RKC Krw - Doorwerking en Evaluatie - Eindrapport DEF

Relatie met het college In het begin heeft een ieder moeten wennen aan elkaars rol en had het college het gevoel dat de RKC ‘aan de andere kant stond’. De ervaringen met de voorgangers waren zodanig dat de positie van de RKC al bij voorbaat argwanend werd bezien. Inmiddels lijkt er een positieve grondhouding te zijn en vinden college en RKC elkaar in een gezamenlijke ambitie om zaken beter te maken. Er is geen periodiek overleg met het college, hoewel dat aanvankelijk wel in de bedoeling lag. Relatie met de ambtelijke organisatie De relatie met de ambtelijke organisatie lijkt goed; de evaluatiegesprekken waren open. De opstelling van de RKC is kritisch-constructief en deze opstelling wordt gewaardeerd door de ambtelijke organisatie. ‘Het werk van de RKC voegt echt iets toe en we doen het met elkaar. Dit is geen vanzelfsprekendheid. ‘In sommige gemeenten gaat de plaatselijke RKC er nog wel eens ‘met gestrekt been in’, maar dat is hier niet het geval.’ Ook wordt gewaardeerd dat er voorafgaand aan het onderzoek startgesprekken plaatsvinden met de ambtelijke organisatie. Tegelijkertijd is de relatie met de ambtelijke organisatie ook spannend. ‘Je werkt vanuit een ander referentiekader en dan werk je gemakkelijk langs elkaar heen.’

4.4 Samenvatting van bevindingen uit de evaluatie • • • •

Raadsleden zijn over het algemeen positief over de kwaliteit, de bruikbaarheid en relevantie van de rekenkamerrapporten. Volgens raadsleden leveren de rapporten van de RKC een bijdrage aan de kaderstellende en/of controlerende rol van de gemeenteraad. Tegelijkertijd worden de rapporten en conclusies en aanbevelingen niet altijd ten volle benut, maar dat ligt dan vooral aan de raad zelf die onvoldoende toeziet op nakoming van de aanbevelingen. De meeste respondenten gaven aan dat de RKC thema’s heeft behandeld die politiek en/of maatschappelijk urgent waren.

28

•

De relatie met de gemeenteraad is goed en de RKC wordt over het algemeen gewaardeerd door raadsleden. De presentatie van de rapporten zou korter en kernachtiger kunnen. Er lijkt een positieve grondhouding te zijn tussen college en RKC en ook vinden college en RKC elkaar in een gezamenlijke ambitie om zaken beter te maken. De relatie met de ambtelijke organisatie lijkt goed; de evaluatiegesprekken waren open. Tegelijkertijd is de relatie met de ambtelijke organisatie ook spannend.

• • •

Beantwoording onderzoeksvragen Onderzoeksvragen

Beantwoording

5.

Hoe ervaren de raadsleden de rekenkamerrapporten (kwaliteit, bruikbaarheid, relevantie)?

Raadsleden zijn over het algemeen positief over de kwaliteit, de bruikbaarheid en relevantie van de rekenkamerrapporten.

6. Hoe evalueert men de rol en positie van de RKC in

De RKC heeft een goede relatie met de gemeenteraad. Daarnaast lijkt er een positieve grondhouding te zijn vanuit het college en de ambtelijke organisatie. Wel blijft er een ‘natuurlijk spanningsveld’ met de ambtelijke organisatie.

relatie tot de raad, haar Adviesgroep, het college, de griffie en de ambtelijke organisatie?

29

Bijlagen 1. Analysekader doorwerking 2. Factsheet per rapport 3. Evaluatie-rapport door Guido Enthoven, Instituut Maatschappelijke Innovatie

30

Bijlage 1: Analysekader doorwerking6 1. In hoeverre heeft het rekenkamerrapport, de daarin opgenomen aanbevelingen en/of het bijgaande raadsvoorstel aandacht gekregen in de gemeenteraad? A. De RKC heeft een presentatie gegeven over het rapport: Ja / Nee. B. Het rapport is geagendeerd voor behandeling in de raad: Ja / Nee C. Het rapport is in de gemeenteraad besproken: Ja / Nee • Indien ja: is gevolgd door een uitspraak, motie en/of besluit van de gemeenteraad Ja / Nee [woordje raadscommissie toch weggehaald, omdat bij een bespreking in een gemeenteraad geen besluit van de raadscommissie kan volgen] 2. In hoeverre heeft de gemeenteraad de aanbevelingen overgenomen dan wel op een andere wijze een besluit genomen over het rapport? A. De conclusies van het onderzoek zijn niet / deels / volledig gesteund door de raad. B. Waarom zijn de conclusies niet / deels / volledig gesteund door de raad? C. De aanbevelingen zijn niet / deels / volledig overgenomen door de raad. D. Waarom zijn de aanbevelingen niet / deels / volledig overgenomen door de raad? 3. In hoeverre zijn de aanbevelingen en/of redeneertrant van de rekenkamer opgenomen in beleid(svoornemens) en/of de uitvoering daarvan? A. De conclusies en aanbevelingen zijn niet / deels / volledig overgenomen in beleid(svoornemens). B. De conclusies en aanbevelingen zijn niet / deels / volledig overgenomen in ambtelijk handelen C.

Wat is de motivering voor niet/deels/volledig overnemen? 4. In hoeverre zijn er patronen waarneembaar in het opvolging geven van conclusies en aanbevelingen van de RKC? A. Welk type aanbevelingen wordt relatief vaak opgevolgd/kent veel doorwerking? B. Welk type aanbevelingen wordt relatief weinig opgevolgd/kent geringe doorwerking? 5. Welke effecten heeft het rekenkamerrapport teweeggebracht? Als gevolg van het rapport is een aantoonbare verandering opgetreden in (meerdere antwoorden mogelijk): I. De meningsvorming door het college en/of de raad. Als gevolg van het onderzoek is het onderwerp of beleidsthema onderwerp van maatschappelijk of politiek debat geworden. II. De (wijze van) besluitvorming door het college en/of de raad. Het onderzoek heeft bijgedragen aan een betere kaderstelling en controle door de raad of een optimaler proces van besluitvorming. III. De beleidsvorming door ambtelijke organisatie, college en/of de raad. Er zijn tijdens/na het onderzoek wijzigingen aangebracht in het beleid of er is nieuw beleid gevormd. IV. De beleidsuitvoering. V. De maatschappelijke doorwerking. Er zijn verbeterde resultaten geboekt in termen van maatschappelijke effecten. VI. De verantwoording over het gevoerde bestuur. Het onderzoek heeft gezorgd voor meer aandacht voor bijvoorbeeld doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid bij het bestuur.

6 Geïnspireerd door de NVRR, Handreiking meten van doorwerking rekenkamerproducten, april 2018. Via

https://www.nvrr.nl/publicatie/1762/handreiking-meten-van-doorwerkingen-rekenkamerproducten/

31

Bijlage 2: Factsheet per rapport In deze bijlage van het rapport volgt per onderzoek een overzicht van de opvolging van de aanbevelingen of algemene doorwerking (waar er geen aanbevelingen waren) van de onderzoeksrapporten van de RKC. Elke factsheet start met een inleidende tekst over het onderzoek, gevolgd door het doel van het onderzoek en de hoofdvraag. Daarna volgt een tabel waarin de doorwerking is weergegeven. De RKC heeft hierbij gewerkt met een stoplichtmodel. Voor de onderzoeken met aanbevelingen is per aanbeveling de volgende kleuring toegepast: Aanbeveling heeft volledige doorwerking Aanbeveling heeft deels doorwerking Aanbeveling heeft geen doorwerking Doorwerking onbekend / niet meer actueel

Voor de onderzoeken zonder aanbevelingen is gekeken of het onderzoek doorwerking heeft gehad bij de raad danwel het college/de ambtelijke organisatie. Het stoplicht is op vergelijkbare wijze als boven vastgesteld: Volledige doorwerking Deels doorwerking Geen doorwerking Doorwerking onbekend / niet meer actueel

De kleuring van de stoplichten is gedaan door de RKC. De RKC heeft zich hierbij gebaseerd op het door de ambtelijke organisatie aangeleverde “stand van zaken overzicht” (zie paragraaf 1.4) en het daarop volgende interview met de ambtelijk betrokkene(n) per onderzoek.

