Document · PDF

84784-Verbeterplan informatiebeheer MER-organisaties 2022-2024

01. Raadsvergadering 8 november 2022, gemeente Maasgouw19.597 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Ambtelijk opdrachtgever

Eric van Mierlo, directeur SC-MER

Opdrachtnemer

Steven Pickwell, teammanager Informatisering

Programmamanager Verbeterplan

n.t.b. ( 2023: 2 dgn./week; Q1-Q2 2024: 1 dag/week)

Actie-eigenaren

Zie de projectbeschrijvingen, bijlage 4.

Stuurgroep

Portefeuillehouders bedrijfsvoering Gemeente Maasgouw, Gemeente Echt-Susteren, Gemeente Roerdalen en DB SC MER, ambtelijk opdrachtgever, opdrachtnemer (programmamanager op afroep)

Per kwartaal zal een regulier stuurgroepoverleg gepland worden, indien er buiten de reguliere overleggen behoefte is aan een stuurgroep overleg zullen de opdrachtgever en opdrachtnemer dit in overleg plannen

Portefeuillehouders bedrijfsvoering Programmagroep

De portefeuillehouders bedrijfsvoering zullen periodiek (op zijn minst maandelijk) door de opdrachtnemer geïnformeerd worden over de voortgang. -

De programmamanager en de actie-eigenaren

Overleg per maand

Overleg programmamanager – actie-eigenaar: naar behoefte

Breed Directie Beraad

Programma-lijn overleg

Bij knelpunten die de voortgang van het verbeterplan kunnen belemmeren zal dit (voordat geëscaleerd wordt naar de stuurgroep) geëscaleerd worden naar het Breed Directie Beraad. -

Omdat de uitkomsten van dit verbeterprogramma worden overgedragen aan de staande organisatie (‘going concern’) en omdat er relevante ontwikkelingen kunnen zijn in het dagelijks werk van de staande organisatie is van belang om regelmatig (per maand) af te stemmen tussen het verbeterprogramma en de meest betrokken leidinggevenden uit het going concern.

Deelnemers: opdrachtnemer, programmamanager en de clustercoördinatoren informatiebeheer en informatiemanagement.

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

7.2

Programmastructuur i.r.t. “reguliere structuur”

Om ervoor te zorgen dat er aansluiting is tussen de programmastructuur en de reguliere structuur van cluster Informatiebeheer zal onderstaande structuur worden aangehouden:

In een wekelijks overleg tussen opdrachtnemer (Manager Informatisering, clustercoördinator en programmamanager) wordt de voortgang besproken en bewaakt en zal zorg worden gedragen voor de overdracht van de nieuwe werkwijzen uit het verbeterprogramma naar de dagelijkse operatie.

7.3

Uitvoering

De uitvoering van de verbeteracties (het ‘growing concern’) vindt waar mogelijk plaats door vrijgemaakte/ingehuurde gekwalificeerde medewerkers, zodat er geen/nauwelijks beroep wordt gedaan op de eigen medewerkers van het cluster IB. Die kunnen zich – onder aansturing van de clustercoördinator IB - blijven richten op hun reguliere werk (het ‘going concern’). Elk gereed product dat resulteert uit de 18 verbeteracties wordt via de teammanager informatisering overgedragen aan het going concern. Vervolgens draagt deze het – afhankelijk van het onderwerp over aan de clustercoördinator informatiebeheer of de clustercoördinator informatiemanagement.

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

7.4

Monitoring

Voortgangsrapportages (op resultaat en budgetuitputting) per maand: - Door actie-eigenaren aan de programmamanager; - Door de programmamanager aan de opdrachtnemer en cc aan de coördinator IB en IM. Voortgangsrapportage (op resultaat en budgetuitputting) per kwartaal: - Door de opdrachtnemer aan de ambtelijk opdrachtgever; - Door de ambtelijk opdrachtgever aan de bestuurlijk verantwoordelijken.

7.5

Risico’s

Zoals eerder vermeld hebben vele verbeterinitiatieven in het verleden niet het gewenste resultaat opgeleverd. Ook nu zijn er enkele factoren waar we ons rekenschap van moeten geven en die cruciaal zijn voor het slagen van dit verbeterprogramma én het structureel borgen daarvan. - Gekwalificeerde derden (senior archiefmedewerkers, adviseurs informatiebeheer en programmamanager) niet of onvoldoende te vinden, waardoor projecten niet (tijdig) uitgevoerd kunnen worden. - Onderschatting van de noodzaak om iedereen (niet eenmalig maar periodiek) mee te nemen in procesgericht werken, zgw/zgr, JOIN en informatiebeheeraspecten; - Medewerking uit de vier organisatie(s), bijvoorbeeld inzet van behandelaren en key-users bij de uniformering en digitalisering van processen; - Structureel investeren in procesuniformering en -digitalisering en de digitale fitheid van iedereen binnen de vier MER-organisaties;

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Bijlage 1: De 8 KPI’s archiefbeheer 2021 Nr. 1

KPI Lokale regelgeving Het verkrijgen van inzicht in het al dan niet juist naleven van de verantwoordelijkheden die de raad en het college heeft ten aanzien van het aanwijzen van verantwoordelijken inzake zorgplicht, beheerplicht en toezicht. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer vormen de basis waarop raad en college invulling geven aan de archiefwet. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft t.a.v. het beheer en vorming van de archieven alsmede het toezicht daarop. In het besluit informatiebeheer wordt vervolgens dat ambtelijke beheer nader uitgewerkt. Daarnaast biedt deze KPI inzicht in de wijze waarop de gemeente al dan niet rekening houdt met archiefwettelijke eindverantwoordelijkheid en diverse wettelijke bepalingen bij het wijzigen, opheffen, samenvoegen en of splitsen van eigen overheidstaken zowel richting of met private partijen, andere overheidsinstellingen en vooral ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen. Middelen en mensen De zorgdrager, het college, dient ingevolge de wet voldoende middelen ter beschikking stellen om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor - en het beheer van de archieven. Daarnaast dient er adequaat personeel, zowel wat betreft de capaciteit als hun opleidingsniveau, aanwezig te zijn.

