‘weet niet’ en ‘niet van toepassing’ gegeven.

Indien de Statenleden aangegeven hebben behoefte te hebben aan de vorm van ondersteuning, dan zijn ook de volgende vragen voorgelegd: ▪ Wie voorziet u in de praktijk in deze behoefte? ▪ Hoe tevreden bent u daarover? ▪ Wie zou in een ideale situatie voorzien in deze behoefte? Bij deze drie vragen konden de Statenleden kiezen uit vijf personen/instanties die een rol spelen in de ondersteuning van de Statenleden. Deze personen/instanties zijn het College van Gedeputeerde Staten en de ambtelijke ondersteuning, de griffie, de onderzoeksafdeling van de griffie, de fractieondersteuning en overige bronnen van ondersteuning.84 De Statenleden konden hun standpunt aangeven op een schaal van 1 tot 5. Hierbij is 1 ‘niet’ en 5 ‘veel’. Ook zijn ‘weet niet’ en ‘niet van toepassing’ als antwoordmogelijkheden gegeven.

Oorspronkelijk zijn ook commissieleden, niet-zijnde Statenleden, uitgenodigd deel te nemen aan het onderzoek. In Fryslân heeft één commissielid de enquête ingevuld. Vanwege onderzoekstechnische redenen is deze enquête niet meegenomen in de verdere analyse van de resultaten. 84 Onder ‘overige bronnen van ondersteuning’ verstaat de Noordelijke Rekenkamer de media, het eigen netwerk, het partijnetwerk, maatschappelijke organisaties, ect. 57

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Hieronder volgt per vorm van inhoudelijke informatievoorziening en/of ondersteuning de enquêteresultaten. ▪

SAMENGEVATTE EN GEDUIDE BELEIDSINFORMATIE;

1. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 1

ANTWOORDEN

RATIO

0,0%

6,9%

41,4%

51,7%

Weet niet

0,0%

Niet van toepassing

0,0%

2. Wie voorzien u van samengevatte en geduide beleidsinformatie? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

Antwoord vraag 2

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

10 10

Fractie-ondersteuning

Overig

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

3. Hoe tevreden bent u over de verkregen samengevatte en geduide beleidsinformatie? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 3

4. Wie zouden u moeten voorzien van samengevatte en geduide beleidsinformatie? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

Antwoord vraag 4

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

10 14

10 11

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

▪

VOORTGANGS- EN/OF MONITORINGSINFORMATIE WAARUIT BLIJKT OF BELEID WERKT ;

5. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

ANTWOORD VRAAG 5

ANTWOORDEN

RATIO

0,0%

6,9%

20,7%

72,4%

Weet niet

0,0%

Niet van toepassing

0,0%

6. Wie voorzien u van voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of beleid werkt? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 6

7. Hoe tevreden bent u over de verkregen voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of beleid werkt? 28x Antwoorden

1x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 7

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

8. Wie zouden u moeten voorzien van voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of beleid werkt? 28x Antwoorden

1x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 8

•

INHOUDELIJKE INFORMATIEVOORZIENING OVER ALGEMENE MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELINGEN;

hoeverre

29x Antwoorden

heeft

hier

behoefte

aan?

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 9

ANTWOORDEN

RATIO

6,9%

3,4%

17,2%

34,5%

Weet niet

0,0%

Niet van toepassing

3,4%

10. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over algemene maatschappelijke ontwikkelingen? 25x Antwoorden

4x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 10

11. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over algemene maatschappelijke ontwikkelingen? 25x Antwoorden

4x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 11

12. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over algemene maatschappelijke ontwikkelingen? 1

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 12

25x Antwoorden

4x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

▪

INHOUDELIJKE INFORMATIEVOORZIENING OVER EERDERE FRACTIESTANDPUNTEN OF STEMGEDRAG ;

13. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 13

ANTWOORDEN

RATIO

3,4%

20,7%

27,6%

44,8%

Weet niet

0,0%

Niet van toepassing

0,0%

14. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag? 27x Antwoorden

2x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 14

15. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag? 27x Antwoorden

2x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 15

16. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag? 27x Antwoorden

2x onbeantwoord

Antwoord vraag 16

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

▪

INHOUDELIJKE INFORMATIEVOORZIENING OVER VERGELIJKBARE BESLUITEN IN ANDERE PROVINCIES;

17. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 17

ANTWOORDEN

RATIO

3,4%

6,9%

20,7%

37,9%

27,6%

Weet niet

3,4%

Niet van toepassing

0,0%

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

18. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over vergelijkbare besluiten in andere provincies? 25x Antwoorden

4x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 18

19. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over vergelijkbare besluiten in andere provincies? 25x Antwoorden

4x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 19

20. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over vergelijkbare besluiten in andere provincies? 25x Antwoorden

4x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 20

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

▪

INHOUDELIJKE INFORMATIEVOORZIENING OVER ALTERNATIEVE SCENARIO’S;

21. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 21

ANTWOORDEN

RATIO

0,0%

3,4%

10,3%

24,1%

55,2%

Weet niet

6,9%

Niet van toepassing

0,0%

22. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over alternatieve scenario's? 1

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 22

26x Antwoorden

3x onbeantwoord

23. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over alternatieve scenario's? 26x Antwoorden

3x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 23

24. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over alternatieve scenario's? 26x Antwoorden

3x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 24

▪

HULP BIJ INHOUDELIJKE VOORBEREIDING VAN WOORDVOERINGEN, MOTIES, AMENDEMENTEN EN/OF SCHRIFTELIJKE VRAGEN ;

25. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

ANTWOORD VRAAG 25

ANTWOORDEN

RATIO

6,9%

10,3%

20,7%

17,2%

37,9%

Weet niet

0,0%

Niet van toepassing

6,9%

26. Wie helpen u bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen? 22x Antwoorden

7x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 26

27. Hoe tevreden bent u over de verkregen hulp bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen? Antwoord vraag 27

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

22x Antwoorden

7x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

28. Wie zouden u moeten helpen bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen? 22x Antwoorden

7x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 28

▪

HULP BIJ INHOUDELIJKE VOORBEREIDING VAN EEN INITIATIEFVOORSTEL IN DE VORM VAN SPECIALISTISCHE ONDERSTEUNING .

29. In hoeverre heeft u hier behoefte aan? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 29

ANTWOORDEN

RATIO

3,4%

13,8%

10,3%

13,8%

51,7%

Weet niet

3,4%

Niet van toepassing

3,4%

30. Wie helpen u bij de inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel (in de vorm van specialistische hulp)? 22x Antwoorden

7x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 30

31. Hoe tevreden bent u over de verkregen hulp bij de inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel (in de vorm van specialistische hulp)? 22x Antwoorden

7x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 31

32. Wie zouden u moeten helpen bij de inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel (in de vorm van specialistische hulp)? 22x Antwoorden

7x onbeantwoord

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

College van Gedeputeerde Staten en ambtelijke ondersteuning

Griffie

Fractie-ondersteuning

Overig

Antwoord vraag 32

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Ter afsluiting van het onderdeel inhoudelijke informatievoorziening en/of ondersteuning is de Statenleden middels vraag 33 de mogelijkheid gegeven aanvullende informatie te geven aan de onderzoekers. 33. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de onderzoekers wilt meegeven met betrekking tot de 8 vormen van inhoudelijke informatievoorziening en/of ondersteuning? Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten. 34. Hier volgen enkele stellingen over de ondersteuning waar Provinciale Staten recht op hebben, zoals ambtelijke bijstand, ondersteuning van de griffie en fractieondersteuning. Geef aan in hoeverre u het met de stelling eens bent. 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Antwoord vraag 34

-5

-4

-3

-2

-1

In theorie beslissen Provinciale Staten niet over de benodigde ondersteuning.

