Bijlage - Rekenkamerrapport Verantwoorde Afspraken

De subsidieovereenkomst voor het volgende jaar wordt enkel aangepast na overleg, zo geeft een ambtenaar aan.95 De rekenkamer constateert dat de overeenkomsten grotendeels dezelfde afspraken bevatten. In een aantal gevallen is er een afspraak bijgekomen of vervallen, of is een afspraak anders geformuleerd. Sommige afspraken kennen enkele wijzigingen, deze komen later in de paragraaf aan de orde. In de overeenkomsten zijn afspraken gemaakt over verschillende onderwerpen. De rekenkamer onderscheidt hierbij de volgende thema’s:  exploitatie;  verantwoord beheer museumcollectie;  extra activiteiten en taken;  communicatie;  overleg missie en toekomst museum. In paragrafen 3-3-2 tot en met 3-3-6 beoordeelt de rekenkamer per onderwerp in hoeverre de gemeente en het museum duidelijke afspraken hebben gemaakt.

92 Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Subsidieaanvraag 2019’, 29 juni 2018; Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Subsidieaanvraag 2020’, 26 juni 2019; Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Subsidieaanvraag 2021’, 5 juni 2020; Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Subsidieaanvraag 2022’, 29 juni 2021. 93 Gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Subsidie 2019’, 18 december 2018; gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Subsidie 2020’, 19 december 2019; gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Subsidie 2021’, 17 december 2020; gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Budgetsubsidie 2022’, 15 december 2021. 94 Gemeente Krimpen aan den IJssel en Stichting Streekmuseum, ‘Subsidieovereenkomst 2019’, 18 december 2018; Gemeente Krimpen aan den IJssel en Stichting Streekmuseum, ‘Subsidieovereenkomst 2020’, 16 januari 2020; Gemeente Krimpen aan den IJssel en Stichting Streekmuseum, ‘Subsidieovereenkomst 2021’, 21 december 2020; Gemeente Krimpen aan den IJssel en Stichting Streekmuseum, ‘Subsidieovereenkomst 2022’, 15 december 2021. 95 Interview ambtenaar.

62

verantwoorde afspraken

aansluiting bij beleid De rekenkamer heeft getoetst in hoeverre de prestatieafspraken aansluiten bij het gemeentelijk beleid. In dit geval is dat de Cultuurnota 2019-2022 (zie paragraaf 3-2-2). De cultuurnota is in september 2019 door de raad vastgesteld. Daarvoor was er geen cultuurbeleid. De afspraken die betrekking hadden op 2019 zijn al in 2018 gemaakt. Voor 2019 kan de rekenkamer daardoor niet beoordelen of de subsidieafspraken aansluiten bij het beleid. Het cultuurbeleid van de gemeente heeft als hoofddoel voor verbinding te zorgen, zingeving te bieden en mogelijkheden voor ontplooiing en participatie voor inwoners te faciliteren.96 Verschillende onderdelen van het cultuurbeleid komen terug in de subsidieafspraken met het Streekmuseum, zoals het aangaan van verbindingen tussen culturele instellingen, het aanbieden van een educatief programma en cultureel aanbod voor Krimpense ouderen. Gelet op het bovenstaande, stelt de rekenkamer vast dat de subsidieafspraken voor 2020, 2021 en 2022 logisch aansluiten bij het cultuurbeleid van de gemeente Zoals hierboven genoemd, was er bij de subsidieverlening in 2019 nog geen gemeentelijk cultuurbeleid. De vaststelling van de Cultuurnota in september 2019 heeft volgens een gemeentefunctionaris niet geleid tot herziening van de subsidieafspraken voor 2020.

De activiteiten die het Streekmuseum aanbood zoals educatie, familie- en seniorenactiviteiten sloten namelijk al goed aan bij het nieuwe cultuurbeleid. In het algemeen constateerde de gemeente op basis van een rondvraag onder de culturele organisaties in Krimpen aan den IJssel wel dat cultuurorganisaties, waaronder ook het Streekmuseum, meer aan communicatie dienden te doen. Daarom is er vanaf 2020 opgenomen dat het Streekmuseum de activiteiten plaatst op de website van Cultuuragenda Krimpen (later veranderd in de Uitagenda Krimpen97) en het digibord van de gemeente (zie ook 3-3-4).98 exploitatie In de overeenkomsten is afgesproken dat één van de taken de exploitatie van het museum betreft. In de overeenkomsten zijn vervolgens een aantal prestatieafspraken gemaakt die in brede zin gaan over de exploitatie. openingstijden Ten eerste is er een afspraak over de openingstijden, namelijk dat het museum het hele jaar minimaal 15 uur per week open zal zijn, waaronder ten minste een dag in het weekend. Daarnaast dient het museum voor groepen op afspraak ook buiten de reguliere tijden open te zijn. Deze afspraak is naar het oordeel van de rekenkamer voldoende duidelijk. aantal bezoekers Het museum en de gemeente hebben jaarlijks een verwacht aantal bezoekers afgesproken.

In 2019 en 2020 werden er respectievelijk 10.000 en 8.000 bezoekers verwacht en in zowel 2021 als 2022 5.000 bezoekers. Ook dit is volgens het oordeel van de rekenkamer een duidelijke afspraak.

96 Gemeente Krimpen aan den IJssel, ‘Culturele kracht, Kleurrijk Krimpen aan den IJssel, Cultuurnota 2019-2022’, 19 september 2019, p.7. 97 Informatie ontvangen in het ambtelijk wederhoor. 98 Interview ambtenaar.

63

verantwoorde afspraken

aantal tentoonstellingen Het museum en de gemeente zijn overeengekomen dat het museum jaarlijks minimaal drie tentoonstellingen organiseert. Vanaf 2020 is ook opgenomen welke tentoonstellingen dit in ieder geval dienen te zijn. In de subsidieovereenkomst voor 2020 is bijvoorbeeld opgenomen dat het museum onder andere een tentoonstelling over 75 jaar bevrijding en een tentoonstelling over 100 jaar DCV dient te organiseren.99 Naar het oordeel van de rekenkamer zijn dit duidelijke afspraken. kwaliteit tentoonstellingen Naast een prestatieafspraak over tentoonstellingen is ook een “bijzondere voorwaarde” over de kwaliteit van de tentoonstellingen opgenomen in de overeenkomst, namelijk dat tentoonstellingen die georganiseerd worden allemaal een ander thema dienen te hebben en zo mogelijk aansluiten op de actualiteit en/of de doelstelling van het museum. Deze voorwaarde sluit grotendeels aan op bovenstaande prestatieafspraak en de rekenkamer concludeert dat dit ook een duidelijke afspraak betreft. groepsrondleidingen Daarnaast dient het museum ook jaarlijks een aantal groepsrondleidingen te verzorgen: in 2019 en 2020 waren dit 125 rondleidingen en in 2021 en 2022 waren dit er 100. De rekenkamer beoordeelt dat dit een duidelijke afspraak betreft. financiële draagkracht bezoekers Ten slotte is er een afspraak gemaakt over de financiële draagkracht van bezoekers.

Eén van de voorwaarden die aan het museum wordt gesteld is dat de “financiële draagkracht” van potentiële bezoekers geen barrière mag vormen om een bezoek te brengen aan het Streekmuseum. Deze afspraak is in de overeenkomst niet verder uitgewerkt. Uit de afspraak blijkt daarmee niet wat er van het museum wordt verwacht, bijvoorbeeld of het museum gratis toegang dient te verlenen aan potentiële bezoekers die een bezoek niet kunnen bekostigen of korting moet geven op de toegangsprijs. Deze afspraak is dan ook niet of hooguit beperkt duidelijk, zo oordeelt de rekenkamer. verantwoord beheer collectie In de overeenkomst is een algemene afspraak opgenomen over het voeren van verantwoord beheer van de museumcollectie. De afspraak luidt dat “er wordt gewerkt” aan het registreren, documenteren en inventariseren van de collectie en aan het onderhoud en de restauratie van de collectie. Vanaf 2020 is hieraan toegevoegd dat er ook wordt gewerkt aan het “afstoten” van delen van de collectie. Deze afspraak bevat verschillende elementen die naar het oordeel van de rekenkamer onvoldoende specifiek dan wel onduidelijk zijn. Zo is “er wordt gewerkt” aan naar het oordeel van de rekenkamer niet sturend genoeg, aangezien deze omschrijving niet behelst dat er ook daadwerkelijk objecten worden gedocumenteerd, afgestoten, et cetera.