32

Onderzoek 1: Quick scan WMO

Inleiding Het eerste rapport dat de RKC in 2016 uitbracht was een zogenaamde quickscan WMO. Het onderzoek op hoofdlijnen, een zogenaamde quickscan, naar de invoering van de WMO en informatievoorziening aan de gemeenteraad werd uitgevoerd op verzoek van de leden van de gemeenteraad die graag meer inzicht wilden in het veld. Naast het rapport werd er ook een infographic gepubliceerd. Doel De insteek van het onderzoek was lerend en vooruitkijkend om zodoende gezamenlijk verder vorm te geven aan de transformatie van de WMO. De focus lag op het in kaart brengen van het speelveld, de informatievoorziening aan de raad en mogelijkheden voor doorontwikkeling van de WMO. Hoofdvraag “Hoe is de WMO Krimpenerwaard op dit moment georganiseerd, hoe is de gemeenteraad betrokken en geïnformeerd en welke lessen voor de toekomst zijn hieruit te trekken ten aanzien van de informatievoorziening?” Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan In de quick scan werden geen aanbevelingen geformuleerd, wel in het begeleidende raadsvoorstel. Hierbij werd geen onderscheid gemaakt of de aanbeveling gericht was aan de raad, het college en/of de ambtelijke organisatie.

33

Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1: Voor zowel de ambtelijke organisatie, het bestuur als de gemeenteraad is het komende tijd de uitdaging om vanuit vernieuwd perspectief (zonder terug te grijpen op de oude situatie van de vijf gemeenten) te werken aan het inrichten van het sociaal domein voor de gemeente Krimpenerwaard.

•

Aanbeveling 2: De gemeenteraad dient in positie gezet te worden ten aanzien van de kaderstellende rol (bijvoorbeeld actief betrokken te worden in het traject van de transformatieagenda voor de komende jaren).

•

Aanbeveling 3: (Extra) inzet is nodig op de informatievoorziening richting de gemeenteraad.

•

•

•

•

•

Aanbeveling 4: De gemeenteraad heeft zelf ook een belangrijke taak om de kaders te stellen voor de inrichting van het nieuwe stelsel van de Wmo (transformatie) door de juiste vragen te stellen. Aanbeveling 5: Maak als college en gemeenteraad duidelijke afspraken over de vorm en inhoud van documenten en stukken, zodat de gemeenteraad zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol goed kan vervullen.

• •

•

De gemeente heeft de afgelopen jaren stappen gezet om vanuit de nieuwe situatie, één gemeente, te werken aan het opnieuw inrichten van het sociaal domein. Gesteld werd in het gevoerde gesprek dat de transformatie twee onderdelen heeft: beleidsmatig en uitvoering. Beleidsmatig probeert de gemeente de transformatie vorm te geven door het preventieteam. Qua uitvoering ligt er intern een opgave: 1 gezin 1 plan. Het is voor de gemeente nog zoeken om te zorgen dat zij de vraag van de inwoner helder krijgt. Dit moet de gemeente integraal benaderen. In welke mate de afgelopen jaren de aanbeveling van de RKC uit 2016 hierbij is betrokken, is onvoldoende duidelijk. De ambtelijk betrokkenen geven in het wederhoor aan dat de aanbeveling op dit moment in elk geval niet meer actueel lijkt. Aangegeven werd dat de quick scan Wmo aanbevelingen met betrekking tot integraal werken bevatte. Deze aanbevelingen zijn geborgd in het integraal beleidskader Sociaal Domein welke is vastgesteld door de raad op 20 april 2021. De quick scan dateert van 2016. Het is de RKC niet duidelijk geworden in hoeverre en op welke wijze haar aanbevelingen na al die tijd zijn betrokken bij het nieuw opgestelde integrale beleidskader en in welke mate de raad op basis van haar quick scan in de tussenliggende periode is betrokken.

In december 2021 is aan de raad een eerste kwaliteitsmonitor gepresenteerd welke de ontwikkelingen volgt op de maatschappelijk ambities/doelstellingen uit het integraal beleidskader sociaal domein. In de kwaliteitsmonitor komt uitvoering en analyse van het zorggebruik op grond van de Wmo en de Jeugdwet aan bod. De kwaliteitsmonitor gaat acties en activiteiten meten om te zien of de gemeente de doelen haalt. Daarop zitten sturingsmogelijkheden voor de raad, zo werd in het gevoerde gesprek aangegeven. Er is niet eerder een monitor geweest waarin de gemeenteraad ook keuzes kan maken ten aanzien van sturing. Wel waren er eerder al verdiepende analyses op zorggebruik. Hierin was het verwijsgedrag te vinden en de (stapeling van) producten. Dit is doorontwikkeld in de kwaliteitsmonitor, maar de gemeente beschouwt het als een lerend proces. De gemeente wil de sturingselementen bijvoorbeeld nog beter voor het voetlicht gaan brengen. Gesteld werd in het gevoerde gesprek dat de raad over de gegevens en geschetste ontwikkelingen in de monitor in gesprek gaat met ketenpartners en ambtenaren; De RKC vindt een eerste monitor eind 2021 rijkelijk laat na haar aanbeveling uit 2016.

In diverse bijeenkomsten rondom het opstellen van het Integraal Beleidskader Sociaal Domein is de afgelopen jaren door raadsleden gesproken over waarden, inhoudelijke uitgangspunten voor de transformatie, maatschappelijke ambities en sturen en verantwoorden als input voor het vastgestelde Integraal Beleidskader Sociaal Domein. In diverse bijeenkomsten rondom het opstellen van het Integraal Beleidskader Sociaal Domein met raadsleden is gesproken over waarden, inhoudelijke uitgangspunten voor de transformatie, maatschappelijke ambities en sturen en verantwoorden als input voor het vastgestelde Integraal Beleidskader Sociaal Domein.

34

Onderzoek 2: Burger- en overheidsparticipatie

Inleiding In dit tweede onderzoek (2017) heeft de RKC het samenspel onderzocht tussen de gemeente en haar inwoners. De RKC richtte zich in het onderzoek op zowel burgerparticipatie als overheidsparticipatie. Bij burgerparticipatie ligt het initiatief bij de gemeente en ligt de nadruk op meedenken en meedoen van de gemeenschap. Overheidsparticipatie houdt in dat de gemeenschap het initiatief neemt en ligt de nadruk op meedenken en meedoen van de gemeenschap. Naast conclusies en aanbevelingen benoemt de RKC in het rapport ook een aantal voorbeelden hoe andere gemeenten omgaan met participatie. Doel rapport: inzicht geven in het samenspel tussen burgers en de gemeente en het verschaffen van mogelijkheden voor verbetering waar nodig. Hoofdvraag: ‘’Wat doet de gemeente Krimpenerwaard aan het samenspel tussen gemeente en gemeenschap en wat kan beter?’’ Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan Een meerderheid van de raad heeft tijdens de behandeling van het rapport ingestemd met een amendement (A17-20) waarmee beslispunt 3 (het overnemen van de aanbevelingen) uit het raadsvoorstel wordt geschrapt en vervangen door: ‘’Het rapport Voorwaards met participatie ter inspiratie te laten dienen bij de voorbereiding en

35

opstelling van de Nota Burgerparticipatie van gemeente Krimpenerwaard’’ . 7 Daarmee heeft de raad de aanbevelingen van het rapport niet overgenomen, maar de conclusies wel. Desondanks hebben raad, college en ambtelijke organisatie wel een aantal relevante acties ondernomen ten aanzien van de aanbevelingen zoals genoemd in het onderzoeksrapport. Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1 (aan raad): Ga met elkaar het gesprek aan hoe de raad aankijkt tegen participatie in Krimpenerwaard en welke rol raadleden willen pakken.

•

• Aanbeveling 2 (aan raad en college): Voer als raad en college met elkaar het gesprek over, en maak afspraken over de rollen van raad en college bij burger- en overheidsparticipatie.

•

Aanbeveling 3 (aan college): Breng de opbrengsten van de gesprekken tussen raad en college samen in een visie op burger- en overheidsparticipatie.

