bijlage 4. Personeelshandboek gemeente IJsselstein 2021

Jaarlijks verantwoorden we wat er op integriteitgebied heeft gespeeld. Afleggen van de ambtseed: Nieuwe werknemers leggen de eed of de belofte af. Dat volgt uit de Ambtenarenwet 2017. De tekst van de af te leggen eed of belofte is geïnspireerd op de belofte of eed die de burgemeester dient af te leggen.

Pagina 60

16.

Gedragscode

Iedereen heeft een eigen verantwoordelijkheid om integriteit in onze organisatie op een hoog niveau te houden. Integriteit is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van bestuur, managers en werknemers. Integer handelen is van groot belang. Ongeacht de functie die je hebt of wat je precies doet, je moet je daarvan voortdurend bewust zijn. Bovendien moeten we als ambtenaren over ons doen en laten verantwoording afleggen. In grote lijnen kunnen we ons bij integriteit iets voorstellen maar soms is het niet duidelijk wat nu de beste manier van handelen is. Dan is het lastig te bepalen wat je moet doen. In de gedragscode staat een aantal richtlijnen die je kunnen helpen in situaties waarbij je eigen integriteit of die van een collega onder druk komt te staan. Die richtlijnen gaan over: a. b. c. d. e. f. g. h.

goed ambtenaarschap; omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie; nevenfuncties; aannemen van geschenken of uitnodigingen; vertrouwelijk omgaan met gemeentelijke voorzieningen; belangen van bekenden; de rol van leidinggevenden; en hoe je moet omgaan met niet-integer gedrag.

De gedragscode is geen pasklaar recept voor alle situaties. Als je het toch moeilijk vindt erachter te komen wat je moet doen, praat dan met collega’s, je leidinggevende of met iemand van HR. Zo’n discussie moet altijd mogelijk zijn. Het geeft over en weer duidelijkheid, het houdt jezelf en anderen scherp en het houdt de integriteit levendig. Paragraaf 1 1.

Gedragsregels

Goed ambtenaarschap a. Je beseft dat je onderdeel bent van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met je handelen het vertrouwen in de overheid te versterken. b. Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers en bedrijven. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. c. Je voert je werk op een professionele manier uit. Je geeft het management en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kunt werken, stel je intern aan de orde. d. Je gaat respectvol met jouw collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je maakt je niet schuldig aan discriminatie en ongewenst gedrag. Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en intimidatie. e. Je gaat verantwoord om met middelen van de gemeente zoals gelden, diensten, goederen, kennis. Je vermijdt het maken van onnodige kosten. f. Je draagt verantwoordelijkheid voor jouw eigen handelen. Je kunt de keuzes die je binnen jouw werk maakt verantwoorden. g. Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw leidinggevende door hem waar nodig te informeren h. Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag. Waar nodig spreek je anderen aan op hun gedrag.

Handel je in strijd met 1 of meer van de punten genoemd onder a tot en met h dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag.

Pagina 61

2.

Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie a. Je gaat binnen en buiten jouw werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden. b. Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s. In onze systemen kan strikt vertrouwelijke informatie staan; je verstrekt daarom geen persoonlijke gegevens van cliënten of collega’s aan derden. c. Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van jouw functie en niet voor andere doeleinden. d. Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken. e. Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met een communicatieadviseur. Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen en dat jouw computer is afgesloten. Je houdt hier extra rekening mee bij thuiswerken of werken op een flexplek. f. Je houdt vertrouwelijke gesprekken op een plek waar ze niet door anderen gevolgd kunnen worden. g. Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houd je geheim.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met g dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 3.

Nevenfuncties en andere privéactiviteiten a. Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast jouw werk verricht, het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap. b. Je doet opgave van elke (voorgenomen) nevenactiviteit aan de werkgever als de nevenactiviteit de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met jouw functievervulling, kunnen raken. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als je activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op één of andere manier banden heeft met de gemeente en jouw functie. Bijvoorbeeld: in jouw functie adviseer je over subsidie op het terrein van welzijn en in jouw vrije tijd vervul je een bestuursfunctie binnen een welzijn stichting in dezelfde gemeente. c. Je doet opgave van activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar je in jouw functie mee te maken hebt. Bijvoorbeeld: privé voer je actie tegen de sloop van een gebouw en in jouw functie ben je betrokken bij besluiten over de bestemming van dit gebouw. d. Je meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie, voor zover dit in verband staat met jouw functievervulling.

Zo kan jouw productiviteit eronder lijden als je in jouw vrije tijd als barkeeper regelmatig tot laat aan het werk bent. e. Je realiseert je dat het oordeel van de buitenwereld van belang is. Jij kunt zelf jouw ‘petten’ misschien zonder probleem scheiden, maar als jouw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit schadelijk voor het vertrouwen in de overheid. f. Financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met jouw functie-uitoefening. Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met de werkgever. Het is niet toegestaan financiële belangen te hebben, effecten te bezitten of effectentransacties te verrichten waardoor de goede vervulling van jouw functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met jouw functievervulling, niet in redelijkheid verzekerd is.

Pagina 62

Voor de opgave van nevenactiviteiten of melding van financiële belangen maak je gebruik van de hiervoor bestemde formulieren. Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met f dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 4.

Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen a. Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen, is in principe eigendom van de gemeente. Je meldt aangeboden geschenken aan de werkgever via het Meldingsformulier Geschenken. De werkgever kan besluiten geen toestemming te geven het geschenk te accepteren. Geschenken die naar jouw idee meer dan € 50,- waard zijn, accepteer je niet. De werkgever geeft namelijk geen toestemming geschenken met een waarde van meer dan € 50,- te accepteren. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en andere hebbedingetjes hoef je niet te melden. Je mag een geschenk alleen accepteren als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk hierbij aan een fles wijn voor een door jou verrichte presentatie, een ceremonieel aan jou overhandigd rapport van een bureau of aan bedrijfsattenties zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor jouw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie. b.