1 3,4%

0 0,0%

1 3,4%

4 13,8%

2 6,9%

5 17,2%

7 24,1%

5 17,2%

4 13,8%

In theorie beslissen Provinciale Staten over de benodigde ondersteuning.

In de praktijk heb ik niets te zeggen over de ondersteuning die ik krijg.

2 6,9%

1 3,4%

3 10,3%

2 6,9%

7 24,1%

6 20,7%

3 10,3%

2 6,9%

In de praktijk heb ik volledige zeggenschap over de ondersteuning die ik krijg.

Ik vind het bezwaarlijk als Provinciale Staten investeren in de eigen ondersteuning als daarmee de kwaliteit van het Statenwerk verbetert. De geboden ondersteuning aan beginnende Statenleden is onvoldoende.

1 3,4%

0 0,0%

3 10,3%

0 0,0%

4 13,8%

7 24,1%

8 27,6%

6 20,7%

0 0,0%

3 10,3%

1 3,4%

3 10,3%

2 6,9%

3 10,3%

5 17,2%

3 10,3%

Als Statenlid weet ik niet welke informatie ik nodig heb om een weloverwogen keuze te maken.

0 0,0%

1 3,4%

0 0,0%

1 3,4%

3 10,3%

1 3,4%

11 37,9%

5 17,2%

4 13,8%

3 10,3%

Als ik als Statenlid hulp nodig heb, dan weet ik niet waar ik die kan krijgen. Als Statenlid is het lastig om een helder overzicht te krijgen van besluitvorming die in het verleden heeft plaatsgevonden en welke afwegingen toen een rol hebben gespeeld. Er zijn geen kwaliteitseisen verbonden aan stukken die Statenleden ontvangen. De kwaliteitseisen aan stukken die Statenleden ontvangen worden niet nageleefd.

0 0,0%

2 6,9%

1 3,4%

2 6,9%

7 24,1%

6 20,7%

5 17,2%

1 3,4%

3 10,3%

7 24,1%

3 10,3 %

4 13,8%

3 10,3%

2 6,9%

1 3,4%

2 6,9%

0 0,0%

2 6,9%

0 0,0%

4 13,8%

3 10,3%

2 6,9%

5 17,2%

2 6,9%

4 13,8%

2 6,9%

1 3,4%

0 0,0%

7 24,1%

1 3,4%

2 6,9%

10 34,5%

1 3,4%

5 17,2%

1 3,4%

0 0,0%

1 3,4%

Ik heb geen enkel bezwaar als Provinciale Staten investeren in de eigen ondersteuning als daarmee de kwaliteit van het Statenwerk verbetert. De geboden ondersteuning aan beginnende Statenleden is goed. Als Statenlid weet ik heel goed welke informatie ik nodig heb om een weloverwogen keuze te maken. Als ik als Statenlid hulp nodig heb, dan weet ik precies waar ik die kan krijgen. Als Statenlid kan ik gemakkelijk een helder overzicht krijgen van besluitvorming die in het verleden heeft plaatsgevonden en welke afwegingen toen een rol hebben gespeeld. Er zijn kwaliteitseisen verbonden aan stukken die Statenleden ontvangen. De kwaliteitseisen aan stukken die Statenleden ontvangen worden goed nageleefd.

35. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de onderzoekers wilt meegeven rondom het thema 'ondersteuning'? Ter afsluiting van het onderdeel ‘ondersteuning’ is de Statenleden middels vraag 35 de mogelijkheid gegeven aanvullende informatief te geven aan de onderzoekers. Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.

Onderdeel Statenarchief

36. Hoe vaak maakt u gebruik van het Statenarchief voor de archieffunctie? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 36

ANTWOORDEN

RATIO

Bijna elke dag

6,9%

Ongeveer 2 tot 5 keer per week

6,9%

Ongeveer 1 keer per week

13,8%

Ongeveer 1 keer per twee weken

6,9%

Ongeveer 1 keer per maand

27,6%

Ik maak nooit gebruik van het Statenarchief

37,9%

37. Nu volgen er enkele stellingen over het Statenarchief, geef aan in hoeverre u het met de stelling eens bent. 18x Antwoorden

11x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Antwoord vraag 37

-5

-4

-3

-2

-1

Ik kan helemaal niet snel en eenvoudig relevante informatie vinden tussen alle bewaarde informatie.

