Rapport Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem (inclusief bestuurlijke reactie en nawoord rekenkamer)

Qua verantwoording constateren we dat dit summier is. We constateren dat hier geen eenduidig proces voor is ingericht waarin De Driemaster voorschrijft hoe instellingen (en welke instellingen op basis van de hoogte van de MAG-bijdrage) moeten verantwoorden, bijvoorbeeld door activiteiten en inzet van gelden te koppelen aan de doelstellingen van de MAG. Het gevolg is dat er op verschillende manieren wordt verantwoord of helemaal niet. Door middel van de uitgevoerde casestudy (zie hoofdstuk 5) is meer verdieping hierop uitgevoerd in dit 25 Gemeente Kaag en Braassem, 2023, Raadsinformatiebrief Evaluatie Welzijn en Preventie, 28 februari 2023, p. 1-3. 26 De Driemaster, 2023, Jaarverslag De Driemaster 2022, februari 2023, p. 1-58. Zie specifiek p. 57.

| 24 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

onderzoek. We zien dat er bijvoorbeeld bij de Bibliotheek Rijn en Venen geen verantwoording plaatsvindt op de MAG-bijdrage. Op dit moment is dan ook niet duidelijk wat ze daarvoor doen en in hoeverre zij een bijdrage leveren aan de doelen van de MAG. De Driemaster is zich hiervan bewust en onderneemt actie hierop. Ten aanzien van de Spil constateren we dat verantwoording plaatsvindt door middel van een bestuursverklaring en een jaarverslag. In het jaarverslag wordt gerapporteerd op de uitgevoerde activiteiten. Hier ontbreekt de koppeling met doelen nog. Bij ROAC vindt geen verantwoording plaats, maar hierbij is sprake van een kleine MAG-bijdrage.

3.2 Wat is de huidige verdeling van subsidiegelden? Zoals aangegeven in paragraaf 3.1 is tussen de gemeente Kaag en Braassem en De Driemaster een overeenkomst afgesloten. Deze overeenkomst voor de uitvoering van de opdracht is voor de komende drie jaar drie keer verlengd tussen de gemeente Kaag en Braassem en De Driemaster. Voor de periode van 2021-2023 verstrekte de gemeente Kaag en Braassem een subsidie aan De Driemaster van € 5.499.494. Hierbij gaat het om de volgende bedragen per jaarschijf (begroot): ● 2021: € 1.803.573 ● 2022: € 1.861.498 ● 2023: € 1.834.423 Binnen het totaalbedrag is € 5.304.508 vrij te besteden binnen het programma Welzijn en Preventie. € 195.436 geldt als geoormerkt geld (Matchgelden Cultuur; Maatschappelijk vastgoed; Kansrijke Start; Sportakkoord). Binnen het vrij besteed bedrag is aangegeven dat minimaal € 658.521 (drie keer € 219.507) besteed dient te worden aan vrijwilligersorganisaties, door middel van de MAG-bijdragen. In 2022 is € 245.354 besteed aan MAG-bijdragen27. In 2023 (t/m augustus) is een bedrag verstrekt van € 164.38428. Zoals aangegeven in paragraaf 2.3 kent de gemeente naast de MAG-bijdragen nog een aantal andere subsidieregelingen waarvan een aantal instellingen gebruikmaakt. Onderstaand overzicht maakt de bedragen inzichtelijk per regeling en per instelling.

Tabel 1 Bedragen subsidies voor de boekjaren 2022-2024 per subsidieregeling van de gemeente Kaag en Braassem en per instelling Regeling

1 Maatschappelijke activiteiten in het kader van de omgevingsvisie/MAG

Organisatie

2022

2023

2024

Realisatie

Realisatie

Begroot

Kwadraad

€ 14.265

€ 14.573

€ 19.421

GGD (Hecht)

€ 7.495

€ 7.495

€0

De Driemaster

€ 1.981.134 € 2.409.305 € 2.528.522

Cultuur Centrum Hoogmade

€ 14.567

€ 15.077

€ 15.552

Tweesprong

€ 835.154

€ 774.088

€ 800.000

27 De Driemaster, 2023, Jaarverslag De Driemaster 2022, februari 2023, p. 1-58. 28 De Driemaster, 2023, Halfjaarverslag De Driemaster 2023, 15 september 2023, p. 1-39.

| 25 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Sporthal Woubrugge

€ 33.480

€ 34.652

€ 34.623

SBGB

€ 318.778

€ 350.560

€ 318.305

€ 45.000

€ 45.000

€ 90.000

€ 17.303

€ 19.034

nb

2 Molens

Niet meer van toepassing

3 Recreatieve en promotioneel opgezette activiteiten

Stichting Kaag en Braassem Promotie

4 Oud papier

Niet meer van toepassing

5 Pontveren

Exploitant van het voetveer over het Paddegat (Van Leersum)

3.3 Hoe wordt het instrument ingezet? Middel binnen de uitvoering van de MAG Zoals aangegeven in figuur 4 is het ‘instrument MAG-bijdrage’ expliciet gepositioneerd in de uitvoering van de MAG. Hierbij dient de MAG-bijdrage als ‘smeermiddel’ om de vijf uitgangspunten van de MAG (zie paragraaf 2.2) te bewerkstelligen binnen de inhoudelijke thema’s. Dat betekent dat maatschappelijke opgaven vooral door de samenleving en daarin ontstane initiatieven worden opgepakt. Het liefst in samenwerking tussen en met elkaar. Het doel is om de sociale cohesie in de gemeente op dit punt te benutten en nog verder te versterken. Het gevolg hiervan is dat het aantal initiatieven relatief groot is, bijvoorbeeld ten opzichte van andere gemeenten29. Dit zit deels al in de cultuur van de gemeente (rijk verenigingsleven/noaberschap). Het instrument MAG-bijdrage speelt hierop in en stimuleert dit nog meer. Bij de MAG-bijdragen geldt dan ook het adagium dat er sprake is van een minimaal bedrag dat aan de MAG-instellingen wordt gespendeerd (zie paragraaf 3.2). Hier lijkt volgens verschillende respondenten sprake te zijn van een contradictie, namelijk dat wanneer de uitputting de begroting overstijgt, een raadsbesluit nodig is om aanvullende middelen vast te stellen (zie paragraaf 4.2). Vorig jaar heeft De Driemaster extra middelen ingezet vanuit de eigen reserves om meer initiatieven te realiseren.

Conform de opdracht30 tussen De Driemaster en de gemeente Kaag en Braassem zou deze verantwoordelijkheid bij de gemeente moeten liggen. Zoals aangegeven in paragraaf 3.1 is deze rolneming niet goed vastgelegd en geborgd. Subsidie versus inkoop

29 In de gemeente Kaag en Braassem is 68,0% aangesloten bij een sportvereniging. In Nederlands is dat gemiddeld

48,6%. In de buurgemeenten van de gemeente Kaag en Braassem zijn deze percentages (2021): ● gemeente Alphen aan den Rijn: 50,9% ● gemeente Leiderdorp: 54,0% ● gemeente Teylingen: 67,6% ● gemeente Haarlemmermeer: 53,4% ● gemeente Aalsmeer: 64,0% ● gemeente Uithoorn: 51,9% ● gemeente Nieuwkoop: 61,9% Bron: https://www.waarstaatjegemeente.nl/dashboard/dashboard/sport-en-cultuur 30 Gemeente Kaag en Braassem & De Driemaster, 2020, Subsidieovereenkomst Uitvoering Programma Welzijn & Preventie 2021-2023, december 2020, p. 1-22.

| 26 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

De gemeente Kaag en Braassem positioneert zich als regiegemeente. De gemeente stuurt op het ‘wat’ en laat de uitvoering (het ‘hoe’) over aan externe partijen (inwoners, maatschappelijke organisaties, ontwikkelaars of ondernemers). Dit komt ook tot uiting in het inkoop- en aanbestedingsbeleid31 van de gemeente Kaag en Braassem. In 2017 heeft de gemeente Kaag en Braassem een juridische toets32 laten uitvoeren over hoe het beste de overeenkomsten in het sociaal domein (MAG) kunnen worden afgesloten en welk middel (subsidie of aanbesteden (inkoop)) het best passend is. In deze notitie wordt aangegeven welke voorwaarden van toepassing zijn ten aanzien van subsidiëren en aanbesteden en welke zaken aandacht behoeven bij de inzet van één van beide instrumenten. Uit de gevoerde gesprekken voor dit rekenkameronderzoek maken we op dat deze aspecten zijn meegenomen in het opzetten en vormgegeven van de uitvoeringsovereenkomst inzake de uitvoering van het Programma Welzijn & Preventie 2021-2023. Rechtmatigheid De accountant is in een vroeg stadium betrokken bij de uitvoering rondom de MAG-bijdragen door De Driemaster. De accountant kijkt elk jaar in zijn rapport van bevindingen bij de jaarrekening naar de constructie met De Driemaster en beoordeelt of er risico’s worden gelopen.