De werkgever geeft geen toestemming aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten te accepteren. Dit doe je dus ook niet. c. De werkgever geeft geen toestemming geschenken te accepteren die op jouw huisadres worden aangeboden. Dit doe je dus ook niet. Als een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met jouw leidinggevende. d. De werkgever geeft geen toestemming geschenken te accepteren die jou worden aangeboden door een relatie die nog iets van jou ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure). Dit doe je dus ook niet. e. De werkgever geeft geen toestemming geldbedragen te accepteren. Dit doe je dus ook niet. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente IJsselstein. f. Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden. g. Je aanvaardt uitnodigingen alleen als je daar toestemming voor hebt van je leidinggevende. Toestemming wordt alleen gegeven als de uitnodiging relevant is voor de gemeente IJsselstein en (de schijn van) een onafhankelijke opstelling ten opzichte van de opdrachtgever niet beïnvloed. Ga je met toestemming van jouw leidinggevende in op een uitnodiging dat is dat een dienstreis en wordt het ook als zodanig afgehandeld.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met g dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 5.

Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners a. Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente IJsselstein. Je bespreekt alle uitnodigingen met jouw leidinggevende en aanvaart deze alleen met toestemming van de leidinggevende. b. Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels voor een dienstreis. c. Je neemt jouw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. Zorg dat je ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn. d. Je bent ervoor verantwoordelijk dat je leidinggevende op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan jouw leidinggevende weten.

Pagina 63

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met d dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 6.

Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen a. Je houdt privégebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt en zorgt ervoor dat dit jouw dagelijkse werkzaamheden niet hindert. b. Je laat jouw privégebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken. Jouw leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij. c. Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als je daarvoor toestemming van jouw leidinggevende hebt gekregen. d. Je doet geen privébestellingen via de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privépost via de gemeente. e. Je declareert alleen kosten die je werkelijk hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel. f. Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de werktijden, de regels bij ziekteverzuim en van de overige regelingen.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met f dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 7.

Belangen van familieleden, vrienden en oud-collega’s a. Je bent alert op situaties in jouw werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht jouw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf. b. Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen. c. Je let bij het inhuren van (oud-)collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een (oud-)werknemer als zelfstandige nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met jouw leidinggevende.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met c dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. 8.

De leiding draagt het integriteitbeleid a. Als bestuur of leidinggevende geef je het goede voorbeeld aan andere werknemers b. Je bent open over jouw manier van werken. Je bent aanspreekbaar op jouw werkwijze en jouw houding naar werknemers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen werknemers bij jou terecht. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert werknemers hetzelfde te doen. c. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin werknemers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen. Je spreekt werknemers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.

Handel je in strijd met één of meer van de punten genoemd onder a tot en met c dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag.

Pagina 64

9.

Reageren op niet-integere zaken a. Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht je de leidinggevende, het managementteam of de vertrouwenspersoon in. b. Je bent ook zelf aanspreekbaar op jouw handelen en jouw uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt. c. Je meldt een vermoeden van fraude, corruptie, discriminatie en ongewenst gedrag (waaronder seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en intimidatie) bij jouw leidinggevende, het managementteam of de vertrouwenspersoon. d. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van het hoofdstuk Melding Vermoeden Misstand. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit.

Paragraaf 2

Ambtseed of belofte

In artikel 7 Ambtenarenwet 2017 is vastgelegd dat de ambtenaar verplicht is de eed of belofte af te leggen. De formulieren voor de eed en de belofte zijn vastgesteld bij algemene maatregel van bestuur. De algemeen directeur legt de eed of de belofte af in bijzijn van de burgemeester. De overige werknemers leggen de eed of de belofte af in bijzijn van de algemeen directeur en de burgemeester. Na het afleggen van de eed/belofte wordt de integriteitverklaring en de gedragscode ondertekend. Ook werknemers die tijdelijk werkzaam zijn, zoals inhuur en stagiaires, krijgen de gedragscode uitgereikt en tekenen voor navolgen van deze code. Zij moeten zich ook houden aan het internet- en e-mailprotocol en een deel van de bepalingen uit de Cao Gemeenten. Zij tekenen ook hiervoor, zodat voor hen dezelfde plichten gelden als voor ambtenaren. Paragraaf 3

Werving- en selectieprocedure inrichten op integriteit

Een onderdeel van het integriteitbeleid is de screening van personeel. Werving en selectie spelen hierbij een belangrijke rol. Nog voordat een werknemer in dienst komt wordt duidelijk welke rol integriteit in onze organisatie speelt. In de wervings- en selectieprocedure gelden de volgende afspraken: a. Bij werving is vooraf duidelijk of een functie kwetsbaar is of niet. b. Voor de kwetsbare functies ontwikkelen wij relevante gespreksvragen. c. Wij vragen de kandidaat naar nevenfuncties en eventuele financiële belangen omdat die kunnen botsen met de beoogde functie. d. In het selectieproces wijzen wij bij alle functies de sollicitanten op de integriteitaspecten in hun werk en bespreekt de gedragscode. e. Wij wijzen de geselecteerde kandidaat op de verplichting tot het afleggen van de ambtseed of belofte. f. Voordat met de geselecteerde kandidaat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, verzoeken wij hem een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Hierdoor wordt duidelijk dat het gedrag van de geselecteerde kandidaat geen belemmering vormt voor het uitvoeren van de functie. Mensen verkrijgen een VOG als uit onderzoek blijkt dat zij geen strafbare feiten op hun naam hebben staan. Komt de kandidaat niet voor een VOG in aanmerking dan wordt met hem geen arbeidsovereenkomst aangegaan. De VOG kan worden aangevraagd bij het Ministerie van Justitie.

De kosten komen voor onze rekening van de werkgever. Bij het aantrekken van flexibele arbeidskrachten, zoals bijvoorbeeld gedetacheerden, uitzendkrachten, vakantiewerkers, besteden wij in het wervingstraject ook aandacht aan integriteit. Wij gaan van tevoren na tot welke, eventueel vertrouwelijke, informatie deze werknemers toegang hebben en of dit wenselijk is. Omdat zij werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie verrichten verzoeken wij ook van hen een VOG. Voor de aanvang van hun werkzaamheden ondertekenen deze werknemers een geheimhoudingsverklaring en de gedragscode. Pagina 65

Paragraaf 4

Kwetsbare functies

Functies zijn kwetsbaar als de uitoefening van de functies het risico draagt van kwetsbaar handelen. Het gaat hierbij rond handelingen bij: • • • • • • • •

inkopen, beheren en gebruiken van goederen en diensten; toekennen en uitgeven van vergunningen en legitimatiebewijzen; toezicht, controle, opsporing, vervolging en executie in het handhavingsproces; contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d.; innen van gelden; uitkeren van geld; opdrachtverlening; omgaan met vertrouwelijke informatie.