Tevens is in de afspraak geen eindresultaat vastgelegd, zoals het registeren van alle objecten of het afstoten van een bepaald aantal objecten. Indien dit van te voren nog niet kan worden vastgelegd, verwacht de rekenkamer in ieder geval dat er een plan van aanpak wordt opgesteld, maar ook hier zijn geen afspraken over gemaakt.

99 Gemeente Krimpen aan den IJssel en Stichting Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Subsidieovereenkomst 2020’, 16 januari 2020, p.2; DCV is een voetbalvereniging in Krimpen aan den IJssel.

64

verantwoorde afspraken

Ook blijkt niet op welke termijn dit proces afgerond zou moeten zijn, waardoor het risico bestaat dat deze afspraak jaarlijks herhaald wordt, maar dat er nauwelijks objecten worden geregistreerd, afgestoten, et cetera. Ondanks dat de gemeente al in meerdere opeenvolgende subsidieovereenkomsten met het museum afspraken heeft gemaakt over het beheer van de collectie, zijn deze afspraken naar het oordeel van de rekenkamer vooralsnog te algemeen en onvoldoende duidelijk.

nieuwe opslaglocatie museumcollectie Tot en met 2021 was een deel van de museumcollectie opgeslagen in klaslokalen in twee Krimpense scholen, die dienstdeden als depot. Gedurende 2022 werd duidelijk dat het Streekmuseum op zoek moest naar een nieuwe opslaglocatie, omdat beide scholen de klaslokalen op korte termijn voor ander gebruik nodig hadden.100 In een brief aan de raad geeft het college in juli 2022 aan dat het museum met behulp van de gemeente een nieuwe opslaglocatie heeft gevonden in een loods in Krimpen aan den IJssel.101 De gemeente heeft toegezegd het museum hierbij financieel te zullen ondersteunen voor de komende drie jaar. Wat precies onder deze kosten valt, staat niet in de brief, maar de rekenkamer gaat ervan uit dat dit de huur en eventueel onderhoud aan de loods betreft. Verder stelt de gemeente dat het museum financieel zal ondersteunen bij het uitzoeken van de collectie, omdat de gemeente het naar eigen zeggen belangrijk vindt dat het Streekmuseum een “hanteerbare collectie” heeft. Omdat het museum dit volgens de gemeente niet alleen kan bekostigen, zal de gemeente de kosten van het inhuren van een externe conservator subsidiëren. Deze conservator zal ervoor zorgen dat het uitzoeken van de collectie kan worden gestart.

Volgens de gemeente is het uitgangspunt dat er binnen drie jaar “wordt toegewerkt naar een compacte museumcollectie”.102 Tijdens de onderzoeksperiode van dit rekenkameronderzoek waren er nog geen subsidieafspraken gemaakt of plan van aanpak opgesteld.

kwaliteitseisen collectie Elders in de overeenkomst is een “bijzondere voorwaarde” opgenomen over kwaliteit van de collectie. Het museum dient er namelijk voor te zorgen dat de collectie in “een optimale vorm en van optimale kwaliteit” blijft. Uit de voorwaarde blijkt niet wat er onder een ‘optimale vorm’ en ‘optimale kwaliteit’ wordt verstaan en hoe het museum hier invulling aan dient te geven. Zo had in de afspraak bijvoorbeeld verwezen kunnen worden naar landelijke normen en criteria over eisen aan een collectie.103 De rekenkamer oordeelt dat de afspraak niet specifiek genoeg is om als duidelijk te kwalificeren. communicatie Het museum en de gemeente hebben twee prestatieafspraken gemaakt over communicatie vanuit het museum. Die afspraken betreffen communicatie over activiteiten en informatieverstrekking over het museum en de collectie.

100 Interview ambtenaar. 101 Gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Tijdelijk depot Streekmuseum’, 29 juli 2022. 102 Gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Tijdelijk depot Streekmuseum’, 29 juli 2022. 103 Voorbeelden van documenten die houvast geven bij het vastleggen van eisen aan een collectie zijn de ‘Museumnorm 2020’, uit 2020 van de Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten en de ‘Handleiding voor het schrijven van een collectieplan’ van het Instituut Collectie Nederland en Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten, 2008.

65

verantwoorde afspraken

communicatie over activiteiten In 2019 tot en met 2022 luidt één van de prestatieafspraken dat het museum “actief” communiceert over haar activiteiten via folders over de activiteiten, affiches en persberichten, de website en sociale media. Vanaf 2020 is hieraan toegevoegd dat de activiteiten tevens op www.cultuuragendakrimpen.nl en de “openbare” activiteiten op het digibord van de gemeente worden geplaatst. Uit deze afspraak blijkt dat het museum middels verschillende kanalen dient te communiceren over de activiteiten die het organiseert. De rekenkamer oordeelt dat hiermee nog onvoldoende is gekwantificeerd wat onder “actief” communiceren wordt verstaan. Zo is niet duidelijk met welke frequentie het museum (ongeveer) in sociale en andere media actief moet zijn. Deze afspraak is daarom naar het oordeel van de rekenkamer onvoldoende duidelijk. informatieverstrekking over museum en collectie Daarnaast is in de overeenkomst de algemene afspraak gemaakt dat het museum informatie over het museum en de collectie aan individuele bezoekers en groepen dient te verschaffen. Deze afspraak is niet verder geconcretiseerd. Hoewel duidelijk is aan wie het museum informatie dient te verschaffen, stelt de rekenkamer dat er in de afspraak mist op welke manier het museum bezoekers minimaal dient te informeren, bijvoorbeeld folders over de collectie, audiotours of door rondleidingen te geven.

De afspraak is volgens de rekenkamer dan ook onvoldoende duidelijk. extra taken en activiteiten In de subsidieovereenkomst 2019 is opgenomen dat één van de taken van het museum is om activiteiten op “regionaal cultuurhistorisch gebied” te initiëren. Deze taak is vertaald in diverse prestatieafspraken, die verderop in deze paragraaf aan de orde komen. Deze taak komt vanaf 2020 niet meer voor in de subsidieovereenkomst. Er zijn in 2020, 2021 en 2022 wel prestatieafspraken gemaakt die raken aan het organiseren van regionale cultuurhistorische activiteiten. educatief programma In de overeenkomst is de afspraak gemaakt dat het museum een “educatief programma” dient te hebben dat is toegespitst op zowel het primair als het voortgezet onderwijs en hierbij onder andere dient samen te werken met Synerkri.104 De rekenkamer mist in deze afspraak een concretisering of toelichting op het educatieve programma. Wat het programma inhoudt, blijkt namelijk niet uit de afspraak. Ook mist de rekenkamer een aanduiding hoe vaak dit programma (minimaal) dient te worden aangeboden aan of gebruikt door scholen. Ook wordt niet duidelijk wat de beoogde samenwerking met Synerkri zou moeten behelzen. Deze afspraak is naar het oordeel van de rekenkamer dan ook onvoldoende duidelijk.

verbindingen en activiteiten In de subsidieovereenkomst voor 2019 is verder opgenomen dat het museum voor kwetsbare doelgroepen en senioren een “specifiek aanbod” creëert. De afspraak in 2019 is naar het oordeel van de rekenkamer niet duidelijk omdat niet blijkt wat de term “specifiek aanbod” inhoudt, met andere woorden wat voor type activiteiten het betreft (bijvoorbeeld workshops, rondleidingen of lezingen). Tevens mist een aanduiding hoeveel van dit aanbod het museum jaarlijks (minimaal) dient te verzorgen.

