Document · PDF

A.3.5 BIJLAGE - MRA roadmap Circulair inkopen (4.3

Gemeenteraad 29 januari 2025, gemeente larenBij agendapunt: Ter kennisname, van college (RIB)39.480 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 5

”

“

metropool regioamsterdam

Aan de hand van het gekozen ambitieniveau en de organisatiedoelstellingen maakt de organisatie keuzes voor relevante acties uit hoofdstuk Start en de drie hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie

Ambitieniveau

2020

Minimale resultaten

2025 50% Verplicht categorie Zilver

Resultaten

Basis Gevorderd Excellent

Wij werken hieraan mee

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie

Resultaten

Doelstelling van onze gemeente/provincie op Circulaire Economie

Maak hier een keuze uit de acties van hoofdstuk Start

2022 10%

Verplicht categorie Brons

Tijdpad en Acties

Tijdpad Resultaten en Acties

Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap Uw weg naar 100%

Start

”

Poster Actieplan

Acties

›› Stap 3. Zorg voor een bestuurlijke opdracht

Kies acties en bijbehorend tijdpad

Acties

›› Stap 2. Maak een inhoudelijke two-pager

Stel het ambitieniveau en de organisatie-strategie vast

Tijdpad en Acties

Resultaten

Aanbevelingen

Acties

›› Stap 1. Stel een ‘kwartiermaker circulair inkopen’ aan

Stap 7.

Meten

2. Toelichting 10 Stappenplan

Samenvatting

Stap 6.

Organisatie op orde

1. 10 Stappenplan

3. Vervolg

Leeswijzer

Stappenplan

Draagvlak en communicatie

Com I.

mun icatie

Aanleid

De bestuurder Roadmap Opdrachtge zal roadmap de Circulair roadmap s als en verschap. uitwerking te onderdeel versnellen. Inkopen is om nu Binnen circulairook Omdat zijn van. van & tijdpad.voor een worden Het de Opdrachtge (stap inkopen gemeente/ werken intentiever communica Ookhet aantal 8 van geïmpleme traject maanden verschap moet aan en het opdrachtgeprovincieklaring circulair draagvlak tieplan.Stappenpla er nteerd binnen is zal X Circulairin In inkopen er mei in de en verschap en ieder binnen intentiever 2019 n die communicagemeente/ opdrachtge van tijd Inkopen geval en Waarom gemeente/ de een opdrachtge geaccordee binnen gekozen moet roadmap). klaringen bijbehoren hiermee provincie tie verschap de duidelijk is de en organisatie provincie De daar organisatie heeft rd Dit d verschap, organisatie communicabereiktwat door X. (en geformulee een Doel onderteken communica document dat ook X onlosmake van moetenambitienive dat met een in wat brede tie te de belangrijk er ambitienive bijpassende is bedden d, rd moet gaan de tieplan niet zijn lijk opdracht uitwerking au uitstralen worden. inhoudt. ontwikkeld vindt, onder wat actiesau gekozen valt).er wordt is.

welk Het dat van En en is welkeambitienive dat zijn een verstaan dus circulair voor organisatie communica inkopen onder iedereen circulariteit au de circulaire en brede organisatie van opdrachtge tie-acties ? doelstelling belang inkoop heeft of en verschap communica iedereen en

ing

-acti

epla

II.

Hoofdb

oodsch

III. Wat duurzaamh zijn

Keuze

al bestaande eid en/of

voor

commu

nicatie

-acties

tieplannen

middel en

rondom het

thema

een eigenaar.

Mijlpaal 1

Mijlpaal 2

Mijlpaal 3

Instrumenten

Voorbeelden

1. 10 Stappenplan

2. Toelichting 10 Stappenplan ›› Stap 1. Stel een ‘kwartiermaker circulair inkopen’ aan ›› Stap 2. Maak een inhoudelijke two-pager ›› Stap 3. Zorg voor een bestuurlijke opdracht ›› Stap 4. Zoek eigenaren op diverse niveaus ›› Stap 5. Zorg voor een ambtelijke opdracht ›› Stap 6.Stel het ambitieniveau en de organisatie-strategie vast ›› Stap 7. Kies acties en bijbehorend tijdpad ›› Stap 8.Richt de meetmethodiek en nulmeting in ›› Stap 9. Werk een communicatieactieplan uit ›› Stap 10. Stel een actieplan op en ga aan de slag!

3. Vervolg

Leeswijzer

Stappenplan

Stap 8.

Stap 10.

Richt de meetmethodiek en nulmeting in

Stel een actieplan op en ga aan de slag!

U bepaalt wat er nodig is om de meetmethodiek te implementeren in de organisatie. In §8 en §9 van het hoofdstuk Meten vindt u hier handreikingen voor. U legt vast wanneer de nulmeting en de jaarlijkse metingen plaatsvinden.

De implementatiemanager vat alle hiervoor beschreven onderdelen samen in een actieplan: • doelen en ambitie: welk ambitieniveau als uitgangspunt wordt genomen; • acties en tijdpad: selectie van handvatten en instrumenten uit de hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie (inclusief eventuele eigen toevoegingen) en keuze voor tijdpad; • communicatiestrategie; • meten: bepalen van nulmeting, meetmomenten, evaluatiemomenten en bijstelmomenten. Zie ook §6 van hoofdstuk Organisatie op orde.

“

”

“

”

Stap 9. Werk een communicatieactieplan uit Het is van belang om vanaf het begin goed te communiceren over het traject. Werk daarom een communicatie-actieplan uit. Beschrijf in dat plan de mijlpalen voor de communicatiemomenten. (Voor een uitwerking hiervan, zie §6 van het hoofdstuk Draagvlak en communicatie.) “

”

Template Communicatie-actieplan

“

”

Daarbij worden ook budget en uren benoemd. Benoem de kosten en uren die gemoeid zijn met het traject van implementatie. Naast de kosten van afdelingen die daadwerkelijk aan de slag gaan met circulaire inkooptrajecten, gaat het om capaciteit en uren van afdelingen als Communicatie, Financiën en Facilitair. Idealiter dragen deze afdelingen als stakeholder ook bij. Er is een template ontwikkeld van een actieplan, dat u hiervoor kunt gebruiken.

Als extra service hebben we een poster ontwikkeld waar de organisatie haar eigen actieplan op kan weergeven. De versie hieronder kunt u digitaal invullen, printen en ophangen. De papieren versie ontvangt de organisatie op een ander moment. Poster Actieplan

Als er een actieplan is ontwikkeld, moet dit geaccordeerd worden. Wij bevelen aan om dit op directieniveau te doen, ook vanwege het commitment door de hele organisatie heen, het verdelen van de financiële lasten en het streven naar een brede verantwoordelijkheid voor het implementatietraject. Het kan zinvol zijn om het actieplan ook aan bestuurders voor te leggen, of in ieder geval ter kennisneming te sturen. Na accordering volgt natuurlijk direct een nieuwsbericht!

3. Vervolg

Samenvatting

In de volgende kernhoofdstukken over Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie vindt u alle acties die u nodig heeft om uw ambitieniveau en doelstellingen te bereiken.