Bij het niet integer uitvoeren van deze handelingen loopt de gemeente IJsselstein het risico van financiële benadeling, verkwisting van overheidsgeld, verlies van aanzien en aantasting van de goede naam. Het kan leiden tot benadeling van burgers, klanten, ondernemers en relaties, waardoor zij het vertrouwen verliezen. De werkgever stelt een lijst op van de kwetsbare functies en neemt (preventieve) maatregelen om de risico’s te beheersen of te verkleinen. Als jij in jouw werk een van de bovenstaande handelingen verricht, ben je je extra bewust van de verantwoordelijkheid die je hebt om integer te handelen. Neem jij deze verantwoordelijkheid niet, of niet op de juiste manier, dan kan een arbeidsrechtelijke maatregel worden opgelegd. Dat kan ook ontslag zijn. Paragraaf 5

Nevenwerkzaamheden

Als ambtenaar ben je verplicht aan de werkgever opgave te doen van de nevenwerkzaamheden die je verricht of wilt gaan verrichten, die de belangen van de dienst - voor zover deze in verband staan met je functievervulling - kunnen raken (artikel 8 lid 2 onder a Ambtenarenwet 2017). Deze nevenwerkzaamheden kunnen op een breed vlak liggen: van het lidmaatschap van het bestuur van een vereniging of stichting tot het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder. Het maakt daarbij niet uit of je voor die nevenwerkzaamheden wordt betaald. Je geeft de nevenwerkzaamheden schriftelijk op bij de werkgever door gebruik te maken van het daarvoor bestemde opgaveformulier. De werkgever beoordeelt of deze nevenwerkzaamheden de belangen van de gemeente IJsselstein kunnen schaden. De volgende vragen zijn een hulpmiddel bij het bepalen van het standpunt: • • • • • •

Is er verwevenheid met het functionele beleidsterrein? Bestaat er een risico dat ambtelijke informatie wordt gebruikt? Kunnen er persoonlijke confrontaties in de functie plaatsvinden? Hoe is de reputatie van de betreffende organisatie, het bedrijf of de branche? Hoe zal de buitenwereld tegen de combinatie van functies aankijken? Wat is de tijdbelasting van de nevenwerkzaamheden?

Is het voor jou lastig te beoordelen of jij bepaalde nevenwerkzaamheden moet opgeven, ga dan in overleg met je leidinggevende of met iemand van HR. De werkgever kan nevenwerkzaamheden met (mogelijk) schadelijke gevolgen voor de gemeente verbieden als de risico’s niet te ondervangen of te beperken zijn. Risico’s kunnen ondervangen worden door schriftelijk vastgelegde afspraken met de werknemer. Zo’n afspraak kan zijn dat in de functie geen werkzaamheden verricht worden in relatie tot de organisatie of het bedrijf waarbij men privé betrokken is. Een afspraak kan ook zijn dat de nevenwerkzaamheden alleen in de weekenden worden uitgevoerd. Of dat werkzaamheden alleen in andere regio’s uitgeoefend worden. Door het naleven van deze afspraken kunnen de nevenwerkzaamheden toch uitgevoerd worden. Pagina 66

Als je geen toestemming krijgt voor de nevenwerkzaamheden, dan krijg je hierover gemotiveerd een schriftelijk bericht. De toestemming of afwijzing wordt vastgelegd op het opgaveformulier. Dit opgaveformulier wordt vervolgens opgeslagen in het (digitale) personeelsdossier. Wanneer de werkgever werkzaamheden door derden laat uitvoeren, kun jij als werknemer niet jezelf aanbieden om die werkzaamheden uit te voeren vanuit bijvoorbeeld een eigen bedrijf of een bedrijf waarbij je buiten werktijd bij werkgever in dienst bent (artikel 8 lid 1 onder b Ambtenarenwet 2017). Je kunt ook niet optreden als leverancier van goederen die de werkgever bij derden bestelt. Nevenwerkzaamheden voor een vakbond nemen een bijzondere positie in. Daarvoor geldt een speciale regel, uitgewerkt in artikel 12.4 Cao Gemeenten. Kom jij de regels met betrekking tot nevenwerkzaamheden niet na dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. Paragraaf 6

Openbaarmaking nevenfuncties van directeuren en andere functionarissen

In de Ambtenarenwet 2017 is opgenomen dat de werkgever de openbaarmaking van nevenwerkzaamheden van aan te wijzen functionarissen regelt. Bij gemeente IJsselstein zijn voor de openbaarmaking van nevenwerkzaamheden de functies van de directeuren en de functies van de managers aangewezen. De openbaarmaking bevat geen persoonlijke gegevens van de betrokken personen maar vermeldt wel: a. b. c. d.

de hoofdfunctie van de betreffende functionaris; de nevenwerkzaamheden en de organisaties of instanties waarbij deze verricht worden; de datum van ingang van de nevenwerkzaamheden; de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen of voorwaarden.

De actuele opgave ligt in op het stadskantoor ter inzage en staat op de website van de gemeente IJsselstein. Als de nevenwerkzaamheden eindigen, worden deze meteen uit de bekendmaking verwijderd. Paragraaf 7

Financiële belangen

Het is jouw plicht als goed ambtenaar om te voorkomen dat jij in (de schijn van) een situatie terechtkomt waarin je functievervulling wordt beïnvloed door persoonlijke financiële belangen. Dit is nog eens extra benadrukt in artikel 8 lid 1 onder c en d Ambtenarenwet 2017. Dit geldt in het bijzonder voor werknemers in de functie van: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Leidinggevende Concerncontroller Alle werknemers van Projecten Inkoopfuncties (Strategische) beleidsmedewerkers

Omdat voor deze functies het risico van (de schijn van) financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie bestaat. Als je in een van deze functies werkzaam bent, meld je een financieel belang, bezit van en transacties in effecten aan de werkgever als het de belangen van de openbare dienst – voor zover deze in verband staan met jouw functievervulling – kunnen raken. Je gebruikt hiervoor het meldingsformulier financiële belangen. Je hebt daarbij de verplichting alle informatie te verschaffen die de werkgever nodig heeft om tot een goede afweging over het risico te komen en het voorkomen of verkleinen daarvan. Jij bent als werknemer verantwoordelijk voor het melden van wijzigingen in de financiële belangen. De vraag of een risico toelaatbaar is, wordt ook bepaald door de vraag of het concrete financieel belang inderdaad risico’s met zich meebrengt bij het uitoefenen van werkzaamheden en bevoegdheden door jou als ambtenaar. Als het financiële belang een goede uitvoering van jouw functie in de weg staat, is het niet toegestaan. De meldingen worden vertrouwelijk opgeslagen in het (digitale) personeelsdossier. Pagina 67

