Document · PDF

A.3.5 BIJLAGE - MRA roadmap Circulair inkopen (4.3

Gemeenteraad 29 januari 2025, gemeente larenBij agendapunt: Ter kennisname, van college (RIB)39.480 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 5

metropool regioamsterdam

Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap Op weg naar 100%

juni 2019

Leeswijzer

Samenvatting

Op weg naar 100%

Lees- en schrijfcommissie Matthijs Vos, provincie Noord-Holland Frauke Geenevasen, provincie Flevoland Esther Sluis, gemeente Gooise Meren Jeroen van der Waal & Niek Heering, gemeente Amsterdam Rudie de Vries, gemeente Haarlem Juul Nederhorst, gemeente Zaanstad Thea Smid, gemeente Haarlemmermeer & Stichting Rijk John van Achterberg & Jos Rongen, gemeente Amstelveen Met medewerking, teksten en inspiratie van vele anderen. Redactie Jolein Baidenmann, Grondstoffenregisseur MRA Evelien Adriaan, Communicatieadviseur MRA

Deze roadmap biedt de meetmethodiek om te bepalen wanneer een aanbesteding circulair is en wat het niveau van circulair inkopen van de organisatie is. Verder geeft de roadmap antwoord op de vraag: hoe de organisatie het door haar gewenste niveau van circulair inkopen en opdrachtgeverschap kan bereiken. De roadmap biedt daarvoor een doordachte set aan acties en instrumenten die passen bij het karakter en het ambitieniveau van de organisatie. Deze acties hebben betrekking op organisatorische processen, op communicatie en draagvlak en op het implementeren van de meetmethodiek. Gezamenlijk zorgt dit voor een goede inbedding van circulair inkopen en opdrachtgeverschap binnen de organisatie. Een stappenplan biedt ondersteuning bij het vormgeven van het implementatieproces en het kiezen van acties.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

Leeswijzer & Samenvatting

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Basishoofdstukken

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Kernhoofdstukken

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Aanbevelingen Instrumenten

Bibliotheek metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

Hoe gebruikt u de MRA Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap? De structuur van deze roadmap is als volgt. Aan het begin van de uitgave vindt u deze leeswijzer en een samenvatting. Verder is de roadmap in drie delen onderverdeeld: Deel I Basishoofdstukken, Deel II Kernhoofdstukken, Deel III Aanbevelingen en daarnaast een uitgebreide Bibliotheek.

Basishoofdstukken

Kernhoofdstukken

Het basisgedeelte van de roadmap begint met het hoofdstuk Introductie. Hierin worden de context en het doel van de roadmap toegelicht. Het hoofdstuk Introductie is bijzonder geschikt voor bestuurders.

Na deze basishoofdstukken komt u bij deel II, de kernhoofdstukken. Dit zijn de inhoudelijke hoofdstukken op het gebied van Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie. Deze drie onderdelen (meetmethodiek, proces binnen de organisatie en draagvlak en communicatie) beschouwen wij als noodzakelijk voor het toewerken naar de MRA-doelstellingen voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap uit de MRA-Intentieverklaring circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Daarna leest u het hoofdstuk Start, waarin u de basiskennis voor de inhoud en de systematiek van deze roadmap vindt. Dit hoofdstuk begeleidt bij het kiezen van een ambitieniveau van de organisatie. Dat gekozen ambitieniveau is een essentieel onderdeel van de roadmap.

Het hoofdstuk 10 Stappenplan geeft u een gedetailleerde beschrijving van de tien stappen die uw organisatie kan doorlopen om toe te werken naar een goed implementatieplan voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Dit 10 Stappenplan is de kapstok bij het lezen en implementeren van de roadmap.

Elk van deze hoofdstukken kunt u gebruiken voor inspiratie en kennis. Deze hoofdstukken bevatten een veelheid aan acties, concrete zaken die de organisatie kan oppakken. In de systematiek van de roadmap kiest u acties uit de drie inhoudelijke hoofdstukken, om tot een integraal plan te komen voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

en communicatie een tijdpad. Dit tijdpad doet voorstellen voor de te behalen resultaten in een bepaald jaar, afhankelijk van het gekozen ambitieniveau. Door scherp voor ogen te houden wat u in een bepaald jaar als resultaat wilt bereiken, kunt u de juiste acties kiezen. U herkent acties aan het icoon Ook kunt u per hoofdstuk een checklist openen en dowloaden, waardoor alle acties in een overzicht onder elkaar komen te staan.

Om u bij die keuze te helpen, bevat elk van de hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen metropool regioamsterdam

Het hoofdstuk Aanbevelingen benoemt de elementen die we als MRA willen oppakken, met als doel om alle MRA-overheden te ondersteunen bij hun proces van

circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Daarnaast bevat ieder hoofdstuk aanbevelingen die aangeven welke ontwikkelrichting we met de roadmap voor ogen

hebben. Het hoofdstuk Aanbevelingen is wederom interessant voor bestuurders.

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

Bibliotheek

Navigatie en links

Legenda

We bieden u daarnaast een set aan instrumenten en voorbeelden aan op relevante plekken in de roadmap. De instrumenten zijn bedoeld om u te ontzorgen. Een instrument is bijvoorbeeld een model van een communicatieplan of een rekenmodel voor de meetmethodiek. Ook vindt u onder de instrumenten verdiepingsmateriaal.

De roadmap heeft de vorm van een digitale gids met slimme navigatie. Dat betekent dat deze gids ingericht is om de navigatie tussen verschillende onderdelen voor u zo makkelijk mogelijk te maken. U kunt in het document gemakkelijk heen-en-weer springen via alle links en via de menubuttons. U kiest de onderdelen die voor u interessant zijn om te gebruiken en kunt kriskras door het document heen werken. Maar natuurlijk kunt u de roadmap ook integraal doorlezen, van voren naar achteren.

In de roadmap maken we veel gebruik van visuele iconen om het begrip en de navigatie te vergemakkelijken. Hieronder vindt u de legenda.

De voorbeelden zijn bedoeld om u te inspireren vanuit de praktijk: hoe hebben collega overheden dit onderdeel aangepakt? Deze instrumenten en voorbeelden vindt u in het onderdeel Bibliotheek.

De roadmap bevat verder links naar externe bronnen met interessante informatie. Alle verwijzingen in de tekst, zowel verwijzingen naar interne passages in de roadmap als verwijzingen naar externe links, zijn paars gekleurd en onderstreept.

actie voorbeeld instrument capaciteit toevoegen volgt uit download

0 1

% 0

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

Op weg naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap Binnen de MRA hebben 32 gemeenten en 2 provincies in juni 2018 de Intentieverklaring circulair inkopen en opdrachtgeverschap getekend. Daarmee is afgesproken om in 2022 minimaal 10% en in 2025 al 50% circulair in te kopen. Daarna willen de overheden van de MRA zo snel mogelijk doorgroeien naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap, bij voorkeur in 2030.

De Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap is bedoeld als uitwerking van die intentieverklaring. De roadmap is een digitale gids met slimme navigatie die een praktische methodiek op maat biedt voor MRA-overheden bij de invoering en opschaling van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Deze gids is vooral praktisch, met een navolgbaar stappenplan, templates om in te vullen, instrumenten om te gebruiken en voorbeelden om na te leven. De roadmap hanteert de volgende definitie van circulair:

‘Een product of dienst is circulair, als het leidt tot minimale toepassing van nieuwe materialen (en fossiele energie), zowel in het productieproces als bij het gebruik van de producten en diensten, en/of maximaal inzet op lange levensduur en daarna hoogwaardige herbruikbaarheid van het product of de materialen daarin.’ Circulair inkopen is geen inkoopbeleid maar organisatiebeleid. Het gaat om het hele proces van opdrachtgeverschap. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de missie en visie van een organisatie. Het circulaire gedachtegoed moet daarom goed ingebed worden in de processen van de interne organisatie. En het staat of valt

metropool regioamsterdam

bij het draagvlak binnen de organisatie om met circulariteit aan de slag te gaan. Deze roadmap biedt een systematiek om elk van deze onderdelen op te pakken. De Circulaire Zeppelin vat dit visueel samen. Acties organisatie op orde

en & opdrachtgev lair inkop ersch Circu ap Doelen

2022 10%

Ambiti en

iveau

2025 50%

llent f exce rderd o keuze basis, gevo

Acties meetmethodiek Marktconsultatie

Uitvraag

2030? 100%

Contract

Acties draagvlak en communicatie

Borging

Systematiek roadmap De roadmap biedt een concreet stappenplan, dat overheden uitnodigt om tot een implementatieplan rondom circulair inkopen en opdrachtgeverschap te komen. In dat plan dienen de diverse elementen van de roadmap meegenomen te worden. De roadmap is geen blauwdruk, maar biedt keuzes voor elke context, elke dynamiek en uitdaging. Er wordt daarom rekening gehouden met verschillende uitgangspunten en snelheden zodat deze uitgave te gebruiken is door zowel koplopers als starters op het gebied van circulair inkopen.

De roadmap is de uitwerking van de Intentieverklaring circulair inkopen & opdrachtgeverschap, ook op het onderdeel monitoring. Daaruit volgt dat alle MRA-overheden de voorgestelde meet methodiek gaan gebruiken en meedoen met de periodieke publicatie van monitoringsresultaten op MRA-niveau op geaggregeerd niveau. Als overheden met de MRA-roadmap aan de slag gaan, wil dat ook zeggen dat de bijbehorende mensuren, middelen en competenties worden vrijgemaakt. Met de roadmap aan de slag gaan, betekent werken met de systematiek van de roadmap. Als eerste kiest een overheid een ambitieniveau. Dit kan zijn: basis, gevorderd of excellent. Dit te kiezen ambitieniveau gaat over de snelheid en intensiteit waarmee de betreffende overheid verwacht te gaan werken aan organisatieverandering, aan het proces. Het gaat om een wens, een ambitie. Op basis van dat gekozen ambitieniveau kiest de organisatie bijbehorende acties uit de drie inhoudelijke hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie. Om bij die keuze te helpen, bevat elk van die drie hoofdstukken een tijdpad. Dit tijdpad doet voorstellen voor de te behalen resultaten in een bepaald jaar, afhankelijk van het gekozen ambitieniveau.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

In 2022 minimaal 10%...

...en in 2025 al 50%...

Introductie

...daarna zo snel mogelijk doorgroeien naar 100%

Door scherp voor ogen te houden wat de organisatie in een bepaald jaar als resultaat wil bereiken, kunnen de juiste acties worden gekozen. Daarnaast is het goed om mijlpalen en bijbehorende iconen te kiezen. Als bestuurders zich committeren aan deze roadmap, kunnen zij daarmee resultaten laten zien.

Meetmethodiek Verder omvat de roadmap een meetmethodiek circulair inkopen en opdrachtgeverschap. De ontwikkelde meetmethodiek helpt inkopers om dankzij relatief geringe inspanning op hoofdlijnen te meten. Om vast te stellen voor hoeveel procent een individueel product, dienst of inkooppakket circulair is ingekocht, geldt de volgende tabel.

Aspect

Weging

marktconsultatie

10%

uitvraag

30%

contract

30%

borging

30%

In deze meetmethodiek maken we onderscheid tussen inkooppakketten met directe invloed op circulariteit en inkooppakketten met een indirecte invloed. Als alle percentages voor de verschillende

metropool regioamsterdam

inkooppakketten (bij spendanalyse) of voor alle aanbestedingen zijn verzameld, worden deze opgeteld en gemiddeld tot het totaalpercentage circulair inkopen van de organisatie. Daarnaast worden nog twee gemiddelde percentages berekend, één van de groep inkooppakketten of aanbestedingen met directe invloed en één van de groep inkooppakketten met indirecte invloed. Het percentage van de groep inkooppakketten met directe invloed hangt samen met de percentages van de intentieverklaring. Dat percentage koppelen we aan een categorie. We hanteren vier categorieën, namelijk brons, zilver, goud en platinum. Daarnaast is er een categorie ‘in voorbereiding’, voor overheden die tijdelijk de MRA-methodiek nog niet ingevoerd hebben, en dus niet, of op andere wijze hun resultaten meten. Het doel is om al in 2019 te starten met een nulmeting. Dit geeft een eerste inzicht in waar overheden staan in hun proces richting circulair inkopen en aanbesteden. Daarnaast geeft het bestuurders de kans om te sturen op resultaten. Op MRA-niveau zullen periodiek de geaggregeerde resultaten van de metingen in de individuele organisaties worden gepubliceerd.

Organisatie meenemen Circulair inkopen en opdrachtgeverschap moeten structurele activiteiten worden in de organisatie. Dat vergt een aanpassing van bestaande processen en gewoonten

van die organisatie. In het hoofdstuk Organisatie op orde worden daartoe relevante acties beschreven. Om circulair inkopen en opdrachtgeverschap echt in te bedden in de gehele organisatie is het van belang om alle collega’s daarin mee te nemen, zij moeten erin gaan geloven en het als hun verantwoordelijkheid zien. Als aan deze randvoorwaarden wordt voldaan, zullen medewerkers hun gedrag aanpassen en tot beslissingen komen die passen binnen de kaders van circulair denken. Het hoofdstuk Draagvlak en communicatie bevat acties die daar op toegespitst zijn. “

“

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten

”

De roadmap is een goed begin, maar we willen verder blijven ontwikkelen. We zien de volgende opgaven rondom de samenwerking tussen de MRA-overheden op circulair inkopen en opdrachtgeverschap: • elkaar blijven opzoeken en samenwerken; • verdere ontwikkeling van de meetmethodiek en effectmeting; • capaciteit creëren voor implementatie van de roadmap en nulmeting; • vergroten van de schaal van de projecten; • instrumenten implementeren om meten makkelijker te maken. Dit zijn zaken die we met elkaar in de MRA op kunnen pakken. Hiertoe worden in hoofdstuk Vervolgstappen en aanbevelingen suggesties gedaan.

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

“

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H1 Introductie Dit hoofdstuk beschrijft hoe de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap is ontstaan, welk doel hij dient en wat de roadmap biedt voor bestuurders en ambtenaren van MRA-overheden.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Introductie

1. Context van circulair inkopen en opdrachtgeverschap in de MRA

2. Wat biedt deze roadmap?

2. Wat biedt deze roadmap? 3. Ontstaansgeschiedenis roadmap

4. Werk in uitvoering

Introductie

Overheden binnen de MRA zetten zich al jaren gezamenlijk in om van de Metropoolregio Amsterdam een toekomstbestendige, duurzame regio te maken. Daar hoort een circulaire economie bij. Nederland heeft een landelijke doelstelling om in 2050 volkomen circulair te zijn. Om dit te kunnen bereiken, werken overheden toe naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Als MRA-overheden circulair inkopen, zal dat de circulaire economie aanjagen. Een gezamenlijke aanpak bij inkooptrajecten creëert duidelijkheid en brengt de markt in beweging. MRA-overheden kopen jaarlijks voor ongeveer €4 miljard in. Deze inkoopkracht kunnen wij inzetten om de markt te stimuleren. Diverse overheden in onze regio hebben de afgelopen jaren al ervaring opgedaan met circulair opdrachtgeven of circulair inkopen. Een belangrijke stimulans en uitgangspunt daarvoor was het maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) manifest geïnitieerd en uitgevoerd door het Ministerie van I&W, waar circulair inkopen een onderdeel van is. Veel MRA-overheden hebben dit manifest ondertekend en zijn met actieplannen aan de slag gegaan. Voor die overheden is deze handleiding een nadere invulling van de circulaire aspecten van hun MVI-plannen. Inspanningen van overheden op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap hebben vaak een positief effect op de lokale economie en

metropool regioamsterdam

Samenvatting

op social return, de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De circulaire economie is daarmee een motor voor banen, ondernemerschap en participatie.

