Document · PDF

A.3.5 BIJLAGE - MRA roadmap Circulair inkopen (4.3

Gemeenteraad 29 januari 2025, gemeente larenBij agendapunt: Ter kennisname, van college (RIB)39.480 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 4 van 5

Deel successen. II. Beloon Geef gewenst gedrag een beloning Beloon het gewenste gedrag en maak het zo aantrekkelijk mogelijk om dit gedrag te vertonen. Als u ervoor zorgt, dat circulair

Maar ook een inhoudelijke beloning is de moeite waard. Bijvoorbeeld als een medewerker een besparing heeft behaald op een aanbesteding, mag dat bedrag gebruikt worden bovenop een aanbesteding die hij/zij circulair wil maken. Een andere waardevolle methode is om de medewerker in het zonnetje te zetten. Bijvoorbeeld door een bericht op intranet, in de nieuwsbrief, de website of wall of fame. Laat de medewerker een presentatie houden tijdens de lunch of andere bijeenkomst of zorg dat de persoon genoemd wordt in de jaarafsluiting of tijdens het kerstdiner. Of organiseer een interne campagne: ‘Ik ben een duurzame ambtenaar en ik doe ….’ waarmee medewerkers in de schijnwerper kunnen worden gezet.

Beloon goed gedrag.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding Waarom is draagvlak creëren 2.belangrijk? 3. Wat is draagvlak?

4. Aanpak

›› a. Vertel waarom we het doen ›› b. Communiceer gestructureerd ›› c. Motiveer uw collega’s ›› Motivatietechnieken ›› d. Deel eigenaarschap ›› e. Zoek bondgenoten buiten de organisatie

5. Algemene Communicatietips 6. Mijlpalen en iconen Wat doet u bij obstakels 7.in het proces? 8. Meten 9. Vervolg

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

III. Competitie Introduceer een ludiek spelelement Wedstrijdjes organiseren werkt soms om mensen een stap harder te laten lopen. Onder het motto: ‘In een duurzaam lijstje, met een prijsje’. Dit geeft een beloning in de vorm van eer en roem. U kunt op de volgende manieren wedstrijdjes organiseren: • een jaarlijkse Duurzaamheidstop-10 van de organisatie. Mensen moeten voorgedragen worden; • een wedstrijd ‘Wie is de meest duurzame aanbesteder binnen de organisatie’; • een prijs voor het meest circulaire project van het jaar; • een wedstrijd onder de contractmanagers die bestaat uit het starten van één project per contractmanager waarbij er rekening wordt gehouden met circulariteit bij de uitvraag, de keuze van looptijd, de gunning en contractborging. Regel het organiseren van wedstrijden zo, dat er geen verliezers, maar alleen maar winnaars zijn. Houd rekening met de cultuur van de organisatie. Gebruik de methode sociaal bewijs Meld wat andere afdelingen doen. Dat wordt ook wel sociaal bewijs genoemd. Daarmee maakt u vergelijkingen mogelijk en stimuleert u gedragsverandering.

metropool regioamsterdam

Een bekende methode is om bij alle printer een briefje op te hangen met de tekst: “De afdeling Repro gebruikt in 90% van de gevallen dubbelzijdig papier. Hiermee besparen we papier, ruimte en CO2. Bedankt als u ook dubbelzijdig print”. Met dit voorbeeld van de afdeling Repro motiveert u anderen om het gewenste gedrag te vertonen.

Door het duurzame succes van andere overheden in de regio te laten zien, kunt u misschien uw eigen bestuurder ook enthousiast maken.

Organiseer competitie.

d. Deel eigenaarschap Naast het motiveren van mensen, kunt u meer sturen op het nemen van verantwoordelijkheid. U kunt mensen eigenaarschap geven voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap op een indirecte en op een directe manier. Indirecte manier van eigenaarschap ontwikkelen U kunt eigenaarschap op een indirecte manier stimuleren: • Vraag alle afdelingen en relevante ambtenaren om inbreng voor het actieplan. Verwerk deze inbreng in het plan. Later kunt u er op wijzen dat ze mogelijkheid hebben gehad om input te leveren. Als iedereen heeft bijgedragen aan het beleid, kunnen ze niet meer zeggen dat ze het niks vinden.

• Laat collega’s samenwerken in een coproductie/cocreatieproces rondom een circulaire aanbesteding. Zet bijvoorbeeld het hoofd Facilitair en hoofd Inkoop bij elkaar. • Vraag collega’s die niet expliciet op duurzaamheid of inkoop werken om mee te gaan naar conferenties en bijeenkomsten over circulair inkopen en opdrachtgeverschap, en laat juist hen vertellen over hun ervaringen. Vraag of de wethouder een keer een verhaal wil vertellen op zo’n conferentie. • Verzin een manier waarmee iedereen in de organisatie het verhaal kan vertellen wat het belang is van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van verhalen (storytelling). Werk met een verhalenbank zodat iedereen de opgehaalde verhalen kan gebruiken. • Geef bij indiensttreding aan dat circulair opdrachtgeverschap een standaard onderdeel van het beleid is. Geef nieuwe mensen daarna instrumenten mee zodat zij andere mensen binnen hun afdeling positief kunnen beïnvloeden. • Maak ‘blije bije’ tot woordvoerder. De enthousiastelingen kunnen in de organisatie ingezet worden als ambassadeur. Het is de bedoeling dat de gedachten binnen de organisatie worden verspreid. Zij kunnen daarbij helpen. • In plaats van het opzetten van een centraal team is het bijvoorbeeld mogelijk om een ‘duurzaam’ persoon binnen een ander team te plaatsen.

Betrek medewerkers bij het proces.

Samenvatting Een mooi voorbeeld is Green Office van de Gemeente Amsterdam: een intern centraal duurzaamheidsplatform voor kennisbevordering, verbinding en bewustzijn. Het platform zet ambassadeurs (op vrijwillige basis) binnen elke afdeling in om bewustzijn voor duurzaamheid te creëren. Dit levert uiteraard ook inspirerende voorbeelden op voor buiten de eigen organisatie. Presentatie Duurzame Organisatie

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Benoem ambassadeurs.

Meten

Directe manieren van eigenaarschap creëren Er zijn een paar mogelijkheden om via doelstellingen mensen in de organisatie verantwoordelijk te maken voor circulair opdrachtgeverschap. KPI’s op afdelingsniveau Een mogelijkheid is om doelstellingen of targets rondom circulair inkopen in de jaarplannen van afdelingen op te nemen. Een andere mogelijkheid is om directeuren of managers van afdelingen te vragen om per kwartaal twee innovatieve projecten aan te dragen.

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding Waarom is draagvlak creëren 2.belangrijk? 3. Wat is draagvlak?

4. Aanpak

5. Algemene Communicatietips ›› Verbind ›› Slogan gebruiken ›› Link met bestaande activiteiten ›› Helpdesk ›› Alle informatie op een centrale plaats ›› Creëer geen overspannen verwachtingen

6. Mijlpalen en iconen Wat doet u bij obstakels 7.in het proces? 8. Meten 9. Vervolg

metropool regioamsterdam

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

Maak bijvoorbeeld samen met medewerkers op afdelingsniveau een intentieverklaring. Speel in op persoonlijk belang en op wat mensen zelf kunnen doen in hun positie en binnen hun afdeling. Praat erover.

Bepaal kritische prestatieindicatoren op afdelingsniveau.