Kom jij de verplichtingen met betrekking tot financiële belangen niet na dan wordt een arbeidsrechtelijke maatregel opgelegd, dat kan ook zijn ontslag. Paragraaf 8

Integriteit als vast onderwerp

Het gedrag van werknemers in het kader van integriteit is een onderwerp dat de werkgever regelmatig met de werknemers bespreekt. Het positief beoordelen van goed gedrag en het regelmatig aandacht besteden aan het gewenste gedrag heeft een regulerende werking. Het is van belang dat onduidelijkheden, bijvoorbeeld bij de al dan niet gewenstheid van bepaalde nevenwerkzaamheden, worden besproken in het werkoverleg of in andere overlegvormen tussen management en werknemers en tussen management en bestuurders. Daarnaast is integriteit een vast onderdeel van het centrale opleidingsplan. Jaarlijks worden nieuwe dilemma’s organisatiebreed besproken om het onderwerp levend te houden. Paragraaf 9

Verantwoording integriteitbeleid

In de Ambtenarenwet 2017 is opgenomen dat de werkgever 1 keer per jaar een verantwoording openbaar maakt over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode. Deze verantwoording draagt bij aan het vertrouwen dat de burger moet hebben in de overheid. Verantwoording afleggen kan alleen als de ambtelijke leiding en het bestuur weten wat er speelt in de eigen organisatie. Daarom melden onze werknemers de door hen gesignaleerde (vermoedelijke) integriteitschendingen. Hiervoor maken zij gebruik van het landelijk basismodelformulier registratie integriteitschendingen dat ook een definitie geeft van de verschillende typen integriteitschendingen. Het formulier wordt ingeleverd bij de vertrouwenspersoon. Door gebruik te maken van dit formulier werken wij mee aan een landelijk uniforme wijze van registratie zodat een goed inzicht ontstaat in de aard en omvang van integriteitschendingen. Aan de werkgever biedt het formulier inzicht in de integriteitschendingen en geeft het de mogelijkheid dit probleem te bespreken op basis van feiten. De vormgeving van het formulier waarborgt de privacy van de werknemers in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Paragraaf 10

Inwerkingtreding en citeertitel

Deze gedragscode treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als de ‘Gedragscode’.

Pagina 68

17.

Klachtenafhandeling ongewenst gedrag

Artikel 1

De klachtencommissie

1. De werkgever is aangesloten bij klachtencommissie. 2. Voor de behandeling van klachten en de werkwijze en bevoegdheden van de klachtencommissie geldt de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. De meest recente versie van deze regeling is steeds te raadplegen op de website van de VNG. Artikel 2

Taak klachtencommissie

De taak van de klachtencommissie is het onderzoeken van de klacht en de werkgever te adviseren over de gegrondheid van de klacht. Artikel 3

Horen door de klachtencommissie

1. Als de klager dat wil kan de vertrouwenspersoon bij het horen van de klager aanwezig zijn. 2. De werkgever stelt de klager en aangeklaagde werkzaam bij werkgever in de gelegenheid te worden gehoord. 3. Andere personen kunnen gehoord worden als de klachtencommissie dat voor het onderzoek noodzakelijk vindt. Als deze personen werkzaam zijn bij werkgever stelt de werkgever deze personen in de gelegenheid te worden gehoord. Artikel 4

Vertrouwenspersoon

1. Werkgever wijst 1 of meer personen aan als vertrouwenspersoon nadat de ondernemingsraad met de voorgedragen persoon of personen heeft ingestemd. 2. Iedere werknemer heeft het recht zich tot een vertrouwenspersoon te wenden. 3. Een vertrouwenspersoon die op basis van dit hoofdstuk taken verricht, mag niet om die reden worden ontslagen of op een andere manier in zijn positie bij werkgever benadeeld worden. Artikel 5

Taken vertrouwenspersoon

De taken van de vertrouwenspersoon zijn: a. de klager met klachten over discriminatie, seksuele intimidatie, pesterij, agressie en geweld opvangen; b. de klager op zijn verzoek ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en begeleiden in het traject dat daarop volgt; c. voor zover nodig en gewenst de klager verwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties; d. de aard en omvang van de klachten registreren. e. gevraagd en ongevraagd de werkgever adviseren over het beleid over discriminatie, seksuele intimidatie, pesterij, agressie en geweld. Artikel 6

Werkwijze en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon

1. De vertrouwenspersoon onderneemt bij een klacht alleen actie als de klager daarmee instemt. 2. De vertrouwenspersoon mag na toestemming van de klager informatie inwinnen bij betrokkenen en/of getuigen. De vertrouwenspersoon neemt daartoe de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy en andere belangen van de betrokkenen. 3. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alles dat hem in verband met de werkzaamheden in de functie van vertrouwenspersoon ter kennis wordt gesteld. Pagina 69

4. Personen die met betrekking tot een klacht over discriminatie, seksuele intimidatie, pesterij, agressie en geweld worden benaderd door de vertrouwenspersoon worden door de vertrouwenspersoon op hun plicht tot geheimhouding gewezen. 5. De vertrouwenspersoon mag externe deskundigen raadplegen. Werkgever vergoedt de kosten die daaraan verbonden zijn. Artikel 7

Het indienen van een klacht

1. De klager wendt zich met zijn klacht in eerste instantie tot de leidinggevende of HR. Deze kunnen zo mogelijk als bemiddelaar optreden tussen klager en aangeklaagde. 2. Heeft de klager reden zich niet tot de leidinggevende of HR te wenden, of slaagt de bemiddelingspoging van 1 van deze personen niet, dan kan de klager zich wenden tot de vertrouwenspersoon. 3. De vertrouwenspersoon biedt advies en ondersteuning aan de klager en handelt de klacht af tenzij het noodzakelijk wordt bevonden dat de klachtencommissie een advies uitbrengt. 4. In afwijking van lid 1 en 2 heeft iedere klager het recht zich met een klacht direct tot de klachtencommissie te wenden. 5. Een klacht wordt schriftelijk en ondertekend door de klager bij de klachtencommissie ingediend. De klacht bevat minimaal de naam en het adres van de klager, de dagtekening, een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en de naam of namen van de aangeklaagde(n). 6. De klachtencommissie stuurt binnen 2 weken een ontvangstbevestiging naar de klager. 7. Een kopie van de klacht wordt ter kennisname aan de vertrouwenspersoon en de aangeklaagde toegezonden. 8. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, maar kunnen ondersteuning bieden aan (een) andere niet-anonieme klacht(en). 9. Een klacht wordt niet in behandeling genomen als meer dan 3 jaar zijn verstreken sinds het feit zich heeft voorgedaan.