Innovative and Circulair Procurement speelt Nederland een coördinerende rol. Nederland staat niet voor niets in Europa op de derde plek als het gaat om National Innovative Procurement Policy.

Rapportage MVI Klimaatbewust en Circulair Zaanstad

Ambities op het gebied van circulair inkopen dragen bij aan de doelstellingen rondom Brede Welvaart voor verschillende overheden. Voor gemeenten die actief willen zijn op de Sustainable Development Goals (SDG), past deze roadmap binnen hun doelen. SDG 12 gaat namelijk over duurzame inkoop. Daarmee past deze roadmap ook binnen de Doughnut Economy van Kate Raworth, waar onder meer de gemeente Amsterdam mee werkt. Kortom, er zijn vele haakjes voor deze roadmap. Nederland is een internationale koploper op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Niet alleen in de MRA, maar in het hele land wordt breed geëxperimenteerd en ontwikkeld op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Denk aan trajecten zoals die worden opgepakt door het Planbureau voor de Leefomgeving over effectindicatoren voor Circulaire Economie en het nationale NEN-traject rondom normen voor de circulaire economie. Maar ook in Europese trajecten zoals het Europese Urban Agenda Traject rondom

MRA-overheden kopen jaarlijks voor ongeveer €4 miljard in. Deze inkoopkracht kunnen wij inzetten om de markt te stimuleren

Veel bestuurders en ambtenaren zien circulair inkopen en opdrachtgeverschap als een gamechanger. Ze willen ermee aan de slag. Maar tegelijkertijd is er de vraag: hoe doen we dat? Organisaties weten vaak niet precies hoe ze het proces aan moeten pakken om daadwerkelijk te bewegen richting de doelstellingen, of om op te schalen. Ze hebben behoefte aan een handreiking. Deze roadmap biedt een alles-in-een methodiek, inclusief een handig 10 Stappenplan. U vindt een definitie van wat wij in de MRA verstaan onder circulair inkopen en een meetmethodiek waarmee u kunt bepalen wat het niveau van circulair inkopen in uw organisatie is. Deze roadmap is verder vooral praktisch. Met een navolgbaar stappenplan, templates om in te vullen, tools om te gebruiken en voorbeelden om na te leven. En suggesties om de transitie naar circulair gedachtengoed in de eigen organisatie vorm te geven, via draagvlak en communicatie (ook wel change management genoemd). Per thema is er een mogelijk tijdpad met resultaten opgenomen, zodat u als overheid actief kunt sturen op de voortgang van het traject richting 100 % circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Kortom, het biedt u alle handvatten die u nodig heeft om de doelen van de Intentieverklaring circulair inkopen te behalen.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

van circulair inkopen 1.en Context opdrachtgeverschap in de MRA

2. Wat biedt deze roadmap?

3. Ontstaansgeschiedenis roadmap

›› MRA-werkgroep Circulair inkopen en opdrachtgeverschap ›› Grondige werkwijze

4. Werk in uitvoering

Leeswijzer

Introductie

Deze roadmap is geen blauwdruk, maar biedt keuzes voor elke context. Binnen onze regio bestaan veel verschillende organisaties, kleine en grote gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties, met elk hun eigen dynamiek en uitdagingen. Deze handleiding houdt daarom rekening met verschillende uitgangspunten en snelheden en is te gebruiken door zowel koplopers als starters op het gebied van circulair inkopen.

3. Ontstaansgeschiedenis roadmap

4. Werk in uitvoering

Samenvatting

Introductie

Binnen de MRA hebben 32 gemeenten en 2 provincies in juni 2018 de Intentieverklaring circulair inkopen en opdrachtgeverschap getekend. Daarmee hebben we met elkaar afgesproken om in 2022 minimaal 10% en in 2025 al 50% circulair in te kopen. Daarna willen we zo snel mogelijk doorgroeien naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap, bij voorkeur in 2030.

MRA-werkgroep Circulair inkopen en opdrachtgeverschap Op verzoek van de bestuurders van het portefeuillehoudersoverleg Duurzaamheid is de intentieverklaring uitgewerkt tot een praktische handreiking, opgesteld door de MRA-werkgroep Circulair inkopen en opdrachtgeverschap. In deze werkgroep zijn alle MRA-gemeenten en beide provincies vertegenwoordigd, plus organisaties als Rijkswaterstaat, omgevingsdiensten en PianOo. De MRA-werkgroep Circulair inkopen en opdrachtgeverschap is de centrale plek in de regio waar ambtenaren uit alle MRA-gemeenten en provincies samenwerken aan circulair inkopen en opdrachtgeverschap.

Grondige werkwijze We zijn begonnen met een brede inventarisatie naar wat er nodig is om met dit onderwerp aan de slag te gaan of huidige activiteiten te versterken. Daarbij kwamen de thema’s ‘inbedding in de organisatie’, ‘gedrag, draagvlak en communicatie’ en ‘meetmethodiek en monitoring’ als belangrijkste punten naar voren. In een aantal intensieve sessies heeft de werkgroep op deze thema’s toegewerkt naar een stevige inhoudelijke basis. Daarnaast hebben zo’n twintig ondernemers meegedacht en aanbevelingen gegeven, die we hebben verwerkt in deze roadmap. Verder heeft intensieve afstemming plaatsgevonden met landelijke gremia, zoals de leernetwerken van PianOo. Daarna heeft een actieve schrijfgroep van twaalf ambtenaren gewerkt aan de basisteksten, die vervolgens door zo’n tachtig meelezers uit de werkgroep zijn aangescherpt. Verder hebben we gebruik mogen maken van bijdragen, goede voorbeelden en instrumenten van collega’s uit diverse gemeenten, provincies en overheden.

De komende jaren leren wij met elkaar meer over circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Omdat wij in de MRA voorop lopen, zijn een aantal zaken nog niet voldoende ontwikkeld om al op te nemen in deze roadmap. In het hoofdstuk Aanbevelingen vindt u een aantal onderwerpen, die wij met elkaar verder willen uitwerken, omdat die nog onvoldoende ontwikkeld zijn. De nieuwe kennis en inzichten die daarmee ontstaan, willen we in een volgende versie van deze handleiding verwerken. Deze roadmap is daarom een dynamisch document. In het hoofdstuk Leeswijzer leggen we uit hoe u de roadmap kunt gebruiken. In het volgende hoofdstuk Start wordt onder meer beschreven hoe u de eerste belangrijke strategische keuzes maakt.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H2 Start In dit hoofdstuk staan de beginselen van de roadmap beschreven; kennis die nodig is om deze roadmap te begrijpen en te gebruiken. Deze elementen zijn natuurlijk ook breder inzetbaar bij het vertalen van circulaire economie in de organisatie en in beleid. In dit hoofdstuk lichten we toe hoe u de eerste belangrijke strategische keuzes maakt.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

1. Wat verstaan we onder het woord circulair?

Circulair inkopen en 2.opdrachtgeverschap

3. Een ambitieniveau kiezen Waar begin ik met circulair 4.inkopen? 5. Vervolg

Leeswijzer

Start

1. Wat verstaan we onder het woord circulair? Er bestaan veel ideeën en ruim 114 definities over wat precies ‘circulair’ is. De reikwijdte kan verschillen van ‘hoogwaardig hergebruik van materialen‘, via definities gericht op waarden en systeeminnovaties tot complete MVI-definities. Binnen de MRA hebben wij de volgende praktische definitie van ‘circulair’ geformuleerd: Een product of dienst is circulair, als het leidt tot minimale toepassing van nieuwe materialen (en fossiele energie), zowel in het productieproces als bij het gebruik van de producten en diensten, en/of maximaal inzet op lange levensduur en daarna hoogwaardige herbruikbaarheid van het product of de materialen daarin.

