---------- BIJLAGE 1 179610-Eindrapport_evaluatie burgerparticipatie Maasgouw_KWINK groep

Activiteiten op het gebied van ‘meedoen’, leveren vaak concrete en zichtbare resultaten op. Zo leiden bovengenoemde activiteiten tot groenere, fleurigere en schonere buurten. Ook leiden bovengenoemde activiteiten tot meer faciliteiten en activiteiten in de buurt. • De ervaringen met ‘meedoen’ en met het indienen van initiatieven zijn wisselend en lijken dan ook erg afhankelijk van de specifieke casus. Een deel van de respondenten van de enquête geeft in open toelichtingen aan het contact met en de ondersteuning door de gemeente op het gebied van ‘meedoen’ als positief te ervaren. Eén respondent noemt expliciet dat het prettig was dat ambtenaren in de uitvoering direct in contact staan met inwoners. Een ander deel van de respondenten noemt juist dat de communicatie en voorlichting over activiteiten beter zou kunnen. • Specifiek valt op dat op het gebied van groenbeheer de ervaringen over het algemeen positief zijn. Zo ervaart men dat de gemeente de inwoners ondersteunt op het gebied van groenbeheer, door bijvoorbeeld middelen (zoals planten) beschikbaar te stellen en door als gemeente ook ‘haar deel’ van de activiteit uit te voeren (bijvoorbeeld het ophalen van het groenafval na snoeiwerk). • Een aantal gesprekspartners geeft aan dat de gemeente het soms nog spannend lijkt te vinden om activiteiten over te laten aan inwoners.

Dat leidt ertoe dat de gemeente alsnog soms zelf activiteiten uitvoert. Een voorbeeld is de aanleg van voetbalvelden in Stevensweert: inwoners hadden aangegeven dat zij graag voetbalvelden wilden aanleggen en daar vanuit de gemeente middelen voor wilden ontvangen. De gemeente geeft aan naar dit signaal te hebben geluisterd, en heeft de voetbalvelden vervolgens in overleg met inwoners gerealiseerd. Echter, sommige inwoners geven aan dat zij dat liever nog meer zelf hadden opgepakt, en daarin meer vertrouwen vanuit de gemeente fijn hadden gevonden. • Gesprekspartners geven aan dat zij de website ‘meedoenmaasgouw.nl’, niet als gebruikersvriendelijk ervaren. We merken op dat deze website nog in ontwikkeling is. Inwoners geven aan dat de volgende dingen beter kunnen op het gebied van ‘meedoen’:

Zie: ‘Een goed idee!’, gemeentemaasgouw.nl. Wat doen we?’, welkom.nu.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

22

•

•

•

Er zouden méér inwoners mee kunnen doen, en ook een meer diverse groep (met name: meer jongeren erbij betrekken). Ook uit de enquête volgt het beeld dat lang nog niet alle inwoners meedoen: zo geeft 30% van de respondenten (n = 193, zie figuur 13, bijlage 3) aan dat zij weleens hebben meegedaan met de gemeente. Van de respondenten op de enquête geeft ongeveer 22% aan weleens een initiatief te hebben ingediend (n=193, zie figuur 13, bijlage 3). Voor de mensen die weleens hebben overwogen om een initiatief in te dienen, maar dit uiteindelijk niet hebben gedaan, blijkt uit de enquête dat dit maar voor een deel kwam door gebrek aan steun vanuit de gemeente (zie figuur 15, bijlage 3). Ongeveer de helft van de respondenten die niet wist dat het mogelijk was om zelf een initiatief te organiseren, geeft aan wel of misschien interesse daarin te hebben (n = 77, zie figuur 16, bijlage 3). Zij geven aan dat zij het volgende van de gemeente nodig hebben: informatie over hoe dit te doen, een aanspreekpunt/contact bij de gemeente, ruimte om het initiatief te organiseren en een welwillende en positieve houding vanuit de gemeente. Ook zouden inwoners nog beter op de hoogte kunnen worden gebracht van wat er allemaal mogelijk is op het gebied van ‘meedoen’ in de gemeente Maasgouw.

Zo weet ongeveer 40% van de respondenten van de enquête (n=193, zie figuur 13 in bijlage 3) niet dat het mogelijk is om een initiatief in te dienen bij de gemeente. Ook tijdens gesprekken met inwoners werd het beeld bevestigd dat nog niet alle inwoners volledig op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Sommige gesprekspartners geven aan dat het delen van ‘succesvoorbeelden’ op het gebied van ‘meedoen’, wellicht andere inwoners kan inspireren om ook betrokken te raken. Er gebeurt al veel in de gemeente Maasgouw, en sommige activiteiten vertonen overlap met elkaar. Een respondent geeft aan dat de gemeente inwoners met overlappende initiatieven of met initiatieven die in elkaars verlengde zitten, meer met elkaar in contact zou kunnen brengen.

Tabel 2. Overzicht activiteiten, resultaten, percepties en aanvullende behoeften 'meedoen'.

3.2

Meedenken/meepraten

Het huidige coalitieakkoord van de gemeente formuleert een ambitie op het gebied van ‘meepraten’ door inwoners en schrijft dat: ‘Burgerparticipatie gaat ook over burgers die meepraten bij de voorbereiding van besluiten (beleid en plannen) van de gemeenteraad en het college van B&W. Wij blijven hierover in gesprek met belangen- en actiegroepen, dorpswerkgroepen, dorpsraden en individuele burgers. Ook zetten we hiervoor de dorpscontactpersonen in en bieden we ondersteuning aan het functioneren van de kinderraad.’61 Ook ‘meepraten’ van de gemeente kan verschillende vormen aannemen. Zo kunnen inwoners meepraten tijdens inspraakbijeenkomsten, kunnen zij hun mening geven door middel van het indienen van een vragenlijst en ervaren inwoners individueel contact met een ambtenaar ook als een vorm van ‘meepraten’ met de gemeente. Hieronder volgt een overzicht van activiteiten die tijdens de evaluatieperiode hebben plaatsgevonden en die door inwoners, ambtenaren en bestuurders in het kader van het onderzoek zijn genoemd. Activiteiten en resultaten

61

•

Meedenken/meepraten Inloopavonden, informatiebijeenkomsten en inspraakbijeenkomsten over specifieke onderwerpen, zoals over het Centrumplan Heel, de Clauscentrale, verkeersplannen en verkeersveiligheid, bouwplannen, (weg)reconstructies, hoogwaterbescherming, herinrichting van de buurt, et cetera. Ook organiseert de gemeente beleidsmatige inspraak, zoals over de vraag: ‘Hoe ziet een gezond en actief leven er in 2040 uit?’

Gemeente Maasgouw (2022). Coalitieakkoord 2022 – 2026.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

23

•

•

• •

•

Percepties

Aanvullende behoeften

62

Ongeveer 63% van de respondenten op de enquête geeft aan weleens te hebben meegedacht/meegepraat met de gemeente (n=194, figuur 4, bijlage 3). In het grootste deel van de gevallen ging dat via een inloopbijeenkomst georganiseerd door de gemeente, gevolgd door een bijeenkomst georganiseerd door inwoners en direct contact met een ambtenaar/wethouder/burgemeester. Meedenken met de gemeente gebeurt bij respondenten – weliswaar minder vaak - soms ook via een boo (zie figuur 6, bijlage 3). 17% Van de respondenten hebben in de enquête aangegeven ook weleens te hebben meegedacht over specifieke onderwerpen via een enquête, die wordt verspreid via het gemeenteblad en de sociale media-kanalen van de gemeente (n=121, figuur 6, bijlage 3). Een specifieke vorm hiervan is het ‘Maasgouwpanel’: dat is een online burgerpanel waarbij inwoners via digitale vragenlijsten hun mening met de gemeente kunnen delen. Contact met ambtenaren/bestuurders, georganiseerd of ad hoc, wordt door inwoners ook gezien als een vorm van ‘meepraten’ met de gemeente. Ongeveer 35% van de respondenten geeft aan op deze manier weleens te hebben meegedacht met de gemeente (n=121, figuur 6, bijlage 3).

