RKC Krw - Doorwerking en Evaluatie - Eindrapport DEF
Tekst van het document
6 jaar RKC Krimpenerwaard - Doorwerking en evaluatie -
Rekenkamercommissie Krimpenerwaard April 2022 Samenstelling Rekenkamercommissie: Mw. K. Meijer (voorzitter) Dhr. R. de Bonte (lid) Dhr. R. Paulussen (lid) Mw. P. Feelders-Heijndijk (secretaris/onderzoeker) Externe onderzoekers: Dhr. R. ten Broeke – Unravelling Onderzoek & Advies Dhr. G. Enthoven – Instituut Maatschappelijke Innovatie Contact met de Rekenkamercommissie: Telefoon: 14 0182 / 06-57096899 E-mail: RKC@krimpenerwaard.nl Website: www.krimpenerwaard.nl/rekenkamercommissie Twitter: @rkckrwaard
2
Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................................................... 4 Bestuurlijke nota ...................................................................................................................................................... 5 Inleiding ............................................................................................................................................................... 6 Samenvatting van bevindingen ............................................................................................................................ 6 Kernboodschap ................................................................................................................................................... 7 Conclusies ........................................................................................................................................................... 7 Aanbevelingen ..................................................................................................................................................... 7 Aanbevelingen aan het college ........................................................................................................................
7 Aanbevelingen aan de raad ............................................................................................................................. 8 Aanbevelingen aan de RKC ............................................................................................................................ 8 Aanbeveling aan college en RKC .................................................................................................................... 8 Reactie College van B&W ................................................................................................................................... 9 Nawoord ............................................................................................................................................................ 11 Nota van Bevindingen ........................................................................................................................................... 12 1. Inleiding ......................................................................................................................................................... 13 1.1 Aanleiding ................................................................................................................................................
13 1.2 Doel van het onderzoek ........................................................................................................................... 13 1.3 Centrale vraag en onderzoeksvragen ...................................................................................................... 13 1.4 Aanpak .................................................................................................................................................... 14 1.6 Leeswijzer ................................................................................................................................................ 15 2. Overzicht van gepubliceerde rapporten en aanbevelingen ............................................................................ 16 2.1 Inleiding ................................................................................................................................................... 16 2.2 Overzicht gepubliceerde rapporten .......................................................................................................... 16 2.3 Overzicht van aanbevelingen .................................................................................................................. 17 2.4 Reactie vanuit het college ........................................................................................................................
19 2.5 Het aannemen van aanbevelingen door de raad ..................................................................................... 19 2.6 Samenvatting van bevindingen over de rapporten en aanbevelingen ..................................................... 20 3. Doorwerking .................................................................................................................................................. 21 3.1 Inleiding ................................................................................................................................................... 21 3.2 Wat is doorwerking? ................................................................................................................................ 21 3.3 Overzicht doorwerking RKC-rapporten .................................................................................................... 22 3.4 Analyse doorwerking van de aanbevelingen ........................................................................................... 24 3.5 Reflectie vanuit de interviews op de doorwerking van alle rapporten ...................................................... 25 3.6 Samenvatting van bevindingen ten aanzien van doorwerking ................................................................. 26 4.
Evaluatie ........................................................................................................................................................ 27 4.1 Inleiding ................................................................................................................................................... 27 4.2 Ervaringen raadsleden met rapporten RKC ............................................................................................. 27 4.3 Evaluatie van de rol en positie van de RKC ............................................................................................. 28 4.4 Samenvatting van bevindingen uit de evaluatie ....................................................................................... 28 Bijlagen .............................................................................................................................................................. 30 Bijlage 1: Analysekader doorwerking ............................................................................................................. 31 Bijlage 2: Factsheet per rapport ..................................................................................................................... 32 Bijlage 3: Evaluatie-rapport door Guido Enthoven, Instituut Maatschappelijke Innovatie .............................. 57
3
Voorwoord Voor u ligt het dertiende rapport van de Rekenkamercommissie Krimpenerwaard. In dit rapport kijken we terug op 6 jaar rekenkameronderzoek. We zijn nagegaan in welke mate onze onderzoeken tot veranderingen in beleid en organisatie hebben geleid. We danken de ambtelijke organisatie voor hun proactieve houding. Kort na de start van ons onderzoek ontvingen we van hen een overzicht met de stand van zaken van de opvolging van onze aanbevelingen. Dit vormde de basis voor de gesprekken die we in december en januari voerden. Naast gesprekken binnen de ambtelijke organisatie voerden we ook gesprekken met de oudburgemeester, de contactpersoon van de Rekenkamercommissie, de griffie, gemeentesecretaris, een afvaardiging van de raad alsmede het college. We danken allen hiervoor. Dit rapport brengen we kort na installatie van de nieuwe raad uit. We menen met dit rapport inzicht te geven in de wijze waarop de Rekenkamercommissie haar werkzaamheden uitvoert als bijzondere commissie van de raad.
Karin Meijer Voorzitter RKC Krimpenerwaard
4
Bestuurlijke nota
5
Inleiding De Rekenkamercommissie Krimpenerwaard (hierna te noemen RKC) heeft een onderzoek gedaan naar de doorwerking van de uitgebrachte rapporten van de afgelopen 6 jaar. Hierbij heeft de RKC bij al haar uitgebrachte rapporten gekeken of daar concrete acties op zijn gevolgd vanuit het college en/of de raad. Daarnaast heeft er een evaluatie plaatsgevonden, van zowel de uitgebrachte rapporten als van de rol en positie van de RKC. Deze evaluatie is uitgevoerd door een externe onderzoeker. De centrale vraag bij dit onderzoek luidt als volgt: “Hoe zijn de rapporten die de Rekenkamercommissie de afgelopen 6 jaar uitbracht ontvangen, wat is ermee gedaan en welke lessen kunnen daaruit worden getrokken voor de toekomst?”
Samenvatting van bevindingen Voor de duiding van de conclusies en aanbevelingen worden in deze paragraaf eerst de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek samengevat. Vanaf haar start tot aan de zomer van 2021 bracht de RKC 11 rapporten uit:1 1. Quickscan Wmo 2. Burger- en overheidsparticipatie 3. Sturen in risicovolle projecten 4. Informatievoorziening aan burgers (Doe Mee-onderzoek) 5. Verkenning drie decentralisaties 6. Verkeersveiligheid rondom scholen 7. Duurzaamheid 8. Implementatie VN-Verdrag Handicap (Doe Mee-onderzoek) 9. Second opinion op de businesscase gemeentekantoren Krimpenerwaard 10. Klachtbehandeling 11. Meldingen Openbare Ruimte (Doe Mee-onderzoek) Zeven van deze rapporten bevatten aanbevelingen. In totaal zijn er hierin 41 aanbevelingen gedaan. Van deze aanbevelingen blijken er 12 geheel te zijn opgevolgd (29%), 10 deels (24%), 12 niet (29%) en van 7 aanbevelingen (17%) is de opvolging onbekend. Daarnaast bracht de RKC 4 rapporten uit waarin geen aanbevelingen waren opgenomen. Ook van die rapporten is nagegaan of er enige vorm van doorwerking is geweest bij de raad danwel het college of de ambtelijke organisatie. Bij de onderzochte groepen is in 17% sprake van volledige doorwerking, in 50% sprake van gedeeltelijke doorwerking en in 33% van de gevallen kan dit niet worden vastgesteld.
De RKC heeft gekeken naar de mogelijke redenen waarom een rapport niet of gedeeltelijk heeft doorgewerkt. Hieruit vloeien enkele conclusies en aanbevelingen voort. Ook uit de evaluatie volgen conclusies en aanbevelingen. 1 Het onderzoek naar Jeugdzorg is in dit rapport niet opgenomen, gezien de recente publicatiedatum (september
2021).
6
Kernboodschap Alle uitgebrachte rapporten van de RKC vertonen een bepaalde mate van doorwerking. Er valt veel winst te behalen in het systematisch monitoren van de aanbevelingen en de RKC-rapporten regelmatig weer onder de aandacht te brengen.