Als we dit vertalen naar het vaststellen van wat we met elkaar willen bereiken met circulair inkopen in de MRA, zou circulair inkopen erop gericht zijn om producten en diensten in te kopen die: • minimale toepassing vergen van nieuwe materialen (en fossiele energie) in het productieproces; • minimale toepassing van nieuwe materialen (en fossiele energie) vragen bij het gebruik van de producten; • focussen op lange levensduur; • hoogwaardig herbruikbaar zijn (eventueel na behandeling) na de gebruiksfase.

Met die definitie hebben wij het 10 R-model van Cramer praktisch willen maken.

Implementeer de definitie van circulair in beleidsstukken over circulair inkopen.

10R’s Niveaus van circulariteit

Refuse: weigeren/voorkomen gebruik Reduce: gebruik minder grondstoffen Redesign: herontwerp met oog op circulariteit Re-use: hergebruik product (tweedehands) Repair: onderhoud en reparatie Refurbish: product opknappen Remanufacture: nieuw product van tweedehands

Checklist Start Implementeer de definitie van circulair in beleidsstukken over circulair inkopen. Gebruik de Circulaire Zeppelin bij de communicatie over de plannen voor circulair inkopen. Kies een ambitieniveau. Bepaal de strategie op de onderdelen organisatie en inkooppakket. Benoem mijlpalen en icoonprojecten.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Re-purpose: hergebruik product maar anders Recycle: verwerking en hergebruik materialen Recover: energieterugwinning

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Instrumenten

Voorbeelden

verstaan we onder 1.hetWat woord circulair?

2. Circulair inkopen en opdrachtgeverschap

3. Een ambitieniveau kiezen Waar begin ik met circulair 4.inkopen? 5. Vervolg

Leeswijzer

Start

2. Circulair inkopen en opdrachtgeverschap Waarom werken we toe naar 100% circulair inkopen en opdrachtgeverschap en niet gewoon naar 100% circulair inkopen? De term circulair inkopen kan ten onrechte het idee oproepen dat de verantwoordelijkheid hiervoor bij de inkoopafdeling ligt. Niets is minder waar. Het proces van circulair inkopen begint al als een medewerker en daarna een budgethouder, tot de conclusie komt dat er een inkoopbehoefte is. Het moet eigenlijk al eerder ter sprake komen, als er strategisch wordt bepaald door bestuurders en directeuren dat bepaalde contracten van de organisatie circulair moeten worden ingekocht. Circulair inkopen is dus geen inkoopbeleid maar organisatiebeleid. Het gaat om het hele proces van opdrachtgeverschap. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van de missie en visie van een organisatie. Het circulaire gedachtegoed moet daarom goed ingebed worden in de processen van de interne organisatie. En het staat of valt bij het draagvlak binnen de organisatie om met circulariteit aan de slag te gaan. Snappen medewerkers in de organisatie waarom circulair inkopen belangrijk is? Om dit proces zichtbaar te maken, hebben wij het visuele model van de Circulaire Zeppelin ontwikkeld. Dit model verbeeldt het proces van circulair inkopen en opdrachtgeverschap in de organisatie. Om circulair inkopen in de organisatie vooruit te stuwen, oftewel de Circulaire

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Zeppelin vooruit te bewegen, zijn er twee belangrijke condities binnen de organisatie nodig: 1. De organisatie is op orde – de inkoopcapaciteit en -kunde en tools zijn voldoende aanwezig in de organisatie en worden benut (zie hoofdstuk Organisatie op orde ). 2. Er is draagvlak voor de circulaire economie en de bijbehorende cultuurverandering – bij alle handelingen en beleid (waaronder inkopen en opdrachtgeverschap) neemt de organisatie automatisch het circulaire aspect mee (zie hoofdstuk Draagvlak en communicatie ). “

”

Introductie

Acties organisatie op orde

r inkopen & opdrachtgevers i a l u c chap Cir Doelen

2022 10%

2025 50%

2030? 100%

“

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten

”

Bovenstaande twee condities kunnen we beschouwen als de motor voor circulair inkopen. Hierdoor neemt de kans op circulaire inkooptrajecten met circulair effect toe. Het meten van ‘het oliepeil’ in de organisatie en het verbinden van maatregelen daaraan is belangrijk. Deze handleiding gaat verder uitgebreid in op het inzichtelijk maken (meten) van de mate waarin door de organisatie circulair wordt ingekocht.

Ambit

ieniveau

llent f exce o d r e rd keuze basis, gevo

Acties meetmethodiek Marktconsultatie

Uitvraag

Contract

Acties draagvlak en communicatie

Borging

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Als de motor van de Circulaire Zeppelin goed draait, zijn circulaire inkooptrajecten en opdrachten vanzelfsprekend.

Gebruik de Circulaire Zeppelin bij de communicatie over de plannen voor circulair inkopen.

Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Figuur Circulaire Zeppelin Voorbeelden

Leeswijzer

Start

verstaan we onder 1.hetWat woord circulair? Circulair inkopen en 2.opdrachtgeverschap

3. Een ambitieniveau kiezen Waar begin ik met circulair 4.inkopen?

3. Een ambitieniveau kiezen Als u aan de slag gaat met de roadmap, bestaat de eerste concrete stap uit het kiezen van een ambitieniveau: basis, gevorderd of excellent. Wanneer kiest u als organisatie voor welk niveau?

5. Vervolg

Het te kiezen ambitieniveau gaat over de snelheid en intensiteit waarmee u verwacht te gaan werken aan organisatieverandering, aan het proces binnen uw eigen organisatie. Het gaat om een wens, een ambitie in de context van uw eigen personele en bestuurlijke realiteit.

Tabel Ambitieniveau Ambitieniveau

Basis

Gevorderd

Excellent

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Voorbeeld overweging om voor dit niveau te kiezen Uw organisatie heeft nog weinig ervaring met circulair inkopen, hooguit enige pilotprojecten. Uw organisatie heeft beperkt kennis en capaciteit beschikbaar op het gebied van circulair inkopen. U wilt zorgen dat u de komende jaren in ieder geval de basis op orde heeft om te voldoen aan de gemaakte afspraken. Mogelijk wilt u daar dan vervolgens op door ontwikkelen. Binnen uw organisatie zijn al enkele stappen gezet op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. U heeft al een kleine groep medewerkers die bekend zijn met circulair inkopen. Het is nu zaak om deze stappen te verbreden en circulair inkopen meer van de hele organisatie te gaan maken. Dit besef wordt breder gedragen en er is commitment. Uw organisatie is een koploper op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Anderen komen vaak bij u voor goede voorbeelden of advies. Circulair opdrachtgeverschap is binnen uw organisatie een bekende term. U wilt uw circulaire inkooppraktijk professionaliseren, bij voorkeur zo snel mogelijk. Uw organisatie heeft grote ambities en streeft naar het bereiken van hogere percentages op het gebied van circulair inkopen.

