Document · PDF

A.3.5 BIJLAGE - MRA roadmap Circulair inkopen (4.3

Gemeenteraad 29 januari 2025, gemeente larenBij agendapunt: Ter kennisname, van college (RIB)39.480 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 5

2. Algemene voorbereiding Zoals besproken in §3 van het hoofdstuk Start kiest de organisatie voor een bepaald ambitieniveau: basis, gevorderd of excellent. Aan de hand daarvan wordt een keuze uit diverse acties en thema’s gemaakt. In dit hoofdstuk vindt u de acties en thema’s voor het onderdeel Organisatie op orde. U bepaalt zelf welke acties en thema’s voor uw organisatie van belang zijn. Daarom voegen we ook een checklist toe van alle thema’s en acties die in dit hoofdstuk genoemd worden. Het tijdpad doet voorstellen voor het te behalen resultaat in een bepaald jaar, afhankelijk van het gekozen ambitieniveau. Om dat resultaat te bereiken, maakt u dus keuzes voor acties uit dit hoofdstuk. “

”

U bepaalt zelf welke acties en thema’s voor uw organisatie van belang zijn

Circulair inkopen en opdrachtgeverschap moeten structurele activiteiten worden in de organisatie. Dat vergt een aanpassing van bestaande processen en gewoonten van die organisatie. Deze paragraaf beschrijft een aantal voorwaarden voor de inbedding van circulair inkopen en opdrachtgeverschap in de organisatie.

Voorportaal Een voorportaal bestaat uit een (met name) inhoudelijke groep mensen vanuit diverse disciplines binnen de organisatie die bij elkaar komen om te bespreken welke aanbestedingen circulair kunnen worden uitgevoerd. Dit is de plek waar u breed intern opdrachtgeverschap inbedt. Daarbij kijkt het voorportaal ook in hoeverre iets past binnen de organisatiedoelstellingen. Deze groep heeft beslissingsbevoegdheid. Een voorportaal heeft de volgende voordelen: • Er worden op concernniveau strategische keuzes gemaakt. • Hierdoor ligt de keuze niet meer bij een individuele inkoper/budgethouder die afhankelijk is van beschikbare capaciteit en middelen. • Het helpt om de organisatie te faciliteren bij het maken van circulaire keuzes. • Het bouwt breed draagvlak op voor circulariteit omdat een grotere groep mede verantwoordelijk is. Voorportaal

Ambassadeurs Verder is er een groep mensen nodig die aan de voorkant meedenkt over hoe circulair inkopen geborgd kan worden binnen de organisatie. Zij kunnen als ambassadeurs optreden in de organisatie, maar ook als kritische adviseur opereren als het gaat om het maken van strategische keuzes.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

Benader personen op bestuurlijk en directieniveau om te komen tot een klankbordgroep. Zorg daarnaast voor een netwerk van enthousiastelingen op diverse afdelingen en geledingen binnen de organisatie. Deze groep krijgt een rol in het meedenken over de hoofdlijnen van de circulaire inkoopstrategie. Idealiter neemt een aantal mensen van het voorportaal ook zitting in de klankbordgroep.

10 Stappenplan

Creëer een klankbordgroep met ambassadeurs.

Tijdpad en Acties

Kennisontwikkeling binnen de MRA Circulair inkopen vraagt om nieuwe vakkennis voor specialisten op het gebied van inkoop. Er zijn technische innovaties, nieuwe aanbestedingsprocedures en systeemveranderingen op de lange termijn. Hier moet op systematische wijze kennis en expertise op worden ontwikkeld en opgebouwd. Innovatieve aanbestedingsprocedures

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Richt een voorportaal in. metropool regioamsterdam

Voorbeelden

1. Inleiding

2. Algemene voorbereiding ›› Voorportaal ›› Ambassadeurs ›› Kennisontwikkeling binnen de MRA ›› Gebruik expertise buiten de MRA ›› Open data ›› Administratief systeem ›› Jaarlijkse cyclus ›› Gescheiden budgetten samenvoegen

Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag

4. Circulaire uitvraag Gunning, contract en 5.contractmanagement Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

Niet alle MRA-overheden hebben voldoende capaciteit en kennis op het thema circulair inkopen. Het is belangrijk om kennis tussen de experts van de verschillende overheden uit te wisselen en elkaar te ondersteunen. Het delen van die kennis verhoogt het kwaliteitsniveau van de aanbestedingen, voorkomt dat acties dubbel worden uitgevoerd en versnelt het proces van circulaire inkoop. Een mogelijkheid is om een MRA-helpdesk te ontwikkelen voor circulair inkopen. Wij streven er in ieder geval naar om een MRA Circulaire inkoop-expertpool op te richten, met ofwel externe experts, ofwel experts vanuit enkele overheden die uren beschikbaar krijgen om andere overheden te begeleiden of met vragen te helpen. Het is van belang dat de implementatiemanagers circulaire inkoop van de diverse MRA-overheden met elkaar ervaringen kunnen delen. Wij willen daar ook een groep voor creëren. Het is de bedoeling om de marktconsultatieverslagen van de MRA-overheden te verzamelen en aan te bieden op een centrale digitale plaats, bijvoorbeeld de MRADuurzaam website.

Ontwikkel en deel kennis.

Gebruik expertise buiten de MRA Er zijn diverse organisaties en websites die informatie bieden over circulair inkopen en opdrachtgeverschap. PianOo is het expertisecentrum op het gebied van circulair inkopen door overheden, maar ook de NEVI, MVO Nederland en andere

metropool regioamsterdam

organisaties en adviesbureaus hebben ondertussen veel expertise opgebouwd. Maak daar gebruik van. Ook gegevens uit de MVI-Zelfevaluatietool (zie §6 van dit hoofdstuk) en de website MVIcriteria.nl bieden zinvolle kennis.

Deel kennis over inkoop en aanbesteding

Open data Zowel bij ondernemers als bij overheden is er vaak aarzeling om gegevens en informatie openbaar te maken. In een aantal gevallen is dat wettelijk niet toegestaan. Toch is voor een opschaling van de circulaire economie het delen van data van het grootste belang. Zie voor verdere aanbevelingen §6 van dit hoofdstuk over Rapportage. Een goed voorbeeld van data delen is de MRA-database met gegevens voor bouwen sloopmaterialen. Een ander voorbeeld is de brochure Data delen in de biobased economie van het programma Biobased Connections van de Amsterdam Economic Board.

Maak data toegankelijk.

Administratief systeem Circulair inkopen en opdrachtgeverschap is gebaat bij een administratief systeem dat circulair inkopen vanaf het begin ondersteunt. Idealiter werkt de organisatie met een geïntegreerde IT-oplossing, waar inkoop en leveranciersadministratie ingericht zijn op het generen van circulaire gegevens en de circulaire meetmethodiek. Richt de interne administratie in met de juiste gegevens, zoals een startformulier, de inkoopstrategie en een inkoopkalender. Inkoopjaarplan Heemstede ICT-MVI Actieplan

In ieder geval zijn de volgende elementen van belang: • De inkoopadministratie zou data moeten registreren, waarop u later wilt monitoren of effect wilt meten. Bijvoorbeeld ingesteld op criteria per productgroep, of elementen uit de MVI-ZET. • De inkoopadministratie is gekoppeld aan het budget-aanvraagsysteem, zodanig dat het systeem automatisch vraagt naar (circulaire) inkoopplannen. In het gunstigste geval is dit dan hetzelfde systeem dat voor contractbeheer wordt gebruikt. • De inkoopadministratie moet koppelbaar zijn aan een monitoringsdashboard of andere meetinstrumenten. Hierbij is van belang dat er een bewuste keuze wordt gemaakt voor de instrumenten: deze moeten nuttig en gebruiksvriendelijk zijn. • De administratie van de inkooppakketten of uitgevoerde aanbestedingen zijn gekoppeld aan een document waarin de diverse circulaire scores per inkooppakket worden bijgehouden en een document dat de totale berekening kan maken van het percentage circulair inkopen. Voor sommige organisaties is de investering in deze stappen te ambitieus of te groot. De consequentie is dan dat er meer capaciteit nodig is voor handmatig werk. Wat uiteindelijk de meest voordelige optie is, zal afhankelijk zijn van de individuele organisatie. Versimpeld is het een keuze voor tool of capaciteit.

