RIB.21.079 Zorg- en Veiligheidshuis Nrd-Limburg

De informatie van de deelnemers blijft vooralsnog binnen het Zorg- en Veiligheidshuis en is uitsluitend ter inzage van de procesregisseur en aanmeldende partij. b. De triage gebeurt in een algemeen overleg met alle ketenpartners (‘weegtafel’). Op basis daarvan wordt een focusoverleg gepland met alleen de relevante partners, waarbij dieper op de casus wordt ingegaan. Variant b: niet toegestaan als standaardaanpak vanuit privacywetgeving Bij variant b vindt er eerst een generiek RTO plaats met alle partners. Er wordt dus zonder toets vooraf casusinformatie over en weer gedeeld tussen alle ketenpartners, ook de ketenpartners die niet relevant zijn. Het ontbreken van die ‘filter’ maakt dat er niet voldaan kan worden aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de AVG. De gegevensdeling is per definitie niet proportioneel en daarmee niet toegestaan. De mogelijke uitkomsten van deze fase zijn: • Op basis van de informatie die in de triage naar boven komt wordt besloten de casus niet in behandeling te nemen. De procesregisseur verstrekt eventueel een advies aan de aanmeldende partij. De aanmeldende partij handelt zelf verder af, zoekt bilateraal contact met een van de partijen, of meldt aan bij een ander samenwerkingsverband of overlegtafel. • RTO om tot een gemeenschappelijke aanpak te komen is noodzakelijk en zinvol. De voorbereiding van het RTO wordt gestart.

• Er blijft twijfel of hier een gezamenlijke aanpak zinvol is, een nadere beeldvorming met betrokken deelnemers is nodig. De voorbereiding van een RTO wordt gestart. Doel van het RTO is in eerste instantie om te bepalen of een gezamenlijke aanpak zinvol is. Dit kan geen standaardprocedure zijn omdat voorkomen moet worden dat ook casussen die helemaal niet in het Zorg- en Veiligheidshuis thuis horen toch in een RTO worden besproken. Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van triage en voorbereiding RTO Uitzetten van de vraag bij partijen in het kader van triage.

27

Versie 07 mei 2021 • • • • •

Bij variant a verstrekt de procesregisseur namens de aanmeldende partij gegevens aan andere partijen die voor hen noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of zij een bijdrage aan de oplossing van de casus kunnen leveren en zo ja op welke wijze. Dit zijn bilaterale verstrekkingen. Welke partijen benaderd worden en welke informatie daarvoor noodzakelijk is, wordt bepaald op basis van de inschatting van aanmeldende partij en procesregisseur. Standaard alle partijen in het samenwerkingsverband benaderen is niet toegestaan omdat daarmee niet voldaan kan worden aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de AVG. De te verstrekken informatie bij de vraag mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten omdat de bevraagde deelnemer anders geen inschatting kan maken of betrokkenheid zinvol is. Welke gegevens verstrekt kunnen worden bij het uitzetten van de vraag wordt bepaald door het kader van de aanmeldende partij.

Checken of iemand bij een ander Zorg- en Veiligheidshuis bekend is • Indien noodzakelijk voor een goede afweging kan de procesregisseur in deze fase ook checken of iemand al bij het eigen of een ander Zorg- en Veiligheidshuis ‘in behandeling’ is. Echter uitsluitend de actieve casussen en uitsluitend op ‘dat-gegevens’: is deze persoon in behandeling bij ons of een ander Zorg- en Veiligheidshuis ja/nee, en zo ja wie is de procesregisseur bij wie ik terecht kan om te bekijken of afstemming mogelijk is. • Juridisch gezien stelt het vragende Zorg- en Veiligheidshuis de vraag namens de aanmeldende partij, aan de leidende partij van de casus in het andere Zorg- en Veiligheidshuis. De procesregisseur van dit laatste Zorg- en Veiligheidshuis zal zo nodig met de leidende partij moeten beoordelen of er antwoord gegeven kan worden op de vraag. De vraag of er gegevens uitgewisseld kunnen worden tussen twee betrokken zorg- en veiligheidshuizen t.b.v. verdere behandeling, en zo ja welke, vraagt om een zorgvuldige afweging waarin elk Zorg- en Veiligheidshuis de deelnemers die in het eigen Zorg- en Veiligheidshuis betrokken zijn bij de casus zal moeten betrekken. De procesregisseurs zullen daarvoor afstemming moeten zoeken met de partijen die in het eigen Zorg- en Veiligheidshuis betrokken zijn bij de casus.

• Voor de gemeente Mook en Middelaar is er een separaat convenant gesloten waar het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg en het Zorg- en Veiligheidshuis Nijmegen beide aan deelnemen. Verstrekken van informatie door deelnemers aan de procesregisseur. In deze fase is er juridisch nog steeds sprake van bilaterale verstrekkingen van de deelnemers aan de aanmeldende partij. • De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing. • De te verstrekken informatie aan de procesregisseur mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten. • Welke informatie een deelnemer verstrekt wordt bepaald door het eigen juridisch kader van de betreffende deelnemer, de inhoudelijke problematiek, en de eigen inschatting van de noodzakelijke informatie. • De deelnemer kan eventueel aangeven dat bepaalde informatie wel of niet gedeeld mag worden in het RTO. • De informatie is op dit moment slechts toegankelijk voor de procesregisseur en de aanmeldende partij. Uiteraard mag een deelnemer de door hemzelf verstrekte informatie inzien, maar niet de door anderen verstrekte informatie. Op de verstrekkingen in deze fase rust een strikte doelbinding. Dat betekent dat deze gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doelen van triage, voorbereiden RTO en eventueel het RTO zelf binnen Zorg- en Veiligheidshuis.

Ze worden uitsluitend geregistreerd in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg. De aanmeldende partij mag deze niet registreren in het eigen systeem en niet gebruiken voor andere doelen. 28

Versie 07 mei 2021

Juridische basis in de fase van triage en de voorbereiding RTO Grondslag conform AVG, Wpg en andere wetten • De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur binnen Zorg- en Veiligheidshuis in deze fase is dezelfde als de grondslag die geldt voor de deelnemers die gegevens hebben aangedragen t.b.v. het RTO. De grondslag voor de gegevensverwerking t.b.v. monitoring wordt ontleend aan de grondslag van de partner die de casusregie voert. De (wettelijke) taak waaraan die grondslag wordt ontleend kan per partij verschillen. • Artikel 5 van het Privacy Protocol gaat in op de grondslagen voor gegevensverwerking en uitwisseling die van toepassing zijn in de verschillende fasen van het werkproces van het Zorg en Veiligheidshuis. Artikel 6 van het Privacy Protocol geeft een overzicht van de (wettelijke) taken die aan de orde kunnen zijn voor elke partner indien zij betrokken zijn bij het behandelen van een casus in het Zorg- en Veiligheidshuis. Ook geeft het Privacy Protocol inzicht in de voorwaarden en beperkingen die van toepassing kunnen zijn bij de verwerking of uitwisseling van persoonsgegevens tussen partners, en de zorgvuldigheidsafspraken die tijdens het behandelen van casussen in acht moeten worden genomen. Bijzondere persoonsgegevens • Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG in deze fase.