•

Aanbeveling 4 (aan college): Experimenteer met, en leer van, concrete initiatieven en hou daarbij rekening met de volgende zaken (…).11

•

•

•

Er zijn in 2021 twee beeldvormende sessies geweest in de raad over de controlerende en faciliterende kant van participatie. Met deze sessies kregen raadsleden de kans na te denken over hun rol bij participatie. Uit de gesprekken met de ambtelijk betrokkenen komt naar voren dat de raad dit lastige gesprekken vond. Deze sessies zijn echter wel laat georganiseerd ten opzichte van de publicatiedatum van het rekenkamerrapport (2017). Daardoor is het onzeker in hoeverre deze sessies het directe gevolg zijn geweest van de aanbeveling uit het rapport. De ambtelijke organisatie heeft de verschillende rollen beschreven die de raad kan hebben en wanneer zij deze hebben voor participatie.8 Deze rollen (kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend) kwamen voort uit de tweede aanbeveling van de RKC. Deze rollen zijn met de raad doorgesproken. Echter hiervoor geldt hetzelfde qua timing als bij aanbeveling 1. Er is inmiddels participatiebeleid.9 De raad heeft ook een participatieverordening vastgesteld10, die in de plaats treedt van de inspraakverordening en die de participatie regelt bij gemeentelijke beleidsvorming. Het is onduidelijk in hoeverre deze aanbeveling heeft bijgedragen aan het opstellen van het participatiebeleid. In het “stand van zaken overzicht” is ook niet aangegeven in hoeverre er een relatie bestaat tussen deze aanbeveling en het opstellen van dit beleid.

Duidelijk is dat het opstellen van het participatiebeleid wel laat is gebeurd ten opzichte van de publicatie van het rapport. De ambtelijke organisatie houdt zich bezig met het stimuleren van (bewoners)initiatieven. De RKC heeft geen zicht op de leerpunten die de organisatie uit deze initiatieven haalt en dit meeneemt voor volgende initiatieven. Een voorbeeld van digitale participatie is een recent proces waarbij de gemeente burgers online heeft bevraagd met behulp van een enquêtebureau. Dit bureau heeft het burgerpanel van de gemeente in beheer dat is ingeschakeld voor het onderwerp huisvesting van de gemeentekantoren. Daarnaast was er een actie via sociale media zodat mensen konden reageren en zich aanmelden voor het burgerpanel, wat 30% ook deed. Dit laatste voorbeeld is meer een opmaat naar digitale participatie. Aan het burgerpanel deden jaarlijks al zo'n 1000 inwoners mee. Dat is naar aanleiding van deze laatste actie verder omhoog gegaan.

7 Gemeente Krimpenerwaard, Amendement A17-20 Rekenkameronderzoek Burger en Overheidsparticipatie, 4 juli 2017. 8 Gemeente Krimpenerwaard, Participatiebeleid Krimpenerwaard (pagina 9), 21 september 2021. 9 Gemeente Krimpenerwaard, Participatiebeleid Krimpenerwaard, 21 september 2021. 10 Gemeente Krimpenerwaard, Verordening participatie en uitdaagrecht gemeente Krimpenerwaard 2021, 21 december 2021. 11 Zie pagina 10 van het onderzoeksrapport Voorwaards met participatie voor de acht punten die de RKC in deze aanbeveling noemt voor het college.

36

Onderzoek 3: Sturen in risicovolle projecten

Inleiding In dit onderzoek uit 2018 geeft de RKC raad, college en ambtelijke organisatie handvatten voor hun rollen bij risicovolle projecten. Ook biedt het rapport raad en college een startpunt om de dialoog over hun rollen aan te gaan als het gaat om (sturen op) risicovolle projecten. Als onderdeel van het onderzoek is een inspiratiesessie georganiseerd waarbij raadsleden en ambtelijke organisatie een gezamenlijke dialoog zijn aangegaan over elkaars rol en positie. Doel rapport: het leveren van een bijdrage aan het versterken van (de dialoog over) de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij risicovolle projecten. Hoofdvraag: ‘’Op welke wijze kan de raad zijn kaderstellende en controlerende rol bij toekomstige risicovolle projecten versterken?” Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan De raad heeft kennis genomen van het rapport en neemt alle conclusies en aanbevelingen over. Hieronder volgt per aanbeveling de doorwerking.

37

Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1 (aan raad): Stel criteria op wanneer een project tot de categorie ‘risicovol’ kan worden gerekend.

• •

Aanbeveling 2 (aan raad): Bepaal het ambitieniveau. Bij projecten met weinig risico’s volstaat controle via de P&C cyclus. Bij projecten met een hoog ambitieniveau is het wenselijk dat de raad ook inhoudelijk en procesmatige kaders stelt (bv. werken met een nota van uitgangspunten).

• •

Aanbeveling 3 (aan raad): Controleer als raad periodiek aan de hand van deze kaders en de daarbij afgesproken informatievoorziening of het project zich in de juiste richting ontwikkelt en stel indien nodig de kaders bij (richt u zich niet alleen op financiële risico’s maar ook op inhoudelijke en procesmatige risico’s). Aanbeveling 4 (aan college): Stel projectplannen zodanig op dat duidelijk is wat de bijdrage is van het risicovolle project aan gemeentelijke doelstellingen en bied daarbij de raad, indien hij dat wenst, de keuze voor verschillende scenario’s.

•

•

• • •

Aanbeveling 5 (aan college): Stem als college af wat de wensen en behoeften van de raad zijn met betrekking tot risicovolle projecten en bevraag de raad daarop actief.

•

•

Aanbeveling 6 (aan college): Breidt de nieuwe werkwijze ‘projectmatig werken’ uit met een paragraaf waarin wordt beschreven hoe de informatievoorziening aan de raad eruit moet zien. Laat deze aangepaste werkwijze, zeker omdat daar ook taken en verantwoordelijkheden van de raad zijn opgenomen, vaststellen door de raad.

•

De raad heeft deze aanbeveling niet opgevolgd en is onderling niet het gesprek aangegaan om criteria op te stellen. Het college gaf in zijn bestuurlijke reactie op het rapport een reactie op deze aanbeveling, hoewel deze aanbeveling niet op het college was gericht.12 Het is volgens het college zijn rol om een inschatting te maken welk project als risicovol moet worden aangemerkt. De raad heeft hierover niet onderling het gesprek gevoerd. Naar de opvatting van het college zijn projecten per definitie gericht op uitvoering en dus een zaak voor het college (en niet van de raad), zoals het college schrijft in zijn bestuurlijke reactie. 13 Uit het gesprek met de ambtelijk betrokkenen komt naar voren dat het college, op het moment dat zich een serieus risico voordoet, dat naar de raad communiceert. Het overige wordt gezien als uitvoering en daarmee primair van het college. Overigens heeft het college/de organisatie geen systeem ingericht over wanneer hij het gesprek met de raad aangaat. De raad heeft geen kaders gesteld, noch zijn er afspraken gemaakt wanneer hij geïnformeerd wil worden. Het initiatief daartoe ligt nu bij het college. Wanneer het college dit nodig acht, wordt de raad betrokken. Van een actieve controlerende en periodieke controle door de raad is daarmee geen sprake.

De ambtelijk betrokkene geeft aan dat in elk projectplan wordt aangeven aan welke gemeentelijke doelstelling het project een bijdrage levert. De ambtelijk betrokkene geeft aan dat er in de formats voor projectmatig werken (het projectplan) geen verschillende scenario’s voor de raad zijn uitgewerkt. Wel maakt de ambtelijke organisatie met de portefeuillehouder en college een inschatting in hoeverre de raad meegenomen moet worden in de keuze voor verschillende scenario’s. Raad en college (en aan de zijlijn ook de betrokken ambtenaren) hebben volgens de gesproken ambtelijk betrokkene een discussie gehad over de vraag: ‘’Wat is de rol van de raad en wat is de rol van het college in het sturen op risico’s?’’ Op het moment dat zich een serieus risico voordoet, communiceert het college dat naar de raad. Een voorbeeld van optrekken van de organisatie/het college met de raad is de werkgroep Energietransitie. Deze werkgroep bestaat uit enkele raadsleden die volgens de ambtelijk betrokkene goed bekend zijn met de materie. Als zich een risico voordeed, wordt de werkgroep bijeengeroepen om daarin te schakelen en te informeren. Met deze aanbeveling is de organisatie nog aan de slag. Daarom is deze aanbeveling nog niet opgevolgd. De organisatie verwacht in het eerste kwartaal van 2022 de nieuwe werkwijze projectmatig werken aan te kunnen bieden aan de raad.

