RIB.21.079 Zorg- en Veiligheidshuis Nrd-Limburg

1.12 Klankbordgroep: Alle deelnemende partijen vormen samen de klankbordgroep. 1.13. Landelijk Kader: het ‘Landelijk Kader Veiligheidshuizen – vóór en dóór partners’, opgesteld door het Ministerie van Veiligheid en Justitie, d.d. januari 2013; 1.14. Manager: de persoon die is belast met de taken zoals geformuleerd in Artikel 8a; 1.15. Procesregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op de totstandkoming van samenwerking tussen Partijen bij het behandelen van één specifieke Casus en de ondersteuning van de Casusregisseur bij de uitvoering van het plan van aanpak; 1.16. Procesregisseur: een regisseur op afstand. De procesregisseur heeft de bevoegdheid om de betrokkenen aan tafel te brengen en samen tot een plan van aanpak te komen. Daarna neemt de procesregisseur weer afstand. Dagelijks overzicht over de uitvoering van het plan laat de procesregisseur over aan de casusregisseur en komt pas weer in actie als er een bijgesteld plan van aanpak nodig is. Het is de medewerker van het Zorg- en Veiligheidshuis die namens een van de Partijen is belast met de werkzaamheden zoals geformuleerd in Artikel 9;

6

Versie 07 mei 2021 1.17. Ronde Tafel Overleg (RTO): fase waarin overleg plaatsvindt door Partijen gericht op de totstandkoming van een plan van aanpak, afstemming tijdens de uitvoering daarvan en het beoordelen of de Casus kan worden afgeschaald; 1.18. Strategische Regie: de coördinatie van regionale samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis, verbinding van verschillende ketens en afstemming met andere lokale en regionale samenwerkingsverbanden, organisaties en overlegtafels; 1.19. Stuurgroep: het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 4; 1.20. Triage: het proces waarbij relevante Partijen worden bevraagd om te komen tot een nadere afweging ten aanzien van de routering van de Casus, tot een bepaling van het doel van een eventueel Ronde Tafel Overleg, en tot een afweging welke Partijen relevant zijn om te betrekken bij een Ronde Tafel Overleg; 1.21. Voorbereidingsgroep stuurgroep en klankbordgroep Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg (hierna Voorbereidingsgroep): het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 5; 1.22. Werkproces: het door de Voorbereidingsgroep op grond van Artikel 5.6 vastgestelde operationele proces(sen) voor samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis, waaronder het proces omtrent en het delen van informatie en het op- en afschalen van een Casus.

Artikel 2. Doel en Functie Zorg- en Veiligheidshuis 2.1. Het Zorg- en Veiligheidshuis is een samenwerkingsverband waarin zorg- en veiligheidspartners en gemeenten, onder eenduidige regie, werken aan (complexe) zorg- en veiligheidsproblemen. De doelstelling van de samenwerking is bijdragen aan de algemene veiligheid, het verbeteren van de persoonlijke situatie, het voorkomen en verminderen van recidive, (ernstige) overlast, criminaliteit en/of maatschappelijke uitval. Dit gebeurt door een combinatie van drang en dwang, bestuurlijke interventies en zorg, hetgeen moet worden gezien als een zwaarwegend algemeen belang.

2.2 Om het onder 2.1 geformuleerde doel te bereiken kent het Zorg- en Veiligheidshuis drie functies: a) Het faciliteren en regisseren van Ronde Tafel Overleggen waar complexe casuïstiek wordt besproken; b) Het functioneren als expertisecentrum voor multidisciplinaire zorg- en veiligheidsproblematiek en vraagbaak voor ketenpartners en professionals; c) Het signaleren van relevante trends en ontwikkelingen en (strategisch) adviseren van bestuurders en ketenpartners; 2.3 Daarnaast heeft het Zorg- en Veiligheidshuis tot functie het behandelen van casuïstiek op de gebieden: a) Re-integratie ex-gedetineerden b) Radicalisering c) Complexe casuïstiek in combinatie met verwarde gedrag en ketenveldnorm d) Mensenhandel e) Samenwerking met ZSM/OM, RIEC en Veilig Thuis f) (Risico)jeugd en jeugdbeschermingstafel g) De stuurgroep kan besluiten om thema’s toe te voegen of thema’s niet meer onder het Zorg- en Veiligheidshuis uit te voeren.

Artikel 3. Stuurgroep 3.1. Het Zorg- en Veiligheidshuis heeft een Stuurgroep om: a) de beheersmatige en inhoudelijke aspecten van het Zorg- en Veiligheidshuis vast te stellen, zijnde begroting en begrotingswijzigingen, financiële verantwoording voorgaand jaar, jaarplan en jaarverslag, advisering aan beheergemeente omtrent benoeming, schorsing en ontslag manager, regels omtrent privacy, veiligheid en huisvesting. Begroting en begrotingswijzigingen, financiële verantwoording voorgaand jaar, jaarplan en jaarverslag worden met een positief advies ter

7

Versie 07 mei 2021 vaststelling voorgelegd aan de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. b) ter afstemming, beleidsmatige thema’s op het snijvlak van veiligheid en zorg te bespreken en zo nodig beleidsadviezen uit te brengen aan de deelnemende partijen. 3.2. De stuurgroep bestaat uit bestuurders van de 8 deelnemende gemeenten waarvan minimaal één burgemeester, zijnde de voorzitter en minimaal één wethouder verantwoordelijk voor (onderdelen van) het sociaal domein. 3.3 De gemeenten laten zich gezamenlijk vertegenwoordigen door de in Artikel 3.2 genoemde gemeentelijke afgevaardigden. De gemeenten verlenen aan de in Artikel 3.2 genoemde gemeentelijke afgevaardigden de bevoegdheid om namens hen inbreng te leveren en besluiten te nemen in de Stuurgroep. Bestaande taken en verantwoordelijkheden van de vertegenwoordigde gemeenten blijven onverlet. 3.4. De Stuurgroep besluit over toetreding van nieuwe organisaties tot dit Convenant. 3.5. In verband met het Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vereiste van transparantie en accountability maakt “de verwerking van persoonsgegevens” als onderwerp onderdeel uit van het Jaarplan. 3.6 De manager van het Zorg- en Veiligheidshuis en de voorzitter van de voorbereidingsgroep nemen als adviseur deel aan de Stuurgroep. De manager is tevens secretaris van de Stuurgroep.

Artikel 4 Klankbordgroep 4.1 De leden van de Stuurgroep en de vertegenwoordigers van de overige partijen vormen een Klankbordgroep en komen minimaal tweemaal per jaar bij elkaar in het voor- en najaar. Deze Klankbordgroep wordt voorgezeten door de voorzitter van de Stuurgroep. 4.2 De begroting en de financiële verantwoording worden aan de overige partijen in de klankbordgroep ter kennisgeving gebracht. 5.3 Het jaarplan en het jaarverslag wordt ter advisering aan alle partijen voorgelegd alvorens deze door de Stuurgroep worden vastgesteld. 4.4 Daarnaast bespreekt de klankbordgroep in algemene zin de ontwikkeling van het Zorg- en Veiligheidshuis en kunnen thema’s die de domeinen zorg en veiligheid betreffen geagendeerd worden. 4.5 De manager van het Zorg- en Veiligheidshuis en de voorzitter van de voorbereidingsgroep nemen als adviseurs deel aan de Klankbordgroep. De manager is tevens secretaris van de Klankbordgroep.

