84784-Verbeterplan informatiebeheer MER-organisaties 2022-2024
Tekst van het document
Verbeterplan informatiebeheer MER-organisaties (2022-2024)
Datum : 1 augustus 2022 Versie : 0.991 Auteur : Wil Hubers en Steven Pickwell Documentnaam: 20220801 Verbeterplan informatiebeheer MER-organisaties 2022-2024 v0.991 Ter behandeling: MT SC-MER 14/7, BDB 21/7, PoHo BV 27/7, DB SC-MER 24/8 en de colleges van B&W van de drie gemeenten in augustus
INHOUD
Vooraf
3
Stand van zaken, conclusies en advies
4
1 Het belang van informatiebeheer
8
2 Terugblik informatiebeheer afgelopen 10 jaar
10
3 Stand van zaken informatiebeheer 2021/2022 3.1 DIV/IB verbeterinitiatieven 2016-2022 3.2 Zaakgericht werken en -registreren 3.3 Personele/financiële situatie DIV/IB 3.4 KPI-audits 2021
13 13 13 14 14
4 Verbeteraanpak 2022-2024 4.1 Ervaringen vanuit eerdere verbeteraanpakken 4.2 Te bereiken resultaten 4.3 Verbeterstrategie
16 16 16 17
5 Verbeterplan 2022-2024 5.1 Verbeteracties en -planning 2022-2024 5.2 ‘Operatie puin ruimen’ 5.3 Planning
18 18 19 20
6 Uren en kosten
22
7 Aansturing, uitvoering, monitoring en risico’s 7.1 Aansturing 7.2 Programmastructuur i.r.t. “reguliere structuur” 7.3 Uitvoering
23 23 24 24
7.4 Monitoring 7.5 Risico’s
25 25
Bijlage 1: De 8 KPI’s archiefbeheer 2021
26
Bijlage 2: Rekenregels uren KPI-audits 2021
27
Bijlage 3: Totaaloverzicht maatregelen 2016-2022
28
Bijlage 4: Aanpak 18 verbeteracties 2022-2024
31
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
2
Vooraf
De toestand van het informatie- en archiefbeheer bij de vier MER-organisaties is al jaren onvoldoende en in zorgelijke staat. Het is een langslepende problematiek, waarover keer op keer is gerapporteerd bij de KPI-audits op archiefbeheer. De dienstverlening aan de inwoners en ondernemers loopt daardoor gevaar, intern levert dit de nodige inefficiëntie en frustraties op en er wordt niet voldaan aan de Archiefwet. De uitvoering van het onderhavige verbeterplan moet daar verandering in brengen. Dit plan bevat niet alleen aanbevelingen uit de vier KPI-audits 2021 op het archiefbeheer, maar ‘alles’ wat nodig is om informatie- en archiefbeheer voor de vier MER-organisaties op orde te krijgen én te houden. Daarnaast wordt in beeld gebracht wat er de afgelopen 10 jaar heeft gespeeld in dit taakveld. Wat waren de voornemens en plannen, wat is daarvan terecht gekomen en wat kunnen we daar van leren. Eerdere verbeterinitiatieven zijn onvoldoende van de grond gekomen of hebben onvoldoende resultaat opgeleverd. De uitvoering van dit plan MOET voor een doorbraak gaan zorgen, waardoor dit taakveld op termijn geen hoofdpijndossier meer is en het bestuur (de zorgdrager) van elk van de vier MERorganisaties haar verantwoordelijkheid voor dit zo belangrijke taakveld kan waarmaken.
Om zowel team Informatisering, de andere teams/clusters, management en bestuurders van de vier organisaties het belang te onderkennen én zeker ook omdat vanuit de Provincie druk wordt gezet op dit dossier gaat dit plan wél uitgevoerd worden en voor de gewenste verbeteringen zorgen. Waar dat toe moet leiden en wat daar voor nodig is op inhoud, organisatie, personeel en financiën wordt in dit plan uitgewerkt. Dit is een realistisch plan en niet het zoveelste plan dat strandt in mooie voornemens. Dit plan zet vooral in op het voorkomen van fouten en achterstanden in het informatie- en archiefbeheer. Een verdere verslechtering moet een halt worden toegeroepen. Naast de blik vooruit wordt ook geschetst hoe om te gaan met de fouten en achterstanden uit het verleden. Op orde brengen en houden van informatiebeheer is een continu proces. Om er gericht focus in aan te brengen en om stappen te kunnen maken wordt dat in 2022-2024 opgepakt als een programma. Vervolgens dient elk aspect van verbeteren te landen en geborgd te worden in de staande organisatie. NB: Alle openstaande punten uit eerdere verbeterplannen zijn geïntegreerd in dit verbeterplan informatiebeheer MER-organisaties 2022-2024. Die eerdere plannen komen daarmee te vervallen.
Augustus 2022, Eric van Mierlo, directeur SC-MER Steven Pickwell, teammanager Informatisering SC-MER Wil Hubers, clustercoördinator Informatiebeheer SC-MER
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
3
Stand van zaken, conclusies en advies
Stand van zaken informatiebeheer Het informatiebeheer bij de vier MER-organisaties is niet op orde. Dat was al vóór de vorming van het Servicecentrum MER zo en is dat nog steeds en dat wordt – als er niet wordt ingegrepen - alsmaar erger. Dat is de hoofdconclusie van de archivaris/ archiefinspecteur die eind 2021 de KPI-audits heeft uitgevoerd bij de vier MER-organisaties. In het dagelijks werk hebben velen daar last van: werk is niet efficiënt en documenten zijn niet of moeilijk vindbaar en er zijn twijfels over de volledigheid en de betrouwbaarheid van de stukken. Daarmee worden de bevindingen uit de KPI-audit herkend en erkend. De kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers loopt daardoor – onbewust - altijd gevaar. Ook wordt niet voldaan aan de eisen vanuit de Archiefwet. Ook de Provincie ziet in het kader van Interbestuurlijk toezicht toe op de kwaliteit van het informatieen archiefbeheer bij gemeenten. In recente correspondentie worden de zorgdragers (de vier besturen) met klem opgeroepen die huidige zorgelijke situatie te verbeteren en daarover verantwoording af te leggen aan de gemeenteraden. De vier MER-organisaties vallen gezien de situatie sinds kort onder ‘actief toezicht’ van de Provincie. In het verleden zijn veel middelen beschikbaar gesteld en verbeterpogingen ondernomen, echter zonder voldoende resultaat.
De situatie van het informatiebeheer is dat er in het verleden veel fouten zijn gemaakt en grote achterstanden zijn ontstaan; ook beschikken de MER-organisaties onvoldoende over systemen en werkwijzen die gericht zijn op het leveren en borgen van de kwaliteit van de (analoge en digitale) documentenstromen, die het werk ondersteunen en vastleggen.
Conclusie Er moet een doorbraak komen op dit – in de ogen van velen suffige en ook onderschatte – hoofdpijndossier. Goed informatiebeheer is belangrijk om de dienstverlening in alle domeinen te kunnen garanderen en om het ambtelijk en bestuurlijk handelen en de besluitvorming (rechtmatigheid) vast te leggen. Met de toenemende digitalisering en de roep om meer transparantie van overheidshandelen neemt het belang van een adequate (m.n. digitale) informatiehuishouding alleen maar toe. Er is in beeld gebracht wat daarvan de oorzaken waren en we denken nu een aanpak te hebben die wél succesvol zal zijn. Dit mag niet het zoveelste op niets uitlopende plan zijn (‘als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg’) . Belangrijk is dat de verbetermaatregelen geen tijdelijk, maar een blijvend effect hebben. Blijven investeren in mensen, werkwijzen en systemen is een must om de verbeteringen te borgen en niet weer terug te vallen. Het is ook duidelijk dat er niet één, maar een samenstel aan maatregelen nodig is om de noodzakelijke verbetering voor elkaar te krijgen en te houden, om zo de digitale toekomst met vertrouwen tegemoet te kunnen treden.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
4
Advies Dit verbeterplan omvat 18 verbeteracties, verdeeld over twee sporen: 1. ‘kraan dicht draaien’ (ter voorkoming van fouten en achterstanden) en 2. ‘puin ruimen’ (fouten en achterstanden oplossen en/of accepteren). Spoor 1. kent 17 acties en spoor 2 ‘maar’ 1. Het is belangrijk om een aantal zaken te verbeteren (de kraan dichtdraaien), omdat we anders steeds blijven ‘dweilen met de kraan open’. Dit verbeterprogramma uitvoeren kan het team Informatisering van het SC-MER niet alleen; daar is de hulp en de dagelijkse inzet van iedereen binnen de vier MER-organisaties voor nodig. Deze inzet zal in samenspraak worden vastgesteld en afgestemd. Informatiebeheer is niet exclusief van team Informatisering van SC-MER, maar is van iedereen binnen de vier MER-organisaties. Het SC-MER coördineert het verbeterprogramma Informatiebeheer en geeft aan wat er waarom nodig is, wie daarbij betrokken moet worden, wanneer en hoeveel tijd en geld dat ongeveer gaat kosten. In het project zal dit onderdeel uitmaken van de voortgangsrapportage. Het verbeterprogramma 2022-2024 omvat 18 acties: Nr.
