17. Vitens - Agenda en vergaderstukken Aandeelhoudersvergadering vrijdag 22 april 2022

Privacy Vanaf mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Vitens heeft hiervoor overkoepelend beleid vastgesteld en alle klantprocessen zijn aangepast zodat deze AVG-proof zijn. In 2021 is extra aandacht besteed aan de bewustwording rondom privacy en AVG en alle medewerkers hebben een basis e-learning gevolgd, zodat ze bij al hun werkzaamheden bewust omgaan met persoonsgegevens. Op elke afdeling heeft een uitgebreide inventarisatie plaatsgevonden, om te beoordelen in hoeverre de AVG voldoende doorgevoerd was in de afdelingsprocessen. Daar waar bedrijfsprocessen aangepast moesten worden, is dat gebeurd. Voor sommige procesaanpassingen is een langere doorlooptijd nodig omdat deze gekoppeld zijn aan de herinrichting van het SAP-systeem.

54

| Governance

Maatschappelijke plichten Gedragscode, corruptie en omkoping Ons beleid bij corruptie en omkoping is uiteengezet in onze Gedragscode. Binnen Vitens werken we volgens de gedragscode Zó doen we dat bij Vitens!. Hierin zijn ethische beginselen vastgelegd zoals integriteit, veiligheid, omgaan met onze klanten, met elkaar en onze omgeving. Wij vinden het belangrijk dat de relaties die wij opbouwen met medewerkers, leveranciers, zakelijke partners en klanten zijn gebaseerd op vertrouwen en integriteit. We verwachten daarom dat onze leveranciers handelen in lijn met ons beleid. Onze Gedragscode voor leveranciers beschrijft de minimumnormen en -vereisten waaraan onze leveranciers moeten voldoen. Vitens ziet in dat situaties die voortkomen uit corruptie en omkoping schadelijk kunnen zijn voor onze reputatie, maar ook niet passen bij de maatschappelijke taak en opgave. Als een medewerker of een leverancier inbreuk pleegt op de Gedragscode, volgen wij een vastgestelde procedure om tot een oplossing te komen. In 2021 zijn geen vormen van corruptie of omkoping geconstateerd bij Vitens.

Mensenrechten Eerbied voor mensenrechten is belangrijk, omdat mensenrechten fundamentele maatschappelijke bouwstenen zijn waarop we vertrouwen. We vinden dat Vitens de verantwoordelijkheid heeft om mensenrechten te handhaven en te versterken. Vitens werkt samen met veel partijen van over de hele wereld. Dit brengt automatisch (indirecte) risico’s met zich mee in relatie tot schending van mensenrechten. Voor de dagelijkse praktijk, bijvoorbeeld als blijkt dat een leverancier in strijd handelt met onze inkoopnormen (onder andere mensenrechtennormen), wordt de relatie met deze leverancier door ons beëindigd. Maar ook schending van mensenrechten door onze leveranciers brengt voor Vitens reputatierisico’s met zich mee. Mede door onze constante dialoog met leveranciers en het controleren van onze leveranciers op de inkoopvoorwaarden proberen wij de risico’s op het gebied van mensenrechten te beheersen .

Milieu Zorg voor het milieu ligt ten grondslag aan onze strategie en onze taak om grondwatervoorraden te beschermen. We volgen wet- en regelgeving, maar kijken ook naar manieren waarop we onze taken kunnen inzetten om onze positie ten opzichte van het milieu en de leefomgeving te versterken. Onze verantwoordelijkheden zijn geborgd in ons milieubeleid en we volgen een milieumanagementsysteem dat gecertificeerd is volgens ISO 14001. Jaarlijks wordt gekeken naar de milieuaspecten en hoe deze worden gewogen in het milieuaspectenregister. Aan de hand van een aantal criteria is een aantal milieuaspecten als significant aangemerkt (gebruik van energie, emissie naar lucht (direct), emissie naar bodem en water, ontstaan van afvalstoffen). Deze criteria zijn in overeenstemming met Stichting Coördinatie Certificatie Milieu- en Arbomanagementsystemen. De significante milieuaspecten zijn gerapporteerd aan de directie en opgenomen als aandachtsgebieden in de kadernotitie voor de jaarplannen en zullen in het milieumanagementsysteem met voorrang behandeld worden. Dit betekent overigens niet dat de overige aspecten geen aandacht krijgen. Op deze aspecten is het beheersysteem van toepassing, en indien noodzakelijk worden de benodigde acties uitgezet.

Governance |

55

Risicomanagement Strategisch risicoprofiel 2021 De door Vitens onderkende topbedrijfsrisico’s (zie Risicomanagement in het kort) worden hieronder nader toegelicht. De toelichting bevat onder meer een beschrijving van het risico alsmede de te verwachten en/of zich voorgedaan hebbende gevolgen ervan voor de continuïteit of het behalen van onze strategische doelen en agendapunten. Daarnaast geeft deze informatie over de risicobeheersing door vermelding van zowel de getroffen als de aanvullend te treffen beheersmaatregelen. Ook is een beschrijving opgenomen van onze inschatting van de trend in risicobeheersing.

Topbedrijfsrisico’s Risico 1: Maakbaarheid van de infrastructuur Strategische agenda 24/7 Betrouwbaar en betaalbaar drinkwater.

Risicobeschrijving en gevolgen Door de toenemende vraag naar drinkwater is er uitbreiding van onze infrastructuur noodzakelijk. Deze vraag is zo sterk gestegen dat onze realisatiesnelheid onder druk staat. Opdrachtnemers, zoals aannemers, lukten het niet om aan onze vraag te voldoen en hierdoor zijn we niet in staat onze infrastructuur tijdig toekomstbestendig te maken. Tegelijkertijd zorgt de stijgende drinkwatervraag ervoor dat we op veel plekken te krap zitten in onze vergunningsruimte en dat de processen rondom het verkrijgen van nieuwe vergunningsruimte te traag gaan. Dit kan gevolgen hebben voor vergunningsoverschrijding en problemen geven bij het leveren van water. Het risico bestaat dat Vitens minder snel of tegen hogere kosten de opgave kan realiseren die noodzakelijk is. Om dit te monitoren heeft Vitens maakbaarheidsrisico’s vastgesteld. Er zijn twee soorten maakbaarheidsrisico’s te onderscheiden voor Vitens: risico met betrekking tot bestuurlijke maakbaarheid en technische maakbaarheid. Met bestuurlijke maakbaarheid bedoelen we de voorwaardelijkheid van winvergunningen, en technische maakbaarheid gaat over interne organisatie en capaciteit op de markt.

Risicobeheersing • Om de risico's op het gebied van de bestuurlijke maakbaarheid te beperken is Vitens op bestuurlijk niveau aangesloten bij ASV-Trajecten (Aanvullende Strategische Voorraden trajecten) van de Provincie. Een ASV-traject levert voor Vitens een (toekomstig) gebied op dat bestemd is voor drinkwaterwinning. • Om de risico’s op gebied van technische maakbaarheid te mitigeren wordt een 'resource planning' tool gebruikt om inzicht te verschaffen aan onder andere ingenieursbureaus en de aannemers over de workload die zij kunnen verwachten. Het doel hiervan is dat de de markt beter op onze vraag kan inspelen. • In het najaar van 2021 is Vitens gestart met het opstellen van een inkoopstrategie voor de bovengrondse infrastructuur en transportleidingen. Vitens is genoodzaakt tot een andere samenwerking met de markt te komen om de infrastructuur versneld te realiseren. • We hebben dit jaar gewerkt aan assetstandaardisatie die het mogelijk maakt om sneller te ontwerpen en te bouwen.