Artikel 5. Voorbereidingsgroep 5.1. Partijen in het Zorg- en Veiligheidshuis voeren ter uitvoering van de in Artikel 2 bepaalde doeleinden onderling overleg op tactisch niveau in de Voorbereidingsgroep. 5.2. De Voorbereidingsgroep ondersteunt de Stuurgroep en vindt minimaal vier keer per jaar plaats. 5.3. De Voorbereidingsgroep bestaat uit: a) de Manager van het Veiligheidshuis die tevens optreedt als secretaris van deze Voorbereidingsgroep; b) één afgevaardigde van iedere gemeente. c) de afgevaardigden van de gemeenten kiezen vanuit hun midden een voorzitter. Indien wenselijk sluiten samenwerkingspartijen op ambtelijk niveau aan bij de Voorbereidingsgroep. De voorzitter van de Voorbereidingsgroep bepaalt dit samen met de manager van het Zorg- en Veiligheidshuis. 5.4. In de Voorbereidingsgroep wordt beslist over structurele AVG gerelateerde zaken, met inachtneming van het privacy protocol . 5.5. In samenwerking met de Manager stelt de Voorbereidingsgroep de operationele werkprocessen vast.

8

Versie 07 mei 2021 5.6. De manager stelt het jaarplan met begroting en het jaarverslag met de financiële verantwoording op en bespreekt deze met de Voorbereidingsgroep. Het inhoudelijke jaarplan en jaarverslag worden ter advisering besproken in de Klankbordgroep, alvorens deze vastgesteld worden voor de Stuurgroep.

Artikel 6. Het Ronde Tafel Overleg 6.1. Partijen in het Zorg- en Veiligheidshuis voeren ter uitvoering van de in Artikel 2 bepaalde doeleinden onderling overleg op operationeel niveau in het ‘Ronde Tafel Overleg’. Het Ronde Tafel Overleg vindt plaats wanneer op basis van Triage wordt besloten een Casus in het Ronde Tafel Overleg te bespreken. 6.2. Het Ronde Tafel Overleg bestaat uit afgevaardigden van Partijen, aangewezen door de Procesregisseur conform Artikel 9. 6.3. De afgevaardigden van Partijen hebben het mandaat om op operationeel niveau besluiten te nemen over de behandeling van een Casus. 6.4. Het Ronde Tafel Overleg heeft de volgende taken: a) Het aanwijzen van een Casusregisseur; b) Opstellen van een integraal plan van aanpak; c) Komen tot inhoudelijke afspraken in onderlinge samenhang voor de behandeling van de Casus, waaronder in ieder geval het bepalen van de rol en informatiebehoefte van iedere betrokken Partij om uitvoering te kunnen geven aan het plan van aanpak; d) Het bepalen van Opschaling en Afschaling van een casus op basis van het AVE-model. 6.5. Partijen geven ieder met het oog op hun eigen wettelijke taken en bevoegdheden uitvoering aan de uitkomsten van het Ronde Tafel Overleg, in het bijzonder voor wat betreft de uitwisseling van informatie en de uitvoering van het plan van aanpak zoals vastgesteld in Artikel 6.4, onder b. 6.6.

De Casusregisseur stemt waar nodig af met de Procesregisseur voor wat betreft de uitvoering van de onder Artikel 6.4 genoemde taken.

Artikel 7. Afspraken Ronde Tafel Overleg 7.1. In het Ronde Tafel Overleg worden in gezamenlijkheid afspraken gemaakt. 7.2. De vergaderingen van het Ronde Tafel Overleg zijn niet openbaar. Informatieverstrekking aan derden omtrent hetgeen wordt besproken in het Ronde Tafel Overleg vindt slechts plaats conform het Convenant, het Privacy Protocol, binnen de voor Partijen geldende wettelijke kaders en slechts na voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in het Privacy Protocol, die de betreffende informatie oorspronkelijk aan het samenwerkingsverband heeft verstrekt.

Artikel 8. Manager 8.1. De dagelijkse leiding van het Zorg- en Veiligheidshuis is belegd bij de Manager van het Zorg- en Veiligheidshuis (‘de Manager’). 8.2 De Manager werkt onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep. De stuurgroep wordt hierbij geadviseerd door de beheersecretaris die hiërarchisch leidinggevend is. 8.3. De Manager heeft onder meer de volgende taken en bevoegdheden: a) Het opstellen van het jaarplan met begroting en het jaarverslag met de eindafrekening; b) Het toezicht op de naleving en uitvoering van het Jaarplan; c) Het beheer van de financiële middelen; d) Het aansturen van personeel; e) Het optreden als woordvoerder voor het Zorg- en Veiligheidshuis in overleg met de voorzitter van de Stuurgroep. f) Het optreden als secretaris van de Stuurgroep, Klankbordgroep en Voorbereidingsgroep; g) Het adviseren van de Stuurgroep en de Klankbordgroep; h) De manager informeert daarnaast de voorzitter van de Stuurgroep periodiek over de voortgang. 9

Versie 07 mei 2021

Artikel 9. Procesregisseurs 9.1. De Procesregisseurs zijn bevoegd en verantwoordelijk voor de Procesregie binnen het Zorg- en Veiligheidshuis. 9.2. De Procesregisseurs zijn belast met de volgende taken: a) Het beoordelen van een Casus op geschiktheid voor behandeling in het Ronde Tafel Overleg na Aanmelding en Screening. Deze beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de Casus bij de Procesregisseur heeft aangedragen; b) Het faciliteren van de Triage ten behoeve van de Partij die een Casus aanmeldt in het Zorg- en Veiligheidshuis; c) Het voorbereiden van het Ronde Tafel Overleg, waaronder in ieder geval het zo concreet mogelijk bepalen van het doel van het Ronde Tafel Overleg, het bepalen van het type besluiten dat in het Ronde Tafel Overleg dient te worden genomen en het bepalen van de relevante gespreksthema’s voor het Ronde Tafel Overleg; d) Het op basis van de onder a. genoemde beoordeling agenderen van een Casus in het Ronde Tafel Overleg; e) Het organiseren van de Ronde Tafel Overleggen, waaronder het aanwijzen van Partijen die worden uitgenodigd deel te nemen aan een Ronde Tafel Overleg en het bepalen van de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage aan dat Ronde Tafel Overleg.

Alleen die Partijen worden uitgenodigd die rechtmatig bij het overleg aanwezig mogen zijn; f) Het beoordelen of, en zo ja welke informatie voorafgaand aan het Ronde Tafel Overleg door deelnemers aan het Ronde Tafel Overleg kan worden ingezien. Deze beoordeling geschiedt in overleg met de Partij die de Casus bij het Zorg- en Veiligheidshuis heeft aangemeld of de Casusregie heeft, en uitsluitend als de Partij die de gegevens heeft verstrekt dat accordeert; g) Het ondersteunen van de Casusregisseur, waaronder het toezien op de naleving van de uitvoering van het in het Ronde Tafel Overleg vastgestelde plan van aanpak door Partijen; h) Het toezien op de naleving van het vastgestelde Werkproces door Partijen tijdens het Ronde Tafel Overleg; 9.3. De Procesregisseur werkt voor wat betreft de taken genoemd onder Artikel 9.2 a tot en met g namens de Partij die een Casus aanmeldt of de Casusregie voert. De Procesregisseur werkt voor wat betreft de taak genoemd in Artikel 9.2, onder h, onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen. 9.4. Geschillen omtrent de uitvoering van zijn taken door de Procesregisseur worden voorgelegd aan de Manager. De Manager kan het geschil voorleggen aan de Stuurgroep.

