Bundel moties kadernota 2024 - 2027 (6 juni 14.00 uur)

| 43 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

Onderwijs-, voorschoolse en andere maatschappelijke voorzieningen worden waar mogelijk geclusterd met het oog op meer samenwerking (ook met jeugdzorg) en multifunctioneel gebruik.

Dit zijn ingrijpende maatregelen die de inwoners direct zullen treffen; zo zullen mensen en kinderen die het toch al moeilijk hebben minder gebruik kunnen maken van een aantal extra voorzieningen, zal sport en cultuur te maken krijgen met een verschraling van het aanbod, zal laaggeletterdheid, hetgeen een probleem is in Noardeast-Fryslân, niet worden aangepakt en zal de leefbaarheid in de kernen niet verder worden bevorderd wat een ambitie is van college en raad. Dit raakt aan de vraag die in een ander traject (Berenschot) nadrukkelijk een rol krijgt, namelijk wat voor een gemeente willen we zijn? Deze vraag speelt nadrukkelijk een rol bij de beantwoording van de voorzieningen die uiteindelijk worden omgebogen. Het gaat bij dit onderwerp niet om een kerntakendiscussie. Er is wel perspectief nodig voor de toekomst. Vanwege de demografisch ontwikkelingen, de financiële situatie en mogelijke inverdieneffecten. De brede maatschappelijke discussie over de toekomst van onze voorzieningen wordt gestart in de volgende raadsperiode. De voorliggende periode gebruiken voor het actualiseren van de data (Atlas). Potentiële extra besparingen Overzicht van de grootste (mogelijke) besparingen binnen deze werkgroep, waarbij ook het effect hiervan wordt aangegeven. Activiteit

Huidige lasten

Mogelijk besparing

Toelichting besparing

Effecten besparing

Muziekonderwijs

-861.963

610.959

Wanneer terug wordt gegaan naar een minimum, moeten de activiteiten van Opus 3 en Wâldsang in Noardeast - Fryslan vrijwel geheel worden gestaakt. Dit betekent dat de dienstverlening van deze instellingen niet meer door middel van een subsidie wordt bekostigd

Maatschappelijk effecten: Het aanbieden van cultuureducatie en muziekonderwijs op basisscholen gaat niet meer of op een héél laag niveau door. Organisatorische effecten: Voor Opus 3 is sprake van een eenmalige pensioenafkoop van € 3.000.000 voor de medewerkers die in dienst zijn van Opus 3.

Professioneel welzijnswerk

-576.749

251.001

Bij een minimumpakket wordt de dienstverlening ten aanzien van welzijn gereduceerd tot alleen taken gericht op informatie en advies.

Maatschappelijke effecten: De verwachting is dat de kosten van de maatwerkvoorzieningen zullen toenemen, doordat er een preventie meer is.

Algemene voorzieningen WMO en Jeugd

-420.128

182.840

Bij een minimumpakket is er geen inzet op algemene voorliggende voorzieningen. Al wordt een (klein) deel van

Maatschappelijke effecten: Geen beschikbare inloopvoorzieningen meer voor kwetsbare inwoners, denk aan buurtkamers en dagbestedings-

| 44 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

bepaalde wettelijke taken eruit gefinancierd, denk aan cliëntervaringsonderzoeken.

activiteiten. De verwachting is dat de kosten van de maatwerkvoorzieningen zullen toenemen, doordat er een preventie meer is. Berekend is dat algemene voorzieningen 40% goedkoper werken t.o.v. de reguliere inkoop van zorgtrajecten.

Kunst en cultuur activiteiten

-168.544

138.206

Bij het minimumpakket wordt de bijdrage door middel van subsidies fors verlaagd. De uitgangspunten van de januari 2022 vastgestelde Cultuurnota kunnen naar verwachting bij het minimumpakket niet worden gehandhaafd.

Maatschappelijke effecten: Geen / weinig middelen om bij te dragen aan versterking: - Economische / toeristische kracht - Versterking sociale cohesie (verenigingskracht) - Vergroten participatie en versterken Friese identiteit

Musea

-504.665

386.674

Bij het minimumpakket moet en twee musea gesloten worden (Dokkum en Moddergat), deze twee musea hebben personeel in dienst.

Maatschappelijke effecten: - niet meer economisch promoten op gebied van cultuur '- educatie (Friese identiteit) - Sociale basis / relatie met vrijwilligerswerk wordt minder De organisatorische effecten zijn: - Minder werk voor (beleids-) medewerkers cultuur en subsidiebureau.

Sportbeleid en -stimulering

-86.929

86.893

Totaal

-2.618.978

1.656.573

De activiteiten rondom het sportbeleid en -stimulering kunnen gestopt worden. Dit betekent geen invulling meer geven ten aanzien van het sport- en preventie akkoord. Hiertegenover staat wel inkomsten vanuit het Rijk die dan niet meer worden ontvangen.

| 45 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Maatschappelijke effecten: Sport en bewegen wordt niet meer gestimuleerd binnen de gemeente. Dit betekent dat de preventieve functie van sport en bewegen niet wordt benut. Een gevolg daarvan kan zijn dat een grote beroep wordt gedaan op voorzieningen als gevolg van ongezond leefgedrag: obesitas, diabetes etc.

2.4

Rode draden Ruimte

Beleidsinhoud - opvallende zaken Brede maatschappelijke bijdrage De recente gebeurtenissen in de vorm van de lockdowns laten zien dat de openbare ruimte en de maatschappelijke voorzieningen een brede maatschappelijke bijdrage leveren. Een goed ingerichte en onderhouden openbare ruimte en de maatschappelijke/culturele ontmoetingsplaatsen dragen bij aan sociale cohesie en daarmee aan welzijn en gezond gedrag. Maar er is ook financieel voordeel. Een aantrekkelijke openbare ruimte en een goed voorzieningenniveau zorgen er ook voor dat de WOZ-waarde van de woningen omhoog gaat. Dit heeft een positief effect op de inkomsten van de gemeente vanuit de OZB-belasting. Korte termijn versus lange termijn: toekomstbestendig beheer Binnen onze gemeente beheren we toekomstbestendig. Door te weten wat we op de lange(re) termijn willen bereiken is het mogelijk vandaag de dag de juiste beheersmaatregelen te treffen. De beheerplannen zijn opgesteld vanuit een visie namelijk veilig en betaalbaar beheer en onderhoud, deze visie is vastgelegd in de nota Kapitaalgoederen. Een visie die we met elkaar hebben vormgegeven. Waarbij we samen keuzes hebben gemaakt over het kwaliteitsniveau waarop we de openbare ruimte en ons vastgoed willen beheren.

Deel taken op minimumniveau - goedkoper werken is keuzes maken Uit het doorlopen proces blijkt dat we op een aantal onderdelen eigenlijk niet goedkoper kunnen werken. In de gehanteerde benchmark was er in dat geval voor de betreffende taak geen enkele gemeente die dit voordeliger kan uitvoeren. Daar komt nog bij dat het huidige werk is belegd in (langlopende) contracten met verschillende partijen, die niet snel kunnen worden opgezegd. Goedkoper werken betekent altijd keuzes maken. Op een gegeven moment kan het namelijk niet effectiever door bijvoorbeeld (nog) sneller te werken of (nog) grotere machines in te zetten of bepaald onderhoud van gebouwen uit te stellen. We hebben daarom door de jaren heen ervoor moeten kiezen bepaalde maatregelen niet langer uit te voeren. Het effect daarvan zie je bijna nooit direct. Het duurt even en het stapelt zich vervolgens op. Want een eenmaal opgelopen achterstand is nauwelijks in te halen. Dus er ontstaat meer achterstand. En daarna nog meer. Zo ontstaat in rap tempo een structureel verlies van eerder zorgvuldig opgebouwd kapitaal. Het herstellen van opgelopen achterstanden is feitelijk geen optie. Dat is kostbaar en bovendien ontbreekt het aan financiële middelen om het daarna voor de lange termijn goed te onderhouden. Het vóórkomen van achterstanden, daaraan willen we prioriteit geven.