Deze KPI biedt inzicht in het feit of de zorgdrager voldoet aan deze verplichting Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Niet overgebrachte archieven die op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht dienen te worden, moeten worden beheerd in een door het college aangewezen archiefruimte. Zowel de archiefruimte als de archiefbewaarplaats dienen qua bouw, inrichting en gebruik te voldoen aan een aantal eisen welke zeer specifiek zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. In de (nabije) toekomst dienen digitale archiefbescheiden te worden overgebracht naar een zogenaamd e-depot, de digitale equivalent van een archiefbewaarplaats. Interne kwaliteitszorg en toezicht Het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop de gemeente het informatiebeheer heeft ingericht en of het wettelijk verplichte kwaliteit-systeem aanwezig is. Kernvragen daarbij zijn of het informatiebeheer planmatig geschiedt, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zijn aangegeven en of er binnen de kaders van het informatie-beheer voldoende aandacht is voor het archiefbeheer. Daarnaast geeft deze KPI inzicht of de organisatie grip heeft op het geheel van informatiehuishouding en archiefbeheer. Verder biedt deze KPI inzicht in de vraag of het toezicht afdoende is ingericht en geïmplementeerd.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Verkrijgen van inzicht in de vraag of de archiefbescheiden, zowel de papieren als de digitale, efficiënt en zodanig geordend zijn dat de organisatie (dus niet enkel de individuele medewerker) altijd weet waar bepaalde informatie kan worden gevonden. Dat geldt ook voor informatie, waarvan de afdoening nog lopende is. Worden daarbij maatregelen getroffen die de betrouwbaarheid en volledigheid van de gegevens waarborgt? En zijn er maatregelen genomen die vindbaarheid en bruikbaarheid nu en in de toekomst voldoende garanderen? Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Verkrijgen van inzicht in de wijze waarop de gemeente daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vernietigd. Elk overheidsorgaan is in principe verplicht om archiefbescheiden te vernietigen op het moment dat deze daarvoor, ingevolge wet- en regelgeving, voor in aanmerking komen. Deze verplichting geldt zowel ten aanzien van analoge als digitale gegevens en de vernietiging dient te verlopen volgens een aantal wettelijke eisen. Tevens wordt met deze KPI inzicht geboden in de vraag of de gemeente correct handelt of heeft gehandeld in het geval van vervreemding of vervanging van archiefbescheiden.

Bij vervreemding worden archiefbescheiden in eigendom (en bijbehorende zorgplicht) overgedragen aan een andere instelling. Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document. Overbrenging van archiefbescheiden Verkrijgen van inzicht in de vraag of de gemeente voldoet aan de verplichting om archieven na verloop van tijd over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Overheidsarchieven dienen na 20 jaar, in blokken van maximaal 10 jaar, overgebracht te worden naar een openbare archiefbewaarplaats waarbij deze archieven openbaar raadpleegbaar zijn voor eenieder. Van elke overbrenging dient een schriftelijke verklaring te worden opgemaakt, de akte van overbrenging. Indien archieven niet op tijd kunnen worden overgebracht dient hiervoor een machtiging te worden aangevraagd bij GS. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Eenieder die de archiefbescheiden wilt inzien moet dat kosteloos kunnen doen, voor eventuele vermenigvuldiging (kopie of scan) mogen kosten in rekening worden gebracht.

De wijze van beschikbaarstelling, inzage, uitlening, verstrekken van afschriften en kopieën dient in een reglement te zijn vastgelegd. Alleen in specifieke gevallen mogen bepaalde archiefbescheiden van openbaarheid worden uitgezonderd, deze dienen te zijn vermeld in die akte van overbrenging.

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Bijlage 2: Rekenregels uren KPI-audits 2021

Bij het berekenen van de benodigde tijd voor foutherstel en wegwerken van achterstanden gebruikt de archivaris/archiefinspecteur de volgende ervarings- en kengetallen. Klasse 1. Voor seriematig archief dat bestaat uit redelijk gestandaardiseerde dossiers is een bewerking10sgraad van ca. 1 meter per arbeidsdag (8 uur) een redelijke norm. Dit geldt voor hinderweten bouwvergunningen. Indien redelijk goed gevormd is dit ook van toepassing op cliënt- en/of personeelsdossiers. Indien de exacte waarderingsregels worden toegepast met de proces georiënteerde selectiemethodiek, dan geldt eerder klasse 2 dan klasse 1. Klasse 2. Dossiers die al een redelijke mate van ordening kennen maar wel bewerkt moeten worden omdat er geen of onvoldoende rekening is gehouden met proces georiënteerde vorming i.r.t. waardering. Dit zijn vaak de standaard dossiers in de paternosterkasten die nog nagelopen moeten worden, waar nog documenten aan toegevoegd moeten worden of waarbij een dossier uiteenvalt in meerdere dossiers omdat er zogenaamd verzamel, persoons of object dossiers zijn gemaakt. Per dag kan een goede archiefbewerker een halve meter verwerken van deze klasse. En dit is voor de meeste aantallen meters die in kaart zijn gebracht, toegepast. Klasse 3. Dat zijn de archiefmeters waarin vrijwel geen (zaak)ordening heeft plaatsgevonden en er sprake is van een document gerelateerde ordening.

Deze documenten moeten dus nog in zijn geheel tot dossiers gevormd worden. Daar kan per 8 uur ongeveer zo’n kwart meter weggewerkt worden. Deze rekenregel is bij de MER-organisaties toegepast op de dagdozenserie. Omdat de MER-organisaties in principe hybride archiveren, kan dat ervoor zorgen dat er juist meer uren nodig zijn voor bewerking omdat digitale documenten niet in een zaaksysteem zijn opgenomen maar nog in mailboxen en netwerkomgevingen staan. Aan de andere kant zou het ook zo kunnen zijn dat de kwaliteit van de ordening en digitalisering van de archiefbescheiden dusdanig is dat je je daarop kunt verlaten en met terugwerkende kracht een vervangingsbesluit laat nemen. Het herstel van de bouw/milieu en omgevingsvergunningen, een cruciaal onderdeel gaat uit van een bewerking van 2,5 uur per dossier. Elk dossier, zowel de analoge bescheiden en de digitale bescheiden zullen eerst per dossier bij elkaar gezocht moeten worden en vervolgens tot een nieuw (bij voorkeur, digitaal) dossier gevormd worden.

Onder bewerken wordt verstaan: dossiervorming of hervorming, beschrijven, waarderen en indien van toepassing materiële verzorging. 10

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Bijlage 3: Totaaloverzicht maatregelen 2016-2022 Nr.

Actie/maatregel/project

MG ES RD SC Stavaza 1 juli 2022

PK-01

DIV processen op orde

x m.n. opvragingen en postproces. Deels opgepakt, maar resultaat nog onvoldoende

PK-02 PK-03

Opstellen besluiten informatiebeheer en archiefverordeningen Inrichten digitaal archief SC MER

x deels opgepakt; verbetering nodig: KPI2021-01 en KPI2021-02 en STR-04 t/m STR-07 x gereed

PK-04

Huisvesting DIV

PK-05

Verhuizing Maasgouw

PK-06

Invoeren selectielijst 2017

PK-07

E-depot Echt-Susteren

PK-08

Handboek vervanging archief OD en SD

x niet opgepakt; onderdeel van substitutie MER-breed

PK-09

Wegwerken achterstanden SD

x gereed

PK-10

Opstellen kwaliteitsplan DIV

x niet opgepakt; onderdeel van KPI2021-20

PK-11

Kwaliteitssysteem

x niet opgepakt; onderdeel van KPI2021-21

PK-12

Ontwikkelen digitale vaardigheden

x deels opgepakt; o.a. 2021/2022 leergang met 16 modules; nog onvoldoende

PK-13

x gereed, alleen binnen IB

PK-14

Voorbereiden maandelijkse rapportage lopende zaken + afhandeling binnen de termijnen Handboek vervanging organisatie(s)breed voorbereiden