Alle landelijke ketenpartners binnen het Zorg- en Veiligheidshuis zijn bevoegd op grond van specifieke op hen van toepassing zijnde regelgeving, om bijzondere persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de eigen taak. Omdat in deze fase de procesregisseur handelt ten behoeve van de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partij, is dit geen belemmering zolang de aanmeldende partij een van de landelijke ketenpartners is. • Indien andere dan ketenpartners betrokken worden kan dit een rol gaan spelen en moet er vooraf getoetst worden in hoeverre dit een belemmering vormt. Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN • Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers als het BSN is aan strikte regels gebonden door de wetgever en mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld. • Binnen het Zorg- en Veiligheidshuis wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners in brengen in fase 2 op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Geheimhoudingsplicht • De procesregisseur wordt gezien als onderdeel van het team van de aanmeldende partner. In hoeverre de procesregisseur in deze fase inzicht mag hebben in gegevens van de aanmelder waar een geheimhouding op rust wordt bepaald door de interne regelgeving van de aanmelder.

• De geheimhoudingsplicht van de aanmeldende partner kan wel een rol spelen op het moment dat de procesregisseur namens de aanmeldende partner gegevens gaat delen met anderen in het kader van de uitvraag t.b.v. de triage. Dan is het zaak dat voor de procesregisseur duidelijk is welke gegevens in dat kader gedeeld mogen worden. • Daarnaast kan een geheimhoudingsverplichting in de weg staan bij een of meerdere partijen die gevraagd worden gegevens te delen t.b.v. triage. De bevraagde partij zal dan een afweging moeten maken of gegevens t.b.v. triage verstrekt kunnen worden – al dan niet met toestemming van de betrokkene. Deze afweging is altijd aan de bevraagde partij. De procesregisseur zal in de vraagstelling aan moeten geven namens wie, t.b.v.

29

Versie 07 mei 2021 welke taak, en met welk doel hij gegevens vraagt en waarom de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn, om de bevraagde partij in staat te stellen deze afweging goed te maken.

Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene • Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de stappen die in deze fase ondernomen worden, welke informatie bij wie wordt opgevraagd en waarom. Waar nodig vraagt de aanmeldende partner toestemming voor het uitvragen van gegevens. Afhankelijk van de werkafspraken kan dit ook gebeuren door de deelnemer die de toestemming nodig heeft. • Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk. Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden. Toegang tot gegevens in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis • In deze fase hebben nog steeds uitsluitend de aanmeldende partij, de procesregisseur en eventueel de betrokken ondersteunende medewerker van het Zorg- en Veiligheidshuis toegang tot de casusinformatie in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. Er vindt uitsluitend registratie plaats in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis en niet in het systeem van de aanmeldende partij. • Betrokken partijen hebben geen inzage in elkaars gegevens die t.b.v. de casus zijn verstrekt. En elke partij behoudt de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v.

de triage en het RTO, en of hij gegevens ter inzage wil geven aan andere partijen die bij de casus betrokken zijn. Afhankelijk van de uitkomst van deze fase zijn er verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens: Casus blijkt alsnog niet thuis te horen bij het Zorg- en Veiligheidshuis • Als de uitkomst van de triage is dat een casus toch niet thuishoort bij het Zorg- en Veiligheidshuis, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis verwijderd. De aanmeldende partij registreert de afhandeling in het eigen dossier. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. • De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mag niet terecht komen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner. Casus gaat door naar het RTO met specifieke deelnemers. • Als de uitkomst van de triage is dat er een RTO wordt voorbereid, wordt tevens bepaald of deelnemers beschikbare informatie mogen inzien en zo ja welke. Uitsluitend de deelnemers aan het RTO hebben inzage. Daarbij is het mogelijk dat sommige deelnemers een voorbehoud maken ten aanzien van het delen van gegevens met een of meerdere deelnemers.

• De betrokkene wordt geïnformeerd over de uitkomst van de triage, alsmede over doel en gespreksthema’s en de deelnemers in het RTO. Betrokkene wordt ook geïnformeerd over zijn/haar rechten. Dit gebeurt door de aanmeldende partner of door de procesregisseur namens de aanmeldende partner (volgt uit verantwoordelijkheid). 30

Versie 07 mei 2021

Casus hoort beter thuis op een andere overlegtafel, bijvoorbeeld ZSM. • Als de uitkomst van de triage is dat een casus beter thuishoort op een andere tafel of bij een ander samenwerkingsverband, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis verwijderd. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. • De aanmeldende partij is verantwoordelijk voor de aanmelding bij de andere overlegtafel en registreert de afhandeling in het eigen dossier. Indien de procesregisseur van het Zorg- en Veiligheidshuis dit doet, doet hij dat namens de aanmeldende partij, en kan dit alleen als daar in de bevoegdheidsverlening rekening mee is gehouden. • Inbreng van gegevens uit de triagefase bij de andere overlegtafel, mag uitsluitend indien de partij die de informatie heeft ingebracht dit accordeert. Fase 3 – RTO binnen het Zorg- en Veiligheidshuis • In de fase van RTO gaan de professionals van de relevante deelnemers met elkaar in gesprek om te komen tot een gezamenlijk ‘toestandsbeeld’ van de casus en tot een voorstel voor een plan van aanpak. Aan het eind worden afspraken gemaakt over wie wat gaat doen en welke gegevens voor ieder noodzakelijk zijn om zijn taak in het plan van aanpak uit te kunnen voeren.

Ook wordt afgesproken wie de casusregisseur wordt, of een casus terug komt in een vervolgoverleg (monitoring) en met wie, of dat de casus kan worden afgeschaald. • In de praktijk gaat het meestal om meerdere Ronde Tafel Overleggen, waarbij de casus gevolgd wordt totdat besloten wordt tot afschaling. • Pas in deze fase kunnen deelnemers via het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis inzicht krijgen in gegevens die andere deelnemers hebben aangedragen t.b.v. het RTO, en voor zover die noodzakelijk zijn voor dat overleg. Deelnemers mogen deze gegevens niet overnemen in het eigen systeem. Pas tijdens het RTO bepalen deelnemers of en zo ja welke gegevens zij in willen brengen in het licht van de doelen van het RTO. • Op de gegevens rust een strikte doelbinding. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. Pas aan het eind van het overleg – als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak – wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag ‘meenemen’ voor het uitvoeren van die activiteiten. Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het RTO en aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak.