56

| Governance

Risico-ontwikkeling Het risicoprofiel is licht gestegen. Ondanks de effecten van zowel interne als externe maatregelen, is het risicoprofiel licht gestegen. Vitens blijft haar zorgen uiten over de infrastructuur. Vitens stelt vast dat maakbaarheid een reden is waarom wij de investeringen voor de infrastructuur niet hebben behaald. Door onevenwichtigheden in vraag en aanbod op diverse markten en de steeds complexere ruimtelijke ordening waarbinnen vergunningen moeten worden verkregen, verwacht Vitens dat dit risico ook volgend jaar het realiseren van de investeringen in infrastructuur lastig wordt. De diverse maatregelen die zijn gedefinieerd als beheersingsmaatregel worden ook aankomend jaar verder voortgezet.

Risico 2: Cybersecurity Strategische agenda 24/7 Betrouwbaar en betaalbaar drinkwater en Meer gemak voor de klant.

Risicobeschrijving en gevolgen Het cybersecurity-risico is niet meer weg te denken uit de bedrijfsvoering. Onze systemen en gegevens moeten goed beschermd zijn tegen invloeden van buitenaf en binnenuit. De afhankelijkheid van ICT en data wordt steeds groter en de bescherming hiervan wordt steeds belangrijker. Denk bijvoorbeeld aan onderdelen van Vitens die rechtstreeks de klant raken (productie en levering van water, klantenservice), maar ook de personeelsgegevens bij HR.

Risicobeheersing Middels een programma-aanpak wordt een inhaalslag bewerkstelligd op het vlak van cybersecurity. De voortgang van het cybersecurity-programma en de onderliggende cybersecurity-projecten wordt bestuurd vanuit de Vitens Security Board (VSB). • Op het gebied van mensen zijn awareness-activiteiten, trainingen (o.a. CISM) en oefeningen gehouden (o.a de landelijke ISIDOOR). Diverse grote aanpassingen zijn afgerond, zoals de nieuwe Firewalls en een volledige datamigratie naar Office365. Daarnaast zijn alle overige grote structurele verbeteringen benoemd en opgenomen in projecten voor 2022. • Verder hebben we in 2021 een intern IT General Controls (ITGC) stelsel ingericht. Dankzij dit stelsel zijn we in staat om periodieke controles van onze beveiligingsmaatregelen zelfstandig uit te voeren, zonder externe auditeur. • Vitens beschikt over een extern belegd Security Operations Center, dat de Vitens-systemen dag en nacht monitort op verdachte gebeurtenissen. • Een eerste formele inspectie is uitgevoerd door de ILT die als positief is beoordeeld. Er wordt voldaan aan Wbni, Rbni en PA-norm qua opzet en bestaan van beleid, organisatie en maatregelen.

Risico-ontwikkeling Het risico is licht gedaald (kans op optreden is gedaald door de projecten uit het cybersecurity-programma, de impact is gelijk gebleven). Het aantal en tempo waarmee ernstige kwetsbaarheden worden geconstateerd en door kwaadwillenden wordt uitgebuit, neemt toe. De weerbaarheid van Vitens is vergroot, tegelijkertijd worden door verdergaande digitalisering, zowel aanvalsoppervlak en bijbehorende impact van een cyberincident ook groter, waardoor tegelijkertijd een opwaartse druk op het risico wordt uitgeoefend. Het risico van phishing is wel gedaald door een groeiend bewustzijn onder medewerkers.

Governance |

57

Risico 3: Fraude Strategische agenda Water voor nu en later, voorspelbaarheid

Risicobeschrijving en gevolgen Integriteit staat bij Vitens hoog in het vaandel. Door de toegang tot geldstromen, nauwe contacten met opdrachtnemers én onvoldoende integriteitsbewustzijn kunnen medewerkers in de verleiding komen te frauderen, waardoor Vitens financiële en reputatieschade kan oplopen. Om fraudebewustzijn meer vanzelfsprekend te laten zijn, besteedt Vitens aandacht aan twee belangrijke pijlers: de zogenoemde ‘soft controls’ waarmee een omgeving wordt gecreëerd, waarin medewerkers uit zichzelf gewenst gedrag tonen en handelen in het belang van de organisatie, en de zogenoemde ‘hard controls’ waarbij beheersmaatregelen worden genomen die gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect afdwingen.

Risicobeheersing • In 2021 is een plan van aanpak opgesteld voor het verkrijgen van inzicht in de frauderisico’s in de organisatie en de beheersmaatregelen die zijn getroffen om deze te mitigeren (hard controls). Hiervoor is een frauderisicoregister opgesteld. Ten aanzien van soft controls is eind 2021 is het thema integriteit onder de aandacht gebracht. Zo is er op een laagdrempelige manier aandacht besteed aan integriteit onder de Vitens medewerkers in de Week van de Integriteit (1 tot en met 9 december 2021), een nationaal initiatief waar Vitens partner van is. • Jaarlijks worden de frauderisico’s voor Vitens herijkt. Dit wordt uitgevoerd om aansluiting te houden bij de organisatie- en omgevingsontwikkelingen en Vitens te behoeden voor verlies aan activa en reputatieschade. In 2022 wordt verder gewerkt aan een inventarisatie van alle risico’s door de medewerkers van Vitens en wordt aangesloten bij de al opgestelde Risico Control Matrices in het SAP & Transformatie-programma.

Risico-ontwikkeling Het risicoprofiel is licht gedaald. Dit blijkt uit de frauderisicoanalyse 2021. Het afgelopen jaar is meer aandacht besteed aan het onderwerp fraude door verschillende initiatieven tegen fraude, en het onderwerp integriteit is nieuw leven in geblazen. In 2021 hebben zich geen externe ontwikkelingen voorgedaan die het risico positief of negatief hebben beïnvloed. We blijven in 2022 aandacht schenken aan frauderisico’s en aan integer werken.

Risico 4: Financierbaarheid Strategische agenda Financiële gezondheid & voorspelbaarheid en Water voor nu en later.

Risicobeschrijving en gevolgen Vitens staat de komende jaren voor een enorme investeringsopgave. Toenemende droogte, groeiend watergebruik en thema’s als cyberveiligheid hebben hun impact op de infrastructuur. Bij de financiering daarvan wordt Vitens beperkt door het huidige systeem van winstregulering, de zogeheten WACC.

58

| Governance

In de Drinkwaterwet staat dat een drinkwaterbedrijf jaarlijks een maximaal percentage aan bedrijfsresultaat mag genereren. Dat percentage is afhankelijk van de vooraf vastgestelde gemiddelde kostenvoet, weighted avarage cost of capital (WACC), oftewel het gewogen rendement op het vreemd en eigen vermogen. Door de WACC-methodiek komt de financierbaarheid onder druk te staan. Door het lage rendement en de hoge investeringsopgave stijgen onze rentedragende schulden en hierdoor staan de ratio’s uit de bankconvenanten onder druk. Dit kan een probleem geven bij het aantrekken van financieringen, zorgen voor hogere financierings- en rentekosten waardoor Vitens onvoldoende in staat is haar strategische doelen te realiseren.

Risicobeheersing Om de financierbaarheid van onze investeringsopgave te kunnen garanderen, staat financierbaarheid hoog op de agenda en wordt elk kwartaal gerapporteerd over opgestelde beheersmaatregelen: • Vitens is met de drinkwatersector via Vewin en haar aandeelhouders een actieve WACC-lobby gestart met als doel het WACC-percentage op korte termijn te bevriezen; • In de treasurycommissie wordt periodiek overleg gevoerd over benodigde financiering voor de korte en lange termijn waarbij gebruik wordt gemaakt van de investerings- en liquiditeitsprognoses voor de komende tien jaar met als doel op (middel)lange termijn ook te kunnen voldoen aan deze financieringsbehoefte; • Nauw contact met de geldverstrekkers over de ontwikkeling van regulering en verwachte benodigde financiering; • Per kwartaal wordt over de bankratio’s gerapporteerd; • Periodieke toetsing van het bestaande financiële beleid aan veranderende wet- en regelgeving; • Per 1 januari 2022 is een Treasury manager gestart; • Deze Treasury manager zal zich bezig houden met de Treasury organisatie binnen Vitens; en • Om te kunnen voorzien in de financieringsbehoefte aankomende jaren, zal de Treasury manager een financieringsstrategie en -framework opstellen.