12 Rekenkamercommissie Krimpenerwaard, Rapportage Sturen in Risicovolle projecten, maart 2018. 13 Rekenkamercommissie Krimpenerwaard, Rapportage Sturen in Risicovolle projecten, maart 2018.

38

Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 7 (aan raad en college): Ga met elkaar de dialoog aan over kaderstelling, informatievoorziening en rolverdeling.

• •

•

Aanbeveling 8 (aan raad en college): Kijk naar de inspirerende voorbeelden van andere gemeenten hoe omgegaan wordt met informatievoorziening (aan de raad) en besluitvormingstrajecten rondom risicovolle projecten.

•

•

Zoals beschreven in aanbeveling 5, hebben college en raad het gehad over de verschillende rollen bij risicovolle projecten. Uit het gesprek met de ambtelijk betrokkene blijkt dat het gebruiken van het BOB-model een nuttige stap is geweest. Volgens de ambtelijk betrokkene kan de raad daardoor meer tijd en energie besteden aan het onderwerp sturen in risicovolle projecten. Met het BOB-model wordt niet alleen gestreefd naar minder vergadertijd voor de raad, maar ook naar een versterking van de politiek sturende rol van de raad; met beeldvorming wordt gestreefd naar een betere informatievoorziening voor raadsleden en met oordeelsvorming nemen fracties een (voorlopig) politiek standpunt in en gaan met elkaar in discussie.14 Een voorbeeld van waar de raad door het college bij is betrokken, is de eerdergenoemde werkgroep Energietransitie. Hierin heeft de raad kaders kunnen stellen. Het op deze manier voorleggen en het verkennend in gesprek gaan met de raad, is de afgelopen anderhalf jaar vaker gedaan. Dat heeft volgens de ambtelijk betrokkene als voordeel dat, het college weet hoe de raad naar het onderwerp kijkt, zodoende een richting heeften dus ook vaart kan maken. Uit het gesprek met de ambtelijk betrokkene blijkt dat de organisatie het rapport risicovolle projecten er geregeld bij pakt.

De ambtelijk betrokkene geeft aan dat de voorbeelden uit andere gemeenten die in het rapport genoemd worden nuttig zijn voor de organisatie. Uit de gesprekken en bestudering van relevante documenten komt niet naar voren dat de raad met deze aanbeveling aan de slag is gegaan. In de raadsledensessie kwam het rapport risicovolle projecten niet naar voren als een rapport dat bij raadsleden scherp op het netvlies staat, zoals dat bij bijvoorbeeld businesscase gemeentekantoren en verkeersveiligheid wel het geval was.

14 Gemeente Krimpenerwaard, BOB vergadermodel, verkregen op 26 januari 2022 van https://www.krimpenerwaard.nl/bob-vergadermodel.

39

Onderzoek 4: Informatievoorziening aan burgers (Doe Mee-onderzoek)

Inleiding Dit zogenaamde Doe Mee-onderzoek waaraan de RKC in 2017 deelnam was gericht op de besteding van publieke middelen. Het betrof een vergelijkend onderzoek van de NVRR in samenwerking met de Algemene Rekenkamer waar elf rekenkamercommissies aan hebben meegedaan. Naast de algemene vragen uit het gezamenlijke onderzoek, heeft de RKC specifieke vragen toegevoegd over de informatievoorziening op de gemeentelijke website. De RKC heeft een papieren vragenlijst afgenomen tijdens gesprekken met inwoners ‘op straat’ om hun ervaringen met de informatievoorziening van de gemeente op te halen. Doel rapport: inzicht geven in de mening van inwoners over de informatievoorziening van de gemeente over de publieke uitgaven. Hoofdvraag: “Wat willen burgers weten over publieke uitgaven van hun gemeente en de resultaten die daarmee bereikt worden?” Overzicht doorwerking Het rapport bevat geen aanbevelingen. Desondanks kan er doorwerking zijn van het rapport (zie hoofdstuk 3.3).

40

Doorwerking bij…

Doorwerking/effect

…de raad.

N.v.t. Dit rapport was gericht op de gemeente als zender van informatie.

…college en/of ambtelijke organisatie.

•

•

•

De uitkomsten van het onderzoek hebben geleid tot gesprekken over de wijze waarop er naar de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening wordt gekeken. Het onderzoek geeft het college vergelijkbaarheid met een 0meting van de burgerpeiling uit 2016. In 2019 heeft het college een volgende burgerpeiling gehouden waarin inwoners uit het burgerpanel zijn bevraagd over de dienstverlening en informatievoorziening. In het “stand van zaken overzicht” vanuit de ambtelijke organisatie staat vermeld dat de resultaten hiervan zijn meegenomen in het collegeprogramma in het programma dienstverlening. Voor 2022 staat een volgende burgerpeiling gepland naar informatievoorziening. In het “stand van zaken overzicht” staat beschreven dat het bezoek op de gemeentewebsite is gestegen van 300.096 (2016) naar 333.296 (tot 1-11-2021). Ook is het aanbod van digitale producten inmiddels verruimd. 43% van die producten wordt inmiddels ook digitaal aangevraagd. Ook wordt gewerkt aan inclusieve dienstverlening en informatievoorziening (o.a. voor niet-digitaal-vaardigen) en de wettelijke eisen waar het de doorzoekbaarheid van de website betreft. Het is echter onduidelijk in hoeverre dit het effect is van het RKC-rapport of van de toenemende digitalisering.

41

Onderzoek 5: Verkenning speelveld drie decentralisaties

Inleiding Er was behoefte bij de raad aan meer informatie over de drie decentralisaties (Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), Jeugdwet en Participatiewet) in de gemeente Krimpenerwaard. Maart 2019 bracht de RKC daarom haar verkenning van het speelveld van de drie decentralisaties in de gemeente Krimpenerwaard uit, getiteld: “De zorg voor elkaar?”. Dit onderzoek sluit aan op de in 2016 uitgevoerde quick scan naar de WMO. De RKC heeft besloten in deze verkenning van buiten naar binnen te kijken, waarbij het perspectief van de inwoner als bepalende factor mee werd genomen. De verkenning heeft geleid tot een diepgaander onderzoek naar de Jeugdzorg (publicatie najaar 2021). Doel In kaart brengen hoe het huidige speelveld er uitziet bij elk van de drie decentralisaties in Krimpenerwaard, d.m.v. het updaten van de in 2016 opgestelde WMO-infographic (bij het eerste onderzoek van de RKC, een quick scan WMO), aangevuld met vergelijkbare informatie alsmede infographics voor de Jeugdzorg en de Participatiewet. Hoofdvraag “Hoe ziet het huidige speelveld van de drie decentralisaties eruit bij de gemeente Krimpenerwaard?” Overzicht doorwerking De verkenning bevatte geen aanbevelingen. Wel waren er vier algemene verbeterpunten, te weten: 1.

Het goed in beeld brengen en monitoren van de resultaten en effecten van het gemeentelijke beleid: hiervoor is onvoldoende informatie beschikbaar of geen tijd beschikbaar; 2. Het nog beter ondersteunen van inwoners bij het formuleren van de eigen, passende hulpvraag en het begeleiden bij het vinden van het juiste aanbod;

42

3. De integrale benadering en eenduidige werkwijze vanuit gemeente richting inwoners is nog in ontwikkeling, want de domeinen Jeugd, WMO en Participatiewet werken ieder vanuit eigen procedures en processen. Het is in Krimpenerwaard wel in beweging door het beleid van 1 loket/1 telefoonnummer/1 werkwijze dat nu wordt uitgevoerd. Daarmee wordt niet alleen meer uniformiteit in benadering gerealiseerd, maar ook kennisuitwisseling tussen medewerkers over WMO, Jeugdzorg en Participatiewet; 4. Het omgaan met de gevolgen van de Algemene Verordening gegevensbescherming ( AVG) binnen de gemeentelijke processen is nog in ontwikkeling. Het is een randvoorwaarde voor informatie-uitwisseling en een integrale aanpak van meervoudige problematiek.

Doorwerking bij…

Doorwerking/effect

…de raad.

