A10b BHIC - Begroting 2025 - vastgesteld en getekend 050724 (geanonimiseerd)
Tekst van het document
BRABANTS HISTORISCH INFORAAfflE CENTRUM
BEGROTING 2025
Brabants Historisch Informatie Centrum
's-Hertogenbosch,5juli 2024
INHOUDSOPGAVE BEGROTING 2025
Programmaplan l. Doelstellingen en werkplan
3
2.
Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
6
3. 4.
Overzicht baten en lasten Begroot resultaat en wijzigingen
7
Paragrafen l.
2. 3.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering
4. 5.
Verbonden partijen
6.
Organisatiegegevens
7.
Besluit Dagelijks bestuur Besluit Algemeen bestuur
8.
III
Bedrijfsvoering
Financiëleb egroting l. Geprognosticeerde balans per 31 december 2024-2028 2. Exploitatiebegroting 2025 3. Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028 4. Toelichting Exploitatiebegroting 2025 5. Meerjarenbegroting 2026-2028 6. Toelichting Meerjarenbegroting 2026 - 2028 7. Overzicht structureel begrotingssaldo
8
11 12 13 15 16 17 18 18
19 20 21 28 34 35 37
l Programmaplan 1. 1 Doelstellingen en werkplan Inleiding
Het BHICi s een gemeenschappelijke regeling (GR), per l januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchiefi n Noord-Brabante n de Streekarchieven Brabant-Noordooste n LangsA a & Dommel. De huidiged eelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Ministervan Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethoudersv an de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Land van Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestel en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappenA a en Maase n De Dommel. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft per l januari 2022 met het BHIC een (nieuwe) dienstverleningsovereenkomst
afgesloten. De looptijd bedraagt 10j aar, waarvan 6 jaar vast en 2 verlengingsoptiesv an 2 jaar. Wijziging gemeenschappelijke regeling, nieuwe Archiefwet en uittreding Rijk De aanleiding voor het wijzigen van onze gemeenschappelijke regeling is tweeledig. Enerzijds zijn er de
wijzigingend ie voortvloeien uit de gewijzigdeW et gemeenschappelijke regelingen. Anderzijdsi s er de nieuwe Archiefwet 2021, die naar verwachting per l januari 2026 van kracht wordt. De invoering van de nieuweA rchiefwet leidt ertoe dat de Ministerv an OCW uittreedt uit de gemeenschappelijke regelingv an het BHIC. Hetzelfde geldt voor de andere Regionale Historische Centra (RHC's) in Nederland. Met het Rijk zijn afspraken vastgelegd over de papieren rijksarchieven en deze blijven bij het BHIC ondergebracht. Dit wordt via een delegatiebesluite n een specifieke uitkeringg eregeld. Daarnaasti s op l februari 2024 een bestuursconvenant getekend door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de RHC's over de samenwerking. Binnen deze nieuwe samenwerkingsvorm blijft het Rijk langdurig inhoudelijk en financieel betrokken bij de 11 RHC's. Het Rijk heeft aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners.
De wijzigingv an onze gemeenschappelijke regeling zal naarv erwachtingo p l januari 2025 in werking treden en wijkt afv an de planningv an de andere GR-en in de regio. Het doorvoeren van de wijzigingeni n de Wet gemeenschappelijke regelingen en later de wijzigingeni n de Archiefwet, zou er toe leiden dat de wijzigingsproceduret weemaal kort na elkaar moet worden doorlopen en dat is ongewenst. Het Rijk heeft daaropa angegevend at het in dezes pecifieke situatie mogelijk is voor de RHC's om de inwerkingtredingsdatum van de wijzigingen als gevolg van de wetswijziging van de Wet
gemeenschappelijke regelingen te verschuiven naar l januari 2025. Op die manier hoeft de wijzigingsprocedure slechts éénmaal te worden doorlopen. Begin december 2023 is het wijzigingsbesluit van de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum aan de deelnemers aangeboden en is hen gevraagd een eventuele zienswijze uiterlijk 31 maart 2024 in te dienen. Gevol
en voor
be rotin
2025
De begroting 2025 is opgesteld in de lijn van begroting 2024. De aanstaandea anpassingv an de gemeenschappelijke regeling en de financieringswijzei s hierin nog niet verwerkt. Er is afgesproken met het Ministerie van OCWd at de ingangsdatumv an de nieuwe Archiefwete n het starten van de specifieke uitkering van Rijk, dezelfde zal zijn. Oftewel, zolang de nieuwe Archiefwet niet is ingegaan blijft de huidigef inancieringd oor het Ministerie van OCWv an kracht. Dit is dan de lumpsum financieringv an het Rijk als deelnemerv an de gemeenschappelijke regeling BHIC. Er kan dus geen hiaat in de financiering ontstaan.
Doelstelling
Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen
In het nieuwe beleidsplan " (Ook) Ons Brabant " voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komendej aren geformuleerd en wordtv oortgegaano p de ingezettew eg. Bij de positioneringv an het BHIC tonen zich de twee gezichten:e nerzijds is het BHICe en archiefd at de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstellingd ie inhoudg eefta and e maatschappelijkeo pgave. Dezeo pgave heeftg een uitzetting van de begroting tot gevolg.
Binnen de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC 'op goede, geordende en toegankelijke wijze' zo'n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. Binnen de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHICd e historische informatie en beleving op dusdanigew ijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. Het BHIC heeft de volgende ambities: Wij beschikken over een eigen digitaal, duurzaam depot Wij zijn het Genealogisch Centrum van Brabant
Wij zijn het foto- en filmgeheugen van Brabant Wij schrijven Brabantse Geschiedenis Wij verwelkomen een breder publiek Actualisering inwoneraantallen De bijdragen van de regiopartners zijn t/m 2024 steeds gebaseerd op de inwoneraantallen van 20 jaar geleden, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. In de bestuursvergadering van 31 maart 2023, gehoord hebben de portefeuillehouders, is besloten vanaf 1-1-2025 uit te gaan van nieuwe inwoneraantallen. E-depotvoorziening
Het BHIC heeft een eigen e-depotvoorzieningv oor haard eelnemers. In 2022 heeft het bestuure en besluit genomen over de bekostigingv an de e-depotvoorziening, nodig voor het uitvoeren van deze nieuwew ettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt. Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld, beginnend met 0 ,25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar 0 ,45 in 2025, 0 ,65 in 2026 en 0,85 per inwoner in
2027. Vanaf2 028 wordt de bijdraget oegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanafd anj aarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorzieningz ijn tot en met 2026 hogerd an de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorzieningz ullen gedekt worden uit de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves.
Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten en deze loopt voor onbepaaldet ijd door. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Naar verwachting treedt per l januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel in
werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening aft e nemen van het RVB. De jaren 2022, 2023 en 2024 gelden als overgangsjaren. Deze periode wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. Eind 2021 zijn OCW en RVB gestart met de vormgeving van het
definitieve stelsel.
Voor De Citadel ise en meerjarigo nderhouds-e n instandhoudingsplanv oor de komende 30j aaro pgesteld. Bij het vormgeven van het onderhoud en de instandhouding, maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant. Verduurzamin
Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk. Verduurzaming van het gebouw is niet eenvoudig, enerzijdsv anwege de monumentale status en anderzijdsv anwege het feit dat wij huurder zijn. Dat wil niet zeggen, dat wij hieraang een aandachtb esteden. Integendeel, waarm ogelijk doen wij aanpassingen en maken wij gebruik van de kennis en expertise van bijvoorbeeld het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant.
In 2022 hebben we onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen door een EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) op te laten stellen. De doelstelling hiervan is te onderzoeken of we ons gebouw met een verbeterd installatieconcept zo optimaal mogelijk kunnen verduurzamen en ons energieverbruik verder kunnen reduceren. Er zijn 6 aanbevelingen gedaan en globaal doorgerekend. De volgende stap was deze uit te werken, waarbij we ons bij de prioritering richten op hetgeen snel te realiseren is. Bij de verduurzamingsmaatregelenw orden genoemd: bijstellen stooklijnen, LED-verlichting, ventilatie, infiltratie, HR++glas en warmtepomp. In 2023 zijn we gestart met de uitvoering. Verbouwin
voormali
restauratieatelier
Er zijn verkennende gesprekken met Erfgoed Brabant, als nieuwe huurder van het voormalige restauratieatelierv an het BHIC. Daartoe wordt dit bijgebouwv erbouwd en krijgt het een kantoorfunctie. Volgens de meest recente planning wordt de verbouwing gestart in de 2e helft van 2024 en wordt de oplevering begin 2025 verwacht. Werkplan 2025 Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2025- naast de reguliere activiteiten -veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit digitale duurzame depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (bom digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digitai
documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het edepot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellanget ermijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e. d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën.
Voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaark omen. Het gaat hierom digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e. d. Het BHIC groeit verder uit tot hét genealogisch centrum van Brabant.
Een andere belangrijke invulling van de maatschappelijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto's en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. Particulieren, organisatiese n instellingen melden zich inmiddels met beeldmateriaal, waarbij we strenge criteria hanteren bij acquisitie en selectie. Daardoorw orden er ook collecties beleefd geweigerd, ten behoeve van een evenwichtige samenstelling van de collectie. Zo wordt het aantal opgenomen familiefilms relatief minder, en wordt het aandeel van films gemaakt door o. a. amateurfilmclubs relatief groter. Dit zijn grotere collecties, vaak 'professioneler' gemaakt, met eerder gebeurtenissen in stad of dorp, in plaats van in de familie of bij toeval. Voorh et schrijven van Brabantseg eschiedenisb rengenw e aand e handv an inmiddelsr uim 10. 000 verhalen Brabant in beeld. Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven, zoals met Protest in Brabant. Daarmee willen we de meerstemmigheid en diversiteit van onze archieven bevorderen. We kiezen daarin
steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo
schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o. a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2025 zal deze reeks worden voortgezet. Ook willen we verder met de dagboeken van De Quay. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. Voor het verwelkomen van een breder publiek wordt het terrein van De Citadel meer ingezet.
Daartoe zijn er verkennende gesprekken met Erfgoed Brabant, als mogelijke nieuwe huurder van het voormalige restauratieatelier van het BHIC. Een huurder die zich, net als het BHIC, richt op expertise binnen het erfgoed. Dit zou van toegevoegde waarde kunnen zijn, om de Citadel nog meer de historische context te geven die het in potentie al heeft. De ingebruikname is
gepland in 2025. Naast de andere verhalen willen we verder onze digitale dienstverlening en vindbaarheid optimaliseren, zodat dit een breder publiek bereikt.
1. 2 Besluit begrotinge n verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is ingevoerd in 2004. Het BBV beoogt met de begroting- en verantwoordingstukken in de uiteenlopende informatiebehoeftenv an de verschillende
belanghebbenden
te voorzien. Het BBV is ook van toepassing op gemeenschappelijke
regelingen, al zijn niet alle bepalingen relevant. De bepalingen die (deels) wel relevant zijn voor het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) zijn: het hanteren van een aantal financiële kengetallen; beter inzicht in het EMU-saldo; de verwerking van rentelasten en rentebaten; beter inzicht in de kosten van overhead; verantwoording eventuele vennootschapsbelastingplicht;
het opnemen van een geprognosticeerde begin-en eindbalans. De financiële kengetallen en het EMU-saldo zijn opgenomen bij paragraaf 11. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De verwerking van rentelasten en rentebaten is opgenomen bij paragraaf 11. 3 Financiering. De kosten van overhead en de stand van zaken betreffende de vennootschapsbelasting worden nader toegelicht bij paragraaf 1. 3 Overzicht baten en lasten. In de financiële begroting is bij paragraaf1 11. 1 de geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor de komende 5 jaren met een nadere toelichting bij paragraaf 111. 3.
1. 3 Overzicht baten
en
lasten
Onderdeelv an het programmaplan is een overzichtv an de algemene dekkingsmiddelen,e en overzichtv an de kosten van overhead, het bedrag voor de heffingv oor de vennootschapsbelastinge n het bedragv oor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit: 2025
Historische archieven l) Algemene dekkingsmiddelen 2)
Baten
Lasten
Saldo
1. 067. 900 5. 935. 600
5. 719. 000 O
-4. 651. 100 5. 935. 600
O
1. 462. 300
-1. 462. 300
O O 7. 181. 300 125. 000 7. 306. 300
O O -177. 800 177. 800 0
Overhead 3) Heffing VPB4) Bedrag onvoorzien Saldo van baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves Resultaat l)
2)
O O 7. 003. 500 302. 800 7. 306. 300
Historische archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5. 4 Musea. Al emene dekkin smiddelen
Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen.
