84784-Verbeterplan informatiebeheer MER-organisaties 2022-2024

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort)

Q4-22

Analyse van de feitelijke situatie Bepalen gewenste situatie Actieplan Uitvoering actieplan

De griffies van de gemeenten, ondersteund door een adviseur informatiebeheer. Griffies Stap 1: 72 uur, adviseur informatiebeheer Stap 2-3-4: n.t.b. aan de hand van de uitkomsten van stap 1. Inhuur stap 1: 2 wkn * 36 u/w * 100 = € 7.200,De griffies zijn zelfstandige organen, met een eigen verantwoordelijkheid m.b.t. archivering. Q3-22

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

x

18. Operatie ‘puin ruimen” IB 22-24 18 Maasgouw Echt-Susteren x x Fouten en achterstanden

Roerdalen x

SC-MER x

HRM-dossiers (Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen)

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

39

Naam

18. Operatie ‘puin ruimen” Risico: zeer beperkt. Scenario: Team HRM gaat deze dossiers screenen op de laatste arbeidsovereenkomsten. Die worden vervolgens gescand en toegevoegd aan het digitale personeelsdossier van de betreffende medewerker. De rest van de dossiers wordt afgesloten en gefaseerd aangeboden ter archivering. Dat kan plaatsvinden binnen de reguliere werkzaamheden van het archief. Voor deze dossiers is dus geen extra inzet van cluster Informatiebeheer vereist. Projectarchief (Echt-Susteren) Risico: zeer beperkt. Betreft 24 mtr dossiers van afgesloten projecten in de openbare ruimte. Deze worden niet/ nauwelijks geraadpleegd. Aanpak: laten ‘afsterven’ en vervolgens vernietigen; dat kan binnen het reguliere werk. Paternosterarchief (Maasgouw en Roerdalen) Risico: zeer beperkt. Advies is om de 120 mtr in Maasgouw op te schonen om zo fysieke ruimte in het archief vrij te maken. Op basis van een externe schouw worden de kosten hiervoor geraamd op plm. € 10.000,De 50 mtr Roerdalen is ‘dynamisch’ archief en feitelijk nog onderhanden bij de verschillende vakafdelingen. Actie: als de dossiers worden afgesloten, die door de afdelingen ter archivering laten aanbieden. Omdat dit gefaseerd plaatsvindt over langere tijd is de verwachting dat dit binnen het reguliere werk kan worden uitgevoerd. Archiefruimte 30 mtr dozen (Maasgouw) Geen risico; alleen ruimtebeslag.

Zo gauw er ruimte is in de archiefbewaarplaats Maasgouw (zie hierna) worden deze dozen daar naar overgebracht. De dossiers worden vooraf uitgezocht, hersteld en beschreven. Op langere termijn worden deze overgebracht naar de centrale archiefbewaarplaats van de nog te contracteren Archiefdienst. Is allemaal regulier werk. Hinderwet-, bouw en omgevingsvergunning (Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen) Omgevingsvergunningen 2011-2015, 14 mtr Maasgouw: deze staan ten onrechte – vanwege plaatsgebrek in de archiefruimte - in de archiefbewaarplaats. Deze moeten in 2026 overgedragen worden aan de officiële archiefbewaarplaats van Maasgouw of de Archiefdienst. T.z.t. is dat regulier werk. Archiefblok 1941-1981 Roerdalen: advies is dit over te dragen naar de archiefbewaarplaats Roermond. Deze stukken dienen openbaar te worden als onderdeel van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers. De inspanning wordt geraamd op 1.000 uur (€ 60.000,-) 5.325 dossiers (Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen): beperkt risico (mede bepaald na overleg met de OD van SC-MER). Dossiers vanaf 2013 zijn niet alleen analoog, maar ook digitaal beschikbaar en die worden het meeste opgevraagd. De dossiers van vóór 2013 zijn alleen analoog. De beperkte aantallen opvragingen uit die periode worden meteen on-demand gescand; dat gebeurt nu ook al wekelijks bij een externe partij. Geen extra actie vereist.

Archiefblok 1981-2001 (100 mtr, Echt-Susteren) Advies is dit over te dragen aan de archiefbewaarplaats Echt-Susteren. Deze stukken dienen openbaar te worden als onderdeel van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers. De inspanning wordt geraamd op 300 uur (€ 18.000,-). Inclusief benodigde materialen komen de totale kosten op € 24.000,Archiefblok 2002-2020 (200 mtr, Echt-Susteren) Beperkt risico. In 203112 over te dragen naar de archiefbewaarplaats. T.z.t. is dat regulier werk. Dagdozen WMO/LLV en participatiewet (Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen) Beperkt risico. Deze risico-inschatting is mede bepaald na overleg met de SD van SC-MER. Dit betreft analoge documenten (2017-2022) die allemaal ook als scan aanwezig zijn in JOIN. Het volledig herstellen en archiveren vraagt 2.000 uur inspanning. Betreft i.h.a. stukken die zelden worden opgevraagd. Advies is hiervoor een vervangingsbesluit te nemen en deze te vernietigen. Dit kan nadat het substitutiebeleid is vastgesteld (zie IB 22-24 12). Onderdeel van het reguliere werk. Raadsvergaderingen incl. video-opnames (Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen)

12 Er van uit gaande dat t.z.t. de overbrengingstermijn is teruggebracht van 20 naar 10 jaar, zoals is opgenomen

in de nieuwe Archiefwet die 2024 van kracht wordt.