Artikel 10. Casusregisseur 10.1. Conform Artikel 6.4, onder a, kan in het Ronde Tafel Overleg een Casusregisseur worden aangewezen. De Casusregisseur werkt onder de verantwoordelijkheid van de Partij tot wie deze behoort. De Casusregisseur is doorgaans afkomstig uit de organisatie waar het zwaartepunt van de zorgverlening aan de betreffende betrokkene ligt of bij een organisatie uit het veiligheidsdomein. 10.2. De Casusregisseur is belast met het toezicht op de naleving van de afspraken zoals die zijn vastgelegd in het plan van aanpak. 10.3. De Casusregisseur stemt af met de Procesregisseur voor wat betreft de voortgang van het Plan van Aanpak 10.4. Geschillen omtrent de uitvoering van taken door een Casusregisseur worden voorgelegd aan de Procesregisseur. De procesregisseur kan, indien noodzakelijk, het geschil ter beslechting voorleggen aan de manager.

Artikel 11. Beheergemeente 11.1. Het Zorg- en Veiligheidshuis kent geen eigen rechtspersoonlijkheid. De beheergemeente levert ondersteunende diensten en treedt bij het aangaan van contractuele verplichtingen op als rechtspersoon. 10

Versie 07 mei 2021 Het betreft ondersteuning op het gebied van: • Personeelsadvisering, -voorziening en -administratie • Financiën en controlling • Privacy- en informatiebeveiligingsbeleid • ICT • Huisvesting en beveiliging 11.2. Alle regels van het uitvoeringsbeleid van de beheergemeente zijn van toepassing op de bedrijfsvoering van het Zorg- en Veiligheidshuis. 11.3. Onder verwijzing naar Artikel 16 zijn de Gemeenten in gezamenlijkheid verantwoordelijk voor de kosten en de risico’s van het Zorg- en Veiligheidshuis. De beheergemeente rapporteert tijdig en periodiek via de Stuurgroep aan de Gemeenten over eventuele risico’s en financiële ontwikkelingen en legt hiervoor ook verantwoording af.

Artikel 12 Personeel 12.1. Op het personeel van het Zorg- en Veiligheidshuis is de rechtspositie en/of het personeelsbeleid van de beheergemeente van toepassing, tenzij er sprake is van detachering vanuit een andere organisatie. 12.2. Indien het Zorg- en Veiligheidshuis ophoudt te bestaan, volgt voor het voor het Zorg- en Veiligheidshuis werkzame personeel ontslag wegens reorganisatie. Voorafgaande aan het daadwerkelijke ontslag hebben medewerker en de beheergemeente een inspanningsverplichting gedurende een periode van maximaal twee jaar in een Van Werk Naar Werk traject om de medewerker binnen dan wel buiten de gemeentelijke organisatie aan het werk te krijgen. Medewerkers worden gedurende die periode boventallig verklaard en hebben bij alle deelnemende gemeenten voorrang bij interne vacatures. 12.3. De verantwoordelijkheid voor herplaatsing middels een Van Werk Naar Werk traject en de daaraan verbonden kosten worden door gemeenten gemeenschappelijk gedragen, met inachtneming van de kostenverdeelsleutel zoals die op dat moment van kracht is. Gemeenten verplichten zich om in het geval van herplaatsing vacatures ter beschikking te stellen. 12.4. Mocht het hierboven genoemde Van Werk Naar Werk traject niet succesvol worden afgerond binnen de in lid 2 gestelde periode, dan volgt reorganisatieontslag.

De kosten voor de WWverplichtingen en de inspanningskosten voor re-integratie worden door Gemeenten gemeenschappelijk gedragen, met inachtneming van de kostenverdeelsleutel zoals die op dat moment van kracht is.

Artikel 13. Uitwisseling van informatie 13.1. Partijen voorzien elkaar van alle noodzakelijke informatie voor het behalen van de doelstellingen van het Zorg- en Veiligheidshuis zoals beschreven in Artikel 2 en het uitvoeren van hun respectievelijke taken zoals beschreven in dit Convenant, voor zover wettelijk mogelijk. Partijen zijn ieder zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie in het Zorg- en Veiligheidshuis. Verder gebruik van die informatie geschiedt onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van Partijen, slechts voor zover volgens geldende wet- en regelgeving is geoorloofd en met inachtneming van Artikel 15, lid 2. 13.2. Voor zover het de verwerking van persoonsgegevens, waaronder (bijzondere) persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens of de Wet politiegegevens betreft, handelen partijen overeenkomstig het Privacy Protocol, in het bijzonder voor wat betreft de daarin vastgelegde doeleinden en grondslagen voor die verwerking.

11

Versie 07 mei 2021

Artikel 14. Interventie en het gebruik van informatie 14.1. Partijen behouden hun eigen bevoegdheden met betrekking tot de in het Zorg- en Veiligheidshuis besproken Casussen. Afzonderlijk optreden op basis van eigen informatie blijft door samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis onverlet. Desalniettemin streven Partijen naar een zo gezamenlijk mogelijke behandeling van een Casus waar noodzakelijk voor het bewerkstelligen van de in Artikel 2 geformuleerde doeleinden. 14.2. De Partij die de informatie verstrekt bepaalt op welke wijze de informatie door de overige Partijen mag worden gebruikt, behoudens hetgeen hierover omtrent de verwerking van persoonsgegevens is bepaald in het Privacy Protocol, welk onderdeel uitmaakt van dit Convenant. Partijen verklaren het Privacy Protocol te onderschrijven en daarnaar in het kader van samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis te zullen handelen.

Artikel 15. Geheimhouding en beveiliging 15.1. Partijen nemen conform de toepasselijke wettelijke bepalingen en ongeacht de duur van dit Convenant strikte geheimhouding in acht over elkaars organisatie, over informatie die ten behoeve van de uitvoering van dit Convenant bij en/of tussen Partijen bekend wordt en vertrouwelijk is, dan wel waarvan mag worden aangenomen dat deze vertrouwelijk is, dan wel persoonsgegevens die worden uitgewisseld, alsmede over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere Partijen, het privacybelang van de betreffende burger(s) of het algemene maatschappelijk belang zou schaden, voor zover deze informatie niet al openbare informatie betreft als gevolg van openbaarmaking door één of meer der Partijen, dan wel anderszins bekend is geworden bij het publiek, behoudens wettelijke verplichtingen en hetgeen is bepaald in Artikel 13 en Artikel 14. 15.2. Partijen staan ervoor in dat hun personeel en eventuele (ingehuurde) derde(n)/hulppersonen bekend is met de in dit artikel vastgestelde verplichting en de naleving hiervan nakomen. 15.3. Partijen nemen ieder voor zich adequate technische en organisatorische maatregelen om informatie te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder ten minste het bewaren, verstrekken, verzenden en archiveren van informatie.

Voor informatiebeveiliging wordt zorg gedragen door de beheergemeente. Het Informatieveiligheidsbeleid van de beheergemeente is tevens van toepassing op het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg (zie bijlage 4). Tevens verplicht de beheergemeente zich om de werkomgeving van het Zorg- en Veiligheidshuis optimaal veilig te laten zijn naar medewerkers, bezoekers en informatie.

Artikel 16. Financiering en overige bijdragen 16.1. De Gemeenten en het Rijk financieren het Zorg- en Veiligheidshuis. 16.2. De Gemeenten betalen de kosten, bedoeld in het eerste lid, op basis van een kostenverdeelsleutel. Peildatum is 1 januari van het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft. 16.3. De Gemeenten betalen eens per jaar, uiterlijk aan het eind van het eerste kwartaal van het lopende begrotingsjaar, dat deel van de door hen verschuldigde bijdrage bij vooruitbetaling aan de beheergemeente. 16.4 Partijen zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor het dragen van financiële lasten voor deelname in het Zorg- en Veiligheidshuis in het kader van dit Convenant die niet worden gedekt door de Rijksbijdragen of bijdrage van de Gemeenten, waaronder in ieder geval het leveren van een afgevaardigde voor de Voorbereidingsgroep, de Stuurgroep en de Casusregisseur en eventuele reisen verblijfkosten voor die afgevaardigden.