Dat betekent ook dat een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak geen persoonsgegevens meeneemt naar zijn eigen organisatie. Ook is het in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en RTO, maar deze niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak. Wie verstrekt aan wie in deze fase? • Het organiseren en faciliteren van het RTO doet de procesregisseur namens de aanmeldende partner. Echter de gegevensverwerking, i.c. het inzicht geven aan de deelnemers in het RTO in de daarvoor noodzakelijke gegevens gebeurt formeel namens de afzonderlijke deelnemers die gegevens hebben verstrekt t.b.v. triage en RTO. • Dit zelfde geldt als de procesregisseur uitvoering geeft aan de afspraken uit het RTO om deelnemers te voorzien van de voor hen noodzakelijke gegevens bij de uitvoering van het plan van aanpak. • Indien de procesregisseur ondersteuning biedt aan de partij die de casusregie heeft voor de monitoring van de casus, dan handelt hij formeel namens de casusregisseur en zijn verstrekkingen van andere deelnemers t.b.v. de casusregie formeel verstrekkingen aan de casusregisseur.

31

Versie 07 mei 2021 •

•

De formele werkelijkheid wordt hier complex, zonder dat die voor de praktische invulling grote gevolgen hoeft te hebben. Wel betekent het dat hier in de bevoegdheidsverlening (aan de medewerkers) van het Zorg- en Veiligheidshuis rekening mee gehouden moet worden en dat de procesregisseur zich moet houden aan de aanwijzingen die deelnemers mee geven bij het verstrekken van gegevens. Indien de conclusie van het RTO is dat de casus wordt overgedragen naar een andere overlegtafel dan kan dit alleen via een van de bij de casus betrokken partijen. Indien deze partij daarbij ook gegevens wil overdragen van andere betrokken partijen, dan kan dit alleen als deze partijen daarvoor toestemming geven. Indien een medewerker van het Zorg- en Veiligheidshuis dit namens een van de partijen doet, moet hier in de bevoegdheidsverlening rekening mee worden gehouden. Formeel is het echter een aanmelding van de betreffende partij aan een andere overlegtafel.

Taak • Met het organiseren en faciliteren van het RTO ondersteunt de procesregisseur, aanmelder of casusregisseur bij de goede uitvoering van diens publiekrechtelijke of andere wettelijke taak, en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanmelder of casusregisseur. • De gegevensverwerking zoals boven beschreven doet de procesregisseur in principe ten behoeve van de publiekrechtelijke of wettelijke taak van de partij die de gegevens ter beschikking heeft gesteld. • In het Privacy Protocol is daartoe geregeld dat de procesregisseur handelt onder het gezag van de betreffende partijen. Doel van gegevensverwerking in deze fase Het doel van gegevensverwerking in deze fase is: 1. Ervoor zorgen dat de deelnemers aan het RTO beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn om een gezamenlijk toestandsbeeld van de casus te kunnen bepalen en tot een plan van aanpak te komen; 2. Ervoor zorgen dat iedere deelnemer die een rol heeft bij de uitvoering van het plan van aanpak, kan beschikken over de voor zijn rol noodzakelijke gegevens voor zover de partij die de gegevens heeft ingebracht dit accordeert; 3. Indien de casus wordt doorverwezen naar een andere instantie die niet bij het RTO betrokken is, of naar een andere overlegtafel, afspraken maken over wie de aanmelding doet en welke informatie aan deze instantie of overlegtafel kan worden overgedragen; 4.

Indien het een vervolg RTO betreft: zicht houden op start en de afsluiting van onderdelen van het plan van aanpak en of de doelen zijn behaald, en 5. Zicht houden op ontwikkelingen die impact hebben op de casus en op eventuele stagnaties in de uitvoering van het plan van aanpak, en 6. Indien nodig komen tot bijstelling van het plan van aanpak. Activiteiten/werkzaamheden in deze stap • Deelnemers inzicht geven in de voor het RTO noodzakelijke persoonsgegevens onder uitdrukkelijke doelbinding. • Bespreken van de casus in het RTO, opstellen van plan van aanpak, afspraken maken over monitoring met ondersteuning van het Zorg- en Veiligheidshuis , afspraken maken over wie welke gegevens mag ontvangen t.b.v. de uitvoering van zijn activiteiten in het plan van aanpak of welke gegevens verstrekt mogen worden aan een andere instantie of overlegtafel t.b.v. de aanpak van de casus. De zeggenschap ligt daarbij bij de deelnemers die gegevens hebben aangedragen. • Uitvoering geven aan de uitkomst van het RTO ook m.b.t. de daarin afgesproken gegevensverstrekkingen t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. 32

Versie 07 mei 2021 • •

Indien is afgesproken dat het Zorg- en Veiligheidshuis ondersteunt bij de casusregie: monitoring van uitvoering van het plan van aanpak namens de casusregisseur. Ook hier geldt dat dit in de bevoegdheidsverlening geregeld moet zijn. En indien afgesproken: voorbereiden van vervolg Ronde Tafel Overleggen.

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van RTO • De noodzakelijkheidsbeoordeling ten aanzien van welke deelnemers welke gegevens mogen inzien heeft plaatsgevonden in de triage fase. • De noodzakelijkheidsafweging ten aanzien van gegevensverstrekking ten behoeve van het bepalen van het toestandsbeeld en de noodzakelijkheidsafweging ten aanzien van de gegevensverstrekking aan bepaalde partijen ten behoeve van de uitvoering van hun aandeel in het plan van aanpak vindt plaats in het RTO. Hierbij heeft elke deelnemer zijn eigen verantwoordelijkheid. • Belangrijk is dat op de gegevens een strikte doelbinding rust. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. En dat niemand gegevens van andere deelnemers ‘mee neemt’ naar de eigen organisatie zonder toestemming daarvoor van de organisatie die de gegevens heeft ingebracht. Juridische basis in de fase van RTO Grondslag conform AVG, Wpg en andere wetten • De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is dezelfde als de grondslag die geldt voor de deelnemers die gegevens hebben aangedragen t.b.v. het RTO. De grondslag voor de gegevensverwerking t.b.v. monitoring wordt ontleend aan de grondslag van de partner die de casusregie voert. Zoals hiervoor gesteld kan de (wettelijke) taak waaraan die grondslag wordt ontleend per partij verschillen.

• Artikel 5 en 6 van het Privacy Protocol gaan in op de grondslagen voor respectievelijk gegevensverwerking en uitwisseling en de wettelijke taken van de convenantpartners die aan de orde kunnen zijn in het kader van het Zorg- en Veiligheidshuis. Bijzondere persoonsgegevens • Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG in deze fase. Alle landelijke ketenpartners binnen Zorg- en Veiligheidshuis zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de eigen taak. De procesregisseur handelt ten behoeve van de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partij of casusregisseur, is dit geen belemmering zolang deze een van de landelijke ketenpartners is. • Indien andere dan de landelijke ketenpartners betrokken worden, bijvoorbeeld een woningcorporatie, kan hier een belemmering optreden. Wellicht dat deze geen bijzondere persoonsgegevens mag inzien. Dit moet in de voorbereiding van het RTO getoetst worden. Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN • Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers als het BSN is aan strikte regels gebonden door de wetgever en mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld. • Binnen Zorg- en Veiligheidshuis wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners inbrengen op dezelfde persoon betrekking hebben.

Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Geheimhoudingsplicht In deze fase is het vooral aan de deelnemers om te bepalen welke gegevens zij al dan niet met toestemming van betrokkene willen inbrengen in het RTO, onder de strikte doelbinding van het RTO: bepalen van gezamenlijk toestandsbeeld en komen tot een plan van aanpak. Op basis van de uitkomst van het RTO kan elke deelnemer opnieuw een afweging maken of, en t.b.v. wiens 33

Versie 07 mei 2021 activiteiten in het kader van het plan van aanpak, de geheimhouding – al dan niet met toestemming van betrokkene – kan worden doorbroken. Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene • Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partij, dan wel de partij die de casusregie voert. Hij informeert de burger over de uitkomsten van het overleg, en aan wie welke gegevens verstrekt zullen worden en waarom. Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk. Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden. • Als het Zorg- en Veiligheidshuis zelf betrokkene informeert, moet steeds duidelijk zijn namens welke partij het Zorg- en Veiligheidshuis betrokkene informeert. Toegang tot gegevens • In deze fase kunnen voor het eerst meerdere deelnemers inzage in de gegevens in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis krijgen. Uitsluitend de deelnemers aan het RTO krijgen inzage voor zover noodzakelijk voor het RTO. Er rust een strikte doelbinding op de gegevens. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg.

Pas aan het eind van het overleg – als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak – wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag ‘meenemen’ voor het uitvoeren van het eigen aandeel in het plan van aanpak. Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het RTO en aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. • Dat betekent dat een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak geen persoonsgegevens meeneemt naar zijn eigen organisatie. Ook is het in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en RTO, maar deze niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak. Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens: Casus blijkt alsnog niet thuis te horen bij het Zorg- en Veiligheidshuis. • Als de uitkomst van het RTO is dat een casus alsnog niet thuishoort binnen het Zorg- en Veiligheidshuis, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis verwijderd. De aanmeldende partij registreert de afhandeling in het eigen dossier. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis.

• De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mag niet terecht komen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partij. • De betrokkene wordt geïnformeerd dat de gegevens worden verwijderd uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. Er wordt een aanpak vastgesteld en een casusregisseur aangewezen, monitoring via RTO ondersteund door het Zorg- en Veiligheidshuis. • Indien er een plan van aanpak wordt vastgesteld en een casusregisseur wordt aangewezen, worden ook afspraken gemaakt welke deelnemers welke gegevens mee mogen nemen t.b.v. de uitvoering van hun aandeel in het plan van aanpak. • Het doel van het monitoren wordt geëxpliciteerd en er worden afspraken gemaakt welke gegevens nog in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis blijven t.b.v. de monitoring. 34

Versie 07 mei 2021 Deelnemers die geen rol bij de uitvoering hebben, ‘nemen geen gegevens mee’ naar de eigen organisatie. Casus hoort beter thuis op een andere overlegtafel, bijvoorbeeld ZSM. •

•

•

Als de uitkomst van het RTO is dat een casus beter thuishoort op een andere tafel wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis verwijderd. Er blijft hooguit ‘administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie’ achter in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. De aanmeldende partij van de casus registreert de afhandeling in zijn eigen systeem. In het RTO wordt bepaald welke partner verantwoordelijk is voor de aanmelding bij de andere overlegtafel. Vaak zal dit de oorspronkelijke aanmeldende partij van de casus zijn. Indien de procesregisseur van het Zorg- en Veiligheidshuis dit doet, doet hij dat namens de betreffende partij, en kan dit alleen als daar in de bevoegdheidsverlening rekening mee is gehouden. De gegevens die deelnemers hebben ingebracht in de verschillende fasen van het proces mogen niet terecht komen in de systemen van andere deelnemers, ook niet die van de aanmeldende partij. Inbreng van gegevens bij de andere overlegtafel, mag uitsluitend met toestemming van de deelnemer die de informatie heeft ingebracht.

Er wordt besloten tot afschaling bij het Zorg- en Veiligheidshuis • Dit wordt bijvoorbeeld omdat de aanpak en inbreng van betrokken deelnemers voldoende is uitgekristalliseerd en de betrokkenheid van het Zorg- en Veiligheidshuis niet langer nodig wordt geacht. • De casus gaat door naar fase 4: afschaling. Fase 4 – Afschaling • In deze fase wordt de betrokkenheid van het Zorg- en Veiligheidshuis afgebouwd, bijvoorbeeld omdat de aanpak en inbreng van betrokken deelnemers voldoende is uitgekristalliseerd, en de betrokkenheid van het Zorg- en Veiligheidshuis niet langer nodig wordt geacht. In deze fase schoont de procesregisseur het dossier dat in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis is aangelegd ten behoeve van de procesregie, van alle niet langer noodzakelijke informatie. Er blijft na verloop van tijd uitsluitend administratieve informatie achter in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis. • Het kan van belang zijn om in de eerste fase na besluit tot afschaling het dossier nog beschikbaar te hebben, voor het geval er terugval optreedt. Het is echter juridisch niet houdbaar, dat dossiers nog heel lang na afschaling in de systemen van het Zorg- en Veiligheidshuis bewaard blijven. Daarom is afschaling in stappen nodig: 1. Stap 1: 0-6 maanden na besluit tot afschaling.

Dossier blijft actief in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis voor het geval dat er terugval optreedt en er een nieuw RTO nodig is. 2. Stap 2: 6-12 maanden na besluit tot afschaling. Dossier wordt gearchiveerd. Nog wel is vindbaar dat een persoon behandeld is binnen het Zorg- en Veiligheidshuis, maar het dossier zelf is niet meer toegankelijk. Indien noodzakelijk kan dit wel weer toegankelijk gemaakt worden. In de regel neemt de manager van het Zorg- en Veiligheidshuis de beslissing of een dossier weer actief gemaakt wordt. 3. Stap 3: 1 jaar na besluit tot afschaling. Dossier wordt geheel uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis verwijderd. Uitsluitend ‘niet tot personen herleidbare gegevens’ blijven achter. • In uitzonderingsgevallen kan hiervan worden afgeweken, mits de motivatie wordt vastgelegd en er een termijn wordt vastgesteld voor herbeoordeling. Die termijn voor herbeoordeling is maximaal 6 maanden. 35

Versie 07 mei 2021 •

De procesregisseur handelt namens de partij die op het moment van afschaling de regie heeft over de casus. Dat kan de aanmeldende partij zijn, het kan ook een andere partij zijn die in fase 3 de regie heeft overgenomen. Deze partij is ook verantwoordelijk voor het besluit om af te wijken van de termijnen in de afschalingsfase en de herbeoordeling.