Leeswijzer vervolg Deze rode draden notitie vervolgt met een opsomming van de onderwerpen uit deze werkgroep. Vervolgens wordt een overzicht gegeven van de mate van wettelijkheid van de

| 46 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

budgetten die in deze werkgroep zitten. Om vervolgens te benoemen waar kansen liggen om minder kosten te maken. Dit is vertaald naar ‘quick wins’ en een top 5 aan potentiële besparingen. Het zijn uitkomsten op hoofdlijnen, waarvan een gedetailleerde onderbouwing vanuit context en historie ontbreekt. De methodiek betreft een kostenvergelijk en gaat daarmee (deels) voorbij aan de inhoud/context. Werkgroep Ruimte: wegen, water, groen, afval, riool: waar hebben we het over? De hoofdonderwerpen van de werkgroep betroffen: ● Verkeer; onderhoud wegen, straten en pleinen; straatmeubilair, openbare verlichting en civiele kunstwerken ● Parkeren ● Recreatieve havens en waterwegen ● Dorpshuizen en woningen ● Grondzaken ● Openbaar vervoer ● Openbaar groen en landschapsbeheer ● Begraafplaatsen ● Speelvoorzieningen ● Afval, straatreiniging en zwerfafval ● Riolering Belangrijk om te vermelden: 1. Circa een derde van de lasten binnen deze werkgroep niet ZBB-relevant is. Tegenover de lasten voor afval en riolering staan inkomsten uit heffingen. Deze heffingen moeten structureel kostendekkend zijn. Voordelen vloeien terug naar de gebruikers en kunnen niet aangewend worden voor dekking van tekorten elders in de begroting. Hier zijn echter wel mogelijkheden van toepassing door de bestemmingsheffingen in een bredere context te beschouwen: vanuit de lokale lasten.

Door zaken te besparen binnen de bestemmingsheffingen van de rioolheffing en afvalstoffenheffing, kunnen deze heffingen naar beneden worden bijgesteld. Hierdoor ontstaat ruimte om de OZB te verhogen, waarbij de lokale lasten gelijk blijven. Zie de tabel hieronder voor nadere informatie. Begroting en minimumniveau Voor het ZBB-traject is uitgegaan van de vastgestelde begroting 2022. De verschillende taken zijn gecategoriseerd naar hun aard. De categorisering is hieronder opgenomen, waarbij tevens een reflectie is opgenomen naar de openbare ruimte: ● Wettelijke taken – voor een groot deel van de openbare ruimte is vanuit het ministerie van BZK opgenomen dat voldaan moet worden aan het in stand houden van de kapitaalgoederen. Concreet toetst het provinciaal toezicht op het op orde houden van de onderhoudsgelden en de gelden voor vervanging. Als wettelijke taak kan instandhouding op het minimumniveau worden opgevat; ● Prestaties / taken die rechtstreeks voortvloeien uit de gemeentelijke visie, raads- of collegeakkoord; ● zwaarwegende reden continuering;

| 47 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

niet wettelijke taken en taken zonder zwaarwegende redenen (2. en 3.) voor continuering.

In onderstaande tabel zijn per categorie taken weergegeven: de lasten voor 2022, het minimumniveau en de mogelijke besparing bij afroming tot het minimum. Vervolgens zijn de lasten, het minimum en het besparingspotentieel voor alle categorieën weergegeven. Huidige Lasten

Minimum

Mogelijke besparing

Wettelijke taken

-10.830.448

8.297.295

-2.533.153

Deels wettelijk

-12.151.544

-7.383.993

-4.767.551

Zwaarwegende reden tot continuering

–2.508.732

-1.679.214

-829.518

Niet wettelijk

-2.272.543

-1.699.854

-572.689

Totaal werkgroep Ruimte - wegen, water, groen, afval, riool

-27.763.267

-19.060.356

-8.702.911

Quick wins Overzicht van maatregelen met geen of zeer beperkte maatschappelijke en organisatorische impact. De ‘makkelijke keuzes’. Activiteit

Lasten

Mogelijke besparing

Toelichting besparing

Effecten besparing

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Gehele areaal slechts 1 a 2 keer klepelen.

Strijdig met Biodiversiteitsplan; Geen verhoging natuurwaarden, biodiversiteit; Voedselrijke bermen i.p.v. verschraling; Toename hinderlijke vegetatie; Afname natuurlijke vijanden welke gunstig zijn voor oprukkende eikenprocessierups; Geen afvoer meer naar (groen) verwerkingsbedrijf. Toename klachten/melding vanwege ‘verruiging’; Bij het ook niet meer klepelen van de bermen, toename van wilde opslag: Op termijn hogere kosten wanneer lagere beheermodel niet meer nodig is (kapitaalvernietiging).

Bermen Lager beheermodel

| 48 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Gehele areaal verhuren tegen Geen afvoer meer naar (groen) symbolisch bedrag aan verwerkingsbedrijf; lokale agrariërs t.b.v. Bokashi. Meerjarencontract maaien bermen niet verlengen; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij;

Beheertaken opschorten

Bijmaaien; enkel nabij zichthoek, en kruising. Overige obstakels niet bijmaaien.

Puur functioneel, veiligheidsoogpunt; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij; Mogelijk toename klachten/ melding vanwege ‘verruiging’.

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Stoppen met bestrijding invasieve exoten.

Strijdig met 3 jarige samenwerkingsconvenant Provincie/Wetterskip/Stichting Iepenwacht; Toename ongewenste uitheemse vegetatie; Imagoschade door geen voorbeeld te zijn als lokale overheid in het bestrijden van invasieve exoten; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij; Toename klachten/melding vanwege ‘verruiging’.

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Slootvegetatie niet afvoeren, laten liggen (of eenmaal klepelen/frezen).

Geen afvoer meer naar (groen)verwerkingsbedrijf; Meerjarencontract hekkelen watergangen niet verlengen; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij; Strijdig met Biodiversiteitsplan; Geen verhoging natuurwaarden, biodiversiteit; Voedselrijke bermen i.p.v. verschraling; Verkeershinder bij smalle bermdelen waar relatief veel slootvegetatie is blijven liggen i.r.t. uitwijkruimte verkeer;

Watergangen Lager beheermodel

| 49 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Sportvelden

-1.221.555

Versoberen beheertaken

Openbaar groen Lager beheermodel

Adopteren

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Dagelijks onderhoud Inzet eigen dienst, en tractie sportvelden versoberen, minderkomt frequent. vrij;

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Groot onderhoud versoberen, lagere Slijtage kwaliteit van velden zullen accepteren, minder frequent. zichtbaar en merkbaar hinder geven voor de veldkwaliteit en bespeelbaarheid; Toename van afkeur velden waardoor de competitie in de knel raakt; Toename van klachten sportverenigingen en/of KNVB;

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Minder frequent bodemonderzoek t.b.v. juiste dosering en soort meststof.

Minder maatwerk, mogelijk onjuiste dosering, onjuist toegepaste meststoffen, meer uitspoeling bij geschatte dosering; Negatief effect op milieu; Afname vitaalheid grasmat.

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Al het groen (strikt) onderhoud op enkel beeldkwaliteit C

Strijdig met Biodiversiteitsplan; Geen verhoging natuurwaarden, biodiversiteit; Toename hinderlijke vegetatie; Toename klachten/melding vanwege ‘verruiging’; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij; Verloedering in het straatbeeld;

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Inboet/vervanging opschorten

Naast de lage netheidskwaliteit C, ontstaat er ook lage technische kwaliteit. Op termijn herstel hiervan is kostenverhogend en kapitaalvernietiging.

Onderbouwde

Geschikte plantvakken

Kans is vrij groot dat dat na een

-1.478.788

| 50 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

overdragen voor beheer/ onderhoud door de buurt

relatieve korte tijd de enthousiasme is afgenomen en de gemeente een niet of slecht onderhoud plantvak weer terug kan nemen;

Omvormen

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Omvormen naar een lagere onderhoudstrategie

Kans op onvrede vanuit de buurt /bewoners omdat juist in overleg e.e.a. zo is ingericht en nu weer vanwege bezuiniging teniet wordt gedaan; Imagoschade voor de gemeente.