Periodiek overleg tussen de gemeente en dorpskernen: vanaf 2020 was er in ieder geval jaarlijks een gesprek tussen de portefeuillehouder burgerparticipatie en een boo.62 Eén boo geeft aan dat zij tot 2024 elk kwartaal een overleg met de gemeente hadden. Daarin werden de lopende projecten die speelden in een betreffende kern besproken. Andere instrumenten die de gemeente inzet om inwoners mee te laten praten, zijn bijvoorbeeld de Adviesraad Sociaal Domein (vanaf 2020), het Inclusiepanel (sinds 2023) en de Kinderraad (sinds 2020). Zie voor meer informatie over deze instrumenten hoofdstuk 2. Ook de dorpscontactpersonen zijn een manier om contact tussen gemeente en inwoners te versterken, zie ook paragraaf 3.1.3.

Uit de enquête volgt het beeld dat inwoners vooral ‘vooraf’ en ‘tijdens’ het maken van plannen meepraten. Zo geeft 60%, respectievelijk 57% van de 120 respondenten aan dat zij weleens ‘vooraf’ aan een project en ‘tijdens’ een project of plan hebben meegepraat (n=120, zie figuur 5, bijlage 3). • Inwoners zijn vooral positief over het feit dát de gelegenheid wordt geboden om mee te praten. Ook is 51% van de respondenten op de enquête positief over de manier waarop zij inbreng mochten geven, en 44% is positief over de mate waarin er ruimte was voor inbreng (n=107, zie figuur 7, bijlage 3). Zo geeft een respondent aan dat er tijdens een bijeenkomst veel ruimte was voor inwoners die wat in te brengen hadden en dat de gemeente ook moeite deed om oplossingen te bedenken. • Ongeveer 61% van de respondenten is kritisch op wat de gemeente vervolgens met de inbreng doet (n=107, figuur 8, bijlage 3). Zo zou de terugkoppeling (wat heeft de gemeente vervolgens met de input gedaan?) vaak lang op zich laten wachten en ook is dan niet altijd duidelijk op welke manier de input van de inwoners in de uiteindelijke besluitvorming is meegenomen. Maar ook hier zijn de ervaringen erg casusafhankelijk: zo noemde één respondent in de enquête juist dat er tijdens de bijeenkomst afspraken werden gemaakt over de wijze waarop de gemeente een terugkoppeling zou geven.

• Ook geven inwoners aan dat burgerparticipatie soms nog te veel voelt als een ‘verplicht nummer’. Inwoners vragen zich soms af in hoeverre hun inbreng echt van invloed is op het uiteindelijke besluit; soms voelt het alsof de gemeente van tevoren al een besluit heeft genomen. • Sommige gesprekspartners geven aan dat de gemeenteraad zich soms iets te veel laat beïnvloeden door vocale inwoners, zie ook paragraaf 2.2.2. Ten eerste plaatsen we rondom de behoeften van inwoners op het gebied van meepraten, de kanttekening dat een deel van de inwoners die wij op straat hebben gesproken, ook eerlijk aangeeft geen behoefte te hebben om mee te denken met de gemeente. Bijvoorbeeld omdat zij erg druk zijn of onvoldoende binding voelen met de kern waarin zij wonen. Voor bewoners die wel graag willen meepraten met de gemeente, en dit soms ook al hebben gedaan, gelden onderstaande punten: • Uit gesprekken ontstaat het beeld dat vóórafgaand aan een activiteit op het gebied van ‘meepraten’, inwoners niet altijd heldere verwachtingen daarvan hebben. Bijvoorbeeld: gaat het om een informatiebijeenkomst (zenden van informatie van de gemeente naar inwoners), of mogen inwoners ook echt meepraten (inspraak)? En als inwoners mogen meepraten: binnen welke kaders mag dat dan, en op welke manier wordt hun input vervolgens gebruikt?

Intern document van de gemeente Maasgouw.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

24

•

•

•

•

Inwoners geven aan dat zij behoefte hebben aan een snellere, en meer periodieke terugkoppeling van de gemeente over onderwerpen waarover inwoners hebben ‘meegepraat’. Inwoners tonen in gesprekken begrip voor het feit dat het soms lang kan duren voordat de gemeente daadwerkelijk een knoop heeft doorgehakt nadat inwoners hebben ‘meegepraat’. Inwoners geven aan dat zij dan wel behoefte hebben aan een periodieke update en duidelijkheid vanuit de gemeente, ook als die update nog geen inhoudelijk antwoord bevat. Ambtenaren geven aan dat zij soms juist wachten met het geven van een terugkoppeling, omdat zij het liefst met een inhoudelijk antwoord bij de inwoners terugkomen (‘als we iets langer wachten, hebben we misschien al een concreet antwoord’). Inwoners tonen in gesprekken ook begrip voor het feit dat hun input niet altijd 1 op 1 kan worden overgenomen. Maar inwoners willen wel graag inzicht in de afwegingen rondom het uiteindelijk genomen besluit, en op welke manier de door inwoners gegeven input daarin is meegenomen. Het lukt de gemeente nu nog niet altijd voldoende om de afwegingen rondom een besluit goed over te brengen. Dat is frustrerend voor inwoners, want zij hebben tijd en energie gestoken in het meepraten.

En dat is ook frustrerend voor ambtenaren, die aangeven dat besluiten vaak wel degelijk (deels) worden aangepast aan de input die door burgerparticipatie is opgehaald, maar dat dit door inwoners niet altijd wordt gezien. Zowel de gemeente als inwoners merken op dat het nu vaak nog dezelfde groep inwoners is die ‘meepraat’ met de gemeente. Meer dan de helft van de respondenten die nog niet hebben meegepraat met de gemeente, geven in de enquête aan dat dit komt doordat zij nooit door de gemeente zijn gevraagd om mee te denken (n=54, figuur 9, bijlage 3). Inwoners signaleren in gesprekken wel kansen voor de gemeente om in contact te komen met inwoners die uit zichzelf misschien minder snel hun mening laten horen. Zo geven inwoners aan dat de gemeente vaker (fysiek) de kernen in mag om met inwoners te praten, of bijvoorbeeld bij scholen langs kan gaan om met jongeren in contact te komen. In sommige kernen wordt bovendien een wijkblad/nieuwsbrief verspreid, die door de gemeente benut kan worden om te berichten over burgerparticipatie. Een meerderheid van de respondenten op de enquête geeft aan dat zij het belangrijk vindt dat de gemeente hen in een vroeg stadium bij een plan betrekt. Het grootste deel van de respondenten denkt zelfs al graag mee met de gemeente als er nog geen concreet plan is.

Respondenten willen meedenken over onderwerpen die voor alle inwoners van belang zijn en meer dan de helft van de respondenten denkt vooral graag mee als zij ook daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op een plan (n=193, zie figuur 10, bijlage 3). Inwoners willen het liefste meedenken in de vorm van een digitale vragenlijst, gevolgd door een (bewoners)bijeenkomst op locatie (figuur 11, bijlage 3).

Tabel 3. Overzicht activiteiten, resultaten, percepties en aanvullende behoeften 'meedenken/meepraten'.

