Rapport Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem (inclusief bestuurlijke reactie en nawoord rekenkamer)

Bedrag

Daarnaast wordt uitvoering gegeven aan diverse vrijwilligerstaken onder de paraplu van De Spil. 2021: € 62.000 (inzet ouderenadviseur) + € 28.000 (activiteitenbudget) 2022: € 62.000 (inzet ouderenadviseur) + € 28.000 (activiteitenbudget) 2023: € 65.000 (inzet ouderenadviseur) + € 28.300. Van dit bedrag ontvangt de Infolijn € 1.200 en de KBO € 400.

| 49 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Doelen

Afgesproken prestaties

Effecten

Verantwoording

Controle besteding subsidie

Met de inzet van de ouderenadviseurs wordt een bijdrage geleverd aan de doelstellingen en resultaten van het Programma Welzijn & Preventie (specifiek gericht op de doelgroep ouderen). Het programma Welzijn & Preventie kent de volgende inhoudelijk onderwerpen: ● Basiskracht: Verenigingen en vrijwilligers; mantelzorgers. ● Gezondheid: Gezonde leefstijl; Preventie op gebied van geestelijke gezondheidszorg, eenzaamheid en verslaving. ● Opgroeien: Opvoed- en opgroeiondersteuning; Onderwijs en kinderopvang ● Samen doen: Samen wonen in de wijk; Armoede en schulden. Laaggeletterdheid; Kwetsbare inwoners (ouderen, inwoners met dementie, eenzame inwoners); Onafhankelijke cliëntondersteuning; Statushouders; Kunst en cultuur, waaronder bibliotheek; Richting werk. Er zijn geen specifieke prestaties afgesproken. Er is sprake van een inspanningsverplichting waarbij activiteiten worden ingezet in het kader van ouderenwelzijn, ouderenadvies, et cetera. De samenwerkingsovereenkomsten vormen de basis van de sturing en verantwoording. In de verantwoording (via het jaarverslag) zien we dat er op activiteitenniveau wordt verantwoord, dat wil zeggen dat per hoofdactiviteit en subactiviteit wordt aangegeven wat er gedaan is en hoeveel deelnemers, gasten, et cetera er waren. Met andere woorden, het bereik ten aanzien van de activiteiten is in beeld gebracht en vormt de verantwoording.

Voorbeeld: ● Meer bewegen voor ouderen ○ Gymnastiek: 51 deelnemers (verdeeld over de kernen) ○ Tafeltennis en sjoelen: 17 deelnemers ○ Zang: 16 deelnemers Door het uitvoeren van activiteiten wordt een bijdrage geleverd aan de genoemde doelen. Deze relatie is impliciet aanwezig. De Spil verstrekt een bestuursverklaring aan De Driemaster waarin zij verklaart de verstrekte middelen op de afgesproken wijze te hebben ingezet. Via een inhoudelijk jaarverslag legt De Spil verantwoording af over de verrichte werkzaamheden binnen de gemeente Kaag en Braassem. De manager Samenwerkingsverband Driemaster en het bestuur van De Spil zullen tenminste twee keer per jaar van gedachten wisselen over de uit te voeren taken. Controle van de subsidie en in welke mate het besteed is, vindt plaats door middel van de verantwoording via het jaarverslag (inhoud) en via de bestuurlijke verklaring. In dit laatste document verklaart SWO De Spil het volgende: Vanuit Stichting Welzijn Ouderen “De Spil” zijn ten behoeve van De Driemaster over de periode van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022 prestaties geleverd ten behoeve van de doelen en activiteiten en conform de afspraken zoals omschreven in de Samenwerkingsovereenkomst d.d. 29 maart 2022. Daartoe is van De Driemaster een totaalbedrag van € 62.000,- ontvangen.

Wij bevestigen naar ons beste weten het volgende; de voornoemde prestaties: zijn ontleend aan onze administratie: 1. zijn juist en volledig en zijn tot stand gekomen in een administratieve organisatie waarin toereikende maatregelen van interne controle zijn opgenomen; 2. daarbij hebben wij geen kennis van ongecorrigeerde afwijkingen die, afzonderlijk of tezamen van materieel belang zijn voor de verantwoording als geheel;

| 50 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

3.