104 De gemeente heeft ook met Synerkri een prestatieafspraak gemaakt over cultuureducatie, zie paragraaf 4-3-3.

66

verantwoorde afspraken

Deze afspraak is vanaf het subsidiejaar 2020 aangepast en uitgebreid. Vanaf 2020 is afgesproken dat het museum “verbindingen” maakt met maatschappelijke instellingen en activiteiten ontwikkelt voor specifieke doelgroepen zoals jongeren en ouderen. Het gaat hierbij zowel om algemeen aanbod als aanbod op maat en de “intentie” is er om het aanbod uit te breiden, zo staat in de overeenkomsten. Ten slotte wordt een opsomming gegeven van het huidige aanbod aan activiteiten. De aangepaste afspraak vanaf 2020 is weliswaar uitgebreider dan de afspraak voor 2019, maar ook deze afspraak bevat diverse niet-duidelijke elementen, zo oordeelt de rekenkamer. Ten eerste mist een aanduiding over een minimum aantal activiteiten dat het museum dient te organiseren. Ten tweede blijkt uit de afspraak niet wanneer er sprake is van een “verbinding” met een maatschappelijke organisatie. Is dat er als er contact wordt gelegd? Of dient er sprake te zijn van een nauwe samenwerking en het gezamenlijk organiseren van activiteiten? Ten derde is een “intentie” om het aanbod uit te breiden naar het oordeel van de rekenkamer te vrijblijvend en onvoldoende specifiek. De rekenkamer concludeert dat de gemaakte afspraken zowel in 2019 als vanaf 2020 niet duidelijk zijn.

cultureel ontmoetingscentrum In 2019 is in de overeenkomst opgenomen dat het museum zich profileert als (cultureel) ontmoetingscentrum, onder meer door het organiseren van drie markten voor een brede doelgroep op het terrein van het museum. Vanaf 2020 is deze afspraak aangepast: er is geen aantal te organiseren markten meer afgesproken. Daarnaast is toegevoegd dat het museum tevens lezingen en concerten organiseert. De rekenkamer oordeelt dat afspraak in 2019 duidelijk is, omdat uit de afspraak blijkt op welke manier het museum als een ontmoetingscentrum dient te fungeren, namelijk onder andere door het organiseren van markten. Ook is opgenomen hoeveel markten het museum dient te organiseren. In de afspraak in 2020, 2021 en 2022 wordt naast het organiseren van markten ook afgesproken dat het museum lezingen en concerten dient te organiseren, waarmee de afspraak op dat punt specifieker is dan in 2019. Echter wordt er geen (minimum) aantal markten, lezingen of concerten genoemd. De afspraak in 2020, 2021 en 2022 is naar het oordeel van de rekenkamer daarom onvoldoende duidelijk. projecten met cultuurhistorische partners In de overeenkomsten is tevens opgenomen dat het museum “minimaal drie gezamenlijke projecten met cultuurhistorische partners” uitvoert om de samenwerking te versterken.

In 2020, 2021 en 2022 worden voorbeelden genoemd van gezamenlijke projecten, zoals tentoonstellingen en de ontwikkeling van educatie. In 2019 ontbreken deze voorbeelden waardoor uit de afspraak niet duidelijk blijkt om wat voor projecten het gaat. De rekenkamer concludeert daarom dat deze afspraak in 2019 onvoldoende, maar vanaf 2020 voldoende duidelijk is. Open Monumentendag Vanaf 2020 is er in de subsidieovereenkomst een afspraak gemaakt over de organisatie van de Open Monumentendag. Deze luidt als volgt: “Het streekmuseum verzorgt de coördinatie van de jaarlijkse open monumentendag in samenwerking met de historische verenigingen Krimpen- en Capelle aan den IJssel en gemeente

67

verantwoorde afspraken

Krimpenerwaard”. Hoewel niet helemaal duidelijk is welke taken onder de ‘coördinatie’ vallen, is wel duidelijk dat het museum een rol heeft in de organisatie van deze monumentendag en met wie het museum daarbij dient samen te werken. Dit is naar het oordeel van de rekenkamer een duidelijke afspraak. huwelijksvoltrekkingen en -reportages Ten slotte is er een voorwaarde opgenomen dat het museum zich open dient te stellen voor huwelijksvoltrekkingen en/of het maken van bruidsfoto's en videoreportages. Ook over deze voorwaarde is geen nadere prestatieafspraak gemaakt. Uit de voorwaarde blijkt duidelijk voor wat voor gelegenheden het museum wil faciliteren maar “zich open stellen” is naar het oordeel van de rekenkamer niet specifiek genoeg. Uit de afspraak blijkt niet duidelijk wat er van het museum wordt verwacht. Zo had de gemeente van het museum kunnen vragen om via de website of sociale media informatie te verspreiden over deze gelegenheden. De rekenkamer oordeelt dan ook dat deze voorwaarde onvoldoende duidelijk is. overleg missie en toekomst museum Ten slotte is in de subsidieovereenkomsten in 2021 en 2022 opgenomen dat het museum en de gemeente in het desbetreffende jaar overleg voeren over een aantal onderwerpen, waaronder de missie, visie en toekomst van het museum.

Ook dient volgens de overeenkomst te worden gesproken over financiële zaken als de bestemmingsreserve, onderhoud aan het museum en het opgenomen bedrag voor de inventaris. De rekenkamer mist in deze afspraken met welk concreet doel deze overleggen zullen plaatsvinden. Zo staat er niet dat de gemeente afspraken wil maken over de omvang van de bestemmingsreserve of over het opstellen van een nieuwe meerjarenvisie voor het museum. Het organiseren van overleggen over deze onderwerpen is naar het oordeel van de rekenkamer te vrijblijvend en de afspraak is daarmee niet specifiek genoeg. verantwoordingsafspraken In iedere subsidieovereenkomst is opgenomen dat het Streekmuseum jaarlijks voor 1 mei van het volgende jaar een “financiële en inhoudelijke verantwoording” dient in te dienen van de exploitatie. In de overeenkomsten wordt hierbij verwezen naar de eisen die in de Algemene Subsidieverordening worden gesteld aan de jaarverantwoording (zie paragraaf 1-2). Er wordt een “inhoudelijk verslag” gevraagd waaruit volgens de subsidieverordening moet blijken dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn verricht.105 Er worden in de subsidieovereenkomsten zelf geen concrete onderwerpen genoemd waar het museum over dient te rapporteren.

Deze verantwoordingsafspraak, waarin alleen naar de algemene verantwoordingsplicht in de verordening is verwezen, is daarmee niet specifiek genoeg, zo oordeelt de rekenkamer. Over de financiële verantwoordingseis in de subsidieverordening heeft de rekenkamer in paragraaf 2-3-3 al vastgesteld dat de eis in de subsidieverordening om bij de jaarrekening een accountsverklaring te voegen is niet specifiek genoeg is, omdat er meerdere soorten accountantsverklaringen bestaan.

105 Gemeente Krimpen aan den IJssel, ‘Algemene subsidieverordening 2018’, 15 maart 2018, p.8.

68

verantwoorde afspraken

In de subsidieovereenkomst voor 2022 is aanvullend op bovenstaande eisen uit de verordening opgenomen dat er ”een vinger aan de pols” wordt gehouden met betrekking tot de exploitatie van het museum, vanwege uitbreiding van de personeelsformatie in 2021, waar in 2022 geen budget voor is aangevraagd. Of het museum of de gemeente, of beiden, een vinger aan de pols dient te houden, op welke manier dit dient te gebeuren en hoe het museum hierover moet rapporteren, blijkt niet uit de afspraak. Deze afspraak is dan ook onvoldoende specifiek, zo stelt de rekenkamer. De rekenkamer constateert dat er in de overeenkomsten verder geen afspraken zijn gemaakt over welke onderwerpen het museum dient te rapporteren, bijvoorbeeld over het aantal bezoekers of het aantal activiteiten voor ouderen. De rekenkamer constateert dat ook niet is vastgelegd dat het museum dient te rapporteren over de uitgevoerde werkzaamheden rondom het beheer van de collectie, bijvoorbeeld hoe het registratieproces is verlopen of hoeveel objecten het museum heeft afgestoten. Juist bij afspraken die onvoldoende duidelijk zijn, verwacht de rekenkamer dat de gemeente en het museum dan in ieder geval wel vastleggen dat het museum dient te rapporteren over de uitvoering van de afspraak en het behaalde resultaat. Dit is op deze wijze nu niet geborgd in de subsidieovereenkomst.