Na bestudering van de rapporten van bevindingen van de accountant van de afgelopen drie boekjaren (2020, 2021 en 2022) constateren we dat de accountant aangeeft dat de subsidies getrouw en rechtmatig zijn verantwoord in de jaarrekening. We merken hierbij op dat gezien de vormgeving van de verantwoording van de MAGinstellingen (zie paragraaf 3.1), hier wel mogelijk risico’s worden gelopen ten aanzien van de grotere instellingen die MAG-bijdragen ontvangen: worden de verstrekte gelden wel aan de juiste activiteiten en daarmee doelen uitgegeven? Deze controle kan nu onvoldoende worden gedaan.

3.4 Hoe is de doeltreffendheid van de subsidies geborgd in dit beleid en in de regelingen? We constateren dat doeltreffendheid aan de ‘voorkant’ (van kader naar aanvraag MAGbijdrage’) geborgd is (zie ook paragraaf 4.1). Zoals aangegeven in paragraaf 4.1 zijn er verbeterpunten aanwezig aan zowel de kant van de gemeente als aan de kant van De Driemaster om dit te versterken (verscherping doelstellingen en bijdrage MAG-instellingen). Een belangrijk punt is de onduidelijkheid ten aanzien van de rolneming tussen de gemeente Kaag en Braassem en De Driemaster. Daarnaast hebben we in paragraaf 2.2 geconstateerd dat door de jaren heen de koppeling tussen het subsidieprogramma (opdracht voor De Driemaster) en de MAG is ‘verwaterd’: oorspronkelijke uitgangspunten, de rolneming en koppeling tussen effecten, doelen en activiteiten aangaande de MAG zijn op de achtergrond komen te staan. Een aantal van deze zaken wil de gemeente meenemen in de doorontwikkeling van de MAG 2024-2027 en daaraan gekoppelde subsidieverlening 2024.

31 Gemeente Kaag en Braassem, 2022, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, 30 augustus 2022, p. 1-16. 32 La Gro Advocaten, 2017, Memo subsidiëren aanbesteden MAG, 5 juli 2017, p. 1-4.

| 27 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

In paragraaf 3.1 hebben we geconstateerd dat er geen duidelijk proces is ingeregeld ten aanzien van de verantwoording door de MAG-instellingen aan De Driemaster. Hierdoor is er in de basis te weinig informatie om goed te verantwoorden vanuit De Driemaster aan de gemeente Kaag en Braassem. De Driemaster rapporteert twee keer per jaar aan de gemeente, maar in deze rapportages is de doeltreffendheid van de inzet ten aanzien van de MAGinstellingen nog onderbelicht. De gemeente vraagt hier ook (nog) niet expliciet naar. Zoals aangegeven in paragraaf 3.1 zijn de gesprekken tussen De Driemaster en de gemeente Kaag en Braassem het belangrijkste medium om te monitoren en te sturen. Uit de gesprekken voor dit onderzoek maken we op dat deze gesprekken in het verleden vooral een informeel karakter hadden, waarbij niet altijd sprake was van een vastlegging van de afspraken. Inmiddels worden van de gesprekken op bestuurlijk en managementniveau verslagen gemaakt. Dit is een aspect dat gesignaleerd is door De Driemaster en waar men op termijn verandering in wil aanbrengen door meer in lijn met de gemaakte afspraken te gaan werken. We constateren dat ten aanzien van het sturen en verantwoorden op doeltreffendheid de gemeente Kaag en Braassem en De Driemaster zoekende zijn naar een balans tussen schriftelijk verantwoorden en mondeling verantwoorden.

De laatste jaren is de balans doorgeschoten naar het mondeling verantwoorden. Hierdoor is het element ‘doeltreffendheid’ aan de ‘achterkant’ niet geborgd. In de relatie met de MAG-instellingen houdt De Driemaster een ‘vinger aan de pols’ door middel van de inzet van de regisseur Verbinden en Meedoen. Uit de gesprekken constateren we dat instellingen enthousiast zijn over de betrokkenheid en manier van sturen door deze functionaris. Het proces is informeel ingericht en op dit moment kwetsbaar (de afhankelijkheid van één persoon is groot).

| 28 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

H4 | Bevindingen ten aanzien van de uitvoering In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de volgende onderzoeksvragen: Uitvoering 9. Hoe ziet het proces van subsidieaanvraag tot aan subsidieverstrekking eruit? 10. Hoe ziet het proces van het verhogen c.q. verlagen van de subsidieplafonds eruit?

4.1 Hoe ziet het proces van subsidieaanvraag tot aan subsidieverstrekking eruit? We zetten in dit hoofdstuk eerst het proces tussen de Driemaster en de MAG-instellingen uiteen, om dit vervolgens nader te duiden door middel van de casestudy. Aanvragen De Driemaster werkt voor het aanvragen van een MAG-bijdrage met een aanvraagformulier33. Het MAG-aanvraagformulier bestaat uit een aantal onderwerpen. In bijlage 4 is dit uitgebreid weergegeven. 1. Gegevens van de inschrijvende organisatie 2. Kies voor MAG-thema’s 3. Bijdrage vanuit uw organisatie We merken op dat De Driemaster actief instellingen benadert om MAG-bijdragen aan te vragen (in lijn met de visie van de gemeente). De regisseur Verbinden en Meedoen van De Driemaster speelt hierin een actieve rol en fungeert als vraagbaak en sparringpartner voor instellingen bij vragen, et cetera. Beoordelen Vanaf 15 april 2023 worden de ingediende aanvragen door De Driemaster beoordeeld (via MAG-themagroep). Dit wordt gedaan op de volgende elementen: ● De MAG-bijdrage is telkens voor één jaar. ● De behaalde doelen in dat jaar hebben betrekking op de thema’s van de MAG-agenda. ● De inzet voor de MAG valt buiten de reguliere (kern)activiteiten, maar kan goed vanuit of dichtbij de reguliere activiteiten worden vormgegeven. ● De activiteiten bevorderen de participatie van inwoners van Kaag en Braassem.

● De inzet wordt zoveel als mogelijk met vrijwilligers vormgegeven. ● De instelling betrekt zoveel als mogelijk kwetsbare inwoners van Kaag en Braassem bij de activiteiten. ● De instelling zoekt zoveel als mogelijk samenwerking met andere maatschappelijke organisaties of bedrijven. ● De activiteiten dragen bij aan preventieve doelen. ● De aanvraag heeft geen betrekking op het aanvullen van tekorten op de begroting. 33 https://www.dedriemaster.nu/mag-bijdrage-aanvragen

| 29 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

●

De aanvraag dient niet als donatie aan derden (ander goed doel).

●

Het ingevulde evaluatieformulier over de (indien relevant) door de instelling ontvangen MAG-bijdrage van het jaar voor deze aanvraag is op tijd binnengekomen. Pas na ontvangst van het evaluatieformulier van het afgelopen jaar wordt de toegekende bijdrage voor het nieuwe jaar uitgekeerd.

Proces Het proces van subsidieaanvraag tot aan subsidieverstrekking ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: ● MAG-aanvragen vanuit de aanvragende instellingen dienen uiterlijk op 15 april te worden aangeleverd. ● Aanvragende instellingen ontvangen een ontvangstbevestiging van het ingediende aanvraagformulier MAG door De Driemaster. ● De aanvragende instellingen worden op de hoogte gesteld door De Driemaster van de datum waarop de aanvraag wordt behandeld. Een aanvraag wordt binnen zes weken behandeld door de MAG-themagroep van De Driemaster. Hierbij zijn de eerder genoemde beoordelingselementen van toepassing. Op basis hiervan wordt een toekenningsbesluit gemaakt. Bij onduidelijkheden wordt eerst telefonisch of schriftelijk contact met de aanvragende instelling opgenomen. Het gevolg hiervan kan zijn dat de termijn van zes weken wordt overschreden. ● Het toekenningsbesluit leidt tot een uitbetaling van de MAG-bijdrage binnen één maand na dit besluit. De verantwoording door de instelling ten aanzien van de MAG-bijdragen is summier en geschiedt in grote mate op basis van vertrouwen. We hebben voor dit onderzoek drie cases onderzocht waarin we dit hebben kunnen vaststellen (zie hoofdstuk 5). De Spil heeft twee samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met De Driemaster. Eén is gericht op de inzet van de ouderenadviseurs (€ 66.000).