Maak circulair inkopen onderdeel van de administratie.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding

Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag

4. Circulaire uitvraag Gunning, contract en 5.contractmanagement Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

Jaarlijkse cyclus Circulair inkopen zou standaard ingebed moeten zijn in de jaarlijkse administratieve cyclus van de organisatie, net zoals het maken van een jaarverslag, jaarplan en begroting. Afhankelijk van het gekozen ambitie niveau, zou jaarlijks standaard ingepland moeten worden: • een spendanalyse vanuit het perspectief van circulair inkopen; • een meting van de stand van circulair inkopen en opdrachtgeverschap (zie hoofdstuk Meten ); • het bijwerken van de circulair inkoopkalender tot vijf jaar vooruit. “

”

Gescheiden budgetten samenvoegen In veel organisaties zijn de inkoopbudgetten en de onderhoudsbudgetten apart georganiseerd. Door dit samen te voegen wordt er een link gelegd tussen de aanschaf en het onderhoud van producten. Hierdoor kan op beide onderdelen kostenbesparing gerealiseerd worden.

Casus product as a service Van budget A worden de bomen en struiken in een nieuw park gekocht, en van budget B wordt de groenverwerker ingehuurd die het groen moet onderhouden. Als deze budgetten bij elkaar opgeteld kunnen worden, kan er een ‘product as a service’ uitvraag worden gedaan. Er wordt dan niet een uitvraag in de markt gezet voor een aantal bomen en onderhoud van deze bomen, maar voor het leveren van de totale dienst ‘groen in het park’. De kans is groot dat dit verschillende besparingen oplevert: een zuiniger gebruik van materiaal en financieel. De verantwoordelijkheid voor het leveren van goede boompjes en de optimale verzorging daarvan ligt nu bij de leverancier.

De regio Gooi en Vechtstreek heeft bijvoorbeeld een uitvraag gedaan voor kantoormeubilair, met een onderhoudsverplichting en verplichting tot terugkoop door de leverancier aan het einde van de looptijd. Uitvraag inkoop en onderhoud Gooi en Vechtstreek

Gemeente Amsterdam heeft op een vernieuwende manier de verlichting van een garage uitgevraagd, waarbij het eigendom in handen bleef van de aanbieder. Uitvraag verlichting garage Amsterdam Aanbestedingsleidraad Concept basisovereenkomst Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Programma van eisen

Rondom budgetten kan gekeken worden of de organisatie een circulair inkoop revolverend fonds kan inrichten, zoals de gemeente Helmond doet. Daarmee kunnen de aanloopkosten van circulair inkopen gefinancierd worden.

Vaak zal circulair inkopen in eerste instantie meer kosten, bijvoorbeeld vanwege innovatie-investeringen die nog nodig zijn, of hogere aanschafkosten vanwege duurdere duurzame materialen. Maar omdat daarna bijvoorbeeld de onderhoudskosten minder zijn, of doordat de nieuwe technologie voor een besparing zorgt, kunnen die besparingen in de loop der tijd terugvloeien naar het fonds.

Budget: koppel inkoop- en onderhoudsbudgetten aan elkaar.

Samenvatting

In veel organisaties zijn de inkoopbudgetten en de onderhoudsbudgetten apart georganiseerd. Door dit samen te voegen wordt er een link gelegd tussen de aanschaf en het onderhoud van producten. Hierdoor kan op beide onderdelen kostenbesparing gerealiseerd worden

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding

3. Voorbereiding op circulaire uitvraag

›› Is de aanbesteding geschikt voor circulaire uitvraag? ›› Innovatieve procedures ›› Regionale samenwerking ›› Marktkennis

4. Circulaire uitvraag Gunning, contract en 5.contractmanagement

6. Evaluatie, meten en rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

Samenvatting

3. Voorbereiding op circulaire uitvraag Is de aanbesteding geschikt voor circulaire uitvraag? In §5 van het hoofdstuk Start hebben we al besproken dat op het onderdeel Organisatie (A) en op het onderdeel Inkoopcategorie (B) bepaald moet worden, welke aanbestedingen circulair uitgevraagd moeten worden. Wij verwijzen hierbij naar de tabel Circulaire inkoopdoelen en criteria op pagina 14. “

”

AA BB C D Als nog niet bepaald is in het voorportaal dat een bepaald product of dienst circulair ingekocht moet worden, bepaalt u per inkooppakket (of aanbesteding) of deze geschikt is voor een circulaire uitvraag. (Het bepalen van circulaire criteria per uitvraag bespreken we in §4 van dit hoofdstuk.) Hierbij komt een inkoopteam in beeld. Dit team gebruikt bij de start van het project een organisatiebrede inkoopchecklist. Deze inkoopchecklist is bedoeld als instrument om bij alle inkopen een aantal vragen door te lopen waarmee de kansen op onder andere circulariteit geïnventariseerd worden. Inkoopchecklist

Innovatieve procedures

Regionale samenwerking

Marktkennis

Circulair inkopen gaat vaak over innovatieve producten of diensten. Het is doorgaans lastig om via een traditionele aanbestedingsprocedure een innovatief product of dienst in te kopen. Bovendien gaat circulair inkopen niet alleen over circulaire criteria van de materialen of diensten, maar ook over een innovatieve manier van samenwerken met de mogelijke leverancier van die diensten of producten.

Het kan om meerdere redenen zinvol zijn om met andere overheden samen te werken rondom een gezamenlijke uitvraag. Onderstaand instrument helpt bij het afwegen van de keuze voor regionaal inkopen en samen inkopen met een andere overheid.

Marktkennis is belangrijk en wordt dat steeds meer. Het verkrijgen van marktkennis moet een belangrijkere rol spelen in het inkoopproces, vooral omdat aanbestedende diensten moeite hebben om alle innovatieve ontwikkelingen in de markt bij zowel ondernemingen als van de producten en diensten te volgen. Wanneer het verkrijgen van marktkennis goed wordt georganiseerd, helpt dit een beter beeld te krijgen van de mogelijkheden van de markt op dat moment. Daarnaast helpt het om draagvlak te verkrijgen om circulair aan te besteden bij dossiereigenaren, budgethouders of andere stakeholders zoals directeuren. Het onderwerp gaat al voor de inkoop leven bij de interne klant. Het kan daarnaast ondernemers enthousiast maken om zich in te zetten voor een bepaalde aanbesteding. Zo krijgt u hopelijk meer dan één aanbieding.