zijn gerealiseerd in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving; 4. hebben enkel betrekking op de gemeente Kaag & Braassem en zijn in de projectperiode gerealiseerd. Er hebben zich geen onregelmatigheden voorgedaan die een effect van materieel belang zouden kunnen hebben op de prestaties. Ten aanzien van de control wordt ingezet op ‘vertrouwen’, dit mede gezien de samenwerkingsovereenkomst als document tussen SWO De Spil als fundatie voor het uitvoeren van de activiteiten en de bestuurlijke verklaring als document dat de middelen goed zijn besteed. Ten aanzien van de verantwoording over de besteding hoeft SWO De Spil geen jaarrekening (+ accountsverklaring) te overhandigen of een financieel jaarverslag. Subsidieontvanger

sv ROAC

Type subsidie

MAG-bijdrage

Regels/beleid

Het programma Welzijn & Preventie

Omschrijving/ activiteit

sv ROAC is een omnivereniging. Er worden verschillende activiteiten aangeboden ten aanzien van badminton, biljart, binnensporten (gym, dans, pilates, body-mix), handbal, dans en voetbal. De vereniging neemt een belangrijke sociale functie binnen de kernen Oud Ade en Rijpwetering in. Een groot deel van de inwoners maakt gebruik van de faciliteiten en activiteiten van de vereniging. Verder heeft de vereniging leden uit andere kernen van de gemeente Kaag en Braassem en omringende plaatsen zoals Roelofarendsveen, Hoogmade en Leiderdorp. De MAG-bijdrage vormt een stimulans om activiteiten te ontplooien die bijdragen aan onderstaande doelen. Het genoemde bedrag van € 1.500 wordt door de vereniging gealloceerd aan de activiteit biljarten. Dat zorgt voor sociale cohesie en ontmoeting tussen ouderen. € 1.500 (2021) € 1.500 (2022) € 1.500 (2023) Het programma Welzijn & Preventie geeft de doelen weer waarop sv ROAC met haar activiteiten een bijdrage levert: ● Basiskracht: Verenigingen en vrijwilligers; mantelzorgers. ● Gezondheid: Gezonde leefstijl; Preventie op gebied van geestelijke gezondheidszorg, eenzaamheid en verslaving. ● Samen doen: Samen wonen in de wijk; Armoede en schulden; Laaggeletterdheid; Kwetsbare inwoners (ouderen, inwoners met dementie, eenzame inwoners); Onafhankelijke cliëntondersteuning; Statushouders; Kunst en cultuur, waaronder bibliotheek; Richting werk.

Er zijn geen expliciete prestaties vastgelegd. Het doel van het geld is om activiteiten te ontplooien door de vereniging ten gunste van de genoemde doelen. De verstrekking van de MAG-bijdrage zorgt voor het mogelijk maken van de activiteit biljarten. Dat zorgt voor sociale cohesie en ontmoeting tussen ouderen en daarmee het tegengaan van eenzaamheid.

Bedrag

Doelen

Afgesproken prestaties Effecten

| 51 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Verantwoording

De verantwoording vindt plaats via een gesprek met De Driemaster.

Controle besteding subsidie

Er is geen expliciete controle op de besteding vanuit De Driemaster.

| 52 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Bijlage 4 | Onderwerpen MAG-aanvraagformulier De Driemaster werkt voor het aanvragen van een MAG-bijdrage met een aanvraagformulier. Het MAG-aanvraagformulier bestaat uit een aantal onderwerpen: 1. Gegevens van de inschrijvende organisatie. Naam organisatie, contactpersoon, contactgegevens, et cetera. 2. Kies voor MAG-thema’s. Bij dit onderwerp wordt een korte beschrijving gegeven van de thema’s in de MAG en geeft de effecten weer die de gemeente Kaag en Braassem wil behalen. Het is de bedoeling dat een instelling aangeeft aan welk thema zij met hun activiteiten bijdragen. We merken hierbij op dat De Driemaster in het taalgebruik de thema’s anders formuleert. Hierdoor is er geen expliciete één-op-één relatie met de MAG-thema's (zie paragraaf 2.2). a. Gezond en veilig opgroeien jeugd b. Kwetsbare mensen c. Senioren/ouderen d. Versterken van mijn organisatie e. Actieve inzet: i. Bestrijden eenzaamheid ii. Positieve Gezondheid iii. De Academie Kaag en Braassem iv. Het Lokaal Sportakkoord Kaag en Braassem v. De Werkgroep Vrijwilligers Kaag en Braassem: het zichtbaar maken en waarderen van vrijwilligers in Kaag en Braassem. 3. Bijdrage vanuit uw organisatie. Bij dit onderdeel vraagt De Driemaster aan de instelling om de volgende drie vragen uit te werken op maximaal twee A4.