1 5,6%

4 22,2%

2 11,1%

4 22,2%

0 0,0%

1 5,6%

4 22,2%

0 0,0%

2 11,1%

0 0,0%

Ik kan heel snel en eenvoudig relevante informatie vinden tussen alle bewaarde informatie.

Ik kan relevante informatie alleen tegen kosten verkrijgen.

0 0,0%

3 16,7%

1 5,6%

2 11,1%

4 22,2%

2 11,1%

6 33,3%

Ik kan de relevante informatie kosteloos verkrijgen.

De informatie is niet direct toegankelijk.

0 0,0%

1 5,6%

3 16,7%

1 5,6%

0 0,0%

4 22,2%

3 16,7%

2 11,1%

1 5,6%

De informatie is direct toegankelijk.

Het is niet helder wat de betekenis is van de informatie binnen het beleidsproces waar het is ontvangen of gemaakt.

0 0,0%

2 11,1%

4 22,2%

2 11,1%

1 5,6%

3 16,7%

0 0,0%

Het is volstrekt helder wat de betekenis is van de informatie binnen het beleidsproces waar het is ontvangen of gemaakt.

De informatie is onbetrouwbaar.

0 0,0%

3 16,7%

4 22,2%

1 5,6%

4 22,2%

3 16,7%

De informatie is betrouwbaar.

Ik kan niet op iedere locatie relevante informatie verkrijgen.

1 5,6%

3 16,7%

1 5,6%

2 11,1%

1 5,6%

5 27,8%

0 0,0%

Ik kan op iedere locatie relevante informatie verkrijgen.

Ter afsluiting van het onderdeel Statenarchief is de Statenleden middels vraag 38 de mogelijkheid gegeven aanvullende informatie te geven aan de onderzoekers. 38. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de onderzoekers wilt meegeven rondom het thema 'Gebruik van het Statenarchief'? Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten. Onderdeel

algemene

vragen

39. Wat is uw naam? De Statenleden is gevraagd hun naam achter te laten. Het enige doel van deze vraag is om de onderzoekers inzicht te verschaffen over wie de enquête heeft ingevuld, zodat er gericht gerappelleerd kon worden. De enquêteresultaten worden in het eindrapport alleen zo gepresenteerd dat de informatie niet tot individuele personen of partijen te herleiden zijn. Medewerkers die zich bezwaard voelden, hadden de kans zich te anonimiseren. 40. Welke politieke partij vertegenwoordigt u? Het doel van deze vraag was om na te kunnen gaan in hoeverre alle partijen vertegenwoordigd zijn in de enquêteresultaten en om onderscheid te kunnen maken in de enquêteresultaten tussen bijvoorbeeld grote en kleine partijen of coalitie- en oppositiepartijen. De enquêteresultaten worden in het eindrapport alleen zo gepresenteerd dat de informatie niet tot individuele personen of partijen te herleiden zijn. 41. Hoeveel jaar heeft u ervaring als volksvertegenwoordiger, bestuurder en/of fractie-ondersteuner binnen het openbaar bestuur? 29x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 41

ANTWOORDEN

RATIO

0 tot 2 jaar

13,8%

2 tot 4 jaar

37,9%

4 tot 6 jaar

6,9%

6 tot 8 jaar

3,4%

8 jaar of meer

37,9%

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

42.

Wat

29x Antwoorden

hoogst

genoten

opleiding?