• Deel ervaringen, leer van elkaar en pak trajecten samen op. • Organiseer een brede MRA-kennisdelingssessie over circulaire inkoop voor directeuren van gemeenten en provincies. • Maak een regionale circulaire inkoopkalender, waarop te zien is dat sommige overheden harder gaan dan andere. Dit kan wethouders en/of gedeputeerden aansporen. (zie hoofdstuk Organisatie op orde, §3 ) • Zorg voor een inkoopadviseurs-pool, die ingeschakeld kan worden bij vragen of bij projecten waar uw organisatie geen capaciteit of onvoldoende kennis voor heeft. • Kijk of het mogelijk is om gezamenlijk in te kopen. “

KPI’s medewerker Voor medewerkers die betrokken zijn bij circulair opdrachtgeven en inkopen kunt u jaarlijks een eigen doelstelling op circulair opdrachtgeverschap opstellen. De beoordeling van deze medewerkers wordt dan gekoppeld aan resultaat op het thema circulair opdrachtgeverschap. Een KPI is alleen zinvol als eerder beschreven is (door de medewerker) wat er moet gebeuren op circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Formaliseren verantwoordelijkheid

Neem doelstellingen op voor individuele medewerkers.

”

MRA Samenwerking Bij de andere overheden binnen de MRA hebben uw collega’s dezelfde uitdagingen. Werk daarom samen: • Participeer in de MRA-werkgroep Circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Verbind

Link met bestaande activiteiten

Communiceren is niet alleen zenden. Ga het gesprek met medewerkers in de organisatie aan. Circulair inkopen is geen inkoopbeleid, maar organisatiebeleid. Creëer daarvoor gelegenheid. Organiseer bijvoorbeeld een roadshow Circulair Inkopen. Laat de teammanager mensen persoonlijk uitnodigen, of haak aan bij een al bestaand teamoverleg en bespreek de resultaten tot nu toe.

Het is handig om met uw communicatie in te spelen op ontwikkelingen binnen de organisatie. Vind of haak in op een momentum. Organiseert de organisatie bijvoorbeeld een innovatie-event, kijk dan of u daar op in kunt spelen.

Ga het gesprek aan.

Slogan gebruiken Werk op MRA-niveau samen. Diverse netwerken Door heel het land ontstaan er allerlei gremia rondom circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Kijk over de grenzen van de MRA heen en sluit u aan bij trajecten als de PianOo Leernetwerken, werk in de gebruikersgroep van de MVI-Zet (zie hoofdstuk Organisatie op orde ), sluit u aan bij de Greendeal Circulair Inkopen, etc. Deel kennis en ervaring of haal het juist op. “

e. Zoek bondgenoten buiten de organisatie

5. Algemene Communicatietips

”

Gebruik een herkenbare en inspirerende slogan bij uw boodschap. Gemeente Haarlem hanteert de volgende slogan in hun communicatie: Geen afval, geen uitval! (Deze slogan werd oorspronkelijk gebruikt door Cirkelstad.) Daarbij streeft Haarlem naar informeren, inspireren en innoveren. Presentatie Haarlem

Ook Rotterdam gebruikt een mooie slogan voor haar campagne rondom afval: Van zooi naar mooi.

Organiseer in het medewerkersblad, of het juiste gremium in de organisatie, een mogelijkheid om blogs of artikelen te publiceren. In die berichten worden links gelegd tussen concrete activiteiten van de gemeente of provincie/organisatie op andere terreinen. Kijk naar andere disciplines in de organisatie waar u in eerste instantie niet zo veel mee te maken heeft – en wat de link is met circulair inkopen. Neem de inzet op circulair inkopen als onderdeel van duurzaamheid bijvoorbeeld mee in het medewerkers-tevredenheidsonderzoek. Hoe draagt de inzet op duurzaamheid bij aan het gevoel van tevredenheid over hun werk bij medewerkers? Hiermee maakt u duidelijk dat circulair inkopen iets is waar u trots op kunt zijn en wat bijdraagt aan een gevoel van betekenis geven aan uw werk.

Presentatie Rotterdam

Participeer in gremia rondom circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Voor dit proces rondom circulair inkopen kunt u als slogan bijvoorbeeld denken aan ‘Circulair inkopen is geen inkoopbeleid, maar organisatiebeleid’.

Sluit aan bij de bestaande activiteiten en communicatieinstrumenten.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Zorg voor een aansprekende slogan. Voorbeelden

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

1. Inleiding Waarom is draagvlak creëren 2.belangrijk? 3. Wat is draagvlak? 4. Aanpak

5. Algemene Communicatietips ›› Verbind ›› Slogan gebruiken ›› Link met bestaande activiteiten

Helpdesk Circulair inkopen is een nieuw specialisme binnen inkoop. Zorg dat deze kennis beschikbaar is voor anderen in de organisatie, bijvoorbeeld doordat er altijd iemand op donderdag beschikbaar is die alle vragen over circulair kan beantwoorden. Zo creëert u een centraal punt waar welwillende collega’s terecht kunnen met hun vragen en voorkomt u dat ze gefrustreerd raken. Als hier geen capaciteit voor is, dan kan er een groep enthousiastelingen worden ingezet die dit naast hun eigen functie willen doen.

›› Helpdesk ›› Alle informatie op een centrale plaats ›› Creëer geen overspannen verwachtingen

6. Mijlpalen en iconen ›› Mijlpaal na drie maanden ›› Mijlpaal na één jaar ›› Mijlpaal na drie jaar (of voor de volgende verkiezingen

Zorg voor een helpfunctie.

Alle informatie op een centrale plaats Zorg dat alle informatie vindbaar is, bijvoorbeeld via een aparte pagina op de website of op intranet. Dit geldt ook voor de verzamelde voorbeelden en de opgehaalde verhalen.

Samenvatting

6. Mijlpalen en iconen Voor bestuurders is het belangrijk om te kunnen laten zien, dat waar ze zich voor inzetten resultaten oplevert. Daarom is het belangrijk om aan het begin van het traject tastbare mijlpalen te benoemen. Deze kunnen worden aangegrepen door de bestuurder om te communiceren over het resultaat van het traject. Dit is ook beschreven in §4 van hoofdstuk Start. ”

De volgende mijlpalen zijn wellicht voor uw organisatie haalbaar:

Mijlpaal na drie maanden Het ambitieniveau van de organisatie is gekozen, en de bestuurder heeft enkele icoonprojecten in de gemeente/provincie benoemd.

Mijlpaal na één jaar

”

Bij mijlpalen horen een aantal icoonprojecten. Bedenk dat projecten in de openbare ruimte zichtbaar zijn voor bewoners en bezoekers en daardoor bij uitstek geschikt zijn als icoon.

De eerste nulmeting is geweest en openbaar gemaakt. Er is publiciteit geweest rondom ten minste één icoonproject in de gemeente of provincie.

Wat levert het op

Introductie

Waar mogelijk kunt u daarnaast laten zien hoeveel de inzet op circulair inkopen kost in euro’s, en wat het uiteindelijk aan maatschappelijke en economische voordelen oplevert. Daarmee kunt u het verschil aangeven ten opzichte van niet-circulaire uitvragen, die niet dergelijke maatschappelijke voordelen opleveren.

Communiceer over de behaalde mijlpalen.

9. Vervolg 8. Meten

metropool regioamsterdam

Tijdpad en Acties

Idealiter zijn alle icoonprojecten met goed resultaat afgerond. Ook zijn de percentages van circulair inkopen en opdrachtgeverschap gestegen.

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Maak een aparte internetpagina of nieuwsbrief.

Mijlpaal 1

Mijlpaal 2

Com I.

Aanl

Mijlpaal 3

act

Tijdpad en Acties

iep

Creëer geen overspannen verwachtingen

lan

II.

Hoof

dboo

dsch

III.

