RKC Krw - Doorwerking en Evaluatie - Eindrapport DEF

-2-

Kwaliteit Er bestaat brede waardering voor de kwaliteit van de rapporten van de RKC. De conclusies en aanbevelingen van de RKC zijn voldoende onderbouwd in termen van een goede relatie tussen de bevindingen en het bestuurlijk rapport met aanbevelingen. Over het algemeen worden de rapporten van RKC als aansprekend gezien, met een helder geschreven tekst, een overzichtelijke structuur en een zekere overtuigingskracht. De respondenten geven desgevraagd gemiddeld een 8 voor de kwaliteit van de rapporten van de RKC. Veelgehoorde kwalificaties zijn: ‘gedegen werk, goed onderbouwd, onafhankelijk, professioneel, inhoudelijk, objectief.’ ‘Het onderzoek over klachten was zeer actueel en gaf voor mij een mooi aanknopingspunt om de verbinding te gaan maken met dienstverlening.’ (…) Prima rapport die de spijker op z’n kop slaat. (…) De relevantie zal verder toenemen wanneer de raad zelf vragen aan de RKC stelt. ‘ ‘De kracht van de RKC is beschouwing en het vermogen om een stap terug te doen en het veld te beschouwen met enige distantie.’ ‘De toegevoegde waarde schuilt voor een deel in de helikopterview van de RKC.

De rapporten zijn neutraal en objectief.’ Over enkele rapporten waren ook kritische opmerkingen vanuit de ambtelijke organisatie: ‘Het onderzoek over informatievoorziening was zeer beperkt van opzet en leidde niet tot aanbevelingen.’ Door de raad, het college en de ambtelijke organisatie werd de volgende kanttekening geplaatst: ‘De onderzoeken naar burgerparticipatie en duurzaamheid zaten wel erg vroeg in de beleidscyclus.’ De rekenkamercommissie heeft de afgelopen jaren gezag opgebouwd door inhoudelijk goed onderbouwde en waardevolle rapporten te maken. Aanbevelingen: ➢ Schroom niet om als RKC concrete en specifieke aanbevelingen te doen. Tot dusver is de RKC terughoudend met het doen van concrete en specifieke aanbevelingen, omdat zij daarmee het risico loopt ‘op de stoel van het college te gaan zitten.’ Een aantal respondenten gaven echter aan dat zij de voorkeur gaven aan concrete en specifieke aanbevelingen. Enerzijds vergroot dit de bruikbaarheid van de aanbevelingen en anderzijds kan dit meer scherpte brengen in het politieke debat over de reactie op het rapport. ‘Het is goed om de raad scherper te confronteren met de mogelijkheden om een politiek vervolg te geven aan de aanbevelingen. De stap naar de uitvoering ontbreekt regelmatig. Vraag jezelf af: ‘wat kan de raad hiermee doen?’ ➢ Maak als RKC keuzes in de aanbevelingen.

‘Focus met je aanbevelingen op ‘need to have’ en vergeet het ‘nice to have’. Je kan als organisatie niet een 10 halen, een 7 of 8 is ook al heel mooi.’ Toonzetting De toonzetting van de rapporten wordt gewaardeerd. Door de constructieve en opbouwende houding wordt het gemakkelijker voor het college en de raad om aanbevelingen over te nemen. ‘Er is vaak al heel veel negatief getinte kritiek van bewoners en vanuit sommige raadsfracties; op een zeker moment glijdt dat gewoon van je af.’ Tegelijkertijd mag het volgens sommige raadsleden ‘iets minder lief zijn’. ‘De urgentie mag ook doorklinken.’ ‘Soms is scherpte ook nuttig’.