3)
Overhead Leidraad voor de berekening van de overhead is de " Notitie overhead " van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken. Communicatie en Managementondersteuning tot overhead gerekend.
4)
Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uiteindelijk uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.
1. 4. Begroot resultaat en wijzigingen De begroting 2025 en de meerjarenbegroting 2026-2028z ijn structureel sluitend. De onderstaandet abel geeft een gecomprimeerde weergave van de exploitatiebegroting2 024 en 2025 en de verschillen. Begroting
Begroting
Verschil
2024
2025
2024-2025
Totaal baten
3. 124. 800 2. 230. 400 695. 900 299. 100 6. 350. 200
3. 454. 100 2. 481. 500 729. 900 338. 000 7. 003. 500
329. 300 251. 100 34. 000 38. 900 653. 300
4. 185. 800
Totaal lasten
3. 772. 500 1. 404. 100 268. 300 252. 600 507. 300 274. 500 14. 900 6. 494. 200
1. 602. 900 297. 200 291. 300 556. 100 287. 400 -39. 400 7. 181. 300
413. 300 198. 800 28. 900 38. 700 48. 800 12. 900 -54. 300 687. 100
Totaal saldo van baten en lasten
-144. 000
-177. 800
-33. 800
-150. 000 294. 000
-125. 000 302. 800
25. 000 8. 800
Baten
Bijdrage Ministerie OCW 2 Bijdrage Gemeenten en waterschappen 3 Dienstverlening Provincie Noord-Brabant 4 Overige bedrijfsopbrengsten l
Lasten
5
Personeelskosten 6 Huisvestingskosten 7 Organisatiekosten
8 Afschrijvingen 9 Collectiebeheer 10 Publieksbereik 11 Financieringskosten
Mutaties reserves 12 Toevoegingen
reserves
13 Onttrekkingen reserves Gerealiseerde resultaat
Het begrote resultaat in een begroting wordt beïnvloed door wettelijke wijzigingen, gemaakte keuzes, besluiten en natuurlijk diverse aannamesd ie gedaanw orden bij het opstellen van de begroting. De belangrijkste wijzigingeni n deze begrotingt en opzichte van het voorgaandej aar zijn:
genomen
l. Bi'dra e Ministerie OCW toename
329. 300
Het verschil tussen het voorlopige en definitieve indexeringsbedragv oor loon-en prijsontwikkeling 2023 2024 bedraagt 198. 400. De opgenomen loon-en prijsindexatie 2025 van 4,0% verhoogt de rijksbijdrage met 130. 900.
en
2. Bi'dra e Gemeenten en waterscha
en
toename
251. 100
De opgenomen loon-en prijsindexatie van 6,8% (4,0% voor 2025 + 2,8% correctie 2023) verhoogt de bijdrage met 151. 200. Een negatief effect van 6. 800 betreft de daling van de (toegerekende) uittredingsbijdrage van de gemeente Haaren. Daarnaast is er een toename van 106. 700 voor de bekostigingv an de e-depotvoorziening,c onform het groeimodel ( 0,20 per inwoner in 2025).
3. Dienstverlenin Provincie Noord-Brabant toename 34. 000 De opgenomen loon-en prijsindexatie van 4,0% verhoogt de bijdrage met
28. 100. Het verschil tussen het voorlopige en definitieve indexeringsbedrag2 023 en 2024 bedraagt 5 900. J aarlijksw ordt de afgesprokenv ergoedingg eïndexeerd conform het cijfer van het Centraal Economisch Plan (CEP)v an het Centraal Planbureau (CPB). Hierbij wordt de prijsindexatie materiëleo verheidsconsumptie (Imoc) toegepast, waarbij het gemiddelde wordt genomen van de 4 opgenomenj aren (t-2 t/m t+1). .
4. Overi
e bedri'fso
bren sten toename
38. 900
Naar verwachting start in de 2e helft van 2024 de verbouwing van het voormalige restauratieatelier, de oplevering wordt begin 2025 verwacht. De beoogde huurder van dit bijgebouw is Erfgoed Brabant. Tegenover de verbouwingskosten (zie afschrijvingen in de exploitatie) staan huuropbrengsten. Op de locatie in Grave verhuren we momenteel de begane grond en de insteek is dit structureel te gaan doen. De huuropbrengsten (en te leveren dienstverlening als servicekosten) zijn door deze ontwikkelingen toegenomen met 29. 900. De begrote overige bedrijfsopbrengsten stijgen verder nog met 9 000, met .
name vanwege meer depotverhuur en dienstverlening.
5. Personeelskosten (toename
413. 300
De salariskosten stijgen flink door structurele CAO-verhogingen. Door gemaakte afspraken met terugwerkende kracht worden we geconfronteerd met extra lasten. Een hogere procentuele verhoging (4% i. p. v. 3% begroot) betekent 22. 800 extra salariskosten. Voor 2025 is uitgegaan van een salarisverhoging van 4% per l januari 2025, kosten 91. 600. Dan is er een toename van 50. 300 in verband met de kosten van de e-depotvoorziening, conform het groeimodel. Door met name periodieken stijgen de kosten met 35. 800. Voor een tijdelijke medewerker is een bedrag begroot van 55. 100, welke kosten ten laste worden gebracht van de bestemmingsreserve publieksfunctie. Het effect van de hierboven genoemde stijgingen werkt ook weer door naar de daarvan afhankelijke salaristoeslagen, zoals bijvoorbeeld IKB (Individueel Keuze Budget), een bedrag van 61. 800. Door de hogere salariskosten stijgen ook de pensioenpremies met 31. 900 en de sociale lasten met 53. 900. De sociale lasten stijgen naar verhouding ook meer door de verhoging van het maximum
bijdrageloon met 7%. De kosten voor personeel niet in loondienst nemen met 5 800 af, met name door minder begrote externe kosten voor technisch beheer. De andere personeelskosten nemen met 15. 900 toe. Deze stijging wordt naast prijsverhogingen veroorzaakt door hogere kosten voor .
duurzame inzetbaarheid
van
medewerkers.