Wat elke overheid verstaat onder basis, gevorderd of excellent, zal verschillen per organisatie. Dit is afhankelijk van context, grootte, capaciteit, ambitie, etc. Met nadruk willen wij aangeven dat de keuze voor het niveau basis niet inhoudt, dat de organisatie geen ambitie heeft. Want ook met het niveau basis zal de organisatie toewerken naar de 10% en 50% circulair inkopen in 2022 en 2025. Dat is al een hele opgave en daarvoor is per definitie ambitie vereist. U zou zich kunnen voorstellen dat met de keuze voor het ambitieniveau gevorderd en excellent, een extra versnelling wordt aangebracht in het bereiken van die doelstellingen. In de tabel Ambitieniveau vindt u een suggestie voor de omschrijving van het niveau, gebaseerd op de capaciteit in uw organisatie. De keuze voor een bepaald ambitieniveau kan ook samenhangen met de bestuurlijke stijl. De ene gemeente maakt een voorzichtige keuze en kiest voor het niveau basis, waardoor de bestuurder een jaar later met trots kan laten zien hoeveel er al in een jaar is gebeurd. De andere overheid hecht meer aan het uitdragen van een grote ambitie en kiest voor excellent. Daarmee zet het zichzelf in de schijnwerper, waardoor er wellicht ook met een scherper oog wordt gekeken naar uiteindelijke resultaten.

In hiervoor genoemd voorbeeld kan het hypothetisch zo zijn, dat beide overheden qua snelheid en ambitie van de procesverandering in de praktijk precies hetzelfde doen, maar voor een ander ambitieniveau kiezen.

Dus wat het gekozen ambitieniveau voor u betekent, bepaalt u zelf. Dit geeft ruimte aan de organisatie om het eigen verhaal te benadrukken. In de wereld van maatschappelijk verantwoord inkopen wordt de hiervoor genoemde indeling van basis, gevorderd en excellent vaak gehanteerd, maar soms met andere termen (1-standaard, 2-vooruitstrevend, 3-ambitieus). Het gekozen ambitieniveau heeft twee belangrijke consequenties: • Er dienen strategische keuzes gemaakt te worden voor circulaire criteria en doelstellingen op verschillende niveaus van de organisatie. • Het gekozen ambitieniveau zal moeten leiden tot een selectie van acties, die passen bij het gekozen ambitieniveau.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Kies een ambitieniveau.

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Start

Samenvatting

4. Waar begin ik met circulair inkopen?

verstaan we onder 1.hetWat woord circulair? Circulair inkopen en 2.opdrachtgeverschap

Na het kiezen van het ambitieniveau, moet er bepaald worden wat u aan concrete acties gaat uitvoeren op het gebied van circulair inkopen. Een valkuil is om te snel in ‘doen’ te schieten. Eerst moeten er keuzes gemaakt worden. Er zijn vier onderdelen waar naar gekeken moet worden, namelijk Organisatie (A), Productgroep of Inkooppakket (B), Afdeling (C) en Individuele uitvraag (D). In de figuur Circulaire Inkoopdoelen en criteria vindt u daar een toelichting op. Voor elk van deze onderdelen moet de strategische vraag worden gesteld en beantwoord: waar focussen wij op?

3. Een ambitieniveau kiezen

4. Waar begin ik met circulair inkopen?

›› Circulair effect of impact ›› Mijlpalen voor bestuurders

5. Vervolg

Organisatie

Bestuur en/of directie eau • Kies ambitieniv en hoofddoelstelling • Kies een aantal Voorbeeld 1: basis • Ambitieniveau ingen: ell lst oe dd of • Ho e assing van nieuw ep to ale 1. minim ssiele energie) fo (en en ial ter fossiele ma oces iele in het productiepr g van nieuwe foss sin as ep to ale t gebruik he 2. minim bij ie) ssiele energ materialen (en fo in r, uu op lange levensd 3. maximale inzet t me g afwegin van het herbruikbaarheid 4. hoogwaardige en ial ter product of de ma

De keuzes die u op elk van de vier onderdelen maakt, zijn afhankelijk van de context van de organisatie. In deze roadmap sorteren we niet voor op die keuze, omdat het een afweging van uw individuele organisatie is. Hierna bespreken we de keuzes voor de onderdelen A en B, die ook in Stap 6. van het 10 Stappenplan besproken worden. “

rie

Inkoopcatego Productgroep of

ulaire Voorportaal (circ njaagteam) aa of projectgroep gorieën ontracten of cate Benoem inkoopc rden wo n te oe m r circulai die komend jaar uitgevraagd: oopkalender • Selecteer uit ink en zijn: volume, nn • Argumenten ku die 2-uitstoot groot in spendanalyse, CO se, etc. ca ow sh g, lan ch be categorie, strategis Voorbeeld ar in de : is mooi zichtba • Straatmeubilair openbare ruimte g van collega’s ir: bewustwordin • Kantoormeubila

”

AB C D

Het meest strategische onderdeel Organisatie (A) vraagt om het kiezen van het ambitieniveau en het maken van een overkoepelende keuze voor de brede doelstellingen van de organisatie op het gebied van circulair inkopen. Vanuit de strategie van de organisatie moet bepaald worden, welk belang er ligt op het gebied van circulair inkopen en waar op gefocust wordt.

Afdeling

estedingsteam Inkoop – of aanb oper, inhoudelijk (budgethouder, ink menspraak) sa in medewerkers lke genoemde • Bepaal voor we ategorieën deze inkoopcontract/c ordelijk is afdeling verantwo criteria e of aanvullende • Bepaal specifiek ct/categorie per inkoopcontra Voorbeeld tmeubilair. bare Ruimte: Straa • Afdeling Open gerecycled e ag nt rce pe ia: Aanvullende criter n pla ds ou rh r onde materiaal, circulai nt: me ge na Ma ir ita • Afdeling Facil teria: ir. Aanvullende cri Kantoormeubila , rm tvo rac ce cont product-as-a-servi bouw op n va r lai du mo producten zijn

Wij raden aan om in te spelen op de strategische haakjes en beleidskeuzes die er al zijn binnen de organisatie. Bijvoorbeeld als de organisatie doelstellingen heeft rondom Brede Welvaart of rondom een klimaatneutrale organisatie. Wellicht is terugdringen van de CO2-uitstoot voor uw organisatie van belang, of is het juist belangrijk om projecten van inwoners stimuleren.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Individuele uitvra

tedingsInkoop- of aanbes e lijk team of inhoude rs medewerke eke/aanvullende • Benoem specifi aag vr criteria voor uit criteria op ek • Check specifi ing ell hoofddoelst Voorbeeld verder nnis uit de markt • Op basis van ke vraag. uit r pe de criteria specificeren van ht is voor ac nd aa de en ldo • Check of er vo ingen de hoofddoelstell hierboven

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Figuur Circulaire inkoopdoelen en criteria metropool regioamsterdam

Voorbeelden

verstaan we onder 1.hetWat woord circulair? Circulair inkopen en 2.opdrachtgeverschap

3. Een ambitieniveau kiezen

4. Waar begin ik met circulair inkopen?

›› Circulair effect of impact ›› Mijlpalen voor bestuurders

5. Vervolg

Leeswijzer

Start

B B

C D

Daarna bepaalt de organisatie op het onderdeel Inkoopcategorieën, Inkooppakketten of Productgroepen (B) welke contracten de komende jaren circulair moeten worden ingekocht. Wellicht wilt u voorzichtig beginnen, met projecten met minder financieel of politiek risico. Of misschien kiest uw organisatie er juist voor om te beginnen met productgroepen waar het meeste geld mee is gemoeid.