Risico-ontwikkeling Het risicoprofiel is licht gedaald. De WACC-lobby heeft geresulteerd in enkele aanpassingen in de WACCmethodiek waarbij de WACC voor de periode 2022-2024 is vastgesteld op 2,95%. Dit zorgt voor wat lucht bij de waterbedrijven, die hiermee, op korte termijn, makkelijker kunnen voldoen aan de financieringsbehoefte. De verwachting is dat Vitens hierdoor voor deze periode kan voldoen aan de bankconvenanten en haar benodigde investeringen kan financieren.Voor de lange termijn gaat het Ministerie een onderzoek uitvoeren naar de financiële gezondheid van de drinkwaterbedrijven. Vitens zal met de drinkwatersector en haar aandeelhouders en stakeholders (IPO, VNG) de WACC-lobby voortzetten, zodat de financiële gezondheid van de drinkwaterbedrijven wordt gewaarborgd.

Risico 5: Drukte in de ondergrond Strategische agenda Voldoende beschikbare en schone bronnen

Governance |

59

Risicobeschrijving en gevolgen Vitens is niet de enige partij die de ondergrond gebruikt. De ondergrond wordt in toenemende mate gebruikt voor andere opgaven, zoals opslag van energie en warmte. Dit brengt risico’s met zich mee voor de grondwaterkwaliteit van onze drinkwaterbronnen. Vanwege de nog onbekende en moeilijk te beheersen risico’s pleit Vitens voor functiescheiding. Dit betekent: geen aardwarmte (geothermie en bodemenergie) in gebieden bestemd voor drinkwater. Voor de beheersing van het risico is het met name van belang dat de overheden primair de drinkwaterbelangen borgen in hun beleid en wet- en regelgeving. De risico’s verschillen in aard en urgentie: van bestuurlijke drang tot acute problemen met kwaliteit. Bij onvoldoende resultaten kan dit leiden tot een lager beschermingsniveau, gedwongen acceptatie van een lagere kwaliteit van bronnen en het verlaten van bestaande locaties of het niet kunnen ontwikkelen van Aanvullende Strategische Voorraden (ASV). Een ander nieuw risico is drukte in de ondergrond onder straatprofielen, waardoor opwarming van de grond plaatsvindt. De opwarming heeft een slechte invloed op de kwaliteit van het drinkwater in de leidingen.

Risicobeheersing • Samen met de provincies binnen het voorzieningsgebied heeft Vitens ook het afgelopen jaar gewerkt aan de drinkwaterstrategie 2040-2050. Zo loopt een proces om te komen tot aanwijzing door de provincies van Aanvullende Strategische Voorraden (ASV’s) en actualisatie van het grondwaterbeschermingsbeleid. Dit moet bijdragen aan de realisatie van de energietransitie en het borgen van de drinkwatervoorziening, dus ook bij extreme ontwikkeling van de drinkwatervraag van 30%. • Provincies en drinkwaterbedrijven hebben het grondwaterbeschermingsbeleid herijkt en bouwstenen ontwikkeld om het grondwaterbeschermingsbeleid te actualiseren en te versterken. Voor ASV-gebieden is een afwegingskader opgesteld om tot een goede bescherming te komen met een verantwoorde ruimteclaim zonder andere belangen onnodig te belemmeren. • In Regionale Energie Strategieën (RES1.0) is nog vooral aandacht voor gebruik van zon- en windenergie. In warmtevisies en RES2.0 wordt een grotere rol verwacht voor aardwarmte. Drinkwater staat nog onvoldoende op de duurzaamheidsagenda. Vitens houdt daarom actief contact met belangrijke partijen op het gebied van drukte in de ondergrond. Zo hebben we overleg met landelijke -en regionale overheden, de geothermiebranche en initiatiefnemers van geothermieprojecten.

Vitens is niet tegen geothermie, maar pleit wel voor een goede afstemming en functiescheiding. Dit is ook de inzet geweest van een succesvolle gezamenlijke lobby met branchevereniging Vewin.

60

| Governance

Risico-ontwikkeling Het risicoprofiel is licht gestegen. Dit ondanks onze inspanningen met betrekking tot het vaststellen van drinkwaterstrategieën met Aanvullende Strategische Voorraden binnen het voorzieningsgebied van Vitens in 2021. Een belangrijke mijlpaal voor Vitens is dat de Aanvullende Strategische Voorraden toekomstige bronnen zijn voor drinkwater en het bijbehorende beschermingsbeleid in de provinciale omgevingsvisie en -verordening gekoppeld worden aan elkaar. De risico-inschatting van Vitens is dat het risico, ondanks de urgentie en dynamiek, op bovengenoemde ontwikkelingen op gebied van energie voor zowel onze bronnen als de leidinginfrastructuur zelfs groter is geworden.

Risico 6: Adaptief vermogen Strategische agenda Aantrekkelijk werkgeverschap, Water voor nu en later

Risicobeschrijving en gevolgen Door de omvang en hoeveelheid veranderingen die op ons afkomen, kunnen we ons als organisatie mogelijk onvoldoende snel aanpassen waardoor we niet voldoende in staat zijn onze strategische opgaven te realiseren. Denk hierbij aan omvangrijke en veranderende wet- en regelgeving, te grote of te veel ambities tegelijkertijd en gebrek aan executiekracht of besluiteloosheid.

Risicobeheersing Op 1 januari zijn we gestart met een nieuwe manier van werken. Eerstelijnsmanagers en directie werken kortcyclisch samen, wat betekent dat ze continu doelen, resultaten en acties op elkaar afstemmen. Hiervoor wordt de 3458 methodiek gebruikt. Hierbij wordt rekening gehouden met beschikbare capaciteit en mogelijk nieuwe omgevingsinvloeden. Zo is er bijvoorbeeld extra inzet op capaciteit voor de opgave rond de winvergunningen. Dit jaar is een nieuwe methodiek van Strategische Personeels Planning (SPP) geïntroduceerd. Hierbij wordt zowel kwalitatief als kwantitatief gekeken naar de huidige bezetting en deze wordt afgezet tegen verwachtingen voor de toekomst.

Risico-ontwikkeling Het risicoprofiel is gedaald. We worden steeds beter in de 3458 methodiek. Hierdoor zijn we beter in staat om te prioriteren en fundamentele keuzes te maken over wat we wel en niet doen. Uit de meting welbevinden blijkt dat het percentage medewerkers dat de werkdruk als goed ervaart, is gestegen van 52,2 (juni) naar 64 (eind oktober-begin november). Ondanks de coronaperikelen heeft Vitens afgelopen jaar laten zien adaptief te kunnen zijn.

Risico 7: Beschikbaarheid productiecapaciteit en bronnen Strategische agenda Voldoende beschikbare schone bronnen en 24/7 Betrouwbaar en betaalbaar drinkwater.

Risicobeschrijving en gevolgen Beschikbaarheid van voldoende (schone) bronnen en productiecapaciteit zijn noodzakelijk om nu en in de toekomst onze leveringszekerheid te borgen. Vitens heeft extra bronnen en vergunningen nodig om aan de toenemende vraag te kunnen voldoen, daarnaast staat de duurzame inpassing van enkele bestaande bronnen onder druk als gevolg van klimaatverandering.