Daarom kan het wenselijk zijn om met innovatieve aanbestedingsprocedures te werken, zoals een prijsvraag of een concurrentiegerichte dialoog. Innovatieve aanbestedingsprocedures Aanbesteding op basis van prijsvraag Almere

Afwegingskader samenwerking

In de toekomst willen we in de MRA toewerken naar regionale inkooptrajecten. Dat wil zeggen dat we als MRA-overheden gezamenlijk een grote opdracht uitzetten. Hiervoor zullen we de juridische kant van marktwerking nog beter moeten onderzoeken. Dit willen we verder uitwerken in de opbouw van een regionale grondstoffenalliantie. Zie hoofdstuk Vervolgstappen en aanbevelingen . “

Kijk of u innovatieve procedures kunt gebruiken.

”

Een belangrijke stap voor regionale trajecten is om op MRA-niveau de inkoopkalenders te koppelen. Daarmee kunnen we de volgende vragen beantwoorden: • Wie heeft recentelijk ervaring opgedaan in een afgerond inkooptraject waar wij van kunnen leren? • Wie gaat de komende jaren een vergelijkbaar inkooptraject doen? Kunnen wij eventueel samenwerken? Regionale inkoopkalender

Bepaal per inkooppakket of aanbesteding of deze circulair kan worden uitgevraagd. metropool regioamsterdam

Weeg regionale samenwerking af.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

In de toekomst willen we in de MRA toewerken naar regionale inkooptrajecten. Dat wil zeggen dat we als MRA-overheden gezamenlijk een grote opdracht uitzetten

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Organisatie op orde

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding

3. Voorbereiding op circulaire uitvraag

›› Is de aanbesteding geschikt voor circulaire uitvraag?

Aan de voorkant meer tijd investeren in een goede kennis en een verstandhouding met een potentiele leverancier levert altijd meer winst op aan de achterkant. Op enkele onderdelen van de figuur Marktkennis gaan we hierna in.

›› Innovatieve procedures ›› Regionale samenwerking ›› Marktkennis

Gunning, contract en 5.contractmanagement 4. Circulaire uitvraag

6. Evaluatie, meten en rapportage

7. Vervolg

Figuur Marktkennis

Marktconsultatie per aanbesteding Als voornaamste bron voor marktkennis geldt de marktconsultatie. PianOo heeft hier een handreiking voor ontwikkeld. Het kan zinvol zijn om een marktconsultatie niet te beperken tot leveranciers van een bepaald product (bijvoorbeeld bureaustoelen), maar de gehele productgroep mee te nemen (kantoormeubilair).

Onderzoek of collega-overheden recentelijk een marktconsultatie op de betreffende productgroep hebben gehouden. Maak gebruik van hun ervaring en kennis, want het deelnemen aan alle marktconsultaties legt een grote tijdsdruk op ondernemers. Wissel kennis uit met andere overheden die de consultatie al hebben gedaan. Haal kennis uit het bedrijfsleven, bijvoorbeeld bij start-ups.

Bij marktkennis wordt veelal extern gedacht. Van belang is juist ook interne kennis te benutten. Zo is contract- en leveranciersmanagement een belangrijke kennisbron voor marktkennis. Wanneer we op zoek gaan naar marktkennis is het belangrijk om aan de gesprekspartner duidelijk te maken dat dit wordt gedaan vanuit het belang van circulair inkopen. Een marktconsultatie hoeft niet altijd groots en formeel plaats te vinden maar kan ook laagdrempelig door een algemene bijeenkomst te organiseren of door telefonische interviews. Een persoonlijke dialoog van tevoren tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers kan veel ruis wegnemen. Nodig potentiële indieners uit voor een ‘schouw’. Ga het gesprek aan. Spreek met ondernemers Organiseer eens in de twee jaar een sessie om ondernemers te informeren waar u staat en feeling te houden met de markt. Dit kan een zinvolle tijdsinvestering zijn. Dat kan dan ook per bedrijfstak- of productgroep. Door congressen of ondernemersbijeenkomsten (regionaal of lokaal) bij te wonen, houdt u eveneens feeling met de markt. Ondernemersontbijt Lelystad

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Lunchbijeenkomst CE Haarlemmermeer

Verkrijg marktkennis.

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Organisatie op orde

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag 4. Circulaire uitvraag ›› Circulaire criteria ›› Specifieke aanpak ›› Methodieken om maatschappelijke kosten uit te vragen

4. Circulaire uitvraag Circulaire criteria Als besloten is dat voor een bepaalde vraag een circulaire uitvraag mogelijk is, de juiste procedure is bepaald en de marktkennis is verzameld, dan komt het uiteindelijk aan op het goed formuleren van circulaire criteria voor de uitvraag. Dat is onderdeel D van de figuur Circulaire inkoopdoelen en criteria.

Evaluatie, meten en 6.rapportage

De centrale vraag is steeds: wat wilt u met een circulaire uitvraag bereiken? Wat is het hogere doel? Om dit scherp te hebben, werkt Gemeente Gooise Meren met een document, waar de inkoper/budgethouder helder maakt, wanneer een uitvraag succesvol is.

C D

Introductie

Start Tijdpad en Acties

Figuur Uitwerking circulaire criteria

10 Stappenplan

Circulair inkooptraject GM.

Afvalverwerker Meerlanden werkt met een inkoopchecklist. Inkoop Meerlanden checklist

In de definitie van circulair inkopen in §2 van het hoofdstuk Start, is een aantal mogelijke doelstellingen genoemd. Bijvoorbeeld: • minimale toepassing van nieuwe fossiele materialen (en fossiele energie) in het productieproces; • minimale toepassing van nieuwe fossiele materialen (en fossiele energie) bij het gebruik; • maximale inzet op lange levensduur; • hoogwaardige herbruikbaarheid van het product of de materialen. “

metropool regioamsterdam

Figuur Uitwerking circulaire criteria is een praktische uitwerking van die doelstellingen in onderwerpen of criteria die u in de uitvraag zou kunnen opnemen.

Bron: CircularIQ in opdracht van de Green Deal Circulair Aankopen in Vlaanderen

7. Vervolg

5. Gunning, contract en contractmanagement

Samenvatting

”

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

5. Gunning, contract en contractmanagement

Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

Formulering Wilt u een product dat uit hergebruikte grondstoffen en materialen bestaat? Dit noemen we huidige circulariteit. Wilt u een product dat zo ontworpen is dat het na gebruik herbruikbaar is? Dat heet toekomstige circulariteit. Definieer dat goed in de uitvraag en geef weging aan beide aspecten, zodat inschrijvers weten waar ze op in moeten zetten. Specifieke criteria per productgroep Om goede criteria te kiezen, is veelal specifieke kennis van de productgroep nodig. Niet ieder criterium is zinvol voor ieder product. En het is ook niet voor ieder product of dienst helder, hoe u dat het beste circulair kunt uitvragen. In de Wegwijzer Circulair Inkopen vindt u meer toelichting op hoe u goede productcriteria kunt bepalen. Een ander hulpmiddel is de website MVI-criteria.nl en TenderNed, waar u voorbeeldcriteria voor productgroepen kunt vinden die al door andere gebruikt zijn.

Een voorbeeld van een circulaire uitvraag is de Circulaire gronduitgifte uitvraag van de gemeente Amsterdam.