Meer in het algemeen concludeert de rekenkamer dat voor geen enkele afspraak is gewaarborgd dat de gemeente inzicht krijgt in de uitvoering van de afspraken. Dit brengt het risico met zich mee dat de gemeente niet kan beoordelen of het museum aan de subsidieafspraken heeft voldaan. samenvatting Het museum dient jaarlijks een subsidieaanvraag in. Na toekenning van de subsidie sluiten het museum en de gemeente jaarlijks een subsidieovereenkomst, waarin prestatieafspraken zijn vastgelegd over onder meer de exploitatie, beheer van de collectie, communicatie en overige activiteiten van het museum. aansluiting bij beleid De prestatieafspraken sluiten vanaf 2020 logischerwijs aan bij het cultuurbeleid van de gemeente. Bij het maken van de prestatieafspraken voor 2019 was er nog geen gemeentelijk cultuurbeleid. Diverse onderwerpen uit de subsidieafspraken komen terug in het cultuurbeleid, zoals het aangaan van verbindingen tussen culturele organisaties, het aanbieden van een educatief programma en een cultureel aanbod voor Krimpense ouderen.

69

verantwoorde afspraken

duidelijkheid prestatieafspraken Onderstaande tabel geeft per type onderwerp aan in hoeverre er voor ieder jaar duidelijke prestatieafspraken zijn gemaakt. tabel 3-3: duidelijkheid afspraken onderwerp

2019

2020

2021

2022

exploitatie openingstijden

ja

ja

ja

ja

bezoekersaantallen

ja

ja

ja

ja

tentoonstellingen

ja

ja

ja

ja

kwaliteit tentoonstellingen

ja

ja

ja

ja

groepsrondleidingen

ja

ja

ja

ja

financiële draagkracht bezoekers

nee

nee

nee

nee

verantwoord beheer museumcollectie beheer museumcollectie

nee

nee

nee

nee

kwaliteitseisen collectie

nee

nee

nee

nee

communicatie over activiteiten

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

verschaffen van informatie

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

educatief programma

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

verbindingen en activiteiten

nee

nee

nee

nee

cultureel ontmoetingscentrum

ja

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

projecten cultuurhistorische partners

onvoldoende

ja

ja

ja

open monumentendag

nvt

ja

ja

ja

huwelijksvoltrekkingen en reportages

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

onvoldoende

communicatie en informatie

extra taken en activiteiten

overleg missie en toekomst museum

nvt

nvt

nee

nee

percentage duidelijke afspraken

40%

44%

41%

41%

Uit bovenstaande tabel blijkt dat minder dan de helft van de prestatieafspraken als duidelijk zijn beoordeeld door de rekenkamer. Tussen 2019 en 2022 is dit aandeel ongeveer gelijk gebleven en schommelt tussen 40% en 44%. Uit de tabel valt verder op dat er alleen over onderwerpen die raken aan de exploitatie van het museum grotendeels duidelijke afspraken zijn gemaakt. Binnen de andere categorieën zijn niet of nauwelijks duidelijke afspraken gemaakt. verantwoordingsafspraken Er zijn geen concrete onderwerpen afgesproken waar het museum over dient te rapporteren. De rekenkamer concludeert dat voor geen enkele afspraak is gewaarborgd dat de gemeente inzicht krijgt in de uitvoering van de afspraken. De eis ten aanzien van de financiële verantwoording is voldoende specifiek, maar de eis om een accountantsverklaring in te dienen is naar het oordeel van de rekenkamer niet specifiek genoeg, omdat niet is aangegeven welk soort accountantsverklaring het museum moet indienen.

70

verantwoorde afspraken

verantwoording en bewaking prestatieafspraken jaarlijkse verantwoording, vaststelling en monitoring verantwoording Het Streekmuseum legt middels het jaarverslag verantwoording af over de verkregen subsidie. De rekenkamer constateert dat de jaarverantwoording in de jaren 2019 tot en met 2021 jaarlijks voor 1 mei, en daarmee tijdig, werd ingediend.106 De verantwoording over subsidiejaar 2022 verschijnt na afronding van het onderzoek en valt daarmee buiten de scope van het onderzoek. Het jaarverslag van het Streekmuseum bestaat uit de volgende onderdelen:  een ‘directieverslag’ waarin het museum verslag doet van tentoonstellingen, activiteiten en andere bezigheden en ontwikkelingen in het museum;  financiële verantwoording met onder andere de balans en baten en lasten van het museum;  een controleverklaring.107 Met het aanleveren van de financiële verantwoording en de controleverklaring van een onafhankelijke accountant constateert de rekenkamer dat de verantwoording van het museum voldoet aan de financiële verantwoordingsafspraken, zoals gesteld in de subsidieverordening, zie ook 3-3-7. Hoewel in de verordening niet specifiek om een controleverklaring is gevraagd, heeft het museum het soort accountantsverklaring aangeleverd dat de meeste zekerheid biedt dat de gegevens in de jaarrekening juist zijn (zie ook paragraaf 2-3-3).

Buiten het jaarverslag zijn er geen andere rapportages. Wel zijn er gedurende het subsidiejaar op verschillende wijze overleggen en andersoortige contacten tussen het museum en gemeente over onderwerpen uit de prestatieafspraken. overleggen en overige contactmomenten Volgens de gemeente en het museum vindt er ongeveer eens per kwartaal bestuurlijk overleg plaats.108 Vanuit de gemeente neemt hier naast de verantwoordelijk wethouder ook een gemeentefunctionaris aan deel. Vanuit het museum zijn bij dit overleg de directeur en één of meerdere bestuursleden van het museum aanwezig. Uit navraag van de rekenkamer blijkt dat er in de periode 2019 tot en met 2022 slechts van twee bestuurlijke overleggen notulen beschikbaar zijn, waardoor de rekenkamer dit slechts gedeeltelijk kan verifiëren. Uit de twee beschikbare verslagen maakt de rekenkamer op dat tijdens deze overleggen wordt gesproken over de subsidieverlening, zoals de subsidieaanvraag voor het komende jaar en actuele zaken zoals de opslaglocatie voor een deel van de collectie.109

106 Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Jaarverslag 2019’, 29 april 2020; Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Jaarverslag 2020’, 29 april 2021; Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Jaarverslag 2021’, 25 april 2022. 107 Voor de verantwoording 2019 heeft de rekenkamer de controleverklaring als een apart document ontvangen. Borrie Accountants, ‘Controleverklaring van de onafhankelijke accountant’, 24 april 2020. De keuze voor de controleverklaring komt voort uit het volgen van de Governance Code Cultuur, zo geeft het Streekmuseum aan in het ambtelijk wederhoor. 108 Interview ambtenaar; interview Streekmuseum. 109 Gemeente Krimpen aan den IJssel en Streekmuseum, ‘Verslag bestuurlijk overleg’, 26 september 2019; Gemeente Krimpen aan den IJssel en Streekmuseum, ‘Verslag bestuurlijk overleg’, 21 juli 2022.

71

verantwoorde afspraken

Daarnaast is er volgens de gemeente en het museum gedurende het subsidiejaar frequent contact tussen de betrokken beleidsadviseur die fungeert als aanspreekpunt voor het museum en de directeur van het Streekmuseum. Deze contacten hebben geen vaste frequentie, maar vinden plaats op het moment dat daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld als het museum verwacht een prestatieafspraak niet te kunnen halen. Deze overleggen vinden vooral telefonisch of over de email plaats. Er worden geen verslagen of notities van gemaakt.110 Ten slotte geven het museum en de gemeente aan dat de verantwoordelijk wethouder en/of een betrokken ambtenaar regelmatig aanwezig zijn bij de opening van een tentoonstelling of een andere activiteit.111 vaststelling en monitoring De gemeente heeft in alle drie de genoemde jaren de jaarlijkse verantwoording beoordeeld. De gemeente legt de beoordeling vast in een ambtelijk document genaamd ‘vaststellingsinformatie’.112 Op basis van dat document heeft het college in alle drie de jaren de vooraf verstrekte subsidies definitief vastgesteld na afloop van het subsidiejaar. exploitatie openingstijden In de jaarverslagen over 2019, 2020 en 2021 rapporteert het Streekmuseum niet hoeveel uur per week het geopend was en ook niet of het museum op een weekenddag open was.