Conclusies 1. Van alle 41 aanbevelingen die de RKC de afgelopen periode heeft gedaan, is 53% geheel of gedeeltelijk opgevolgd. Aanbevelingen die concreet geformuleerd zijn, hebben vaker effect dan algemeen geformuleerde aanbevelingen. Daarnaast zijn er diverse (soms overlappende) verklaringen waarom sommige aanbevelingen geen effect hebben gehad. Dit zijn: het niet aannemen van de aanbevelingen door de raad door een amendement, kanttekeningen geplaatst door het college, de raad heeft aan hem gerichte aanbevelingen niet opgepakt, een gebrek aan ambtelijke capaciteit en de recentheid van een publicatie. Voor een deel van de aanbevelingen geldt dat onbekend is of er opvolging heeft plaatsgevonden. Dat heeft er vaak mee te maken dat er geen relatie gelegd kan worden tussen de aanbeveling en een ontwikkeling in beleid of uitvoering. 2. De aanbevelingen gericht aan de raad kennen niet veel doorwerking. De raadsleden geven aan de aanbevelingen vaak niet meer in het vizier te hebben. Dit hangt vooral samen met het ontbreken van een systematiek waarin de uitvoering van de aanbevelingen wordt gevolgd. 3. Er is waardering voor de onderwerpkeuze van de RKC. De RKC heeft thema’s behandeld die politiek en/of maatschappelijk urgent waren. Er zijn geen belangrijke lacunes in termen van onderwerpkeuze; de RKC heeft de afgelopen jaren geen grote thema’s gemist. 4.
Er is brede waardering voor de kwaliteit van de rapporten van de RKC. De conclusies en aanbevelingen van de RKC zijn voldoende onderbouwd in termen van een goede relatie tussen de bevindingen en het bestuurlijk rapport met aanbevelingen. Volgens raadsleden leveren de rapporten van de RKC een bijdrage aan de kaderstellende en/of controlerende rol van de gemeenteraad. Raadsleden geven wel aan dat de presentatie van de rapporten meer aansprekend mag dan nu het geval is. 5. In de loop van de jaren zijn rol en positie van de RKC steeds duidelijker geworden voor raad, college en ambtelijke organisatie. De RKC wordt niet gezien als een 'afrekencommissie', maar als een commissie die positief opbouwende aanbevelingen geeft gericht op verbetering van beleid en organisatie.
Aanbevelingen Aanbevelingen aan het college 1. Maak op basis van het raadsbesluit over een RKC-rapport een stappenplan waarin is vastgelegd op welke momenten de raad terugkoppeling mag verwachten. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de lange termijnagenda en/of de toezeggingenlijst. 2. Zorg ervoor dat de lange termijn agenda periodiek wordt aangevuld, opgeschoond en zorg ervoor dat minimaal eens per jaar een terugkoppeling van de stand van zaken plaatsvindt aan de gemeenteraad.
7
Aanbevelingen aan de raad 3. Zorg voor een systeem waarbij de aanbevelingen die aan u gericht zijn worden gemonitord en periodiek op de raadsagenda terugkeren. Pak de aan u gerichte aanbevelingen actief op. 4. Bevraag regelmatig het college actief op de voortgang van de aan het college gerichte aanbevelingen indien gerelateerde onderwerpen op de raadsagenda staan.
Aanbevelingen aan de RKC 5. Zorg indien het onderzoek dit toelaat voor een specifieke formulering van de aanbevelingen. Specifiek geformuleerde aanbevelingen verhogen de kans op doorwerking. 6. Onderzoek per rapport sneller de doorwerking en koppel dit terug in de jaarverslagen. Dit zorgt ervoor dat de rapporten weer onder de aandacht worden gebracht. 7. Zorg voor korte, aansprekende presentaties van de rapporten in de raad. Zorg dat de raadsleden zodanig in positie worden gebracht dat zij het college op een zo goed mogelijke manier kunnen bevragen en aanspreken op de conclusies en aanbevelingen van het rapport. Op die manier kunnen heldere afspraken worden gemaakt.
Aanbeveling aan college en RKC 8. Zorg voor periodieke overleggen tussen RKC en het college/ambtelijke organisatie. Naast het reguliere contact tijdens de uitvoering van de rekenkameronderzoeken verdient het aanbeveling om periodiek een overkoepelend gesprek te voeren.
8
Reactie College van B&W
9
10
Nawoord Wij danken het college voor de positieve reactie op het rapport. Het is goed om te zien dat het college de uitkomsten van het onderzoek herkent en onderschrijft. Ook wij waarderen de goede samenwerking in zijn algemeenheid en ten tijde van dit onderzoek in het bijzonder. Wij hebben de ambtelijke reacties over de juistheid en volledigheid van de feiten verwerkt. Deze verwerking heeft niet geleid tot wijzigingen in onze kernboodschap, conclusies en aanbevelingen. Het is goed om te zien dat de aanbevelingen van de RKC inmiddels opgenomen zijn in de Lange Termijn Agenda. Hierdoor zullen de aanbevelingen naar verwachting met enige regelmaat door de raad behandeld worden, wat aansluit bij de aanbevelingen van dit onderzoek. Het gebrek aan ambtelijke capaciteit voor de uitvoering herkennen wij. Voor het college biedt de bespreking van de Lange Termijn Agenda de mogelijkheid om met de raad mogelijke knelpunten te bespreken in de beschikbare ambtelijke capaciteit. Wij zien uit naar bespreking van dit rapport in uw raad.
11
Nota van Bevindingen
12
1. Inleiding 1.1 Aanleiding Het is de wens van de Rekenkamercommissie (hierna: RKC) om de balans op te maken na 6 jaar rekenkamerwerk: Welk effect hebben de gepubliceerde rapporten, hoe worden de onderzoeken en de RKC gewaardeerd en waar zijn er mogelijk lessen voor verbetering? De RKC heeft tussen 2016 en medio 2021 elf rapporten uitgebracht (zie hoofdstuk 2). De RKC wil concreet kijken naar welke effecten de rapporten teweeg hebben gebracht en als er geen effecten uit zijn voortgekomen, wat daar de reden van is. Dit is een zogeheten “doorwerkingsonderzoek”. Daarnaast wil de RKC kijken hoe de onderzoeken en de RKC gewaardeerd worden. Centraal daarbij staat in welke mate de gemeenteraadsleden met de rapporten uit de voeten kunnen. Immers, de gemeenteraad is het orgaan waar de RKC haar werkzaamheden met name voor verricht met het oog op het versterken van de controlerende en kaderstellende rol van de raad. Daarnaast wil de RKC nagaan hoe de ambtelijke organisatie en het college van de gemeente Krimpenerwaard de rapporten waarderen en waar mogelijk punten van verbetering liggen. Dit onderzoek biedt de gelegenheid om met wat meer afstand te kijken naar de ervaringen met de rol en de positie van de RKC Krimpenerwaard in verhouding tot de gemeenteraad, haar Adviesgroep, het college, de griffie en de ambtelijke organisatie.
Dit onderzoek is daarmee zowel een doorwerkingsonderzoek als een evaluatie van de afgelopen 6 jaar RKC Krimpenerwaard.
1.2 Doel van het onderzoek Het doel van dit onderzoek is tweeërlei en luidt als volgt: 1. Nagaan welke doorwerking de uitgebrachte rapporten hebben opgeleverd en wat redenen zijn voor het mogelijk niet doorwerken. 2. Het evalueren van de rapporten en de RKC. Dit onderzoek biedt daarmee een terugblik op welke effecten de uitgebrachte rapporten hebben opgeleverd en hoe de onderzoeken en in bredere zin, de RKC, zijn gewaardeerd. Daarnaast bieden de uitkomsten mogelijke leerpunten voor de toekomst, voor (nieuwe) raadsleden, het college, de ambtelijke organisatie en de RKC zelf.