6. Huisvestin skosten toename 198. 800 De huurkosten en de zakelijke lasten stijgen met 27. 100. De toevoegingen aan de voorzieningen onderhoud en instandhouding, kosten klein onderhoud en verduurzaming van beide panden nemen toe met 123. 000, vooral vanwege de sterk gestegen prijzen in de bouwsector. De begrote energiekosten stijgen met 46. 900 en de overige huisvestingskosten met 1. 800. 7. 0r anisatiekosten toename 28. 900 De kantoorkosten (telefonie, dataverbindingen) stijgen met 6. 100 en advies-en administratiekosten met 3. 300. De automatiseringskosten nemen toe met 11. 600, zowel met betrekking tot hardwareals softwarecontracten. De overige organisatiekosten stijgen met 7. 900. 8. Afschri'vin en toename 38. 700 De afschrijvingen van verbouwingen en de bedrijfsinstallaties nemen toe vanwege de geplande verbouwing van het voormalig restauratieatelier en aanpassingen van de depotinstallaties in Grave (totaal 50. 100). De afschrijving op software stijgt vanwege de vernieuwing van de website in 2024/2025 en de overige afschrijvingen dalen, per saldo met 11. 400).
9. Collectiebeheer
toename
48. 800
De internet-, cloud- en hostingsdiensten stijgen met 3 2. 300, met name als gevolg van toenemende opslagkosten van onze digitale collectie (neemt jaarlijks toe door de service scannen op verzoek). Daarnaast door de toename van data binnen de e-depotvoorziening. Voor 2025 wordt een migratie voorzien van Preservica-CEP versie naar Preservica-EPC. Voor de begeleiding en nadere uitwerking van de BIO/ NIS2i s een bedragv an 1 1. 500 begroot. Dan zijn er nog de kosten voor de inhuurv an derden voor onderhoud en ontwikkeling, deze stijgen met 3. 500. De overige collectiekosten stijgen maar beperkt met 1. 500. 10. Publieksbereik
toename
12. 900
Ook bij het publieksbereikz ien we stijgende internet-, cloud- en hostingsdiensten ( 8. 700). De post inhuurd erden neemt toe met 4 500. De overige kosten, zoalsv oor de studiezaal, publiciteit en promotie, dalen met 300. .
11. Financierin
skosten
afname
De rentelasten dalen met
54. 300
4 500 vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen. De afname .
van de kosten, is met name te danken aan het begroten van een rentevergoeding van het Ministerie van Financiën. O verd e middelen, die volgensd e Regelings chatkistbankierend ecentrale overheden bij het Rijk
moeten worden aangehouden, wordt inmiddels een rentevergoeding uitgekeerd. Het te begrote bedrag voor rentebaten is verhoogd met 49. 800. 12. Toevoe in
en reserves
afname
25. 000
Er is alleen nog een toevoeging aan de bestemmingsreserve E-depot ( 125. 000). Door het groeimodel van de bekostiging, zijn de kosten van de e-depotvoorzieningt ot en met 2026 hoger dan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorziening worden in deze periode gedekt door het inzetten van de bestemmingsreserve E-depot. 13. Onttrekkin en reserves toename 8. 800 Er wordt in totaal 8. 800 meer onttrokken aan de bestemmingsreserves.
De onttrekking aan de
bestemmingsreserve E-depot bedraagt 1 70. 500 en zal verder verminderen. Voor een tijdelijke medewerker is een bedrag begroot van 8 5. 300 (inclusief premies en sociale lasten), welke kosten ten laste worden gebracht van de bestemmingsreserve publieksfunctie. De onttrekkingen aan de overige bestemmingsreserves bedragen in totaal 47. 000.
Voor een nadere toelichting op de exploitatiebegroting wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf4
.
10
II Paragrafen 11. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in staat is middelen vrij te maken om substantiëlef inanciëlet egenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in het vermogen van het BHICo m risico's op te vangen die niet in de begroting zijn verwerkt. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenisv an materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.
Het BHIC heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het BHIC de gemeentelijke informatiehuishoudingenv an de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het BHIC is er voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en dew aterschappeno pgedragent aken. V oord e bekostigingv an de uitvoeringv an dezet aken is het BHIC nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
Soort risico Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau Wijzigingi n de hoogte van de bijdrage door de deelnemers Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling
Risico-
Risico-
Risico-
bedrag 57. 000
factor 10% 20% 10% 10% 10% 10% 10% 20% 20% 20%
waarde 5. 700
Totaal
413. 000
593. 000 57. 000 114. 000 114. 000 208. 000 242. 000 237. 000 729. 000 110. 000
CAO aanpassingen Wachtgeldv erplichtingen Verhogingen huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW Boekwaarde pand Grave is lager dan de vastgestelde WOZ-waarde Contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar Wijzigingi n de hoogte van de bijdrage via DVO's Geen volledige dekking van de kosten van het E-depot
118. 600 5. 700 11. 400 11. 400 20. 800 24. 200 47. 400 145. 800 22. 000
Het begroot weerstandsvermogen
bedraagt ultimo 2028 433. 000. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke vastgesteld.
bijdragen
mag
bedragen,
tenzij door
Begroting Weerstandsvermogen Stand per 31 december
hen gezamenlijk
Begroting
een
Begroting
ander percentage
wordt
Begroting
Begroting
2024 433. 000
2025 433. 000
2026 433. 000
2027 433. 000
2028 433. 000
8,1%
7,3%
7,2%
7,1%
7,1%
Algemene reserve in procenten van de
(deelnemers)bijdragen
11
EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er op basis van de huidige begroting, in EMU-termen, een overschot is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt: Begroting EMU-saldo
2024 481. 000
Begroting
2025 -393. 000
Begroting
Begroting
2026 551. 000
Begroting
2027 946. 000
2028 641. 000
Ken etallen
Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordelingv an de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie inzichtelijkert e maken. De ontwikkelingv an de kengetallen is als volgt:
Kengetal Netto schuldquote* Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024 0% 23% 0%
2025 0% 19% 0%
2026 0% 18% 0%
2027 0% 17% 0%
2028 0% 17% 0%
Netto schuld uote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op norm van maximaal
de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.
Solvabiliteitsratio
Dit kengetal geeft inzichti n de mate waarind e gemeenschappelijke regeling in staat is aan haarf inanciële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van
het balanstotaal. De Verenigingv an Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele ex loitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter.
11. 2 Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst). Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC. Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds-e n instan dhoudingsplanv oor de komende 30j aar (DeC itadel), resp. 15j aar (Grave) opgesteld.
12
11. 3 Financiering Treasu beleid Door het bestuur is een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is dat ten aanzien van het financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen wordt omgegaan. Het is niet toegestaan, zonderv oorafgaandet oestemming van het algemeen bestuur, leningen
af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema In de " Notitie rente 2023 " van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en
rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begrotinge n dej aarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat inzicht geeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Voor het begrotingsjaarg eeft dit het volgende beeld: Renteschema 2025 a.