Formuleer circulaire criteria voor de uitvraag.

metropool regioamsterdam

Specifieke aanpak Functioneel uitvragen Probeer van een circulaire uitvraag een functionele uitvraag te maken. U vraagt uit naar een bepaald doel, waarbij de leverancier een oplossing biedt. Dat wil zeggen dat de uitvraag ingaat op eisen die te maken hebben met de prestatie (de functionaliteit) van het product, niet van de materialen of technologieën. Idealiter richt de aanbesteding zich niet op een concreet product, maar op een doel, functie of concept. Dan stelt u de vraag: wie is bereid samen met mij dit concept te ontwikkelen? Door functioneel uit te vragen, laat u de innovatie optimaal aan de markt, in plaats van zelf in te vullen wat de gewenste richting zou moeten zijn. Functioneel specificeren is niet in alle situaties zaligmakend. In sommige gevallen is een technische omschrijving op zijn plaats of een combinatie van functionele en technische specificaties. Een belangrijke afweging is of de markt voldoende kan met een functionele uitvraag of toch meer richtlijnen nodig heeft. PianOo heeft hier een webdossier Functioneel Specificeren voor ontwikkeld. Plan van aanpak circulariteit Het is een must om bij (grotere) uitvragen aan leveranciers een plan van aanpak circulariteit te vragen. Immers wilt u weten hoe de leveranciers de toekomstige circulariteit borgen.

Vraag aan de aanbieders hoe hun dienst of product bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie, en hoe zij van plan zijn daarin mee te groeien.

Laat hen ook aangeven hoe dit meetbaar is. Zo krijgt u commitment van de leverancier en borging binnen het contractmanagement.

Afvalinzamelaar Meerlanden doet dat mét de vraag: Hoe kan de organisatie de concrete resultaten die de leverancier aangeeft in zijn oplossing meten gedurende de looptijd van de overeenkomst?

Materialenpaspoort Een materialenpaspoort of een grondstoffenpaspoort maakt inzichtelijk wat de grondstofsamenstelling van een product is, wat de herkomst van grondstoffen is en welk deel hiervan uit gerecycled materiaal bestaat en hoe de materialen zijn verwerkt. Hiermee wordt de circulariteit van een product duidelijker. Bovendien maakt het registreren van deze data het specifiek vervangen, hergebruiken en terugwinnen van materialen bij de sloop of demontage makkelijker.

Als u in de uitvraag vereist dat aanbiedingen aan LCA, MKI, TCO en CO2-Schaduwprijs worden getoetst, krijgt u inzicht in de mate van duurzaamheid (en deels circulariteit)

Er zijn vele aanbieders van grondstoffenpaspoorten en materialenpaspoorten. Op dit moment wordt binnen het Platform Circulair Bouwen ’23 gewerkt aan het standaardiseren van deze initiatieven voor de bouwsector. Binnen de MRA loopt momenteel een pilot met het Materialenpaspoort van Madaster, om overheden ervaring te laten opdoen met een materialenpaspoort voor gemeentelijk vastgoed.

Methodieken om maatschappelijke kosten uit te vragen Wanneer is een product echt circulair? Is een biocomposiet bankje meer circulair dan een bankje van hout? Hoe krijgt u zicht op de meest circulaire of duurzame aanbieding? Wat precies circulair is, kan op verschillende manieren beoordeeld worden. U kunt kijken naar de milieueffecten van een materiaal of methode, naar de met de dienst of product samenhangende maatschappelijke kosten of naar de reële prijs van het product (rekening houdend met alle kosten in de keten). Hierna worden de methoden life cycle analysis (LCA), Milieu Kosten Indicator-waarde (MKI), Total Cost of Ownership (TCO) en CO2-Schaduwprijs benoemd. Als u in de uitvraag vereist dat aanbiedingen aan (een van) die methoden worden getoetst, krijgt u inzicht in de mate van duurzaamheid (en deels circulariteit). Ook creëert u een gelijk speelveld voor alle partijen die een aanbieding doen. LCA (life cycle analysis) Een LCA is een methode om de milieueffecten te berekenen van een materiaal, een

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

5. Gunning, contract en contractmanagement

Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

bouwwerk of methode. De gehele levens cyclus komt daarbij in beeld, vanaf de winning tot en met de sloop. Hierbij wordt verder gekeken dan alleen de hoeveelheid materialen en grondstoffen die gebruikt worden, want ook de CO2-uitstoot die samenhangt met het gebruik, wordt in kaart gebracht. Platform CB ’23 heeft een goede uitleg gemaakt over hoe een LCA werkt. Hoe wordt een milieugerichte LCA uitgevoerd

MKI De Milieu Kosten Indicator-waarde (MKIwaarde) weegt de verschillende milieu-impacts tegen elkaar af en vertaalt die naar één cijfer dat de maatschappelijke kosten voor deze effecten weergeeft (in euro’s). Dit zijn de kosten die gemaakt zouden moeten worden om de negatieve milieu-impact van het product te vermijden. Hoe lager de MKI-waarde, hoe duurzamer het materiaal, bouwwerk of methode. Een lagere MKI-waarde betekent veelal CO2-reductie en een bijdrage aan de doelen van de circulaire economie. Door in de uitvraag nadrukkelijk te vragen om de LCA en MKI, kunt u de prijsaanbieding relateren aan de milieu-impact van het product. Het zou wel eens kunnen dat daardoor een product met een initieel hogere prijs, maar lagere milieu-impact, toch de voorkeur heeft. Ontwerpen die qua materialen flink van elkaar verschillen, verschillen ook qua milieukwaliteit. Bijvoorbeeld met de DuboCalc-software, ontwikkeld door Rijkswaterstaat, kunnen ontwerpers verschillende

metropool regioamsterdam

alternatieven met elkaar vergelijken. De gehele levenscyclus komt daarbij in beeld, vanaf de winning tot en met de sloop. DuboCalc rekent deze milieueffecten via de zogenaamde ‘schaduwprijsmethode’ om tot MKI-waarde. MKI-waarden van verschillende aanbiedingen worden ook gebruikt bij de beoordeling van de beste prijs-kwaliteit.

Bouwbedrijf Dura Vermeer biedt bijvoorbeeld in een offerte standaard ook een MKI-waarde, zelfs als die niet uitgevraagd wordt.

TCO De uitvraag kan de eis omvatten van een Total Cost of Ownership-berekening. Total Cost of Ownership (TCO) heet ook wel life cycle cost analysis of levensduurkosten. De TCO-benadering is de methodiek die financiële afwegingen van een product gedurende de gehele economische levensduur mogelijk maakt. Hiertoe wordt niet alleen gelet op initiële of aanschafkosten, maar ook op beheers- en onderhoudskosten over de gehele levensduur meegenomen en ‘sloopkosten’ na gebruik. Dus in plaats van te focussen op de meest gunstige inkoopprijs, wordt er ook gekeken naar bijkomende kosten zoals onderhoud, personeel, training, verbruik, verzekering en afschrijving. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van een installatie, kijkt u niet alleen naar de aanschafprijs, maar ook naar het energieverbruik, de onderhoudskosten, het

rendement en de afvoerkosten na gebruik. Met het uitvragen van een TCO krijgt u een vollediger beeld van de kosten over een langere periode en kan op basis daarvan een goede keuze gemaakt worden voor een aanbieder. Dit is belangrijk omdat een aanbieding die in eerste instantie gunstig lijkt te zijn, op termijn heel prijzig kan blijken te zijn en visa versa. Op de website van inkoopkennisnetwerk NEVI kunt u een brochure downloaden over TCO. CO2-last Reductie van CO2-uitstoot is voor veel overheden een belangrijke beleidsdoelstelling. Circulair inkopen kan daar een rol bij spelen, door bewust te vragen naar materialen en diensten die een lage CO2-last hebben bij productie en gebruik. Hiermee krijgt u inzicht in de CO2-effecten van een inkooptraject. Dit kan ertoe leiden dat het helder wordt dat het beter is om te investeren in een bepaalde (CO2-arme) richting. Het is bijvoorbeeld een optie om alle aanbieders te vragen naar de CO2-last van hun aanbieding. Daarbij moet een vast rekenmodel worden benoemd, zodat u tot een vergelijkbare score kunt komen. Door te rekenen met een schaduw CO2-prijs, bijvoorbeeld van €100 per ton CO2, is de last direct financieel te maken. De gemeente Amsterdam gebruikt bij (interne) investeringsvoorstellen op dit moment al een methode om de maatschappelijke waarde van vermeden CO2 in geld uit te drukken.