12

Versie 07 mei 2021 16.5 De manager houdt toezicht op de financiële huishouding van het Zorg- en Veiligheidshuis en rapporteert hierover aan de Stuurgroep. 16.6. Vaststelling van de conceptbegroting vindt plaats in de Stuurgroep. De conceptbegroting wordt ten behoeve van het opstellen van de onderscheiden gemeentebegrotingen en ter goedkeuring tijdig aan de gemeenten toegezonden. Ook de concept eindrekening voorgaand jaar wordt ter goedkeuring aan de gemeenten toegezonden. 16.7. De Stuurgroep is bevoegd om een eventuele financiële reserve van het Zorg- en Veiligheidshuis aan te wenden.

Artikel 17. Communicatie 17.1. Partijen communiceren niet afzonderlijk naar derden over de samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis in het kader van de uitvoering van dit Convenant, zonder voorafgaande instemming van de andere Partijen en met inachtneming van het bepaalde in Artikelen 13, 14 en 15. 17.2. De Manager ziet toe op het coördineren van communicatie naar derden en treedt, in afstemming met de voorzitter van de Stuurgroep, op als woordvoerder voor het Zorg- en Veiligheidshuis.

Artikel 18. Toetreding 18.1. Dit Convenant staat open voor toetreding door andere organisaties die binnen de kaders van hun publieke en/of maatschappelijke taak een bijdrage kunnen leveren aan de in Artikel 2 geformuleerde doeleinden. 18.2. Een organisatie die tot dit Convenant wil toetreden kan daartoe een aanvraag doen bij de Stuurgroep via de Manager. 18.3. Partijen worden vooraf door de voorzitter van de Stuurgroep op de hoogte gebracht van de voorgenomen toetreding. Partijen kunnen binnen een redelijke termijn beargumenteerd bezwaar aantekenen tegen de voorgenomen toetreding. 18.4. De Stuurgroep beslist op het verzoek van toetreding en In geval van goedkeuring, vindt toetreding tot het Convenant plaats door middel van ondertekening van Bijlage 1 bij dit Convenant door die organisatie en de voorzitter van de Stuurgroep.

Artikel 19. Wijzigingen 19.1. De bepalingen in dit Convenant kunnen door de Partijen in gezamenlijk overleg worden gewijzigd. Wijzigingen in dit Convenant worden door de Stuurgroep vastgesteld. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken welke betrekking hebben op de inhoud van dit Convenant, hebben geen rechtskracht, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn bevestigd door de Stuurgroep. 19.2. Wijziging van het Convenant vergt het opnieuw ondertekenen door Partijen van het gewijzigde Convenant. De Partijen verenigd in de Klankbordgroep kunnen op voorstel van de Stuurgroep beperkte wijzigingen in het Convenant vast stellen en als addendum bij het Convenant voegen zonder dat dit opnieuw getekend hoeft te worden. 19.3. In geval van wijzigingen, waaronder inbegrepen toetreding van een nieuwe organisatie tot het Convenant, die door een Partij als onaanvaardbaar worden ervaren, kan deze Partij deelname aan het Veiligheidshuis schriftelijk opzeggen met ingang van het tijdstip waarop het gewijzigde Convenant (of de wijziging) van kracht wordt.

Artikel 20. Aansprakelijkheid 20.1. Partijen zetten zich in voor een goede uitvoering van het bepaalde in dit Convenant en zullen zich houden aan de dienaangaande in dit Convenant gemaakte afspraken. 20.2. Partijen zijn ieder voor zich aansprakelijk voor aanspraken van derden op schadevergoeding op grond van directe of indirecte schade, administratieve boetes of andere aanspraken van derden in geval van toerekenbare tekortkoming door de 13

Versie 07 mei 2021 aangesproken Partij in de nakoming van het bepaalde in dit Convenant en de bijbehorende Bijlagen. 20.3. Wanneer meerdere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, en verantwoordelijk zijn voor schade die door die Verwerking is veroorzaakt, wordt elke Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker voor de gehele schade aansprakelijk gehouden teneinde te garanderen dat de betrokkene daadwerkelijk wordt vergoed. 20.4. Een Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door Verwerking is veroorzaakt wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerkers gerichte verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld. 20.5. Onverminderd het gestelde in lid 4 kan iedere Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker die de volledige vergoeding heeft betaald vervolgens bij de andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers die bij dezelfde Verwerking betrokken zijn, het deel van de schadevergoeding verhalen dat overeenkomt met hun deel van de aansprakelijkheid voor de schade.

Een Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker kan door andere Verwerkingsverantwoordelijken of Verwerkers worden vrijgesteld van onderlinge betaling van schadevergoeding indien hij bewijst dat hij op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor het schadeveroorzakende feit.

Artikel 21. Duur, opzegging, beëindiging 21.1. Dit Convenant treedt in werking na overtekening en wordt tenminste aangegaan voor een periode van drie jaar, waarna het Convenant automatisch iedere keer met een periode van één jaar wordt verlengd, behoudens schriftelijke opzegging door Partij(en). 21.2 De Stuurgroep kan, zonder rechterlijke tussenkomst en met meerderheid van stemmen, na ingebrekestelling, een Partij met onmiddellijke ingang uitsluiten van de samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis, indien de afspraken zoals neergelegd in dit Convenant niet door de desbetreffende Partij worden nagekomen. 21.3 Verplichtingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging of uitsluiting van het project voort te duren, blijven na beëindigingen van dit Convenant bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer die ter zake van geheimhouding. 21.4 Partijen kunnen hun deelname aan dit convenant opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van twee jaar. Zij doen dit schriftelijk, gericht aan de voorzitter van de Stuurgroep. De Stuurgroep doet binnen zes maanden na de opzegging een voorstel aan de opzeggende partij over de eventuele financiële gevolgen van de opzegging. Uitgangspunt is dat de overige Partijen geen financiële schade ondervinden van de opzegging.

Opzegging op grond van dit artikel vindt niet eerder plaats dan per 1 januari van enig jaar met inachtneming van de opzegtermijn. 21.5. Bij algehele beëindiging van dit convenant worden de kosten c.q. tegoeden verdeeld over de Gemeenten. Daarbij geldt dat de totale kosten voor opheffing van het Zorg- en Veiligheidshuis als gevolg van de beëindiging van dit convenant worden gedragen door de Gemeenten overeenkomstig de kostenverdeelsleutel. 21.6. Tot de kosten en financiële schade, als bedoeld in het vierde en vijfde lid, behoren in ieder geval alle directe en indirecte kosten die uit de begroting van het Zorg- en Veiligheidshuis herleid kunnen worden, of aantoonbaar ten gevolge van de uittreding/beëindiging voor rekening van de beheergemeente komen, waaronder met name kosten die ontstaan als gevolg van boven formatief personeel.

Artikel 22. Opvolging Dit Convenant vervangt alle eerdere door Partijen gesloten convenanten met betrekking tot samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg. 14

Versie 07 mei 2021

Artikel 23. Evaluatie Partijen evalueren uiterlijk na twee jaar na het in werking treden van dit Convenant de samenwerking binnen het Zorg- en Veiligheidshuis. De Stuurgroep verstrekt hiertoe opdracht.

Artikel 24. Toepasselijk recht Op dit Convenant is Nederlands recht van toepassing.