N.v.t. De verkenning was gericht op gemeentelijke processen.

…college en/of ambtelijke organisatie.

Verbeterpunt 1 hing samen met de verantwoording over het gevoerde bestuur. In het “stand van zaken overzicht” is aangegeven: “Er wordt gewerkt aan een monitoring van de resultaten in vervolg op het door de raad vastgestelde Integraal Beleidskader Sociaal domein en de maatschappelijke agenda.” De verbeterpunten 2 t/m 4 uit het onderzoek (genoemd boven deze tabel) hingen samen met de beleidsuitvoering. • In het “stand van zaken” overzicht is aangegeven: “Alle medewerkers zijn getraind in het toepassen van 1G1P1R15. Consulenten Jeugd en WMO voeren procesregie in complexe casuïstiek, gericht op goede samenwerking tussen betrokken partijen en het behalen van de met de cliënt opgestelde doelen." Hiermee wordt voldaan aan verbeterpunt 2. • Daarnaast wordt aangegeven dat “samenwerking met diverse ketenpartners wordt verstevigd waardoor we beter zicht hebben op bepaalde doelgroepen en we ook vroegtijdig in kunnen spelen op ontwikkelingen (..). Door de vaststelling van een integrale verordening Werk, Participatie en Inkomen is een belangrijke stap gezet naar een meer integrale dienstverlening. (..) Een belangrijk uitgangspunt van de integrale verordening is dat de regels makkelijk vindbaar zijn voor de inwoner en beknopt en in begrijpelijke taal zijn geformuleerd.

Eind 2022 zal deze waarschijnlijk worden uitgebreid met de onderwerpen Jeugd en WMO.” Hiermee wordt voldaan aan verbeterpunt 3. • Verbeterpunt 4 t.a.v. AVG-eisen is opgevolgd. In het interview werd aanvullend aangegeven dat de gemeente werkt met “1 gezin 1 plan, 1 regisseur”. Bij deze aanpak is te zien dat er op een bepaald onderdeel informatie is, maar niet welke informatie. Alleen de mensen van schulddienstverlening mogen over de grenzen heen kijken. Wel kunnen medewerkers in open gesprek met de collega van een andere afdeling. Er is er dan wel één verantwoordelijke voor het gezin. Hier voert de gemeente regie op, maar in de praktijk is het echt nog een issue. Dit issue is binnen de gemeente vooral van belang richting het preventieteam, want als de gemeente wil afschalen zal zij daar informatie mee moeten gaan delen. Met de WAMS16 (verwacht 1 januari 2023 van kracht) kan de gemeente dit issue ondervangen. Er zijn op dit moment geen betere systemen dan de gemeente nu heeft, ook niet van commerciële partijen.

15 Redactionele noot RKC: 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur 16 Wetsvoorstel Aanpak meervoudige problematiek sociaal domein, waarbij gemeenten de juridische grondslag krijgen om de noodzakelijke persoonsgegevens domeinoverstijgend te delen, te

verzamelen en te verwerken.

43

Onderzoek 6: Verkeersveiligheid rondom scholen

Inleiding Het zesde onderzoek van de RKC (2019) vond in eigen beheer plaats en betrof de verkeersveiligheid rondom scholen in de Krimpenerwaard. In het onderzoek werden zes basisscholen en twee middelbare scholen betrokken. Doel Het doel van het onderzoek was om de gemeenteraad inzicht te bieden in de stand van zaken ten aanzien van de verkeersveiligheid rondom scholen uit het basis- en voortgezet onderwijs in de gemeente Krimpenerwaard en waar zinvol aanbevelingen te formuleren ter verbetering. Hoofdvraag Er is geen centrale vraag geformuleerd, wel zeven onderzoeksvragen waarin zowel naar de fysieke situatie rondom scholen is gekeken als naar de percepties omtrent verkeersveiligheid bij diverse groepen (waaronder scholen, ouders en leerlingen). Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan De raad heeft kennis genomen van het rapport en neemt alle conclusies en aanbevelingen over. Hieronder volgt per aanbeveling de doorwerking.

44

Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1 (aan raad): Bepaal het ambitieniveau van de gemeente voor de fysieke verkeersveiligheid rondom scholen, bijvoorbeeld 'Iedere school een schoolzone'. Aanbeveling 2 (aan raad): Bepaal het ambitieniveau van de gemeente voor verkeerseducatie op scholen.

• •

De raad heeft geen gesprek gevoerd om het ambitieniveau te bepalen voor de fysieke verkeersveiligheid rondom scholen. Wel heeft de gemeente deelgenomen aan een gezamenlijke actie met regiogemeenten om een regionaal verkeersplan op te stellen.

• •

Aanbeveling 3 (aan college): Buig de (huidige) reactieve aanpak om naar een proactieve. Aanbeveling 4 (aan college): Breng de verkeersrisico's in de fysieke omgeving van alle scholen voor primair en voortgezet onderwijs in de Krimpenerwaard in kaart door de situatie rond de school ook verkeerstechnisch te beoordelen.

•

De raad heeft geen gesprek heeft gevoerd over het ambitieniveau van de gemeente voor verkeerseducatie op scholen. Wel biedt het eerder genoemde regionale verkeersveiligheidsplan, dat door de ambtelijke organisatie gezamenlijk met regiogemeenten is opgesteld, handvatten voor het ambitieniveau voor de verkeersveiligheid. De afgelopen jaren was de ambtelijke capaciteit lager vanwege niet ingevulde vacatures. De ingehuurde mensen hebben zich ingezet op vraagafhandeling. Daarmee heeft de organisatie de afgelopen anderhalf jaar reactief moeten handelen en kon dat nog niet proactief. Inmiddels is de bezetting op sterkte. Er is een lokaal integraal verkeersveiligheidsplan opgesteld met daarin opgenomen schoolomgevingen in de wijze van prioritering. Bij risico's in de schoolomgeving komen deze hoger op de prioriteringslijst. Onderdeel van het verkeersveiligheidsplan is een verkeerstechnische beoordeling. Er dient nog een uitvoeringsplan verkeersveiligheid te worden opgesteld waarin zal worden aangeven of en welke schoolomgevingen nu al nader aandacht behoeven waarna een projectmatige aanpak wordt gestart. In het gesprek met de ambtelijke organisatie werd aangegeven dat het team verkeer drie scenario’s zal opstellen ten aanzien van het uitvoeringsplan verkeersveiligheid. Daarna zullen college en raad een besluit nemen.

Als college en raad besluiten om er meer geld in te stoppen, dan betekent dit dat er meer snelheid kan komen op het gebied van de verbetering van verkeersveiligheid. Uit het ambtelijk gesprek bleek dat het team verkeer in 2019/2020 een start heeft gemaakt met studies naar verkeersveiligheid van scholen. Zo liepen er voor een school in Krimpenerwaard en in Schoonhoven ten tijde van het onderzoek studies naar de verkeersveiligheid in de omgeving. Deze studies hebben, zo werd in het gesprek aangegeven geleid tot concrete aanpassingen van de verkeerssituaties rond deze scholen. Nieuwe trajecten rond andere scholen zijn door gebrek aan personele capaciteit niet gestart.

•

• •

Aanbeveling 5 (aan college): Ga met de scholen voor primair en voorgezet onderwijs, maar ook met betrokken ouders en leerlingen, het gesprek aan over hoe de gemeente initiatieven van de scholen mogelijk nog beter kan faciliteren. Aanbeveling 6 (aan college): zet als gemeente in op meer deelname aan het verkeerseducatieve aanbod.

•

• •

De gemeente biedt via VVN diverse mogelijkheden aan bij de scholen. Het is aan de scholen om hier ook gebruik van te maken, zo werd gesteld in het “stand van zaken overzicht” (eind november 2021). Desgevraagd werd er in het gevoerde gesprek met de organisatie het volgende aan toegevoegd: Het actief benaderen van scholen voor het aanbieden van verkeerspakketten is nooit helemaal van de grond gekomen. De pakketten zijn nog wel in de lucht via de regio, maar dit gebeurt op vraagbasis: als scholen deze pakketten willen, dan is het beschikbaar. Scholen maken hier gebruik van, maar dit gebeurt nog niet op de volledige breedte. Team verkeer is faciliterend en maakt geen directe reclame voor de pakketten. Indirect maakt team verkeer er wel reclame voor: als er iets aan verkeersvoorlichting plaatsvindt, dan schenkt de gemeente er aandacht aan. Het is niet zo dat team verkeer elke school benadert of ze mee willen doen.