De jaarverantwoording biedt de gemeente dus onvoldoende informatie om te monitoren of aan deze afspraak is voldaan. De openingstijden van het museum staan wel op de website. Desalniettemin biedt de verantwoording onvoldoende inzicht, constateert de rekenkamer. Uit de vaststellingsinformatie blijkt niet dat de gemeente aanvullende informatie over de openingstijden heeft ingewonnen via het museum of via de website, aangezien de gemeente de openingstijden niet noemt in de vaststellingsinformatie. De rekenkamer stelt vast dat de gemeente deze afspraak onvoldoende heeft gemonitord. Volgens de gemeente hoeft het museum hier ook niet over te rapporteren. De gemeente vertrouwt erop dat het museum zich aan de afgesproken openingstijden houdt en het bij de gemeente meldt als dit niet lukt, zo geeft de gemeente aan.113 De rekenkamer oordeelt dat aangezien de gemeente en het museum het van belang achtten een prestatieafspraak te maken over de openingstijden, het museum in ieder geval beknopt zou moeten rapporteren over de openingstijden en dat uit de vaststellingsinformatie zou moeten blijken dat de gemeente de uitvoering van de afspraak heeft gemonitord.

110 Interview ambtenaar. 111 Interview ambtenaar; interview museum. 112 Gemeente Krimpen aan den IJssel, ‘Vaststellingsinformatie Stichting Streekmuseum Krimpenerwaard 2019’, ongedateerd; Gemeente Krimpen aan den IJssel, ‘Vaststellingsinformatie Stichting Streekmuseum Krimpenerwaard 2020’, ongedateerd; Gemeente Krimpen aan den IJssel, ‘Vaststellingsinformatie Stichting Streekmuseum Krimpenerwaard 2021’, ongedateerd. 113 Interview ambtenaar.

72

verantwoorde afspraken

bezoekersaantallen Het museum rapporteert jaarlijks over het aantal bezoekers dat het museum heeft bezocht. Tabel 3-4 geeft het afgesproken en gerealiseerde aantal bezoekers weer per jaar.

tabel 3-4: bezoekersaantallen Streekmuseum aantallen

2019

2020

2021

subsidieovereenkomst

10.000

8.000

5.000

realisatie

6.802

2.412

3.606

Uit bovenstaande tabel blijkt dat het Streekmuseum deze afspraak niet heeft gehaald. De werkelijke bezoekersaantallen liggen in alle drie de jaren fors beneden het overeengekomen aantal in de subsidieovereenkomst. In drie jaarrapportages licht het museum de relatief lage bezoekersaantallen toe. Uit het jaarverslag over 2019 blijkt dat de bezoekersaantallen jaarlijks fluctueren: zo waren er in 2018 aanzienlijk meer bezoekers dan in 2019 (namelijk 9.180). Het museum schrijft geen verklaring te hebben voor de daling in 2019. Ook in 2020 en 2021 is het afgesproken aantal bezoekers niet gehaald. Het museum schrijft dat dit te wijten is aan de gevolgen van de coronacrisis. Het museum heeft in beide jaren namelijk een aantal maanden de deuren moeten sluiten. In de maanden waarin het wel open mocht had het bovendien te maken met maatregelen zoals verplichte reserveringen, tijdslots en capaciteitsgrenzen, waardoor het minder bezoekers kon ontvangen dan onder normale omstandigheden. Ook beschrijft het museum hoe het tijdens de lockdowns online bezoekers heeft weten te trekken naar de website en sociale media van het museum om zo toch mensen bij het museum te betrekken. Daarmee biedt de verantwoording de gemeente voldoende informatie om de uitvoering te monitoren De gemeente rapporteert in de vaststellingsinformatie over 2019, 2020 en 2021 over de bezoekersaantallen.

In 2020 en 2021 benoemt de gemeente ook de redenen dat de afspraak niet is gehaald. Hiermee heeft de gemeente deze afspraak naar het oordeel van de rekenkamer voldoende gemonitord. De gemeente geeft aan dat het museum gedurende het subsidiejaar in 2019 bij de gemeente heeft gemeld dat het museum het afgesproken aantal bezoekers waarschijnlijk niet ging halen. Voor 2020 is het bezoekersaantal toen naar beneden bijgesteld.114 Uit de vaststellingsinformatie over 2019 blijkt dat het museum als gevolg van de lage bezoekersaantallen de bezoekersgroepen in beeld zou gaan brengen. Dit is volgens de rekenkamer een gepaste actie. Voor 2020 en 2021 zijn er geen maatregelen getroffen of acties aangekondigd als gevolg van de lage bezoekersaantallen. Dit is volgens de rekenkamer niet zo vreemd, omdat de lage bezoekersaantallen vooral zijn te wijten aan de coronacrisis, waardoor het museum langere tijd dicht is geweest geen bezoekers kon ontvangen.

114 Interview ambtenaar.

73

verantwoorde afspraken

tentoonstellingen Het museum rapporteerde over 2019, 2020 en 2021 welke tentoonstellingen er het betreffende jaar hebben plaatsgevonden. In 2019 heeft het museum twee exposities georganiseerd, namelijk een expositie over “65 jaar- 65 museumschatten” en “Moeder de Man”.115 Daarnaast organiseerde het museum een zogenoemde “mini expositie” in het kader van Open Monumentendag. Op basis van deze informatie concludeert de rekenkamer dat de afspraak is gehaald. In 2020 rapporteert het museum over drie exposities, slechts een daarvan is zoals overeengekomen in de overeenkomst, namelijk “100 jaar DCV”. De tweede expositie waar het museum over rapporteert, was al in 2019 georganiseerd maar liep door in 2020. De derde beoogde tentoonstelling “75 jaar bevrijding” is vanwege corona verplaatst naar 2021. Het museum heeft in 2020 dus maar één van de afgesproken tentoonstellingen georganiseerd en heeft de afspraak dus niet gehaald. In 2021 heeft het museum twee tentoonstellingen georganiseerd, namelijk “75+1 jaar vrijheid” en “Ambacht = kracht”.

Het museum rapporteert niet over de derde tentoonstelling over de Molukse gemeenschap in de Krimpenerwaard, die het museum in 2021 ook zou organiseren.116 De rekenkamer oordeelt dat de verantwoordingsinformatie in 2019 en 2020 toereikend is, maar in 2021 niet, aangezien het museum niet rapporteert over de derde voorstelling die het dat jaar zou organiseren. In de vaststellingsinformatie over 2019 en 2020 en 2021 gaat de gemeente in op de tentoonstellingen. In 2019 benoemde de gemeente welke tentoonstellingen er zijn geweest en benoemde als aanvulling daarop dat nog een andere geplande expositie niet kon worden gerealiseerd “doordat bij het aantreden van de nieuwe directeur er geen uitgewerkt expositieplan lag”.117 In 2020 gaf de gemeente aan dat twee tentoonstellingen zijn uitgesteld en dat een aantal tentoonstellingen eerder zijn geëindigd vanwege corona. Welke tentoonstellingen wel hebben plaatsgevonden, blijkt niet uit de monitoringsinformatie van de gemeente. In 2021 benoemde de gemeente welke twee tentoonstellingen er hebben plaatsgevonden, maar de tentoonstelling over de Molukse gemeenschap wordt niet genoemd. Uit de vaststellingsinformatie blijkt niet dat de gemeente aanvullende informatie heeft ingewonnen om dit alsnog te achterhalen. De rekenkamer constateert dat de gemeente deze afspraak in 2019 voldoende, maar in 2020 en in 2021 onvoldoende heeft gemonitord.

kwaliteitseis tentoonstellingen Nauw verbonden aan bovenstaande afspraak is de kwaliteitseis dat tentoonstellingen allen een ander thema dienen te hebben en dienen aan te sluiten bij de actualiteit. Het museum rapporteert niet expliciet over deze eis, maar uit de verantwoording blijkt

115 De tentoonstelling 65 jaar- 65 museumschatten startte officieel al op 15 december 2018, maar dit is volgens de rekenkamer een dusdanig klein verschil dat de rekenkamer beoordeelt dat de afspraak is gehaald. 116 In het ambtelijk wederhoor geeft het Streekmuseum aan dat deze tentoonstelling is verplaatste vanwege corona. 117 Gemeente Krimpen aan den IJssel, ‘Vaststellingsinformatie Stichting Streekmuseum Krimpenerwaard 2019’, ongedateerd.