Projectnaam
Nr.
Projectnaam
IB 22-24 01 Implementatie slimme scanstraat
IB 22-24 10 Informatiebeheerplan
IB 22-24 02 Harmoniseren en digitaliseren informatiebeheerprocessen IB 22-24 03 Invoeren hotspotmonitor
IB 22-24 11 Duurzame digitale archivering
IB 22-24 04 Actualiseren GR, Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ihkv WGR en Archiefwet IB 22-24 05 Archiveringsafspraken derde partijen
IB 22-24 13 Conversie- en migratieprotocol
IB 22-24 06 Personeelsontwikkeling
IB 22-24 15 Formaliseren nieuwe structuur informatiebeheer
IB 22-24 07 Voorzieningen archiefruimtes
IB 22-24 16 Organiseren documentenbeheer
IB 22-24 08 Calamiteitenplan(nen)
IB 22-24 17 Archivering griffie/raad
IB 22-24 09 Inrichten kwaliteitszorg
IB 22-24 18 Operatie 'puin ruimen'
IB 22-24 12 Substitutie/vervanging
IB 22-24 14 Eén archiefdienst en DVO
Er wordt nog in 2022 gestart (projecten IB22-24 14 en 15) met het inregelen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden m.b.t. informatiebeheer, tussen de drie gemeenten en het SC-MER. Volgens de archivaris/archiefinspecteur blijkt dat namelijk niet rechtmatig, niet efficiënt en kwalitatief onder de maat te zijn. Essentieel in het verbeterprogramma is dat de kennis en kunde van alle meer dan 700 medewerkers (cluster informatiebeheer én behandelaren in de vier MER-organisaties) op een hoger niveau moet komen. In dit programma beperken we dat tot JOIN (IB22-24 06). Om als vier organisaties klaar te zijn voor de (digitale) toekomst adviseren we – ook om terugval te voorkomen - te investeren in kennis en kunde m.b.t. procesmatig werken, zgw/zgr, applicatiekennis en kennis van de relevante informatiebeheeraspecten. Ook moeten werkprocessen binnen de vier organisaties veel meer dan nu het geval is, geüniformeerd, gestandaardiseerd én gedigitaliseerd worden. In elke gemeente eenzelfde procesverloop van bijvoorbeeld vergunningaanvragen en subsidieaanvragen. Het onderliggende beleid kan uiteraard gemeente specifiek zijn. Dat is efficiënter voor iedereen, het voorkomt fouten en stimuleert de samenwerking. Dat hoeft overigens niet te wachten op de geplande organisatiedoorlichting; daar kan meteen mee worden gestart.
Binnen het verbeterprogramma Informatiebeheer (IB22-24 02) wordt dat voor nu beperkt tot enkele benoemde informatiebeheerprocessen (postregistratie, archief opvragingen e.d.).
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
5
Daarnaast zullen er duidelijke afspraken (IB22-24 09) gemaakt worden hoe iedereen met documenten dient om te gaan en welke (kwaliteits)eisen daaraan worden gesteld. Vanuit het cluster Informatiebeheer zullen kwaliteitscontroles daarop gaan plaatsvinden en worden behandelaren begeleid in de manier van werken met en opslaan van documenten. Een blok aan het been is de hybride situatie: én papieren én digitale dossiers. Een belangrijk project is substitutie (IB22-24 12) waarbij we afscheid gaan nemen van de analoge dossiers en digitaal dé norm wordt. De 17 acties/projecten onder de noemer ‘kraan dichtdraaien’ vragen om een budget van € 693.220 (+ p.m.) grotendeels om expertise voor de uitvoering van het programma in te huren. Het ‘oplossen’ van problemen uit het verleden kan op meerdere manieren. Het volledig herstellen van alle fouten en het wegwerken van de achterstanden kost bijna ruim € 1,3 mln. Na de uitvoering van een risico-inschatting wordt voorgesteld om alleen het strikte noodzakelijke te doen. Daar is een bedrag mee gemoeid van € 118.000,-. De totale programmakosten (kraan dicht en achterstanden) bedragen daarmee € 811.220,- (+ p.m.) incidenteel.
Aan de lijnorganisatie(s) wordt geadviseerd om naast het programmabudget structureel middelen beschikbaar te stellen voor procesuniformering en- digitalisering, de doorontwikkeling van de digitale fitheid van iedereen binnen de MER-organisaties en voor de DVO met de archiefdienst (de omvang van deze structureel benodigde middelen en de afdekking daarvan zal nog samen met de 4 MER organisaties inzichtelijk moeten worden gemaakt.). Het plan omvat 2022-2024 en wordt programmatisch aangepakt, onder leiding van de directeur SCMER, in opdracht van de vier besturen. Operationeel verantwoordelijk voor de realisatie is de teammanager Informatisering. Per kwartaal worden BDB en de besturen geïnformeerd over de voortgang. Het verbeterprogramma wordt waar mogelijk met daartoe vrijgemaakte medewerkers en inhuurkrachten uitgevoerd, al is inbreng van eigen medewerkers natuurlijk essentieel in een aantal projecten. De belasting op het cluster IB wordt daarbij tot een minimum beperkt. De medewerkers in dat cluster hebben hun handen meer dan vol aan de postverwerking, het archiveren en het beschikbaar stellen van documenten uit de archieven en de kwaliteitscontroles. Het is duidelijk dat de komende 2 jaar echt het verschil moeten gaan maken. Om focus te hebben op de verbeteracties en een boost te geven aan die verbetering wordt dit als een programma aangepakt in 2022-2024.