Wat duurzaazijn

Keuz

e voor

comm

unica

tie-a

cties

icatiepla

nnen

hap is

midd

rondom

elen het

Draagvlak en communicatie

mu nica tie-

De bestuurRoadma Opdrach zal ders p roadma de tgeverscals Circulair roadma en uitwerki te onderde p versnell Inkopen is om p nu hap. Binnen ng el Omdat zijn van. en. circulairook van & tijdpad.voor een worden Het de Opdrach (stap inkopen gemeenintentie werken commun Ookhet aantal 8 van geïmple tgeversc traject te/proviverklarin maande moet aan en het icatiepla opdrachmentee circulair draagvla hap Stappen er ncie binnen n zal g is n. In rd X de Circulairin inkopen er k en tgeversc mei plan in en ieder binnen die intentie commun gemeen opdrachgeval 2019 van tijd Inkopen hap en Waarom gemeen de een opdrach verklarin geaccor binnente/provi gekozen moet roadmabijbehor tgeversc icatie hiermee en te/provi de deerd duidelijk tgeversc is de ncie g en organisa hap p). De daar organisa heeft Dit end organisa commun bereiktwat door X. ncie (en geformu een Doel onderte commun docume hap, dat tie ook tie X onlosma moetenambitien dat met een tiebrede icatie in van wat nt icatieplabijpasse leerd te de kend, belangri ambitien er is moet gaan iveau kelijkbedden de niet zijn opdrach uitwerkin jk uitstrale worden.inhoudt nde iveau ontwikk vindt, onder wat acties gekozen t is. valt).er wordt ng al .

En welk Het n dat van eld en mheidbestaan is welkeambitien dat zijn een verstaan dus circulair en/of de voor organisa iveau commun inkopen onder iedereen circulari de tiebrede circulair en organisa teit?icatie-ac van opdrach doelstel e inkoop belang tie ties tgeversc heeft of lingen en commun iedereen

eidin

Het opbouwen van draagvlak kost tijd en verloopt niet lineair. Dit geldt ook voor het overstappen naar circulariteit. Verwacht niet te snel resultaat en blijf communiceren.

Meten

›› Wat levert het op

Wat doet u bij obstakels 7.in het proces?

Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Mijlpaal na drie jaar (of voor de volgende verkiezingen

Plaats bijvoorbeeld een informatiebord bij circulaire bewegwijzeringspaaltjes of hekken.

Start

een eigenaa r.

thema

Aanbevelingen

Na drie maanden

Na één jaar

Na drie jaar (of voor de volgende verkiezingen)

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding Waarom is draagvlak creëren 2.belangrijk? 3. Wat is draagvlak? 4. Aanpak 5. Algemene Communicatietips 6. Mijlpalen en iconen

7. Wat doet u bij obstakels in het proces?

8. Meten 9. Vervolg

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

7. Wat doet u bij obstakels in het proces? Bij het uitvoeren van het actieplan kunt u om diverse redenen obstakels tegenkomen. Bijvoorbeeld omdat medewerkers ander werk krijgen en er expertise dreigt te verdwijnen, er onvoldoende capaciteit beschikbaar is of medewerkers geen steun ervaren. Er kan sprake zijn van verschil van mening over de keuze voor of aanpak van circulaire inkoop. Of er doen zich onverwachte risico’s voor bij een circulaire inkoop, waarvoor nog onvoldoende maatregelen beschikbaar of bekend zijn. Belangrijk is om na te gaan of u zelf beschikt over de regelmogelijkheden om een obstakel op te lossen of dat het handig is om hulp te zoeken of ‘op te schalen’. Er is namelijk (meestal) sprake van een ambtelijk opdrachtgever, er zijn interne stakeholders en eigenaren (zoals ambassadeurs of de klankbordgroep (zie hoofdstuk Organisatie, ). “”

Maak gebruik van de mogelijkheid om problemen op te schalen naar de bestuurlijk opdrachtgever. Agendeer vraagstukken of knelpunten daar waar ze thuishoren

Samenvatting

8. Meten Via indicatoren voor het meten van draagvlak voor circulair inkopen, kunt u meten in hoeverre communicatie-acties effect hebben op het draagvlak voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Ook kunt u de interventies aanscherpen, op basis van wat werkt in uw eigen organisatie. Binnen de MRA wordt gewerkt aan het uitwerken van deze indicatoren.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

9. Vervolg

Meten

Dit hoofdstuk is een basis. De komende jaren zal dit verder ontwikkeld worden. Er is een aantal elementen die we verder willen uitzoeken, die niet in deze roadmap zijn uitgewerkt. Denk daarbij aan investeren in een platform Circulair inkopen en opdrachtgeverschap en het uitwerken van indicatoren om draagvlak te meten in de organisatie. Die punten worden beschreven in hoofdstuk Vervolgstappen en aanbevelingen . “

Tot slot kunt u opschalen naar de bestuurlijk opdrachtgever. Maak daar gebruik van, door vraagstukken of knelpunten daar te agenderen waar ze thuishoren. Laat u zich wanneer dat nodig is ook adviseren door een van de ambassadeurs.

Introductie

”

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H7 Vervolgstappen en aanbevelingen Met deze roadmap is een stevig raamwerk neergezet om circulair inkopen en opdrachtgeverschap fundamenteel in te bedden in de organisatie. Maar we blijven ontwikkelen. Dit hoofdstuk benoemt aanbevelingen voor vervolgtrajecten.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Aanbevelingen

We blijven in ontwikkeling

Aanbevelingen met vraag voor Aanbevelingen capaciteit

Samenvatting

We blijven in ontwikkeling De ontwikkeling van de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap is een stimulans geweest voor samenwerking tussen de MRA-overheden. We hebben van elkaar geleerd en kennis gedeeld over ons vakgebied. Door de samenwerking hebben we elkaar ook op andere onderdelen weten te vinden. Maar we zijn er nog niet. De roadmap is een mooie eerste stap in samenwerking die nu verder moet worden opgepakt. We zien de volgende opgaven op het gebied van de samenwerking tussen de MRA-overheden op circulair inkopen en opdrachtgeverschap: • elkaar blijven opzoeken en samenwerken; • verdere ontwikkeling van de meetmethodiek en effectmeting; • capaciteit creëren voor implementatie van de roadmap en nulmeting; • vergroten van de schaal van de projecten; • instrumenten implementeren om meten makkelijker te maken.

Onze oplossingen zijn: • elkaar ondersteunen en inspireren met kennis en ervaring; • op tijdelijke basis intensiever samenwerken, bijvoorbeeld rondom de analyse van de eerste MRA-nulmeting; • onze meetmethodiek-ontwikkeling laten aansluiten op de landelijke ontwikkelingen rondom monitoring en indicatoren; • regelmatige update van de roadmap en waar nodig harmoniseren van inkoopbeleid in de MRA; • gestructureerd samen optrekken op het gebied van circulair inkopen en daarvoor capaciteit organiseren. Dit zijn zaken waar we met elkaar in de MRA aan kunnen werken. We hebben dit concreet gemaakt in een aantal aanbevelingen. Sommige daarvan kunnen we zo oppakken, andere aanbevelingen hebben een langere looptijd. Er zit geen rangorde in de volgorde van de aanbevelingen. Bij elke aanbeveling geven we aan op basis van welk onderdeel van de roadmap we tot die aanbeveling zijn gekomen. We benoemen waar mogelijk ook al welke overheden hiermee aan de slag willen. Verder maken we een onderscheid tussen aanbevelingen die wel, of geen extra financiering of capaciteit vereisen.

De MRA-werkgroep Circulair inkopen en opdrachtgeverschap neemt het op zich om te werken aan het uitwerken en organiseren van deze aanbevelingen. Voor sommige aanbevelingen is dit onder voorbehoud van de toekenning van extra middelen.