Een hoge waarde van de vermeden CO2 kan als extra argument

worden aangevoerd in een investeringsvoorstel om een bepaalde duurzame investering te doen. Het berekenen van de waarde van de vermeden CO2-uitstoot heeft geen effect op de kasstroomanalyse of de businesscase, en mag facultatief worden toegepast. Toepassingsregels duurzame investeringen

Gebruik methodieken om maatschappelijke lasten aan te tonen. In het Gelders Energieakkoord is opgenomen, dat de Gelderse gemeenten gaan werken met een schaduwboekhouding.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Reductie van CO2-uitstoot is voor veel overheden een belangrijke beleidsdoelstelling. Circulair inkopen kan daar een rol bij spelen, door bewust te vragen naar materialen en diensten die een lage CO2-last hebben bij productie en gebruik

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag 4. Circulaire uitvraag

5. Gunning, contract en contractmanagement

›› Inhoud en vorm contract

Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

5. Gunning, contract en contractmanagement Het belangrijkste is dat de gunning ook daadwerkelijk plaats vindt op basis van BPKV (Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding) of LCC (Life Cycle Costing). Zorg dus bij de puntenverdeling, dat de kwaliteit (in dit geval de circulariteit) voldoende beloond wordt in punten. Beoordeel op waarde. Op de website van PianOo vindt u hierover meer informatie. Onderzoek van PHI Factory wijst uit dat de ideale verhouding voor voldoende onderscheidend vermogen is dat prijs voor 10-30% meetelt ten opzichte van 90-70% voor kwaliteit.

Gun op waarde.

Inhoud en vorm contract Geef uw contract op zo’n manier vorm dat samenwerking en ontwikkeling de uitgangspunten zijn. Praktische tips • Zorg dat de gemaakte afspraken en ambities uit de offerte daadwerkelijk in het contract worden opgenomen. Borg de contractafspraken middels kritische prestatie indicatoren (KPI’s). • Neem een ontwikkeltraject op in het contract, zoals jaarlijks de KPI’s met de leverancier nalopen, een plan van aanpak circulair, de afspraak om tweejaarlijks nieuwe innovaties door te voeren of om nieuwe modules toe te voegen aan het contract.

metropool regioamsterdam

Samenvatting

• Bouw een langetermijncontract op in een basisduur en neem opties op tot verlenging. Benoem de intentie van het langetermijncontract en benoem de gronden waarop een contract niet verlengd of zelfs opengebroken zal worden. Een mooie grond om contracten wel of niet te verlengen is het presteren op vooraf samen vastgestelde KPI’s. Neem hierin de juridische afdeling mee. Vaak is op basis van de Aanbestedingswet meer mogelijk dan gedacht wordt. Bepalen contractvorm Circulair inkopen kan leiden tot een andere verdeling van risico’s, winst en waarde voor alle ketenpartners. Het gaat hier immers om anders omgaan met het begrip ‘eigendom’. Producten zijn na gebruik geen afval maar vertegenwoordigen een bepaalde (rest)waarde, die nadrukkelijk onderdeel is van het verdienmodel en de prijs die u krijgt aangeboden. De leverancier kan mogelijk de regievoerder op de kringloop worden. Vanuit deze gedachte zal de leverancier samenwerking en transparantie binnen de keten bewerkstelligen. De leverancier geeft daarbij aan hoe waardebehoud in de keten zo veel mogelijk geborgd wordt. Afspraken hierover worden verwerkt in op maat gesneden contractsbepalingen en een passende contractvorm en -duur. Bepalen contractvorm

Circulaire producten hebben vaak een langere terugverdientijd. Zeker als er innovatieve elementen aan de productkant verwacht worden, wordt het rendabeler voor de aanbieder naarmate de contractduur langer is

Langere looptijd Een belangrijk aandachtspunt is de looptijd van de contracten. De Aanbestedingswet geeft als uitgangspunt dat ‘… de mededinging op de markt niet verder beperkt moet worden dan nodig is’. In geval van een raamovereenkomst is de maximale looptijd vier jaar, tenzij u kunt motiveren waarom een langere duur gerechtvaardigd is. Bijvoorbeeld wanneer de producent significante investeringen moet doen om zijn productieproces circulair te maken. Circulaire producten hebben vaak een langere terugverdientijd. Zeker als er innovatieve elementen aan de productkant verwacht worden, wordt het rendabeler

voor de aanbieder naarmate de contractduur langer is. In die gevallen is het aan te raden om de looptijd van de contracten langer te maken dan momenteel gebruikelijk is.

Introductie

Wanneer u gebruikmaakt van een product-dienstcombinatie, waar ook onderhoud deel van uitmaakt, geeft de wet de richtlijn dat de duur van het contract veelal gelijk is aan de economische afschrijving van het product. Vanwege verlenging levensduur en het realiseren van een betere businesscase kan het verstandig zijn om de contractduur te richten op de technische levensduur, niet op de economische. Uiteindelijk moet de contractduur van een aanbesteding bij voorkeur langer zijn dan de natuurlijke levensduur van een product. Dan ontstaat er een prikkel voor de leverancier om het product zo goed mogelijk te maken.

Tijdpad en Acties

Kies bewust de inhoud en vorm van contracten.

Start

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag 4. Circulaire uitvraag

5. Gunning, contract en contractmanagement

›› Inhoud en vorm contract

Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

Borging contractafspraken U kunt het mooi op papier zetten, uitvragen en contracteren, maar als er vervolgens niets mee gedaan wordt, heeft de organisatie nul resultaat. In de fase van contractmanagement kunnen de tot dan toe papieren waarheid of beloofde resultaten pas gerealiseerd worden. Tussentijdse evaluatie moet onderdeel zijn van het contractmanagement, waardoor verbeteringen nog tijdens de looptijd kunnen worden doorgevoerd. Zie ook §5 van hoofdstuk Meten. “

”

Zoals beschreven in §3 , is het belangrijk om de administratie goed in richten, zodat contract- en leveranciersmanagement mogelijk wordt. “

”

Goed contractmanagement Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Leveranciersmanagement houdt in: het managen, beheersen van de relatie met leveranciers en ook de afspraken met en prestaties van de leveranciers in termen van omvang, kwaliteit en kosten. Zie §5 van hoofdstuk Meten. “

”

Relatie leverancier Vertrouwen in elkaars oprechtheid moet de basis van samenwerking zijn. Samenwerking met ondernemers die een circulair product of dienst leveren, werkt het beste op basis van een partnerschapsgevoel. Vraag aan leveranciers te helpen om vertrouwen te krijgen in de betrouwbaarheid van deze leverancier (betaal ik niet te veel, heb ik wel het meest circulaire

metropool regioamsterdam

product). Kies bijvoorbeeld voor participatief contractmanagement, waarbij er mogelijkheden zijn tot tussentijdse aanpassing van het contract. Zorg dat u samen ontwikkelt, en dat die ruimte er ook is gedurende het contractmanagement. Werk samen aan jaarlijkse verbeteringen of innovaties rondom het product of de dienst. Het moet een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid zijn. Bestaande contracten herzien In sommige gevallen kan het zinvol zijn om naar eerder afgesloten contracten te kijken. Elke organisatie heeft langlopende contracten die in het verleden afgesloten zijn zonder circulaire aspecten. De contractmanager kan voor deze contracten in gesprek gaan met de opdrachtnemer en nagaan of een addendum op het contract op dit circulaire aspect mogelijk is. Het kan zo zijn dat een opdracht (onbewust) al circulair van aard is, maar dat dit niet is vastgelegd in het contract. De contractmanager kan voor deze contracten in gesprek gaan met de opdrachtnemer en een addendum op het contract op dit aspect toevoegen.