1.3 Centrale vraag en onderzoeksvragen De centrale vraag bij dit onderzoek luidt als volgt: “Hoe zijn de rapporten die de Rekenkamercommissie de afgelopen 6 jaar uitbracht ontvangen, wat is ermee gedaan en welke lessen kunnen daaruit worden getrokken voor de toekomst?” De deelvragen die hieruit afgeleid zijn worden weergegeven in onderstaande figuur.
13
Onderzoeksvragen Doorwerking
1. 2. 3. 4.
Evaluatie
6. 7.
Wat is de bestuurlijke reactie op de rapporten? Welke aanbevelingen zijn aangenomen door de raad, welke niet en waarom niet? Wat is er gedaan met de rapporten door de raad, het college en de ambtelijke organisatie? Wat zijn verklaringen voor het niet (volledig) doorwerken van rapporten? Hoe ervaren de raadsleden de rekenkamer-rapporten (kwaliteit, bruikbaarheid, relevantie)? Hoe evalueert men de rol en positie van de RKC in relatie tot de raad, haar Adviesgroep, het college, de griffie en de ambtelijke organisatie?
Welke lessen kunnen getrokken worden om de effectiviteit van toekomstige rapporten te vergroten?
1.4 Aanpak Het onderzoek is deels in eigen beheer door de RKC uitgevoerd en deels uitbesteed. Het analyseren van de doorwerking is door de RKC gedaan. De RKC is hierbij ondersteund door Liesbeth Hartog vanuit de griffie en Rubin ten Broeke van Unravelling Onderzoek & Advies. Omdat de RKC niet ‘haar eigen vlees wil keuren’ is een externe ingeschakeld voor het evaluatiegedeelte. Guido Enthoven van het Instituut Maatschappelijke Innovatie heeft dit deel op zich genomen. De uitgebrachte rapporten van de RKC lopen uiteen van kleinschalige onderzoeken zonder aanbevelingen tot grootschalige onderzoeken met aanbevelingen. Voor het onderzoeken van de doorwerking is er bij de onderzoeken met aanbevelingen per aanbeveling nagegaan welke acties erop ondernomen zijn. Bij de onderzoeken zonder aanbevelingen is gekeken of er ‘in de geest van het onderzoek’ acties ondernomen zijn. Desk research Met behulp van desk research heeft de RKC een analysekader opgesteld voor het analyseren van de doorwerking van onderzoeken (zie bijlage 1). Dit analysekader vormde een denkrichting voor de latere stappen uit het onderzoek. “Stand van zaken overzicht” De ambtelijke organisatie heeft een ingevuld “stand van zaken overzicht” aangeleverd bij de RKC (november 2021).
In dit overzicht heeft de ambtelijke organisatie per onderzoek van de RKC ingevuld wat de stand van zaken is en welke acties de ambtelijke organisatie heeft ondernomen. De RKC heeft waar nodig om onderbouwende informatie en documenten gevraagd. Interviews Om de doorwerking van de onderzoeken in kaart te brengen, heeft de RKC gesprekken gevoerd met de ambtelijk betrokkene(n) per individueel RKC-rapport. In totaal heeft de RKC acht (groeps)gesprekken gevoerd met in totaal zestien betrokken ambtenaren. Aangezien sommige rapporten zich op hetzelfde beleidsterrein bevonden konden met sommige gesprekspartners meerdere rapporten besproken worden. Het hiervoor genoemde “stand van zaken overzicht” is tijdens de gesprekken doorlopen. Voor het evalueren van de rapporten en, in bredere zin, de RKC zijn interviews gehouden met de Adviesgroep van de RKC, de griffie, de oud-burgemeester, de gemeentesecretaris, het college en de RKC zelf. Raadsledensessie Op 19 januari 2022 heeft een online sessie plaatsgevonden waarin raadsleden waren uitgenodigd om hun mening te geven over de doorwerking en evaluatie van 6 jaar RKC. Met uitzondering van 1 fractie waren alle fracties vertegenwoordigd. In de eerste helft van de sessie werden in twee ‘break out rooms' diverse open vragen en stellingen voorgelegd. In het tweede deel van de sessie sloten het
14
directieteam en de griffier aan, om zo een gesprek te voeren over het samenspel tussen RKC, raad, college en de ambtelijke organisatie. Enquête In het kader van de evaluatie is door de externe onderzoeker een korte enquête uitgezet onder de geïnterviewde ambtenaren, de griffier en de gemeentesecretaris.
1.6 Leeswijzer Hoofdstuk 2 beschrijft welke rapporten de RKC de afgelopen jaren heeft uitgebracht en wat voor aanbevelingen zijn gedaan hierin. Ook beschrijft dit hoofdstuk de reactie van het college op de rapporten en de uitkomsten van de raadsbehandelingen. In hoofdstuk 3 wordt gekeken naar de doorwerking: welke effecten hebben de uitgebrachte rapporten gehad? Hierbij wordt zowel onderscheid gemaakt in onderzoeken met aanbevelingen en zonder aanbevelingen. Een groot deel van de onderzoeksbevindingen is gebaseerd op ‘factsheets’ waarop per onderzoek de doorwerking wordt aangegeven (deze factsheets zijn te vinden in bijlage 2) Tot slot, hoofdstuk 4 beschrijft de evaluatie van zowel de rapporten als de rol en positie van de RKC. Dit hoofdstuk is een samenvatting van het evaluatie-rapport dat geschreven is door de externe onderzoeker (het evaluatie-rapport is integraal opgenomen in bijlage 3).
15
2. Overzicht van gepubliceerde rapporten en aanbevelingen 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt eerst een overzicht gegeven van de rapporten die de RKC heeft uitgebracht (paragraaf 2.2) en wordt gekeken welke aanbevelingen de RKC heeft gedaan (paragraaf 2.3). Daarna wordt antwoord gegeven op de eerste onderzoeksvraag, namelijk “Wat is de bestuurlijke reactie op de rapporten?” (paragraaf 2.4) en de tweede onderzoeksvraag “Welke aanbevelingen zijn aangenomen door de raad, welke niet en waarom niet?” (paragraaf 2.5).
2.2 Overzicht gepubliceerde rapporten In totaal heeft de RKC 11 rapporten uitgebracht in de periode 2016 - medio 20212. Gepubliceerde rapporten Nr.
Publicatiedatum
Titel
Beleidsterrein
1
10-11-2016
Quick scan WMO
Werk, inkomen en welzijn
2
14-6-2017
3
15-3-2018
4
3-5-2018
5
20-3-2019
6
13-8-2019
7
1-11-2019
8
24-12-2019
9
11-5-2021
10
20-5-2021
11
8-7-2021
Voor Waards met participatie: Onderzoek naar burger- en overheidsparticipatie in de gemeente Krimpenerwaard De beste stuurlui stellen kaders - Sturen in risicovolle projecten Informatievoorziening aan burgers: Resultaten Doe Mee-onderzoek 2017 De zorg voor elkaar? Een verkenning van het speelveld van de drie decentralisaties in de gemeente Krimpenerwaard Verkeersveiligheid rondom scholen in de gemeente Krimpenerwaard Met energie de toekomst in! Duurzaamheid en het beleid rondom duurzame energie binnen de gemeente Krimpenerwaard Resultaten Doe Mee-onderzoek 2019: De implementatie van het VN-verdrag Handicap in gemeentelijk beleid Second opinion op de businesscase gemeentekantoren Krimpenerwaard Prachtige prikkels Klachtbehandeling door de gemeente Krimpenerwaard Meldingen Openbare Ruimte (MOR) Resultaten Doe Mee-onderzoek 2020
Bestuur en dienstverlening Bestuur en dienstverlening Bestuur en dienstverlening Werk, inkomen en welzijn Ruimtelijke ordening, wonen en mobiliteit
Duurzaamheid en milieu
Werk, inkomen en welzijn Ruimtelijke ordening, wonen en mobiliteit Bestuur en dienstverlening Bestuur en dienstverlening
Legenda: Bestuur en dienstverlening Werk, inkomen en welzijn Duurzaamheid en milieu Openbare orde en veiligheid Ruimtelijke ordening, wonen en mobiliteit Recreatie en toerisme Economie, ondernemen en bedrijvigheid Financiën
2 Het onderzoek naar Jeugdzorg is in dit rapport niet opgenomen, gezien de recente publicatiedatum (september
2021). Wel heeft het college een raadsinformatiebrief verzonden aan de raad waarin toegelicht wordt hoe de aanbevelingen uit het onderzoek worden opgepakt. Zie https://online.ibabs.eu/ibabsapi/publicdownload.aspx?site=Krimpenerwaard&id=a8317a36-6b0d-4478-aaca66257d1d9c21
16
Vijf van de onderzoeken lagen op het overkoepelende beleidsterrein “Bestuur en dienstverlening”. Daarnaast zijn er 3 onderzoeken geweest op het vlak van “Werk, inkomen en welzijn”. Op dit moment loopt er een onderzoek op het terrein van “Openbare orde en veiligheid”. Terreinen die de RKC tot nu toe nog niet heeft onderzocht zijn Recreatie & toerisme, Economie, ondernemen & bedrijvigheid en Financiën. Bij de uitvoering van de onderzoeken heeft de RKC meestal gebruik gemaakt van een extern onderzoeksbureau. In 2019 heeft de RKC haar eerste onderzoek in eigen beheer uitgevoerd, naar de verkeersveiligheid rondom scholen. In 2021 volgde publicatie van het tweede onderzoek in eigen beheer, ditmaal naar klachtbehandeling.