-3-

Het profiel van de RKC is open, constructief en op samenwerking gericht. Dit wordt breed gewaardeerd. Andere kwalificaties voor de RKC zijn: plezierig, dienend, open, professioneel en nuchter. De Rekenkamercommissie heeft zich a-politiek opgesteld. Aanbevelingen: ➢ Bij sommige onderzoeken kan de RKC een deel van haar bevindingen structureren langs de posities ‘roze bril, zwarte bril’. Dit biedt expliciet ruimte om enerzijds waardering uit te spreken voor de zaken die goed gaan; het is goed en plezierig voor betrokkenen om dit expliciet te constateren. Anderzijds biedt dit voor RKC ook de mogelijkheid om ook nadrukkelijk de vinger op de zere plek te leggen en scherp aan te geven welke zaken níet goed gaan en waar ruimte zit voor verbetering. Proces en communicatie De RKC organiseert bij elk onderzoek een startgesprek met de ambtelijke organisatie. Dit wordt gewaardeerd. De startgesprekken geven voor de organisatie een mogelijkheid om input te geven op het ‘hoe’ voor de rekenkameronderzoeken. Ambtenaren zijn blij met deze gezamenlijke aftrap van een onderzoek. Ook is het goed dat de rekenkamercommissie werkt met nieuwsbrieven. De ambtelijk contactpersoon voor de RKC agendeert die voor het MO en het DT. Soms is een onderzoek gestart of aangekondigd en dan helpt dat om ambtenaren/afdelingen weer op vlieghoogte te krijgen en te weten wat er speelt.

De nieuwsbrieven worden dus ook binnen de organisatie gebruikt. Indien er sprake is van vertraging wordt dat doorgaans door de RKC gecommuniceerd. Aanbevelingen: ➢ De rapporten van de RKC worden na afronding aan de raadscommissie gepresenteerd. Veel respondenten geven aan dat deze presentatie wat hun betreft korter en kernachtiger kan. Dus niet eerst starten met een uitgebreide inleiding en verantwoording van het onderzoek, maar direct de belangrijkste conclusies en aanbevelingen presenteren. Een korte schets van de gehanteerde methodiek is wel wenselijk, omdat er anders vervolgens een politieke discussie kan ontstaan over de aanpak. De raadscommissie heeft vaak op die avond een reeks onderwerpen op de agenda staan en in die zin concurreert het rapport van de RKC om aandacht met andere onderwerpen. ‘De presentaties van de rapporten in de raadscommissie mogen pakkender. Niet te veel aanloop, maar meteen naar bevindingen en aanbevelingen.’ Timing De rapporten van de RKC komen doorgaans ‘op het juiste moment’. ‘We zijn nu organisatorisch bezig met het slaan van een slag qua verbetering van dienstverlening. Dit rapport sluit daar perfect op aan.’ De rapporten over duurzaamheid en over de WMO waren misschien wat vroeg in termen van de beleidscyclus.

-4-

Aanbevelingen:

➢ Het is goed om als RKC expliciet te reflecteren op de vraag wat je wilt bereiken met een rapport. Is het bedoeld om een thema op de agenda te zetten? Of gaat het vooral om een beleidseffectmeting? ➢ Afstemming over de timing van het rapport is wenselijk. Op dit moment is er soms al afstemming met de griffie of de ambtelijke organisatie over de vraag wat een goed moment is om het rapport uit te brengen. ‘Wellicht goed om af te stemmen met de griffie zodat informatie vanuit de RKC goed aansluit op de BOB vergadercyclus van de raad over dit thema.’ Ook kan het wenselijk zijn om aan te sluiten op de jaarlijkse financiële cyclus, zodat aanbevelingen bijvoorbeeld kunnen landen in de Kadernota. Relatie met de gemeenteraad De relatie met de gemeenteraad is goed en de RKC wordt over het algemeen gewaardeerd door raadsleden. ‘De RKC houdt ons als raad een spiegel voor.’ ‘De RKC is een belangrijk onderdeel in de lokale democratie.’ Volgens raadsleden leveren de rapporten van de RKC een bijdrage aan de kaderstellende en/of controlerende rol van de gemeenteraad. De rapporten als zodanig leveren hiervoor bruikbaar materiaal. Tegelijkertijd worden de rapporten en conclusies en aanbevelingen niet altijd ten volle benut, maar dat ligt dan vooral aan de raad zelf die onvoldoende toeziet op nakoming van de aanbevelingen. De rol van de Adviesgroep wordt gewaardeerd.