Circulair effect of impact Er is een handreiking te geven als u wilt focussen op circulaire impact of effect. Bij inkooppakketten als meubilair, bedrijfskleding of een dorpsplein is de potentiële duurzaamheidsimpact per euro groot omdat dit projecten zijn die de levering of productie van een fysiek product als primaire focus hebben. Daarentegen is bij een inkooppakket als adviesdiensten of een product in het sociaal domein het effect op circulariteit relatief beperkt. Het ligt dus voor de hand om te starten met productgroepen met een fysieke component. Het is goed om de verhouding tussen inspanning en effect in de gaten te houden. Een kleine aanbesteding geeft relatief klein effect, een grote aanbesteding groot effect. Bedenk hoeveel tijd u wilt besteden aan de circulariteit van een kleine aanbesteding, als de opbrengst relatief klein is. Inkoop van maatschappelijk vastgoed of infrastructuur is ook een interessante keuze, vanwege de fysieke component en het grote aantal aanbestedingen. De

metropool regioamsterdam

Mijlpalen voor bestuurders

bouw- en vastgoedsector is een grootgebruiker van primaire grondstoffen: 40% van alle grondstoffen in Nederland wordt daar verbruikt. Ook is 40% van al het afval gerelateerd aan de bouw: zo’n 24 miljoen ton per jaar.

Als bestuurders zich committeren aan deze roadmap, willen zij ook de resultaten daarvan laten zien, binnen en buiten de organisatie. Sluit hiermee aan bij de politieke termijnen. Dus kies idealiter een mijlpaal drie maanden na accordering van de roadmap, een mijlpaal na een jaar en een mijlpaal na drie jaar (of voor de volgende verkiezingen). Met dat resultaat kan een bestuurder naar buiten treden. (verdere toelichting in §6 van hoofdstuk Draagvlak en communicatie).

De mogelijkheid of pakketten circulair ingekocht kunnen worden, hangt ook af van de aflooptijd van de huidige contracten. De spendanalyse en de inkoopkalender gezamenlijk kunnen u verder concreet ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes.

“

Bepaal de strategie op de onderdelen organisatie en inkooppakket.

“

Het volgende hoofdstuk biedt u een concreet stappenplan om deze roadmap te implementeren in de organisatie.

Introductie

Start Tijdpad en Acties

”

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Benoem mijlpalen en icoonprojecten.

De keuzes die de organisatie moet maken op onderdeel C (afdeling) en D (individuele uitvraag) van de figuur Circulaire inkoopdoelen en criteria worden in §3 en §4 van het hoofdstuk Organisatie op orde besproken. ”

5. Vervolg

In ieder geval is het handig om een aantal icoonprojecten te benoemen die het voor bestuurders mogelijk maakt om de inspanningen op circulair inkopen voor inwoners zichtbaar te maken.

Het kan handig zijn om alvast een nulmeting te doen van de status quo op het gebied van circulair inkopen en opdrachtgeverschap. Daaruit kan blijken welke stappen nodig zijn om de doelstellingen voor circulair inkopen te realiseren in 2022.

“

Samenvatting

Organisatie op orde

”

Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties Co m I.

un ica tie -a

De bes Roa Opd tuu dm zal rac rde ap roa de htg rs Circ en dm roa eve als ula ond te ap dm rsch uitw ir erd versne is om ap erk Ink nu ap. ing ope Bin eel Om n zijn nen van llen circulaook dat van & Opd tijd voo een . . Het ir wo de (sta pad r wer inko rde gem inte rac com p . Ookhet aan n 8 ken pen geïmeen ntie htg traj tal mu van eve ma aan en ple te/pro ver rsch nica het mo ect and et dra opd me vinc klar tiep Sta er circ en agv rac nte ie ing ap is lan ppe bin ulair zal lak htg erd X Circ in In . npl nen inko er en eve in de inte ula me en ied an die pen bin ir i 201 com rsch gem opd er nen van tijd Ink gev en Wa rac al mu ap een ntie ope 9 gea de een opd gem gek aro htg mo nica bin te/ ver n roa bijb nen pro klar en cco hie oze m rac een eve et dm tie rde te/ rme n de rsch dui is de vinc ing ap) eho htgeve pro erd De daa org ie hee e beren wa org ap delijk . Dit ren ani org com doo r een ani X. ft d rsch vinc (en gef eikt t dat sat doc com ap, ie ani mu sati Doe ond r ook orm sat nica onl e l van erte mo am ie dat um mu me X een wa ule ieb osm in ete biti ent nica t ken te bel t er erd red tie bijp am n is ake bed de d, gaa eni ang e opdmo de tiep ass biti nie vea zijn lijk den et n uitw lan end eni t ond wa Wa wo u inhrijk rac uits erk ont e vea rde oudvind duu t zijn ht tral er t er ing wik acties u gek t, n. valt wo is. en rza al t.

wel Het dat van keld en oze am bes ). rdt En k is hei taa wel am dat zijn een n ver dus circ d ke biti sta ula en/ nde voo ir org eni an of com r ied inko ani vea ond circ sat u er ere pen ula mu ieb de org circ en en rite nica red ula van opd it? tiee doeani ire sat act bel rac inko ies ang htg lste ie hee op of lling en eve ft com ied rsch en mu ere ap en een nica is tiep eig ena lan nen ar. ron dom het the ma

II.

III

. Ke

e vo

ica

tie -a

ct ie

s en

pla n

Mijlpaal 1

Mijlpaal 2

Mijlpaal 3

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

Leeswijzer

Samenvatting

Introductie

H3 10 Stappenplan In dit hoofdstuk bieden we u een tienstappenplan. Deze tien stappen beschrijven de processtappen die nodig zijn om mandaat te krijgen voor het proces, strategische keuzes te maken, een goed proces op te bouwen binnen de organisatie en de communicatie op te starten. Na het doorlopen van deze tien stappen, bent u klaar om circulair inkopen in de praktijk te brengen of een stevige versnelling te geven!

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

metropool regioamsterdam

Voorbeelden

Co m I. De

Aan

un ica tie -a

be Ro Op stu ad zal dra urd ma roa de ch ers p Cir en dm roa tge als cu on te ap dm versc uit lair de ve is ap ha we Ink rde rsn om nu p. rki op Bin el ellen cir oo Om ng en zijn ne va va tijd vo n ee n. . He culai k wo da n & Op (st pa or n t we r ink rde t ge de int dra me co ap d. Oo he aanta rke op n ge en en chtge t tra mm 8 va n en ïm te/ tieve ve un n k mo jec l ma aa en ple pro ica he et t cir an rkl rsc n dra opdra me vin ari ha tie t Sta er cu de nte cie ng p pla pp bin lai n zal ag vla chtge erd X Cir is in n. en ne r ink er In k en pla n ve in de culai me en ied n die open binne co rsc gemeinten r Ink i 20 op er va tijd mm ha dra geva 19 en n n Wa tie de ee op ge ch un p bin ente/ ve open ge ge aro acc roa n bij dra me tge l mo ica ne pro rkl hie kozen m ari en ord dm be ch ente/ ve et tie n de rm rsc du is de vin ng ap ho tge pro ee ee en org De ha ide da org cie he ). ren ve rd be wa an Dit d rsc vin p lijk ar org co do X. eft (en ge rei t isa ee anisa Do on or do co ha cie an mm kt dat tie n oo for cu mm p, X isa un on tie el va derte mo am da k wa mu me un me ee tie ica los in ete bit t nt ica t bij n am bre tie ma te n de kend t er lee n ien belan is rd de mo ga ive ke bedd de tiepla pa bit , nie zijn an lijk gri op et uit n sse ien en t on wa dra uit Wa wo au inh jk we on nd ive vin de t rde ou ch str du t zijn rki tw e act au dt, r va er t is. ale urz n.

ng ikk ies ge dt. we lt). wordt aa al He n da va eld en kozen En lk mh be n t is t we am da zijn ee ve eid sta du circu rst t lke bit n s vo lai en ande aa ien org /o n or r ink on an ive f cir comm ied op de isa au cu ere en r cir tie de lar un en en bre org cu ite ica va op lai de an it? tie n re -ac do isa be dra ink els tie tie lan ch oo tel he s of g tge p lin eft en ve co ge ied rsc mm n ere hap un en ee ica is n tie eig pla en nn aa en r. ron do m he t the ma

cti

II.