Geen burgerinitiatieven aangaan

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Wijze van beheer & onderhoud enkel publiceren op internet.

Imagoschade voor de gemeente; Geen betrokkenheid van burgers en wijkraad voor inrichtingsvraagstukken; Afname draagvlak in de wijk.

Versoberen

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Enkel een gering aantal speeltoestellen.

Afname kindvriendelijkheid en aantrekkelijkheid in de wijk;

Geen vervanging

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Bij afkeuring en/of afgeschreven toestel, toestel verwijderen.

Afname kindvriendelijkheid en aantrekkelijkheid in de wijk;

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan

Enkel voldoen aan zorgplicht, uitstel en in tijd spreiden van snoeimaatregelen.

Toename schadegevallen door vallend hout en/of omgevallen boom, vanwege uitstel snoei; Mate van achterstalligheid accepteren, wat toch tot hogere kosten zal leiden zodra lager

Spelen

-138.238

Natuur & landschap Lager beheermodel

-6.634

| 51 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

financiële kengetallen CROW.

Gladheid

Versoberen

Stoppen met samenwerking Stichting Iepenwacht.

Geen vervanging zieke bomen; Geen bestrijding meer en reductie iepenziekte; Imagoschade naar omliggende gemeenten en terrein- en natuureigenaren; Strijdig met het Biodiversiteitsplan en Groenstructuurplan.

€ 10.000

Stoppen met bekostigen (tegemoetkoming) van snoeimaatregelen van particuliere monumentale bomen.

Imagoschade als gemeente; Verslechtering van de staat van onderhoud van (particuliere) monumentale bomen;

Besparing op uren, materieel een zout aanschaf

Alleen de meest noodzakelijke hoofdroutes nog strooien

Nadelig effect op veiligheid en mogelijk kans op maatschappelijke ontwrichting.

Besparing op uren materieel en afvoer veegvuil

Alleen de meest noodzakelijke hoofdroutes nog strooien

Verslechtering van staat van onderhoud. Geen ondersteuning bij evenementen en calamiteiten. Toename wateroverlast, onkruid, zwerfvuil.

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Al het groen (strikt) onderhoud Strijdig op enkel met Biodiversiteitsplan; beeldkwaliteit C Geen verhoging natuurwaarden, biodiversiteit; Toename hinderlijke vegetatie; Toename klachten/melding vanwege ‘verruiging’; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij; Verloedering in het straatbeeld;

Onderbouwde besparing(en) behoeft nader onderzoek. Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Geen onkruidbestrijding meer verharding. Hoog maatschappelijke gevoeligheid; Geeft een beeld van verloedering, op een rustplaats.

-277.216

Minder inzet

Begraafplaats

€ 15.000

-68.987

Minder routes

Straatvegen

beheermodel niet meer nodig is (kapitaalvernietiging);

-603.213

| 52 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Totaal

-3.794.631

Potentiële besparingen - top 5 Overzicht van een aantal grotere (mogelijke) besparingen binnen deze werkgroep, waarbij ook het effect hiervan wordt aangegeven. Activiteit

Mogelijk besparing

Toelichting besparing

Effecten besparing

Begraafplaats Privatiseren

Onderbouwde besparing(en) Gehele exploitatie en beheer behoeft nader onderzoek. privatiseren tot een of Toetsing van praktijk versus meerdere aparte entiteiten. theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Vraagt om nader onderzoek; Forse bruidsschat, dit betreft de afkoopsom in de overdracht voor de overnemende partij om de begraafplaats goed te exploiteren; Jaarlijkse gemeentelijke bijdrage/subsidie; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij;

Saneren

Onderbouwde besparing(en) Centraliseren van een aantal behoeft nader onderzoek. goed modern ingerichte Toetsing van praktijk versus begraafplaatsen, in de 3 theorie gerelateerd aan grootste dorpen, overige financiële kengetallen CROW. begraafplaatsen afsluiten.

Hoog maatschappelijke gevoeligheid; Vraagt om nader onderzoek; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij; Een gemeente is verplicht een openbare begraafplaats te hebben, maar het is niet verplicht om een openbare begraafplaats in de eigen gemeente aan te bieden. De gemeente kan regelen, dat dit begraven plaatsvindt in een buurgemeente. 10 jaar na de laatste begraving mag de begraafplaats gesloten worden, er hoeft in die periode geen onderhoud plaats te vinden. Alleen de basisveiligheid moet gegarandeerd worden.

Natuur & landschap Privatiseren

Onderbouwde besparing(en) Gehele boomareaal privatiseren tot Forse een bruidsschat, aparte dit betreft de behoeft nader onderzoek. entiteit (of BV). afkoopsom in de overdracht voor de Toetsing van praktijk versus overnemende partij om het geheel goed theorie gerelateerd aan te exploiteren; financiële kengetallen CROW. Jaarlijkse gemeentelijke bijdrage/subsidie; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij;

Spelen Privatiseren

Onderbouwde besparing(en) Volledig het spelen op afstand behoeft nader onderzoek. zetten.

| 53 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Forse bruidsschat, dit betreft de afkoopsom in de overdracht voor de

Toetsing van praktijk versus theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

overnemende partij om het geheel goed te exploiteren; Jaarlijkse gemeentelijke bijdrage/subsidie; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij;

Privatiseren

Onderbouwde besparing(en) Alle sportcomplexen behoeft nader onderzoek. privatiseren tot 1 of meerdere Toetsing van praktijk versus stichtingen (of BV). theorie gerelateerd aan financiële kengetallen CROW.

Forse bruidsschat, dit betreft de afkoopsom in de overdracht voor de overnemende partij om de sportvelden goed te exploiteren; Jaarlijkse gemeentelijke bijdrage/subsidie; Inzet eigen dienst, en tractie komt vrij;

Saneren

Onderbouwde besparing(en) Centraliseren van een aantal behoeft nader onderzoek. goed modern ingerichte Toetsing van praktijk versus sportcomplexen, in de 3 theorie gerelateerd aan grootste dorpen, overige financiële kengetallen CROW. complexen saneren en gebruiken voor woningbouw en voedselbos.

Hoog maatschappelijke gevoeligheid; Vraagt om nader onderzoek;

Sportvelden

Watergangen Lager beheermodel

Onderbouwde besparing(en) Enkel schouwplichtige Dichtgroeien van niet-schouwplichtige behoeft nader onderzoek. watergangen hekkelen. watergangen/vijvers (verlanding); Toetsing van praktijk versus Niet-schouwplichtige Beleving van water wordt niet meer theorie gerelateerd aan waterpartijen niet meer opschonen. ervaren in de wijken; financiële kengetallen CROW. Toename klachten/melding vanwege ‘verruiging’ en gevoel van onveiligheid ouders voor kinderen nabij vijver(randen); Afname waterbuffer, gezien de toename klimaatverandering en grillige neerslag; Op termijn hogere kosten wanneer lagere beheermodel niet meer nodig is (kapitaalvernietiging); Strijdig met bestemmingsplan ‘wonen aan het water’.

| 54 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

2.5

Rode draden Sociaal domein (Wmo en Jeugd)

Leeswijzer Deze rode draden notitie beschrijft de (on)mogelijkheden en kanttekeningen bij de besparingsmogelijkheden binnen het sociaal domein. Eerst wordt een beeld geschetst van de taken waar deze notitie betrekking op heeft en een beschrijving welke relatie er is tussen wettelijke taken en niet-wettelijke taken. Vervolgens wordt weergegeven welke besparingen in de afgelopen jaren (sinds 2019) reeds ingezet/gerealiseerd zijn eind 2021. Tot slot volgt een opsomming van potentiële besparingen (16). Voor elke besparing wordt aangegeven waar deze betrekking op heeft. Ook worden specifieke kanttekeningen benoemt indien van toepassing. Begroting en minimumniveau Voor het ZBB-traject is uitgegaan van de vastgestelde begroting 2022. De verschillende taken zijn gecategoriseerd naar hun aard. De categorisering is hieronder opgenomen: ● wettelijke taken ● Prestaties / taken die rechtstreeks voortvloeien uit de gemeentelijke visie, raads- of collegeakkoord; ● zwaarwegende reden continuering; ● niet wettelijke taken en taken zonder zwaarwegende redenen (2. en 3.) voor continuering. In onderstaande tabel zijn per categorie taken weergegeven: de lasten voor 2022, het minimumniveau en de mogelijke besparing bij afroming tot het minimum. Vervolgens zijn de lasten, het minimum en het besparingspotentieel voor alle categorieën weergegeven.