Elke verbeteractie wordt vervolgens overgedragen aan degene(n) die daar in de staande organisatie verantwoordelijk voor is/zijn. Dit is geen eenmalige exercitie, maar de doorstart van een continu traject. Met het uitvoeren van dit verbeterprogramma streven we na dat de volgende KPI-audit (eind 2024) positief uitpakt en dat behandelaren in hun dagelijks werk merken dat er (veel) minder ‘gedoe’ is als het gaat om de vindbaarheid en kwaliteit van documenten en dossiers.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
6
Er zijn in elk geval vier randvoorwaarden die benodigd zijn voor het slagen van dit verbeterprogramma: - De beschikbaarheid van de genoemde gekwalificeerde medewerkers, uiterlijk per 1 januari 2023. Dit is een zeer onzekere factor in het hele verbeterprogramma. Het aantrekken van vaste en zelfs van tijdelijke informatieprofessionals is een weerbarstig vraagstuk. Dat is de afgelopen jaren een bottleneck gebleken. De werving daarvoor start spoedig. - De bereidheid van bestuur, management en alle medewerkers om het belang van dit vraagstuk te onderkennen en om hun deel bij te dragen aan het verbeterprogramma informatiebeheer. Dit is onderwerp van gesprek in BDB en met het bestuur. - Het oppakken van de twee omvangrijke ‘flankerende’ trajecten, te weten: uniformering/digitalisering van processen (dat betekent overigens niet dat er één beleid moet zijn) en continu investeren in digitale fitheid van iedereen, waardoor de situatie van verloop van tijd niet weer terugvalt in het oude. - Het kunnen doorvoeren van (kleinere) verbeteringen in zaakgericht werken en -registreren, ondanks het feit dat het programma zaakgericht werken MER-breed ‘on hold’ staat en er dus de komende jaren geen fundamentele aanpassingen aan het zaaksysteem c.a. zullen plaatsvinden.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
7
1 Het belang van informatiebeheer
Het taakveld informatiebeheer Het taakveld informatiebeheer omvat: de inrichting en uitvoering van het registreren, opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen1 van informatie. Informatiebeheer (inclusief archiefbeheer) gaat over alle overheidsinformatie (en dat is ook inclusief sms/mail-verkeer en Whatsapp) en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. Het doel daarvan is dat die (analoge en digitale) informatie vindbaar, beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar is waar en wanneer dat nodig is. Daarbij gaat het om beschikbaarheid voor en gebruik door de overheid zelf, maar ook moet veel informatie die de overheid bewaart, beschikbaar zijn voor burgers, bedrijven en instellingen. In de volksmond wordt informatie beheer vaak ‘post en archief’ genoemd. Informatiebeheer gaat evenwel veel verder en is als het ware de continue spiegel van het dagelijks werk van de honderden medewerkers in de vier MER-organisaties. Dienstverlening aan inwoners en organisaties, werkprocessen en informatie- en archief-beheer zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Het belang van informatiebeheer Het belang van goede, geordende en toegankelijke informatie wordt vaak onvoldoende onderkend, terwijl goed informatiebeheer: - bijdraagt aan een goede (betere) dienstverlening aan burgers en bedrijven; - resulteert in betere bedrijfsvoering (in de eigen organisatie en met ketenpartners) doordat benodigde informatie in werkprocessen op een efficiënte manier wordt opgeslagen en sneller kan worden gevonden en gebruikt; - bijdraagt aan een open en transparante overheid; reconstructie van overheidshandelen en historisch onderzoek mogelijk maakt; - zorgt dat een overheidsorganisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen (rechtmatigheid). Als het informatiebeheer niet op orde is kan dat een aantal nadelige effecten hebben, zoals: - verkeerd opgeslagen documenten, die daardoor niet vindbaar zijn en waardoor burgers en ondernemers niet (goed) geholpen kunnen worden of dat bij bezwaar en beroep tot problemen kan leiden; - verkeerde vernietigingstermijn van documenten, waardoor deze niet meer aanwezig zijn of juist te lang bewaard worden (ook dat mag niet, denk daarbij aan de AVG);
1
Volgens vastgestelde richtlijnen, zoals de Selectielijst 2020.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
8
-
documenten die aan een verkeerde zaak gekoppeld zijn, en daardoor niet vindbaar zijn en/of een verkeerde vernietigingstermijn hebben; dubbel opgeslagen documenten, met als gevolg dat met verkeerde versies wordt gewerkt en daardoor met verkeerde informatie, bijvoorbeeld bij beleidsontwikkeling of een verordening; documenten die niet in het document management systeem (DMS) zijn opgeslagen, maar op netwerkschijven of in mailboxen waar geen adequaat beheer op plaatsvindt; dossiers die deels analoog en deels digitaal zijn opgeslagen, waardoor er nergens een compleet beeld is.
Het belang van goed informatiebeheer en van een goede (digitale) informatiehuishouding2 neemt alleen maar toe. Nieuwe wetgeving3 stelt daaraan steeds hogere eisen in het kader van actieve publicatie van overheidsgegevens en transparantie. Omdat goede, geordende en toegankelijke informatie, zeker ook voor de lokale overheid, zo’n belangrijke rol vervult worden daar vanuit wet- en regelgeving eisen aan gesteld. Die liggen landelijk vast in de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling en lokaal in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer.
De organisatie van het taakveld informatiebeheer Informatiebeheer is zowel de naam van het taakveld binnen de vier MER-organisaties als ook van het cluster binnen het team Informatisering van het SC-MER. Het cluster Informatiebeheer (IB) vervult veel taken binnen het taakveld informatiebeheer, zoals beschreven in de PDC en het UP. Maar niet alleen het cluster IB vervult hierin taken, ook bestuur, management en medewerkers van de vier MERorganisaties vervullen rollen in dit taakveld. In wet- en regelgeving is onder meer het volgende bepaald: - De zorgplicht voor archivering is een niet overdraagbare verantwoordelijkheid van de drie colleges van de gemeenten en van het dagelijks bestuur van het SC-MER. De zorgdrager dient 2-jaarlijks verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad resp. algemeen bestuur. - De archiefbeheerder is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering van het archiefbeheer. De verantwoordelijkheid voor het beheer van niet overgebracht archief ligt in de regel bij de hoogste ambtenaar in de organisatie. De verantwoordelijkheid voor het beheer van overgebracht archief is belegd bij de gemeentearchivaris indien deze is aangewezen. Indien er geen gemeentearchivaris is aangewezen dan ligt deze verantwoordelijkheid bij dezelfde functionaris die verantwoordelijk is voor het niet overgebrachte archief. - Toezichthouder.
Toezicht op de niet overgebrachte archieven en toezicht op de archieven in de archiefbewaarplaats. Toezichthoudende rollen: archivaris, de drie gemeenteraden resp. algemeen bestuur van het SC-MER en de Provincie. Uit onderzoek van de archivaris/archiefinspecteur begin 2021 blijkt dat de organisatie en de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onvolkomenheden en onduidelijkheden bevat. Dit verbeterplan bevat maatregelen (IB 22-24 14 en IB 22-24 15, zie bijlage 4) om dat recht te zetten.
Informatiehuishouding is een nog omvangrijker taakveld dan informatiebeheer. Het bevat naast informatiebeheer ook architectuur, applicatierationalisatie, technische infrastructuur e.a. Dit is verwoord in het onlangs opgestelde ‘beleid informatisering 2022-2025, samen de basis versterken, SC-MER, 29 april 2022. 3 Waaronder Omgevingswet, Nieuwe Archiefwet, Wet Elektronische Publicaties (Wep), Wet Open Overheid (Woo), Wet Modernisering Digitaal Bestuurlijk Verkeer (Wmebv), maar ook vanuit Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 2
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
9
2 Terugblik informatiebeheer afgelopen 10 jaar
Om de stand van zaken en de noodzakelijke (verbeter)acties in het juiste perspectief te kunnen plaatsen, staan we in dit hoofdstuk wat uitgebreider stil bij het informatiebeheer over de afgelopen 10 jaar en bij het cluster Documentaire Informatie Voorziening (DIV), dat per 2021 is omgedoopt tot cluster Informatiebeheer binnen het team Informatisering bij SC-MER.
Situatie tot 2017 In 2012 hebben de drie gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen het besluit genomen tot de vorming van een gezamenlijk Servicecentrum via een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Eerst zijn de Omgevingsdienst (vanaf 2013) gevormd, enkele jaren later het Sociaal Domein en vanaf 2017 zijn de bedrijfsvoeringstaken overgeheveld naar het SC-MER. In juli 2017 is ook postverwerking en archiefbeheer naar het SC-MER overgebracht. Daar is toen DIV gevormd. Destijds zijn de archieven en de betreffende medewerkers 1 op 1 overgedragen naar het SC-MER. Een kwaliteitstoets van die archieven heeft toen niet plaatsgevonden. Ook niet van de werkwijzen van postverwerking en hoe er met zaakgericht werken werd omgegaan. Eerdere KPI-rapportages over het archiefbeheer (uit de periode 2013-2016) geven aan dat het informatie- en archiefbeheer bij de drie gemeenten al sterk onvoldoende was. Ook zijn toen door de archiefinspecteur de enorme achterstanden in de archiefbewerking gerapporteerd. Uit de rapportages van Gemeente Roerdalen is echter gebleken dat de KPI’s in 2014 en 2016 als voldoende zijn beoordeeld. In die KPI-rapportages wordt ook melding gemaakt van tekortschietende personele capaciteit, zowel op kwantitatief als kwalitatief vlak. De bestaande personele capaciteit (die al ontoereikend was) is toen overgekomen naar het SC MER.
Daarbij is destijds ook nog bezuinigd op de DIV-formatie, terwijl het takenpakket door de vorming van het SC-MER alleen maar toenam. Er zijn toen niet direct extra financiële middelen beschikbaar gesteld. DIV/IB is toen met een achterstand begonnen en heeft dit nooit kunnen inlopen.
DIV projectenkalender 2017-2019 Vóór de overdracht van DIV naar SC-MER is in mei 2017 een DIV-projectenkalender opgesteld met 21 projecten, voor de periode 2017-2019. Voor 2017-2018 is daar toen € 283.000,- voor beschikbaar gesteld voor inhuurkrachten zodat DIV-medewerkers tijd kregen voor de genoemde projecten. De (stand van zaken van de) 21 projecten (PK-01 t/m PK-19) zijn opgenomen in het overzicht in bijlage 3.