De roadmap is een mooie eerste stap in samenwerking die nu verder moet worden opgepakt

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Aanbevelingen

We blijven in ontwikkeling

Aanbevelingen

Samenvatting

Netwerk implementatiemanagers

Advies aanbestedingsrecht regionaal inkopen

CO2-last uitvragen – schaduwrapportage

›› Netwerk implementatiemanagers ›› Advies aanbestedingsrecht regionaal inkopen ›› CO2-last uitvragen – schaduwrapportage ›› Regionaal inkopen ›› Animatiefilmpje met uitleg roadmap ›› Ontwikkelen overige indicatoren ›› Delen bedrijfsgevoelige informatie ›› Lobbyen voor aanpassen BBV ›› Meten op 10 inkoopgroepen

met vraag voor Aanbevelingen capaciteit

Introductie

Het is van belang dat de implementatiemanagers van de roadmap van de diverse MRA-overheden met elkaar ervaringen kunnen delen. Vanuit de MRA willen we een netwerk van implementatiemanagers opstarten. Deze groep komt eens per kwartaal bij elkaar en fungeert als intervisiegroep. De groepsleden ondersteunen elkaar bij de uitdagingen waar ze tegen aan lopen bij het implementeren van de roadmap. De groep deelt verder kennis en ervaring over circulair inkopen. Dat verhoogt het kwaliteitsniveau van de aanbestedingen en harmoniseert circulaire criteria in de regio. Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

”

Om regionaal inkopen op grotere schaal in te zetten, zullen we de juridische kant van marktwerking nog beter moeten onderzoeken. Is er een gemeenschappelijke regeling nodig om als alle MRA-gemeenten gemeenschappelijk in te kopen? Wanneer is het precies mogelijk om in samenwerking met een enkel bedrijf een innovatietraject in te gaan? Wanneer is er sprake van marktverstorend inkopen en wanneer niet? Speelt staatssteun een rol bij gezamenlijk inkopen? Vaak zit de uitdaging in de details. In de eerste helft van 2019 wordt hiervoor extern juridisch advies uitgevraagd. Daarna zullen we voor en met MRA-juristen van de diverse overheden en experts rondom mededingingsrecht en aanbestedingsrecht een bijeenkomst organiseren om hier verder over door te praten en met elkaar kennis uit te wisselen. Hierbij zullen ook innovatieve vormen van aanbesteding zoals concurrentie gerichte dialoog aan de orde komen. Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

Reductie van CO2-uitstoot is voor veel overheden een belangrijke beleidsdoelstelling. Circulair inkopen kan daar een rol bij spelen, door bewust te vragen naar materialen en diensten die een lage CO2-last hebben bij productie en gebruik. Hiermee wordt inzicht verkregen in de CO2-effecten van een inkooptraject. Dit kan ertoe leiden dat het inzichtelijk wordt dat het beter is om te investeren in een bepaalde (CO2-arme) richting. In 2019 gaan we met een kleine groep MRA-overheden een pilot doen rondom het uitvragen van CO2-last in een specifieke circulaire uitvraag. De gemeenten Amsterdam, Zaanstad en Haarlem overwegen hier aan mee te doen omdat zij klimaatdoelstellingen in hun coalitieakkoord hebben opgenomen. We willen hierbij aansluiten bij het VNG-traject over ditzelfde onderwerp. Volgt uit §4 van hoofdstuk Organisatie op orde “

”

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

”

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Aanbevelingen

We blijven in ontwikkeling

Aanbevelingen

met vraag voor Aanbevelingen capaciteit

Samenvatting

Regionaal inkopen

Animatiefilmpje met uitleg roadmap

Ontwikkelen overige indicatoren

In de toekomst willen we in de MRA toewerken naar regionale inkooptrajecten. Dat wil zeggen dat we als MRA-overheden gezamenlijk een grote opdracht uitzetten. Uiteindelijk zouden we kunnen toewerken naar een regionale grondstoffenalliantie, waarbinnen gemeenschappelijk wordt ingekocht op grote volumes. In het sociale domein bestaan al enkele mooie voorbeelden van gezamenlijk regionaal inkopen.

Om de roadmap in een minuut helder te maken, wordt een kort animatiefilmpje gemaakt. Het filmpje legt het 10 Stappenplan van de roadmap in simpele bewoordingen uit. Het is bedoeld als toelichting voor ambtenaren die er in de praktijk mee aan de slag gaan.

Effect – impactindicatoren

Regionaal inkopen is geen heilige graal. Het kan zinvol zijn om wel qua criteria en aanpak het beleid te harmoniseren, maar alsnog zelfstandig als overheden een uitvraag te doen. Ook daarmee wordt eenheid naar de markt bereikt. Gemeente Almere is een enthousiast pleitbezorger van regionale inkoopsamenwerking. Met kleine clubjes geïnteresseerde gemeenten gaan we de mogelijkheid onderzoeken om toe te werken naar een aantal regionale inkooptrajecten. We zullen met actieve MRA-gemeenten overleggen, om te kijken op welke productgroepen we samen tot een uitvraag zouden kunnen komen. Mogelijk is bedrijfskleding een van die eerste samenwerkingstrajecten. Een belangrijk hulpmiddel daarvoor is om op MRA-niveau de inkoopkalenders te koppelen.

Op dit moment is nog onvoldoende data beschikbaar en zijn methodes nog niet ver genoeg ontwikkeld om het effect van circulair inkopen te kunnen meten. Samen met de gemeente Amsterdam, Metabolic en andere partijen investeert de MRA in de verdere ontwikkeling van indicatoren en een dashboard. Dit traject hangt samen met landelijke ontwikkelingen (met Planbureau voor de Leefomgeving). We gaan ervan uit dat we in 2022 nieuwe effect-indicatoren kunnen toevoegen aan onze meetmethodiek. Volgt uit §8 van hoofdstuk Meten “

”

Indicatoren Draagvlak en Organisatie op orde De huidige meetmethodiek omvat geen indicatoren die meten hoever er binnen de organisatie draagvlak is voor circulair inkopen en of circulair inkopen goed in de organisatie is ingebed. Regio Gooi & Vechtstreek werkt aan het ontwikkelen van indicatoren voor draagvlak. Dit wordt ontwikkeld op basis van een kwalitatief onderzoek wat moet achterhalen wat de mentaliteit is bij ambtenaren ten opzichte van circulariteit en circulair inkopen en wat deze ambtenaren hiermee doen. Wellicht is het zinvol om indicatoren te ontwikkelen voor inbedding in de organisatie. Bij de herziening van de meetmethodiek in 2022 kunnen die meegenomen worden. Volgt uit §10 van hoofdstuk Meten en §9 van hoofdstuk Draagvlak en communicatie “

“

”

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

”

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

metropool regioamsterdam

”

Voorbeelden

Leeswijzer

Aanbevelingen

We blijven in ontwikkeling

Aanbevelingen

met vraag voor Aanbevelingen capaciteit

Samenvatting

Delen bedrijfsgevoelige informatie

Lobbyen voor aanpassen BBV

Meten op 10 inkoopgroepen

Meer transparantie van onze beslissingen, het creëren van circulaire markten, het houden van marktconsultaties; elk van deze opgaven vraagt om een juiste afweging tussen bescherming van gegevens en noodzaak van data delen. Willen en kunnen wij aan ondernemers vragen om meer inzicht te geven in de marges en het grondstoffengebruik in hun ketens? Hoe nemen wij dat mee in onze uitvragen? Willen wij zelf transparant zijn in onze overwegingen en investeringen? Deze thema’s moeten nog verder uitgewerkt worden. In samenwerking met CTO-office wordt onderzocht of het mogelijk is een data-convenant tussen de MRA-overheden af te sluiten.

Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat regels over hoe jaarrekeningen worden opgemaakt. Voor een deel zijn die regels niet geschikt voor het stimuleren van de circulaire economie. Zo leiden BBV-regels er financieel toe dat veel ingekochte zaken na vier jaar worden afgeschreven terwijl er nog een restwaarde op de balans zou kunnen staan.