2.3 Overzicht van aanbevelingen Aantallen aanbevelingen Niet alle door de RKC uitgebrachte rapporten bevatten aanbevelingen. Vier onderzoeken hadden geen aanbevelingen, omdat zij uitsluitend tot doel hadden een overzicht te geven van de stand van zaken in de gemeente Krimpenerwaard, te weten: • Informatievoorziening aan burgers: Resultaten Doe Mee-onderzoek 2017 • De zorg voor elkaar? Een verkenning van het speelveld van de drie decentralisaties in de gemeente Krimpenerwaard (dit onderzoek noemde wel een aantal algemene verbeterpunten) • Resultaten Doe Mee-onderzoek 2019: De implementatie van het VN-verdrag Handicap in gemeentelijk beleid • Meldingen Openbare Ruimte (MOR): Resultaten Doe Mee-onderzoek 2020 De overige zeven onderzoeken bevatten gemiddeld 6 aanbevelingen per rapport. In totaal heeft de RKC 41 aanbevelingen gedaan aan raad en/of college. Zie onderstaande tabel. Aanbevelingen per RKC rapport Aantal aanbevelingen
Titel Quick scan WMO
5
Voor Waards met participatie: Onderzoek naar burger- en overheidsparticipatie in de gemeente Krimpenerwaard
4
De beste stuurlui stellen kaders: Sturen in risicovolle projecten
8
Verkeersveiligheid rondom scholen in de gemeente Krimpenerwaard
6
Met energie de toekomst in! Duurzaamheid en het beleid rondom duurzame energie binnen de gemeente Krimpenerwaard
7
Second opinion op de businesscase gemeentekantoren Krimpenerwaard
5
Prachtige prikkels: Klachtbehandeling door de gemeente Krimpenerwaard
6 Totaal
41
Doelgroep van de aanbevelingen De RKC kan haar aanbevelingen richten aan de raad, het college of beiden. In het eerste onderzoek dat de RKC deed (de quick scan Wmo) werd hier geen expliciet onderscheid in gemaakt, maar was per aanbeveling uit de tekst wel duidelijk voor wie een aanbeveling bedoeld was. In de latere rapporten heeft de RKC gebruik gemaakt van tussenkopjes in de rapportage om duidelijk onderscheid te maken tussen aanbevelingen aan de raad, het college of beiden. Van de 41 aanbevelingen die de RKC heeft gedaan was het merendeel gericht op het college (23 stuks, zie onderstaande figuur). 11 aanbevelingen waren gericht aan de raad zelf en 6 aan beiden. In
17
1 geval was de aanbeveling gericht op een andere partij (dit betrof een aanbeveling aan HEVO in de second opinion gemeentekantoren).
Inhoud van de aanbevelingen De aanbevelingen van de RKC kunnen gericht zijn op meerdere thema's. Onderstaande figuur laat zien welke soort aanbevelingen de RKC heeft gedaan.
Inhoud van de aanbevelingen 1
3
Sturing of controle Betere informatievoorziening
10
3
Werkprocessen verbeteren 3
Agendering Beleid(skaders) aanpassen 6 8
Formuleren beleidsdoelstellingen Relatie met inwoners versterken
8
Evalueren
De aanbevelingen van de RKC waren in een kwart van de gevallen (10 van de 41) gericht op sturing of controle.3 Hierbij valt te denken aan het “in positie zetten van de gemeenteraad ten aanzien van de kaderstellende rol (aanbeveling onderzoek Quick scan Wmo) en “Stel criteria op wanneer een project tot de categorie ‘risicovol’ kan worden gerekend” (aanbeveling onderzoek Sturen in risicovolle projecten).
3 Indeling grotendeels gebaseerd op Rekenkamercommissie Dordrecht (2019), “Doorwerking rapporten 2011 tot
en met 2017”.
18
Een ander type veel gedane aanbeveling hangt samen met de sturing en controle, namelijk een betere informatievoorziening (8 van de 41). Bijvoorbeeld “Creëer overzichten van klachten bij de organisaties die taken namens de gemeente uitvoeren.” (aanbeveling onderzoek Klachtbehandeling). Ook het verbeteren van werkprocessen kwam relatief vaak voor als aanbeveling (8 van de 41). Een voorbeeld hiervan is “Buig de (huidige) reactieve aanpak om naar een proactieve.” (aanbeveling onderzoek Verkeersveiligheid rondom scholen).
2.4 Reactie vanuit het college Voordat een rapport van de RKC naar de raad gaat vinden er in principe twee vormen van ‘wederhoor’ plaats: - Het ambtelijk wederhoor waarbij de ambtelijke organisatie gevraagd wordt bevindingen te checken op eventuele onjuistheden of onvolledigheden - Het bestuurlijk wederhoor waarbij het college wordt gevraagd te reageren op de conclusies en aanbevelingen Bij de onderzoeken zonder aanbevelingen heeft de RKC overigens het college eveneens om een bestuurlijke reactie gevraagd, omdat de RKC dit ‘de koninklijke weg’ vond. Alleen bij het Doe Meeonderzoek Implementatie VN-gedrag Handicap heeft de RKC geen bestuurlijke reactie gevraagd, omdat de RKC daarbij alleen een korte oplegnotitie bij het algemene landelijke rapport geschreven heeft. Bij dit onderzoek is daarom alleen een ambtelijke reactie gevraagd. De 10 ontvangen bestuurlijke reacties heeft de RKC integraal opgenomen in de rapportages. Gekeken naar de 10 ontvangen bestuurlijke reacties valt op dat de bestuurlijke reacties overwegend positief zijn. Vaak worden de door de RKC geschetste beelden door het college onderschreven en de aanbevelingen ter harte genomen. Uitzonderingen daarbij zijn de bestuurlijke reacties op sturen in risicovolle projecten, verkeersveiligheid rondom scholen en duurzaamheid.
Bij deze rapporten plaatst het college een aantal kanttekeningen, bijvoorbeeld over een verschil van inzicht met de RKC over rolopvattingen (sturen in risicovolle projecten), de acties die worden uitgevoerd door de gemeente (verkeersveiligheid) en de timing van het onderzoek (duurzaamheid).