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 42

ANTWOORDEN

RATIO

Basisonderwijs

0,0%

VMBO

0,0%

HAVO

6,9%

VWO

0,0%

MBO

6,9%

HBO-Bachelor

27,6%

HBO-Master

20,7%

WO-Bachelor

6,9%

WO-Master

31,0%

Doctorsgraad

0,0%

Andere...

0,0%

29x Antwoorden

ANTWOORD 43

0x onbeantwoord

43.

Hoeveel uur besteedt u gemiddeld per week aan het Statenwerk?

ANTWOORDEN

RATIO

0 tot 8 uur

6,9%

9 tot 16 uur

24,1%

17 tot 24 uur

51,7%

25 tot 32 uur

17,2%

32 uur of meer.

0,0%

Hierna de

44. Laat hier uw contactgegevens achter als wij u mogen benaderen voor een interview om verder door te praten over de thematiek van deze enquête. Tot slot is de Statenleden gevraagd hun contactgegevens achter te laten indien de 76

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

onderzoekers ze mogen benaderen om door te praten over deze thematiek. 17 Statenleden hebben hier gehoor aangegeven. Ter afsluiting van de enquête is de Statenleden middels vraag 45 de mogelijkheid gegeven aanvullende informatie te geven aan de onderzoekers. 45. Tot slot, heeft u naar aanleiding van deze enquête nog opmerkingen en/of suggesties? Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Bijlage 3: Beschrijvende statistieken enquête onder PS Tabel 18: Beschrijvende statistieken enquête PS Fryslân

Totaal aantal ingevulde enquêtes Aantal Statenleden in PS Responspercentage Aantal fracties in PS ten tijde van enquête Aantal fracties waarvan minimaal 1 lid de enquête heeft ingevuld Aantal respondenten van coalitiepartijen Aantal respondenten van oppositiepartijen Percentage respondenten van coalitiepartijen Percentage respondenten van oppositiepartijen Aantal respondenten van kleine partijen (3 of minder zetels) Percentage respondenten van kleine partijen (3 of minder zetels)

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Fryslân 28 43 65,1 % 14 13 13 15 46,4 % 53,6 % 13 46,4 %

Bijlage 4: Enquête fractieondersteuners 1. Hieronder volgen twee uitspraken. Geef per uitspraak aan in hoeverre deze op uw individuele situatie van toepassing is (1=helemaal niet van toepassing en 5=helemaal wel van toepassing). 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

Antwoord vraag 1 De werkzaamheden die ik voor de Statenfractie verricht zijn voornamelijk praktisch van aard (bijvoorbeeld plannen van afspraken). ........................................ De werkzaamheden die ik voor de Statenfractie verricht zijn voornamelijk politiek-inhoudelijk van aard (bijvoorbeeld het inhoudelijk voorbereiden van moties of amendementen).

WEET NIET

2. Stelling: "Er is een duidelijk verschil tussen de werkzaamheden die de fractieondersteuning uitvoert voor de Statenfractie, de werkzaamheden die de griffie uitvoert voor de Statenfractie en de werkzaamheden die de ambtelijke organisatie van de provincie uitvoert voor de Statenfractie." 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 2

ANTWOORDEN

RATIO

0,0%

6,7%

46,7%

40,0%

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

3. Geef op een schaal van 1 tot 5 aan in welke mate u de volgende soorten inhoudelijke ondersteuning geeft aan uw Statenleden. Hierbij is 1 'geen ondersteuning' en 5 'veel ondersteuning'. Antwoord vraag 3 Samenvatten en duiden van beleidsinformatie Het bieden van voortgangsinformatie of monitoringsinformatie, waaruit blijkt of beleid werkt. Inhoudelijke informatievoorziening over algemene maatschappelijke ontwikkelingen. Inhoudelijke informatievoorziening over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag. Inhoudelijke informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies. Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario's. Inhoudelijke voorbereiding met betrekking tot woordvoering en het opstellen van moties, amendementen en schriftelijke vragen. Inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische ondersteuning. 15x Antwoorden