3.3

Dorpscontactpersonen

De dorpscontactpersoon fungeert als duidelijk aanspreekpunt voor bewonersinitiatieven in de gemeente, is laagdrempelig te bereiken en treedt onder meer op als verbinder tussen inwoner en de gemeente Maasgouw, zie ook paragraaf 2.2.2. Hieronder gaan we specifiek in om op de activiteiten van de dorpscontactpersonen, omdat het een belangrijk instrument is, en omdat één van de deelvragen van dit onderzoek gaat over de dorpscontactpersonen. Activiteiten en resultaten

•

Dorpscontactpersonen Het fungeren als aanspreekpunt (voor bewonersinitiatieven) in de gemeente, bijvoorbeeld door het bezoeken van de verschillende dorpskernen met de Keet en contact met de boo’s. Bij de Keet kunnen inwoners terecht voor het doorgeven van kleine meldingen, een gesprek met de dorpscontactpersoon over een goed idee, een kop koffie of voor een grotere wens of vraag. De contactpersoon kan inwoners vervolgens in contact brengen met ambtenaren bij de gemeente die verder kunnen

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

25

•

• • • Percepties

•

•

•

Aanvullende behoeften

•

•

•

63 64

helpen bij een wens, vraag of initiatief. Geregeld is een ambtenaar van de gemeente ook aanwezig bij de Keet, zoals een bespaarcoach, collega’s van de groenvoorziening, collega’s van het sociaal wijkteam, et cetera. De dorpscontactpersonen streven ernaar om 2 keer per maand een kern te bezoeken.63 Ter illustratie: zij waren in augustus 2024 2 keer op stap, in september 2024 6 keer en voor oktober 2024 stonden er 3 uitstappen gepland. De dorpscontactpersoon is dan bijvoorbeeld aanwezig op plekken of bij activiteiten waar inwoners samenkomen, zoals bij de jeu de boules baan in Linne of de voetbalclub in Stevensweert. De dorpscontactpersonen organiseerden een periode ook inloopmomenten op het gemeentehuis, maar zijn daar inmiddels mee gestopt. Vanuit de rol van aanjager van bewonersinitiatieven, beheren de dorpscontactpersonen ook het leefbaarheidsfonds en ondersteunen ze (maatschappelijke) initiatieven. De dorpscontactpersonen houden van ieder bezoek aan een kern een JOIN-lijst bij met alle vragen en signalen. Zij hebben daarmee dus een actueel overzicht van wat er speelt in elke dorpskern. Bereik van de dorpscontactpersonen: de functie van dorpscontactpersoon is over het algemeen goed bekend onder inwoners: zo geeft ongeveer twee derde van de respondenten op de enquête aan bekend te zijn met de dorpscontactpersonen (n = 194, figuur 17, bijlage 3).

Daarvan geeft iets minder dan de helft aan ook weleens contact te hebben gehad met de dorpscontactpersonen (n = 131, figuur 18, bijlage 3). Dit contact gaat het vaakst over het afgeven van een signaal, bijvoorbeeld over de buurt, gevolgd door het stellen van een vraag (n = 61, figuur 19, bijlage 3). Zowel uit de enquête als uit de gesprekken blijkt dat de dorpscontactpersonen over het algemeen positief worden gewaardeerd door inwoners. De dorpscontactpersonen worden als toegankelijk ervaren. Voor de meeste respondenten van de enquête was het bovendien duidelijk wat de dorpscontactpersonen met inbreng zouden doen. Daarnaast ervaren respondenten dat de dorpscontactpersonen hen over het algemeen goed hebben geholpen/begeleid bij het starten van een eigen initiatief (zie figuur 20, bijlage 3). Respondenten en gesprekspartners geven aan dat de gemeente met de dorpscontactpersonen een ‘gezicht’ krijgt. Wel zijn respondenten soms kritisch op het uitblijven van een terugkoppeling naar aanleiding van contact met de dorpscontactpersonen. Respondenten denken dat de dorpscontactpersonen voor het vervolg erg afhankelijk zijn van de ambtenaren bij de gemeente. Ook enkele gesprekspartners bij de gemeente zelf merken op dat de dorpscontactpersonen soms nog erg fungeren als een verlengd ‘dienstenloket’ van de gemeente.

63% van de respondenten op de enquête geeft aan het belangrijk te vinden dat er een dorpscontactpersoon is (n=131, figuur 21, bijlage 3). Een deel van de respondenten die heeft aangegeven het niet of minder belangrijk te vinden, geeft aan dat zij zelf de weg naar de gemeente weten te vinden en er om die reden dus niet zoveel behoefte aan hebben. Eind 2021/begin 2022 is de functie van dorpscontactpersonen tussentijds geëvalueerd. 64 Er is toen geconstateerd dat de dorpscontactpersonen meer de beweging zouden moeten maken van een dienstverlenende rol naar een verbindende, ondersteunende en aanjagende rol, waarbij de rol van ontwikkelaar en aanjager van bewonersinitiatieven meer centraal zou moeten komen te staan. Wij hebben geen aanleiding om aan te nemen dat deze behoefte is veranderd en we zien en horen nog geen indicaties dat deze beweging al is gemaakt. Tijdens gesprekken zijn vooral ook veel kansen rondom de dorpscontactpersonen gesignaleerd. Zo weten de dorpscontactpersonen goed wat er speelt in de verschillende dorpskernen en die kennis kan goed worden benut. Ook zijn de dorpscontactpersonen een kans voor de gemeente om zaken toe te lichten (de dorpscontactpersonen kunnen naast ‘ophalen’ van signalen, dus ook meer informatie naar de dorpskernen ‘brengen’).

Gemeente Maasgouw (n.d.). Samen maken we Maasgouw-Buitenwerk. Intern document van de gemeente Maasgouw.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

26

• •

•

De terugkoppeling naar aanleiding van een signaal aan de dorpscontactpersonen, zou volgens inwoners beter kunnen. Het is voor inwoners niet altijd duidelijk hoe een signaal dat aan de dorpscontactpersonen is afgegeven, is opgepakt. Gesprekspartners geven in gesprekken aan dat de rolverdeling tussen de dorpscontactpersonen en Wel.kom duidelijker kan. De rol en activiteiten van de dorpscontactpersonen en Wel.kom lijken nu soms te overlappen. Beide organisaties ondersteunen inwoners bijvoorbeeld bij burgerinitiatieven en beide organisaties organiseren inloopuren in de dorpskernen. Er lijkt behoefte aan meer inzicht in de activiteiten die door de dorpscontactpersonen worden uitgevoerd en wat de inzet van de contactpersonen concreet oplevert. Zo heeft de gemeenteraad de wens uitgesproken meer inzicht te verkrijgen in de verrichte activiteiten en bijbehorende resultaten van de dorpscontactpersonen, bijvoorbeeld door middel van een periodieke rapportage (hoeveel signalen zijn er bijvoorbeeld bij hen binnengekomen, waar gaan die vooral over, et cetera)

Tabel 4. Overzicht activiteiten, resultaten, percepties en aanvullende behoeften ' dorpscontactpersoon'.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

27

4. Effecten van de activiteiten op ambities/doelen In deze paragraaf beschrijven in hoeverre de beoogde effecten van de gemeente Maasgouw worden bereikt. Daarvoor baseren we ons op de percepties van de gemeente en van inwoners over deze effecten. We gaan in op de overkoepelende effecten die we op het gebied van burgerparticipatie constateren. Daarnaast beschrijven we de effecten ten aanzien van de twee ambities uit het meest recente coalitieakkoord (zie hieronder). Ambities gemeente Maasgouw, coalitieakkoord 2022-2026 (p. 3). “Burgerparticipatie gaat over bewoners die meehelpen bij de aanpak van opgaven in de samenleving. Dat zijn de mensen die vrijwilligerswerk verrichten, die zorg of hulp bieden aan anderen, die een vereniging draaiende houden of die initiatieven nemen om de leefomgeving of de leefbaarheid te verbeteren. Met deze actieve inwoners onderhouden we als gemeente nauwe contacten en daar waar nodig bieden we deze inwoners gerichte ondersteuning. Burgerparticipatie gaat ook over bewoners die meepraten bij de voorbereiding van besluiten (beleid en plannen) van de gemeenteraad en het college van B&W. Wij blijven hierover in gesprek met belangen- en actiegroepen, dorpswerkgroepen, dorpsraden en individuele bewoners. Ook zetten we hiervoor de dorpscontactpersonen in en bieden we ondersteuning aan het functioneren van de kinderraad.”