Governance |

61

Beschikbaarheid van voldoende schone bronnen is een potentieel knelpunt, omdat we afhankelijk zijn van onder andere provincies en waterschappen, voor het verkrijgen van winvergunningen. Dit vraagt goede afstemming met deze instanties om maatschappelijk draagvlak te verkrijgen voor de benodigde extra vergunningen. Denk hierbij ook aan tijdige en adequate bestuurlijke afspraken ten behoeve van wincapaciteit en het voorhanden hebben van noodscenario’s. Vitens merkt dat vergunningsprocedures lang duren door onder andere conflicterende wetgeving en lokale weerstand. Het is belangrijk om lokaal de vraag en het aanbod goed te matchen, daarom willen we meer inzicht in vraagontwikkeling op balansgebiedniveau, de daarbij horende beschikbare hoeveelheid water en kwaliteit hiervan. Vitens stuurt ook aan op watergebruik waarbij alleen de drinkwater toepassing echt noodzakelijk is.

Risicobeheersing • Vitens zet in op enkele beheersmaatregelen voor de korte en lange termijn. Ook zet Vitens in op het terugdringen van de drinkwatervraag. Water dat je niet verspilt of niet hoeft te leveren doordat klanten bewust omgaan met hun waterconsumptie zijn een eerste beheersmaatregel om de vraag aan te kunnen. Wij vragen aandacht voor waterbesparing door bewustwordingscampagnes en geven tips aan onze klanten over zuinig watergebruik. Voor de toenemende vraag op de lange termijn werkt Vitens samen met partners en stakeholders om water te besparen door pilots op het gebied van watervriendelijk bouwen. Tot slot heeft Vitens zelf een actieplan om de NIRG (Niet in rekening gebracht verbruik) terug te dringen, door lekken op te sporen en snel te verhelpen. • Vitens doet een dringend beroep op de provincies en gemeenten om bij vergunningsprocedures het drinkwaterbelang zwaar te wegen of zelfs doorslaggevend te maken. Met een brief gericht aan het bestuur van provincie Overijssel vragen wij bestuurlijk aandacht voor de urgentie voor de drinkwaterlevering op de korte- en lange termijn. Ook hebben wij in diverse media aandacht gevraagd voor de vergunningsproblematiek in relatie tot de drinkwaterlevering.

• We hebben de technische -en organisatorische knelpunten in de drinkwatervoorziening in kaart gebracht en beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat we voorbereid zijn op de komende zomers. De afgelopen jaren is een aantal onttrekkingsvergunningen overschreden. Daarom zijn in de infrastructuurplannen bouwstenen ontwikkeld om de vergunning, inclusief reserves, binnen nu en 2028 op orde te krijgen. Een bouwsteen betreft een project waar we werken aan uitbreiding van onze capaciteit. Voor de realisatie van de belangrijkste bouwstenen is een goede basis gelegd met betrokken stakeholders. In Gelderland zijn, in co-creatie met waterschappen en provincie, de eerste stappen gezet naar een duurzame drinkwatervoorziening en om een een duurzaam watersysteem te realiseren. • Ook werken wij aan een toekomstbestendige infrastructuur. We hebben hiervoor de langetermijnvisie voor de komende dertig jaar aangescherpt. Vitens doet onderzoek naar locaties waar op een duurzame manier drinkwater gewonnen kan worden met zo min mogelijk impact op de omgeving. Hiermee verwachten wij in de toekomst winningen die te veel verdroging veroorzaken te kunnen ontzien. • Vitens zet voor de lange termijn in op vier strategische harten in haar distributiegebied. Hierin centreren wij de drinkwaterwinning. In 2021 zijn de eerste onderzoeken afgerond naar de haalbaarheid van een grote winning.

Een grootschalige winning lijkt mogelijk op de Veluwe (in combinatie met grootschalige infiltratie), in zuidelijk Flevoland, in het rivierengebied en langs de IJssel (IJsselvallei). Voor de IJsselvallei startte Vitens met een voorbereiding voor een pilot voor de zuiveringstechnologie en het gebiedsproces. De initiatieven zijn inmiddels ook gedeeld met de betrokken bestuurders. In co-creatie werken wij aan de uitwerking van de plannen voor de toekomstige winningen.

62

| Governance

• Vitens werkt samen met verantwoordelijke overheden om het watersysteem toekomstbestendig te maken met onder andere het concept Panorama Waterland, dat in twee gebieden wordt uitgewerkt.

Risico-ontwikkeling Het risicoprofiel is gelijk gebleven. De impact van klimaatverandering door de aanhoudende droogte wordt groter, waardoor de piek in de vraag toeneemt en winningen onder druk komen te staan. Winvergunningen moeten hierop aangepast worden. De urgentie bij onder andere provincie en waterschappen voor win- en omgevingsvergunningen is inmiddels gedeeld. Wij hebben op een aantal kritische reservebouwstenen de versnelling ingezet als gevolg van de gestegen prognose. Tevens versnellen we op een aantal langetermijnontwikkelingen, zoals de ontwikkeling van de strategische harten IJsselvallei en Midden Nederland, zodat er water blijft voor nu en later.

Governance |

63

Verklaring van directie De directie is verantwoordelijk voor de inrichting en effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Deze systemen hebben als doel om de meest relevante risico’s voor onze organisatie te onderkennen en te beheersen. De directie is zich ervan bewust dat risicobeheersings- en controlesystemen geen absolute zekerheid kunnen bieden dat de bedrijfsdoelstellingen van Vitens worden gerealiseerd, noch dat deze systemen onjuistheden van materieel belang, verlies, fraude en overtredingen van wetten en regels geheel kunnen voorkomen. Met inachtneming van voorstaande is de directie van mening dat in 2021: • Het systeem van risicobeheersing en interne controle voor financiële en niet-financiële verslaggeving een redelijke mate van zekerheid geeft dat de verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat.

Deze mening is mede gebaseerd op de uitkomsten van de in 2021 geactualiseerde risico-inventarisaties (als onderdeel van het programma SAP & Transformatie) en de periodieke reguliere controles van de afdeling Finance & Control; • Het jaarverslag in voldoende mate inzicht geeft in de bestaande tekortkomingen in de opzet, bestaan en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de verbetermaatregelen die gepland zijn voor komend jaar; • Het jaarverslag de materiële risico’s en onzekerheden bevat die relevant zijn ter zake van de verwachting van de continuïteit van de vennootschap voor een periode van twaalf maanden na opstelling van het verslag en de rechtvaardiging dat het verslag is opgesteld op going concern-basis.

64

| Governance

Verklaringen en verslagen Verslag van de Raad van Commissarissen Als Raad van Commissarissen (RvC) houden wij toezicht op het formuleren en realiseren van de doelstellingen, de strategie, de langetermijnwaardecreatie, het beleid van de directie, de interne beheersing en het risicomanagement, alsmede de algemene gang van zaken bij Vitens. Daarnaast staan wij de directie bij met gevraagd en ongevraagd advies. Ook treden wij op als werkgever van de directie en onderhouden wij contacten met interne en externe stakeholders. In dit verslag leggen wij verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in het afgelopen jaar en komen de belangrijkste onderwerpen aan de orde waarbij de RvC betrokken is geweest.

Strategie en realisatie bedrijfsplan De RvC houdt toezicht op de wijze waarop de directie op lange termijn aan waardecreatie invulling geeft. In onze vergaderingen wordt daarom op regelmatige basis de strategie, de uitvoering op de voortgang van de invulling van de strategie en de daarmee samenhangende voornaamste risico’s besproken. Vooral in de strategische personeelsplanning, het investeringsplan en de langetermijnvisie op de infrastructuur (de LTV) komt de waardecreatie tot uiting. Wij hebben gedurende het verslagjaar met regelmaat met de directie gesproken en gediscussieerd over de strategische pijlers en hebben geconstateerd dat belangrijke voortgang is gerealiseerd. En in 2021 zijn we op meerdere momenten met de directie in gesprek geweest over de hernieuwde strategische koers: 'Elke Druppel Duurzaam'. Deze strategie is geënt op de Sustainable Development Goals, waarin het duurzame karakter van Vitens wordt benadrukt zonder de klantgerichtheid uit het oog te verliezen. Verder heeft de RvC aandacht besteed aan de financierbaarheid op middellange termijn van al deze ontwikkelingen en de toenemende investeringsvraag in het bijzonder richting de aandeelhouders. Ieder jaar stelt Vitens een integraal bedrijfsplan op. Hierin worden de strategische doelen en de continuïteitsdoelstelling, de primaire taak, vertaald naar concrete en meetbare operationele doelstellingen.