Door een groep geïnteresseerde MRA-overheden zal een pilot worden gedaan met het meten en rapporteren op de tien inkoopgroepen van PianOo. Het experimenteren met verschillende vormen van monitoring, en daarvan leren, draagt bij aan de verdere ontwikkeling van de meetmethodiek van de roadmap.

Het verdient aanbeveling om vanuit de MRA te proberen de BBV-regels te moderniseren. Dit wordt een lobbytraject. De gemeenten Haarlem, Amsterdam en Haarlemmermeer zijn hierin geïnteresseerd. Volgt uit §5 van hoofdstuk Organisatie op orde “

Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

”

Volgt uit §5 van hoofdstuk Organisatie op orde “

”

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Aanbevelingen

We blijven in ontwikkeling Aanbevelingen

Aanbevelingen met vraag voor capaciteit

›› Expertpool circulair inkopen opstarten ›› Verzamelen uitvragen en verslagen marktconsultatie ›› Ontwikkelen digitale tool ›› Investeren in MRA platform Circulair inkopen en opdrachtgeverschap

Aanbevelingen met vraag voor capaciteit

Samenvatting

Expertpool circulair inkopen opstarten

Verzamelen uitvragen en verslagen marktconsultatie

Ontwikkelen digitale tool

Introductie

Niet alle MRA-overheden hebben voldoende menskracht, capaciteit en kennis om de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap te implementeren, de processen in gang te zetten en een nulmeting uit te voeren. Bovendien leven er veel vragen over circulair inkopen, over innovatief aanbesteden, over circulaire gunningscriteria en over alle andere onderdelen van een circulaire uitvraag. Daarom wil de MRA een Circulair Inkoop Expertpool oprichten. Deze expertpool wordt bemenst door een of meerdere externe experts, liefst in combinatie met experts vanuit enkele grotere gemeenten die uren beschikbaar krijgen om andere gemeenten te begeleiden of met vragen te helpen. De komende tijd zal het gesprek met grotere MRA-overheden worden aangegaan, of zij in kind enkele uren willen vrijmaken bij een van hun inkoop experts. Verder zullen we een aanvraag doen bij de Klimaatenveloppe van RVO. Ten slotte heeft de MRA een klein budget voor de nulmeting gereserveerd, dat hiervoor ingezet kan worden. Maar daarnaast moeten nog extra middelen gevonden worden. Governance van de expertpool is nog een aandachtspunt.

Het is de bedoeling dat de circulaire uitvragen en marktconsultatieverslagen van de MRA-overheden worden verzameld en op een centrale digitale plek beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld op de MRAwebsite. Dit traject kan samen met de Amsterdam Economic Board worden opgepakt, waarbij ook de marktconsultaties en circulaire uitvragen van bedrijven en kennisinstellingen uit de regio verzameld worden. Om dit te doen en te onderhouden is capaciteit nodig. In eerste instantie wordt gekeken naar de inzet van een trainee. Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

”

Het werken met de meetmethodiek zal in de toekomst eenvoudiger kunnen worden gemaakt, als hier een applicatie voor ontwikkeld kan worden. Samen met collega’s van de Chief Technology Officer (CTO)-office kan worden gekeken of een dergelijke tool ontwikkeld kan worden. Hiermee zal de administratieve belasting van medewerkers verantwoordelijk voor meting en rapportage omlaag gaan. Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

”

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde “

metropool regioamsterdam

”

Voorbeelden

Leeswijzer

Aanbevelingen

We blijven in ontwikkeling Aanbevelingen

Samenvatting

Investeren in MRA platform Circulair inkopen en opdrachtgeverschap

Aanbevelingen met vraag voor capaciteit

Introductie

Er is veel behoefte aan makkelijk te ontsluiten informatie over circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Dit geldt zowel voor instrumenten als goede praktijkvoorbeelden. Gezien de taak en rol van de MRA zou geïnvesteerd kunnen worden in een platform waarop marktkennis wordt gedeeld (database met goede voorbeelden). Aandachtspunten van een dergelijk platform: • criteria per product(groep) delen en verder ontsluiten; • inkoopkalenders, inkoopplannen delen; • wie heeft kennis van en/of ervaring met welke circulair inkopen? • functioneel onderhoud: marktkennis moet verwijderd, bijgehouden of uitgebreid worden; • technisch onderhoud: beheer van de database; • support: ondersteunen van MRA-gebruikers.

Dit traject zou in samenwerking met de Amsterdam Economic Board kunnen worden opgepakt, waarbij dezelfde service aan ondernemers en kennisinstellingen wordt geboden. Hierop zouden ook de verslagen van marktconsultaties en uitvragen een plek kunnen krijgen. Het voorkomen van dubbelingen met bestaande platforms, zoals PianOo, is vanzelfsprekend. Om dit platform te bouwen en te onderhouden zijn capaciteit en middelen nodig. Mogelijkerwijs kan dit gekoppeld worden aan de ontwikkeling van een etalage van circulaire en biobased producten, waar Circulair Friesland aan werkt.

10 Stappenplan

Volgt uit §2 van hoofdstuk Organisatie op orde

Organisatie op orde

“

”

Start Tijdpad en Acties

Meten Tijdpad en Acties

Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

Bibliotheek Instrumenten

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Bibliotheek instrumenten

Leeswijzer

Samenvatting ››

Communicatiehandleiding 10 Stappenplan

››

Taakomschrijving kwartiermaker

››

Two-pager

Communicatiehandleiding voor het 10 Stappenplan van de roadmap

Taakomschrijving kwartiermaker circulair inkopen en opdrachtgeverschap

››

Bestuurlijke opdracht

Inleiding

››

Template communicatie-actieplan

In gemeente XXX werken we samen aan de versnelling van de circulaire economie. Ons beleid op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap heeft tot doel om XXX.

››

Template actieplan

››

Voorportaal

››

Innovatieve aanbestedingsprocedures

››

Inkoopchecklijst

››

Afwegingskader samenwerking

››

Regionale inkoopkalender

››

Bepalen contractvorm

Het 10 Stappenplan van de roadmap het hoofdstuk Stappenplan bevat tien stappen die doorlopen kunnen worden om tot de implementatie van de roadmap over te gaan. Niet alle tien stappen vereisen (of sterker nog: zijn gebaat bij) communicatie. Daar waar bepaalde stappen ook baat hebben bij een communicatie-actie, wordt dat in dit document benoemd. Iedere organisatie is uniek en kent specifieke doelgroepen en communicatiemiddelen. De uitwerking in dit plan is daarom slechts een suggestie om u op weg te helpen.

››

Gedragsverandering

Bepaal steeds bij ieder onderdeel wat u wilt bereiken (doel) en welke mensen u wilt bereiken/beïnvloeden (doelgroep). Bepaal welk gedrag u wilt zien en van wie.

››

Formaliseren verantwoordelijkheid

››

Communicatie accordering roadmap

››

Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

››

Annotatie roadmap

››

Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

››

Roadmap Instrument

Deze communicatiehandleiding sluit aan bij het 10 stappenplan van de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap. Daarnaast is er een powerpoint presentatie over de communicatie als de roadmap geaccordeerd is. Als onderdeel van het 10 Stappenplan moet er een communicatieactieplan worden gemaakt voor het hele traject richting 2025 (50 % circulair inkopen). Daarvoor is een apart communicatie-instrument ontwikkeld met de naam Communicatie-actieplan. Betrek de afdeling Communicatie/Woordvoering Wij raden u aan om de afdeling Communicatie/Woordvoering bij het opstellen en uitwerken van dit plan te betrekken en van hen commitment te vragen. Maak afspraken over de wijze waarop deze afdeling u kan ondersteunen, wie het aanspreekpunt is en hoe de planning er globaal uitziet.

