bijlage 4. Personeelshandboek gemeente IJsselstein 2021

Griffier

Griffier

Overlijden oud-wethouder

Acties Informeren college en gemeenteraad

Wie doet wat Burgemeester, Kabinetszaken en Griffier

Pagina 81

Informeren van de werknemers door informatie op intranet te plaatsen Vervolgacties Telefonisch contact met de nabestaanden: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Gemeentesecretaris ondersteuning Kabinetszaken Wie doet wat

condoleren informeren naar datum en tijdstip uitvaart vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe die te bereiken is Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het Burgemeester, Gemeentesecretaris telefoongesprek stellen: Informeren of nabestaanden prijs stellen op: • bezoek van de mede raadsleden • rouwbloemstuk: welke vorm en waar te bezorgen • rouwadvertentie en in welke krant (Zenderstreeknieuws en AD/UN)

Persoonlijke condoleancebrief namens het college naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens gemeente IJsselstein ter waarde van € 100,Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van een rouwadvertenties van gemiddelde grootte met een formele tekst, ondertekend door het college en de gemeenteraad Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen condoleancebezoek namens college Als de nabestaanden er prijs op stellen: Per situatie verschillend: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Twee minuten stilte bij eerstvolgende raadsvergadering en uitspreken in memoriam door voorzitter gemeenteraad.

Paragraaf 8 Overlijden oud-raadslid Acties Informeren college en gemeenteraad Informeren van de werknemers door informatie op intranet te plaatsen Telefonisch contact met de nabestaanden: •

Condoleren

•

Informeren naar datum en tijdstip uitvaart

•

Vragen wie van nabestaanden contactpersoon is en hoe

Tekst opstellen: Burgemeester, Gemeentesecretaris, Kabinetszaken Afhandeling: Bestuurssecretariaat Kabinetszaken Teksten opstellen: Burgemeester en Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Kabinetszaken Burgemeester en Gemeentesecretaris Burgemeester en Kabinetszaken

Kabinetszaken Griffier, voorzitter gemeenteraad, tekst Kabinetszaken

Wie doet wat Burgemeester, Griffier en Kabinetszaken Griffier ondersteuning Kabinetszaken

Griffier

die te bereiken is

Pagina 82

•

Afhankelijk van de situatie een afspraak maken voor een bezoek of de onderstaande vragen tijdens het telefoongesprek stellen:

•

Informeren of nabestaanden prijs stellen op: •

Bezoek van de mede raadsleden

•

Rouw-stuk: welke vorm en waar te bezorgen

•

Rouwadvertentie en in welke krant (Zenderstreeknieuws en AD/UN)

Persoonlijke condoleancebrief namens de raad naar nabestaanden sturen. De tekst van de brief toesnijden op de overleden persoon, dus beslist geen standaardbrief gebruiken Als nabestaanden er prijs op stellen: Regelen rouwbloemstuk namens gemeente IJsselstein ter waarde van € 100,Als nabestaanden er prijs op stellen: Plaatsing van een rouwadvertenties van gemiddelde grootte met een formele tekst, ondertekend door het college en de gemeenteraad Als de nabestaanden er prijs op stellen: regelen condoleancebezoek namens gemeenteraad Als de nabestaanden er prijs op stellen: Per situatie verschillend: Opstellen toespraak en regelen wie de toespraak houdt Als de nabestaanden er prijs op stellen: publiceren rouwkaart of plaats, datum en tijdstip uitvaart op intranet zodat iedereen hierover geïnformeerd is. Twee minuten stilte bij eerstvolgende raadsvergadering en uitspreken in memoriam door voorzitter gemeenteraad. Paragraaf 9

Kabinetszaken Tekst opstellen: Griffie en Kabinetszaken Plaatsen advertenties: Kabinetszaken Griffier Griffier en Kabinetszaken Kabinetszaken Griffier, voorzitter gemeenteraad Tekst: Kabinetszaken

Overlijden van een zakenrelatie

Acties Direct informeren leidinggevende Overleggen met gemeentesecretaris over plaatsen rouwadvertentie of rouwbloemstuk Zo nodig regelen kleine rouwadvertentie Zo nodig regelen rouwbloemstuk ter waarde van maximaal € 100,Condoleancekaart namens gemeente IJsselstein

Paragraaf 10

Tekst opstellen: Griffier en Kabinetszaken Afhandeling: Bestuurssecretariaat

Wie doet wat Degene die het bericht ontvangt Leidinggevende Leidinggevende taakveld ondersteuning Kabinetszaken incl. regelen Leidinggevende taakveld ondersteuning Kabinetszaken incl. regelen Gemeentesecretaris

Inwerkingtreding en citeertitel

Dit hoofdstuk treedt in werking met ingang van 1 januari 2021 en kan worden aangehaald als het ‘Rouwprotocol’.

Pagina 83