4.1

Effecten op het gebied van meehelpen/meedoen

Vooraf merken we op dat de activiteiten die wij in het vorige hoofdstuk hebben beschreven onder de noemer ‘meedoen’, ons inziens aansluiten bij wat in het coalitieakkoord valt onder de noemer ‘meehelpen’. Deze activiteiten overziend, zien wij de volgende effecten: •

Het leefbaarheidsfonds faciliteert in de praktijk concrete initiatieven, wat uiteindelijk een positief effect heeft op de leefbaarheid in de gemeente. Het leefbaarheidsfonds heeft als doel subsidies te kunnen verstrekken ter stimulering en ondersteuning van bewonersinitiatieven. Tijdens gesprekken zijn door een boo concrete voorbeelden genoemd van initiatieven die vanuit het leefbaarheidsfonds zijn gefinancierd. Ook op de website van de gemeente staan voorbeelden genoemd van activiteiten die met behulp van het leefbaarheidsfonds zijn georganiseerd. Het beschikbaar stellen van financiën aan inwoners voor het uitvoeren van inwonersinitiatieven maakt dat het zelf-organiserend vermogen van de samenleving kan worden benut. Het is bovendien aannemelijk dat de initiatieven die vanuit het leefbaarheidsfonds worden gefinancierd, bijdragen aan de leefbaarheid en de sociale cohesie in de buurt. Zo wordt elke subsidieaanvraag getoetst aan de (verwachte) bijdrage aan de volgende beleidsdoelen: 1) het stimuleren en ondersteunen van bewonersinitiatieven die de leefbaarheid in de kern/het dorp in stand houden en waar nodig verbeteren, 2) ondersteunen van de

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

28

•

•

65

ontwikkeling van gemeenschappen tot krachtige sociale samenlevingen en 3) bewoners medeverantwoordelijk laten zijn voor hun leef- en woonomgeving en de inrichting van het publieke domein.65 Tegelijkertijd vindt de gemeente het soms spannend om op het zelf organiserend vermogen van de samenleving te leunen, waardoor inwoners niet altijd het vertrouwen van de gemeente voelen en de kracht van de samenleving nog niet altijd optimaal wordt benut. Uit gesprekken is het beeld ontstaan dat de gemeente – hoewel er gelden beschikbaar zijn voor inwonersinitiatieven – het soms spannend vindt om een initiatief aan inwoners over te laten, zeker wanneer de gemeente daarvoor financiering beschikbaar stelt. De gemeente voelt de verantwoordelijkheid om verstandig om te gaan met gemeenschapsgelden en heeft de neiging om signalen en voorstellen van inwoners soms zélf op te pakken, in plaats van over te laten aan de inwoners. Dat heeft als effect dat inwoners niet altijd het vertrouwen van de gemeente voelen en het organiserend vermogen van de samenleving nog niet altijd optimaal wordt benut. Wel.kom en de dorpscontactpersonen opereren deels in elkaars vaarwater, wat ertoe kan leiden dat het begeleiden van inwoners bij het opstarten van inwonersinitiatieven, niet altijd even efficiënt gebeurt. Zowel de dorpscontactpersonen als Wel.kom helpen inwoners bij het opstarten van inwonerinitiatieven.

Uit gesprekken ontstaat het beeld dat de rol van dorpscontactpersonen en de rol van Wel.kom, deels met elkaar lijken te overlappen en het voor betrokkenen onduidelijk is hoe deze organisaties zich precies tot elkaar verhouden. Daarmee ontstaat het risico dat deze organisaties met dezelfde activiteiten aan de slag gaan, en daarmee ‘in elkaars vaarwater’ komen. Dat levert onduidelijkheid op voor inwoners (bij wie moeten ze zijn?) en is inefficiënt. Ook zou dit ervoor kunnen zorgen dat inwoners niet altijd

direct de juiste ingang kunnen vinden, waardoor potentieel vertraging ontstaat in het opstarten van initiatieven.

4.2

Effecten op het gebied van meepraten

Op het gebied van meepraten zien we de volgende effecten: •

•

De gemeente haalt op verschillende manieren informatie op bij inwoners ten behoeve van de beleidsvorming en -uitvoering. De wijze waarop dit gebeurt is echter niet inzichtelijk en daarmee is het effect niet goed vast te stellen. Zo is er geen expliciete, uniforme werkwijze vastgesteld voor hoe de opgehaalde input moet worden afgewogen en verwerkt in de beleidsvorming en -uitvoering, en vindt niet standaard een evaluatie plaats na afloop van een burgerparticipatietraject Inwoners ervaren het als positief dat zij mogen meedenken en meepraten. Het is voor inwoners niet altijd duidelijk op welke manier hun input wordt meegenomen in de uiteindelijke besluitvorming, waardoor inwoners het idee kunnen krijgen dat zij niet echt worden gehoord en de afstand tussen gemeente en inwoner uiteindelijk niet verkleind wordt. Naast het ontbreken van een werkwijze voor de afweging en verwerking van opgehaalde input, is er ook geen vaste werkwijze voor de communicatie en terugkoppeling voor, tijdens en na participatietrajecten. Hoe dit gebeurt, is daardoor persoons- en contextafhankelijk. Dat leidt in specifieke trajecten soms tot negatieve ervaringen met burgerparticipatie, bijvoorbeeld doordat een terugkoppeling erg lang duurt, of doordat – als een terugkoppeling wel plaatsvindt – het voor inwoners niet duidelijk is op welke manier hun input in de uiteindelijke besluitvorming is meegenomen.

Zulke

Gemeente Maasgouw (2022). Deelverordening leefbaarheidsfonds.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

29

ervaringen kunnen bij de inwoner het gevoel oproepen dat zij ergens tijd in hebben gestoken, terwijl het voor hen ondoorzichtig is wat dit precies heeft opgeleverd. Andersom is het voor ambtenaren soms lastig dat zij het idee hebben beleid wel degelijk te hebben aangepast aan de input van inwoners, maar dat inwoners – wanneer hun input niet één op één is overgenomen – zich niet altijd herkennen in het eindresultaat. Het risico bestaat dat de gemeente en inwoners op deze manier op steeds grotere afstand van elkaar komen te staan.

4.3

•

Overkoepelende effecten

Uit de evaluatie komen enkele aanvullende indicaties rondom de effecten, die betrekking hebben op burgerparticipatie in Maasgouw in de brede zin: •

Als gevolg van het ontbreken van een eenduidige werkwijze voor de invulling van burgerparticipatie zijn de kwaliteit en de uiteindelijke effecten van burgerparticipatie nu casusafhankelijk en nog niet op organisatieniveau geborgd. In hoofdstuk 2 is geconstateerd dat er geen eenduidige werkwijze bestaat binnen de gemeente voor de invulling van het onderwerp burgerparticipatie. Ambtenaren geven in gesprekken aan dat de invulling van het onderwerp erg afhankelijk is van de portefeuillehouder én per domein en per project verschilt. Ook inwoners geven aan te ervaren dat het erg afhankelijk is van de afdeling of de ambtenaar hoe burgerparticipatie wordt ingevuld. In de praktijk wordt het onderwerp burgerparticipatie dus verschillend ingevuld, waardoor ervaringen met en de effecten van burgerparticipatie per casus verschillen. Dat betekent dat burgerparticipatie in sommige gevallen wel degelijk positieve effecten heeft, maar dat de kwaliteit van de activiteiten en de uiteindelijke effecten daarvan, niet structureel geborgd zijn.

•

Onduidelijkheid over rollen leidt ertoe dat 1) over en weer verwachtingen ontstaan, die niet altijd waargemaakt kunnen worden en 2) dat de potentie van de inzet van verschillende actoren niet altijd volledig wordt benut. Uit gesprekken ontstaat het beeld dat de rollen van de verschillende actoren in het proces van burgerparticipatie niet altijd duidelijk zijn. Zo bestaat er onduidelijkheid rondom de status van een boo en de verhouding van een boo tegenover de democratisch gelegitimeerde gemeenteraad. Uit gesprekken blijkt bovendien dat het voor gesprekspartners onduidelijk is hoe de Adviesraad Sociaal Domein en het Inclusiepanel zich precies tot elkaar verhouden. Daarnaast ontstaat het beeld dat Wel.kom en de dorpscontactpersonen zich deels in elkaars vaarwater bevinden. Onduidelijkheid over rollen leidt soms tot verwachtingen van elkaar die over en weer niet volledig met elkaar overeenkomen. Als vervolgens niet aan die verwachtingen wordt voldaan, kan dit leiden tot teleurstelling over en weer. Ook heeft de onduidelijkheid rondom de verschillende rollen als effect dat de potentie van elke actor niet altijd volledig wordt benut. Binnen de gemeente wordt vooral teruggegrepen op klassieke vormen van burgerparticipatie, wat als effect heeft dat vooral dezelfde groepen inwoners worden bereikt.