2.5 Het aannemen van aanbevelingen door de raad De drie Doe Mee-onderzoeken (informatievoorziening aan burgers, de implementatie van het VNverdrag Handicap en Meldingen Openbare Ruimte) bevatten geen aanbevelingen en zijn niet in een commissie besproken, maar door de RKC als ingekomen stuk naar de raad gestuurd. De raad heeft niet gevraagd deze rapporten alsnog in een commissie te bespreken. Voor de overige acht rapporten heeft de RKC een raadsvoorstel geschreven en deze rapporten zijn besproken in een commissie. Dat was in 6 gevallen in de commissie SBBV en in 2 in de commissie R&F. Vervolgens zijn deze acht rapporten in een besluitvormende raadsvergadering behandeld. Een van deze acht rapporten (de verkenning decentralisaties) bevatte geen aanbevelingen. Van de zeven onderzoeken met aanbevelingen die door de raad zijn behandeld heeft de raad bij vijf onderzoeken de aanbevelingen aangenomen conform raadsvoorstel. Bij twee onderzoeken, namelijk participatie en duurzaamheid, heeft de raad een amendement op het raadsvoorstel aangenomen waarin staat dat wel de conclusies van de rapporten worden overgenomen, maar niet de aanbevelingen. • Bij participatie wordt in het amendement zelf niet toegelicht wat de reden is voor het amendement.4 Uit de raadsbehandeling blijkt dat een aantal raadsleden het overnemen van de aanbevelingen een te grote en complexe stap vindt.
Daarnaast moet het college nog komen met een notitie. De raadsleden vragen met het amendement dan ook om de aanbevelingen te zien als inspiratie voor de beleidsnota. 4 Gemeente Krimpenerwaard, Amendement A17-20 Rekenkameronderzoek Burger en Overheidsparticipatie, 4
juli 2017.
19
•
Bij duurzaamheid geeft het amendement als toelichting dat het onderzoek is uitgevoerd in de opstartfase van het programma duurzaamheid. “Een deel van de aanbevelingen zijn daardoor vanzelfsprekend. Daarnaast is er inmiddels alweer progressie geboekt”. 5
Bij beide onderzoeken speelt de timing derhalve een rol: de raadsleden vonden ze te vroeg komen. Voor de volledigheid: Bij het onderzoek naar verkeersveiligheid werden 2 amendementen ingediend, waarvan een amendement beoogde een aantal aanbevelingen niet over te nemen. Beide amendementen werden verworpen.
2.6 Samenvatting van bevindingen over de rapporten en aanbevelingen Ten aanzien van de uitgebrachte rapporten en aanbevelingen komt de RKC tot de volgende bevindingen: • In de periode 2016-zomer 2021 zijn 11 rapporten uitgebracht, waarvan 7 met aanbevelingen. • In totaal zijn 41 aanbevelingen gedaan, waarvan meer dan de helft aan het college. Een kwart van de aanbevelingen was gericht op sturing of controle door de raad. • Het college heeft op 10 rapporten een bestuurlijke reactie gegeven. Beantwoording onderzoeksvragen
5
Onderzoeksvragen
Beantwoording
1.
Wat is de bestuurlijke reactie op de rapporten?
De bestuurlijke reacties waren overwegend positief, met uitzondering van die op sturen in risicovolle projecten, verkeersveiligheid rondom scholen en duurzaamheid.
2.
Welke aanbevelingen zijn aangenomen door de raad, welke niet en waarom niet?
Bij de rapporten participatie en duurzaamheid zijn de aanbevelingen niet overgenomen door de raad. De belangrijkste reden hiervoor is de timing van de onderzoeken (te vroeg). Bij participatie wordt het rapport wel gezien als inspiratie voor de beleidsnota.
Gemeente Krimpenerwaard, Amendement A19-83 Rekenkameronderzoek duurzaamheid, 10 december 2019.
20
3. Doorwerking
3.1 Inleiding In dit hoofdstuk volgt de doorwerking van de elf hiervoor genoemde onderzoeken. Eerst volgt een korte introductie van het begrip doorwerking (paragraaf 3.2). Vervolgens komt in dit hoofdstuk een overzicht van de doorwerking van de aanbevelingen aan bod (paragraaf 3.3). Tot slot volgt een overkoepelende analyse van de doorwerking van de onderzoeken (3.4). Dit hoofdstuk geeft daarmee antwoord op de onderzoeksvragen 3 t/m 5 over de doorwerking van de rapporten met de redenen waarom er wel/niet doorwerking is: 3.
Wat is er gedaan met de rapporten door de raad, het college en de ambtelijke organisatie?
4. Wat zijn verklaringen voor het niet (volledig) doorwerken van rapporten?
3.2 Wat is doorwerking? In een doorwerkingsonderzoek gaat de RKC voor alle gedane aanbevelingen na hoe de raad en het college deze hebben opgevolgd. De RKC gaat ten eerste na welke aanbevelingen zijn opgevolgd en als dat niet is gebeurd, wat de reden daarvan is geweest. Denk aan: de aanbeveling is achterhaald (want het beleid of een wet waarop deze is gebaseerd is gewijzigd), de aanbeveling was niet concreet (niet duidelijk hoe dit opgepakt diende te worden), niet gedaan (niet meer in vizier gehad) of de aanbeveling is nog niet opgevolgd. Ten tweede kijkt de RKC hoe de aanbevelingen zijn geïmplementeerd en welke effecten een rapport heeft gehad. Opvolging dient hierbij breed te worden gezien: niet altijd zal 1 op 1 overnemen van een aanbeveling gebeuren. De RKC gaat na of er aantoonbare wijzigingen in beleid, instructies en/of uitvoering te zien zijn. De RKC houdt er rekening mee dat de doorwerking van recent afgeronde onderzoeken normaliter minder groot zal zijn dan van eerder onderzoek. Om de doorwerking van de onderzoeken in kaart te brengen, heeft de RKC gesprekken gevoerd met de ambtelijk betrokkene(n) per individueel RKC-rapport. Een door de ambtelijke organisatie aangeleverd “stand van zaken overzicht” vormde een van de uitgangspunten van een gesprek. Meer informatie hierover is te vinden in paragraaf 1.4.
Er zijn zeven onderzoeken geweest met aanbevelingen en vier onderzoeken zonder aanbevelingen. In de hierna volgende tekst behandelt de RKC deze apart. Dat een onderzoek geen aanbevelingen bevatte wil niet zeggen dat er geen doorwerking kan zijn. Ook bij deze onderzoeken heeft doorwerking betrekking op de effecten van het onderzoek bij de raad, het college en/of de ambtelijke organisatie, waarbij acties zijn genomen naar aanleiding van deze onderzoeken. Wel heeft de RKC deze onderzoeken zonder aanbevelingen anders geanalyseerd: in plaats van per aanbeveling te kijken is er in het algemeen gekeken of een onderzoek geleid heeft tot een actie vanuit de raad, het college en/of de ambtelijke organisatie. Per onderzoek is een factsheet opgesteld waarbij gekeken wordt in hoeverre een onderzoek doorwerking heeft: •
Volledig
•
Deels
•
Niet
•
Onbekend
De ingevulde factsheets zijn te vinden in bijlage 2.
21
3.3 Overzicht doorwerking RKC-rapporten Onderzoeken met aanbevelingen Onderstaande tabel bevat de zeven onderzoeken waarin de RKC aanbevelingen heeft gedaan aan het college en de raad.