74

verantwoorde afspraken

wel dat tentoonstellingen een ander thema hebben en ook dat deze aansluiten bij de actualiteit. De rekenkamer constateert dat het museum aan deze kwaliteitseis heeft voldaan en dat de verantwoording voldoende inzicht biedt. Zoals uit bovenstaande tekst blijkt, benoemt de gemeente de onderwerpen van de tentoonstellingen in de vaststellingsinformatie, op basis waarvan de rekenkamer concludeert dat de gemeente deze kwaliteitseis voldoende monitort. groepsrondleidingen In de verantwoording over 2019, 2020 en 2021 rapporteert het museum over verschillende typen groepsrondleidingen die het heeft georganiseerd, zoals reguliere groepsrondleidingen en kinderrondleidingen. Onderstaande tabel geeft de verschillende type groepsrondleidingen weer die het museum heeft georganiseerd. tabel 3-5 groepsrondleidingen in 2019, 2020 en 2021* georganiseerde rondleidingen per type

2019

2020

2021

reguliere groepsrondleiding

12

1

0

kinderrondleidingen

4

x

x

rondleidingen aan schoolklassen

?

?

?

rondleiding m.b.t. verhuur ruimte

39

5

13

zintuigenrondleiding

4

x

x

nieuwkomers gerealiseerd aantal groepsrondleidingen aantal groepsrondleidingen in overeenkomsten

?

0

1

min. 59

min. 6

min. 14

125

125

100

* Een ‘?’ betekent dat het museum wel aangeeft dat dit type rondleiding heeft plaatsgevonden maar niet hoe vaak, een ‘x’ betekent dat het museum dit type rondleiding niet noemt in de verantwoording. Bron: Jaarverslagen Streekmuseum 2019, 2020 en 2021.

Uit de jaarrapportages blijkt niet duidelijk hoeveel groepsrondleidingen het museum in totaal per jaar heeft georganiseerd. In alle drie de jaren benoemt het museum dat het rondleidingen aan schoolklassen heeft georganiseerd, maar niet hoeveel. In 2019 geldt hetzelfde voor rondleidingen aan “nieuwkomers die een participatietraject hebben gevolgd”. In 2020 en 2021 rapporteert het museum wel over het aantal rondleidingen aan deze groep. Daarnaast valt op dat het museum alleen in 2019 rapporteert over het aantal kinderrondleidingen en de zintuigenrondleiding, maar in 2020 en 2021 niet meer. De rekenkamer stelt op basis van de beschikbare informatie vast dat er in 2019 minimaal 59, in 2020 minimaal zes en in 2021 minimaal veertien groepsrondleidingen hebben plaatsgevonden. Het is op basis van de jaarrapportage niet vast te stellen of het museum de prestatieafspraken in 2019, 2020 en 2021 heeft gehaald. De rekenkamer concludeert dan ook dat de verantwoording onvoldoende informatie biedt om het aantal groepsrondleidingen te kunnen monitoren. In de vaststellingsinformatie over 2019 benoemt de gemeente alleen dat er rondleidingen worden gedaan voor “diverse groepen”, maar niet hoeveel. Voor 2020 noemt de gemeente enkel het aantal reguliere groepsrondleidingen (één) en voor 2021

75

verantwoorde afspraken

alleen het aantal groepsrondleidingen als onderdeel van verhuur van een ruimte (dertien). Op basis hiervan constateert de rekenkamer dat de gemeente geen aanvullende informatie heeft ingewonnen over hoeveel rondleidingen het museum werkelijk heeft georganiseerd. De rekenkamer oordeelt dat de gemeente het aantal rondleidingen onvoldoende heeft gemonitord in de onderzochte subsidiejaren. financiële draagkracht bezoekers Het museum rapporteert in geen van de jaarverslagen over de financiële draagkracht van bezoekers en op welke manier het museum ervoor zorgt dat dit geen barrière vormt voor bezoekers. In 2021 schrijft het museum wel dat er vanuit de gemeente een wijkevenement bij het Streekmuseum heeft plaatsgevonden waarbij bewoners het museum gratis konden bezoeken, maar dit was slechts voor één wijk en uit de verantwoording blijkt ook niet of dit evenement was georganiseerd vanwege (het gebrek aan) financiële draagkracht. Het museum heeft dus geen verantwoording afgelegd over deze afspraak. De rekenkamer merkt op dat de gemeente in de vaststellinginformatie ook niet over deze afspraak rapporteert. Op basis daarvan oordeelt de rekenkamer dat de gemeente de uitvoering van de afspraak niet heeft gemonitord. verantwoord beheer museumcollectie In 2019 rapporteerde het museum in zijn geheel niet over de museumcollectie en ook niet over het beheer ervan.

In de verantwoording over 2020 schreef het museum dat het werkte aan een collectieplan en dat er “mondjesmaat objecten worden afgestoten”, maar om hoeveel objecten het gaat, blijkt niet. Verder zijn er in 2020 werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot conservering en restauratie van twee boerenwagens. Of er daarnaast ook is gewerkt aan het registeren, documenteren en inventariseren van de collectie blijkt niet uit de verantwoording. In 2021 rapporteerde het museum dat het is begonnen met het afstoten van diverse onderdelen van de collectie, onder andere boeken. Ook schrijft het museum over het nieuwe collectieplan voor 2021-2025, dat dat jaar is gepubliceerd. Dit plan wordt in onderstaand kader toegelicht.

76

verantwoorde afspraken

Collectieplan 2021-2025118 Het collectieplan 2021-2025 geeft een beschrijving van de huidige collectie op hoofdlijnen en beschrijft het beleid rondom onder meer het verzamelen, registeren, preserveren en afstoten van de collectie. Volgens het museum bevat dit plan voor het eerst concrete vragen en criteria voor zowel het toevoegen als het afstoten van museumobjecten.119 Het collectieplan vermeldt het volgende over de in de prestatieafspraak opgenomen werkzaamheden ten aanzien van de collectie.  Registreren. De collectie van het museum wordt geregistreerd in een collectiesysteem, waarbij 17 verschillende soorten gegevens worden ingevuld, zoals collectiecategorie, fysieke kenmerken en datering. Niet duidelijk blijkt of het museum hiermee gaat starten of dat dit al op deze manier gebeurt.  Documenteren. Documentatie over de collectie zelf, dus niet direct over de goederen, wordt binnen het museum opgeslagen.  Inventariseren. Deze stap wordt niet nader toegelicht in het plan. Het lijkt te gaan om onder meer het opnieuw waarderen van de museumcollectie. Hiervoor hanteert het museum vier waarderingscategorieën. Ten behoeve van het afstotingsproces dient de collectie opnieuw te worden gewaardeerd, zo schrijft het museum.  Onderhoud. Vrijwilligers maken voorwerpen schoon en zorgen ervoor dat het op verantwoorde wijze wordt opgeslagen.

Verder heeft het museum diverse maatregelen getroffen om schadelijke invloeden van bijvoorbeeld zonlicht op de collectie tegen te gaan, namelijk door het afplakken van ramen met UV-werende folie.  Restauratie. In overleg met de directeur wordt besloten of restauratie nodig is en of het museum dit zelf kan doen of dat er expertise wordt ingewonnen.  Afstoten. Het museum wil gericht beginnen met afstoten, met inachtneming van de Leidraad voor het Afstoten van Museale Objecten (LAMO) en een standaard voor collectiemanagement. Ook zal worden onderzocht of bulkafstoting van toepassing is.

Hoewel de gemeente en het museum geen afspraak hebben gemaakt over het opstellen van een plan van aanpak (zie ook 3-3-3), heeft het museum wel een collectieplan opgesteld. Uit de titel van het plan maakt de rekenkamer op dat het museum het proces wellicht afgerond wil hebben in 2025, maar in het collectieplan is geen einddatum, planning of stappenplan opgenomen waaruit dit blijkt. Op basis van de drie jaarrapportages oordeelt de rekenkamer dat het museum slechts fragmentarisch rapporteert over het verantwoord beheer van de collectie. Uit de verantwoording over 2020 en 2021 en het collectieplan maakt de rekenkamer op dat het museum al is begonnen met onderdelen uit de afspraak, zoals het registeren en afstoten van objecten. Om hoeveel objecten het gaat, is echter niet duidelijk. Ook ontbreekt er een einddatum, planning en/of stappenplan om concreter vorm te geven aan het collectieplan. Of het museum met het opgestelde collectieplan en de toelichting dat het museum begonnen is met afstoten van onderdelen, voldoet aan de prestatieafspraak hierover,

118 Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Collectieplan 2021-2025’, gepubliceerd in 2021. 119 Streekmuseum Krimpenerwaard, ‘Collectieplan 2021-2025’, gepubliceerd in 2021, p.10.