Tegelijkertijd geven sommigen aan dat de Adviesgroep maar beperkt zichtbaar is. Op ad hoc basis is er overleg met de griffier, ondanks het voornemen om dat op reguliere basis te doen. Momenteel vindt overleg plaats hoe de aanbevelingen van de RKC een plaats krijgen op de Lange termijn agenda van de raad. Daarnaast is er eens per jaar overleg met de Auditcommissie, waarin het onderzoeksprogramma van de RKC wordt afgestemd op werkzaamheden van de accountant en artikel 213A onderzoeken (college onderzoeken: dat komt in Krimpenerwaard moeizaam van de grond). Aanbevelingen: ➢ Aanbevelingen worden vaak overgenomen, maar daarna leunt de raad achterover en wacht op actie van het college. De griffie en de RKC zouden kunnen nadenken hoe zij de raad ‘beter in positie kan brengen’. ➢ Vanuit de raad lijkt er meer aandacht te zijn voor de aanbevelingen gericht op het college en de ambtelijke organisatie, dan voor de aanbevelingen die gericht zijn op de raad zelf. Het komt de raad dan politiek minder goed uit om kaders te stellen en dan later daarin consistent te moeten zijn. Het zou goed zijn om dit fenomeen periodiek ook ter discussie te stellen bij de raad. Dit kan bijvoorbeeld in een jaarlijks of tweejaarlijks gesprek met de raad over de doorwerking van de aanbevelingen.

Relatie met het college In het begin heeft een ieder moeten wennen aan elkaars rol en had het college het gevoel dat de RKC ‘aan de andere kant stond’. De ervaringen met de voorgangers waren zodanig dat de positie van de RKC al bij voorbaat argwanend werd bezien. Inmiddels lijkt er een positieve grondhouding -5-

te zijn en vinden college en RKC elkaar in een gezamenlijke ambitie om zaken beter te maken. Er is geen periodiek overleg met het college, hoewel dat aanvankelijk wel in de bedoeling lag. De voormalig burgemeester was positief over de RKC-rapporten: ‘een 8 min, er moet nog iets om naar te streven zijn…’, en deelde ook enkele behartenswaardige adviezen. De betrokken wethouders waren wisselend enthousiast: ‘De bevindingen zijn geen schokgolf voor de organisatie. Dat is wat mij betreft vooral positief; het bevestigt dat we met de goede dingen bezig zijn.’ ‘ Sommige onderzoeken zoals naar Jeugdhulp zijn zeer relevant en bruikbaar. Andere zoals over het VN-verdrag leiden vooral tot meer papier.’ De rapporten worden nu vooral gebruikt als speldenprik vanuit de raad naar het college. De aanbevelingen zouden deels ook de komende jaren op het bord van de raad moeten blijven liggen.’ Aanbevelingen: ➢ De RKC en het college zouden in de toekomst eens per jaar of eens per twee jaar kunnen overleggen over recente onderzoeken, de doorwerking van aanbevelingen, de agendering van thema’s en de samenwerking in het algemeen. Zie voorts de aanbevelingen over gezamenlijk leren. Relatie met de ambtelijke organisatie De relatie met de ambtelijke organisatie lijkt goed; de evaluatiegesprekken waren open.

De opstelling van de RKC is kritisch-constructief en deze opstelling wordt gewaardeerd door de ambtelijke organisatie. ‘Persoonlijk heb ik twee erg goede gesprekken gehad met de rekenkamercommissie.’ ‘Het zijn prettige en professionele mensen bij de RKC’. ‘Het werk van de RKC voegt echt iets toe en we doen het met elkaar. Dit is geen vanzelfsprekendheid. ‘In sommige gemeenten gaat de plaatselijke RKC er nog wel eens ‘met gestrekt been in’, maar dat is hier niet het geval.’ Ook wordt gewaardeerd dat er voorafgaand aan het onderzoek startgesprekken plaatsvinden met de ambtelijke organisatie. Tegelijkertijd is de relatie met de ambtelijke organisatie ook spannend. ‘Je werkt vanuit een ander referentiekader en dan werk je gemakkelijk langs elkaar heen.’ ‘We werken hard en dan is het spannend om te zien op welk spoor de raad wordt gezet.’ ‘De raad hecht veel waarde aan een onderzoek van RKC. Alle informatie vanuit de wethouder van het afgelopen jaar kan als het ware overruled worden door een rapport van de RKC.’ Een dossier als jeugdzorg is erg ingewikkeld en het is niet zo makkelijk om aan een knop te draaien vanwege de samenhang en het optredend waterbed-effect. Aanbevelingen ➢ De RKC en de ambtelijke organisatie kunnen aan de voorkant van een onderzoek nog meer tijd investeren in het formuleren van de juiste vragen.