Deze termijn geldt niet als het een voorval betreft dat mogelijk ook een strafbaar feit inhoudt. 10. De klager kan zich bij het indienen van de klacht en wanneer hij gehoord wordt, laten bijstaan door een vertrouwenspersoon of door een zelfgekozen raadsvrouw of -man. Het laatste geldt ook voor de aangeklaagde. Artikel 8

Omgang met persoonsgegevens

1. Alle personen betrokken bij het indienen en afhandelen van een klacht zijn verplicht tot geheimhouding. De klachtencommissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van alles dat ter zitting aan de orde komt. 2. Alle stukken die op de zaak betrekking hebben, worden na afhandeling opgeborgen in een strikt vertrouwelijk dossier. 3. Behalve de aangeklaagde mag geen enkele werknemer in zijn positie worden geschaad vanwege het feit dat hij op enigerlei wijze betrokken is (geweest) bij een klachtenprocedure. Artikel 9

Besluitvorming door de werkgever

1. De werkgever neemt op basis van het advies van de klachtencommissie binnen 2 weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie een besluit over de te nemen maatregelen. Deze termijn kan, als dat met redenen wordt onderbouwd, 1 keer verlengd worden met 4 weken.

Pagina 70

2. Terwijl het onderzoek bij de klachtencommissie naar een geval van seksuele intimidatie, discriminatie, pesterij, agressie en/of geweld aanhangig is, kan de werkgever tijdelijke maatregelen nemen. 3. De werkgever stelt klager, aangeklaagde, vertrouwenspersoon en de klachtencommissie schriftelijk in kennis van het besluit. 4. Het besluit wordt voorzien van een motivatie. Artikel 10

Jaarverslag

1. De klachtencommissie en de vertrouwenspersoon brengen jaarlijks verslag uit aan de werkgever van hun verrichtingen. 2. De werkgever stuurt een exemplaar van het verslag ter informatie aan de ondernemingsraad. Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘hoofdstuk Klachtenafhandeling ongewenst gedrag’.

Pagina 71

18.

Melding Vermoeden Misstand

Artikel 1

Begripsbepaling

In dit hoofdstuk wordt verstaan onder werknemer degene die op grond van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht of degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht. Interne meldingsprocedure Artikel 2

Melding

1. De werknemer doet een melding bij de leidinggevende, HR, de vertrouwenspersoon of, als daar aanleiding voor is, rechtstreeks bij het meldpunt. 2. Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. Artikel 3

Melding door een oud-werknemer

De oud-werknemer die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit binnen een periode van 12 maanden na beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst of zijn werkzaamheden voor werkgever. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van werknemer kennis heeft gekregen van het vermoeden. Voor de in dit artikel bedoelde oud-werknemer gelden artikel 4 tot en met 14 van dit hoofdstuk. Artikel 4

Identiteit werknemer

1. De persoon of entiteit bij wie een melding wordt gedaan maakt de identiteit van de werknemer die de melding doet niet bekend zonder instemming van de werknemer. 2. Diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding gaan op behoorlijke en zorgvuldige wijze met de identiteit van de melder om. Artikel 5

Informeren van het college

De persoon of entiteit bij wie een melding is gedaan draagt er zorg voor dat het college onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is. Artikel 6

Onderzoek door het college

1. Het college stelt na ontvangst van de mededeling over de melding onverwijld een onderzoek in. 2. Het college stuurt aan de werknemer of aan de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de werknemer het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. 3. Het college informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad. Artikel 7

Standpunt van het college

1. Het college stelt de werknemer of de entiteit bij wie de werknemer melding heeft gedaan binnen 12 weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. 2. Als niet binnen 12 weken uitvoering kan worden gegeven aan lid 1 wordt de werknemer of entiteit bij wie de werknemer melding heeft gedaan voordat deze termijn is verlopen daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen de werknemer of entiteit een kennisgeving als bedoeld in lid 1 krijgt.

Pagina 72

Artikel 8

Jaarverslag

De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen. Dit verslag wordt aan het college en de ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Procedure bij het meldpunt Artikel 9

Het meldpunt

1. Het college wijst een of meerdere personen aan die het meldpunt vormt of vormen. Dat is de commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid. De aldaar geldende werkwijze geldt. 2. Het is de taak van het meldpunt een door de werknemer gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daarover te adviseren. 3. Als het meldpunt uit meerdere personen bestaat, is dit altijd een oneven aantal, inclusief de voorzitter. In dat geval kunnen ook een secretaris, een plaatsvervangend voorzitter en andere plaatsvervangende leden worden benoemd. Zij beslissen bij gewone meerderheid van stemmen. Artikel 10

Melding bij het meldpunt

1. De werknemer kan het vermoeden van een misstand binnen een redelijke termijn melden bij het meldpunt, als: a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 7; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 7. 2. Het meldpunt maakt de identiteit van de werknemer niet bekend zonder instemming van de werknemer. Artikel 11

Rechtstreekse melding bij het meldpunt.

Als zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in de weg staan, kan de werknemer het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het meldpunt Artikel 12

Ontvangstbevestiging en onderzoek

1. Het meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de werknemer die het vermoeden heeft gemeld. 2. Het meldpunt draagt er zorg voor dat het college op de hoogte wordt gesteld van de melding bij het meldpunt. 3. Het college informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding bij het meldpunt, tenzij het onderzoeksbelang hierdoor kan worden geschaad. 4. Als het meldpunt dit voor de oefening van zijn taak noodzakelijk vindt, stelt het een onderzoek in. 5. Ten behoeve van het onderzoek genoemd in lid 4 van dit artikel is het meldpunt bevoegd bij het college alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig vindt. Het college verschaft het meldpunt alle inlichtingen. 6. Het meldpunt kan het onderzoek of gedeelten daarvan opdragen aan een van de leden of aan een deskundige. 7. Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het meldpunt meegedeeld. Het meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden.