De specifieke bedrijfsdoelstellingen die Vitens zich in een jaar stelt, worden zo veel mogelijk in goed meetbare financiële en niet-financiële prestatie-indicatoren (KPI’s) gedefinieerd en er wordt bijgestuurd als daar aanleiding toe is. In de vergadering van oktober 2021 is door de directie het integraal bedrijfsplan 2022 gepresenteerd en vervolgens door de RvC goedgekeurd. Dit is een plan waarin de eerste contouren van de herijkte strategie zichtbaar worden en waarin de stijgende lijn van het investeringsniveau zichtbaar is. Het is ook een bedrijfsplan waarin duidelijk wordt dat de ombouw van alle processen, als gevolg van de SAP-transformatie, enorme inspanning en veerkracht zal vragen van alle medewerkers.

Financiële verslaglegging De RvC heeft in aanwezigheid van de onafhankelijke accountant, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., het jaarverslag en de jaarrekening 2020 uitvoerig besproken, inclusief het begeleidende accountantsrapport. Gedurende 2021 heeft de directie kwartaalrapportages aan de RvC verstrekt waarin de actuele financiële resultaten zijn opgenomen, die zijn afgezet tegen het budget voor 2021, de jaarverwachting 2021 en de resultaten van 2020. Onderwerpen die hierbij onder meer aan de orde kwamen, waren de ontwikkeling van de kosten, de oplopende investeringen, de financieringsbehoefte en de financiële ratio’s. Ten behoeve van al deze onderwerpen verrichtte de Auditcommissie (AC) van de RvC intensief voorwerk. De RvC heeft geconcludeerd dat de kwartaalrapportages toereikende informatie bevatten om de voortgang van de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen te monitoren.

66

| Verklaringen en verslagen

Jaarrekening en dividendvoorstel Dit jaarverslag bevat naast het verslag van de directie, de jaarrekening van Vitens die na controle van PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. is goedgekeurd door de RvC. De Raad stelt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voor om de jaarrekening 2021 zoals voorgelegd vast te stellen en de leden van de directie en de leden van de RvC kwijting te verlenen voor het, blijkens de jaarrekening en het verslag, door de directie gevoerde beleid en voor het door de RvC uitgeoefende toezicht. Het nettoresultaat over het boekjaar 2021 bedraagt € 19,4 miljoen. De RvC stelt met de directie voor het volledige bedrag, met het oog op onze opgave, de solvabiliteitsdoelstelling en de vereisten van de banken, toe te voegen aan de reserves.

Samenstelling directie In 2021 is de samenstelling van de directie niet gewijzigd. De directie bestaat uit Jelle Hannema en Marike Bonhof.

Raad van Commissarissen: samenstelling, onafhankelijkheid en diversiteit Samenstelling en onafhankelijkheid De samenstelling van de Raad van Commissarissen is in 2021 ongewijzigd. De samenstelling van de RvC is ultimo 2021: Naam

Functie

Jaar van eerste benoeming

Jaar van herbenoeming

Aftredend

Kees Jan Rameau

vicevoorzitter

2014

2018

2022 (niet hernoembaar *)

Henriëtte Setz

lid

2018

n.v.t.

November 2022 (hernoembaar)

Gerda van Dijk

lid

2018

n.v.t.

November 2022 (hernoembaar)

Mark van Lieshout

lid

2019

n.v.t.

2023 (hernoembaar)

Han Noten

voorzitter

2020

n.v.t.

2024 (hernoembaar)

* = Het uitgangspunt voor de benoemingstermijn is twee termijnen van vier jaar. Verlenging is mogelijk met twee nieuwe termijnen van twee jaar, mits gemotiveerd in het verslag van de Raad van Commissarissen. Alle commissarissen zijn onafhankelijk in de zin van best practice-bepalingen 2.1.7, 2.1.8 en 2.1.9 van de Nederlandse Corporate Governance Code. Voor nieuwe commissarissen biedt Vitens een inwerkprogramma aan. Commissarissen krijgen een uitgebreide voorlichting over de governance-inrichting, de operationele processen en bedrijfsspecifieke financiële onderwerpen als WACC, drinkwatertarieven, treasury en toezicht. Nevenfuncties van de leden van de RvC worden vooraf gemeld aan de RvC en vermeld in het jaarverslag. Geen van de RvCleden heeft een nevenfunctie die conflicterend is met de functie van commissaris bij Vitens. Daarnaast bekleedt geen van de commissarissen meer dan vijf commissariaten bij Nederlandse beursvennootschappen of andere grote N.V.’s, B.V.’s en stichtingen, waarbij een voorzitterschap dubbel telt. Het aantal en de aard van de nevenfuncties van iedere commissaris zijn zodanig dat een goede taakvervulling is gewaarborgd.

Verklaringen en verslagen |

67

Diversiteit Diversiteit zien wij als een van de voorwaarden voor een goede taakvervulling door de directie en de RvC. Diversiteit heeft naast deskundigheid en achtergrond ook betrekking op aspecten zoals geslacht en leeftijd. Bij benoemingen streeft de Raad naar een gebalanceerde man-vrouwverhouding in zowel de directie als de RvC: een streefgetal van ten minste 30 procent vrouwen en ten minste 30 procent mannen. Ultimo 2021 was de man-vrouwverhouding bij de directie 50-50 en bij de Raad van Commissarissen 66,6-33,3. Het streefpercentage is daarmee behaald.

Geen tegenstrijdig belang In 2021 hebben zich geen transacties voorgedaan waarbij potentiële tegenstrijdige belangen spelen die van materiële betekenis zijn voor de vennootschap en/of de betreffende bestuurders, commissarissen, aandeelhouders en/of de externe onafhankelijke accountant.

Permanente educatie en zelfevaluatie In het kader van de permanente educatie heeft de RvC zich laten informeren over digitalisering, cybersecurity en risicomanagement. De RvC heeft in het voorjaar van 2021 een evaluatie uitgevoerd over het eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de RvC en dat van de individuele commissarissen. Dit werd begeleid door een extern deskundige. De eindbespreking van de evaluatie is door de RvC besproken en de hieruit voortgekomen afspraken zijn in gang gezet.

Vergaderingen in 2021 Naast de bilaterale overleggen heeft de RvC in de verslagperiode vijf keer plenair vergaderd. De RvC vergadert het eerste halfuur van elke reguliere vergadering in besloten kring. Overige deelnemers aan de RvC-vergaderingen zijn de leden van de directie en op uitnodiging de externe accountant en managementleden. De RvC kent twee commissies, een Auditcommissie (AC) en de Remuneratie- en Benoemingscommissie (RBC). De AC heeft in 2021 driemaal vergaderd en de RBC heeft twee vergaderingen gehouden. Onderstaand een overzicht van de aanwezigheid van de individuele commissarissen. Naam

RvC

AC

Kees Jan Rameau

80%

80%

Henriëtte Setz

100%

100%

Gerda van Dijk

100%

Mark van Lieshout

80%

100%

Han Noten

100%

n.v.t.

RBC

100%

100%

Vergaderingen RvC De kwartaalvergaderingen waren gewijd aan de ontwikkelingen binnen Vitens. Daarbij werden onder andere de jaarcijfers en de kwartaalcijfers, het investeringsplan, het budget en de drinkwatertarieven voor 2022 behandeld. De vergadering waarin het geïntegreerde jaarverslag aan de orde kwam, werd tevens bijgewoond door de externe accountant.