De tweede overeenkomst betreft de MAG-bijdrage voor De Spil gericht op de uit te voeren activiteiten. Deze overeenkomsten zijn vervolgens nader bekrachtigd door middel van een bestuursverklaring. Voor de MAG-bijdrage van ROAC (€ 1.500) vindt geen verantwoording plaats. ROAC vult alleen het aanvraagformulier in. Achteraf vindt er geen controle plaats. De oorzaak hiervan is ook gelegen in de hoogte van het bedrag. Voor de Bibliotheek Rijn en Venen (en ook andere grote instellingen, die een MAG-bijdrage krijgen) bleek tijdens het onderzoek dat er voor de verantwoording geen procedure is vastgesteld. Hierdoor is niet duidelijk wat deze partijen voor de MAG-bijdrage doen en in hoeverre zij een bijdrage leveren aan de doelen van de MAG. De bibliotheek geeft wel aan de jaarverslagen en jaarrekeningen naar De Driemaster en informeel ook naar de gemeente te sturen. Zoals aangegeven in paragraaf 3.1 liggen hier onderliggende oorzaken achter over de onduidelijkheid ten aanzien van de rolneming in de constructie: gemeente Kaag en Braassem/De Driemaster/MAG-instellingen. We constateren daarnaast dat qua monitoring de

| 30 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

regisseur Verbinden en Meedoen een belangrijke rol speelt (‘vinger aan de pols houden’). Dit betreft het contact met de MAG-instellingen.

4.2 Hoe ziet het proces van het verhogen c.q. verlagen van de subsidieplafonds eruit? In de ASV34 en in de nadere regels, behorende bij de ASV, van de gemeente Kaag en Braassem is één bepaling opgenomen aangaande de subsidieplafonds: Artikel 2.7 Subsidieplafonds: Voor de in de omgevingsvisie/MAG genoemde resultaten zijn de subsidieplafonds gelijk aan de in de begroting hiervoor opgenomen bedragen. In de begroting worden geen expliciete bedragen genoemd, maar wordt doorverwezen naar de uitvoering van de opdracht door De Driemaster en daarbij van toepassing zijnde bedragen. In paragraaf 3.2 hebben we aangegeven dat er sprake is van een minimaal bedrag dat dient te worden besteed aan MAG-bijdragen. In de periode 2021-2023 bedroeg dit € 658.521 (drie keer € 219.507). De grondslag hiervoor ligt in de overeenkomst35 die tussen de gemeente Kaag en Braassem en De Driemaster is afgesloten. Daarmee is het vaststellen van de bedragen voor de MAG-bijdrage een collegebesluit, dat via de vaststelling van de begroting van de gemeente door de raad wordt geratificeerd. Het budget ten aanzien van de MAGbijdrage kan alleen worden aangevuld als extra taken worden gevraagd. Wanneer de aanvullende subsidie niet binnen de begroting van de gemeente past, dan is een raadsbesluit nodig (zie hiervoor ook paragraaf 5.4).

34 Gemeente Kaag en Braassem, 2020, Nadere regels subsidies gemeente Kaag en Braassem 2021, 8 december 2020,

p. 1-6. Zie specifiek p. 3. 35 Gemeente Kaag en Braassem & De Driemaster, 2020, Subsidieovereenkomst Uitvoering Programma Welzijn & Preventie 2021-2023, december 2020, p. 1-22. Zie specifiek bijlage 1 ‘Financieel overzicht van het budget van de subsidie’ bij deze overeenkomst.

| 31 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

H5 | Bevindingen ten aanzien van de resultaten en effecten (casestudy) ) In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de volgende onderzoeksvragen: Resultaten en effecten (casestudy) 11. Op welke wijze zijn beleidsdoelen uit het sociaal domein omgezet in inhoudelijke afspraken tussen De Driemaster en de MAG-instellingen? 12. In welke mate worden de beleidsdoelen gerealiseerd? En welke activiteiten zijn uitgevoerd? 13. Wat zijn de maatschappelijke effecten van het subsidiebeleid? 14. Op welke manier leggen de MAG-instellingen verantwoording af over de realisatie van de afspraken? En worden subsidies geëvalueerd en bijgesteld? Dit hoofdstuk beschrijft de uitvoering van het subsidiebeleid. Hiervoor zijn drie casussen bestudeerd. Deze casussen zijn een verdieping op de praktijk bij de gemeente Kaag en Braassem. De casestudy kan gezien worden als een reality check. Aan de hand van een casus is getoetst in hoeverre de subsidieregels worden toegepast, of er afspraken zijn gemaakt over doelen, prestaties, effecten en verantwoording, maar ook of de MAG-bijdrage correct is besteed. Er is informatie verzameld bij De Driemaster en bij de betrokken medewerkers van de gemeente. Een uitgebreide casusbeschrijving hiervan is opgenomen in bijlage 2.

5.1 Op welke wijze zijn beleidsdoelen uit het sociaal domein omgezet in inhoudelijke afspraken tussen de Driemaster en de MAG-instellingen? Zoals beschreven in de vorige twee hoofdstukken wordt het inhoudelijk kader voor de bijdragen aan partijen gevormd door de MAG. Er is sinds kort een MAG 2024-2027 om de doelen die voorheen waren opgenomen in de omgevingsvisie concreter te maken. Vanuit de gemeente, maar ook vanuit maatschappelijke organisaties (en De Driemaster) is deze concretisering noodzakelijk, omdat dan een duidelijke richting en prioritering vanuit de gemeente ontstaan. In de huidige uitvoering wordt op inhoud nog weinig sturing en duiding ervaren door de partijen die een MAG-bijdrage ontvangen. Dit wordt grotendeels ingegeven door het ontbreken van scherpe doelen en kaders en daarmee richting aan de opdracht voor de gesubsidieerde organisaties. We zien dat partijen veel naar eigen inzicht invullen, gebaseerd op wettelijke taken (bijvoorbeeld bij de bibliotheek), landelijk beleid en lokale wensen. Dit wordt vervolgens wel met De Driemaster afgestemd die dit op haar beurt weer aan de gemeente verantwoordt.

| 32 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Aanvraag MAG-bijdrage Om in aanmerking te komen voor een MAG-bijdrage, moeten partijen een zogenaamd MAGformulier invullen (zie paragraaf 4.1). Zij moeten dit zo invullen dat duidelijk wordt omschreven wat de maatschappelijke meerwaarde is. Daarbij voert De Driemaster ook gesprekken met de ontvangers over de verantwoording en het behalen van doelen. Er zijn bijdragen die historisch zijn gegroeid, er zijn bijdragen om hoge kosten van bijvoorbeeld accommodaties te dempen, maar er zijn ook verenigingen die veel meer doen dan het doel waar ze oorspronkelijk voor bedoeld waren. Een goed voorbeeld hiervan is de tennisclub (op Kaag Eiland) die strategisch handig ligt en ook allerlei andere activiteiten voor het dorp organiseert, bijvoorbeeld voor ouderen. De Driemaster bekijkt dus per aanvraag/bijdrage wat de maatschappelijke meerwaarde is. Daarbij worden organisaties die veel extra’s doen beloond, maar organisaties die zich vooral focussen op de kerntaken worden niet gekort. Er wordt gewerkt vanuit het idee om verenigingen te stimuleren, in plaats van angst in te boezemen met kortingen. Er is dus een differentiatie van historische afspraken, basistaken en extra activiteiten ten aanzien van de hoogte van de MAG-bijdrage. Ten slotte speelt hierbij ook de vraag: ‘wat is de toegevoegde waarde voor de kern waar de vereniging huist?’ (en/of hoe afhankelijk is het dorp van deze partij?).