Onderzoek Quick Scan Wmo (5 aanbevelingen) Burger- en overheidsparticipatie (4 aanbevelingen, niet overgenomen door de raad) Sturen in risicovolle projecten (8 aanbevelingen) Verkeersveiligheid rondom scholen (6 aanbevelingen) Duurzaamheid (7 aanbevelingen, niet overgenomen door de raad) Second opinion BuCa gemeentekantoren (5 aanbevelingen) Klachtbehandeling (6 aanbevelingen) Totaal: 41 aanbevelingen
Volledige doorwerking
Deels doorwerking
2 aanbevelingen
1 aanbeveling
2 aanbevelingen
1 aanbeveling
3 aanbevelingen
2 aanbevelingen
2 aanbevelingen
Geen doorwerking
2 aanbevelingen
4 aanbevelingen
2 aanbevelingen
4 aanbevelingen
1 aanbeveling
4 aanbevelingen
Doorwerking onbekend
5 aanbevelingen 1 aanbeveling
3 aanbevelingen
12 aanbevelingen (29%)
10 aanbevelingen (24%)
2 aanbevelingen 12 aanbevelingen (29%)
7 aanbevelingen (17%)
Zoals weergegeven in de tabel leidde iets meer dan een kwart van de aanbevelingen (29%) geheel tot doorwerking. Deze aanbevelingen van de RKC zijn opgevolgd en hebben geleid tot concrete acties bij het college, de ambtelijke organisatie en/of de raad. Iets minder dan een kwart van de aanbevelingen (24%) leidde deels tot doorwerking. Deze aanbevelingen zijn deels opgepakt door het college, de ambtelijke organisatie en/of de raad, maar (nog) niet volledig opgevolgd. Redenen hiervoor zijn voornamelijk de recente publicatie van een RKCrapport (klachtbehandeling), niet genoeg menskracht om de aanbeveling volledig op te volgen of omdat het college de aanbeveling wel heeft opgevolgd maar de raad niet (bij aanbevelingen gericht aan zowel college als raad). Iets meer dan een kwart van de aanbevelingen (29%) leidde niet tot doorwerking. Alle twaalf aanbevelingen zonder doorwerking komen voort uit drie van de zeven rapporten. Het gaat om de onderzoeken sturen in risicovolle projecten, verkeersveiligheid rondom scholen en duurzaamheid. Dit zijn de drie onderzoeken waarbij het college in de bestuurlijke reactie kanttekeningen plaatste (zie paragraaf 2.4).
Bij het onderzoek naar duurzaamheid zijn daarbij de aanbevelingen destijds niet overgenomen door de raad, hetgeen een verklaring kan zijn voor het ontbreken van doorwerking (hoewel opvallend genoeg ook 2 aanbevelingen volledige doorwerking vertonen). Voor de overige twee onderzoeken is er de volgende verklaring voor het gebrek aan doorwerking: • Bij sturen in risicovolle projecten komt het gebrek aan doorwerking grotendeels omdat de raad de aan haar gedane aanbevelingen niet heeft opgepakt. • Bij verkeersveiligheid rondom scholen komt het deels doordat de raad de aanbevelingen aan de raad niet heeft opgevolgd en deels door een gebrek aan ambtelijke capaciteit. Er zijn zeven aanbevelingen waarvan niet duidelijk is in hoeverre deze doorwerking hebben gehad. Bij één rapport (klachtbehandeling) speelt de recente oplevering van het RKC-rapport (mei 2021) mee, waardoor er voor een deel nog geen zicht is op eventuele doorwerking. Bij de andere twee rapporten (quick scan Wmo en participatie) zijn er weliswaar relevante acties ondernomen (bijvoorbeeld het opstellen van participatiebeleid), maar is het onzeker in hoeverre de aanbevelingen van de RKC van een aantal jaar ervoor hebben bijgedragen aan deze acties. Overigens is het ontbreken van duidelijke 22
doorwerking bij participatie niet vreemd, aangezien de raad de aanbevelingen bij dit rapport niet overgenomen heeft, maar slechts als inspiratie zag (zie paragraaf 2.4). Naast de doorwerking in beleid of in de ambtelijke organisatie constateert de RKC dat een aantal van de onderzoeken ook leiden tot doorwerking bij inwoners. • Het onderzoek participatie heeft bijgedragen aan het stimuleren van inwonersinitiatieven door de gemeente. Daaronder valt onder andere de digitale participatie van inwoners door middel van het burgerpanel. • Het onderzoek duurzaamheid heeft ook bijgedragen aan de participatie van inwoners. Zo heeft de ambtelijke organisatie enquêtes afgenomen en bewonersbijeenkomsten georganiseerd waarin inwoners hun stem konden laten horen over duurzaamheid. • Het onderzoek klachtbehandeling leidde ook tot doorwerking voor inwoners: de gemeente is bezig met een project om 'het goede gesprek’ met inwoners over klachten te kunnen voeren. Onderzoeken zonder aanbevelingen Bij vier onderzoeken die in dit doorwerkingsonderzoek zijn meegenomen heeft de RKC geen aanbevelingen gedaan, maar kan er toch sprake zijn van doorwerking bij de raad en het college/ambtelijke organisatie.
Ook bij deze onderzoeken heeft doorwerking betrekking op de effecten van het onderzoek bij de raad, het college en/of de ambtelijke organisatie, waarbij acties zijn genomen naar aanleiding van deze onderzoeken. Ook de doorwerking van deze onderzoeken is bepaald door het voeren van gesprekken met ambtelijk betrokkenen naar aanleiding van het “stand van zaken overzicht” (zie paragraaf 1.4). Wel heeft de RKC deze onderzoeken zonder aanbevelingen anders geanalyseerd: in plaats van per aanbeveling te kijken is er in het algemeen gekeken of een onderzoek geleid heeft tot een actie vanuit de raad, het college en/of de ambtelijke organisatie. Onderstaande tabel geeft de uitwerking. Overzicht doorwerking van onderzoeken zonder aanbevelingen Onderzoek
Doorwerking bij de raad
Doorwerking bij college en/of ambtelijke organisatie
Informatievoorziening aan burgers Verkenning drie decentralisaties Implementatie VN-verdrag handicap Meldingen openbare ruimte Legenda: Volledige doorwerking Deels doorwerking Doorwerking is onduidelijk
De rapporten informatievoorziening aan burgers en verkenning drie decentralisaties waren niet zozeer gericht op het verschaffen van inzicht aan de raad, maar op het leveren van input/inzichten voor het college/ambtelijke organisatie. Daarom is doorwerking bij de raad voor deze twee rapporten niet meegenomen in de beoordeling. Het rapport informatievoorziening aan burgers heeft doorwerking gehad bij het college en/of de ambtelijke organisatie. De uitkomsten van het onderzoek hebben geleid tot gesprekken over de wijze waarop er naar de gemeentelijke dienstverlening en informatievoorziening wordt gekeken. In 2019 heeft het college een volgende burgerpeiling gehouden waarin inwoners uit het burgerpanel zijn bevraagd over de dienstverlening en informatievoorziening. In het rapport verkenning drie centralisaties staan vier leerpunten voor het college (zie de factsheet in bijlage 2 voor deze leerpunten). Drie leerpunten zijn door het college opgevolgd en daarmee heeft het onderzoek deels doorwerking gehad bij het college/de ambtelijke organisatie. Het is onduidelijk of het rapport implementatie VN-verdrag handicap doorwerking heeft gehad bij de raad. De raad heeft in november 2021 een nieuw beheerplan openbare ruimte vastgesteld en heeft een amendement aangenomen over toegankelijkheid. Echter is het niet duidelijk of dit verband hield met het RKC-onderzoek.
23
Het rapport implementatie VN-verdrag handicap heeft wel deels doorwerking gehad bij het college/de ambtelijke organisatie. De gemeente heeft op losse onderdelen al gewerkt aan het thema inclusie (toegankelijkheid website, ondertiteling gemeenteraadsvergaderingen en toegankelijkheid openbare ruimte). Er is echter geen afzonderlijk inclusiebeleid of een document waarin de ambtelijke organisatie acties op dit thema bijhoudt. Door de recente publicatie van het onderzoek Meldingen openbare ruimte is de doorwerking bij de raad nog niet bekend. Het rapport heeft wel deels doorwerking gehad bij het college/de ambtelijke organisatie. De organisatie is bezig met een aantal acties, zoals het koppelen van het zaaksysteem en het meldsysteem. In twee van de vier onderzoeken hebben de rapporten ook (deels) tot doorwerking bij inwoners geleid. Het onderzoek implementatie VN-verdrag handicap heeft eraan bijgedragen dat de organisatie nadenkt over speeltoestellen voor gehandicapte kinderen. Verder geven de ambtelijk betrokkenen van het onderzoek meldingen openbare ruimte aan dat de organisatie bezig is met het ontwikkelen van een app voor inwoners die het doen van meldingen verbetert.