Introductie

Als u meer verdieping zoekt over het proces van circulair inkopen, verwijzen wij graag naar het boek Circulair Inkopen in 8 stappen van Copper8 en de website Wegwijzer circulair inkopen.

Tijdpad en Acties

Bedenk dat het actieplan een ontwikkelplan is. In de loop van de maanden zal – aan de hand van voortschrijdend inzicht – het actieplan wellicht nog een paar keer aangepast moeten worden. Dat is prima en hoort bij een transitietraject als dit.

Start

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Template actieplan

Als extra service hebben we een poster ontwikkeld waar de organisatie haar eigen actieplan op kan weergeven metropool regioamsterdam

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H4 Meten In dit hoofdstuk vindt u de MRA-meetmethodiek. Met deze methodiek kunt u bepalen of een aanbesteding circulair is en kunt u het percentage circulair inkopen en opdrachtgeverschap van uw organisatie berekenen. In dit hoofdstuk vindt u verder de acties die u op basis van het gekozen ambitieniveau kunt nemen om de meetmethodiek te implementeren in de organisatie.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

Samenvatting

Ambitieniveau overheid

Tijdpad resultaten Meten

2020

Basis

Gevorderd

Excellent

Minimale resultaten

metropool regioamsterdam

• Meten van circulair inkopen is standaard onderdeel van jaarlijkse cyclus. • De organisatie maakt gebruik van de spendanalyse als bron voor meetmethodiek. • Er is een jaarlijkse evaluatie van de groei van het niveau van circulair inkopen, en een analyse van welke acties daartoe bijdragen. Acties worden waar nodig aangepast. • Draagvlakcriteria worden opgenomen in de meetmethodiek. • Er vindt periodiek op MRA-niveau een evaluatie van de meetmethodiek plaats, die daarna wordt aangepassen. • De organisatie scoort categorie Zilver. • In de jaarrekening is het niveau van circulair inkopen & opdrachtgeverschap opgenomen. • Een nulmeting is uitgevoerd op basis van MRA- meetmethodiek. • De benodigde administratieve inbedding van meetmethodiek heeft plaatsgevonden. • De organisatie scoort categorie Brons.

• Op basis van de eigen methodiek is een percentage voor circulair inkopen bepaald en gecommuniceerd. • Er wordt gewerkt aan administratieve inbedding van de MRA-meetmethodiek.

2022 10% Verplicht categorie Brons

• Impactcriteria worden onderdeel gemaakt van de meetmethodiek. • Criteria voor Organisatie op orde zijn onderdeel van de meetmethodiek en er wordt op gemeten. • De organisatie streeft naar het behalen van categorie Goud. • Meten van circulair inkopen is standaard onderdeel van jaarlijkse cyclus. • De organisatie maakt gebruik van de spendanalyse als bron voor meetmethodiek. • Er is een jaarlijkse evaluatie van de groei van het niveau van circulair inkopen, en een analyse van welke acties daartoe bijdragen. Acties worden waar nodig aangepast. • Draagvlakcriteria worden opgenomen in de meetmethodiek. • Er vindt periodiek op MRA-niveau een evaluatie van de meetmethodiek plaats, die daarna wordt aangepast. • De organisatie scoort categorie Zilver.

• In de jaarrekening is het niveau van circulair inkopen & opdrachtgeverschap opgenomen. • Een nulmeting is uitgevoerd op basis van MRA- meetmethodiek. • De benodigde administratieve inbedding van meetmethodiek heeft plaatsgevonden. • De organisatie scoort categorie Brons.

2025 50% Verplicht categorie Zilver

• De impact van circulair inkopen wordt genoemd in de jaarrekening. • Impactcriteria worden jaarlijks gemeten. • Draagvlakcriteria worden onderdeel van het percentage van circulair inkopen & opdrachtgeverschap en worden jaarlijks gemeten. • De organisatie doet toezegging over het behalen van 100% circulair inkopen voor 2035.

Checklist acties Meten Integreer indicatoren van de eigen organisatie in MRA-meetmethodiek. Maak een keuze tussen gebruik spendanalyse of afgeronde aanbestedingen. Ga over op spendanalyse als databron. Integreer de MRA-meetmethodiek in uw administratie. Voeg jaarlijks individuele gegevens per inkooppakket/aanbesteding samen tot compleet overzicht. Bereken het percentage circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Zet het percentage ‘inkooppakketten met directe invloed’ om naar een categorie. Start in 2019 met een nulmeting.

Voer jaarlijks een meting uit.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Basiskeuzes ten aanzien van de meetmethodiek

gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten

Leeswijzer

Meten

10. Ontwikkeling meetmethodiek in de toekomst

1. Inleiding

2. Basiskeuzes ten aanzien van de meetmethodiek

MRA-overheden hebben de MRA-Intentieverklaring circulair inkopen en opdrachtgeverschap ondertekend. Daarin staan de te halen percentages voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap genoemd. Maar hoe bepaalt u of u die percentages haalt? In dit hoofdstuk vindt u de MRA-meetmethodiek om dat te bepalen, ontwikkeld in afstemming met lokale en nationale partners. Met deze methodiek kunt u bepalen of een aanbesteding circulair is en kunt u het percentage circulair inkopen en opdrachtgeverschap van een organisatie berekenen. Als elke MRA-overheid deze meetmethodiek implementeert, kunnen we MRA-breed meten hoe we als MRA-overheden scoren op circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Een belangrijke voorwaarde voor de te kiezen meetmethodiek is de praktische toepasbaarheid en de relatieve eenvoud van het systeem voor alle betrokken overheden. De ontwikkelde meetmethodiek helpt inkopers om met relatief geringe inspanning op hoofdlijnen te meten.

We bespreken de meetmethodiek met behulp van een aantal vragen: • Wat telt er mee? • Wat is de bron van analyse? • Wanneer is een opdracht circulair? • Hoe berekent u het percentage circulair inkopen en opdrachtgeverschap van de organisatie? In dit hoofdstuk vindt u de acties die u op basis van het gekozen ambitieniveau kunt uitvoeren om de meetmethodiek te implementeren in de organisatie. Het tijdpad bevat voorstellen voor het te behalen resultaat in een bepaald jaar, afhankelijk van het gekozen ambitieniveau. Om dat resultaat te bereiken, maakt u dus keuzes uit acties van dit hoofdstuk, eventueel gecombineerd met eigen acties.