DIV onderweg naar overmorgen Eind 2018 was van de projectenkalender nog onvoldoende gerealiseerd. Begin 2019 is een visie opgesteld om de hiervoor geschetste problematiek het hoofd te bieden: DIV onderweg naar overmorgen. In november 2019 zijn onder de noemer ‘DIV een sprong voorwaarts’ ook eenmalige middelen ter beschikking gesteld. Totaal ruim 1 mln. Euro. Die middelen zijn ingezet voor inhuurkrachten op het dagelijks postwerk en niet/onvoldoende voor het wegwerken van achterstanden in de archivering of het uitvoeren van verbetermaatregelen. Het plan was toen wel al om het
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
10
postproces te verbeteren d.m.v. een Lean-project. De postkamer is inmiddels sinds begin 2020 gecentraliseerd in Echt.
Archief KPI-audits 2019 In de tweede helft 2019 zijn er vier KPI-audits op archiefbeheer uitgevoerd bij elk van de MERorganisaties. De situatie is door de archiefinspecteur in elk van de vier organisaties als onvoldoende4 bestempeld. De rapportages zijn door omstandigheden pas medio 2020 opgeleverd. Op basis van die audits is er één gezamenlijk verbeterplan Archiefbeheer opgesteld en in november 2020 door de MT’s en de besturen vastgesteld. De (stand van zaken van de) 20 verbeteracties uit dat plan (KPI2019-01 t/m KPI2019-20) zijn opgenomen in het overzicht in bijlage 3. Er zijn geen extra financiën gevraagd voor de acties 1 t/m 19. De kosten voor die acties leken beperkt en op te vangen binnen de begroting van het SC-MER. De kosten voor het oplossen van de dagdozenproblematiek (actie 20) zouden apart in beeld gebracht worden. In de KPI-audit 2021 heeft de archivaris/archiefinspecteur de omvang van die problematiek geduid (zie paragraaf 5.2).
Bedrijfsplan Informatisering 2020 Medio 2020 zijn DIV en I&A samengevoegd tot het team Informatisering. Daartoe is een bedrijfsplan opgesteld. Doel was onder meer om de formatie van het team Informatisering toekomstbestendig te maken, door (veel) minder afhankelijk te zijn van inhuurkrachten. Het plan voorzag in forse vermindering van externen, ten faveure van een stijging van de vaste formatie. Het plan meldt daarover het volgende: De bezetting binnen de functies van postverwerkers/scanners, registrateurs en archiefmedewerkers is structureel terug te brengen van 22,4 fte nu, naar 17,3 fte per 2021 (van wie 5,3 fte tijdelijke inhuur 2021) en naar 12 fte per 2022. Deze formatie-inkrimping kan alleen plaatsvinden als de volgende maatregelen gerealiseerd5 worden: • De slimme scanstraat, incl. de genoemde functies op één locatie, per 1 januari 2021; • Handboek vervanging (substitutie) voor alle MER-organisaties per 1 april 2021; • Koppeling van Join met het Handelsregister, per 1 juli 2021; • Het werken met e-diensten (portalen, persoonlijke internetpagina, e-formulieren e.d.) om 90% van de inkomende post te digitaliseren en te automatiseren, gefaseerd de komende 1,5 jaar; • Het werken met uniforme en lean-ingerichte werkprocessen binnen DIV; • Digitale ondertekening en digitaal waarmerken, per 1 januari 2021; • Beëindiging van de reverse scanning SD MER, per 1 januari 2021.
Verder kampen we binnen dit werkveld – al jaren – met forse achterstanden, zoals archiveren en vernietigen. Dit is ook in de verschillende KPI-verslagen van de moederorganisaties aangetoond. Het oplossen van deze achterstanden vraagt om extra inzet. Deze is in dit plan nog niet meegenomen en is onderwerp van gesprek met de moederorganisaties.
In bijlage 3 zijn (stand van zaken van)deze maatregelen opgenomen als BP2020-01 t/m BP2020-07.
Eigen onderzoeken 2021 In het 2e en 3e kwartaal 2021 is binnen Informatiebeheer eigen onderzoek uitgevoerd naar de status van postverwerking en archiefbeheer. Uit dat onderzoek is naar voren gekomen dat naast de 20 verbeterpunten uit het Verbeterplan Archiefbeheer 2020 er nog eens 24 extra verbeterpunten opgepakt dienen te worden. In bijlage 3 is te lezen welke die 24 verbeterpunten (INT-01 t/m INT 24) zijn en wat daar per 1 juli 2022 de stand van zaken van is.
4 5
Dit geldt overigens voor 40% van de Limburgse gemeenten. Hierbij is naast de inzet vanuit DIV m.n. ook inzet van de moederorganisaties en I&A nodig.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
11
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
12
Inrichting informatie- en archiefbeheer Op verzoek van het SC-MER heeft de archivaris/archiefinspecteur van het Historisch Centrum Limburg een onderzoek gedaan en een advies uitgebracht inzake de inrichting en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een rechtmatig en efficiënt informatie- en archiefbeheer bij de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren, Roerdalen en het SC-MER. Hij rapporteert het volgende: De huidige situatie van het informatiebeheer en archiefbeheer is niet alleen niet rechtmatig, het is uiterst inefficiënt, kostbaar en het resultaat is kwalitatief zeer onder de maat met grote risico’s op onbetrouwbaarheid en verlies van informatie in combinatie met het niet nakomen van wettelijke verplichtingen. De huidige bevoegdhedenstructuur staat een structurele verbetering van informatie- en archiefbeheer in de weg. Het advies van de archivaris/archiefinspecteur omvat 4 scenario’s om deze situatie het hoofd te bieden. Het advies met de vier scenario’s is vastgelegd in een adviesrapport, d.d. 12 juli 2021 en op 22 juli 2021 gepresenteerd aan het Breed Directie Beraad (BDB). Het BDB heeft besloten om scenario 3 uit te laten werken, met scenario 2 als lonkend perspectief om door te ontwikkelen. De realisatie van scenario 3 is in mei 2022 in 9 acties uitgewerkt. In bijlage 3 zijn deze 9 acties opgenomen als STR-01 t/m STR-09.
Interbestuurlijk Toezicht door de Provincie In de toezichtbrief van 3 februari 2022 van de Provincie Limburg wordt het SC-MER (maar ook de drie gemeenten, die eenzelfde brief hebben ontvangen) geïnformeerd over de prestaties in 2020/2021 op het gebied van het informatie- en archiefbeheer. Dit toezicht is gebaseerd op de uitgevoerde KPI-audit 2019, de daarvan opgemaakte rapportages en het Verbeterplan Archiefbeheer 2020. De Provincie stelt dat het SC-MER en de hierbij aangesloten gemeenten het informatie- en archiefbeheer in onvoldoende mate behartigen. Per brief van eind juni 2022 laat de Provincie weten dat de vier MERorganisaties gezien de onvoldoende taakbehartiging van archiefbeheer onder ‘actief toezicht’ staan van de Provincie.
Archief KPI-audits 2021 Door de archivaris/archiefinspecteur van HCL zijn – in het kader van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 - eind 2021 vier KPI-audits uitgevoerd op het informatie- en archiefbeheer van de vier MER-organisaties. Gebleken is dat deze audits uitgebreider, diepgaander en gedetailleerder waren dan alle eerder uitgevoerde KPI-audits. De conclusie van de archivaris/archiefinspecteur is dat de situatie van de vier MER-organisaties voor wat betreft informatie- en archiefbeheer nog steeds zorgelijk is; sterker nog: de situatie is ten opzichte van 2019 verder verslechterd. Verreweg de meeste bevindingen waren namelijk ook al gerapporteerd in de KPI-audits van 2016 en 2019. Er is sprake van taakverwaarlozing. De uitkomst van de KPI-audit 2021 resulteert in 37 verbeterpunten op strategisch, tactisch en operationeel niveau. In bijlage 3 zijn deze opgenomen als KPI2021-01 t/m KPI2021-37.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
13
3 Stand van zaken informatiebeheer 2021/2022 3.1
DIV/IB verbeterinitiatieven 2016-2022
Het algemene beeld is dat verbetermaatregelen keer op keer op overzichten terecht komen, maar dat veel van die voornemens niet/onvoldoende worden gerealiseerd, zoals in bijlage 3 te lezen is. Naast de vele verbeterinitiatieven is de afgelopen jaren gewerkt aan de ‘governance’ van Informatisering en Informatiebeheer. De eerste PDC van de bedrijfsvoeringsteams van het SC-MER (versie 1.0), waaronder ook de zes producten/diensten van cluster Informatiebeheer is van juli 2021. Het eerste UP (Uitvoeringsprogramma) Informatisering is in januari 2022 vastgesteld en kent 23 projecten, waarvan er drie zeer relevant zijn in het kader van Informatiebeheer, te weten: - Aansluiting op E-depot: daar is nog geen actie op ondernomen; - Herijking Verbeterplan Archiefbeheer: is dit Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2024; - Doorontwikkeling Zaakgericht Werken: zie de aparte paragraaf 3.2.