PK-15

Haalbaarheidsonderzoek positionering postintake + overgang

PK-16

x niet opgepakt; staat in UP INF 2022

PK-17

Onderzoek en implementatie e-depot (dit project staat nu nog bij I&A, moet over naar DIV) Substitutie lopende zaken

x niet opgepakt; onderdeel van substitutie MER-breed

PK-18

Volledig digitaal werken

x deels opgepakt, maar nog onvoldoende

PK-19

Informatiefunctie bewaartermijnen

PK-20

Wbp versus archiefwet

x niet opgepakt vanuit DIV/IB

PK-21

Wet open overheid

x niet opgepakt vanuit DIV/IB

BP2020-01

Slimme scanstraat

BP2020-02

Handboek vervanging MER-organisaties

BP2020-03

Koppeling JOIN met andere applicaties (waaronder NHR)

x project kent 2 fasen. Fase 1 nagenoeg afgerond (livegang was sept 2021); nog steeds technische issues met barcodes en werkwijzen. Fase 2 moet nog starten. Efficientiewinst tot op heden marginaal. x jaren geleden E/S HB vervanging: niet geimplementeerd. In 2020 MG een HB Vervanging in concept gereed. Niet geimplementeerd. Voor RD en SC nog geen acties ondernomen. x heeft nog niet plaatsgevonden

BP2020-04

Digitalisering aan de voorkant (e-diensten, e-formulieren, portalen)

BP2020-05

Het werken met uniforme en lean-ingerichte werkprocessen binnen DIV

BP2020-06-01 Digitale ondertekening

x een aantal e-formulieren en e-diensten zijn beschikbaar; voor IB erg belangrijk; maar IB volgend; onderdeel van e-dienstverlening (is daar een opdracht/programma van?); voorstel is om hier een taakstelling van op te nemen x m.n. gericht op opvragingen en postproces. Allebei nog niet gereed, niet geharmoniseerd. x digitale ondertekening: pilot Maasgouw loopt

BP2020-06-02 Digitaal waarmerken

x digitaal waarmerken: nog niet opgepakt

x gereed, postkamer gecentraliseerd in Echt gereed x

x gereed; MER werkt met landelijk vastgestelde lijst deels opgepakt, maar nog onvoldoende

x niet opgepakt; onderdeel van substitutie MER-breed x gereed, maar nog onvoldoende, zie ook PK-01

x deels opgepakt, maar nog onvoldoende

BP2020-07

Beëindiging van de reverse scanning SD MER

KPI2019-01

Aanpassen en actualiseren aanwijzings- en benoemingbesluiten

KPI2019-02

GR-register en archiefbeheer bij GR'en

KPI2019-03

Kwaliteits(zorg)systeem

x eerste verkenning uitgevoerd

KPI2019-04

Kengetallen DIV/IB

x maandelijks basisgegevens

KPI2019-05

Ordeningsplan(nen)/DSP

x in eerste opzet beschikbaar

KPI2019-06

Metadataschema

x in eerste opzet beschikbaar

KPI2019-07

Beleid duurzame bewaring en toegankelijkheid archiefbescheiden

x nog niet opgepakt

KPI2019-08

Archiefruimte en archiefbewaarplaats SC-MER

KPI2019-09

Rapport handelwijze bouwvergunningen

KPI2019-10

Harmonisatie JOIN

x programma ZGW 'on hold'

KPI2019-11

Procedures en inhalen achterstand vernietiging

x analoog is bij; gaat mn over digitaal

KPI2019-12

Handboek Vervanging 4 MER-organisaties

KPI2019-13

Verklaring conversie en migratie

x jaren geleden E/S HB vervanging: niet geimplementeerd. In 2020 MG een HB Vervanging in concept gereed. Niet geimplementeerd. Voor RD en SC nog geen acties ondernomen. nog niet opgepakt

KPI2019-14

Hotspotmonitor

KPI2019-15

Verbeteren klimaatbeheersing archiefbewaarplaats Echt-Susteren

KPI2019-16

Aansluiting op e-depot

KPI2019-17

Bezoekersreglement tbv deskundige derden

KPI2019-18

Updaten calamiteitenplannen m.b.t. archivering

KPI2019-19

Personele capaciteit en kennisniveau

KPI2019-20

Oplossen dagdozen problematiek

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

gereed nog niet opgepakt nog niet opgepakt

x gereed

x x

nog niet opgepakt

nog niet opgepakt; lage pioriteit gereed

x nog niet opgepakt, onderdeel van UP 2022

x in concept gereed

x nog onvoldoende, ondanks persoonlijke en teamontwikkeling;, aangepast formatieplan en leergang x nog niet opgepakt

onderdeel van nieuwe archiefdienst

Nr. INT-01

INT-02

INT-03-01

INT-03-02

INT-04 INT-05 INT-06

INT-07

INT-08

INT-09

INT-10

INT-11

INT-12

INT-13

INT-14

INT-15-01 INT-15-02

INT-15-03

INT-15-04 INT-16

INT-17 INT-18 INT-19 INT-20 INT-21

INT-22 INT-23

INT-24

Actie/maatregel/project Twee te bewaren bestanden van de voormalige gemeente Echt 1981-2002 en één te bewaren bestand van de voormalige gemeente Susteren 19822002 zijn nog niet beschreven volgens de regels van de archivistiek. Het te bewaren archiefbestand van de gemeente Maasgouw 2007-2016 (10 jaren blok) of 2007-2021 (blok van 15 jaar) dient nog te worden beschreven volgens de regels van de archivistiek en officieel te worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats. De te bewaren archiefbestanden van de voormalige gemeente Echt zijn niet formeel overgedragen naar de archiefbewaarplaats via een verklaring van overbrenging. De te bewaren archiefbestanden voor de voormalige gemeenten van Roerdalen zijn niet formeel overgedragen naar de archiefbewaar--plaats van Roermond via een verklaring van overbrenging. Niet alle informatie in de beschrijvende- en dossierinventarissen van de gemeente E-S zijn betrouwbaar. Dit betekent uitzoekwerk en herstel. Er dienen nog een aantal archief-blokken in de archiefbewaarplaats van de gemeente E-S te worden herordend. De aanduiding van de jaarblokken van een tweetal te bewaren archiefbestanden van de gemeente E-S is niet correct. Deze dienen nog te worden aangepast. Hierbij moet tevens aanpassing plaatsvinden van de dossiers binnen de betreffende jaarblokken.

De bestanden van de grondtransacties en milieuvergunningen van de voormalige gemeente Echt zijn niet opgenomen in de beschrijvende inventaris van die periode. Het verdient aanbeveling deze hierin alsnog op te nemen om een totaaloverzicht te krijgen. De nummering van de diverse archiefblokken in de archiefruimte van de gemeente E-S loopt niet meer synchroon met de nummering in JOIN. Dit dient alsnog te worden hersteld. Er is behoefte aan meer uniforme opschriften op de archiefdozen in de archiefruimte van de gemeente E-S. Daarnaast laat de materiële verzorging nog te wensen over. De dossiers bevatten nog plastic, nietjes, ringbanden etc. Verder zijn een groot aantal archiefdozen veel te vol met dossiers. In de archiefruimte van de gemeente E-S staat nog een groot bestand aan sociale zaken dossiers in archiefkasten. Deze zijn nog niet afgesloten.