Administratieve last Het MAG-formulier invullen is simpel, geven zowel de verstrekkers als de ontvangers aan. Het is alleen belangrijk om aan te sluiten op de thema’s. De meeste partijen kunnen goed overweg met het MAG-formulier, blijkt uit de gevoerde gesprekken. De enige kritiek op dit moment is dat het ieder jaar opnieuw aangevraagd moet worden. Sommige partijen ervaren dat dit haaks staat op het informele partnerschap dat ze met elkaar hebben. Tegelijkertijd zorgt het invullen van het MAG-formulier ook dat verenigingen bewust zijn van de MAG-doelen. Daarbij wordt wel aangegeven dat een gesprek met De Driemaster over de koppeling van de MAG-doelen aan de verenigingstaken en -doelen hierbij echt zou helpen om het aan elkaar te koppelen. Uit de gesprekken hebben we vernomen dat de termijn geen bewuste keuze is geweest, maar eerder een overblijfsel uit het verleden toen subsidiebeschikkingen ook voor een jaar werden uitgegeven. De Driemaster heeft deze termijn overgenomen. Gesprekken bij de gemeente en De Driemaster leveren op dat de beschikkingstermijn mogelijk heroverwogen kan worden, mocht daar reden voor zijn. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe samenwerkingsovereenkomst tussen de Driemaster en De Spil. In deze overeenkomst staat dat ze minimaal twee keer per jaar samenkomen om de voortgang te bespreken.

Hierdoor is het niet meer nodig om elk jaar een MAG-formulier in te vullen. Het is nu eenvoudig een kwestie van jaartallen en bedragen aanpassen ieder jaar, voor de rest lopen de verantwoording en de aanvraag via gesprekken. Relatie tussen de verenigingen en De Driemaster Uit verschillende gesprekken komt naar voren dat de betrokkenheid van De Driemaster de afgelopen jaren beperkt is geweest. Twee jaar geleden waren de relaties verstoord en was het vertrouwen in De Driemaster tot een dieptepunt gedaald. Wat hierbij niet hielp, waren de vele personele wisselingen bij De Driemaster.

| 33 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Het vuige teken was dat verenigingen op dat moment weer bij de gemeente aanklopten. Vanuit die hoedanigheid is er ook een evaluatie36 gehouden over het functioneren van De Driemaster. De afgelopen twee jaar heeft een interim-manager samen met de nieuw aangestelde regisseur Verbinden en Meedoen zich vooral ingespannen om de relaties met de MAG-instellingen te verbeteren. Uit de gesprekken komt naar voren dat het contact tussen De Driemaster en de verenigingen de afgelopen tijd enorm is verbeterd. De nieuwe regisseur Verbinden en Meedoen is zichtbaar bij alle partijen en probeert ook als een soort makelaar partijen aan elkaar te koppelen. Deze regisseur denkt ook mee in het aanvragen van een MAG-bijdrage, maar helpt ook bij het behouden van bijdragen of bij het aanboren van alternatieve financieringsmogelijkheden. Uit gesprekken komt naar voren dat kennis en begrip van de lokale situatie als erg belangrijk worden geacht om een goed netwerk op te bouwen. De borging van deze kennis van de lokale situatie en het netwerk is op dit moment niet goed geborgd (er is op dit moment een regisseur).

Uit de gesprekken komt naar voren dat er tussen De Driemaster en bepaalde partijen (maar ook met de gemeente) veel informele afspraken zijn gemaakt (zoals bij de bibliotheek), maar dat er wel degelijk behoefte is om bepaalde technische zaken formeel vast te leggen, zodat de gesprekken straks ook meer over de inhoud kunnen gaan. De relatie gemeente-De Driemaster-Bibliotheek Rijn en Venen wordt door de betrokken respondenten als ingewikkeld ervaren. Zo is er in de gesprekken door de bibliotheek geopperd om het wettelijke deel van de taken direct via de gemeente te laten lopen en niet via de MAG. Er kunnen dan meerjarige afspraken gemaakt worden over de basis en de bibliotheek kan daar medewerkers op aannemen. Voor sommige additionele zaken kan de bibliotheek wel een rol spelen ten aanzien van de MAG-bijdragen. De basisinfrastructuur zou dan direct via de gemeente kunnen lopen (directe subsidie), wat veelal ook bij de andere gemeenten gebeurt. Tegelijkertijd wordt het als prettig ervaren dat er in de gemeente Kaag en Braassem een organisatie bestaat die organisatieoverstijgende vragen ophaalt en deelt met de partners, oftewel, die de integrale samenwerking faciliteert en organiseert.

5.2 In welke mate worden de beleidsdoelen gerealiseerd? En welke activiteiten zijn uitgevoerd? Uit de bestudeerde dossiers valt goed op te maken welke bedragen zijn uitgegeven en wat daarvoor is gedaan qua activiteiten door de gesubsidieerde organisaties. Dat betekent echter niet gelijk dat de voortgang op de doelen goed is te volgen. De bijdrage aan de MAG-doelen is lastig te monitoren, omdat een duidelijke richting in de omgevingsvisie ontbrak en de MAG 2024-2027 pas net is uitgewerkt (zie paragraaf 2.2). Zoals weergegeven in figuur 4 is de MAG nog niet helder doorvertaald naar een ‘opdracht’ voor De Driemaster.

36 Gemeente Kaag en Braassem, 2023, Evaluatie Welzijn en Preventie, 28 februari 2023, p. 1-3.

| 34 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

In het verlengde hiervan zijn met de MAG-instellingen de afgelopen jaren door De Driemaster wel afspraken gemaakt, maar we constateren dat de inbreng en daarmee de richting vanuit de MAG-instellingen komt en onvoldoende vanuit de gemeente Kaag en Braassem zelf. Daarbij is de relatie tussen de resultaatafspraken en de doelstellingen van de gemeente niet eenduidig te leggen. Het MAG-formulier dat partijen moeten invullen is beperkt. Vanuit De Driemaster wordt daarom nu ook gevraagd aan partijen om het zo uitgebreid mogelijk in te vullen. We constateren bij de Bibliotheek Rijn en Venen ten eerste dat de verantwoording gebeurt op regionaal niveau. De rapportering per gemeente is summier. De verantwoording in de bijlage van het jaarverslag gebeurt vooral op activiteiten, met daarbij een vermelding van het aantal deelnemers. In de jaarverslagen wordt met andere woorden vooral gerapporteerd op de output (resultaten) en kernactiviteiten die de bibliotheek zelf heeft benoemd: ● Educatie en ontwikkeling ● Kennis en innovatie ● Kunst en cultuur ● Leerbevordering en kennismaking met literatuur De eigen verantwoording van de bibliotheek is ingericht op deze kerndoelen. Een expliciete relatie met de MAG is er dan ook niet. De bibliotheek kan haar dienstverlening zo nodig wel toelichten in de raad. Er is op dit moment dus geen één-op-één koppeling te maken tussen de MAG-doelen en resultaten.

Met de inzet van de ouderenadviseurs vanuit De Spil wordt een bijdrage geleverd aan de doelstellingen en resultaten van het Programma Welzijn & Preventie (specifiek gericht op de doelgroep ouderen). De activiteiten (zoals benoemd voor 2022) hebben betrekking op de volgende onderdelen: ● Beweging zoals: gymnastiek, tafeltennis, sjoelen. ● Ontmoeting zoals: recreatieve ochtend, bingo, kaarten, koffieochtend, open tafel. ● Educatieve activiteiten zoals: bijscholing vrijwilligers, informatievoorziening via infolijn. ● Zinvolle vrijetijdsbesteding zoals: handwerken, kaarten maken, zangkoor. ● Gezondheid zoals: burenhulp, vervangende mantelzorg, tafeltje dekje, open tafel en de daarbij behorende transport- en vervoerskosten (Comicus). Er zijn geen specifieke prestaties afgesproken. Er is sprake van een inspanningsverplichting waarbij activiteiten worden ingezet in het kader van ouderenwelzijn, ouderenadvies, et cetera. De samenwerkingsovereenkomsten vormen de basis van de doelen en de verantwoording hierop. In de verantwoording (via het jaarverslag) zien we dat er op activiteitenniveau wordt verantwoord, dat wil zeggen dat per hoofdactiviteit en subactiviteit wordt aangegeven wat er gedaan is en hoeveel deelnemers, gasten, et cetera er waren. Ook voor ROAC zijn er geen expliciete prestaties vastgelegd.