Hoo

Leeswijzer

III

. Ke

Stappenplan

e vo

icat

-a

ct ie

s en

1. 10 Stappenplan ›› Tijdpad

2. Toelichting 10 Stappenplan 3. Vervolg

Samenvatting

1. 10 Stappenplan Uw organisatie wil aan de slag met de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap. Of misschien heeft uw organisatie al een behoorlijke start gemaakt, maar is het tijd voor een professionaliseringsslag. Dit 10 Stappenplan biedt u de structuur om met deze roadmap aan de slag te gaan. Het leidt tot een concreet actieplan, waar iedereen in de organisatie mee kan werken. U stapt in bij de stap, die voor u relevant is. De tien stappen in dit stappenplan zijn ook in een andere volgorde te doorlopen, afhankelijk van de context en interne afspraken binnen de organisatie.

Introductie

De tien stappen in dit stappenplan zijn ook in een andere volgorde te doorlopen, afhankelijk van de context en interne afspraken binnen de organisatie

Stap 10

Stel een actieplan op en ga aan de slag Stap 9

Werk een communicatie-actieplan uit

Richt de meetmethodiek en nulmeting in Stap 7

In deze roadmap vindt u voor de kernhoofdstukken een checklist met acties die de organisatie kan kiezen. Daarnaast is er per kernhoofdstuk een tijdpad gemaakt. Dat tijdpad doet voorstellen voor het te behalen resultaat in een bepaald jaar, afhankelijk van het gekozen ambitieniveau. Om dat resultaat te bereiken, maakt u dus keuzes uit de acties uit de betreffende hoofdstukken.

metropool regioamsterdam

Meten

Kies acties en bijbehorend tijdpad Stap 6

Stel het ambitieniveau en de organisatie-strategie vast

Er zijn in de MRA-Intentieverklaring circulair inkopen, die alle MRA-overheden getekend hebben, harde percentages opgenomen. In 2022 zou het percentage circulair inkopen per overheid 10% moeten zijn. Om dit te kunnen halen, raden wij aan om uiterlijk eind 2020 een actieplan te accorderen.

Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Stap 8

Tijdpad

Start

Stap 5

Zorg voor een ambtelijke opdracht

Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Stap 4

Draagvlak en communicatie

Zoek eigenaren op diverse niveaus Stap 3

Tijdpad en Acties

Zorg voor een bestuurlijke opdracht

Stap 2

Aanbevelingen

Maak een inhoudelijke two-pager Stap 1

Benoem een ‘kwartiermaker circulair inkopen’

Instrumenten

Figuur 10 Stappenplan Voorbeelden

1. 10 Stappenplan

2. Toelichting 10 Stappenplan ›› Stap 1. Stel een ‘kwartiermaker circulair inkopen’ aan ›› Stap 2. Maak een inhoudelijke two-pager ›› Stap 3. Zorg voor een bestuurlijke opdracht ›› Stap 4. Zoek eigenaren op diverse niveaus ›› Stap 5. Zorg voor een ambtelijke opdracht ›› Stap 6.Stel het ambitieniveau en de organisatie-strategie vast ›› Stap 7. Kies acties en bijbehorend tijdpad ›› Stap 8.Richt de meetmethodiek en nulmeting in ›› Stap 9. Werk een communicatieactieplan uit ›› Stap 10. Stel een actieplan op en ga aan de slag!

3. Vervolg

Leeswijzer

Stappenplan

2. Toelichting 10 Stappenplan De ervaring leert dat zonder het juiste mandaat vooraf het proces rondom circulair inkopen en opdrachtgeverschap halverwege stilvalt vanwege gebrek aan draagvlak of geld, of dat het vertraging en frustratie oplevert. Daarom is het belangrijk om zo spoedig mogelijk helderheid te krijgen over het daadwerkelijke commitment, zowel op bestuurlijk als op managementniveau. Hiermee wordt ook medewerking verkregen vanuit alle lagen van de organisatie. Wat precies het woord is voor dit mandaat, is afhankelijk van de bestuurlijke en ambtelijke indeling van uw organisatie. Voor veel overheden zal het gaan om een bestuurlijke opdracht en een directiebesluit. Het mandaat moet iets zeggen over de beschikbare capaciteit (menskracht en tijdsinvestering), de context waarin dit een plek moet krijgen, het resultaat dat het proces moet opleveren en het belang dat de organisatie of het bestuur toekent aan deze opdracht. Zelfs aan het begin van dit traject wil de organisatie misschien al communiceren over de accordering van de roadmap. En ook gedurende het doorlopen van de tien stappen, zijn er mogelijke communicatiemomenten. In instrument Communicatiehandleiding 10 Stappenplan en instrument Communicatie accordering roadmap vindt u hiervoor suggesties. Communicatiehandleiding 10 Stappenplan Communicatie accordering roadmap

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Stap 1. Stel een ‘kwartiermaker circulair inkopen’ aan Zet de taak uit van een ‘kwartiermaker circulair inkopen’. Deze kwartiermaker heeft tot taak om het noodzakelijke mandaat te krijgen voor implementatie van de roadmap. Het hoeft geen officiële benoeming te zijn, het kan een extra taak zijn van de collega die het onderwerp circulair inkopen in zijn of haar pakket heeft. Maar het kan ook een extern persoon zijn, of iemand uit de eigen organisatie die dit onderwerp belangrijk vindt, zoals een programmamanager of strategisch adviseur. De opdracht van deze kwartiermaker is een beperkte opdracht: het zorgen voor een mandaat in de vorm van een bestuurlijke opdracht en een ambtelijke opdracht om als organisatie met de Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap aan de slag te gaan. Hiermee maakt u de eerste stap niet te groot. Taakomschrijving kwartiermaker

Stap 2.

Introductie

Maak een inhoudelijke two-pager

Start

Om mandaat te kunnen geven, willen bestuurders en management iets kunnen lezen over de context en de aard van het project. De kwartiermaker circulair inkopen maakt een two-pager met een conceptbestuursopdracht en uitleg van het project. Houd er rekening mee, dat dit in sommige organisaties een strategische fase is, met bestuurlijke en organisatorische gevoeligheden. Zorg dat u in dit stuk van het traject sensitief handelt. Dat kan betekenen dat in deze fase slechts met een beperkt aantal mensen geschakeld wordt. In deze fase legt u het fundament voor organisatiebreed draagvlak. Ga respectvol om met mensen die aan het idee moeten wennen dat de organisatie op bepaalde punten gaat veranderen.

Het is belangrijk om zo spoedig mogelijk helderheid te krijgen over het daadwerkelijke commitment, zowel op bestuurlijk als op managementniveau

Benoem in de two-pager uitdrukkelijk de verplichtingen die met het ondertekenen van de intentieverklaring zijn gedaan. Benoem dat de organisatie zich committeert aan het invoeren van de meetmethodiek. Vermeld wanneer u denkt dat een nulmeting of eerste meting uitgevoerd zal worden. Idealiter wordt er hier ook al gesproken over het ambitieniveau dat gekozen wordt bij het implementeren van de roadmap (basis, gevorderd, excellent). Zie ook §5 van Start. Waar dat nog te vroeg is, moet het moment in het proces worden benoemd, waar de keuze voor ambitieniveau gemaakt moet worden. “

”

Verbind het werk voor de roadmap aan de eigen ambities van de organisatie op het gebied van MVI of aan andere lijnen rondom circulair inkopen die al benoemd zijn in de organisatie. Geef aan waarom het belangrijk is voortvarend aan de slag te gaan. Two-pager

Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

1. 10 Stappenplan

3. Vervolg

Leeswijzer

Stappenplan

Stap 4.