Hierbij geeft De Driemaster expliciet aan te willen fungeren als sparringpartner: “Mocht u het prettig vinden om hiervoor meedenkers in te schakelen, laat het via de mail of telefonisch aan De Driemaster weten”. De drie uit te werken vragen zijn: a. Welke signalen krijgt u? Bijvoorbeeld: u hoort met enige regelmaat dezelfde wensen, klachten, zorgen, enzovoorts van bij uw organisatie betrokken mensen (vrijwilligers, leden, klanten, deelnemers, omwonenden, enzovoorts). Wat hoort (of ziet) u? b. Wat gaat u concreet inzetten wat betreft uw gekozen MAG-thema’s? Wat gaat u concreet doen voor de door u gekozen MAG-thema’s op pagina 1? c. Met wie gaat u samenwerken of werkt u al samen? Het ingevulde MAG-formulier dient ingevuld en ondertekend te worden en per e-mail of via de post aan De Driemaster te worden gestuurd. Dit dient te gebeuren voor 15 april van het voorgaande jaar van het jaar waarvoor de MAG-bijdrage wordt aangevraagd. De indiener ontvangt een ontvangstbevestiging en wordt op de hoogte gesteld van de datum waarop de aanvraag wordt behandeld (binnen zes weken).

| 53 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

BMC Databankweg 26D 3821 AL Amersfoort Postbus 490 3800 AL Amersfoort (033) 496 52 00 info@bmc.nl www.bmc.nl KvK BMC Advies 32078667 IBAN NL91 ABNA 0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Colofon Maart 2024 Classificatie

:

Intern gebruik

Namen adviseurs

:

● ●

Kenmerknummer

:

PO036879-2277

T. Plat MA H. Uffen MSc CMC

Kijk voor meer info op onze website: bmc.nl

| 54 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

BESTUURLIJKE REACTIE Geachte leden van de Rekenkamer, Op 26 maart jl. hebben wij uw Rapport “Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem” ontvangen. Wij hebben met veel belangstelling kennis genomen van dit rapport en de conclusies en aanbevelingen. Hieronder geven wij onze reactie op de aanbevelingen die u in het rapport aan ons heeft gericht. Blijf de MAG toepassen om initiatieven in de samenleving te stimuleren en kleinere instellingen in staat te stellen om activiteiten te ontplooien U concludeert dat de MAG-bijdrage een waardevol instrument is, dat goed de samenlevingskracht weet aan te spreken. U adviseert ons daarom deze MAG-bijdrage te blijven toepassen, maar daarbij wel te differentiëren tussen kleine en grote instellingen. Voor grote instellingen, zoals de bibliotheek, adviseert u ons de subsidieverordening toe te passen en zo een directe subsidierelatie (inclusief sturing en verantwoording) met deze instellingen aan te gaan. Wij hebben bij het opstellen van het MAG-programma en de subsidiering van De Driemaster bewust gekozen om ook de bijdragen aan grotere instellingen, zoals de bibliotheek, via De Driemaster te laten verlopen. Hiervoor hebben wij gekozen om de samenhang en brede aanpak binnen de brede sociale basis te borgen.

De maatschappelijke opgaven, zoals laaggeletterdheid, taalachterstanden en dergelijke, zijn immers zo breed dat meerdere partijen moeten samenwerken om deze opgaven van een goed antwoord te kunnen voorzien. Deze samenwerking willen wij bevorderen en faciliteren door de inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid bij De Driemaster te leggen. Wij willen wel overwegen om de huisvestingskosten van de bibliotheek via de subsidieverordening te laten lopen. Werk de doelstellingen in MAG 2024-2027 uit in subdoelstellingen en indicatoren als opdracht richting De Driemaster U concludeert dat de verantwoording over de opdracht en de kaders van de MAG sterk kan worden verbeterd: de doelen in de MAG zijn onvoldoende scherp geoperationaliseerd. Daarom adviseert u ons om de doelen scherper en duidelijker te beschrijven en als opdracht aan De Driemaster mee te geven. Ook de verantwoording vanuit instellingen aan De Driemaster moet beter worden gestructureerd, zo geeft u aan. De verantwoording moet beter aansluiten bij de doelen van de MAG. Wij herkennen dat de doelstellingen op dit moment onvoldoende scherp in het Programma Welzijn & Preventie (de “opdracht” aan De Driemaster) en het Plan van Aanpak van De Driemaster zijn geoperationaliseerd.