De externe rentelasten over de korte en lange financiering
b.
De externe rentebaten Scf/c/o rentelasten
en
-39. 400
rentebaten
De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend
-/-
De rente van projectfinanciering die aan het betreffende c2. taakveld moet worden toegerekend
-/-
cl.
39. 000 78. 400
+/+ -/-
De rentebatevan doorverst rekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die
c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend
+/+ -o
-39. 400
Aan taakvelden toe te rekenen externe rente
dl. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen
+/+ +/+
e.
Totaal geraamde aan taakvelden toe te rekenen rente De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Verwacht Renteresultaat
o
o o
-39. 400 -/-
o
-39. 400
het taakveld Treasu
Schatkistbankieren In de begrotingsperiode zullen overtollige liquide middelen, voor zover niet nodig als werkkapitaal, op een
spaarrekening bij de huisbankier worden uitgezet. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht een deel van hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. In de begrotingsperiode wordt naar verwachting voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt ten tijde van de begrotingsopstelling 1. 000. 000. Kas eldlimiet en renterisiconorm De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en begrotingsperiode niet worden overschreden.
renterisiconorm
zullen
naar
verwachting
in
de
13
Kasstroomoverzicht
In de toelichting op de begroting is een geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor het begrotingsjaar en de drie jaren daaropvolgend. Hiermee wordt inzicht verkregen in de ontwikkeling van de financieringsbehoefte voor de komende jaren. Ter nadere toelichting is onderstaand een kasstroomoverzichto pgesteld volgens de indirecte methode. Deg eldmiddelen in het kasstroom-o verzicht bestaan uit de liquide middelen. bedragen x
1. 000
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
2027
2028 O
Resultaat
0
0
0
0
-afschrijvingen
253
291
mutaties reserves/fondsen
-145
291 -62
291
-
291 -178
-
mutaties voorzieningen
177
259
314
337
405
voorraden
o
o
o
o
o
vorderingen overlopende activa
o
o
o
o
o
3
o
o
o
o
vlottende schulden
o
o
o
o
o
overlopende passiva
-5
o
o
o
o
283
372
543
628
696
-868
-943
-55
-55
-868
-943
-55 -55
-55
-55
o
o
o
o
o
-110
-110
-110
-80
-80
o
o
o
o
o
-110
-110
-110
-80
-80
Mutatie geldmiddelen
-695
-681
378
493
561
Saldol januari
4. 434
3. 739
3. 058
3. 436
3. 930
Mutatie
Saldo 31 december
-695 3. 739
-681 3. 058
378 3. 436
493 3. 930
4. 491
Kassen Rekening-courantb ank Spaarrekeningenb ank Schatkistbankieren Saldo 31 december
l 260 1 3. 477 3. 739
l 260 1 2. 796 3. 058
l 260 1 3. 174 3. 436
l 260 1 3. 668 3. 930
l 260 l 4. 229 4. 491
Kasstroom operationele activiteiten Aan assin en voor:
Veranderin
en in werkka
itaal:
Totaal
Kasstroom investeringsactiviteiten Investeringen in vaste activa Totaal
Kasstroom financieringsactiviteiten Nieuw opgenomen leningen Aflossing langlopende schulden Overige mutaties eigen vermogen Totaal
Saldo geldmiddelen
561
Specificatie geldmiddelen
Naar verwachting hoeft in de begrotingsperiode 2024-2028 geen aanvullende lening te worden afgesloten om de investeringen te financieren.
14
11. 4 Bedrijfsvoering Al
emeen
en
da eli'ks bestuur
De beoordelinge n sturing van de door het BHICt e bereiken effecten is in eerste instantie een taakv an het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke
regelingen. Het algemeen bestuur
-
waarvan een deel tevens als dagelijks
bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezen door de gemeenten en waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
Huisvestin
Het gebouw in 's-Hertogenbosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuw huurcontract en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Het gebouw in Grave is in eigendom.
Deor anisatie Het Brabants Historisch Informatie Centrum Middelen) en is onderverdeeld in clusters.
kent
drie afdelingen
(Publiekstaken,
Archieftaken
en
Het cluster Klantenservice ontvangt en distribueert vragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de diverse clusters. Daarnaasto ntvangt en verwijst het bezoekers door naar andere clusters.
De toegankelijke originelen kunnen in de studiezaal door het publiek worden geraadpleegd. Het cluster Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Deze dienstverlening wordt steeds meer digitaal door de service scanningo p verzoek.
Het cluster ICT/Facilitairo ndersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en het cluster verzorgt daarnaast het technisch gebouwenbeheer. Het Projectenbureau is verantwoordelijk voor de productontwikkeling, zoals het uitwerken van historische thema's en projecten. Daarnaast draagt het zorg voor optimalisering van diverse werkprocessen. Het cluster Inhoudelijk-en materieel beheer zorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie, voor conservering en restauratie van de analoge archieven. Het cluster Relatiebeheer/Inspectie/E-depot voert inspecties uit en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragers, zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster is de schakel tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren en richt zich op de ontwikkeling en implementatie van het E-depot. Het cluster Middelen ondersteunt de werkprocessen van alle clusters op het gebied van organisatie, huisvesting, financiën en personeel.
15
Het organigram van het Brabants Historisch InformatieC entrum geeft het volgende beeld:
Directie
Ondernemingsraad
Middelen
Vertrouwenspersoon
Archieftaken
Publiekstaken
Projecten bureau
Klantenservice
Studiezaal
ICT/ Facilitair
Inhoudelijk -
en
materieel beheer
Relatiebeheer/
Inspectie/ Edepot
Maatscha eli'k verantwoord ondernemen Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.
IS026000i s een internationale richtlijn die maatschappelijkv erantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHIC onderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit.
11. 5 Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haarv erplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezigb ij zeggenschap, hetzij uit hoofdev an vertegenwoordigingi n het bestuur hetzij uit hoofdev an stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging van
Eigenaren Zuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatie Mooiland Maasland vertegenwoordigd. Deze vereniging is opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpanda an de Arnoud van Gelderweg in Grave.