De gemeente geeft aan dat het lastig is om een diverse groep inwoners bij burgerparticipatie te betrekken. Tegelijkertijd ontstaat uit gesprekken het beeld dat de gemeente vooral teruggrijpt op klassieke vormen van burgerparticipatie (die vaak eenzelfde groep mensen aanspreken). Sommige gemeenteambtenaren denken dat dit komt omdat burgerparticipatie iets is dat zij ‘erbij moeten’ doen, waardoor zij niet altijd de ruimte hebben om te experimenteren met nieuwe vormen van burgerparticipatie. Het teruggrijpen op de meer klassieke vormen van burgerparticipatie heeft als effect dat vooral dezelfde groep inwoners wordt bereikt. Terwijl juist het betrekken van een brede groep inwoners

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

30

•

noodzakelijk is voor het verkleinen van de afstand tussen gemeente en inwoners. Ook worstelt de gemeente vervolgens met de vraag wat de representativiteit is van de input van inwoners en weet zij niet goed hoe ze daarmee om moet gaan. Een deel van de inwoners heeft het gevoel dat dat de gemeente niet écht in hen geïnteresseerd is, wat als ongewenst effect kan hebben dat inwoners afhaken. Interesse vanuit de gemeente in de dorpskernen wordt nu soms vooral als ad hoc ervaren, bijvoorbeeld rondom een specifiek burgerparticipatietraject. Inwoners ervaren nog niet altijd doorlopende interesse vanuit de gemeente in hun dorpskern, en daardoor krijgen inwoners het gevoel dat burgerparticipatie vanuit de gemeente soms een ‘moetje’ is. Dat kan uiteindelijk als gevolg hebben dat inwoners gedemotiveerd raken om deel te nemen aan burgerparticipatie, zeker omdat deelname aan burgerparticipatie ook voor inwoners tijd en energie kost.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

31

5. Kansen voor de toekomst Het doel van de evaluatie is om aanbevelingen te doen voor (verdere) verbetering van burgerparticipatie in de gemeente Maasgouw. Daarvoor hebben we allereerst teruggekeken naar de afgelopen negen jaar (20152024). Aan de hand van de ontwikkeling van burgerparticipatie in de gemeente hebben we in kaart gebracht wat goed gaat en waar verbeterpotentieel zit. Op basis daarvan beantwoorden we in dit hoofdstuk de hoofdvraag van de evaluatie: Hoe kan de gemeente Maasgouw participatie verbeteren gegeven de huidige stand van zaken in de ontwikkeling van burgerparticipatie, passend bij de huidige ambities en waarbij wordt voldaan aan de eisen van het wetsvoorstel versterking participatie op decentraal niveau?

5.1

Samenvatting ontwikkeling burgerparticipatie 2015-2024

In deze evaluatie komt naar voren dat burgerparticipatie in de gemeente Maasgouw in de periode 2015-2024 een grote ontwikkeling heeft doorgemaakt. Waar de focus eerst intern lag (op de gemeentelijke organisatie), is deze steeds meer verschoven naar een externe focus. De bewoner staat steeds meer centraal in de ambities van de gemeente en de gemeente geeft steeds meer invulling aan hoe participatie eruit zou moeten zien. Ook zien we dat burgerparticipatie steeds meer onderdeel is geworden

66

van de dagelijkse praktijk van de ambtelijke organisatie. Er zijn veel voorbeelden van georganiseerde activiteiten om inwoners te laten meedenken, meepraten en meedoen in de gemeente, vaak met een positief resultaat. Tegelijkertijd merken we op dat veel beoogde effecten niet worden bereikt. We zien dat de inzet van de gemeente op burgerparticipatie er niet toe heeft geleid dat gemeente en inwoners dichter bij elkaar staan. De relatie is momenteel niet optimaal. Zo ontbreekt er aan beide kanten vertrouwen en voelen inwoners zich vaak niet gehoord, ook wanneer zij wél hebben geparticipeerd. Inwoners hebben niet het gevoel dat participeren betekent dat hun input invloed heeft op het beleid en de besluitvorming in de gemeente. Waar effecten wel worden bereikt, merken we op dat het bereik ervan niet structureel is. Zo zien we wel degelijk voorbeelden van burgerparticipatie waaruit blijkt dat input van inwoners is meegenomen in de besluitvorming, het zelf-organiserend vermogen van de samenleving wordt benut en dat initiatieven en maatschappelijke opgaven samen met inwoners worden opgepakt. 66 Het gaat dan om trajecten die overwegend goed verlopen en leiden tot een uitkomst waar inwoners en gemeenteambtenaren positief over zijn, dan wel begripvol zijn naar elkaar. Tegelijkertijd is er geen duidelijk patroon te ontwaren van wanneer trajecten wel en niet succesvol

Zie hoofdstuk 3 voor een uitgebreide omschrijving van activiteiten en resultaten.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

32

zijn. Dat leidt ertoe dat de mate van succes grotendeels persoons- en contextafhankelijk is. We verklaren het uitblijven van (structurele) effecten en de persoonsafhankelijkheid grotendeels door de wijze waarop burgerparticipatie geborgd is in de interne ambtelijke organisatie. Er is zeker in de eerste jaren veel op papier gezet rondom burgerparticipatie (zoals de ambities), en beleidskaders (zoals visiedocumenten, het schema zelfsturing en de leidraad voor de omgang met bewonersinitiatieven). Bovendien zijn veel instrumenten ontwikkeld (zoals de adviesraad sociaal domein, kinderraad, dorpscontactpersoon, leefbaarheidsfonds). In de praktijk blijkt echter dat de kaders en randvoorwaarden niet gebruikt worden, en vaak ook niet op orde zijn. Hoewel burgerparticipatie wel onderdeel is van de dagelijkse praktijk van ambtenaren, zijn ambtenaren hierdoor echter onvoldoende geëquipeerd (zowel qua kennis als qua tijd en budget) om burgerparticipatie effectief toe te passen. Ook het college en de gemeenteraad hebben daar onvoldoende hun rol in gepakt. Dat zien we onder andere in de volgende aspecten: •

•

Er is sinds 2020 geen dedicated aanspreekpunt meer voor burgerparticipatie binnen de gemeente, die ambtenaren, collegeleden of raadsleden kan adviseren over burgerparticipatie en vragen kan beantwoorden. Ook vindt sindsdien geen coördinatie meer plaats van burgerparticipatie in de gemeente. Wel is er een dorpscontactpersoon, maar die heeft momenteel geen beleidsrol. Er zijn geen budget en fte geoormerkt voor het toepassen van burgerparticipatie bij de beleidsontwikkeling of projecten, terwijl dit wel onderdeel dient te zijn van elk traject. In de eerste jaren was er een klein ontwikkelbudget, maar verder is ervoor kozen om de kosten voor burgerparticipatie ten laste te laten te komen van beleids- of projectbudgetten

•

•

•

Er ontbreken kaders voor de werkwijze rondom burgerparticipatie en de enkele kaders die er wel zijn, zijn niet bruikbaar en worden niet gebruikt. Daardoor is daarover onduidelijkheid, zowel intern als extern: • Er ontbreken kaders voor de wijze waarop burgerparticipatie kan of moet worden toegepast in projecten, beleidsontwikkeling en besluitvorming. Het gaat dan om kaders voor het toepassen van participatie in de dagelijkse beleidspraktijk alsmede de omgang met burgerinitiatieven. • Er ontbreken kaders voor de omgang met input van inwoners, alsmede kaders voor de wijze waarop gecommuniceerd moet worden over deze omgang. • Er ontbreken kader voor de communicatie richting inwoners tijdens en na afloop van participatietrajecten. Het gaat dan bijvoorbeeld om communicatie over de omgang met input van inwoners, updates over de voortgang van projecten. Er is geen duidelijke rolverdeling tussen gemeente en inwoners tijdens een participatietraject en deze wordt dus ook niet duidelijk gecommuniceerd naar inwoners. De gemeente doet onvoldoende aan verwachtingsmanagement vooraf. Er is geen duidelijke rolverdeling tussen gemeenteraad, college en ambtenaren.