3.2
Zaakgericht werken en -registreren
In 2014 is binnen de MER-organisaties gestart met zgw/zgr. Hierbij was het de bedoeling om één manier van werken te realiseren, met één ondersteunend generiek zaaksysteem. Gedurende de verschillende implementaties zijn er andere keuzes gemaakt, waardoor er geen uniforme manier van werken is ontstaan en zes verschillende inrichtingen van het zaaksysteem zijn opgetuigd. Eind 2019/begin 2020 is er extern onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken en de toekomst van zgw/zgr binnen de MER-samenwerking. Dat heeft er in juni 2021 toe geleid dat het BDB opdracht heeft gegeven om een programma ZGW MER-breed op te starten. Hiertoe is een programmaplan opgesteld en is het programma ZGW MER-breed op 1 oktober 2021 gestart. In maart 2022 heeft het programma de visie op zaakgericht werken en -registreren (zgw/zgr) opgeleverd en begin april 2022 het ‘uitgangspuntendocument’, waarin zgw/zgr in een breder perspectief wordt geplaatst. Eind april 2022 (in het ‘transitiedocument’) concludeert het programma zgw/zgr dat de vier MERorganisaties nog niet klaar zijn voor een solide doorontwikkeling van zgw/zgr. Als gevolg daarvan heeft het BDB eind april 2022 besloten om met behulp van het Overheids Ontwikkel Model het volwassenheidsniveau van de organisaties in kaart te brengen. Daarna wordt een ontwikkelplan opgesteld, waar zgw/zgr een integraal onderdeel van vormt.
Het programma zgw/zgr is in juni 2022 ‘on hold’ gezet; er vindt vanaf dat moment geen centrale regie meer plaats op zgw/zgr. Ook is besloten om in elk geval het zaaksysteem c.a. niet eerder aan te besteden dan in 2024. Voor Informatiebeheer betekent dit dat de zes verschillende inrichtingen en verschillende zaaktypecatalogi vooralsnog (gedurende de looptijd van dit verbeterplan) blijven bestaan en er geen fundamentele veranderingen te verwachten zijn als het gaat om zgw/zgr en JOIN.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
14
3.3
Personele/financiële situatie DIV/IB
Op basis van eerder genoemde verbeterplannen is er meermaals extra DIV/IB-personeel ingehuurd in de periode 2018-2022 voor in totaal € 2.485.000,-. Deze extra inzet is evenwel niet ingezet voor verbeteracties danwel wegwerken van achterstanden maar met name ingezet om de dagelijkse postverwerking uit te voeren. Met het bedrijfsplan 2020 is onder andere financiële ruimte gecreëerd voor 3 adviseurs Informatiebeheer, die ingezet zouden worden op beleid, advies, verbeterprojecten en kwaliteitszorg. Met name door krapte op de arbeidsmarkt is dit niet gelukt. Ook deze middelen zijn vooralsnog anders ingezet namelijk om een senior medewerker archief in te huren en extra inhuurkrachten voor postverwerking. Per 1 januari 2023 is de insteek om de reguliere taken (postverwerking/archiefbeheer) uit te voeren met de vaste bezetting en daarnaast in een programmastructuur de verbeteracties op te pakken. De 0,5 fte archivaris wordt momenteel ingehuurd bij HCL. Vanaf 2023 is dit onderdeel van de aanbesteding van één adviesdienst en de DVO die met die betreffende archiefdienst wordt afgesloten. In de verschillende KPI-audits wordt door de archivaris/archiefinspecteur gerapporteerd dat de kwaliteit van de medewerkers Informatiebeheer omhoog moet.
De afgelopen jaren is daar overigens veel aandacht aan besteed: - Sinds 2017 heeft er individuele coaching plaatsgevonden; - In 2020/2021 is er een uitvoerig traject geweest van persoonlijke- en teamontwikkeling; - In 2021 is een vakinhoudelijke clustercoördinator aangetrokken; - In het vierde kwartaal 2021 is een intern opleidingstraject gestart voor alle medewerkers, bestaande uit 16 themasessies. Helaas moet geconcludeerd worden dat deze aandacht en investeringen onvoldoende effectief zijn gebleken (zie ook bevinding 1 bij Servicecentrum MER, in paragraaf 3.4)
3.4
KPI-audits 2021
De stand van zaken zoals hiervoor en in hoofdstuk 2 en in bijlage 3 beschreven, is uiteraard ook waargenomen door de archivaris/archiefinspecteur tijdens de KPI-audits 20216 in het vierde kwartaal 2021. Omdat de bevindingen overeenkomen voor de drie gemeenten zijn die hieronder als één geheel gerapporteerd.
1.
2. 3.
4. 5.
6
Gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen De gemeente heeft onvoldoende grip op de wijze waarop archiefvorming en archiefbeheer wordt uitgevoerd bij diverse andere partijen zoals bij het SC MER, diverse andere gemeenschappelijke regelingen, centrum voor Jeugd en Gezin en Plangroep BV. Het wettelijke verplicht kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden is niet aanwezig. Er is onvoldoende inzicht waar zich gemeentelijke gegevens, documenten en dossiers bevinden. Het bij wet verplichte actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden is niet actueel en verre van compleet. Er is geen overzicht van de gegevens in applicaties irt de daarin opgenomen informatie en er is sprake van een omvangrijke hoeveelheid aan ongestructureerde informatie op netwerkomgeving en in mailboxen aanwezig. Het centrale digitale zaaksysteem vertoont voor wat betreft zowel de inrichting als het gebruik ervan, ernstige tekortkomingen. Een substantieel deel van de analoge en digitale dossiers is onvolledig, onbetrouwbaar en gefragmenteerd over verschillende systemen en fysieke locaties waardoor de toegankelijke en geordende staat onvoldoende is geborgd.
Deze zijn uitgevoerd op de 8 door de VNG vastgestelde KPI’s (zie bijlage 1)
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
15
6.
7.
8.
1. 2. 3.
4.
5.
7 8
Gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen Deze constatering treft vooral de dossiers op het gebied van het sociale domein, de omgevingsvergunningen, HRM en ruimtelijke plannen. Er zijn omvangrijke achterstanden7 in correcte dossiervorming, de toegankelijkheid, waardering, selectie en vernietiging. Maasgouw: De in het kader van dit onderzoek in kaart gebrachte achterstand betreft ca. 230 meter analoog archief, een eerste voorzichtige raming is dat met herstel ca. 3500 uren gemoeid zullen zijn. Herstellen van foutieve zaakvorming en het wegwerken van achterstanden voor het zaaksysteem alleen wordt heel voorzichtig geraamd op ca. 40008 arbeidsuren Echt-Susteren: De in het kader van dit onderzoek in kaart gebrachte achterstand betreft ca. 550 meter analoog archief, een eerste voorzichtige raming is dat met herstel ca. 2000 arbeidsuren gemoeid zullen zijn. Herstellen van foutieve zaakvorming en het wegwerken van achterstanden voor het zaaksysteem alleen wordt heel voorzichtig geraamd op ca. 6500 arbeidsuren Roerdalen: De in het kader van dit onderzoek in kaart gebrachte achterstand betreft ca. 365 meter analoog archief, een eerste voorzichtige raming is dat met herstel ca. 2400 arbeidsuren gemoeid zullen zijn. Herstellen van foutieve zaakvorming en het wegwerken van achterstanden voor het zaaksysteem alleen wordt heel voorzichtig geraamd op ca. 2500 arbeidsuren.