77

verantwoorde afspraken

kan de gemeente niet vaststellen, omdat die afspraak vooraf niet duidelijk is gemaakt (zie paragraaf 3-3-3). Uit de vaststellingsinformatie blijkt ook niet dat de gemeente het verantwoord beheer van de collectie monitort. De gemeente gaat namelijk in geen van de jaren in op de uitvoering van de afspraak. In 2021 benoemt de gemeente alleen dat er een collectieplan is, en wat de belangrijkste speerpunten daaruit zijn. Volgens de rekenkamer heeft de gemeente deze afspraak in de subsidiejaren 2019 tot en met 2021 dan ook onvoldoende gemonitord. Met de zoektocht naar een nieuwe opslaglocatie voor de collectie in 2022 lijkt de gemeente het beheer van de collectie wel te gaan monitoren. In twee documenten, namelijk een brief aan de raad en het verslag van een bestuurlijk overleg, beiden uit juli 2022, geeft de gemeente aan te werken aan een projectplan waarin afspraken worden gemaakt over monitoring en de tijdlijn. De gemeente wil dat er over drie jaar een “compacte” museumcollectie is.120 Tijdens de uitvoering van dit onderzoek was dit projectplan nog niet gereed waardoor de rekenkamer niet kan verifiëren of deze afspraken over de monitoring en tijdlijn zijn gemaakt. optimale kwaliteit museumcollectie In de overeenkomst is tevens een afspraak opgenomen over de kwaliteit van de museumcollectie.

Het museum rapporteert in de jaarrapportages in 2019, 2020 en 2021 niet over de kwaliteit van de collectie of welke inspanningen ze hiervoor heeft verricht. In het collectieplan 2021-2025 benoemt het museum wel op welke manier het werkt aan onderhoud en restauratie en welke stappen het heeft ondernomen om schade door temperatuur- en luchtvochtigheid zoveel mogelijk te beperken. Dit betreft echter een algemene beschrijving van het werkproces van het museum en geen verantwoording over de werkzaamheden in 2021. De verantwoording over deze afspraak ontbreekt in alle drie de jaren, constateert de rekenkamer, waardoor het de gemeente geen informatie biedt over de kwaliteit van de collectie. Uit één van de twee beschikbare verslagen van bestuursoverleggen blijkt wel dat er in 2019 is gesproken over de conditie van de collectie.121 Het museum gaf in dat overleg aan dat het voor de subsidieovereenkomst 2020 graag in gesprek zou gaan met de gemeente over de staat van de boerderij, omdat door zilvervisjes en tocht de optimale kwaliteit van de collectie niet altijd kan worden gehaald. Omdat er verder in 2019 en in 2020 en 2021 geen verslagen beschikbaar zijn van bestuursoverleggen, kan de rekenkamer niet verifiëren of de gemeente deze afspraak is blijven monitoren. De gemeente heeft in de vaststellingsinformatie over 2019, 2020 en 2021 niet gerapporteerd over de kwaliteit van het beheer.

Omdat de gemeente en het museum in 2019 wel hebben gesproken over de kwaliteit van de collectie, maar de gemeente hier vervolgens niet over heeft gerapporteerd in de vaststellingsinformatie, constateert de rekenkamer dat de gemeente de afspraak in 2019 deels heeft gemonitord. In 2020 en 2021 ontbreekt de monitoring van de gemeente op de uitvoering van de afspraak, zo oordeelt de rekenkamer.

120 Gemeente Krimpen aan den IJssel en Streekmuseum, ‘Verslag bestuurlijk overleg’, 21 juli 2022; Gemeente Krimpen aan den IJssel, brief ‘Tijdelijk depot Streekmuseum’, 29 juli 2022. 121 Gemeente Krimpen aan den IJssel en Streekmuseum, ‘Verslag bestuurlijk overleg’, 26 september 2019.

78

verantwoorde afspraken

communicatie communicatie over activiteiten Uit de jaarrapportages blijkt dat het museum in 2019, 2020 en 2021 niet rapporteert over actieve communicatie over de activiteiten. Alleen in 2020 schrijft het museum over communicatie via sociale media over de museumcollectie tijdens de sluiting van het museum, maar deze communicatie gaat niet over de activiteiten die het museum organiseert. De rekenkamer oordeelt dat de verantwoording over deze afspraak ontbreekt. Omdat de rekenkamer in paragraaf 3-3-4 al constateerde dat deze afspraak onvoldoende duidelijk is en in paragraaf 3-3-7 dat er geen verantwoordingsafspraak is gemaakt, is voor het museum ook niet duidelijk waarover het dient te rapporteren. De gemeente rapporteert in geen van de jaren in de vaststellingsinformatie over de communicatie over activiteiten. De gemeente kan wel zelf nagaan of het museum activiteiten op sociale media, op het digibord van de gemeente en de Cultuuragenda heeft geplaatst, maar dit blijkt niet uit de vaststellingsinformatie. Op basis hiervan oordeelt de rekenkamer dan ook dat de gemeente de communicatie van het museum over haar activiteiten niet heeft gemonitord. informatieverstrekking over museum en collectie In 2019, 2020 en in 2021 legt het museum geen expliciete verantwoording af over deze afspraak.

In alle drie de subsidiejaren rapporteert het museum wel over de gegeven rondleidingen aan diverse groepen, wat ook een vorm van informatieverstrekking is. In 2020 beschrijft het museum hoe het tijdens de lockdown en de coronacrisis online bezoekers heeft geïnformeerd over de museumcollectie. Tijdens de eerste lockdown plaatste het museum op de Facebookpagina dagelijks een museumstuk. Verder geeft het museum in de verantwoording in 2020 en 2021 aan scholen informatiepakketten over het museum aan te bieden ten behoeve van werkstukken en spreekbeurten. Gelet op het bovenstaande constateert de rekenkamer dat het museum enkel fragmentarisch inzicht biedt in de wijze van informatieverstrekking over het museum en de collectie. Of deze verantwoording de gemeente voldoende inzicht biedt in de monitoring van de afspraak kan de rekenkamer niet vaststellen, omdat er geen duidelijke afspraak of verantwoordingafspraak is gemaakt over het informeren over het museum en de collectie. Uit de vaststellingsinformatie uit 2019, 2020 en 2021 blijkt niet dat de gemeente deze afspraak heeft gemonitord. De gemeente noemt de afspraak in zijn geheel niet, waardoor ook niet duidelijk wordt wat de gemeente van het museum verwacht qua informatievoorziening. In de vaststellingsinformatie over 2020 benoemt de gemeente wel de online activiteiten van het museum als gevolg van de lockdown.

Naar het oordeel van de rekenkamer heeft de gemeente deze afspraak onvoldoende gemonitord. extra activiteiten en taken educatief programma Het museum rapporteert jaarlijks over het educatieprogramma voor scholen en hoeveel schoolklassen een educatieve les hebben gevolgd.

79

verantwoorde afspraken

tabel 3-6: educatief programma Streekmuseum 2019

2020

2021

aantal programma’s

?

9

8

aantal educatieve lessen

27

15

17

aantal projecten middelbare scholen

2

0

0

Uit tabel 3-6 blijkt dat in 2019 27 lagere schoolklassen een educatieve les hebben gevolgd. Ook werkte het museum mee aan twee educatieve projecten op middelbare scholen. Hoeveel educatieve programma’s het museum aanbood, blijkt niet uit de verantwoording. In 2020 bood het museum negen educatieve programma’s aan, die ieder kort werden toegelicht in de verantwoording. Vijftien lagere schoolklassen hebben een educatieve les gevolgd, daarnaast kwamen 30 geplande lessen te vervallen wegens corona. In 2021 bood het museum acht educatieve programma’s aan en hebben zeventien lage schoolklassen een educatieve les gevolgd. Het museum zou in 2020 in 2021 weer meewerken aan een cultureel project op een middelbare school, maar ook dat ging niet door wegens corona. In alle drie de jaren benoemt het museum de samenwerking met Synerkri. Ondanks dat er in de prestatieafspraak niets is opgenomen over de invulling van het educatieve programma of het minimum aantal lessen en er ook geen verantwoordingsafspraak is gemaakt, rapporteert het museum uitvoerig over de uitvoering van de afspraak. De verantwoording biedt naar het oordeel van de rekenkamer voldoende inzicht in de geleverde prestaties. Of de geleverde prestaties voldoende zijn, kan niet worden vastgesteld omdat er geen duidelijke afspraak is gemaakt over dit onderwerp.