We constateren dat het gebrek aan (bruikbare) kaders en de daardoor ontstane onduidelijkheid er ook toe heeft geleid dat er geen eenduidige cultuur is binnen de gemeente voor de omgang met burgerparticipatie. Burgerparticipatie is wel deel van de dagelijkse praktijk, maar voor effectieve burgerparticipatie is ook een zekere mate van zekerheid, lef en durf nodig van college en ambtenaren richting de inwoners. Het zien van de inwoner als ‘partner’ van de gemeente vraagt van de gemeente niet alleen om structurele, georganiseerde inzet van participatie instrumenten, maar ook om het lef om de kernen in te gaan, het gesprek aan te gaan met

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

33

inwoners en zichzelf kwetsbaar op te durven stellen. Daarbij zijn er veel verschillen tussen de inwoners van de gemeente, bijvoorbeeld waar het gaat om de behoeften en opvattingen. Een goede omgang met die verschillen gaat verder dan enkel goede toepassing van burgerparticipatie tijdens een project, en vraagt om een doorlopende inzet op de relatie tussen de inwoners en de gemeente. Wel zien we dat de gemeente Maasgouw ambities heeft en dat de ambities sinds 2015 zijn doorontwikkeld. Het belang van burgerparticipatie is momenteel helder in de ambtelijke organisatie, het college én de gemeenteraad. Daarnaast zijn er veel instrumenten die de gemeente heeft ontwikkeld en ‘klaarliggen’ om te worden gebruikt. Dit geeft de gemeente een goede uitgangspositie voor de toekomst.

5.2

Wat is er nodig voor de toekomst?

De ambitie van de gemeente is om inwoners te laten meehelpen bij maatschappelijke opgaven en meepraten in bestuurlijke processen. Met burgerparticipatie wil de gemeente dat inwoners en de gemeente dichter tot elkaar komen. Uit deze terugblikkende evaluatie volgen verschillende lessen uit het verleden, die gebruikt kunnen worden om burgerparticipatie te verbeteren in de toekomst. We starten met een overkoepelende aanbeveling. Vervolgens geven we aanbevelingen voor (verdere) verbetering van burgerparticipatie in de gemeente Maasgouw op drie niveaus met verschillende tijdspaden, waarin de geleerde lessen sinds 2015 zijn meegenomen. We constateren namelijk dat het realiseren van deze ambitie niet alleen vraagt om verbeteringen van de huidige praktijk, maar ook een verandering in de structuur van burgerparticipatie én in de organisatiecultuur. De tijdspaden verwijzen naar wanneer de effecten van de inzet van de gemeente zichtbaar

zullen worden. Voor alle aanbevelingen geldt dat om deze effecten te bereiken, de gemeente nu aan de slag moet gaan. Voor de aanbevelingen maken we gebruik van onze ervaring en inzichten in andere gemeenten, alsmede van verschillende (theoretische) handvatten voor burgerparticipatie. Per aanbeveling maken we expliciet of de aanbeveling aan het college, de gemeenteraad en/of de ambtelijke organisatie gericht is. Overkoepelende aanbeveling Overkoepelend constateren we dat verschillende verbeterpunten die volgen uit de evaluatie, al eerder zijn aanbevolen aan de gemeente (bijvoorbeeld door de Rekenkamercommissie). Zo is eerder aanbevolen om burgerparticipatie stevig in de organisatie te verankeren en lef te tonen samen met inwoners. Het is dus zaak om nu daadkrachtig aan de slag te gaan met de aanbevelingen en deze in de praktijk te brengen. Korte termijn: optimalisatie huidige praktijk Voor de korte termijn zien we verschillende verbeterpunten die de gemeente (vrijwel) direct kan oppakken om burgerparticipatie te verbeteren op de korte termijn. Het gaat hier om het laaghangend fruit: optimalisatiepunten en kleine veranderingen die relatief makkelijk te implementeren zijn, maar wel voor quick wins kunnen zorgen. Aanbeveling 1. Voer verbeteringen door in de communicatie. De gemeente kan al veel quick wins behalen door in te zetten op de eigen communicatie richting inwoners.

Investeren in duidelijke en consistente informatievoorziening richting inwoners, kan snel zorgen voor meer wederzijds begrip en vertrouwen. We bevelen de ambtelijke organisatie het volgende aan: •

Communiceer meer (vooraf, tijdens en achteraf) en beter (wat kan wel en niet, wat mogen inwoners bijdragen en wat gebeurt daarmee).

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

34

•

• • •

•

•

Communiceer op een eenduidige en begripvolle manier via meerdere kanalen, waarmee verschillende inwoners worden bereikt. Verschillende typen inwoners hebben behoefte aan verschillende communicatievormen. Denk hierbij aan websites van de gemeente, de lokale krant, het lokale huis-aan-huis blad, sociale media kanalen van de gemeente, nieuwsbrieven van de gemeente (papier en digitaal), maar ook de nieuwsbrieven van de boo’s zijn een laagdrempelig communicatiemiddel, waar de gemeente bij kan aanhaken. De gemeente kan bovendien de kennis en expertise van het Sociale Inclusiepanel inzetten om te toetsen of de teksten toegankelijk zijn. Communiceer duidelijk over tijdspad, gemaakte keuzes, afspraken en wijzigingen. Reageer (tijdig) op vragen van inwoners. Wanneer termijnen voor reactie niet worden gehaald, communiceer hier dan ook over. Communiceer over de successen. Rapporteer over gelukte/succesvolle participatiemomenten, zowel georganiseerd door de gemeente zelf als bij burgerinitiatieven. Ook al is het kleinschalig. Bij participatie georganiseerd door de gemeente, activiteiten gericht op meepraten en meedenken (inloopavonden, inwonersbijeenkomsten, digitale vragenlijst): Voor elke (fysieke) bijeenkomst is het belangrijk dat een agenda wordt opgesteld en tijdig met alle betrokkenen wordt gedeeld.

Daarnaast is het belangrijk om een schriftelijk verslag te maken en dit eveneens te verspreiden. Deze verslagen dienen als officiële documentatie van de voortgang en besluiten, en zorgen ervoor dat alle partijen goed geïnformeerd zijn. Voor elke vragenlijst is het belangrijk dat deadlines tijdig worden gecommuniceerd, en dat respondenten een terugkoppeling krijgen over wat er met de resultaten gebeurt. Bij participatie opgezet door inwoners, bijvoorbeeld activiteiten gericht op meedoen (burgerinitiatieven), is het belangrijk dat de resultaten

zowel intern in de gemeentelijke organisatie, als extern in de hele gemeente worden verspreid. Naast deze concrete verbeterpunten, bevelen we aan om te werken aan meer structuur en kaders voor de communicatie rondom burgerparticipatie, zodat duidelijk is hoe met communicatie rondom burgerparticipatie moet worden omgegaan (zie aanbeveling 7). Betrek hierbij ook de afdeling communicatie van de gemeente en zorg dat hun rol bij participatietrajecten duidelijk is. Aanbeveling 2. Maak als ambtelijke organisatie en college meer en consistent gebruik van reeds beschikbare participatie-instrumenten. De gemeente heeft al veel participatie-instrumenten ingericht, die allemaal op hun eigen manier kansrijk zijn. Specifiek bevelen we aan: •

•

Maak meer gebruik van de kennis en kunde van de dorpscontactpersonen en Wel.kom. Beide instrumenten zijn bekend in de dorpskernen. Inwoners vinden hen, en zij hebben ook kennis over de behoeften en belangrijke onderwerpen die spelen in de dorpskernen. Bovendien hebben zowel de dorpscontactpersonen als Wel.kom ervaring met het opzetten van burgerinitiatieven en het ondersteunen hierbij. Verhelder bovendien de rollen van de dorpscontactpersoon en Wel.kom en leg dit op papier vast. Expliciteer zowel waar de dorpscontactpersonen en Wel.kom overlappen, maar ook de verschillen. Beantwoord concreet de volgende vraag: wie kun je waarvoor gebruiken en/of inzetten? Maak dit zowel intern als extern helder. Adviesraad Sociaal Domein. De gemeente moet de adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein meenemen in zijn besluitvorming en moet het College een onderbouwing geven op het moment dat de besluitvorming afwijkt. De Adviesraad is ook een bestaand instrument waar de gemeente meer (zichtbaar) gebruik van kan maken.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

35

•

Communiceer op consistente en regelmatige wijze over de manier waarop adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein wel of niet landen in gemeentelijke besluitvorming. Maak agenda en verslagen voor overleggen. Reageer op adviezen, zowel gevraagd als ongevraagd. Investeer (opnieuw) in de relatie met de boo’s. De positie van de boo’s met betrekking tot burgerparticipatie in de gemeente is momenteel onduidelijk. Dit is zonde. De boo’s zijn namelijk een laagdrempelig instrument om input op te halen uit de verschillende dorpskernen. Tegelijkertijd is het goed om te beseffen dat de boo’s niet de gehele dorpskern vertegenwoordigen. Toch kunnen de boo’s als een kans worden gezien. Het is de moeite waard om gezamenlijk met de boo’s te herijken waar de meerwaarde van de boo’s kan zitten met betrekking tot burgerparticipatie.