metropool regioamsterdam

Idealiter zouden we het effect (of impact) van de inspanningen van de organisatie op circulair inkopen en opdrachtgeverschap willen meten. Maar dat is nog lastig, want er bestaan nog geen heldere effect-indicatoren voor circulair inkopen en de circulaire economie. Samen met de gemeente Amsterdam, Metabolic en andere partijen investeert de MRA in de verdere ontwikkeling van effect-indicatoren in een dashboard. Dit traject hangt samen met landelijke ontwikkelingen rondom effect-indicatoren (door Planbureau voor de Leefomgeving). Zodra die effect-indicatoren ontwikkeld zijn, nemen wij die op in de meetmethodiek. Wij zullen de MRA inkoopmethodiek van de roadmap ook proberen te harmoniseren met het hiervoor genoemde dashboard voor het meten van circulariteit. Totdat effectmonitoring geïmplementeerd is, wordt een proces-meetmethode gebruikt met als voornaamste doel om beweging op het gebied van de circulaire economie te realiseren. Overigens is de RIVM-vertaaltabel een interessante tussenstap om het effect van uw inkoopstrategie te bekijken. Dat is een rekenmodel voor een aantal product-

groepen, waarbij u op basis van het door u ingevoerde aantal producten plus de eisen die u heeft gesteld, vooraf kunt inschatten wat voor effect u gaat bereiken. Initieel focust de MRA-meetmethodiek dus op procesindicatoren. De huidige meetmethodiek stelt vast of u het circulair inkoopproces op orde heeft, per aanbesteding en binnen de organisatie. Dat percentage kunnen we met elkaar vaststellen. De procesinsteek heeft een beperking omdat het netjes volgen van het proces in theorie volgens de voorgestelde meetmethodiek tot 100% circulair inkopen kan leiden. Dat zou kunnen betekenen, dat er weinig verbeterpotentieel overblijft. Maar zo zien wij dat niet. Wij geloven dat de focus op het proces in deze fase van circulair inkopen en opdrachtgeverschap een grote stimulans voor de circulaire economie betekent door elke keer verder te bouwen op vorige ervaringen. Bij een aantal MRA-overheden zijn al indicatoren voor circulair inkopen in gebruik genomen. Bij voorkeur worden deze naast of met de MRA-methodiek meegenomen, zodat er in een keer data opgeleverd kunnen worden.

Integreer indicatoren van de eigen organisatie in MRA-meetmethodiek.

Samenvatting

Introductie

De ontwikkelde meetmethodiek helpt inkopers om met relatief geringe inspanning op hoofdlijnen te meten

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek 3. Welke gegevens gebruiken we als databron?

›› Indirecte en directe invloed ›› Bron van meting ›› Verschil tussen methode A/B en C

van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten

7. Link met intentieverklaring

Ontwikkeling 10. meetmethodiek in de toekomst

3. Welke gegevens gebruiken we als databron? Als we gaan meten in hoeverre we bezig zijn met circulair inkopen, moeten we eerst bepalen wat we meetellen in onze meting. Nemen we alle inkopen van de organisatie mee? Of gebruiken we alleen die met een duidelijk circulaire component? En rekenen we met een percentage van het totaal aantal aanbestedingen, of met een percentage van het volume (wat kost het) van de aanbestedingen?

Indirecte en directe invloed In onze methodiek telt elke aanbesteding en elk inkooppakket mee. Wel maken we onderscheid tussen inkooppakketten met directe invloed op circulariteit en inkooppakketten met een indirecte invloed. Directe invloed wil zeggen: u heeft als opdrachtgever directe invloed op circulariteit van het hoofdbestanddeel van de opdracht, vaak een fysieke component. Bijvoorbeeld bij de aanbesteding van een brug. Indirecte invloed wil zeggen: u heeft als opdrachtgever indirecte invloed op circulariteit verderop in de keten bij de leverancier, bijvoorbeeld door eisen te stellen aan de interne duurzaamheid van het in te huren ingenieursbureau. In het kader van de roadmap is een gevalideerde lijst opgeleverd waarin per inkooppakket wordt aangegeven of deze in de groep directe invloed of indirecte invloed valt. Hiervoor zijn de 212 inkooppakketten van PianOo als basis gebruikt. Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Zo heeft de gemeente Zaanstad in een uitvraag voor de opvang van probleemgezinnen een open vraag gesteld: kom met oplossingen rondom duurzaamheid en circulariteit in je offerte. In de offertes werden hele verrassende oplossingen voorgesteld. Uiteindelijk is gekozen voor een bureau dat aanbood in de begeleiding van de gezinnen ook duurzaamheidsadviezen mee te nemen, zoals korter douchen en afval scheiden. Dit is een voorbeeld van een aanbesteding met indirecte invloed. Maar ook hiermee kunnen mooie resultaten bereikt worden.

Onder een inkooppakket kunnen meerdere opdrachten vallen (of een of meerdere raamovereenkomsten). Er wordt gemeten of een inkooppakket circulair is ingekocht dat jaar (of eerder bij meerjarige overeenkomsten). Een inkooppakket is circulair ingekocht als de grootste opdracht daarbinnen een circulaire opdracht is.

Als we het totale percentage van circulair inkopen willen meten, kan dat een percentage zijn van: A. het inkoopvolume (de inkoopuitgaven), de spend; B. een percentage van het aantal inkooppakketten (waar uitgaven zijn geweest); of C. een percentage van het totale aantal aanbestedingen.

Verschil tussen methode A/B en C De voorkeur bij deze meetmethodiek gaat uit naar de spendanalyse omdat: • deze naast aantal ook zicht geeft op de omvang in euro’s; • hiermee ook inkooppakketten die circulair zijn gecontracteerd meetellen; • de borging van circulaire inkoopcontracten pas na aanbesteding gemonitord kan worden; • dit eveneens een bijdrage levert aan het in kaart brengen van potentieel voor circulair inkopen. Omdat nog niet elke inkooporganisatie jaarlijks of tweejaarlijks een spendanalyse uitvoert of nog onvoldoende capaciteit heeft om na te gaan op welke wijze de

Tabel Verschil tussen methode A/B en C Spendanalyse (A/B) zicht op aantal en euro’s

Afgeronde aanbestedingen (C) zicht op aantal

alle meerjarige overeenkomsten tellen mee

meerjarige overeenkomsten tellen alleen mee in het jaar dat ze zijn aanbesteed

Bron van meting

borging kan meegeteld worden in % van circulair inkopen

Als bron van meting kan gekozen worden tussen de spendanalyse van de organisatie of het aantal afgeronde aanbestedingen. Het instrument Spendanalyse of aanbestedingsanalyse beschrijft beide methodes in meer detail. De spendanalyse meet op het niveau van inkooppakketten.

borging kan niet meegeteld worden omdat dat vaak over een langere periode gaat

geeft zicht op potentieel voor circulair inkopen en dus input voor een circulaire inkoopkalender

geeft geen zicht op potentieel circulair inkopen voor de inkoopkalender

gaat over alle uitgaven in dat jaar

gaat vaak over een klein deel van de uitgaven in dat jaar, het zegt meer over mogelijke uitgaven in de toekomst

Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron?

4. Mate van circulariteit van

een individuele aanbesteding berekenen

›› Aspecten van het beoordelen van inkoop op circulariteit

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten Ontwikkeling 10. meetmethodiek in de toekomst

inkooppakketten gecontracteerd zijn, is gekozen om ook een eenvoudigere manier van meten aan te bieden, namelijk via het aantal aanbestedingen. In beide gevallen is er tijd en welwillendheid nodig van de organisatie om de data te verzamelen en te analyseren.