Het doel van de bijdragen (€ 1.500) is om activiteiten te ontplooien door de omnisportvereniging ten gunste van de genoemde doelen. Een groot deel van de inwoners maakt gebruik van de faciliteiten en activiteiten van de vereniging. De MAG-bijdrage vormt een stimulans om activiteiten te ontplooien die bijdragen aan deze doelen. Het genoemde bedrag wordt door de vereniging

| 35 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

gealloceerd aan de activiteit biljarten. Dat zorgt voor sociale cohesie en ontmoeting tussen ouderen. De verantwoording over de doelrealisatie vindt plaats via een gesprek met De Driemaster.

5.3 Wat zijn de maatschappelijke effecten van het subsidiebeleid? Het instrument subsidie wordt ingezet conform de MAG-doelen om organisaties en instellingen te ondersteunen om wat ze doen (welke taken) en niet om wat ze zijn. In de verantwoording moeten de partijen deze bijdrage ook kenbaar maken en aangeven wat voor effect ze beogen. Eerder is vastgesteld dat er niet altijd doelen en prestaties zijn benoemd die teruggrijpen op MAG-doelen (vaak omdat die laatste niet scherp zijn benoemd). Ditzelfde geldt voor effecten. Daarbij moet wel gezegd worden dat het effect lang niet altijd meetbaar is, laat staan dat het te kwantificeren is. Als het gaat om De Spil bijvoorbeeld, is het gezien de aard van het werk op voorhand lastig om vast te stellen wat de effecten zijn. Het gaat immers om welzijnswerk met een preventieve insteek, zodat een grotere en duurdere zorgvraag wordt vermeden. De effecten bevinden zich daarmee veelal op casusniveau (het individu dat geholpen wordt). Dat maakt het lastig om de effecten van de activiteiten te evalueren. Dit geldt ook voor ROAC die met de MAG-bijdrage vooral het biljarten mogelijk maakt. Buiten het aantal keer dat er gebiljart wordt en het aantal deelnemers, zijn de effecten hiervan niet te meten. Terwijl de ontmoeting, het bezig zijn, bij elkaar komen, et cetera een groot effect kunnen hebben op het individu en de lokale gemeenschap.

Er zijn vanuit de MAG-gedachte vaak geen harde doelstellingen vastgesteld. Er wordt vooral gekeken naar het kwalitatieve effect, de aanwezigheid van een biljartclub is op zich al een resultaat. Veel activiteiten van de bibliotheek passen ook goed binnen de MAG omdat ze meerdere taken verrichten die vallen onder welzijn en preventie. Zo richt Bibliotheek Rijn en Venen zich bijvoorbeeld met taalmaatjes voor anderstaligen op het hele gezin (volwassenen en kinderen) om hen te helpen in hun (taal)ontwikkeling waardoor de zelfredzaamheid wordt vergroot. De gedachte hierachter is dat deze mensen in een later stadium minder een beroep hoeven te doen op voorzieningen in de gemeente die meer geld kosten. Als het gaat om doelen en de uitvoeringsafspraken is het aan De Driemaster om te kijken welke bijdrage naar welke partij gaat. De gemeente kijkt mee op hoofdlijnen; ze kijken niet mee wat de specifieke verenigingen doen. Dat geldt ook voor de effecten. Wat uiteindelijk het effect is van de bijdrage van de gemeente (via De Driemaster) is dan ook lastig te meten, zeker op de korte termijn omdat veel activiteiten zich richten op preventie en taken in het voorveld.

Aan de ene kant is er behoefte om de effecten beter in beeld te brengen en de raad daarover te informeren, maar aan de andere kant wil men (zowel de gemeente als De Driemaster) vanuit de MAG-gedachte de verantwoordingslast beperkt houden en vooral werken vanuit vertrouwen. Het kwantificeren van verantwoording met een scala aan indicatoren is niet het streven, komt uit de gesprekken duidelijk naar voren. Het meer in beeld brengen van de effecten, hetzij kwalitatief, wel. De raad is op dit punt - zoals in het volgende hoofdstuk zal blijken - nog niet geconsulteerd naar de (informatie)behoefte, maar heeft het andersom ook nog niet duidelijk aangegeven. Duidelijk is wel dat ook de gewenste effecten op dit moment niet helder zijn voor de betrokkenen.

| 36 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

5.4 Op welke manier leggen de MAG-instellingen verantwoording af over de realisatie van de afspraken? En worden subsidies geëvalueerd en bijgesteld? Er ligt een uitdaging als het gaat om het ophalen van de verantwoordingsinformatie bij partijen en het presenteren daarvan, zo blijkt niet alleen uit de stukken, maar komt ook naar voren uit de gesprekken met de gemeente en De Driemaster. De verschillende kleine organisaties die geld ontvangen stonden tot voor kort nog niet in een systeem. Vervolgens is De Driemaster begonnen met het inventariseren van wat er voor de MAG-bijdrage werd gedaan door de verschillende instellingen; maar ook door te kijken in hoeverre het geld over de verschillende kernen werd verdeeld. Het huidige team van De Driemaster wil verandering aanbrengen in het feit dat er jaren nauwelijks werd gerapporteerd op de activiteiten die de organisaties uitvoerden vanuit de MAG-bijdragen. Ook voor grote partijen was er weinig vastgelegd voor de verantwoording. Een voorbeeld hiervan is de bibliotheek. Het is op dit moment nog niet voldoende duidelijk wat ze voor de MAG-bijdrage doen en in hoeverre zij een bijdrage leveren aan de doelen van de MAG. De bibliotheek zou dit zelf ook graag anders zien. De Driemaster heeft voor haar meeste recente halfjaarverslag de bibliotheek gevraagd om ook input te leveren.

Gevolg is dat zij nu een prominente plek hebben gekregen in de verantwoording van De Driemaster. Wel is het vooral een kwalitatief ingestoken verantwoording: ‘veel vertellen, minder tellen’. Op dit moment is de verantwoording vanuit de partijen die een MAG-bijdrage ontvangen minimaal, dat heeft positieve kanten en negatieve kanten. Positief is bijvoorbeeld het vertrouwen dat wordt gegeven aan organisaties om ‘de goede dingen’ te doen. Ook de ruimte om initiatieven en verenigingen te stimuleren om een MAG-bijdrage aan te vragen voor nieuwe taken, wordt als positief ervaren door de betrokkenen. Tegelijkertijd is de verantwoording nu zo kwalitatief ingestoken, dat het erg lastig is om het terug te vertalen naar de MAGdoelstellingen en de inzet van de verstrekte middelen. De kleine partijen hebben het gevoel dat ze voor de verantwoording van alles kunnen opschrijven, omdat er voor hun gevoel weinig controle op plaatsvindt. Vanuit het ROAC, maar ook De Spil, is aangegeven dat zij voor de verantwoording meerwaarde zien in een gesprek voor nadere toelichting. Een eventuele toelichting in de gemeenteraad is ook voor de bibliotheek een welkome aanvulling op de papieren exercitie. Ook zou het gemeentebestuur en/of de raad de MAG-instellingen kunnen bezoeken.

Een evaluatie wordt doorgaans niet gehouden omdat De Driemaster en de ontvanger gedurende het jaar regelmatig gesprekken voeren; zeker als het gaat om de grote MAGinstellingen. Dit is overigens wel pas vanaf de laatste jaren. Daarnaast is het qua tijdsinvestering ook niet altijd mogelijk om iedere partij te evalueren. Bijstelling van de bijdrage is dus een proces dat continu wordt gevoed vanuit de gesprekken. Daarbij is het wel zo dat partijen niet snel gekort worden, maar eerder uitgedaagd worden om meer te doen. De Driemaster jaagt aan dat het geld zo veel mogelijk naar de basiskracht gaat; het stimuleren van verenigingen en vrijwilligers. Dus hoe meer MAG-bijdragen worden verleend hoe beter. Het aantal aanvragen is hierdoor ook toegenomen. We constateren dat op dit moment nog

| 37 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

weinig wordt gesproken over de uitputting van middelen. Respondenten geven aan dat dit straks gaat knellen. Feitelijk heeft het al gekneld in het afgelopen boekjaar 2022, maar zijn mede door de inzet van de regisseur Verbinden en Meedoen andere bronnen (zoals SPUKS en inzet eigen middelen door De Driemaster) aangeboord. Ook deze bijdragen hebben echter een bodem.

| 38 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

H6 | Bevindingen ten aanzien van de verantwoording In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de volgende onderzoeksvragen: Verantwoording 15. Hoe vindt terugkoppeling naar de gemeenteraad plaats over de uitvoering van het subsidiebeleid en de uitvoering daarvan door De Driemaster? 16. Hoe verhouden de uitkomsten van dit onderzoek zich ten opzichte van de verwachtingen die ten grondslag lagen om een BCF af te sluiten met De Driemaster?