Aanbeveling 3. Vul als gemeenteraad je kaderstellende en controlerende rol in. De specifieke rol van de gemeenteraad zal uiteindelijk moeten worden uitgewerkt in de participatieverordening (zie aanbeveling 5), maar de gemeenteraad kan nu al actiever de kaderstellende en controlerende rol oppakken. Dit kan de raad doen door bij besluiten en beleid te checken hoe participatie is toegepast en zelf te beoordelen of dat gedegen is gebeurd (niet alleen wanneer inwoners daar om vragen). Vraag als gemeenteraad bijvoorbeeld regelmatig naar documenten die inzicht kunnen bieden in de mate waarop input van inwoners landt in gemeentelijke besluitvorming, zoals agenda’s en verslagen van de Adviesraad Sociaal Domein. Daarnaast kan de gemeenteraad vaker vragen hoe het overkoepelend gaat met burgerparticipatie (dus niet gekoppeld aan een specifiek traject), bijvoorbeeld door te vragen naar de relatie tussen gemeente en inwoners of te vragen hoe het gaat met de opvolging van de aanbevelingen uit deze evaluatie.

Aanbeveling 4. Zorg als ambtelijke organisatie bij het kiezen van participatievormen, instrumenten en onderwerpen dat ook wordt aangesloten bij de behoeften van inwoners op het gebied van participatie én bij de behoeften van een project. Maak hiervoor in ieder geval gebruik van de inzichten uit deze evaluatie, bijvoorbeeld de enquêteresultaten (zie bijlage 3). Uit de enquête blijkt bijvoorbeeld dat inwoners het liefst in een zo vroeg mogelijk stadium worden betrokken en dat inwoners het liefst via een digitale vragenlijst participeren. Blijf daarbij wel rekening houden met de behoeften van een project. Middellange termijn: structuur (op orde maken kaders en randvoorwaarden) We constateren dat de ambities van de gemeente op het gebied van burgerparticipatie al sinds 2015 zijn doorontwikkeld, maar dat nog onvoldoende doorgepakt is in de praktijk. Enkel ambitie is niet genoeg. Om burgerparticipatie te laten slagen, moet je je als college en raad daadwerkelijk committeren aan de ambities die er liggen, (durven) doorpakken en de schouders eronder zetten. Daarvoor moeten college en ambtelijke organisatie nú aan de slag gaan, om te zorgen dat de kaders en randvoorwaarden binnen de gemeente op middellange termijn op orde zijn.

Dat houdt in dat er meer samenhang en structuur komt in de werkwijze rondom burgerparticipatie, waarbij rollen en verantwoordelijkheden tussen alle betrokkenen duidelijk zijn. Dit is nodig om ambities daadwerkelijk te realiseren en effecten te kunnen borgen. Concreet bevelen we aan: Aanbeveling 5. Stel een nieuwe geactualiseerde participatieverordening op en houdt hierbij rekening met de bepalingen uit het nieuwe Wetsvoorstel versterking participatie op decentraal niveau.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

36

De nieuwe wet is een belangrijke kans voor de gemeente Maasgouw om (opnieuw) aan de slag te gaan met het verankeren van burgerparticipatie in de gemeente. Zeker gezien de energie voor het onderwerp en deze evaluatie. De wet treedt in werking vanaf 2025 en er geldt een overgangstermijn van twee jaar. De gemeente moet dus een participatieverordening hebben opgesteld vóór 2027. De VNG heeft in 2023 een handreiking opgesteld voor het opstellen van een nieuwe participatieverordening.67 In deze handreiking stelt de VNG een routekaart voor. In bijlage 4 hebben we de stappen uit de routekaart opgenomen en ingevuld voor de specifieke situatie in Maasgouw. Daarmee maken we inzichtelijk welke stappen de gemeente Maasgouw de komende tijd kan gaan zetten om te komen tot een geactualiseerde en volledige participatieverordening. Het actualiseren van de participatieverordening biedt ook een kans om het gesprek te voeren over de rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen binnen een participatieproces. Onderdeel van de routekaart opgesteld door de VNG, is namelijk ook het expliciet maken van rollen en verantwoordelijkheden.

Volgens de handreiking is in de ideale situatie voor elke stap een gesprek gefaciliteerd met meerdere actoren, zoals inwoners, maatschappelijke organisaties, plaatselijke ondernemers (uit de verschillende dorpskernen), raadsleden, burgemeester en wethouders en (vakinhoudelijke) ambtenaren. In de handreiking biedt de VNG suggesties voor passende invullingen voor dergelijke gesprekken. De VNG introduceert per stap bijvoorbeeld verschillende werkvormen die gemeenten zouden kunnen inzetten. Wij bevelen de gemeente Maasgouw aan de stappen te volgen, en zelf per stap te bepalen welke werkvorm passend en haalbaar is voor de gemeente Maasgouw.

67

Om te zorgen voor een herkenbare en haalbare verordening is het in ieder geval belangrijk dat de ambtelijke organisatie betrokken is, en wanneer niet betrokken, meegenomen wordt, bij het opstellen van de participatieverordening. Aanbeveling 6. Zorg als college dat er visies en leidraden komen voor de inrichting van burgerparticipatie per traject. Zorg als MT dat medewerkers hierin worden meegenomen. Maak expliciet welke keuzes gemaakt moeten worden per participatietraject. Stel ook vast welke participatievormen passen bij welke participatievraagstukken. Met een visie en leidraden borg je een consistente toepassing van burgerparticipatie die in lijn is met de ambities van de gemeente. Een vastgestelde en in de gehele organisatie bekende en gedragen visie zorgt er ook voor dat het ambitieniveau en/of de stappen die worden gezet op het gebied van burgerparticipatie niet persoonsafhankelijk zijn. De gemeente beschikt over verschillende documenten die (al dan niet in concept) kaders stellen voor de manier waarop de gemeente Maasgouw burgerparticipatie (beoogt) aan te pakken in de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan de ‘Gereedschapskist burgerparticipatie’ (deze is vervolgens nooit geïmplementeerd) en de ‘Visie en Leidraad Bewonersinitiatieven’.

Benut de gesprekken die zijn gevoerd naar aanleiding van de nieuwe participatieverordening (aanbeveling 5), om de bestaande documenten te herijken en/of herschrijven. Het is belangrijk om hierbij ook de ambtelijke organisatie te betrekken. De documenten moeten herkenbaar en bruikbaar zijn voor de ambtelijke organisatie. Zeker gezien de vorige documenten in de praktijk niet werden gebruikt. Cruciaal is dus om gezamenlijk tot bruikbare kaders te komen, deze vervolgens te

VNG & Berenschot (2023). Handreiking: aan de slag met participatie.