Opvallend in onderstaande tabel is het verschil tussen de huidige lasten en het minimum relatief laag is. Daarnaast blijkt dat de mogelijke besparingen veelal wettelijke taken betreffen. Huidige Lasten

Minimum

Mogelijke besparing

Wettelijke taken

-64.409.220

-42.238.698

-22.170.552

Zwaarwegende reden tot continuering

-1.112.192

-556.149

-556.043

Totaal werkgroep Wmo en Jeugd

-65.521.412

-42.794.847

-22.726.565

Taken in het Sociaal domein Het sociaal domein beslaat 45 procent van de uitgaven in de programmabegroting van 2022. De taken binnen het sociaal domein die we in deze notitie bespreken zijn met name wettelijke taken. Gemeenten geven uitvoering aan de Wet Maatschappelijke Ondersteuning,

| 55 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

de Jeugdwet en de Participatiewet. Verder zijn ook het handhaven van de leerplicht en het handhaven van de kinderopvang een wettelijke taak, als ook het realiseren van leerlingenvervoer, het huisvesten van onderwijs en het organiseren van voorschoolse educatie. Tenslotte geven gemeenten uitvoering aan de wet publieke gezondheid. De komende jaren volgen nog nieuwe taken, voortkomend uit de Wet Inburgering en de decentralisatie Beschermd Wonen. Relatie tussen wettelijke taken en niet-wettelijke taken in het sociaal domein De kosten die gemaakt worden in het sociaal domein richten zich voornamelijk op de ondersteuning die de gemeente organiseert met gecontracteerde zorg. Wanneer inwoners ondersteuning nodig hebben, wenden zij zich tot het gebiedsteam. Bij het eerste contact wordt de ondersteuningsvraag (op basis van verordening en beleidsregels) beoordeeld en vindt verwijzing plaats naar passende ondersteuning. Daarbij kan het gaan om het verstrekken van hulpmiddelen (zoals een rolstoel of scootmobiel), ondersteuning aan huis (huishoudelijke ondersteuning of begeleiding), of ondersteuning die gericht is op opgroeien, ontwikkelen en opvoeden (ambulante zorg, Jeugd-ggz, dagbehandeling, etc.). Het organiseren en toewijzen van deze ondersteuning volgt uit de wettelijke taken van gemeenten.

Het zijn echter de niet-wettelijke taken die de inzet van deze ondersteuning kunnen voorkomen, dan wel verminderen. Zo kan een jongerenwerker in contact treden met jongeren met problemen thuis en lichte begeleiding bieden, daarmee voorkomend dat op termijn zware jeugdhulp nodig is ter ondersteuning van de jongere of het gezin. Dat geldt evenzeer voor buurtsportcoaches die bijdragen aan een gezonde leefstijl van inwoners, daarmee (deels) voorkomen dat zij bij suikerziekte, obesitas of hartfalen een beroep doen op Wmo voorzieningen. Zo zijn er vele voorbeelden van niet-wettelijke taken die in de vorm van collectieve laagdrempelige activiteiten bijdragen aan de vitaliteit van inwoners. Ze voorkomen of beperken dat inwoners (op termijn) een beroep doen op ondersteuning in het kader van de wettelijke taken van gemeenten. Binnen het sociaal domein is het werken met een dilemma: veel niet-wettelijke taken kunnen stoppen, maar het stoppen met deze taken veroorzaakt een risico op een waterbedeffect met problemen op een later moment. En daarmee ook nieuwe, vaak hogere kosten. Dit betekent dat de mogelijke maatregelen in het sociaal domein integraal bekeken moeten worden, vanwege de samenhang die er is tussen wettelijke en niet-wettelijke taken.

(Financiële) ontwikkelingen in de afgelopen jaren De gemeente Noardeast-Fryslân kent binnen het sociaal domein grote financiële uitdagingen. Vanaf 2019 is ingezet op het aanpassen van de werkwijze om het sociaal domein bereikbaar en betaalbaar te houden. Hieronder geven we een overzicht van de maatregelen en opbrengsten per domein: Jeugd, WMO, Participatie en subsidies. Dit overzicht laat zien dat er al veel besparingen binnen dit domein hebben plaatsgevonden. Eerst geven we hieronder de begroting (2022) van het sociaal domein weer, om onderstaande besparingen in perspectief te plaatsen.

| 56 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Resultaten van maatregelen in de afgelopen jaren Jeugd

Eindresultaat 2021

Tarieven inkoop specialistische jeugdhulp

0

Twee offertes aanvragen

185.000

Contractmanagement van/sturen op intensiteiten

80.000

Administratieve processen

0

Aanpassing maximaal informeel tarief PGB jeugd

130.000

Samenwerking huisartsen en GI's

57.000

Efficiëntere inzet Hulpverleners / zit in format J7

35.000

Werkprocessen verbeteren

0

Voorliggende voorzieningen (o.a. scholen / jeugdvoorz.) GGD, bijdrage GR, bestuurlijke samenwerking Fryslân

0 0

Totale besparingen

487.000

Wmo

Eindresultaat 2021

Aanbesteding maatwerkvoorzieningen

380.000

Dure dagbestedingstrajecten

135.000

Woonvoorziening

183.488

Afschaffen meerkostenregeling

72.800

PGB Wmo 2019 aanpassen informeel tarief

40.000

Alg. voorz. (buurthuiskamer, en dagbesteding comb.)

30.000

Verlaging uren Huishoudelijke Hulp van 3 naar 2 Financiële tegemoetkoming Huishoudelijke Hulp

583.750

Totale besparingen

1.425.038

Participatie

Eindresultaat 2021

| 57 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Bewindvoering

135.000

Screening ijzeren bestand

535.000

Gezamenlijke intake Ynkommen

330.000

Toezicht / handhaving

165.000

Arbeidsmobiliteitsplan

160.000

Opplussen parttime uren uitkeringsgerechtigden

85.000

50 Banenplan

0

Reiskosten inburgeraars

17.400

Bijzondere bijstand Huishoudelijke Hulp

0

Bijzondere bijstand

37.000

Lauwersregeling aanpassen

0

Incasso (reeds besloten)

0

Van dagbesteding naar sociale activering

0

Inkomensvrijlating

0

Individuele inkomenstoeslag

0

Totale besparingen

1.464.400

Subsidies

Eindresultaat 2021

Cluster mantelzorg

100.000

Cluster inkoop/AV/dagbesteding/activering

6.276

Cluster peuteropvang/VVE

30.000

Cluster preventie/gezondheid (4 deelvoorstellen)

64.000

Cluster welzijnswerk

1.000

Cluster overig

0

Cluster armoede

0

Cluster intake

0

Subsidie gebiedsteam (insourcing reeds besloten)

0

Totale besparingen

201.276

Een aantal van deze besparingen is nog niet gerealiseerd, deels wordt dit veroorzaakt door de omstandigheden als gevolg van de corona-crisis. Een aantal besparingen zal niet, of niet volledig worden gerealiseerd: ● Screening ijzeren bestand (participatie) levert naar verwachting ca. € 265.000 minder op dan begroot; ● Lauwersregeling aanpassen is niet doorgezet; ● De besparing gerelateerd aan incasso is niet doorgezet; ● De individuele inkomenstoeslag is niet doorgezet.

| 58 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Verbetering samenwerking en monitoring Het hele proces rondom bovenstaande maatregelen heeft geleid tot een breder bewustzijn voor kostenbeheersing binnen de organisatie en in de samenwerking met de samenwerkingspartners. Naast een versterking van de integrale samenwerking zijn dataverzameling en data-analyses verder ontwikkeld. Ook worden periodiek verschillende rapportages en doorrekeningen beschikbaar gemaakt.