Maak een keuze tussen gebruik spendanalyse of afgeronde aanbestedingen. Binnen de MRA streven we ernaar dat alle overheden in 2022 zijn overgegaan op spendanalyse als bron. Dat betekent dat als uw organisatie als bron nu nog neemt het aantal aanbestedingen, dat u voor 2022 overgaat op de spendanalyse. In instrument Spendanalyse of aanbestedingsanalyse vindt u een gedetailleerde opsomming van wat er nodig is om tot een spendanalyse te komen. Spendanalyse of aanbestedingsanalyse

Ga over op spendanalyse als databron. Waar haal ik de gegevens vandaan? Voor het maken van een analyse van het aantal of het volume van de aanbestedingen, kunt u gebruikmaken van diverse sites zoals TenderNed, Negometrix, Aanbestedingskalender, dan wel de eigen interne administratie met uitgevoerde aanbestedingen en offerteaanvragen. Voor een spendanalyse gebruikt u een uitdraai van de crediteurenadministratie

metropool regioamsterdam

die verrijkt is met inkooppakketten. Een alternatieve analysebron is de lijst met afgeronde aanbestedingen. Een andere (relatief nieuwe) bron waar een deel van de MRA-deelnemers gebruik van maakt is de MVI-zelfevaluatietool. Idealiter wordt gebruikgemaakt van een administratieve uitdraai van inkooppakketten of uitgevoerde aanbestedingen, gekoppeld aan een document waarin de diverse scores per inkooppakket worden bijgehouden en een document dat de totale berekening kan maken. Dit document geeft liefst ook aan welk inkooppakket in de groep directe invloed valt en welke in de groep indirecte invloed. Ter ondersteuning van dit proces is het aan te bevelen om kenmerken toe te voegen aan de contractenadministratie (het contractbeheerssysteem) of een zaaksysteem in te richten. Het instrument Sjabloon circulaire inkooppercentages (CIO) helpt u om gemakkelijk zelf de percentages te berekenen. Sjabloon circulaire inkooppercentages

4. Mate van circulariteit van een individuele aanbesteding berekenen

Samenvatting

Introductie

Aspecten van het beoordelen van inkoop op circulariteit Een opdracht is volgens onze meetmethodiek circulair ingekocht als op een van onderstaande vragen JA geantwoord kan worden: Marktconsultatie: is onderzocht hoe dit product circulair(der) kan en welke ontwikkelingen er zijn op dit gebied of wat er nu al gebeurt in de markt? Uitvraag: is (via eisen, wensen en/of voorwaarden) ingezet op de transitie naar een circulaire economie? Contract: staat in het contract dat materialen en producten hoogwaardig hergebruikt worden en wat er na eerste gebruik met de materiaalstroom gebeurt? Borging: wordt de naleving van de circulaire afspraken geborgd, zijn er evaluatiegesprekken? Om het percentage van circulariteit van dat inkoopcontract vast te stellen, wordt een wegingstabel gebruikt. Wegingspercentages In tabel Wegingspercentage per onderdeel staan de wegingspercentages per onderdeel van het inkoopcontract, als u ervoor kiest om als bron de spendanalyse te gebruiken. Gekozen is om uitvraag, contract en contractmanagement en borging even zwaar te laten wegen en marktconsultatie als aanjager te beschouwen.

Tabel Wegingspercentage per onderdeel Aspect

Weging

marktconsultatie

10%

uitvraag

30%

contract

30%

borging

30%

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten

Als de bron het aantal aanbestedingen is, dan geldt onderstaande wegingstabel. Vaak wordt gebruikgemaakt van een uitdraai van Tenderned, en is er geen administratie om borging mee te nemen. Dat betekent dat per aanbesteding niet boven de 70% wordt uitgekomen.

Tabel Wegingspercentage per onderdeel Aspect

Weging

marktconsultatie

10%

uitvraag

30%

contract

30%

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

5. Uitwerking van de wegingsonderdelen In deze paragraaf worden de verschillende wegingsonderdelen van de meetmethodiek uitgewerkt. Voor de implementatie van de MRA-meetmethodiek in uw organisatie, is het nodig dat u deze elementen ook in uw interne administratie opneemt.

5. Uitwerking van de

Integreer de MRA-meetmethodiek in uw administratie.

wegingsonderdelen

›› Marktkennis belangrijke randvoorwaarde voor circulair inkopen (10%) ›› Uitvraag: offerte-aanvraag zet in op circulaire economie (30%) ›› Nuance ›› Circulair contract (30%) ›› Borging: waarmaken van beloftes en hierop toezien (30%) ›› Speciale omstandigheid

Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten Ontwikkeling 10. meetmethodiek in de toekomst

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Marktkennis belangrijke randvoorwaarde voor circulair inkopen (10%) Om de innovatiekracht van de markt te benutten, is het gebruik van een marktconsultatie of -oriëntatie van groot belang. Een marktconsultatie met focus op circulariteit draagt bij aan een grotere slagingskans van een circulair inkooptraject en naar verwachting ook aan een groter effect op de hogere doelen. Zie hiervoor §3 van het hoofdstuk Organisatie op orde. “

”

Wijze van meten U kunt meten op basis van: • spendanalyse • aanbestedingen Meten op basis van spendanalyse In de spendanalyse zijn de uitgaven geaggregeerd in inkooppakketten. Bij beoordeling van de mate van marktkennis vergaren, is het nodig om te weten welke opdrachten daar in zitten. De betrokken inkopers kunnen dan een inschatting

maken of voor de opdrachten binnen het inkooppakket marktkennis is opgedaan vóór verstrekking van de opdracht. De vastlegging hiervan kan na afronding van de marktconsultatie in het instrument Sjabloon Circulaire Inkooppercentages, dat nog ontwikkeld wordt.

Casus meubilair In 2018 heeft gemeente M 150.000 euro uitgegeven aan meubilair. In 2017 is hiervoor een circulaire marktconsultatie geweest waardoor in 2018 stoelen zijn aangeschaft naast niet-circulaire bureaus. 10% van het totale volume van dit inkooppakket = 15.000 euro kan dan als circulair ingekocht (CIO) worden beschouwd dankzij deze marktconsultatie.

Meten op basis van aanbestedingen Per aanbesteding wordt er beoordeeld of een marktconsultatie heeft plaatsgevonden of dat er gebruikgemaakt is van een recente (bruikbare) marktconsultatie. Dit doet de verantwoordelijke inkoper.

Uitvraag: offerte-aanvraag zet in op circulaire economie (30%) De offerte-aanvraag (ook wel het aanbestedingsdocument genoemd) bestaat uit eisen en wensen (zogenoemde gunningscriteria). Het is aan de opdrachtgever om te bepalen of er wordt ingezet op eisen

of slechts op wensen. De ondernemer met de meest circulaire aanbieding krijgt ook in het geval van circulaire wensen meer kans op de opdracht, maar geen zekerheid: hij heeft daarmee nog niet de opdracht gewonnen. Het gunningsmodel bepaalt namelijk de kans dat deze partij de opdracht wint. Om de innovatiekracht te stimuleren, is het belangrijk om een deel van het circulaire aspect in de gunningscriteria te verwerken. Idealiter scoort een aanbesteding pas op het onderdeel circulaire uitvraag als er ook circulair aspecten in de gunningscriteria zijn opgenomen.