16
Vereniging
Vestigingsplaats Bijdrage aan doelstelling
Eigenaren Zuid-Ooster Grave van Gelderweg 69-73. ten behoeve van het behouden, bewerken Huisvesting van
Grave, Arnoud |
archiefbescheiden
Openbaar belang Het belang van het BHIC
Ten
en
onderhoud
Gemeente Grave
Omvang
van
Omvang
van
benutten
van
voor
van
het
39%
Mooiland Maasland
en
Er is geen
eigen vermogen begrotingsperiode naar verwachting ook
niet zijn.
het vreemd
Er is geen vreemd
aan
en
vermogen
dit zal er
en
dit zal
aan
er
50%.
voor
het einde
van
het einde
de
van
de
begrotingsperiode verwachting zijn. Het jaarlijkse resultaat in de begrotingsperiode bedraagt € 0. Het aandeel van het BHIC in een positief of negatief resultaat bedraagt 11% en wordt jaarlijks afgerekend. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie
vermogen Financieel resultaat
ook niet
naar
zonder saldo.
11.6
Organisatiegegevens
Statutaire
: Brabants
naam
Vestigingsplaats:
Historisch Informatie Centrum
‘s-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens ‘s-Hertogenbosch, Grave
Rechtsvorm
Locaties:
de Wet
gemeenschappelijke Regelingen
Doelstellingen Het behouden,
bewerken
rijksarchiefbewaarplaats deelnemende
gemeenten
Samenstelling directie De directie werd gevoerd
en
benutten
van
de archiefbescheiden opgenomen in de en de archiefbewaarplaatsen
in de Provincie Noord-Brabant en
van
de
waterschappen.
(geanonimiseerd) BN (geanonimiseerd) tot en met 15 juni 2024. Op dit moment is de functie normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en sector totale semipublieke (WNT). De bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. vacant.
door
De directeur valt onder de Wet
Samenstelling Algemeen
bestuur Functie
a a
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
Voorzitter
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
Lid
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
Lid
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)
Lid
(geanonimiseerd)
Lid
Lid
Lid Lid
De bestuursleden vallen onder de Wet
semipublieke
sector
de
en
het eigen
vermogen
en
gemeenten waterschappen. kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren. tijde van de begrotingsopstelling: het BHIC participeert voor 11%,
Beheer
de deelnemende
van
(WNT).
De
normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde
WNT-maximum.
17
1.7 Besluit
Dagelijks
bestuur
Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling besluit in zijn vergadering van 5 april 2024: Het
1.
de
2.
de
ontwerpbegroting ontwerpbegroting
bestuur ten behoeve 3.
2025
voor
2025
en
van
voorzieningen bekostiging recent beheerplan
voor
aan
Historisch Informatie Centrum
te bieden
de
aan
deelnemers;
de ontvangen zienswijzen aan te bieden aan het behandeling in zijn vergadering van 5 juli 2024;
te verklaren dat de omvang zijn basis van een
zienswijze
het Brabants
de
voór
onderhoud
en ig
(geanonimiseerd) (geano im se rd)
Algemeen
instandhouding van voldoende en instandhouding, op
onderhoud
(geanonimise rd)
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
11.8 Besluit Het
Algemeen
Algemeen
Bestuur
(geanonimise rd)
bestuur
van
de
gemeenschappelijke
Centrum besluit:
regeling het Brabants Historisch Informatie
8
1.
gehoord hebbende de zienswijzen van de deelnemers, de begroting 2025 vast te stellen in zijn vergadering van 5 juli 2024;
2.
het vaststellen
van
de
begroting 2025, met
3.
het vaststellen
van
de
meerjarenbegroting 2026-2028,
een
structureel saldo met
van
€ 0;
structurele saldi
van
€ 0.
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) Vóorzitter
18
O
OOOO
III Financiële begroting
111. 1 Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028 31-12 2024
31-12 2025
1. 000 31-12 2026
31-12 2027
31-12 2028
2. 469
3. 120
2. 883
2. 656
2. 460
l
l
l
93 93
O 94 94
O 95 95
O 85 85
45
Liquide middelen
3. 739
3. 058
3. 436
3. 930
4. 491
Overlopende activa
400 6. 702
400 6. 673
400 6. 815
400 7. 072
400 7. 397
31-12 2024
31-12 2025
31-12 2026
31-12 2027
31-12 2028
433 1. 044
433 866
433 804
433 804
433 804
1. 477
1. 299
1. 237
1. 237
1. 237
3. 108 115 490
3. 367 85 520
3. 656 80 550
3. 958 85 580
4. 353 65 610
990
880
800
720
640
322
322
292
292
292
200 6. 702
200 6. 673
200 6. 815
200 7. 072
200 7. 397
VASTE ACTIVA
Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
Bedragen x
VLOTTENDE ACTIVA Voorraden
Uitzettingen looptijd < l jaar
Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
Totaal vaste activa
VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat
o
45
Voorzieningen
Onderhoudsvoorziening De Citadel Onderhoudsvoorziening Grave IKB-en vitaliteitsverlof Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden looptijd < l jaar
Overige schulden Overlopende passiva Totaal vaste passiva
Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 3.
19
111. 2 Exploitatiebegroting 2025
Werkelijk 2023
Begroting
Begroting
2024
2025
3. 124. 800 2. 230. 400 695. 900 299. 100
3. 454. 100 2. 481. 500 729. 900 338. 000
Totaal baten
3. 215. 535 1. 983. 710 682. 095 361. 395 6. 242. 735
6. 350. 200
7. 003. 500
Totaal lasten
3. 648. 072 1. 559. 988 247. 929 254. 317 401. 931 178. 366 -93. 132 6. 197. 472
3. 772. 500 1. 404. 100 268. 300 252. 600 507. 300 274. 500 14. 900 6. 494. 200
4. 185. 800 1. 602. 900 297. 200 291. 300 556. 100 287. 400 -39. 400 7. 181. 300
Totaal saldo van baten en lasten
45. 263
-144. 000
-177. 800
-100. 000 179. 276
-150. 000 294. 000
-125. 000 302. 800
Baten
Bijdrage Ministerie OCW Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant
Overige bedrijfsopbrengsten
Lasten Personeelskosten Huisvestingskosten
Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik Financieringskosten
Mutaties reserves Toevoegingen
reserves
Onttrekkingen reserves Gerealiseerde resultaat
124. 539
Voor een nadere toelichting op de exploitatiebegrotingw ordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf4
.