In juni 2018 hebben we met alle andere MRA-overheden een Intentieverklaring Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap getekend. Die intentieverklaring is uitgewerkt in een MRAroadmap. Kwartiermaker circulair inkopen. Opdracht De kwartiermaker circulair inkopen moet de randvoorwaarden organiseren om met mandaat aan de slag te kunnen gaan met het ontwikkelen van een Actieplan circulair inkopen en opdrachtgeverschap. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor: * het verkrijgen van een bestuurlijke opdracht * het verkrijgen van een ambtelijke opdracht * het opstarten van de eerste randvoorwaarden ten behoeve van het ontwikkelen van een actieplan. De termijn waarbinnen dit georganiseerd moet worden is XX maanden, maar bij voorkeur zo spoedig mogelijk.

Omschrijf wat bijvoorbeeld alle medewerkers binnen uw organisatie moeten doen. Hoe ziet het gewenste gedrag er uit in de praktijk, wat doen deze medewerkers dan? Maak het zo concreet mogelijk en stem hier uw communicatie op af.

Communicatie over de 10 stappen

In mei 2019 is de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap door MRA-bestuurders geaccordeerd als uitwerking van de intentieverklaring Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap. Omdat gemeente/provincie X de intentieverklaring heeft ondertekend, zullen wij ook aan de slag gaan met die Roadmap.

Gele tekst: personificeren Inleiding In juni 2018 hebben wij als gemeente/provincie XX de MRA Intentieverklaring circulair inkopen en opdrachtgeverschap getekend. Dat betekent dat wij ons hebben gecommitteerd om in 2022 minimaal 10% circulair in te kopen en in 2025 al 50% circulair in te kopen. Dat is een mooie uitdaging, waar we stevig mee aan de slag moeten. Jaarlijks koopt gemeente/provincie XX voor XX euro aan producten en diensten in. Voor ons is circulair inkopen en opdrachtgeverschap belangrijk omdat XXX [verbind aan de eigen ambities van de organisatie op het gebied van MVI of aan andere lijnen rondom circulair inkopen die al benoemd zijn in de organisatie]. De bovengenoemde intentieverklaring is uitgewerkt in een MRA-roadmap. In mei 2019 is deze Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap door de MRA-bestuurders goedgekeurd. Ook wij als gemeente/provincie XX willen met deze roadmap aan de slag. De roadmap is geen blauwdruk, maar wij maken als organisatie onze eigen keuzes over waar we mee aan de slag gaan. Wat is het proces dat we willen ingaan? Als organisatie kiezen we een ambitieniveau dat past bij onze context. Daarbij bepalen we ook welke doelstellingen op het gebied van circulariteit wij centraal in ons circulair inkoopbeleid willen stellen. Als ambitieniveau biedt de roadmap drie niveaus: basis, gevorderd en excellent.

Figuur 1 Ambitieniveau Basis

• • •

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Wij stellen voor om als gemeente/provincie XX ambitieniveau X te kiezen, omdat … XXXX

De kwartiermaker circulair inkopen en opdrachtgeverschap: stelt een two-pager op over wat de roadmap inhoudt, inclusief enkele basiselementen als ambitieniveau en meetmethodiek, uitleg van het te ontwikkelen actieplan en procesbeschrijving van het te doorlopen traject; doorloopt het benodigde traject en verkrijgt een bestuurlijke opdracht; brengt in kaart welke mensen binnen de organisatie meegenomen moeten worden in het traject richting een actieplan; legt de eerste contacten met relevante interne stakeholders, zoekt eigenaren op diverse niveaus en vormt een klankbordgroep en netwerk;

Introductie

Concept Two-Pager of Annotatie Roadmap

Invulling van de opdracht

•

Voortraject: communicatie over de bestuurlijke accordering van de roadmap

Sjabloon circulaire inkooppercentages

Context

Roadmap Instrument

Gevorderd

Wanneer kiest u voor dit niveau? Uw organisatie heeft nog weinig ervaring met circulair inkopen, hooguit enige pilotprojecten. Uw organisatie heeft beperkt kennis en capaciteit beschikbaar op het gebied van circulair inkopen. U wilt zorgen dat u de komende jaren in ieder geval de basis op orde heeft om te voldoen aan de gemaakte afspraken. Mogelijk wilt u daar dan vervolgens op door ontwikkelen. Binnen uw organisatie zijn al enkele stappen gezet op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. U heeft al een kleine groep van medewerkers die bekend zijn met circulair inkopen. Het is nu zaak

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Communicatiehandleiding 10 Stappenplan

Taakomschrijving kwartiermaker

Two-pager

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Bibliotheek instrumenten

Leeswijzer

Samenvatting LOGO GEMEENTE/PROVINCIE

››

Communicatiehandleiding 10 Stappenplan

››

Taakomschrijving kwartiermaker

››

Two-pager

››

Bestuurlijke opdracht

››

Template communicatie-actieplan

››

Template actieplan

››

Voorportaal

››

Innovatieve aanbestedingsprocedures

››

Inkoopchecklijst

››

Afwegingskader samenwerking

››

Regionale inkoopkalender

››

Bepalen contractvorm

››

Gedragsverandering

››

Formaliseren verantwoordelijkheid

››

Communicatie accordering roadmap

››

Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

››

Annotatie roadmap

››

Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

››

Sjabloon circulaire inkooppercentages

Roadmap Instrument

Introductie Bestuurlijke opdracht Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap

Communicatie-actieplan

Doel van deze opdracht: We willen inzetten op de versnelling van het thema circulair inkopen en opdrachtgeverschap in onze organisatie. Ook willen wij invulling geven aan de door ons ondertekende MRA Intentieverklaring Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap, met als eerste doel behalen van 10% circulair inkopen in 2022. Met dit traject willen we circulair inkopen en opdrachtgeverschap in onze organisatie inbedden, met gebruikmaking van elementen van de MRA Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap. We willen de interne collega’s meenemen in het idee van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Met dit traject leggen we de basis voor het omschakelen naar een circulaire economie in onze stad/gemeente/provincie, en dragen we bij aan steeds meer concrete projecten op het gebied van circulariteit. We geven hiermee ook een inspirerend voorbeeld aan anderen.

I. Aanleiding

Actieplan Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap 1. Inleiding/context

Wethouder(s) en portefeuille(s): ! Wethouder [naam] (naam portefeuille) ! Wethouder [naam] ! (naam portefeuille)

De Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap is in mei 2019 geaccordeerd door bestuurders als uitwerking van de intentieverklaring Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap. Omdat gemeente/provincie X de intentieverklaring heeft ondertekend, zal de roadmap nu ook worden geïmplementeerd in gemeente/provincie X. Doel van de roadmap is om circulair inkopen en opdrachtgeverschap binnen de organisatie in te bedden en te versnellen. Het werken aan draagvlak en communicatie is daar een onlosmakelijk onderdeel van. Binnen een aantal maanden zal er binnen gemeente/provincie X een ambitieniveau gekozen zijn voor het traject circulair inkopen en opdrachtgeverschap, met bijpassende acties en een tijdpad. Ook moet er binnen die tijd een bijbehorend communicatieplan ontwikkeld zijn (stap 8 van het Stappenplan van de roadmap). Dit document is de uitwerking van dat communicatieplan.

In ieder geval moet duidelijk geformuleerd zijn wat er wordt verstaan onder circulaire inkoop en opdrachtgeverschap (en ook wat er niet onder valt). Waarom de organisatie dat belangrijk vindt, welk ambitieniveau de organisatie heeft gekozen en wat dat ambitieniveau inhoudt. En welke organisatiebrede doelstellingen hiermee bereikt moeten gaan worden. De communicatie moet uitstralen dat circulair inkopen en opdrachtgeverschap een organisatiebrede opdracht is. Het is dus voor iedereen van belang en iedereen is eigenaar.