Wijze van meten Per inkooppakket wordt nagegaan of via eisen, wensen en/of voorwaarden ingezet is op de transitie naar een circulaire economie in de uitvragen (die geleid hebben tot de bestedingen van dat kalenderjaar). Bij inkooppakketten met indirecte invloed, zoals de inhuur van een ingenieursbureau, zal dat dus op een andere manier gaan dan bij inkooppakketten met directe invloed.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten

In de praktijk kan dat betekenen dat een aanbesteding met een eis van 5% recycled content in de uitvraagfase even circulair is als een aanbesteding met een eis van 100% gerecycled content. Zodra effectmeting onderdeel is van de systematiek wordt dit anders. Het voorschrijven van circulariteit als gunningscriterium voor alle inkooppakketten is op dit moment nog niet opportuun. Maar hoe meer circulariteit onderdeel is van de diverse offerte-aanvragen, hoe vaker het ook in het contract terecht zal komen. Het doel is om het aandeel circulariteit in de offerte-aanvraag te versterken, immers hoe groter dit aandeel hoe groter de kans op een circulair contract.

Introductie

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie

Idealiter scoort een aanbesteding pas op het onderdeel circulaire uitvraag als er ook circulair aspecten in de gunningscriteria zijn opgenomen

Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

5. Uitwerking van de wegingsonderdelen

Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

Nuance Casus thuiszorg Gemeente R geeft jaarlijks 1 miljoen euro uit aan thuiszorg. Eis: helpen met afvalscheiding cliënt. Wens: Welke maatregelen kan de thuiszorg aanvullend uitvoeren om bij te dragen aan de doelstellingen bij de cliënt of in zijn bedrijfsvoering? De invulling hiervan weegt voor 15% mee in het gunningsmodel van de aanbesteding. Uitwerking meten thuiszorg Ja, er zijn eisen gesteld die bijdragen aan de transitie. Voor thuiszorg is menskracht de belangrijkste pijler, dit aspect is een fractie van de menskracht. Op het gebied van de circulaire eisen is de opdrachtgever waarschijnlijk in deze tijd best ver. Een ander aspect is de bedrijfsvoering die maakt dat de menskracht effectief kan werken (vervoer, kantoor, digitale hulpmiddelen, medische hulpmiddelen). Op dit aspect zijn geen eisen t.a.v. de transitie gesteld.

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten

Ja, er zijn gunningscriteria gesteld die bijdragen aan de transitie. Weging is 15% (dat staat los van wat het wegingspercentage van het element uitvraag is). Hiermee voldoet de offerte-aanvraag aan het element circulaire uitvraag.

Ontwikkeling 10. meetmethodiek in de toekomst

Totaalscore van de circulaire uitvraag van het inkooppakket Thuiszorg: 30% van 1 miljoen = 300.000 euro mag gerekend worden als CIO.

metropool regioamsterdam

Bij een circulaire uitvraag in het sociale domein moet opgemerkt worden, dat het circulaire percentage een vertekend beeld kan opleveren. Als - zoals in het voorbeeld - in een grote thuiszorg uitvraag ook circulariteit wordt meegenomen, en daarmee volgens de MRA-meetmethodiek het hele bedrag van die aanbesteding als circulair telt, betekent het dat een relatief groot bedrag als ‘circulair ingekocht’ wordt aangemerkt. Feitelijk staat daar een zeer beperkt circulariteitseffect tegenover, immers: deze kosten zijn vooral arbeidskosten van mensen in de thuiszorg.

Circulair contract (30%) Een circulaire uitvraag en aanbieding en zelfs een gunning op die criteria, wil nog niet zeggen dat die aspecten ook daadwerkelijk in het contract komen. De circulaire afspraken in het contract bepalen in grote mate de mogelijkheden om effect te behalen en te monitoren. Daarom is het van belang er goed voor te zorgen dat de circulaire aspecten daadwerkelijk in het contract terecht komen. Voor contracten die al eerder afgesloten zijn zonder dat circulariteit er expliciet in opgenomen is, kan alsnog op het onderdeel circulair contract gescoord worden. Dit kan als de contractmanager in gesprek is gegaan met de opdrachtnemer en bijvoorbeeld een addendum met circulaire aspect aan het contract heeft toegevoegd.

Samenvatting

Wijze van meten Per inkooppakket wordt nagegaan of in het qua omvang grootste contract is ingezet op de transitie naar een circulaire economie en of dit zoals hiervoor beschreven vastgelegd is.

Introductie

Start

Casus bedrijfskleding

Tijdpad en Acties

Gemeente A geeft in 2018 30.000 euro uit aan bedrijfskleding.

10 Stappenplan

Eis in de uitvraag: garens moeten goed recyclebaar zijn.

In de offerte doet de aanbieder meerdere circulaire aanbiedingen. In het contract komt te staan dat de opdrachtnemer de retourstroom dusdanig efficiënt organiseert dat de meeste grondstoffen, waaronder garens, hoogwaardig hergebruikt kunnen worden.

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Het hele contract telt als circulair contract, 30% van 30.000 euro = 9.000 wordt gerekend als CIO.

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

De circulaire afspraken in het contract bepalen in grote mate de mogelijkheden om effect te behalen en te monitoren

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen ›› Marktkennis belangrijke randvoorwaarde voor circulair inkopen (10%) ›› Uitvraag: offerte-aanvraag zet in op circulaire economie (30%) ›› Nuance ›› Circulair contract (30%) ›› Borging: waarmaken van beloftes en hierop toezien (30%) ›› Speciale omstandigheid

Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten Ontwikkeling 10. meetmethodiek in de toekomst

metropool regioamsterdam

Leeswijzer

Meten

Borging: waarmaken van beloftes en hierop toezien (30%) Besloten is om borging of contractmanagement volledig mee te nemen in de weging omdat in die fase van het inkoopproces (na aanbesteding en contractering) de tot dan toe papieren waarheid of resultaten pas gerealiseerd worden. Zorgen dat de gemaakte afspraken en ambities worden nageleefd, is mogelijk zelfs de sleutel tot succes. Het kan er mooi uitzien op papier (in het contract), maar als er vervolgens niets mee gedaan wordt, heeft de organisatie per saldo nul resultaat. Om te voldoen aan dit criterium moet de organisatie in gesprek blijven met de opdrachtnemer op het onderwerp circulariteit gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. De opdrachtgever stimuleert de opdrachtnemer om de aandacht op dit aspect te behouden of te versterken, ook nadat de opdracht binnen is. De opdrachtgever blijft zo eveneens goed op de hoogte van de hobbels die de opdrachtnemer tegenkomt bij de realisatie van de circulaire ambities en kan zo mogelijk bijdragen aan het wegnemen en verminderen van deze hobbels. De kennis over de discrepantie tussen beloftes en realiteit is weer input voor een nieuw inkooptraject. Door evaluatie-afspraken te maken, kunt u circulariteit monitoren en borgen. Zie ook §5 van hoofdstuk Organisatie op orde. “

”

Wijze van meten Uit de spendanalyse blijkt dat er over het te onderzoeken jaar uitgaven in een inkooppakket zijn geweest. Op basis van de vorige stap (het checken of in de uitvraag circulaire elementen zijn opgenomen) weet de onderzoeker al of er sprake is van circulaire contracten binnen een inkooppakket en of in dit contract afspraken zijn gemaakt om de circulaire aspecten te toetsen en te evalueren. Als dit het geval is, moet voor dat jaar de contractmanager of leveranciersbewaker bevraagd worden of deze in een evaluatiegesprek met opdrachtnemer het circulaire aspect van de opdracht besproken heeft, dan wel bij een levering dat opdrachtgever aangetoond heeft dat de levering (deels) circulair is.