20
O
111. 3 Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028 Materiële vaste activa In de komende jaren wordt er geïnvesteerd in de aanpassing en verbouwing van het voormalig restauratieatelier bij De Citadel, in een aanpassing van de installaties van de depots in Grave en in een nieuwe website. Het voormalig restauratieatelier krijgt een andere bestemming en wordt (zelfstandige) kantoorruimte. Het is de bedoeling deze ruimte te verhuren aan een partij, die de functie van De Citadel als erfgoedlocatie ondersteunt. Hiervoor zijn al gesprekken gaande met Erfgoed Brabant. De verbouwing zal naar verwachting ook bruikbare informatie opleveren voor de verduurzaming van het gehele complex, omdat
dit bijgebouw in dezelfde periode als het hoofdgebouwi s herbouwd. Bij onze locatie in Grave is Mooiland voornemens een grondige verbouwing uit te voeren, waarbij ook naar het installatieconcept wordt gekeken. In dit traject participeren wij als VvE-lid en zullen wij ook naar ons eigen bouwdeel kijken. Diverse installaties in de depots in Grave bevinden zich aan het einde van de technische levensduur en er bestaat de wens van ons het klimaat in de depots (temperatuur en luchtvochtigheid) volledig in eigen beheer te krijgen. De huidige website is gebouwd in 2014 en is in de tussenliggende jaren diverse malen geüpgraded. Na ruim 10 jaar is het tijd geworden in een nieuwe website te investeren, om aan de gewijzigde vraag en omstandigheden te kunnen voldoen. Voor de komende jaren worden de volgende investeringen geraamd:
Gebouwen Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
Begroting
Begroting
2027
2028
o
o
o
o
o
377. 600 335. 200 15. 000
402. 600 385. 200 15. 000
o
o
o
o
o
o
15. 000
15. 000
15. 000
o
o
o
o
o
50. 000 90. 000 867. 800
50. 000 90. 000 942. 800
25. 000 15. 000 55. 000
25. 000 15. 000 55. 000
25. 000 15. 000 55. 000
Het verloop van de materiële vaste activa in het begrotingsjaar is als volgt: Stand Investeringen AfschrijvingsAfschrijving in 2025 31-12-2024 in percentage 2025 Grond Gebouwen Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software
2,5% 10% 5%-62/3%-10% 10%/20% 4%/10% 20% 20% Totaal
94. 000 1. 064. 400 376. 300 348. 300 151. 300 166. 300 171. 900 96. 500 2. 469. 000
Stand o
402. 600 385. 200 15. 000 50. 000 90. 000 942. 800
46. 300 41. 800 44. 000 26. 000 30. 300 68. 200 34. 700 291. 300
31-12-2025 94. 000 1. 018. 100 737. 100 689. 500 140. 300 136. 000 153. 700 151. 800 3. 120. 500
21
Meerjarig ontwikkelt de boekwaarde zich als volgt:
Grond Gebouwen Verbouwingen
Bedrijfsinstallaties Inventarissen
Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software
Stand
Stand
Stand
Stand
Stand
31-12-2024 94. 000 1. 064. 400 376. 300 348. 300 151. 300 166. 300 171. 900 96. 500 2. 469. 000
31-12-2025 94. 000 1. 018. 100 737. 100 689. 500 140. 300 136. 000 153. 700 151. 800 3. 120. 500
31-12-2026 94. 000 971. 800 695. 500 645. 500 131. 900 105. 700 113. 500 125. 100 2. 883. 000
31-12-2027 94. 000 925. 600 654. 100 601. 500 122. 000 78. 700 84. 500 96. 000 2. 656. 400
31-12-2028 94. 000 879. 300 612. 700 564. 600 111. 000 59. 200 72. 500 67. 500 2. 460. 800
Uitzettingen looptijd < l jaar Dit betreft de jaarlijks achteraf vastgestelde loon- en prijscompensatie over de rijksbijdrage van het voorgaande jaar. Liquide middelen
Per 14 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van kracht. Voor decentrale overheden betekent dit dat zij verplicht zijn hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt in 2025 1 000. 000. 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027 31-12-2028 1. 000 1. 000 1. 000 1. 000 1. 000 Kassen 260. 000 260. 000 260. 000 260. 000 260. 000 Rekening-courant bank 1. 000 1. 000 1. 000 1. 000 1. 000 Spaarrekeningen bank 4. 229. 000 3. 477. 000 2. 796. 000 3. 174. 000 3. 668. 000 Schatkistbankieren 4. 491. 000 3. 739. 000 3. 058. 000 3. 436. 000 3. 930. 000 .
De liquide middelen dalen aan het begin van de begrotingsperiode door begrote investeringen in 2024/2025. Aan het eind van de begrotingsperiode nemen deze weer toe, met name als gevolg van de toename van de voorziening voor onderhoud en instandhouding De Citadel. Overlopende activa De overlopende activa betreffen vooruitbetaalde bedragen voor meerjarige onderhoudscontracten voor ICT en vooruitbetaalde hostingskosten voor de website en databases. Eigen vermogen Onderstaande tabellen geven het verloop van de reserves in de periode 2024-2028 weer: Begroting Begroting Begroting Begroting 2025 2026 2027 Algemene reserve 2024 433. 100 433. 100 433. 100 418. 100 Stand per l januari
Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 31 december
Begroting
2028 433. 100
15. 000
o
o
o
o
o
o
o
o
o
433. 100
433. 100
433. 100
433. 100
433. 100
22
Algemene reserve in procenten van de
(deelnemers)bijdragen
8,1%
7,3%
7,2%
7,1%
7,1%
De algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico's in de bedrijfsvoering die in een boekjaar onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. Bijvoorbeeld niet begrote tussentijdse aanpassingen in de cao, schadeclaims, bezuinigingen en wachtgeldverplichtingen. De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.
Bestemmings-
Begroting 2024
reserves
De Citadel E-depot Genealogisch centrum
655. 100 172. 300 118. 100
Publieksfunctie
98. 800 Totaal
1. 044. 300
Begroting
2025 630. 100 126. 800 96. 100 13. 500 866. 500
Begroting
2026 615. 100 101. 800 74. 100 13. 500 804. 500
Begroting
2027 615. 100 101. 800 74. 100 13. 500 804. 500
Begroting
2028 615. 100 101. 800 74. 100 13. 500 804. 500
Bestemmin sreserve De Citadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van
De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHICw ordt geachtt e handelen " als ware zij eigenaar." Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoalsv erborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniginge n terrorisme. Het BHIC is aansprakelijkv oor juridische en organisatorische risico's, schadev oortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaarz ijn. Indien aanwezigk an de reserve te zijnert ijd een bijdrage leveren aan een " midliferenovatie," welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is. Vooruitlopend op structurele financieringw ordt een start gemaakt met verduurzamingv an de gebouwen en de ontwikkelingv an een erfgoedlocatie (huisvestingsaspect).