Start Tijdpad en Acties

2. Link met huidige doelstellingen en actieplannen Vanuit de strategie van de organisatie moet bepaald worden, welk belang er ligt op het gebied van circulair inkopen en waar op gefocust wordt. Overkoepelende keuze voor de brede doelstellingen van de organisatie op het gebied van circulair inkopen. Geef aan op welke grotere doelen rondom MVIO of duurzaamheid/klimaat/circulariteit het actieplan aansluit. En op welke interne beleidslijnen sluit het aan?

10 Stappenplan

3. Ambitieniveau (paragraaf 4 hoofdstuk Start) Waarschijnlijk moet dit ook door bestuur goedgekeurd worden

Welk niveau van commitment uit de roadmap kiest de organisatie? Waarom?

II. Hoofdboodschap

[NB: wellicht wilt u deze bestuurlijke opdracht combineren met de goedkeuring van de roadmap. Pas dat dan hierboven aan.]

Intentieverklaring, Bestuurlijke opdracht, Wie zijn de ambassadeurs, Wie is ambtelijk verantwoordelijk, Wat is de looptijd van het traject, Wie is er verantwoordelijk voor dit traject etc.

Meten

4. Doelen Bepaal de strategie van circulair inkopen en opdrachtgeverschap op hoofdlijnen, op organisatieniveau en inkooppakket-niveau. Welke contracten moeten de komende jaren in ieder geval circulair worden ingekocht? Wellicht wilt u voorzichtig beginnen, met projecten met minder financieel of politiek risico. Of kiest uw organisatie er juist voor om te beginnen met productgroepen waar het meeste geld mee is gemoeid. 5. Acties en tijdpad

III. Keuze voor communicatie-acties en middelen

Welke acties uit de roadmap (en eventuele extra acties) zijn voor uw organisatie van belang. In tijdbalken voor de hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie wordt een suggestie gedaan voor basisacties die behoren bij het betreffende ambitieniveau. Gebruik verder de Checklists met acties.

Wat zijn al bestaande communicatie-acties of communicatieplannen rondom het thema duurzaamheid en/of circulariteit?

Keuzes

2020

2022

2025

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie

Tijdpad en Acties

Bestuurlijke opdracht

Template communicatie-actieplan

Template actieplan

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Bibliotheek instrumenten

Leeswijzer

Samenvatting ››

Communicatiehandleiding 10 Stappenplan

››

Taakomschrijving kwartiermaker

››

Two-pager

››

Bestuurlijke opdracht

››

Template communicatie-actieplan

››

Template actieplan

››

Voorportaal

Een mogelijke structuur van een voorportaal is drieledig:

››

Innovatieve aanbestedingsprocedures

1. Tenderboard of Bestuurlijke groep • De grootste/belangrijkste afdelingshoofden • Twee verantwoordelijk wethouders (bijv. financiën en duurzaamheid)

››

Inkoopchecklijst

››

Afwegingskader samenwerking

››

Regionale inkoopkalender

››

Bepalen contractvorm

››

Gedragsverandering

››

Formaliseren verantwoordelijkheid

››

Communicatie accordering roadmap

››

Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

››

Annotatie roadmap

››

Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

››

Sjabloon circulaire inkooppercentages

Roadmap Instrument

Introductie Instrument Voorportaal Welke taken heeft een voorportaal? • strategie voor circulair inkopen bepalen (bijvoorbeeld op basis van de spendanalyse) • kijken naar de inkoop-kalender en bepalen welke trajecten kansrijk zijn als circulair traject, en welke niet. • discussie voeren vanuit de visie: het kan wel. • beschikbaar zijn voor incidentele vraagstukken, capaciteitsvraagstukken en andere zaken rondom circulair inkopen & opdrachtgeverschap

2. Circulaire projectgroep – ander woord - aanjaagteam • Openbare ruimte • Facilitair/ICT • Duurzaamheid • Communicatie/PR • Financiën - controller • Strategisch Inkoop (vanuit MVI actieplan) • Strategisch beleid (college programma) • Juridische zaken • Innovatief denker

Instrument Innovatieve Aanbestedingsprocedures

Instrument Inkoopchecklijst

(Bron: Pianoo)

Vragenset

Circulair inkopen gaat vaak over innovatieve producten of diensten. Vaak is het lastig, om via een traditionele aanbestedingsprocedure een innovatief product of dienst in te kopen. Bovendien gaat circulair inkopen niet alleen over circulaire criteria van de materialen of diensten, maar ook over een innovatieve manier van samenwerken met de mogelijke leverancier van die diensten of producten. Het gaat vaak meer over een partnerschap.

1. 2.

Er bestaan specifieke Europese aanbestedingsprocedures voor bepaalde bijzondere omstandigheden, die daarvoor ruimte geven. Het betreft procedures zoals het innovatiepartnerschap en de mededingingsprocedure met onderhandeling. De Aanbestedingswet 2012 verplicht u wel bij het aanbesteden van een opdracht op objectieve gronden te kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u tot de procedure toelaat. Dus als u een specifieke procedure wenst te gebruiken en daarvoor een beroep doet op het bestaan van de bijzondere omstandigheden die daarvoor vereist zijn, moet u het bestaan van die omstandigheden kunnen aantonen. Maakt u ten onrechte gebruik van de bijzondere procedure, dan is dat een overtreding van de aanbestedingsregels. De volgende specifieke -en vaak innovatieve, op maat trajecten – verdienen uw aandacht als u circulair wilt gaan inkopen

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Zit er een fysieke component of grondstof in? In welke behoefte voorziet het product en zijn er alternatieven? Verdiepend: moet het nog worden ingekocht of kan de huidige nog mee (economisch afgeschreven maar technisch nog niet)? Zijn er alternatieven? Hoe wil je het hebben? Wat is de verwachte technische en wat de economische levensduur? Willen we kopen of gebruiken? Op inhoud of op bezit/gebruik? Aanschaf en beheer of aanschaf/beheer/onderhoud? Kopen we met of zonder onderhoud? Kan het product meerdere functies vervullen? Kunnen we het product hergebruiken in de oude functie? Kunnen we het repareren? Al dan niet met nieuwe of oude spullen. Kunnen we producten hergebruiken, of onderdelen of materialen? Is het nieuw? Is het dan: Demontabel? Biobased? Duurzaam geproduceerd? Wat is het budget? Wat is het budget voor alternatieven? Wat kan de markt? - Valideer deze aannames in de marktconsultatie. Is er Total Cost of Ownership nodig? Wat zijn de consequenties? Is het inkoopsubsidie of een concessie?

(Dit heet in sommige organisaties het strategisch inkoopteam, inkoopboard, vergadering van lead buyers, of iets dergelijks. Het kan dus een bestaand gremium zijn.)

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

3. Aanbestedings/Inkoopteam In het aanbestedingsteam zitten in ieder geval: de contractmanager, de opdrachtgever/ budgethouder, de projectleider, een vakspecialist of inhoudelijk deskundige en de inkoopadviseur. Bij voorkeur zijn zij ook early adaptors van circulair inkopen. Zij kijken deels op productgroep of op pakketniveau, maar met name op het niveau van de individuele aanbesteding. Vanuit het aanbestedingsteam kan een beslissing naar projectgroep of zelfs bestuurlijk gremium worden teruggelegd, als er problemen ontstaan.