Pagina 73

Artikel 13

Niet ontvankelijkheid

Het meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk als: a. b. c. d.

de misstand niet van voldoende gewicht is; de melder niet valt onder de definitie van werknemer op grond van dit hoofdstuk; de werknemer de procedure bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd en artikel 11 niet geldt; de werknemer de procedure bedoeld in artikel 2 heeft gevolgd, maar de termijn bedoeld in artikel 7 nog niet is verstreken; of e. de melding niet binnen redelijke termijn is geschied. Artikel 14

Advies van het meldpunt

1. Als de melding ontvankelijk is, legt het meldpunt binnen 12 weken zijn bevindingen neer in een advies aan het college. Het meldpunt stuurt een kopie van het advies aan de werknemer met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie. 2. Als niet binnen 12 weken een advies kan worden gegeven worden de melder en/of de vertrouwenspersoon en het college, voordat deze termijn is verlopen, daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de termijn aangegeven waarbinnen het advies als bedoeld in lid 1 gereed is. 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. Artikel 15

Standpunt college naar aanleiding van het advies van het meldpunt

1. Het college stelt binnen 2 weken na ontvangst van het advies van het meldpunt de melder en het meldpunt schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt. 2. De melder van wie de identiteit niet bekend is gemaakt door het meldpunt zal het college het standpunt via het meldpunt doen toekomen. 3. Een standpunt dat afwijkt van het advies wordt gemotiveerd. Artikel 16

Jaarverslag

1. Het meldpunt maakt jaarlijks een verslag. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen gemeld: a. b. c. d.

het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek; het aantal onderzoeken dat het meldpunt heeft verricht; het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het meldpunt heeft uitgebracht.

3. Dit jaarverslag wordt aan het college en de ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Bescherming tegen gevolgen van de melding

Pagina 74

Artikel 17

Bescherming van de werknemer

1. De werknemer zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan: a. ontslag; b. het niet verlengen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd; c. het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; d. eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst; e. het opleggen van een arbeidsrechtelijke maatregel; f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; g. het onthouden van promotiekansen; en h. het afwijzen van een verlofaanvraag, voor zover deze gevolgen samenhangen met de door de werknemer gedane melding van een vermoeden van een misstand. 2. Het college draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt. 3. Het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel geldt ook voor de werknemer die te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt in een andere organisatie dan die van werkgever, volgens de bij die organisatie geldende regels. De bescherming geldt alleen als de werknemer: a. b. c. d.

uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt; uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand; het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld; zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding met hem zijn gemaakt door het college.

Artikel 18

Bescherming van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 17 lid 1 en 2 tegen benadeling als gevolg van de hem bij dit hoofdstuk toebedeelde taken. Artikel 19

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2020 en kan worden aangehaald als het ‘hoofdstuk Melding Vermoeden Misstand’.

Pagina 75

19.

Rouwprotocol

Paragraaf 1

Algemeen

Dit protocol is een handreiking over hoe te handelen wanneer we worden geconfronteerd met overlijden. Overlijden van een (oud) collega, van naaste familie van een collega of van zakelijke contacten. Belangrijk • • •

Zodra je (in de organisatie) hoort van het overlijden van een collega, geeft dit dan direct door aan de leidinggevende van de overledene en HR. Gebruik de richtlijnen hierna om niets over het hoofd te zien. Bedenk dat elk rouwverwerkingsproces een individueel karakter heeft. Wees voorbereid op emotionele momenten en ga deze niet uit de weg.

Leidinggevende en collega’s kunnen in het algemeen het best een actieve houding aan nemen tegenover de nabestaande: stap op de rouwende af, zoek contact en maak het verlies bespreekbaar. Luisteren en erkennen is daarbij belangrijker dan het geven van adviezen. Verkeerde woorden worden doorgaans minder erg gevonden dan stilzwijgen. Zorg dat je als leidinggevende of collega op de hoogte blijft van de situatie. Maar houdt er ook rekening mee dat iedereen rouwt op zijn eigen manier. Rouw is continu aanwezig en kan ervoor zorgen dat een collega anders reageert dan normaal gesproken; toon hier begrip voor. In dit protocol worden de volgende aspecten nader belicht: Paragraaf 2: terminale ziekte van een naaste Paragraaf 3: overlijden van een naast familielid van een werknemer of lid van het college Paragraaf 4: overlijden van een collega Paragraaf 5: overlijden van een oud-werknemer Paragraaf 6: overlijden van een raadslid Paragraaf 7: overlijden van een oud-wethouder Paragraaf 8: overlijden van een van een oud-raadslid Paragraaf 9: overlijden van een zakenrelatie Paragraaf 2

Terminale ziekte van een naaste

Rouwverwerking kan al starten wanneer er sprake is van een langdurige terminale ziekte van een naaste. In situaties waarin een werknemer verlof op wil nemen voor de verzorging van een partner, ouder of kind met een levensbedreigende ziekte, kan de werknemer gebruik maken van langdurig zorgverlof volgens de Wet arbeid en zorg (WAZO). De mogelijkheid die wij hebben om flexibel te werken zorgt er daarnaast voor dat er op afwijkende tijden kan worden gewerkt. Leidinggevende en werknemer kunnen in overleg met HR afspraken maken over een tijdelijke aanpassing in het takenpakket van de werknemer. Actie Afspraken maken over flexibel werken Tijdelijke aanpassing takenpakket Informeren collega’s over gewijzigde afspraken

Wie doet wat Werknemer en leidinggevende Werknemer en leidinggevende Leidinggevende Aanvragen: werknemer, besluit: Langdurig zorgverlof bij terminale ziekte partner, kind of ouder leidinggevende en verwerken: HR Paragraaf 3

Overlijden van een naast familielid van een werknemer of lid van het college

Actie Contact opnemen met de betrokken werknemer

Wie doet wat Leidinggevende4

4 Daar waar gemeentesecretaris/ leidinggevende staat kan ook gelezen worden griffier

Pagina 76

Contactpersoon namens de organisatie Informeren gemeentesecretaris, leidinggevende en collega’s Informeren zakelijke relaties Condoleancebrief aan nabestaanden verzenden namens werkgever bij overlijden partner, ouder of kind van werknemer. In overige gevallen geen condoleancebrief