Artikel 25. Naam convenant Dit Convenant kan worden aangehaald als ‘Samenwerkingsconvenant Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg’

Aldus overeengekomen: Gemeente Beesel In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: B.C.M. Vostermans, burgemeester Datum en plaats:

Gemeente Bergen In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: M.H.E. Pelzer, burgemeester Datum en plaats:

Gemeente Gennep In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: J.M.T. Teunissen, burgemeester Datum en plaats:

Gemeente Horst aan de Maas In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: R.F.I. Palmen. burgemeester Datum en plaats:

Gemeente Mook en Middelaar In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: W. Gradisen, burgemeester Datum en plaats:

Gemeente Peel en Maas In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: W.J.G. Delissen-van Tongerlo Datum en plaats:

Gemeente Venlo In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: A.S. Scholten, burgemeester Datum en plaats:

Gemeente Venray In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: L.M.C. Winants, burgemeester Datum en plaats: 15

Versie 07 mei 2021

Politie eenheid Limburg In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: I.P.M. Schäfer-Poels, Politiechef eenheid Limburg Datum en plaats:

Arrondissementsparket Limburg In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: mr. J.R. Eland, Hoofdofficier van justitie Datum en plaats:

Raad voor de Kinderbescherming In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: J. Schmeitz, Gebiedsmanager Limburg Datum en plaats:

Reclassering Nederland In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Datum en plaats:

, regiodirecteur regio zuid

Bureau Jeugdzorg In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: N.W.M. Plitscher, bestuurder Datum en plaats:

Veilig Thuis In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: M. Vrancken, manager Datum en plaats:

MEE De Meent Groep In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: A. van Bommel, regiomanager Datum en plaats:

Dienst Justitiële Inrichtingen In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: G. Geuskens, Staffunctionaris Ketensamenwerking Datum en plaats:

Vincent van Gogh voor geestelijke gezondheid In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: S. Wigchert, Directeur Datum en plaats: MetGGZ In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: J.P. Pijls, Raad van Bestuur Datum en plaats:

16

Versie 07 mei 2021 De Rooyse Wissel In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: H.M. van Bussel, Algemeen Directeur Datum en plaats:

Moveoo In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: R.L.J. Testroote, bestuurder Datum en plaats:

William Schrikker Groep In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: A. Massop, gebiedsmanager Datum en plaats:

Stevig Dichtbij In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: W. Wijgergangs, bestuurder Datum en plaats:

Woonwenz In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: J. van de Bercken, manager Wonen Datum en plaats:

Antares In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: G. Faessen, manager Klantteam Datum en plaats:

Wonen Limburg In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: W.N. Hazeu, bestuurder; Datum en plaats:

Destion In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: W.H.A. Pothoff, directeurbestuurder Datum en plaats:

Nester In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: W. Verolme, manager Wonen Datum en plaats:

Leger des Heils In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door: J. Wisseboom, directeur Datum en plaats:

17

Versie 07 mei 2021

Bijlage 1: Toetredingsformulier nieuwe partner tot Convenant [naam organisatie], statutair gevestigd te […] en kantoorhoudend aan […], hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam, functie], overwegende dat: • Deelname aan het Convenant gelet op de publieke en/of maatschappelijke taak die zichzelf in het kader van integrale veiligheid en complexe casuïstiek toedicht en gelet op de verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid van ondergetekende een bijdrage levert aan de doelstelling zoals geformuleerd in Artikel 2 van het Convenant; • De Stuurgroep positief heeft besloten op toetreding van ondergetekende aan het Convenant; verklaart daartoe het volgende: Ondergetekende onderschrijft de in het Convenant geformuleerde doelstellingen, verplicht zich de bepalingen in het Convenant te zullen naleven en verklaart zich in dit kader gerechtigheid tot het uitwisselen van informatie met Partijen. Aldus ondertekend te […], op datum […] Naam organisatie: […] Naam bevoegde functionaris: […]

………………….

Namens Stuurgroep: Naam: […] …………………

18

Versie 07 mei 2021

Bijlage 2: Criteria Complexe Casuïstiek Volgens het Landelijk Kader Veiligheidshuizen dient samenwerking in de Zorg- en Veiligheidshuizen zich te richten op het oplossen van vraagstukken met een complexe, meervoudige problematiek. Zorg- en Veiligheidshuizen beperken zich daarom tot juist die zaken waarin de verbinding tussen de zorg-, strafrechtketen en interventies vanuit de gemeente en haar partners voorwaarde is voor een succesvolle, duurzame aanpak van (potentieel) crimineel en overlast gevend gedrag. Een casus voldoet aan de notie ‘complexe casuïstiek’ wanneer deze aan de volgende criteria voldoet: • Er is sprake van ernstige lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek, die vraagt om een ketenoverstijgende aanpak, of; • De problematiek wordt beïnvloed door en heeft impact op het (gezins-)systeem en/of de directe sociale leefomgeving (of wordt verwacht dat te gaan hebben): • Samenwerking tussen meerdere ketens (minimaal dwang en drang) is nodig om tot een effectieve aanpak te komen; het is in de reguliere samenwerking tussen partners binnen één keten niet mogelijk om deze problematiek effectief aan te pakken; en: • Er is sprake van meerdere problemen (multiproblem) die op meer dan één leefgebied spelen en (naar verwachting) leiden tot crimineel en/of overlastgevend gedrag of verder afglijden.

19

Versie 07 mei 2021

Bijlage 3: Werkproces Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg Inleiding Gegevensuitwisseling binnen het Zorg- en Veiligheidshuis vraagt om heldere afspraken over de werkprocessen: wie, met welk doel en met welke inzet deelneemt, en wie waarover, op welk niveau, regie voert. Daarom is het essentieel dat het Zorg- en Veiligheidshuis over een document beschikt waarin de werkprocessen goed beschreven zijn. Een verantwoorde en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens biedt de volgende voordelen voor het Zorg- en Veiligheidshuis: 1. Het verkleint het risico op non-compliance en daarmee handhaving door de toezichthouder en negatieve aandacht voor Zorg- en Veiligheidshuis in de media. De continuïteit van Zorg- en Veiligheidshuis wordt met een verantwoorde en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens gewaarborgd. 2. Het geeft ketenpartners meer vertrouwen waardoor de bereidheid om gegevens te delen groeit. 3. Het stimuleert het vertrouwen binnen het Zorg- en Veiligheidshuis bij betrokkenen, waardoor de kans op medewerking van cliënten groeit. Correcte juridische basis informatiedeling binnen het Zorg- en Veiligheidshuis • Het Zorg- en Veiligheidshuis heeft geen eigenstandige wettelijke taak, en daarmee ook geen eigenstandige wettelijke basis om persoonsgegevens te verwerken. Deze juridische basis kan wel worden gecreëerd.

Daarvoor moet aan een aantal juridische randvoorwaarden worden voldaan. Deze worden hieronder geschetst. •

Het Zorg- en Veiligheidshuis kan haar juridische basis om in een specifiek geval gegevens te verwerken en uit te vragen bij ketenpartners, uitsluitend ontlenen aan de bevoegdheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt. Zorg- en Veiligheidshuis verwerkt gegevens dus niet op eigen titel, maar ten dienste en onder verantwoordelijkheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt.

•

Dit betekent dat formeel gegevensuitwisseling niet plaatsvindt tussen het Zorg- en Veiligheidshuis en ketenpartners, maar tussen de aanbrenger van de casus en de andere partners die betrokken worden bij de casus. Het Zorg- en Veiligheidshuis is hierbij ondersteunend.