Organisatie op orde Tijdpad en Acties Via onderstaande link vindt u meer informatie over elk van deze procedures. https://www.pianoo.nl/nl/inkoopproces/fase-1-voorbereiden-inkoopopdracht/mogelijkeaanbestedingsprocedures/europese-specifieke-procedures

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Voorportaal

Innovatieve aanbestedingsprocedures

Inkoopchecklijst

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Bibliotheek instrumenten

Leeswijzer

Samenvatting ››

Communicatiehandleiding 10 Stappenplan

››

Taakomschrijving kwartiermaker

››

Two-pager

Roadmap Instrument

Gaan we een samenwerking aan met een aanbestedende dienst van een andere gemeente/overheid? Factor

››

Bestuurlijke opdracht

››

Template communicatie-actieplan

››

Template actieplan

››

Voorportaal

››

Innovatieve aanbestedingsprocedures

››

Inkoopchecklijst

››

Afwegingskader samenwerking

››

Regionale inkoopkalender

››

Bepalen contractvorm

››

Gedragsverandering

››

Formaliseren verantwoordelijkheid

››

Communicatie accordering roadmap

››

Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

››

Annotatie roadmap

››

Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

››

Sjabloon circulaire inkooppercentages

Introductie Argumenten voor/tegen samenwerking Hoog (volume, kosten, gevoeligheid, aantal stakeholders)

Conclusie

Laag (volume, kosten, gevoeligheid, aantal stakeholders)

A. Aantal - volume (van Je vraagt dusdanig volume uit, dat het Je volume is laag, zodat een het in te kopen product) traject qua economische potentieel ondernemer weinig marge heeft interessant is voor de ondernemer. Dan om te investeren in vernieuwing kun je een ondernemer motiveren om stappen te zetten rondom circulariteit.

Start

Bij laag volume kan het interessant zijn om een partnerschap te sluiten, zodat je gezamenlijk de economische volume kunt uitvragen, waarbij de ondernemer zelf ook wil investeren.

Tijdpad en Acties

Risico dat je geen inschrijvingen krijgt B. Met het product gemoeide kosten

Je project kost veel geld, en men is daarom scherp bewust van het risico dat er mee gemoeid is, als niet het juiste geleverd wordt. Men wil liever niet experimenteren.

Het is een klein bedrag en op die In beide gevallen kan een totale som kan het niet uit, om samenwerking lucratief zijn. vernieuwende procedures op te starten. Als je samenwerkt, kan dat wellicht wel.

Als je het risico onder meerdere partijen verdeeld, ook financieel, zal er minder weerstand zijn tegen een innovatief traject.

C. Politieke gevoeligheid

10 Stappenplan

Je uitvraag gaat over een politiek gevoelig onderwerp, waar de wethouder over kan struikelen. Men wil het thema zo veel mogelijk buiten de aandacht houden.

Samenwerking in het geval van hoge politieke gevoeligheid is niet waarschijnlijk, tenzij er een resultaat is dat alleen door samenwerking kan worden bereikt (transitie van een systeem, marktontwikkeling)

Het is een thema dat toch wel aandacht krijgt. De media-aandacht kan helpen om aandacht te krijgen voor de innovatie.

Meten

Het is bij uitstek een thema waar de wethouder op wil scoren

D. Aantal betrokken stakeholders

Er zijn veel mensen die zich ermee bemoeien. Het kan zinvol zijn om dit te formaliseren in de vorm van een partnerschap.

Weinig betrokken stakeholders betekent minder op de vingers gekeken worden en meer mogelijkheden om samen te werken.

Tijdpad en Acties

In beide gevallen kan er een aanleiding zijn om samen te werken.

Er zijn al te veel mensen die zich er mee bezighouden. Om nog meer mensen er bij te halen, kan het proces te veel compliceren.

E. Grensoverschrijdende zaken

Organisatie op orde

Het lijkt vanzelfsprekend om samen te Er is niet direct een aanleiding, In het geval van werken, omdat iedereen erbij gebaat is maar vanuit het belang om ook grensoverschrijdende zaken is de verduurzaming van ketens te samenwerking aan te raden. met een uniforme aanpak. In ieder geval dient er minimaal een stimuleren, kan er toch een reden Voor marktontwikkeling of gemeenschappelijk kader (uniforme zijn om samen te werken. systemische redenen kan ook aanpak) te worden ontwikkeld. in het geval van puur lokale zaken toch samenwerking worden gezocht. Als er al gremia zijn die dit overkoepelend oppakken, is het zinvol om te kijken of zij de samenwerking kunnen organiseren.

Tijdpad en Acties

Samenwerking zal vaak bestaan uit uitwisseling van ervaring en best practices, of gaat echt over systeemverandering bewerkstelligen.

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Afwegingskader samenwerking

Regionale inkoopkalender

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Bibliotheek instrumenten

Leeswijzer

Samenvatting ››

Communicatiehandleiding 10 Stappenplan

››

Taakomschrijving kwartiermaker

››

Two-pager

››

Bestuurlijke opdracht

››

Template communicatie-actieplan

››

Template actieplan

››

Voorportaal

››

Innovatieve aanbestedingsprocedures

››

Inkoopchecklijst

››

Afwegingskader samenwerking

››

Regionale inkoopkalender

››

Bepalen contractvorm

››

Gedragsverandering

››

Formaliseren verantwoordelijkheid

››

Communicatie accordering roadmap

››

Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

››

Annotatie roadmap

››

Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

››

Sjabloon circulaire inkooppercentages

Roadmap Instrument

Introductie Instrument Bepalen contractvorm Bij circulair inkopen worden bij aanschaf al afspraken gemaakt met betrekking tot hoogwaardig hergebruik aan het eind van de gebruiksfase en de verantwoording hierover. Dit kan leiden tot een andere verdeling van risico’s, winst en waarde voor alle ketenpartners. De producent/leverancier kan mogelijk de regievoerder op de kringloop worden. Vanuit deze gedachte gaat de leverancier samenwerking en transparantie binnen de keten bewerkstelligen. De leverancier geeft daarbij aan hoe waardebehoud in de keten zo veel mogelijk geborgd wordt. Afspraken hierover worden verwerkt in op maat gesneden contractbepalingen en een passende contractvorm en -duur. De meeste circulaire contracten leiden tot verlengde producentenverantwoordelijkheid. De bekende contractvormen voor circulair inkopen zijn: 1. Lease 2. Huur 3. Pay per use 4. Retourwaarde : Koop / terugkoop 5. Product- dienst combinatie Een leasemodel is veelal een driepartijenovereenkomst: de producent/leverancier; de financier en de gebruiker. De producent/leverancier draagt het juridisch eigendom over aan de financier. Het juridisch eigendom blijft bij de financier; het dient als onderpand van het financiële product. De financier gaat een financiële relatie aan met de gebruiker: hij hanteert een leasebedrag.

Er is dus geen directe relatie tussen producent/leverancier en gebruiker, tenzij dit anders is geregeld. De producent/leverancier heeft geen verlengde producentenverantwoordelijkheid, omdat het eigendom bij de financier ligt. De restwaarde is vaak nul. In dat geval betaalt de gebruiker meer dan wanneer hij het product had aangeschaft. Ondanks deze nadelen zijn leasemodellen in enkele gevallen wel geschikt om het circulaire gebruik te borgen, vooral als de restwaarde groter dan nul is. Denk aan leaseauto’s. Belangrijk aandachtspunt is de terugname van het product door de leverancier te borgen. Bij een huurcontract verhuurt de producent/leverancier het product aan de gebruiker. Deze contractvorm is vooral geschikt om in een tijdelijke behoefte te voorzien met een relatief goedkoop product. (Denk aan kantoormeubilair voor een jaar tot de verhuizing). Een pay-per-use contract is een verbijzondering van het lease- of huurcontract. In dit geval is en blijft de leverancier/producent eigenaar van het product en betaalt de gebruiker voor de prestatie in plaats van het bezit van het product. Dit betekent wel dat er sprake moet zijn van gebruik of verbruik, die te meten is (bijvoorbeeld: aantal bewegingen, gereden kilometers). Denk aan het betalen per printje in plaats van voor de multi-functionals.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15099008/2