68

| Verklaringen en verslagen

Buiten de vergaderingen om heeft de Raad een werkbezoek afgelegd aan het – nieuw te bouwen - productiebedrijf Sijmons te Arnhem. Hierbij zijn de coronamaatregelen strikt nageleefd. Het bezoek is afgesloten met een informeel samenzijn met het hoger management van Vitens. In de jaarlijkse Radenbijeenkomst (Ondernemingsraad, directie en RvC) was het onderwerp 'Hybride werken, leiderschap en soft controls, de ambitie om te veranderen', dit naar aanleiding van de COVID pandemie en de gevolgen hiervan voor de werknemers van Vitens. Wij complimenteren de Ondernemingsraad voor de goede organisatie en invulling van deze middag. Overige onderwerpen die uitvoerig in de RvC zijn behandeld: • De transformatie van ons bedrijf met behulp van Enterprise Resource Planningssysteem, SAP 4 HANA. • Cybersecurity; • Riskmanagement; • De schaalsprong op de investeringen; • Ontwikkelingen rondom de toename van de drinkwatervraag in relatie tot de benodigde vergunningen; • De executie van de nieuwe strategie 'Elke Druppel Duurzaam'.

Commissievergaderingen De RvC heeft de volgende twee permanente commissies: de Remuneratie- en Benoemingscommissie (RBC) en de Auditcommissie (AC). Deze commissies bereiden ieder binnen hun eigen taakgebied de besluitvorming van de RvC op dat gebied voor en adviseren de Raad. In de vergaderingen van de commissies vindt een verdieping van de onderwerpen plaats. De belangrijkste overwegingen en bevindingen van beide commissies worden daarna teruggekoppeld in de vergadering van de RvC, zodat zorgvuldige besluitvorming mogelijk is. Besluitvorming vindt plaats in de voltallige RvC-vergadering.

Vergaderingen RBC De RBC bestaat uit Gerda van Dijk (voorzitter) en Han Noten. De RBC is in 2021 tweemaal bijeengekomen. In deze vergadering is aandacht besteed aan de HR-agenda, de strategische HR-thema’s als SPP, leiderschapsprogramma’s, talent en ontwikkeling en hybride werken. Daarnaast heeft de commissie tweemaal uitvoerig met de directie gesproken over het wenselijke besturingsmodel voor Vitens. Eind 2021 heeft de commissie een werving- en selectietraject opgestart ten behoeve van de opvolging van een RvC-lid wiens termijn met de AvA van april 2022 afloopt. Ten slotte heeft er regelmatig informeel overleg plaatsgevonden met de Ondernemingsraad.

Vergaderingen AC De AC bestaat uit Mark van Lieshout (voorzitter), Kees-Jan Rameau en Henriëtte Setz. De commissie is in het verslagjaar drie keer bijeengekomen. Daarnaast heeft de voorzitter van de AC, buiten de vergadering om, contact onderhouden met de externe accountant en de interne auditfunctie. De AC boog zich, ter voorbereiding op de vergadering van de voltallige Raad, over de jaarcijfers en besprak het accountantsverslag en de managementletter. Daarnaast werden in de AC-vergadering het integraal bedrijfsplan 2022, het investeringsplan 2022-2031, de financiële projectie 2022- 2024, het controleplan 2021, de topbedrijfsrisico’s en de interne beheersing en de drinkwatertarieven 2021 behandeld. De toenemende investeringen en de financierbaarheid daarvan op langere termijn zijn regelmatig aan de orde geweest. Ook is er aandacht geweest voor voortgang in lopende grotere projecten, waaronder de SAP-transformatie.

Verklaringen en verslagen |

69

In de derde vergadering is de Auditcommissie bijgepraat over de stand van zaken over de invoering van het Three Lines of Defence-model.

Aandeelhouders en Algemene Vergadering van Aandeelhouders Naast de Algemene Vergadering van Aandeelhouders is door en uit de aandeelhoudersvergadering een Commissie van Aandeelhouders benoemd. De Commissie van Aandeelhouders (CvA) heeft een adviesfunctie voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, de directie en de RvC. De CvA is in het verslagjaar tweemaal bijeengeweest. Aansluitend aan deze bijeenkomsten vond overleg plaats tussen de CvA, de voorzitter van de RvC en de voltallige directie. In de vergaderingen is gesproken over de jaarstukken 2021, dividendontwikkelingen, de jaarplannen 2022 en de WACC. De CvA heeft over haar werkzaamheden gerapporteerd in de Aandeelhoudersvergaderingen van mei en november 2021. De volledige samenstelling van de Commissie van Aandeelhouders is te vinden op pagina 74 en pagina 75. In de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 25 mei 2021 is gesproken over de jaarstukken 2020, is de jaarrekening 2020 vastgesteld en is kwijting verleend aan de directie en de RvC. En vanwege corona is de vergadering van november ook een hybride vergadering geworden. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders heeft in de novembervergadering het jaarplan 2022 besproken en het tariefvoorstel 2022 goedgekeurd.

Woord van waardering Wij spreken onze waardering uit voor de inzet en toewijding van de directie, het management en van alle medewerkers voor de bedrijfsvoering en de behaalde resultaten over 2021. En ook voor de wijze waarop Vitens, ondanks alle beperkingen van de coronapandemie, nadrukkelijk de verbinding zoekt met haar klanten en overige stakeholders. Daarnaast is de RvC content met de wijze waarop de directie van Vitens en de aandeelhouders, vertegenwoordigd door de CvA, hun handen ineen hebben geslagen om gezamenlijk de WACC-problematiek te adresseren in politiek Den Haag. We zien met grote interesse en vol vertrouwen de resultaten voor 2022 tegemoet. Zwolle, 15 maart 2022 De Raad van Commissarissen: • Han Noten (voorzitter) • Kees Jan Rameau • Henriëtte Setz • Gerda van Dijk • Mark van Lieshout

Samenstelling Raad van Commissarissen De heer mr. B. (Boele) Staal, voorzitter (1947) tot mei 2021 Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 16-05-2013 tot 2017, herbenoemd tot april 2021

70

| Verklaringen en verslagen

• Voormalig Commissaris van de Koningin in Utrecht, lid Eerste Kamer, voorzitter van de Nederlandse Verenging van Banken, lid dagelijks bestuur VNO, lid van de SER en lid van de Bankraad • Nevenfuncties: Voorzitter Raad van Toezicht Revalidatie Centrum Rijndam Voorzitter branchevereniging Federatie Veilig Nederland

De heer drs. Han Noten (1958) vanaf mei 2021 Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 26-11-2020 tot november 2024 • Nevenfuncties: Voorzitter Ambulancezorg Nederland (AZN) Voorzitter Koninklijke Nederlandse Bouwkeramische Industrie (KNB) Voorzitter RvT Pensioenfonds PGB Voorzitter Drents Museum

De heer ir. Kees Jan Rameau MBA, vicevoorzitter (1962) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 24-04-2014 tot 2018, herbenoemd tot april 2022 • Lid Raad van Bestuur (CSGO) Eneco Groep N.V. • Nevenfuncties: Lid Raad van Toezicht Stichting de Noordzee Lid Algemeen Bestuur Stichting Toekomstbeeld der Techniek Lid Raad van Commissarissen Lichtblick SE Lid bestuur Energie-Nederland Lid bestuur Groen Gas Nederland

Mevrouw drs. ing. Henriette Setz (1968) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per augustus 2018 tot december 2022 • Directeur Operations Essent • Geen nevenfuncties

Mevrouw prof. dr ir Gerda van Dijk (1960) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 28-11-2018 tot november 2022 • Directeur Zijlstra Center for Public Control, Governance & Leadership,Vrije Universiteit te Amsterdam • Hoogleraar Publiek Leiderschap, Vrije Universiteit, Amsterdam • Zelfstandig adviseur NOSCERE • Nevenfuncties:

Verklaringen en verslagen |

71

Lid Monitoring Commissie Code Pensioenfondsen Lid Raad voor Dieraangelegenheden Voorzitter Wetenschappelijke Adviesraad NVTZ (Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders in de Zorg) Onafhankelijk Voorzitter ‘Review Board’ ‘Pilot Lerend Evalueren’, Ministerie VWS

De heer drs. Mark van Lieshout (1963) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 12-6-2020 tot april 2023 • CFO HES International B.V. • Geen nevenfuncties

Samenstelling Commissie van Aandeelhouders • De heer F. Douwstra, voorzitter (namens de provincie Friesland) • De heer E. van Hijum, vicevoorzitter (namens de provincie Overijssel) • Mevrouw D. de Jong (namens overige aandeelhouders Overijssel) • De heer J. Markink (namens de provincie Gelderland) • De heer K. Bonsen (namens overige aandeelhouders Gelderland) • De heer R. Strijk (namens de provincie Utrecht) • Mevrouw A. Klein (namens de gemeente Utrecht) • Mevrouw A. Vlam (namens overige aandeelhouders Utrecht) • De heer J. Lindenbergh (namens de gemeente Almere)

Samenstelling Directie De heer drs. J.J. (Jelle) Hannema – voorzitter Nevenfuncties: • Lid Raad van Toezicht Wetsus • Bestuurslid Netherlands Water Partnership (NWP) • Bestuurslid Vewin • Bestuurslid Water for Life

Mevrouw drs. M. (Marike) Bonhof – lid Nevenfuncties: • Lid Raad van Commissarissen Waarborgfonds Eigen Woningen (Nationale Hypotheekgarantie) • Voorzitter toetsingscommissie Woningbouwimpuls • Bestuurslid NG Infra • Lid Raad van Commissarissen Water- en Energiebedrijf Bonaire

72

| Verklaringen en verslagen

De heer ing. G. (Gert) van Beek MBA – secretaris van de vennootschap tot mei 2021 Nevenfuncties: • Voorzitter Stichting Sociaal Fonds Vitens • Voorzitter kennisnetwerk NIVE bestuurssecretarissen semi publiek

Mevrouw E.N.M. (Eugenie) Westhuis-Brouwer – secretaris van de vennootschap a.i. vanaf mei 2021 Nevenfuncties: • Voorzitter Stichting Sociaal Fonds Vitens

Samenstelling Ondernemingsraad Vitens • Hans Teunisse – Voorzitter • Stef van Beusekom – Vicevoorzitter • Louis Brusseé – lid dagelijks bestuur • Dennis Buiter • Heleen Ens • Bas van Harten • Ronald Haverkamp • Marlies Hillebrand • Amanda Hovenga • Massius Linnebank • Reinier Nogarede • Jurjen van Tellingen • Carlie Verhoef • René Veenendaal • Jurgen van der Wal Ambtelijk secretaris: Jenny Schreuder/Ivana van der Knaap (vanaf 1 november)

Bestuursverklaring De directie van Vitens verklaart naar beste weten: • Dat de jaarrekening 2021 een getrouw beeld geeft van de activa, de passiva, de financiële positie per 31 december 2021 en het resultaat over 2021 van Vitens en de gezamenlijk in de consolidatie opgenomen ondernemingen. • Dat het jaarverslag een getrouw beeld geeft van de toestand op de balansdatum per 31 december 2021 en de gang van zaken gedurende het boekjaar bij Vitens. • Dat in het jaarverslag de wezenlijke risico’s zijn beschreven waarmee Vitens wordt geconfronteerd.

Verklaringen en verslagen |

73

Bericht ondernemingsraad Nieuwe ondernemingsraad blijft vooral praktisch in deze corona-tijd In april is de nieuwe ondernemingsraad geïnstalleerd. Er werden zeven nieuwe leden verwelkomd en acht zijn herkozen. In een eerste zittingsjaar is het belangrijk te zorgen voor een naadloze overdracht van kennis en lopende dossiers. Maar ook om direct een eigen visie te ontwikkelen en speerpunten te bepalen. In een jaar van zo veel mogelijk werken vanuit huis, lockdowns en afstand houden vanwege de coronamaatregelen was dat een behoorlijke uitdaging. Pas in de tweede helft van 2021 kwam de ondernemingsraad voor het eerst fysiek bij elkaar en kon ook de geplande teamtraining plaatsvinden. Door zijn samenstelling vormt de ondernemingsraad een goede afspiegeling van alle medewerkers en is in staat om binnen het spanningsveld van bedrijfsbelang en belangen van medewerkers te opereren. In de maart 2021 werden door de ‘oude’ ondernemingsraad nog twee belangrijke en de Vitens strategie-ondersteunende dossiers afgerond: een vernieuwde thuiswerkregeling en een vernieuwde mobiliteitsregeling. In de regelingen is onder andere opgenomen dat iedere thuiswerkende Vitenser zijn thuiswerkplek veilig en verantwoord kan inrichten, maar ook dat medewerkers gefaciliteerd worden om op een duurzame manier te reizen.

We kunnen hierbij terugkijken op een intensief traject met veel documenten, reacties en gesprekken met collega’s uit de hele organisatie. De ondernemingsraad spreekt zijn waardering uit – na een eerdere stroeve start – voor de samenwerking met directie en de afdelingen Human Resources en Facilitair Management dat dit goede resultaat is bereikt.

Organisatorische aanpassingen In 2021 heeft de ondernemingsraad de directie regelmatig geadviseerd over organisatorische aanpassingen, ook als die niet onder de Wet op de ondernemingsraden vielen. Het betrof onder andere een advies over de nieuwe organisatiestructuur van de afdeling Asset Management, het aanbesteden van de receptiediensten en samenvoegen van de teams Facilitaire Zaken en Vastgoed binnen de afdeling Facilitair Management. Ook heeft de ondernemingsraad geadviseerd over de vorming van een geïntegreerde afdeling Strategie en Bestuurlijke Zaken. Vooral bij dit adviestraject is de ondernemingsraad veelvuldig in gesprek geweest met betrokken medewerkers. In de meeste gevallen is ons advies door de directie overgenomen. Er is in 2021 een aantal onderwerpen behandeld waarvoor instemming van de ondernemingsraad noodzakelijk was. Onder andere is instemming verleend op een aanpassing van de regeling pre-employmentscreening, de thuiswerkregeling, de mobiliteitsregelingen en het verlengen van de Anw-hiaatverzekering. Na een uitgebreide organisatiebrede evaluatie is ingestemd met wijzigingen in de consignatieregeling. Verder heeft de ondernemingsraad ingestemd met actualisatie van het beleid werken in verontreinigde grond, de consignatiefuncties in de Calamiteitenorganisatie en met de consignatieroosters voor 2022.

In elke overlegvergadering (maandelijks) is de ondernemingsraad door de directie geïnformeerd over de voortgang van het programma SAP & Transformatie, de bouw en inrichting van SAPS4/Hana.

Verklaringen en verslagen |

75

Hybride werken zorgt voor goed gesprek in de driehoek directie, Raad van Commissarissen en ondernemingsraad Er is regelmatig overleg tussen het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en de op voordracht van de medezeggenschap benoemde commissaris, mevrouw prof. dr. ir. Gerda van Dijk. In 2022 verwachten we de goede samenwerking met haar voort te zetten. Eén keer per jaar wordt op initiatief van de ondernemingsraad een zogenoemde Radenbijeenkomst gehouden waarbij ondernemingsraad, Raad van Commissarissen en directie met elkaar spreken over actuele thema’s. In september werd in een ‘strategische sessie’ onder leiding van organisatieadviseur Leike van Oss gebrainstormd over hybride werken en wat het betekent voor leiderschap en soft controls. Een zeer boeiende bijeenkomst waarin dieper werd ingegaan op de veranderambitie, dilemma’s in de werkelijke wereld en leiderschap, dialoog en leren. Qua timing een prima moment voor dit gesprek. Vitens staat namelijk aan de vooravond van een verdere uitrol van hybride werken

76

| Verklaringen en verslagen

Assurancerapport van de onafhankelijke accountant Aan: de Algemene Vergadering en de Raad van Commissarissen van Vitens N.V.