Potentiële besparingen De prognose is dat gemeente Noardeast-Fryslân in 2023 en verder tekorten krijgt op de Wmo en de Jeugdhulp. Voor de Wmo geldt dat uit onderzoek blijkt dat de autonome zorggroei jaarlijks stijgt met 3 tot 4%. Dit gegeven, gekoppeld aan de indexering van tarieven, maakt dat de begroting mee zou moet bewegen. In de meerjarenbegroting wordt er echter terughoudend mee omgegaan. Dit maakt de kans op een tekort t.o.v. begroot aanzienlijk, dan wel onvermijdelijk. Hieronder vatten wij de aanbevelingen samen, die voortkomen uit analyses van de uitgaven op gecontracteerde zorg. Het betreft hier aanbevelingen die voor de lange termijn een besparend effect hebben, maar waarvoor (in veel gevallen) op de korte termijn extra uitgaven nodig zijn: 1. Eigen begeleiding vs. inzet vanuit zorgaanbieders In 2020 is het besluit genomen om de ingehuurde werknemers vanuit de zorgorganisatie vast in dienst te nemen. Hiervoor waren destijds verschillende argumenten: ● Het binden van personeel; ● Het goed kunnen aansturen van personeel; ● Het meer inhoud gegeven aan de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de gebiedsteams; ● Meer behandelingen in eigen huis uitvoeren, zodat bespaard kon worden op de externe behandelingen. Met het insourcen werd gestuurd op een vermindering van de begeleidingstrajecten via zorgaanbieders. Deze verwachting lijkt niet waargemaakt.

Hiervoor is nadere onderzoek nodig. Potentiële besparing: Voorstel is daarom om gericht formatieonderzoek te doen naar de inzet vanuit de gebiedsteams op de eigen begeleiding in relatie tot inzet vanuit de zorgaanbieders. 2. Uitvoering toegang De toegang is vormgegeven door het KCC/Aanmeldteam. Daar vindt triage plaats met vier mogelijke vervolgen: 1. De (zorg)vraag wordt niet verder geleid binnen de organisatie; meteen opgelost of doorverwezen buiten onze organisatie, bijvoorbeeld zorgverzekering. 2. De zorgvraag wordt doorgeleid naar Team Wmo. 3. De zorgvraag wordt doorgeleid naar Wmo 18+, product hulpverlening. 4. De zorgvraag wordt doorgeleid naar Wmo 18+, product regie.

| 59 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

De totale fte bezetting van de gebiedsteams is 72,1 fte. Voor de gemeente Noardeast-Fryslân wordt gerekend met een aandeel hierin van 70%. De inzet vanuit de gebiedsteams is dan 50,5 fte. Deze inzet is 54% van de totale inzet in het Sociaal Domein. Potentiële besparing: In een eerder onderzoek van juli 2020 zijn vanuit observaties van de werkprocessen diverse verbeteringen voorgesteld die kunnen leiden tot een efficiëntere inzet vanuit de gebiedsteams waarbij aanzienlijke besparingen behaald kunnen worden. In een eerste blik gaat het daarbij om besparingen die kunnen oplopen tot ruim € 1 miljoen. (Project Koersvast Sturen) 3. Subsidies In het kader van preventie (welzijn, armoede, Jeugd en Wmo) subsidieert de gemeente (incidenteel, maar veelal structureel) een groot aantal partijen. Dit betreft niet wettelijke taken/beleid. Potentiële besparing: Het stopzetten van al deze subsidies, kan niet binnen een paar maanden. In het kader van behoorlijk bestuur dien je termijnen te hanteren. In twee jaar tijd kun je echter alles afbouwen. Van voedselbanken, buurtkamers, minimaregelingen, mantelzorg, gezondheid tot opvoedhulp. Dat levert potentieel een structurele besparing op van ongeveer € 1,3 miljoen. Kanttekeningen: Eerder is gezegd dat dit het spanningsveld is.

Haal je preventieve structuren weg, dan krijg je (wellicht) de rekening gepresenteerd vanuit het gecontracteerde kader (toename aan indicaties). Dit is een keuze. Het toepassen van verschraling van deze omvang, ofwel sec curatief handelen als lokale overheid, brengt nadelige effecten met zich mee. Zowel maatschappelijk (het raakt inwoners, maar het gevolg is ook afname van het aantal maatschappelijke organisaties), als bestuurlijk politiek (geen preventie ambities en impopulaire besluiten/imago). Het financiële waterbedeffect brengt eveneens een risico met zich mee (de prijs van de consequenties kan mogelijk hoger zijn, dan de investering van nu). 4. Jeugdhulp - meer heftige problematiek structureel of tijdelijk effect Nagaan of sprake is van een corona-effect met meer (heftige) psychische problematiek en of problemen van pubers een structurele tendens zijn of een eenmalige piek veroorzaken. Aandacht hebben voor normaliseren, dan wel constateren dat inwoners van gemeente Noardeast-Fryslân van doen hebben met zeer heftige problematiek en dat uitdragen. Hiervoor is verdiepend onderzoek op casusniveau nodig. Potentiële besparing: Afhankelijk van de bevindingen van aanvullend onderzoek, kan meer structurele controle op kwaliteit (wellicht tijdelijk) van beoordeling aanvragen in de gebiedsteams tot een besparing leiden. 5.

Jeugdhulp - verbeteren samenwerking (met IB’ers) Aandacht voor vroegsignalering bij o.a. jeugdgezondheidszorg en onderwijs. Met name het signalerend vermogen van Intern Begeleiders (IB’ers) op scholen versterken en als

| 60 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

gebiedsteam beschikbaar zijn voor casusoverleg. Afstemming organiseren tussen aanbod samenwerkingsverbanden en inzet jeugdhulp vanuit gemeente. Extra aandacht voor thuiszitters omdat zij bij onvoldoende aandacht mogelijk gebruik gaan maken van hoogspecialistische jeugdhulp. Potentiële besparing: Door verbetering afstemming aanbod samenwerkingsverbanden en inzet jeugdhulp gemeente is minder (specialistische) zorg nodig. Aandacht voor thuiszitters kan het gebruik van specialistische jeugdhulp verminderen/voorkomen. 6. Wmo - kanteling lichte problematiek Monitoren in hoeverre gebiedsteams uitvoering geven aan kanteling. Met name aandacht voor lichte problematiek, in relatie tot inzet Huishoudelijke Hulp 1 (HH1). Registreren of een beroep wordt gedaan op mantelzorg en voorliggende activiteiten. Daartoe (tijdelijk) uitvoering geven aan kwaliteitscontroles. Potentiële besparing: Door aandacht te geven aan de kanteling kan het gebruik van (met name) huishoudelijke hulp verminderd worden. 7. Wmo - gebruik (passende) voorliggende voorzieningen bevorderen Onderzoeken of het voorliggende aanbod voldoende wordt aangesproken en waar nieuwe voorzieningen de kanteling kunnen versterken.