In de vaststellingsinfomatie benoemt de gemeente ieder jaar hoeveel educatieve lessen er hebben plaatsgevonden, op basis waarvan de rekenkamer constateert dat de gemeente de uitvoering van deze afspraak monitort. verbindingen en activiteiten In 2019 gaat deze afspraak over een “specifiek aanbod” voor kwetsbare doelgroepen en senioren. In het jaarverslag over 2019 rapporteert het Streekmuseum wel over diverse evenementen en activiteiten die het heeft georganiseerd, maar onduidelijk is welke op kwetsbare doelgroepen en senioren gericht zijn. De verantwoording biedt de gemeente onvoldoende inzicht in de uitvoering van de afspraak. Vanaf 2020 gaat de afspraak over activiteiten voor jongeren (in plaats van kwetsbare doelgroepen) en ouderen. Ook is er de intentie om het aanbod uit te breiden en dient het museum verbindingen te maken met maatschappelijke instellingen. In de jaarverantwoording over 2020 en 2021 beschrijft het museum welke activiteiten en evenementen hebben plaatsgevonden. In de meeste gevallen blijkt voor welke doelgroepen deze activiteiten georganiseerd werden (met name kinderen en ouderen). Uit de verantwoording blijkt niet of er activiteiten voor jongeren zijn georganiseerd. Tevens wordt uit de verantwoording niet duidelijk op welke manier het museum invulling heeft gegeven aan het maken van verbindingen met andere organisaties.

In de verantwoording over 2020 en 2021 schrijft het museum dat het

80

verantwoorde afspraken

samenwerkingsverbanden heeft versterkt, onder andere met culturele instellingen. Of dit gaat om de verbindingen waar in de afspraak naar wordt verwezen, blijkt niet. Uit de verantwoording blijkt tevens niet of het aanbod is uitgebreid of dat de intentie daartoe er was. Wel is duidelijk dat een groot deel van de evenementen en activiteiten geen doorgang kon vinden vanwege corona, waardoor het voor te stellen is dat uitbreiding van de activiteiten niet aan de orde was. De rekenkamer oordeelt dat het museum over een deel van de afspraken in 2019 en in 2020 en 2021 niet heeft verantwoord en dat de verantwoording dus onvoldoende informatie biedt over de geleverde prestaties. Aangezien er geen duidelijke afspraken over dit onderwerp zijn gemaakt, is ook niet vast te stellen of de gemeente deze inspanningen voldoende vindt. Uit de vaststellingsinformatie over 2019 blijkt dat de gemeente monitorde welke activiteiten het museum dat jaar organiseerde, hoe vaak deze activiteiten plaatsvonden en voor welke doelgroep deze bedoeld waren. De gemeente benoemt hier niet of er ook activiteiten voor de “kwetsbare doelgroep” zijn georganiseerd. In de vaststellingsinformatie over 2020 gaat de gemeente niet in op georganiseerde activiteiten en de beoogde doelgroepen.

In 2021 benoemt de gemeente dat er “diverse” activiteiten, bijeenkomsten en evenementen zijn geweest, maar niet hoeveel en de gemeente benoemt geen specifieke doelgroepen voor deze activiteiten. De gemeente benoemt in geen van de jaren of het museum verbindingen heeft gemaakt of dat er is gewerkt aan het uitbreiden van het aanbod. Op basis van de verantwoordingsinformatie en overige beschikbare documentatie blijkt niet dat de gemeente om aanvullende informatie heeft gevraagd naar aanleiding van de aangeleverde verantwoording. Zo heeft de gemeente geen inzicht in welke activiteiten er hebben plaatsgevonden en of het museum heeft gewerkt aan uitbreiding van het aanbod. Naar het oordeel van de rekenkamer heeft de gemeente de georganiseerde activiteiten onvoldoende gemonitord. cultureel ontmoetingscentrum In 2019 dient het museum te fungeren als ontmoetingscentrum en dient het drie markten te organiseren voor “een brede doelgroep”. Uit de verantwoording blijkt dat het museum drie markten heeft georganiseerd en op basis van de korte toelichting die het museum bij iedere markt geeft, is het aannemelijk dat deze voor een brede doelgroep zijn. De rekenkamer constateert daarmee dat de afspraak is behaald. De verantwoording biedt volgens het oordeel van de rekenkamer voldoende inzicht in de prestaties. Sinds 2020 is de afspraak aangepast en uitgebreid.

Het museum dient nog steeds als cultureel ontmoetingscentrum te fungeren en naast markten dienen er ook lezingen en concerten te worden georganiseerd. Het aantal markten wordt niet langer genoemd. In 2020 rapporteert het museum dat er één lezing heeft plaatsgevonden en dat er diverse lezingen zijn afgelast wegens corona. Er zou ook een voorjaarsmarkt plaatsvinden, maar ook die is afgelast. Uit de verantwoording van 2021 blijkt dat het museum één markt heeft georganiseerd. Het museum rapporteert niet over lezingen en concerten. In paragraaf 3-3-5 constateert de rekenkamer reeds dat er geen duidelijke afspraak is gemaakt. Tevens ontbreekt er een verantwoordingsafspraak. Daarom is niet vast te stellen in hoeverre de verantwoording de gemeente voldoende

81

verantwoorde afspraken

informatie biedt. Aangezien het museum in 2020 niet rapporteert over concerten en in 2021 niet rapporteert over lezingen en concerten is het aannemelijk dat de verantwoording in 2020 en 2021 de gemeente onvoldoende informatie biedt om de uitvoering de kunnen monitoren. De gemeente heeft enkel de uitvoering van de afspraak in 2019 deels gemonitord. In de vaststellingsinformatie over 2019 rapporteert de gemeente hoeveel markten er hebben plaatsgevonden maar niet voor welke doelgroep. In de vaststellingsinfomatie over 2020 en 2021 benoemt de gemeente deze afspraak in zijn geheel niet. De rekenkamer oordeelt dat de gemeente deze afspraak in 2019 onvoldoende en in 2020 en 2021 niet heeft gemonitord. projecten met cultuur-historische partners Voor alle drie de subsidiejaren is een afspraak opgenomen dat het museum minimaal drie gezamenlijke projecten dient uit te voeren om de samenwerking met cultureelhistorische partners te versterken. Vanaf 2020 wordt in de afspraak ook een aantal voorbeelden genoemd van samenwerkingen en projecten, zoals het maken van tentoonstellingen en het Cultuurcafé. In 2019, 2020 en 2021 rapporteert het museum met welke partners het museum regelmatig samenwerkt. In 2019 heeft het verder aan dat het heeft gezocht naar mogelijkheden om de samenwerking met deze partners te versterken.

Verder rapporteert het museum slechts over één samenwerkingsproject expliciet: het Café van Toen & Nu. Voor andere evenementen en projecten is niet duidelijk of het gaat om een samenwerkingsproject en of het dus betrekking heeft op deze afspraak. Op basis van de verantwoording is niet vast te stellen of de afspraak is gehaald. De verantwoordingsinformatie biedt naar het oordeel van de rekenkamer onvoldoende inzicht. Uit de vaststellingsinformatie van de gemeente blijkt ook niet dat de gemeente aanvullende informatie heeft verzameld om alsnog inzicht in de uitvoering van de afspraak te krijgen. In 2020 geeft het museum aan dat het een aantal belangrijke samenwerkingsverbanden heeft versterkt en dat daar twee projecten uit zijn voortgekomen: Zomerwoensdag Familiedag, in samenwerking met culturele instellingen in Krimpen en een nieuwe samenwerking met Stichting Dagbesteding Krimpenerwaard. Ook het Café van Toen en Nu werd georganiseerd. Op basis van de verantwoording concludeert de rekenkamer dat er drie samenwerkingsprojecten zijn georganiseerd. In 2021 rapporteert het museum over verschillende projecten in samenwerking met andere partijen, zoals een bijenworkshop in samenwerking met een imkerij, een appelmoesworkshop in samenwerking met onder andere Synerkri, de Zomerwoensdagen, het Cultuurcafé en Open Monumentendag.