•

Voor de praktijk betekent dit dat Zorg- en Veiligheidshuis werkzaamheden verricht en gegevens verwerkt ten behoeve van en onder verantwoordelijkheid van de partner die de casus aanbrengt. Als gaandeweg het proces wordt besloten om de casus over te dragen naar een andere partner (de casusregisseur), treedt de procesregisseur voor het vervolg op namens degene die de casus heeft overgenomen. Deze constatering betekent o.a. dat er sprake moet zijn van de juiste bevoegdheidsverlening van de betreffende partners aan de procesregisseurs binnen het Zorg- en Veiligheidshuis.

•

Voor de positionering van het Zorg- en Veiligheidshuis betekent dit dat het Zorg- en Veiligheidshuis niet zelfstandig taken uitvoert, en ook geen casussen zelf overneemt, maar faciliterend is t.b.v. de taken van de partners die deelnemen in het samenwerkingsverband. De partners houden daarbij hun eigen zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.

•

Voor de gegevensverwerking betekent dit dat er formeel geen gegevensuitwisseling plaats kan vinden tussen het Zorg- en Veiligheidshuis en de ketenpartners, maar uitsluitend tussen de aanbrenger van de casus (die hiervoor de procesregisseur de juiste bevoegdheid heeft verleend) en de andere deelnemers die betrokken worden bij de casus.

20

Versie 07 mei 2021 Aard van het proces binnen het Zorg- en Veiligheidshuis en de consequenties voor gegevensdeling • Het werkproces binnen het Zorg- en Veiligheidshuis kenmerkt zich in hoge mate door zoeken naar wat er aan de hand is: overzicht en inzicht creëren (beeldvorming), met behulp van de verschillende expertises van partners en soms andere deelnemers, komen tot een set van zinvolle interventies gegeven de problematiek en specifieke situatie (oordelen), en vervolgens tot een gezamenlijke aanpak (besluiten). •

In privacywetgeving staan – naast de juridische grondslag - het doel en de noodzakelijkheid van gegevensdeling voorop. Er mogen pas gegevens gedeeld worden als er een wettelijke grondslag voor is, als het doel ervan duidelijk is, en als dit noodzakelijk is voor dat doel. Bovendien moet de partij die de persoonsgegevens ontvangt op grond van de AVG gerechtigd zijn om de (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken. Voor zorgverleners geldt dat het beroepsgeheim en het belang van de cliënt zich er niet tegen mogen verzetten, tenzij er sprake is van een conflict van plichten.

•

Binnen het Zorg- en Veiligheidshuis veranderen de doelen voor gegevensverwerking per procesfase. Meestal wordt pas aan het eind van een RTO duidelijk welke interventies noodzakelijk zijn. Dit maakt het voor deelnemers moeilijk om in het begin (bij de start van een casus) in te kunnen schatten of de gegevens die zij in het begin inbrengen ook gebruikt mogen worden voor de doelen die aan het eind van het proces in het RTO er uit rollen.

•

De ondersteuning die het Zorg- en Veiligheidshuis biedt is die van procesregie over de domeinen Zorg en Veiligheid heen. Zij organiseert namens een van de partijen het proces om tot samenwerking en afstemming te komen tussen partijen die noodzakelijk zijn om tot een goede oplossing van de casus te komen. De werkzaamheden ten behoeve van die procesregie worden uitgevoerd door de procesregisseur die daarbij ondersteund kan worden door administratief personeel.

•

Juridisch gezien handelt de procesregisseur dan namens de partij die de casus heeft aangemeld, of namens de partij die in de loop van het proces de casusregie op zich heeft genomen. De partij namens wie de procesregisseur handelt wordt aangeduid als “de leidende partij”.

Belangrijkste doelen per procesfase Zorg- en Veiligheidshuis Fase 1: aanmelding en screening: Bepalen of een casus bij het Zorg- en Veiligheidshuis hoort of niet. Fase 2: triage en voorbereiding RTO: Bepalen van een eerste ‘toestandsbeeld’, inzicht krijgen in reeds betrokken partijen, bepalen van het doel van een RTO en te betrekken partijen. Fase 3: RTO binnen het Zorg- en Veiligheidshuis : Bepalen van een gemeenschappelijk ‘toestandsbeeld’ met de deelnemers om te komen tot plan van aanpak, afspraken over uitvoering en gegevensgebruik. Fase 4: afschaling: afbouwen betrokkenheid van het Zorg- en Veiligheidshuis en opschonen procesdossier bij het Zorg- en Veiligheidshuis. Deelnemers die gegevens hebben ingebracht moeten aan het eind van het proces een nieuwe afweging maken: kan ik de gegevens die ik gedeeld heb ten behoeve van een gezamenlijke beeldvorming ook verstrekken ten behoeve van de vervolgacties in het plan van aanpak? Bijvoorbeeld: een zorgverlener zal wellicht niet willen dat informatie om tot een goede inschatting te komen van zinvolle interventies, ook gebruikt wordt voor een eventuele strafrechtelijke interventie. Of omgekeerd, de politie wil niet dat een hulpverlener bepaalde informatie benut in het contact met de cliënt. 21

Versie 07 mei 2021 Het dilemma waarvoor deelnemers komen te staan door de verschuivende doelen in relatie tot de rechtmatigheid van de gegevensverwerking laat zich alleen oplossen door een stapsgewijze benadering per fase ten aanzien van het gebruik van gegevens en door de zeggenschap over het gebruik van gegevens en door wie, zolang mogelijk te houden bij de deelnemer die gegevens inbrengt. Dat vraagt om discipline van deelnemers, en een zorgvuldige regie op de omgang met gegevens in de verschillende fasen van het werkproces door de procesregisseur. Daarnaast moet een deelnemer er van op aan kunnen dat verstrekte gegevens niet gebruikt worden voor andere activiteiten van deelnemers dan waarvoor hij ze heeft verstrekt. Consequenties voor de omgang met gegevens in het operationele proces 1. Strikte doelbinding voor gegevens per fase in het proces Voor de gegevens die een deelnemer inbrengt geldt een strikte doelbinding per fase van het proces. Dit speelt met name bij fase 2 en 3. Dat betekent bijvoorbeeld dat een deelnemer wel bereid is inzicht te geven t.b.v. triage maar niet wil dat bepaalde deelnemers inzicht krijgen in die gegevens. Of dat een deelnemer wel inzicht wil geven t.b.v. een toestandsbeeld, maar niet t.b.v. uitvoering van bepaalde interventies, of aanmelding bij een andere overlegtafel. 2.

Zeggenschap over gegevensgebruik blijft bij de inbrengende deelnemer tot dat… De ‘zeggenschap’ over de gegevens blijft bij de verstrekkende deelnemer, totdat deze toestemming geeft aan een van de deelnemers om deze ook te gebruiken ten behoeve van bijvoorbeeld de uitvoering van een deel van het plan van aanpak, of voor aanmelding bij een andere overlegtafel of instantie. In de regel zal zo’n afspraak aan het eind van een RTO worden gemaakt. 3. Ronde Tafel Overleggen zijn op maat Casussen worden alleen besproken met deelnemers die een rol hebben in het proces van beeldvorming, oordelen, besluitvorming. Alleen deze deelnemers hebben inzage in gegevens voor zover noodzakelijk ter voorbereiding van het RTO, en voor zover de deelnemers die gegevens hebben ingebracht daar geen bezwaar tegen hebben. 4. Wel inzage via het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis, geen vastlegging in eigen systemen betrokken deelnemers Gegevens die deelnemers inbrengen worden tijdelijk vastgelegd in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. Deelnemers kunnen inzage krijgen t.b.v. voorbereiding RTO. De gegevens worden niet door verstrekt aan andere deelnemers en mogen niet vastgelegd worden in de eigen systemen, totdat de inbrengende deelnemer daar toestemming voor heeft gegeven.