45

Onderzoek 7: Duurzaamheid

Inleiding Dit onderzoek uit 2019 was gericht op het beleid rondom duurzaamheid met een focus op duurzame energie. De RKC heeft in het onderzoek gekeken naar de stappen die de gemeente onderneemt om de toekomstige doelstellingen op het gebied van duurzaamheid te behalen. Doel rapport: overzicht en inzicht geven in (de doeltreffendheid en doelmatigheid van) het duurzaamheidsbeleid, en het geven van advies aan het college voor een verbeteringsslag in het gemeentelijk beleid. Hoofdvraag: ‘’Is het beleid van de gemeente Krimpenerwaard doeltreffend en doelmatig op het gebied van duurzaamheid in het algemeen en duurzame energie in het bijzonder?’’

46

Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan De raad neemt de aanbevelingen niet over, maar alleen kennis ervan omdat het onderzoek plaatsvond in de startfase van het programma duurzaamheid. 17 De RKC is desondanks nagegaan of er doorwerking van haar aanbevelingen heeft plaatsgevonden. Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1 (aan raad): Maak snel inhoudelijke keuzes.

•

Aanbeveling 2 (aan raad): Pak uw rol en neem initiatief.

•

Aanbeveling 3 (aan college): Ontwikkel tools om na te gaan hoeveel projecten bijdragen aan de doelen.

•

Aanbeveling 4 (aan college): Intensiveer inzet van mensen en middelen gericht op concrete realisering van de doelen.

•

Aanbeveling 5 (aan college): Geef het RES-traject een prominentere plaats in het gemeentelijke duurzaamheidsprogramma.

•

Aanbeveling 6 (aan raad en college): Denk groot.

•

•

• Aanbeveling 7 (aan raad en college): Zet gestructureerde participatie op

•

•

17

De raad heeft deze aanbeveling alleen ter kennisneming overgenomen. Deze aanbeveling is ook niet door de raad opgevolgd. De raad heeft deze aanbeveling alleen ter kennisneming overgenomen. Deze aanbeveling is ook niet door de raad opgevolgd. De organisatie maakt op dit moment de afweging te komen tot een eigen monitor. Op dit moment wordt nog steeds gebruik gemaakt van het klimaatdashboard van Rijkswaterstaat. Dit is de belangrijkste bron van (monitorings)informatie. De organisatie heeft zelf (nog) geen nieuwe tools ontwikkeld. Volgens de gesproken ambtelijk betrokkene wordt in het collegeprogramma een koppeling gemaakt tussen de middelen en doelen.18 In hoeverre het college (door het rekenkameronderzoek) een grotere inzet heeft gepleegd met mensen en middelen komt uit de gesprekken en de bestudeerde documenten niet naar voren. De Regionale Energiestrategie (RES) 1.0 is vastgesteld en hieraan heeft de organisatie concrete acties verbonden (zie aanbeveling 6). Het RES-traject wordt genoemd in het programmaplan Duurzaamheid 2019-2022. Het is een verplichting voor de gemeente zich hiervoor in te zetten en de gemeenteraad dient het aanbod van de gemeente aan de energietransitie vast te stellen. Het college en de ambtelijke organisatie zijn, zo blijkt uit de gesprekken, bezig met het inzetten op het behalen van concrete resultaten op het gebied van duurzaamheid.

Dan gaat het bijvoorbeeld om zon op dak en zon op parkeerplaatsen. De raad heeft de RES 1.0 en de TVW (Transitievisie Warmte) vastgesteld. Nu de RES 1.0 en de warmtevisie zijn vastgesteld, gaat het college/de ambtelijke organisatie kijken welke grote projecten de gemeente kan gaan oppakken. Het college heeft een aanzet gegeven voor het realiseren van concrete resultaten. Het college maakt in de eerste helft van 2022 plannen over bijvoorbeeld de uitvoering van zon op parkeerplaatsen en het uitvoeren van de warmtevisie. In de regio wordt gewerkt aan een plan om zon op dak te realiseren. Groot denken vanuit de raad zelf in de vorm van concrete initiatieven komt uit de bestudeerde documenten en gesprekken niet naar voren. De ambtelijke organisatie heeft veel moeite gestoken in participatie door inwoners. Het programma RES 1.0 is een goed voorbeeld van hoe de gemeente inwoners betrekt. Zo zijn er enquêtes afgenomen en bewonersbijeenkomsten georganiseerd waarin inwoners hun stem konden laten horen. Participatie is in coronatijd wel anders verlopen dan was voorzien (met name door beperkingen vanwege corona zijn minder inwoners betrokken dan was voorgenomen). Er is volgens de gesproken betrokkene van de ambtelijke organisatie nog winst te behalen aan het meenemen van inwoners aan de voorkant.

Gemeente Krimpenerwaard, Amendement A19-83 Rekenkameronderzoek duurzaamheid, 10 december 2019.

18 Gemeente Krimpenerwaard, College van Burgemeester en Wethouders, Collegeprogramma 2019-2022, 2019.

47

Onderzoek 8: Implementatie VN-verdrag handicap

Inleiding In december 2019 bracht de RKC haar achtste rapport uit: De implementatie van het VN-verdrag Handicap in gemeentelijk beleid. Het ging om een zogeheten Doe Meeonderzoek van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) en het College voor de Rechten van de Mens. Het betrof een documentstudie naar de implementatie van het VN-verdrag. In de bijlage van dat rapport is het vergelijkende onderzoek waaraan 57 gemeenten deelnamen opgenomen. De RKC heeft er een oplegger bij geschreven waarin nader is aangegeven hoe de situatie in de gemeente Krimpenerwaard is vergeleken met de andere deelnemende gemeenten. Doel Inzicht geven in de mate waarin de gemeente Krimpenerwaard invulling geeft aan de verplichting om in het beleid sociaal domein uitvoering te geven aan het VN-verdrag handicap. Hoofdvraag “Hoe ver is de gemeente met de implementatie van het VN-verdrag Handicap?“

48

Overzicht doorwerking Er werden geen aanbevelingen geformuleerd. Wel is de ambtelijke organisatie om een reactie gevraagd. De ambtelijke reactie op het rapport destijds luidde: “Omdat het beleid van Krimpenerwaard dateert van vóór de ratificatie van het VN-verdrag wordt hier niet expliciet naar verwezen. Wel is er in het gemeentebeleid aandacht voor de thematiek. Krimpenerwaard gaat uit van generiek inclusiebeleid in plaats van doelgroepenbeleid of specifiek inclusiebeleid. De verplichte implementatie van het VN-verdrag Handicap heeft een plek in het plan van aanpak van het programma Sociaal Domein.”

Doorwerking bij…

Doorwerking/effect

…de raad.

•

In november 2021 is een nieuw beheerplan openbare ruimte vastgesteld. Daarbij heeft de raad een amendement aangenomen over toegankelijkheid.19 Het is onduidelijk of dit verband hield met het RKC-rapport.

…college en/of ambtelijke organisatie.

•

In het overzicht stand van zaken (eind 2021) wordt aangegeven dat er generiek inclusiebeleid is uitgewerkt in het Integraal Beleidskader Sociaal Domein (IBK). Er is geen afzonderlijk inclusiebeleid. De maatschappelijke agenda en activiteiten die daaruit voortvloeien geven invulling aan de geschetste ambities uit het IBK. Desgevraagd werd in het gesprek met ambtelijk betrokkenen aangegeven dat de gemeente nog meer afzonderlijke beleidsstukken (zoals een apart beleidsstuk voor inclusie) niet wenselijk acht. Op losse onderdelen heeft de gemeente al gewerkt heeft aan het thema inclusie, bijvoorbeeld de toegankelijkheid van de website, ondertiteling van de gemeenteraadsvergaderingen en toegankelijkheid van de openbare ruimte. Meer in het algemeen kan gesteld worden dat er veel gebeurt op het gebied van inclusie, maar dat er niet in één document beschreven is hoe de gemeente de acties uitvoert. In het gesprek met ambtelijk betrokkenen werd aangegeven dat de gemeente nadenkt over speelvoorzieningen voor gehandicapte kinderen.