‘Indien er een onderzoek start is het goed om samen met de ambtelijk experts in kaart te brengen Waar staan we nu en wat is er al? En wat wil je dan weten? Anders loop je als RKC het risico om achter de feiten aan te lopen en met een rapport te komen met aanbevelingen die reeds eerder overwogen of uitgevoerd zijn.’ Dat vergt wel balanceren, omdat de RKC primair ten dienste staat van de gemeenteraad en een steviger rol van ambtenaren aan de voorkant van het traject op gespannen voet kan staan met de onafhankelijke positie van de RKC.

-6-

➢ Bij de afronding van een onderzoek zou er ook meer communicatie kunnen zijn tussen de RKC en de ambtelijke organisatie. Een ambtenaar merkt op: ‘Conclusies en aanbevelingen kunnen soms worden weerlegd. Daarover zou m.i. dan nog wat meer dialoog met de RKC moeten zijn.’ Op dit moment vindt er aan het einde van een RKC onderzoek een ambtelijke check op de feitelijke bevindingen plaats, terwijl een gesprek misschien meer oplevert. ➢ Meer aandacht voor de communicatie naar het ambtelijk apparaat. ‘In de communicatie na afronding van een rapport mag in ieder geval binnen de ambtelijke organisatie wel wat meer aandacht gegeven worden aan het rapport. Publicatie van het rapport op het intranet zou bijvoorbeeld kunnen helpen.’ (…) ‘Veel ambtenaren kennen de RKC niet. Misschien is het goed om eens aan te schuiven op een heidag van de ambtelijke organisatie.’ Opvolging en nazorg De vraag of een rapport opnieuw wordt bekeken als het onderwerp later terugkomt, wordt wisselend beantwoord. Een deel van de raadsleden geeft aan dat dit het geval is: ‘het rapport over verkeersveiligheid is nog een paar keer gebruikt’. Een groter deel geeft aan dat dit te weinig het geval is en dat het eigenlijk vaker zou moeten.

‘Dat doe ik veel te weinig; in de drukte der dingen glipt het erdoor heen.’ (…) ‘Het rapport over duurzaamheid had maar een beperkte ‘houdbaarheid’ en is inmiddels wat achterhaald, maar het rapport over sturen op risicovolle projecten is nog steeds actueel en heeft daarmee nog steeds waarde.’ Ook de ambtelijke organisatie grijpt niet vaak terug op vroegere rapporten. Vaak is er aandacht voor de aanbevelingen bij het uitkomen van het rapport en in een enkel geval wordt het college er nog eens op aangesproken. De raad zelf neemt echter te weinig initiatief om het (opnieuw) op de agenda te zetten. Aanbevelingen: ➢ Een geheugensteuntje door bijvoorbeeld de griffie over een ouder rapport van de RKC indien het thema opnieuw op de agenda staat, is wenselijk. ‘Het zou bijvoorbeeld kunnen helpen om via I-Babs een link naar het rapport toe te voegen indien het thema weer op de agenda staat.’ ➢ Periodiek opnieuw agenderen. De RKC moet er ook zelf voor zorgen dat zij op de radar blijft. ‘Misschien is het goed om na 1 of 2 jaar nog eens de thermometer erin te steken. Niet als overhoring, maar een gezamenlijke reflectie over de vraag ‘Hebben jullie er wat aan gehad?’ Het periodiek uitvoeren van doorwerkingsonderzoek en het agenderen van de uitkomsten kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