Van juridisch kader naar operationeel proces Fase 1 – aanmelding en screening Aanmelding kan alleen door een partner die ook convenantpartner is en waarvoor de bevoegdheidsverlening aan de procesregisseur(s) binnen het Zorg- en Veiligheidshuis om namens hen werkzaamheden uit te voeren juist is geregeld. Tussen wie speelt deze fase zich af? Deze fase speelt zich af tussen aanmeldende partij en procesregisseur van het Zorg- en Veiligheidshuis. Er vinden in deze fase nog geen verstrekkingen plaats aan andere partijen binnen Zorg- en Veiligheidshuis. De gegevensverwerking is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partij. Taak en grondslag voor gegevensverwerking in deze fase • De procesregisseur ondersteunt de aanmeldende partij bij de goede uitvoering van diens (publiekrechtelijke) taak en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanmeldende partij. • De procesregisseur is de facto uitvoerder voor de aanmeldende partner. 22

Versie 07 mei 2021 •

In het Privacy Protocol is daartoe geregeld dat de procesregisseur handelt onder het gezag van de betreffende partijen.

Doel van gegevensverwerking in deze fase Het doel van de gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is: T.b.v. de aanmelder bepalen of een casus thuis hoort binnen het Zorg- en Veiligheidshuis. Of meer specifiek: T.b.v. de aanmelder bepalen of een casus voldoet aan de criteria die in het samenwerkingsconvenant (conform het landelijk kader veiligheidshuizen) zijn afgesproken voor samenwerking binnen het Zorg- en Veiligheidshuis. Activiteiten/werkzaamheden in deze stap Voor de beoordeling wordt gekeken naar twee aspecten: 1. Globale beoordeling op de formele criteria uit het landelijke kader; • Er is sprake van meerdere problemen (multiproblem) die op meer dan één leefgebied spelen en (naar verwachting) leiden tot crimineel en/of overlast gevend gedrag of verder afglijden; en: • Samenwerking tussen meerdere ketens (minimaal dwang en drang) is nodig om tot een effectieve aanpak te komen; het is in de reguliere samenwerking tussen partners binnen één keten niet mogelijk om deze problematiek effectief aan te pakken; en: de problematiek wordt beïnvloed door en heeft impact op het (gezins)systeem en/of de directe sociale leefomgeving (of wordt verwacht dat te gaan hebben); of: • Er is sprake van ernstige lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek, die vraagt om een ketenoverstijgende aanpak 2.

Een inhoudelijke afweging op basis van specifieke casusinformatie en de inschatting van de aanmeldende partij, en van de procesregisseur over de mogelijke bijdrage van andere partners en organisaties aan het oplossen van de problematiek waarbij procesregisseur en aanmeldende partij hun deskundigheid en kennis van lokale situatie inzetten. Het is daarbij goed voorstelbaar dat een casus die op het eerste gezicht niet aan de formele criteria voldoet, bij nadere beschouwing toch thuis blijkt te horen in het Zorg- en Veiligheidshuis en vice versa. De mogelijke uitkomsten van deze stap zijn: a. De casus wordt niet in behandeling genomen voor verdere procesregie. De procesregisseur verstrekt eventueel een advies. De aanbrenger handelt zelf verder af, zoekt zelf bilateraal contact met een partner of organisatie, of meldt bijvoorbeeld aan bij een ander samenwerkingsverband of overlegtafel. b. Het is duidelijk een zaak voor het Zorg- en Veiligheidshuis. De casus wordt in behandeling genomen voor de volgende processtap ‘Triage en voorbereiding RTO’. c. Er is informatie nodig van andere partners of organisaties om te kunnen bepalen of de casus thuishoort bij het Zorg- en Veiligheidshuis: de casus gaat door naar de volgende fase ‘Triage’ met als eerste doel door gerichte uitvraag bepalen of de casus bij het Zorg- en Veiligheidshuis thuis hoort.

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van aanmelding • De aanbrenger geeft de procesregisseur inzicht in de gegevens die noodzakelijk zijn om de beoordeling te maken. • De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing. Dat betekent dat de aanmelder niet zomaar alle informatie die hij heeft op tafel legt, maar nadenkt over wat noodzakelijk is. • Er is echter geen noodzaak voor anonimisering. Juist weten om wie het gaat en de context waarin het zich afspeelt kunnen van belang zijn voor de procesregisseur om de aanmeldende partij te helpen een goede afweging te maken. 23

Versie 07 mei 2021 •

Indien noodzakelijk voor een goede afweging kan de procesregisseur in deze fase ook checken of iemand al bij het Zorg- en Veiligheidshuis ‘in behandeling’ is. Echter uitsluitend de actieve casussen en uitsluitend op ‘dat-gegevens’: is die in behandeling bij ons ja/nee, en zo ja wie is de procesregisseur.

Juridische basis in de fase van aanmelding Grondslag conform AVG, Wpg, Wjsg en andere wetten De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur binnen Zorg- en Veiligheidshuis is dezelfde als de grondslag die geldt voor de aanmeldende partner. Die kan per partner verschillen. Bijvoorbeeld: • Aanmelder burgemeester, of college van burgemeester en wethouders: artikel 6 sub e, AVG. Als een gemeentelijke afdeling namens de burgemeester of namens het college van burgemeester en wethouders een casus aanbrengt is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur artikel 6, sub e, AVG: noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag zoals opgenomen in de Gemeentewet, de Wmo of andere wet expliciet is opgenomen. Welke publiekrechtelijke taak van toepassing is in een specifieke casus, is ter bepaling aan de gemeente. Bij de aanmelding moet duidelijk zijn in het kader van welke taak aanmelding plaatsvindt. Artikel 5 van het Privacy Protocol gaat in op de grondslagen voor gegevensverwerking en uitwisseling die van toepassing zijn in de verschillende fasen van het werkproces van het Zorg- en Veiligheidshuis.

Artikel 6 van het Privacy Protocol geeft een overzicht van de (wettelijke) taken die aan de orde kunnen zijn voor elke partner indien zij betrokken zijn bij het behandelen van een casus in het Zorg- en Veiligheidshuis. Ook geeft het Privacy Protocol inzicht in de voorwaarden en beperkingen die van toepassing kunnen zijn bij de verwerking of uitwisseling van persoonsgegevens tussen partners, en de zorgvuldigheidsafspraken die tijdens het behandelen van casussen in acht moeten worden genomen. •

Voor niet convenantpartners geldt dat zij niet kunnen fungeren als aanbrenger van een casus. Het Zorg- en Veiligheidshuis kan namens hen geen gegevens verwerken t.b.v. procesregie omdat er geen bevoegdheidsverlening is geregeld. Een niet convenantpartners kan in specifieke casussen deelnemer zijn aan een RTO, mits dit noodzakelijk is, en mits deze zich conformeert aan de afspraken in het Privacy Protocol. Er zal in dat geval echter apart getoetst moeten worden op basis van welke taak en grondslag deze partij deelneemt, en of er beperkingen zijn aan de gegevens die deze partij kan verstrekken of ontvangen. Voor deelname zal ook een geheimhoudingsverklaring getekend moeten worden.