MG ES RD SC Stavaza 1 juli 2022 x

Er is een schouw uitgevoerd ter voorbereiding van het opmaken van een beschrijvende inventaris. Er ligt een concept collegevoorstel voor gemeente E-S om een bureau in te huren voor het beschrijven van de 2 bestanden.Hiervoor is 24K benodigd. Komt later.

Een verklaring van overbrenging gemeente E-S is inmiddels getekend.Verklaring van overbrenging gemeente MG is in bewerking.

Er ligt een Plan van aanpak en uitvoering is gestart.

Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties.

Voorgesteld aan Sociaal Domein om tot opschoning en archivering over te gaan. Wachten nog op een reactie.

Inmiddels zijn voorbereiding getroffen voor de analoge vernietiging 2022.De vernietigingslijst 2021 van de gemeente RD is nu wel aan de gemeentearchivaris ter goedkeuring voorgelegd. Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties.

De analoge vernietiging van archiefbescheiden is tot en met 2021 gerealiseerd door de 3 gemeenten. De vernietigingslijst van de gemeente Roerdalen wordt niet ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris van Roermond volgens DVO en eigen Archiefverordening. Er is nog een achterstand in weg te werken archiefbescheiden/dossiers: -gemeente E-S: 24 m1. -gemeente Roerdalen: 53 m1 -gemeente Maasgouw: 135,5 m1 -SC MER: 15 tot 18 m1 Binnen JOIN is nog geen archiefvormend orgaan Servicecentrum MER aangemaakt. Zodoende kunnen er nog geen MER-dossiers worden geregistreerd. De benamingen van de verschillende archiefvormende organen bij de gemeente E-S is niet altijd juist weergegeven. Ook het tijdvak klopt niet altijd. Er is wel een start gemaakt met een inventarisatie van de benamingen, maar nog niet afgerond. Op de kamer van het archief in Roerdalen bevinden zich (naast 1 paternosterkast met lopende zaken) nog 2 paternosterkasten. 1 paternosterkast bevat actuele cliëntendossiers van de Schuldhulpverlening. Het bijhouden is een verantwoordelijkheid van de betreffende organisatie (Plangroep). Tot nu toe wordt door de archiefmedewerker voor een nieuwe cliënt al een dossier aangemaakt. 1 paternosterkast bevat alle actuele personeelsdossiers van de 4 organisaties. Daar heeft de archiefmedewerker op zich geen bemoeienis mee.

De personeelsdossiers van de MER staan geregistreerd in het zaaksysteem JOIN in de Maasgouw omgeving en niet in de MER omgeving. Omdat de gemeente Maasgouw onvoldoende ruimte heeft in de archiefruimte (voorkelder) zijn de op termijn te vernietigen archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats geplaatst. Als gevolg hiervan staat de archiefbewaarplaats vol met archiefbescheiden. Om ruimte te creëren is een onderzoek gestart naar of digitaliseren bouwvergunningen of overbrengen oude archiefbestanden voor voormalige gemeenten naar een externe archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden van het Servicecentrum MER dienen nog overgebracht te worden naar de archiefruimte van Echt-Susteren. De analoge vernietiging van financiële archiefbescheiden uit 2013 van de MER dienen in 2021 te worden vernietigd. Het is op dit moment niet mogelijk om een digitale vernietigingslijst uit het zaaksysteem JOIN te generen. Er vindt op dit moment geen adequate kwaliteitscontrole plaats op de juiste digitale archivering. De wijze van archiefopvraging binnen de 4 organisaties is nog onduidelijk, met name als het gaat om dossiers/documenten uit niet openbare en openbare archief. Voor de (digitale) toekomst en voor de taken die meer op het mbo+ en hbo liggen, is meer kennis en kunde nodig.

In de afgelopen periode heeft geen enkele archiefmedewerker zich bezig gehouden met de archivering van de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER. De archiefmedewerkers verrichten nog andere archiefwerkzaamheden, zoals de analoge dossiervorming en -ordening van niet bij het Servicecentrum MER ondergebrachte organisatieonderdelen.

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Er ligt een concept collegevoorstel voor de gemeente E-S voor de inzet van derden om de herstelwerkzaamheden uit te voeren.

Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties. x x x

Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties. Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties. Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties. x Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties. x Is gerealiseerd

Nog niet opgepakt; wordt meegenomen in de herstelacties.

Er is gecommuniceerd met Schuldhulp-verlening. Plangroep maakt nu zelf een dossier aan van nieuwe cliënt.In behandeling. x

x x

Er ligt een concept collegevoorstel voor Maasgouw om ruimte te creëren in de archiefbewaarplaats door de te bewaren archieven van de voormalige gemeenten over te dragen naar een extern archiefdepot. Hiervoor is 24K benodigd.

x Is gerealiseerd. x Is gerealiseerd x

x Er ligt een concept die nog wordt besproken met teammanager Informatisering en daarna wordt voorgelegd aan MT/BDB. x Wordt meegenomen in kader KPI audit 2021. x Is geregeld.

x Wordt meegenomen in kader uitwerking scenario 3 over de inrichting van het informatieen archiefbeheer.

Nr. KPI2021-01 KPI2021-02 KPI2021-03

Actie/maatregel/project

MG ES RD SC Stavaza 1 juli 2022

Actualiseer de Archiefverordening (AO) en Besluit Informatie-beheer (BI) na inwerkingtreding nieuwe Archiefwet in 2023. De bepalingen in AO en BI in overeenstemming brengen met GR MER.

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

KPI2021-05

Neem een besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats en de gemeentearchivaris. Bij de eerstvolgende wijziging van een GR de archiefparagraaf aanpassen. Concrete afspraken maken over de archiefvorming en het archiefbeheer.

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

KPI2021-06

Instellen Strategisch Informatie Overleg.

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

KPI2021-07

Zorgdragen voor voldoende middelen, zowel financieel als personeel (kwantitatief en kwalitatief). Besluit nemen tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats voor de opslag van op termijn over te brengen archiefbescheiden Besluit nemen tot aanwijzing van een archiefruimte voor opslag van archiefbescheiden in afwachting van overbrenging dan wel vernietiging.

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

KPI2021-04

KPI2021-08 KPI2021-09

KPI2021-10

KPI2021-17

Archiefruimte uitrusten met logging apparatuur voor bijhouden van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid. Zorg er voor dat de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in gehele archiefbewaarplaats in orde is. Monitor de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in archiefbewaarplaats en archiefruimte op een meer frequente basis en tref maatregelen of laat maatregelen treffen indien er sprake is van structurele overschrijding van de wettelijk toegestane waarden. Verwijder de dozen op de bovenste planken. Breng de archiefbescheiden in de archiefruime over naar een andere geschikte ruimte. De archiefstellingen anders positioneren, zodat er maximale ruimte ontstaat tussen de kasten. Verwijder plinten en laminaatvloer. Vervangen door een vloer die glad, vlak en stofvrij is Stel een calamiteitenplan op voor het archief.