Bewaartermijnen volgens de AVG De wet geeft geen duidelijke bewaartermijnen voor het bewaren en vernietigen van het dossier dat ontstaat ten behoeve van dit type samenwerking. De AVG stelt dan dat het niet langer dan noodzakelijk mag worden bewaard. De keuzen die in dit geval voor het Zorg- en Veiligheidshuis zijn gemaakt, zijn gebaseerd op een inschatting van de bruikbaarheid van informatie na verloop van tijd. Vandaar echter ook de mogelijkheid om hier in sommige gevallen gemotiveerd van af te wijken. Zie hiervoor artikel 11 van het Privacy Protocol. Wie verstrekt aan wie in deze fase? In principe is er in deze fase nauwelijks sprake meer van verstrekkingen of het delen van gegevens. Het gaat om het opschonen van het dossier in het Zorg- en Veiligheidshuis. Deelnemers die betrokken zijn hebben de voor hen noodzakelijke gegevens al in fase 3 gekregen en zullen deze bewaren volgens de voor hen geldende bewaartermijnen. Taak • De procesregisseur ondersteunt de aanmelder/casusregisseur bij de goede uitvoering van diens publiekrechtelijke of andere wettelijke taak, en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanmelder of casusregisseur. • In het Privacy Protocol is daartoe geregeld dat de procesregisseur handelt onder het gezag van de betreffende partij. Doel van gegevensverwerking in deze fase Het algemene doel van gegevensverwerking in deze fase is: 1.

Ervoor zorgen dat de casus in de systemen van het Zorg- en Veiligheidshuis wordt afgesloten en alle niet noodzakelijke gegevens van de casus worden vernietigd. 2. Voor zover dat nog niet is gebeurd, gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden in het vervolg van de casus overdragen aan de deelnemers, eventueel met toestemming van de deelnemer die de gegevens heeft ingebracht. 3. Subdoelen per stap van afschaling: • Stap 1 en 2: In geval van terugval binnen een jaar, de samenwerking weer snel op kunnen starten; • Stap 2: Het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene door de toegankelijkheid tot het dossier te beperken; • Stap 3: Het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene door het dossier te vernietigen. Activiteiten/werkzaamheden in deze stap • De procesregisseur zorgt dat de gefaseerde afschaling plaatsvindt. • De procesregisseur informeert de betrokken deelnemers dat het dossier is opgeschoond, en afhankelijk van de stap in het afschalingsproces, welke gegevens in het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis bewaard blijven en voor hoe lang. • De partij die op het moment van het besluit van afschaling de casusregie heeft, informeert de betrokkene dat het dossier in het Zorg- en Veiligheidshuis is vernietigd en waar hij terecht kan als hij alsnog gebruik wil maken van zijn rechten.

Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van afschaling 36

Versie 07 mei 2021 De gegevens die noodzakelijk zijn om te bewaren verschillen per afschalingsstap. • Stap 1: procesregiedossier • Stap 2: een beperkte set administratieve gegevens blijft zichtbaar: • Casusnummer • Identificerende gegevens • Naam aanmelder en organisatie • Naam casusregisseur ten tijde van afschaling en organisatie Het procesdossier is niet meer toegankelijk voor medewerkers. • Stap 3: Alleen niet tot personen herleidbare gegevens voor managementdoeleinden.

Juridische basis in de fase van afschaling Grondslag conform AVG, Wpg en andere wetten • De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is dezelfde als de grondslag die geldt voor de deelnemers die gegevens hebben aangedragen t.b.v. het RTO. • De grondslag voor de gegevensverwerking t.b.v. monitoring wordt ontleend aan de grondslag van de partner die de casusregie voert. Zoals hiervoor gesteld kan de (wettelijke) taak waaraan die grondslag wordt ontleend per partij verschillen. Bijzondere persoonsgegevens, Wettelijke persoonsgebonden nummers/BSN Of bijzondere persoonsgegevens en of het BSN in het dossier verwerkt mogen worden is reeds in de eerdere fasen van het werkproces bepaald. Die vraag speelt hier dus niet meer. Het gaat hier immers om het verwijderen van gegevens. Geheimhoudingsplicht Er blijven aan het eind van de afschaling geen gegevens achter in het dossier die onder een geheimhoudingsverplichting vallen van een van de deelnemers. Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de partner die de casusregie heeft. De casusregisseur informeert de burger over de afschaling, de opschoning van het dossier, de gegevens die in het dossier achter blijven en hoe lang deze bewaard blijven.

Daarnaast informeren zij betrokkene over zijn/haar rechten en bij wie betrokkene na vernietiging van het dossier binnen het Zorg- en Veiligheidshuis terecht kan voor de uitoefening van zijn/haar rechten. Zie hiervoor artikel 16 van het Privacy Protocol. Doelen per fase Fase 1 aanmelding en screening: • Bepalen of een casus bij het Zorg- en Veiligheidshuis thuis hoort of niet; • Ten behoeve van de aanmelder bepalen of een casus voldoet aan de criteria die in het samenwerkingsconvenant zijn afgesproken voor samenwerking binnen het Zorg- en Veiligheidshuis; • Adviseren van de aanmelder over aanpak. Fase 2 triage en voorbereiding RTO: 2a. Triage – bepalen toestandsbeeld en verrijken van de informatie uit fase 1 met: • In beeld brengen welke partijen al betrokken zijn of waarschijnlijk betrokken moeten worden bij het tot een oplossing komen voor de casus; 37

Versie 07 mei 2021 • • •

In beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren om tot een plan van aanpak te komen (casus-informatie, expertise, betrokkenheid uitvoering); In beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren aan de uitvoering van een plan van aanpak (zorg, maatregelen, etc); In beeld brengen over welke relevante informatie deelnemers beschikken en de mogelijkheid/bereidheid die in te brengen in een RTO.

2b. Voorbereiden RTO – bepalen van een zo concreet mogelijk doel voor het RTO en bijvoorbeeld type beslissingen dat op basis van RTO genomen moet worden; • Bepalen van de relevante gespreksthema’s voor het RTO; • Bepalen van de relevante deelnemers aan het RTO, hun rol (expertise/adviseur, informant, beoogde uitvoerder interventies) en de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage; • Bepalen of en zo ja welke informatie vóóraf ter inzage gegeven kan worden aan de deelnemers t.b.v. voorbereiding van het RTO • Bepalen op welke manier de burger betrokken wordt: wordt hij/zij uitgenodigd bij het overleg, vooraf, of achteraf geïnformeerd over de uitkomsten van het overleg; • Maken van zorgvuldigheidsafspraken met betrekking tot de informatie die in het kader van het casusoverleg wordt gedeeld (doelbinding en gebruik, bewaren en vernietigen, niemand neemt gegevens van een ander mee tenzij met toestemming); • Adviseren van de aanmelder.

Fase 3 RTO binnen het Zorg- en Veiligheidshuis: • Ervoor zorgen dat de deelnemers aan het RTO beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn om een gezamenlijk toestandsbeeld van de casus te kunnen bepalen en tot een plan van aanpak te komen; • Ervoor zorgen dat iedere deelnemer die een rol heeft bij de uitvoering van het plan van aanpak, kan beschikken over de voor zijn rol noodzakelijke gegevens voor zover de partij die de gegevens heeft ingebracht dit accordeert; • Indien de casus wordt doorverwezen naar een andere instantie die niet bij het RTO betrokken is, of naar een andere overlegtafel, afspraken maken over wie de aanmelding doet en welke informatie aan deze instantie of overlegtafel wordt overgedragen; • Indien het een vervolg RTO betreft: zicht houden op start en de afsluiting van onderdelen van het plan van aanpak en of de doelen zijn behaald, en • Zicht houden op ontwikkelingen die impact hebben op de casus en op eventuele stagnaties in de uitvoering van het plan van aanpak, en • Indien nodig komen tot bijstelling van het plan van aanpak. Fase 4 afschaling: Het algemene doel van gegevensverwerking in deze fase is: • Ervoor zorgen dat de casus in de systemen van het Zorg- en Veiligheidshuis wordt afgesloten en alle niet noodzakelijke gegevens van de casus worden vernietigd.