Bijzondere persoonsgegevens In de praktijk van het Zorg- en Veiligheidshuis is er veelal sprake van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, ook in deze fase. Alle landelijke ketenpartners die genoemd zijn in het Privacy Protocol voor het Zorg- en Veiligheidshuis zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak. Omdat in deze fase de procesregisseur handelt ten behoeve van de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanmelder van de casus, is dit geen belemmering zolang de aanmeldende partij een van de landelijke ketenpartners is. Bij de overige partners zal specifiek gekeken moeten worden of zij bijzondere en strafrechtelijke gegevens mogen verwerken. Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN • Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers als het BSN is aan strikte regels gebonden door de wetgever en mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld. 24

Versie 07 mei 2021 •

Binnen het Zorg- en Veiligheidshuis wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners inbrengen in fase 2 op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn.

Geheimhoudingsplicht De procesregisseur kan gezien worden als onderdeel van het team van de aanmeldende partner. In hoeverre de procesregisseur in deze fase inzicht mag hebben in gegevens van de aanmelder waar een geheimhouding op rust wordt bepaald door de van toepassing zijnde regelgeving van de aanmelder. Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene • De betrokkene wordt bij voorkeur vooraf geïnformeerd dat een casus wordt aangemeld bij het Zorg- en Veiligheidshuis, maar in ieder geval moet de betrokkene worden geïnformeerd zodra is vastgesteld dat de casus doorgaat naar fase 2 ‘Triage en voorbereiding RTO’. Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de stappen die in deze fase ondernomen worden, welke informatie bij wie wordt opgevraagd en waarom en welke rechten betrokkene heeft ten aanzien van gegevensverwerking. Waar nodig vraagt de aanmeldende partner toestemming voor het uitvragen van gegevens in de volgende fase. Afhankelijk van de werkafspraken kan dit ook gebeuren door de partner die de toestemming nodig heeft. • Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk.

Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden! Hierbij wordt ook verwezen naar de bepalingen hieromtrent in het Privacy Protocol. • Indien het Zorg- en Veiligheidshuis betrokkene informeert, moet het steeds duidelijk zijn namens welke partij het Zorg- en Veiligheidshuis betrokkene informeert. Toegang tot gegevens in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis In deze fase hebben uitsluitend de aanmeldende partner, de procesregisseur en eventueel de betrokken ondersteunende medewerker van Zorg- en Veiligheidshuis toegang tot de casusinformatie in het systeem ten behoeve van het Zorg- en Veiligheidshuis. Gegevensgebruik en registratie afhankelijk van vervolg Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens: Casus hoort niet thuis bij het Zorg- en Veiligheidshuis • Als de uitkomst van deze fase is dat een casus niet thuishoort bij het Zorg- en Veiligheidshuis, vindt er ook geen registratie plaats in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. • De aanmeldende partij registreert de afhandeling in het eigen dossier. Als er al wel registratie in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis heeft plaatsgevonden, wordt deze weer vernietigd. Casus hoort wel thuis bij het Zorg- en Veiligheidshuis: casus gaat door naar de fase van triage.

• Als de uitkomst is dat de casus verder het proces van de samenwerking ingaat kunnen gegevens geregistreerd worden in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis ten behoeve van de procesregie. • De betrokkene wordt hierover geïnformeerd, alsmede over de volgende stappen en zijn of haar rechten. Dit gebeurt door de aanmeldende partij of door de procesregisseur namens de aanmeldende partij.

25

Versie 07 mei 2021

Informatie van andere partners of organisaties is noodzakelijk om het goed te kunnen beoordelen • Soms is het beeld niet helemaal duidelijk. Informatie van andere partners of organisaties kan dan nodig zijn om te kunnen beoordelen of een casus thuishoort bij het Zorg- en Veiligheidshuis of niet. • De casus gaat door naar de fase van triage om op basis van een gerichte uitvraag bij partners of andere organisaties om een betere afweging te kunnen maken. Fase 2 – Triage en voorbereiding RTO In deze stap handelt de procesregisseur nog steeds namens de aanmeldende partij. Op basis van de beschikbare informatie bereidt de procesregisseur het RTO voor. Onderdeel van die voorbereiding is veelal het bevragen van partijen met de vraag of zij bekend zijn met de betrokkene, en of zij over informatie beschikken die relevant is voor de casus en die zij willen delen t.b.v. een integrale aanpak van de casus. Wie verstrekt aan wie in deze fase? • Belangrijk uitgangspunt: formeel worden de deelnemers bevraagd namens de aanmeldende partij van de casus. Er is in deze fase dus formeel sprake van bilaterale uitwisseling van gegevens tussen de aanmeldende partij en de betreffende partner ten behoeve van de triage en voorbereiding van een RTO. • Er rust een strikte doelbinding op de gegevens die deelnemers in deze fase verstrekken.

Dit betekent dat de procesregisseur de gegevens ontvangt namens de aanmelder ten behoeve van triage en het voorbereiden van het RTO. Met andere woorden: om te komen tot een goede inschatting van de situatie en te bepalen welke partijen betrokken moeten worden bij een RTO. Dit kan betekenen dat een deelnemer sommige informatie in deze fase wel wil delen met de aanmeldende partner ten behoeve van die specifieke doelen, maar pas later zal beslissen welke informatie ook met anderen gedeeld kan worden in het RTO en welke informatie gebruikt mag worden voor bijvoorbeeld het uitvoeren van een specifieke interventie. • Deze gegevens die in deze fase worden verstrekt, blijven dan ook binnen het Zorg- en Veiligheidshuis en worden niet vastgelegd in het systeem van de aanmeldende partner. Taak • De taak die wordt uitgevoerd is de taak van de aanmelder. • De procesregisseur ondersteunt de aanmelder bij de goede uitvoering van diens (publiekrechtelijke) taak en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanmeldende partij. • In het Privacy Protocol is daartoe geregeld dat de procesregisseur handelt onder het gezag van de betreffende partijen. Doel van gegevensverwerking in deze fase Het doel van de gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is: 1.

Triage – bepalen toestandsbeeld en verrijken van de informatie uit fase 1 met: • In beeld brengen welke partners en organisaties al betrokken zijn of waarschijnlijk betrokken moeten worden bij het tot een oplossing komen voor de casus. • In beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren om tot een plan van aanpak te komen (casus-informatie, expertise, betrokkenheid uitvoering). • In beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren aan de uitvoering van een plan van aanpak (zorg, maatregelen, etc). • In beeld brengen over welke relevante informatie deelnemers beschikken en de mogelijkheid/bereidheid die in te brengen in een RTO.

26

Versie 07 mei 2021

2. Voorbereiden RTO • Bepalen van een zo concreet mogelijk doel voor het RTO en bijvoorbeeld type beslissingen dat op basis van RTO genomen moet worden. • Bepalen van de relevante gespreksthema’s voor het RTO. • Bepalen van de relevante deelnemers aan het RTO, hun rol (expertise/adviseur, informant, beoogde uitvoerder interventies) en de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage. • Bepalen of en zo ja welke informatie vóóraf ter inzage gegeven kan worden aan de deelnemers t.b.v. voorbereiding van het RTO. Casusbeschrijvingen mogen niet rondgestuurd worden omdat dan alsnog allerlei informatie in systemen van partijen terecht komt zonder dat duidelijk is of daar een noodzaak toe is. • Bepalen op welke manier de burger betrokken wordt: wordt hij/zij uitgenodigd bij het overleg, vooraf, of achteraf geïnformeerd over de uitkomsten van het overleg. • Maken van zorgvuldigheidsafspraken met betrekking tot de informatie die in het kader van het RTO wordt gedeeld (doelbinding en gebruik, bewaren en vernietigen, niemand neemt gegevens van een ander mee, tenzij met toestemming). Activiteiten/werkzaamheden in deze stap Er zijn twee hoofdvarianten qua werkwijzen in deze fase: a. De procesregisseur en aanmeldende partij voeren deze stap zelfstandig uit.