Er wordt onvoldoende uitvoering gegeven aan de wettelijke verplichting tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archieven. Veel gegevens, documenten en dossiers, met name op digitaal terrein, hadden reeds vernietigd moeten zijn. Dit is een onderdeel van de reeds genoemde achterstand. De beschikbaarstelling van de archieven aan derden wordt niet uitgevoerd conform de bepalingen van de Archiefwet noch volgens de bepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur. Servicecentrum MER De personele capaciteit nodig voor het informatie- en archiefbeheer is, afgezet tegen de beheersopdracht voor de vier verschillende organisaties, ontoereikend in zowel kwalitatief als kwantitatief opzicht. Het wettelijke verplicht kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden is niet aanwezig. Er is onvoldoende inzicht waar zich de gegevens, documenten en dossiers van de organisatie bevinden. Het bij wet verplichte actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden is niet aanwezig. In het verlengde daarvan, er is sprake van een zeer omvangrijke hoeveelheid aan ongestructureerde informatie op netwerkomgeving en in mailboxen. Het centrale digitale zaaksysteem vertoont voor wat betreft zowel de inrichting als het gebruik ervan, ernstige tekortkomingen.
Daarnaast is gebleken dat het systeem nauwelijks wordt gebruikt voor het informatie- en archiefbeheer van het SC MER zelf. Er wordt geen uitvoering gegeven aan de wettelijke verplichting tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archieven. De nodige gegevens, documenten en dossiers van het SC MER hadden reeds vernietigd moeten zijn.
In paragraaf 5.2 is hiervan een overzicht opgenomen en wordt geschetst hoe hier mee omgegaan kan worden. In de KPI-rapportage 2021 van Maasgouw staat 5.500 uur, maar dat moet 4.000 uur zijn.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
16
4 Verbeteraanpak 2022-2024 4.1
Ervaringen vanuit eerdere verbeteraanpakken
Zoals in het voorgaande is aangegeven is de situatie van informatie- en archiefbeheer al vele jaren zorgelijk en nemen die zorgen alleen maar toe. Meerdere malen zijn plannen gemaakt om die problematiek te verminderen en liefst op te lossen. Zonder voldoende resultaat. Dit Verbeterplan Informatiebeheer 2022-2024 moet daarom niet weer het zoveelste plan (waaronder DIV-projectenkalender 2017-2019, DIV onderweg naar morgen, verbeterplan archiefbeheer 2020 en het bedrijfsplan informatisering 2020) worden dat niet of onvoldoende tot uitvoering komt, ondanks het feit dat daarvoor middelen beschikbaar zijn gesteld. Om die reden is het goed ons rekenschap te geven van de oorzaken waarom vorige (verbeter)plannen faalden, wat zijn de ‘lessons learned’ van de afgelopen jaren? - Het herstellen van fouten en het wegwerken van achterstanden is niet of nauwelijks te combineren met het omvangrijke en inefficiënte dagelijks werk, zeker niet voor de uitvoerende post- en archiefmedewerkers. Dit is ook al aangekondigd in het Bedrijfsplan Informatisering, paragraaf 6.1; - Het ‘verbetergeld’ is deels ingezet om de dagelijkse operatie te versterken; - De inspanningen die de (verbeter)acties vragen worden onderschat, terwijl de daarvoor beschikbare capaciteit wordt overschat; - De te behalen resultaten van de in het bedrijfsplan genoemde 7 efficiëntiemaatregelen (BP2020-01 t/m BP2020-07, o.a.
scanstraat en digitalisering voorkant) zijn overschat en niet gerealiseerd; - Onvoldoende strakke en gefocuste aansturing van de acties/projecten. Het combineren van het coördinatorschap en het uitvoeren van of sturing geven aan dergelijke grootschalige verbetering is niet of nauwelijks te doen; - De vele personele wisselingen (management en medewerkers) hinderen de verbetering; - Het verandervermogen van de medewerkers binnen het cluster IB en de organisatie is overschat: er is te weinig tijd voor inleren e.d., ook door Corona en ziekteverzuim; - Veel verbeteracties vragen om inhoudelijke expertise van het IB-vak; door schaarste op de arbeidsmarkt is het aantrekken van adviseurs Informatiebeheer (zowel in vaste dienst als inhuur) meermaals op een deceptie uitgelopen; - Als er geen maatregelen worden getroffen ter voorkoming van fouten en achterstanden zal de omvang van de problematiek alleen maar verder toenemen.
4.2
Te bereiken resultaten
De situatie die we nastreven is dat informatiebeheer de dienstverlening aan inwoners en ondernemers optimaal faciliteert en dat de interne bedrijfsvoering goed wordt geserviced. Daarvoor willen we het volgende bereiken: - Dagelijks werk postverwerking, archivering en archiefopvragingen (PDC) vanaf 2023 op orde; - Vanaf 2023 achterstanden in verwerking, vernietiging en overdracht ‘stabiel en acceptabel’;
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
17
-
4.3
Beoordeling KPI-audits 20249 en 2026 ‘voldoende’; Een adequate bezetting (kwantitatief én kwalitatief) van het cluster Informatiebeheer; Medewerkers in de vier MER-organisaties die zijn toegerust als het gaat om procesgericht werken, zgw/zgr en informatiebeheer; Vanaf 2025 geen analoge stukken meer in roulatie en niet in bureaus en kasten en een tot een minimum beperkt gebruik van mailarchieven en netwerkschijven voor het opslaan van te archiveren documenten/dossiers;
Verbeterstrategie
Willen we over enkele jaren die situatie bereikt hebben dan moet de aandacht vooral gericht zijn op de toekomst. Er moeten maatregelen ter voorkoming van fouten en achterstanden worden getroffen evenals maatregelen die de kwaliteit van het informatiebeheer borgen (de kraan moet dicht). Daarbij gaan we ons richten op: - de kwaliteitsverbetering van de medewerkers (binnen Informatisering én organisatiebreed), op de volgende aspecten: • procesmatig werken • zgw/zgr • JOIN en andere applicaties • informatiebeheer aspecten - uniformering en digitalisering van werkprocessen; - aanpassing van de structuur en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van informatie- en archiefbeheer; - het inregelen van kwaliteitszorg om fouten te voorkomen of vroegtijdig te onderkennen; - de inzet van digitaliseringstechnieken om het werk zo efficiënt mogelijke te maken en het inwoners en ondernemers zo gemakkelijk mogelijk te maken. Het verbeterplan wordt op een programmatische wijze aangepakt, inclusief een aparte hulpstructuur. De dagdagelijkse werkzaamheden kunnen daarmee gewoon doorgaan. Na realisatie van de verbeterslag worden de nieuwe verbeterde werkwijzen vanuit de programmaorganisatie overgedragen aan de staande organisatie. Omdat het programma zgw/zgr ‘on hold’ staat zijn er geen fundamentele aanpassingen mogelijk m.b.t. het zaaksysteem/DMS.
Als er vanuit dit verbeterprogramma toch wijzigingsvoorstellen zijn, worden die kenbaar gemaakt bij de regievoerder zgw/zgr, te weten de teammanager Informatisering. Voor het herstel van gemaakte fouten in het verleden en de omvangrijke opgelopen achterstanden wordt op basis van een risico-inschatting geadviseerd hoe daar mee om te gaan. De maatregelen de komende jaren vragen niet alleen om inspanning van cluster Informatiebeheer en het team Informatisering, maar ook van vele anderen in de vier organisaties. De aanpak wordt om maximaal in te zetten op (digitale) kwaliteitsverbetering in de toekomst (‘kraan dichtdraaien’) en het oplossen van problemen uit het verleden (‘puin ruimen’) beperken tot wat persé noodzakelijk is.
Omdat het uitvoeren van dit verbeterplan de nodige (doorloop)tijd in beslag neemt wordt geadviseerd om de toezichthouder te verzoeken om de volgende KPI-audits niet eind 2023, maar eind 2024 uit te voeren. 9
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
18
5 Verbeterplan 2022-2024 5.1
Verbeteracties en -planning 2022-2024
De 130 eerder genoemde verbeterinitiatieven (zie bijlage 3) zijn ontdubbeld, geclusterd en opgeschoond. Dat resulteert uiteindelijk in 18 te ondernemen (verbeter)acties. Een eerste uitwerking van elk van deze acties is opgenomen als bijlage 4. Van de 18 verbeteracties zijn er 17 toekomstgericht (‘kraan dicht draaien’) en 1 (IB 22-24 18) gericht op het oplossen van problemen uit het verleden (‘puin ruimen’). Nr.