Assurancerapport bij de duurzaamheidsinformatie 2021 Onze conclusie Op grond van onze beoordeling hebben wij geen reden om te veronderstellen dat de duurzaamheidsinformatie opgenomen in het jaarverslag 2021 van Vitens N.V. geen, in alle van materieel belang zijnde aspecten, betrouwbare en toereikende weergave geeft van: • het beleid en de bedrijfsvoering ten aanzien van duurzaamheid; en • de gebeurtenissen en de prestaties op dat gebied voor het jaar geëindigd op 31 december 2021, in overeenstemming met de Sustainability Reporting Standards van het Global Reporting Initiative (GRI) en de aanvullend gehanteerde rapportage criteria zoals toegelicht in de sectie ‘rapportage criteria’.

Wat we hebben beoordeeld Wij hebben de duurzaamheidsinformatie opgenomen in de volgende secties van het jaarverslag beoordeeld voor 2021 (hierna: “de duurzaamheidsinformatie”): • Voorwoord; • Wie we zijn en wat we doen; • Hoe we waarde creëren; • Overige informatie. Deze beoordeling is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid.

De basis voor onze conclusie Wij hebben onze beoordeling verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3810N ‘Assuranceopdrachten inzake maatschappelijke verslagen’. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de paragraaf 'Onze verantwoordelijkheden voor de beoordeling van de duurzaamheidsinformatie. Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie.

Onafhankelijkheid en kwaliteitsbeheersing Wij zijn onafhankelijk van Vitens N.V. zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Verklaringen en verslagen |

77

Wij passen de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsbeheersing inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake de naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving.

Rapportage criteria De duurzaamheidsinformatie dient gelezen en begrepen te worden samen met de rapportage criteria. De gehanteerde rapportage criteria voor het opstellen van de duurzaamheidsinformatie zijn de Sustainability Reporting Standards van Global Reporting Initiative (GRI) en de aanvullend gehanteerde rapportage criteria, zoals toegelicht in paragraaf ‘Over dit verslag’ in de sectie ‘Overige informatie’ van het jaarverslag. Het ontbreken van gevestigde praktijken ter beoordeling en meting van niet-financiële informatie biedt de mogelijkheid verscheidene, acceptabele meettechnieken toe te passen. Hierdoor kan de vergelijkbaarheid tussen entiteiten onderling en in de tijd beïnvloed worden.

Beperkingen in de reikwijdte van onze beoordeling In de duurzaamheidsinformatie is toekomstgerichte informatie opgenomen zoals verwachtingen ten aanzien van ambities, strategie, plannen en ramingen en risico-inschattingen. Inherent aan toekomstgerichte informatie is dat de werkelijke uitkomsten in de toekomst onzeker zijn, en waarschijnlijk zullen afwijken van deze verwachtingen. De hieruit voortvloeiende afwijkingen kunnen van materieel belang zijn. Wij geven geen zekerheid bij de veronderstellingen en de haalbaarheid van toekomstgerichte informatie. In de duurzaamheidsinformatie zijn de berekeningen om impact op het klimaat en op medewerkers te bepalen (hierna: de impact data) veelal gebaseerd op bronnen van externe partijen en aan de hand van assumpties. De assumpties en gehanteerde bronnen zijn toegelicht in paragraaf ‘Verantwoording impact meten’ in de sectie ‘Overige informatie’ van het jaarverslag en verder uitgewerkt in het Handboek Impactmeten Netwerkorganisaties, zoals beschikbaar op de website van het Impact Institute. Wij hebben ten aanzien van de inhoud van deze assumpties en externe bronnen geen werkzaamheden verricht, anders dan het beoordelen van de geschiktheid en plausibiliteit van deze assumpties en externe bronnen. In de duurzaamheidsinformatie worden verwijzingen gemaakt naar externe bronnen of websites.

De informatie in deze externe bronnen of websites maken geen onderdeel uit van de duurzaamheidsinformatie die door ons is beoordeeld. Wij verstrekken derhalve geen zekerheid over deze informatie. Onze conclusie is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheden.

Verantwoordelijkheden voor de duurzaamheidsinformatie en de beoordeling daarvan Verantwoordelijkheden van de directie en de Raad van Commissarissen voor de duurzaamheidsinformatie De directie van Vitens N.V. is verantwoordelijk voor het opstellen van betrouwbare en toereikende duurzaamheidsinformatie in overeenstemming met de rapportage criteria zoals toegelicht in de sectie ‘rapportage criteria’, inclusief het selecteren van de rapportage criteria, het identificeren van belanghebbenden, het bepalen van materiële onderwerpen, en het vaststellen dat de toegepaste rapportage criteria passend zijn in de omstandigheden, rekening houdend met de van toepassing zijnde weten regelgeving met betrekking tot verslaggeving. De door de directie gemaakte keuzes ten aanzien van de reikwijdte van de duurzaamheidsinformatie en het verslaggevingsbeleid zijn uiteengezet in de paragraaf ‘Over dit verslag’ in de sectie ‘Overige informatie’ van het jaarverslag.

78

| Verklaringen en verslagen

De directie is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die de directie noodzakelijk acht om het opstellen van de duurzaamheidsinformatie mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het rapportageproces van de entiteit ten aanzien van de duurzaamheidsinformatie.

Onze verantwoordelijkheden voor de beoordeling van de duurzaamheidsinformatie Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een beoordelingsopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen als basis voor de door ons af te geven conclusie. Onze opdracht is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid om de plausibiliteit van de duurzaamheidsinformatie vast te stellen. De werkzaamheden variëren in aard en timing, en zijn ook geringer in omvang, dan die bij een assurance opdracht gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. De mate van zekerheid die wordt verkregen bij een beoordeling is daarom ook aanzienlijk lager dan de zekerheid die wordt verkregen bij een controle met betrekking tot zowel de werkzaamheden ten aanzien van de risico-inschatting, inclusief het verwerven van inzicht van de interne beheersing, als de werkzaamheden verricht ten aanzien van het inspelen op de geïdentificeerde risico’s.

Uitgevoerde werkzaamheden Wij hebben deze beoordeling professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 3810N, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze werkzaamheden bestonden onder andere uit: • Het uitvoeren van een analyse van de externe omgeving en het verkrijgen van inzicht in de relevante maatschappelijke thema’s en kwesties en de kenmerken van de entiteit. • Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte rapportage criteria, de consistente toepassing hiervan en de toelichtingen die daarover in de duurzaamheidsinformatie staan. Dit omvat het evalueren van de uitkomsten van de dialoog met belanghebbenden en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie. • Het verkrijgen van inzicht in de rapporteringssprocessen voor de duurzaamheidsinformatie inclusief het op hoofdlijnen kennisnemen van de interne beheersmaatregelen, voor zover relevant is voor onze beoordeling. • Het identificeren van gebieden in de duurzaamheidsinformatie met een hoger risico op misleidende of onevenwichtige informatie of afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Het bepalen en uitvoeren van de verdere werkzaamheden is gericht op het vaststellen van de plausibiliteit van de duurzaamheidsinformatie in reactie op onze risico inschatting.

• Onze overige werkzaamheden bestonden onder meer uit: Het afnemen van interviews met het management (en/of relevante medewerkers) de (duurzaamheids)strategie en het -beleid en de -prestaties; Het afnemen van interviews met relevante medewerkers verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor, het uitvoeren van interne controles op, en de consolidatie van gegevens in de duurzaamheidsinformatie; Het bepalen van de aard en omvang van de uit te voeren beoordelingswerkzaamheden voor de groepsonderdelen en locaties. Bepalend hierbij zijn de aard, omvang en/of het risicoprofiel van de groepsonderdelen, locaties of de activiteiten;

Verklaringen en verslagen |