KPI2021-18

Actualiseer het calamiteitenplan archief.

KPI2021-19 KPI2021-20

KPI2021-11 KPI2021-12

KPI2021-13 KPI2021-14 KPI2021-15 KPI2021-16

KPI2021-21

KPI2021-22 KPI2021-23

KPI2021-24 KPI2021-25 KPI2021-26 KPI2021-27-01 KPI2021-27-02

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 X Gereed, archiefruimte en archiefbewaarplaats SC-MER is in Echt

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 X

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X X

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X In concept beschikbaar

Tref voorbereidingen voor een toekomstig e-depot. Leg vast wat de kaders zijn voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en op welke wijze de kwaliteit wordt gemeten en bewaakt. Beschrijf en implementeer op basis daarvan een kwaliteitssysteem. Draag zorg voor het bij wet verplicht actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden, een DSP c.a. Ordeningsplan. Stel een metadataschema op en pas dit toe in alle systemen waarin archiefbescheiden bevinden. Pas het principe van enkelvoudige opslag toe. Het voorkomt omissies in versies, beheer en verkleint het risico op datalekken, scheelt aanzienlijk in beheerskosten en bevordert de vindbaarheid Ontwikkel beleid voor duurzaamheid van digitale archiefbescheiden.

X X

X X X

In concept beschikbaar Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X in eerste opzet beschikbaar

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

Draag zorg voor duurzame archivering van de opnames van raadvergaderingen. Regel het beheer. Beperk het gebruik van de netwerkschijf. Stel voor het beheer van de netwerkomgeving beheersregels op. Zorg dat de inrichting van het zaaksysteem voldoet aan de wettelijke eisen.

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X in eerste opzet beschikbaar

X Nog geen actie ondernomen; programma zgw/zgr 'on hold'

KPI2021-29

Zorg er voor dat de hrm-applicatie beschikt over een RM functionaliteit, zodanig dat er sprake is van correcte dossiervorming en de mogelijkheid van waardering, selectie en vernietiging. Vervang de analoge input door correcte digitale input met inbegrip van een vervangingsbesluit. Beëindig de analoge input en bewerk de bestaande analoge dossiers dusdanig dat deze kunnen worden vernietigd volgens de wettelijke termijnen. Stel substitutiebeleid op en neem na een correcte inrichting van het zaaksysteem, DSP en metadataschema een substitutiebesluit en regel periodieke vervanging en neem dit op in het mandaatbesluit. Neem een vervangingsbesluit.

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

KPI2021-30

Stel een procedure c.q. protocol op voor conversie en migratie

X Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

Draag zorg voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Werk bestaande achterstanden weg en voorkom nieuwe achterstanden. Draag zorg voor de overbrenging van de archiefbescheiden ouder dan 20 jaar en stel een verklaring van overbrenging op met inbegrip van openbaarheidsbeperkingen. Professionaliseer de beschikbaarstelling van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en hanteer daarbij een strikt onderscheid tussen overgebracht archief en niet overgebracht archief. Stel een bezoekersreglement op, waarin het voor gebruikers van het archief duidelijk is welke vorm van dienstverlening zij kunnen verwachten.

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

x X

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X X

STR-01

Draag zorg voor de juiste mandatering. Handel verzoeken om inzage van niet overgebrachte archieven af als Wobverzoeken. Biedt de toegangen, indexen en inventarissen van de overgebrachte archieven digitaal aan bij de archiefdienst Roermond. Aanbesteden één externe archiefdienst

STR-02

Opstellen DVO archiefdienst

x nog niet opgepakt,na STR-01

STR-03

Opstellen aanwijzingsbesluit één archivaris

x nog niet opgepakt,na STR-01

STR-04

Aanpassen hfdst 8 GR MER

x nog niet opgepakt, Q3-Q4

STR-05

Opstellen één archiefverordening

x nog niet opgepakt, Q3-Q4

STR-06

Opstellen één besluit informatiebeheer

x nog niet opgepakt, Q3-Q4

STR-07

Aanpassen mandaatbesluit en -register

x nog niet opgepakt, Q3-Q4

STR-08

Inrichten SIO

x nog niet opgepakt, Q3-Q4

STR-09

Inrichten TIO

x nog niet opgepakt, Q3-Q4

KPI2021-27-03

KPI2021-28

KPI2021-31-01 KPI2021-31-02 KPI2021-32

KPI2021-33

KPI2021-34 KPI2021-35 KPI2021-36 KPI2021-37

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

x omdat de kwaliteit van de digitale zaakdossiers twijfelachtig is (waaronder de vernietigingstermijnen), heeft tot toe geen digitale vernietiging plaatsgevonden.

x Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025

X X X

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 X X X

Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 in concept gereed Nog geen actie ondernomen; onderdeel van Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2025 x in uitvoering; geplande gunning vóór 1 aug

Bijlage 4: Aanpak 18 verbeteracties 2022-2024

In deze bijlage een uitwerking van de 18 verbeteracties zoals die voorzien zijn voor 2022-2024. Alle eerder genoemde verbeterinitiatieven zijn ondergebracht binnen de 18 (clusters van) verbeteracties. Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

01. Implementatie slimme scanstraat IB 22-24 01 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Afronden fase 1 én fase 2 van de slimme scanstraat (KTA); Dit betreft vooral applicatietechnische aspecten. Beoogd resultaat: efficiëntere wijze van post registreren en door automatisering een verkleining van de foutkansen bij registratie. Functioneel beheer SC-MER i.s.m. cluster IB Clustercoördinator Informatiemanagement 72 uur; past binnen het reguliere takenpakket van Functioneel Beheer Zowel de eenmalige kosten (€ 107.390,-) als de jaarlijkse kosten (€ 19.118,-) zijn reeds eerder verwerkt in de begrotingen van SC-MER. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

02. Harmoniseren en digitaliseren informatiebeheerprocessen IB 22-24 02 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x In dit verbeterplan wordt prioriteit gegeven aan het uniformeren en digitaliseren van de processen waar het cluster Informatiebeheer nauw bij is betrokken: De aanlevering, registratie en routing van analoge en digitale inkomende post De werkwijze van uitgaande analoge en digitale post, waaronder de ondertekening De digitale archivering na afsluiten van een zaak De archiefopvragingen. Deze processen kennen nu nog veel verschillende werkwijzen en uitzonderingsgevallen bij de vier organisaties, hetgeen (zeker voor cluster IB) arbeidsintensief en foutgevoelig is. Het zoveel als mogelijk op één lijn brengen van deze processen (incl. de gebruikte zaaktypen) staat in dit project centraal. Daarbij moet er uiteraard rekening mee worden gehouden dat de organisatiestructuren en -benamingen van de vier organisaties verschillend zijn. Ook is het belangrijk om te realiseren dat het grip krijgen en houden op deze documentenstromen, voor zover die via cluster IB en JOIN gaan. i-Navigator11 i-Navigator is een applicatie die momenteel door ruim 80% van de gemeenten wordt gebruikt en kan helpen bij het beschrijven van de informatie in de organisatie en hoe deze informatie moet worden beheerd. I-Navigator heeft dat in kaart gebracht aan de hand van plm.