WEET NIET

NIET VAN TOEPASSING

0x onbeantwoord

4. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de onderzoekers wilt meegeven rondom het thema 'werkzaamheden en afbakening'? Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

5. Hoe vaak maakt u gebruik van het Statenarchief voor de archieffunctie? 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 5

ANTWOORDEN

RATIO

Bijna iedere dag

33,3%

Ongeveer 2 tot 5 keer per week

20,0%

Ongeveer 1 keer per week

26,7%

Ongeveer 1 keer per 2 weken

13,3%

Ongeveer 1 keer per maand

6,7%

Ik maak nooit gebruik van het Statenarchief

0,0%

6. Nu volgen er enkele stellingen over het Statenarchief, geef aan in hoeverre u het met de stelling eens bent. 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht

Antwoord vraag 6

-5

-4

-3

-2

-1

Ik kan helemaal niet snel 0 0 5 3 en eenvoudig relevante informatie vinden tussen 0,0% 0,0% 33,3% 20,0% alle bewaarde informatie.

0 0,0%

4 26,7%

1 6,7%

0 0,0%

Ik kan heel snel en eenvoudig relevante informatie vinden tussen alle bewaarde informatie.

Ik kan relevante 0 0 informatie niet op iedere 0,0% 0,0% locatie verkrijgen.

1 6,7%

2 13,3%

0 0,0%

2 13,3%

1 6,7%

4 3 26,7% 20,0%

1 6,7%

Ik kan relevante informatie op iedere locatie verkrijgen.

Ik kan relevante 0 0 informatie alleen tegen kosten verkrijgen. 0,0% 0,0%

0 0,0%

1 6,7%

0 0,0%

1 6,7%

1 0 De informatie is niet direct toegankelijk. 6,7% 0,0%

0 0,0%

2 2 6 2 2 De informatie is direct 13,3% 13,3% 40,0% 13,3% 13,3% toegankelijk.

0 0,0%

Het is volstrekt helder wat de betekenis is van de informatie binnen het beleidsproces waar het is ontvangen of gemaakt.

2 7 3 13,3% 46,7% 20,0%

1 6,7%

De informatie is betrouwbaar.

Het is niet helder wat de betekenis is van de 0 0 informatie binnen het beleidsproces waar het is 0,0% 0,0% ontvangen of gemaakt.

1 6,7%

2 13,3%

1 6,7%

3 2 3 3 20,0% 13,3% 20,0% 20,0%

0 0 De informatie is onbetrouwbaar. 0,0% 0,0%

0 0,0%

1 6,7%

Ik kan de relevante 6 7 informatie kosteloos 40,0% 46,7% verkrijgen.

7. Heeft uw fractie een eigen archief? 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 7

ANTWOORDEN

RATIO

93,3%

Nee

6,7%

8. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de onderzoekers wilt meegeven rondom het thema 'gebruik van het Statenarchief'? Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.

9. Wat is uw naam? 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

De fractieondersteuners is gevraagd hun naam achter te laten. Het enige doel van deze vraag is om de onderzoekers inzicht te verschaffen over wie de enquête heeft ingevuld, zodat er gericht gerappelleerd kon worden. De enquêteresultaten worden in het eindrapport alleen zo gepresenteerd dat de informatie niet tot individuele personen of partijen te herleiden zijn. Medewerkers die zich bezwaard voelden, hadden de kans zich te anonimiseren.

10. Welke politieke partij vertegenwoordigt u? Het doel van deze vraag was om na te kunnen gaan in hoeverre alle partijen vertegenwoordigd zijn in de enquêteresultaten en om onderscheid te kunnen maken in de enquêteresultaten tussen bijvoorbeeld grote en kleine partijen of coalitie- en oppositiepartijen. De enquêteresultaten worden in het eindrapport alleen zo gepresenteerd dat de informatie niet tot individuele personen of partijen te herleiden zijn.