• Voor zover dat nog niet is gebeurd, gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden in het vervolg van de casus overdragen aan de betreffende deelnemers eventueel met toestemming van de deelnemer die de gegevens heeft ingebracht. • Subdoelen per stap van afschaling: o Stap 1 en 2: In geval van terugval binnen een jaar de samenwerking weer snel op kunnen starten; o Stap 2: Het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene door de toegankelijkheid tot het dossier te beperken. o Stap 3: Het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene door het dossier te vernietigen. 38

Versie 07 mei 2021

Bijlage 4: Informatiebeveiligingsbeleid De beveiliging van de Persoonsgegevens van het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg is de verantwoordelijkheid van de beheergemeente, Horst aan de Maas conform het Strategisch en Tactisch Informatiebeveiligingsbeleid 2021 - 2024. De uitvoering van dit beleid wordt jaarlijks geactualiseerd.

39

Versie 07 mei 2021

Bijlage 5 Nadere toelichting op mandaat, machtiging en vertegenwoordiging De verwerkingsverantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens kan niet worden gemandateerd. Hiervoor zal apart een zogenaamde verwerkersovereenkomst worden gesloten. Andere verantwoordelijkheden kunnen onder omstandigheden worden gemandateerd. Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Bij mandatering blijft de bevoegdheid bij het oorspronkelijke bestuursorgaan op grond van de Awb bestaan en blijft dat bestuursorgaan aansprakelijk voor de gevolgen van de genomen beslissingen en wordt de gemandateerde partij dus niet aansprakelijk. Een voorwaarde voor mandaat is onder meer dat het gemandateerde bestuursorgaan schriftelijk bevestigt in te stemmen met de mandatering. Zie voor de overige vereisten Artikel 10:1 t/m 10:12 Awb. In de stuurgroep en de voorbereidingsgroep worden niet zo zeer besluiten genomen in de zin van de Awb noch besluiten die leiden tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijv. het opzeggen van een huurcontract van een pand en aangaan van een ander huurcontract etc. Er is een scala aan onderwerpen waarover besluiten moeten worden genomen.

Enerzijds gaat het om bedrijfsvoering en anderzijds betreffen het bestuurlijke zaken en die hebben de nodige raakvlakken: • Toetreding van nieuwe partijen • Jaarverslag en eindrekening voorgaand jaar • Jaarplan, begroting ( en het meerjarenbeleidsplan) • Vaststellen dan wel wijzigen van de tekst van het convenant en privacy protocol • Vaststellen dan wel wijzigen van de werkprocessen • De hoogte van de financiële bijdrage van partners dan wel bijdrage in natura middels het detacheren van personeel • Uitbreiding dan wel inkrimping van formatie • Functieomschrijvingen en salariëring • Beleid omtrent VOG’s, screening (mits daar een wettelijke grondslag voor is) De beheergemeente daarentegen neemt wel besluiten en verricht (rechtshandelingen). Hierbij gaat het om: • Aannemen of ontslaan van individuele personeelsleden • Aanstellingsovereenkomsten • Detacheringsovereenkomsten aangaan dan wel beëindigen • Dienstverleningsovereenkomsten ingeval van inhuur zzp-ers bijv. middels model ARVODI • Huur van kantoorlocatie, aanschaf kantoorinventaris, ICT hardware en software, telefonie, e-mail e.d. t/m lease van auto’s. • Afhandelen van klachtzaken (bijv. NOM) • Uitvoeren van audits en evaluaties en evt. implementatie van wijzigingen als gevolg daarvan • Consequenties van beleidswijzigingen van landelijke partners, departement en VNG of bijv. gewijzigde wet- en regelgeving.

40

Versie 07 mei 2021

Bijlage 6 Privacy Protocol Zie aparte bijlage

41

Versie 07 mei 2021

Bijlage 7: Beheertaken stuurgroep en beheersecretaris Het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg (ZVHNL) is een samenwerkingsverband van de acht gemeenten in de regio waarbij de inhoudelijke eindverantwoordelijkheid neergelegd is bij de lokale burgemeester. Alle belangrijke beheersmatige beslissingen en dan met name formatief en financieel, zoals jaarplan, begroting, jaarverslag en afrekening, is voorbehouden aan de colleges van de gemeenten. In het governancemodel bestaan er twee besturende of toezichthoudende functies. 1. De Stuurgroep bestaande uit bestuurlijk vertegenwoordigers uit de acht gemeenten beoordeelt, adviseert en beslist over de inhoudelijke en bedrijfsvoeringsaspecten die borg moeten staan voor het deskundig functioneren van het ZVHNL, in samenwerking met de ketenpartners. 2. De voorzitter van de stuurgroep is voor de manager van het ZVH aanspreekpunt voor alle strategische vraagstukken en onderwerpen die een hoog publicitair of politiek afbreukrisico kennen. 3. De manager adviseert de stuurgroep en de voorzitter en de voorzitter kan aanwijzingen geven. 4. Het ZVHNL valt als bovengemeentelijk samenwerkingsverband niet onder de reguliere aansturing van 1 gemeente maar is beheersmatig wel ondergebracht in 1 gemeente. Het ZVHNL heeft geen rechtspositie en is voor zijn (contractuele) verbintenissen afhankelijk van de beheergemeente.

Het is niet wenselijk dat de voorzitter de hiërarchische taak invult naar manager en ZVHNL en deze taak wordt uitgeoefend door de gemeentesecretaris-directeur van de beheergemeente. Om de onafhankelijkheid van het ZVHNL en zijn manager in die zin te kunnen waarborgen, ook in beslissingen richting de beheergemeente, wordt namens de 8 gemeenten een beheersecretaris aangewezen, niet zijnde de gemeentesecretaris-directeur van de beheergemeente. De beheersecretaris heeft twee taken: a. De beheersecretaris bewaakt met de manager de juiste uitvoering van de beheertaken door de beheergemeente en treedt zonodig in overleg met de gemeentesecretaris-directeur van de beheergemeente. Omtrent het functioneren van de beheergemeente adviseert de beheersecretaris aan de stuurgroep. b. Bij geschillen in de aansturing en het functioneren van de manager kan de stuurgroep een advies van de beheersecretaris vragen die hierin een second opinion kan afgeven.