Gedacht wordt aan maatjesprojecten waarbij lichte begeleiding wordt geboden, burenhulp die voorliggend is op huishoudelijke ondersteuning en dagactiviteiten van de welzijnsstichting die een indicatie dagbesteding voorkomen of beperken. Waar nodig en mogelijk (extra) opdrachten verstrekken aan Welzijnsorganisaties en de voortgang monitoren. Potentiële besparing: Door meer gebruik van voorliggende voorzieningen wordt minder een beroep gedaan op maatwerkvoorzieningen. 8. Wmo - aanscherpen beleid t.b.v. kanteling Waar nodig Wmo-beleidsregels aanscherpen zodat gebiedsteams voldoende juridische aanknopingspunten hebben om uitvoering te geven aan de kanteling van het sociaal domein. Potentiële besparing: Door uitvoering te geven aan te kanteling, wordt de vraag naar (maatwerk)voorzieningen vanuit de gemeente verminderd. Scherpe beleidsregels voorzien ook in weigeringsgronden. 9. Wmo/Jeugdhulp - preventief aanbod koppelen aan kosten en (beter) passend maken Aandacht voor preventief aanbod en actief monitoren wat dit oplevert. Daarbij bestaand aanbod evalueren en goed met partners doornemen wat effectief is en welk aanbod ontbreekt. Preventief aanbod koppelen aan kostenverloop. Potentiële besparing: Door het gebruik van preventief aanbod te monitoren en te koppelen aan het kostenverloop, kan nog meer ingezet worden op preventief aanbod dat echt werkt.

| 61 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

Middelen voor preventief aanbod dat niet of zeer beperkt gebruikt wordt, of waar geen preventieve werking vanuit gaat, kunnen ingezet worden voor een aanbod dat nog ontbreekt. 10. Inkomensondersteuning - uitstroombevordering Drempels naar (deeltijd) werk te verlagen door bijvoorbeeld in te zetten op o.a.: een activeringspremie, betaalmoment uitkering te wijzigen, wijze inkomensverrekening aanpassen en terugval naar een uitkering vereenvoudigen. Potentiële besparing: Deze maatregelen zijn niet een directe besparing, maar kan de uitstroom bevorderend werken. 11. Inkomensondersteuning - draagkrachtregels aanscherpen Draagkrachtregels bijzondere bijstand aanscherpen, zoals de vermogensgrens verlagen of meer eigen inkomen mee laten tellen als draagkracht. Potentiële besparing: Tijdens een eerdere kostenbeheersingsronde zijn deze regels al aangescherpt. Er is daardoor weinig speelruimte meer over. Kanttekening: Bij verdere aanscherping zal de groep inwoners met een laag inkomen, financieel nog harder getroffen worden. 12. Inkomensondersteuning - verlagen toeslag De hoogte van de individuele inkomenstoeslag verlagen of de referteperiode verlengen. Potentiële besparing: Wanneer de hoogte van het bedrag verlaagd wordt, leidt dit tot lagere uitgaven. Kanttekening: Deze bezuiniging is tijdens een eerdere kostenbeheersingsronde overwogen.

Financiële risico’s voor de groep inwoners met een laag inkomen werden destijds te hoog ingeschat. 13. Armoedebestrijding - afschaffen niet-wettelijke maatregelen Potentiële besparing: Buiten de inkomensondersteunende maatregelen binnen de Participatiewet, heeft de gemeente vrijheid om eigen beleid te maken om armoede te bestrijden. Hierbij gaat het om niet-wettelijke voorzieningen en regelingen. Het beleid voorziet voornamelijk in het voorkomen van armoede- en schuldenproblematiek en het bevorderen van maatschappelijke deelname. Kanttekening: Besparen op armoedebestrijding behoeft een zorgvuldige afweging, omdat dit zowel financieel als op andere leefgebieden invloed heeft. Er bestaat een risico dat door een besparing de kans op schuldenproblematiek wordt vergroot, maar ook invloed heeft op gezondheid, stress, enz.

| 62 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

14. Schuldhulpverlening - versoberen vroegsignalering Sinds 2012 is de Wgs van kracht. De wet verplicht gemeenten om inwoners te ‘ondersteunen bij het vinden van een adequate oplossing gericht op de aflossing van schulden’. Hierbij gaat het om geven van advies en het daadwerkelijk hulp bieden bij schulden, maar ook de nazorg. De gemeente is vrij om de wijze waarop schuldhulp wordt geboden, naar eigen inzicht in te richten. Sinds 1 januari 2021 zijn gemeenten verplicht om in het kader van vroegsignalering, signalen van betalingsachterstanden een hulpaanbod te doen. Gemeenten zijn vrij om de wijze waarop een hulpaanbod wordt aangeboden in te richten. De gemeente is in 2022 gestart met het intensief inzetten op vroegsignaleren van schulden. Doel hiervan is schuldenproblematiek eerder in beeld te krijgen en de totale hoogte van schulden te verlagen. Hierdoor kunnen schulden eerder en sneller worden opgelost, waardoor een minder intensief en duur schuldentraject nodig is. Op lange termijn levert dit een besparing op. Potentiële besparing: Versobering vroegsignalering. Het is mogelijk om de wijze waarop een hulpaanbod wordt aangeboden te versoberen. Bijvoorbeeld door geen huisbezoeken meer af te leggen. Schrappen initiatieven binnen actieplan armoede- en schuldenbeleid: initiatieven op het gebied van preventie of doelgroepgerichte aanpak (bv jongeren).

Kanttekening: Dit kan impact hebben op het besparingsdoel op langere termijn. Daarnaast is er een risico op meer huisuitzettingen, stijgende schulden, meer (complexere) problematiek, met als gevolg hogere kosten voor de gemeente. 15. Schuldhulpverlening - verbeteren samenwerking met bewindvoerders Vastleggen afspraken met bewindvoerders d.m.v. convenanten en separaat toepassen wettelijk adviesrecht. Potentiële besparing: Door versterken van de samenwerking met bewindvoerders de doorlooptijden verlagen en kwaliteit te verhogen. Waar dat niet mogelijk is, alsnog advies geven na onder bewindstelling door de rechtbank. Bijkomend effect: kosten bijzondere bijstand dalen. 16. Schuldhulpverlening - verbeteren nazorg, voorkomen recidive Voorkomen recidive: Een aanzienlijk deel van de schuldenaren vervalt terug in schuldenproblematiek. Potentiële besparing: Extra inzet op goede nazorg kan terugval voorkomen. Dit behoeft eerst een investering, maar kan op langere termijn kostenbesparend werken.

| 63 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

2.6

Rode draden Overhead

Een definitie van overhead staat in het Besluit begroting en verantwoording (BBV): het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Overhead kent van nature een personele en bestuurlijke gevoeligheid en vraagt bovendien om management afwegingen met betrekking tot het huidig functioneren van de sturing en beheersing van de organisatie en de gewenste organisatieontwikkeling. Geldende regelgeving voor gemeenten komt uit de BBV. Kenmerkende punten: ● directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden. ● ondersteunende taken zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren daarom tot de overhead ● wanneer de ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten tot de overhead (bijvoorbeeld uitbesteding salarisadministratie) ● sturende taken die worden vervuld door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead ● positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead. De overheadkosten van uw gemeente (bron begroting 2022): Overheadkosten

Totaal

Personeel (Salarislasten) Materieel Deel

Totale lasten

€ 24.392.581

€ 16.245.143

€ 8.147.438

Deel NOF

€ 17.923.668

€ 11.936.931

€ 5.986.737

Deel Dantumadiel

€ 6.468.912

€ 4.308.212

€ 2.160.700

De overheadlasten bedragen € 17.923.668. Dat is € 396 per inwoner en circa 11% van de begroting van Noardeast-Fryslân (voor bestemming). De post salarissen is de grootste kostenfactor en is daarmee in potentie de meest te beïnvloeden post. Doelstelling en uitgangspunten bij de behandeling Net als bij de andere werkgroepen binnen het onderzoek ZBB is een/deze rode draden notitie gemaakt, waarin de eindresultaten van de werkgroep Overhead zijn vastgelegd. De werkgroep heeft voor de overhead gezocht naar mogelijkheden om taken bewezen goedkoper uit te kunnen voeren (op basis van de begroting 2022). De beoogde outcome is om de organisatie verder te verbeteren door effectiever en efficiënter uitvoering aan de taken te geven. Uitgangspunten notitie Bij de start heeft de werkgroep voor het onderzoek de volgende uitgangspunten voor de eind-, cq. rode draden, notitie opgesteld:

| 64 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

●

De eindnotitie geeft duiding aan het bestuur over het onderwerp overhead, geeft perspectief aan de door de werkgroep gepresenteerde informatie en geeft richting voor besluitvorming. De geboden informatie biedt ook antwoord op de reguliere ZBB-vragen als: wat zijn consequenties als iets niet meer of minder wordt gedaan en wat voor realisering van de maatregel moet worden gedaan.