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

40

Naam

18. Operatie ‘puin ruimen” Advies is om dit in overleg met de griffies op te pakken; zie verder de omschrijving in bijlage 4, IB 22-24 17 Hybride/digitaal Beperkt risico, zeker ten opzichte van de nauwelijks te ramen inspanning voor herstel. Advies is om niets met terugwerkende kracht te herstellen en volledig te concentreren op ‘de kraan dichtdraaien’. Conclusie Het volledig herstellen van fouten uit het verleden en het wegwerken van achterstanden wordt door de archivaris/archiefinspecteur geraamd op een inspanning van 20.480 uur. Omdat dit een ‘klus’ is die uitbesteed moet worden gaat daar – uitgaande van een gemiddeld uurtarief van € 60,- - een bedrag mee gemoeid van plm. € 1.229.000,-. Aan de hand van die risico-inschatting is het advies om: de achterstanden in de overbrenging naar de archiefbewaarplaatsen op te pakken wél uit te voeren omdat dit van positieve invloed kan zijn op de dienstverlening aan inwoners en ondernemers en de inspanning beperkt is tot 1.000 uur voor Roerdalen (€ 60.000,-) en € 24.000,- voor Echt-Susteren. Vervolgens worden deze kosten structureel opgenomen in de DVO met de archiefdienst. ook prioriteit geven aan ruimte creëren in het archief Maasgouw, door de archieven van de voormalige gemeenten van Maasgouw over te brengen naar extern archiefdepot. De kosten worden geraamd op € 10.000,-.

De archieven van de voormalige Maasgouw-gemeenten over te dragen naar de archiefdienst (als onderdeel van de DVO); geraamde kosten (éénmalig): € 24.000,-. Vanaf 2023 jaarlijkse kosten van €49.000,-. Voor alle andere fouten en achterstanden wordt – gegeven de risico-inschatting – een pragmatische insteek gekozen zoals hiervoor beschreven, die geen extra inspanning en middelen vraagt. ‘onderhanden werk’ Naast de door de archivaris/archiefinspecteur gesignaleerde achterstanden bevinden zich ook nog vele analoge documenten en dossiers in bureaulades en kasten op de afdelingen. Dat zijn originele stukken, kopieën, concepten, maar ook uitgeleende dossiers. Een indicatie van de omvang en de samenstelling ontbreekt. Om die reden is geen risico-inschatting te maken. Geadviseerd wordt daar als volgt mee om te gaan: Voorlopig ‘gewoon’ alles bij het oude laten; er worden geen grote risico’s gelopen, omdat de dossiers niet frequent worden geraadpleegd. Vanaf 2025 via het management iedereen oproepen om de analoge stukken in (gecodeerde) dozen op te laten bergen in de archiefruimte van de betreffende organisatie, zodat de archiefmedewerkers er na een ‘schouw’ gericht actie op kunnen ondernemen. Dan gaat het met name om het selecteren van te bewaren stukken en die aan de betreffende dossiers toevoegen; dat kan binnen de reguliere werkzaamheden van de archiefmedewerkers worden uitgevoerd.

De verwachting is namelijk dat de reguliere belasting voor de archiefmedewerkers vanaf 2025 zal afnemen vanwege de opdrogende analoge stroom aan te archiveren stukken. Ook digitaal zijn er op meerdere plaatsen (in mailarchieven, persoonlijke netwerk- en/of harde schijven, cluster-/teammappen op de O-schijf) bestanden die (deels) feitelijk zouden moeten worden aangeboden ter archivering, dan wel ter vernietiging. Met project IB 22-24 16 (organiseren documentenbeheer) willen we deze problematiek in de toekomst het hoofd bieden.

Afhankelijkheid/relatie met andere acties/projecten Uitvoering door Verantwoordelijk in de staande organisatie Uren (aantal en soort) Kosten (eenmalig en structureel) Opmerkingen Planning

Extern aanbesteden Bestuurlijk: de vier zorgdragers Ambtelijk: de vier directeuren Feitelijk: cluster IB n.v.t., volledig uitbesteed € 118.000,Q3-22

Verbeterplan informatiebeheer MER, versie 0.991

Q4-22

Q1-23

Q2-23

Q3-23

Q4-23

Q1-Q2 24

Q3-Q4-24

x

x

x

x

x

x

41