Projectnaam
Omschrijving
IB 22-24 01
Implementatie slimme scanstraat
Afronden fase 1 én fase 2 van de slimme scanstraat (KTA)
IM
IB 22-24 02
Harmoniseren en digitaliseren informatiebeheerprocessen
IB
IB 22-24 03
Invoeren hotspotmonitor
Het werken met uniforme en lean-ingerichte werkprocessen, om te beginnen waarbij IB van belang is, zoals inkomende en uitgaande post en het opvragingenproces; met de uniforme inzet van e-diensten, e-formulieren, portalen, elektronische handtekening en digitaal waarmerken. Voorstel is om een taakstelling op te nemen op het digitaliseren voorkant. Gebruik i-navigator aanbevolen. Hotspotmonitor. Integrale archiefvoorzieningen voor bijzondere gebeurtenissen.
IB 22-24 04
Actualiseren van de Archiefverordening (AV) en Besluit Informatie-beheer (BI) n.a.v. wijziging WGR en na inwerkingtreding nieuwe Archiefwet (waarschijnlijk per 2024)
IB
IB 22-24 05
Actualiseren GR, Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ihkv WGR en Archiefwet Archiveringsafspraken derde partijen Personeelsontwikkeling
Concrete afspraken maken over de archiefvorming en het archiefbeheer met derde partijen (o.a. Plangroep), waaronder de verbonden partijen, GR's Zorgdragen voor voldoende middelen, zowel financieel als personeel (kwantitatief en kwalitatief). Geldt voor cluster IB én alle behandelaren in de vier organisaties
accounthouders GR-en
IB 22-24 06
IB 22-24 07
Voorzieningen archiefruimtes
IB 22-24 08
Calamiteitenplan(nen)
IB 22-24 09
Inrichten kwaliteitszorg
IB 22-24 10
Informatiebeheerplan
IB 22-24 11
Duurzame digitale archivering
IB 22-24 12
Substitutie/vervanging
IB 22-24 13
Conversie- en migratieprotocol
IB 22-24 14
Eén archiefdienst en DVO
IB 22-24 15 IB 22-24 16
Formaliseren nieuwe structuur informatiebeheer Organiseren documentenbeheer
IB 22-24 17
Archivering griffie/raad
IB 22-24 18
Operatie 'puin ruimen"
Technische/fysieke voorzieningen archiefruimte(s) en archiefbewaarplaats(en); betreft temperatuur, luchtvochtigheid en inrichting Afronden calamiteitenplan(nen) archief en vaststellen
Verantwoordelijk in de staande organisatie
IB
directie
Gebouwenbeheer en IB IB
Vastleggen kaders kwaliteit informatiehuishouding Inregelen van de wijze waarop de kwaliteit wordt gemeten en bewaakt. Instructies opstellen voor medewerkers Organiseren van kwaliteitszorg vanuit cluster IB Checklist kwaliteitszorg maken voor cluster IB Beschrijven en implementeren van een kwaliteitssysteem. Aanschaf en implementatie applicatie voor kwaliteitssysteem Zorgdragen voor het bij wet verplicht actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle archiefbescheiden, een DSP c.a. Ordeningsplan. Gebruik ook hiervoor i-navigator
IB
Ontwikkelen van beleid voor duurzaamheid van digitale archiefbescheiden Planmatige aanpak voor de aansluiting aan e-depot (bij de te contracteren archiefdienst). Substitutiebeleid opstellen Na een correcte inrichting van het zaaksysteem, DSP en metadataschema een substitutiebesluit nemen Regelen periodieke vervanging en dit opnemen in het mandaatbesluit. Vervolgens uitvoeren digitale en analoge vernietiging. Opstellen van een procedure c.q. protocol voor conversie en migratie (o.a Verseon-Join, eHRM en nieuw financieel pakket en in 2024 nieuwe zaaksysteem/DMS) Aanbesteden één externe archiefdienst Afsluiten DVO met di8e archiefdienst Aanwijzingsbesluit archivaris (vanuit die archiefdienst) Aanpassen hfdst 8 GR MER, één verordening, één besluit informatiebeheer, aanpassen mandaatbesluit en -register en inrichten TIO en SIO Opstellen metadataschema Opstellen beheerregels voor documenten in centrale DMS Opstellen beheerregels voor documenten buiten DMS (zoals eHRM en Ibabs) Opstellen spelregels voor (eenmalige) opslag van documenten Implementeren van de genoemde beheer- en spelregels Inregelen archivering raadstukken Archivering van video's van raads- en commissievergaderingen Overdragen van archiefsbescheiden aan de archiefbewaarplaats en opschonen dossiers
IM
IM
IM
IM IB
IB IM
griffies
Programmamanagement
zorgdragers directeuren IB teammanager INF
Totaal verbeterprogramma
Directeur SC-MER
Bij de meeste van de hiervoor genoemde 18 acties is het team Informatisering (cluster Informatiebeheer of cluster Informatiemanagement) aan zet als actie-eigenaar. Enkele van de genoemde acties vallen niet of deels direct onder de verantwoordelijkheid van het team Informatisering, te weten 05. 06, 07, 17 en 18. Hierover zullen met elkaar afspraken gemaakt worden.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
19
5.2
‘Operatie puin ruimen’
Onderstaande tabel met een overzicht van fouten/achterstanden in de archiefruimten en de kamer van de post-/archiefmedewerkers, is in mei 2022 beschikbaar gesteld door de archivaris/archiefinspecteur. Aard werkzaamheden Analoog HRM Dossiers (analoog) Projectarchief (projecten openbare ruimte) Paternoster archief (1 en 2) Archiefruimte (dozen) Omgevingsvergunningen 2011 – 2015 Bouw en Hinderwetvergunningen 1941 – 1981 Archiefblok 1981 – 2001 Archiefblok 2002 – 2020 Hybride HRM (applicatie) Dagdozen (WMO/LLV en participatiewet) Jeugdzorg (externen) Omgevingsvergunningen (ook deel dagdozen) Ruimtelijke plannen Raadsvergaderingen (incl. video-opnames) Digitaal Herstel zaaksysteem. (PM post kan wellicht gecombineerd worden met dagdozen achterstand) WMO/participatiewet (applicaties) Netwerkomgeving en mailsysteem TOTAAL
Maasgouw
Echt-Susteren
Roerdalen
# uren
8 mtr. n.v.t. 120 mtr 30 mtr 14 mtr n.v.t. n.v.t. n.v.t.
12 mtr 24 mtr n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. 100 mtr 200 mtr
4 mtr n.v.t. 50 mtr n.v.t. n.v.t. 100 mtr n.v.t. n.v.t.
405 300 2.800 500 225 1000 300 2300
75 mtr p.m. 1900 dossiers p.m. p.m.
p.m. 126 mtr p.m. 2200 dossiers p.m. p.m.
50 mtr p.m. 1225 dossiers p.m. p.m.
2.000 p.m. 10.650 p.m. p.m.
p.m.
p.m.
p.m.
p.m.
p.m. p.m.
p.m. p.m.
p.m. p.m.
p.m. p.m. 20.480 + p.m.
Risico-inschatting operatie ‘puin ruimen’ (project IB 22-24 18) Het volledig herstellen van fouten uit het verleden en het wegwerken van achterstanden wordt door de archivaris/archiefinspecteur geraamd op een inspanning van 20.480 uur. Omdat dit een ‘klus’ is die uitbesteed moet worden gaat daar – uitgaande van een gemiddeld uurtarief van € 60,- - een bedrag mee gemoeid van plm. € 1.229.000,-. Er is gekeken welke risico’s de huidige situatie met zich meebrengt, vooral als het gaat om het afbreukrisico op de dienstverlening aan inwoners en ondernemers. De uitwerking daarvan is opgenomen bij project IB 22-24 18 (bijlage 4). Aan de hand van die risico-inschatting is het advies om: - de achterstanden in de overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen op te pakken wél uit te voeren omdat dit van positieve invloed kan zijn op de dienstverlening aan inwoners en ondernemers en de inspanning beperkt is tot 1.000 uur voor Roerdalen (€ 60.000,-) en € 24.000,- voor Echt-Susteren. Vervolgens worden deze kosten structureel opgenomen in de DVO met de archiefdienst. - ook prioriteit geven aan ruimte creëren in het archief Maasgouw, door de archieven van de voormalige gemeenten van Maasgouw over te brengen naar extern archiefdepot inclusief het opschonen van archiefbescheiden uit de paternosterkasten van Gemeente Maasgouw en deze af te voeren naar de archiefbewaarplaats.