1000 werkprocessen en de bijbehorende metadata. Deze processen zijn uitgebreid gedocumenteerd en worden door een centrale redactie onderhouden. Er zijn per jaar vier à vijf keer updates. Deze wijzigingen omvatten onder andere wetswijzigingen, wijzigingen in archieftermijnen e.d. i-Navigator kan de basis (dé bronapplicatie) vormen voor het optimaliseren, digitaliseren en harmoniseren van de werkprocessen en de bijbehorende zaaktypen binnen de MER-samenwerking. Daarnaast kan aan de hand van i-Navigator een

Binnen de programma-organisatie is een nadere uitwerking beschikbaar dat het advies om i-Navigator aan te schaffen onderbouwt. Ook is een kostenraming opgenomen. 11

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Naam

02. Harmoniseren en digitaliseren informatiebeheerprocessen ordeningsplan voor archiefbeheer worden opgesteld (verplicht volgens artikel 18 van de Archiefwet). Ook andere thema’s kunnen gebruikmaken van i-Navigator, zoals BIO, AVG en ook bij rechtmatigheidsvraagstukken (AO/IC). Het advies van het kernteam luidt als volgt: 1. Schaf eenmaal i-Navigator aan voor SC-MER (de kosten voor één i-Navigator licentie zijn eenmalig plm. € 14.000-17.000,= en jaarlijks plm. € 5.000-6.500,=; 2. Zet i-Navigator in bij de gerichte en integrale aanpak van de procesverbeteringen; 3. Beleg het beheer voor i-Navigator.

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort)

Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen

Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Cluster IB i.o.m. de vier organisaties, i.s.m. enkele facilitators; de vliegende brigade: adviseur IB, lean-consultant en functioneel beheerder. Cluster coördinator Informatiebeheer Behandelaren: niet in te schatten. De vliegende brigade: adviseur IB, lean-consultant en functioneel beheerder: elk 1 dag/week van 2023 t/m Q2-24. 3 mdw * 1,5 jaar * 46 wkn * 7,2 uur/week = 1.490 uur. Inhuur vliegende brigade: 1.490 uur a 100 euro/uur: € 149.000,i-navigator: eenmalig plm. € 17.000,= en jaarlijks plm. € 5.000-6.500,=; Naast het uniformeren en digitaliseren van de hier genoemde informatiebeheerprocessen is het voor een kwalitatief informatiebeheer en een optimale dienstverlening wenselijk om veel meer processen binnen de vier MER-organisaties te uniformeren en te harmoniseren. Dat komt de algehele efficiëntie, kwaliteit en samenwerking zeer ten goede. We verwijzen hiervoor naar het advies van het Programma ZGW MER-breed, zoals verwoord in het transitiedocument van april 2022. Q3-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

03. Invoeren hotspotmonitor IB 22-24 03 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x ‘Hotspots’ zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Het gaat om gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken en/of van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. De archieven van de ‘hotspots’ zijn vanuit cultuurhistorisch perspectief van belang en dienen veilig gesteld te worden. De monitor geeft de mogelijkheid archiefbescheiden achteraf alsnog voor permanente bewaring aan te merken. Voorbeelden zijn: Corona, brand Meinweggebied 2020, ontvangst koning tijdens Koningsdag, viering zo veel jarig bestaan gemeente etc. Door de inzet van de Hotspot-monitor wordt voorkomen dat archiefbescheiden, die in principe vernietigbaar zijn maar vanuit cultuur-historisch belang toch bewaard moeten blijven, in samenhang worden bewaard. Dit is met name van belang door de huidige werkwijze met zaaksystemen waarbij bewaartermijnen vooraf worden vastgelegd. Verder is van belang dat de hotspot-monitor ingebed wordt in de taken en samenstelling etc. van de nog in te stellen SIO-organisatie voor de MER. 1. 2.

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Q4-22 Aanschaf i-navigator

Onderzoek en keuze wenselijke opzet ‘Hotspotmonitor’ mede aan de hand van ‘Handreiking Periodieke Hotspot-monitor decentrale overheden’ van de VNG; Afstemming met betrokken vakgebieden en zorgdragers en besluitvorming door zorgdragers. De besluitvorming over de Hotspot-monitor maakt integraal onderdeel uit van de besluitvorming over taken etc van het (gezamenlijke MER) SIO.

Één door de 4 organisaties binnen de MER afgestemde en vastgestelde Hotspotmonitor die in voorkomende situaties kan worden ingezet voor het bovenomschreven doel Geen Senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Clustercoördinator Informatiebeheer 144 uur, senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer 4 * 36 * 100 = € 14.400,Q3-22

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

Naam Nummer Betreft de organisatie(s)

04. Actualiseren GR, AV en BI ihkv WGR en AW IB 22-24 04 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x X Actualiseren van de (archiefparagraaf van de) GR, de Archiefverordening (AV) en Besluit Informatie-beheer (BI) n.a.v. wijziging WGR per 1-7-2022 en na inwerkingtreding nieuwe Archiefwet (waarschijnlijk per 1-1-2024) Wijzigingen in Wet Gemeenschappelijke Regelingen en het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet. Senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Clustercoördinator Informatiebeheer

Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel)

72 uur, senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer 2 * 36 * 100 = € 7.200,- en eventueel toets door gemeentearchivaris van de externe Archiefdienst, als onderdeel van de nog af te sluiten DVO of inschakelen juridische expertise)

Opmerkingen Planning

Q3-22

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

 in staande organisatie

Stappen: 1. Analyse van GR’s en andere overeenkomst of afspraken m.b.t. archiefzorg en -beheer, door adviseur IB 2. Contact tussen accounthouders en de externe partijen over evt aanpassing van de GR 3. Aanpassen en vaststellen en implementeren Geen Senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Accounthouders van de overeenkomsten en GR’en Stap 1: 72 uur, senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Stap 2 en 3: afhankelijk van de uitkomsten bij stap 1. 2 * 36 * 100 = € 7.200,- en eventueel toets door gemeentearchivaris van de externe Archiefdienst, als onderdeel van de nog af te sluiten DVO of inschakelen juridische expertise) De analyse kan uitgevoerd worden in 2023; afstemming met de externe partijen en aanpassen van GR of overeenkomst in overleg bepalen; kan 2023, 2024 of nog later zijn. Q3-22

Q4-22

Q1-23

GR Veiligheidsregio Limburg-Noord Westrom Omnibuzz Servicecentrum MER (Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen) Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) Reinigingsdienst Maasland Antidiscriminatievoorziening Limburg (ADV Limburg) Openbaar lichaam Duits–Nederlands Grenspark MaasSchwalm-Nette Regionale Uitvoeringsdienst Limburg-Noord (RUD)

Naam Nummer Betreft de organisatie(s)

Q3-23

IB 22-24 05 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Concrete afspraken maken over de archiefvorming en het archiefbeheer met derde partijen (zoals CJG en Plangroep), GR’s en verbonden partijen. Er zijn standaardteksten beschikbaar over archiefzorg en -beheer door derde partijen, GR’s en verbonden partijen.