Leidinggevende Leidinggevende Leidinggevende Leidinggevende HR/Kabinetszaken maken op de persoon toegespitste tekst en zorgen voor verzending

Bij overlijden van partner of kind van een werknemer: bijwonen Leidinggevende uitvaartplechtigheid De collega’s die daar behoefte aan hebben in de gelegenheid stellen de uitvaartplechtigheid bij te wonen als het bedrijfs- of Leidinggevende dienstbelang zich daar niet tegen verzet; hiervoor hoeft geen verlof worden ingeleverd Regelen verlof voor de werknemer Leidinggevende Als werknemer na de uitvaart niet meteen het werk hervat: contact onderhouden met de werknemer en, zo nodig in overleg Leidinggevende met bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk, moment en wijze van werkhervatting afspreken Informeren of werknemer tijdens afwezigheid (telefonisch) contact Leidinggevende met collega’s op prijs stelt Collega’s en zo nodig zakelijke contacten informeren over de Leidinggevende afwezigheid van de werknemer en de wijze van vervanging Verlof Calamiteitenverlof bij overlijden geldt als het gaat om het overlijden en de begrafenis van echtgenoot/partner, ouders, grootouders, kinderen, kleinkinderen en broers of zussen (artikel 4.1 WAZO). Overlijden van ouders, grootouders, kinderen, kleinkinderen en broers of zussen van je echtgenoot of geregistreerde partner is hieraan gelijkgesteld. Bij dit calamiteitenverlof geldt dat de tijd opgenomen kan worden die daarvoor nodig is. Je kunt dit overleggen met je leidinggevende. We hanteren hierbij wel een richtlijn: ▪ ▪ ▪

bij ouders en kinderen verlof van de dag van overlijden tot en met de dag van de begrafenis/crematie. Als er meer verlof nodig is, kun je dit overleggen met je leidinggevende; bij broers en zussen, grootouders of kleinkinderen de dag overlijden en de dag van de begrafenis/crematie; als er meer verlof nodig is, kun je dit overleggen met je leidinggevende; in andere situaties: in overleg met je leidinggevende.

Paragraaf 4

Overlijden van een collega of lid van het college

Overlijden van een collega heeft veel impact op de hele organisatie. Het is dan ook belangrijk dat er voldoende aandacht wordt besteed aan de opvang van collega’s, zowel direct na het overlijden als in de maanden daarna. Dit kan gebeuren door de leidinggevenden, HR en zo nodig een maatschappelijk werker. Actie bij overlijden in werktijd BHV inschakelen Oproepen arts en zo nodig politie

Wie doet wat Omstanders BHV Leidinggevende checkt of dit gebeurd is

Samenstellen team dat situatie begeleidt, bestaande uit: ▪ ▪ ▪

leidinggevende; gemeentesecretaris; burgemeester of collegelid;

Algemeen directeur/gemeentesecretaris

Pagina 77

▪

HR.

Informeren van de familie en zorgen voor opvang van de familie, zo mogelijk samen met de arts Informeren directe collega’s en zorgen voor opvang Bekend maken (mondeling) overlijden bij de overige collega’s door het personeel gelijktijdig bijeen te roepen in de Raadzaal. Gelegenheid geven tot vragen stellen. Daarna een bericht op intranet voor werknemers die niet aanwezig konden zijn bij de bijeenkomst in de Raadzaal. Acties bij overlijden buiten werktijd Zodra bekend, wordt de leidinggevende geïnformeerd

Een van de leden van het begeleidingsteam Een van de leden van het begeleidingsteam Twee leden van het begeleidingsteam

HR/Kabinetszaken Wie doet wat Leidinggevende informeert de gemeentesecretaris/algemeen directeur Gemeentesecretaris

Informeren college en gemeenteraad Persoonlijk informeren van directe collega’s en zorgen voor Leidinggevende opvang Informeren van de overige collega’s door het personeel gelijktijdig Leidinggevende en gemeentesecretaris bijeen te roepen (mondeling) in de Raadzaal. Gelegenheid geven tot vragen stellen Daarna een bericht op intranet voor werknemers die niet aanwezig konden zijn bij de bijeenkomst in de Raadzaal. Vervolgacties in beide situaties Telefonisch contact met de nabestaanden ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

HR/Kabinetszaken Wie doet wat

Condoleren Informeren naar datum en tijdstip uitvaart Vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: Informeren of nabestaanden prijs stellen op: Voorzitter college of leidinggevende • bezoek van de leidinggevende of collega’s • rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen • rouwadvertentie in Zenderstreeknieuws en AD/UN • toespraak of andere bijdrage tijdens de uitvaart • aanwezigheid collega’s bij de uitvaart • praktische zaken zijn die vanuit het werk geregeld moeten worden voor de uitvaart

Persoonlijke condoleancebrief namens het college naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens het gemeentebestuur ter waarde van € 100,-

Brief vanuit college. Tekst opstellen: Leidinggevende en Kabinetszaken Afhandeling: Bestuurssecretariaat

Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van 2 rouwadvertenties van gemiddelde grootte:

Teksten opstellen: leidinggevende ondersteuning HR/Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Kabinetszake

Leidinggevende, ondersteuning HR/Kabinetszaken

1. met een formele tekst, ondertekend door het college

Pagina 78

2. met een informele tekst namens alle collega’s, met als ondertekening De collega’s van de gemeente IJsselstein Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen vertegenwoordiging college bij de uitvaart Als de nabestaanden er prijs op stellen: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Collega’s in de gelegenheid stellen uitvaart bij te wonen.