➢ Het is wenselijk om bij elk rekenkamer-onderzoek een passage op te nemen dat na een jaar geëvalueerd wordt of de aanbevelingen zijn opgevolgd en wat vervolgafspraken zijn. Hiervoor kan een standaardmethode (bijv. een eenvoudig evaluatieformulier) ontwikkeld worden. De griffie laat dan in de organisatie de evaluatie invullen door de betrokkenen en verzamelt de inbreng. Of evaluaties worden uitgevoerd, wordt op die manier bewaakt door de griffie. De rekenkamer kan vervolgens zien welke acties zijn ondernomen en

-7-

indien nodig op de evaluatie terugkomen. Zie in deze zin ook de Rekenkamercommissie Zeist.23 Gezamenlijk leren Bij veel gemeenten ontbreekt het aan een vanzelfsprekendheid om op systematische wijze te reflecteren, evalueren en dus te leren van projecten, ervaringen en uitgebrachte onderzoeken en adviezen. De gemeente Krimpenerwaard is hierop geen uitzondering. Leren is nog altijd geen gemeengoed. Als het al plaats vindt, dan gebeurt dit vaak aan het einde van een traject. Je zou juist aan het begin van een proces het leren moeten vormgeven. Daarbij is het van belang om in een breder verband en met een breed samengestelde groep te leren, dus met vertegenwoordigers van raad, college, ambtelijke organisatie, RKC en eventueel bewoners. Hier zijn de afgelopen jaren al eerste ervaringen mee opgedaan. In het traject over risicovolle projecten was er een sessie waarbij raad, college, ambtelijke organisatie en RKC bij elkaar gingen zitten om met elkaar door te praten over de eerste bevindingen. ‘Dat was een leuke ervaring en deze werkwijze zou ook vaker toegepast kunnen worden.’ Het gaat erom om met elkaar het goede gesprek te voeren. Aanbevelingen: ➢ Ga bij de start van een raadsperiode met raad, college, ambtenaren en RKC het gesprek aan over het ritme van evalueren/leren.

De inzet kan zijn om een aantal momenten te definiëren waarop je met elkaar tot een evaluatie en een eventuele herziening van beleid kan komen, bijvoorbeeld in het sociaal domein. Dat betekent dat de RKC ook in overleg zou moeten treden met de directie om in kaart te brengen op welke momenten er ambtelijk geëvalueerd wordt om gezamenlijk te kijken welke rol de RKC hierin kan vervullen. Enige vorm van afstemming met overige evaluatietrajecten wenselijk, met behoud van de onafhankelijke rol van RKC. ➢ Zet in op gezamenlijk leren. Het is belangrijk dat het gesprek plaatsvindt over bevindingen, de geleerde lessen, over ‘wat werkt en wat werkt niet’. Dat kan in verschillende vormen zoals themabijeenkomsten, workshops of lunchlezingen. Bij voorkeur in wisselende kringen, afdeling overstijgend, met college, raad, organisatie en inwoners. Doorbreek daarbij de kokers om te voorkomen dat de lessen slechts in kleine kring geleerd worden. Evalueren Het werk van de RKC Krimpenerwaard dient periodiek geëvalueerd te worden door de Adviesgroep voor de rekenkamercommissie. Dit staat in art. 15 van de Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Krimpenerwaard 2018. ‘Na de start van de rekenkamercommissie zal door de adviesgroep voor de rekenkamercommissie tweejaarlijks een evaluatie gehouden worden over het werk van en de ervaringen met de rekenkamercommissie in de voorgaande jaren.