Afwegingskader voor overheadkosten Voor het in beeld brengen van mogelijk maatregelen om taken goedkoper uit te kunnen voeren is het volgende afwegingskader gebruikt. Oriëntatievragen 1. Is toegevoegde waarde van activiteiten zonder meer duidelijk (te maken)? 2. Is de werkdruk hoog? (Ja betekent niet een vrijbrief, want er zijn vele redenen voor hoge werkdruk) 3. Wordt binnen primaire proces gewerkt conform kaders/richtlijnen/afspraken m.b.t. werkverdeling en -aanpak (nee kan betekenen dat binnen de overhead gecompenseerd wordt voor niet nakomen afspraken binnen het primaire proces)? 4. Lijkt het mogelijk doelmatigheidsmaatregelen te nemen? Doelmatigheidsvragen 5. Kunnen activiteiten worden gestopt? 6. Kan het kwaliteitsniveau van de output (van activiteiten) (verder) worden verlaagd? 7. Kunnen processen of activiteiten (verder) worden gedigitaliseerd? 8. Kunnen activiteiten overigens doelmatiger worden georganiseerd (bijvoorbeeld processen opschonen, activiteiten bundelen, activiteiten door primaire medewerkers laten uitvoeren of uitbesteden)? Uitgangspunten onderzoek Samen met de werkgroep is een aantal uitgangspunten geformuleerd. Deze uitgangspunten zijn het perspectief (bril) over hoe naar overhead kan worden gekeken vanuit de gemeente Noardeast-Fryslân: ● alle afwegingen m.b.t. de overhead worden gemaakt uit oogpunt van nut (=nuttigheidscriterium).

Dat betekent bijvoorbeeld dat een extra investering in overhead mogelijk is als deze leidt tot een besparing in de primaire processen, die groter is dan de investering ● de overheadkosten in de organisatie worden bepaald door: ○ de huidige ontwikkelingsfase van de organisatie, die zich kenmerkt door inzet op professionalisering van de primaire organisatie. ○ de organisatievisie om een sociale doelstelling op het gebied van werkgelegenheid in de regio te dienen. De organisatie: ■ voert daarom taken zoveel als mogelijk zelf uit;

| 65 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

■

■

is daardoor een mix van doorstroom-gemeente (medewerkers leren, doen ervaring op en vertrekken naar volgende uitdaging) en gemeente met beperkte arbeidsmobiliteit; het zijn van een aantrekkelijk werkgever (instroom - doorstroom uitstroom).

Voor de ZBB-aanpak is het belangrijk dat verkenning van de oplossingsrichtingen wordt gestuurd door benchmark-informatie. Onderstaande verkenning is gebaseerd op een recent benchmarkonderzoek dat Berenschot heeft uitgevoerd naar de overhead binnen de organisatie van de gemeente Noardeast Fryslan. Het onderzoek gaf aan dat er in potentie heroverwegingmogelijkheden waren voor drie onderwerpen. Er is door de werkgroep voor gekozen om naar deze drie onderwerpen te kijken, dat zijn (1) Personiel en Organisaasje, (2) Fasiliter en (3) Ynformaasjefoarsjenning, Gegevens en applikaasjes aan de hand van bovengenoemd afwegingskader. Hieronder behandelen we per onderwerp de opgehaalde resultaten. Op de genoemde bedragen is de verdeelsleutel tussen de gemeenten Noardeast Fryslan en Dantumadiel toegepast en apart weergegeven. De in kaart gebrachte mogelijkheden om taken goedkoper uit te voeren bestaat uit mogelijkheden die relatief snel en eenvoudig zijn te realiseren, uit mogelijkheden die een beleidswijziging vergen en er zijn mogelijkheden die een investering en/of nader onderzoek nodig hebben voordat zij gekwantificeerd kunnen worden en ook tot uitvoering kunnen worden gebracht. Het is belangrijk om met deze bril naar onderstaande voorstellen te kijken. De bedragen genoemd bij de voorstellen betreffen geraamde bedragen.

Om dit nader en preciezer te kunnen duiden is (vaak) een uitwerking nodig door middel van een onderzoek en een uitvoeringsplan. Personiel en Organisaasje Binnen het onderwerp Personiel en Organisaasje zijn de volgende onderwerpen geïnventariseerd: 1. Inkrimpen flexibele schil (inhuur). De gemeente huurt nu nog relatief veel in. Vanuit de directie is het van belang om daar strakker op te sturen. Hierdoor kan kritischer naar inhuur worden gekeken (per team) en kan ook de mate van inhuur worden gereduceerd. Er is sprake van een inhuurpercentage van ongeveer 9%. Door hier strakker op te sturen is een verlaging van de kosten van ongeveer 10-15% mogelijk. Dit zou ongeveer € 1.000.000 (€ 734.400 NOF / € 265.500 DAN) op jaarbasis kunnen opleveren. Hiervoor is een verscherpte kaderstelling vanuit de directie en het management nodig. De consequentie hiervan is dat de vacatureruimte in de loonsom minder wordt en er minder flexibiliteit voor inhuur is. 2. WKR (inzetten hybride werken/ verminderen vervoersbewegingen). Hierbij kan worden gedacht aan het verder beperken van (dienst-)reizen door in te zetten op andere vormen van mobiliteit (fietsen, elektrische dienstauto’s), e-learning, hybride vergaderen. Hiermee kan worden voorkomen dat er buiten de (belasting-)vrije ruimte wordt gekomen.

| 66 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

3. Instroom nieuwe medewerkers (lagere salarissen). Vertrekkende medewerkers verdienen over het algemeen meer dan inkomende medewerkers (lagere salarisschaal en periodieken). Meer in- en uitstroom betekent dus lagere salarislasten: a. uitgangspunten: schaal 9, verschil minimum en maximum van schaal is € 1.311, gemiddelde uitstroom is 165 medewerkers per jaar, lagere inschaling 5 á 6 periodieken (= € 655) b. doelmatigheidswinst: 165 x € 655 = € 110.000 (€ 80.784 NOF / € 29.216 DAN). Dit is mogelijk wanneer gewerkt gaat worden met aanloopschalen. De gemeente kan ook kiezen voor meer nadruk op ontwikkeling van medewerkers (doorstroom), waardoor met een lagere salariëring kan worden aangevangen. Risico is een vertrek van kennis en daardoor een aantasting van de kwaliteit. 4. Stagebudget verlagen. Het aantal stageplaatsen kan worden verminderd, dit zal een negatieve consequenties hebben voor nieuwe instroom. Het budget voor 2022 bedraagt € 77.563 (gemiddelde stagevergoeding per maand € 400, voor gemiddeld 6 maanden = 30 stageplekken). In principe kan hier mee gestopt worden. Dat betekent een verlaging van kosten van € 77.563 op jaarbasis (€ 56.962 NOF / € 20.601 DAN). Er is dan wel sprake van een negatief effect op het zijn van een sociaal werkgever. 5. Ziektevervangingsbudget (wordt al afgeraamd). De gemeente is reeds gestart met verlagen van dit budget.

Er liggen mogelijkheden om ziekte op te vangen binnen de huidige formatie. Dit benadrukt het principe van integraal management (de kosten drukken daar waar de directe verantwoordelijkheid ligt). Dit zal een effect kunnen hebben op de werkdruk. Benodigde actie is dat meer wordt ingezet op preventie van verzuim en langdurige ziekten. Het huidige budget bedraagt € 626.476 (2022). Dit bedrag wordt in de jaren daarna verder afgebouwd naar € 476.476 in 2025, dit wordt bijgeraamd bij het opleidingsbudget. Door de lasten ten laste te brengen van de reguliere personeelsbudget wordt de managementverantwoordelijkheid benadrukt en drukken de lasten daar waar gestuurd kan worden. Dit betekent dat het gehele bedrag kan vrijvallen. Verder sturen op verzuim (langdurig verzuim): het huidige verzuimproces is geëvalueerd en bijgesteld. Er zijn mogelijkheden om in te zetten op een Vaststellingsovereenkomst (VSO) bij langdurige ziekte. Dit zorgt voor een snellere uitstroom van zieke medewerkers en daarmee is er sprake van een positief effect op de instroom. 6. Sturen op overuren (in verband met verkoop). Binnen de organisatie is sprake van veel gespaarde overuren. Een mogelijkheid is om een verplichte opname van uren in te voeren gedurende het jaar. Het huidige budget bedraagt € 82.897 structureel per jaar.