23
O
O OOOOO OOO OOOO
Bestemmingsreserve
De Citadel
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
Stand per l januari
707. 600
655. 100
630. 100
Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen
O -52. 500
O -25. 000
O -15. 000
Stand per 31 december
655. 100
630. 100
615. 100
Begroting
Begroting
2027 615. 100 O O 615. 100
2028 615. 100 O O 615. 100
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd:
Bestemmingsreserve
Begroting
De Citadel
Begroting
2026
2027
2028
2. 500 10. 000
Herbestemming en Profilering Citadel Klimaatverbetering Gebouwen
sreserve
Begroting
2025
Inspecties en monitoring Energetische optimalisatie installaties
Bestemmin
Begroting
12. 500 25. 000
2. 500 2. 500
o
o
o
o
o
o
o
10. 000 15. 000
o
o
o
o
E-de ot
In 2016 is gestart met de ontwikkelingv an een eigen e-depot, waarbij is besloten nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHIC heeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De deelnemers van het BHIC zorgen vanaf 2024, via een groeimodel, voor de bekostiging van deze voorziening. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moesten worden aan de
deelnemers. We krijgen steeds meer inzicht in de kosten, de financieringe n de snelheid van invoering van het e-depot. De kosten van de e-depotvoorziening zijn in de periode 2022 tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Bestemmingsreserve
E-depot
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
91. 300
172. 300
126. 800
259. 500 -178. 500 172. 300
125. 000 -170. 500 126. 800
100. 000 -125. 000 101. 800
Stand per l januari
Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 31 december
Begroting
Begroting
2027 101. 800
2028 101. 800
o o
101. 800
101. 800
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting Bestemmingsreserve E-depot Internet-en clouddiensten Exploitatiekosten hard- en software Inhuur derden
Begroting
2025 170. 500
2026 125. 000
170. 500
125. 000
Begroting
Begroting
2027
2028
24
O O OOO
OOOO
Bestemmin sreserve Genealo isch centrum van Noord-Brabant In de notitie " (Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026 " worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie " Wij zijn het Genealogisch centrum van Brabant " is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met persoonsgegevens van Brabanders. De originele aktes zijn grotendeels gescand. Nu moeten de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans worden gekoppeld. Bestemmingsreserve Genealogisch centrum
Begroting
Stand per l januari
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024 140. 100
2025 118. 100
2026 96. 100
2027 74. 100
-22. 000 118. 100
-22. 000 96. 100
-22. 000 74. 100
74. 100
2028 74. 100
Bij: Toevoegingen
Af: Onttrekkingen Stand per 31 december De begrote onttrekkin
en kunnen als volgt worden
gespecificeerd:
Begroting
Bestemmingsreserve centrum
74. 100
Begroting
Begroting
Begroting
2027
2028
Genealogisch
2025 22. 000 22. 000
Digitaliseringskosten
2026 22. 000 22. 000
O O
o o
Bestemmin sreserve Publieksfunctie In de notitie " (Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026 " worden de ambities voor de komende jaren
geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugen van Brabantw orden, willen we Brabantse geschiedeniss chrijven en willen we een breder publiekv erwelkomen. Daarnaastv oor de ontwikkeling van een erfgoedlocatie (publieksaspect). Voor het realiseren van deze ambities met betrekkingt ot de publieksfunctie is een bestemmingsreserve gevormd. Bestemmingsreserve
Publieksfunctie
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2025
2026
2027
2028
Stand per l januari
139. 800
98. 800
13. 500
13. 500
Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen
0 -41. 000
0 -85. 300
0 O
0 O
13. 500
Stand per 31 december
98. 800
13. 500
13. 500
13. 500
O O
13. 500
De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting Bestemmingsreserve Publieksfunctie Personele kosten/ inhuur derden Internet-en clouddiensten
2025 85. 300
Begroting
Begroting
Begroting
2026
2027
2028
85. 300
25
Voorzieningen In onderstaande tabel is het verloop van de voorzieningen in de periode 2024-2028 weergegeven: Begroting Voorzieningen De Citadel G rav e IKB-en vitaliteitsverlof Totaal
2024 3. 108. 800 115. 000 490. 700 3. 714. 500
Begroting
2025 3. 367. 700 85. 800 520. 600 3. 974. 100
Begroting
2026 3. 656. 600 80. 900 550. 500 4. 288. 000
Begroting
2027 3. 958. 500 85. 800 580. 400 4. 624. 700
Begroting
2028 4. 353. 800 65. 200 610. 300 5. 029. 300
Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhoudsen instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uitte voeren. Voorziening onderhoud en instandhouding De Citadel Stand per l januari
Begroting
2024 2. 950. 900 893. 900 -736. 000 3. 108. 800
Bij: jaarlijkse toevoeging Af: vrijval
Stand per 31 december
Onderhoudsvoorzienin
Begroting
2025 3. 108. 800 893. 900 -635. 000 3. 367. 700
Begroting
2026 3. 367. 700 893. 900 -605. 000 3. 656. 600
Begroting
2027 3. 656. 600 893. 900 -592. 000 3. 958. 500
Begroting
2028 3. 958. 500 893. 900 -498. 600 4. 353. 800
Grave
De locatie in Grave is eigendomv an Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.
Voorziening onderhoud en instandhouding Grave
Stand per l januari Bij: toevoegingen Af: vrijval Stand per 31 december
Begroting
2024 110. 100 4. 900 O 115. 000
Begroting
2025 115. 000 4. 900 -34. 100 85. 800
Begroting
2026 85. 800 4. 900 -9. 800 80. 900
Begroting
2027 80. 900 4. 900 O 85. 800
Begroting
2028 85. 800 4. 900 -25. 500 65. 200
26
OOOO
Voorzienin IKB-en vitaliteitsverlof In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof (Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welk jaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezet voor mantelzorg, sabbatical, tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een mogelijkheid opgenomen voor oudere medewerkers om vitaliteitsverlofuren te sparen. Voor het opnemen van verlof direct voor het ingaan van pensionering, gelden aanvullende fiscale regels. Voorziening IKB-e n