De kosten worden geraamd op € 10.000,-. - de archieven van de voormalige Maasgouw-gemeenten over te dragen naar de archiefdienst (als onderdeel van de DVO); geraamde kosten (eenmalig voor 2022): € 24.000,-. Vanaf 2023 bedragen deze structurele kosten €49.000,-.
‘onderhanden werk’ Naast de door de archivaris/archiefinspecteur gesignaleerde achterstanden bevinden zich ook nog vele analoge documenten en dossiers in bureaulades en kasten op de afdelingen. Dat zijn originele
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
20
stukken, kopieën, concepten, maar ook uitgeleende dossiers. Een indicatie van de omvang en de samenstelling ontbreekt. Om die reden is geen echte risico-inschatting te maken. Geadviseerd wordt daar als volgt mee om te gaan: voorlopig ‘gewoon’ alles bij het oude laten; er worden geen grote risico’s gelopen, omdat de dossiers niet frequent worden geraadpleegd. Vanaf 2025 via het management iedereen oproepen om de analoge stukken in (gecodeerde) dozen op te laten bergen in de archiefruimte van de betreffende organisatie, zodat de archiefmedewerkers er na een ‘schouw’ gericht actie op kunnen ondernemen. Dan gaat het met name om het selecteren van te bewaren stukken en die aan de betreffende dossiers toevoegen; dat kan binnen de reguliere werkzaamheden van de archiefmedewerkers worden uitgevoerd. De verwachting is namelijk dat de reguliere belasting voor de archiefmedewerkers vanaf 2025 zal afnemen vanwege de opdrogende analoge stroom aan te archiveren stukken. Ook digitaal zijn er op meerdere plaatsen (in mailarchieven, persoonlijke netwerk- en/of harde schijven, cluster-/teammappen op de O-schijf) bestanden die (deels) feitelijk zouden moeten worden aangeboden ter archivering, dan wel ter vernietiging. Met project IB 22-24 16 (organiseren documentenbeheer) willen we deze problematiek in de toekomst het hoofd bieden.
5.3
Planning Nr.
Projectnaam
IB 22-24 01
Implementatie slimme scanstraat
IB 22-24 02
Harmoniseren en digitaliseren informatiebeheerprocessen
IB 22-24 03
Invoeren hotspotmonitor
IB 22-24 04
IB 22-24 05
Actualiseren GR, Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ihkv WGR en Archiefwet Archiveringsafspraken derde partijen
IB 22-24 06
Personeelsontwikkeling
IB 22-24 07
Voorzieningen archiefruimtes
IB 22-24 08
Calamiteitenplan(nen)
IB 22-24 09
Inrichten kwaliteitszorg
IB 22-24 10
Informatiebeheerplan
IB 22-24 11
Duurzame digitale archivering
IB 22-24 12
Substitutie/vervanging
IB 22-24 13
Conversie- en migratieprotocol
IB 22-24 14
Eén archiefdienst en DVO
IB 22-24 15 IB 22-24 16
Formaliseren nieuwe structuur informatiebeheer Organiseren documentenbeheer
IB 22-24 17
Archivering griffie/raad
IB 22-24 18
Operatie 'puin ruimen"
Q3 2022
Q4 2022
Q1 2023
Q2 2023
Q3 2023
Q4 2023
Q1-Q2 2024
Q3-Q4 2024
aan-schaf inav
As s es s ment IB en key-us ers
tra i nen key-us ers a dvi es en offertes
Tra i nen JOIN gebrui kers ui tvoeri ng
Programmamanagement Totaal verbeterprogramma ui tvoeri ng va n de verbetera cti e, bi nnen het verbeterprogra mma beheer en onderhoud va n het betreffende a s pect, bi nnen de s ta a nde orga ni s a ti e
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
21
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
22
6 Uren en kosten Nr.
Projectnaam
uitvoering door FB (+ IB)
uren
kosten eenmalig
IB 22-24 01
Implementatie slimme scanstraat
IB 22-24 02
Harmoniseren en digitaliseren informatiebeheerprocessen
IB 22-24 03
Invoeren hotspotmonitor
sen. arch.mdw./adv. IB
144 uur
14.400
IB 22-24 04
sen. arch.mdw./adv. IB
72 uur
7.200 + pm
IB 22-24 05
Actualiseren GR, Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ihkv WGR en Archiefwet Archiveringsafspraken derde partijen
sen. arch.mdw./adv. IB
72 uur
7.200 + pm
IB 22-24 06
Personeelsontwikkeling
sen. arch.mdw./adv. IB
Key-users 720 uur JOIN-gebruikers: 1.620 uur Opleiders: 504 uur
56.000 + p.m.
IB 22-24 07
Voorzieningen archiefruimtes
sen. arch.mdw./adv. IB
3.600 + p.m. obv offertes
IB 22-24 08
Calamiteitenplan(nen)
sen. arch.mdw./adv. IB
36 uur + p.m. voor gebouwenbeheer 36 uur
IB 22-24 09
Inrichten kwaliteitszorg
adv. IB
1.656
165.600 + 4.000
IB 22-24 10
Informatiebeheerplan
mdw IM
432 uur
43.200 + zie IB 22-24 02
IB 22-24 11
Duurzame digitale archivering
mdw IM + adv IB
288 uur
28.800
IB 22-24 12
Substitutie/vervanging
mdw IM + adv IB
432 uur
43.200
IB 22-24 13
Conversie- en migratieprotocol
mdw IM
72 uur
7.200
IB 22-24 14
Eén archiefdienst en DVO
IB 22-24 15 IB 22-24 16
Formaliseren nieuwe structuur informatiebeheer Organiseren documentenbeheer
IB 22-24 17
Archivering griffie/raad
IB 22-24 18
Operatie 'puin ruimen"
vliegende brigade (Lean, FB en IIB)
coordinator IB
72 uur , regulier
geen
3 * 46 wkn * 1,5 * 7,2 = 1.490 uur
149.000 15.500
3.600
108 uur, regulier
5.400
108 uur
10.800
mdw IM
432 uur
43.200
adv IB
72 uur + p.m.
adv IB
7.200 118.000
Programmamanagement
externe inhuur
Totaal verbeterprogramma
teammanager INF
46 wkn * 14,4 uur * 100,en 24 wkn * 7,2 uur * 100,-
83.520 816.620 + p.m.
Het aansturen en uitvoeren van ‘de kraan dicht draaien’ (de projecten 1 t/m 17) binnen het Verbeterprogramma Informatiebeheer 2022-2024 vraagt om een eenmalige inzet van plm. 3,5 manjaar specialisten informatiebeheer/informatiemanagement, verdeeld over de eerder genoemde projecten. Bij de kostenberekening wordt uitgegaan van nagenoeg 100% inhuur, tegen een tarief van € 100/uur. Zoals op pagina 6 reeds aangegeven dienen ook nog meerdere structurele posten samen met de 4 MER organisaties inzichtelijk gemaakt worden, zoals onder andere: - Investeren in digitale fitheid van iedereen binnen de vier MER-organisaties - Procesuniformering en -digitalisering - Gebouw/technische voorzieningen in de archiefruimten van de drie gemeenten - Kosten van de DVO met de Archiefdienst - Licentiekosten van de aangeschafte applicaties
Financiële dekking De totale kosten voor dit verbeterprogramma bedragen € 811.220,-. De verdeling van deze kosten over de jaren is – gegeven de planning zoals opgenomen in paragraaf 5.3 - als volgt: 2022: € 0,- (uit eigen formatie) 2023: € 605.000,2024: € 206.220,Daarnaast in zowel 2023 als 2024 incidenteel € 123.000,- per jaar voor inhuur tijdelijke extra capaciteit. Na vaststelling van het plan en het budget, wordt dit programmabudget beheerd door de teammanager Informatisering van SC-MER.
Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991
23
7 Aansturing, uitvoering, monitoring en risico’s 7.1
Aansturing
Bestuurlijk verantwoordelijk
De zorgdragers: de drie colleges van B&W en het DB van het SC-MER