42

Versie 7 mei 2021

Privacy Protocol

Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg

1

Context: Met dit Privacy Protocol worden afspraken rondom de uitwisseling en het verder gebruik van persoonsgegevens door en tussen verschillende partijen in het Zorg- en Veiligheidshuis NoordLimburg geformaliseerd en vastgelegd. Uit dit Privacy Protocol blijkt: • met welk doel persoonsgegevens worden verwerkt • wie voor welke acties met betrekking tot persoonsgegevens verantwoordelijk is en wanneer sprake is van gezamenlijke verantwoordelijkheid • hoe invulling wordt gegeven aan de materiële vereisten uit privacy wet- en regelgeving zoals de informatieplicht, de rechten van de betrokkene, beveiliging en het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens. Dit Privacy Protocol en de daarin gehanteerde terminologie is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming, alsook de Wet politiegegevens en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.

2

Privacy Protocol tussen ketenpartners Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg De ondergetekenden: De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, van de gemeenten: Gemeente Beesel; Gemeente Bergen; Gemeente Gennep; Gemeente Horst aan de Maas; Gemeente Mook en Middelaar; Gemeente Peel en Maas; Gemeente Venlo; Gemeente Venray, verder afzonderlijk aangeduid als ‘Partij’ of ‘Gemeente’ en gezamenlijk als ‘Gemeenten’, en de Politie Eenheid Limburg, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. I.P.M. Schäfer-Poels, Politiechef eenheid Limburg; het arrondissementsparket Limburg, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de hoofdofficier van justitie mr. J.R. Eland; Raad voor de Kinderbescherming, gevestigd te Maastricht en kantoorhoudend te Avenue Céramique 1B hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd J.Schmeitz, Gebiedsmanager Limburg; Reclassering Nederland, gevestigd te Roermond en kantoorhouden te Slachthuisstraat 31, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door drs. E. Corten, regiodirecteur regio zuid; Bureau Jeugdzorg Limburg, gevestigd te Roermond en kantoorhoudend te Slachthuisstraat 33, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Drs. N.W.M. Plitscher, bestuurder; Veilig Thuis, gevestigd te Roermond en kantoorhoudend te Slachthuisstraat 33, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. M.

Vrancken, manager; MEE De Meent Groep, gevestigd te ‘s Hertogenbosch en kantoorhoudend te Sint Teunislaan 3 hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. A. van Bommel MMI, regiomanager; Dienst Justitiële inrichtingen Limburg, gevestigd te Sittard-Geleen en kantoorhoudend te Op de Geer 1, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. G. Geuskens, Staffunctionaris Ketensamenwerking; Vincent van Gogh voor geestelijke gezondheid, gevestigd te Venray en kantoorhoudend te Stationsweg 46, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. S. Wigchert, directeur; Met GGZ, gevestigd te Roermond en kantoorhoudend te Buitenop 8, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. drs. J.P. Pijls, Raad van Bestuur. De Rooyse Wissel, statutair gevestigd te Nijmegen en feitelijk kantoorhoudend te Oostrum, Wanssumseweg 12a, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. H.M. van Bussel, Algemeen Directeur;

3

Moveoo, gevestigd te Roermond en kantoorhoudend te Spoorlaan Zuid 29a, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door ing. R.L.J. Testroote, bestuurder; William Schrikker Groep, gevestigd te Amsterdam en kantoorhoudend te Bijlmerdreef 101, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. N. Dehing, directeur, i.o. A. Massop, gebiedsmanager; Stevig-Dichtbij, gevestigd te Oostrum en kantoorhoudend te Wanssumseweg 14 hierbij vertegenwoordigd door drs. W.G.M.A.M. Wijgergangs, bestuurder; Woonwenz, gevestigd te Venlo-Blerick, en kantoorhoudend te Molenbossen 618, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. J. van de Bercken, bestuurder; manager Wonen; Antares, gevestigd te Venlo-Tegelen, en kantoorhoudend te Venloseweg 7, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door G. Faessen, manager Klantteam; Wonen Limburg, gevestigd te Roermond, en kantoorhoudend te Willem II Singel 25, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. W.N. Hazeu, bestuurder; Destion, gevestigd te Gennep, en kantoorhoudend te Doelen 2, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. W.H.A. Pothoff, directeurbestuurder; Nester, gevestigd te Reuver, en kantoorhoudend te Pastoor Vranckenlaan 4, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. H. Oosterlee, directeur; Leger des Heils, gevestigd te Venlo, en kantoorhoudend te Boerendansweg 26, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door J. Wisseboom, directeur

hierna afzonderlijk te noemen ‘Partij’ en gezamenlijk, inclusief Gemeente[n], te noemen ‘Partijen’,

4

de volgende overwegingen in aanmerking nemende: • Partijen in het kader van samenwerking op het gebied van integrale veiligheid en complexe casuïstiek het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg (hierna: ‘het Zorg- en Veiligheidshuis’) hebben opgezet; • Partijen voor deze samenwerking afspraken hebben vastgelegd in het Convenant ‘Samenwerking tussen ketenpartners in het Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg, (verder: het Convenant), waar dit Privacy Protocol deel van uitmaakt; • voor de samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis de uitwisseling van gegevens, waaronder Persoonsgegevens, tussen de Partijen noodzakelijk is; • in het door Partijen opgezette Zorg- en Veiligheidshuis Persoonsgegevens worden verwerkt ten dienste en onder verantwoordelijkheid van Partijen; • Partijen slechts die Persoonsgegevens binnen het Zorg- en Veiligheidshuis delen die noodzakelijk zijn voor het doel van de samenwerking; • op de samenwerking wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens van toepassing is waarbij Partijen conform deze wet- en regelgeving willen samenwerken; • dit Privacy Protocol de gedragsregels omschrijft bij het verstrekken en verder Verwerken van Persoonsgegevens door Partijen in het kader van de samenwerking op het gebied van integrale veiligheid en complexe multi-problematiek, alsook de verschillende verantwoordelijkheden met het oog op de

rechten en plichten uit toepasselijke privacy weten regelgeving, belegd; • met dit Privacy Protocol reeds invulling wordt gegeven aan de in artikel 26 Algemene Verordening Gegevensbescherming neergelegde verplichting voor Partijen om op een transparante wijze hun samenwerkingsafspraken en hun verantwoordelijkheden jegens elkaar en jegens Betrokkene vast te leggen; • dit Privacy Protocol aansluit bij het bepaalde in het ‘Landelijk Kader Veiligheidshuizen’ van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, vastgesteld in januari 2013 (verder aangeduid als: ‘het Landelijk Kader’) en het ‘Handvat Gegevensuitwisseling in het zorg en veiligheidsdomein – een juridisch handvat voor zorg- en veiligheidshuizen’, versie 1.1. van juli 2017, (verder aangeduid als: ‘het Handvat’), alsmede bij de in het Handvat en het Landelijk Kader gebezigde terminologie; • dit Privacy Protocol verder wordt aangehaald als ‘het Protocol’.