Casus meubilair Gemeente O heeft 10.000 euro uitgegeven aan meubilair in 2018 door gebruik te maken van een raamcontract dat als circulair aangemerkt wordt in de vorige stap. In de eisen staat vermeld dat leverancier voor elke levering een C2C-certificaat overlegt. De opdrachtgever geeft bij navraag door de onderzoeker aan dat hij deze certificaten niet ontvangen heeft. Bij navraag van de opdrachtgever bij de leverancier blijkt de leverancier deze niet te hebben afgegeven. Dit wordt alsnog gecorrigeerd, de leveranties waren namelijk wel C2C-gecertificeerd. Alle uitgaven aan meubilair waren daadwerkelijk circulair, 30% van 10.000 euro = 3.000 euro CIO.

Samenvatting

Speciale omstandigheid Voor inkooppakketten waar sprake is van quasi-inbesteden (bijvoorbeeld bij een Regionale Afvaldienst of een SW-bedrijf), wordt in principe geen marktconsultatie of offerteprocedure doorlopen. Hierdoor zijn zij moeilijk te scoren aan de hand van de door ons voorgestelde wegingstabel. Wij bevelen aan om bij deze contracten het circulaire aspect te bespreken. Indien dit slaagt, kan dit totale contract als 100% circulair meetellen.

Zorgen dat de gemaakte afspraken en ambities worden nageleefd, is mogelijk zelfs de sleutel tot succes

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen

6. Berekenen percentage circulair inkopen en opdrachtgeverschap Figuren Berekening percentage directe invloed (uit Instrument Sjabloon circulaire inkooppercentages) Spendanalyse

Figuur A

Kies direct of indirect: Spend volume 2018 Spend Direct circulaire inkooppakketten

Onderdeel Marktconsultatie Circulaire uitvraag Circulair Contract Borgen circulaire afspraken Totaal

circulair inkopen en opdrachtgeverschap

8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten

Direct 20.000.000,00 10.000.000,00 Spend Analyse

6. Berekenen percentage 7. Link met intentieverklaring

Als alle percentages voor de verschillende inkooppakketten (bij spendanalyse) of voor alle aanbestedingen zijn verzameld, worden deze opgeteld en gemiddeld tot het totaalpercentage circulair inkopen van de organisatie. Dat levert het totaalpercentage circulair inkopen op.

Voldaan in 3.000.000,00 6.000.000,00 2.000.000,00 1.500.000,00

Voldaan in % 30% 60% 20% 15%

Score categorie

Zilver

= in te vullen

Aantal inkooppakketten Spendanalyse Figuur B Kies direct of indirect Aantal inkooppakketten met uitgaven 2018 Aantal Direct circulaire inkooppakketten

Direct

212 103 Aantal inkooppakketten Spend Analyse

Onderdeel Marktconsultatie Circulaire uitvraag Circulair Contract Borgen circulaire afspraken Totaal

10. Ontwikkeling meetmethodiek in de toekomst

Voldaan in aantal Voldaan in % 35 34% 40 39% 18 17% 13 13% = in te vullen

Score categorie

Daarnaast worden de percentages van de groep inkooppakketten of aanbestedingen met directe invloed opgeteld en gemiddeld. Dit is het tweede percentage, namelijk het percentage circulair inkopen met directe invloed. Dit tweede percentage zal naar verwachting hoger uitvallen. Tot slot worden de percentages van de groep inkooppakketten of aanbestedingen met indirecte invloed opgeteld en gemiddeld. Dat is het derde percentage, namelijk het percentage circulair inkopen met indirecte invloed.

De roadmap bevat een gevalideerde lijst waarop de inkooppakketten met directe en indirecte invloed worden benoemd. Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed

Voeg jaarlijks individuele gegevens per inkooppakket/ aanbesteding samen tot compleet overzicht. Het instrument Sjabloon circulaire inkooppercentages biedt de tool, waarmee het mogelijk is om de waardes van uw organisatie in te voeren en zo zelf de drie percentages van circulair inkopen te berekenen. Sjabloon circulaire inkooppercentages

Bereken het percentage circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Aantal aanbestedingen

metropool regioamsterdam

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Tijdpad en Acties Direct

50 25 Aantal aanbestedingen

Onderdeel Marktconsultatie Circulaire uitvraag Circulair Contract Borgen circulaire afspraken Totaal

Introductie

Draagvlak en communicatie

Zilver

Figuur A

Kies direct of indirect Aantal aanbestedingen 2018 Aantal Direct circulaire aanbestedingen

Samenvatting

Voldaan in aantal

nvt

8 9 6

Voldaan in % 32% 36% 24% = in te vullen

Score categorie

Zilver

weging 10% 30% 30%

Eindcijfer 3% 11% 7% 21%

Het instrument Sjabloon circulaire inkooppercentages biedt de tool, waarmee het mogelijk is om de waardes van uw organisatie in te voeren en zo zelf de drie percentages van circulair inkopen te berekenen

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie ›› Waarom categorieën? ›› Relatie ambitieniveau en categorie

7. Link met intentieverklaring De intentieverklaring geeft aan dat elke MRA-overheid in 2022 minimaal 10% circulair inkoopt, in 2025 50% circulair inkoopt en daarna zo snel mogelijk door groeit naar 100% circulair inkopen. Hierbij is uitgegaan van de groep inkooppakketten met directe invloed. Om te kijken wat de stand van zaken ten opzichte van de intentieverklaring is, vergelijken we het percentage van circulair inkopen met directe invloed, zoals hiervoor beschreven, met het percentage van de intentieverklaring. Het is van belang om niet alleen uit te gaan van monitoren van inkooppakketten met directe invloed. Voor de transitie naar een circulaire economie, is het van belang om een beweging in gang te zetten in de keten. Daarom willen wij sturen

op aanbestedingen waarbij de overheid ondernemers kan stimuleren tot meer circulariteit in de eigen keten of het eigen bedrijf. Hiermee dragen we als overheid bij aan de brede versnelling naar een circulaire economie. Daarom wordt ook gestuurd op circulariteit van pakketten met indirecte invloed. Deze transitie is van andere orde en verdient andere criteria en een ander tijdpad. De komende maanden wordt voor de categorie inkooppakketten met indirecte invloed gewerkt aan het ontwikkelen van een kader met aparte ambitieafspraken. Het totaalpercentage circulair inkopen vinden wij van belang om ook een beeld te geven van de fase waarin wij ons bevinden op weg naar 100% circulaire economie.

Nulmeting en overige 9.meetmomenten

10. Ontwikkeling meetmethodiek in de toekomst

metropool regioamsterdam

8. Bepaal de categorie Op basis van de beschreven berekeningsmethodiek zijn drie verschillende percentages voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap vastgesteld. Deze percentages gelden voor een kalenderjaar. Voor de groep inkooppakketten met directe invloed raden wij aan om dit percentage om te zetten naar een categorie. We hanteren vier categorieën, namelijk brons, zilver, goud en platinum. Daarnaast is er een categorie ‘in voorbereiding’, voor overheden die tijdelijk de MRA-methodiek nog niet ingevoerd hebben, en dus niet, of op andere wijze hun resultaten meten. In de tabel Categorie op basis van percentage ziet u welke categorie bij welk percentage hoort.