6.1 Hoe vindt terugkoppeling naar de gemeenteraad plaats over de uitvoering van het subsidiebeleid en de uitvoering daarvan door De Driemaster? Het sociaal domein is geen ‘top of mind’ in de raad, omdat het via de MAG meer op afstand is gezet. De raad ervaart dan ook afstand en een gebrek aan grip. Tijdens de gevoerde gesprekken voor dit onderzoek is opgemerkt dat er tijdens raadsvergaderingen eigenlijk geen tijd is om een onderwerp echt te bespreken of uit te diepen, terwijl die behoefte er wel degelijk is. Raadsleden zouden graag tijdens een thema-avond de MAG of de sturing op De Driemaster een keer willen uitdiepen, om echt begrip van de materie te krijgen en zodat ze hun kaderstellende en controlerende rol beter kunnen vervullen. Op dit moment zijn er geen commissies en werkgroepen in de raad om dit soort onderwerpen goed te behandelen. Informatievoorziening De informatievoorziening aan de raad is erg summier, merken raadsleden zelf op, maar ook de meeste andere respondenten beamen dit. De ambtelijke organisatie stuurt raadsinformatiebrieven, maar die informatie wordt niet altijd besproken. Voor de raad voelt het alsof de sturing de afgelopen jaren een beetje is weggelopen en dat geldt ook voor de informatievoorziening. Tegelijkertijd heeft de raad ook niet duidelijk aangegeven aan welke informatie zij behoefte hebben.

Bij verschillende betrokkenen bestaat het beeld dat de raad een scherpere verantwoording wil met meer indicatoren en meer cijfers. Dat hebben we in de gesprekken niet zo bevonden, eerder proefden we een andere houding bij de raad. Omdat de verantwoording op papier nu is doorgeschoten naar de kwalitatieve kant (lees: verhalend), is om enige balans aan te brengen wel behoefte aan bepaalde cijfers en indicatoren. Toch lijkt de echte behoefte te liggen bij het gesprek met de MAG-partijen en De Driemaster. De beste verantwoording is de duiding die verenigingen en professionals zelf kunnen geven. Hiermee kan de beweging die de gemeente wil maken met de MAG ook het beste voor het voetlicht worden gebracht. Zoals eerder beschreven is het feit dat iemand sociale contacten opdoet, iets te doen heeft en zich minder eenzaam voelt, niet altijd in cijfers te vatten. Toch is het vanuit het perspectief van de raad zaak om de twee werelden samen te brengen. Op dit moment valt er voor de raad niet goed te controleren in hoeverre het subsidiebeleid in de vorm van de MAG-bijdrage via De Driemaster doelmatig en doeltreffend verloopt.

| 39 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

De ambtelijke organisatie hanteert een jaarlijkse cyclus voor het presenteren van de resultaten ten aanzien van de MAG. De Driemaster levert de informatie en gegevens aan voor deze verantwoording. De Driemaster wordt daarbij ook uitgenodigd om een presentatie te geven. Als er behoefte is bij de raad, kunnen ook werkbezoeken worden afgelegd. Tijdens deze presentaties worden er doorgaans weinig vragen gesteld door de raad. De relatie met de De Driemaster is een aantal jaar niet goed geweest en dat werkt door in de huidige beeldvorming. Daarbij geldt ook dat de raadsleden het erg druk hebben en dus weinig tijd hebben om bijvoorbeeld een werkbezoek af te leggen bij De Driemaster en MAG-instellingen. De laatste jaren is de animo om werkbezoeken af te leggen, afgenomen. Sturing De raad worstelt duidelijk met de rolneming en sturing op het sociaal domein. Uit het gesprek met de raadsleden is naar voren gekomen dat zij ondanks hun voornamelijk kaderstellende rol ten aanzien van de MAG toch meer inzicht in de uitvoering wensen. Dat wil zeggen inzicht in de doelrealisatie vanuit de MAG-instellingen, maar ook inzicht in de bedragen die naar de MAG-organisaties gaan. Tegelijkertijd komt uit het onderzoek naar voren dat de raad (behalve ten aanzien van de bibliotheek) weinig vragen heeft gesteld over en aan De Driemaster.

Als er niks bijzonders speelt, zijn er weinig vragen, merken respondenten op. In het onderzoek hebben we ook weinig moties, amendementen, raadsvragen of andere ingezette raadsinstrumenten aangetroffen ten aanzien van De Driemaster of bepaalde MAGinstellingen (de bibliotheek daar gelaten - maar dat was vanuit een andere invalshoek).

6.2 Hoe verhouden de uitkomsten van dit onderzoek zich t.o.v. de verwachtingen die ten grondslag lagen om een BCF af te sluiten met De Driemaster? De laatste jaren is een ontwikkeling merkbaar om tot zakelijke afspraken te komen met de gesubsidieerde professionele instellingen. Gemeenten hanteren daarbij steeds vaker de vorm van Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF). Hiermee ‘beweegt’ het instrument subsidie (wat valt onder het publiekrecht) steeds meer richting het instrument inkoop (wat valt onder het privaatrecht) en wordt de scheidslijn tussen beide instrumenten steeds diffuser. Dit maakt dat de afweging (strategisch inzetten) van deze instrumenten (subsidie en inkoop) steeds belangrijker wordt. Dit houdt in dat er een subsidie wordt toegekend waaraan een contract (uitvoeringsovereenkomst) is verbonden. Hiermee komen subsidieverlening en commerciële transacties in de praktijk soms dicht tegen elkaar aan te liggen. De gemeente Kaag en Braassem heeft door het werken met de MAG en de verdeling van de bijdragen via De Driemaster duidelijk een weg ingezet om beleidgestuurd te werken ten aanzien van het meer traditionele subsidiebeleid. Dat het op dit moment soms knelt, zoals ook blijkt uit de vorige paragraaf waarin de raad worstelt met zijn rolneming, wil niet zeggen dat verwachtingen niet duidelijk zijn.

Ze moeten echter wel steeds worden geëvalueerd en bijgesteld, net als bij de bijdragen zelf. Verschillende betrokkenen, waaronder de raad, zijn, zo komt uit het onderzoek naar voren, toch wat afgedreven van de MAG-gedachte om meer vanuit BCF te werken.

| 40 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Dit geldt ook als het gaat om de verantwoording. De traditionele manier waarbij de gemeente de subsidieverstrekker is, vergt dat ook de kleinste verenigingen van alles moeten doen qua verantwoording. Eerder hebben we geconstateerd dat de MAG is ingestoken vanuit het idee om vanuit vertrouwen te werken met partners, waaronder ook de verenigingen. Door het overgaan naar beleidgefinancieerd contractmanagement via de MAG hebben de gemeente en De Driemaster een middel in handen om op basis van vertrouwen rijkere verantwoordingsinformatie te ontvangen dan louter aantallen (bezoekers, et cetera) en activiteiten. Vanuit de MAG wil de gemeente graag meer effect bereiken en zo veel mogelijk het geld daar naartoe brengen waar het voor is bedoeld: initiatieven in de samenleving en het versterken van de samenlevingskracht in de gemeente. Dat effect is zeker bereikt ten aanzien van initiatieven uit de samenleving en kleine instellingen die samenwerken om in het sociaal domein effecten te bereiken. We constateren dat voor grotere instellingen (bijvoorbeeld de Bibliotheek) een meer zakelijke relatie qua sturing en verantwoording passender is. We moeten constateren dat er wel vanuit de geest van BCF wordt gewerkt, maar nog niet verantwoord.

| 41 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Bijlage 1 | Normenkader Onderwerp

Onderzoeksvraag

Norm

Beleid

1. Wat is het subsidiebeleid van de gemeente Kaag en Braassem? Reconstrueer de huidige beleidspraktijk.

●

● 2. Hoe is het subsidiebeleid vertaald naar huidige beleidsdoelen binnen het sociaal domein?