11. Hoeveel jaar werkt u als fractie-ondersteuner? 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 11

ANTWOORDEN

RATIO

Minder dan 1 jaar

0,0%

1 tot 3 jaar

33,3%

3 tot 7 jaar

46,7%

7 tot 12 jaar

6,7%

12 jaar of meer

13,3%

12. Stelling: "Ik verwacht later vanuit de fractie-ondersteuning door te stromen naar de positie van Statenlid voor dezelfde partij." (1=helemaal niet mee eens, 5=helemaal mee eens) 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 12

ANTWOORDEN

RATIO

53,3%

20,0%

6,7%

0,0%

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Rapport <Ondertitel>

13. Wat is uw hoogst genoten opleiding? 15x Antwoorden

0x onbeantwoord

ANTWOORD VRAAG 13

ANTWOORDEN

RATIO

Basisonderwijs

0,0%

VMBO

0,0%

HAVO

0,0%

VWO

0,0%

MBO

6,7%

HBO-Bachelor

26,7%

HBO-Master

13,3%

WO-Bachelor

6,7%

WO-Master

46,7%

Doctorsgraad

0,0%

14. Laat hier uw contactgegevens achter als wij u mogen benaderen voor een interview om verder door te praten over de thematiek van deze enquête. Tot slot is de fractieondersteuners gevraagd hun contactgegevens achter te laten indien de onderzoekers ze mogen benaderen om door te praten over deze thematiek. 9 fractieondersteuners hebben hier gehoor aangegeven. 15. Tot slot, heeft u naar aanleiding van deze enquête nog opmerkingen of suggesties? Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Rapport <Ondertitel>

Bijlage 5: Beschrijvende statistieken enquête fractieondersteuning Tabel 19: Beschrijvende statistieken enquête fractieondersteuning Statenfracties Fryslân

Totaal aantal ingevulde enquêtes Aantal fractiemedewerkers Statenfracties Fryslân Responspercentage Aantal respondenten van coalitiepartijen Aantal respondenten van oppositiepartijen Percentage respondenten van coalitiepartijen Percentage respondenten van oppositiepartijen Aantal respondenten van kleine partijen (3 of minder zetels) Percentage respondenten van kleine partijen (3 of minder zetels)

Eindrapport Fryslân Institutioneel Geheugen – Rapport <Ondertitel>

Fryslân 15 22 68,2 % 5 10 33,3 % 66,7 % 5 33,3 %

Bijlage 6: Doelstellingen griffie In het Griffieplan 2019-2023 heeft de griffie drie doelstellingen, of sporen, geformuleerd. Spoor 1 luidt: “We zorgen er voor dat Provinciale Staten als geheel, de leden van Provinciale Staten individueel en de voorzitter van Provinciale Staten in het bijzonder hun werk adequaat kunnen uitvoeren. We volgen nieuwe ontwikkelingen en informeren Provinciale Staten hierover.” Om dit spoor concreet te maken, heeft de griffie zeven punten geformuleerd: ▪ De griffie zorgt ervoor dat de informatie voor Statenleden volledig is en op het afgesproken moment op de afgesproken plaats beschikbaar is; ▪ De griffie zorgt dat de procedures duidelijk zijn. Statenleden weten hoe vergaderingen verlopen en hoe zij optimaal gebruik kunnen maken van de middelen en rechten die ze hebben; ▪ De griffie zorgt dat Statenleden met behulp van opleidingen hun werk goed kunnen doen; ▪ De griffie geeft gevraagd en ongevraagd advies over behandelvoorstellen, de inhoud van moties of de inzet van instrumenten; ▪ De griffie zorgt ervoor dat facilitaire zaken rondom Statenvergaderingen en andere Statenbijeenkomsten goed geregeld zijn; ▪ De griffie onderhoudt goed contact met Statenleden om zo scherp te zijn op signalen over de dienstverlening en te polsen waar zij behoefte aan hebben; ▪ De griffie stelt de Staten in staat om proactiever te worden en meer kaderstellend te zijn.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Meppel&id=39f25c8c-56a9-4532-803d-722217c8a60e