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort)

Planning

Q2-23

05. Archiveringsafspraken derde partijen

Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Opmerkingen

Q1-23

Naam Nummer Betreft de organisatie(s)

Kosten (eenmalig en structureel)

Q4-22

Q2-23

Maasgouw x x x x x x

Q3-23 Stap 1

Q4-23 Stap 1

Q1-Q2 24 Stap 2-3 

Q3-Q4-24 Stap 2-3 

Roerdalen x x x X x x

Echt-Susteren x x x x x x x x

06. Personeelsontwikkeling IB 22-24 06 Maasgouw x

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Echt-Susteren x

Roerdalen x

SC-MER x

Naam Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

06. Personeelsontwikkeling Beoogd resultaat: medewerkers IB en alle behandelaars ‘fit for the future job’, met kennis van procesmanagement, zgw/zgr, JOIN en informatiebeheeraspecten. Acties gericht op medewerkers cluster IB: Onafhankelijk assessment en afhankelijk van de uitkomsten: o Opleiden/ontwikkelen o Herplaatsen/andere taak (bijv. binnen ‘puin ruimen’) o Afscheid nemen (hetgeen frictiekosten met zich meeneemt) (herhalende) acties gericht op andere medewerkers binnen de 4 MER-organisaties: Opstellen en uitvoeren programma digitale fitheid o Benoemen enkele key-users JOIN per organisatie o Leergang voor alle medewerkers (te beginnen met de 50-55 leidinggevenden en coördinatoren) op procesmanagement, zgw/zgr, JOIN en informatiebeheeraspecten. (4 dagdelen per persoon). o Instructies en begeleiding voor alle medewerkers; zie punt 10 bij Integrale procesverbetering bij actie IB22-24 02. o Introductieprogramma voor nieuwe medewerkers hierop aanpassen

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door

Informatiebeheer Assessment IB-medewerkers: externe partij Vervolg op assessment: management Informatisering i.s.m. HRM Key-users JOIN: Benoemen 2 key-users JOIN per team/cluster; totaal plm. 50: management van de vier MER-organisaties, in Q4-2022 Opleiden ( 1 dag) en laten meelopen (1 dag) key-users: 2 dagen p.p. in 2023 JOIN-gebruikers MER-organisaties: Instructies JOIN: 0,5 dag p.p. (in groepen van 10 mdw) Begeleiding/coaching door key-users, adviseurs IB en functioneel beheerders

Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort)

Vanaf 2024: opnemen in introductieprogramma i.s.m. team HRM en team Informatisering Directie van elk van de vier MER-organisaties Cluster Informatiebeheer: N.t.b. Key-users in 2023: 50 * 2 dgn. = 100 dgn.

Kosten (eenmalig en structureel)

Opmerkingen

Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

JOIN-gebruikers: uitgangspunt: 2/3 van alle medewerkers is een (potentiële) JOINgebruiker. In 2023 elke JOIN-gebruikers 0,5 dag instructie. = 225 dgn. In programma, 2023: Opleiden key-users: 2 opleiders * 5 sessies * 2 dgn. = 20 dgn. = € 16.000,Opleiden JOIN-gebruikers: 2 opleiders * 50 sessies * 0,5 dgn. = 50 dgn. = € 40.000,Frictiekosten: n.t.b. Geadviseerd wordt om in de personele budgetten van de vier organisaties structureel budget op te nemen voor de doorontwikkeling van de digitale fitheid van alle bestuurders, managers en medewerkers om blijvend te ontwikkelen en terugval te voorkomen. Ook dit is door het programma ZGW MER-breed geadviseerd. De uren die daar vanuit team Informatisering voor benodigd zijn, t.z.t. structureel onderbrengen bij team Informatisering. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Assessment IB Aanwijzen keyusers

Trainen key-users

Trainen JOINgebruikers

Q1-Q2 Q3-Q4-24 24 Onderbrengen in de staande organisatie

07. Voorzieningen archiefruimtes IB 22-24 07 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x Zorg er voor dat de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in gehele archiefbewaarplaats (MG) in orde is. Archiefruimte (ES) uitrusten met logging apparatuur voor bijhouden van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid (zoals eerder gebeurd bij de archiefbewaarplaats) Verwijder de dozen op de bovenste planken (MG). Breng de archiefbescheiden in de archiefruime over naar een andere geschikte ruimte (MG). De archiefstellingen anders positioneren, zodat er maximale ruimte ontstaat tussen de kasten (MG).

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Naam

07. Voorzieningen archiefruimtes -

Verwijder plinten en laminaatvloer. Vervangen door een vloer die glad, vlak en stofvrij is (MG) Monitor de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid in archiefbewaarplaats en archiefruimte (RD) op een meer frequente basis en tref maatregelen of laat maatregelen treffen indien er sprake is van structurele overschrijding van de wettelijk toegestane waarden.

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Opvragen offertes voor de genoemde technische voorzieningen door de betreffende gemeente (kosten komen voor rekening van de gemeenten) Planning afstemmen met aanwijzing Archiefdienst en af te sluiten DVO (IB 22-24 14). De gemeenten, met senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer ter ondersteuning Gebouwenbeheer en clustercoördinator Informatiebeheer in Q1/Q2-2023. 36 uur, senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Inhuur 36 * 100 = € 3.600,- + eenmalig en structureel p.m. (te bepalen op basis van op te vragen offertes)

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door

Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Advies/offertes

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

Uitvoering

08. Calamiteitenplan(nen) IB 22-24 08 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Afronden calamiteitenplan(nen), waaronder archief voor de drie gebouwen en laten vaststellen door BDB, nadat dit verbeterplan is vastgesteld.

Senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Clustercoördinator Informatiebeheer 1 week, senior archiefmedewerker/adviseur informatiebeheer Inhuur: 36 * 100 = € 3.600,Plannen zijn (nagenoeg) gereed voor besluitvorming. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

09. Inrichten kwaliteitszorg IB 22-24 09 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x A. Uitvoeren van kwaliteitscontroles vanuit cluster IB Checklist kwaliteitscontrole maken voor cluster IB Instructies opstellen voor medewerkers voor afsluiten van dossiers B. Vastleggen wat de kaders zijn voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en hoe die gemeten wordt. Inregelen van de wijze waarop de kwaliteit wordt gemeten en bewaakt. C. Aanschaf en implementatie applicatie voor kwaliteitssysteem Dit project is een vereiste om over te kunnen gaan op substitutie/vervanging (IB 22-24 12) A. Inrichten en uitvoeren van kwaliteitscontroles op postregistratie en archiveren van afgesloten dossiers: adviseur Informatiebeheer B. Door beleidsmedewerker Informatisering C. Door adviseur Informatiebeheer Clustercoördinator Informatiebeheer Programma: 1 jaar (2023) lang 1 fte adviseur IB hier voor vrijmaken Inhuur: 1 * 46 wkn * 36 u/w * 100 euro = € 165.600,Applicatie voor kwaliteitsmanagement, Eenmalig € 4.000,- en Exploitatie per jaar € 10.000,-. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