Besteed tijd aan goed contracten relatiemanagement.

Samenvatting

Vertrouwen in elkaars oprechtheid moet de basis van samenwerking zijn. Samenwerking met ondernemers die een circulair product of dienst leveren, werkt het beste op basis van een partnerschapsgevoel

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag 4. Circulaire uitvraag Gunning, contract en 5.contractmanagement 6. Evaluatie, meten en rapportage

›› Op het niveau van een aanbesteding ›› Op het niveau van het circulair inkoopproces binnen organisatie ›› Externe tools ›› Transparantie

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

6. Evaluatie, meten en rapportage In hoofdstuk Meten is besproken hoe we binnen de MRA circulair inkopen en opdrachtgeverschap meten. Daarom benoemen we hier slechts enkele elementen. “

”

Op het niveau van een aanbesteding Elk aanbestedingstraject zou na afloop van het contract geëvalueerd moeten worden. Daardoor kan er geleerd worden. Hierdoor kan er een volgende keer nog beter, slimmer maar vooral circulair worden aanbesteed.

Op het niveau van het circulair inkoopproces binnen organisatie De evaluatie van de organisatiebrede inzet op circulair inkopen en opdrachtgeverschap vindt plaats op basis van de MRA-meetmethodiek. Omdat dit met name een procesevaluatie is, kan dit ook waardevolle informatie geven over hoe de processen rondom het aanbestedingsproces lopen. Het streven is om al in 2019 te starten met een nulmeting. Daarna zal elke organisatie bij voorkeur jaarlijks een meting uitvoeren. De eerste meting zal dan plaatsvinden over het kalenderjaar 2020. De auditer of controler kan de resultaten steekproefsgewijs controleren.

Zorg voor een meet- en evaluatieproces.

metropool regioamsterdam

Externe tools MVI-ZET Wij bevelen aan om de MVI-zelfevaluatietool (MVI-ZET) te gaan gebruiken als overheid. De MVI-ZET biedt aanbestedende diensten inzicht in hun prestaties en vorderingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen. De tool haalt uit TenderNed en databases die eraan gekoppeld worden door de gemeente, alle aanbestedingen met circulaire onderdelen en zet die in de MVI-database en vult vast informatie in. De gemeente geeft vervolgens per aanbesteding aan wat het doel is van die aanbesteding (bijvoorbeeld circulariteit bevorderen, of lokaal MKB bevorderen) en daarop voortbordurend worden een paar vragen gesteld. De tool heeft een rapportagefunctie waarmee gerapporteerd kan worden aan de leidinggevende of bestuurder. Het is mogelijk om eigen goede voorbeelden openbaar te maken, en de voorbeelden van anderen te bekijken. ISO 20400 De webtool ISO 20400 geeft handvatten om succesvol maatschappelijk verantwoord inkopen in te voeren en/of uw MVI-beleid, -strategie en -processen te verbeteren. De webtool bestaat onder andere uit een ISO 20400-scan, een maatwerk actieplan en een zelfverklaring.

Samenvatting

7. Vervolg Transparantie Transparant zijn en data delen zijn belangrijke randvoorwaarden voor het slagen van de circulaire economie, zoals al besproken in §2 van dit hoofdstuk. MRA-overheden kunnen daar op de volgende manier aan bijdragen: • jaarlijks een transparant overzicht publiceren van alle geslaagde en minder geslaagde circulaire aanbestedingen, waarbij gefocust wordt op het leerelement en wordt beschreven hoe hiervan geleerd is (concept van Briljant Failures of geniale mislukkingen); • jaarlijks publiceren van de stand (de categorie brons, zilver, goud of platinum) van circulair inkopen en opdrachtgeverschap; • bijdragen aan de MRA-brede monitoring van de circulaire economie. Verder zouden de uitkomsten van de evaluatie en de metingen in het jaarverslag van de organisatie opgenomen moeten worden.

Publiceer jaarlijks resultaten.

Dit hoofdstuk is een basis. De komende jaren zal dit verder ontwikkeld worden. Er is een aantal elementen die we verder willen uitzoeken, die niet in deze roadmap zijn uitgewerkt. Denk daarbij aan circulariteitseisen op productniveau, organiseren van regionaal inkopen en mededingingsrechtelijke en aanbestedingsrechtelijke aspecten van regionaal inkopen. Die punten worden beschreven in hoofdstuk Vervolgstappen en aanbevelingen . “

”

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Gebruik externe tools voor evaluatie. Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H6 Draagvlak en communicatie In dit hoofdstuk bespreken we hoe we stimuleren dat circulaire inkoop en opdrachtgeverschap door de gehele organisatie gedragen wordt. En hoe we de mensen meekrijgen die hiervoor nodig zijn. In dit hoofdstuk vindt u ook de acties en thema’s op het gebied van draagvlak en communicatie.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

Samenvatting

Ambitieniveau overheid

Tijdpad resultaten Draagvlak en communicatie

2020

Excellent

Minimale resultaten • Collega’s worden ondersteund bij het veranderen. • Cursus circulair inkopen is onderdeel van introductie & opleidingsmogelijkheden. • Successen worden regelmatig gedeeld.

2022 10% Verplicht categorie Brons

• Circulair inkopen is een vast onderdeel op intra- en internet, nieuwsbrief en social media. • De organisatie draagt actief bij aan het creëren van open data en communiceert daarover.

2025 50% Verplicht categorie Zilver

• Draagvlakindicatoren zijn opgenomen als onderdeel van het monitoren van circulair inkopen. • Prestatie-indicatoren op circulair inkopen zijn opgenomen in beoordeling van alle relevante medewerkers.

Checklist Draagvlak en communicatie Bepaal doel en doelgroep. Wees helder over wat u wilt bereiken en waarom. Maak een communicatie-actieplan. Deel successen. Beloon goed gedrag. Organiseer competitie. Betrek medewerkers bij het proces.

Basis

Gevorderd

Benoem ambassadeurs.

metropool regioamsterdam

• Er wordt onderlinge vergelijking georganiseerd op het gebied van circulair aanbesteden. • Er is een communicatiekalender waarin de acties uit Organisatie op orde en Meten zijn verwerkt. • Er is een communicatie-actieplan opgesteld. • Ambassadeurs zijn benoemd.

• Collega’s worden ondersteund bij het veranderen. • Cursus circulair inkopen is onderdeel van introductie & opleidingsmogelijkheden. • Successen worden regelmatig gedeeld.