5

verklaren te zijn overeengekomen:

Artikel 1. Definities In dit Protocol en de daarbij behorende bijlage(n) wordt verstaan onder: 1.1. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG); 1.2. Politiegegevens: elk Persoonsgegeven dat in het kader van de uitoefening van de politietaak wordt verwerkt (artikel 1, sub a, Wpg); 1.3. Strafvorderlijke gegevens: Persoonsgegevens of gegevens over een rechtspersoon die zijn verkregen in het kader van een strafvorderlijk onderzoek en die het openbaar ministerie in een strafdossier of langs geautomatiseerde weg verwerkt in een gegevensbestand (artikel 1 sub b Wjsg); 1.4. Justitiële gegevens: bij algemene maatregel van bestuur omschreven Persoonsgegevens of gegevens over een rechtspersoon inzake de toepassing van het strafrecht of de strafvordering, die in een bestand worden Verwerkt (artikel 1 sub a Wjsg, respectievelijk Bjsg); 1.5.

Tenuitvoerleggingsgegevens: Persoonsgegevens of gegevens over een rechtspersoon inzake de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen, die in een dossier of een ander gegevensbestand zijn of worden verwerkt; 1.6. Bijzondere Persoonsgegevens: Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, zoals bedoeld in artikel 9 AVG); 1.7. Strafrechtelijke persoonsgegevens: Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen (zoals bedoeld in artikel 10 AVG); 1.8. Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4, lid 2, AVG); 1.9.

Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie informatie, waaronder Persoonsgegevens, betrekking heeft (artikel 4, lid, 1 AVG); 1.10. Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, niet zijnde de betrokkene, noch één der Partijen; 1.11. Verwerkingsverantwoordelijke(n): een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze Verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht is vastgesteld, kan daarin reeds zijn bepaald wie de Verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (artikel 4 lid 7 AVG); 1.12. Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Partijen zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor zelfstandige Verwerkingen en wanneer verschillende Verwerkingen min of meer geïntegreerd zijn, maar geen sprake is van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken; 1.13. Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken: Van Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijkheid is sprake wanneer Verwerkingen zijn geïntegreerd, en niet één Partij als

6

Verwerkingsverantwoordelijke kan worden aangemerkt voor de geïntegreerde Verwerkingen. In dat geval zijn de Partijen Verwerkingsverantwoordelijken voor het geheel van de Verwerking; 1.14. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt (artikel 4, lid 8, AVG); 1.15. Casusregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op het bewaken van de onderlinge samenhang bij het uitvoeren van het plan van aanpak bij het behandelen van één specifieke Casus; 1.16. Procesregie: het uitvoeren van werkzaamheden gericht op de totstandkoming van samenwerking tussen Partijen bij het behandelen van één specifieke Casus en de ondersteuning van de Casusregisseur bij de uitvoering van het plan van aanpak; 1.17. Casus: een geval of situatie dat of die voldoet aan de criteria voor complexe casuïstiek zoals geformuleerd in Bijlage 2 van het Convenant, en die is Aangemeld bij het Zorg- en Veiligheidshuis ter beoordeling en eventuele bespreking in het Ronde Tafel Overleg; 1.18.

Aanmelding en screening: het voordragen van een Casus door één der Partijen en het uitwisselen van informatie, waaronder Persoonsgegevens, tussen de Procesregisseur van het Zorgen Veiligheidshuis en de aanmeldende Partij ter toetsing of de Casus in aanmerking komt voor behandeling in het Zorg- en Veiligheidshuis; 1.19. Triage: het proces waarbij relevante Partijen worden bevraagd om te komen tot een nadere afweging ten aanzien van de routering van de casus, tot een bepaling van het doel en de thema’s van een eventueel Ronde Tafel Overleg, en tot een afweging welke Partijen relevant zijn om te betrekken bij een Ronde Tafel Overleg; 1.20. Ronde Tafel Overleg (RTO): fase waarin overleg plaatsvindt door Partijen gericht op de totstandkoming van een plan van aanpak, afstemming tijdens de uitvoering daarvan, en het beoordelen of Casus kan worden afgeschaald; 1.21. Afschaling: fase die volgt op het besluit in het Ronde Tafel Overleg dat de betrokkenheid van het Zorg- en Veiligheidshuis niet langer nodig is, waarin het dossier dat in het systeem van het Zorgen Veiligheidshuis is aangelegd ten behoeve van procesregie, geschoond wordt van alle niet langer noodzakelijke informatie, en uiteindelijk verdwijnt uit het systeem van het Zorg- en Veiligheidshuis; 1.22.

Procesregisseur: de medewerker van het zorg- veiligheidshuis die namens een van de Partijen is belast met de werkzaamheden in Artikel 9 van het Convenant; 1.23. Casusregisseur: de medewerker van een van de Partijen die is belast met de taken in Artikel 10 van het Convenant; 1.24. Manager: de persoon die is belast met de taken zoals geformuleerd in Artikel 8 van het Convenant; 1.25. Stuurgroep: het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 4 van het Convenant; 1.26. Voorbereidingsgroep stuurgroep Zorg- en Veiligheidshuis Noord-Limburg (hierna: Voorbereidingsgroep stuurgroep): het verband van afgevaardigden van Partijen zoals geformuleerd in Artikel 5 van het Convenant; 1.27. Privacyadviseur: het Zorg- en Veiligheidshuis kan gebruik maken van een privacyadviseur van de beheergemeente. Deze persoon heeft een adviserende rol met beleidsontwikkeling over gegevensverwerking en helpt mee met de voorbereiding van audits; 1.28. Jaarplan: het door de Stuurgroep op grond van Artikel 4.1 van het Convenant vastgestelde plan betreffende de inhoudelijke koers van het Zorg- en Veiligheidshuis; 1.29. Werkproces: het door de Voorbereidingsgroep stuurgroep op grond van Artikel 5.6 van het Convenant vastgestelde proces(sen) voor samenwerking in het Zorg- en Veiligheidshuis, waaronder het proces omtrent en het delen van informatie en het Afschalen van een Casus; 1.30.

AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming); 7

1.31. Wjsg: Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens; 1.32. Bjsg: Besluit justitiële en strafvorderlijke gegevens; 1.33. Wpg: Wet politiegegevens; 1.34. Bpg: Besluit politiegegevens. Artikel 2. Afzonderlijke en Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken 2.1. Partijen in het Zorg- en Veiligheidshuis zijn Afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor de Persoonsgegevens die zij verstrekken aan de Procesregisseur ten behoeve van de Aanmelding en screening en aan Partijen in het kader van Triage, Ronde Tafel Overleg, en Afschaling. 2.2. Partijen in het Zorg- en Veiligheidshuis zijn conform artikel 26 Algemene Verordening Gegevensbescherming Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken voor de Persoonsgegevens die zij, anders dan de verstrekking zoals bedoeld in artikel 2.1, Verwerken op locatie of in de informatiesystemen van het Zorg- en Veiligheidshuis in het kader van de samenwerking voor de doeleinden zoals omschreven in artikel 3. 2.3. Verwerking van Persoonsgegevens in het Zorg- en Veiligheidshuis door personeel van het Zorgen Veiligheidshuis geschiedt onder gezag van de Partij die de betreffende Persoonsgegevens heeft verstrekt. Deze Partij wordt voor die Verwerking aangeduid als Verwerkingsverantwoordelijke. Artikel 3. Doel Verwerking Persoonsgegevens 3.1.