Zet het percentage ‘inkooppakketten met directe invloed’ om naar een categorie.

Waarom categorieën? Een percentage klinkt als een hard gegeven, maar zoals al aangegeven kan het makkelijk per jaar fluctueren en is de ‘hardheid’ relatief. Het kan daarom meer recht doen aan de realiteit om een bandbreedte te benoemen. De hiervoor genoemde categorieën geven die bandbreedte weer. Bovendien is daarmee goed te vergelijken waar de overheden in de MRA staan ten opzichte van de Intentieverklaring circulair inkopen. Zeker in het begin zullen de percentages nog verschillen van jaar tot jaar. Dat kan ertoe leiden dat gemeente A in 2020 brons is, in 2021 zilver en in 2022 weer brons. De verklaring zou kunnen zijn dat de inspanning afneemt, maar een andere verklaring is dat de circulaire inkooppakketten op volume erg verschillend waren in de jaren en daardoor in een andere categorie vallen.

Tabel Categorie op basis van percentage

Voor de transitie naar een circulaire economie, is het van belang om een beweging in gang te zetten in de keten. Daarom willen wij sturen op aanbestedingen waarbij de overheid ondernemers kan stimuleren tot meer circulariteit in de eigen keten of het eigen bedrijf

brons

< 19%

Tussen de 1 en 19% circulair ingekocht

zilver

20-49%

Tussen de 20 en 49% circulair ingekocht.

goud

50-79%

Tussen de 50 en 79% circulair ingekocht

platinum

80-100%

Tussen de 80 en 100% circulair ingekocht

in voorbereiding

Nog niet gestart met de MRA-meetmethodiek.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring

8. Bepaal de categorie ›› Waarom categorieën?

›› Relatie ambitieniveau en categorie

9. Nulmeting en overige meetmomenten

Casus Jaarverslag Gemeente M in 2022 De categorie brons voor circulair inkopen is dit jaar na de inzet van een aantal aanvullende maatregelen veranderd naar zilver. Voor het bepalen van deze categorie zijn alle (30) aanbestedingen van de gemeente geanalyseerd. De gemeente loopt hiermee op koers van haar circulaire inkoopambities.

Voor sommige organisaties is de MRA-meetmethodiek een intensiveringsstap. Om daarvoor ruimte te scheppen, is er in uitzonderingsgevallen een overgangsfase om de meetmethodiek in te bedden. Dat betekent dat de scores van die betreffende organisatie tijdelijk vallen onder de categorie ‘in voorbereiding’. Die categorie wil zeggen dat de organisatie nog niet begonnen is met meten, of dat de organisatie wel meet, maar nog niet met de gestandaardiseerde MRA-meetmethodiek.

›› Meten op niveau organisatie ›› Meten op niveau MRA ›› Administratieve inbedding

10. Ontwikkeling meetmethodiek in de toekomst

metropool regioamsterdam

Relatie ambitieniveau en categorie Voordat u de roadmap implementeert, kiest u het ambitieniveau (basis, gevorderd, excellent) dat bij uw organisatie past. Dat is beschreven in het hoofdstuk Start. Het gekozen ambitieniveau geeft aan hoe ambitieus uw organisatie aan de slag gaat met het thema circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Dit niveau is een keuze. De organisatie kiest zelf een set van passende acties.

De categorie van circulair inkopen is de resultante van een meetproces. Op basis van de meetmethodiek uit deze roadmap komt de organisatie uit op een percentage circulair inkopen met directe invloed. Aan dit percentage is een categorie (brons, zilver, goud, platinum) gekoppeld, zoals in de tabel Categorie op basis van percentage is toegelicht. Het percentage en de categorie zijn dus geen eigen keuzes, maar zijn onderbouwde uitkomsten. Over het algemeen zult u bij een ambitieniveau basis en gevorderd in de eerste jaren uitkomen op de categorie brons. Mogelijk komt u bij het ambitieniveau excellent eerder in de buurt van categorie zilver. Maar er is geen een-op-een relatie tussen ambitieniveau en categorie. In uitzonderingsgevallen zou u met een goed uitgevoerde basisambitie ook uit kunnen komen op categorie zilver of goud. Uit de intentieverklaring volgt dat MRA-overheden ernaar streven om in 2022 minimaal categorie brons te halen voor de groep inkooppakketten of aanbestedingen met directe invloed. In 2015 willen zij categorie goud hebben behaald.

9. Nulmeting en overige meetmomenten

Samenvatting

Introductie

Meten op niveau organisatie Het doel is om al in 2019 te starten met een nulmeting. Dit geeft een eerste inzicht in waar overheden staan in hun proces richting circulair inkopen en aanbesteden. Overheden die dan nog niet kunnen meten, vallen in de categorie ‘in voorbereiding’.

Start in 2019 met een nulmeting. Daarna is het de bedoeling dat elke organisatie jaarlijks een meting uitvoeren. De eerste meting zal dan plaatsvinden over het kalenderjaar 2020. De auditer of controler kan de resultaten steekproefsgewijs controleren.

Voer jaarlijks een meting uit.

Meten op niveau MRA De MRA zal periodiek de resultaten van de metingen van de individuele MRA-overheden publiceren. Voor het percentage circulair inkopen met directe invloed zal gerapporteerd worden op categorieniveau. De MRA-meting zal aangeven hoeveel procent van de overheden in de MRA binnen de categorie brons valt, hoeveel procent binnen de categorie zilver valt, etc. Rondom de belangrijke jaren 2022 (in 2023) en 2025 (in 2026), waarvoor expliciete doelstellingen zijn afgesproken,

kan deze rapportage uitgebreid worden.

Administratieve inbedding Het werken met een meetmethodiek vraagt om inbedding van die methodiek in de organisatie, op verschillende manieren. In §2 van het hoofdstuk Organisatie op orde worden verschillende acties besproken om de meetmethodiek in te bedden in de administratieve processen, zoals: • opnemen in managementsystemen, inkoopsystemen of andere digitale systemen; • opnemen in de administratieve jaarcyclus van de organisatie, zodat er jaarlijks een spendanalyse wordt uitgevoerd, een meting en een evaluatie van het proces; • opnemen in het jaarverslag en in andere communicatie-uitingen. “

”

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Meten

1. Inleiding ten aanzien van 2.deBasiskeuzes meetmethodiek gegevens gebruiken 3.weWelke als databron? van circulariteit van 4.eenMate individuele aanbesteding berekenen

Uitwerking van de 5.wegingsonderdelen Berekenen percentage 6.circulair inkopen en opdrachtgeverschap

7. Link met intentieverklaring 8. Bepaal de categorie Nulmeting en overige 9.meetmomenten

10. Ontwikkeling meetmethodiek in de toekomst De meetmethodiek is een innovatief product. Het zal in een continu proces geëvalueerd en ontwikkeld worden.