• • • •

19 Amendement A21-045, IBOR 2 - toegankelijkheid openbare ruimte. Raadsvergadering 9 november 2021.

49

Onderzoek 9: Second opinion op de businesscase gemeentekantoren Krimpenerwaard

Inleiding De RKC begeleidde in het voorjaar van 2021 de second opinion naar de businesscase gemeentekantoren. Aanleiding was een motie van de raad waarin werd gesteld dat het rapport van HEVO over de gemeentekantoren op een aantal punten de raad nog onvoldoende houvast gaf om tot een gedegen en gedragen besluit te komen. In de motie verzocht de raad de RKC Krimpenerwaard om deze opdracht uit te zetten bij een onafhankelijk bureau en het onderzoek te begeleiden. De RKC heeft dit verzoek ingewilligd. Doel rapport: het bieden van handvatten aan de gemeenteraad voor het beter kunnen duiden van het rapport van HEVO om het verdere traject van besluitvorming over de gemeentekantoren in te kunnen gaan. Hoofdvraag. N.v.t.

50

Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan De RKC heeft geen raadsvoorstel voor dit onderzoek geschreven. In de bespreking van de businesscase in de raadsvergadering gaat het over een raadsvoorstel met de keuze voor een centrale gemeentelijke kantoorhuisvesting. De second opinion is bij deze besluitvorming betrokken en dit onderzoek bevatte de volgende aanbevelingen. Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1 (aan HEVO): Schenk meer aandacht aan de compleetheid van de onderbouwingen in een presentatie. Aanbeveling 2 (aan college): Laat HEVO een laatste definitieve versie van de businesscase maken.

•

HEVO heeft de presentatie in visuele zin aangepast, voor besluitvorming van de raad op 2 juni 2021.

•

HEVO heeft een definitieve versie van de businesscase opgesteld.20

Aanbeveling 3 (aan college): Laat een goede budgetbegroting opstellen voor het gekozen scenario. Aanbeveling 4 (aan college): Betrek een organisatieadviesbureau.

•

De ambtelijke organisatie heeft een stichtingkostenraming opgesteld voor de raad volgens het betreffende scenario (scenario 3).21 Deze maakte onderdeel uit van de beslisstukken van de raadsvergadering van 21 december 2021. De organisatie is in het afgelopen anderhalf jaar bezig geweest met het opstellen van een organisatievisie en is in januari/februari 2020 een traject gestart met organisatieadviesbureau Rijnconsult (dit was voordat het onderzoeksrapport werd uitgebracht). Uit het traject kwam onder meer dat er niet ‘één organisatie en één team’ bestond. Dat had te maken met de gelaagdheid in de organisatie. Veel ging via hiërarchische lijnen, en niet de ‘gewone’ lijnen. Verder is later in het traject door de gemeente een adviseur aangetrokken op het gebied van leiderschap en organisatieontwikkeling. Op 21 december 2021 heeft de raad een besluit genomen over de resultaten van de verkenningsfase en heeft een go gegeven voor de vervolgfase en het bijbehorende krediet voor deze fase. Hierin zijn ook de uitgangspunten voor de budgetvaststelling vastgelegd. Uit het gesprek met de ambtelijk betrokkenen komt naar voren dat gemeentehuisvesting een moeilijk dossier is.

Volgens de betrokkenen uit de ambtelijke organisatie en volgens de raadsleden die gesproken zijn in de raadsledensessie heeft de gemeenteraad door de second opinion een goed besluit kunnen nemen over de gemeentehuisvesting.

•

• Aanbeveling 5 (aan raad): Leg de uitgangspunten van de budgetvaststelling goed vast.

•

•

20 HEVO, Businesscase gemeentekantoren (incl. effecten coronacrisis) – definitieve versie, 21 mei 2021. 21 Gemeente Krimpenerwaard, Nieuwbouw gemeentehuis Krimpenerwaard: kapitaallastenberekening, 14 oktober 2021.

51

Onderzoek 10: Klachtbehandeling

Inleiding De RKC heeft in eigen beheer in 2020/2021 onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de klachtbehandeling van de gemeente Krimpenerwaard. In het onderzoek heeft de RKC gekeken naar sterke en zwakke punten van de klachtbehandeling. Daarmee wilde de RKC komen tot aanbevelingen waarmee de organisatie en de praktijk van de klachtbehandeling zou kunnen worden verbeterd. Doel rapport: het verschaffen van inzicht voor de gemeenteraad in hoe de praktijk en de (formele) organisatie van de klachtbehandeling er in de gemeente uitziet. Hoofdvraag: ‘’Stelt de gemeente Krimpenerwaard haar inwoners voldoende in staat een klacht in te dienen, is de behandeling van klachten zorgvuldig en dienstverlenend en op welke wijze leert de gemeente van de ingediende klachten?’’ Overzicht aanbevelingen en de doorwerking hiervan De raad heeft kennis genomen van het rapporten neemt alle conclusies en aanbevelingen over. Hieronder per aanbeveling de doorwerking. 52

Aanbeveling

Doorwerking

Aanbeveling 1 (aan college): Zorg voor goede dossiervorming van behandelde formele en informele klachten.

•

•

Aanbeveling 2 (aan college): Zorg voor een vlotte afwikkeling van klachten.

•

•

Aanbeveling 3 (aan college): Creëer overzichten van klachten bij de organisaties die taken namens de gemeente uitvoeren. Breng deze informatie bijeen in een jaarverslag voor de raad waarmee verantwoording wordt afgelegd over het geheel van klachtbehandeling.

•

Aanbeveling 4 (aan college): Bekijk of klachtbehandeling meer gekoppeld kan worden aan de dienstverlening richting inwoners.

•

Aanbeveling 5 (aan college): Maak structurele overzichten van klachten en stuur zo nodig beleid, procedures en uitvoeringsplanning bij.

•

Aanbeveling 6 (aan raad): Bespreek als raad jaarlijks het overzicht van klachten zoals bedoeld bij aanbeveling 5 en stel

•

•

•

•

De registratie van klachten vindt plaats in Djuma. In dit nieuwe systeem blijven klachten openstaan onder de klachtbehandelaar totdat deze aangeeft tot welk resultaat de klachtbehandeling heeft geleid. Dit zorgt ervoor dat managers/klachtbehandelaars het dossier compleet maken. Met deze vorm van registratie komt het volgens ambtelijk betrokkenen in principe niet meer voor dat onduidelijk is of een klacht al dan niet is afgehandeld en de klachtencoördinator daarvan geen weet heeft. Een kanttekening hierbij is dat dit systeem er niet automatisch voor zorgt dat alle brieven in het dossier komen. De training van de nieuwe teammanagers moet ervoor zorgen dat de registratie van klachten goed en volledig gebeurt, maar de resultaten hiervan zijn nog niet duidelijk. In het “stand van zaken overzicht” wordt aangegeven aan dat de doorlooptijd van enkelvoudige klachten goed verloopt. De doorlooptijd van veelklagers blijft wel een onderwerp van aandacht: er is een kleine groep van ongeveer tien mensen die veel klachten indient. Deze klachten zijn vaak ongegrond en kosten de organisatie veel tijd.

Er is een aantal stappen die klachtbehandelaars volgens de Nationale Ombudsman kunnen gebruiken om klachten effectief te kunnen behandelen, en zo te komen tot een goedlopend proces en (goede) afronding van een klacht.22 De organisatie probeert hiermee om te gaan door gebruik te maken van een infographic van de Nationale Ombudsman, waarmee klachtbehandelaars op een gegeven moment ‘een punt kunnen zetten’ achter een klacht. In de rapportage klachtenbehandeling 2020 wordt geen onderscheid gemaakt in de doorlooptijd van enkelvoudige klachten versus veelklagers. De rapportage over 2021 is nog niet beschikbaar. Daarmee kan op dit moment niet worden beoordeeld of de afwikkeling van klachten daadwerkelijk vlotter verloopt. De website is aangepast: de gemeente heeft per onderwerp aangegeven bij wie, en hoe er een klacht kan worden ingediend over een organisatie die namens de gemeente taken uitvoert. De ambtelijk betrokkenen geven in het gesprek aan dat de aanbeveling van het maken van een jaarverslag niet geheel is opgevolgd vanwege het vrij recente publiceren van dit onderzoeksrapport, en omdat de ambtelijke organisatie te maken heeft met een langdurig zieke. Daardoor is deze informatie nog niet bijeengebracht in een jaarverslag voor de raad.