3.4 Analyse doorwerking van de aanbevelingen In deze paragraaf wordt een overkoepelende analyse gemaakt van de gevonden doorwerking van de onderzoeken met aanbevelingen. Eerst volgt een beschrijving van de patronen in aanbevelingen die wel of juist niet tot doorwerking hebben geleid. Aanbevelingen gericht aan de raad leiden het minst vaak tot doorwerking Bij de raad hebben 7 van de 11 aanbevelingen niet geleid tot doorwerking; bij het college hebben 5 van de 23 aanbevelingen niet geleid tot doorwerking. Aanbevelingen van de RKC aan de raad hebben daarmee minder vaak doorwerking dan de aanbevelingen gericht aan het college. Een verklaring is dat er geen structuur is waarbij rapporten (bijvoorbeeld) jaarlijks terugkomen op de agenda van de raad. De raad zou, in theorie, zichzelf scherp moeten houden voor de opvolging van de aan hem gerichte aanbevelingen. Verschillende raadsleden geven aan dat zij zelf scherper kunnen zijn op de opvolging van aanbevelingen gericht aan zowel het college als de raad. Dit gebeurt nog onvoldoende, waardoor de raad er pas laat achter komt dat aanbevelingen niet zijn opgevolgd. Dit was bijvoorbeeld het geval bij het rapport verkeersveiligheid rondom scholen, waarbij de raad er pas recent achter kwam dat een aantal aanbevelingen niet was opgevolgd.
Aanbevelingen gericht aan het college leiden vaker tot doorwerking In totaal hebben 17 aanbevelingen die aan het college waren gericht (ten minste deels) tot doorwerking geleid. Dit is ongeveer driekwart van het totale aantal aanbevelingen gericht aan het college. De gesprekken met de ambtelijk betrokkenen en het “stand van zaken overzicht” laten zien dat de aanbevelingen tot concrete acties leiden in beleidsplannen, de uitvoering daarvan of de organisatie zelf. Alle aanbevelingen die gezamenlijk gericht waren op het college en de raad hebben (ten minste deels) geleid tot doorwerking De RKC richtte 6 aanbevelingen aan zowel het college als de raad. Elk van deze aanbevelingen heeft (ten minste deels) tot doorwerking geleid. Een mogelijke verklaring waarom deze aanbevelingen (ten minste deels) hebben geleid tot doorwerking is dat deze aanbevelingen grotendeels praktisch van aard waren. Deze aanbevelingen omvatten bijvoorbeeld het maken van afspraken tussen college en raad en het aangaan van het onderlinge gesprek over een bepaald onderwerp. Een voorbeeld van deze aanbevelingen uit het onderzoek burger- en overheidsparticipatie is: ‘Voer als raad en college met elkaar het gesprek over, en maak afspraken over de rollen van raad en college bij burger- en overheidsparticipatie.’ Dit is een aanbeveling die praktisch makkelijk uitvoerbaar is door raad en college.
Bovendien helpen dergelijke aanbevelingen van de RKC het college en de raad om met elkaar het gesprek aan te gaan over, in dit geval, hun onderlinge rollen. Uit de raadsledensessie kwam naar voren dat dit onderlinge gesprek als nuttig wordt ervaren. Algemeen geformuleerde aanbevelingen leiden (vooral bij de raad) minder vaak tot doorwerking Aanbevelingen aan de raad die niet zijn opgevolgd, zijn voor een groot deel algemeen geformuleerd. 24
In deze aanbevelingen vraagt de RKC de raad bijvoorbeeld om een ambitieniveau vast te stellen (verkeersveiligheid rondom scholen en sturen in risicovolle projecten), hun rol op te pakken en initiatief te nemen (duurzaamheid) of kaders te stellen (sturen in risicovolle projecten). Een voorbeeld van een van deze niet opgevolgde aanbevelingen is: ‘Controleer als raad periodiek aan de hand van deze kaders en de daarbij afgesproken informatievoorziening of het project zich in de juiste richting ontwikkelt en stel indien nodig de kaders bij (richt u zich niet alleen op financiële risico’s maar ook op inhoudelijke en procesmatige risico’s).’ Dit is een brede aanbeveling, waarin de raad om meerdere ‘acties’ wordt gevraagd, namelijk: periodiek controleren, kaders (bij)stellen en rekening houden met drie soorten risico’s. Deze aanbeveling zou kunnen worden opgesplitst om de raad duidelijker te maken welke acties de RKC van hen wenst. Ook zou de aanbeveling specifieker kunnen door ‘periodiek’ te duiden (bijvoorbeeld jaarlijks) en toe te lichten wat ‘de juiste richting’ inhoudt. Specifieke en concrete aanbevelingen leiden vaker tot (volledige) doorwerking Bij de 12 aanbevelingen die volledige doorwerking hebben valt op dat deze vaak concreet en specifiek zijn.
Het gaat hier bijvoorbeeld om aanbevelingen waarin raad en college wordt gevraagd afspraken te maken, maar ook om aanbevelingen die op een andere manier specifiek zijn. Een voorbeeld zijn de volgende twee aanbevelingen uit het onderzoek second opinion businesscase gemeentekantoren: ‘Betrek een organisatieadviesbureau’ en ‘Laat HEVO een laatste definitieve versie van de businesscase maken.’ Dit zijn specifieke aanbevelingen waar het college relatief eenvoudig opvolging aan kan geven door het nemen van een actie, zoals het college bij deze twee aanbevelingen dan ook heeft gedaan.
3.5 Reflectie vanuit de interviews op de doorwerking van alle rapporten Uit de gesprekken met (ambtelijk) betrokkenen, het “stand van zaken overzicht” dat is ingevuld door de ambtelijke organisatie en de raadsledensessie komt naar voren dat de rekenkamerrapporten hebben bijgedragen aan het gemeentelijk beleid en de uitvoering hiervan. Het brede aanbod aan rekenkameronderzoeken heeft geleid tot inzicht, concrete leerpunten en handvatten. Hoewel de rekenkameronderzoeken nuttig zijn, loopt de mate waarin de rapporten worden gebruikt volgens betrokkenen uiteen. De rapporten sturing in risicovolle projecten en second opinion businesscase gemeentekantoren staan bijvoorbeeld scherper op het netvlies bij betrokkenen dan het rapport over duurzaamheid. Dit heeft er volgens betrokkenen mee te maken dat sommige onderwerpen die de RKC onderzoekt, snel ‘verouderd’ kunnen zijn zodra het rapport uitkomt. Een onderwerp als sturing in risicovolle projecten is tijdlozer en bevat leerpunten voor onder andere de rollen van raad en college. Ook binnen de ambtelijke organisatie wordt het onderzoek sturen op risicovolle projecten nog regelmatig gebruikt. De effecten en veranderingen van de rekenrapporten lopen uiteen.
De Doe Mee-onderzoeken leiden bijvoorbeeld tot inzicht over de onderzochte onderwerpen bij college (en ambtelijke organisatie) en de raad waarna dit wordt meegenomen in bijvoorbeeld gesprekken of bij keuzes voor nieuwe systemen. Bij deze onderzoeken is het volgens betrokkenen vanuit de ambtelijke organisatie ook nuttig dat er een vergelijking met andere gemeenten kan worden gemaakt. Daarnaast komen er ook concrete acties uit de Doe Mee-onderzoeken naar voren, zoals bij het onderzoek meldingen openbare ruimte. De onderzoeken waarin de RKC aanbevelingen aan zowel de raad als het college doet, leiden -naast inzicht in de onderzochte onderwerpen voor raad, college en ambtelijke organisatie- ook tot verandering in het beleid en de uitvoering hiervan. Een concreet voorbeeld hiervan is het onderzoek naar klachtbehandeling. Klachtbehandeling is inmiddels meer gekoppeld aan de dienstverlening van de gemeente. Ook hebben de onderzoeken van de RKC er meerdere keren voor gezorgd dat het college en de raad het gesprek met elkaar zijn aangegaan en onderling afspraken hebben gemaakt. Tot slot laat de second opinion businesscase gemeentekantoren zien dat de RKC de raad ook kan ondersteunen in de besluitvorming. Dit onderzoek heeft de raad geholpen om meer duidelijkheid te krijgen over de huisvesting gemeentekantoren en zodoende een weloverwogen besluit te nemen hierover.