Wij hebben dan ook met De Driemaster afgesproken om in 2024 deze doelen verder te concretiseren en een nieuwe set aan sturings- en verantwoordingsinformatie af te spreken. Hierbij zoeken we een balans tussen kwalitatieve en kwantitatieve informatie, zoals u ook adviseert. Voor de zomer van 2024 willen wij deze nieuwe set hebben vastgesteld.

| 55 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Werk de rolneming in de relatie tussen de gemeente en De Driemaster uit. Onderdeel hiervan is de allocatie van budget en eventuele budgetoverschrijdingen U constateert dat er onduidelijkheden zijn in de rolneming (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) tussen de gemeente en De Driemaster die gevolgen hebben voor de aansturing en verantwoording. U constateert dat de gemeente en De Driemaster onvoldoende het gesprek voeren over de uitputting van middelen. Ook geeft u aan dat het onduidelijk is wie verantwoordelijk is bij budgetoverschrijdingen. U adviseert ons daarom dit nader uit te werken. Wij herkennen dat er in de loop van de jaren onduidelijkheden zijn ontstaan tussen De Driemaster en ons als gemeente. Wij zijn hierover al in gesprek met De Driemaster. Wat de financiën betreft, zijn wij echter van mening dat de kaders helder zijn. De Driemaster ontvangt een subsidie voor het uitvoeren van het Programma. Deze subsidie is deels geoormerkt en deels niet geoormerkt. Het staat De Driemaster vrij om de geoormerkte middelen zo in te zetten dat zo effectief en efficiënt mogelijk wordt gewerkt aan het realiseren van de doelen van de MAG. Daarbij zijn ze wel gehouden aan het financiële kader van de MAG.

Overschrijding op één onderdeel kan ofwel worden gecompenseerd door onderschrijding op een ander onderdeel of De Driemaster kan extern aanvullende middelen proberen te verkrijgen. De gemeente kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het overschrijden van het budget. Omdat wij een financieel kader meegeven aan De Driemaster voeren wij geen gesprek met De Driemaster over de uitnutting van het budget. Dat is een verantwoordelijkheid van De Driemaster. Wel willen we graag tijdig geïnformeerd worden als er financiële knelpunten dreigen te ontstaan, zodat we gezamenlijk naar eventuele beheersmaatregelen kunnen kijken. Ga in gesprek met De Driemaster t.a.v. het risico van de kwetsbaarheid van de positie van de regisseur Verbinden en Meedoen U constateert dat De Driemaster, en binnen De Driemaster de regisseur Verbinden en Meedoen, een vitale en stimulerende rol heeft in het stimuleren van verenigingen om meer te doen voor de samenleving en dat de relatie tussen De Driemaster en verenigingen de afgelopen jaren verbeterd is. U geeft aan dat de waardering voor de inzet van deze regisseur Verbinden en Meedoen hoog is, maar dat de positie van regisseur kwetsbaar is (beperkt in omvang). U adviseert ons om daarover in gesprek te gaan met De Driemaster. Wij herkennen dat binnen De Driemaster meerdere posities kwetsbaar zijn, waaronder de positie van de regisseur Verbinden en Meedoen.

Dit is inherent aan de omvang van onze gemeente en van de opdracht aan De Driemaster. Tegelijkertijd herkennen wij ook dat de ondersteuning van vrijwilligers en verenigingen cruciaal is voor de uitvoering van onze MAG. Wij zullen dan ook in gesprek gaan met De Driemaster over de kwetsbaarheid van deze functie.

| 56 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

Wij willen u nogmaals bedanken voor uw waardevolle bevindingen. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de gemeentesecretaris, de burgemeester, J.J. Démoed A. Heijstee-Bolt

| 57 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem

NAWOORD REKENKAMER De rekenkamer bedankt het college voor de zorgvuldige reactie op de conclusies en aanbevelingen. Op een aantal punten wijkt het college af van de aanbevelingen die de rekenkamer doet. We kunnen de argumentatie volgen en staan tegelijkertijd achter onze aanbevelingen en nodigen de raad uit het gesprek met het college hierover te voeren. Als input voor de discussie willen we de volgende aandachtspunten meegeven: - Er is voor gekozen om geen onderscheid te maken tussen grote en kleine instellingen en ook de bijdragen aan de grote instellingen via de Driemaster te laten lopen. Daarmee wordt gekozen voor integraliteit en niet op het sturen van afzonderlijke onderdelen. - Wanneer de keuze op deze manier wordt gemaakt, is het van belang dat de sturingsinformatie van voldoende kwaliteit is. Zoals in de tweede aanbeveling wordt benoemd, zijn de doelen in de MAG niet nog scherp genoeg geoperationaliseerd en moet de verantwoording vanuit de Driemaster worden verbeterd. De genoemde subdoelstellingen en indicatoren zijn hiervoor cruciaal. - De grote verantwoordelijkheid die bij de Driemaster is gelegd, brengt ook een bepaalde mate van kwetsbaarheid en afhankelijkheid met zich mee. We hebben dit aan de hand van een specifieke functie bij de Driemaster geïllustreerd, maar zoals het college aangeeft geldt dit punt breder.

| 58 | Rekenkameronderzoek naar subsidiebeleid Kaag en Braassem