Indien de adviesgroep dit nodig acht wordt daartoe externe expertise 23

https://zeist.raadsinformatie.nl/document/10064767/1/Rapport%20Leren%20van%20ervaringen -8-

ingehuurd.’ Deze tweejaarlijkse evaluatie heeft in 2018 en 2020 plaatsgevonden. Eind 2021 is door de RKC een extern evaluatieonderzoek in gang gezet, in combinatie met een doorwerkingsonderzoek. De RKC heeft in 2016 een onderzoeksprotocol vastgesteld. Artikel 2b van het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Krimpenerwaard bevat een bepaling over evaluatie. ‘In onze jaarverslagen zullen we de resultaten van onze onderzoeken en met name de opvolging van de aanbevelingen monitoren. (…). Deze monitoring van de opvolging van de aanbevelingen lijkt voor het eerst serieus ter hand genomen te zijn met het in gang zetten van het doorwerkingsonderzoek. Strikt genomen is de RKC hiermee inmiddels 5 jaar ‘over tijd’. Een andere bepaling uit het Onderzoeksprotocol luidt: ‘Enige tijd na de oplevering van het eindrapport houdt de Rekenkamercommissie een eventueel evaluatiegesprek met de onderzoekers. In deze evaluatie wordt teruggekeken en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen (leerelementen) mogelijk zijn.’ Dit is een enkele keer gebeurd, maar heeft niet systematisch plaatsgevonden. Onderling binnen de RKC worden wel de ervaringen met het onderzoeksbureau besproken. Aanbevelingen: ➢ De RKC heeft de afgelopen jaren in wisselende mate gevolg gegeven aan de door haarzelf vastgestelde ambities met betrekking tot leren en evalueren.

Het is wenselijk dat de RKC hier de komende jaren meer aandacht aan geeft. Overige aanbevelingen ➢ Ruimte voor ad hoc onderzoek. Het ad hoc onderzoek naar gemeentekantoren werd door veel betrokkenen gewaardeerd. Volgens sommigen smaakt dit naar meer en is het fijn als de RKC ook in de toekomst ruimte biedt voor ad hoc onderzoek. De RKC kan daarnaast overwegen om in plaats van een jaarprogramma een tweejaarprogramma te maken. Dat kan zorgen voor meer rust en overzicht bij alle betrokkenen. ➢ De RKC kan vaker gebruik maken van innovatieve onderzoeksmethodes. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van een ‘mystery guest’ bij een onderzoek naar de gemeentelijke dienstverlening. Of de inzet van bewoners van de gemeente Krimpenerwaard bij sommige rekenkameronderzoeken (Burgeronderzoeker). Sommige RKC’s werken met de figuur van een ‘Burgerwisselspeler’. Daarbij wordt dan voor de duur van een bepaald onderzoek een burger/expert aan de Rekenkamercommissie toegevoegd. Dit kan een nieuwe dynamiek aanbrengen in het onderzoek van de RKC en kan ook een bijdrage leveren aan de doorwerking van de aanbevelingen. ➢ Zorg voor een warme overdracht bij een nieuwe raadsperiode. Maak een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en zorg dat de aanbevelingen van de RKC in het overdrachtsdossier aan het nieuwe college terecht komen. Neem een groslist van de aanbevelingen van de RKC op in de jaarrapportage.

Wellicht is het mogelijk om de doorwerking van de rapporten van de RKC te koppelen aan de jaarlijkse heidag. ➢ Maak gebruik van lessen van andere gemeenten. ‘Het zou goed zijn om vaker vergelijkend onderzoek te doen in samenwerking met andere gemeenten. Zie bijvoorbeeld het ‘Doe Mee-onderzoek’. ‘Een benchmark met andere gemeenten kan ook helpen bij de interne -9-

discussie om dingen voor elkaar te krijgen.’ Daarbij is het wel belangrijk om een extra slag te maken in termen van verdieping, omdat de kengetallen toch vaak vrij algemeen blijven. ➢ De RKC kan vaker een kort een ‘briefadvies’ uitbrengen. Een kort en bondig advies van maximaal 5 tot 10 A4, via een snelle scan van een bepaald beleidsvraagstuk, eventueel mede gebaseerd op enkele expert opinions. Ten slotte. De hoeveelheid aanbevelingen kan gemakkelijk het zicht ontnemen op de breed gedeelde waardering voor het werk van de RKC. De slotboodschap van een aantal geïnterviewden luidt niet voor niets: ‘ga zo door!’ Bovenstaande denkrichtingen laten wel zien dat er nog ruimte is voor verbetering in het werk van de RKC Krimpenerwaard. Het is in de verandering dat de dingen hun bestemming vinden.

- 10 -