Overdragen aan staande organisatie

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

10. Informatiebeheerplan IB 22-24 10 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x X Zorgdragen voor het bij wet (artikel 18 van de Archiefwet) verplicht actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden en waar die analoog e/o digitaal (in welke applicaties) zijn opgeslagen, met gebruikmaking van de inavigator. Een Informatiebeheerplan omvat tevens wat eerder DSP/ordeningsplan is genoemd. Vanuit de VNG is hiervoor een handreiking beschikbaar. Kosten voor de i-navigator opgenomen bij IB22-24 02. Beleidsmedewerker e/o adviseur informatisering Clustercoördinator Informatiemanagement 432 uur, Beleidsmedewerker e/o adviseur informatisering Inhuur: 12 wkn * 36 u/w * 100 = € 43.200,Kosten voor de i-navigator opgenomen bij IB22-24 02. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

11. Duurzame digitale archivering IB 22-24 11 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x X Ontwikkelen van beleid voor duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, met een relatie naar alle relevante applicaties Planmatige aanpak voor de aansluiting aan e-depot (bij de te contracteren archiefdienst); hiervoor zijn stappenplannen van archiefdiensten beschikbaar. DVO met de nieuwe Archiefdienst Adviseur informatisering + adviseur informatiebeheer Clustercoördinator Informatiemanagement 288 uur, adviseur informatisering + adviseur informatiebeheer Inhuur: 8 wkn * 36 * 100 = € 28.800,Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

12. Substitutie/vervanging IB 22-24 12 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen x x x Doelen: Analoog vervangen door digitaal Stoppen met dagdozen Beëindiging hybride situatie: digitaal wordt leidend

SC-MER X

Inventariseren materiaal Echt-Susteren en Maasgouw Substitutiebeleid opstellen Audit volgens NEN-norm door archivaris/archiefinspecteur Bepalen wie de vervangingsbesluiten mag tekenen en dit opnemen in het mandaatbesluit Vervolgens uitvoeren digitale en analoge vernietiging. Vereisten: kwaliteit van digitale registraties op orde en gecertificeerd scannen; Daarom een relatie met IB 22-24 09: inrichten kwaliteitszorg Adviseur IB i.s.m. betreffende organisaties Clustercoördinator Informatiebeheer 432 uur, voor een adviseur Informatiebeheer en/of beleidsmedewerker informatisering Inhuur: 12 wkn * 36 * 100 = € 43.200,Q3-22

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

Uitvoering in staande organisatie

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel)

Opmerkingen Planning

13. Conversie- en migratieprotocol IB 22-24 13 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Van de conversie en migratie van informatie (het overzetten van informatie van het ene systeem en/of bestandsformaat naar het andere) dient volgens de Archiefwet 1995 een verklaring te worden opgesteld door de zorgdrager. Dit om altijd de oorsprong van de informatie te kunnen herleiden en verschillen te kunnen verklaren. Opstellen van een procedure c.q. protocol voor conversie en migratie. Geldt bij elke migratie/conversie bij de vervanging van een applicatie (o.a. D5 naar Join, van Squit XO naar Squit 20/20 en van PIMS/YOUPP naar eHRM en nieuw financieel pakket en in 2024 nieuwe zaaksysteem/DMS). Van de uitvoering dient steeds een proces verbaal opgesteld te worden. IB 22-24 11: duurzame digitale archivering Adviseur informatisering Clustercoördinator Informatiemanagement 72 uur, adviseur informatisering Inhuur: 2 wkn * 36 u/w * 100 = € 7.200,Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

14. Eén archiefdienst en DVO IB 22-24 14 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Zie plan van aanpak inrichting informatie- en archiefbeheer MER-samenwerking, d.d. 11-5-2022 Aanbesteden één externe archiefdienst Afsluiten DVO met die archiefdienst Aanwijzingsbesluit archivaris (vanuit die archiefdienst) Gaat vooraf aan IB 22-24 15 Gaat vooraf aan een aantal onderdelen uit IB 22-24 07 Clustercoördinator Informatiebeheer Clustercoördinator Informatiebeheer 108 uur (binnen reguliere bezetting) € 5.400,Overige structurele kosten: n.t.b., op basis van afspraken met de Archiefdienst. Kosten komen voor rekening van de vier MER-organisaties. Op dit moment betaalt gemeente Roerdalen € 27.000,- per jaar aan gemeente Roermond voor archiefbewaarplaats en andere diensten. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

15. Formaliseren nieuwe structuur informatiebeheer IB 22-24 15 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Zie plan van aanpak inrichting informatie- en archiefbeheer MER-samenwerking, d.d. 11-5-2022 Aanpassen hfdst 8 GR MER, één verordening, één besluit informatiebeheer, aanpassen mandaatbesluit en -register en inrichten TIO en SIO Ná IB 22-24 14; zo veel als mogelijk combineren met IB 22-24 04. Adviseur Informatiebeheer Clustercoördinator Informatiebeheer 108 uur adviseur informatiebeheer Inhuur: 3 wkn * 36 u/w * 100 = € 10.800,Q3-22

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

16Organiseren documentenbeheer IB 22-24 16 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x x Opstellen metadataschema Opstellen beheerregels voor documenten in centrale DMS Opstellen beheerregels voor documenten buiten DMS (zoals eHRM en Ibabs) Opstellen spelregels voor (eenmalige) opslag van documenten, waaronder een protocol voor het (zo beperkt mogelijk) gebruik documentenopslag in mail en op netwerkschijven (de meeste bestuurders, managers en medewerkers van de vier organisaties maken voor hun documenten gebruik van een netwerkschijf. Deze schijf is een zeer grote vergaarbak geworden van allerlei informatie. Deze informatie is voor het grootste deel niet of niet goed archiefwaardig opgeslagen en aan “vernietigen” wordt niet gedaan). Implementeren van de genoemde beheer- en spelregels (waaronder instructies en begeleiding en de inzet van key-users JOIN, Squit en Suite binnen elk van de organisaties) In artikel 19 van de Archiefregeling 2010 is de verplichting vastgelegd dat een bestuursorgaan een metagegevensschema vastlegt. Letterlijk is bepaald: De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast. Een metadataschema legt gegevens vast over gegevens, data over data, in een administratieve context gegevens over documenten. Metadata worden gekoppeld aan documenten en dossiers om te zorgen dat onze informatie is terug te vinden en om te raadplegen.

IB 22-24 10: Informatiebeheerplan IB 22-24 11: Duurzaamheidsbeleid Aanpassen PDC Adviseur informatisering Clustercoördinator Informatiemanagement 432 uur, adviseur informatisering Inhuur: 12 wkn * 36 u/w * 100 = € 43.200,Q3-22

Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Naam Nummer Betreft de organisatie(s) Omschrijving Uit te voeren activiteiten Beoogd resultaat

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

17Archivering griffie/raad IB 22-24 17 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen SC-MER x x x Inregelen archivering raadstukken Archivering van video’s en geluidsopnames van raads- en commissievergaderingen 1. 2. 3. 4.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Maasgouw&id=c9176795-57e8-4d69-9722-b96b168a1346