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

37

implementeren én te promoten in de ambtelijke organisatie. Om te zorgen dat de documenten en herkenbaar en bruikbaar zijn, ligt hier ook een verantwoordelijkheid voor het MT: zorg dat medewerkers bij het opstellen van de visies en leidraden worden meegenomen, zorg dat de visies en leidraden bekend zijn bij nieuwe medewerkers en ondersteun medewerkers bij de implementatie (zie ook volgende aanbeveling). Aanbeveling 7. Zorg als ambtelijke organisatie, naast een nieuwe verordening en (geactualiseerde) visies en leidraden voor praktische handvatten voor de gemeentelijke organisatie. Een participatieverordening en visies en leidraden waarin de kaders worden geschetst, zijn niet voldoende om burgerparticipatie in de praktijk te brengen. In de evaluatieperiode zijn vaak ambities uitgesproken en visies geformuleerd, zonder dat dit tot praktische uitvoering is gebracht. De verordening is met name een juridische stap en wordt vaak wel nageleefd, maar is tegelijkertijd vaak ruim geformuleerd en biedt onvoldoende praktische handvatten. Wel is de verordening een goede juridische stok achter de deur. De visies en leidraden beschrijven vervolgens in brede zin de uitgangspunten van de gemeente ten aanzien van de participatievormen en -instrumenten. Het opstellen van een participatieverordening en visie zijn belangrijke eerste stappen.

Maar om die praktisch bruikbaar te maken zijn praktische handvatten nodig. Een voorbeeld van een praktisch handvat is een communicatieplan, inclusief een checklist. Een goed praktisch bruikbaar communicatieplan beantwoordt voor elk participatietraject een aantal vragen en doorloopt voor elke fase van het participatietraject verschillende stappen welke moeten worden afgevinkt. In tabel 5 we een voorbeeld van een dergelijk communicatieplan (deels) uitgewerkt. Denk bij het opstellen van praktische handvatten voor de inrichting van participatie onder andere aan de volgende aspecten:

•

• • •

•

•

Stel de doelen vast die de gemeente met dit traject wil bereiken: naast het waarom bepaal je hier voor wie het traject bedoeld is, en wat het gewenste resultaat is. Bepaal je doelgroep: op basis hiervan kan worden bepaald welke communicatie kan worden ingezet om deze het beste te bereiken. Weet wat de behoeften zijn van de doelgroep, binnen dit specifieke vraagstuk/traject, dit kan ook per dorpskern verschillen. Stem de communicatiekanalen en -vorm af op de doelgroep die je wilt bereiken en de behoeften die zij hebben. Bijvoorbeeld: alleen een geschreven bericht of ook ‘visuals’? Een digitale vragenlijst via sociale media of juist een fysieke brief? Vaak ontvangen oudere doelgroepen (50+) graag fysiek informatie, terwijl jongere doelgroepen (40 jaar en jonger), liever via digitale kanalen en sociale media geïnformeerd worden. Maak daarbij duidelijk wat de rol van de afdeling communicatie is en op welke wijze zij betrokken worden in participatietrajecten. Maak een tijdlijn: breng in kaart wanneer je gaat starten met je communicatie, hoe je gedurende het project zal communiceren en hoe en wanneer betrokkenen terugkoppeling kunnen verwachten. Evalueer achteraf met collega’s en eventuele andere betrokkenen: hoe verliep het traject? Wat ging goed, wat zijn verbeterpunten? Documenteer de opgehaalde inzichten op een vaste wijze.

Er zijn ook andere praktische handvatten om burgerparticipatie meer te borgen binnen de organisatie. De gemeente heeft al eerste stappen gezet, door burgerparticipatie op te nemen in de formats voor college en raadsvoorstellen. Een volgende stap is om burgerparticipatie ook te borgen binnen de verschillende domeinen en afdelingen van de ambtelijke organisatie. Een concreet voorbeeld om ervoor te zorgen dat burgerparticipatie een structureel terugkerend thema is, is om burgerparticipatie als onderdeel op te nemen in de jaarplannen van de

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

38

verschillende domeinen en/of afdelingen. Een ander voorbeeld is om burgerparticipatie een terugkerend bespreekpunt te laten zijn tussen medewerkers en leidinggevende binnen de afdelingen. Idealiter is dit een open gesprek en niet met als doel het afleggen van verantwoording. Tot slot is het belangrijk dat ook nieuwe medewerkers worden meegenomen in de visies en leidraden en te zorgen dat zij de praktische handvatten kennen én kunnen gebruiken. Fase Lancering

Tijdens het project

Rapportage

1 Ontwerp de visuele identiteit voor je platform en project. Reageer op vragen en input.

2 Promoot het project intern.

3 Push het project in de sociale media.

4 Verstuur een persbericht

5 Maak gebruik van de lokale krant om het project te promoten.

Deel vooruitgan g en updates op sociale media

Betrek stakeholders actief

Houd je website/ platform, met informatie over het project upto-date.

Plaats een (eind)versla g met resultaten op je website/ platform

Update de sociale media met resultaten van het traject (idealiter in visuele vorm).

Stuur persberichten over resultate n aan lokale media.

Organiseer een vervolgactie met stakeholders en partnerorganisaties.

Gebruik een website/platfor m om te communiceren over het project, bijvoorbeeld deadlines en/of wijzigingen. Breng een verslag uit aan de besluitvormers. Deel resultaten ook met de rest van de organisatie.

Tabel 5. Voorbeeld communicatieplan. De tabel bevat belangrijke fasen en stappen in een participatietraject. Aan elke fase en stap is ook een concrete en stapsgewijze checklist gekoppeld

Aanbeveling 8. Zorg voor voldoende tijd en budget, zodat voldoende ruimte is om de kaders en praktische handvatten in de praktijk ook uit te voeren. Burgerparticipatie is niet makkelijk en vraagt om voldoende tijd én expertise van medewerkers. We zien dat burgerparticipatie voor veel ambtenaren in Maasgouw al ‘deel is van het DNA’, maar tegelijkertijd nog niet goed weten hoe zij participatie effectief kunnen toepassen in hun werk. Het kan dus niet verwacht worden dat alle ambtenaren zonder de juiste achtergrond en/of handvatten in staat zijn om burgerparticipatie op de juiste manier toe te passen en daarnaast vraagt het tijd van ambtenaren. We bevelen het college het volgende aan: •

•

Zorg voor voldoende budget en tijd voor ambtenaren om burgerparticipatie toe te passen in projecten én zodat zij buiten projecten om kunnen investeren in de relatie tussen gemeente en inwoners. Dit vraagt om keuzes voor wat de gemeente wel en niet doet op het gebied van burgerparticipatie én om keuzes over waar en hoe de gemeente burgerparticipatie toepast (en waar niet). Zorg dat deze keuzes aansluiten op de ambities, visies en leidraden en praktische handvatten en dat het toegekende budget en de tijd toereikend zijn om die handvatten toe te passen. Zorg daarnaast voor een dedicated ambtenaar bij wie men terecht kan voor vragen en advies, maar die ook zorgt voor ambtelijke coördinatie ter ondersteuning van het MT. Diegene kan ook verantwoordelijk zijn voor het bewaken van de eenduidige lijn vanuit het college en zorgen voor een periodieke terugkoppeling richting de gemeenteraad (bijvoorbeeld aan de hand van de evaluaties van participatietrajecten).

Door te zorgen voor voldoende budget en tijd, een vast aanspreekpunt en duidelijke kaders, worden medewerkers beter in staat gesteld om met burgerparticipatie aan de slag gaan. Aan de slag gaan met burgerparticipatie, zal in het begin waarschijnlijk nog steeds veel vragen

Burgerparticipatie in Maasgouw - eindrapport

39

van veel medewerkers, met name voor medewerkers met weinig ervaring op het gebied van burgerparticipatie. Hoe vaker burgerparticipatie door medewerkers wordt toegepast, volgens vaste werkwijzen en met goed resultaat, hoe meer zelfzekerheid en rust medewerkers zullen vinden en hoe ‘makkelijker’ het voor ze wordt om ermee aan de slag te gaan. Daarmee zal burgerparticipatie steeds minder ‘spannend’ worden en zullen de medewerkers meer ‘eigenaarschap’ gaan voelen bij burgerparticipatie. We zien daarbij wel een blijvende rol voor het vaste aanspreekpunt binnen de ambtelijke organisatie als expert en sparringpartner op het thema.