●

3. Welke subsidieregelingen binnen het sociaal domein heeft de gemeente Kaag en Braassem? 4. Wat is de samenhang tussen de programma’s en doelstellingen van de gemeente en het subsidiebeleid en de regelingen?

Organisatie

●

5. Hoe is de aansturing ten aanzien van De Driemaster vormgegeven (procesmatige afspraken ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en beleidsadvisering)?

●

6. Wat is de huidige verdeling van subsidiegelden?

●

7. Wordt het subsidie-instrument bewust ingezet in de programma’s van het sociaal domein en bijbehorende doelen van de gemeente en gewogen ten opzichte van andere mogelijke instrumenten, zoals inkoop en gemeenschappelijke regelingen? 8. Hoe is de doeltreffendheid van de subsidies geborgd in dit beleid en in de regelingen?

| 42 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

●

●

Er is een heldere definitie opgenomen in de algemene subsidieverordening van de gemeente Kaag en Braassem. Doelen en maatschappelijke effecten zijn SMART geformuleerd en komen expliciet terug in de subsidiebeschikkingen. In de algemene subsidieverordening is expliciet duidelijk gemaakt aan welke inhoudelijke gemeentelijke doelstellingen de subsidies bijdragen. In de P&Cdocumenten is in de programma’s aangegeven hoe en welke gesubsidieerde instellingen een bijdrage leveren aan de realisatie van de doelstellingen. Er is een expliciete aansluiting aanwezig tussen de subsidieverordening en het subsidiebeleid van de gemeente. Doelen vanuit het subsidiebeleid zijn doorvertaald in de subsidieverordening (operationalisering). Er is een expliciete aansluiting aanwezig tussen de subsidieverordening en de subsidieregelingen en het subsidiebeleid van de gemeente. Doelen vanuit het subsidiebeleid zijn vertaald in de subsidieverordening (operationalisering). In de P&C-documenten is aangegeven hoe de subsidiegelden worden verdeeld over de verschillende instellingen en initiatieven. Tevens wordt aangegeven wat de daadwerkelijke besteding is. Er zijn spelregels opgesteld in het subsidiebeleid (beleidskader). Dit zijn afspraken met De Driemaster.

Dit is vertaald in beleidsregels voor bijvoorbeeld sportinstellingen, culturele instellingen, welzijnsinstellingen, et cetera (differentiatie naar sectoren). Vooraf is duidelijk gecommuniceerd hoe verantwoording van de besteding van de subsidie moet worden afgelegd door de gesubsidieerde instellingen.

Uitvoering

9. Hoe ziet het proces van subsidieaanvraag tot aan subsidieverstrekking eruit? 10. Hoe ziet het proces van het verhogen c.q. verlagen van de subsidieplafonds eruit?

●

De gemeente heeft een duidelijke visie opgesteld, waarin het instrument subsidie is afgezet tegen andere instrumenten als inkoop, borgstellingen, garantstellingen, leningen, et cetera voor het realiseren van maatschappelijke effecten. In deze visie is een duidelijk afwegingskader opgenomen.

●

De procedures rondom subsidieverstrekking worden uitgevoerd conform de beschreven procedures binnen De Driemaster. Het proces rondom het verlagen en verhogen is expliciet vastgelegd en gekoppeld aan het subsidiebeleid. De voortgang van de uitvoering wordt actief bewaakt door De Driemaster. Bij afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken wordt gecommuniceerd en in overleg met de gemeente bijgestuurd (tussentijdse wijzigingen). De beschikkingen worden jaarlijks geëvalueerd door De Driemaster op basis van doeltreffendheid (zijn de afgesproken doelen behaald?), doelmatigheid (in hoeverre is de subsidie opgegaan aan de afgesproken doelen?) en rechtmatigheid (zijn de procedures correct doorlopen?).

●

●

●

Resultaten en effecten

11. Op welke wijze zijn beleidsdoelen uit het sociaal domein omgezet in inhoudelijke afspraken tussen de Driemaster en de MAGinstellingen? 12. In welke mate worden de beleidsdoelen gerealiseerd? En welke activiteiten zijn uitgevoerd? 13. Wat zijn de maatschappelijke effecten van het subsidiebeleid? 14. Op welke manier leggen de MAGinstellingen verantwoording af over de realisatie van de afspraken? En worden subsidies geëvalueerd en bijgesteld?

●

●

●

●

●

| 43 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

De beleidsdoelen en de maatschappelijke prestaties, die met de subsidies beoogd worden, zijn vooraf zo concreet en toetsbaar mogelijk geformuleerd en kenbaar gemaakt aan De Driemaster en de uiteindelijke ontvanger van de subsidie. Er is duidelijk vastgelegd en gecontroleerd of het geld besteed is aan de doelen waarvoor de subsidie is verleend. Gesubsidieerde instellingen rapporteren periodiek over de stand van zaken qua doelrealisatie en uitputting van het budget aan De Driemaster. De Driemaster rapporteert periodiek over de stand van zaken qua doelrealisatie en uitputting van het budget aan de gemeente. In de P&C-documenten is duidelijk vastgelegd welke bijdrage de

gesubsidieerde instellingen hebben gehad bij de doelrealisatie. Verantwoording

15. Hoe vindt terugkoppeling naar de gemeenteraad plaats over de uitvoering van het subsidiebeleid en de uitvoering daarvan door de Driemaster? 16. Hoe verhouden de uitkomsten van dit onderzoek zich ten opzichte van de verwachtingen die ten grondslag lagen om een BCF af te sluiten met de Driemaster?

●

●

●

17. Welke verbeteringen zijn er mogelijk om de doeltreffendheid van het subsidiebeleid te vergroten? ●

●

●

De gemeenteraad wordt actief geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluaties. De gemeenteraad wordt periodiek op de hoogte gebracht van de doelrealisatie en de bijdrage van gesubsidieerde instellingen, alsmede de resultaten van de uitvoering van De Driemaster. De gemeenteraad wordt via de P&C-cyclus geïnformeerd over de uitgaven en het subsidiebudget in samenhang met de gerealiseerde prestaties van de gesubsidieerde instellingen. In de P&C-documenten is duidelijk vastgelegd welke bijdrage de gesubsidieerde instellingen hebben gehad bij de doelrealisatie. Er heeft actief een evaluatie plaatsgevonden ten aanzien van het functioneren van De Driemaster en het toepassen van BCF. Conclusies en aanbevelingen vanuit de evaluatie zijn opgepakt en uitgewerkt en vervolgens geïmplementeerd en geborgd in de beleidsvorming en aansturing door de gemeente Kaag en Braassem en de uitvoering door De Driemaster.

Conclusies en aanbevelingen volgen uit het rekenkameronderzoek.

| 44 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Bijlage 2 | Respondentenlijst Gesprekspartners

Interne respondenten Portefeuillehouder sociaal domein, sport en maatschappelijk vastgoed Beleidsadviseur gezondheid Beleidsadviseur sport Beleidsadviseur onderwijs, kinderopvang en cultuur Beleidsadviseur werk en inkomen Beleidsadviseur Wmo Beleidsadviseur Welzijn en preventie Contractbeheerder Strategisch adviseur Sociaal Domein Gemeentesecretaris (a.i.) Externe respondenten Manager(s) van De Driemaster Regisseur Verbinden en Meedoen vanuit De Driemaster Voorzitter De Spil Secretaris ROAC Directeur Bibliotheek Rijn en Venen

| 45 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Bijlage 3 | Casusbeschrijvingen In het onderzoek is gebruikgemaakt van een drietal casestudies voor een verdieping naar de praktijk bij de gemeente Kaag en Braassem. De casestudies kunnen gezien worden als een ‘reality check’. Aan de hand van een casus is getoetst in hoeverre de regels worden toegepast, of er afspraken zijn gemaakt over de doelen, prestaties, effecten en verantwoording, maar ook of het bedrag correct is besteed. De volgende cases zijn geselecteerd: 1. Stichting Bibliotheek Rijn en Venen 2. Stichting Welzijn Ouderen De Spil 3. SV ROAC Subsidieontvanger

Bibliotheek

Type subsidie

MAG-bijdrage

Regels/beleid

De bibliotheek valt onder het programma Welzijn & Preventie. Daarbij is het ondergebracht onder het inhoudelijke onderwerp ‘Samen Doen’. Uitvoeren van de vijf wettelijke kernfuncties uit de Bibliotheekwet zoals overeengekomen met de gemeenten in het werkgebied. Deze functies zijn: ● ter beschikking stellen van kennis en informatie; ● bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie; ● bevorderen van lezen en het laten kennismaken met literatuur; ● organiseren van ontmoeting en debat; ● laten kennis maken met kunst en cultuur.