Instrumenten voor meetmethodiek Een gevalideerde lijst geeft aan per inkooppakket of deze in de groep directe invloed of indirecte invloed valt. De komende maanden wordt voor de categorie inkooppakketten met indirecte invloed gewerkt aan het ontwikkelen van een kader met aparte ambitieafspraken. Er is een instrument ontwikkeld om gemakkelijk de drie circulaire inkooppercentages te kunnen berekenen. Lijst inkooppakketten directe en indirecte invloed Sjabloon circulaire inkooppercentages

10. Ontwikkeling

meetmethodiek in de toekomst

›› Instrumenten voor meetmethodiek ›› Pilot meten op 10 inkoopgroepen ›› Evaluatie ›› Indicatoren ontwikkelen

metropool regioamsterdam

De meetmethodiek is een innovatief product. Het zal in een continu proces geëvalueerd en ontwikkeld worden

Pilot meten op 10 inkoopgroepen Door een groep geïnteresseerde MRA-overheden zal een pilot worden gedaan met het meten en rapporteren op de tien inkoopgroepen van PianOo. Het experimenteren met verschillende vormen van monitoring, en daarvan leren, draagt bij aan de verdere ontwikkeling van de meetmethodiek van de roadmap.

Evaluatie Na de nulmeting zullen de meetmethodiek en de uitkomsten binnen de MRA worden geëvalueerd en de methodiek eventueel bijgesteld. Daarna zal periodiek evaluatie plaatsvinden.

Indicatoren ontwikkelen Wij proberen de inkoopmethodiek te harmoniseren met het in ontwikkeling zijnde MRA-dashboard voor het meten van het effect van circulariteit. Het streven is daarom om rond 2022 nieuwe effect-indicatoren toe te voegen aan de meetmethodiek. Dat betekent dat de meting over 2022 al gebruik zal maken van een doorontwikkelde meetmethodiek. De huidige meetmethodiek omvat geen indicatoren die ook de onderdelen opdrachtgeverschap en draagvlak en communicatie meten. Er wordt gewerkt aan het ontwikkelen van indicatoren voor draagvlak en wellicht ook voor inbedding in de organisatie. Bij de herziening van de meetmethodiek worden die meegenomen.

Waarschijnlijk zullen in navolging van het initiatief van Circulair Bouwen ’23 voor de bouwsector ook voor andere sectoren indicatoren ontwikkeld worden. Ook dit proces zullen we nauwlettend volgen en meenemen in de volgende herziening.

Samenvatting

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H5 Organisatie op orde Dit hoofdstuk gaat over de inbedding van circulair inkopen en opdrachtgeverschap in de processen van de interne organisatie. We bespreken hoe u dit kunt organiseren en welke acties en instrumenten u daarbij kunt gebruiken. Alleen door een goede inbedding kan een organisatie daadwerkelijk toegroeien naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Organisatie op orde

Samenvatting

2020

2022 10%

Excellent

Tijdpad resultaten Organisatie op orde

• Eerste producten regionaal ingekocht. • Circulariteit is een standaard eis bij uitvragen, tenzij … • Administratieve systemen voor inkoop, contractmanagement en monitoring zijn aan elkaar gelinkt en bevatten circulaire vereisten. • Eerste pilot is gedaan met uitvragen van de CO2-last bij een aanbieding.

• CO2-last is standaard onderdeel van circulaire uitvraag. • De organisatie doet een pilot met een CO2schaduwbegroting c.q. klimaatbegroting. • De organisatie draagt actief bij aan het creëren van open data over circulaire marktgegevens, criteria en onderzoeken. • Harmonisatie van circulaire aanbestedingsvereisten in de MRA is in gang gezet.

• Daar waar schaalgrote van belang is voor een rendabale businesscase en het stimuleren van de circulaire economie, worden aanbestedingen altijd regionaal ingekocht. • De MRA Grondstoffenalliantie wordt opgericht als vehicle voor regionaal inkopen.

Gevorderd

Ambitieniveau overheid

• Helpdesk ingericht en opleiding aangeboden. • Budgetten inkoop en beheer waar mogelijk gekoppeld t.b.v. inkooptrajecten. • Er is een beslissing genomen over externe tools voor circulair inkopen die de organisatie wil gebruiken. • Administratie van inkoop ingericht op circulair inkopen. • Keuze voor circulaire doelstellingen op alle niveaus gemaakt.

• Voorportaal & Klankbordgroep ingericht. • Strategische keuze gemaakt over welke pakketten circulair worden ingekocht. • Capaciteit beschikbaar om kennis in te huren.

Minimale resultaten

Verplicht categorie Brons

2025 50% Verplicht categorie Zilver

Checklist acties Organisatie op orde Richt een voorportaal in. Creëer een klankbordgroep met ambassadeurs.

Basis metropool regioamsterdam

Start Tijdpad en Acties

Ontwikkel en deel kennis. Maak data toegankelijk. Maak circulair inkopen onderdeel van de administratie. Budget: koppel inkoop- en onderhoudsbudgetten aan elkaar. Bepaal per inkooppakket of aanbesteding of deze circulair kan worden uitgevraagd. Kijk of u innovatieve procedures kunt gebruiken. Weeg regionale samenwerking af. Verkrijg marktkennis. Formuleer circulaire criteria voor de uitvraag.

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde

Gebruik methodieken om maatschappelijke lasten aan te tonen.

Tijdpad en Acties

Gun op waarde.

Draagvlak en communicatie

Kies bewust de inhoud en vorm van contracten. • Eerste producten regionaal ingekocht. • Circulariteit is een standaard eis bij uitvragen, tenzij … • Administratieve systemen voor inkoop, contractmanagement en monitoring zijn aan elkaar gelinkt en bevatten circulaire vereisten. • Eerste pilot is gedaan met uitvragen van de CO2-last bij een aanbieding.

Introductie

Besteed tijd aan goed contract- en relatiemanagement. Zorg voor een meet- en evaluatieproces. Gebruik externe tools voor evaluatie.

Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Publiceer jaarlijks resultaten. Instrumenten

Voorbeelden

1. Inleiding 2. Algemene voorbereiding ›› Voorportaal ›› Ambassadeurs ›› Kennisontwikkeling binnen de MRA ›› Gebruik expertise buiten de MRA ›› Open data ›› Administratief systeem ›› Jaarlijkse cyclus ›› Gescheiden budgetten samenvoegen

Voorbereiding op circulaire 3.uitvraag

4. Circulaire uitvraag Gunning, contract en 5.contractmanagement Evaluatie, meten en 6.rapportage

7. Vervolg

Leeswijzer

Organisatie op orde

1. Inleiding We gebruiken in dit hoofdstuk als handvat het proces van het toewerken naar een circulaire uitvraag. Dat is herkenbaar voor de specialisten en zorgt ervoor dat elke fase van het inkoopproces een goede inbedding in de organisatie krijgt. Hiermee kan circulair inkopen een standaardprocedure worden. In dit hoofdstuk wordt de volgende indeling gebruikt: • Algemene voorbereiding; • Voorbereiding circulaire uitvraag; • Circulaire uitvraag; • Gunning, contract en contractmanagement; • Rapportage en meten. Sommige van de acties in dit hoofdstuk zijn meer organisatorisch, andere zijn meer inhoudelijke van aard. Vanwege de leesbaarheid hebben we hierin geen onderscheid gemaakt.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15099008/2