• Circulair inkopen is een vast onderdeel op intra- en internet, nieuwsbrief en social media. • De organisatie draagt actief bij aan het creëren van open data en communiceert daarover.

Bepaal kritische prestatie-indicatoren op afdelingsniveau. Neem doelstellingen op voor individuele medewerkers. Werk op MRA-niveau samen. Participeer in gremia rondom circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Ga het gesprek aan. Zorg voor een aansprekende slogan.

• Er is benoemd waar de winst van circulair inkopen ligt. • Er is contact met de afdeling Communicatie/Woordvoering over samenwerking. • Er is gecommuniceerd binnen de organisatie wat u wilt bereiken met circulair inkopen en waarom.

• Collega’s worden ondersteund bij het veranderen. • Cursus circulair inkopen is onderdeel van introductie & opleidingsmogelijkheden. • Successen worden regelmatig gedeeld.

Sluit aan bij de bestaande activiteiten en communicatieinstrumenten. Zorg voor een helpfunctie. Maak een aparte internetpagina of nieuwsbrief. Communiceer over de behaalde mijlpalen.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Waarom is draagvlak creëren belangrijk?

›› Draagvlak of interne organisatie?

3. Wat is draagvlak? 4. Aanpak 5. Algemene Communicatietips 6. Mijlpalen en iconen Wat doet u bij obstakels 7.in het proces? 8. Meten 9. Vervolg

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

1. Inleiding

2. Waarom is draagvlak creëren belangrijk?

Om circulair inkopen en opdrachtgeverschap echt in te bedden in de gehele organisatie is het van belang om alle collega’s daarin mee te nemen. Zij moeten erin gaan geloven en het als hun verantwoordelijkheid zien. Als aan deze randvoorwaarden wordt voldaan, zullen medewerkers hun gedrag aanpassen en tot beslissingen komen die passen binnen de kaders van circulair denken.

De doelstelling van circulair opdrachtgeverschap en inkopen grijpt in op het proces van gemeentelijke of provinciale inkopen en aanbestedingen. Belangrijk is dat overheden beseffen dat de inkoopopdracht een resultante van een proces daarvoor is, namelijk de bestuurlijke opgaven en opgaven in het primaire bedrijfsproces binnen de diverse overheden. Denk aan het besluit om een nieuwe buurt aan te leggen, het groot onderhoud van een plein of weg, het in stand houden van het gemeentelijke of provinciale vastgoed, het verbeteren van de ICT-processen, het aanleggen van scholen en dergelijke.

In de uitwerking daarvan zullen we uitgebreid ingaan op diverse communicatie-instrumenten. In dit hoofdstuk vindt u de acties en thema’s op het gebied van draagvlak en communicatie. U vindt er voorstellen voor het te behalen resultaat in een bepaald jaar, afhankelijk van het gekozen ambitieniveau. Om dat resultaat te bereiken, maakt u dus keuzes voor acties uit dit hoofdstuk.

Deze opgaven zullen in de toekomst op een circulaire wijze opgepakt moeten worden om de 100% doelstelling te halen. Veel betrokkenen in dit proces weten nog nauwelijks dat zij aan zet zijn om deze circulaire opgave uit te gaan voeren. Dat geldt niet alleen voor de bestuurders zelf, maar ook voor sturende actoren zoals de top van de ambtelijke organisatie, de directeuren, afdelingshoofden, ambtelijk opdrachtgevers, de budgethouders, controllers en toetsende juristen. Soms is een deel van verschillende van deze functies in één persoon verenigd. Elk van deze mensen moet meegenomen worden in het proces van circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Draagvlak of interne organisatie? In de praktijk wordt circulair inkopen en opdrachtgeverschap vaak bemoeilijkt

metropool regioamsterdam

doordat de inrichting van organisaties nog te veel gericht is op specifieke afdelingen met eigen taken, verantwoordelijkheden en doelstellingen terwijl circulair opdrachtgeverschap een integrale opgave is. Het helpt om een heldere circulaire inkoopstrategie te hebben met concrete doelstellingen, formele autoriteit van de beleidsuitvoerder en een duurzame bedrijfscultuur. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, is het doorvoeren van circulair beleid minder vrijblijvend. Het hoofdstuk 10 Stappenplan en het hoofdstuk Organisatie op orde bieden hiervoor houvast. “

“

Maar het is wel zo, dat elk van de hiervoor genoemde elementen vaak pas goed geregeld kan worden, als er een zekere mate van draagvlak is voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Zelfs als het mooi op papier staat, kan het zijn dat mensen zich niet aan de richtlijnen houden. Draagvlak is dus een randvoorwaarde voor nieuw beleid.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

”

Meten

”

Andere zaken die meer met interne organisatie, dan met draagvlak te maken hebben zijn: • Er is vaak wisseling van de wacht, waardoor kennis verloren gaat en een vast aanspreekpunt ontbreekt. • Een duidelijke visie van het bestuur of beleid ontbreekt, er is geen duidelijk commitment van bestuur of de directie voor circulair opdrachtgeverschap. • De betrokken medewerkers krijgen geen uren om aan de slag te gaan met circulariteit. • De organisatie wordt gerund door inhuurkrachten, er wordt te veel door externen uitgevoerd. • De verantwoordelijkheid wordt niet op de juiste plek belegd. • Budgetkwesties: de financiering van circulaire inkopen ziet er anders uit dan het ‘klassieke begroten en budgetteren’.

Samenvatting

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

1. Inleiding Waarom is draagvlak creëren 2.belangrijk? 3. Wat is draagvlak? ›› Samenhang draagvlak en gedragsverandering ›› Doel en doelgroep

4. Aanpak ›› a. Vertel waarom we het doen

3. Wat is draagvlak? Draagvlak creëren betekent dat u ervoor zorgt dat u (van tevoren) ondersteuning en goedkeuring verwerft voor plannen die u gaat uitvoeren of beslissingen die u gaat nemen. Hierdoor vergroot u uw invloed en zorgt u voor meer daadkracht. Om te voorkomen dat er binnen de organisatie veel weerstand ontstaat, is het belangrijk om hiervoor een goede strategie te kiezen.

›› b. Communiceer gestructureerd ›› c. Motiveer uw collega’s ›› Motivatietechnieken ›› d. Deel eigenaarschap ›› e. Zoek bondgenoten buiten de organisatie

6. Mijlpalen en iconen Wat doet u bij obstakels 7.in het proces?

5. Algemene Communicatietips

8. Meten 9. Vervolg

metropool regioamsterdam

Samenhang draagvlak en gedragsverandering Draagvlak maakt de gewenste gedragsverandering mogelijk. De manier waarop u beide wilt bereiken, hangt vaak samen. Daarom maken we in dit hoofdstuk geen expliciet onderscheid in de methoden en instrumenten voor het creëren van draagvlak en het stimuleren van gedragsverandering.

Samenvatting

4. Aanpak Doel en doelgroep De eerste stap bij het creëren van draagvlak is het bepalen van uw doel en het bepalen van de te beïnvloeden partij (doelgroep). Het belangrijkste doel zal meestal zijn het meenemen van de interne belanghebbenden (budgethouders, contractmanagers, beleidsmedewerkers) in de overstap naar circulair inkopen. Het beïnvloeden van deze doelgroep heeft te maken met de manier waarop u denkt over de te beïnvloeden persoon of groep. De helft van het gewenste resultaat is al behaald als we de andere persoon kunnen zien als een potentiële partner.

Bepaal doel en doelgroep.