Stap 5.

Zorg voor een bestuurlijke opdracht

Zoek eigenaren op diverse niveaus

Zorg voor een ambtelijke opdracht

De gemakkelijkste route voor het verkrijgen van een bestuurlijke opdracht om de roadmap te mogen implementeren, inclusief meetmethodiek, is om die gelijk mee te nemen bij de bespreking en goedkeuring van de roadmap door het college. In dat geval wordt de two-pager inclusief bestuurlijke opdracht tegelijkertijd met de roadmap besproken. In andere situaties zal de roadmap eerst geaccordeerd worden en ontstaat er pas op een later moment ruimte om een bestuurlijke opdracht voor te leggen. Het instrument Annotatie roadmap biedt hulp om beslissingen ten aanzien van de roadmap voor te leggen aan College/Raad of Directie.

Maak een wethouder en een directeur persoonlijk enthousiast voor dit proces. Laat zien wat de winst is, die met dit traject te bereiken is. Gebruik daarvoor de eerder aangegeven mijlpalen (zie §6 hoofdstuk Draagvlak en communicatie). Vraag of deze persoon zich als ambassadeur van het proces wil opstellen. Bespreek wat deze ambassadeur daarvoor nodig heeft en bepaal een proces van terugkoppelen en betrekken. Hiermee creëert u belang vanuit diverse geledingen.

De kwartiermaker circulair inkopen stelt een ambtelijke opdracht op voor het implementatietraject van de roadmap. Die opdracht bevat de volgende onderdelen: • de doelstellingen van het traject, gekoppeld aan organisatiedoelstellingen en inkoopdoelstellingen; • de benoeming van een implementatiemanager; • de benodigde capaciteit en uren in de organisatie; • de benodigde medewerking van de directie; • de manier van organiseren van het traject; • de termijn waarbinnen het resultaat behaald moet zijn. Dit kunnen verschillende termijnen zijn, bijvoorbeeld 2022 en 2025 (gekoppeld aan de doelstellingen voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap). Dit kan gekoppeld worden aan het gekozen ambitieniveau.

Een mogelijke route is dat de kwartiermaker een bestuursadviseur benadert om te peilen wat de juiste route en timing is. (Dat kan ook via de route van de inhoudelijke ambtelijk collega die betrokken is bij de roadmap, naar de directie, en dan richting bestuursadviseur). Er zijn ook organisaties waar u direct de wethouder kunt benaderen. In sommige organisaties is eerst ambtelijke goedkeuring nodig, voordat u een bestuurlijke opdracht mag ophalen. Annotatie roadmap Bestuurlijke opdracht

metropool regioamsterdam

Samenvatting

Stap 3.

“

”

Overleg met de eigenaren over het vormen van een klankbordgroep, werkgroep of stuurgroep. Verzamel daartoe een aantal stakeholders op directieniveau. Zorg daarna voor een netwerk van enthousiastelingen binnen diverse afdelingen en geledingen van de organisatie. Organiseer een moment met hen, presenteer de two-pager en geef aan wat de relevantie voor hen gaat worden. Vraag om steun en hulp. Maak het een organisatiebreed traject.

Introductie

De opgestelde opdracht wordt via de leidinggevende met de directie besproken. Het doel is een formele ambtelijke opdracht, waar de directie bij betrokken is. Hiermee ontstaat ook intern commitment. De kwartiermaker circulair inkopen gaat eventueel door in de rol van implementatiemanager circulaire inkoop of een andere persoon neemt deze taak op zich. De taak van de implementatiemanager is het opzetten en uitvoeren van het actieplan van de roadmap. Deze implementatiemanager wordt niet alleen verantwoordelijk voor het proces en eindresultaat, maar ook voor afstemming met het bestuur, het opstellen van rapportages, het voorbereiden van MRA-overleggen, etc.

Start Tijdpad en Acties

10 Stappenplan

Meten Tijdpad en Acties

Organisatie op orde Tijdpad en Acties

Draagvlak en communicatie Tijdpad en Acties

Maak een wethouder en een directeur persoonlijk enthousiast voor het proces van de roadmap. Laat zien wat de winst is, die met dit traject te bereiken is

Aanbevelingen

Instrumenten

Voorbeelden

›› Stap 4. Zoek eigenaren op diverse niveaus ›› Stap 5. Zorg voor een ambtelijke opdracht ›› Stap 6.Stel het ambitieniveau en de organisatie-strategie vast ›› Stap 7. Kies acties en bijbehorend tijdpad ›› Stap 8.Richt de meetmethodiek en nulmeting in ›› Stap 9. Werk een communicatieactieplan uit ›› Stap 10. Stel een actieplan op en ga aan de slag!

Om effectief te werken aan circulair inkopen en opdrachtgeverschap, is het belangrijk om keuzes te maken. Zoals besproken in het hoofdstuk Start §3 kiest de organisatie eerst een ambitieniveau. Dat is vaak een beslissing die op bestuursniveau moet worden geaccordeerd. “

”

De organisatie geeft aan op welke grotere doelen rondom MVIO (maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeverschap) of duurzaamheid/klimaat/circulariteit de ambities rondom circulair inkopen en opdrachtgeverschap aansluiten. Wij verwijzen hierbij naar de figuur Circulaire inkoopdoelen en criteria op pagina 14. Tevens geeft de organisatie aan op welke interne beleidslijnen het aansluit en of er andere aanknopingspunten zijn (A). Daarna bepaalt de organisatie op grote lijnen een strategie voor circulair inkopen en opdrachtgeverschap op het onderdeel inkooppakketten (B), zie hoofdstuk Start §4 . “

”

Hiermee wordt dan voldaan aan de onderdelen A en B van de figuur Circulaire doelen en criteria.

AA BB C D

metropool regioamsterdam

Introductie

Neem ook eventuele andere acties uit het hoofdstuk Start mee, zoals het opnemen van de definitie circulariteit in uw inkoopplannen. (De keuzes die de organisatie moet maken op het onderdeel Afdeling (C) en het onderdeel Individuele uitvraag (D) worden in §3 en §4 van het hoofdstuk Organisatie op orde besproken.) “

”

“

”

Aan de hand van het gekozen ambitieniveau en de organisatiedoelstellingen maakt de organisatie keuzes voor relevante acties uit hoofdstuk Start en de drie hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie. U kiest acties die in de context van uw organisatie van belang zijn. Elke organisatie kiest zijn eigen focus. De checklists van de respectievelijke hoofdstukken Meten, Organisatie op orde en Draagvlak en communicatie helpen u bij het maken van keuzes voor acties. De acties uit deze hoofdstukken zijn slechts suggesties. U kunt ook andere acties benoemen of toevoegen uit uw eigen organisatie.

U zet de acties die u kiest uit in een tijdpad. Wanneer moet welk actie uitgevoerd zijn? In de tijdpaden van de verschillende hoofdstukken wordt een suggestie gedaan voor resultaten die behoren bij het betreffende ambitieniveau. Aan de hand daarvan kunt u keuzes maken voor acties. Benoem ook mijlpalen (zie §6 hoofdstuk Draagvlak en communicatie en §4 hoofdstuk Start). Dit kunt u verwerken in de poster Actieplan. “

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15099008/2