Indien wordt gestuurd op verplichte opname van uren binnen hetzelfde jaar, kan de helft van dit bedrag vrij vallen (€ 41.000). Naast mogelijkheden om doelmatiger te gaan werken zijn er ook investeringen naar voren gekomen ten behoeve van de organisatieontwikkelingen van de gemeente. De investeringen hangen nauw samen met de vraag wat voor arbeidsorganisatie de gemeente wil zijn; doorstroom, gemeente met beperkte arbeidsmobiliteit of een mix van beide? Dit zijn: ● Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden verbeteren (employer branding). Om een aantrekkelijk werkgever te zijn in een krappe arbeidsmarkt is het noodzakelijk om te

| 67 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

●

●

●

●

blijven investeren in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierdoor blijft er voldoende instroom en wordt de uitstroom beperkt. Opleidingsbudget (omzetten naar persoonlijk ontwikkelbudget). Dit gaat om een investering in verband met achterstanden in opleidingen en ontwikkeling van medewerkers. Tevens zijn deze investeringen noodzakelijk om een aantrekkelijke werkgever te zijn in een krappe arbeidsmarkt. Arbeidsmarktinvesteringen (aanbrengbonus, toelages, huisvesting, leasefiets). Dit gaat om investeringen om een aantrekkelijk werkgever te zijn in een krappe arbeidsmarkt. Sociaal ondernemen (P-wet, BAB, WEP). De gemeente wil graag sociaal ondernemerschap tonen, hier zijn kosten aan verbonden. Deze kosten vertalen zich vooral in extra begeleiding. Afspraken vervroegd uittreden (doorstroom). De gemeente wil graag de doorstroom in de organisatie bevorderen. Dit betekent dat relatief oude en relatief dure medewerkers eerder uittreden en worden vervangen door relatief jonge en relatief goedkopere medewerkers. Op termijn zorgt dit voor een verjonging van de organisatie en daarmee ook voor een relatieve lagere personele last van de organisatie.

Fasiliter In het werkveld van het Facilitair doen zich mooie kansen voor om maatschappelijk verantwoord te werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente heeft bijvoorbeeld de schoonmaak (met uitzondering van nog twee vaste eigen krachten) uitbesteed aan de sociale werkvoorziening Dokwurk voor zowel de gemeente NoardeastFryslân als de gemeente Dantumadiel. Dit geldt ook voor de interne postronde tussen alle gebouwen. Binnen het onderwerp Fasiliter is een vijftal lijnen te onderscheiden om efficiënter en effectiever te gaan werken. 1. Digitalisering. Binnen de organisatie kunnen meer processen gedigitaliseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het alleen nog maar digitaal verzenden van post naar eigen medewerkers in plaats van dat fysiek te doen. Dit levert een verlaging op bij het onderdeel Portokosten en kopieer/druk en bindwerk als het gaat om materiaalkosten en ureninzet. Materieel budget bedraagt € 328.871 per jaar. Uitgaande van een vergaande digitalisering is 50% qua kostenvermindering op het budget haalbaar (-/- € 160.000 materieel (€ 117.504 NOF / € 42.496 DAN). 2. Verkoop gemeentehuizen, centrale huisvesting. Voor de gemeente Noardeast-Fryslân wordt centrale huisvesting (vernieuwbouw) gerealiseerd in Dokkum. Dit betekent dat de gemeentehuizen in Ferwert en Kollum worden afgestoten en/of verkocht.

Dit is reeds projectmatig ingericht, waarbij de verbouwing van het gemeentehuis in Dokkum gefaseerd wordt aangepakt. Het afstoten van gebouwen leidt aangaande het onderwerp Fasiliter tot een vermindering van personeel, het verdwijnen van interne postroutes, verlaging van het aantal machines, denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal kopieerapparaten, koffieautomaten etc. Tevens zullen de schoonmaakkosten lager zijn, alsmede de onderhoudsabonnementen. In de begroting gaat dat om ongeveer € 1,2 mln. aan lasten en € 0,6 mln. aan personele lasten. Uitgaande van een vermindering van werkzaamheden (-/- 1/3) kan een lastenvermindering gerealiseerd worden van -/- € 0,6 mln. (€ 440.640 NOF / € 159.630 DAN). Voor de bodedienst kan

| 68 | Zero Based Budgeting gemeente Noardeast-Fryslân

verder maximaal in 1 fte bespaard worden (€ 50.000 - € 36.720 NOF / € 13.280 DAN). 3. Abonnementen en contributies. Abonnementen en contributies zijn centrale budgetten, waar de gehele organisatie gebruik van maakt. Hier liggen doelmatigheidsmogelijkheden, met uitzondering op de abonnementen voor kennisbanken. Veel abonnementen lopen via de intermediair PS Media. Het management dient kritisch de lopende abonnementen af te wegen op nut en noodzaak voor het werk. Jaarlijks budget bedraagt € 131.747. Door kritische beschouwing en heroverweging, kan dit worden teruggebracht met 30% (-/- € 40.000 per jaar (€ 29.376 NOF / € 10.624 DAN). 4. COVID-19 / Flexwerken. Door COVID-19 is men binnen de gemeente Noardeast Fryslan meer gaan thuiswerken, hierdoor zijn de kosten ten aanzien van koffie/thee en kantoorbehoeften flink gedaald. Met de invoering van het hybride werken “Werk doen waar het past” zal deze situatie zo wel blijven, omdat men uitgaat van een flexfactor van 60%. De kostenverlaging is aangewend als dekkingsmiddel bij o.a. het thuiswerkbeleid van de gemeente. 5. Harmoniseren en nieuwe aanbestedingen. Bijna alle onderwerpen binnen facilitair zijn geharmoniseerd en indien nodig opnieuw (Europees) aanbesteed. Dit betekent dat de contracten een lage prijs kennen.

Er zijn nog meer voordelen te behalen als aanbestedingen meer in samenwerking worden opgepakt (realiseren van schaalvoordelen). Een voorbeeld is het gezamenlijk aanbesteden van koffieautomaten met de gemeente Leeuwarden. Ynformaasjefoarsjenning, Gegevens en applikaasjes De gemeente Noardeast-Fryslân voert het functioneel beheer zelf uit. De ‘harde’ ICT is uitbesteed aan de gemeente Leeuwarden. Dit geldt ook voor de informatiemanagementdiensten. Voor onderwerpen als gegevensregie, informatiearchitectuur, informatieadvies heeft de gemeente eigen functionarissen in dienst. Dit geldt ook voor het beleid (informatiebeleidsplan) en BI-tooling. Het ICT-landschap binnen de gemeente is omvangrijk. Er wordt gewerkt met relatief veel applicaties en programma’s. Het primaire proces van de gemeente is hierin leidend. Vanuit Ynformaasjefoarsjenning, Gegevens en applikaasjes wordt gestuurd op meer uniformering, waardoor het aantal applicaties en programma’s, op termijn binnen de normale vervangingscyclus kan worden verminderd. Dit is een grote opgave. Sommige systemen kunnen we opzeggen omdat we daar niks mee doen, denk bijvoorbeeld aan het klokurensysteem. Voor andere systemen geldt dat we deze soms naast andere integrale systemen met dezelfde functionaliteiten gebruiken. Vooral binnen het beheren van de openbare ruimte komt dit voor. Door vervanging gaat het ICT-landschap veranderen.