25
3.6 Samenvatting van bevindingen ten aanzien van doorwerking De RKC constateert de volgende bevindingen ten aanzien van doorwerking: • De uitgebrachte rapporten hebben bijgedragen aan het gemeentelijk beleid en de uitvoering hiervan. • Er is spreiding in de mate waarin de aanbevelingen van de RKC zijn opgevolgd. Van de 41 aanbevelingen bleken er 12 geheel te zijn opgevolgd (29%), 10 deels (24%), 12 niet (29%) en van 7 aanbevelingen (17%) was de opvolging onbekend. • Aanbevelingen gericht aan de raad zijn minder vaak opgevolgd dan aanbevelingen aan het college. • Specifieke en concrete aanbevelingen leiden vaker tot (volledige) doorwerking. • Waar aanbevelingen niet zijn opgevolgd zijn er diverse (soms overlappende) verklaringen, waaronder het niet aannemen van de aanbevelingen door de raad (2 onderzoeken), kanttekeningen geplaatst door het college (3 onderzoeken), de raad heeft aan hem gerichte aanbevelingen niet opgepakt (7 van de 11 aanbevelingen), een gebrek aan ambtelijke capaciteit (1 onderzoek) en de recentheid van een publicatie (1 onderzoek). • Bij de onderzoeken waarbij de RKC geen aanbevelingen heeft gedaan vertoont elk rapport in mindere of meerdere mate doorwerking bij het college en/of de ambtelijke organisatie. Beantwoording onderzoeksvragen Onderzoeksvragen
Beantwoording
3.
Wat is er gedaan met de rapporten door de raad, het college en de ambtelijke organisatie?
De elf onderzochte rapporten verschillen in de mate van doorwerking, maar alle rapporten vertonen een bepaalde mate van doorwerking. Circa de helft van de aanbevelingen is volledig opgevolgd (29%) of deels opgevolgd (24%). De raad heeft aanbevelingen minder vaak opgevolgd dan het college. Uit de interviews met ambtelijk betrokkenen blijkt dat de rekenkamerrapporten hebben bijgedragen aan het gemeentelijk beleid en de uitvoering hiervan.
4.
Wat zijn verklaringen voor het niet (volledig) doorwerken van rapporten?
Er zijn diverse (soms overlappende) verklaringen, waaronder het niet aannemen van de aanbevelingen door de raad (2 onderzoeken), kanttekeningen geplaatst door het college (3 onderzoeken), de raad heeft aan hem gerichte aanbevelingen niet opgepakt (7 van de 11 aanbevelingen), een gebrek aan ambtelijke capaciteit (1 onderzoek) en de recentheid van een publicatie (1 onderzoek).
26
4. Evaluatie
4.1 Inleiding Omdat de RKC niet ‘haar eigen vlees wil keuren’ is een externe onderzoeker ingeschakeld voor het evalueren van de rapporten en de RKC. Guido Enthoven van het Instituut Maatschappelijke Innovatie heeft dit deel op zich genomen. Zijn evaluatie-rapport is opgenomen in bijlage 3. De aanbevelingen uit dit rapport komen (deels) terug in de Bestuurlijke Nota (gezien de hoeveelheid aanbevelingen zijn ze niet allemaal overgenomen in de Bestuurlijke Nota). In dit hoofdstuk worden bevindingen uit het evaluatie-rapport (letterlijk) geciteerd, om te komen tot de beantwoording van de volgende onderzoeksvragen: 5.
Hoe ervaren de raadsleden de rekenkamer-rapporten (kwaliteit, bruikbaarheid, relevantie)?
6. Hoe evalueert men de rol en positie van de RKC in relatie tot de raad, haar Adviesgroep, het college, de griffie en de ambtelijke organisatie?
4.2 Ervaringen raadsleden met rapporten RKC Kwaliteit Er bestaat brede waardering voor de kwaliteit van de rapporten van de RKC. De conclusies en aanbevelingen van de RKC zijn voldoende onderbouwd in termen van een goede relatie tussen de bevindingen en het bestuurlijk rapport met aanbevelingen. Over het algemeen worden de rapporten van RKC als aansprekend gezien, met een helder geschreven tekst, een overzichtelijke structuur en een zekere overtuigingskracht. De respondenten geven desgevraagd gemiddeld een 8 voor de kwaliteit van de rapporten van de RKC. Veelgehoorde kwalificaties zijn: ‘Gedegen werk, goed onderbouwd, onafhankelijk, professioneel, inhoudelijk, objectief.’ ‘De toegevoegde waarde schuilt voor een deel in de helikopterview van de RKC. De rapporten zijn neutraal en objectief.’ Door de raad werd de kanttekening geplaatst dat de onderzoeken naar burgerparticipatie en duurzaamheid wel erg vroeg in de beleidscyclus zaten. De rekenkamercommissie heeft de afgelopen jaren gezag opgebouwd door inhoudelijk goed onderbouwde en waardevolle rapporten te maken. Bruikbaarheid De toonzetting van de rapporten wordt gewaardeerd. Door de constructieve en opbouwende houding wordt het gemakkelijker voor het college en de raad om aanbevelingen over te nemen.
Volgens raadsleden leveren de rapporten van de RKC een bijdrage aan de kaderstellende en/of controlerende rol van de gemeenteraad. De rapporten als zodanig leveren hiervoor bruikbaar materiaal. Tegelijkertijd worden de rapporten en conclusies en aanbevelingen niet altijd ten volle benut, maar dat ligt dan vooral aan de raad zelf die onvoldoende toeziet op nakoming van de aanbevelingen. De vraag of een rapport opnieuw wordt bekeken als het onderwerp later terugkomt, wordt wisselend beantwoord. Een deel van de raadsleden geeft aan dat dit het geval is: ‘Het rapport over verkeersveiligheid is nog een paar keer gebruikt’. Een groter deel geeft aan dat dit te weinig het geval is en dat het eigenlijk vaker zou moeten. ‘Dat doe ik veel te weinig; in de drukte der dingen glipt het erdoor heen.’ Relevantie De keuze van de onderwerpen kwam de afgelopen jaren tot stand na consultatie van de fracties, het college en de ambtelijke organisatie, waarna bespreking met de Adviesgroep en besluitvorming door 27
de RKC plaats vindt. Het proces van agendering en besluitvorming omtrent de keuze van onderwerpen werkt goed en wordt door de respondenten niet ter discussie gesteld. Er is waardering voor de onderwerpkeuze van de Rekenkamercommissie. De meeste respondenten gaven aan dat de RKC thema’s heeft behandeld die politiek en/of maatschappelijk urgent waren. Er zijn geen belangrijke lacunes in termen van onderwerpkeuze; de RKC heeft de afgelopen jaren geen grote thema’s gemist.
4.3 Evaluatie van de rol en positie van de RKC Relatie met de gemeenteraad De relatie met de gemeenteraad is goed en de RKC wordt over het algemeen gewaardeerd door raadsleden. ‘De RKC houdt ons als raad een spiegel voor.’ ‘De RKC is een belangrijk onderdeel in de lokale democratie.’ De rapporten van de RKC worden na afronding aan de raadscommissie gepresenteerd. Veel respondenten geven aan dat deze presentatie wat hun betreft korter en kernachtiger kan. Dus niet eerst starten met een uitgebreide inleiding en verantwoording van het onderzoek, maar direct de belangrijkste conclusies en aanbevelingen presenteren.