Leidinggevende/ algemeen directeur gemeentesecretaris Leidinggevende/ algemeen directeur gemeentesecretaris/ Kabinetszaken

Leidinggevende, ondersteuning Kabinetszaken

Als er alleen schriftelijk gecondoleerd kan worden: collega’s hierover informeren. Op het werk Herdenken ▪ ▪

desgewenst een gedenkteken plaatsen op de werkplek van de overledene één van de vergaderkamers inrichten als gedenkruimte met condoleanceboek, foto en kaars

Vlag half stok op de dag van de uitvaart In memoriam maken en plaatsen op intranet. Informeren zakelijke contacten over het overlijden en wie de taken waarneemt Acties na de uitvaart Retourneren persoonlijke eigendommen aan nabestaanden en terugvragen eigendommen werkgever (toegangsdruppel, tablet, mobiele telefoon e.d.) Checken of er sprake is van een bedrijfsongeval: ▪ ▪ ▪

Leidinggevende, directe collega’s en HR/Kabinetszaken

Kabinetszaken Leidinggevende, HR en Kabinetszaken Leidinggevende Wie doet wat Leidinggevende ondersteuning door HR

overlijden als gevolg van een bedrijfsongeval melden aan de ongevallenverzekering en toezien op de overlijdensuitkering. Leidinggevende ondersteuning Arbo bedrijfsongeval melden bij de arbeidsinspectie coördinator zo nodig uitbetalen overlijdensuitkering bij ongeval in en door de dienst (artikel 10.20 lid 2 Cao Gemeenten)

Salarisadministratie hierover informeren. Nabestaanden informeren over financiële afwikkeling (resterend salaris en salaristoelagen, IKB, overlijdensuitkering – denk ook aan vorderingen) Tenaamstelling (De nabestaanden van ..) en adres (door familie aan te geven) in salarisadministratie wijzigen zodat er geen post meer naar de overledene wordt gestuurd Zo spoedig mogelijk na het overlijden van de werknemer aan de nagelaten betrekkingen een bedrag uitkeren conform artikel 10.20 Cao Gemeenten. Door het invoeren van de ontslagdatum in het systeem wordt het pensioenfonds automatisch op de hoogte gesteld van het overlijden.

Leidinggevende ondersteuning door HR Leidinggevende ondersteuning door Salarisadministratie

Leidinggevende en Salarisadministratie

Pagina 79

Zo nodig nabestaanden helpen bij invullen formulieren voor APB en SVB Overlijden doorgeven aan arbodienstverlener en UWV Contact onderhouden met nabestaanden; duur naar behoefte nabestaanden. In ieder geval 1 jaar na overlijden en bij de eerste verjaardag van de overledene een kaartje sturen Nazorg voor collega’s: informeren hoe het met de directe collega’s gaat (herhalen) en zo nodig verwijzen naar bedrijfsarts of maatschappelijk werk. Werkzaamheden overledene: • • • • •

Leidinggevende ondersteuning HR Leidinggevende ondersteuning HR Leidinggevende Leidinggevende ondersteuning HR Leidinggevende ondersteuning HR

Regelen of afzeggen afspraken Lopende zaken toetsen op prioriteit Overname van werkzaamheden regelen, inclusief post en Leidinggevende e-mail Bespreken wat en hoe gecommuniceerd wordt naar klanten E-mailadres laten verwijderen door ICT. Stel een automatisch emailbericht op.

Paragraaf 5

Overlijden van een oud-werknemer

Acties Wie doet wat Direct informeren Algemeen directeur/gemeentesecretaris Degene die het bericht ontvangt Informeren werknemers via intranet over overlijden en over datum Opdracht vanuit algemeen directeur/ en tijdstip uitvaart gemeentesecretaris ondersteuning HR Opdracht algemeen Condoleancebrief aan nabestaanden namens college als de oud- directeur/gemeentesecretaris Tekst: werknemer binnen 5 jaar na uitdiensttreding overlijdt HR/Kabinetszaken Afhandeling: bestuurssecretariaat Rouwbloemstuk ter waarde van € 100,- als de oudOpdracht Algemeen directeur/ werknemer binnen 1 jaar na uitdiensttreding overlijdt gemeentesecretaris ondersteuning HR Bijwonen condoleancebijeenkomst of uitvaart voor zover bedrijfsof dienstbelangen zich daar niet tegen verzetten, zonder Wie daar behoefte aan heeft opnemen van verlof Paragraaf 6

Overlijden van een raadslid

Acties Informeren college en gemeenteraad Informeren van de werknemers door informatie op intranet te plaatsen Vervolgacties Telefonisch contact met de nabestaanden ▪ ▪ ▪ ▪

Wie doet wat Voorzitter college/gemeenteraad, ondersteuning griffier Griffier ondersteuning HR/Kabinetszaken Wie doet wat

condoleren informeren naar datum en tijdstip uitvaart vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe Griffier die te bereiken is Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen: Pagina 80

▪

Informeren of nabestaanden prijs stellen op: • bezoek van de mede raadsleden • rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen • rouwadvertentie (Zenderstreeknieuws en AD/UN) • toespraak of andere bijdrage tijdens de uitvaart • praktische zaken die vanuit het werk geregeld moeten worden voor de begrafenis

Persoonlijke condoleancebrief namens het college naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens gemeente IJsselstein ter waarde van € 100,Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van een rouwadvertenties van gemiddelde grootte met een formele tekst, ondertekend door het college en de gemeenteraad Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen vertegenwoordiging college bij uitvaart Als de nabestaanden er prijs op stellen: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Vlag halfstok op de dag van de uitvaart Herdenkingsmogelijkheden in de organisatie: de fractiekamer inrichten als gedenkruimte met condoleanceboek, foto en kaars In memoriam maken en plaatsen op intranet.

Informeren zakelijke contacten over het overlijden en wie de taken waarneemt Twee minuten stilte bij de eerstvolgende raadsvergadering en uitspreken in memoriam door voorzitter gemeenteraad Acties na de uitvaart Retourneren persoonlijke eigendommen aan nabestaanden en terugvragen eigendommen werkgever (toegangsdruppel, tablet, mobiele telefoon e.d.) Nabestaanden informeren over financiële afwikkeling Tenaamstelling (De nabestaanden van ..) en adres (door familie aan te geven) in salarisadministratie wijzigen zodat er geen post meer naar de overledene wordt gestuurd Contact onderhouden met nabestaanden; duur naar behoefte nabestaanden. In ieder geval 1 jaar na overlijden en bij de eerste verjaardag van de overledene een kaartje sturen Emailadres laten verwijderen door ICT. Stel een automatisch emailbericht op. Paragraaf 7

Tekst opstellen: Griffier, ondersteuning Kabinetszaken Afhandeling: Bestuurssecretariaat Griffier ondersteuning griffiemedewerker Teksten opstellen: Griffier ondersteuning Griffiemedewerker/Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Griffiemedewerker/Kabinetszaken Griffier Griffier ondersteuning Kabinetszaken Griffier ondersteuning Kabinetszaken Kabinetszaken Griffier ondersteuning, Kabinetszaken Griffier ondersteuning Kabinetszaken Griffier Griffier voorzitter gemeenteraad ondersteuning tekst Kabinetszaken Wie doet wat Griffier Griffier ondersteuning HR Griffier ondersteuning salarisadministratie