Gedragsverandering

Benoem waar de winst zit, want met circulair inkopen zit de winst niet altijd bij inkoop. Dus: maak de maatschappelijke baten inzichtelijk

U kunt een aantal stappen zetten om draagvlak te creëren voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap, en daadwerkelijk gedragsverandering bewerkstelligen. De keuze van de precieze instrumenten kunt u laten afhangen van wat past bij uw organisatie. In de volgende paragrafen beschrijven we een aantal praktische elementen: a) Vertel waarom we het doen. b) Communiceer gestructureerd. c) Motiveer uw collega’s. d) Deel eigenaarschap binnen de organisatie. e) Zoek bondgenoten buiten de organisatie.

ervoor dat de rationele gedachte van de gedragsverandering gekoppeld wordt aan (persoonlijke) emotionele aspecten. Grote valkuil voor het krijgen van draagvlak en gedragsverandering is het scheiden van het ‘Wat?’ en het ‘Hoe’. Presentatie Haarlem

Benoem waar de winst zit, want met circulair inkopen zit de winst niet altijd bij inkoop. Dus: maak de maatschappelijke baten inzichtelijk. Dit kan zowel een kwalitatieve als een kwantitatieve meerwaarde zijn. Benoem tevens de nadelen van niet-veranderen. Bij de afweging om gedrag wel of niet uit te voeren wegen nadelen altijd zwaarder dan voordelen.

a. Vertel waarom we het doen De doelstellingen van circulair inkopen en opdrachtgeverschap zijn helder. En ook de termijn waarop die behaald moeten worden. Maar is duidelijk waarom de organisatie dat belangrijk vindt? En waarom het thema überhaupt aandacht verdient? Als u collega’s mee wilt nemen, is de samenhang tussen ‘Waarom’, ‘Wat’, ‘Hoe?’ en ‘Ik (als medewerker)’ belangrijk. De gemeente Haarlem noemt dit deel van het proces the Why (afkomstig uit de Golden Circle van Simon Sinek). De collega’s moeten immers ook anders gaan handelen. Waarom zouden ze dat doen? Het verschaffen van een hoger doel, een why (waarom doen we dit), zorgt

Wees helder over wat u wilt bereiken en waarom.

b. Communiceer gestructureerd Als u helder heeft wat u wilt bereiken en wat uw boodschap is, is het belangrijk om dat gestructureerd, met charme en met vasthoudendheid uit te dragen in de organisatie. Dankzij een goede communicatiestrategie maakt u circulair inkopen en opdrachtgeverschap zichtbaar en als het goed is eveneens tastbaar. Communicatie-actieplan De meest concrete actie om met communicatie aan de slag te gaan, is het maken van een communicatie-actieplan.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding Waarom is draagvlak creëren 2.belangrijk? 3. Wat is draagvlak?

4. Aanpak

›› a. Vertel waarom we het doen ›› b. Communiceer gestructureerd ›› c. Motiveer uw collega’s ›› Motivatietechnieken ›› d. Deel eigenaarschap ›› e. Zoek bondgenoten buiten de organisatie

5. Algemene Communicatietips 6. Mijlpalen en iconen Wat doet u bij obstakels 7.in het proces? 8. Meten 9. Vervolg

Leeswijzer

Draagvlak en communicatie

Het communicatie-actieplan beschrijft de hoofdboodschap die u wilt uitdragen, en benoemt de diverse acties en onderdelen die u wilt gaan uitvoeren in een bepaalde periode. Zo’n plan kunt u het best met de afdeling Communicatie/Woordvoering opstellen. Vraag om hun begeleiding en inzet! Bij voorkeur koppelt u dat aan het actieplan circulair inkopen. Template-actieplan Template communicatie-actieplan

Maak een communicatieactieplan.

c. Motiveer uw collega’s Gedragsverandering is geen exacte wetenschap. De uitkomst weten we niet precies van tevoren. U kunt mensen wel helpen om in beweging te komen. Bedenk dat gedragsverandering niet alleen gerealiseerd wordt door kennis. Het vraagt ook om flexibiliteit en een positieve instelling. Goed contact en samenwerking met de collega’s die u wilt overtuigen zijn belangrijk. Er bestaan diverse manieren om de motivatie voor verandering te stimuleren. Wij geven er een paar: • Volg de energie. • Maak de drempel zo laag mogelijk. • Koppel nieuw gedrag aan bestaand gedrag en procedures. • Zet de funfactor in. Volg de energie Bij sommige mensen is er sprake van verandermoeheid. Ze geloven er niet meer

metropool regioamsterdam

in en hebben geen zin in verandering. Richt uw energie op de mensen die er wél zin in hebben en wél geloven dat verandering mogelijk is. Door hen te stimuleren houdt u de energie er in bij de mensen die de kar moeten trekken. Maak de drempel voor het nieuwe gedrag zo laag mogelijk Nieuwe dingen doen is behoorlijk lastig, zeker als u geen overzicht heeft en niet weet waar u moet beginnen. In zo’n geval moet u kleine stapjes nemen om het behapbaar te maken. Help collega’s door zo duidelijk mogelijk te omschrijven wat ze al kunnen doen aan kleine stapjes en haalbare doelen. Als mensen succes ervaren door het nemen van een kleine stap, geeft dat vertrouwen om de volgende stap ook te zetten. Koppel het nieuwe gedrag aan bestaand gedrag en procedures Gewoontes zijn vrijwel automatisch en onbewust. Hiervan kunt u gebruikmaken als u nieuw gedrag wilt versterken; suggereer om het nieuwe gedrag te koppelen aan een bestaande gewoonte. Hierdoor is er meer kans dat iemand het gewenste gedrag blijft vertonen. Gebruik hiervoor een ‘als…, dan…’-formulering. U kunt het nieuwe, gewenste gedrag op de volgende manieren koppelen: • Als u onderwerpen doorgeeft voor het werkoverleg, dan zorgt u ervoor dat er een onderwerp bij is over circulair inkopen en opdrachtgeverschap. • Als u een aanbesteding start, dan onderzoekt u de duurzame mogelijkheden.

Maak verder gebruik van bestaande procedures. Als er bijvoorbeeld al een checklist is, voeg daar dan circulaire elementen aan toe.

opdrachtgeverschap iets is waarvoor een medewerker beloond wordt of waarop waarop hij of zij kan scoren, zullen mensen enthousiaster worden.

Zet de funfactor in Zorg dat het leuk is om het nieuwe gedrag te gaan doen. Overtuig met een twist, houd het luchtig.

Belonen van gedrag kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld met een concrete beloning, een cadeautje. Sommige organisaties werken met een bloemetje of klein cadeautje voor elk mooi duurzaam project, anderen bieden een stempelkaart aan voor gratis thee of koffie.

Motivatietechnieken Hierna werken we een aantal motivatietechnieken praktisch uit: I. Deel successen. II. Beloon goed gedrag. III. Organiseer competitie. I. Deel successen Laat als organisatie of afdeling zien wat u al bereikt heeft op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Vier een geslaagde pilot van een circulaire inkoop zowel extern als intern. Besteed er bijvoorbeeld aandacht aan op de website of intranet, in de nieuwsbrief, met een roadshow of in het jaarverslag. Heeft u een tussentijdse mijlpaal behaald, deel dit dan met collega’s. Bijvoorbeeld door te trakteren op gebak of op een duurzame lekkernij, zoals seizoensfruit(salade) of een snack van ‘gered voedsel’.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15099008/2