De ambtelijke organisatie is sinds kort anders georganiseerd waardoor de functie van klachtencoördinator nu bij het publieke domein is ondergebracht waar de dienstverlening aan de inwoners plaatsvindt. Dit moet zorgen voor korte lijnen. De ambtelijke organisatie geeft onder meer aan bezig te zijn met een project om ‘het goede gesprek’ met inwoners (over klachten) te kunnen voeren. De gemeente is daarbij voornemens om mediators in te zetten die als neutrale partij het woord voeren. De gemeente heeft dit plan omdat managers deze gesprekken meestal alleen voeren en dan zowel gespreksleider zijn als inhoudelijk betrokkene. Er zijn overzichten van klachten, maar die hebben volgens de gesproken ambtelijk betrokkenen niet veel diepgang. De ambtelijk betrokkenen hebben meer behoefte aan inhoudelijke gegevens over de klachten en het registreren hiervan. De aantallen klachten worden al wel bijgehouden in een groot bestand (per jaar) dat gebruikt wordt voor de rapportage op basis waarvan het jaarverslag wordt gemaakt. De data zijn er, maar het is zaak dat klachtbehandeling (in die dienstverlening) meer opvolging krijgt en zo nodig leidt tot aanpassing van beleid en procedures. De raad heeft zich hier nog niet over uitgesproken. Mogelijk komt dit doordat er nog geen nieuw overzicht van klachten aan de raad is voorgelegd na afronding van het rapport van de RKC (zie aanbeveling 3).

22 Nationale Ombudsman, Klachtbehandeling: hoe pakt u dat aan? 5 januari 2021.

53

Aanbeveling

Doorwerking

vast welke leerpunten eruit voortvloeien voor de gemeentelijke organisatie en de organisaties die taken uitvoeren namens de gemeente.

54

Onderzoek 11: Meldingen Openbare Ruimte (MOR) – Doe Mee-onderzoek

Inleiding De RKC heeft in 2020 deelgenomen aan het zogenaamde Doe Mee-onderzoek Meldingen Openbare Ruimte (MOR) van de NVRR. Voor dit Doe Mee-onderzoek is aan de verantwoordelijke binnen de ambtelijke organisatie een vragenlijst voorgelegd ten aanzien van MOR. In het onderzoek is ook gekeken naar de impact van corona op het aantal meldingen: dit aantal is in coronatijd hoger geworden. Doel rapport: inzicht geven in de resultaten van Krimpenerwaard als het gaat om meldingen openbare ruimte (ook ten opzichte van andere gemeenten), en hoe hierover aan de raad wordt gerapporteerd. Hoofdvraag: “Op welke wijze geven lagere overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de afhandeling van Meldingen Openbare Ruimte, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de raad?” 55

Overzicht doorwerking Het rapport bevat geen aanbevelingen. Desondanks kan er doorwerking zijn van het rapport. Dit betreft een recent afgerond onderzoek en de RKC houdt daarom rekening met de korte tijd waarin doorwerking plaats heeft kunnen vinden. Desondanks ziet de RKC concrete stappen die gemaakt worden in 2022. Doorwerking bij…

Doorwerking/effect

…de raad.

•

Het is nog onduidelijk in hoeverre het rapport doorwerking heeft bij de raad.

…college en/of ambtelijke organisatie.

•

De gemeente is voornemens in 2022 het zaaksysteem (Djuma) in te voeren dat gebruiksvriendelijker is dan het eerdere systeem. Daarin kunnen KCC-medewerkers alle klantcontacten zien. Hier kan de gemeente op aansluiten met het meldsysteem. Met het nieuwe meldsysteem wil de gemeente deze twee ontwikkelingen (proces rondom meldingen en het zaaksysteem) oppakken. De buitendienst is bezig met een offerteaanvraag om het zaaksysteem te koppelen aan het meldsysteem. Als een inwoner belt met het KCC kunnen de medewerkers de gegevens van de inwoner met het nieuwe systeem opslaan in het klantportaal van het zaaksysteem. Deze koppeling draagt bij aan de dienstverlening, omdat medewerkers daarmee kunnen bepalen waar de melding is gedaan, en hoe ver de gemeente is met het oplossen hiervan. De gemeente monitort op dit moment al het oplossen van meldingen en de oplossingstijd hiervan. Het streven is om met het nieuwe meldsysteem ook zicht te krijgen op de kosten die gemoeid zijn met het oplossen van meldingen. Met deze (management)informatie kan de gemeente vervolgens beter plannen en monitoren. Dit zorgt naar verwachting voor kostenbesparingen. Er is een app ontwikkeld voor inwoners om meldingen mee te maken. Dit systeem kan nog wel slimmer en eenvoudig worden gemaakt door de kaarten die de gemeente heeft te combineren met het meldsysteem.

•

•

•

56

Bijlage 3: Evaluatie-rapport door Guido Enthoven, Instituut Maatschappelijke Innovatie

57

Evaluatie Rekenkamercommissie Krimpenerwaard

Leiden, februari 2022 Opdrachtgever: Rekenkamercommissie Krimpenerwaard Uitvoering: Instituut Maatschappelijke Innovatie mr. dr. Guido Enthoven

-1-

Evaluatie Rekenkamercommissie Krimpenerwaard Vraagstelling en aanpak De Rekenkamercommissie Krimpenerwaard (hierna: RKC) heeft sinds 2016 twaalf rapporten uitgebracht. De RKC wil na zes jaar een tussenbalans opmaken. Hoe wordt het werk gewaardeerd, hoe is het gesteld met de effectiviteit en wat zijn mogelijke lessen voor verbetering? Hoe is de relatie tot de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie? De RKC heeft aan Instituut Maatschappelijke Innovatie gevraagd om deze evaluatie uit te voeren. De evaluatie liep parallel met het ‘doorwerkingsonderzoek’ van de RKC. Het onderzoek werd gedaan via gesprekken met raad, college, burgemeester, gemeentesecretaris, griffier, adviescommissie, betrokken ambtenaren en de RKC. Ook werden relevante rapporten en documenten geraadpleegd en zijn enkele inzichten van uit andere rekenkamercommissies benut. Opvallend was de open en constructieve sfeer in de gesprekken. Onderwerpkeuze De keuze van de onderwerpen kwam de afgelopen jaren tot stand na consultatie van de fracties, het college en de ambtelijke organisatie, waarna bespreking met de Adviesgroep en besluitvorming door de RKC plaats vindt. Het proces van agendering en besluitvorming omtrent de keuze van onderwerpen werkt goed en wordt door de respondenten niet ter discussie gesteld.

Artikel 2b van het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Krimpenerwaard (2016) bepaalt: ‘De Rekenkamercommissie houdt een groslijst bij van potentiële onderzoeksonderwerpen die passen binnen de selectiecriteria van artikel 3. (…) De groslijst wordt periodiek geactualiseerd. (…) Jaarlijks wordt de groslijst als bijlage opgenomen in ons werkprogramma dat ter kennisneming gestuurd wordt aan de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie.’ Er is waardering voor de onderwerpkeuze van de Rekenkamercommissie. De meeste respondenten gaven aan dat de RKC thema’s heeft behandeld die politiek en/of maatschappelijk urgent waren. Er zijn geen belangrijke lacunes in termen van onderwerpkeuze; de RKC heeft de afgelopen jaren geen grote thema’s gemist. Aanbevelingen: ➢ In het onderzoek zijn door een aantal respondenten thema’s genoemd die zich (in de afgelopen jaren of in de toekomst) in potentie lenen voor onderzoek door de RKC: vitaal platteland, stikstofcrisis, coronacrisis, bouwen, zonneweides, sociale zaken, ruimtelijke ordening, wonen, natuuropgave en onteigening, armoedebeleid en schuldhulpverlening. De RKC zou soms ook meer abstracte thema’s kunnen onderzoeken, zoals ‘rolneming door de gemeenteraad’, ‘data’ of ‘samenwerking in de regio’.