Omschrijving/ activiteit

Bedrag

Doelen

De bibliotheek heeft dit omgezet naar vier kerndoelen: ● Educatie en ontwikkeling ● Kennis en innovatie ● Kunst en cultuur ● Leerbevordering en kennismaking met literatuur De gemeente en De Driemaster hebben voor dit onderzoek geen documenten kunnen aanleveren over de bibliotheek (zoals): ● Jaarverslag ● Begroting ● Subsidieaanvraag ● Subsidiebeschikking De MAG-bijdrage voor 2023 was € 306.000. In 2023 heeft de gemeente nog € 60.000 extra geoormerkt beschikbaar gesteld voor de bibliotheek in Leimuiden. Voor de gemeente Kaag en Braassem wordt jaarlijks een aanvraag gedaan wat resulteert in een overeenkomst tussen de bibliotheek en De Driemaster. De bibliotheek valt onder het programma Welzijn & Preventie. Daarbij is het ondergebracht onder het inhoudelijke onderwerp ‘Samen Doen’. Samen Doen: Samen wonen in de wijk; Armoede en schulden; Laaggeletterdheid; Kwetsbare inwoners (ouderen, inwoners met dementie, eenzame inwoners);

| 46 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Onafhankelijke cliëntondersteuning; Statushouders; Kunst en cultuur, waaronder bibliotheek; Richting werk. In het jaarverslag van De Driemaster valt op te maken dat de bibliotheek ook een bijdrage levert aan Gezondheid, zie ook effecten hieronder. Gezondheid, Gezonde leefstijl: Preventie op gebied van geestelijke gezondheidszorg, eenzaamheid en verslaving. De doelen van de bibliotheek zijn niet apart en nader gespecificeerd. Althans, daar hebben we geen informatie over ontvangen. De bibliotheek heeft naast de doelen in de MAG ook eigen kerndoelen die zijn benoemd bij de omschrijving hierboven.

Afgesproken prestaties Effecten

De verantwoording van de bibliotheek is ingericht op deze kerntaken. De expliciete relatie met de MAG is er niet, maar de focus ligt op de kerndoelen. De bibliotheek licht haar dienstverlening zo nodig wel toe in de raad. Er zijn geen expliciete prestaties vastgelegd voor de bibliotheek. Het doel van de bijdrage die via De Driemaster wordt verstrekt is om activiteiten te ontplooien die vallen onder het onderwerp Samen Doen. In het jaarverslag van De Driemaster komt de bibliotheek op diverse onderdelen terug. Uit het jaarverslag van De Driemaster valt op te maken dat ze gaan samenwerken met de bibliotheek om het gedachtegoed van Positieve Gezondheid op een laagdrempelige manier toegankelijk te maken voor de inwoners van Kaag en Braassem. Op een aantal projecten wordt specifiek gerapporteerd. Taalmaatjes: De bibliotheek heeft de opdracht gekregen om extra ondersteuning bij taalontwikkeling te geven aan het hele gezin (zie kader volgende pagina). In 2022 zijn er in totaal twintig taalmaatjes ingezet. Hierbij ging het om dertien nieuwe matches tussen taalmaatje en taalvrager (anderstalige). Eind 2022 stonden veertien taalvragers op de wachtlijst voor een taalvrijwilliger. Een aantal van hen bezocht ter overbrugging het Taalcafé. Taalcafés: Het ontbreken van een bibliotheekvestiging in Roelofarendsveen was vooral lastig voor het organiseren van een Taalcafé.

Dit is opgelost door begin maart een ruimte te huren bij de Motorclub Alkemade in Oude Wetering. Hier werd wekelijks een Taalcafé gehouden op dinsdagochtend. Taalroadshow: Op 20 juni heeft in samenwerking met Taalschool Sagènn en Bibliotheek Rijn en Venen de Taalroadshow plaatsgevonden. Doel was het onder de aandacht brengen van het taalaanbod binnen Kaag en Braassem en bij minimaal vijftien aanmeldingen van anderstaligen, het starten van een taalklas. Hierbij zijn de deelnemers van alle bijeenkomsten bij elkaar opgeteld. Het gaat dus niet om individuele deelnemers. Twintig personen hebben zich hiervoor aangemeld. Na de zomer is Sagènn gestart met een A2-cursus voor vijftien dames en één heer met verschillende etnische achtergronden. De lessen vinden twee keer per week plaats in de Motorclub Alkemade in Oude Wetering. De Driemaster heeft voor één dagdeel een vrijwilligster geregeld die op de kinderen past tijdens de les. Tijdens het andere

| 47 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Verantwoording

dagdeel passen de deelnemers zelf om de beurt op. De cursisten zijn erg enthousiast en hebben aangegeven dat ze verder willen met een B1-cursus. Het is op dit moment niet vast te stellen in hoeverre de prestaties van de bibliotheek bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente, oftewel welke effecten dat oplevert. De verantwoording van de bibliotheek gebeurt door middel van de volgende documenten: ● Begeleidende brief bij de jaarrekening en het jaarverslag ● Jaarverslag ● Jaarrekening Deze documenten zijn op regionaal niveau opgesteld en worden gedeeld met De Driemaster. Er is een bijlage opgenomen in het jaarverslag waarin per gemeente op de kerntaken wordt gerapporteerd. Dit gaat in op het aantal activiteiten en deelnemers. De afbeelding hieronder geeft daarvan een indruk.

Controle besteding subsidie

Controle van de subsidie en in welke mate het besteed is, vindt plaats door middel van de verantwoording via het jaarverslag (inhoud) en via de bestuurlijke

| 48 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

verklaring. In hoeverre deze controle in de praktijk ook plaatsvindt, is niet duidelijk geworden in dit onderzoek. Subsidieontvanger

Stichting Welzijn Ouderen De Spil

Type subsidie

MAG-bijdrage

Regels/beleid

Samenwerkingsovereenkomst tussen SWO De Spil en De Driemaster. De overeenkomst kent een looptijd van een periode van één jaar (1 januari 2022 tot en met 31 december 2022) en wordt zonder andere schriftelijke afspraken telkens voor één jaar voortgezet, tot uiterlijk 31 december 2023). Iedere partij heeft vanaf 1 januari 2022 het recht een einde te stellen aan de subsidieovereenkomst, mits zij minstens vier maanden van tevoren schriftelijk opzegt. De Driemaster heeft het recht de samenwerkingsovereenkomst tussentijds te beëindigen bij beëindiging of ingrijpende (financiële) verandering van het Programma Welzijn & Preventie ‘Samen maak je het verschil’ door de gemeente Kaag en Braassem. Bij deze opzegging wordt een zodanige opzegtermijn in acht genomen dat De Spil de personele consequenties kan bewerkstelligen met een minimale opzegtermijn van vier maanden. Omgevingsvisie gemeente Kaag en Braassem (opvolging van de MAG 2.0).

Omschrijving/ activiteit

Het programma Welzijn & Preventie. ROAC heeft twee samenwerkingsovereenkomsten: 1) Inzet van de ouderenadviseur 2) Activiteitenbudget voor het bekostigen van verschillende activiteiten vanuit ROAC De inzet van de ouderenadviseur heeft een belangrijke bijdrage ten aanzien van Mantelzorgondersteuning en Welzijn op Recept. De ouderenadviseur is betrokken geweest bij het tot stand komen van het subsidieplan en het werkplan van De Driemaster 2021-2023. De in te zetten activiteiten (2022) hebben betrekking op de volgende onderdelen: ● Beweging zoals: gymnastiek, tafeltennis, sjoelen. ● Ontmoeting zoals: recreatieve ochtend, bingo, kaarten, koffieochtend, open tafel. ● Educatieve activiteiten zoals: bijscholing vrijwilligers, informatievoorziening via infolijn. ● Zinvolle vrijetijdsbesteding zoals: handwerken, kaarten maken, zangkoor ● Gezondheid zoals: burenhulp, vervangende mantelzorg, tafeltje dekje, open tafel en de daarbij behorende transport- en vervoerskosten (Comicus)